03 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y ... 01 Caracterizacion... · • Programas...
Transcript of 03 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y ... 01 Caracterizacion... · • Programas...
Gerente de gestión integrada y confiabilidad
Asegurar con eficiencia que se implementa,mantiene y mejora el sistema de gestiónintegrado garantizando el cumplimiento de losrequisitos legales y del cliente aplicables a laseguridad, la salud, el medio ambiente, la calidady la confiabilidad.
Apoyar las actividades de los procesos de la compañíapara asegurar el cumplimiento de los objetivos y metasen temas del SGI y de confiabilidad, con miras aminimizar las perdidas y obtener una mayorsatisfacción del cliente y el mejoramiento continuo delas actividades y de los resultados del negocio.
Ser reconocido por el liderazgo, la gestión y elsoporte brindado tanto a los procesos de lacompañía, en los temas relacionados con elmantenimiento y mejoramiento del SGI como a laconfiabilidad de los equipos y servicios.
|PLANEACIONCONTROL DE PROCESOS Y
MEJORAMIENTO
CALIDAD TECNICA Y
CONFIABILIDAD
Objetivo Misión Visión
Responsable del Proceso
Índice de Lesiones IncapacitantesPérdidas ocasionadas por Incidentes / FallasÍndice de Severidad de falla de Sistemas de LevantamientoArtificial.Sostenimiento y Mejoramiento del Sistema de Gestión Integral
RECURSOS NECESARIOSIndicador Estratégico
HUMANOS: Gerente de HSEQ, Líder de HSE, Líder de calidad y confiabilidad, Supervisores HSE, Vigía HSE, Ingenieros de calidad y confiabilidad, Ingeniero QA-QC, ingenieros de procesos y todo el personal.FÍSICOS: Oficina y Elementos de oficina.TECNOLÓGICOS: Herramientas office, servidor, Internet, celular.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 1 DE 21
CONTROL DE RIESGOS HSE
Planificación de la calidad y Confiabilidad
Planeación HSE
Objetivo Alcance
Responsable del Proceso
Plan y Directrices en Calidad- HSE y ConfiabilidadObjetivos, Metas e Indicadores aprobados primer trimestrePresupuesto aprobado en el primer trimestre
Indicadores de Gestión
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 2 DE 21
Documentos relacionados y Normatividad
• Manual del sistema Integrado referenciadocumentos importantes en HSE ynormatividad identificada en la matriz Legal yContractual de la compañía.
Gestionar el direccionamiento en temas de Calidad, Confiabilidad y HSE,generando los objetivos y los requisitos para la calidad, seguridad ysalud en el trabajo y a nivel ambiental así como los requisitos para laaplicación de los elementos del sistema de Gestión integrada.
Fortalecer la cultura empresarial en todos los niveles de laorganización y generar valor desde la gestión preventivaen temas de Calidad, HSE y confiabilidad por parte delcliente.
1. SUB PROCESO DE PLANEACION
Gerente de gestión integrada y confiabilidad
Gestión de Recursos
Definir la gestión de la calidadrequerida en la organización paragenerar cultura de la excelencia.
Objetivo
• Planeación estratégica del área antes dellos 2 primeros meses.
• Necesidad de recursos identificados• Organización y estructura personal
Indicadores de Gestión
• Legislación, normas ynuevos requerimientos.
• Recomendaciones ysolicitudes internas/ Cliente.
• Análisis Y estadísticas defallas
• Direccionamientoestratégico empresarial
• Resultados de inspecciones,y Productos No conformes
• Resultados de revisióngerencial.
• Minutas y requisitoscontractuales
• Información técnica deAlianzas estratégicas.
• Necesidades del cliente• Planificación el producto,
Entradas
• Planes y programas deCalidad y Confiabilidad
• Indicadores y MetasEstratégicos de Calidad yConfiabilidad
• Política integral aprobada
Salidas
Gerente Gestión Integrada y Confiabilidad / Lider Calidad y
Confiabilidad
Responsable del Proceso
Recopilar y analizar datos históricos y
resultados en Calidad y
funcionamiento de equipos
Definir objetivos y Metas de Programas
Diseñar programas, y medidasde control
Revisar riesgos asociados a la integridad operativa y a la
organizaciónRevisar requisitos
contractuales y legales
Definir Estrategia,
plan de trabajo y recursos para
programas
Aprobar Programas y planes sobre medidas
de control establecidas
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 3 DE 21
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
• Del Proceso: *No identificación de la legislación.*Programas y planes inadecuados que no controlen losriesgos Operativos*Falta de conocimiento de indicadores y mejoresprácticas de mercado (competencia) y de lasnecesidades del cliente.
• Ambientales: *Generación de residuos solidos.*RESPEL origen administrativo
Riesgos Principales• Partes interesadas.• Todos los procesos
Afectados
Proveedores
• Partes interesadas yauditorías.
• Todos los procesos
Clientes
1.1 PLANEACIÓN CALIDAD
Definir la gestión de los impactos yriesgos a partir de la identificación yevaluación de los mismos.
Objetivo
• Planeación estratégica del área antes dellos 2 primeros meses.
• Plan trabajo ARL aprobado antes de los 2primeros meses.
Indicadores de Gestión
• Legislación, normas ynuevos requerimientos.
• Recomendaciones ysolicitudes internas.
• Análisis de Accidentes eincidentes.
• Políticas, Objetivos y metas.• Resultados de inspecciones,
observaciones y auditorías yprogramas.
• Resultados de revisióngerencial.
Entradas
• Planes y programas deseguridad y salud en eltrabajo y ambiente.
• Plan de comunicación.
Salidas
Gerente y Líder HSE
Responsable del Proceso
Recopilar y analizar datos históricos y
resultados en HSE
Definir objetivos y Metas de Programas
Diseñar programas, y medidasde control
Revisar Identificación y valoración de
peligros, riesgos, aspectos e impactos
Definir Estrategia,
plan de trabajo y recursos para
programas
Aprobar Programas y planes sobre medidas
de control establecidas
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 4 DE 21
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
• Del Proceso: *No identificación de la legislación.*Programas y planes inadecuados que no controlen losriesgos e impactos.*Falta de conocimiento de indicadores y mejoresprácticas de mercado (competencia)
• Ambientales: *Generación de residuos solidos.*RESPEL origen administrativo
Riesgos Principales
• Partes interesadas.• Todos los procesos
Afectados
Proveedores
• Partes interesadas yauditorías.
• Todos los procesosafectados
Clientes
1.2 PLANEACIÓN HSE
Definir y monitorear la necesidad derecursos necesarios para darcumplimiento al plan de trabajo ydirectrices en Calidad, HSE yConfiabilidad.
Objetivo
• Plan trabajo ARL aprobado antes de los 2primeros meses.
• Ejecución presupuestal > 90<100%• Seguimiento a indicadores de resultados de
indicadores operativos a todo el personaldel área = 100% semestralmente
Indicadores de Gestión
• Planes y programas deCalidad y Confiabilidad
• Indicadores y Metas deCalidad y Confiabilidad
• Planes y programas deseguridad y salud en eltrabajo y ambiente.
• Plan de comunicación.• Presupuesto de Ventas• Listado Proyectos Vigentes• Personal Vigente
Entradas
• Presupuesto aprobado• Ejecución Presupuestal
Salidas
Gerente Gestión Integrada y Confiabilidad
Responsable del Proceso
Recopilar necesidades de
recursos en planilla de
presupuesto
Recibir aprobación de Junta Directiva
Pasar a Aprobación
gerente General
Revisar presupuesto del área incluyendo recursos internos y
externos (ARL)
Monitorear ejecución de presupuesto
Tomar acciones según resultados.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 5 DE 21
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
• Del Proceso: *No identificación de recursos necesarios para darcumplimiento al dir estratégico del proceso*Falta de control a la ejecución de los recursos
asignados• Ambientales: *Generación de residuos solidos.
*RESPEL origen administrativo
Riesgos Principales
• Proceso Administrativo yFinanciero
• Dir Estratégico• Proceso Comercial
Proveedores
• Control de costos• Dir Estratégico
Clientes
1.3 GESTION DE RECURSOS
Ejecución Planes y
Programas Verificación y
Control
Preparación y Respuestas a
Emergencias y Contingencias
Objetivo Alcance
Responsable del Proceso
Indice de frecuencia y severidad de accidentalidadPerdidas por accidentesCumplimiento de objetivos e indicadores programas hseCumplimiento cronograma corporativo hseCalificaciones en auditorias hse con clientes
Indicadores de Gestión
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 6 DE 21
Documentos relacionados y Normatividad
• Manual del sistema Integrado referenciadocumentos importantes en HSE ynormatividad identificada en la matriz Legalde la compañía en temas SST
Gestionar los riesgos en salud y seguridad y losimpactos ambientales encaminados a minimizar oevitar los incidentes y enfermedades, generandovalor a la organización.
Fortalecer la cultura de seguridad en todos los niveles dela organización y generar valor desde la gestiónpreventiva.
2. SUB PROCESO DE GESTION HSE
Lider HSEActualización
de documentos críticos
Actualizar los documentos críticosdentro aspectos HSE
Objetivo
especificaciones técnicas contratos vigentes
Condiciones Bases operativas Vigentes
Estructura organizacionalCambios en los procesosResultados y análisis de
datosRequisitos legales
Entradas
• Registros de capacitación• Control operacional de
riesgos e impactosprioritarios.
Salidas
Líder HSE y Supervisores HSE
Responsable del Proceso
Revisar Documentos de entrada
Aplicar
PH 01 Procedimiento IPVR
PH 03 Procedimiento Identif aspectos /
Determinar necesidad de
controles adicionales
• % Riesgos identificados y Controlados/ Total de riesgospresentes en las operaciones y la organización = 100%
• Cumplimiento en la actualización de matrices =100%• Cumplimiento en el seguimiento a controles definidos=100%
Indicadores de Gestión
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 7 DE 21
2.1 ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS CRITICOS
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
•Del Proceso: *Falta de cobertura de riesgos presentes*Falta de competencia para realizar la tareas
* Controles No Eficaces.
• Ambientales: *Generación de residuos solidos.*RESPEL.
Riesgos Principales
• Planeación HSE• Todos los procesos
afectados.
Proveedores• Todos los proceso
afectados.
Clientes
Fijar plan de acción mediante revisión
cronograma corporativo HSE
Hacer seguimiento al cumplimiento de
controles propios y terceros
Mantener actualización de
estos documentos según periodicidad
definida
Reducir riesgos en salud y seguridad eimpactos ambientales prioritarios.
Objetivo
• Objetivos y metas• Planes y programas,
medidas de control.
Entradas
• Registros de capacitación• Control operacional de
riesgos e impactosprioritarios.
Salidas
Líder HSE y Supervisores HSE
Responsable del Proceso
Divulgar programas y medidas de control de
impactos/ riesgos
Realizar capacitación para ejecución efectiva
Ejecutar los programas y
medidas de control
• % cumplimiento del cronograma de actividades = 90 %Actividades realizadas en el periódico / % Actividadesplaneadas en el periodo = > 90%
• % cumplimiento de objetivos y metas de los programas degestión de riesgos , salud y ambiente > 90%
• Programas de Seguridad: Riesgo Mecánico yEléctrico- Riesgo Vial-Inspecciones
• Programas de Medicina: PVE Cargas y Posturas-PVE control de Ruido- Programa riesgo sicosocial– Prog Promoción y Prevención
• Programa de Formación: Inducción - Programa decharlas y capacitación HSE
• Programas Ambientales: Orden y Aseo – PGIResiduos y Uso eficiente agua y Energía.
Indicadores de Gestión
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 8 DE 21
2.2 EJECUCIÓN PLANES Y PROGRAMAS HSE
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
•Del Proceso: *Falta de cobertura en divulgación y capacitación deplanes y programas.*Incumplimiento en ejecución de cronograma.
* Programas No Eficaces.
• Ambientales: *Generación de residuos solidos.*RESPEL.
Riesgos Principales
• Planeación HSE• Todos los procesos
afectados.
Proveedores
• Todos los procesoafectados.
Clientes
Asegurar la efectividad de programas de gestión ymedidas en el control de los riesgos e impactos críticos
Objetivo
• ILI = < 2014< CLIENTE• IFI• ISA• Incidentes ambientales = 0 eventos
ambientales <a 1 barril• Prevalencia e incidencia de
enfermedades ocupacionales
Indicadores de Gestión
• Cronogramas de ejecución• Análisis de incidentes• Resultados de auditoría• Indicadores de proceso de
HSE
Entradas • Estándares,procedimientos, mejoresprácticas.
• Objetivos y metas• Riesgos e impactos
controlados /matriz deaspectos-impactos ypeligros-riesgos.
• Análisis de indicadores.
Salidas
Líder HSE y Supervisores HSE
Responsable del Proceso
Verificar cumplimiento de
programas
Analizar resultados del
programa y medidas de
control
Realizar análisis de necesidades
requeridas para la mejora
Establecer ó ajustar objetivos y metas para control
de riesgos/impactos
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 9 DE 21
2.3 VERIFICACIÓN Y CONTROL HSE
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
• Del Proceso: *El ajuste de los objetivos y metas no es el adecuado.*La información a analizar no es la real o a destiempo
• Ambientales: *Generación de residuos solidos.*RESPEL.
Riesgos Principales
• Programas y planes HSE• Todos los procesos
afectados
Proveedores
• Todos los procesosafectados.
Clientes
Divulgar Resultados y Acciones
mediante estrategia de comunicación
Responder de manera oportuna y efectiva anteemergencias para reducir el impacto enpersonas, equipos, ambiente, imagen ycomunidad.
Objetivo
• Simulacros programados/realizados = 90%• Brigadistas capacitados (cubrimiento) = > 90%• Plan de Emergencia Vigente y oprtuno.
Indicadores de Gestión
• Informe de vulnerabilidad yamenaza de las zonas deinfluencia
• Recursos existentes dentro yfuera de la Organización
• Matriz de aspectos-impactos ypeligros-riesgos
Entradas • Cambios en análisis devulnerabilidad y amenazas(Plan de emergencias)
• Actualización de matriz deriesgos-impactos
• Registros de simulacros ycapacitación
• Estándares yprocedimientos ajustados onuevos
• Indicadores de gestión(objetivos y metas)
Salidas / Clientes
Líder y Supervisores HSE
Responsable del Proceso
Elaborar ó actualizar plan estratégico de emergencias
Definir procedimientos operativos para
emergencias
Divulgar el plan y
procedimientos
Realizar entrenamiento y
simulacros
Identificar y capacitar brigadas
Realizar análisis para la mejora
Asegurar recursos para la
respuesta de emergencias
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 10 DE 21
2.4 PREPARACIÓN Y RESPUESTAS A EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
•Del Proceso: *Análisis de vulnerabilidad y amenazas incompleto o erróneo*Reacción inadecuada ó errónea ante la emergencia porparte del personal informado o entrenado.
*Daños a la salud, estructura y procesos al presentarsela emergencia.
• Ambientales: *Generación de residuos solidos.*RESPEL.
Riesgos Principales
• Partes interesadas• Todos los procesos afectados• Vecinos
Proveedores
• Todos los procesosafectados
Salidas / Clientes
Divulgar resultados mediante estrategia
comunicación
Objetivo Alcance
Responsable del subProceso
Cumplimiento en el plan de Mejoramiento del SGI> 90%Cumplimiento programa de auditoriasEficacia en el cierre de acciones > 70% en 3 meses
Indicadores de Gestión
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 11 DE 21
Documentos relacionados y Normatividad
• Toda la documentación del SGI
Implementar, revisar y mantener el sistemaintegrado de gestión en función de la misiónestablecida por la compañía, el mejoramientocontinuo y la satisfacción de los clientes y losgrupos de interés.
Debido a la naturaleza del proceso, al ser promotor y líderdel sostenimiento del SGI, aplica a todos los procesos dela compañía.
3. SUB PROCESO DE CONTROL DE PROCESOS Y MEJORAMIENTO
Gerente de sistema de gestión integrado y confiabilidad
SATISFACCION DEL CLIENTE AUDITORIAS
SEGUIMIENTO Y MEJORAMENTO DE PROCESOS
GESTION DOCUMENTAL
Asegurar la disponibilidad de los documentosaplicables a la compañía de acuerdo a suvigencia y operatividad.
Objetivo
• Tramite de solicitudes documentales 100% < 3días
• No Conformidades por Gestión Documental = 0• Seguimiento a la implementación de
documentos = 100%
Indicadores de Gestión
• LMD• Todos los documentos de la
compañía• Informes de auditorias
internas y externas• Solicitudes de normalización
de documentos.• Actualizaciones de entes
externos
Entradas
• Documentos normalizados.• LMD actualizado.• Registro de asistencia a
divulgación.
Salidas
Ingenieros de procesos
Responsable del Proceso
Verificar existencia del
documento solicitado.
Revisar y aprobar los cambios
realizados por parte del responsable del
proceso
Actualizar Listado maestro de documentos
Solicitar al gerente de proceso la
implementación de los documentos
Subir a la red el documento en PDF
y divulgar los cambios
Enviar y/o modificar de documentos
editables para actualizar.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 12 DE 21
3.1 GESTION DOCUMENTAL
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
•Del Proceso: *Información desactualizada*Perdida de la información.*Fallas operacionales por omisión de requisitos.
• Ambientales: *Generación de residuos solidos.*RESPEL.
Riesgos Principales
• Entes externos.• Todos los procesos
involucrados
Proveedores • Todos los procesosinvolucrados
ClientesRecibir registro
de la divulgación e implementación del documento.
Conocer el grado de satisfacción de losclientes frente a los servicios prestados por lacompañía para asegurar su fidelización.
Objetivo
• Medición de Satisfacción al cliente =semestrales
• Seguimiento al cierre de acciones derivadas =80%
• Seguimiento al cierre de PQR ó NC emitidas porlos clientes en un tiempo no mayor a 30 días.
Indicadores de Gestión
• Quejas de los clientesinternos y externos.
• Informes de auditorias.• Encuesta de satisfacción del
cliente.
Entradas
• Encuestas de satisfacciónevaluadas
• Plan de acción.
Salidas
Ing Control de Procesos
Responsable del Proceso
Solicitar evaluación de satisfacción a
los clientes
Identificar la causa raíz de la insatisfacción del
cliente cuando no se obtiene la calificación
mínima requerida
Presentar a la gerencia resultados y el plan de acción
Solicitar plan de acción a los
procesos involucrados
Evaluar resultados de la evaluación
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 13 DE 21
3.2 SATISFACCION DEL CLIENTE
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
•Del Proceso: *Perdida de clientes directos e indirectos*Perdida de credibilidad de la organización*Mantenerse en una cultura de permanecer en el error.
• Ambientales: *Generación de residuos solidos.*RESPEL.
Riesgos Principales
• Clientes internos y externos.• Todos los procesos
involucrados
Proveedores• Todos los procesos
involucrados
Clientes
Hacer seguimiento al cumplimiento del
plan de acción
Asegurar que los procesos de la organización,cumplan con los requisitos establecidos por losdiferentes grupos de interés.
Objetivo
• Cumplimiento del cronograma de la auditoria.Fecha de ejecución <30 días según fecha deprogramación. (Cumple 100%, no cumple 0%)
Indicadores de Gestión
• Documentación y gestión delos procesos del SIG.
• Auditores con cursoactualizado
• Listado de auditores• Programación de fechas,
lugares y auditores asignados• Listas de chequeo• Listado de hallazgos• Informes de auditorias
anteriores
Entradas• Listado de auditores• Cronograma de auditoria• Informe y/o resultado de
auditoria• Evaluación del grupo auditor• Planes de acción
Salidas
Gerente de sistema de gestión integrado y confiabilidad e
ingenieros de Procesos
Responsable del Proceso
Selección y evaluación de
auditores potenciales
Capacitar y calificar los auditores internos
Divulgar el programa de
auditoria
Aprobar el programa de
auditoria
Definir lista de auditores internos
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 14 DE 21
3.3 AUDITORIA
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
• Del Proceso: * Perdida de objetividad del auditor* Auditoria no eficaz
Riesgos Principales
• Todos los procesos• Auditores• Ingenieros de procesos• Clientes internos y externos
Proveedores
• Todos los procesos• Auditores• Ingenieros de procesos
ClientesPreparar auditoria
Elaborar el programa de
auditoria interna
Ejecutar la auditoria
Elaborar informe de
auditoria interna
Presentar el informe y los hallazgos al líder del área
auditada
Realizar auditorias de
seguimiento (si es necesario)
Asegurar el control y la gestión de los procesos de laorganización con el fin de que los servicios ofrecidossean eficientes y de calidad para así mantener lacompetitividad en la industria
Objetivo
• Gestión de cambios identificados = 100%• Seguimiento en la eficacia al cierre de
acciones= 100%
Indicadores de Gestión
• Cambios normativos• Cambios tecnológicos• Directrices de gerencia• Solicitudes de los
responsables de los procesos• Requerimiento de cambio o
creación de un proceso• Caracterización de proceso• Indicadores de proceso• Riesgos operativos del
proceso• Documentos a actualizar o
crear.• Resultados de auditorias
Entradas
• Listado maestro dedocumentos actualizado
• Documentos aprobados• Caracterización de proceso• Indicadores de proceso• Documentación de procesos• Plan manejo del cambio
Salidas
Ing Control de procesos
Responsable del Proceso
Identificar y/o solicitar la necesidad de
acciones correctivas / preventivas / mejora
Gestionar el manejo del cambio para
determinar la viabilidad del mismo
cuando aplique
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 15 DE 21
3.4 SEGUIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE PROCESOS
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
• Del Proceso: * No identificación de acciones eficaces para manejodel cambio
Riesgos Principales
• Todos los procesos de lacompañía
• Clientes internos y externos• Responsables de proceso• Entes reguladores de la
normatividad aplicable
Proveedores • Todos los procesos• Lideres de proceso
Clientes
Definir el alcance de la actualización o creación
de acciones / documentos en los
procesos
Realizar reunión con los encargados de la gestión para garantizar análisis de causas y planes de
acción
Gestionar la actualización o creación
del proceso cuando aplique
Seguimiento a la Ejecución de las
mejoras propuestas
Identificar y seleccionar el proceso y los
encargados de gestionar las acciones
Evaluar la eficacia de los cambios /acciones
realizados
Objetivo Alcance
Responsable del Proceso
Tiempo de tramite de OIT inspección = 100% < 3 díasPNC identificados por el cliente = 0Análisis de fallas divulgadas =100 % < 15 díasTramite y seguimiento a PQR proveedores = 100%, 80%cierre en 3 meses máximoÉxito en implementación de nuevas tecnologíasevaluadas=100%
Indicadores de Gestión
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 16 DE 21
Documentos relacionados y Normatividad
• Listas de Inspección de equipos• Catálogos y especificaciones técnicas
proveedores• Normas técnicas y Procedimientos de Trabajo
seguro• Información técnica de instalación y seguimiento a
condiciones de pozo.
Implementar, revisar y mantener el sistemaintegrado de gestión de calidad en función de lamisión establecida por la compañía, elmejoramiento continuo y la satisfacción de losclientes y los grupos de interés.
Debido a la naturaleza del proceso, al ser promotor y líderdel sostenimiento del SGI, aplica a todos los procesos dela compañía.
4. SUB PROCESO DE CALIDAD TECNICA Y CONFIABILIDAD
Líder Calidad y Confiabilidad
ASEGURAMIENTOCONFORMIDAD DE
PRODUCTO /SERVICIO
GESTION NUEVAS
TECNOLOGIAS
CONTROL METROLOGICO
GESTION Y ANALISIS DE
FALLAS
GESTION DE BUENAS
PRÁCTICAS OPERATIVAS
Asegurar la conformidad de los productos comprados ysolicitar la gestión de reclamación, y quejas ante elproveedor para evitar pérdida a la compañía y Noconformidades con el cliente.
Objetivo
Disponibilidad de listas de verificación del 100%de los equipos presentes en el inventarioTiempo de tramite de OIT inspección = 100% < 3díasPNC identificados por el cliente = 0Seguimientos mensuales a PQR = 100%Seguimiento al clierre de PQR emitidas > 80% en3 meses.
Indicadores de Gestión
• Orden Interna de Trabajo
Entradas
• Reporte de Inspección
Salidas
Ingeniero de Calidad y Confiabilidad
Responsable del Proceso
Recibir OIT de inspección de
producto
Identificar el producto y MP según código de colores de la compañía
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 17 DE 21
4.1 ASEGURAMIENTO DE LA CONFORMIDAD
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
• Del Proceso: *Falta de competencia para identificar productos Noconformes
Riesgos Principales
• Procesos de Compras• Proceso de Inventarios• Proceso de Operaciones• Proceso de Materiales
Proveedores• Procesos de Compras• Proceso de Inventarios• Proceso de Materiales• Proceso de Operaciones
ClientesDocumentar las PQRs resultantes y enviar a
compras para ser tramitadas con el
proveedor
Determinar conformidad de producto y M.P según
criterios establecidos
Hacer seguimiento al cierre de PQRs
Analizar los Productos No Conformes presentados
Realizar inspección de productos y Materias
Primas nuevas
Determinar acciones y hacer seguimiento a su
cierre
Gestionar la búsqueda, análisis, conocimiento y liderarla implementación de nuevas tecnologías aplicables alas operaciones de la organización aportando al logrode los objetivos de la compañía
Objetivo
• Nuevas tecnologías evaluadas en el período >1• Avance en la implementación de nuevas
tecnologías = 1 por año• Éxito en la implementación de nuevas
tecnologías (evaluadas vs instaladas)
Indicadores de Gestión
• Resultados de monitoreo yseguimiento a condicionesoperativas
• Necesidades y solicitudes delos clientes
Entradas
• Análisis costo / beneficio detecnologías.
Salidas
Líder e Ingeniero de Calidad y Confiabilidad
Responsable del Proceso
Conocer / Buscar nuevas tecnologías
aplicables en el mercado
Líderar determinación de pozos candidatos/ proyectos aplicables.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 18 DE 21
4.2 GESTION DE NUEVAS TECNOLOGIAS
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
• Del Proceso: *Errores en la evaluación que provoquen pérdida derecursos.
Riesgos Principales
• Procesos de Compras• Proceso de Inventarios• Proceso de Operaciones• Proceso de Materiales
Proveedores• Procesos de Compras• Proceso de Inventarios• Proceso de Materiales• Proceso de Operaciones
ClientesAsegurar condiciones
para instalación exitosa: Procedimientos,
herramientas, competencia, etc
Apoyar establecimiento de alianzas estretégicas
y modelo para implementar
Acompañar la implementación de nuevas tecnologías
Seguimiento durante 3 meses o periodo de
estabilización de nuevas tecnologías
Realizar análisis teórico/ técnico
Gestionar documentación y
divulgación de lecciones/ buenas practicas según
curva operativa
Seguimiento a eficacia cierre acciones
derivadas
Garantizar se determinen acciones enfocadas almejoramiento de la confiabilidad operativa de lacompañía, derivado del análisis de las fallas operativasy aseguramiento de los procesos.
Objetivo
• Cobertura de fallas analizadas Vssolicitadas=100%
• Tiempo de tramite de solicitudes > 15 díashasta la divulgación.
• Realización y entrega de PQR < 5 días desdecerrado el informe de falla
• Seguimiento a cierre de PQR < 3 meses desdeentregada a compras
Indicadores de Gestión
• Solicitud de análisis de fallainterna / Externa.
Entradas• Informe de falla• Lecciones aprenidas
divulgadas• Planes de Acción
implementados• Resultados inspecciones de
integralidad
Salidas
Líder e ingenieros de calidad y confiabilidad
Responsable del Proceso
Realizar análisis y evaluación de
evidencia
Apoyar retroalimentación de resultados al cliente externo cuando de
requiera
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 19 DE 21
4.3 GESTION Y ANALISIS DE FALLAS
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
• Del Proceso: *Hipótesis errada en causa y modo de falla.• Falta de competencia para realizar informes de
falla.
Riesgos Principales
• Proceso Comercial• Proceso Operaciones• Proceso Proyectos
Proveedores
• Procesos Comercial –Operaciones- Proyectos
Clientes
Divulgación de lecciones aprendidas
Realizar informe de Falla y Plan de acción
para evitar reincidencia.
Cálculo , Alimentación análisis de
indicadores de fallas y estadísticas
Seguimiento al cierre de acciones derivadas
Solicitar realización de pruebas / Análisis complementarios
cuando se requiera
Seguimiento al cierre de PQR generadas.
Gestionar PQR cuando aplique
Asegurar la incorporación de buenas practicas operativasderivadas de la curva de aprendizaje operativo de laorganización y aportar a la estrategia de excelencia operativa.
Objetivo
• Cumplimiento del Plan de visitas de integralidad > 90%• Cumplimiento del plan de capacitación 360°> 80%• Eficacia en el cierre de acciones derivadas > 70%• Buenas practicas documentadas y divulgadas = 100%
Indicadores de Gestión
• Resultados de Monitoreo aequipos que exceden el runlife establecido
• Resultados de nuevastecnologías
• Lecciones aprendidasderivadas de fallas
• Resultados a Noconformidades por parte delcliente
• Documentación técnicaoperativa
• Programación de servicios /instalaciones
Entradas
• Plan de visitas deintegralidad
• Plan de capacitación 360°• Planes y acciones de
mejoramiento
Salidas
Líder / ingenieros Calidad y Confiabilidad
Responsable del Proceso
Revisión y Análisis de Información de
entrada
Determinar programa /plan de acompañamiento
de inspección y acompañamiento campo
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 20 DE 21
4.4 GESTION DE BUENAS PRACTICAS OPERATIVAS
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
• Del Proceso: *Falta de competencia para identificar condiciones demejora derivado de visitas a campo y análisis de casos
exitosos y análisis de fallas.
Riesgos Principales
• O´nperaci
Proveedores• Proceso de Gestión Humana• Proceso Comercial y
Operaciones• Dir estratégico
Clientes
Ejecutar plan de visitas y/o inspección a campo
Solicitar y/o liderar implementación de plan de acción en
procesos involucrados
Registrar y divulgar resultados
Liderar fijación de plan de acción
Determinar necesidad de creación/ actualización de
procedimientos / documentación técnica derivado de casos exitosos y casos de falla.
Determinar y apoyar implementación de
necesidades de capacitación 360 grados
interno y externo
Hacer seguimiento a la implementación de
controles en la operación
Gestionar un Plan de Aseguramiento Metrológico que genere confianza alcliente interno y externo, en la prestación del servicio técnico, al garantizarla funcionalidad de los equipos y la exactitud de las mediciones realizadaspor estos, de manera que éstas se realicen con el mínimo error posible.
Objetivo
• Cumplimiento del plan de calibración /Verificación = 90%
• Cobertura del plan de Calibración / Verificación= 100% equipos existentes que afecten lacalidad.
• No Conformidad por control metrológico= 0
Indicadores de Gestión
• Inventario de equipos• Equipos de medición
adquiridos por laorganización.
Entradas
• Plan Metrológico• Equipos Calibrados /
Verificados
Salidas
Líder e ingenieros de calidad y confiabilidad
Responsable del Proceso
Identificación y Actualizar listado de equipos control
metrológico Equipos patron o de trabajo
Gestionar calibración / verificación Interna o con
organismo externo calificado cuando se
requiera
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN INTEGRADA Y CONFIABILIDAD
REVISIÓN 03
FECHA 09/03/2015
CHQ-01 PÁGINA 21 DE 21
4.5 CONTROL METROLÓGICO
• Ocupacionales:* Ergonómico* Físico* Psicolaboral.
• Del Proceso: * Falta de competencia para desarrollar la labor.• Errores en la medición para determinar necesidad
de calibración / Verificación.
Riesgos Principales
• Compras• Operaciones• Calidad• Materiales• Inventarios
Proveedores• Calidad y Confiabilidad• Compras• Inventarios• Operaciones• Mateirlaes
ClientesDeterminar aceptación o no del equipo
Determinar frecuencia de calibración y/o
verificación según rutinas de fabricante
Rotular / identificar estado
Asegurar archivo de registros de calibración /
verificación.
Revisar y asegurar tenencia y cumplimiento
de los parámetros de uso, almacenamiento y
preservación
Dar de baja a equipos No conformes
Apoyar Determinación necesidades y
especificaciones de compra Equipos Patrón
o de Trabajo.