1.-Guia de Prevencion de Merma Conocida.
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Programa de Reduccin de Merma Conocida
Direccin de Seguridad y Prevencin de Prdidas
Prevencin de Prdidas
Programa de Reduccin de Merma Conocida
Direccin de Seguridad y Prevencin de Prdidas
I. Introduccin Objetivo.Contar con una Gua que nos permita Concientizar a todos y cada uno de nuestros empleados para contrarrestar las Causas que Originan la Merma Conocida e implementar acciones efectivas para su disminucin. Sabes que es la Merma Conocida? La Merma conocida es aquella donde queda constancia tangible del Robo, Consumo, Deterioro o mal Estado. Esta se detecta a simple vista, por ejemplo:1. Un articulo robado, pero dejaron el empaque que contena el articulo. 2. Un articulo consumido total o parcialmente. 3. Un articulo deteriorado por estar roto, manchado, caducado, golpeado que ya no es apto para la venta.
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La Clasificacin de la Merma Conocida, segn sus causas son las siguientes : Robo: Mercanca de la cual se encuentra nicamente el blster o una parte del articulo por lo que se considera que el resto fue robado.
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Deterioro: Es la mercanca no apta para la venta. Este tipo de mercanca se considera as por estar rota, quebrada, descosida, decolorada, o cualquier otro tipo de deterioro natural o por dao de clientes o empleados.
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Mal estado: Esta clasificacin se utiliza para los departamentos de perecederos, cuando la mercanca esta caducada, golpeada o simplemente no apta para la venta.
Articulo en mal estado principalmente de perecederos que dejan fuera de los refrigeradores y se rompe la cadena de frio.
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Particularmente en la Direccion de Operaciones Noreste La Tendencia de Merma Conocida vs la Merma NO Conocida Se refleja en la siguiente proporcin.-
Tendencia de la Merma
30% 70%Conocida No Conocida
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Los Objetivos Autorizados por la Empresa para evaluar el Resultado de Merma, son los Siguientes :
M erm a Conocida Por Form ato de
ienda son :
Ropa Variedades Abarrotes Total tienda
Hipe rm e rca dos M e rca do S upe r 0.27 0.25 0.24 0.22 0.14 0.13 0.20 0.18
Merma Total Por Formato de Tienda son :
Ropa Variedades Abarrotes Total tienda
Hipermercados Mercado y Super 1.37 1.24 1.21 1.09 0.70 0.63 1.00 0.90
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Sistemas a Utilizar. Data Warehouse Asistente Electrnico Sistema de Transferencias y Mermas Modulo de Mermas
Personal Involucrado. Sub Gerente de rea Jefes de Departamento Jefe de Proteccin Personal de Mesa Control
Ubicaciones a Revisar. Bodegas y/o Camaras Piso de Ventas Lnea de Cajas.
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Actividades a Realizar Para Prevenir la Merma.-
1.- Publicacin de Anuncios disuasivos restringiendo el consumo y/o deterioro de mercancas para lograr concientizar a la clientela abstenerse de realizar estas practicas.Ejecuta.- Jefe Departamental. Supervisa.- Gerencia, Prevencin de Perdidas. Frecuencia.- Diario.
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2. Exigir el Cumplimiento de los departamentos a la recoleccin de mercancas en lnea de cajas y firma el control correspondiente (Checado). Ejecuta.- Jefe Departamental. Supervisa.- Gerencia, Jefe de Cajas. Frecuencia.- Cada Hora. 3. Realizar la de Recuperacin de Arts. Deteriorados o por de empaque mala calidad en piso de Ventas por el cliente mediante el grapado o encintado de blisters. Ejecuta.- Jefe Departamental. Supervisa.- Gerencia Frecuencia.- Diario.
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4. Garantizar la Participacin de Promotores y Demostradoras en la Gua de Prevencin de Mermas Para Todo el Personal; as como evaluar el desempeo en piso de ventas. Ejecuta.- Jefe de Proteccin. Supervisa.- Gerencia, Prevencin de Perdidas. Frecuencia.- Diario. 5. Garantizar el Cobro de Arts. Consumidos Por Clientes En el rea alimentos. Ejecuta.- Cajero y Jefe Departamental Alimentos. Supervisa.- Gerencia, Jefe de Cajas Frecuencia.- Diario.
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6. Garantizar la Participacin de Gerencia y Jefes de Departamento en: La Realizacin de la Guardia de Lnea de Cajas La Realizacin de los Shoppers de Control de Mermas a Cajeros y Elementos de Proteccin asignados a los Accesos y Recibo La realizacin del Check List de Actividades Especificas. Ejecuta.- Jefes Departamentales Piso de Ventas. Supervisa.- Gerencia, Jefe de Cajas. Frecuencia.- Diario.
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Documentacin de Merma Definicin: Es la Actividad mediante la cual se registra en un folio emitido por el sistema la mercanca no apta para la venta cuando se tiene evidencia de su maltrato, consumo, robo o deterioro eliminando las cantidades mermadas del inventario disponible de la tienda. recuencia: Diario. Quien Realiza: El Jefe de Departamento, quien debe capturar los artculos a mermar en la terminal porttil previa autorizacin de gerencia. Persona que revisa: Jefe Auxiliar de Proteccin. Que se revisa: Debe capturarse registrando las cantidades en unidad de venta, que sea firmada por el Jefe de Departamento que lo elabora, que cuente con autorizacin del Gerente o el Subgerente del rea a la que pertenece la mercanca y que se registre un folio por cada motivo.
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Documentacin de Merma El jefe de departamento deber elaborar diariamente su merma siempre contemplando los siguientes criterios: Que la merma no sea de proveedores diarios ya que con esta mercanca se deber negociar un cambio fsico o cargo por devolucin. Que la merma no sea de un producto el cual devolvi el cliente por falla o defecto y que se debi capturar en la pagina de intranet. http://intranet/devolucioncliente De acuerdo a la Mecnica Vigente. Que el producto no haya estado incluido en un control de alto valor o dentro de una vitrina ya que de ser as este tendr que ser pagado por los responsables. Si el producto ya no tiene cambio fsico, devolucin y que no permita negociar una posible solucin con el rea central entonces procede a documentarlo.
Nombre del Instructivo Documentos Bsicos Tema: Merma Controlada Conocida) Clave: II-XIV-PR-11 (Merma
Inicia Vigencia: 29 / Octubre/ 05
Seccin: Operaciones
Direccin de Seguridad y Prevencin de Estado: Definitivo PrdidasPgina 1 de 1
Do u e tod M r aCo tr la a c m n e em no dndice de Modificacin: -BEstatus del folio de mermaSistema de Trans er
Folio de Merma
DatosFech Fech
Cdigo
Secci : 18 FRUTAS Y VERDURAS
4
MANZANA RED
47 6 PAPA GALLO K LO
T
l Secci : l Folio:
$910.58 $910.58
T
Fecha 24/10/03 12:53:57 24/10/03 18:02:51 24 10/03 18:05:07 C
Ac ivi
Persona ALFONSO HERNANDEZ CORTES ALFONSO HERNANDEZ CORTES ALFONSO HERNANDEZ CORTES Federico De Palma Medrano
ro Codigos tur
Retomo Folio Cerro C Autorizo
Informaci n des losada de las actividades que se realizan durante el proceso de captura de merma Se indica la fec a, la actividad y la persona que la realiza cada actividad
24
3 18: 8:18
SAND A RAYADA BCA
4 8
NARANJA VALENC A
KG KG
3
L MN PERSA S N SEM LLA
KG KG
M l Es M l Es M l Es M l Es M l Es
4. 8. 8. 7. 3.
$ . $ $ .
$ . $ $ . . $ .
$ $
$33 . 8
$ .67 .8 $ . 6
$83. 3 $ 63.68
$4.
6 CEBOLLA BLANCA
M l Es
.
$ . 6
$
.
$ . 6 .
$ $
$ 3.8 7.
.36
$47.6 $ 3 .3 $ .8
$1,746.95
$1,746.95
CALABAZA JAPONESA K LO
M l Es
TIENDAS SORIANA S.A DE C.V. Sucursal 24 Cumbres Mermas de Mercanca
Fecha del Reporte: 3/Feb/2004 Hora:17:31:19 Hrs.
El
r :
4
3
Estatus: Liberado PM
Folio:
49307
C lc l :
4
3
6:
Descripcin
Motivo
Cantidad
Costo UniVta$6.8
Precio Venta$ 6.
Total Cto. Sin Impto.$ 83.87
Total Vta. Sin Impto.$4 6.3 .
7.
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Los das 01, 11 y 21 de cada mes la Gerencia deber Solicitar se les genere en el sistema de Transferencias y Mermas El Reporte Merma Acumulada a total Grupo de Categora identificando los artculos mas mermados de cada divisin, a fin de tomar acciones para disminuir la problemtica. A las 16:00 hrs del da en que sean generados los reportes deber entregar un resumen de incidencias al Gerente de Tienda quien a su vez en las siguientes juntas de comunicacin difundir las afectaciones por Departamento para establecer el Plan de Accin generando compromisos con Sub Gerentes y Jefes de Departamento, mencionando las siguientes recomendaciones: Que la merma no sea de proveedores diarios ya que con esta mercanca se deber negociar un cambio fsico o devolucin. Que la merma no sea de un producto el cual devolvi el cliente y que se debi capturar en la pagina de intranet. http://intranet/devolucioncliente De acuerdo a la Mecnica Vigente Que el producto no haya estado incluido en un control de alto valor o dentro de una vitrina ya que de ser as este tendr que ser pagado por los responsables.
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Reporte de Merma Acumulada
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Plantillas de Stickers
Monitoreo y Control de Existencias de Articulos Mas Mermados.-
Actividad que debera de ser Realizada Identificando estos Arts. Con Stickers de Color Rojo (Circulos) y Analizando el Control de Existencias Teoricas con la Terminal Portatil vs lo Fisico y que en el Caso de detectar Diferencias Identificar las Causas de estas y Tomar una Accion Correctiva para su Prevencion.
Forma de Identificacion de Arts.
Programa de Reduccin de Merma Conocida INVENTARIOS ROTATIVOS Objetivo:
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1. Controlar Grupos de Categora, Lneas, Cdigos y Proveedores con problemtica de merma en las Tiendas. 2. Eliminar existencias tericas incorrectas para depurar el Sistema de Pedidos y as poder elaborar pedidos e incrementar las ventas. Frecuencia: cuando se presente el caso Quien entrega o quien elabora: Administrador de Sistemas Persona que revisa: Subgerentes de rea Que se revisa: dar seguimiento a los artculos que muestren alta merma y/o diferencias importantes entre la existencia terica y fsica Quien Supervisa: gerente de tienda y subgerente de rea Incidencias detectadas: se corrigen existencias para poder tener un correcto funcionamiento del sistema de resurtido y tomar acciones para prevenir la merma.
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PASOS A SEGUIR PARA UN INVENTARIO ROTATIVO1.-Generacion de Folio por Administrador de Sistemas 2.-Autorizacion del Folio por parte del Gerente de Tienda. 3.-Actividades previas a la toma del inventario 4.-Generacion de hojas de toma de inventario 5.-Toma fsica 6.-Captura de inventario 7.-Validacion de captura (reporte de supervisin) y correcciones a captura 8.-Cierre de inventario 9.-Liberacion por parte del gerente regional 10.-Analisis de diferencias