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CONTROL DE RESERVAS CONTROL DE RESERVAS DE HABITACIONESDE HABITACIONES

ANA LYDA GONZALEZ OCAMPOANA LYDA GONZALEZ OCAMPO

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IntroducciónIntroducción

Esta área de responsabilidad, que hace parte Esta área de responsabilidad, que hace parte del control de alojamiento, tiene por objeto la del control de alojamiento, tiene por objeto la aplicación de procesos para asegurar la aplicación de procesos para asegurar la venta de habitaciones a través de la venta de habitaciones a través de la adecuada asignación predeterminada de la adecuada asignación predeterminada de la capacidad instalada como efecto de la capacidad instalada como efecto de la agilización y aceptación de reservas, siendo agilización y aceptación de reservas, siendo esta actividad centralizada en la verificación esta actividad centralizada en la verificación de solicitudes y adjudicación de habitaciones de solicitudes y adjudicación de habitaciones mediante el conocimiento de la mediante el conocimiento de la disponibilidad para la venta. disponibilidad para la venta.

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El proceso se inicia en el momento en que el El proceso se inicia en el momento en que el interesado, ya sea por intermedio de una agencia de interesado, ya sea por intermedio de una agencia de viajes, aerolínea o personalmente, solicita el viajes, aerolínea o personalmente, solicita el servicio de alojamiento para una determinada fecha. servicio de alojamiento para una determinada fecha. Al ser recibida dicha solicitud el encargado de Al ser recibida dicha solicitud el encargado de reservas debe conocer la disponibilidad de reservas debe conocer la disponibilidad de habitaciones para la fecha requerida a través de la habitaciones para la fecha requerida a través de la planilla de disponibilidadplanilla de disponibilidad. A continuación deberá . A continuación deberá diligenciar diligenciar tarjeta de reservatarjeta de reserva, posteriormente , posteriormente confirmar recibo de deposito para poder asignar el confirmar recibo de deposito para poder asignar el código de confirmación, elaborar formato decódigo de confirmación, elaborar formato de pre-pre-registroregistro y por último realizar el pronostico de y por último realizar el pronostico de ocupación o ocupación o forecastforecast..

421/04/23

Temas de discusión

PLANILLA DE DISPONIBILIDAD

TARJETA DE RESERVA

PRE-REGISTRO

FORECAST

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PLANILLA DE DISPONIBILIDADPLANILLA DE DISPONIBILIDAD

Es una matriz en donde las columnas indican los días del mes y Es una matriz en donde las columnas indican los días del mes y las filas representan cada habitación. A medida que se aceptan las filas representan cada habitación. A medida que se aceptan reservas se hace una x en el día solicitado y en la habitación reservas se hace una x en el día solicitado y en la habitación asignada indicando la ocupación. Se suelen utilizar diferentes asignada indicando la ocupación. Se suelen utilizar diferentes colores para diferenciar los distintos tipos de reserva: con colores para diferenciar los distintos tipos de reserva: con depósito, con carta de garantía de pago por parte de las depósito, con carta de garantía de pago por parte de las empresas o sin depósito.empresas o sin depósito.Disponiendo del sistema apropiado para conocer la Disponiendo del sistema apropiado para conocer la disponibilidad de habitaciones, el encargado de reservas tiene disponibilidad de habitaciones, el encargado de reservas tiene la facultad de decidir si acepta o no la solicitud.la facultad de decidir si acepta o no la solicitud.TALLER

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TARJETA DE RESERVAA TRAVÉS DE ESTE FORMATO SE TOMA LA INFORMACIÓN

DE LA PERSONA (S) QUE NECESITAN RESERVAR HABITACIÓN. SOLO SE ELABORA CUANDO EL ENCARGADO HAYA VERIFICADO EN “LA PLANILLA DE DISPONIBILIDAD” QUE HAY DISPONIBILIDAD. ES EL INSTRUMENTO PARA OFICIALIZAR UNA RESERVA Y ES EL SOPORTE PARA ELABORAR “EL COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y EL PRE-REGISTRO “

VER FORMATO DE TARJETA DE RESERVA.

OCURRE CON FRECUENCIA EL CAMBIO DE RESERVA POR CUALQUIER MOTIVO, CONDUCIENDONOS AL MANEJO DE EL FORMATO DE CAMBIO.

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PRE-REGISTROPRE-REGISTRO

POR MEDIO DEL PRE-REGISTRO SE AGILIZA UNO DE LOS PROCESOS QUE MAS DEMORA EN EL CICLO DEL HUÉSPED COMO ES EL CHECK IN O REGISTRO.

ES POSIBLE REALIZARLO GRACIAS A LOS DATOS OBTENIDOS EN EL MOMENTO DE LA ELABORACIÓN DE LA TARJETA DE RESERVA.

CUANDO SE TIENEN CONVENCIONES O ARRIBOS DE GRUPOS EL PRE-REGISTRO ES DE GRAN AYUDA SIEMPRE Y CUANDO PODAMOS OBTENER UNA LISTA DE HUÉSPEDES CON SU RESPECTIVA ACOMODACIÓN (ROOMING LIST).

VER FORMATO DE PRE-REGISTRO

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ES EL PRONÓSTICO DE OCUPACIÓN, INFORMACIÓN BÁSICA PARA LA ASIGNACIÓN DE TAREAS Y COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES ENTRELOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS, PARA LA PLANIFICACIÓN DECOMPRAS, PRODUCCIÓN Y HORARIOS DEL PERSONAL.

ESTE PRONÓSTICO SE ELABORA CADA TRES DÍAS O SEMANAL.

PARA CALCULAR EL FORECAST SE REQUIERE:

• NUMERO DE HABITACIONES DISPONIBLES PARA LA VENTA.• STAY OVER O HABITACIONES OCUPADAS POR HUESPEDES YA EN EL HOTEL.• ASIGNACIÓN DE HABITACIONES POR RESERVA.• WALK INS ( CLIENTES SIN RESERVA). • HABITACIONES OCUPADAS EN EL FUTURO.

•TALLER

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HABNo TIPO CARAC.

DIAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

.

14 15 ..

101

102

103

104

105

106

107

D

D

S

D

S

D

S

EXT.

EXT.

INT.

EXT.

INT.

EXT.

INT.

X X X

X X X X

X X

X X

X X

X X X

X X X

X X X XX

X X

X X

X X X

X X

X

X

TALLER PLANILLA DE DISPONIBILIDADTALLER PLANILLA DE DISPONIBILIDAD

CLAVES:

S: SENCILLA

D: DOBLE

EXT: EXTERIOR

INT: INTERIOR

X X

X X

X

DE ACUERDO A ESTE FRAGMENTO DE LA PLANILLA DE DISPONIBILIDAD, DEFINA QUE RESERVASPUEDE ACEPTAR Y CUALES DEBE RECHAZAR:

A – RESERVA EN HABITACIÓN DOBLE DEL 1 AL 3.B – RESERVA EN HABITACIÓN SENCILLA DEL 5 AL 7.C – RESERVA EN HABITACIÓN SENCILLA DEL 12 AL 15.D – RESERVA PARA UN GRUPO DE 8 PERSONAS EN HABITACIONES DOBLES PARA EL 7 Y 8.E – RESERVA EN HABITACIÓN SENCILLA DEL 13 AL 15.

ENVIAR RESPUESTA AL E-MAIL DE SU TUTOR.

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TARJETA DE RESERVA

NOMBRE: _____________________________ APELLIDOS: __________________________________

FECHA LLEGADA: ______________________ FECHA SALIDA: _______________________________

No DE PERSONAS: _________ (ADULTOS: ______ NIÑOS: ______)

TIPO DE HABITACIÓN: ___________________________________________________________________

RESERVADA POR: _______________________________________________________________________

TELEFONO: _________________ DIRECCIÓN: ____________________________________________

CIUDAD: ____________________ E-MAIL: ___________________ FAX: ________________

COMISIÓN: SI ____ NO____

DESCUENTO: SI ____ NO____ % _____

RESERVACIÓN RECIBIDA POR: ________________________ FECHA: ________________________

DÉPOSITO: SI ____ NO ____ CODIGO CONFIRMACIÓN: ______________________________

FECHA RECIBO DEPÓSITO Y CONFIRMACIÓN: _____________________ VALOR: $______________

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COMPROBANTE DE DEPÓSITOCOMPROBANTE DE DEPÓSITO

AL RECIBIR EL DEPÓSITO RESPECTIVO, EL ENCARGADO DE RESERVAS LOCALIZA LA TARJETA DE RESERVA VERIFICANDO LA INFORMACIÓN DEL DEPÓSITO SOLICITADO, CON LO QUE ESTA RECIBIENDO. CONFIRMA EL RECIBO DEL DEPÓSITO AL CLIENTE, ASIGNANDOLE EL CODIGO DE CONFIRMACIÓN.

VER FORMATO

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CAMBIO DE RESERVACAMBIO DE RESERVA

OCURRE CON FRECUENCIA QUE LAS RESERVAS SON OCURRE CON FRECUENCIA QUE LAS RESERVAS SON CAMBIADAS EN SUS FECHAS DE ENTRADA Y SALIDA, O CAMBIADAS EN SUS FECHAS DE ENTRADA Y SALIDA, O EN EL NÚMERO DE PERSONAS O SENCILLAMENTE EN EL NÚMERO DE PERSONAS O SENCILLAMENTE OCURRE UNA CANCELACIÓN. ESTO OBLIGA A UTILIZAR OCURRE UNA CANCELACIÓN. ESTO OBLIGA A UTILIZAR EL FORMATO DE CAMBIO DE RESERVA. SE DEBE EL FORMATO DE CAMBIO DE RESERVA. SE DEBE VERIFICAR QUE QUIEN ESTÁ SOLICITANDO EL CAMBIO VERIFICAR QUE QUIEN ESTÁ SOLICITANDO EL CAMBIO SEA LA MISMA PERSONA QUE RESERVO Y CON EL SEA LA MISMA PERSONA QUE RESERVO Y CON EL CÓDIGO DE CONFIRMACIÓN, ESTO NOS EVITARÁ CÓDIGO DE CONFIRMACIÓN, ESTO NOS EVITARÁ PROBLEMAS FUTUROS. PROBLEMAS FUTUROS.

VER FORMATO VER FORMATO

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FORMATO DE COMPROBANTE DE DEPÓSITOFORMATO DE COMPROBANTE DE DEPÓSITO

LLEGADA: NOMBRE Y APELLIDO SALIDA:

SENCILLA:

DOBLE:INSTRUCCIONES:

RESERVADO POR:

TELÉFONO: E-MAIL:

RESERVACIÓN HECHA POR: FECHA:

DEPÓSITO: $ FECHA: _____________ CODIGO: ______

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FORMATO CAMBIO DE RESERVA

FECHA: _________________

APELLIDOS: NOMBRES:

SE HABIA SOLICITADO RESERVA PARA:

FECHA LLEGADA: ____________ FECHA SALIDA: ______________

RESERVADA POR: __________________ CÓDIGO: ____________

CAMBIOS SOLICITADOS: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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FORMATO DE PRE-REGISTROFORMATO DE PRE-REGISTRO

NOMBRE: NACIONALIDAD: IDENTIFICACIÓN:

____________________ ___________________________ _______________________

____________________ ___________________________ _______________________

____________________ ___________________________ _______________________

DIRECCIÓN: CIUDAD: PAIS: TELEFONO: OCUPACIÓN:

___________________________ _________ __________ ___________ _______________

TRANSPORTE: MOTIVO VIAJE:: PROCEDENCIA:

AEREO: RECREACIÓN: ______________________________________ TERRESTRE:: NEGOCIOS: DESTINO:

OTROS:: SALUD: ______________________________________

OTROS: FIRMA:

______________________________________

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FORMULAS DEL FORCASTFORMULAS DEL FORCAST

1. HABITACIONES DISPONIBLES: 1. HABITACIONES DISPONIBLES: SE CALCULA TOMANDO LA CAPACIDAD SE CALCULA TOMANDO LA CAPACIDAD INSTALADA Y RESTANDOLE LAS HABITACIONES ASIGNADAS A INSTALADA Y RESTANDOLE LAS HABITACIONES ASIGNADAS A FUNCIONARIOS. ESTAS HABITACIONES DEBEN SER UNA FUNCIONARIOS. ESTAS HABITACIONES DEBEN SER UNA CONSTANTE Y TOMA LA SIMBOLOGÍA DE CONSTANTE Y TOMA LA SIMBOLOGÍA DE HDHD. .

POR EJEMPLO UN HOTEL TIENE 50 HABITACIONES (CAPACIDAD INSTALADA “POR EJEMPLO UN HOTEL TIENE 50 HABITACIONES (CAPACIDAD INSTALADA “CICI”) ”) Y EN EL VIVIEN EL GERENTE GENERAL, LA AMA DE LLAVES, EL GERENTE DE Y EN EL VIVIEN EL GERENTE GENERAL, LA AMA DE LLAVES, EL GERENTE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS (FUNCIONARIOS “ALIMENTOS Y BEBIDAS (FUNCIONARIOS “FF”) ENTONCES LAS HABITACIONES ”) ENTONCES LAS HABITACIONES DISPONIBLES SERÁN 47.DISPONIBLES SERÁN 47.

FORMULA:FORMULA:

HD = CI - FHD = CI - F

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2 STAY OVER : HACE REFERENCIA AL CÁLCULO QUE RESULTA DE TOMAR EL NÚMERO DE HABITACIONES OCUPADAS LA NOCHE ANTERIOR Y RESTARLE LAS HABITACIONES CHECK OUT O EN SALIDA. PERO A ESTAS SALIDAS SE LES APLICA UN COEFICIENTE DE REDUCCIÓN QUE REPRESENTA LAS PROLONGACIONES DE ESTADÍA. LAS HABITACIONES OCUPADAS POR HUÉSPEDES YA EN EL HOTEL ES LO QUE COMUNMENTE SE DENOMINA “ STAY – OVER”, POR TAL RAZÓN, LA SIMBOLOGÍA PARA REPRESENTAR ESTA SITUACIÓN ES S FORMULA:

S = HP – HCO – [ HCO ( CRp) ] .

DONDE: HP = HABITACIONES PERNOCTADAS OSEA OCUPADA LA NOCHE ANTERIOR.HCO = HABITACIONES CHECK OUT O EN SALIDA.CRp = COEFICIENTE DE REDUCCIÓN POR PROLONGACIÓN DE ESTADÍA.

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3. HABITACIONES POR RESERVA: ES EL RESULTADO DE TOMAR EL RACK DE RESERVAS O DEL MÓDULO DE CONTROL DE OCUPACIÓN(SI ESTA SISTEMATIZADO) EL NÚMERO DE HABITACIONES QUE SERÁN OCUPADAS SI SE EFECTIVIZAN LAS RESERVAS. PERO ALDEFINIR ESTE CÁLCULO SE DEBEN CONSIDERAR LOS “NO SHOWS” Y LAS CANCELACIONES. A ESTAS ASIGNACIONES SE LES DENOMINA R.

FORMULA:R` = R – [ R ( CRns ) ]

DONDE: R` = ASIGNACIÓN AJUSTADA DE HABITACIONES POR RESERVA. R = RESERVAS DE LA FECHA. CRns = COEFICIENTE DE REDUCCIÓN POR NO SHOWS Y CANCELACIONES.

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4. WALK INS: SON LOS CLIENTES QUE LLEGAN AL HOTEL SIN UNA RESERVA. ESTE DATO SE OBTIENE A TRAVÉS DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DEL NÚMERO DE HABITACIONES ASIGNADAS A ESTE TIPO DE HUÉSPED. SE REPRESENTA CON LA W.

5. ENTONCES PARA EL CÁLCULO DEL PRONÓSTICO DE HABITACIONES OCUPADAS EN EL FUTURO

LA FORMULA ES: HO = S + R` + W

DONDE: HO = HABITACIONES OCUPADAS EN EL FUTURO. S = STAY OVER. R` = HABITACIONES ASIGNADAS POR RESERVA. W = WALK INS o CLIENTES SIN RESERVA

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TALLERTALLER SE REQUIERE CALCULAR EL PRONÓSTICO DE OCUPACIÓN DE SE REQUIERE CALCULAR EL PRONÓSTICO DE OCUPACIÓN DE

LOS PRÓXIMOS TRES DÍAS CONSIDERANDO LA SIGUIENTE LOS PRÓXIMOS TRES DÍAS CONSIDERANDO LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:INFORMACIÓN:

FECHAS: DICIEMBRE 25 – 26 – 27FECHAS: DICIEMBRE 25 – 26 – 27 HABITACIONES DISPONIBLES: 83HABITACIONES DISPONIBLES: 83 HABITACIONES PERNOCTADAS EN LA NOCHE DEL 24 AL 25 DE HABITACIONES PERNOCTADAS EN LA NOCHE DEL 24 AL 25 DE

DICIEMBRE: 57DICIEMBRE: 57 HABITACIONES CHECK OUT EN DICIEMBRE 25 : 15 DICIEMBRE HABITACIONES CHECK OUT EN DICIEMBRE 25 : 15 DICIEMBRE

26 : 22 DICIEMBRE 27 : 2726 : 22 DICIEMBRE 27 : 27 RESERVAS PARA EL 25 : 24 PARA EL 26 : 18 PARA EL 27: 14RESERVAS PARA EL 25 : 24 PARA EL 26 : 18 PARA EL 27: 14 SE ESTIMA UN 10% DE PROLONGACIÓN DE ESTADÍA Y UN 20% SE ESTIMA UN 10% DE PROLONGACIÓN DE ESTADÍA Y UN 20%

DE NO SHOWS Y CANCELACIONESDE NO SHOWS Y CANCELACIONES

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