1 Gestión de Documentos Electrónicos Verónica Rodríguez Salmerón.
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Gestión de Documentos Electrónicos
Verónica Rodríguez Salmerón
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Administración de Procesos e Inteligencia de Información
Unidad 2Trabajo en EquipoAdministración de ProcesosAdministración de la InformaciónControl e Inteligencia de la Información
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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónTrabajo en Equipo
• Habilidad importante: potencia la capacidad de trabajo• Equipo “grupo de personas organizado”
• Dos cabezas piensan más que una
• Grupo “ pluralidad de seres”• Para que haya equipo
• Valoración• Confianza• Comunicación
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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónAdministración de Procesos
• El objetivo es que los Procesos clave trabajen en armonía
• Proceso• Entrada (recursos)• Transformación• Salida
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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónAdministración de Procesos
• Mejora de procesos• Fase de diseño• Fase de producción• Realimentación
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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónAdministración de Procesos: Implantación
• Identificación de los procesos• Análisis• Identificación de problemas• Soluciones• Rediseño del proceso o procesos• Evaluación
EntradasEntradas
ProcesoProceso
SalidasSalidas
Conocimiento
Conocim
ientoCon
ocim
ient
o
EntradasEntradas
ProcesoProceso
SalidasSalidas EntradasEntradas
ProcesoProceso
SalidasSalidas
Conocimiento
Conocim
ientoCon
ocim
ient
o
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Administración de Procesos e Inteligencia de Información
Administración de Procesos: Implantación
Identificación de los procesos principales
• Es la Tarea más compleja• Requiere personal especializado• Una “tercera opinión” puede ser de gran valor• Identificación errónea estropea la planificación
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Administración de Procesos e Inteligencia de Información
Administración de Procesos: Implantación
Análisis de Procesos
• Especificación de los procesos• Análisis de límites• Recolección de datos
• Participación directa• Descripción del trabajo por los implicados
• Listado secuencial de actividades• Estudio del diagrama de flujo
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Administración de Procesos e Inteligencia de Información
Administración de Procesos
Identificación de problemas
• Medidas de rendimiento• Duplicación• “Cuellos de Botella”• Las tecnología de la información ayudan
a la identificación de los problemas• Utilización de diagramas de Pert y de Gant
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Administración de Procesos e Inteligencia de Información
Administración de Procesos
Búsqueda de Soluciones
• Responsabilizar a otros• No arregla nada• Evade la responsabilidad de los encargados• Detiene la búsqueda de la verdadera causa
• Invertir recursos en encontrar las verdaderas causas de los problemas
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Administración de Procesos e Inteligencia de Información
Administración de Procesos
Implementación
• Elaborar plan de contingencias por si algo sale mal
• Plan de evaluación de acierto• Implantación a pequeña escala• Analizar riesgos de escalabilidad• Implantación a gran escala
Definir oportunidad
de mejora
Definir oportunidad
de mejora
Entender elProceso ActualEntender el
Proceso Actual
Analizar elProceso
Analizar elProceso
Diseñar un NuevoProceso
Diseñar un NuevoProceso
Implantar a Pequeña Escala
Implantar a Pequeña Escala
Implantar elNuevo ProcesoImplantar el
Nuevo Proceso
Estandarizar elNuevo ProcesoEstandarizar elNuevo Proceso
Definir oportunidad
de mejora
Definir oportunidad
de mejora
Entender elProceso ActualEntender el
Proceso Actual
Analizar elProceso
Analizar elProceso
Diseñar un NuevoProceso
Diseñar un NuevoProceso
Implantar a Pequeña Escala
Implantar a Pequeña Escala
Implantar elNuevo ProcesoImplantar el
Nuevo Proceso
Estandarizar elNuevo ProcesoEstandarizar elNuevo Proceso
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Administración de Procesos e Inteligencia de Información
Administración de Procesos
Evaluación
• Participación de todos los integrantes• Revisar resultados• Corregir errores de diseño• Vuelta a empezar
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Administración de Procesos e Inteligencia de Información
Administración de Procesos
Cultura de Administración de Procesos
• La calidad no se inspecciona al final de la cadena• Prevención de defectos• Eliminación de pasos innecesarios• Eficacia del proceso, eficacia de la empresa• Información: Tácita -> Explícita• Las causas de los problemas son los procesos,
no los trabajadores• Agregar pasos a un proceso incrementa potencialmente los
problemas
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Administración de Procesos e Inteligencia de Información
“Para hacer bien una cosa hay que saber perfectamente cómo se hace”
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• Obtención de datos gerenciales• Medios formales• Medios Informales
• Sentido común• Rumores
• Información completa• Información exacta• Información regular• Sistema de Información Gerencial (SIG)
Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónAdministración de la Información
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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónAdministración de la InformaciónSistema de Información Gerencial
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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónAdministración de la InformaciónSistema de Información Gerencial
• TI coherente con la estrategia competitiva de la empresa• Adaptar a usuarios que desconocen TI• Participación activa de la dirección• El SI como sistema de apoyo a la toma de decisiones
• SI por áreas funcionales de la empresa• El SI debe proporcionar datos
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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónAdministración de la InformaciónSistema de Información Gerencial
• Medición de la efectividad• ¿Se recolecta la información en forma continua y regular? • ¿Es fiable la información recolectada? • ¿Opera el SIG en todos los niveles de la organización? • ¿Contiene el sistema un mecanismo regular de retroalimentación? • ¿Se elaboran los informes periódica y regularmente?
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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónControl e Inteligencia de la Información
• Clasificación de la Información• Clasificación exacta
• Sabemos lo que buscamos
• Clasificación ambigua• No sabemos exactamente qué buscamos “Serendípica”• Clasificación temática• Por tareas• Orientada a la audiencia• Metamórfica
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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónCapitalización del Conocimiento
• Knowledge Management• Promueve la identificación,
administración y compartición de los bienes de información
• Conocimiento Tácito o implícito• Conocimiento explícito• Modelos de medición del
capital intelectual
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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónCapitalización del Conocimiento
• Modelo de creación del conocimiento• Socialización, • Exteriorización,• Combinación,• Interiorización
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Administración de Procesos e Inteligencia de InformaciónCapitalización del Conocimiento
• Modelo de creación del conocimiento• Socialización, • Exteriorización,• Combinación,• Interiorización
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Discusión sobre la Gestión del Información