03.Procedimiento Compras Caja chica (mats) - … · estas facturas, de la caja chica y de su...

Documento propiedad de INDUSTRIAS PROMI DE OCCIDENTE, S.A DE C.V.

PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN

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�� OBJETIVO Documentar el procedimiento llevado a cabo actualmente por la administración de la compañía para la adquisición de materias primas y materiales que por sus importes se decide canalizar la misma vía ‘Caja Chica’ con proveedores nacionales solicitadas por los clientes internos, cumpliendo las políticas de compras, precio, calidad, servicio y fechas de entrega, buscando la reducción de costos, mejores condiciones de negocio con los proveedores para satisfacer las necesidades de la compañía.

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�� ALCANCE Este procedimiento aplica al personal del Departamento de Compras Nacionales, Almacén, Tesorería; así como el Jefe de Administración y Finanzas de Industrias Promi de Occidente, S.A. de C.V.

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�� DEFINICIONES Sistema SAP. Es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning: Planeación de Recursos Empresariales) cuyas siglas significan, Systems, Applications, Products in data processing (Sistemas, Aplicaciones y Productos para procesamiento de datos), desde el cual se puede administrar toda una empresa, teniendo cada departamento su módulo correspondiente, lográndose con esto que toda la compañía este integrada y relacionado entre sí.

Transacción (SAP). Llamado a la ejecución de un programa en el campo de comandos definidos por el sistema dentro del sistema SAP especificados por el usuario o basados en roles.

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RECEPCION DE SOLICITUD DE

PEDIDO DE COMPRA

Según necesidades de cada

departamento

RECEPCION DE MERCANCIA

Auditor/Almacen recibe

materiales al Mensajero

RECOPILACION DE

DOCUMENTOS

Depto. de compras

reenvía facturas a

Depto.Contabilidad

(pdf –xml)

REGISTRO DE FACTURAS Y CAJA CHICA (SAP)

Depto. Compras realiza sus

respectivos procesos en SAP

para registrar y compensar el

saldo de la caja chica.

LIBERACION DE SOLICITUDES DE COMPRA

Se revisan antes de autorización

que no les hagan falta datos en

los formatos (fecha,

descripción, depto., firmas, etc.)

ASIGNACION DE RUTA

Encargada de compras

asigna ruta a Mensajero

y firma vale de caja de

dinero entregado

ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A CONTABILIDAD

Revisa y valida XML de cada

una de las facturas que

integran la caja a comprobar

FIRMA DE CHEQUE

Gerencia de pagos recibe toda la

documentación soporte,

autoriza y firma cheque

bancario.

COMPROBACION DE COMPRAS REALIZADASDiariamente

Mensajero entrega

comprobación del día

a Encargada de

Compras.

ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A TESORERIA

Tesorería recibe documentación

y procederá a elaborar cheque.

Criterio

según

importancia

del gasto

Vía compra

caja chica

PROCESO NORMAL DE

COMPRA

Vía generación

de Orden de

compra por

sistema SAP

Vía Compra Normal

CAMBIO DE CHEQUE POR

EFECTIVO

Mensajero

personalmente

cambia cheque en el

banco.

ENTREGA DE EFECTIVO A TESORERIA

TESORERIA ENTREGA EFECTIVO A ENCARGADA

DE COMPRAS



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Proceso detallado paso a paso de acuerdo a mapeo.

1) RECEPCION DE SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRA De acuerdo a las necesidades de cada departamento (clientes internos), cada usuario o solicitante elaborara una

solicitud de pedido y/o requisición de compra vía sistema SAP, que por lo regular para los casos de compras

nacionales por medio de caja chica pueden ser (papelería, insumos pequeños de computo, materiales varios,

refacciones, materias primas auxiliares para la producción, paquetería, servicios, etc.).

2) LIBERACION DE SOLICITUDES DE COMPRA Los días viernes de cada semana entre las 08:30 y 10:30 horas es el día asignado para recibir las requisiciones de

compra generadas por las diferentes áreas o deptos. de la compañía; están serán revisadas de manera conjunta

entre la Auxiliar de compras y la Encargada y/o responsable del departamento, de manera que estás

requisiciones puedan ser entregadas, durante el transcurso del mismo día, personalmente al Gerente de

Administración y finanzas para su autorización, dejándose como evidencia la rúbrica de esta persona en el

mismo formato de la requisición, durante esta autorización estará presente la responsable del departamento

de compras para que de surgir alguna duda sea aclarada en ese momento y así agilizar el proceso, de lo contrario

no será autorizada la misma.

CRITERIO DE SELECCIÓN Si la requisición es por un monto mayor a $1,500 aproximado y la prioridad del material o servicio no es con

carácter de urgente y requiere características muy específicas para su cotización, se procederá a canalizar esta

requisición como una compra vía orden de compra por sistema SAP (véase Procedimiento de Compra Nacional)

De lo contrario si la requisición es por un monto menor a $1,500 aproximado y la prioridad del material es con

carácter de urgente, aunado a que no es un material o servicio que requiera la realización de cotizaciones por el

mismo valor o importe no considerable se procederá a canalizar esta requisición como una compra por medio

de caja chica.

3) ASIGNACION DE RUTA Ya una vez autorizada y seleccionada la requisición por este canal de compra, la Encargada del Depto. le asignara

una ruta al Mensajero en base a las prioridades del día, dándole dinero en efectivo a esta persona para cubrir

las compras a realizarse, dejándose como evidencia de esto un vale de caja a manera de responsiva de la entrega

del efectivo a comprobar posteriormente.

4) RECEPCION DE MERCANCIA Después de que el Mensajero realizo su ruta asignada, este regresara a las instalaciones de la compañía para

entregar los materiales o productos comprados, será recibida la misma por una persona diferente al Mensajero

realizando una doble función (Auditoria y Resguardo) dejándose como evidencia de esta recepción sello con

fecha y firma del mismo en la nota o factura que ampare la mercancía.



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5) COMPROBACION DE COMPRAS REALIZADAS Ya una vez recibida la mercancía con su respectivo soporte, el Mensajero entregara al Depto. de Compras

Nacionales la comprobación en documentos o facturas de las compras hechas y así proceder a destruir el vale

de caja firmado al momento de la asignación de la ruta.

Cabe mencionar que si de la comprobación a entregar hubo sobrante de dinero en efectivo este será devuelto

a la Responsable del Depto. para su resguardo; en caso contrario si hubo faltante y el Mensajero tuvo que poner

de su propio dinero este tendrá que comprobar el mismo para su reembolso que por lo regular será en el

momento, de no ser así por no disponerse de efectivo en caja chica será repuesto a la brevedad.

6) RECOPILACION DE DOCUMENTOS

Ya una vez realizada la comprobación respectiva, el Departamento de Compras recopilara toda esta

documentación con su respectivo soporte; y reenviara las facturas electrónicas (pdf y xml) recibidas, al correo

electrónico del Departamento de Contabilidad [email protected].

7) REGISTRO DE FACTURAS Y CAJA CHICA (SAP) Ya recopilada la información, el Departamento de Compras procederá a realizar el proceso de registro de todas

estas facturas, de la caja chica y de su compensación de las mismas por medio de sus respectivas transacciones

en su módulo de compras de sistema SAP, que se describen a continuación en el siguiente orden:

7.1. FB60 Registrar factura de acreedor. En esta transacción se registraran todas y cada una de las facturas que

soporten el valor de la caja a pagar y/o reembolsar asignándole el sistema un número de cuenta de acreedor

por cada proveedor y sus respectivas facturas, es decir la creación del pasivo.

Capturar la transacción en el recuadro subrayado

Se presenta la siguiente pantalla:



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Llenar los siguientes datos en la pestaña de Datos básicos:

Acreedor: Buscar en catalogo el número de cuenta.

Referencia: Numero de factura.

Fecha factura: Fecha de la misma.

Importe: Según factura.

Habilitar generalmente opción V4 o según sea el caso.

Texto: Concepto del gasto.

Cta. mayor: Importe moneda: Centro coste: Cuenta de mayor a la El importe según factura Subcuenta contable

que será contabilizado

ese gasto



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En la pestaña de Detalle:

Txt.cabec: Concepto del gasto

Status de este icono en verde

Dar click en simular verificar datos correctos

y finalmente dar click en contabilizar



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7.2. FBCJ Libro de caja. Posteriormente se procederá a ingresar a esta transacción donde se creara la caja a

reembolsarse, asociándose los números de acreedores registrados en la anterior transacción para así integrar

factura por factura el total del valor de la caja, imprimiéndose este documento llamado libro de caja que servirá

como caratula de todo el paquete de la documentación soporte y en el mismo se deje evidencia de su revisión,

o acuse de recibido con la rúbrica y/o firma de la persona involucrada.

Capturar la transacción en el recuadro subrayado

Se presenta la siguiente pantalla:



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Dar click en Cambiar libro caja Sociedad: 1000

Libro de caja: Según aplique

Llenar los siguientes datos:

Acreedor: Buscar en catalogo el número de cuenta.

Referencia: Numero de factura.

Fecha factura: Fecha de la misma.

Importe: Según factura. Habilitar generalmente opción V4 o según sea el caso.

Texto: Concepto del gasto. 7.3. F-44 Compensar acreedor. Finalmente se ingresara a esta transacción con el número de cuenta de acreedor

que le corresponda a cada proveedor y sus respectivas facturas, para así proceder a realizar la compensación de

las mismas y/o eliminación del pasivo y el sistema libere los saldos de cada proveedor y/o facturas.



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Llenar los siguientes datos:

Cuenta: Buscar en catalogo el número de cuenta.

Sociedad: Numero de factura.

Fe. compensación: Fecha de la misma.

Continuar

Se seleccionaran las partidas a compensar que siempre estarán en azul y buscar los mismos importes pero en

negativo e irlos seleccionando a modo de ir saldando esos importes, continuar así sucesivamente hasta

compensar todas las partidas que integren el importe total del libro de caja.

8) ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A CONTABILIDAD Ya realizadas y cerradas todas estas transacciones y con la impresión del libro de caja y su documentación

soporte, se entrega el paquete al Depto. de Contabilidad y este valida que estén debidamente respaldas con sus

XML correspondientes enviados al correo del departamento con anterioridad.



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9) ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A TESORERIA

Continuando con el proceso, el departamento de Contabilidad entregara la documentación del libro de caja ya

validado al departamento de Tesorería, para que este únicamente proceda a elaborar el cheque para el

reembolso de la caja a pagar con la correspondiente impresión de la póliza de cheque; haciendo uso de su

respectiva transacción en sistema SAP que corresponde al módulo autorizado de este departamento.

10) FIRMA DE CHEQUE Ya realizado este proceso en sistema SAP la Encargada de Tesorería entregara la documentación soporte del

libro de caja a la Gerencia de pagos y esta autorice y proceda a firmar el cheque emitido anteriormente para su

posterior cambio en efectivo, fungiendo este proceso como el ultimo filtro de revisión y/o visto bueno por parte

de esta Gerencia.

11) CAMBIO DE CHEQUE POR EFECTIVO Ya una vez autorizado y firmado el cheque, este le será entregado al Mensajero para que se dirija al banco

correspondiente y realice el cambio a efectivo.

12) ENTREGA DE EFECTIVO A TESORERIA El Mensajero ya con el efectivo en mano se lo entregara a la Encargada de Tesorería como medida de control

para que esta persona valide la cantidad en efectivo entregada.

13) TESORERIA ENTREGA EFECTIVO A ENCARGADA DE COMPRAS Ya teniendo en su poder el dinero en efectivo, la Encargada de tesorería se pondrá en contacto con la Encargada

de Compras y entregarle personalmente el mismo, dejándose como evidencia de esta entrega la firma o rubrica

de la Encargada de compras en la póliza de cheque impresa anteriormente durante el proceso.

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