28ALMACEN

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS VERSIÓN NÚMERO: 2

FECHA DE APROBACIÓN: 16/06/14

ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN

NO. DE COPIA CONTROLADA:

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JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR GENERAL Y

PRESIDENTE DEL COMITÉ DE LA CALIDAD

ELABORÓ

REVISÓ APROBÓ

PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN






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1. Objetivo: • Establecer los controles para la recepción, manejo, almacenamiento, conservación y entrega de

materiales.

2. Responsable: • Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. • Encargado del Almacén General. • Subdirector y/o Responsable Administrativo de Plantel.

3. Alcance: • Almacén General del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y el resguardo de

materiales de otros Centros de Trabajo. • Desde la recepción de materiales hasta su entrega.

4. Normas de Operación:

4.1 El Encargado del Almacén general es responsable de la recepción, acomodo, custodia, identificación,

cuidado, manejo y entrega de los materiales y / o equipos en buenas condiciones. 4.2 Al recibir los bienes en el Almacén general, se verifica que se cumpla con las especificaciones señaladas

en los pedidos. 4.3 El acomodo en el Almacén general facilita la ubicación de los materiales y equipos. 4.4 Los responsables del resguardo de materiales en los Centros de trabajo hacen un inventario anual. 4.5 En relación al punto anterior, las entradas de materiales quedan registradas en la copia del formato Recibo

de salida de almacén (del Almacén general), en facturas o actas de donación. Las salidas se registran en un formato libre, que incluya los siguientes datos: Fecha de salida. Descripción del artículo. Unidad de medida. Cantidad. Nombre y firma del solicitante. Observaciones.






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4.6 El Encargado o responsable de Almacén general realiza revisiones semestrales para inspeccionar las

condiciones de los materiales, equipos y bodega en general, registrándolo en una bitácora reflejada en informes semestrales.

4.8 La estructura del formato Solicitud de almacén es la misma para todas las solicitudes, independientemente del tipo de artículos, por ejemplo: material de oficina, artículos de limpieza, consumible de cómputo, etc.

4.9 En el formato no se incluyen los datos en detalles de número de partida, clave, descripción del producto y unidad de medida, porque depende del tipo de artículo a solicitar. Estos datos son incluidos en el formato o proporcionados por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

4.7 El apartado 5 de este procedimiento: Descripción de actividades, sólo aplica para el Almacén general del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

4.10 Es obligatorio que se utilicen los formatos (contenido) incluidos en este procedimiento. 4.11 Los formatos no deben llevar las leyendas del encabezado y píe de página incluidos en este

procedimiento. 4.12 Los formatos deben llevar las leyendas y logotipos vigentes que se utilicen como imagen institucional del

COBAEV.






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5. Descripción de Actividades:

NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Inicio

1 Encargado de Almacén General Recibe la orden de compra y la envía al Auxiliar de Almacén.

2

Auxiliar de Almacén

Recibe las mercancías del proveedor junto con la remisión correspondiente.

3

Verifica la mercancía contra la orden de compra y la remisión. ¿Corresponde la orden de compra con lo entregado por el proveedor?

3.1 No. Continúa con la actividad 4 3.2 Sí. ¿El pedido está completo?

3.3 Sí: continúa con la actividad 7

3.4 No: continúa con la actividad 5

4 Devuelve la mercancía al proveedor.

5 Auxiliar de Almacén Informa al Encargado de Licitaciones.

6 Encargado de Licitaciones

Acuerda con el proveedor la entrega del material faltante y se evalúa al proveedor (ver Procedimiento de Evaluación de Proveedores) Continúa con la actividad 1






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NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

7

Auxiliar de Almacén

Acomoda y ordena la mercancía para evitar que se dañen durante su almacenamiento y permitir que se identifiquen fácilmente.

8 Registra en el Kárdex y/o Tarjeta de Almacén la entrada de almacén.

9

Recibe de las direcciones y/o departamentos, y planteles, las solicitudes en el formato Solicitud de Almacén, firmadas y autorizadas por el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

10 Consulta las existencias en almacén a través del Kárdex. ¿Son suficientes las existencias?

10.1 Sí. Continua la actividad 12 10.2 No. continua la actividad 11

11 Encargado de Compras Gestiona la compra (Ver Procedimiento de Compras) y continúa con la actividad 1

12 Auxiliar de Almacén

Se surten las solicitudes de almacén.

13 Registra en el Kárdex y se archiva la solicitud original.

Termina

6. Formatos que intervienen en el procedimiento:

NO. DENOMINACIÓN

1 Solicitud de Almacén

2 Recibo Salida de Almacén

3 Kárdex y/o Tarjeta de Almacén






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PARTIDA

ZONA

Día Mes Año CLAVE

CLAVE DEL ARTÍCULO

UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD SOLICITADA

CANTIDAD AUTORIZADA

COORDINADOR DE ZONA Y/O JEFE DE DEPARTAMENTO

AUTORIZADOVo. Bo.

SOLICITUD DE ALMACÉN

PERIODO:

DIRECTOR DEL PLANTEL Y/O JEFE DE DEPARTAMENTO

FECHA CENTRO DE TRABAJO SOLICITANTE

JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

DESCRIPCIÓN

FIRMA DEL SOLICITANTE






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FOLIO

PERIODO

Día Mes Año CLAVE

UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL

TOTAL $ -

FECHA CENTRO DE TRABAJO SOLICITANTE

CLAVE DEL ARTÍCULO DESCRIPCIÓN

NOMBRE Y FIRMANOMBRE, FECHA, FIRMA Y SELLO

RECIBO DE SALIDA DE ALMACÉN

RESPONSABLE DE ALMACÉNRECIBE






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KÁRDEX O TARJETA DE ALMACEN Artículo Descripción Unidad Unidades Costos Valores

Fecha Referencia Entrada Salida Existencias Unitario Medio Debe Haber Saldo

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