UTILIZACION BASE DE DATOS PROCESOS EMPRESARIALES

PAOLA PÉREZ

SANDRA SANCHEZ

CINDY MALPICA

FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MATEO

CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y A FINES

CONTABILIDAD Y COSTOS

TERCER SEMESTRE

FORMULACION DE PROYECTOS

BOGOTA 2013

JUSTIFICACION

Losdatosson“untérminogeneralparadenotaralgunootodosloshechos,letras,símbolos y números referidos a, o que describen un objeto, idea, situación, condición u otro factor” (Maynard,1982)yconstituyenunelementofundamentalparalatomadedecisionesobjetivasatodoslosnivelesdeunaorganización(JavedyHussain,2003;Levy,2004;NavehyHalevy,2000). Para unaorganizaciónmoderna,losdatosconstituyenunodesusrecursosestratégicos(Olson,2002;TayiyBallou,1998). Cohen y Asín (2000)1 afirma que las empresas han cambiado la forma de operar debido al uso efectivo de los sistemas de información y la recolección de datos, ya que la tecnología ha permitido automatizar estas operaciones, que proporcionan información valiosa para la toma de decisiones, lo que provee una ventaja competitiva en el mercado. En todas las áreasde la empresa se necesitanel almacenamiento y tratamiento de datos de carácter interno o externo, por ejemplo el departamento financiero recopilará la información contable de los estados de resultados, flujos de caja, balance general y demás soportes de ingresos y egresos que justifican las operaciones contables de cada periodo. Con el almacenamiento de esta información el ente económicoelabora informes del comportamiento de las ventas en cada periodo, resaltando los periodos donde tuvo mayores ingresos y el costo de los mismos a través del tiempo, traduciendo esta información en indicadores, planeación de nuevas estrategias, capacidad financiera, crecimiento de la compañía entre otros. Por otro lado también se resalta la parte comercial de una empresa la cual se puede decir es el alma de la compañía, esta cuenta con información básica e importante sobre los clientes, la cual se transforma en datos. Gracias a las bases de datos y el procesamiento de la información las compañías alcanzan a tener un estudio de mercado detallado y especifico de sus clientes y futuros clientes al igual que la toma de decisiones. En la actualidad la ley estatutaria 1581 de 2012 sobre protección de la información regula el manejo de datos personales en las bases empresariales y publicas de todo el país, las empresas durante el año 2013 han desarrollado mecanismos para dar a conocer, proteger, actualizar y rectificar dicha información so pena de grandes multas.

1 Cohen, D., & Asín, E. (2000). Sistemas de Información Para los Negocios: Un enfoque de toma de decisiones

(3ra. ed.). México: McGraw-Hill.

La importancia de las bases de datos empresariales en el área técnica, legal, de recursos humanos, de innovación y desarrollo y gerencial o estratégica es un pilar que constituye los soportes para la toma de decisiones dirigidas el cliente interno, el recurso más importante de la compañía, sin importar el formato o el software que se utilice para la recolección, organización y manejo ésta puede crear indicadores de eficiencia y eficacia que se tienen en cada periodo y la comparación histórica de los mismos y crea lo que hoy se conoce en la administración moderna como “gestión del conocimiento”, donde se le agrega valor a los datos recolectados por la compañía y son transformados en conocimiento, que a su vez se traduce en innovación y desarrollo para la empresa. Por último, es válido mencionar que uno de los principios de gestión de la calidad es el enfoque basado en hechos para la toma de decisiones, el cual plantea que las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información. (NC ISO 9000: 2000).

PROBLEMA

La calidad de los datos, los escasos recursos tecnológicos para su recolección y

transformación y la carencia de método o políticas de manejos de la información

por parte de las compañías (en el caso de Colombia es más común en las pymes

que suman alrededor del 80% de las empresas nacionales) son las problemáticas

más representativas en el tema de bases de datos y sistemas de información

empresarial. A continuación se describe cada una:

Referente al término calidad, en relación con los datos, toma sentido por el hecho

de que estos al igual que los productos y servicios, deben adecuarse al uso que

se les pretende dar. El término preciso para el uso en este caso implica que dentro

de cualquier contexto operacional, el dato que va a ser utilizado satisfaga las

expectativas de los usuarios de los datos. Dichas expectativas se satisfacen en

gran medida si los datos son útiles para lo que estos los necesitan, son fáciles de

entender e interpretar, y además son correctos (Loshin, 2001; Redman, 2001)

Esto quiere decir que la calidad de los datos está asociada a un conjunto de

dimensiones o atributos que son los que la definen. 2Un objetivo fundamental de la

definición de las dimensiones es poder establecer un lenguaje común y también

focalizar los problemas de calidad de los datos y las oportunidades de mejora

(Javed y Hussain, 2003; Naveh y Halevy, 2000). Entre las dimensiones más

importantes, pues son las más utilizadas y referenciadas están la exactitud, la

integridad, la consistencia y la coherencia (Conget al., 2007; Levy, 2004; Olson,

2002; Redman, 2001; Strong, Lee y Wang, 1997), es conveniente señalar que

éstas deben ser definidas teniendo en cuenta las características propias de cada

sector (Gendron y D’Onofrio, 2001).

Las implicaciones que trae la mala calidad de los datos empresariales afecta de

muchas maneras la gestión empresarial, evidentemente con datos equivocados la

toma de decisionesserá inefectiva, ineficiente o equivocada, la relación costo,

alcance y tiempo se verá también afectada, es decir le costará más a la empresa

2 Tomado de libre empresa vol. 6 no. 1 enero a junio de 2009 versión online

http://www.unilibrecali.edu.co/libreempresa/images/stories/pdf_articulos/volumen6/la_calidad_de_los_datos_su_importancia_para_la_gestion_empresarial_43_50.pdf

una decisión equivocada, le acarreará un costo innecesario alejándose de esta

manera de la estrategia empresarial.

Otro resultado de la inadecuada calidad de los datos que resulta muy costoso es

el efecto sobre los clientes de la empresa. Este se puede materializar en la

insatisfacción de los clientes debido a nombres incorrectos, facturas con

cantidades erróneas, envío de productos o cantidades equivocadas, etc. Además

pudiera materializarse en costos que se generen en los clientes, por ejemplo, el

tiempo que dedique el cliente a solucionar el problema creado por el error. Todas

estas dificultades pueden ocasionar el deterioro de la marca, la pérdida de

clientes, e incluso pérdida de clientes comerciales debido al desorden y la mala

reputación. Por el lado del cliente interno también está la insatisfacción del

empleado por el hecho de tener que corregir muchas veces una misma

información o el desconcierto de no tener claro un único método para hacer la

labor.

La sistematización y creación del método adecuado para la recolección,

transformación y análisis de las bases de datos empresariales representan

también un problema fundamental para la gestión empresarial, si debe tener en

cuenta que no todas las empresas son iguales no todas necesitan los mecanismos

más avanzados en términos tecnológicos para llegar a dar un manejo eficiente a la

información, a menudo las empresas olvidan crear el método acorde con su

necesidad y la tecnología acorde al método y toman modelos de otras empresas

con características diferentes teniendo como resultado mayores costos e

insatisfacción del proceso para la toma de decisiones.

En el caso de Colombia excluyendo a las grandes empresas y a las

multinacionales, las pymes que representan alrededor del 96%3 de la

composición empresarial nacional hasta ahora empiezan a adaptar la cultura de

gestión de calidad que indica la importancia de los datos y el eficiente manejo de

los mismos para la toma de decisiones gerenciales, el área contable es la más

avanzada porque se relaciona con la contabilización del recurso monetario, sin

embargo las nuevas regulaciones que protegen la información del cliente (interno

y externo) abren una ventana de retos que deberán sortear las empresas que

quieren hacer parte de la innovación como arma fundamental de crecimiento y

desarrollo empresarial.

3 Recuperado el 26 de octubre ,referencias virtual:

http://www.elespectador.com/impreso/negocios/articulo-285125-un-pais-de-pymes

¿Qué tan importante es la calidad de la información recopilada y el manejo

adecuado de las bases de datos para la toma de decisiones de las empresas

Colombianas?