1 Madrid, 15 de Noviembre de 2005. 2 SITUACION DE PARTIDA (Antes de la aprobación de la Ley de...

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Madrid, 15 de Noviembre de 2005

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SITUACION DE PARTIDA

(Antes de la aprobación de la Ley de Firma Digital el 14 de Febrero

de 2003)

33

Se reciben más de 20.000 facturas físicas al día

44

12 Km de lineales de archivo con 8.000 containers de 64.000 archivadores

55

Cientos de personas dedicadas a la validación de

facturas

66

Punteábamos 7 millones de líneas de factura al año para

identificar los litigios

77

Gestionamos más de 6 millones de facturas / año

88

Nº FRAS AL MES (ANTES DE LA APROBACION DE LA LEY)

FACTURAS PROCESADAS POR MES HASTA MARZO 03

EDI

MANUAL

0

100

200

300

400

500

600

MARZO 01

MARZO 03

189.000 fras

268.000 fras

42%

58%

99

APROBACION DE LA FIRMA DIGITAL(14 de Febrero de 2003)

1010

Adaptamos nuestras estaciones EDI

Comunicamos a todos nuestros proveedores que ya trabajaban con EDI esta nueva oportunidad

Hicimos llamadas telefónicas a todos los proveedores para explicarles los pasos a seguir para enviar facturas firmadas

En sólo un mes 25 proveedores ya nos estaban enviando facturas firmadas.

Se incorporaban 3 proveedores al día.

PASOS SEGUIDOS PARA CAPTAR PROVEEDORES QUE YA TRABAJABAN CON EDI

1111

Teníamos dos perfiles de proveedores:

1º proveedor EDI que no enviaba firma

2º proveedor que aún no era EDI y queríamos captar directamente en DIGITAL

PASOS SEGUIDOS PARA CAPTAR AL RESTO DE PROVEEDOR

Preparación

Reuniones

Reactivaciones y seguimiento

Aceptación e implantación

Reuniones con empresas de software EDI para fijar objetivos de captación de proveedores

Reuniones con proveedores para explicar ventajas de EDI (Reuniones conjuntas AECOC/CARREFOUR/EMPRESA SOFTW)

Seguimiento telefónico de cada uno de los proveedores por parte del equipo de Carrefour (media de 7 llamadas para captar a un proveedor)

Tras un período de pruebas, el proveedor nos envía escrito de comienzo de envío de facturas EDI con firma digital

1212

Seguridad de datos

¿PORQUE CARREFOUR QUIERE RECIBIR TODAS LAS FACTURAS COMERCIALES

CON EL ESTANDAR E.D.I. DE FORMA ELECTRONICA?

Beneficio de todos



Elimina papel



Tecnología avanzada



Avalado por AECOC



R a p i d e z



Mayor información



Simplificar trabajos administrativos



Sr. Proveedor, Sr. Proveedor, informese en elinformese en el

902 15 84 84902 15 84 84

1313

SITUACION ACTUAL

(A 15 de Noviembre de 2005)

1414

EVOLUCION CAPTACION PROVEEDORES FIRMADOS DIGITALMENTE

EVOLUCIÓN PROVEEDORES FIRMA DIGITAL

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

1.622 prov

25 prov

MARZO 03OCTUBRE 05

1515

EVOLUCION Nº FACTURAS FIRMADAS DIGITALMENTE

FACTURAS PROCESADAS POR MES

F. DIGITAL

EDIMANUAL

0

100

200

300

400

500

600

MARZO 01

MARZO 03 OCTUBRE 05

370.000 fras

50.000 fras

30.000 fras

42%

58%

93%88%

12%

7%

1616

VENTAJAS QUE NOS HA APORTADO LA FIRMA DIGITAL

SIN LA FIRMA RECIBIAMOS

20.000 FACTURAS AL DIA

CON LA INTRODUCCION DE LA

FIRMA SE RECIBEN SOLO 3000.

SIN LA FIRMA ARCHIVABAMOS

20.000 FACTURAS AL DIA

CON LA INTRODUCCION DE LA

FIRMA SE ARCHIVAN SOLO 3.000.

SOLO CON ESTO EL RATIO DE

PRODUCTIVIDAD

EN EL DPTO. DE ARCHIVO Y CLASIFICACION

HA MEJORADO EN UN 80 %



1717

VENTAJAS QUE NOS HA APORTADO LA FIRMA DIGITAL

La recepción de facturas por EDI permite avanzar en el desarrollo y aplicación de funcionalidades que incrementan la eficiencia y eficacia en procesos automatizables como la resolución de litigios.

Punteamos 7 millones de líneas de factura al año para encontrar los litigios

Pagamos más de 6 millones de facturas / año

El 93% de todas las facturas que pagamos vienen en formato EDI y, de estas, el 88% vienen firmadas digitalmente

1818

NO SOLO RECIBIMOS FACTURAS

FIRMADAS SINO QUE CARREFOUR TAMBIEN ENVIA UN % MUY ALTO DE SUS FACTURAS Y CARGOS CON FIRMA DIGITAL AVANZADA.

A UNOS 2.800 PROVEEDORES

DE NUEVO UN AHORRO DE COSTES MOTIVADO POR LA FIRMA DIGITAL

MAS VENTAJAS DE LA FIRMA DIGITAL

1919

Distribuidor

Negociación

Datos del producto

Introducción en los sistemas

Realización del pedido

Introducción en los sistemas

Introducción en los sistemas Introducción en los sistemas

Introducción del pedido en el sistemaGeneración del albarán de entrega

(unidades)

Generación del albarán de recepción (unidades)

Generación de la factura

Generación del albarán valorado

Ensobrado y sellado de la factura

Envío de la factura

Recepción de la factura

Introducción de la factura en el sistemaComparación de la fra con el albarán

valorado

Búsqueda de las diferencias

Resolución del litigio

Contabilización y pago

Proveedor

Madrid, 15 de Noviembre de 2005

Evita teclear el pedido en el sistemaEvita errores de introducción

Evita imprimir la facturaEvita ensobrarla y timbrarEvita pérdidas en el trayectoEvita enviarla a otros destinatarios

Evita perder/traspapelar la facturaEvita abrir el sobre, clasificarla y repartirla.

Evita teclear la factura en el sistemaEvita errores de introducciónEvita que vengan algún dato incoherenteTenemos el detalle de la factura a la línea.

Permite comparaciones automáticas.Encuentro automático de diferencias (precio/cantidad)

Evita imprimir el pedidoEvita enviarlo por faxEvita controlar que llega al proveedorSabemos que lo ha recibido y leído

2020

CONCLUSION

AHORRO DE COSTES ESTIMADO:

GASTOS DE PERSONAL 2.500.000 €

GASTOS DE ARCHIVO 200.000 €

GASTOS DE CORREO 35.000 €

2121

CONCLUSION

Mayor eficacia en los procesos administrativos

Mayor fiabilidad al evitar el error humano

Mayor agilidad en los flujos de información con nuestros proveedores

Sinergias importantes en la gestión del pago-cobro

2222

Muchas gracias por su atención

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