Universidad de San Carlos de GuatemalaFaculta de ArquitecturaEscuela de Diseño Gráfico Organización Profesional Arq. Julio Tórtola6to. Semestre 2010

Sistemas de Control y Evaluación

INTRODUCCIÓNEl sistema de evaluación y control de una entidad organizacional lucrativa consiste en el establecimiento esquematizado de estándares, los cuales van regidos totalmente por los principios e intereses de la organización. El estándar es la unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con el cual se efectúa el control.

La evaluación organizacional debe ser cuantitativa y cualitativa, ya que son factores tangibles de la medición laboral y lucrativa que la entidad posee según cada una de las áreas que rige y hacen que funcione dicha organización.

REVISIÓN LITERARIAIntegridad y Ética. Un clima ético vigoroso dentro de la empresa y en todos sus niveles, es esencial para el bienestar de la organización, sus componentes y el público en general. La transmisión de valores se hace:. con el ejemplo

- estableciendo normas escritas

- estableciendo respuestas eficientes y contundentes

Competencia profesional. Compromiso de la organización con el trabajo bien hecho, de forma eficaz y eficiente

Responsabilidad del Consejo de Administración

– Un Consejo de Administración pasivo y sin capacidad de cuestionar las decisiones y políticas de la Dirección es un riesgo de control interno muy significativo

Grupo 10Sergio Rodas 200711148Leslie López 200810637

Anggely Enríquez 200810655

Emanuel Ortíz 200810659Ronald Noriega 200821678

MATERIAL Y TÉCNICAS Para la realización de la siguiente revisión literaria se utilizó la técnica de resumen literario, la cual sigue paso a paso la metodología ordinaria para la creación de un documento explícito y de menor magnitud que representa de manera esquematizada y ordenada las ideas y conceptos principales de la matriz de la cual fue tomada dicha información.

MARCO TEÓRICO

CONTROLProceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino.

ELEMENTOS DE SISTEMA DE CONTROL

Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Medición de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil.

Corrección: Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, es necesario corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.

Retroalimentación: Una vez corregidas las desviaciones, es recomendable reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

Cantidad Tiempo Costo Calidad

Controles utilizados con más frecuencia en los factores del control

Cantidad Tiempo Costos CalidadPresupuestos Estudios de

TiempoPresupuestos Evaluación de la

actuaciónEstimaciones Fechas límite Costo por metro

cuadradoPruebas Psicológicas

Productos terminados

Programas Costos estándar Inspecciones Visuales

Unidades Venidas Tiempo – máquina

Pronósticos Coeficientes

Unidades rechazadas

Medición del Trabajo

Contabilidad Rendimiento del Personal

Inventarios del personal

Procedimientos Productividad Informes

Medición del trabajo

Estándares Rendimientos vs Inversión

Procedimientos

Pronósticos EstándaresControl de Inventarios

Calificación de meritos

Tabla tomada de Administración Moderna, McGraw Hill TOMO I

Importancias del Control

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro.Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Tipos De Control

Control preliminar. Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.

Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran.

Control de retroalimentación. Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.

Áreas Del ControlEl control, actúa en todas las áreas y en todos los niveles de una empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo. Preferentemente debe abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados como:

Control de producción. La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto.

Control de calidad. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica tanto en materias primas como en los productos terminados.

Control de inventarios. Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, etc.

Control de compras. Esta función verifica el cumplimiento de actividades como:

a) Selección adecuada de los proveedores.

b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante.

c) Comprobación de precios.

Control de mercadotecnia. Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas.

Control de ventas. Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control.

Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos.

Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal.

HERRAMIENTAS DE CONTROL

La gráfica de Gantt: Lo que Gantt identificó fue que las metas totales del programa deben considerarse como una serie de planes derivados (eventos) interrelacionados, que las personas pueden comprender y seguir.

Pert (Técnica De Revisión Y Evaluación De Programas) y Camino Critico (CPM):“La Técnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review Technique) es un instrumento diseñado especialmente para la dirección, permitiéndole planificar, programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados deseados.Se trata de una técnica que proporciona a la gerencia información sobre los problemas reales y potenciales que pueden presentarse en la terminación de un proyecto.” (Biblioteca Práctica de Negocios. McGrraw- Hil, 1996l)

Graficas PERTLa gráfica PERT es una gráfica original de redes no medidas que contiene los datos de las actividades representadas por flechas que parten de un evento i y terminan en un evento j.

RUTA CRÍTICAEl método del camino crítico es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo.

Gráfica De Punto De Equilibrio:La gráfica de punto de equilibrio es un interesante método de control, ella ilustra la relación entre las ventas y los gastos de manera que indica qué volumen de ingresos cubre en forma exacta los gastos.

Red de ActividadesSe llama red la representación gráfica de las actividades que muestran sus eventos, secuencias, interrelaciones y el camino critico

IDENTIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES CRÍTICOS DEL DESEMPEÑO INTERNO Y EXTERNO

Indicador de control internoEl indicador de control interno es una gráfica cronológica que muestra la tendencia y la desviación de una actividad administrativa sujeta a influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional.

Control interno Es la división del trabajo para obtener la menor cantidad posible de diferencias en los resultados de las actividades administrativas con

respecto a su programación. La primera división del trabajo se hace en forma departamental o funcional.

Indicadores ExternosIndicadores del ambiente: estos indicadores nos dan a conocer lo que esta sucediendo en el exterior y que puede afectar en alguna forma la realización de las actividades propias de una empresa.

Indicadores de los productos o serviciosEstos indicadores muestran las características básicas del producto que vendemos o del servicio que prestamos para saber si satisface la necesidad demandad por el consumidor.

Indicadores de la estructura financieraEstos indicadores nos dan a conocer el equilibrio que debe haber en las finanzas de la empresa representado por la disponibilidad de dinero y la oportunidad de nuestros pagos a los acreedores.

Indicadores de la función suministrosEstos indicadores se utilizan para conocer el nivel adecuado de los almacenes de materia prima y productos terminados, la existencia de la materia prima en los almacenes se justifica por la necesidad de tener una protección adecuada para la producción.

Indicador de la fuerza de trabajoLa fuerza de trabajo o personal de la empresa es uno de los punto s clave para lograr la máxima productividad de la compañía.

Indicadores de los medios de producción.Proporcionan una información de los resultados que se tienen en la empresa, como consecuencia de las políticas de inversión, mantenimiento y reposición de terrenos, edificios, maquinaria, instalaciones, herramientas, equipo de transporte y otros activos.

Indicadores de la actividad productoraEstos indicadores muestran el nivel de producción en las cantidades y calidades requeridas, esforzándose siempre por esforzar por alcanzar una productividad alta en las operaciones.

Indicadores de mercadeoEs el de garantizar el flujo continuo de los productos al mercado en la cantidad y calidad deseada por el consumidor y con la utilidad que ha sido propuesta por la empresa.

Indicadores contabilidad y estadística

El departamento de contabilidad informa periódicamente a la gerencia los resultados de la actividad económica empresarial por medio de los estados financieros y documentos complementarios.

DISCUSIÓN

El control es una herramienta totalmente importante y clave para la correcta organización, desempeño y equilibrio de una empresa determinada, ya que esta permite datos precisos de la producción y la funcionalidad de las diferentes áreas que la rigen.

El control también se refiere a la labor de los departamentos, el personal, el equipo y demás componentes que pertenecen a la empresa y colaboran en diferentes escalas al mantenimiento y funcionalidad de la misma en el medio.

Existen varios aspectos a numerar los cuales permiten un análisis de la empresa a evaluar, ya que previo a la realización de un sistema de control interno, es necesario conocer las áreas y aspectos evaluativos:

CONCLUSIONES

- El establecimiento de los estándares puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

- Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.

- Cantidad, tiempo, costo y calidad. Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo. El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante. A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.

- La importancia del control se rige por el establecimiento de medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

- El control, actúa en todas las áreas y en todos los niveles de una empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo.

- La Técnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review Technique) es un instrumento diseñado especialmente para la dirección, permitiéndole planificar, programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados deseados.

Bibliografía

Terry, George R., Principios Administrativos. Compañía Editorial Continental, S.A. México,1977.

Biblioteca Práctica de Negocios. McGraw – Hill. Tomo I. Administración Moderna. México,1996.

Diccionario Larousse

℮-grafía

www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema6_1.htm