06 Gerencia de Operaciones - Dirección de Proyectos
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ING. SANDRO SNCHEZ, MBA
GERENCIA DE OPERACIONES 1
GERENCIA DE OPERACIONES
DIRECCIN DE PROYECTOS
Ing. Sandro Snchez Paredes, [email protected]
4
Objetivos1. Entender las particularidades asociadas a
las operaciones que se realizan en el marco de la direccin de proyectos.
2. Comprender los principales criterios para dirigir las operaciones de los proyectos.
3. Desarrollar el pensamiento crtico.
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ING. SANDRO SNCHEZ, MBA
GERENCIA DE OPERACIONES 2
LA DIRECCIN DE PROYECTOS-
+
V
O
L
U
M
E
N
D
E
P
R
O
D
U
C
C
I
O
N
REPETITIVIDAD
TECNOLOGIA
ARTICULO
UNICO
LOTE
SERIE
MASIVO
CONTINUO
UNA VEZ INTERMITENTECONTINUO
(LINEA)
PROYECTO
( PROJECT )
- +FRECUENCIA DE PRODUCCION
nico. Muchas actividades relacionadas.
Complejidad en la planificacin de la produccin y en el control de inventario.
Equipamiento de propsito general, segn proyecto se va completando.
Mano de obra calificada/especializada.
CARACTERISTICAS DE UN PROYECTO
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GERENCIA DE OPERACIONES 3
UN PROYECTO consiste en una serie de trabajos relacionados,
generalmente dirigidos hacia un resultado importante y que requiere un perodo de tiempo significativo
para ser realizado
LA GESTIN DE UN PROYECTO involucra las actividades gerenciales de planear, organizar, dirigir y controlar los recursos (personas, equipo, material) para resolver las limitaciones tcnicas, de costos y tiempos de un proyecto
GESTION DE UN PROYECTO
LOS PROYECTOS Y LAS ETAPAS DE LA ADMINISTRACIN EN OPERACIONES
REPETITIVIDADDEL PROCESO PLANIFICACION
ORGANIZACIONPROGRAMACION
DIRECCIONEJECUCION CONTROL
UNA VEZ
- A PEDIDO DELCLIENTE
- ANALISIS DEFACTIBILIDAD
- USUALMENTE ALTA INVERSION
- PROCESOS UNICOS- TIEMPOS DE EJECUCION
APROXIMADOS- SUJETOS A MUCHASVARIACIONES
- MAXIMIZACION DE BENEFICIOS
- ALTAFLEXIBILIDAD.
- VARIEDAD EN ESPECIALIZACION
- SUPERVISION EXTERNA
- AUDITORIA FINAL
- COMPARARPLANEACION CON
EJECUTADO
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GERENCIA DE OPERACIONES 4
OBJETIVOS DE UN PROYECTO
Cumplir lasespecificaciones
Cumplir el plazo
Fecha de vencimiento!
Permanecer dentrodel presupuesto
Alcance Tiempo - Costo
Sobre los proyectos Slo el 16% de los proyectos se completan en tiempo, dentro del presupuesto
establecido y con la funcionalidad comprometida.
El 61,5% de todos los proyectos en las empresas grandes han tenido mayorescostos, durado mas tiempo que el previsto y/o no han cumplido con la funcionalidadesperada.
Costo en exceso hasta 189% del previstoTiempo en exceso hasta 222% del previsto
Ms de un 25% de los proyectos se completan con solamente entre el 25% y el 49%de funciones y dispositivos originalmente comprometidos.
En promedio, slo se completa el 61% de las funciones y dispositivos originalmentecomprometidos.
Fuente: Informe Standish Internacional Inc. Publicado por Application Development Trenes(2009)
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GERENCIA DE OPERACIONES 5
EJEMPLOS DE PROYECTOS
Construccin de edificios Produccin de una pelcula Introduccin de nuevo
producto Planeamiento de una invasin
militar Investigacin y Desarrollo Campaa de diseo y publicidad
Diseo de sistema de cmputo Arranque o cierre de planta
Instalacin de equipos Fabricacin de aviones, barcos y mquinas grandes
Lanzamientos al espacio Construccin de un puente
The Alton Bridge
Alton, Illinois
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GERENCIA DE OPERACIONES 6
The Alton Bridge Sobre la Gestin del Proyecto
Operaciones especiales diseadas para alcanzar un grupo de objetivos en un tiempo definido
Identificar tareas, estimar tiempos, proyectar recursos, presupuestar, hacer seguimiento y evaluar continuidad/cambio de planes
Tiempo es dinero US$ 4000 por da de retraso a los contratistas
Presupuesto del proyecto US$ 86MM / Plazo 3 aos 5 meses
Se divide en secciones para incrementar competencia de proveedores
Miles de tareas muchas de ellas muy complejas / mltiples contratistasHerramientas PERT/CPM
Estricto control de calidad no conformidades incrementan trabajo, costo y riesgo
Sujeto a factores externos no controlables
Resultados: Sobrecosto de 2% / Plazo de Ejecucin: 3 aos 6 meses
PLANIFICACIN
PROGRAMACIN
CONTROL
GESTIN DEL PROYECTO
Acta de constitucindel Proyecto
Identificar a los
interesados
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GERENCIA DE OPERACIONES 7
Definir el Alcance del Proyecto.
Establecer los Objetivosdel Proyecto.
Crear una Estructura y la Subdivisin de Trabajo.
Organizar el Equipo del Proyecto
Determinar los Recursos.
PLANIFICACIN DEL PROYECTO
Gerente del Proyecto
Administracion Ingeniera Construccion
Es cuando un equipo autnomo trabaja a tiempo completo en el proyecto
PROYECTO PURO
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GERENCIA DE OPERACIONES 8
Presidente
Investigacin yDesarrollo Ingeniera Fabricacin
ProyectoA
ProyectoB
ProyectoC
ProyectoD
ProyectoE
ProyectoF
ProyectoG
ProyectoH
ProyectoI
Es el que est contenido dentro de una divisin funcional
Ejemplo: el proyecto B est dentro Ejemplo: el proyecto B est dentro del rea funcional de Investigacin y Desarrollo.
PROYECTO FUNCIONAL
ESTRUCTURA MATRICIAL
Presidente
Investigacin yDesarrollo Ingeniera Operaciones Marketing
Jefe delProyecto A
Jefe delProyecto B
Jefe del Proyecto C
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GERENCIA DE OPERACIONES 9
Planificar RRHH
Planificar lascomunicacionesPlanificar las compras y
adquisiciones
Planificar la calidad
Desarrollar el plan de gestin
del proyecto
Planificar la gestinde los riesgos
Identificar losriesgos
Realizar el anlisis cualitativo
de los riesgos
Realizar el anlisis cuantitativo
de los riesgos
Planificar lasrespuestas a \
los riesgos
Recolectar losrequerimientos
Definir elalcance
Crear EDT (WBS)
Estimar recursos deLas actividades
Definir las actividades
Estimar la duracinde las actividades
Secuenciar lasactividades
Desarrollar el cronograma
Estimar los costos
Determinar elpresupuesto
Planificacin del Proyecto
INTEGRACIN1. Desarrollar el Acta de Constitucin del
Proyecto. 2. Desarrollar el Plan para la Direccin del
Proyecto.3. Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto.4. Monitorear y Controlar el Trabajo del
Proyecto.5. Realizar el Control Integrado de Cambios. 6. Cerrar Proyecto o Fase.
ALCANCE1. Gestin del Alcance del Proyecto..2. Recopilar Requisitos.3. Definir el Alcance.4. Crear EDT.5. Validar Alcance.6. Controlar Alcance.
TIEMPO1. Plan de Gestin del Cronograma.2. Definir las Actividades.3. Secuenciar las Actividades.4. Estimar Recursos de las Actividades.5. Estimar la Duracin de las Actividades.6. Desarrollar el Cronograma.7. Controlar el Cronograma.
COSTOS1. Plan de Gestion de Costos 2. Estimar los Costos.3. Determinar el Presupuesto.4. Controlar los Costos.
CALIDAD1. Plan de Gestion de la Calidad.2. Realizar el Aseguramiento de Calidad.3. Control de la Calidad.
R.R. H.H.1. Plan de Gestin de Recursos Humanos.2. Adquirir el Equipo del Proyecto.3. Desarrollar el Equipo del Proyecto.4. Gestionar el Equipo del Proyecto.
COMUNICACIONES1. Plan de Gestin de las Comunicaciones.2. Gestionar las Comunicaciones.3. Control de las Comunicaciones.
RIESGO1. Plan de Gestin de Riesgos.2. Identificar los Riesgos.3. Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos.4. Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos.5. Planificar la Respuesta a los Riesgos.6. Controlar los Riesgos.
ADQUISICIONES1. Planificar las Adquisiciones.2. Efectuar las Adquisiciones.3. Administrar las Adquisiciones.4. Cerrar las Adquisiciones.
REAS DE CONOCIMIENTOGERENCIA DE PROYECTOS
INTERESADOS1. Identificar a los interesados.2. Plan de Gestin de los Interesados3. Administrar los grupos de Interes.4. Control de Compromiso de los Interesados Project Management Institute (PMI)
PMBOK 5ta edicin
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GERENCIA DE OPERACIONES 10
EDT = Estructura de Descomposicin del TrabajoWBS = Work Breakdown Structure
PLANIFICACINPROGRAMACIN
CONTROL
GESTIN DEL PROYECTO
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GERENCIA DE OPERACIONES 11
Identifica las relaciones de precedencia.
Ordena las actividades.
Determina la duracin y los costos de cada actividad.
Calcula cunto material y cuntostrabajadores sern necesarios.
Determina las actividades crticas, posibles cuellos de botella.
PROGRAMACIN DEL PROYECTO
PROPSITOS DE LA PROGRAMACIN DEL PROYECTO
Muestra la relacin de cada actividad con las dems y con todo el proyecto.
Fomenta el establecimiento de una duracin y el costo realista para cada actividad.
Ayuda a una mejor utilizacin de los recursos de personal, dinero y materiales, identificando cuellos de botella crticos en el proyecto.
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GERENCIA DE OPERACIONES 12
Diagrama de Gantt.
Mtodo del Camino Crtico (CPM).
Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programas (PERT).
TCNICAS DE PROGRAMACIN DE PROYECTOS
DIAGRAMA DE GANTT
Actividad 1Actividad 2Actividad 3Actividad 4Actividad 5Actividad 6
Tiempo
Eje vertical: Siempre actividades o trabajos
Eje horizontal: siempre tiempo
Las barras horizontales se usan para denotar longitud de tiempo para cada actividad o trabajo .
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GERENCIA DE OPERACIONES 13
Tcnicas de red.
Ambas elaboradas en los aos cincuenta: CPM por DuPont para plantas qumicas.
PERT por la Marina de Estados Unidos para los misilesPolaris (+3000 contratistas)
Consideran las relaciones de precedencia y lasinterdependencias.
Cada estimacion es diferente respecto a la duracin de cada actividad. CPM asume tiempos establecidos enfoque determinstico
PERT usa escenarios de tiempos enfoque probabilstico
PERT y CPM
Dirigir yGestionar la
Ejecucin delProyecto
Realizar el Aseguramiento
de la Calidad
Realizar lasAdquisiciones
Adquirir elEquipo delProyecto
Desarrollar elEquipo delProyecto
Gestionar elEquipo delProyecto
Distribuir laInformacin
Gestionar lasExpectativas deLos Interesados
Procesos de ejecucin
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GERENCIA DE OPERACIONES 14
PLANIFICACIN
PROGRAMACIN
CONTROL
GESTIN DEL PROYECTO
Verificar elalcance
Controlar el alcance
Supervisar y controlarlos riesgos
Administrar lasadquisiciones
Supervisar y controlar el trabajo
del proyecto
Realizar elcontrol integradode los cambios
Controlar elcronograma
Controlar loscostos
Realizar el controlde la calidad
Reportar el desempeo
Procesos de supervisin y control
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GERENCIA DE OPERACIONES 15
CONTROL DEL PROYECTO
Costos ejecutados de cada tarea, contra costos presupuestados Cumplimiento del presupuesto
Informes de anlisis de duracin Cumplimiento del cronograma
Informes de la situacin de trabajo Cumplimiento de especificaciones
Aplicacin de mano de obra del programa Productividad
Distribucin de costos ejecutados Anlisis por actividad
Resmenes de costos y horas por funcin Anlisis de la programacin
Uso de materias primas, ejecucin de gastos Calidad de las compras
Informes de problemas/xitos Lecciones aprendidas
Acta de cierre del proyecto.
Cerrar lasadquisiciones
Cerrar el proyectoo la fase
Grupo de procesos de cierre
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GERENCIA DE OPERACIONES 16
Qu dicen los que gerencian proyectos?
90% de las empresas encuestadas dijeron quesubestimaron el tamao y complejidad de sus proyectos.
44% tena sobrecostos de entre 10% y 40%. 37% necesit asignar recursos adicionales. Slo 16% cumpli con los plazos.
Fuente: Encuesta de Robbins-Gioia. Desafos y Tendencias en ProjectManagement (2009)
Por qu fallan los proyectos?Requerimientos incompletos y poco claros
Falta de experiencia en PM: planificar, controlar y coordinar
Falta de soporte ejecutivo
Falta procesos claramente definidos
Falta de autoridad y experiencia para implementar esos procesos, estndares y procedimientos
Falta de herramientas estndar para ayudar a manejar esos procesos
Falta de educacin en los roles y responsabilidades esperados
Recursos no calificados asignados
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GERENCIA DE OPERACIONES 17
Algunas sugerencias. Cada proyecto autorizado apoya claramente un objetivo estratgico aprobado de
la organizacin
Cada uno de los riesgos del proyecto se evalan y administran usando mtodosy sistemas actualmente disponibles
Que todos los proyectos se evalan, priorizan y aprueban basndose en losmismos criterios corporativos.
Que los procesos de la gerencia de proyectos de la organizacin se documentende una manera coherente, y fcil de entender.
Todos los proyectos se administran dentro de unos portafolios apropiados ydefinidos.
Que todos los roles del personal que participa en los proyectos est claramentedefinido, entendido y asignado a gente calificada.
Que se asigne a un sponsor a cada proyecto, y que dicho Sponsor reciba elentrenamiento para cumplir de una manera efectiva con dicho rol.