21.10.2013.BS-P-03 MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA.pdf

PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA

FISICA

Código: BS-P-03

Versión: 1

Pág. 1 de 9

Revisado por Blanca Lilia Buitrago Responsable Gestión de Bienes, Servicios e Infraestructura

Aprobado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera

Fecha: Octubre de 2013 Fecha: Octubre 18 de 2013 Resolución 001 del 20 septiembre de 2001 Procedimiento Contraloría de Bogotá

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para realizar las actividades que permitan conservar en óptimas condiciones, la infraestructura física y los bienes muebles, para el normal funcionamiento de las diferentes sedes de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, con el fin de proteger la inversión patrimonial de la entidad conservando y prolongando la vida útil de la misma para ofrecer a sus ocupantes espacios limpios, seguros, ordenados y un mejor ambiente laboral.

2. ALCANCE Inicia con la elaboración del cronograma con las necesidades de mantenimiento detectadas y finaliza con la evaluación y seguimiento de las actividades realizadas. 2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Aseo: Limpieza de las instalaciones y sedes que componen la Orquesta Filarmónica de Bogotá D.C., por una persona o grupo de personas calificadas para la prestación de este servicio. Bien: articulo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción. Dotación: Comprende el equipos de comunicación e informática, los muebles y enseres para uso administrativo y asistencial. Equipo de comunicación e informática: Hacen parte los equipos y software que permitan el procesamiento, reproducción y transcripción de información. Infraestructura: Conformada por edificaciones y sus instalaciones físicas, redes eléctricas, de sistemas y comunicaciones, hidráulicas y las áreas adyacentes a las edificaciones. Inventario: relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, precio de venta fecha de adquisición, etc. Mantenimiento Correctivo: Consiste en la corrección de averías o fallas cuando éstas se presentan sin ser planificadas. Obedece a la demanda y prioridad del servicio, y corresponde a la inspección, ajuste y lubricación de aquellas partes y elementos no detallados en el programa de mantenimiento preventivo, la revisión y cambios de partes y elementos que no se consideren como propios de un mantenimiento preventivo, la


FÍSICA

Código: BS-P-03

Versión: 1

Pág. 2 de 9




renovación o reparaciones cuando se trate de corregir daños causados a los equipos objeto del mantenimiento, ocasionados por causas ajenas al control del responsable del mantenimiento preventivo, como: fatiga de los materiales, cumplimiento de vida útil, etc Mantenimiento Preventivo: Se entiende como la programación de inspecciones (tanto de funcionamiento como de seguridad), ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación y calibración, que deben llevarse a cabo en forma periódica con base en un plan establecido, para encontrar y corregir los problemas menores antes de que estos provoquen fallas. El mantenimiento preventivo puede ser definido como una lista completa de actividades, todas ellas realizadas por usuarios, operadores y mantenimiento, para asegurar el correcto funcionamiento de la planta, maquinaria, equipos, vehículos, muebles, etc. Bajo esta premisa se diseña el programa con frecuencia calendario o uso del equipo, para realizar cambios de partes, reparaciones, ajustes a maquinaria, equipos e instalaciones y que se considera importante realizar para evitar fallos. Se refiere a las acciones tales como reemplazos, adaptaciones, restauraciones, inspecciones, evaluaciones etc. Mantenimiento Rutinario: Corresponde a la filosofía de trabajo para reforzar el mantenimiento preventivo, comprende las labores de revisión, observación y limpieza realizadas diariamente y dentro de periodos de tiempos cercanos. Este proceso da como resultado la realización de reparaciones menores . Plan de Mantenimiento: Se entiende como el instrumento gerencial diseñado para proporcionar acciones sistemáticas de trabajo al departamento o servicio de mantenimiento de cada Entidad. El plan deberá incluir los objetivos, las metas, la programación de actividades, los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros, necesarios para cumplir con los objetivos propios de cada entidad. Reparaciones: Se refiere a los arreglos necesarios para lograr nuevamente la capacidad productiva de un activo. Telefonía: Sistema de comunicaciones para la transmisión de la palabra utilizando las propiedades de las ondas electromagnéticas 3. CONDICIONES GENERALES: Los planes de mantenimiento, deben permitir que la infraestructura y los bienes con que cuenta la entidad estén en pleno funcionamiento, asegurar la disponibilidad y garantizar el funcionamiento eficiente de los recursos físicos. El mantenimiento de la infraestructura física deberá incluir todos los servicios y materiales requeridos para alcanzar un óptimo estado de conservación de manera que puedan ser utilizados en forma continua para el propósito para el cual fueron construidos.


FÍSICA

Código: BS-P-03

Versión: 1

Pág. 3 de 9




Los materiales y servicios a adquirir deberán ser de óptima calidad, atendiendo lo preceptuado en el régimen de la contratación pública. Para la correcta aplicación de las políticas de mantenimiento, es responsabilidad de los funcionarios delegados por el (la) Subdirector (a), Administrativo (a), diferenciar el tipo de personal a utilizar de acuerdo con el tipo de mantenimiento y especialidad. El mantenimiento rutinario se puede realizar con personal de servicios generales, supervisando las labores y los productos utilizados. El mantenimiento preventivo y correctivo debe prestarse por personal idóneo y requiere de un nivel de observación mayor al anterior. Todos los equipos especiales como equipos de aire acondicionado, sistemas de ventilación mecánicos, plantas eléctricas, equipos de bombeo y demás equipos eléctricos, electrónicos, de presión, mecánicos, etc, deben ser atendidos en forma directa por los proveedores o firmas especializadas en la materia y realizarlos en las frecuencias recomendadas, con los materiales y repuestos sugeridos en los manuales de operación, de funcionamiento o mantenimiento. Así mismo, el responsable del mantenimiento de los edificios y de los bienes muebles, deberá tener en cuenta las garantías otorgadas por los constructores y proveedores de los mismos. De otra parte, es importante que el responsable del mantenimiento de las sedes de la entidad, tenga en cuenta entre otras las siguientes especialidades: 1. Componentes estructurales (vigas, muros, fachadas) 2. Techos y cubiertas 3. Instalaciones hidráulicas 4. Instalaciones sanitarias 5. Instalaciones, sistemas eléctricos y mecánicos y equipos eléctricos y mecánicos 6. Pintura 7. Carpintería tanto metálica como en madera 8. Vías de circulación y zonas de estacionamiento 9. Mampostería 10. Vidrios, puertas y ventanas 11. Cerraduras 12. Muebles 13. Cimentación y Pisos, 14. Obras civiles menores 15. Tanques de reserva de agua y equipos de bombeo 16. Aseo, (utilización de cantidades de insumos, con la periodicidad indicada y con los equipos y en las formas señaladas en los manuales). 17. Iluminación


FÍSICA

Código: BS-P-03

Versión: 1

Pág. 4 de 9




18. Cerraduras y espejos 19. Sistemas de seguridad y control 20. Sistemas contra incendio 21. Equipos de ventilación mecánica 22. Zonas verdes y jardines 23. Demarcación de espacios y señalización 24. Espacios para disposición de basuras o material reciclable. 25. Zonas específicas (Cuartos técnicos y de ventilación, cocinetas, ascensor, terrazas, áreas de servicio sanitario, áreas de oficinas, áreas de recibo y puntos fijos, áreas de parqueadero). Se deberá atender las recomendaciones de aseo y mantenimiento señaladas en los manuales de funcionamiento entregados por los proveedores de equipos y máquinas, así como de los edificios entregados por los arquitectos constructores. Para asegurar la conservación de la infraestructura física, y de los equipos, maquinaria y herramienta, se hace necesario que se tenga en cuenta lo siguiente: 1. El responsable del mantenimiento general de la planta física, efectuará un estudio mediante el cual determinará las necesidades y frecuencias de ejecución de actividades de aseo y de mantenimientos preventivos y correctivos tanto a la infraestructura como a todos los equipos y máquinas que coadyuvan al normal funcionamiento de las distintas sedes que componen la entidad. Esta programación se efectúa para la vigencia que corresponda. 2. Con el anterior estudio, se determinan los recursos necesarios para garantizar el normal funcionamiento y se realiza el cronograma de actividades de mantenimientos aplicados a la vigencia 3. Se efectúan los correspondientes estudios de mercado para programar los recursos financieros necesarios para la adquisición de bienes y servicios requeridos para atender las necesidades antes detectadas. 4. Se suministra la información para elaborar el plan de compras. 5. Se solicita la contratación de los bienes y servicios reflejados en el plan de compras 6. Ejecución de los contratos de acuerdo con el cronograma establecido inicialmente 7. Se efectúa seguimiento y control a fin de garantizar el cumplimiento del Plan de actividades programado inicialmente 8. Para la ejecución de lo anterior, se elaboraran los correspondientes cronogramas, se efectuarán los chequeos locativos programados en el tiempo, dejando las evidencias en los formatos establecidos para tal fin. 9. El responsable de cada sede, entregará en forma periódica al responsable del mantenimiento designado por la Subdirección Administrativa, un informe detallado de las actividades de aseo y mantenimiento realizadas en dicha sede 10. El responsable del mantenimiento consolidará la información recibida y presentará en forma mensual al (la) Subdirector (a) un informe detallado de las actividades realizadas en cada sede.


FÍSICA

Código: BS-P-03

Versión: 1

Pág. 5 de 9




11. El (la) Subdirector (a) evaluará junto con el profesional o auxiliar administrativo, la gestión adelantada durante el periodo a fin de establecer acciones tanto preventivas como correctivas a que haya lugar. Para cumplir con lo anterior, el responsable del mantenimiento de la infraestructura física y los bienes muebles deberá socializar y sensibilizar el contenido de los Manuales de Mantenimiento bajo su custodia y la del encargado del proceso, al personal asignado para realizar las labores de acuerdo con sus especialidades. Estas jornadas deberán realizar mínimo dos veces al año, dejando las correspondientes evidencias. Igualmente, el servidor o responsable del proceso, deberá elaborar el correspondiente plan operativo con sus correspondientes cronogramas, señalando los recursos que requerirá para el ejercicio de tales actividades que ejecutará durante la vigencia, así mismo deberá evaluar cada tres (3) meses la gestión y efectuar los correctivos si hubiere lugar. Para ello debe contar estadísticas y otras herramientas de tipo informáticos que permite analizar y tomar decisiones necesarias para alcanzar el objetivo propuesto. Identificar las necesidades de mejoramiento físico del entorno laboral de los funcionarios de la entidad por parte de la subdirección Administrativa y Financiera y hacerle los requerimientos necesarios con el propósito de mejorar el ambiente físico de trabajo. Establecer las medidas para identificar, verificar, proteger y mantener la infraestructura propia conformada por los edificios, instalaciones físicas, redes eléctricas, de sistemas y comunicaciones, telefónicas, hidráulicas, redes locales, las áreas adyacentes a las edificaciones. Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que logren la seguridad laboral y sirvan de herramienta para el cumplimiento de los requisitos legales referentes a velar por el buen estado de equipos e infraestructura física.

4. NORMATIVIDAD – REQUISITOS

Resolución 01 del 20 de septiembre de 2001

Decreto 30 del 12 de enero de 1999

Decreto 356 del 05 de septiembre de 2007

Decreto 381 del 13 de septiembre de 2006

Resolución 001 de 2001

Resolución SDA 6416 de 2011


FÍSICA

Código: BS-P-03

Versión: 1

Pág. 6 de 9




DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. Actividad Descripción Responsable Documento o

Registro Punto de Control

1 Realizar un cronograma que contenga las necesidades de mantenimiento.

Se hace un diagnostico físico de las necesidades de mantenimiento, estructurando una programación de mantenimiento preventivo y correctivo a todas las sedes de la OFB para el efecto se tiene en cuenta las características de cada uno de los inmuebles y los bienes muebles, herramientas y demás accesorios necesarios para el normal funcionamiento de la entidad.

Responsable del proceso de Bienes Servicios e Infraestructura Responsable de Mantenimiento

Cronograma de mantenimientos

2 Efectuar los estudios técnicos para la adquisición de los bienes

El profesional coordinará la estructuración de las especificaciones técnicas, de acuerdo con las normas legales vigentes en materia de contratación pública, y teniendo en cuenta el proceso de Gestión Contractual

Responsable del proceso de Bienes Servicios e Infraestructura

Estudios técnicos

Vo.Bo. Subdirección Administrativa y Financiera

3 Solicitar las compras

Se solicita ante la Subdirección Administrativa y Financiera, se adelantan los procesos de contratación

Responsable del proceso de Bienes Servicios e Infraestructura Responsable Gestión de

Estudios previos. Estudios de mercado


FÍSICA

Código: BS-P-03

Versión: 1

Pág. 7 de 9






pertinentes para la adquisición de bienes y servicios, que permitan atender las necesidades de mantenimiento de los inmuebles y de los equipos de la entidad y así asegurar el normal funcionamiento de los mismos.

sistemas y tecnología

4 Mantenimiento Correctivo

Se cotiza y el servicio de mantenimiento correctivo y se registra la actividad.

Responsable del proceso de Bienes Servicios e Infraestructura Responsable Gestión de sistemas y tecnología

Cotizaciones

5 Mantenimiento Preventivo locativos

Las actividades de limpieza y mantenimiento de las instalaciones locativas se realizan de acuerdo a lo estipulado en el cronograma y se registran en la planilla.

Responsable del proceso de Bienes Servicio e Infraestructura

Formato BS-F-07 Planilla de Mantenimiento

6 Solicitar las compras

Solicitar ante la Subdirección Administrativa y Financiera la Contratación de las compras de bienes y servicios inherentes para atender las necesidades de

Responsable del proceso de Bienes Servicios e Infraestructura Responsable del area de sistemas.

Estudios previos. Estudios de mercado


FÍSICA

Código: BS-P-03

Versión: 1

Pág. 8 de 9






mantenimiento de los inmuebles y de los equipos para asegurar el normal funcionamiento de los mismos.

7 Realizar visitas de chequeo

El responsable del proceso o Secretario o Auxiliar Administrativo realizará visitas a las instalaciones de la entidad para verificar el estado y funcionamiento de las mismas, así como de sus equipos y maquinaria. En caso de observaciones se hará mediante correo al líder del proceso informando.

Responsable del proceso de Bienes Servicios e Infraestructura Secretario o Auxiliar Administrativo

Correo electrónico

8 Reprogramar actividades

Con base en la revisión el funcionario asignado dará la información a que haya lugar y reprogramará las actividades y los recursos necesarios para el desarrollo de las mismas.

Secretario o Auxiliar Administrativo

Lista de chequeo

9 Evaluar actividades

Se verifican las labores realizadas y los recursos utilizados y los registrará en el seguimiento al cronograma de actividades, en caso de requerirse, elaborará los informes para la Subdirección administrativa y

Responsable del proceso de Bienes Servicios e Infraestructura

Cronograma con seguimiento

Verificar cronograma planeado vs. Actividades ejecutadas


FÍSICA

Código: BS-P-03

Versión: 1

Pág. 9 de 9






financiera, las dependencias o entes de control que los requieran. Si se cuenta con el servicio tercerizado, el proveedor deberá entregar informes, en forma mensual, de las actividades correspondientes al seguimiento y control. Igualmente, deberá asegurarse que se generen todos los reportes necesarios y se presenten con la información suficiente a las distintas dependencias que lo requieran y a los entes de control.

Fin del Procedimiento

Anexo 1. Control de Cambios

Versión Fecha Aprobación Naturaleza del Cambio

0 Diciembre de 2012 Documento original

1 Octubre de 2013 Ajuste de actividades, responsables e inclusión de puntos de control

21.10.2013.BS-P-03 MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA.pdf

Documents

Transcript of 21.10.2013.BS-P-03 MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA.pdf