20141024_Infoday regional H2020_Legal y financiero_Andrés Martínez

Las reglas de juego de HORIZON 2020Principales novedades y su impacto a nivel operativo

Valencia, 24 de Octubre 2014Andrés Martinez NCP de aspectos legales y financierosRepresentante CDTI en SOST

1. Novedades de H2020

2. Reglas de Participación en H2020

3. Evitar los errores más comunes

4. Conclusiones

Documento de Apoyo: Guía práctica para H2020: del REGISTRO a la FIRMA del GA

Índice

3 (22/10/2014)UNIÓN EUROPEAFondo Europeo deDesarrollo Regional (FEDER)

Una manera de hacer Europa

• El Reglamento Financiero (aprobado en octubre de 2012, como marco legal para la ejecución del presupuesto general de la Unión Europea y por tanto de Horizon 2020.

• Las Reglas de Participación (http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/legal_basis/rules_participation/h2020-rules-participation_en.pdf) se aplicaran a todos los Programas, Iniciativas e instituciones de financiación de la I+D dentro de H2020 (Art. 185, 187, EIT, etc.), incluyendo una cierta flexibilidad dónde sea necesaria a través de excepciones incluidas en los Actos Delegados de la CE.

SET DE REGLAS DE PARTICIPACION ÚNICO



MODELO DE FINANCIACION SIMPLIFICADO

Tipo de ENTIDAD

Tipo de ACCIÓNResearch and

Innovation Innovation actions

Non- Profit100%

100%Profit 70%

SUBVENCIONES como principal instrumento de financiación, 1 TASA DE FINANCIACIÓN POR PROYECTO para TODOS los

participantes, TASA fija para COSTES INDIRECTOS (25%)



El GRANT AGREEMENT es el contrato que se firma entre los participantes y la CE/Agencia y establece los DERECHOS y OBLIGACIONES de los beneficiarios y sus relaciones con la en relación con la implementación de la acción.

PRINCIPALES NOVEDADES:•Arquitectura común con otros programas de la UE•Acuerdo de Subvención general (MGA) y textos específicos para incluir especificidades (ERC, MSC, SME INSTRUMENT, PCP-PPI, COFUND, etc.)•Documento ÚNICO (incluyendo clausulas especiales de FP7)

ACUERDO DE SUBVENCION (GRANT AGREEMENT)

Grant AgreementGrant Agreement



ESTRUCTURA DEL HORIZON 2020 GRANT AGREEMENT



GUIAS Y DOCUMENTOS DE APOYO (“Annotated MGA”)

CONSULTAS? Research Enquiry Service http://ec.europa.eu/research/enquiries

ANNOTATED MODEL GRANT AGREEMENT: ex - Guía Financiera del 7PM



• Obligatorio (salvo indicación expresa en el WP)

• Documento privado, que no puede contravenir lo establecido en las RFP, ni en el MGA• Recoge todos los detalles en relación con los derechos y obligaciones de los participantes, • 3 grandes bloques principales:

• Gobernanza de la acción: normas de funcionamiento interno y resolución de conflictos,• Explotación de resultados y IPR• Régimen de pagos y distribución de los fondos.

• Modelos Disponibles– DESCA (http://www.desca-2020.eu) – EUCAR (http://www.eucar.be)– DIGITAL EUROPE (http://www.digitaleurope.org/Services/H2020ModelConsortiumAgreement.aspx)

OTROS DOCUMENTOS DE INTERÉSACUERDO DE CONSORCIO (CONSORTIUM AGREEMENT)

Más detalle: for establishing a consortium agreement:http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/gm/h2020-guide-cons-a_en.pdf



• Identificar riesgos,• Estimar evolución de riesgo e impacto sobre el proyecto,• Seguimiento y control (actualizar riesgos a lo largo del proyecto)• Prever planes de mitigación,• Desarrollar planes de contingencia.

• ALTAMENTE RECOMENDABLE: Incluir un plan de “risk manegement” en el proyecto europeo (denota conocimiento de los procedimientos de gestión y voluntad de controlar el proyecto y de variar el rumbo del mismo si fuera necesario para obtener los mayores/mejores resultados).

OTROS DOCUMENTOS DE INTERÉSRISK MANAGEMENT PLAN



Objetivo: 8 MESES5 meses para comunicar los resultados de la evaluación científica-técnica desde el cierre de la convocatoria3 meses más desde las comunicaciones para la firma del GA

Consecuencias: •Evaluadores no van a dar recomendaciones de mejora•Negociaciones más cortas

FAST TRACK TO INNOVATION•Time to grant máximo de 6 meses

REDUCCIÓN DEL TIME TO GRANT



• PROPIEDAD DE LOS RESULTADOS• Los conocimientos resultantes del proyecto son PROPIEDAD de el(los) participante(s) que los ha(n) generado.• Novedad H2020: cambio terminología Foreground por Results

• PROPIEDAD DEL BACKGROUND• Cada Beneficiario es y continua siendo el propietario de su background, incluso si contribuye con él al proyecto o ha

concedido derechos de acceso a otros Beneficiarios.• Novedad H2020: Obligación para los participantes de definir por escrito el Background que aportan al proyecto

• PROTECCIÓN DE LOS RESULTADOS• Si es posible, razonable y justificado, cada participante debe proteger adecuadamente sus resultados• Novedad H2020: Obligación de informar a la CE si hay intención de abandonar la protección o no extenderla

• EXPLOTACIÓN DE LOS RESULTADOS• Los participantes harán lo posible (best efforts) para explotar sus resultados directa o indirectamente• Novedad H2020: Obligaciones adicionales de explotación se pueden incluir en el GA

PROPIEDAD INTELECTUAL (IPR)



• DISEMINACIÓN Y “OPEN ACCESS”Obligación general de diseminar los resultados lo antes posible para los participantes, por si mismos o a través de otras entidades legales y respetando las restricciones relacionadas con IPR, reglas de seguridad o intereses legítimos (pueden aparecer obligaciones adicionales de diseminación en el WP):

• Open Access to Scientific Publications: como principio de actuación general (más detalles en los WP)• Open Access to Research Data: experiencia piloto a definir en los WP

•DERECHOS DE ACCESO• Para implementar la acción: acceso a Background/Results a beneficiarios “on a royalty free basis”,• Para explotar los resultados: acceso a Background a beneficiarios /affiliates in MS/AC “under fair and

reasonable conditions” (puede incluir royalty free),• Para la CE/MS para usos no-comerciales (definición de políticas, etc.) en "Secure societies““on a royalty free

basis”.





THE EUROPEAN IPR HELPDESKPara sus consultas sobre IPR en H2020: https://www.iprhelpdesk.eu




4. Conclusiones


Índice



ELEGIBILIDAD DE LOS PARTICIPANTES (I)

BENEFICIARIOSToda entidad legal (1) con personalidad jurídica (1) que cumpla con los requisitos establecidos en las Reglas de Participación (RfP) y en los Programas de Trabajo (WP) correspondientes.

REQUISITOS GENERALES DE PARTICIPACIÓNMínimo 3 entidades legales independientes de 3 Estados Miembros (EM) o Estados Asociados (EA) diferentes (2)

(1)Las entidades sin personalidad juridica tienen que demostrar su capacidad de adquirir obligaciones legales y su capacidad financiera y operativa(2)Ver condiciones especiales en cada WP: Premios, Acciones ERC, MSC, SME instrument,, Delegated act for CLEAN SKY, CSA, etc.



ELEGIBILIDAD DE LOS PARTICIPANTES (II)

PARTICIPACIÓN DE TERCEROS PAISES •Apertura Generalizada (siempre que aporte valor al proyecto) •Acciones focalizadas con socios internacionales (Targeted Actions)•Acciones horizontales de Cooperación Internacional (Ex-INCO) en el SC 6

FINANCIACION DE TERCEROS PAISES – Financiación automática para países que aparecen en los listados de los Anexos a los WP (BRIC y MEJICO

salen de esta lista)– Financiación puntual:

• Si se indica explícitamente en la Convocatoria• Si dicha financiación se enmarca en algún acuerdo bilateral en C&T con la UE • Si la CE considera esencial su participación (proyecto por proyecto)



TIPOS DE COSTES

ACTUAL COSTSCostes reales, incurridos, identificables, verificables y contabilizados

UNIT COSTSEjemplos: SME owners' unit cost o siguiendo las prácticas habituales del beneficiario para average personnel costs

FLAT RATEEjemplo: Ejemplo: 25% de Costes indirectos

LUMP SUMEjemplo: Phase 1 of the SME instrument



Personnel SubcontractingFinancial

support to 3rd parties

Other

Actual costs

Unit costs

Yes for - Average personnel costs - SME owners & natural persons without a salary

Yes if

foreseen by Comm.

Decision

Flat-rate costs

Lump sum costs

Yes if foreseen by

Comm. Decision

INDIRECT COSTS

DIRECT COSTS SPECIFIC CATETORIES

OF COSTS

FORMS OF COSTS

BUDGET CATEGORIES

TIPOS DE COSTES



COSTES NO ELEGIBLES

• Dividendos,• Gastos financieros,• Provisiones,• Intereses,• Deudas de dudoso cobro,• Pérdidas por cambio de moneda,• Comisiones bancarias por transferencias recibidas desde la CE,• Gastos irracional o excesivo• IVA recuperable• Costes incurridos durante el periodo de suspensión del proyecto.



Costes relacionados de manera directa con la acción y que por ello pueden ser imputados de forma clara (completa o parcialmente) a la misma. Pueden ser:

– Costes directos de personal (Art. 6.2.A):1. Personnel costs2. Costs for natural persons working under a direct contract3. Costs for personnel seconded by a third party against payment from Art. 11 GA4. Costs of SME owners and natural persons not receiving a salary5. costs for natural persons working under a direct contract

– Costes de Subcontratación (Art. 6.2.B + Art. 13 GA)– Direct costs of providing financial support to third parties (Art. 6.2.C + Art. 15 GA)– Otros Costes Directos (Art. 6.2.D)

1. Costes de viajes y Dietas (Art. 6.2.D.1)2. Equipos (Art. 6.2.D.2)3. Costes de otros bienes y servicios (Art. 6.2.D.3 + Art. 10 GA)4. Costes operativos de LRI (Art. 6.2.D.4)

TIPOS DE COSTESCOSTES DIRECTOS



COSTES DIRECTOS1.- COSTES DE PERSONAL

• No se distingue entre personal contratado ad hoc y el personal propio (o estatutario), pero se exige vinculación contractual con él beneficiario.

• NO tiene porque ser un COSTE NUEVO. La institución podrá hacer luego con ese dinero lo que le parezca oportuno (e.g establecer un sistema de INCENTIVOS)

Se pueden usar 2 métodos de calculo:

• COSTES REALES DE PERSONAL (Actual Personnel Costs) • COSTES UNITARIOS DE PERSONAL:

– Fijados por la CE (propietarios de PYMES y personas NATURALES sin sueldo (Epígrafe A.4 del Anexo 2 = EUR 31,74/hora, en el caso de España)

– Para beneficiarios cuya práctica habitual es el uso medias de personal por categorías (average personnel costs)



Sueldo base+

cuota patronal a SS

+Otros

impuestos

Sueldo base+

cuota patronal a SS

+Otros

impuestos

Complementos

•Complementos FIJOS establecidos por contrato o por ley para remunerar la actividad principal del empleado (paga extra, complementos por peligrosidad, nocturnidad, ect., indeminizacion para transporte, etc.)

•Complementos VARIABLES pagados por realizar el trabajo habitual sobre la base de condiciones objetivas y cuyos importes estan fijados por la legislacion nacional o por el contrato y de acuerdo a procedimientos internos del beneficiario

Complementos



Additional remunerationAdditional remunerationStandard remuneration

Hourly rate

TOTAL REMUNERATION





• El gasto de personal (HOURLY RATE) se calcula sobre la base del nuevo concepto de closed financial year

• Si el financial year no se ha cerrado a la fecha del reporting, el beneficiario deberá utilizer el ultimo año cerrado disponible

• No caben ajustes posteriores



COSTES FINANCIABLES1.- COSTES DE PERSONAL

• Costes de contratación: NO elegibles como regla general (salvo en ERC)

• Indemnizaciones por despido: NO son elegibles salvo que provenga de una obligación legal (calculo en proporción al tiempo dedicado al proyecto.

• Contribuciones en especie (coche de empresa, tickets restaurante, etc.): SI elegibles si son practica habitual de la entidad

• Consultores in-house: Coste de personas físicas trabajando para el beneficiario con un vínculo contractual distinto al laboral cumpliendo unas determinadas condiciones (trabajo bajo las instrucciones del beneficiario; en principio en las instalaciones del beneficiario; el resultado del trabajo pertenece al beneficiario y su coste no difiere de manera significativa del personal realizando tareas similares bajo contrato laboral). Se justifican como gasto de personal.




En Cualquier caso se restan las horas de baja por maternidad/paternidad




HORAS DEDICADAS / IMPUTADAS (Time Records) – EC TEMPLATES disponibles

1.Recomendable usar “time sheets” escritos (o electrónicos) como mínimo validados por la persona que trabaje en la acción y sus supervisores con carácter mensual (http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_time-records_en.pdf)

2.No es necesario para personas que trabajen exclusivamente en la acción, suficiente con una declaración del beneficiario (http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_decl_excl-work_en.pdf)

3.El AMGA amplia los requisitos de las Time sheets:1. Fecha y firma de la aprobación2. Titulo y numero del proyecto como aparece en el GA3. Nombre completo del beneficiario como aparece en el GA4. Numero de horas diarias dedicadas al proyecto5. Referencia a las tareas o WP6. Descripción de las tareas7. Ser conciliable con bajas, vacaciones, ausencias, viajes, etc.



Sueldo base+

cuota patronal a SS

+Otros

impuestos

Sueldo base+

cuota patronal a SS

+Otros

impuestos

Complementos



Complementos



• Limitado a 8.000€/persona/año • Solo para non-profit legal entities• Sujeto a criterios específicos de

elegibilidad:- formar parte de la política habitual del beneficiario;- criterios de cálculo sean objetivos;se pague siempre que se realice un determinado trabajo;- sea de aplicación general con independencia del origen de los fondos- esté directamente relacionado con el proyecto.

• Limitado a 8.000€/persona/año • Solo para non-profit legal entities• Sujeto a criterios específicos de

elegibilidad:- formar parte de la política habitual del beneficiario;- criterios de cálculo sean objetivos;se pague siempre que se realice un determinado trabajo;- sea de aplicación general con independencia del origen de los fondos- esté directamente relacionado con el proyecto.

Additional remunerationAdditional remunerationStandard remuneration

Hourly rate

TOTAL REMUNERATION




• Amortización de equipos, infraestructuras y otros bienes usados en proyecto– En Algunos casos se podrán recoger el 100% del coste de compra de equipos,

infraestructura u otros bienes si se especifica en el WP– Alquileres siempre que sea demostrable que precio es igual o inferior a compra y

quitando gastos financieros extras asociados al propio alquiler, leasing, rental, etc..)

COSTES DIRECTOS2.- OTROS COSTES DIRECTOS - EQUIPOS

• Importe a justificar para AMORTIZACIONES siguiendo la siguiente formula:

• Algunas Matizaciones:– Se pueden incluir gastos de puesta en funcionamiento íntegros,– Se puede incluir la parte de IVA no recuperable– Se pueden incluir equipos adquiridos con anterioridad al inicio del proyecto siempre que no se encuentren totalmente amortizados– % amortización se usaran las practicas habituales de la entidad para viene similares o en su defecto usar tablas fiscales



COSTES DIRECTOS2.- OTROS COSTES DIRECTOS - PROTOTIPOS

Como declarar un PROTOTIPO:¿ Seguirá siendo utilizado a la finalización del proyecto?•SI: AMORTIZACION•NO: ¿SE PUEDE DESMONTAR?

– NO: Gasto del proyecto al 100%– SI:

• Amortización de la parte reutilizable• Gasto del proyecto de la parte NO reutilizable



COSTES DIRECTOS2.- OTROS COSTES DIRECTOS - FUNGIBLES

• Justificar su relación directa con la acción,• Compra dentro del periodo de ejecución de la acción,• Ojo con los cargos/facturas internos (menor riesgo si las tarifas son

públicas o sin riesgo si se dispone de las tarifas reales de su coste),• Se puede incluir la parte de IVA no recuperable



• Viajes y Dietas:– practicas habituales (dietas vs justificación de gastos reales, economy vs businness)– Justificar la relación del viaje con el proyecto (agendas, actas, hojas de asistencia,

etc.)– Documentación apropiada para justificar el gasto (extracto VISA no es suficiente,

guardar tarjetas de embarque)

COSTES DIRECTOS2.- OTROS COSTES DIRECTOS - VIAJES Y DIETAS



COSTES DIRECTOS2.- OTROS COSTES DIRECTOS - Otros bienes y servicios (Art. 10 GA)

Principales aspectos a tener en cuenta:– Obedecen a servicios no científico-técnicos (traducción, catering, publicación, etc.) – Necesarios para la ejecución del proyecto– Relación directa con el proyecto– Comprado o consumido durante el periodo de ejecución del proyecto– Best Value for money– Generan Costes Indirectos– Ejemplos:

• Certificados de Auditoría,• Traducciones,• Catering,• Gastos IPR,• Organización de eventos,• Actividades de difusión…



COSTES DIRECTOS2.- OTROS COSTES DIRECTOS - Large Research Infrastructures (LRI)

• Fórmula para “directizar algunos costes indirectos” (gastos de capitalización y gastos operativos) de determinadas entidades,

• Aprobación de la metodología “ex-ante” por la CE

• Condiciones para ser considerado gran infraestructura• Guía en el Art. 6.2.D.4, pág. 69 a 80 del AGA y Procedimiento

(http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/hi/large_infra/h2020-hi-large-infrastructures-ass_en.pdf) – Valor superior a 20 Millones de € por beneficiario– LRI debe suponer un valor mínimo del 75% del activo del Beneficiario



SOLO UNA OPCION = 25% CD

COSTES INDIRECTOS



INGRESOS• Contribuciones financieras de terceros para uso especifico en la acción• Contribuciones en especie de terceros proporcionadas de manera gratuita y para

uso especifico en la acción (siempre que sean declaradas como coste elegible)• Ingresos generados por la acción (excepción: explotación de resultados)• Ingresos generados por la venta de bienes adquiridos bajo el GA con el limite del

coste imputado a la acción

Principio de NO-BENEFICIO: Las contribuciones europeas se minoraran si fuera necesario para cumplir esta condición

• Novedad H2020: A diferencia de FP7, el análisis de Beneficio se realiza a nivel de CONSORCIO, NO de beneficiario

• Los INGRESOS se declaran en el ultimo informe



Cualquier entidad legal que no firma el GA, pero que de una forma u otra está presente en el desarrollo del proyecto y aparece en el Annex1

Reglas generales:– La responsabilidad ante la EC es del beneficiario– Tanto las cuentas del Beneficiario como las de la TP son

auditables– Siempre es recomendable introducir la TP en la descripción del

beneficiario

TERCERAS PARTESDEFINICIÓN



1.- Si aportan recursos al beneficiario (“in kind contributions”) que el beneficiario incorpora como si fueran suyos, sus costes son elegibles siempre que se cumplan con las condiciones generales de elegibilidad

2.- Si llevan a cabo parte del trabajo, sus costes son elegibles siempre que:• La TP sea elegible para financiación,• La TP este identificada en el Anexo 1,• La TP acepte una responsabilidad solidaria con el beneficiario si la CE lo solicita,• Las TP se somete a las reglas (elegibilidad de costes y controles) que se apliquen al

beneficiarioEn este caso, existen 2 tipos:– Linked TP (affiliated or legal link),– Subcontrataciones

TERCERAS PARTESTIPOLOGIAS



In kind contributions against payment (Art. 11 GA) e In kind contributions free of charge (Art. 12 GA)

•El beneficiario incluye este coste en su propio Estado Financiero (coste real del tercero) •Coste justificado y estimado en Anexo 1 (aunque la CE puede aceptar la participación de terceros que no aparezcan en el Anexo 1 sin modificar el GA cuando lo apruebe en Informe Técnico Periódico)•El gasto indirecto a cargar será en función del lugar donde se usen los recursos:

– En las instalaciones del beneficiario: 25% en partida de CI del beneficiario– En las instalaciones del tercero: coste incrementado con el overhead del 25% y no se incluye en el calculo de sus CI

•El beneficiario debe asegurarse que la CE, la Corte de los Auditores o la OLAF tienen derecho a auditar el coste real de los recursos aportados por el tercero y su correcta contabilización.

•En el caso de las in-kind contributions free of charge: analizar si los recursos aportados son Ingresos del proyecto (Contribuciones para ser utilizadas específicamente en el proyecto y han sido declaradas como coste elegible)

TERCERAS PARTESQUE APORTAN RECURSOS



Subcontrataciones (Art. 13 GA)

•Solo cubren partes limitadas del proyecto (salvo en la Fase 2 del SME Instrument); •Best Value for Money and avoid conflict of interests,•Asegurar que la mayor parte del trabajo de investigación y desarrollo se realice en los Estados miembros o asociados,•Las tareas a subcontratar deben estar en el Anexo 1 y el coste estimado en el Anexo 2,•El beneficiario debe asegurarse que aplican al subcontratista: revisión por parte de la CE, Corte de Auditores y OLAF, conflicto de intereses, visibilidad, confidencialidad, responsabilidad por daños,•Algunas tareas del coordinador no pueden subcontratarse.

TERCERAS PARTESQUE LLEVAN A CABO PARTE DEL TRABAJO



Linked Third Parties (Art. 14 GA)

•Presentan sus propios Estados Financieros a través de su beneficiario; •Se aplican las mismas normas de justificación que a los beneficiarios; •El beneficiario debe asegurarse que las linked third party se someten a los mismos controles y auditorias•Las figuras son similares a las de FP7 y básicamente se necesita un vínculo legal que vaya más alládel proyecto H2020 :

– Afiliadas (beneficiario será quien realice la mayor parte del trabajo)– JRU (un miembro es beneficiario y el resto TP)– EEIG (EEIG con personalidad jurídica beneficiario y sus miembros TP)– Grupos (sin personalidad jurídica=JRU / con personalidad jurídica=EEIG)– Otras

TERCERAS PARTESQUE LLEVAN A CABO PARTE DEL TRABAJO



• Solo para casos específicos (COFUND: “cascading grants”)• Ex-clausula Especial 42 de FP7• Limite máximo de 60.000 € no es una norma general para TP

• OJO (!): NO interpretar que aplica a todas las TP

TERCERAS PARTESFINANCIAL SUPPORT TO THIRD PARTIES (Art.15)



• Entrada en Vigor del Acuerdo de Subvención: cuando lo firme la ultima de las partes (Art. 3 GA)

• Fecha de inicio de la acción: – En general, el primer día del mes siguiente a la entrada en vigor del Acuerdo

de Subvención– La CE puede pactar con el Consorcio una fecha fija para el inicio de la acción

IMPLEMENTACIÓNENTRADA EN VIGOR / FECHA DE INICIO



• Mantener las pruebas originales suficientes para demostrar la correcta implementación de la acción y la elegibilidad de los costes declarados (‘Sufficient and Appropriate”):– ACTUAL COSTS, – UNIT COSTS,– UNIT COSTS CALCULADOS SIGUIENDO LAS PRÁCTICAS HABITUALES DEL BENEFICIARIO (average

personnel costs)– CERTIFICATE ON THE METHODOLOGY, – LUMP-SUM COSTS, – FLAT-RATE COSTS,– PERSONNEL COSTS – LINKED THIRD PARTIES COSTS

- Obligación de guardarlos por un plazo de 5 años (3 en el caso de subvenciones de hasta 60.000€) o hasta que finalicen los procesos en cursos (auditorias, investigaciones o litigios)

IMPLEMENTACIÓNDOCUMENTACION JUSTIFICATIVA



PROCEDIMIENTO

•Se pueden solicitar por cualquiera de las partes a través de un procedimiento online a través del PP (My Area)•El coordinador entrega y recibe las solicitudes de amendment de parte de los beneficiarios (Anexo 3)•La notificación debe incluir:

– Las razones– Los documentos justificativos necesarios, y– Para cambios de coordinador sin su acuerdo, su opinión por escrito

•Si la parte que recibe la solicitud esta de acuerdo , debe firmar el amendment a través del PP en 45 días desde su notificación. Si no está de acuerdo debe comunicarlo por la misma vía en el mismo plazo

IMPLEMENTACIÓNAMENDMENTS - PROCEDIMIENTO



1. Removing a beneficiary2. Adding a new beneficiary3. Change of beneficiary due to partial takeover (called ‘partial transfer of rights and obligations’ in FP7)4. Change of coordinator5. Change of the coordinator’s bank account for payments6. Change of the starting date, duration of the action or reporting periods7. Significant changes to Annex 1 (description of the action), in particular:

1. tasks are added/removed) or of their division among the beneficiaries2. changes concerning in-kind contributions provided by third parties (against payment or free-of-charge) or subcontracts

8. Changes to Annex 2 (estimated budget) which require an amendment (Art. 4), in particular: – transfer of amounts between beneficiaries or between budget categories (or both) which arises from a significant change that affects the

action’s work (i.e. Annex 1)– a budget transfer to a form of costs that is not provided for in Annex 2 (e.g. from actual costs to unit costs)

IMPLEMENTACIÓNCASOS EN LOS QUE SE REQUIEREN AMENDMENTS



7. Changes to Annex 1 (description of the action), in particular:– a significant change of the action tasks (e.g. if tasks are added/removed) or of their division among the

beneficiaries– changes concerning in-kind contributions provided by third parties (against payment or free-of-charge) or

subcontractsSuch changes could in principle also be made as ‘approval without formal amendment’ (see Articles 11, 12 and 13);

however, if the beneficiary requests an amendment, it has prior assurance of the Commission/Agency’s agreement

8. Changes to Annex 2 (estimated budget) which require an amendment (Art. 4), in particular:

– a budget transfer of amounts between beneficiaries or between budget categories (or both) which arises from a significant change that affects the action’s work (i.e. Annex 1)

– a budget transfer to a form of costs that is not provided for in Annex 2 (e.g. from actual costs to unit costs)

IMPLEMENTACIÓNCASOS EN LOS QUE SE REQUIEREN AMENDMENTS



1. Budget transfers not listed above (Financiación máxima concedida al proyecto y Naturaleza de la acción (anexo I)

2. Change of name or address of a beneficiary or coordinator3. Change of beneficiary due to universal takeover (called ‘universal

transfer of rights and obligations’ in FP7)

Más detalle en el Art 55 of the H2020 Annotated Model Grant Agreement (pág. 286 y sgts)

IMPLEMENTACIÓNCASOS EN LOS QUE NO SE REQUIEREN AMENDMENTS



IMPLEMENTACIONINFORMES Y PAGOS

INFORMES TECNICOS Y FINANCIEROS•PERIODIC REPORTS (regla general 18 meses)•FINAL REPORT (60 days after the end of the last reporting period)

PREFINANCIACION•Pago de la Prefinanciación: 30 días a partir de la última de las dos fechas (ENTRADA EN VIGOR o INICIO)•El importe de prefinanciación será establecido en el artículo 21.2 del Acuerdo de Subvención (mínimo un 5% y normalmente el 100% de la contribución financiera media por periodo); •Del importe de la prefinanciación se descontará un 5% de la contribución máxima (art. 5.1) en concepto de fondo de garantía.

PAGOS•La CE realizará los pagos intermedios al coordinador en un plazo máximo de 90 días desde la recepción de los informes periódicos; •El importe máximo que pagará la CE en concepto de pagos intermedios será: Importe máximo financiable - Pre-financiación -Retención Fondo de garantía - 10% de retención•La CE realizará al coordinador el pago final en un plazo máximo de 90 días desde la recepción del informe final. Este pago incluiráel 5% destinada al inicio para el fondo de garantía y el 10% de retención



1. AUDITORÍA DEL ESTADO FINANCIERO DE LOS COSTES (Certificate on the Financial Statement: CFS)

• Obligatoria solo cuando la contribución europea por proyecto y beneficiario supere los 325.000 € (sin incluir lump sums, ni flat rates como los Costes Indirectos)

• En el momento de reclamar el “payment of the balance” (pago final)• Gasto de la Auditoria SOLO es elegible (Art. 10 GA) cuando es OBLIGATORIO

2. AUDITORIAS METODOLÓGICAS (Certificate on the Methodology: CoM) :– Costes medios de personal– LRICuando la CE acepte este CoM, se deberá utilizar para TODAS las acciones financiadas por H2020

y la CE no podrá atribuirle errores sistémicos o recurrentes

CONTROLES Y AUDITORIAS

H2020 = Menos Controles y Auditorias!!! (Máx. 7%)



3. EX-POST AUDITS– Por la propia CE, empresas de auditoria contratadas por la CE, Corte de Auditores ó OLAF– Hasta 2 años después del “payment of the balance”.

4. EXTRAPOLACIONES (al resto de proyectos de la entidad)– Aplicadas a beneficiarios con errores sistemáticos– Cuando la CE detecta un error sistemático, propone 3 opciones:

• Calcular el importe real para cada proyecto• Extrapolar el error en la categoría de coste que se ha identificado• Extrapolar el error sobre el total de gastos

CONTROLES Y AUDITORIAS




4. Conclusiones


Índice



10/22/2014 slide 52

• Verificar que se han incluido las TERCERAS PARTES (Art. 6, 11, 12, 14 MGA),• Verificar que se han incluido las SUBCONTRATACIONES (Art. 13 MGA): NUNCA caben

subcontrataciones entre socios.• Si se utilizan “IN-HOUSE CONSULTANTS”, verificar que se cumplen con las condiciones

establecidas (Art. 6.2 A2 MGA),• COSTES DE PERSONAL se refieren en principio a empleados, valorar la participación de

entidades sin personal como subcontratistas(Art. 6.2 A1 MGA),• Utilizar “TIME RECORDS”,• Declarar COSTES REALES (Art. 5, 6(1) MGA), ojo con las facturas internas que no tengan

relación con coste real,• Declarar TODOS LOS COSTES (incluidos aquellos para los que no se vaya a solicitar

aportación UE),• Incluir únicamente las AMORTIZACIONES de EQUIPOS en función de su utilización para el

proyecto,• Relación de los CONSUMIBLES con el proyecto.• Demostrar “BEST VALUE" en compras de bienes, trabajos y servicios (Art. 10 MGA) y en

Subcontrataciones (Art. 13 MGA) a través de tender, 3 ofertas, estudios de Mercado, etc. La CE aceptará las practicas habituales y acuerdos comerciales previos siempre que se apliquen de forma coherente…

EVITAR ERRORES MAS COMUNES



10/22/2014 slide 53

• Demostrar “BEST VALUE" en compras de bienes, trabajos y servicios (Art. 10 MGA) y en Subcontrataciones (Art. 13 MGA) a través de tender, 3 ofertas, estudios de Mercado, etc. La CE aceptará las practicas habituales y acuerdos comerciales previos siempre que se apliquen de forma coherente,

• NUNCA caben subcontrataciones entre socios.

EVITAR ERRORES MAS COMUNES




4. Conclusiones


Índice



Carmen Hormigo (CSIC)E-mail: [email protected]

Gonzalo Arévalo (Instituto de Salud Carlos III)Email: [email protected]

Anxo Moreira (OTRI Universidad de Vigo):E-mail: [email protected]

Andrés Martinez (CDTI-SOST)Email: [email protected]

Para cualquier Información Adicional, consulte con los NCPs para Temas Legales y Financieros:



Gracias por su atención…

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