Unidad N°3. Documentación del Sistema de Gestión de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentación de procesos

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad y una vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y demás documentos necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestión de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso de documentación de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo definida en la actividad de la unidad N°2 (Arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad). Para esto, ustedes deben solucionar los siguientes tres puntos:

1) Selección del orden de la documentación: definan mediante una gráfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia u orden a seguir para iniciar la documentación para cada uno de los procesos institucionales de dirección, apoyo, misionales y de mejora continua.

Control de Documentos

El tratamiento dado al control de documentos en la institución se encuentra establecido en los siguientes manuales:

GD 1 “NORMALIZACIÓN DE HERRAMIENTAS DEL SGC”

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

MP-GD 1.1

Emisión de documentos del SGC

MP-GD 1.2

Emisión de guías clínicas

MP-GD 1.3

Publicación de herramientas del SGC

IP-GD Codificación de herramientas

1.1

IP-GD 1.2

Construcción de documentos

REGISTROS

FR-GD 1.1

Matriz de actualización de manuales

FR-GD 1.2

Solicitud de cambios de documentos

Control de Registros

El tratamiento dado al control de los registros de la institución se encuentra establecido en los siguientes manuales:

GI 3 “SEGURIDAD DE LA INFORMACION”

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

MP–GI 3.1

Archivo clínico

MP–GI 3.2

Archivo administrativo

MP–GI 3.3

Copias de seguridad

IP-GI 3.1 Recomendaciones para la gestión del archivo clínico

IP-GI 3.2 Clasificación, Codificación y Rotulación de Archivo

REGISTROS

FR-GI 3.1

Registro Documental

Auditoria Interna, Control del Producto No Conforme, Acción Correctiva y Acción Preventiva

Para el desarrollo de las auditorías internas, se ha diseñado el manual de “Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad” el cual define la planificación y ejecución de las auditorias, los procedimientos y herramientas con los que cuenta la organización para el control y seguimiento a las no conformidades, determinar sus causas, concretar las correcciones y las acciones para prevenir la ocurrencia de las no conformidades, a través de los siguientes documentos:

GM 1 “AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD”

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

MP-GM 1.1 Autocontrol

MP-GM 1.2 Auditorias Internas

MP-GM 1.3 Manejo de Auditorías Externas

MP-GM 3.1 Gestión del Riesgo y Seguridad del Paciente

MP-GM 3.2 Rondas de Seguridad

IP–GM 1.1 Aspectos Mínimos para el Autocontrol

IP–GM 1.2 Orientaciones para Desarrollar las Auditorias Internas

IP–GM 1.4 Metodología para la Determinación de las Causas de los riesgos y No

Conformidades

IP–GM 3.1 Política de Seguridad del Paciente

IP-GM 3.2 Rondas de Seguridad

REGISTROS

FR-GM 1.1 Cronograma de Auditorías Internas

FR-GM 1.2 Informe de Autocontrol

FR-GM 1.3 Informe de Auditoria

FR-GM 1.4 Reporte, Análisis y Seguimiento de Hallazgos y Mejoras

FR-GM 1.5 Plan de Auditoría

FR-GM 3.1 Reporte de Casos con Enfoque de Riesgo

FR-GM 3.2 Consolidado de Casos con Enfoque de Riesgo

FR-GM 3.3 Tablero de Riesgos

2) Documentación total de un proceso Misional o de Realización del Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que debería documentarse primero de acuerdo al punto anterior, posteriormente deben iniciar su completa documentación, de modo que luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos aplicables para el mismo, según Norma ISO 9001:2008.

A. Definición de la caracterización del proceso seleccionado.

Área TemáticaGESTION HUMANA

ProcesoDESARROLLO ORGANIZACIONAL

OBJETIVO DEL PROCESO: Asegurar la mejora de las competencias de los colaboradores y las condiciones de bienestar facilitando el desempeño de sus labores.

RESPONSABLE DESEMPEÑO

COORDINADOR REGIONAL DE GESTION HUMANA

REQUISITOS NORMA ISO 9001

6.2 Recursos Humanos

REQUISITOS REGLAMENTARIOS

Ley 1164 de 2007 Decreto 1011 de 2006 Resolución 1043 de 2006 Decreto 1543 de 1997 Requisitos de contratantes Reglamento interno de trabajo Código Sustantivo del Trabajo

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Y SUS RESPONSABLES

COORDINACION DE GESTION HUMANADIRECTIVOS NACIONALES Y

REGIONALES

ENTRADAS

Necesidades de formaciónPROVEEDORES

Jefes o responsables de áreas

ACTIVIDADESP. Definir necesidades de formación

P. Definir programa de formación

P. Programar mediciones

P. Elaborar cronograma de actividades y presupuesto

H. Medir desempeño

H. Realizar actividades de formación

H. Evaluar formación

V. Evaluar cumplimiento e impacto de programas

A. Realizar reinducción o refuerzos

SALIDAS

Colaboradores competentes Planes de formación ejecutados

CLIENTES

Áreas de la organización

MANUALES

MP-GH 2.1 Evaluación colaboradores MP-GH 2.2 Formación y desarrollo. IP-GH 2.1. Lineamientos para la administración

de personal IP-GH 2.2 Evaluación de la formación

FORMATOS

FR-GH 2.1 Entrega de dotación FR-GH 2.2 Solicitud de permisos, licencias y

vacaciones FR-GH 2.3 Paz y salvo FR-GH 2.4 Evaluación periodo de prueba FR-GH 2.5 Evaluación de logros FR-GH 2.6 Desarrollo de actividades de

formación FR-GH 2.7 Evaluación de actividades

educativas

RECURSOS

Computador Software Papelería Talento humano

RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO

DIRECTOR NACIONAL DE GESTION HUMANA

MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

Ejecución plan de formaciónEficacia de la formación laboralRotación de personal

RESPONSABLE DE MEDICIÓN

COORDINADOR REGIONAL DE GESTION HUMANA

INICIO

EvaluaciónColaboradores

Plan de Formación yDesarrollo Humano

Reportes de mejora enel desempeñoorganizacional

FIN

Evaluación de Periodode Prueba

Evaluación de Logros

Evaluación deDesempeño

Autocontroles,Auditorias Internas y

Externas

Encuesta deNecesidades

MEDICION Y SEGUIMIENTOEjecución del plan de formación

DEFINICIÓN DEL INDICADOR: Es el seguimiento realizado a la ejecución del plan para garantizar la competencia del talento humano.

FORMULA DEL INDICADOR: No. de actividades de capacitación ejecutadas / No. de actividades programadas X100

FUENTE DE LOS DATOS: Numerador: Ver Formatos FR-GH.2.6 “Desarrollo de actividades de formación”. Denominador: Ver cronograma de actividades.

PERIODICIDAD: Trimestral

ESTANDAR CALIFICACION DEL ESTANDAR

85%E B R M

Mayor a 85 85 – 80 75-79 Menos de 75

Eficacia de la formación laboral

DEFINICIÓN DEL INDICADOR: Es la medición de la capacidad de cada trabajador para llevar a la práctica los conocimientos que adquiere, durante los módulos temáticos y sus diferentes actividades educativas brindadas por la organización.

FORMULA DEL INDICADOR: Número de actividades aplicadas para la medición de la eficacia con resultado favorable / Número total de actividades para la medición de la eficacia aplicadas x 100.

FUENTE DE LOS DATOS: Numerador: Instrumentos, evaluaciones, actas con resultado favorable. Denominador: Instrumentos, evaluaciones, actas que de cuenta de la medición de la eficacia.

PERIODICIDAD: Trimestral

ESTANDAR CALIFICACION DEL ESTANDAR

85%E B R M

Mayor a 85 85 – 80 75-79 Menos de 75

Rotación de personal

DEFINICIÓN DEL INDICADOR: Es la proporción de salidas de trabajadores, tanto voluntarias como definidas por la organización.

FORMULA DEL INDICADOR: Número de egresos de trabajadores en el periodo / Número total de trabajadores en el periodo X 100

FUENTE DE LOS DATOS: Numerador: Ver novedades de la planta de cargos presentadas en el periodo. Denominador: Ver planta de cargos en el periodo de analizado.

PERIODICIDAD: Semestral

ESTANDAR CALIFICACION DEL ESTANDAR

Población menor a 300 colaboradores

1%

E B R M

0 – 0.9% 1 – 1.4% 1.5 – 1.9% Mayor de 2%

Población mayor de 300 colaboradores

2%

E B R M

0 - 1.9% 2 – 2.4% 2.5 – 2.9% Mayor de 3%

3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del grupo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones

1. Se logró concluir en este trabajo que la estructura de manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y demás documentos son necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestión de Calidad

2. Que la implementación del sistema de gestión de la calidad de cualquier organización contribuye a garantizar el manual de calidad, mapa de procesos, Caracterizaciones de proceso, Procedimientos, Instructivos, formatos, Registros del Sistema.

Modo de entrega:

Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo con el desarrollo de la actividad.

Criterios de evaluaciónDetermina la secuencia e interacción de un proceso.

Realiza la documentación del proceso.