PAPELES DE TRABAJO EN LA AUDITORA GUBERNAMENTAL*

LEY N 27785 LEY ORGNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL Y DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA de 13 de julio de 2002Establece las normas que regulan el mbito, organizacin, atribuciones y funcionamiento del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica.Propende al apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control gubernamental para:Prevenir y verificar, la correcta, eficiente y transparente utilizacin y gestin de los recursos y bienes del Estado.Desarrollo honesto y probo de las funciones y actos de las autoridades, funcionarios y servidores pblicos.Cumplimiento de metas y resultados obtenidos por las instituciones sujetas a control.El mejoramiento de sus actividades y servicios en beneficio de la Nacin. *

mbito de aplicacinEl Gobierno Central, sus entidades y rganos autnomos, que bajo cualquier denominacin formen parte del Poder Ejecutivo, incluyendo las Fuerzas Armadas y la Polica Nacional y sus respectivas instituciones.Los Gobiernos Regionales y Locales e Instituciones y empresas pertenecientes a los mismos, por los bienes materia de su participacin accionaria.Las unidades administrativas del Poder Legislativo, del Poder Judicial y del Ministerio Pblico.Los Organismos Autnomos creados por la Constitucin Poltica del Estado y por Ley e Instituciones y personas de derecho pblico.*

mbito de aplicacinLos organismos reguladores de los servicios pblicos y las entidades a cargo de supervisar el cumplimiento de los compromisos de inversin provenientes de contratos de privatizacin.Las empresas del Estado, as como aquellas empresas en la que ste participe en el accionariado, cualquiera sea la forma societaria que adopten, por los recursos y bienes materia de esa participacin. Las entidades no gubernamentales y las entidades internacionales por los recursos y bienes del Estado que perciban o administren.*

Control GubernamentalSupervisin, vigilancia y verificacin de los actos y resultados de la gestin pblica, en atencin al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economa en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado.Cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de poltica y planes de accin, evaluando los sistemas de administracin, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a travs de la adopcin de acciones preventivas y correctivas pertinentes. (Art. 6 de la Ley 27785)*

Tipos de Control GubernamentalControl InternoEs el ejercicio previo, simultneo y posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad de que la gestin de sus recursos, bienes y operaciones se efecte correcta y eficientemente.El control interno previo y simultneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores pblicos, como responsabilidad de las funciones que le son inherentes.El control posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor en funcin del cumplimiento de las disposiciones establecidas por el rgano de Control Institucional, segn sus planes anuales. (Art. 7 de la Ley 27785)*

Tipos de Control GubernamentalControl ExternoPolticas, normas, mtodos y procedimientos tcnicos que compete aplicar a la CGR u otro rgano del Sistema, con el objeto de supervisar, vigilar la gestin, la captacin y el uso de los recursos y bienes del Estado.Es de carcter selectivo y posterior.Puede ser preventivo o simultneo cuando se determine taxativamente por la presente Ley o por normativa expresa.Se pueden efectuar inspecciones y verificaciones, diligencias, estudios e investigaciones necesarias para fines de control. *

El Sistema Nacional de Control, es el conjunto de: rganos de control; normas; mtodos; y, procedimientosestructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizadaDefinicin de Sistema Nacional de Control Ley 27785 - Art. 12.- Definicin*

rganos delSistema Nacionalde ControlSNCContralora General de la Repblica CGR(Ente Tcnico Rector)Sociedades deAuditora - SOA(Designadas por la CGR, para efectuar Auditorias Financieras Anuales)rganos del Sistema Nacional de Controlrganos de Control Institucional - OCI(Ministerios, Gobiernos Regionales, Fuerzas Armadas, Polica Nacional, Municipalidades, Empresas, etc.)*

Normas del Sistema Nacional de Control*

Nivel

Ttulo

Contenido

I

Constitucin Poltica del Estado

La Constitucin Poltica, constituye el primer marco jurdico y fundamental, que establece la estructura de un Estado, rige las relaciones entre los poderes del Estado, define sus atribuciones y los principales derechos y deberes

II

Ley 27785

Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica

Ley 28716

Ley de Control Interno de las Entidades del Estado

III

Normativa General

Reglamentos autorizados por la Ley OSNC y de la CGR; Normas de Control Interno para el Sector Publico

IV

Normativa Especfica

Constituido por el Marco Normativo del control gubernamental, expedido por RC

V

Documentos Orientadores

Documentos de naturaleza metodolgica, comprende Guas Tcnicas y Documentos de Trabajo

Mtodos del Sistema Nacional de ControlAccionesde ControlActividadesde ControlI. Auditora FinancieraII. Examen EspecialIII. Auditora de GestinIV. V. De Control Previo (CGR)Evaluacin de DenunciasEvaluacin Medidas de AusteridadEvaluacin del NepotismoMtodos del Sistema Nacional de ControlSeguimiento Medidas Correctivas*

Origen de la Auditora: Plan Operativo - Denuncia - Solicitud CongresoPrograma deAuditoraPlanificacin de la AuditoraPlan de Auditora

Ejecucin del Programa de Auditora

InformeTrabajo de CampoComunicacin de HallazgosEmisin del Informe Cmo se realiza una Accin de Control ? Informe*

Normas de AuditoraUna Norma de Auditora es una medida de actuacin o un criterio establecido por una autoridad profesional. Es un medio para medir la actuacin del auditor.

FUENTE: PRINCIPIOS BASICOS DE AUDITORIA- ARTHUR W. HOLMES, CPA*

Normas de AuditoraContribuyen a que las auditoras sean evaluaciones imparciales, objetivas y confiables de la gestin gubernamental.Constituyen un valioso marco de referencia para el control gubernamental.

FUENTE:NAGU*

Normas de AuditoraNormas de Auditora Generalmente Aceptadas - NAGA.Normas Internacionales de Auditora - NIA.Normas de Auditora Gubernamental NAGU.Statement on Auditing Standard - SAS.*

Normas de Auditora Generalmente Aceptadas - NAGA.

Emitidas por el Instituto Americano de Contadores Pblicos (SAS 1).Vigentes en el Per a partir de 1971 al ser aprobadas por el III Congreso Nacional de Contadores Pblicos.Requisitos de calidad, que deben observarse para el desempeo del trabajo de auditora profesional. *

Normas de Auditora Generalmente Aceptadas - NAGA.Normas Generales o PersonalesEntrenamiento tcnico adecuado y pericia como auditores.Independencia de criterio.Cuidado profesional en la ejecucin de la auditora y en la preparacin del dictamen.*

NAGAs.

Normas de Ejecucin de la Auditora.Planificacin apropiada y debida supervisin.Estudio y evaluacin apropiado de la estructura de control interno.Obtencin de evidencia competente y suficiente, mediante la inspeccin, observacin, indagacin y confirmacin para proveer una base razonable para la opinin.*

NAGAs.Normas de preparacin del Dictamen.EE.FF. presentados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.Uniformidad en la aplicacin de los principios.Presentacin de los EE.FF. en forma razonablemente apropiada.Expresin de una opinin sobre los EE.FF. tomados en su integridad o la aseveracin de que no puede expresarse una opinin.*

Las Normas Internacionales de Auditora- NIAs.- Pronunciamientos emitidos por el Comit Internacional de Prcticas de Auditora de la Federacin Internacional de Contadores -IFAC (siglas en ingls).Normas internacionales aplicables a la profesin contable del Per y en particular a la especialidad de la auditora independiente.Consecuencia lgica del proceso de evolucin de las NAGAs.Ordenadas en temas y secciones.*

Statement on Auditing Standard -SAS aprobadas y publicadas por el Instituto Americano de Contadores Pblicos-AICPANormas aplicables a la auditora de estados financieros en los Estados Unidos de Norteamrica y en Auditoras de EE. FF. de Proyectos financiados por el BID, USAID, AID y BIRF por el origen de los recursos.Estas Declaraciones ofrecen lineamientos para auditores en el cumplimiento de su responsabilidad. *

Pronunciamientos Tcnicos del Colegio de Contadores Pblicos de Lima.N 3: El Dictamen del Auditor Independiente.N 4: Dictmenes de Auditora con Fines Especiales.N 5: Dictamen sobre Estados Financieros Consolidados, Combinados, Referencia de Otros Auditores y Auditoras Conjuntas.*

*

...Normas de Auditora GubernamentalSon de cumplimiento obligatorio por los auditores de:La Contralora General.Los rganos de Control InstitucionalSociedades de Auditora designadas por la CGR.Profesionales y/o especialistas de otras disciplinas que participan durante el proceso de la auditora gubernamental.*

Auditora Gubernamental

Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecucin, en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe.*

Objetivos de la Auditora Gubernamental:

Evaluar correcta utilizacin de los recursos pblicos.Verificar cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias.Determinar razonabilidad de la informacin financiera.Cumplimiento de metas y objetivos previstos.Recomendaciones para mejorar la gestin pblica.Fortalecer el Sistema de Control Interno de la entidad.*

Tipos de Auditora GubernamentalAuditora Financiera.Auditora de Gestin.Examen EspecialDICTAMENPRODUCTOINFORMEINFORMEEl tipo de la Auditora Gubernamental se define por sus objetivos.*

Auditor GubernamentalEs el profesional que rene los requisitos necesarios para el ejercicio del trabajo de auditora en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, aplicando las NAGA, las NIA y las NAGU.*

Cdigo de tica del Auditor GubernamentalExigencias ticas cuya forma y espritu deben ser tomados en cuenta por los auditores gubernamentales.Aptitud de Servicio.Calidad de Servicio.Compromiso con el Pas.Cordialidad.Cuidado y Esmero Profesional.Independencia, Objetividad e Imparcialidad.Probidad administrativa.Reserva o confiabilidad.Tecnicismo.Vocacin por la verdad y la transparencia.

Aprobado por Resolucin de Contralora N 077-99-CG de 07.Jul.99*

NAGU 1 Normas GeneralesNormas de Auditora Gubernamental- NAGUCualidades y calificaciones del auditor y la calidad de su trabajo1.10 Entrenamiento Tcnico y Capacidad Profesional1.20 Indepen-dencia1.30 Cuidado y Esmero Profesional1.40Confiden-cialidad1.50 Participacin de Profesio-nales y/o Especia-listas1.60 Control de Calidad*

Normas de Auditora Gubernamental- NAGUNAGU 2 Normas relativas a la Planificacin de la Auditora GubernamentalEstablecen los criterios tcnicos generales para una apropiada planificacin de la auditora2.10Planificacin General (*)2.20Planeamiento de la Auditora2.30Programa de Auditora2.40Archivo Permanente(*)SOAs exceptuadas*

Normas de Auditora Gubernamental- NAGUNAGU 3 Normas relativas a la Ejecucin de la Auditora GubernamentalNormas para la realizacin de la auditora3.10Evaluacin de la Estructura del Control Interno3.20Evaluacin del cumplimiento de las disposiciones legales y Reglamentarias3.30 Supervisin del Trabajo de Auditora3.40 Evidencia suficiente, competente y relevante3.50 Papeles de Trabajo3.60 Comunica-cin de Hallazgos3.70 Carta de Represen-tacin*

Normas de Auditora Gubernamental- NAGUNAGU 4 Normas relativas al Informe de Auditora Gubernamental4.10 Elaboracin del InformeCriterios tcnicos para el contenido, elaboracin y presentacin del Informe de Auditora Gubernamental4.20 Oportu-nidad del Informe4.30 Caracte-rsticas del Informe4.40 Contenido del Informe4.50 Informe Especial4.60 Seguimiento de recomenda-ciones de auditoras anteriores*

Tcnicas de AuditoraMtodos prcticos de investigacin y prueba que el auditor utiliza para lograr la informacin y comprobacin necesaria para fundamentar su opinin y conclusiones. Su empleo se basa en el criterio o juicio del auditor.Generalmente se clasifican en base a la accin que se va a ejecutar.*

Verificacin OcularVerificacin VerbalVerificacin escritaVerificacin documentalVerificacin fsicaPrincipales Tcnicas de AuditoraIndagacin, entrevistas, encuestasAnlisis, Confirmacin, Tabulacin, Conciliacin.Comprobacin, Computacin, Rastreo, Revisin selectiva.Inspeccin

Comparacin, Observacin*

Prcticas de AuditoraSon las operaciones o labores de auditora (no consideradas como tcnicas) efectuadas como parte del examen. Son elementos auxiliares muy importantes.Normalmente se les confunde como tcnicas.*

Principales Prcticas de AuditoraSirven en las labores de auditora como elementos auxiliares. MUESTREOESTADISTICO (CLCULO DE PROBABI-LIDADES)SINTOMAS (SEAL O INDICIO DE ALGUN A COSA)INTUICION(SEXTO SENTIDO)PRUEBAS SELECTI-VAS A JUICIO DEL AUDITORSOSPECHA(ACTITUD DE DESCONFIAR)*

Procedimientos de AuditoraConjunto de tcnicas que forman el examen de una partida o de un conjunto de hechos o circunstancias.La combinacin de tcnicas y prcticas de auditora, depende del criterio del auditor. *

Pruebas de Cumplimiento Estn dirigidas a tener una seguridad razonable de que aquellos controles internos en los que se basa la confianza del auditor estn vigentes.Pruebas SustantivasPruebas de detalles de las transacciones y de los saldos.Anlisis de ndices y tendencias importantes, incluyendo la investigacin de fluctuaciones y partidas poco usuales.*

NAGU 3.40 EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTEEl auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o funcin que sea objeto de auditora.*

Caractersticas de la EvidenciaSUFICIENCIA: Objetiva y convincente.Veraz y adecuada.COMPETENCIAVlida y confiable. RELEVANCIARelacin lgica y patente con el hecho que se quiere demostrar o refutar. *

Clasificacin de la EvidenciaDOCUMENTALInformacin elaborada porla administracin relacionada con su desempeo y las que establecen las normas procesales.TESTIMONIALSe obtienen de terceros en forma de declaraciones hechas en el curso de las investigaciones y entrevistasANALTICAComprende los clculos, comparaciones, razonamientos y separacin de la informacin en sus componentesFISICASe obtiene mediante la inspeccin u observacin directa de los hechos*

LA NAGU 3.50 - PAPELES DE TRABAJO El auditor debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas en forma de papeles de trabajo.*

Qu son los Papeles de Trabajo?Evidencia documental del trabajo del auditor.Conjunto de cdulas y documentos conteniendo informacin preparada u obtenida y conservada por el auditor.*

... Qu son los Papeles de Trabajo?Constancia del trabajo que el auditor juzg necesario realizar, cmo lo realiz y de sus conclusiones.Evidencia del cumplimiento de las NAGU.Base del informe del auditor y la prueba de la responsabilidad profesional correspondiente.*

Objetivos de los Papeles de TrabajoContribuir a la planificacin y ejecucin de la auditora.Constituir la fuente primordial para la redaccin del informe y la evidencia del trabajo realizado. Facilitar la revisin y supervisin del trabajo de auditora.Servir como antecedentes para futuras auditoras.*

Importancia de los Papeles de TrabajoProporcionan el sustento para el Informe.Facilitan la conduccin y supervisin de la auditora.Permiten la revisin de la calidad.Excepcionalmente en procesos legales, sirven para defenderse en el caso de que se le atribuya negligencia o fraude. Como gua para auditoras subsecuentes de una misma entidad o cliente.*

Formas de los Papeles de TrabajoForma de datos contenidos en documentos.Pelculas. Medios de almacenamiento magntico, electrnico e informtico.*

Tipos de hojas utilizadas para la elaboracin de los Papeles de Trabajo Para la mayora de las cdulas de trabajo:Hojas de tamao estndar de siete columnas.Hojas de doble tamao estndar de 14 columnas. *

Tipos de hojas utilizadas para la elaboracin de los Papeles de Trabajo Para documentar entrevistas, inspecciones y otras labores presentadas en forma narrativaHojas rayadas de tamao estndar.*

Requisitos que deben cumplir los Papeles de Trabajo1.Completos y exactos.

2.Claros, comprensibles y detallados.

3.Legibles y ordenados.

4.Solo informacin relevante. 5.Informacin sobre cada fase de la auditora.6.Reflejo de las cualidades de destreza y experiencia del auditor que los elabora.*

Cdulas SumariasTipos de CdulasCdula MatrzCdula principalPresenta en forma global montos objeto del examen o reas (procesos)a examinarseSe originan de las cdulas matrices.Presentan las diferentes cuentas de un rubro o secuencia de una transaccin o rea operativa o proceso.Cdulas AnalticasCdulas Auxiliares*

Consideraciones sobre la elaboracin de los Papeles de Trabajo.El encabezamiento de cada cdula incluir:Nombre y siglas de la entidad auditada.Tipo de Examen.Perodo del examen.Ttulo de la Cdula de Trabajo.*

Encabezamiento de los P/T(Entidad)Universidad La Esperanza(Tipo Examen) Examen Especial al Area de Abastecimiento(Perodo) Del 01.Ene.98 al 31.Dic.2000(Ttulo) Licitaciones Pblicas*

... Consideraciones sobre la elaboracin de los Papeles de Trabajo.En la parte inferior:En el lado derecho el cdigo de acuerdo al ndice que corresponda.En el lado izquierdo el nombre o iniciales de la persona que la prepar y de quien la revis, as como las fechas de preparacin y de revisin.*

... Informacin que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo.Pueden prepararse a lpiz o lapicero de color o tinta negra.Contenido conciso mostrando relacin directa con el trabajo realmente ejecutado.Indicar la fuente de informacin.Las aseveraciones que contienen deben estar respaldadas y sustentadas.Pulcritud y exactitud. Los nombres y apellidos y razones sociales deben estar correctamente escritos.*

... Informacin que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo.Referenciacin cruzada con otros papeles de trabajo relacionados con el programa de auditora. Un solo asunto por cdula.Llenadas slo por el anverso.Informacin y documentacin obtenida como listados informticos deben ser autorizadas y visadas por los niveles correspondientes. *

... Informacin que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo.Fotocopias debidamente autenticadas (dependiendo el caso).Confirmaciones de terceros, para ser considerados papeles de trabajo debern contar con: marcas de auditora, comentarios, conclusiones, codificados, referenciados y firmados o visados por los auditores que efectuaron el trabajo.*

No existe una forma estndar para los P/T, siempre es necesario que el auditor utilice su criterio profesional.Los P/T de aos anteriores deben ser usados como una gua para el tipo de trabajo a realizarse, porque de lo contrario no se mejorara su contenido, su presentacin ni la forma de obtener evidencias.... Informacin que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo.*

... Consideraciones sobre la elaboracin de los Papeles de Trabajo.La eficiencia de un auditor se mide en sus P/T. HBITOS DE TRABAJO DESORDENADOSPENSAMIENTOS DESORDENADOSDEFICIENTE VERIFICACIN DESINTERSDESCUIDO*

Fallas comunes en la elaboracin de los Papeles de Trabajo.No existe evidencia de que se efectu el estudio y evaluacin del control interno.No indican cuando se aclaran los problemas que surgieron en el curso de la auditora.Listados informticos sin ninguna marca de auditora.Archivos llenos de fotocopias.*

...Fallas comunes en la elaboracin de los papeles de trabajo.No hay referencia cruzada.No hay indicacin de los procedimientos realizados.Informacin insuficiente sobre un determinado hecho.Cdulas Resmenes incompletas(*)

(*) Deben contener Objetivo, Labor realizada, Resultados Obtenidos, Conclusiones y Recomendaciones)*

...Fallas comunes en la elaboracin de los papeles de trabajo.

Falta cerrar todos los circuitos de una transaccin u operacin.Falta de referencia en las cdulas que han originado un ajuste de auditora.No sealar las bases para la valuacin de los activos ni las polticas de depreciacin (EE.FF).*

...Fallas comunes en la elaboracin de los papeles de trabajo.No se cuenta con la Carta de Representacin.No se indica la fuente de la que se ha obtenido informacin.No se indica quin elabor la cdula ni cundo.No hay evidencia de la revisin del encargado y supervisor.*

Marcas de AuditoraSignos elaborados para identificar y explicar procedimientos de auditora realizados.Indican la naturaleza y extensin de la verificacin aplicada en cualquier etapa.Tambin se les conoce como smbolos, claves, tildes.*

Clases de Marcas de AuditoraCon significado uniformeEstandarizadas.Tienen el mismo significado para todas las auditoras.Con leyenda a criterio del auditorSignificado no convencional.Significado adecuado a cada caso e indicado en c/u de las hojas de trabajo. *

Reglas para la aplicacin de las Marcas de AuditoraUso del lpiz o lapicero rojo.El supervisor emplear lpiz o lapicero de color distinto.Su significado debe incluirse en la ltima hoja de cada rubro o rea examinada, utilizando hojas de 14 columnas.No se deben registrar sin haberse efectuado el procedimiento.*

Marcas de Auditora con Significado UniformeCotejado, comprobado, correcto.Verificado y revisado con documentacin sustentatoria.Sustentatoria:Verificado con libros oficiales y auxiliares de contabilidad y registros presupuestales.Suma correcta vertical.Suma correcta horizontal.Clculo verificado.*

Marcas de Auditora con Significado UniformeCircularizado.Circularizacin confirmada.Verificacin fsica.Operacin autorizada.Pago Posterior.Cobro Posterior.*

Ejemplo de Marcas de Auditora con leyenda a criterio del auditorSColocada bajo una cantidad en un registro, para sealar la ltima partida del perodo actual que se haya examinado.En el balance de comprobacin al lado de una cuenta para indicar que ser necesario elaborar una cdula respecto a dicha cuenta. Cuando la cdula de auditora mencionada en el inciso anterior ha sido concluida.Cuando un comentario ha sido investigado y a su vez aceptado, o bien que se haya ajustado y aceptado.Ejemplos tomados de Principios Bsicos de Auditora de Arthur W. Holmes CPA.*

...Ejemplo de Marcas de Auditora con leyenda a criterio del auditoryEfectuado recuento en forma selectiva.N/ANo AplicableA,B,C...C/I 1, C/I 2 ...ObservacionesObservaciones*

Archivos de AuditoraEl auditor debe conservar la informacin que ha obtenido durante la auditora. Debe agruparla y ordenarla en archivos o legajos. Los archivos se clasifican en:Archivo Permanente.- Se custodia la informacin de la entidad que no es de naturaleza variable y que ser importante en los prximos ejercicios.Archivo Corriente(*).- Custodia la informacin de la auditora en curso.Tambin llamado archivo de la auditora en curso.

*

Clasificacin de los ArchivosARCHIVO PERMANENTE. ARCHIVOS CORRIENTESI .-PERMANENTE (P)II .- DE PLANIFICACIN (L)III.-CORRIENTE DE AUDITORA FINANCIERA (F) IV.-CORRIENTE DE AUDITORA DE GESTIN (G)V.- DE EXAMEN ESPECIAL (E)VI.- COMUNICACIN DE HALLAZGOS (OC O DR)VII .- RESUMEN DE AUDITORA (R)VIII.-DE CORRESPONDENCIA (C)IX .- OPCIONAL (O)X .-VARIOS (V)*

Identificacin de los ArchivosNombre y siglas de la entidad.Unidad a cargo del examen.Tipo de Examen.rea(s) a examinar.Perodo evaluadoIntegrantes del Equipo.Fecha de inicio y trmino del trabajo de campo.Nmero del Informe.*

ENTIDAD AUDITADA: ENTIDAD NN SIGLAS: NNUBICACIN: LIMAUNIDAD: GERENCIA DE G. CENT.TIPO DE AUDITORA: EXAMEN ESPECIALREA A EXAMINAR: ABASTECIMIENTOPERODO EVALUADO: DEL 01 DE ENE.98 AL 31 DIC.2000 FECHA INICIO: 15.05.2001 FECHA TRMINO: 15.07.2001

CATEGORA:NOMBREGerente Juan Ramos Glvez Sub Gerente Alicia Crdenas PinedoSupervisor Carlos Martnez LaosEncargado Mirian Hernndez LujnAuditor Jos Luis Amador AlvaAuditor*

Descripcin de los archivos de Papeles de TrabajoI. Archivo Permanente: Incluye informacin general de la entidad que no es de naturaleza variable y que ser relevante en los siguientes ejercicios.Se le ha codificado con la letra P.Debe mantenerse actualizado de ao en ao segn lo establece la NAGU 2.40.Su contenido se encuentra regulado desde el P 1 hasta el cdigo P 19.*

Archivo PermanenteDocumentos que han perdido su vigencia, deben exclurse del archivo permanente y formar parte del archivo corriente de la ltima auditora en que dejaron de ser aplicables.Su nueva ubicacin debe referenciarse en el ndice del archivo permanente.*

Descripcin de los archivos de Papeles de TrabajoII. Archivo de Planificacin:Contiene la documentacin relacionada con el proceso de la planificacin especfica NAGU 2.20.Se le ha codificado con la letra L. Su contenido se encuentra regulado hasta el cdigo L 13.*

Descripcin de los archivos de Papeles de TrabajoArchivo Corriente.Contiene informacin relacionada con la auditora en curso.Al trmino de la auditora, este archivo sirve para demostrar el debido cumplimiento del programa, lo que es ratificado con la firma de los auditores revisores.*

... Descripcin de los archivos de Papeles de TrabajoArchivo de Comunicacin de Hallazgos:Incluye la informacin relacionada con la comunicacin de hallazgos, en cumplimiento de la NAGU 3.60. Para los hallazgos cursados se utiliza el cdigo OC.Para las aclaraciones o comentarios recibidos se utiliza el cdigo DR.*

... Descripcin de los archivos de Papeles de TrabajoArchivo Resumen de Auditora:Incluye el resumen general del trabajo de la auditora (Puntos pendientes superados, ltima versin del Informe, Memorndum de Control Interno, Carta de Representacin, etc.).Se le ha codificado con la letra R.Su contenido se encuentra normado hasta el cdigo R 11 *

... Descripcin de los archivos de Papeles de TrabajoArchivo de Correspondencia: Incluyen todos los memorandos y oficios remitidos y recibidos por la Comisin de Auditora durante el proceso de la auditora.Para la Correspondencia Remitida se utiliza el cdigo C1.Para la Correspondencia Recibida se utiliza el cdigo C2.*

... Descripcin de los archivos de Papeles de TrabajoArchivo Opcional: Incluye informacin relacionada con los objetivos del examen, pero que por su naturaleza, cantidad y variedad se separan, para un manejo prctico y eficiente.Listado de Inventario Fsico, Listado de Cuentas por Cobrar, Pagar, etc.Para su codificacin se utiliza el cdigo O. *

... Descripcin de los archivos de Papeles de TrabajoArchivos Varios: Se incluirn papeles de trabajo y documentos sustentatorios relacionados con temas complementarios y ampliaciones efectuadas por el auditor en el examen practicado.Para su codificacin se utiliza el cdigo V. *

Archivos de ActividadesEl auditor debe conservar la informacin que ha obtenido durante la actividad de control. Debe agruparla y ordenarla en archivos o legajos.

El Manual de Auditora Gubernamental no ha definido los tipos de archivos.

*

Clasificacin de los Archivos ARCHIVOS CORRIENTESI .- DE PLANIFICACIN II.- CORRIENTE DE LA ACTIVIDADVII .- RESUMEN DE ACTIVIDADVIII.-DE CORRESPONDENCIA IX .- OPCIONAL X .- VARIOS *

Tener en cuenta que...Archivos individuales muy gruesos, son difciles de manipular y se deterioran rpidamente con el uso.Cada archivo debe tener un ndice.*

ndice y Referencia Cruzada de los Papeles de Trabajo.ndice de los papeles de trabajoPermite un ordenamiento lgico del contenido de los archivos.Facilita la identificacin de la informacin y de los resultados obtenidos. *

Referencia Cruzada de los Papeles de TrabajoReferencia Cruzada: Permiten la interrelacin de los P/T.Facilita el acceso a las evidencias en cualquier fase de auditora. Evita que se repitan los trabajos.*

... Referencia Cruzada de los Papeles de TrabajoCriterios Uniformes de Referenciacin: La informacin recibida se referencia por el lado izquierdo. La informacin que se enva a otra cdula, se referencia por el lado derecho.Las cdulas sumarias se referencian a las cdulas matrices.Las cdulas analticas se referencian a las cdulas sumarias. *

...Referencia Cruzada de los Papeles de TrabajoLa informacin a ser cruzada puede encontrarse en el mismo archivo o en otro; en cuyo caso, conjuntamente a los cdigos referenciados, se indicar el nombre del archivo del cual proviene o al cual se enva la informacin.

*

...Referencia Cruzada de los Papeles de Trabajo.Indicacin de las cdulas no utilizadas, para asegurar que los P/T estn completos. Cada procedimiento del programa de auditora debe ser referenciado a los P/T donde se desarrollaron.Cada aspecto sealado en el informe de auditora, debe referenciarse a los P/T de donde emerge el hallazgo. *

Reserva o Confidencialidad de la informacin obtenida durante el desarrollo de la auditora. NAGU 1.40 El auditor gubernamental debe mantener absoluta reserva respecto a la informacin que conozca en el transcurso de su trabajo. Solo podr acceder a la informacin relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la direccin y ejecucin del trabajo de auditora.*

...Reserva o Confidencialidad ...Obligacin de respetar la confidencialidad de la informacin obtenida.Solo se puede revelar informacin obtenida, cuando exista una obligacin legal o profesional y con la aprobacin respectiva.Debida proteccin, control y archivo de los P/T durante el proceso de la auditora.*

...Reserva o Confidencialidad ...Su naturaleza reservada y secreta debe mantenerse inclusive despus de finalizada la auditora. El uso no autorizado o la prdida de los P/T genera la respectiva responsabilidad.*

Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo A quienes pertenecen los P/T?A los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control y a las SOAs designadas por la Contralora General.*

Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo.Cmo cautelar su integridad y reserva?Asegurndose de que el ambiente proporcionado a la Comisin de Auditora cuente con la seguridad necesaria.Evitando dejar los P/T durante el da en lugares accesibles al pblico.*

Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo.Guardndolos en la noche en armarios o credenzas bajo llave.Guardando bajo llave la informacin clasificada como Confidencial cuando no se utilice.En los viajes, cuando sea necesario llevar los P/T a un hotel, deben guardarse en maletines bajo llave.*

Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo. Qu tiempo deben permanecer los P/T en el archivo? Los documentos que sustenten los informes de los rganos de control o auditoras contratadas para el efecto, deben ser guardados por 10 aos, bajo responsabilidad. Ley N 27785 Art. 42 literal i)*

Los P/T deben retenerse hasta el fin del ao fiscal, despus del perodo de 10 aos desde la emisin del informe o informes sobre el examen, a no ser que el tema siga siendo contencioso o de inters corriente despus de ese tiempo. Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo. *

Supervisin y Revisin de los Papeles de TrabajoCul es el objetivo de una correcta supervisin y revisin de los papeles de trabajo?Certeza razonable de que la auditora se ha ejecutado adecuadamente y que se encuentra correctamente documentada.*

Supervisin y Revisin de los Papeles de TrabajoEficiencia y economa, al evitar regresar a la entidad por informacin adicional.Oportuna depuracin de los P/T para lograr un archivo integrado y conciso. Seguridad de que los P/T estn correctamente terminados.*

Revisin por parte del Auditor EncargadoCalidad de la evidencia.Cumplimiento de las consideraciones mnimas para elaborar P/T.Validez de las conclusiones.Adecuada organizacin de los archivos.Consignar sus iniciales en cada P/T en seal de conformidad con el trabajo realizado por integrante.*

Revisin por parte del Auditor EncargadoCompletar el P/T Revisin de los Papeles de Trabajo- Auditora aoCompletar el P/T Lista de verificacin de conclusin de auditora.*

Revisin por parte del Supervisor de la ComisinRevisin de los P/T durante el trabajo de campo en forma peridica y progresiva, consignando sus iniciales en seal de aprobacin.La verificacin debe comprender:La adecuada planificacin de la auditora.*

Revisin del Supervisor de la ComisinLa conformidad con las normas, criterios y procedimientos establecidos.La calidad de las evidencias obtenidas. Revisar el P/T Revisin de los Papeles de Trabajo- Auditora aoRevisar el P/T Lista de verificacin de conclusin de auditora. *

Supervisin a Nivel GerencialRevisin de los P/T para cerciorarse de que se cuenta con evidencia clara, demostrable y objetiva que respalda las labores de auditora y los hallazgos encontrados.Aprobar el P/T Lista de verificacin de conclusin de auditora.*

Control de Calidad.NAGU 1.60 CONTROL DE CALIDAD Los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control y las Sociedades de Auditora designadas, que ejecuten Auditora Gubernamental de acuerdo con estas normas, deben establecer y mantener un adecuado sistema de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable que la Auditora se ejecuta en concordancia con las Normas de Auditora Gubernamental, el Manual de Auditora Gubernamental y las Guas de Auditora.*

Qu es un Sistema de Control de Calidad?Conjunto de polticas, procedimientos y recursos tcnicos especializados que permiten obtener una seguridad razonable de que la Auditora se ha realizado de acuerdo a los estndares establecidos. Puede ser Interno y Externo.*

Control de Calidad Interno La CGR, OCIs y SOAs designadas, deben establecer polticas y procedimientos para asegurar la existencia de controles antes, durante y al finalizar la auditora.Control de Calidad Externo Polticas y procedimientos que adopta la CGR para efectuar peridicamente el control de calidad externo de los OCIs y SOAs designadas.Incluye la revisin de informes de auditora y sus P/T. *

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