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Cómo hacer un proyecto y no fracasar en el intentoPor Mari Carmen Marcos

EL AÑO 2004 se despidiócon una nueva obra del profesorAbadal: Gestión de proyectos eninformación y documentación,publicada por la editorial Treaen su colección “Biblioteconomíay Administración Cultural”. Conéste ya son 111 los libros que in-tegran la colección, un númeroque pone de manifiesto la impor-tancia que tiene esta editorial pa-ra los temas de nuestro ámbito.

La gestión de proyectos ha sus-citado el interés de todos los secto-res, pues cuenta con una metodolo-

gía que ayuda a diseñar, planificary llevar a cabo nuevos productos yservicios. Este libro centra su aten-ción en la aplicación de los instru-mentos y técnicas de la gestión deproyectos al ámbito concreto de lainformación y la documentación,un tema realmente necesario, puescada vez son más los retos que seplantean los profesionales de loscentros de información y los inves-tigadores en Ciencias de la Docu-mentación, y no siempre terminanen éxito debido en gran parte al usode una metodología inadecuada opor la ausencia de metodología.

Algunos ejemplos de proyectos ha-bituales en nuestro ámbito serían lainformatización de procesos, lacreación de bases de datos, el tras-lado de edificio, la reorganizacióninterna de una unidad...

El autor, que es profesor de es-ta materia en la licenciatura en Do-cumentación de la Universitat deBarcelona y en el Máster Onlineen Documentación Digital de laUniversitat Pompeu Fabra, pre-senta de una forma muy ordenaday con gran claridad las caracterís-ticas, fases y estructura de un pro-

Cómo hacer un proyecto y no fracasar en el intento

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yecto en información y documentación; expli-ca los principales métodos y técnicas que sedeben usar para la recogida de datos; e indicalas vías de financiación a las que se puedeacudir para hacer posibles los proyectos enEspaña.

En un centenar de páginas estructuradas en5 capítulos se recoge todo lo que se debe sabersobre la gestión de proyectos.

Capítulo 1. ¿Qué es un proyecto?

Antes de entrar en la forma de realizar unproyecto es necesario conocer qué es un pro-yecto y qué orientaciones puede tener: de in-vestigación o de desarrollo (o de ambos), no-vedoso o de reforma, con una visión estratégi-ca o más operacional, realizado por una insti-tución sola o en cooperación con otras, etc.

Este capítulo presenta las distintas orienta-ciones y enumera las cinco grandes etapas dela vida de un proyecto: análisis, definición, di-seño, planificación y ejecución, que se estu-dian en detalle en el siguiente capítulo.

Capítulo 2. Estructura de un proyecto

Enlazando con lo anterior y entrando ya enun aspecto más práctico, se explican con dete-

Abadal Falgueras, Ernest. Ges-tión de proyectos en información y docu-mentación. Gijón: Trea, 2004. Isbn 84-9704-144-5. 100 p.

1. Calidad científica y tecnológica e innovacióna) Pertinencia de la investigación para clarificar los aspectos "notécnicos" de la innovación y su contribución al logro de los obje-tivos del programa.b) Grado de innovación de los métodos aplicados para resolverlos problemas "no técnicos" de la innovación.c) Adecuación del enfoque, la metodología y el plan de trabajoelegidos (tareas, responsabilidades, calendario, hitos, resultadosprevistos) para abordar la transferencia de tecnología objeto de lapropuesta.

2. Valor añadido comunitarioa) Potencial de la transferencia de tecnología objeto de la pro-puesta para contribuir a resolver problemas técnicos a nivel eu-ropeo.b) Combinación transnacional de competencias complementariasque expone la propuesta.c) Potencial de la propuesta para contribuir a la aplicación de laspolíticas comunitarias, especialmente la de innovación.

3. Contribución a los objetivos sociales de la Comunidada) Potencial de la propuesta para contribuir a la mejora de la ca-lidad de vida, la salud y la seguridad.b) Potencial de la propuesta para contribuir a mejorar las pers-pectivas de empleo y el desarrollo de aptitudes.c) Potencial de la propuesta para contribuir a proteger y mejorarel medio ambiente y a conservar los recursos naturales.

4. Desarrollo económico y perspectivas C+Ta) Potencial de la propuesta para contribuir al crecimiento eco-nómico, especialmente mediante la riqueza de aplicaciones y la ca-lidad de los planes de explotación.b) Correspondencia entre los aspectos "no técnicos" de la pro-puesta y el interés estratégico del consorcio y su potencial paramejorar la competitividad.c) Eficacia prevista de las estrategias de difusión que se proponen.

5. Recursos, socios y gestióna) Calidad de la gestión y la ejecución que se proponen, y en es-pecial medios para facilitar la asociación multicultural y multidisci-plinaria, de modo que se asegure una comunicación fluida en elconsorcio de la propuesta y con cada uno de los grupos destina-tarios.b) Calidad de la asociación y participación de los socios idóneospara dotarse de la competencia, los conocimientos y la comple-mentariedad necesarios para realizar la transferencia de tecnolo-gía y evaluar las metodologías relacionadas con las cuestiones notécnicas.c) Idoneidad de los recursos en cuanto a contribución propia a lapropuesta, personal disponible, presupuesto asignado y compe-tencia para llevar a cabo los aspectos no técnicos relacionadoscon la transferencia de tecnología.

Fuente: Comisión Europea. Quinto programa marco: manual deprocedimientos de evaluación de propuestas. 30 de septiembrede 1999.

Criterios y subcriterios de evaluación del 5º PM de la UE, p. 62

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nimiento las fases por las que debepasar un proyecto:

—análisis interno de la organi-zación (situación actual y necesi-dades) y externo (otras organiza-ciones);

—definición del proyecto: des-cribir de qué se trata y qué objeti-vos se plantea;

—diseño de aspectos metodo-lógicos, documentales, tecnológi-cos y legales;

—planificación de las tareas(cuáles son, en qué orden se van arealizar) y de los recursos huma-nos, tecnológicos y económicosnecesarios para su implantación;

—ejecución, donde se incluyeel control y seguimiento, la defini-ción del equipo que lo va a llevar acabo, los procesos de evaluación ydifusión, y la documentación quese va generando a lo largo de todoel proceso desde la etapa de análi-sis en forma de informes.

Capítulo 3. Métodos y técni-cas de recogida de datos

Se describen y valoran las prin-cipales técnicas de recogida de da-tos que son de uso frecuente paralas fases de análisis y diseño deproyectos: análisis de citas, de con-tenido y transaccional, cuestiona-rios, entrevistas, estudio Delphi,grupos de discusión y observación.

Capítulo 4. Financiación deproyectos

Un aspecto fundamental paraque un proyecto pueda llevarse acabo es que obtenga financiación.El autor muestra las principales ví-as de obtención de recursos econó-micos en la Unión Europea y en al-gunos países como Gran Bretaña,Estados Unidos y España. Se reco-mienda seguir algunos pasos paraque sea un éxito.

Capítulo 5. Conclusiones: eldecálogo del buen proyecto

El libro finaliza con 10 conse-jos que a pesar de que al leerlos pa-recen evidentes, su incumplimien-to ha llevado a menudo al fracaso,por eso queremos enumerarlosaquí:

—Aplicar el sentido común

—Considerar que un proyectonecesita que se invierta muchotiempo

—Realizar un análisis internopormenorizado

—Realizar un análisis externoa fondo

—Detenerse a hacer una buenaplanificación

—Ser flexibles para hacercambios

—Informarse sobre los siste-mas de financiación disponibles

—Implicar a los usuarios

—Crear equipos multidiscipli-nares

—Tener un buen liderazgo

A lo largo de todo el libro laexposición teórica viene acompa-ñada de ejemplos concretos delámbito de la información y docu-mentación con los que se muestracómo se ha ido aplicado cada partede la explicación a proyectos rea-les.

Sin duda, un libro para tener amano.

Reseña enviada a EPI porMari Carmen Marcosmcarmen.marcos@upf.edu

Estructura de un proyecto, p. 28

Análisis - Análisis interno

Análisis de la organizaciónDescripción de la situación actualIdentificación de les necesidades

- Análisis externo

Definición - Descripción- Objetivo general- Objetivos específicos

Diseño - Aspectos metodológicos- Aspectos documentales- Aspectos tecnológicos- Aspectos legales

Planificación- Especificación de las tareas o actividades- Organización de las tareas en la secuencia lógica adecuada- Previsión de los recursos humanos - Previsión de los recursos tecnológicos- Previsión de los recursos económicos

Ejecución - Control y seguimiento- El equipo del proyecto- Evaluación- Difusión y promoción- Documentación

Mari Carmen Marcos