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Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

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NODO GARCIA ROVIRA

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000221 04 Diciembre 2014 )

ALCALDIA MUNICIPAL DE GUACA

ELBA CARVAJAL VALENCIA Alcaldesa Municipal

VIGENCIA AUDITADA 2013

Bucaramanga 2014




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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANNETH GARCIA BENITEZ Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

GRACIELA SEPULVEDA TORRES Auditor Fiscal

EQUIPO AUDITOR

ALBERTO ENRIQUE CASTAÑEDA MARTINEZ Profesional Especializado

ULDARI MORENO RAMIREZ

Profesional Especializado

ALVARO CELIS SOLANO Profesional Especializado




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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION 4

1 ANTECEDENTES 5

2 ALCANCE 5

3 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 5

3.1 CONTROL DE GESTION 5

3.1.1 Gestión Contractual 5

3.1.1.1 Opinión a la Contratación 23

3.1.2 Rendición y Revisión de la Cuenta 26

3.1.3 Legalidad 26

3.1.4 Ambiental 27

3.1.5 Planes de Mejoramiento 33

3.1.6 Control Interno 33

3.1.6.1 Evaluación Control Interno Fiscal 33

3.1.7 Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC´s) 36

3.2 CONTROL DE RESULTADOS 37

3.2.1 Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 37

3.2.2 Seguimiento Controles de Advertencias 40

3.2.3 Seguimiento Quejas y Denuncias 42

3.3 CONTROL FINANCIERO 42

3.3.1 Estados Contables 42

3.3.2 Gestión Financiera 42

3.3.3 Gestión Presupuestal 61

3.3.3.1. Dictamen a los Estados Financieros 70

3.3.2.1. Control Interno Contable 71

4 CONSOLIDACION DE OBSERVACIONES 73

4.1 CUADRO NUMERICO DE OBSERVACIONES 78

5 CALIFICACION DE EVALUACION DE GESTION 78

5.1 Control de Gestión 78

5.2 Control de Resultados 78

5.3 Control Financiero 79

5.4 Concepto de la Gestión Fiscal con Fenecimiento o no Fenecimiento 79




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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander, en desarrollo de las facultades otorgadas por los artículos 267° y 272° de la Constitución Nacional, la Ley 42 de 1993, dando cumplimiento al Plan General de Auditorías de la vigencia 2014, procedió a practicar Auditoría Regular, durante el período comprendido del 14 de julio al 23 de julio de 2014, a la Alcaldía Municipal de Guaca, para evaluar la efectividad con que se administraron los recursos asignados, por los periodos comprendidos entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 2013. Para el efecto la Contraloría General de Santander, a través de los principios de eficiencia, eficacia y economía con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de la gestión realizada por el señora Alcaldesa Elba Carvajal Valencia, en la vigencia 2013,evaluó el área de contratación, financiera y presupuestal, ambiental, al avance del Plan de Mejoramiento de la vigencia 2012, seguimiento y evaluación del Control Interno, atención a quejas y denuncias y seguimiento a la deuda pública del municipio de Guaca. Las líneas de auditoría seleccionadas para el examen responden al análisis de la importancia y los diferentes riesgos asociados a los procesos y actividades ejecutadas por parte de la entidad, con el fin de evaluar los resultados obtenidos en cumplimiento de las políticas, planes y programas establecidos, examinando de igual forma que los recursos disponibles sean asignados de manera eficiente, económica y eficaz. La Contraloría General de Santander espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la Alcaldía Municipal de Guaca, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la Entidad, lo que redundará en la comunidad en el mejoramiento de la calidad de vida.




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1. ANTECEDENTES

En la vigencia 2013, se practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral-Modalidad Especial a la vigencia 2012, cuyo resultado, de un plan de mejoramiento, arrojó la suscripción de diecinueve (19) hallazgos administrativos, los cuales hasta la fecha no han sido aprobados, en ese sentido, para la vigencia 2011, el plan de mejoramiento, contempló catorce (14) hallazgos administrativos contenido dentro de un plan de mejoramiento, con que es objeto de evaluación en el presente informe.

2. ALCANCE

En cumplimiento de la Resolución de Comisión de Auditoría No. 000429 del 08 de julio de 2014, el grupo auditor analizó y evaluó la gestión desarrollada por la entidad, en la administración y manejo de los bienes y recursos, el cumplimiento de las actividades misionales para la cual fue creada, de conformidad con lo definido en la Ley 42 de 1993Control Fiscal, Ley 610 de 2000 y las Resoluciones No. 617 de 2010 y 00463 de mayo 28 de 2013 la Contraloría General de Santander y los principios que regulan el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal y sobre los documentos e información suministrada por la entidad, respecto a la vigencia2013; es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada. El equipo auditor verificó los controles que establece la presente auditoría: Control de Gestión, el cual incluye, gestión contractual, rendición de la cuenta, legalidad, ambiental, TIC´s, avance del plan de mejoramiento, control fiscal interno, así mismo, el Control de Resultados, que consiste en el cumplimiento del plan de gestión, seguimiento a los controles de advertencia, atención a quejas y denuncias y por último el Control Financiero y Presupuestal, que determina los estados contables, la gestión presupuestal y la gestión financiera, seguimiento a la venta de servicios en salud y glosas, de la Alcaldía Municipal de Guacaen la vigencia 2013 La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de Santander, compatibles con los de general aceptación; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. El control incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas, las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales. Para el pronunciamiento de cada una de las líneas de la vigencia auditada, se tomaron como insumos fundamentales los análisis y resultados comunicados en el informe rendido a través del aplicativo SIA a la Contraloría General de Santander y las evidencias encontradas durante el tiempo que duró el trabajo de campo en el municipio de Guaca.

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

3.1 CONTROL DE GESTION 3.1.1. Gestión Contractual El proceso de auditoría gubernamental con enfoque integral, modalidad regular, se practicó a la gestión contractual de la Alcaldía Municipal Guaca, mediante evaluación con criterio integral, sobre los contratos suscritos, ejecutados y liquidados por esta entidad, correspondiente a la vigencia 2013, se verificó el cumplimiento de las cláusulas pactadas, las disposiciones legales, pagos, el control oportuno y si los sujetos contractuales




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aseguraron los propósitos que dieron origen a la contratación, los cuales, no cumplieron con las practicas que se aplican en el ejercicio de la contratación. La Alcaldía de Guaca, para la vigencia 2013, se aplicó el Decreto 734 de 2012 a los procesos de contratación, el segundo semestre mediante Decreto Aplicación Transitoria No. 37 de julio 30 de 2013; para la vigencia 2014, se actualizaron el Manual de Contratación, mediante Decreto 023 de mayo 31 de 2013 y el Manual de Supervisión e Interventoría, mediante Resolución No. 93 de mayo 31 de 2013. Mediante Certificado –AMG-SP 033 expedido por el Secretario de Planeación Municipal de Guaca – Santander, hace constar que los valores utilizados para la contratación estatal son: Licitación Pública> $ 165.000.060 Menor Cuantía $165.000.060 Mínima Cuantía $ 16.506.000 Verificada la información contractual de la vigencia fiscal del año 2013, relacionada con el número de contratos celebrados y el valor de cada uno de ellos, se estableció que la Alcaldía de Guaca celebró ciento setenta y cuatro (174) contratos, por un valor total de dos mil setenta y cuatro millones trescientos veintidós mil setecientos cincuenta y ocho pesos moneda legal y corriente ($2.074.322.758). Total Contratación según el SIA: Valor Inicial de la contratación: $2.074.322.758 Pagos efectuados: $2.074.322.758 Valor Muestra: $764.537.733

ALCALDIA DE GUACA SELECCIÓN DE CONTRATOS PARA AUDITORIA - VIGENCIA 2013

Total Número de Contratos

2013

Contratos Seleccionados para la Muestra

Muestra de Contratos

Seleccionados (%)

Valor Pagado Contratación

($)

Valor Muestra de Contratos

Seleccionados ($)

Valor Muestra Seleccionada

(%)

174 25 14,36 2.074.322.758 764.537.733 36,85

De la muestra seleccionada veinticinco (25) contratos se ejecutaron a través de las diferentes modalidades de contratación según el aplicativo SIA, así:

Modalidad de Contratación

MODALIDAD NUMEROS CONTRATOS PAGOS EFECTUADOS ($)

Directa 157 1.869.674.365

Mínima Cuantía 17 204.648.393

TOTAL 174 2.074.322.758

Clase de Contratación

CLASE OBJETO CANTIDAD VALOR ($)

C1 Prestación de Servicios 133 1.447.028.792

C3 Convenios 23 352.645.573

C6 Compras y Suministros 18 274.648.393

TOTAL 174 2.074.322.758




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De ciento setenta y cuatro (174) contratos, se seleccionó una muestra de veinticinco (25) contratos para revisión, por valor de setecientos sesenta y cuatro millones quinientos treinta y siete mil setecientos treinta y tres, pesos moneda legal y corriente ($764.537.733), correspondiente al 36,85% de los recursos pagados de la contratación en la vigencia 2013, los cuales se ejecutaron a través de las diferentes modalidades de contratación, a saber:

Número Contrato

Modalidad y Clase

Contrato Objeto Contrato

Valor Inicial ($)

Cédula / Nit Contratista

Nombre Contratista

Fecha Inicio Fecha

Terminación Observaciones

18

Directa

Prestación de Servicios

Prestación de servicios profesionales en asesoría contable. financiera y presupuestal en el municipio de Guaca

45.000.000 63.302.011 Nancy Anaya 25/01/2013 24/11/2013 Cumplió con el objeto contractual

22 Directa


Prestación de servicios para la asesoría en la formulación del plan municipal para la gestión del riesgo en Guaca Santander

20.000.000 33.376.342

Wendy Yesica

Panqueba Pulido

25/01/2013 25/03/2013

Cumplió con el objeto contractual. Faltan firmas del de funcionarios vinculados en algunos Documentos en el proceso contractual. Falta acto administrativo para legalizar el Plan de Gestión de riesgos. Supervisor José Israel Díaz Flórez

27

Subasta Inversa


Elaboración y viabilización de tres proyectos de infraestructura para el municipio de Guaca Santander

35.000.000 13.351.098 Luis Arturo Hernández

Ortiz 01/02/2013 01/04/2013

No existe informes parciales ni final del contratista incumplimiento Contrato en la Clausula cuarta: Obligaciones del contratista. No se encuentran la elaboración de los proyectos en la carpeta del proceso de contratación. Supervisor José Israel Díaz Flórez. No aparece registrado en el SECOP.

28

Directa


Prestación de servicios profesionales para la asistencia. representación judicial y administrativa del municipio de Guaca Santander

55.000.000 36.564.222 Jahel

Carreño Duran

29/01/2013 29/12/2013 Se cumplió objeto contractual.

40

Subasta Inversa

Prestación de

Servicios

Prestación de servicios técnicos para el mantenimiento de la vía empalizada Cruz Grande del municipio de Guaca Santander

16.500.000 28.465.878 Alba Mauricia Delgado Rey

28/02/2013 28/02/2013

Se cumplió objeto contractual. Se realizaron labores de rocería, limpieza de cunetas, de alcantarillas rurales y macaneo.

53

Subasta Inversa

Prestación de

Servicios

Prestación de servicios para el diseño arquitectónico y urbanístico de un lote para la construcción de vivienda de interés social en el municipio de Guaca

33.000.000 79.790.125

Hugo Fernando

Pérez Carrascal

22/03/2013 22/08/2013 Cumplió con el objeto contractual.

54

Directa


Prestación de servicios actualización del software y venta del paquete SEG para el software administrativo y contable Transford adquirido por el municipio de Guaca

13.000.000 91.541.373

Jonathan Andrés

Hernández Morales y/o Transford

22/03/2013 17/05/2013

Cumplió con el objeto contractual El sistema no garantiza un buen funcionamiento en las




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Santander aplicaciones contables, financiera y presupuestales. Falta firma del contratista en el contrato. Supervisor José Israel Díaz Flórez Secretario de Planeación.

65

Subasta Inversa

Prestación de

Servicios

Prestación de servicios profesionales en asesoría para modificar y actualizar el proyecto denominado Construcción de redes en media y baja tensión montaje de transformadores e instalaciones internas para la electrificación rural de las veredas de Nucucbuca, Nueva Granada, Ortigal entre otras fase 1` del municipio de Guaca

16.350.000 91.204.448 Héctor

Armando Pérez Peña

06/04/2013 05/06/2013

Cumplió con el objeto contractual. Faltan firmas del de funcionarios vinculados en algunos Documentos en el proceso contractual.

74

Directa


Prestación de servicios profesionales para actualización del plan de gestión integral de residuos sólidos (PGIRS) para el municipio de Guaca Santander

62.000.000 1.098.668.541 Zayra

Bautista Varela

07/05/2013 07/07/2013

Se desarrolló el contrato con base a la normatividad vigente del PGIRS (articulo 2° Decreto 1505 de 2003). El manual se adopto mediante Resolución No. 032 de agosto 27 de 2014.

77

Selección Abreviada

Menor

Cuantía

Prestación de servicios de transporte escolar con el fin de garantizar la permanencia de los estudiantes de los niveles secundaria, media y primaria vocacional en las instituciones educativas del municipio de Guaca Santander.

83.243.160 5.758.302

TranSimacota y/o

Crisóstomo Archila Ovalle

08/05/2013 08/11/2013 No existe Acta de liquidación del contrato.

78

Subasta inversa

Prestación de

Servicios

Prestación de servicios para el mantenimiento de la vía Sisota Alto, Sisota Bajo y mata de lata en una distancia aproximada de 30 Kmts en el municipio de Guaca Santander.

16.540.000 3.376.342

Wendy Yesica

Panqueba Pulido

08/05/2013 08/07/2013

Faltan firmas en los documentos del proceso contractual de los funcionarios de la Administración Municipal. No existen informes ni parciales, ni definitivo del contratista. Supervisor. José Israel Díaz Flórez Secretario de Planeación

83

Subasta inversa

Prestación de

Servicios

Prestación de servicios para el mantenimiento de la redes del acueducto

16.500.000 1.095.786.254

Adriana Marcela Merchán Salgado

10/05/2013 10/06/2013

Se cumplió con el objeto contractual, Macaneo de Bocatomas, Limpieza de los desarenadores y rejillas de captación, de 100 metros de tubería, Impermealizacion de 25 metros cuadrados de la cámara sedimentadoras.

92

Directa


Prestación de servicios para el estudio de impacto ambiental para el micro relleno sanitario en el municipio de Guaca

12.000.000 63.394.381 Víctor Hugo

Joya 21/06/2013 01/07/2013

No existen informes ni parciales, ni definitivo del contratista.




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Santander

Supervisor. José Israel Díaz Flórez Secretario de Planeación

1

Subasta Inversa

Suministro

Suministro de combustible ACPM para el parque automotor del municipio de Guaca Santander.

70.000.000 91.286.032 Rafael Jerez

Jaimes 22/01/2013 22/12/2013

Cumple con el objeto contractual. Existe un formato de control de combustible de vehículos. Se suministra combustible a una volqueta, una motoniveladora y una retroexcavadora

88

Directa


Prestación de servicios de apoyo a la Secretaria de Gobierno como enlace municipal de Familias en acción en el municipio de Guaca Santander

15.500.000 28.162.041 Blanca Betty Jerez Jaimes

21/08/2013 24/08/2013 Cumplió con el objeto contractual.

9

Directa

Convenio de Asociación

de Particulares

Aunar esfuerzos para garantizar el apoyo y asistencia integral a los adultos mayores de los niveles I y II de SISBEN, en condición de vulnerabilidad, aislamiento o carencia de soporte social, atendidos en el centro vida “Nuestra Señora del Socorro” del municipio de Guaca. Santander

45.000.000 37.547.377

Asociación Centro de

Bienestar del Adulto Mayor y Centro Vida

“Nuestra Señora del Socorro” de

Guaca Santander”

02/05/2013 02/12/2013

Cumple con el objeto contractual. Se atienden cincuenta y cinco (55) Adultos Mayor

14

Directa


de Particulares

Aunar esfuerzos en la realización del proyecto de electrificación rural de puntas y colas del municipio de Guaca Santander.

48.000.000 91.073.922 Nelson

Fernando Arias

12/06/2013 12/07/2013

No existen informes ni parciales, ni definitivo del contratista. Supervisor. José Israel Díaz Flórez Secretario de Planeación

16

Directa


de Particulares

Aunar esfuerzos con el ICBF y juntas administradoras locales de restaurantes escolares y refrigerios escolares para la nutrición de la población educativa en apoyo a los programas de interés público entre la cooperativa para el desarrollo social integral “SOINCOOP” y la Alcaldía municipal de Guaca Santander

15.500.000 73.144.836 Norberto

Jerez Cote 09/07/2013 09/10/2013

El nombre del contratista que se registra en el SIA, no concuerda con el que aparece en la carpeta contractual, siendo el mismo número del contrato, el mismo objeto, el mismo valor y fechas establecidas en el cumplimiento contractual. No existe informe de actividades del contratista. Supervisor. José Israel Díaz Flórez Secretario de Planeación

17

Directa


de Particulares

Aunar esfuerzos con la Asociación comunal de juntas para la realización del mantenimiento. adecuación y reposición del acueducto del municipio en su área rural del municipio de Guaca Santander

15.729.776 13.862.661 Norberto

Jerez Cote 13/07/2013 13/08/2013


21

Directa


de Particulares

Aunar esfuerzos con la Corporación amigos de Santander para el Desarrollo regional “COASDER” para desarrollar la asistencia técnica para el diseño,

46.000.000 13.805.550 Néstor José

Pinzón Zarate

18/09/2013 18/12/2013

El nombre del contratista que se registra en el SIA, no concuerda con el que aparece en la carpeta contractual,




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formulación y evaluación de la política pública de juventud en el municipio de Guaca Santander

siendo el mismo número del contrato, el mismo objeto, el mismo valor y fechas establecidas en el cumplimiento contractual. No existe informe de actividades del contratista. María Isabel Valencia Roa Comisaria de Familia Supervisor

22

Directa


de Particulares

Aunar esfuerzos con la Asociación centro de bienestar del adulto mayor y centro vida “nuestra señora del socorro” para garantizar el apoyo y asistencia integral a los adultos mayores. de los niveles I y II de SISBEN, en condición de vulnerabilidad y aislamiento, atendidos en el municipio de Guaca Santander

18.274.797 37.547.377 Aracely

Alvarado Bautista

02/09/2013 06/11/2013

Cumple con el objeto contractual. Se atienden cincuenta y cinco (55) Adultos Mayor. Faltan Firmas de funcionarios

23

Directa


de Particulares

Aunar esfuerzos con la Asociación de fruticultores “la Perchiquez” para el mejoramiento del cultivo de mora de castilla a través de buenas prácticas agrícolas en el municipio de Guaca

30.500.000 5.651.921 Martin Orduz

Rivera 06/11/2013 30/12/2013


14

Mínima Cuantía

Suministros

Suministro de materiales para el mejoramiento de vivienda rural en el municipio de Guaca Santander

16.400.000 28.162.041 Blanca Betty Jerez Jaimes

21/08/2013 24/08/2013

Falta a la relación de los materiales a la comunidad general y/o particular (beneficiado) y el recibo de esta a satisfacción. Ing. José Israel Díaz Flórez Secretario de Planeación.

12

Mínima Cuantía

Suministros

Suministro de insumos agrícolas para la construcción de germinadores y almácigos para el proyecto de café en el municipio de Guaca Santander.

13.200.000 1.095.786.254


08/06/2013 08/07/2013

Se suministró semillas de café certificadas, Fungicida Mertex, Arena Gruesa, Polisomnbra, almacigo de café, fertilizante, análisis desuelo, en las veredas Vira Vira, Retiro, Tormenta, Quebradas, El Azúcar, Llano Grande

81

Directa


Prestación de servicios de apoyo a la gestión de la alcaldía de Guaca Santander en servicios generales

6.300.000 52.127.110 Romelia

Vargas Peña 10/05/3013 10/12/2013

Cumplió con el objeto contractual

TOTAL 764.537.733

Fuente: SIA Contraloría General de Santander

Contratación con recursos Sistema General de Regalías

NUMERO CONTRATO

CONTRATISTA OBJETO VALOR ($) FECHA

53 Hugo Fernando Pérez Carrascal

Prestación se servicios para el diseño arquitectónico y urbanístico de un lote para la construcción de vivienda de interés social en el municipio de Guaca Santander

33.000.000 22/03/2013




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85 Adriana Marcela Merchán Salgado

Elaboración del proyecto de apoyo para mejorar la infraestructura de almacenamiento de agua potable en los hogares del municipio

16.550.000 16/05/2013

86 Zayra Bautista

Varela

Prestación de servicios profesionales para realizar la caracterización de los puntos de vertimiento del casco urbano del municipio de Guaca Santander

16.580.000 16/05/2013

94 Diego Fernando

Arcila

Prestación de servicios profesionales para la elaboración del plan de infraestructura escolar 2013 para el municipio de Guaca Santander

16.270.000 21/06/2013

98 José Fernando Martínez García

Prestación de servicios profesionales en consultoría para la elaboración del diagnostico y formulación de proyecto "Construcción de vivienda nueva rural del municipio de Guaca Santander para postular en la convocatoria VIS rural del Ministerio de Agricultura - Banco Agrario

7.602.000 03/08/2013

111 Edward Jesús Arias Orduz

Prestación de servicios profesionales en la asesoría a la efectividad del reporte de la información requerida por el sistema de monitoreo, seguimiento, control y evaluación del sistema general de regalías del municipio de Guaca

7.268.000 05/10/2013


Prestación de servicios profesionales para realización y seguimiento del proyecto de construcción de la malla vial urbana del municipio de Guaca Santander

16.800.000 05/10/2013


Prestación de servicios profesionales para realización y seguimiento del proyecto de construcción de placa huella Sector Rural, en la vía Cámara - La Golondrina

16.800.000

05/10/2013

127 Gonzalo García

Pérez

Prestación de servicios en apoyo a la Secretaria de Planeación en el proceso de acompañamiento y asesoría en la formulación y seguimiento en la presentación de proyectos de vivienda de interés social rural para el municipio de Guaca Santander

16.400.000 15/11/2013

5 INGESAN Obra pública mantenimiento de la vía Nucuba-Portero- Vega Grande del municipio de Guaca

185.811.811 15/04/2013

1 Paula Andrea

Jaimes Espinel

Contrato de interventoría prestación de servicios consultoría mantenimiento de la vía Nucuba-Vega Grande del municipio de Guaca

12.935.886 27/08/2013

Fuente: Alcaldía Municipal de Guaca

La anterior contratación se desarrolló y se ejecutó con base al presupuesto de gastos sistema general de regalías que para la vigencia 2013, se recibieron recursos por $503.190.858, más recursos del balance por $33.400.000, para un total de $536.590.858, de los cuales se ejecutaron $346.017.697.

OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON N°.01.

MODALIDAD DE CONTRATACION SIN LOS REQUISITOS LEGALES Contrato No. 27.

Modalidad y clase: Subasta Inversa – Prestación de Servicios Objeto: “Elaboración y viabilización de tres proyectos de infraestructura para el municipio

de Guaca Santander”

Valor: $35.000.000

Contratista: Luis Arturo Hernández Ortiz Fecha de Inicio: 01/02/2013 Fecha de Terminación: 01/04/2013 Supervisor: José Israel Díaz Florez-Secretario de Planeación Contrato No. 53.

Modalidad y clase: Directa - Prestación de Servicios




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Objeto: “Prestación de servicios para el diseño arquitectónico y urbanístico de un lote para la construcción de vivienda de interés social en el municipio de Guaca Santander”.

Valor: $33.000.000

Contratista: Hugo Fernando Pérez Carrascal Fecha de Inicio: 22/03/2013 Fecha de Terminación: 22/08/2013 Supervisor: José Israel Díaz Florez-Secretario de Planeación Contrato No. 65.

Modalidad y clase: Subasta Inversa - Prestación de Servicios Objeto: “Prestación de servicios profesionales en asesoría para modificar y actualizar el

proyecto denominado Construcción de redes en media y baja tensión montaje de transformadores e instalaciones internas para la electrificación rural de las veredas de Nucucbuca, Nueva Granada, Ortigal entre otras fase 1` del municipio de Guaca Santander”.

Valor: $16.350.000

Contratista: Héctor Armando Pérez Peña Fecha de Inicio: 06/04/2013 Fecha de Terminación: 05/06/2013 Supervisor: José Israel Díaz Florez-Secretario de Planeación Contrato No. 78.

Modalidad y clase: Subasta Inversa - Prestación de Servicios Objeto: “Prestación de servicios para el mantenimiento de la vía Sisota Alto, Sisota Bajo y

mata de lata en una distancia aproximada de 30 Kmts en el municipio de Guaca Santander”.

Valor: $16.540.000 Contratista: Wendy Yesica Panqueba Pulido Fecha de Inicio: 08/05/2013 Fecha de Terminación: 08/07/2013 Supervisor: José Israel Díaz Florez-Secretario de Planeación Contrato No. 83.

Modalidad y clase: Subasta Inversa - Prestación de Servicios Objeto: “Prestación de servicios para el mantenimiento de la redes del acueducto” Valor: $16.500.000 Contratista: Adriana Marcela Merchán Salgado Fecha de Inicio: 10/05/2013 Fecha de Terminación: 10/06/2013 Supervisor: José Israel Díaz Florez-Secretario de Planeación Contrato No. 92.

Modalidad y clase: Directa - Prestación de Servicios Objeto: “Prestación de servicios para el estudio de impacto ambiental para el micro relleno

sanitario en el municipio de Guaca Santander” Valor: $12.000.000

Contratista: Víctor Hugo Joya Fecha de Inicio: 21/06/2013 Fecha de Terminación: 01/07/2013 Supervisor: María Isabel Valencia Roa-Comisaria de Familia

DESCRIPCION




INFORME DEFINITIVO


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El equipo auditor, observó en los contratos referidos se requieren de conocimientos técnicos especializados, los cuales se basan en estudios y desarrollo de proyectos específicos, por lo tanto, la modalidad por la que se realizó el proceso de contratación no es el indicado, lo conveniente en materia de contratación para este tipo de contratos, teniendo como referente el principio de selección objetiva, o se la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En otros términos, es un medio de selección de la persona más idónea para ejecutar una prestación pública, de allí que se tenga en cuenta preferentemente las condiciones personales del candidato, el concurso de meritos, es lo más acertado y ajustado a la ley, para esta modalidad contractual

Ley 1150 de 2007.- artículo 2°. DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN. NUMERAL 3o- Concurso de méritos. Modificado por el artículo 219° del Decreto 0019 de 2012.- Numeral 3o del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 quedará así:

“Concurso de méritos. Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes mediante resolución motivada, que se entenderá notificada en estrados a los interesados, en la audiencia pública de conformación de la lista, utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso”.

Ley 80 de 1993 (articulo 32° numeral 2o):

“Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidas a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos”.

El concurso de méritos las condiciones económicas de la propuesta no resultan tan decisivas al momento de la adjudicación, toda vez que al evaluar las mismas se atiende a factores tales como la idoneidad que pueda tener el contratista desde el punto de vista intelectual o técnico para ejecutar la labor materia del contrato, es un procedimiento de selección de la mayor capacidad técnica, científica, cultural o artística entre los presentantes o intervinientes. Si bien el concurso tiene el substrato común de la licitación pública y de los demás procedimientos de contratación, difiere de ellos en que la oposición emergente de la concurrencia no tiene en vista las condiciones de orden técnico-económico-financiero, sino las condiciones de orden técnico-personal. Por esta razón, se establece una transgresión de la norma inobservando los requisitos legales sustanciales en el trámite del contrato, lo cual comporta todos los pasos hasta su celebración; omitiendo verificar la presencia de los condicionamientos previstos en la ley de contratación pública para su perfeccionamiento, incluyendo los atinentes a la fase precontractual, y los relacionados con la liquidación.




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Así, el artículo 2.1.1. Estudios y documentos previos, del Decreto 734 de 2012, reglamentario de los artículos 12° y 25°-10 del Estatuto de Contratación Pública, estipula que los jefes o representantes legales de las entidades estatales pondrán desconcentrar la realización de todos los actos y trámites inherentes a la licitaciones o concursos para la celebración de los contratos, sin consideración a la naturaleza o cuantía de los mismos en los funcionarios de los niveles directivo, ejecutivo o sus equivalentes, teniendo en cuenta las normas que rigen la distribución de funciones en los respectivos organismos. El artículo 211° Superior, otorga a la ley la facultad de indicar cuáles funciones pueden ser delegadas, determinando sus condiciones. Exime de responsabilidad al delegante, la cual deja recaer en el delegatario, cuyos actos o resoluciones podrá siempre reformar o revocar, reasumiendo la responsabilidad consiguiente. Con base, a lo descrito anteriormente, el equipo auditor configura una observación Administrativa con connotación Disciplinaria

OBSERVACION Administrativa Disciplinaria

Presunto (s) Responsable (s)

Elba Carvajal Valencia Alcaldesa Municipal

José Israel Díaz Flórez Secretario de Planeación María Isabel Valencia Roa Comisaria de Familia

Criterio o Norma Violada

Ley 1474 de 2011 (artículo 83°) Decreto 734 de 2012 (articulo 2.1.1.) Estatuto de Contratación Pública (artículos: 12° 25°-10) Constitución Política de Colombia (artículo 211°)

Descripción Modalidad de contratación sin los requisitos legales

Causa

Los contratos referidos se requieren de conocimientos técnicos especializados, los cuales se basan en estudios y desarrollo de proyectos específicos, por lo tanto, la modalidad por la que se realizó el proceso de contratación no es el indicado, lo conveniente en materia de contratación para este tipo de contratos, teniendo como referente el principio de selección objetiva, o se la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.

Efecto

Transgresión de la norma inobservando los requisitos legales sustanciales en el trámite del contrato, lo cual comporta todos los pasos hasta su celebración; omitiendo verificar la presencia de los condicionamientos previstos en la ley de contratación pública para su perfeccionamiento, incluyendo los atinentes a la fase precontractual, y los relacionados con la liquidación.

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “Teniendo en cuenta hallazgo encontrado me permito informar que este presentó por error involuntario en el momento de la digitación de los mismos; para lo cual la Oficina de Control Interno realizará el respectivo seguimiento mediante Plan de Mejoramiento Institucional generado en Auditorías Internas”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR

Con base a lo presentado por el ente de control, teniendo en cuenta la presunción de buena fe, evidenciando que no existe lesividad por parte del funcionario encargado de esta función, agregando a esta situación la responsabilidad que asumirá la Oficina de




INFORME DEFINITIVO


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Control Interno de la entidad, el equipo auditor DESVIRTÚA, la Observación con Connotación Disciplinaria, y se CONVALIDA presente Hallazgo Administrativo, con el fin que la Administración Municipal efectúe acciones de correctivas a través de un plan de mejoramiento. OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°. 02.

CONTRATOS REPETIDOS CON DISTINTOS VALORES Y FECHAS REGISTRADO EN

EL APLICATIVO SIA

Contrato No. 14.

Modalidad y clase: Mínima Cuantía- Suministros

Objeto: “Suministro de materiales para el mejoramiento de vivienda rural en el municipio de

Guaca Santander”

Valor: $15.500.000

Contratista: Blanca Betty Jerez Jaimes Fecha de Inicio: 21/08/2013 Fecha de Terminación: 24/08/2013 Contrato No. 141.

Modalidad y clase: Mínima Cuantía- Suministros

Objeto: “Suministro de materiales para el mejoramiento de vivienda rural en el municipio de

Guaca Santander”

Valor: $16.300.000

Contratista: Blanca Betty Jerez Jaimes Fecha de Inicio: 22/03/2013 Fecha de Terminación: 24/03/2013 DESCRIPCION

La información contractual reportada en el aplicativo SIA, en los contratos anotados, se registran de manera incoherentes, que permiten mostrar una información no veraz, produciendo incertidumbre y desconfianza en la revisión de documentos en el equipo auditor, por esta razón, se configura una Observación Administrativa para que se tomen las acciones correctivas a que haya lugar, dejándolas plasmadas dentro de un plan de mejoramiento, que suscriba la entidad.

OBSERVACIÓN Administrativa

Presuntos (s) Responsables (s)

Elba Carvajal Valencia Alcaldesa Municipal Yerlli Pabon Valencia Jefe Control Interno

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL

“De acuerdo a hallazgo encontrado; por el ingreso de contratación repetida; se presentó por error involuntario en el momento del ingreso de la información a la plantilla; para lo cual en informes futuros se procederá a la previa verificación de la información que se ingrese, con el fin de evitar este tipo de situaciones”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR La respuesta suministrada por la entidad ante la irregularidad encontrada por el equipo auditor, se garantiza la acción correctiva que se encuentra realizando la Administración




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Municipal, mediante un plan de mejoramiento, que suscriba la entidad ante este ente de control, por consiguiente se CONVALIDA presente Hallazgo Administrativo OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA N°. 03.

NO SE ENCUENTRAN LOS SOPORTES CONTRACTUALES DE LA EJECUCION DEL CONTRATO

Contrato No. 92.

Modalidad y clase: Directa - Prestación de Servicios Objeto: “Prestación de servicios para el estudio de impacto ambiental para el micro relleno

sanitario en el municipio de Guaca Santander” Valor: $12.000.000

Contratista: Víctor Hugo Joya Fecha de Inicio: 21/06/2013 Fecha de Terminación: 01/07/2013 Supervisor: María Isabel Valencia Roa-Comisaria de Familia

Contrato No. 14.

Modalidad y clase: Directa - Convenio de Asociación de Particulares Objeto: “Aunar esfuerzos en la realización del proyecto de electrificación rural de puntas y

colas del municipio de Guaca Santander.” Valor: $48.000.000

Contratista: Nelson Fernando Arias Fecha de Inicio: 12/06/2013 Fecha de Terminación: 12/07/2013 Supervisor: José Israel Díaz Florez-Secretario de Planeación Contrato No. 17.

Modalidad y clase: Directa - Convenio de Asociación de Particulares Objeto: “Aunar esfuerzos con la Asociación comunal de juntas para la realización del

mantenimiento, adecuación y reposición del acueducto del municipio en su área rural del municipio de Guaca Santander.”

Valor: $15.729.776

Contratista: Norberto Jerez Cote Fecha de Inicio: 13/07/2013 Fecha de Terminación: 12/08/2013 Supervisor: José Israel Díaz Florez-Secretario de Planeación Contrato No. 23.

Modalidad y clase: Directa - Convenio de Asociación de Particulares Objeto: “Aunar esfuerzos con la Asociación de fruticultores “la Perchiquez” para el

mejoramiento del cultivo de mora de castilla a través de buenas prácticas agrícolas en el municipio de Guaca Santander.”

Valor: $30.500.000

Contratista: Martin Orduz Rivera Fecha de Inicio: 06/11/2013 Fecha de Terminación: 30/12/2013 Supervisor: María Elena Villamizar Vera-Secretaria de Gobierno

Contrato No. 27.

Modalidad y clase: Directa - Prestación de Servicios Objeto: “Elaboración y viabilización de tres proyectos de infraestructura para el municipio

de Guaca Santander”




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Valor: $35.000.000

Contratista: Luis Arturo Hernández Ortiz Fecha de Inicio: 01/02/2013 Fecha de Terminación: 01/04/2013 Supervisor: José Israel Díaz Florez-Secretario de Planeación DESCRIPCION En el proceso auditor, se procedió a revisar los anteriores contratos encontrándose que no existen informes parciales ni finales del contratista, no se encuentran la elaboración de los proyectos en la carpeta del proceso de contratación (Contrato No. 27) el contratista debe presentar los informes conforme lo establecido en el objeto contractual y mostrar el resultado final los cuales deben ser exigidos por el supervisor del contrato. El artículo 83° de la Ley 1474 de 2011, el supervisor del contrato, debe exigir el cumplimiento de estos, por tal razón, el equipo auditor, configura una Observación Administrativa con Connotación Disciplinaria




José Israel Díaz Flórez Secretario de Planeación María Elena Villamizar Vera Secretaria de Gobierno

Criterio o Norma Violada Ley 1474 de 2011 (artículo 83°)

Descripción No se encuentran los soportes contractuales de la ejecución del contrato

Causa

No existe informes parciales ni final del contratista, no se encuentran la elaboración de los proyectos en la carpeta del proceso de contratación el contratista debe presentar los informes conforme lo establecido en el objeto contractual y mostrar el resultado final que son la presentación de los proyectos de infraestructura y el supervisor del contrato

Efecto Debe presentar informes de las actividades contractuales desarrolladas

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “De acuerdo a relación de contratos relacionada anteriormente; me permito remitir soporte de ejecución de cada uno de ellos de acuerdo a lo reposado en este despacho; previa verificación de ejecución de los mismos. Por lo expuesto solicito levantamiento de la observación administrativa con connotación disciplinaria”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Los soportes probatorios a favor proveídos por la Administración Municipal, presentan suficiente evidencias para DESVIRTUAR la Observación con Connotación Disciplinaria, pero no es óbice para que la entidad tenga los soportes documentales y registros fotográficos en la carpeta contractual de los contratos reseñados en el informe, por lo tanto, el equipo auditor RATIFICA el Hallazgo Administrativo, para que esta acción correctiva quede plasmado en el plan de mejoramiento que la entidad suscriba ante este de control. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA N°. 04.

INFORMACION INCIERTA REPORTADA AL SIA




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Contrato No. 21

Modalidad y clase: Directa - Convenio de Asociación de Particulares Objeto: “Aunar esfuerzos con la Corporación amigos de Santander para el Desarrollo

regional “COASDER” para desarrollar la asistencia técnica para el diseño, formulación y evaluación de la política pública de juventud en el municipio de Guaca Santander”

Valor: $46.000.000

Contratista: Néstor José Pinzón Zarate Fecha de Inicio: 18/09/2013 Fecha de Terminación: 18/12/2013 DESCRIPCION

Revisada la in formación del contrato antes señalado, se evidenció que, el nombre del contratista que se registra en el SIA, no concuerda con el que aparece en la carpeta contractual, el cual es Sergio Mauricio Rincón Lozano, representante legal de “COASDER” siendo el mismo número del contrato, el mismo objeto, el mismo valor y fechas establecidas en el cumplimiento contractual, así mismo no se registra informe de actividades del contratista. Por las evidencias encontradas y expuestas por el equipo auditor, se configura una Observación Administrativa.

OBSERVACION Administrativa

Presunto Responsable Elba Carvajal Valencia Alcaldesa Municipal

Descripción Información incierta reportada al SIA

Causa

El nombre del contratista que se registra en el SIA, no concuerda con el que aparece en la carpeta contractual, el cual es Sergio Mauricio Rincón Lozano, representante legal de “COASDER” siendo el mismo número del contrato, el mismo objeto, el mismo valor y fechas establecidas en el cumplimiento contractual, así mismo no se registra informe de actividades del contratista.

Efecto Genera una información contractual de la entidad no acorde con la realidad contratación, razón por la cual, los datos no son precisos y distantes de la realidad.

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “Se verifica; con el área de contratación la información que se reporta al SIA; para lo cual por medio de la Oficina de control Interno se procede a realizar Plan de Mejoramiento al respecto y mayor control y seguimiento a la información reportada”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR La Alcaldía Municipal de Guaca, de conformidad con la observación presentada por el equipo auditor, establecerá acciones de mejora mediante un plan de mejoramiento, por ello, se CONFIRMA el Hallazgo Administrativo. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA N°. 05. NO SE REGISTRAN ACTAS DE ENTREGA DE MATERIALES A LA COMUNIDAD Contrato No. 14

Modalidad y clase: Mínima Cuantía - Suministros Objeto: “Suministro de materiales para el mejoramiento de vivienda rural en el municipio de

Guaca Santander”




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Valor: $16.400.000

Contratista: Blanca Betty Jerez Jaimes Fecha de Inicio: 21/08/2013 Fecha de Terminación: 24/08/2013 DESCRIPCION El equipo auditor, al realizar la inspección ocular en la revisión de la documentación, percibió la falta a la relación de los materiales a la comunidad general y/o particular (beneficiado) y el recibo de esta a satisfacción, aunque en labor de campo se comprobó la entrega y la ejecución de estos materiales en el mejoramiento de las viviendas rurales, falta la evidencia física en los informes, por lo anteriormente, observado se configura una Observación Administrativa, para qué la entidad, dentro de un plan de mejoramiento se tomen las acciones de mejoras correspondientes OBSERVACION Administrativa


Elba Carvajal Valencia Alcaldesa Municipal José Israel Díaz Flórez Secretario de Planeación - Supervisor

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “La entrega de los materiales correspondientes a Mejoramiento de Vivienda contrato de Suministro Nro. 14; la Oficina de Control Interno realizará auditoria pertinente a la oficina de Planeación de acuerdo a los usuarios beneficiados y visita a cada uno de ellos”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR La Alcaldía Municipal de Guaca, a través de la Oficina de Control Interno de la entidad, tendrá el compromiso y responsabilidad de desarrollar las acciones pertinentes para darle transparencia y seriedad en la entrega de los materiales convenientes y oportunos al contrato de mejoramiento de vivienda a los usuarios beneficiados, estas actividades quedaran instituidas en un plan de mejoramiento que la entidad suscriba ante este ente de control, en ese sentido se RATIFICA el Hallazgo Administrativo OBSERVACIÓN N°. 06. NO SE HA LIQUIDADO EL CONTRATO

Contrato No. 77

Modalidad y clase: Directa- Prestación de Servicios Objeto: “Prestación de servicios de transporte escolar con el fin de garantizar la

permanencia de los estudiantes de los niveles secundaria, media y primaria vocacional en las instituciones educativas del municipio de Guaca Santander.”

Valor: $83.243.160

Contratista: TranSimacota y/o Crisóstomo Archila Ovalle Fecha de Inicio: 08/05/2013 Fecha de Terminación: 08/11/2013 DESCRIPCION El equipo auditor al revisar el anterior contrato, observó que no había acta de liquidación, presentándose una irregularidad administrativa, en el proceso pos contractual por parte de la entidad. La importancia de la liquidación de un contrato según el Consejo de Estado fallo 14823 (sentencia de marzo 9 de 1998) obedece a que:




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“La liquidación es una operación administrativa que sobreviene a la finalización de un contrato, por cumplimiento del plazo anticipadamente, con el propósito de establecer, de modo definitivo, las obligaciones y derechos pecuniarias de las partes y su cuantía. La liquidación del contrato entonces, constituye su balance final o ajuste de cuentas, entre la administración contratante y el particular contratista, con miras a finiquitar de una vez por toda la relación jurídica obligacional. Siendo así, el acta de liquidación final deberá:

i) identificar el contrato, las partes, sus sucesores y los cesionarios si los hay; su objeto y alcance,

ii) determinar el precio, su pago, amortización o modificación y oportunidades de pago, iii) señalar las actas pendientes de pago, la forma como se utilizó el anticipo y lo

facturado el contratista, iv) establecer el plazo, las modificaciones de obligaciones, prórrogas, adiciones,

suspensiones y reinicios y las sumas que quedan pendientes de cancelar. v) También en el acta las partes dan cuenta de las salvedades a que haya lugar de

manera detallada y concreta.

Es por ello que el acta de liquidación final constituye el marco para evaluar el desequilibrio contractual y los incumplimientos, si estos llegaren a invocarse ante la jurisdicción”

Con base a esta exposición de motivos, hay que observar que la liquidación del contrato genera un paz y salvo para las partes, que posteriormente no será objeto de controversia jurídica, por ende, se configura una Observación Administrativa, para que se tomen las acciones correctivas, en un plan de mejoramiento que suscriba la entidad.


Presunto (s) Responsable(s)

Elba Carvajal Valencia Alcaldesa Municipal José Israel Díaz Flórez Secretario de Planeación - Supervisor

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “Teniendo en cuenta observación encontrada en auditoria; me permito realizar entrega de Liquidación Unilateral del contrato de Prestación de Servicios Nro. 077 de 2013 cuyo objeto es SERVICIO DE TRANSPORTE ESCOLAR CON EL FIN DE GARANTIZAR LA PERMANENCIA DE LOS ESTUDIANTES DE LOS NIVELES SECUNDARIA, MEDIA Y PRIMARIA VOCACIONAL DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL MUNICIPIO DE GUACA SANTANDER, lo anterior teniendo en cuenta ley 1150 de 2007; para lo cual se anexa Resolución 106 de junio 27 de 2014 y acta de liquidación (3 folios). Dando cumplimiento a lo requerido. Por lo expuesto; solicito levantamiento de Observación Administrativa”.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Los documentos soportes anexados por la entidad evidencia el cumplimiento de la norma en lo referente a la liquidación del contracto, se muestra la gestión respectiva en este asunto debido a que se podría presentar situaciones que conllevarían a una acción en contra de la Administración Municipal, con base a las justificación expuesta y los elementos probatorios se DESVIRTÚA la Observación Administrativa. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA N°. 07. FALTA FIRMAS DE FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACION EN LOS CONTRATOS Contrato No. 22.




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Modalidad y clase: Directa- Prestación de Servicios Objeto: “Aunar esfuerzos con la Asociación centro de bienestar del adulto mayor y centro

vida “nuestra señora del socorro” para garantizar el apoyo y asistencia integral a los adultos mayores de los niveles I y II de SISBEN, en condición de vulnerabilidad y aislamiento, atendidos en el municipio de Guaca Santander.”

Valor: $18.274.797 Contratista: Aracely Alvarado Bautista Fecha de Inicio: 02/09/2013 Fecha de Terminación: 06/11/2013

Contrato No. 22.

Modalidad y clase: Directa- Prestación de Servicios Objeto: “Prestación de servicios para la asesoría en la formulación del plan municipal para la

gestión del riesgo en Guaca Santander.” Valor: $20.000.000

Contratista: Wendy Yesica Panqueba Pulido Fecha de Inicio: 25/01/2013 Fecha de Terminación: 25/03/2013 Contrato No. 54.

Modalidad y clase: Directa- Prestación de Servicios Objeto: “Prestación de servicios actualización del software y venta del paquete SEG para

el software administrativo y contable Transford adquirido por el municipio de Guaca Santander.”

Valor: $13.000.000

Contratista: Jonathan Andrés Hernández Morales y/o Transford Fecha de Inicio: 22/03/2013 Fecha de Terminación: 17/05/2013 Contrato No. 65.

Modalidad y clase: Directa- Prestación de Servicios Objeto: “Prestación de servicios profesionales en asesoría para modificar y actualizar el

proyecto denominado `Construcción de redes en media y baja tensión montaje de transformadores e instalaciones internas para la electrificación rural de las veredas de Nucucbuca, Nueva Granada, Ortigal y otras fase 1` del municipio de Guaca Santander.”

Valor: $16.350.000

Contratista: Héctor Armando Pérez Peña Fecha de Inicio: 06/04/2013 Fecha de Terminación: 05/06/2013 DESCRIPCION En el procedimiento de la revisión documental, el equipo auditor comprobó que en los documentos oficiales del proceso precontractual faltan firmas de funcionarios vinculados al contrato, en labor de campo se verificó que el objeto del contrato se ejecutó conforme lo establecido en el contrato, la situación irregular es el registro de firmas, en los documentos del contrato, el equipo auditor configura una Observación Administrativa para que se efectúen acciones de mejora en un plan de mejoramiento. OBSERVACION Administrativa

Presunto (s) Responsable(s)

Elba Carvajal Valencia Alcaldesa Municipal José Israel Díaz Flórez Secretario de Planeación Supervisor




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María Isabel Valencia Roa Comisaria de Familia –Supervisor

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “De acuerdo a observación administrativa, con relación a contratos antes mencionados se cita a los responsables de los mismos en la oficina de Control Interno para que informen los motivos de la no firma de los contratos; los cuales se verifica ejecución y se les solicita mayor compromiso de acuerdo al Manual de Funciones; en este tipo de eventualidades y se proyecta Plan de Mejoramiento y mayor seguimiento en los contratos. De igual manera se procede a las firmas pendientes en estos contratos. Por lo expuesto; solicito levantamiento de Observación Administrativa”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR No se acepta la controversia planteada por la entidad, debido a que esta acción debe tener un control y seguimiento de todos los contratos, es una labor del supervisor, que se debe plasmar dentro de un plan de mejoramiento, para que se establezcan directrices encaminadas en acciones de mejora, se RATIFICA, el Hallazgo Administrativo. OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°. 08. DEFICIENCIA EN EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO Y CONTABLE TRANSFORD Contrato No. 54

Modalidad y clase: Directa- Prestación de Servicios Objeto: “Prestación de servicios actualización del software y venta del paquete SEG para el software administrativo y contable Transford adquirido por el municipio de Guaca” Valor: $13.000.000

Contratista: Jonathan Andrés Hernández Morales y/o Transford Fecha de Inicio: 22/03/2013 Fecha de Terminación: 17/05/2013 DESCRIPCION Se verificó el cumplimiento del objeto del contrato, se instaló el software Transford, este sistema presenta algunas irregularidades en su operatividad, se considera un sistema cerrado en su operatividad en el sistema contable, financiero y presupuestal, el equipo auditor, configura una Observación Administrativa para que la entidad a través del supervisor, requiera los servicios técnicos asistenciales al contratista, para que este cumpla con las obligaciones establecidas en el contrato



Elba Carvajal Valencia Alcaldesa Municipal José Israel Díaz Flórez Secretario de Planeación Supervisor

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “Se informara al contratista las irregularidades que se presentan a diario en la operatividad del sistema TRANSFOR para que realicen la actualización a la última versión del sistema y se realicen las correcciones y brinden asesoría de los cambios que ha tenido el Sistema”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR




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Con fundamento a lo expuesto por la entidad ante esta observación, el equipo auditor CONVALIDA, el presente Hallazgo Administrativo, para mediante un plan de mejoramiento la entidad tome acciones correctivas pertinentes OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°.09.

DETERIORO DE LAS VIAS PÚBLICAS

DESCRIPCION El equipo auditor observó el estado crítico en que se encuentran las calles del municipio de Guaca, aspecto que permite analizar el abandono en el mantenimiento de vías, originado en parte por los escasos recursos económicos con que cuenta la Alcaldía Municipal (baja en el recaudo del Impuesto predial, subsidio de los servicios públicos, impuesto de industria y comercio) Con base a lo observado, la administración municipal, deberá efectuar acciones que procuren mejorar el estado de las vías, planteando actividades y acciones que generen el aumento de los recursos y con ello, establecer programas que busquen el mantenimiento de las calles, y con ello generar un bienestar a la comunidad Guaqueña


Presunto Responsable Elba Carvajal Valencia Alcaldesa Municipal

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “La Administración Municipal; se encuentra gestionando recursos; con las diferentes entidades para el arreglo de las diferentes calles del municipio; que se encuentran en deterioro; para lo cual ha radicado proyectos para la asignación de recursos para este fin. De igual manera con gestión se inició proceso de pavimentación de algunas calles como la Carrera 6 con calle 5 y Calle 5 con carrera 7 para lo cual se anexa soporte fotográfico. Por lo expuesto; solicito levantamiento de Observación Administrativa”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR La Administración Municipal, a pesar de la gestión que realice ante las instancias superiores deberá concretar los proyectos para el objetivo final, el cual será el mantenimiento de las vías del municipio de Guaca, esta acción estará plasmada dentro de un plan de mejoramiento, para que se establezcan compromisos encaminados al bienestar de la comunidad, por consiguiente, se CONFIRMA el Hallazgo Administrativo 3.1.1.1. Opinión a la Contratación




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Examinada la etapa precontractual, contractual y pos contractual de la contratación efectuada al municipio de Guaca en la vigencia 2013, se observó situaciones que no se ajustan a los requerimientos exigidos en materia del ejercicio legal de la contratación pública, se evidencia que la entidad no realiza un seguimiento a los documentos y procedimientos señalados en el régimen de contratación estatal, si mismo, en el momento que se practicó la auditoría en el archivo de la ejecución de un contrato representativo, se encontró parcialmente documentos tales como: actas de seguimientos, actas de informes parciales y finales del Contratista y del Supervisor entre otros, obviando el deber legal de realizar la respectiva supervisión por parte de los funcionarios encargados de realizar vigilancia y control a los procedimientos contractuales, por lo tanto, la Gestión contractual del municipio de Guaca es DEFICIENTE. OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON CONNOTACION DISCIPLINARIA N°.10. DEFICIENCIA EN EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO DE REVISION EN LA CONTRATACION Contrato No. 70 Modalidad: Directa - Prestación De Servicios Objeto: “Prestación de servicios profesionales para la realización del manual de

contratación. Capacitación en contratación y revisión de contratos realizados a la fecha en el municipio de guaca Santander”.

Valor: $12.000.000

Contratista: Nelly Yolanda Ordoñez Bermúdez Fecha de Inicio: 02/05/2013 Fecha de Terminación: 02/06/2013 Supervisor: María Elena Villamizar Vera-Secretaria de Gobierno DESCRIPCION Dentro del desempeño del objeto contractual, se observó que cumplió con ejecutar el Manual de Contratación y en lo concerniente a la capacitación del personal, registros que se encuentran en la carpeta contractual, pero en lo concerniente a la revisión de los contratos, no hubo cumplimiento, ya que existen contratos en los cuales no se evaluaron sus procesos y procedimientos con respecto a la norma de contratación en las fases precontractual, contractual y poscontractual, dejando traslucir con ello, la violación a la función administrativa instituida en la Constitución Política de Colombia, al principio de responsabilidad y transparencia, y de la misma manera a lo estipulado en los estudios previos y en el objeto contractual. No hubo idoneidad y experiencia en la revisión contractual Contratos que se debieron realizar por Concurso de Meritos: Nos: 27, 53, 65, 78, 83 y 92 Contratos sin soportes: Nos: 92, 14, 17, 23 y 27. Decreto 734 de 2012 Artículo 2.2.3.

1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso.

2. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.

Se denota que existe una vulneración de la norma contractual, contemplada en la Ley 80 de 1993:




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Artículo 3°: De los Fines de la Contratación Estatal. Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.

Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones

Artículo 5º.- De los Derechos y Deberes de los Contratistas. Para la realización de los fines de que trata el artículo 3º de esta Ley, los contratistas:

Numeral 2o. Colaborarán con las entidades contratantes en lo que sea necesario para que el objeto contratado se cumpla y que éste sea de la mejor calidad; acatarán las órdenes que durante el desarrollo del contrato ellas les impartan y, de manera general, obrarán con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando las dilaciones y entrabamientos que pudieran presentarse.

Numeral 4o. Garantizarán la calidad de los bienes y servicios contratados y responderán por ello.

Es por ello que la ley estipuló expresamente como deber en cabeza de los contratistas el cumplimiento del objeto contractual, concordante con el deber de la respectiva entidad pública de exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna de este objeto contratado, por parte del supervisor del contrato que tiene como deber funcional el seguimiento y acompañamiento y control de los contratos estales (Ley 1474 de 2011 articulo 83° y 84°). Con base a lo expuesto y a las evidencias soportadas en el incumplimiento de realizar la revisión de los procesos contractuales se configura una Observación Administrativa con Connotación Disciplinaria




María Isabel Valencia Roa Comisaria de Familia Nelly Yolanda Ordoñez Bermúdez-Abogada


Ley 1474 de 2011 (artículo 83° y 84°) Decreto 734 de 2012 (articulo 2.2.3.) Estatuto de Contratación Pública (artículos: 3° 5°, numerales 2 y 4)) Constitución Política de Colombia (artículo 209°) Ley 734 de 2002 (articulo 34° numerales 1 y 2)

Descripción Deficiencia en el cumplimiento del contrato de revisión en la contratación

Causa

No hubo cumplimiento, ya que existen contratos en los cuales no se evaluaron sus procesos y procedimientos con respecto a la norma de contratación en las fases precontractual, contractual y poscontractual, dejando traslucir con ello, la violación a la función administrativa instituida en la Constitución Política de Colombia, al principio de responsabilidad y transparencia, y de la misma manera a lo estipulado en los estudios previos y en




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el objeto contractual. No hubo idoneidad y experiencia en la revisión contractual

Efecto

Es por ello que la ley estipuló expresamente como deber en cabeza de los contratistas el cumplimiento del objeto contractual, concordante con el deber de la respectiva entidad pública de exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna de este objeto contratado, por parte del supervisor del contrato que tiene como deber funcional el seguimiento y acompañamiento y control de los contratos estales

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “En cuanto al Cumplimiento del Contrato asunto de la referencia; la Oficina de Control Interno mediante Auditoría Interna ha quedado plasmado en Plan de Mejoramiento Institucional la Actualización del Manual de Contratación Municipal de acuerdo al Decreto 1510 de 2013; para lo cual se realizará el respectivo seguimiento”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR La Administración Municipal, a pesar de la gestión que realice ante las instancias superiores deberá concretar los proyectos para el objetivo final, el cual será el mantenimiento de las vías del municipio de Guaca, esta acción estará plasmada dentro de un plan de mejoramiento, para que se establezcan compromisos encaminados al bienestar de la comunidad, por consiguiente, se CONFIRMA, el Hallazgo Administrativo y Disciplinario. 3.1.2. Rendición y Revisión de la Cuenta La Rendición de la Cuenta, es el deber legal que tiene todo funcionario de informar y responder por la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas, son responsables de rendir la cuenta consolidada por entidad sobre su gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados, la cual para su presentación deberá estar firmada por el representante legal, el jefe de la entidad, director, gerente o quien haga sus veces. La Contraloría General de Santander, a partir de la presentación de la cuenta correspondiente a cada vigencia fiscal, revisará la información rendida por los responsables fiscales sobre su gestión con el propósito de emitir un pronunciamiento. 3.1.3 Legalidad El equipo auditor, evaluó el comportamiento de la legalidad en los factores financiero, ambiental y administrativo, de la Alcaldía Municipal de Guaca, los cuales nos indica cómo se debe desarrollar el procedimiento normativo en la entidad, además, se tiene un elemento adicional muy importante, el tema ambiental, el cual, se considera necesario fortalecer la región con criterios ambientales, culturales, sociales, políticos e institucionales los cuales reconozcan concebir una cultura de participación ciudadana, convivencia pacífica, transparencia administrativa, responsabilidad social, conservación, preservación y seguimiento a los procesos sociales, ambientales y culturales. La entidad posee el Manual de Contratación actualizado, Manual de Procedimientos Contables, Manual de Cartera, entre otros. Administración Municipal Guaca-Listado de Funcionarios de Planta




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Despacho Alcaldesa Municipal: Elba Carvajal Valencia Secretaria de Gobierno: María Elena Villamizar Vera–Libre Nombramiento y Remoción. Auxiliar Despacho: Pablo Antonio Valencia - Libre Nombramiento y Remoción.

Planeación Secretario de Planeación: José Israel Díaz Flórez - Libre Nombramiento y Remoción. Oficial de Obras: José Reyes Alvarado - Libre Nombramiento y Remoción. Secretaria de Salud Secretario de Salud: Luis Evelio Acuña Villamizar - Libre Nombramiento y Remoción. Tesorería Secretario de Hacienda: Oscar Jeovanni Hernández Lamus – Libre Nombramiento y

Remoción. Secretaria Tesorería: Horacia Reátiga Jaimes – Carrera Administrativa. Auxiliar Presupuesto: Emilce Guevara Pedraza - Libre Nombramiento y Remoción. UMATA Director: Jhon Alex Peña López - Libre Nombramiento y Remoción. Secretaria: Nubia Barajas Lozano - Carrera Administrativa. Comisaria de Familia Comisaria de Familia: María Isabel Valencia Libre Nombramiento y Remoción. La entidad tiene la posibilidad de presentar un proyecto de Acuerdo para efectuar una Reestructuración Administrativa con el fin de suprimir y/o fusionar unos cargos, para aliviar la carga de personal y a su vez aliviar la situación financiera de la entidad. 3.1.4. Ambiental El municipio de Guaca, registra una población total de 6.546 habitantes según el último Censo, realizado por el Departamento Nacional de Estadística DANE, el municipio tiene una superficie territorial de 30.085,65 Hectáreas está conformado por su cabecera municipal (área urbana) y treinta (30) veredas (área rural), los cuales cuentan con la organización y reconocimiento de la juntas de acción comunal en cada uno de ellos. Con base en lo señalado en el artículo 9° de la Ley 388 de 1997, el municipio de Guaca elaboró un Esquema de Ordenamiento Territorial EOT, adoptado mediante el Acuerdo Municipal No 023 del 2003, estudio que fue concertado con la Corporación Autónoma Santander CAS a través de Resolución No 3062 del 30 de septiembre de 2003. La Constitución Política de Colombia (artículo 311°), establece que al Municipio como entidad fundamental de la división política administrativa del Estado, le corresponde prestar los servicios públicos que determine la Ley, en ese orden de ideas, la Ley 99 de 1993 y demás normas legales vigentes, del medio ambiente, buscan constituir el ordenamiento legal en el logro de satisfacer las necesidades básicas en lo concerniente a los servicios públicos domiciliarios y saneamiento básico.

Gestión de Riesgo




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El municipio de Guaca creó el Consejo Municipal de Gestión de Riesgos mediante Decreto 111 de diciembre 20 de 2012, se establece su conformación y sus funciones. El municipio de Guaca se vio afectado por el incendio forestal originado en la Vereda Cruz Grande aproximadamente a las 6 am del día 29 de enero de 2012, en el sector de Cucua, con un cubrimiento de área afectada de 23 hectáreas y de ochenta (80) centímetros de profundidad de capa vegetal, siendo atendido por ocho (8) unidades bomberiles del municipio del Paramo; con cinco (5) unidades del municipio de Málaga y cinco (5) unidades bomberiles del municipio del Cerrito, así mismo se recibió apoyo del ejército nacional, de la policía nacional y funcionarios de la Administración Municipal que apoyaron en la labor de extinción del fuego, que culminó a las 3 pm. No se presentaron daños a viviendas y/o cultivos, ni lesiones personales, la naturaleza de la deflagración se debió a las altas temperaturas en tiempo de sequias. Erosión Se considera como el proceso de desgaste, separación, transporte y depósito de materiales que constituyen la capa más superficial de la corteza terrestre, producto de la acción continuada de fuertes e intensas precipitaciones y la escorrentía (agua), la acción eólica (viento), los eventos sísmicos (temblores o terremotos), la gravedad, los constantes cambios de temperatura y el desarrollo desmedido de actividades adelantadas por el hombre que con frecuencia aceleran la dinámica natural de este fenómeno. Su principal acción se efectúa sobre la capa meteorizada en donde se desarrolla el suelo haciéndole perder la materia orgánica la capacidad de infiltración, acumulación y almacenamiento de agua, elemento vital para la conservación de su fertilidad y el desarrollo de las plantas. Además la erosión es agente principal de transporte que colmata embalsé canales acueductos y facto contaminante de quebradas, ríos, lagos, de esta forma no solo afecta el suelo sino también el recurso hídrico.

Educación Ambiental

En la vigencia 2013, contempló programas educativos ambientales, actualmente se cuenta con un proyecto institucional ambiental hacia la comunidad rural y urbana, para mitigar el impacto social y ambiental, encaminado a la disminución de residuos, adecuada separación en la fuente, almacenamiento y presentación, mediante educación a niños y jóvenes del centro educativo, entregando folletos, manuales, cuñas radiales y realizando también capacitaciones a la comunidad en general, con el fin de mejorar nuestro medio ambiente y solucionar el grave problema de basuras del municipio de Guaca.

Unidad de Servicios Públicos Garantiza la prestación del servicio de asistencia técnica directa rural agropecuaria y ambiental, con miras a asegurar la ampliación progresiva de la cobertura, la calidad y pertinencia del servicio para los medianos y pequeños productores del municipio de Guaca, los servicios públicos (agua, luz y aseo), se prestan de manera eficiente, la irregularidad se presenta en el recaudo de estos servicios por parte de la administración municipal, ya que la comunidad ha sido parca en la cancelación de estos servicios. (Observación AdministrativaNo°.18) Aseo Componente de barrido y limpieza: El barrido se hace solamente al parque principal, durante 1 día a la semana, con frecuencias y horarios definidos, el operario inicia la labor a las de 8 a.m. y termina a las 12 p.m., no utiliza implementos de protección personal como guantes y tapa bocas, dentro de




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sus principales funciones esta la limpieza de las áreas públicas, vacío de las canecas, barrido a lado y lado de las calles y deshierbe; además el aseo de las calles principales lo hace la comunidad, una vez terminada la labor los residuos son depositados en canecas y son almacenados para su posterior recolección. En el municipio de Guaca no existe escombrera, no existe un sitio determinado para depositar los residuos de escombros de obras de infraestructura. Componente Residuos sólidos El municipio de Guaca en la actualidad posee un plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos realizado en Diciembre del 2005, el cualfue adoptado, pero en los seis (6) años de vigencia de este plan, no se han ejecutado obras que ayuden a la problemática de residuos sólidos evidenciada en el 2011, donde se recibió un botadero a cielo abierto, (El Salado) sin licencia, y contaminador de una fuente hídrica que alimenta el cauce del rio Guaca. La operación de recolección es realizada por cuatro (4) operarios, es decir existe un conductor del vehículo y tres (3) recolectores para los días lunes y jueves, los cuales no tienen la dotación adecuada, para la recolección se utiliza un camión con capacidad de dieciséis (16) toneladas.

El componente de recolección y transporte desde el punto de vista operativo es eficiente y óptimo, tiene una cobertura de recolección 100%, la continuidad del servicio es del 95% y la eficiencia y rendimiento laboral es bueno, además porque la comunidad en general conoce los horarios y frecuencias de recolección.

El 40% de los residuos llevados a la unidad de tratamiento son devueltos porque están

contaminados o simplemente hay una mala segregación. Condiciones inadecuadas de trabajo, el personal realiza su labor en todo momento

agachado y no existe ningún sistema para una mejor selección.

Existe un sistema de Compostaje y Reciclaje No existe maquinaria para embalaje de los residuos.

No se utiliza protección personal, los operarios muchas veces no los utilizan y existe el

peligro de contaminación por que hay usuarios que arrojan residuos hospitalarios dentro de los reciclables.

Acueducto

El municipio de Guaca, tiene la cobertura de cuatrocientos noventa (490)usuarios en casco urbano y dos mil doscientos dieciséis (2.216) usurarios en el área rural. Relación de los Componentes del Sistema de Acueducto

COMPONENTE AGUA DEFINICION

Nombre de la principal fuente hídrica que surte el Acueducto Municipal:

Quebrada La Chiratoca - Empalizada

Total de viviendas Urbanas: 490

Total de viviendas suburbana: 50

Total de viviendas urbanas con servicio de Acueducto: 490

Número de usuarios del Acueducto Municipal: 490

Total de viviendas suburbanas con servicio de Acueducto: 50

Total de viviendas rurales con servicio de Acueducto: 140

Número de usuarios del Acueducto Municipal: 630

Fuente: SIA Contraloría General de Santander




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Aguas Residuales

El municipio de Guaca en la actualidad ha implementado el Plan Maestro de alcantarillado el cual, se tiene presupuestado $500.000.000, a quince años, para modificar en su totalidad las redes de alcantarillado y acometidas, la actual administración gestionó recursos de orden nacional con el fin de construir una planta de tratamiento de agua residuales, en la actualidad se encuentran en etapa de estudios. El total de usuarios que cubre el servicio de alcantarillado es de cuatrocientos noventa usuarios (490). Relación de los Componentes del Sistema de Alcantarillado

COMPONENTE ALCANTARILLADO DEFINICION

Total de viviendas Urbanas 490

Total de viviendas Urbanas con servicio de Alcantarillado 490

Total de viviendas rurales con sistema de Alcantarillado 3

Total de viviendas rurales con sistema de inodoro residual alcantarillado: 3

Total de viviendas rurales con sistema de Inodoro con conexión a pozo séptico 3.498

Total de viviendas rurales con sistema de Inodoro sin conexión a alcantarillado ni pozo séptico

490

Fuente: SIA- Contraloría General de Santander

La alta contaminación por la explotación de arena, mediante el sistema de lavado de laderas, el regadío en la agricultura y en los establos, porquerizas y corrales, la disposición directa de las aguas servidas y agua lluvias, son aspectos negativos que generan un gran impacto ambiental en el municipio de Guaca. Como se puede observar, solo se ejecutó el 44, 45% de los recursos en el suministro de materiales para el mantenimiento y rehabilitación de los sistemas de alcantarillado sanitario y aguas residuales en el municipio de Guaca en el área urbana, la cual posee este sistema muy anticuado, se puede decir que se ejecutó lo girado por la nación quedando por ejecutar de los recursos propios de $19.831.861. Se realizaron nueve (9) contratos, con recursos propios, los cuales se ejecutaron y se liquidaron cumpliendo el objeto contractual, los cuales se relacionan a continuación en el siguiente cuadro: Contratos de Mantenimiento del Acueducto y Alcantarillado vigencia 2013

CLASE CONTRATO

OBJETO CONTRATISTA VALOR

($) FECHA INICIO

FECHA TERMINACION


Subasta Inversa

Prestación de servicios profesionales para la optimización del acueducto urbano del municipio de Guaca Santander

Wendy Yesica Panqueba Pulido

16.500.000

17/01/2013 06/03/2013


Subasta Inversa

Prestación de servicios profesionales para el diseño de la red de alcantarillado en la zona del polideportivo en Guaca Santander

Prospero Díaz

15.600.000

01/03/2013 19/03/2013


Subasta Inversa

Prestación de servicios para el mantenimiento de las redes de alcantarillado del municipio de Guaca

Wendy Yesica Panqueba Pulido

16.500.000 22/03/2013 14/04/2013




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Selección Abreviada Subasta Inversa

Prestación de servicios para el mantenimiento de la redes del acueducto


16.500.000 10/05/2013 10/06/2013

Directa

Subasta Inversa

Prestación de Servicios en la Unidad de Servicios Públicos en el desarrollo de procesos que garanticen el mantenimiento y funcionamiento del Acueducto y Alcantarillado Urbano

Luis Jesús Jaimes Martínez

9.795.000

11/01/2013 11/06/2013


Subasta Inversa

Prestación de servicios profesionales en el apoyo a la gestión en la elaboración y transmisión de los formatos del sistema único de información SUI de la Unidad de Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado, y aseo Alcaldía Municipal de Guaca Santander

Addison Rueda Galvis

16.500.000

13/07/2013 13/11/2013


Subasta Inversa

Prestación de servicios en la unidad de servicios públicos en el desarrollo de procesos que garanticen el mantenimiento y funcionamiento del acueducto y alcantarillado del municipio de guaca Santander.

Luis Jesús Jaimes Martínez

9.600.000

13/07/2013 13/11/2013

Selección abreviada

Mínima Cuantía

Compra de insumos químicos para el tratamiento del agua del acueducto urbano y suburbano del Municipio de Guaca Santander

Fabián Andrés Patiño Koop

15.500.000

23/01/2013 01/02/2013


Subasta Inversa

Aunar esfuerzos con la Asociación Comunal de Juntas para la realización del mantenimiento, adecuación y reposición del acueducto del municipio en su área rural del Municipio de Guaca Santander

Norberto Jerez Cote

15.729.776

13/07/2013 13/08/2013

Fuente: SIA-Contraloría General de Santander

CONCEPTO VALOR ($)

Ingresos Corrientes de Libre Destinación vigencia 2013

1.093.416.000

Recaudo del 1% de los ICLD 10.934.160

Valor Ejecutado vigencia 2013

11.325.000


Mediante certificación de la Secretaria de Hacienda y Tesoro del municipio de Guaca durante la vigencia 2013, ejecutó la suma de once millones trescientos veinticinco mil pesos moneda corriente en el sector de inversión de medio ambiente para dar




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cumplimiento al artículo 106° de la Ley 1151 de 2007. El valor ejecutado corresponde a conservación de Microcuencas y reforestación y erosión Adquisición de predios y áreas de interés de reserva hídrica, En cumplimiento del artículo 111° la Ley 99 de 1993 y del artículo 210° de la Ley 1450 de 2011, los municipios, debe presentar proyectos con el fin de adquirir predios con el 1% sobre los ingresos corrientes de libre destinación para la protección del recurso hídrico en zonas en las cuales se pueda realizar proyectos de reforestación; esta compra de predios se realizara con la aprobación de la Corporación Autónoma de Santander.

Reforestación Se tienen identificadas las áreas de importancia estrategia para la conservación de recursos hídricos que surten de agua los acueductos del municipio. Se realizó un proyecto de reforestación en recursos hídricos la microcuenca Chiratoca, desarrollado mediante el siguiente contrato. Contrato de obra No.007 de 2013. Proceso de selección: Licitación Pública No. 003 d e2013 Contratista: Juan José Camacho Caro y/o UDESAP Ltda. Objeto del Contrato: “Reforestación de 37.6 Hectáreas de Bosque Protector en la

Microcuenca la Chiratoca en el Municipio de Guaca Departamento de Santander” Valor del contrato: Ciento ochenta y cuatro millones cuatrocientos setenta y dos mil

cuatrocientos veintisiete pesos moneda corriente ($184.472.427): Acta de inicio: 01- 10 2013. Supervisor: Ingeniero José Israel Díaz Flórez-Secretario de Planeación Ejecución Presupuestal de Gastos-Rubro Ambiental

RUBRO PPTAL

CONCEPTO PPTO

INICIAL ADICIONES CREDITOS

CONTRA CREDITOS

PPTO DEFINITIVO

OBLIGACIONES PAGOS SALDO POR

COMPROMETER

SALDO POR PAGAR

ACUMULADO ACUMULADO

1.3-A.10 Ambiental 16.000.000 169.472.427 9.000.000 7.000.000 187.472.427 180.797.427 62.166.728 6.675.000 118.630.69

9

1.3-A.10.11 Reforestación y Control de Erosión

0 169.472.427 0 0 169.472.427 169.472.427 50.841.728 0 118.630.69

9

1.3-A.10.11.1

Recurso Departamental-Reforestación Microcuenca La Chiratoca

0 169.472.427 0 0 169.472.427 169.472.427 50.841.728 0 118.630.69

9

1.3-A.10.8

Conservación, Protección, Restauración y Aprovechamiento de Recursos Naturales

6.000.000 0 9.000.000 0 15.000.000 11.325.000 11.325.000 3.675.000 0

1.3-A.10.8.1

Conservación de Microcuencas y Reforestación y Control de Erosión

6.000.000 0 9.000.000 0 15.000.000 11.325.000 11.325.000 3.675.000 0

1.3-A.10.9

Adquisición de Predios de Reserva Hídrica y Zonas de Reserva Naturales

10.000.000 0 0 7.000.000 3.000.000 0 0 3.000.000 0


Este proyecto se ejecuta de conformidad con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 05123 de mayo 24 de 2013 por valor de $169.472.427, y con recursos del municipio de Guaca determinado por el certificado de disponibilidad presupuestal No. 130003 de enero 30 de 2013 por valor de $15.000.000. Planta de Beneficio Animal




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No existe una Planta de Beneficio Animal en el municipio de Guaca, el sacrifico de reses se realiza en el municipio de San Andrés

Evaluación Línea Ambiental

Para la vigencia 2013, Alcaldía Municipal de Guaca, con respecto a su gestión ambiental presentó un mejoramiento con respecto a la vigencia 2012, debido al apoyo institucional de la Gobernación de Santander.

Sobre esta línea el equipo auditor, evidenció que para la vigencia 2012, se instauró un Hallazgo Administrativo con Connotación Disciplinaria, estableciéndose como responsable en el plan de mejoramiento (Hallazgo Administrativo), la Alcaldesa Municipal Dra. Elba Carvajal Valencia, para que se tomen acciones correctivas en la vigencia 2014 Respuesta de la Administración Municipal:“Si bien es cierto que durante la vigencia 2012; el cual fue detectado en los procesos de la vigencia siguiente; en la vigencia 2013 se iniciaron los respectivos correctivos iniciando con la Reforestación de 37.6 hectáreas de bosque protector en la micro cuenca La Chiratoca en el municipio de Guaca; además por medio de los estudiantes del SENA el municipio realizó siembra de árboles en la vereda cámara, y en los contratos de obra; por medio de la supervisión de la secretaria de planeación se verificó que no hubiera afectación ambiental”. 3.1.5. Planes de Mejoramiento

El equipo auditor, verificó las acciones, las metas, los objetivos y las fechas establecidas en el cumplimiento del Plan de Mejoramiento suscrito para la vigencia 2013, por la entidad ante el ente de control.

Hallazgo Nro. 01: Realizar revisión a los actos administrativos de adición o incorporación a los conceptos de ingresos y gastos y los registros contables en el software contable.: Avance del 100%.

Hallazgo Nro. 02: Realizar seguimiento al comportamiento de ingresos y gastos para dar cumplimiento a Ley 617 de 2000. Avance del 100%.

Hallazgo Nro. 10: Elaborar el inventario de las propiedades planta y equipo: Avance del 90%.

En la evaluación aplicada a la Alcaldía Municipal de Guaca, el equipo auditor verificó el desempeño en la consecución de los objetivos establecidos en el plan de mejoramiento, suscrito en la vigencia 2012, resultando un logro positivo, en el cumplimiento en el desarrollo y ejecución de las acciones correctivas contempladas en el referido plan. Cabe resaltar que el desempeño del Plan de Mejoramiento, para la vigencia 2013, de los catorce (14) hallazgos administrativos, se cumplieron en su totalidad (tres (3) hallazgos administrativos), quedando para su cumplimiento durante la vigencia 2014, once (11) hallazgos administrativos, conforme lo estipulado en el Plan de Mejoramiento por ende, la Administración Municipal, si CUMPLE, con el avance y cumplimiento del plan de mejoramiento para la vigencia 2013. 3.1.6. Control Interno El Control Interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización pública, es un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y su finalidad, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender. 3.1.6.1. Evaluación de Control Interno El grupo auditor verificó, si el Sistema de Control Interno durante la vigencia 2013, realizó acciones de control interno tendientes a verificar la adecuada utilización de los recursos y




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uso de los bienes por parte de la Alcaldía Municipal de Guaca, para lo cual evalúa los procesos establecidos en el MECI, proyectados en el plan de gestión: Subsistema de Control Estratégico

Dificultades Avances La Administración de Guaca, ha mejorado en este subsistema con respecto ala

vigencia 2012. Se realizaron los ajustes necesarios para implementar el componente de talento

humano en conjunto de acuerdo al nuevo modelo de gestión y planeación conforme al Decreto 2482 de 2012.

Dificultades

La entidad ha tenido inconveniente para fortalecer y socializar de los programas de formación y capacitación, programa de inducción- re inducción y bienestar social laboral de manera conjunta para lograr cumplir con estos elementos, es muy difícil, pues en los municipios de sexta categoría el presupuesto es bajo y no hay el suficiente personal para solicitar una capacitación gratuita de la ESAP o el SENA.

Subsistema de Control de Gestión Avances Se encontró, que la administración municipal tiene diseñados los productos del componente actividades de control como son: Se evidencia un mayor compromiso por parte del comité de gobierno en línea para

adelantar las tareas pendientes y lograr avanzar en las diferentes fases de la estrategia de gobierno en línea.

La Dirección de Comunicaciones está revisando los procesos a su cargo para establecer los correctivos que le permitan cumplir a cabalidad con las actividades del proceso de comunicación pública.

Se implementó el plan anticorrupción teniendo en cuenta los elementos del MECI Satisfacción del usuario, manual de quejas reclamos y sugerencias.

Dificultades

A pesar de las socializaciones realizadas, no se ha logrado el nivel de apropiación adecuado con el modelo de operación por procesos. Algunas actividades aún no se reflejan en los procesos o presentan deficiencias en su identificación y gestión.

No se percibe una cultura organizacional enfocada a trabajar en el control preventivo, el que hacer institucional absorbe cualquier intención. La entidad se preocupa más en corregir que en prevenir.

Subsistema de Control de Evaluación

Avances

En el subsistema de evaluación solo se avanzó en la formulación de los procedimientos

para planes de mejoramiento, se formularon formatos para la recolección de la información; de igual manera en las auditorías realizadas se han implementado mecanismos de mejora en cada una de las áreas que lo comprenden.

Dificultades




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Aún no se evidencian niveles satisfactorios o adecuados de implementación de procedimientos de autoevaluación que permitan en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, tomando las medidas correctivas necesarias de manera oportuna y efectiva.

Se deben establecer mecanismos más eficaces de seguimiento a los planes de

mejoramiento que permitan una mejor retroalimentación. Diseñar estrategias que permitan apropiar aún más a los servidores públicos de los

elementos de autocontrol y autoevaluación; así como los planes de mejoramiento de la evaluación de desempeño individual.

Falta mayor cultura del autocontrol y es necesario establecer coherencia entre evaluación del desempeño v/s planes de mejoramiento.

Estado general del Sistema de Control Interno

En términos generales aún se evidencian muchas dificultades y deficiencias para lograr

un Sistema de Control Interno maduro y que garantice la efectividad de los procesos. Faltan mayores esfuerzos para lograr una cultura organizacional enfocada al

autocontrol y promover la institucionalización del Control Interno como herramienta de gestión.

No se evidencian mayores avances con relación al informe cuatrimestral anterior. Muchas de las dificultades aún persisten.

Recomendaciones Se deben continuar con los procesos de sensibilización e interiorización de los

principios y valores, motivando y empoderando al nivel directivo para que sean multiplicadores y líderes de este proceso.

Se sugiere socializar y divulgar la guía metodológica para la formulación, seguimiento y evaluación de los acuerdos de gestión. Igualmente definir cuál va hacer el procedimiento para su presentación.

Procurar el sostenimiento del sistema de control interno, de manera que contribuya realmente a mejorar la gestión de la entidad.

OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°.11. DEBILIDADES EN LA FUNCIONABILIDAD DE LOS SUBSISTEMAS DEL MECI DESCRIPCION El equipo auditor observó que los procesos establecidos en el MECI, para la vigencia 2013, han presentado serios inconvenientes en sus avances, debido a la cultura organizacional enfocada al autocontrol y al fortalecimiento institucional, conllevando a la escasa efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, tomando las medidas correctivas necesarias de manera oportuna y efectiva. Se ha tenido inconveniente para socializar los programas de formación y capacitación, así mismo los programa de inducción- re inducción y bienestar social laboral, por esta razón, con base a lo expuesto por la misma entidad y verificado en el proceso auditor, se configura una Observación Administrativa, para que se tomen acciones correctivas dentro de un plan de mejoramiento que suscriba la entidad





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Elba Carvajal Valencia Alcaldesa Municipal Yerlli Pabon Valencia Jefe Control Interno

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “El municipio se encuentra en proceso de implementación en el SUIT de cada uno de los servicios y trámites con el fin de realizar la respectiva ejecución de los mismos dentro de los requerimientos de ley en cuanto a participación ciudadana y TICS. En cuanto a las capacitaciones se está gestionando con el SENA; la realización de las mismas de acuerdo a las necesidades que se presentan”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR La argumentación que brinda la entidad, conduce a la CONFIRMACION del Hallazgo Administrativo, para que a través de un plan de mejoramiento desarrolle las acciones de mejoras pertinentes y de esta manera se de cumplimiento a la normatividad que regula el MECI.

3.1.7. Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC´s) En cumplimiento de la Ley 1341 de julio 30 de 2009, norma que establece la aplicación y aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones, todas las entidades públicas deberán contemplar en su funcionamiento administrativo la instalación, actualización y mantenimiento de las infraestructuras indicadas y necesarias, para mantener integrada y actualizada con la información completa a la comunidad por intermedio de los medios y los instrumentos tecnológicos al acceso de la Información y a la generación de conocimiento, enmarcada en la exploración de nuevas formas de comunicarse, de trabajar colectivamente y de acceder a servicios básicos claves. Entre los servicios tecnológicos, de comunicación e interacción, que aplica la entidad a favor de la comunidad son: La debida participación ciudadana y el cumplimiento de los mecanismos de información

Para la atención oportuna a quejas la Alcaldía Municipal de Guaca, posee:

Dirección: Carrera 6 No. 4-28 Parque Principal - Guaca: Horario de atención: Martes a Viernes de 8am a 12am y de 2pm a 6pm - Sábados de 7am a 1pm

Correo electrónico: [email protected] Código Postal: Zona Urbana 681031 - Zona Rural 681047 - 681048

Utilización de Tecnología, Información en la Comunicación

Página WEB: Página web. www.guaca-santander.gov.co/ Línea telefónica: 57+7+6632511 / 57+3185308864 Fax: 57+7+6632511 Línea gratuita no hay Se verificó la existencia de dos (2) carteleras para publicación de información

actualizada de la entidad. El equipo auditor verificó el cumplimiento de la norma relacionada con la TIC´s, en la Alcaldía Municipal de Guaca, pudiendo comprobar que lo competente a esta área, la entidad se encuentra en proceso de actualización, estructuración, seguridad, estabilidad, y disponibilidad de la Página www.guaca-santander.gov.co, para garantizar la eficiencia de su gestión tecnológica, y de esta manera lograr la efectividad de este proceso.

mailto:[email protected]

http://www.guaca-santander.gov.co/




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En la actualidad se presenta capacitación y asistencia a la comunidad por parte del SENA, mediante enseñanza vehicular, en el municipio de Guaca, se ha hecho presente esta modalidad, acusando una notable aceptación por parte de la comunidad, de manera particular la población estudiantil. Este proceso se encuentra en Plan de mejoramiento vigencia 2012.

3.2. CONTROL DE RESULTADOS

La Ley 152 de 1994 por medio de la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, conmina a la elaboración por parte del nuevo equipo de gobierno del plan de desarrollo del municipio de Guaca “UNIDOS POR GUACA LOGRAREMOS EL CAMBIO”; aprobado mediante Acuerdo Municipal No. 11 de 14 de mayo de 2012, por el Concejo Municipal de Guaca, el cual se encuentra estructurado en seis dimensiones: social, desarrollo físico, desarrollo ambiental y gestión del riesgo, económica, desarrollo político y ciudadano y desarrollo institucional. 3.2.1. Planes, Programas y Proyectos Este componente o factor, evalúa lo establecido en el Plan de Desarrollo del Municipio de Guaca, su avance en la vigencia 2013, la gestión de la entidad en la ejecución del Plan de Desarrollo, en los planes de acción de cada área, dependencia, proceso, o secretaria, como se denomine cada una de las unidades administrativas-operativas que conforman la Administración Municipal, esta evaluación es una sola, se evalúa la gestión de la entidad como un todo. En este documento se condensan las iniciativas que buscan mejorar las condiciones materiales de vida, para los habitantes del municipio. Producto de un diagnostico serio, democrático y participativo expresado en líneas de inversión y políticas públicas que encausaran la apropiación de recursos para el crecimiento físico y social de la entidad.

Comportamiento Plan de Desarrollo vigencia 2013

SECTOR PROGRAMA

PO

ND

ER

AD

OR

SUBPROGRAMA

PO

ND

ER

AD

OR

Valor Programado para la vigencia (2013)

Valor ejecutado en la vigencia

(2013)

EDUCACIÓN

PROGRAMA ESTRATEGICO

“EDUCACIÓN DE CALIDAD PARA LOS

GUAQUEÑOS”

COBERTURA 22,83 50.000.000 50.000.000

64,13 Calidad Matricula

6,85 15.000.000 15.000.000

9,13 20.000.000 20.000.000

33,46 73.260.000 73.260.000

10,35 22.662.000 22.662.000

4,87 10.671.000 10.671.000

39,7

Calidad Gratuidad 100 87.004.000 30.000.000

30.000.000

Eficiencia en la administración del Servicio Educativo

14,6 12.741 6.370.500

6.370.500

SALUD ESTRATEGICO “LA

SALUD ES LO PRIMERO”

91,3 Régimen

Subsidiado 100 1.557.425

1547425

10.000.000

2,9 Salud Publica

10,2 4.000

500.000

500.000

500.000

500.000

500.000

500.000

18,39 7.212.000 7.212.000

5,75 12.000.000 12.000.000

6,39

Prestación de servicios a la población pobre en lo no cubierto con subsidios a la demanda

100 109.044 109.044

AGUA POTABLE Y ESTRATEGICO 63,91 Acueductos 13,53 56.078.000 56.078.000




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SANEAMIENTO BASICO

“SERVICIOS PÚBLICOS CON

CALIDAD Y COBERTURA TOTAL”

63,46 263.000.000 263.000.000

22,75 94.309.000 79.309.000

15.000.000

0,21 1.000.000 1000.000

13,33 Alcantarillado 38,69 33.451.000 33.451.000

61,3 53.000.000 53.000.000

22,74 Aseo 41,09 60.612.000

30.000.000

30.612.000

50,85 75.000.000 75.000.000

DEPORTE Y RECREACIÓN

ESTRATEGICO “RECREACIÓN Y

DEPORTE PARA LOS GUAQUEÑOS”

10,17

Fomento, desarrollo y práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre

100 5.745.000 5.745.000

74,36

Construcción, mantenimiento y/o adecuación de los escenarios deportivos y recreativos

100 42.000.000 42.000.000

1,77

Dotación de escenarios deportivos e implementos para la práctica del deporte

100 10.000.000 10.000.000

13,68

Pago de instructores contratados para la práctica del deporte y la recreación

100 7.729.000 7.729.000

CULTURA

ESTRATEGICO POR EL RESURGIR DE LA

CULTURA GUAQUEÑA”

69,74

Fomento, apoyo y difusión de eventos y expresiones artísticas y culturales

100 40.000.000

40.000.000

8,71

Formación, capacitación e investigación artística y cultural

100 5.000.000 5.000.000

8,71

Construcción, Mantenimiento y Adecuación de la Infraestructura Artística y Cultural

100 5.000.000 5.000.000 Mantenimiento y Dotación de Biblioteca

Dotación de la infraestructura artística y cultural

12,82

Pago de instructores y bibliotecologos contratados para la ejecución de programas y proyectos artísticos y culturales

100 7.356.000 7.356.000

SERVICIOS PÚBLICOS

DIFERENTES A ACUEDUCTO

ALCANTARILLADO Y ASEO

ESTRATEGICO “GUACA LIDER”

12,62

Mantenimiento y expansión del servicio de alumbrado público

100 13.000.000 13.000.000

67,96 Obras de Electrificación Rural

100 70.000.000 70.000.000

19,41 Distribución de Gas Natural

100 20.000.000 20.000.000

VIVIENDA

ESTRATEGICO “ACCESO A

VIVIENDA DIGNA CON LOS

PRINCIPALES SERVICIOS PÚBLICOS”

29,06

Subsidios adquisición y mejoramiento de vivienda de interés social

100 50.000.000 50.000.000

34,88

Planes y proyectos de mejoramiento de vivienda y saneamiento básico

100 60.000.000 60.000.000

34,88

Planes y proyectos para la adquisición y/o construcción de vivienda

100 60.000.000 60.000.000




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0,58

Subsidios para reubicación de viviendas asentadas en zonas de alto riesgo

100 1.000.000 1.000.000

0,58

Espacio público y proyectos de titulación y legalización de predios

100 1.000.000 1.000.000

TRANSPORTE

ESTRATEGICO “GUACA

PRODUCTIVO Y COMPETITIVO”

12,61 Construcción de vías

100 56.000.000 56.000.000

32,43 Mejoramiento de

Vías 100 144.000.000 144.000.000

53,83 Compra de maquinaria y equipo

100 1.000.000 0

1,12

Planes de tránsito, educación, dotación de equipos y seguridad vial

100 5.000.000 0

EQUIPAMIENTO

ESTRATEGICO MEJOR

INFRAESTRUCTURA MUNICIPAL

8,39 Construcción de dependencias de la administración

100 14.740.000 14.740.000

22,78

Mejoramiento y mantenimiento de dependencias de la administración

100 40.000.000 40.000.000

68,81

Construcción y mejoramiento de plazas de mercado, mataderos, cementerios, parques andenes y mobiliarios del espacio público

100 120.790 120.790

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y

LAS COMUNICACIONES

ESTRATEGICO CIENCIA Y

TECNOLOGÍA 100

Gobierno Transparente

100 10.000.000 10.000.000

AMBIENTAL

ESTRATEGICO “AMBIENTE

SUSTENTABLE PARA GUACA”

16,66

Disposición, eliminación y reciclaje de residuos sólidos

100 10.000.000 10.000.000

33,33

Conservación de Microcuencas que abastecen el acueducto, protección de fuentes y reforestación de dichas cuencas

100 20.000.000 20.000.000

8,33 Educación Ambiental

100 5.000.000 5.000.000

33,33

Adquisición de predios de reserva hídrica y zonas de reserva naturales

100 0

20.000.000

8,33 Reforestación y control de erosión

100 5.000.000

33,33 Mitigación del riesgo

100 5.000.000

33,33 Prevención y atención de desastres

100 5.000.000

33,33

Fortalecimiento del comité de prevención y atención de desastres (CLOPAD)

100 5.000.000

AGROPECUARIO

ESTRATEGICO “GUACA DESPENSA AGROPECUARIA DE

GARCIA ROVIRA 2015”

10

Proyectos de construcción y mantenimiento de distritos de riesgo y adecuación de tierras

100 10.000.000 10.000.000




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70 Proyectos de Asistencia Técnica Rural

100 70.000.000 70.000.000

10

Pago del personal técnico vinculado a la prestación del servicio de asistencia técnica directa rural

100 10.000.000 10.000.000

9,09 Desarrollo PIDERT 100 10.000.000 10.000.000

10

Desarrollo de proyectos productivos en el marco del plan agropecuario

100 10.000 10.000

Transporte de reclusos

50 1.500 1.500.000

JUSTICIA, SEGURIDAD Y CONVIVENCIA

ESTRATEGICO “JUSTICIA,

SEGURIDAD Y CONVIVENCIA PARA LOS GUAQUEÑOS”

88,09

Pago de comisarios de familia, médicos, psicólogos y trabajadores sociales de la comisaria de familia

100 88.840.000

88.840.000

11,9 Fondo territorial de seguridad (ley 1106 de 2006)

100 12.000.000

DESARROLLO COMUNITARIO

ESTRATEGICO PARTICIPACIÓN

CIUDADANA 100

Capacitación, asesoría y asistencia técnica para consolidar procesos de participación y control ciudadana

100 16.000.000

16.000.000

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

ESTRATEGICO

ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL MODERNA Y EFICIENTE

63,87

Procesos integrales de evaluación institucional y reorganización administrativa

100 127.250.000

9,51

Actualización del SISBEN, estratificación socioeconómica y actualización catastral

100 15.000 15.000

22,21 Elaboración y actualización del plan de desarrollo

100 35.000

35.000.000


El avance del plan de desarrollo municipal para la vigencia 2013, se refleja en un 47,08% y en su cumplimiento de los proyectos planteados en un 77,27%, representado en recursos ejecutados, se puede anotar una gestión aceptable en sus metas programadas. En el cumplimiento del Plan de Desempeño, de manera parcial el municipio de Guaca obtuvo un crédito por $120.000.000, con Idesan, para la pavimentación de vías del casco urbano. 3.2.2. Seguimiento Controles de Advertencias

Teniendo en cuenta asunto de la referencia; el equipo auditor verificó las acciones relacionadas que a continuación se describen: FUNCION DE CONTROL DE ADVERTENCIA 0001

FECHA: 6 de Febrero de 2012 ASUNTO: Control Fiscal a los Recursos Públicos Destinados a Publicidad en Virtud del Estatuto Anticorrupción.

El municipio de Guaca no destina sus recursos públicos a cualquier tipo de publicidad oficial o de cualquier otro mecanismo de divulgación, de programas y políticas para promoción de servidores públicos, partidos políticos, o candidatos que hagan uso de su voz, imagen, nombre símbolo, logo o cualquier otro elemento identificable que puede inducir a confusión. Por ende, está función de advertencia no aplica para la entidad




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FUNCION DE CONTROL DE ADVERTENCIA 004

FECHA: 13 de Marzo de 2013 ASUNTO: Incentivar, Tener Activo los Planes de Contingencia y Planes de Emergencia con el fin de Prevenir y Atender los Desastres Naturales provocados por la ola invernal como Deslizamientos e Inundaciones entre otros e Igualmente Prevenir y Controlar los Incendios Forestales

El equipo auditor verificó que el Municipio de Guaca tiene creado el Comité Municipal de Emergencia y Desastres; junto con la implementación del PLEC´S, mediante Decreto 070 de julio 28 de 2012, el cual se encuentra integrado:

Alcaldesa Municipal Presidente ASOJUNTAS

Coordinador CMGRD Secretaria de Gobierno

Madres Comunitarias

Secretario de Planeación Presidente Consejo Territorial Planeación

Secretario de Salud Municipal Representante de la CAS

Director UMATA Comandante Estación de Policía

Gerente ESE Hospital Delegado de Unidad Militar zonal

Jefe Oficina de Servicios Públicos Representante Eco Guaca

Rector ITA Representante ICBF

Personería Municipal Representante Red Unidos

Comisaria de Familia Párroco Municipal


FECHA: 23 de Abril de 2013 ASUNTO: Sobre el Giro de Recursos por Concepto de la Estampilla Pro Cultura y Pro Adulto Mayor

El manejo de los recursos de la Estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor se ejecutó de acuerdo a proyectos presentados para la atención integral del adulto mayor beneficiado en el municipio de Guaca. El equipo auditor verificó que el municipio está cumpliendo lo estipulado en la Ley, por este concepto se alcanzó a recaudar un total de $86.175.866, comprometiéndose un total de $108.798.799; y que alcanza un 79.20% del valor recaudado. Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos (Estampillas pro Adulto Mayor). Cifras en pesos.

CONCEPTO INICIAL ADICIONES DEFINITIVO RECAUDO

Estampilla Pro Anciano 50,000,000 58,798,799 108,798,799.00 86,172,866

El municipio de Guaca, en la vigencia 2013 comprometió recursos de la Estampilla Para el Bienestar del Adulto Mayor por un valor total de $ 37.245.000. Estampilla Pro Cultura En cumplimiento de la función de Advertencia en este aspecto el equipo auditor observó que los recursos recaudados por este concepto se destinaron a la creación, investigación y fortalecimiento de la actividad artística y cultural, brindar apoyo a personas y grupos dedicados actividades culturales, e implementará unidades móviles para la divulgación de las mismas.




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Estimular la creación y funcionamiento de espacios públicos para la realización de actividades culturales, apoyo en los diferentes programas de expresión cultural en todas sus expresiones como lo indica el artículo 17° de la Ley 397 de 1.997. Por este concepto se alcanzó a recaudar un total de $21.513.001, comprometiéndose un total de $20.312.000,que alcanza una ejecución del 99,68 % del valor recaudado.


Estampillas de Pro-Cultura 17.000.000 3.375.336 20.375.336 21.513.001

CONCEPTO INICIAL DEFINITIVA COMPROMETIDO

Estampilla Pro Cultura proyecto de promoción de encuentros de artistas, grupos musicales y grupos culturales y actividades culturales.

17.000.000 20.375.336 20.312.000


FECHA: 17 de Septiembre de 2013 ASUNTO: Aseguramiento y Legalización de Bienes

A la fecha el Municipio de Guaca si ha realizado la adquisición de Pólizas de Aseguramiento y Legalización de los bienes del municipio; actualmente la entidad se encuentra en proceso de depuración de los bienes inmuebles que posee el municipio, en la presente vigencia 2013, se presentó un proyecto ante el Departamento de Santander, para la consecución de recursos para llevar a cabo su ejecución.

Entidad Aseguradora

Póliza No Riesgo Asegurado Tipo De Amparo Valor

Asegurado ($)

Aseguradora Solidaria

99400000092 Terrorismo, incendios, asonadas, conmoción civil o popular, huelga

Multirriesgo 800.000.000

3.2.3. Seguimiento Quejas y Denuncias:

De conformidad con el traslado de denuncia DPD-14-0071-Presunta irregularidad en la ejecución del contrato de obra No. 00005328, celebrado entre el Departamento de Santander (Secretaria de Educación Departamental) y Unión Temporal Guaca. El equipo auditor solicitó una visita técnica por el Grupo Técnico de la Contraloría General de Santander, para que efectúe una inspección y con base a su experticia evalúe y conceptué la situación sobre este contrato de obra, cuyo resultado se presentará mediante un informe técnico. La Alcaldía Municipal de Guaca, no posee ninguna queja o denuncia en su contra de la señora Alcaldesa Dra. Elba Carvajal Valencia, no ha sido sujeto de queja alguna por parte de la comunidad en los tocantes a asuntos administrativos, fiscales y de contratación, reconocida mediante certificación expedida por la señora Personera Municipal Dra. Silvia Constanza Cepeda González.

3.3. CONTROL FINANCIERO

En la Contabilidad y los Estados Financieros de la Alcaldía Municipal de Guaca, manifiesta que se rigen de acuerdo a las políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de la contabilidad pública, lo que ha permitido la generación de la información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de la administración de la entidad pública, ajustar a las normas y procedimientos de la contabilidad del Estado.

3.3.1. Estados Contables




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Con base en la información contable de la vigencia 2013, el análisis financiero de Alcaldía Municipal de Guaca, presenta una evolución desde la perspectiva de los indicadores de la situación fiscal, debido a que sus activos aumentan en tanto que los pasivos disminuyen e incluye un análisis de la información contable de la vigencia 2013 y se hace un comparativo con las vigencias 2010, 2.011 y 2012.

3.3.2. Gestión financiera

El Balance General a Diciembre 31 de 2013, presentados por la Administración en la rendición de cuenta, se encuentran clasificados y presentados de acuerdo con los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación, donde la estructura de los activos deben conservar el orden de liquidez y solvencia, y los pasivos su grado de exigibilidad de acuerdo con el Plan General de Contabilidad, Normas Técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables – Estados Contables Básicos - Balance General que dice : “Para efectos de su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente” y “Los Estados Contables Básicos deben presentarse en forma comparativa con los del período contable inmediatamente anterior.” Al comparar los activos corrientes frente a los pasivos corrientes se observa que para el 2013 cuenta con $1 pesos de activos por cada $1 del pasivo sin tener en cuenta que existen deudas a largo plazo, lo anterior indica que la Alcaldía Municipal de Guaca, no cuenta con respaldo suficiente para financiar sus pasivos a corto plazo pues no tiene liquidez que garantice responder con más obligaciones.

Balance General

La Ecuación Patrimonial de la entidad según lo evidenciado en el Balance General a diciembre 31 de 2013, cumple con lo establecido por las normas contables y se determina de la siguiente forma:

ALCALDIA DE GUACA

COMPARATIVO BALANCE GENERAL (Cifras en miles de pesos)

CUENTA 2010 2011 2012 2013 % variación 2012-2013

ACTIVO CORRIENTE 2,252,149 1,613,037 1,751,110 2,513,059 44

Efectivo 1,941,437 1,024,856 772,461 998,434 29

Rentas por cobrar 182,246 152,443 207,298 207,296 0

Deudores 128,466 435,738 771,351 1,307,329 69

ACTIVO NO CORRIENTE 8,347,119 8,347,119 8,294,573 12,986,279 57

Propiedad, planta y equipo 5,327,278 5,327,278 5,307,876 5,550,563 5

Bienes de beneficio y uso público 288,644 288,644 255,500 375,500 47

Otros activos 2,731,197 2,731,197 2,731,197 7,060,216 159

TOTAL ACTIVOS 10,599,268 9,960,156 10,045,683 15,499,338 54

PASIVO CORRIENTE 2,190,557 2,101,491 33,972 124,085 265

Operaciones de crédito público y financiamiento con banca central - - - 100,044

Cuentas por pagar 2,100,093 2,010,865 25,747 11,739 -54

Obligaciones laborales y de seguridad social 39,969 90,626 8,225 12,302 50

Otros pasivos 50,495 - - -

PASIVO NO CORRIENTE 3,017,431 2,782,994 2,281,934 2,440,915 7

Operaciones de crédito público y financiamiento con banca central 1,787,799 1,787,799 1,787,799 1,787,799 0

Cuentas por pagar 1,222,379 946,660 441,195 617,964 40

Obligaciones laborales y de seguridad social 7,253 7,253 6,585 - -100

Pasivos Estimados - -

34,791




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Otros Pasivos - 41,282 46,355 361 -99

TOTAL PASIVOS 5,207,988 4,884,485 2,315,906 2,565,000 11

PATRIMONIO 5,391,280 5,075,671 7,729,777 12,934,338 67

Hacienda Pública 5,391,280 5,075,671 7,729,777 12,934,338 67

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 10,599,268 9,960,156 10,045,683 15,499,338 54

Fuente: SIA y Secretaria de Hacienda

Se hace un comparativo del Balance General del municipio del Guaca a 31 de diciembre de 2013, 2012, 2011 y 2010, con el fin de observar el comportamiento de las cuentas que lo conforman y su evolución financiera, así: El Activo que se encuentra conformado en corriente y no corriente presentó un aumento del 54% en la vigencia 2013 con relación a la vigencia 2012, esto ocasionado principalmente por la clasificación de los valores reportados por el Ministerio de Hacienda a través del FONPET en los Otros Activos de igual manera por la cuenta de Deudores correspondiente a lo no recibido por otras transferencias. En cuanto al Pasivo presenta un aumento del 11% en el 2013 con relación al 2012, se encuentra clasificado en corriente y no corriente este movimiento es ocasionado por el aumento en las cuentas por pagar a largo plazo, por la adquisición de un nuevo crédito. Patrimonio en el 2013 presenta un aumento del 67% con relación a la vigencia 2012 ocasionado por el aumento de los activos por la reclasificación del valor que reporta el Ministerio de Hacienda girado al FONPET, de igual manera por el aumento de la propiedad del municipio y los Bienes de Beneficio y Uso Público. Comportamiento del Balance General

2010 2011 2012 2013

TOTAL ACTIVOS 10,599,268 9,960,156 10,045,683 15,499,338

TOTAL PASIVOS 5,207,988 4,884,485 2,315,906 2,565,000

PATRIMONIO 5,391,280 5,075,671 7,729,777 12,934,338 Fuente: SIA y Departamento Financiero

Grafica No. 1 Balance General Comparativo

Fuente: SIA y Departamento Financiero

Las cifras anteriores nos muestran el comportamiento del Balance General, durante las vigencias del 2010, 2011, 2012 y 2013 en el cual se observa la evolución de los activos, y aunque los pasivos se han venido disminuyendo aun es de preocupar por cuanto el mayor valor está representado por unas operaciones de crédito público que viene de vigencias

2010 2011 2012 2013

PATRIMONIO 5.391.280 5.075.671 7.729.777 12.934.338

TOTAL PASIVOS 5.207.988 4.884.485 2.315.906 2.565.000

TOTAL ACTIVOS 10.599.268 9.960.156 10.045.683 15.499.338

CIF

RA

S EN

MIL

ES D

E P

ESO

S

ALCALDIA DE GUACA COMPORTAMIENTO DEL BALANCE GENERAL




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anteriores, aunque el municipio recibe nuevos recursos financieramente es débil para responder a obligaciones. Cuentas del Activo:

Efectivo Se encuentra conformado por el disponible con que cuenta la entidad en las diferentes entidades bancarias en cuentas corrientes y de ahorro en el Banco Agrario, Idesan, Banco de Bogotá, en el 2013 aumenta en un 29% con relación al 2012 estos aumentos son ocasionados debido a los saldos de los Convenios que giró la Gobernación en el mes de diciembre, de igual manera por los valores recibidos de la cuenta maestra de régimen subsidiado que son destinados para la ESE Santa Ana del municipio de Guaca. OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°.12.

INCONSISTENCIAS REFLEJADAS EN EL GRUPO DE EFECTIVO DESCRIPCION

Al verificar el Balance de Prueba de la vigencia 2013 y al hacer un comparativo con las conciliaciones y extractos bancarios, se pudo observar que la cuenta de Caja registra un saldo anterior y saldo siguiente por valor de $30.344,96 de manera positiva y de manera negativa a la vigencia 2013, de igual manera registra un movimiento por parte del programa de los ingresos que recibe el municipio pero que son consignados en bancos como si la entidad manejara los recaudos en efectivo.

La cuenta bancaria No 36053000016-3 del Banco Agrario destinada para manejar los gastos de funcionamiento se encuentra manejada con sobregiros en los libros auxiliares de contabilidad demostrando que están girando más cheques de lo que realmente existe en bancos y lo que recibe durante la vigencia, lo que puede conllevar a un pago de intereses por sobregiro, por tal motivo se configura una Observación Administrativa que se debe incluir dentro de un plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la administración hasta tanto se realice la modificación en el SIA de la cuenta de Caja para el primer ítem y el control que se debe aplicar para el manejo de los recursos de funcionamiento.



Elba Carvajal Valencia Alcaldesa Municipal María Nancy Anaya Peña Contadora del Municipio

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “El saldo de $30.344,96 reflejado en el balance de prueba como saldo inicial de la vigencia 2013 en la cuenta 110501001 caja principal fue subsanado en el periodo 2014, como lo demuestra el balance general a Diciembre 31 de 2013 adjunto en la rendición de la cuenta al SIA de la vigencia 2013. Y durante la vigencia 2014 la cuenta 110501001 no presenta movimiento porque en la dependencia de Tesorería no se manejan recaudos en efectivo, todo pago a favor del Municipio de Guaca es efectuado en el Banco Agrario de Colombia en las cuentas corrientes o cuentas de ahorros que se tienen activas para los diferentes recaudos como son los impuestos, estampillas, etc.




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El libro auxiliar de Bancos de la cuenta no. 360-53000016-3 de Funcionamiento en algunos meses muestra saldo negativo generado por el diligenciamiento de pago de cuentas pero los cheques son entregados cuando se disponen los recursos en la cuenta para cubrir las obligaciones, durante la vigencia 2013 y lo corrido de la vigencia 2014 no se han cancelado intereses por sobregiro en esta cuenta. Por lo anterior solicito se desvirtúe el presente hallazgo porque ya se corrigió el error del saldo inicial de $30.344,96 en la cuenta 110501001 Caja principal y durante la vigencia 2013 y 2014 no se ha incurrido en gastos de intereses por sobregiros en la cuenta 360-53000016-3 del Banco Agrario de Colombia”.

Anexos: * Balance General a Diciembre 31 de 2013. * Certificación Tesorería”.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Cabe resaltar que a pesar que la entidad muestra resultados positivos en la gestión que ha realizado en la presente vigencia, se evidencian fallas en los procedimientos en el manejo de recursos y en la planeación contable y financiera, por esta razón, el equipo auditor, CONVALIDA el Hallazgo Administrativo, para que la entidad implemente acciones correctivas mediante un plan de mejoramiento que suscriba ante este ente de control. Rentas Por Cobrar Se encuentra representados por los impuestos que le deben al municipio correspondiente a Impuesto Predial Unificado, de Industria y Comercio entre otros de vigencia actual y anteriores del cual muestra en sus estados financieros una deuda a favor del municipio en el 2013 de $207.296.000 sin presentar aumento con respecto de la vigencia 2012. Impuesto Predial

Es un tributo de carácter municipal que grava la propiedad inmueble tanto urbana como rural. Este tributo es autorizado por la Ley 14 de 1983 y el Decreto 1333 de 1986 en concordancia con el artículo 1° de la Ley 44 de 1990, a este impuesto se le incorpora la sobretasa ambiental autorizada por el artículo 44 de la Ley 99 de 1993, que corresponde a un 15% del impuesto predial. Es de anotar que durante la vigencia 2013 se observó que la cartera de Impuesto Predial no presenta movimiento alguno tanto de la vigencia actual como de vigencias anteriores, se encuentra representada de la siguiente manera: Cartera por Edades de Impuesto Predial

Vigencias 2013 2012 2011 2010 2009 2008

IPU por Cobrar 109,774,924 76,334,268 34,850,206 32,118,628 27,601,242 64,607,418

Intereses 25,858,368 35,962,560 24,628,680 30,264,096 32,509,800 117,302,112

TOTAL 135,633,292 112,296,828 59,478,886 62,382,724 60,111,042 181,909,530

Fuente: Secretaria de Hacienda

Las anteriores cifras son allegadas mediante certificación expedida por el Secretario de Hacienda durante el trabajo de auditoría, el total de la cartera de Impuesto Predial a la vigencia 2013 asciende a $611.812.302 y no como aparece en los Estados Financieros.

VIGENCIAS 2013 2012 2011 2010 2009 2008

TOTAL 135,633,292 112,296,828 59,478,886 62,382,724 60,111,042 181,909,530

Grafica No. 2 Estado de Cartera por Edades




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La anterior representación nos muestra el porcentaje de participación de cada una de las vigencias en lo correspondiente al Impuesto Predial que a pesar que en la vigencia 2013 representa el 22% del total de la cartera el otro porcentaje representativo es del 2008 y de vigencias anteriores que es el 30%, es de tener en cuenta que la cartera es alta por cuanto la valorización de los predios en el municipio de Guaca es alta. De otra parte la administración municipal no ha venido realizando gestión de cobro ni actualización de los predios de los contribuyentes, por cuanto se evidenció que durante la vigencia 2011 se realizó una valorización sin el cumplimiento de los requisitos para cada uno de los predios. En cuanto a las prescripciones de Impuesto Predial se evidenció y según certificación de la tesorería del municipio que no existe solicitudes ni se han expedido resoluciones de prescripciones de impuestos durante la vigencia 2013. Impuesto de Industria y Comercio Es un tributo establecido y autorizado por la Ley 14 de 1983 y el Decreto 1333 de 1986, con modificaciones posteriores de la Ley 99 de 1990; para efectos del impuesto de industria y comercio entiéndase por actividades de servicio toda tarea, labor o trabajo ejecutado por personas naturales, jurídicas, sociedades de hecho, jurídicas y demás sociedades de derecho público privado sin que medie relación laboral con quien lo contrata, que genere una contraprestación en dinero o especie, dedicadas a satisfacer necesidades de la comunidad. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA N°.13. INCERTIDUMBRE EN VALOR DE IMPUESTO DE PREDIAL UNIFICADO E INDUSTRIA Y COMERCIO DE VIGENCIA ACTUAL Y DE VIGENCIAS ANTERIORES Y FALTA DE GESTIÓN DE RECAUDO DE ESTOS TRIBUTOS. DESCRIPCION

Con relación al Impuesto Predial Unificado y el impuesto de industria y comercio se verificó que a diciembre de 2013 lo correspondiente a la vigencia actual y vigencias anteriores registran un valor como saldo anterior (2012) y saldo siguiente (2013) y no se evidencia movimiento alguno, al verificar con la administración se pudo establecer que existe incertidumbre pues dicho valor viene de vigencias anteriores evidenciándose que contablemente no se está registrando la realidad del municipio por cuanto no existe una base de datos de Industria y Comercio y del Impuesto Predial, de igual manera la Administración debe realizar una actualización de los predios con el fin de incrementar el recaudo teniendo en cuenta la situación que atraviesa el municipio económicamente, por tal motivo se configura como una Observación Administrativa para ser incluido dentro de un

2013 22%

2012 18%

2011 10%

2010 10%

2009 10%

2008 y anteriores

30%

ALCALDIA DE GUACA

ESTADO DE CARTERA POR EDADES DE IMPUESTO PREDIAL




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plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad, hasta tanto se realice el saneamiento por medio del Comité de Sostenibilidad Contable, de igual manera con Connotación Disciplinaria por incumplimiento a Ley 75 de 1986 y el Decreto 1333 de 1986 en concordancia con el artículo 1° de la Ley 44 de 1990 normatividad del Impuesto Predial y articulo 34° de la Ley 734 de 2002, por cuanto no se ha realizado gestión para el recaudo de este tributo, ene se sentido, se concluye que los servidores públicos no pueden distanciarse del objetivo principal para el cual fueron elegidos, nombrados o designados, como es el de servir al Estado y a la comunidad en la forma establecida en la Constitución, la ley y el reglamento, con miras a la correcta marcha de la administración puesta a su cargo, el incumplimiento de los deberes funcionales sin justificación alguna, como en este caso, genera la antijuridicidad de la falta cometida.


Presunto (s) Responsable (s) Elba Carvajal Valencia Alcaldesa Municipal

Oscar Jeovanni Hernández Secretario de Hacienda y del Tesoro

Criterio o Norma Violada Ley 14 de 1983 y Decreto 1333 de 1986, Ley 44 de 1990 (articulo1°) Ley 734 de 2002 (artículo 34°)

Descripción Incertidumbre en valor de impuesto de predial unificado e industria y comercio de vigencia actual y de vigencias anteriores y falta de gestión de recaudo de estos tributos

Causa

Se pudo establecer que existe incertidumbre pues dicho valor viene de vigencias anteriores evidenciándose que contablemente no se está registrando la realidad del municipio por cuanto no existe una base de datos de Industria y Comercio y del Impuesto Predial,

Efecto Debe realizar una actualización de los predios con el fin de incrementar el recaudo teniendo en cuenta la situación que atraviesa el municipio económicamente

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “Según Nota de Contabilidad número 102013 de fecha Enero 2 de 2014 se registró la cartera por cobrar de la vigencia 2009 a 2013 por valor de $191.313.322 y mediante Nota de Contabilidad número 102014 de fecha Enero 2 de 2014 se registro la cartera por cobrar de impuesto predial vigencia 2014 por valor de $107.459.650 valor generado en el modulo de impuesto predial del sistema financiero TRANSFORS, ajustando así la información contable y causando las rentas por cobrar oportunamente. La administración Municipal ha venido realizando las gestiones pertinentes correspondientes al cobro de impuesto predial durante la vigencia 2014 brindó incentivos tributarios orientados a mejorar el recaudo y se han utilizado las herramientas legales para interrumpir la prescripción mediante la notificación del mandamiento de pago a través de la entrega personal al deudor e iniciar así el cobro coactivo. La Secretaria de Hacienda y del tesoro a ejecutado acciones efectivas para la recuperación de la cartera de impuesto predial y impuesto de industria y comercio dando como resultado recaudos por encima del 60% en comparación con los recaudos de vigencias anteriores.

CONCEPTO VIGENCIA VALOR RECAUDOS % de

cumplimiento Rentas por cobrar Vigencia actual 2014 107.460 67.548 62.85% Rentas por cobrar vigencia anterior 2014 191.313 19.802




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La gestión realizada durante la vigencia 2014 para el cobro de impuesto predial, por el Secretario de hacienda del Municipio se resume de la siguiente manera:

Se implementó el Manual de cobro coactivo.

Se elaboraron y se entregaron 3079 cartas de cobro persuasivo.

Pautas publicitarias.

Por lo anterior solicito se desvirtúe el presente hallazgo porque se registraron oportunamente las rentas por cobrar y se ha realizado gestión para el recaudo de los tributos. Anexo: Nota de contabilidad Nros. 102013 y 102014 de fecha Enero 2 de 2014”.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Con fundamento a lo manifestado y a los soportes probatorios remitidos, el equipo auditor evidenció que la entidad ha venido desarrollando actividades de recuperación de cartera del Impuesto Predial y de industria y Comercio, logrando un avance bastante significativo en el recaudo en la presente vigencia, no obstante, la Administración Municipal debe continuar con este proceso con el fin de lograr el objetivo, se DESVIRTÚE la Observación con Connotación Disciplinaria, pero se CONFIRMA, el Hallazgo Administrativo, con el fin que la entidad establezca acciones de mejora en la continuación de este proceso, mediante un plan de mejoramiento. Está representado por los recursos que recibe el municipio correspondiente a Ingresos No Tributarios que entre ellos se encuentra lo recaudado por Estampillas, los Servicios Públicos las Transferencias por Cobrar del Sistema General de Participaciones, y los Otros Deudores, esta cuenta durante la vigencia 2013 con relación a la vigencia 2012 presento una variación positiva del 69% esto es ocasionado, por las Transferencias por cobrar del Sistema General de Participaciones que le quedaron pendientes de llegar al municipio correspondiente a la última doceava del Conpes, de igual manera por la deuda de los servicios públicos, durante la vigencia 2013, se sigue manteniendo las mismas deuda a favor del municipio. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA N°.14. SOBREESTIMACIÓN EN VALOR REGISTRADO EN LA SUBCUENTA 147013 DE EMBARGOS JUDICIALES Y 147090 DE OTROS DEUDORES DE VIGENCIAS ANTERIORES. DESCRIPCION De este grupo llama la atención que la cuenta 1470 de Otros Deudores se encuentra registrada la subcuenta 147013 Embargos Judiciales y registra un saldo de $309.698.701,86 y la subcuenta 147090 Otros Deudores registra un saldo de $140.697.856,16 valores que vienen arrastrando de vigencias anteriores y se han venido incrementando sin observarse gestión alguna de recuperación de estos dineros por cuanto la administración desconoce el origen de estas deudas a favor del municipio, por tal motivo se configura como una Observación Administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente con el fin de sanear estos dineros por medio del comité de sostenibilidad contable.


Presuntos (s) Responsables (s) Elba Carvajal Valencia Alcaldesa Municipal María Nancy Anaya Peña




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Contadora del Municipio

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “No existe sobreestimación en el valor registrado en la cuenta 147013 embargos judiciales y 147090 otros deudores porque son saldos que se vienen arrastrando desde la vigencia 2011 y durante la vigencia 2012 estas cuentas no tuvieron movimiento alguno, en la vigencia 2013 en la cuenta 147013 se registraron dos (2) embargos por parte de la Superintendencia de Servicios Públicos por valor de $8.204.249.96 y la cuenta 147090 no presento cambios. La Administración adelantara el proceso de depuración contable por medio del comité de sostenibilidad contable a las cifras de estas cuentas”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR

La Administración Municipal a través de lo expuesto en su contradicción, acepta la observación planteada en el informe por el equipo auditor, por consiguiente, se RATIFICA, el Hallazgo Administrativo. Activo No Corriente: Propiedad Planta y Equipo Uno de los Activos representativo es la Cuenta PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, la conforman los terrenos tanto urbanos como rurales, construcciones en curso, edificaciones, muebles y enseres y equipos de comunicación, son los grupos de mayor participación junto con los Bienes de Beneficio y Uso Público. Presenta para el 2013 un aumento del 5% con relación a la vigencia 2012, esto ocasionado por el ingreso de unas edificaciones y unos muebles y enseres y equipo de computación. Se observó que el municipio maneja un parque automotor organizado aunque con poca maquinaria solamente cuenta con 1 volqueta, una retroexcavadora y motoniveladora, de igual manera se observa en cuanto al kárdex de Almacén todos los movimientos de entradas y salidas se realizan de manera manual, de otra parte el municipio informa que no se realizaron bajas de elementos devolutivos durante la vigencia 2013.




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OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°.15. INCONSISTENCIAS EN EL GRUPO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO DESCRIPCION

Al verificar las subcuentas que conforman la propiedad planta y equipo, se pudo observar las siguientes inconsistencias:

1. Aparece registrado un valor de $96.744.841 registrada como un ingreso en la cuenta 164019 Instalaciones Deportivas y Recreacionales y este valor corresponde a un pago de una construcción en curso que se encuentra en el municipio correspondiente al Polideportivo Los Pozos obra que no ha finalizado a la fecha por tal motivo se debe reclasificar e ingresar el valor total de la obra al finalizar su ejecución.

2. Se pudo observar que el municipio de Guaca en cuanto a las propiedades se encuentran sin valorizar toda vez que existen propiedades que según el Agustín Codazzi figuran de propiedad del municipio pero la entidad no cuenta con las respectivas escrituras de propiedad.

3. El municipio adquiere una nevera por valor de $1.844.008 con destino para el Ancianato del municipio y no se encuentra incluida en los estados financieros, de igual manera no se ha legalizado la entrega.

4. Que a la fecha no se está realizando la Depreciación por cuanto la maquinaria ha cumplido su vida útil, pero el cuanto a las edificaciones se debe tener en cuenta que han venido teniendo remodelaciones y se han realizado adquisiciones.

5. En la ESE Santa Ana del municipio de Guaca se encuentra el vehículo Trooper de placas OFS.700 de propiedad de la alcaldía al cual no se le está dando ningún uso y sin tener en cuenta que se puede deteriorar, de igual manera no se encuentra en los inventarios del municipio.

Las anteriores falencias, se configuran como una Observación Administrativa para ser incluido dentro de un plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la Alcaldía con el fin de que se realicen las gestiones tendientes subsanar estas falencias por medio del comité de sostenibilidad contable y así presentar unos estados financieros reales,




DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “Según nota de contabilidad No. 1001004 de fecha Octubre 1 de 2014 se registro disminución a la cuenta 164019 Instalaciones Deportivas y Recreacionales atendiendo la observación del grupo auditor.




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La administración viene adelantando actividades para elaborar el inventario de las propiedades planta y equipo del Municipio que fueron: • Identificar, valorar los activos fijos existentes. • Comunicación con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi y Oficina de Instrumentos públicos del Municipio de San Andrés. • Legalización de Inmuebles. • Comparación de inventario físico con los registros contables”.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR El equipo auditor observa a través del derecho de contradicción que la que la justificación dada por la entidad, manifiesta la gestión que realiza la actual representante legal (Alcaldesa Municipal), pero adolece del proceso final que es la elaboración del inventario final de propiedades planta y equipo y la total legalización de los bienes inmuebles del municipio de Guaca, por consiguiente, se CONFIRMA, el Hallazgo Administrativo, para que se incluya en el plan de mejoramiento y mediante acciones de mejora se logre subsanar completamente esta irregularidad. Otros Activos Es la cuenta más representativa del Activo pues participa con el 45% del total de los Activos en el 2013 y presento una variación positiva del 159% esto es ocasionado por la reclasificación de los recursos que el municipio realizo de los recursos que tiene en el FONPET de acuerdo a la certificación expedida por el Ministerio de Hacienda para futuras pensiones, así: Saldo Pasivo Pensional FONPET La ley 549 de 1999 creó el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales y estableció que a partir del año 2001 los departamentos y municipio deben transferir a este fondo (FONPET), el 20% del Impuesto de registro (artículo 2°, numeral 8 Ley 549/99) y el 5% de los ingresos corrientes de libre destinación. Con relación a los recursos que el municipio maneja en el FONPET con el fin de poder responder a futuras pensiones.

VIGENCIA PASIVO PENSIONAL TOTAL SALDO EN EL FONPET % DE CUBRIMIENTO

2013 8.184.771.039,07 7.057.730.982,01 86.23 Fuente: Certificación del Ministerio de Hacienda

Se puede observar que el municipio solamente ha transferido el 86.23% de los recursos que debe completar del cálculo actuarial que debe ser el 125%. Cuentas del Pasivo Corriente Se encuentra conformada por las obligaciones que adquiere al municipio con el fin de cumplir su cometido estatal y se encuentra clasificado en Pasivo Corriente y Pasivo no Corriente.

Operaciones de Crédito Público Deuda Pública

DEUDA PUBLICA (Cifras en miles de pesos)




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Concepto 2010 2011 2012 2013

Operaciones de Crédito Publico

Alianza Fiduciaria S.A 1.787.799 1.787.799 1.787.799 1.787.799

Idesan - - - 100.044

Total Deuda Publica 1.787.799 1.787.799 1.787.799 1.887.843


Deuda Se encuentra valorada en $1.887.843, en el activo corriente se encuentra clasificado el valor de $100.044.000 a la vigencia 2013 que corresponde a 1 crédito adquirido con IDESAN por valor de $120.000.000, para la recuperación de las vías urbanas. En el Pasivo No Corriente registran unas Operaciones de Financiamiento a largo plazo que corresponde al valor del Proyecto del Plan Maestro de Acueducto y Alcantarillado por valor de $1.787.799.000, del cual el municipio de Guaca salió favorecido y se dio cumplimiento a la ejecución del mismo. Cuentas por Pagar Se encuentra valorada en $629.701.000 para la vigencia 2013 presentó aumento del (40%) con relación al 2012 y se encuentran clasificadas a largo plazo, esto ocasionado por los dineros que corresponden a proyectos de Inversión que no se han legalizado a la fecha y por la adquisición de Bienes y Servicios para cumplir la misión de la Administración Municipal. OBSERVACION CON CONNOTACION DISCIPLINARIA N°.16. DEUDA DE ALUMBRADO PÚBLICO DE VIGENCIAS ANTERIORES SIN RESERVA PRESUPUESTAL DESCRIPCION Durante el trabajo de campo se pudo evidenciar que el municipio de Guaca mediante certificación de la Secretaria de Hacienda, suscribió acuerdo de pago SSC- ASC-DC-028-2012 con la Electrificadora de Santander por concepto de deuda de alumbrado público de la vigencia 30 de julio del año 2006 hasta el 30 de agosto del año 2012 por valor de ($44.868.426) con una tasa de interés periodo de 0.45% y un plazo de 36 cuotas mensuales por valor de ($1.082.256) y una cuota inicial de ($8.973.685).

A 1 de enero del año 2012 el municipio de Guaca no contaba con recursos para el pago de esta obligación, lo que conllevó a tener que comprometer vigencias futuras ordinarias mediante Acuerdo No. 003 de enero 15 de 2012, observándose que se incumplió con la norma cobro y giro del impuesto de alumbrado público establecida mediante Decreto 2424 de julio 18 de 2006, artículo 4°, Parágrafo y articulo 34° de la Ley 734 de 2002, por tal motivo se configura como una Observación con Connotación Disciplinaria que se dará traslado el ente de control correspondiente.



Ana Celina Castellanos Ex Alcaldesa 2008-2011

Criterio o Norma Violada Decreto 2424 de 2006 (artículo 4°) Ley 734 de 2002 (artículo 34°)

Descripción Deuda de alumbrado público de vigencias anteriores sin reserva presupuestal




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Causa

Se suscribió acuerdo de pago SSC- ASC-DC-028-2012 con la Electrificadora de Santander por concepto de deuda de alumbrado público de la vigencia 30 de julio del año 2006 hasta el 30 de agosto del año 2012 por valor de ($44.868.426) con una tasa de interés periodo de 0.45% y un plazo de 36 cuotas mensuales por valor de ($1.082.256) y una cuota inicial de ($8.973.685).

Efecto

El municipio de Guaca no contaba con el recursos para el pago de esta obligación, lo que conllevo a tener que comprometer vigencias futuras ordinarias mediante Acuerdo No. 003 de enero 15 de 2012

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “El servicio de alumbrado público se presta y recauda indirectamente a través de la Electrificadora de Santander, en el año 2012 se firmó un acuerdo de pago con la empresa a 36 meses porque el Municipio tenía una deuda por la prestación de este servicio por valor de CUARENTA Y CUATRO MILLONES OCHOCIENTOS SESENTA Y OCHO MIL CUATROCIENTOS VEINTISEIS PESOS ($48.868.426). Durante la vigencia 2013 y 2014 se han incluido en el presupuesto el costo para la prestación del servicio de alumbrado público. Mi administración no ha incumplido ninguno de los deberes de todo servidor público descritos en el artículo 34 de la Ley 734 porque se atendió inmediatamente la obligación que el Municipio tenía con la Empresa para que no fuera suspendido la prestación del servicio de alumbrado público. Por lo anterior solicitó se desvirtúe el hallazgo porque se atendió y se dio solución a un problema que dejó la anterior administración”.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Con base a lo expuesto en la contradicción, la gestión realizada por la presente administración, solucionó el impasse presentado en la administración anterior, pero no se justifica la desvirtuación del Hallazgo ya que la ex Alcaldesa Municipal Dra. Ana Celina Castellanos (2008-2011),responsable del mismo no presentó los descargos correspondientes dentro de los términos establecidos en el presente informe, por consiguiente, se RATIFICA, el Hallazgo Disciplinario, dándose traslado al organismo competente para este caso en particular, por otro lado se DESVIRTUÁ, la Observación Administrativa, debido a que la entidad presenta los soportes probatorios correspondiente Acuerdo de Pago 028 de 2012, suscrito entre la Electrificadora de Santander y el municipio de Guaca Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Corresponde a las obligaciones que la administración adquiere para con los funcionarios que desempeñan las labores con el fin de cumplir la misión para la cual fueron contratados por la Alcaldía Municipal.

Patrimonio El patrimonio de la entidad presentó un aumento del 67% en la vigencia 2013 con relación a la vigencia anterior, ocasionados por aumento del capital, debido a la reclasificación de los valores que el municipio ha provisionado en el FONPET esto se inició a partir del 2013, de igual manera por el Resultado del Ejercicio. Estado de Actividad Financiera Económica, Social y Ambiental




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OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°.17. DIFERENCIA EN SALDOS DE ESTADO DE RESULTADOS DE LAS VIGENCIAS 2010 Y 2011

DESCRIPCION Al verificar el Estado de Actividad Financiera Económica y Social de las vigencias 2010 y 2011 se pudo observar que el resultado del ejercicio presenta diferencias en cuanto a lo reflejado en el estado financiero y lo verificado por el equipo auditor, así: Resultado según formato Estado Financiero SIA 2013 2012 2011 2010

Excedente (Déficit) del Ejercicio 5.117.055 266.661 -279,281 371,753

Resultado según equipo auditor

2010 2011 2012 2013

Excedente (Deficit) del Ejercicio 348.709 (205.824) 266.661 5.117.055

El anterior cuadro nos muestra la diferencia presentada de acuerdo a los formatos que se encuentran en la Plataforma del SIA y lo verificado durante el trabajo de campo de la Auditoría realizada y que debe ser subsanada para contar con unos estados financieros reales toda vez que esto afecta las vigencias siguientes, por tal motivo se configura como una Observación Administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente.




DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “Este hallazgo es sobre una situación de vigencias anteriores que ya fueron verificadas y auditadas por parte de la Contraloría General de Santander y en la auditoría efectuada a la información de la vigencia 2011 que fue atendida por la actual administración no se emitió hallazgo u observación alguna sobre que el resultado del ejercicio del año 2010 y

Código Cuentas 2,013 2,012 2,011 2,010

% VA R -

2013-2012

INGRESOS OPERACIONALES 8,445,562 5,490,951 4,925,455 4,873,081 54

41 Ingresos Fiscales 372,955 428,550 329,177 253,081 (13)

43 Venta de Servicios 44,314 42,699 0 0 4

44 Transferencias 8,028,293 5,019,702 4,532,135 4,620,000 60

GASTOS OPERACIONALES 7,166,945 5,054,921 5,092,036 4,529,459 42

51 De administración 962,791 988,400 879,690 739,902 (3)

52 De Operación 98,000 195,658 9,314 17,684 -4991%

53

PROVISIONES DEPRECIACIONES

Y AMORTIZACIONES 34,791 - 0 0

55 Gasto Público Social 6,068,159 3,851,949 4,212,346 3,748,829 5753%

57 OPERACIONES INSTITUCIONALES 3,204 18,914 0 0 -8306%

EXCEDENTE (DEFICIT)

OPERACIONAL 1,278,617 436,030 193

48 Otros Ingresos 4,125,523 54,344 64,143 28,131 7,491

58 Otros Gastos 287,085 223,713 103,386 23,044 28

EXCEDENTE (DEFICIT) DEL

EJERCICIO 5,117,055 266,661 -279,281 371,753 1,819

A 31 DE DICIEMBRE DE 2013 - 2012-2011-2010

(Cifras en miles de Pesos)

Fuente: Rendiciòn de cuenta SIA y Dpto Financiero

ALCALDIA DE GUACA

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL




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2011 presentara diferencia en cuanto a lo reflejado en el estado financiero y lo verificado por el equipo auditor. Por lo anterior solicitó se desvirtúe el hallazgo porque esta observación es de vigencias ya auditadas”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR La justificación que manifiesta la entidad no es convincente, toda vez que los hechos así hayan sucedidos en vigencias anteriores; el equipo auditor contempla la obligación por parte de la misma, de subsanar las irregularidades acaecidas en los años 2010 y 2011, por lo tanto, se RATIFICA el Hallazgo Administrativo, para que la Administración Municipal a través de un plan de mejoramiento establezca las acciones correctivas pertinentes y enmendar la anomalía encontrada en el proceso auditor vigencia 2013. Comparativo del Estado de Resultados

ALCALDIA DE GUACA COMPARATIVO ESTADO DE RESULTADOS

Código 2010 2011 2012 2013

Ingresos Operacionales 4.901.212 4.989.598 5.545.295 12.571.085

Gastos Operacionales 4.552.503 5.195.422 5.278.634 7.454.030

Excedente (Déficit) del Ejercicio 348.709 (205.824) 266.661 5.117.055 Fuente: SIA y Secretaria de Hacienda

Gráfica No. 3: Comparativo de Estado de Resultados

Fuente: SIA y Departamento Financiero

Lo anterior se puede evidenciar el comportamiento de los Ingresos y los Gastos del municipio de Guaca durante las vigencias 2010, 2011, 2012 y 2011 donde muestra la situación de sus ingresos de acuerdo a la gestión fiscal que ha venido realizando al administración de las vigencias 2012 y 2013, en cuanto a la ejecución de los recursos y la inversión de obras aunque no muestra perdida del ejercicio por el ajuste de ejercicios anteriores la situación financiera no es favorable. Cuentas de Ingreso: Representa los flujos de entrada de recursos generados por la entidad, susceptibles de incrementar el patrimonio público durante el período, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresados en forma cuantitativa que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinarios. Ingresos Fiscales: Se incluyen las cuentas que representan los recursos que recibe el municipio a través de la aplicación de las leyes que sustentan el cobro de impuestos, tasas, rentas parafiscales, derivados del poder impositivo del Estado obtenidos en desarrollo de sus actividades o sus funciones.

2.010

2.011

2.012

2.013

4.901.212

4.989.598

5.545.295

12.571.085

4.552.503

5.195.422

5.278.634

7.454.030

348.709

(205.824)

266.661

5.117.055

ALCALDIA DE GUACA COMPARATIVO ESTADO DE RESULTADOS

INGRESOS OPERACIONALES GASTOS OPERACIONALES

EXCEDENTE (DEFICIT) DEL EJERCICIO




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Los ingresos de la Alcaldía se encuentran conformados por los Ingresos Fiscales, Venta de Servicios las Transferencias y las Operaciones Interinstitucionales, presenta un crecimiento del 54%, en la vigencia 2013 ocasionado por la reclasificación de los recursos que reporta el Ministerio de Hacienda a través del FONPET En el comparativo entre la vigencia 2013, 2012, 2011, 2010, en algunos numerales incrementaron y en otros disminuyeron, el incremento en propósito general se debió a los recursos asignados por la ejecución de convenios con la Gobernación de Santander. En la vigencia 2013 se recibieron transferencias por el Sistema General de Participaciones por valor de $8.028.293.000, presentando un aumento del 60% con relación a la vigencia 2012 ocasionado por el aumento de las transferencias para el sector salud, estos recursos deben ser destinados de acuerdo a los sectores preestablecidos en la Ley 715 de 2002. Unidad de Servicios Públicos La Unidad de Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Municipio de Guaca fue creada mediante Acuerdo Municipal No. 012 de junio 05 de 2003, por medio del cual se le conceden facultades al ejecutivo municipal en lo referente a la Ley 142 de julio 11 de 1994 y a la prestación de servicios públicos de agua potable y saneamiento básico., el recaudo durante la vigencia 2013 fue::

DETALLE VIGENCIA 2013 TOTAL CARTERA A DICIEMBRE 31 DE 2013

Servicio de Acueducto 21,351,972

Servicio de Alcantarillado 8,389,817

Servicio de Aseo 14,571,781

TOTAL $44.313.570 $8.069.982,20

Se observó en la vigencia 2013 que el recaudo de los servicios públicos disminuye y según certificación expedida por la unidad de Servicios Públicos presenta un recaudo de $44.313.570 y una cartera a diciembre 31 de 2013 por valor de $8.069.982,20. OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°.18. DEFICIENCIAS PRESENTADAS EN EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DESCRIPCION Durante el trabajo de campo de la auditoría realizada al municipio se pudo observar que la Unidad de Servicios Públicos funciona como una oficina adscrita a la Secretaria de Planeación y a la fecha es manejada por una persona de contrato, al revisar su funcionamiento se presentan las siguientes inconsistencias: 1. Que hasta la vigencia 2013 el recaudo de los tres servicios se venía manejando de

manera manual sin llevar un control en cuanto a la cartera. 2. En los Estados Financieros registra una deuda en la cuenta No. 142090 otros avances

y anticipos por valor de $5.237.367, que corresponde a préstamos que la Alcaldía ha venido realizando a la Unidad de Servicios para cancelar lo correspondiente a la Seguridad Social del funcionario que manejaba dicha oficina.

3. En los Estados Financieros se pudo observar que lo correspondiente a la Cartera de los tres servicios no se ha venido registrando.

4. Que se maneja un costo fijo por los tres servicios para la parte urbana y otro para la parte rural lo que hace que los ingresos sean muy bajos para el sostenimiento y mantenimiento de la Unidad de Servicios Públicos toda vez que a la fecha en el municipio no se han implementado los medidores con el fin de controlar el servicio de




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agua, contemplado en el programa AYUEDA Ahorro y Uso Eficiente del Agua programa del Ministerio del Medio Ambiente, que se encontraban constituidos como ingreso de acuerdo al Decreto No.23 de julio 12 de 2003 mediante el cual se reglamenta y reestructura la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del municipio de Guaca.

Por lo anterior se configura como una Observación Administrativa, para ser incluidas estas falencias dentro de un plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la Alcaldía, con Connotación Disciplinaria por incumplimiento al Decreto No. 23 de julio 12 de 200, articulo 6° de la Constitución Nacional y articulo 34° de la Ley 734 de 2002.



José Israel Díaz Flórez Secretario de Planeación


Constitución Política de Colombia (artículo 6°) Ley 142 de 1994 (artículos 5°,6° y 15°) Decreto 23 de 2003 (artículo 4°) Ley 734 de 2002 (artículo 34°)

Descripción Deficiencias presentadas en el funcionamiento de la unidad de servicios públicos

Causa

Inconsistencias en el funcionamiento de la unidad de servicios públicos que funciona como una oficina adscrita a la secretaria de planeación y a la fecha es manejada por una persona de contrato,

Efecto No hay un buen funcionamiento en su operatividad administrativa, financiera y en el recaudo.

DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL 1. En cuanto al Manejo que se le realizó al recaudo en la vigencia 2013, me permito

informar que este en la actualidad se lleva en Sistema; por medio del cual permito mayor control y seguimiento al mismo.

2. Esta deuda corresponde a la vigencia 2012, en donde existía funcionario de planta y el pago de seguridad social se realizó de la cuenta de nivel central; ya que esta es la definida en la Plataforma del Banco Agrario donde se realiza el respectivo pago y no permite el ingreso de varias cuentas. Por otra parte la UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS, está realizando campaña con los diferentes usuarios para la cancelación de las deudas pendientes y de esta manera estabilizar los recursos de la misma.

3. Se realizará mayor seguimiento a los Estados Financieros; y el recaudo de cartera para mayor eficacia en los mismos.

4. En cuanto al costo fijo del servicio; se concertará con la comunidad para la implementación de los contadores y de esta manera se dé mayor cumplimiento a lo requerido por la ley; para lo cual la Administración ha realizado campañas con la comunidad de cultura ciudad y concientizar la instalación de los contadores para el control mayor eficiencia y calidad en la prestación de servicio de acueducto y alcantarillado; como el tratamiento del agua. Lo anterior teniendo en cuenta que esto ha sido una problemática social”.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR La exposición argumentativa que ofrece la Administración Municipal, trasluce la gestión que está realizando la Alcaldesa Municipal, denotando con ello que el cumplimiento de los objetivos planteados en el desarrollo y crecimiento institucional del municipio, se pueden obtener a través de gestión administrativa es concientizar a la comunidad de sus obligaciones, a pesar de conllevar a una problemática social, lo fundamental de un




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funcionario es cumplir con la ley, cabe anotar que por la tarea emprendida por la entidad de solucionar estas irregularidades en la presente vigencia, se DESVIRTÚA la Observación Con Connotación Disciplinaria, pero se RATIFICA el Hallazgo Administrativo, para que la Alcaldía Municipal continúe con el proceso iniciado, quedando instituido en un plan de mejoramiento que se suscriba ante este ente de control Cuentas de Egreso o Gasto Representan los flujos de salida de los recursos del municipio susceptibles de reducir el patrimonio, durante el periodo, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos expresados en forma cuantitativa y son necesarios para el desarrollo de la actividad ordinaria, entre los que tenemos gastos de administración, gasto social y gasto de operación.

Gasto de Administración: Representa los gastos asociados a la actividad de dirección, la planeación, apoyo logístico. Hasta el 2012 se venían manteniendo los gastos pero para el 2013 se observa una disminución del (-3%) ocasionado por el aumento en las contribuciones efectivas y la disminución en los sueldos y salarios. Gasto Social: Representan los recursos destinados por el municipio a la solución de necesidades básicas y satisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable, vivienda, medio ambiente, recreación y deporte y los orientados al bienestar general y al mejoramiento de la calidad de vida de la población, durante la vigencia 2013 se invirtieron recursos por valor de $7.454.030.000, reflejándose mayor inversión en el sector Salud y el Sector de Desarrollo Comunitario y Bienestar social. Estos recursos deben ajustarse y deben invertirse de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, la Ley 715 de 2002, su incremento se debe a la ejecución de la gran cantidad de obras durante la última vigencia especialmente en lo que tiene que ver con la remodelación del estadio y las obras de acueducto y alcantarillado urbano. Es de anotar que el municipio de Guaca en lo que tiene que ver con los recursos del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico se encuentran comprometidos en un 60% para cumplir con la deuda del proyecto del Plan Maestro de Acueducto y Alcantarillado del cual salió favorecido y ya se ejecutó la obra, por tal motivo los recursos para inversión y mantenimiento de la unidad de servicios públicos no alcanzan para sostenerse. Resultado del Ejercicio La entidad durante la vigencia 2013 presentó una utilidad de $5.117.055.000, su aumento obedece al ajuste de ejercicios anteriores especialmente en lo que hace referencia a la reclasificación de los recursos que reporta el FONPET a diciembre 31 de 2013 Seguimiento Recursos de Colombia Humanitaria Mediante certificación expedida por la administración municipal de Guaca, informa que, durante la vigencia 2013 no contaron con recursos de Colombia Humanitaria y por tanto no se encuentran recursos por legalizar; así mismo lo ratifica la Secretaria de Planeación de la entidad Seguimiento a Deudas con el Fondo Nacional del Ahorro Durante el trabajo de campo se verificó que el municipio de Guaca a través de certificación expedida, no registra deuda con el Fondo Nacional del Ahorro, su estado es inactivo ya que los funcionarios de la actual administración aunque algunos se encuentran vinculados al Fondo Nacional del Ahorro sus giros se encuentran a paz y salvo.

Seguimiento de Control Fiscal a Recursos Públicos en Fiducias




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Durante el trabajo de campo se verificó que el municipio de Guaca, mediante certificación del 15 de julio de 2014, que durante la vigencia 2013 manejó los recursos correspondientes a su participación en el Plan Departamental de Aguas de Santander en la Fiducia ALIANZA FIDUCIARIA S.A – FIDECOMISO Patrimonio Autónomo del municipio de Guaca No. 3394-318952, cuyo objeto es la administración de un patrimonio autónomo para el recaudo, administración, garantía y pagos para el manejo de los recursos PDA y el saldo a 31 de diciembre de 2013 la suma de siete mil quinientos ochenta pesos ($7.580) en la cuenta No. AH-000-92257-5 del Banco de Bogotá. Vigencias Futuras

Según certificación del Secretario de Hacienda y Tesoro el municipio de Guaca tiene

vigencias futuras las cuales fueron otorgadas mediante Acuerdo No. 019 de 2010 de fecha 07 de octubre de 2010 mediante el cual autoriza comprometer los recursos del Sistema General de Participaciones del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico mediante la pignoración del flujo de caja de esos recursos correspondiente a las veinte (20) vigencias fiscales a partir de la vigencia fiscal 2010 en un valor hasta del 60% de lo que le corresponda por transferencias del Sistema General de Participaciones.

De lo anterior se pudo evidenciar que el municipio de Guaca fue favorecido en la

implementación del Plan Departamental de Aguas, pero quedo comprometido con una deuda de $1.787.799.000 de los cuales cancela deuda con periodo de gracia de cinco (5) años que termina el 4 de noviembre de 2016, en adelante empezará cancelar capital más intereses hasta el año 2020.

De igual manera se pudo evidenciar que mediante Acuerdo No. 003 del 15 de enero de

2012 el Concejo Municipal autoriza al ejecutivo municipal de Guaca para comprometer vigencias futuras ordinarias con destino al pago de deuda con la Electrificadora de Santander por concepto de alumbrado público y de servicio de energía de algunos inmuebles que pertenecen al municipio, la cual supera el monto de los setenta millones de pesos moneda corriente ($70.000.000).

Demandas y Conciliaciones El municipio de Guaca - Santander presenta los siguientes procesos jurídicos los cuales se relacionan a continuación: 1. Proceso ejecutivo con número de radicado 2004-0957 del Juzgado 10 administrativo

del circuito, cuyo demandante corresponde al fondo de Cofinanciación DRI–JOSE ARTURO GARCIA LOZANO, contra el Municipio de Guaca, cuya pretensión corresponde a la liberación de pago a favor del DRI por $6.823.765 más los intereses generados desde el 01 de noviembre de 2002, sobre el convenio No. 1706-68-1803-0-1008.

Actuaciones Adelantada por la Entidad En la vigencia 2012 la entidad para dar cumplimiento al artículo 45° de la Ley 1551, solicitó al juzgado la suspensión, y, llevar a cabo la conciliación en septiembre de 2012. En la Vigencia 2013, la entidad solicitó al DRI, la viabilidad de condonar la deuda, o realizar un arreglo viable para el municipio; con fecha 18 de febrero de 2013, se declaró fallida la diligencia, no se presentó apoderado por parte del DRI.

2. Acción ejecutiva con radicado 2006-0094 del Juzgado 10° Administrativo del circuito

cuyo demandante FINDETER, con emisión de la demanda el 24 de enero de 2007 cuya pretensión pretende la liquidación del convenio No. 810-1995 por valor de




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$89.119.000; se libra mandamiento de pago por $89.119.000, no se reconoce intereses desde el 24 de enero de 2007, sentencia en primera instancia ordena seguir adelantando con la ejecución y se adiciona el pago de intereses desde el 16 de octubre de 2001; se condena en costas y agencias de derecho por $5.444.590, el 14 de noviembre de 2007.

Actuaciones Adelantadas por la Entidad Actuaciones en la vigencia 2012, este proceso se encuentra inactivo pasó al Juzgado 2° Administrativo, se requiere a FINDETER, para que nombre representante el día 29 de septiembre de 2012, donde se solicita convocar a diligencia de conciliación, se constata que el Municipio está a paz y salvo por esta obligación. En la vigencia 2012 FINDETER allega documento donde solicita terminación del proceso por pago total de la obligación. Acción ejecutiva con numero de radicado 2006-0094 del Juzgado 2° Administrativo de descongestión del circuito, cuyo demandante FINDETER, con fecha de admisión el 24 de enero del 2007, cuyas pretensiones corresponden a la liquidación del convenio No. 793 de diciembre 15 de 1995 por valor de $16.500.150, más intereses moratorios desde el 17 de noviembre de 2006. Actuaciones Adelantadas por la Entidad En la vigencia 2013 libró mandamiento de pago, sentencia proceso ejecutivo, rechazada por extemporaneidad las excepciones, ordena la ejecución el 28 de julio de 2010. Demandas Canceladas durante la Vigencia 2012 Mediante acción ejecutiva con número 2009-347 del Juzgado Administrativo del Circuito de Bucaramanga mediante radicado No. 680013331 004 2009 00347 00 cuya demandante la señora EDITH RINCON FUENTES; se celebró diligencia de conciliación el día 02 de octubre de 2011; por valor de $7.000.000, correspondiente a las pretensiones el cual que ascendía a $12.514.417; conciliación que cancelada mediante comprobante de pago No. 1017001 de fecha 17 de octubre de 2012, al Señor Eliecer Romero Ramírez identificado con c.c. No. 6.613.220. El 15 de septiembre de 2012 la Alcaldía de Guaca realizó acuerdo de pago con la Señora Mariela Bastos Martínez sobre la acción ejecutiva instaurada mediante radicado 2011-227 el juzgado cuarto administrativo de descongestión por un valor conciliable por $48.000.000; los cuales fueron cancelados de la siguiente manera, mediante egreso No. 915003 de septiembre 15 de 2012 la suma de $28.000.000, y la suma de $20.175.000 mediante comprobante de egreso No. 406001 de fecha abril 6 de 2013. Acciones de Repetición Según certificación expedida por la asesora jurídica del Municipio de Guaca - Santander Dra. JAHEL CARREÑO DURAN en la vigencia 2013, no se instauraron acciones de repetición en los procesos que se concilio y se pagaron en su totalidad. “Lo anterior teniendo en cuenta que se trataba de procesos ejecutivos y tal como se deja consignado y justificado en el concepto para accionar o no en repetición emitido por la suscrita, la Ley determina que esta acción procede en los casos que el Municipio ha sido condenado dentro de un proceso de responsabilidad patrimonial”. 3.3.2. Gestión Presupuestal Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento en la elaboración, aprobación, ejecución y gestión del presupuesto por parte de la administración central del municipio de




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Guaca - Santander se procedió a realizar el análisis teniendo como criterio las normas orgánicas de presupuesto y disposiciones locales del mismo. El presupuesto como requisito primordial para cumplir los fines de la entidad fiscalizada para lograr el bienestar comunitario, la eficiencia y eficacia de la administración en concordancia con los planes y programas establecidos por las leyes 152 de 1.994 y 951 de 2.005, es el parámetro de orientación para el logro de sus objetivos y sus compromisos acordados con sus comunidades. Legalidad de la aprobación del Presupuesto vigencia 2013. En Concejo Municipal de Guaca mediante Acuerdo No.034 de noviembre 17 de 2.012, fija el presupuesto General de Rentas y Gastos para la vigencia fiscal 2013, con un presupuesto inicial de $4.891.884.232 moneda corriente; adiciones por un valor de $4.676.873.627, Reducciones por $1.692.947, para un definitivo $9.567.064.012 moneda corriente, para un porcentaje de recaudo del 88%. Se miró la certificación del presente Acuerdo No. 034 de noviembre 17 de 2012, sancionado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 76° y promulgado de conformidad con lo señalado en el artículo 81° de la Ley 136 de 1994; firmada por la Alcaldesa y la Secretaria General del presupuesto general del municipio de Guaca, en donde se detallan las apropiaciones y se clasifican los gastos. Ejecución Presupuestal de Ingresos vigencia 2013. La ejecución presupuestal de ingresos

RECAUDADO

PRESUPUESTO INICIAL ADICIONES ($) REDUCCIONES ($) DEFINITIVO ($) VALOR ($) % (Recaudado/Definit)

4.891.884.232 4.676.873.627 1.692.947 9.567.064.012 8.383.188.883 88 Fuente: Secretaria de Hacienda Municipal.

Fuente: Grupo Auditor

Durante la vigencia 2013, se recaudó el 88% con respecto al presupuesto definitivo de ingresos, quedando por recaudar el 12%, para completar el 100%, ya que todavía se sigue reflejando una buena gestión de recaudo dentro de la administración del Municipio de Guaca.

Ya que en la vigencia anterior, se hizo una buena gestión en el recaudo presupuestal, teniendo en cuenta que se recaudó el 90% del presupuesto definitivo, quedando por recaudar solo el10% de dicha vigencia.

Comportamiento Presupuestal de Ingresos vigencia 2013

CONCEPTO PPTO INICIAL PPTO DEFINITIVO PPTO RECAUDADO %

TOTAL INGRESOS 4,891,884,232.00 9,567,064,912.00 8,383,188,883.00 88%

INGRESOS MPIO 4,891,884,232.00 9,567,064,912.00 8,383,188,883.00 88%

0

2.000.000.000

4.000.000.000

6.000.000.000

8.000.000.000

10.000.000.000

DEFINITIVO

9.567.064.012 8.383.188.883

88%

DEFINITIVO

VALOR

% (Recaudado/Definit)

EJECUCION PRESUPUESTAL DE




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TRIBUTARIOS 192,850,000.00 192,850,000.00 148,296,738.00 77%

Impuestos Indirectos 82,850,000.00 82,850,000.00 54,388,651.00 66%

Impuestos Directos 110,000,000.00 110,000,000.00 93,908,087.00 85%

NO TRIBUTARIOS 4,686,034,232.00 8,266,259,517.00 7,124,611,478.00 86%

Transferencias S.G.P 3,838,493,716.00 4,284,408,291.00 4,206,385,756.00 98%

Transferencias S.G.R - 868,808,957.00 536,590,859.00 62%

Otras Transferencias 608,840,516.00 2,805,013,346.00 2,133,325,961.00 76%

Intereses 20,000,000.00 20,000,000.00 14,781,274.00 74%

Multas y Sanciones 2,000,000.00 2,000,000.00 - 0%

Tasas 43,700,000.00 43,700,000.00 31,537,430.00 72%

Contribuciones 102,000,000.00 171,328,923.00 156,428,078.00 91%

Venta de Servicios 68,000,000.00 68,000,000.00 44,313,570.00 65%

Otros ingresos no tributarios 3,000,000.00 3,000,000.00 1,248,550.00 42%

INGRESOS DE CAPITAL 13,000,000.00 1,107,955,395.00 1,110,280,667.00 100%

Recursos del Balance 10,000,000.00 1,104,955,395.00 1,102,464,135.00 100%

Otros Ingresos de Capital 3,000,000.00 3,000,000.00 7,816,532.00 261% Fuente: SIA – Contraloría General de Santander

En los rubros que conforman los ingresos del municipio de la vigencia 2.013, los de ingreso de capital fueron los del más alto porcentaje de recaudo con relación al presupuesto definitivo del mismo rubro, con el 100%; le sigue en su orden los ingresos No tributarios con un porcentaje de recaudo del 86%, con relación al respectivo presupuesto definitivo, y por último los ingresos tributarios que representaron un recaudo del 77% con relación al correspondiente presupuesto definitivo. Cabe anotar de más, con respecto a la vigencia anterior, los ingresos de capital ascendieron en un 31% demás, en lo que respecta a los no tributarios se mantuvo aproximadamente con el 89%, y por último los ingresos tributarios que bajaron en una forma ostensible en un 64%, con respecto a la vigencia del año pasado.

Fuente: Grupo Auditor.

Ingresos Tributarios por concepto de Impuesto Predial.

VIGENCIAS 2010 2011 2012 2013

Valor Facturado 182.246.654 182.246.654 152.442.892 198.313.570

Recaudado 57.256.104 80.018.275 132.353.382 108.565.000

TRIBUTARIOS NO TRIBUTARIOS

INGRESOS DE CAPITAL

0

2.000.000.000

4.000.000.000

6.000.000.000

8.000.000.000

10.000.000.000

192.850.000 148.296.738 77%

8.266.259.517 7.124.611.478

86%

1.107.955.395 1.110.280.667 100% TRIBUTARIOS

NO TRIBUTARIOS

INGRESOS DE CAPITAL

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS. VIGENCIA 2013




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Porc. Recaudado 31% 44% 87% 55%

Fuente: Secretaria de Hacienda Municipal.

La tabla anterior nos muestra el comportamiento del recaudo por concepto de impuesto predial, en los últimos cuatro (4) años, durante la vigencia 2010, se recaudó el 31% de lo facturado, en la vigencia 2011, subió el recaudó en 44% de lo facturado, durante la vigencia 2012, subió el doble del recaudó del 87% de lo facturado, y por ultimo durante la vigencia 2013, bajo el doble del recaudo en 55%, esto refleja que desde el 2010, se aumentó el porcentaje de recaudo por este concepto, hasta la vigencia 2012, pero bajó ostensiblemente en el 2013, lo que representa un aspecto muy regular y preocupante para el municipio de Guaca. Nota: A partir de la vigencia 2.012, se hizo el incremento del calculó catastral de los predios Urbanos y Rurales, de acuerdo Agustín Codazzi, ya que hacia diecisiete (17) años que no había dicho incremento. Ingresos Tributarios por Concepto de Impuesto de Industria y Comercio.

VIGENCIAS 2010 2011 2012 2013

Valor Facturado - 13.896.008 34.088.849 8.983.792

Recaudado 18.869.835 18.745.182 30.532.461 24.069.835

Porc. Recaudado 0% 135% 90% 268%


Revisados los archivos de la Entidad no se encontró la causación del valor facturado por este concepto en la vigencia 2010.

La tabla anterior nos muestra el comportamiento del recaudo por concepto de Impuesto de Industria y comercio, durante la vigencia 2.011, 2.012 y 2.013, durante la vigencia 2.011, se recaudó el 135%, del valor facturado, en la vigencia 2.012, se recaudó el 90%, en la vigencia 2.013, se incrementó un recaudo del 268%; pero no se pudo determinar el comportamiento histórico de la gestión de cobro por este concepto por parte de la administración por la falta de información de la vigencia 2.010.

Justificación de no ejecución al 100% de los recursos recaudados en la vigencia 2013. La ejecución consolidada de ingresos de la vigencia 2013 presentó un recaudo del 88% en su composición general; los ingresos tributarios (77%), los ingresos no tributarios (86%) y recursos de capital (100%). El presupuesto inicial fue adicionado en $4.675.180.680, es decir, que se presentaron modificaciones por el orden de 95,57% de más con relación al inicialmente aprobado incidiendo notoriamente las adiciones por recursos de otras transferencias y recursos de capital.

El no cumplimiento de recaudos del 100% de la meta esperada de los recursos tributarios (impuesto predial unificado) obedeció al incremento de las estimaciones de los predios urbanos y rurales en un 300% y el pago de los contribuyentes disminuyo por esta razón. Durante la vigencia 2013 firmaron convenios con la Gobernación de Santander para ejecución de proyectos de inversión, recursos que no fueron transferidos en un 100%

Acto Administrativo

Concepto Incorporación

($) Saldo por

Transferir ($)

Adición Decreto 054Bis.

Convenio 4239 Formulación y evaluación de la política pública de

35.000.000 35.000.000




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Juventudes.

Adición Acuerdo 014.

Transferencias Departamentales Construcción Polideportivo los Pozos.

189.149.473 94.574.736

Adición Acuerdo 017.

Transferencias Departamentales Reforestación Microcuenca La Chiratoca.

169.472.427 118.630.74

Adición Decreto 063.

Transferencias Departamentales Proyecto Asistencia Técnica.

3.491.250 3.491.250

Adición Decreto 069.

Transferencias Departamentales Proyecto Sendero Sagrado Corazón.

116.773.890 116.773.890

TOTAL SALDO X RECAUDAR 368.470.619

Presupuesto Definitivo Histórico – Recaudado y Compromisos.

CONCEPTO AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 AÑO 2013

Presupuesto Definitivo 8.031.836 7.025.536 6.084.905 9.567.065

Recaudos: 6.688.814 4.838.468 5.501.165 8.383.189

Compromisos: 7.048.773 5.555.998 5.218.369 7.824.416


Ejecución Presupuestal de Gastos vigencia 2013. Las cuentas de presupuesto de gastos se revelaron atendiendo las etapas del proceso presupuestal y los criterios de la vigencia por la cual se relacionan las apropiaciones; igualmente identificando los diferentes conceptos del gasto: Gastos de Funcionamiento, Servicio de la Deuda y Gastos de Inversión. El presupuesto inicial de gastos de la vigencia 2013; ascendió a la suma de $4.891.884.232 moneda corriente, se registraron adiciones por la suma de $4.676.873.627 moneda corriente, reducciones por $1.692.947 moneda corriente para un presupuesto definitivo de $9.567.064.912 moneda corriente distribuidos así:

Ejecución Presupuestal de Gastos vigencia 2013 (cifras en pesos).

PTO INICIAL ADICIONES REDUCCIONES DEFINITIVO COMPROMETIDO

VALOR % (Com/Def)

4.891.884.232 4.676.873.627 1.692.947 9.567.064.912 7.824.416.478 82%


Durante la vigencia 2013, se comprometió el 82% con respecto al presupuesto definitivo de gastos, manteniéndose aproximadamente lo mismo que la vigencia de 2012, que se comprometió en un 85%; aunque el valor definitivo de gasto haya tenido un incremento de $ 3.482.159.569, con respecto a la vigencia anterior. La ejecución presupuestal de gastos refleja la siguiente composición:

Distribución de la Ejecución Presupuestal de Gastos Vigencias 2013

CONCEPTO PPTO INICIAL PPTO DEFINITIVO COMPROMETIDO %

AÑO 2.010, 8.031.836

AÑO 2.011, 7.025.536

AÑO 2.012, 6.084.905

AÑO 2.013, 9.567.065

, 0 , 0 , 0

PRESUPUESTO DEFINITIVO




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TOTAL GASTOS

4,891,884,232

9,567,064,912

7,824,416,478 82

GASTOS MUNICIPIO

4,891,884,232

9,567,064,912

7,824,416,478 82

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 881,019,492

925,184,740

913,295,456 99

Alcaldía Municipal

679,500,792

725,346,040

715,698,981 99

Concejo Municipal 111,413,700

111,413,700

110,361,035 99

Personería Municipal 90,105,000

88,425,000

87,235,440 99

INVERSION 3,785,864,740

8,390,123,108

6,659,363,958 79

Cultura

60,626,479 64,194,506

62,077,000 97

Deporte

58,168,640 86,697,945

85,297,945 98

Agua Potable y Saneamiento Básico

454,603,990 467,585,053

396,331,178 85

Educación

293,897,085 341,139,458

341,045,150 100

Otros Sectores

1,120,166,986

2,427,366,466

1,834,737,855 76

Salud

1,778,401,560 3,862,981,486

3,178,418,547 82

Fondos especiales

20,000,000

27,154,788

23,622,650 87

Convenios Dptales y Nacionales

-

1,113,003,406

737,833,633 66

SERVICIO A LA DEUDA

225,000,000

251,757,064

251,757,064 100 Fuente: SIA – Contraloría General de Santander.

Los gastos más representativos del municipio de Guaca están compuesto por los Gastos de Funcionamiento y la inversión. En el municipio de Guaca los gastos de funcionamiento alcanzaron el 10% del total de gastos del municipio, la inversión representa el 70% del total de gastos, es decir, tan solo $6.659.363.958, pesos fueron invertidos para satisfacer las necesidades de una población de 6.905 habitantes aproximadamente.

Situación Presupuestal.

EQUILIBRIO PRESUPUESTAL

VIGENCIA 2012

CONCEPTO VALOR

INGRESOS - RECAUDO 8.383.188.883

GASTOS - COMPROMISOS 7.824.416.478

DIFERENCIA -SUPERAVIT PRESUPUESTAL $558.772.405

Fuente: SIA – Contraloría General de Santander.




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Al finalizar la vigencia fiscal 2.013, la Alcaldía de Guaca presenta un superávit presupuestal por valor de $558.772.405, esto se debe a que los compromisos adquiridos fueron inferiores al valor total recaudado, lo que indica que se comprometió el 93% del presupuesto recaudado de la vigencia 2013. Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar vigencia 2.013. Durante la vigencia 2013, en la Alcaldía de Guaca, quedaron compromisos legalmente contraídos que al cierre de la vigencia fiscal no se atendieron, por no haberse completado las formalidades necesarias que hicieren exigible su pago, esto conllevó a establecer Reservas presupuestales por valor de $272.884.636, constituidas mediante Decreto N° 0073 de diciembre 28 de 2013. También se constituyeron cuentas por pagar por valor de $192.634.496; mediante Decreto N°. 0072 de diciembre 28 de 2013.

Modificaciones Presupuestales de la vigencia 2013 Se evidenció que se realizaron ajustes en las apropiaciones del presupuesto, buscando adecuarlo a la ejecución de los proyectos o los gastos de funcionamiento y que no fueron previstas en la etapa de programación presupuestal, realizando las modificaciones.

MODIFICACION ACTO ADMINISTRATIVO FECHA VALOR

ADICION DECRETO 038 11 FEBRERO 2012 265.763.009

ADICION DECRETO 39 21 DE FEBRERO DE 2012 553.007.048

ADICION ACUERDO 009 18 MARZO DE 2012 46.493.000

ADICION ACUERDO 010 18 MARZO DE 2012 387.569.087

ADICON ACUERDO 019 31 DE MAYO DE 2012 1.516.655

ADICION ACUERDO 021 21 JULIO 2012 18.000.000

ADICION ACUERDO 022 12 DE AGOSTO 2012 34.903.222

ADICION ACUERDO 023 12 DE AGOSTO 2012 49.479.504

ADICION ACUERDO 024 12 DE AGOSTO DE 2012 8.000.000

ADICION ACUERDO 026 12 DE AGOSTO 11.463.203

ADICION ACUERDO O29 11 DE 0CTUBRE DE 2012 44,000,000

ADICION ACUERDO 036 23 DE NOV. DE 2012 20.229.000

ADICION ACUERDO 038 29 DE NOV. DE 2012 49.000.000

ADICION ACUERDO 042 06 DE DIC. DE 2012 312.500.000

INGRESOS - RECAUDO

GASTOS - COMPROMISOS

DIFERENCIA -SUPERAVIT PRESUPUESTAL

0

1.000.000.000

2.000.000.000

3.000.000.000

4.000.000.000

5.000.000.000

6.000.000.000

7.000.000.000

8.000.000.000

9.000.000.000

VALOR

8.383.188.883 7.824.416.478

$ 558.772.405

INGRESOS - RECAUDO

GASTOS - COMPROMISOS

DIFERENCIA -SUPERAVIT PRESUPUESTAL

COMPORTAMIENTO DE GASTOS VIGENCIA - 2013

ENTRE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO VS INVERSIÓN




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ADICION DECRETO 57 23 DE JUN IO DE 2012 237.954.299

ADICION DECRETO 112

15.000.000

TOTAL 2.054.878.027

REDUCIR ACUERDO 010 18 MARZO DE 2012 96.274.890

REDUCIR ACUERDO 022 12 DE AGOSTO 2012 7.359.565

REDUCCIR DECRETO 36 BIS 25 ENERO DE 2012 97.750.670

TOTAL 201.385.125

CONTRACREDITAR DECRETO 68 18 DE JULIO DE 2012 325.188.046

CONTRACREDITAR DECRETO 91 29 DE AGOSTO DE 2012 3.754.333

CONTRACREDITAR DECRETO 100 11 DE OCT. DE 2012 133.528.798

CONTRACREDITAR DECRETO 103 10 DE NOV. DE 2012 85.357.747

CONTRACREDITAR DECRETO 43 24 DE MARZO DE 2012 45.360.070

CONTRACREDITAR DECRETO 050 21 DE ABRIL DE 2012 57.000.000

CONTRACREDITAR DECRETO 054 25 DE MAYO DE 2012 88.260.000

TOTAL 738.448.994 Fuente: Alcaldía Municipal de Guaca

Se puede afinar por el grupo de trabajo, que en los movimientos de modificaciones presupuestales a nivel de la vigencia del 2013, en donde el municipio de Guaca, durante la vigencia 2013, realizaron ajustes en las apropiaciones del presupuesto, buscando ajustar de acuerdo al cumplimiento de los proyectos o los gastos de funcionamiento y que no fueron previstos en la etapa de programación presupuestal, realizando las respectivas modificaciones, las cuales consistieron en adicionar al presupuesto de Rentas y Gastos un valor de $ 4.676.873.627, según los acuerdos del Concejo Municipal y una reducción por un valor de $ 1.692.947. En Acuerdos: hubo trece (13); en donde hubo diez (10), adiciones, aprobados por el Concejo Municipal, Firmado por el presidente y la Secretaria del Concejo para que se publique en la cartelera del Concejo Municipal. Decretos: veintiuno (21); firmado por el Alcaldesa del municipio de Guaca, para que se comunique y se cumpla, concepto del comprobante y firmado por la Secretaría de Hacienda.

Análisis Rubros Presupuestales Seleccionados para revisar vigencia 2013. Análisis del rubro Pro Estampilla Adulto Mayor. El grupo auditor en su revisión de la estampilla de adulto mayor, en el campo de trabajo, teniendo en cuenta lo establecido por la Ley 1276 del 2009, en su artículo 3°; donde señala que de lo recaudado por este concepto se debe destinar el 70% a los centros Vidas y el 30% al Centro de Adulto Mayor, Según lo anterior y de acuerdo a los recaudos alcanzados por este municipio de Guaca en donde se invirtieron $ 60.321.002, Para los centros vidas, y para centros de Adulto Mayor se invirtieron un $25.851.858.


Estampilla Pro Anciano 50,000,000 58,798,799 108,798,799.00 86,172,866

Se observó que el municipio está cumpliendo lo estipulado en la Ley, por este concepto se alcanzó a recaudar un total de $86.172.866, comprometiéndose un total de $108.798.799; y que alcanzo un 79.20% del valor recaudado.

Ejecución presupuestal de Gastos (Rubro Estampilla Pro Adulto Mayor).

RUBRO PRESUPUESTAL CONCEPTO INICIAL DEFINITIVO COMPROMETIDO




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1.3-A.14.04.4.2.1

Estampilla Pro Anciano Programa Integral de Atención y Bienestar al Adulto Mayor

50,000,000 108,798,799 75.763.149

Se observó dentro del análisis en la Ejecución de Gastos en lo comprometido con respecto a lo definitivo, este rubro alcanzo un porcentaje de 70%.

Relación de Contratos celebrados bajo este rubro (Estampilla Pro Adulto Mayor).

RUBRO PRESUPUESTAL CONTRATISTA OBJETO - CONTRATO VALOR ($)

1.3-A.14.04.4.2.1 Matilde Parra

Prestación de Servicios Profesionales para la Constitución, Inscripción y Habilitación del Centro de Bienestar del Adulto Mayor y Centro Vida del municipio de Guaca Santander

3.600.000

1.3-A.14.04.4.2.1 Ingas oíl Servicio de Gas-Casa del anciano 1.172.089

1.3-A.14.04.4.2.1 Electrificadora de Santander Servicio de Luz-casa del anciano

744.891

1.3-A.14.04.4.2.1 Unidad de servicios públicos

Servicio de agua, alcantarillado, aseo

246.169

1.3-A.14.04.4.2.1

Asociación Centro de Bienestar

70.000.000

TOTAL 75.763.149

Análisis del Rubro Estampilla Pro Cultura Vigencia 2.013. Los recursos recaudados por este concepto se destinaron a la creación, investigación y fortalecimiento de la actividad artística y cultural, brindar apoyo a personas y grupos dedicados actividades culturales, e implementará unidades móviles para la divulgación de las mismas. Estimular la creación y funcionamiento de espacios públicos para la realización de actividades culturales, apoyo en los diferentes programas de expresión cultural en todas sus expresiones como lo indica el artículo 17° de la Ley 397 de 1.997. Por este concepto se alcanzó un total Definitivo de $20.375.336, con un recaudo de $21.513.001,para un porcentaje de 105,58 % del valor ingresado.


Estampillas de Pro-Cultura 17.000.000 3.375.336 20.375.336 21.513.001


Estampilla Pro Cultura proyecto de promoción de encuentros de artistas, grupos musicales y grupos culturales y actividades culturales.

17,000,000 20,375,336 20.312.000

Se observó dentro del análisis en la Ejecución de Gastos en lo comprometido con respecto a lo definitivo, este rubro alcanzo un porcentaje de 99,68%.

CONTRATISTA OBJETO - CONTRATO VALOR ($)




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Hilda Ordoñez Prestación de Servicios de apoyo a la Secretaria de Gobierno en promoción cultural a los habitantes del Municipio de Guaca

1.800.000

Instituto Agrícola de Guaca.

Desarrollar actividades lúdicas, educativas, culturales en el municipio de Guaca

12.312.000

Jhojan Alexander Baena Bedoya.

Para la promoción de encuentros artísticos en apoyo a actividades culturales

6.200.000

TOTAL: 20.312.000

Análisis del rubro Fondo de Seguridad Ciudadana Vigencia 2.013. El municipio de Guaca recaudó por concepto de Fondo de Seguridad Ciudadana la suma de $48.742.211, comprometiéndose un total de $23.622.650,que alcanza una ejecución del 48,46% del valor recaudado, en aplicación de la Ley 1106 del 2.006; estos recursos deben ser invertidos en mejorar las condiciones de seguridad y vigilancia que les brinde seguridad a sus pobladores tanto como los turistas.

Con el fin de verificar si la administración municipal, realizó el descuento del 5%, correspondiente al Fondo de Seguridad Ciudadana, la Comisión auditora tomó los comprobantes de egreso de contratos de obra pública ejecutados, encontrando que en los contratos la contribución se descontó del valor pagado. Articulo 6° Ley 1106, del 2006, así.

“Todas las personas Naturales y Jurídicas, que suscriban contratos de obras públicas, con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes deberán pagar a favor dela Nación, Departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al 5% del valor total correspondiente contrato o de la respectiva adición”

Ejecución Presupuestal de Ingresos (Fondo Seguridad Ciudadana).


Fondo-Cuenta de Seguridad. 20,000,000 7,154,788 27,154,788 48.742.211

Ejecución Presupuestal de Gastos (Fondo de Seguridad Ciudadana).


Fondo Cuenta de Seguridad. 20,000,000.00 27,154,788.00 23.622.650.00

Ejecución presupuestal de Gastos (Fondo de Seguridad Ciudadana).

CONTRATISTA OBJETO - CONTRATO VALOR

Municipios Cofinanciadores. % correspondiente al CTI

1.222.650

Álvaro Ortiz Villabona. Prestación de servicios para el cambio de pintura de 3 motocicletas.

1.500.000

Estación de Policía Municipio de Guaca. Mantenimiento y mejoramiento de las instalaciones.

16.500.000

Adquisición de equipos de oficina para el batallón de artillería Nro. 5 José Antonio Galán del Socorro. 4.400.000

TOTAL: 23.622.650

3.3.2.2. Dictamen a los Estados Financieros




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El análisis se realizó sobre la base de pruebas selectivas a la Muestra determinada del Balance General el Estado de Actividad Financiera Económica y Social y Notas a los Estados Financieros para el período comprendido entre el primero (1°) de enero al Treinta y uno (31) de diciembre de 2013, fueron refrendados por el Contador Público de la Entidad MARIA NANCY ANAYA PEÑA. Analizados los Estados Financieros de la Alcaldía del Municipio de Guaca con corte a diciembre 31 de 2013, se determinó que estas no se ajustan en su totalidad a las normas de Contabilidad y Auditoría Generalmente aceptadas, por lo tanto los Estados Financieros no merecen un concepto favorable para la vigencia 2013. Opinión sobre los Estados Contables

En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevo a cabo el proceso de revisión a los Estados financieros Básicos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social y Notas a los Estados Financieros con corte a diciembre 31 de 2013, de la Alcaldía Municipal de Guaca, los cuales según los documentos y anexos presentados de manera completa en la rendición de las cuentas de la Vigencia 2013 y en la auditoría realizada a esa Entidad, los cuales fueron refrendados y firmados por parte de la Contadora del Municipio en consecuencia la Contraloría General de Santander, según concepto rendido por la Contadora Pública ULDARI MORENO RAMIREZ, con Tarjeta Profesional No. 144462-T, para la vigencia 2013 los cuales fueron refrendados por el Contador Público de la entidad MARIA NANCY ANAYA PEÑA, con tarjeta profesional No. TP-52797-T expresa una Opinión de RAZONABILIDAD CON SALVEDADES, teniendo en cuenta que las falencias detectadas, en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2013 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en las mismas fechas, de conformidad con las Normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación.

Salvedades efectuadas a la Opinión sobre Estados Financieros

1. Limitación en la revisión y verificación de las transacciones y operaciones financieras que dieron origen a los resultados de los Estados Contables con el fin de obtener evidencia comprobatoria, debido a que se hizo sobre una muestra representativa y no sobre todo el universo.

2. Se observa que no se ha realizado una depuración contable total con el fin de que pueda

presentar unos estados financieros acordes con la situación del Municipio.

3. El Municipio debe Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de sostenibilidad contable especialmente en lo que tiene que ver con la propiedad planta y equipo, de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificación contable.

4. Se debe continuar con la documentación de todos los procedimientos que se llevan a cabo en el área Financiera.

5. Ampliar los análisis de los informes financieros para una mejor interpretación de las cifras.

6. No existe en lugar visible, la información contable preparada para que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios. En la página web de la Entidad, se debe publicar la información contable de cada vigencia, junto con el presupuesto.

7. Refleja en los estados financieros saldos irreales que no concuerdan con la situación financiera del municipio.




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8. El Municipio maneja el Software Transford el cual presenta debilidades en cuanto a la situación financiera por ser un sistema muy cerrado.

9. Presenta sobreestimación en algunas cifras del Activo, de igual manera presenta subestimación en lo referente a la cartera de impuesto predial y de industria y comercio.

Por las consideraciones expuestas en el presente informe, teniendo en cuenta una gestión fiscal y de resultados que no consultan plenamente los principios de la función administrativa, la cuenta rendida por la Alcaldía del Municipio de Guaca para la vigencia 2013, NO SE FENECE.

3.3.2.1. Control Interno Contable

Teniendo en cuenta que la Ley 87 de 1993 en su artículo 12°, determina que la oficina de control interno o quién haga sus veces debe verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido, La Oficina de Control Interno procedió a evaluar el Sistema de Control Interno Contable de la Entidad. El objetivo principal es evaluar el sistema de control interno contable a fin de dar cumplimiento a lo Dispuesto por la Resolución No. 048 de Febrero 10 de 2004, Circular Externa No.042 de agosto de 2001, Numeral 5o, Ley 87 de 1993, y demás normas concordantes, con el fin de determinar la aplicación de la normatividad existente y validar el grado de efectividad de las recomendaciones realizadas para el mejoramiento de las deficiencias identificadas en el proceso contable. Durante el trabajo de campo se pudo verificar que mediante Decreto No. 019 de enero 1 de 2012 se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable y se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad y con Resolución No. 68 de marzo 17 de 2013 se adopta el Manual de Control Interno Contable en el municipio de Guaca. De lo anterior se pudo evidenciar que durante la vigencia 2013, se levantaron siete (7) actas de Concejo Municipal de Política Fiscal mediante las cuales realizan modificaciones principalmente al presupuesto y solamente dos tiene que ver con modificaciones que afectan la parte financiera relacionada con el saneamiento de cuentas inactivas. Analizado el Informe de Control Interno Contable del Municipio del Guaca, se pudo establecer que aunque ha mejorado con relación a las vigencias anteriores ya que ha continuado con la implementación de los Proceso y Procedimientos con el fin de ejercer un control al manejo contable aún continua con debilidades especialmente que no cuenta con manuales de procedimientos y flujogramas para cada uno de las dependencias que se encuentran involucradas en el proceso. De acuerdo al Formato F-99 diligenciado en el SIA, el Sistema de Control Interno Contable se encuentra en un nivel ADECUADO con una calificación de 4.5 para la vigencia 2013 de acuerdo a las etapas de reconocimiento, revelación y otros elementos de control, aunque presenta fallas en cuanto a que todavía no se encuentran documentado los procesos Contables en su totalidad debido a como encontró la contabilidad la nueva administración al no haber recibido de manera formal y real.

OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°.19 DEBILIDADES EN FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE DESCRIPCION Se pudo evidenciar que a pesar de estar creado y adoptado el Comité de Sostenibilidad Contable este no funciona como lo establece la Resolución No. 048 de febrero 10 de 2004,




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Circular Externa No.042 de agosto de 2001, Numeral 5o, Ley 87 de 1993, y demás normas concordantes de la Contaduría General de la Nación teniendo en cuenta que de acuerdo a lo revisado los estados financieros del municipio de Guaca necesitan un saneamiento general toda vez que existen debilidades en la información, solicitud que debe realizar la contadora del municipio, por tal motivo se configura como una Observación Administrativa para ser incluida dentro del plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad.




DERECHO REPLICA SUJETO DE CONTROL “La administración procederá a revisar y actualizar el acto administrativo por el cual fue creado y adoptado el Comité de Sostenibilidad Contable para proceder a fijar el plan de sostenibilidad contable y las actividades a ser desarrolladas para subsanar las deficiencias de índole contable”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se CONFIRMA, el Hallazgo Administrativo, teniendo en cuenta que la entidad acepta la observación planteada por el equipo auditor, para que a través de un plan de mejoramiento, se efectúen las acciones de mejora. 4. CONSOLIDACION DE OBSERVACIONES

Cuadro Consolidación de Observaciones

No

TIPO DE

OBSERVACION

DESCRIPCION DELAOBSERVACION PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA

PAGINA DEL INFORME

A D P F S

01 X

MODALIDAD DE CONTRATACION SIN LOS REQUISITOS LEGALES

DESCRIPCION El equipo auditor, observó en los contratos referidos se requieren de conocimientos técnicos especializados, los cuales se basan en estudios y desarrollo de proyectos específicos, por lo tanto, la modalidad por la que se realizó el proceso de contratación no es el indicado, lo conveniente en materia de contratación para este tipo de contratos, teniendo como referente el principio de selección objetiva, o se la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En otros términos, es un medio de selección de la persona más idónea para ejecutar una prestación pública, de allí que se tenga en cuenta preferentemente las condiciones personales del candidato, el concurso de meritos, es lo más acertado y ajustado a la ley, para esta modalidad contractual

Ley 1150 de 2007.- artículo 2°. DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN. NUMERAL 3o- Concurso de méritos. Modificado por el artículo 219° del Decreto 0019 de 2012.- Numeral 3o del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007

Ley 80 de 1993 (articulo 32° numeral 2o): El concurso de méritos las condiciones económicas de la propuesta no resultan tan decisivas al momento de

Administrativa



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la adjudicación, toda vez que al evaluar las mismas se atiende a factores tales como la idoneidad que pueda tener el contratista desde el punto de vista intelectual o técnico para ejecutar la labor materia del contrato, es un procedimiento de selección de la mayor capacidad técnica, científica, cultural o artística entre los presentantes o intervinientes. Si bien el concurso tiene el substrato común de la licitación pública y de los demás procedimientos de contratación, difiere de ellos en que la oposición emergente de la concurrencia no tiene en vista las condiciones de orden técnico-económico-financiero, sino las condiciones de orden técnico-personal. Por esta razón, se establece una transgresión de la norma inobservando los requisitos legales sustanciales en el trámite del contrato, lo cual comporta todos los pasos hasta su celebración; omitiendo verificar la presencia de los condicionamientos previstos en la ley de contratación pública para su perfeccionamiento, incluyendo los atinentes a la fase precontractual, y los relacionados con la liquidación. Así, el artículo 2.1.1. Estudios y documentos previos, del Decreto 734 de 2012, reglamentario de los artículos 12° y 25°-10 del Estatuto de Contratación Pública, estipula que los jefes o representantes legales de las entidades estatales pondrán desconcentrar la realización de todos los actos y trámites inherentes a la licitaciones o concursos para la celebración de los contratos, sin consideración a la naturaleza o cuantía de los mismos en los funcionarios de los niveles directivo, ejecutivo o sus equivalentes, teniendo en cuenta las normas que rigen la distribución de funciones en los respectivos organismos. El artículo 211° Superior, otorga a la ley la facultad de indicar cuáles funciones pueden ser delegadas, determinando sus condiciones. Exime de responsabilidad al delegante, la cual deja recaer en el delegatario, cuyos actos o resoluciones podrá siempre reformar o revocar, reasumiendo la responsabilidad

consiguiente.

02 X

CONTRATOS REPETIDOS CON DISTINTOS

VALORES Y FECHAS REGISTRADO EN EL

APLICATIVO SIA

DESCRIPCION

La información contractual reportada en el aplicativo

SIA, en los contratos anotados, se registran de

manera incoherentes, que permiten mostrar una

información no veraz, produciendo incertidumbre y

desconfianza en la revisión de documentos en el

equipo auditor, por esta razón, se configura una

Observación Administrativa para que se tomen las

acciones correctivas a que haya lugar, dejándolas

plasmadas dentro de un plan de mejoramiento, que

suscriba la entidad.

Administrativa


Yerlli Pabon Valencia Jefe Control Interno

15

03 X

NO SE ENCUENTRAN LOS SOPORTES CONTRACTUALES DE LA EJECUCION DEL CONTRATO DESCRIPCION

En el proceso auditor, se procedió a revisar el anterior contrato encontrándose que: No existe informes parciales ni final del contratista, no se encuentran la elaboración de los proyectos en la carpeta del proceso de contratación el contratista debe presentar los informes conforme lo establecido en el objeto contractual y mostrar el resultado final que son la presentación de los proyectos de infraestructura y el supervisor del contrato, debe exigir el cumplimiento de estos

Administrativa


José Israel Díaz Flórez

Secretario de Planeación

16

04 X

INFORMACION INCIERTA REPORTADA AL SIA

DESCRIPCION

Administrativa


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Revisada la in formación del contrato antes señalado, se evidenció que, el nombre del contratista que se registra en el SIA, no concuerda con el que aparece en la carpeta contractual, el cual es Sergio Mauricio Rincón Lozano, representante legal de “COASDER” siendo el mismo número del contrato, el mismo objeto, el mismo valor y fechas establecidas en el cumplimiento contractual, así mismo no se registra informe de actividades del contratista.

María Isabel Valencia Roa

Comisaria de Familia

05 X

NO SE REGISTRAN ACTAS DE ENTREGA DE MATERIALES A LA COMUNIDAD

DESCRIPCION

El equipo auditor, al realizar la inspección ocular en la revisión de la documentación, percibió la falta a la relación de los materiales a la comunidad general y/o particular (beneficiado) y el recibo de esta a satisfacción, aunque en labor de campo se comprobó la entrega y la ejecución de estos materiales en el mejoramiento de las viviendas rurales, falta la evidencia física en los informes, por lo anteriormente, observado se configura una Observación Administrativa, para qué la entidad, dentro de un plan de mejoramiento se tomen las acciones de mejoras correspondientes

Administrativa


Jose Israel Diaz Florez Secretario de Planeación Supervisor

17

06 DESVIRTUADO 19

07 X

FALTA FIRMAS DE FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACION EN LOS CONTRATOS DESCRIPCION En el procedimiento de la revisión documental, el equipo auditor comprobó que en los documentos oficiales del proceso precontractual faltan firmas de funcionarios vinculados al contrato, en labor de campo se verificó que el objeto del contrato se ejecutó con forme lo establecido en el contrato, al no haber conformidad en el registro de firma por parte de los funcionarios, en los documentos del contrato

Administrativa


Jose Israel Diaz Florez

Secretario de Planeación

María Isabel Valencia

Roa Comisaria de Familia

20

08 X

DEFICIENCIA EN EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO Y CONTABLE TRANSFORD DESCRIPCION

Se verificó el cumplimiento del objeto del contrato, se instalo el software Transford, este sistema presenta algunas irregularidades en su operatividad, se considera un sistema cerrado en su operatividad en el sistema contable, financiero y presupuestal, el equipo auditor, configura una Observación Administrativa para que la entidad a través del supervisor, requiera los servicios técnicos asistenciales al contratista, para que este cumpla con las obligaciones establecidas en el contrato

Administrativa


Jose Israel Diaz Florez

Secretario de Planeación Supervisor

22

09 X

DETERIORO DE LAS VIAS PUBLICAS DESCRIPCION El equipo auditor observó el estado crítico en que s encuentran las calles del municipio de Guaca, aspecto que permite analizar el abandono en el mantenimiento de vías, originado en parte por los escasos recursos económicos con que cuenta la alcaldía Municipal (baja en el recaudo del Impuesto predial, subsidio de los servicios públicos, impuesto de industria y comercio) Con base a lo observado, la administración municipal , deberá efectuar acciones que procuren mejorar el estado de las vías, planteando actividades y acciones que generen el aumento de los recursos y con ello, establecer programas que busquen el mantenimiento de las calles, y con ello generar un bienestar a la comunidad Guaqueña

Administrativa

Elba Carvajal Valencia

Alcaldesa Municipal

23

10 X X

DEFICIENCIA EN EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO DE REVISION EN LA CONTRATACION DESCRIPCION En la revisión de los contratos, no hubo cumplimiento, ya que existen contratos en los cuales no se evaluaron sus procesos y procedimientos con respecto a la norma de contratación en las fases precontractual,

Administrativa


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contractual y poscontractual, dejando traslucir con ello, la violación a la función administrativa instituida en la Constitución Política de Colombia, al principio de responsabilidad y transparencia, y de la misma manera a lo estipulado en los estudios previos y en el objeto contractual. No hubo idoneidad y experiencia en la revisión contractual. Es por ello que la ley estipuló expresamente como deber en cabeza de los contratistas el cumplimiento del objeto contractual, concordante con el deber de la respectiva entidad pública de exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna de este objeto contratado, por parte del supervisor del contrato que tiene como deber funcional el seguimiento y acompañamiento y control de los contratos estales (Ley 1474 de 2011 articulo 83° y 84°).

Disciplinaria

María Isabel Valencia Roa Comisaria de

Familia

Nelly Yolanda Ordoñez Bermúdez-Abogada

11 X

DEBILIDADES EN LA FUNCIONABILIDAD DE LOS SUBSISTEMAS DEL MECI DESCRIPCION El equipo auditor observó que los procesos establecidos en el MECI, para la vigencia 2013, han presentado serios inconvenientes en sus avances, debido a la cultura organizacional enfocada al autocontrol y al fortalecimiento institucional, conllevando a la escasa efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, tomando las medidas correctivas necesarias de manera oportuna y efectiva. Se ha tenido inconveniente para socializar los programas de formación y capacitación, así mismo los programa de inducción- re inducción y bienestar social laboral

Administrativa


35

12 X

INCONSISTENCIAS REFLEJADAS EN EL GRUPO DE EFECTIVO DESCRIPCION Al verificar el Balance de Prueba de la vigencia 2013 y al hacer un comparativo con las conciliaciones y extractos bancarios, se pudo observar que la cuenta de Caja registra un saldo anterior y saldo siguiente por valor de $30.344,96 de manera positiva y de manera negativa a la vigencia 2013, de igual manera registra un movimiento por parte del programa de los ingresos que recibe el municipio pero que son consignados en bancos como si la entidad manejara los recaudos en efectivo. La cuenta bancaria No 36053000016-3 del Banco Agrario destinada para manejar los gastos de funcionamiento se encuentra manejada con sobregiros en los libros auxiliares de contabilidad demostrando que están girando más cheques de lo que realmente existe en bancos y lo que recibe durante la vigencia, lo que puede conllevar a un pago de intereses por sobregiro, por tal motivo se configura una Observación Administrativa que se debe incluir dentro de un plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la administración hasta tanto se realice la modificación en el SIA de la cuenta de Caja para el primer ítem y el control que se debe aplicar para el manejo de los recursos de funcionamiento

Administrativa


Alcaldesa Municipal

María Nancy Anaya Peña


45

13 X

INCERTIDUMBRE EN VALOR DE IMPUESTO DE PREDIAL UNIFICADO E INDUSTRIA Y COMERCIO DE VIGENCIA ACTUAL Y DE VIGENCIAS ANTERIORES Y FALTA DE GESTIÓN DE RECAUDO DE ESTOS TRIBUTOS. DESCRIPCION Con relación al Impuesto Predial Unificado y el impuesto de industria y comercio se verificó que a diciembre de 2013 lo correspondiente a la vigencia actual y vigencias anteriores registran un valor como saldo anterior (2012) y saldo siguiente (2013) y no se evidencia movimiento alguno, al verificar con la administración se pudo establecer que existe incertidumbre pues dicho valor viene de vigencias anteriores evidenciándose que contablemente no se está registrando la realidad del municipio por cuanto no existe una base de datos de Industria y Comercio y del

Administrativa


Oscar Geovanny Hernández Lamos

Secretario de Hacienda y del Tesoro

47




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Impuesto Predial, de igual manera la Administración debe realizar una actualización de los predios con el fin de incrementar el recaudo teniendo en cuenta la situación que atraviesa el municipio económicamente, por tal motivo se configura como una Observación Administrativa para ser incluido dentro de un plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad, hasta tanto se realice el saneamiento por medio del Comité de Sostenibilidad Contable, de igual manera con Connotación Disciplinaria por incumplimiento a Ley 14 de 1983 y el Decreto 1333 de 1986 en concordancia con el artículo 1° de la Ley 44 de 1990 normatividad del Impuesto Predial y articulo 34° de la Ley 734 de 2002, por cuanto no se ha realizado gestión para el recaudo de este tributo.

14 X

SOBREESTIMACIÓN EN VALOR REGISTRADO EN LA SUBCUENTA 147013 DE EMBARGOS JUDICIALES Y 147090 DE OTROS DEUDORES DE VIGENCIAS ANTERIORES. DESCRIPCION De este grupo llama la atención que la cuenta 1470 de Otros Deudores se encuentra registrada la subcuenta 147013 Embargos Judiciales y registra un saldo de $309.698.701,86 y la subcuenta 147090 Otros Deudores registra un saldo de $140.697.856,16 valores que vienen arrastrando de vigencias anteriores y se han venido incrementando sin observarse gestión alguna de recuperación de estos dineros por cuanto la administración desconoce el origen de estas deudas a favor, con el fin de sanear estos dineros por medio del comité de sostenibilidad contable.

Administrativa




49

15 X

INCONSISTENCIAS EN EL GRUPO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO DESCRIPCION Al verificar las subcuentas que conforman la propiedad planta y equipo, se pudo observar las siguientes inconsistencias: 1. Aparece registrado un valor de $96.744.841

registrada como un ingreso en la cuenta 164019 Instalaciones Deportivas y Recreacionales y este valor corresponde a un pago de una construcción en curso que se encuentra en el municipio correspondiente al Polideportivo Los Pozos obra que no ha finalizado a la fecha por tal motivo se debe reclasificar e ingresar el valor total de la obra al finalizar su ejecución.

2. Se pudo observar que el municipio de Guaca en cuanto a las propiedades se encuentran sin valorizar toda vez que existen propiedades que según el Agustín Codazzi figuran de propiedad del municipio pero la entidad no cuenta con las respectivas escrituras de propiedad.

3. El municipio adquiere una nevera por valor de $1.844.008 con destino para el Ancianato del municipio y no se encuentra incluida en los estados financieros, de igual manera no se ha legalizado la entrega.

4. Que a la fecha no se está realizando la Depreciación por cuanto la maquinaria ha cumplido su vida útil, pero el cuanto a las edificaciones se debe tener en cuenta que han venido teniendo remodelaciones y se han realizado adquisiciones.

5. En la ESE Santa Ana del municipio de Guaca se encuentra el vehículo Trooper de placas OFS.700 de propiedad de la alcaldía al cual no se le está dando ningún uso y sin tener en cuenta que se puede deteriorar, de igual manera no se encuentra en los inventarios del municipio.

Administrativa




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INFORME DEFINITIVO


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16 X

DEUDA DE ALUMBRADO PÚBLICO DE VIGENCIAS ANTERIORES SIN RESERVA PRESUPUESTAL DESCRIPCION Durante el trabajo de campo se pudo evidenciar que el municipio de Guaca mediante certificación de la Secretaria de Hacienda, suscribió acuerdo de pago SSC- ASC-DC-028-2012 con la Electrificadora de Santander por concepto de deuda de alumbrado público de la vigencia 30 de julio del año 2006 hasta el 30 de agosto del año 2012 por valor de ($44.868.426) con una tasa de interés periodo de 0.45% y un plazo de 36 cuotas mensuales por valor de ($1.082.256) y una cuota inicial de ($8.973.685). A 1 de enero del año 2012 el municipio de Guaca no contaba con el recursos para el pago de esta obligación, lo que conllevo a tener que comprometer vigencias futuras ordinarias mediante Acuerdo No. 003 de enero 15 de 2012, observándose que se incumplió con la norma cobro y giro del impuesto de alumbrado público establecida mediante Decreto 2424 de julio 18 de 2006, artículo 4°, Parágrafo y articulo 34° de la Ley 734 de 2002, por tal motivo se configura como una Observación con Connotación Disciplinaria que se dará traslado el ente de control correspondiente.


Disciplinaria Ana Celina Castellanos

Ex Alcaldesa Municipal

53

17 X

DIFERENCIA EN SALDOS DE ESTADO DE RESULTADOS DE LAS VIGENCIAS 2010 Y 2011 DESCRIPCION Al verificar el Estado de Actividad Financiera Económica y Social de las vigencias 2010 y 2011 se pudo observar que el resultado del ejercicio presenta diferencias en cuanto a lo reflejado en el estado financiero y lo verificado por el equipo auditor. Muestra la diferencia presentada de acuerdo a los formatos que se encuentran en la Plataforma del SIA y lo verificado durante el trabajo de campo de la Auditoría realizada y que debe ser subsanada para contar con unos estados financieros reales toda vez que esto afecta las vigencias siguientes

Administrativa



Contadora

55

18 X

DEFICIENCIAS PRESENTADAS EN EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DESCRIPCION Durante el trabajo de campo de la auditoría realizada al Municipio se pudo observar que la Unidad de Servicios Públicos funciona como una oficina adscrita a la Secretaria de Planeación y a la fecha es manejada por una persona de contrato, al revisar su funcionamiento se pudo establecer las inconsistencias que se han venido presentando

Administrativa


Alcaldesa Municipal


57

19 X

DEBILIDADES EN FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE DESCRIPCION Se pudo evidenciar que a pesar de estar creado y adoptado el Comité de Sostenibilidad Contable este no funciona como lo establece la Resolución No. 048 de Febrero 10 de 2004, Circular Externa No.042 de agosto de 2001, Numeral 5°, Ley 87 de 1993, y demás normas concordantes de la Contaduría General de la Nación teniendo en cuenta que de acuerdo a lo revisado los estados financieros del municipio de Guaca necesitan un saneamiento general toda vez que existen debilidades en la información, solicitud que debe realizar la contadora del municipio

Administrativa



Contadora

72

A= Observación Administrativo D= Observación Disciplinario F= Observación Fiscal P= Observación Penal S= Solicitud de Apertura Proceso Sancionatorio.

4.1. CUADRO NUMERICO DE OBSERVACIONES

OBSERVACION No. OBSERVACION VALOR

ADMINISTRATIVO 17

DISCIPLINARIO 2

PENAL




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FISCAL

SANCIONATORIO

5. CALIFICACION DE EVALUACION DE GESTION

5.1. Control de Gestión El municipio de Guaca, con fundamento en la aplicación de los procesos en la gestión contractual, muestra debilidades en las actas e informes que deben presentar los contratistas y supervisores de los contratos, se debe reforzar este aspecto a través de un buen fortalecimiento institucional, en cuanto a la rendición de la Cuenta, no cumple de manera eficiente en la oportunidad y veracidad de la información rendida a través de aplicativo SIA, de la Contraloría General de Santander; por otro lado se encuentra en buen proceso de legalidad, en cuanto a la actualización de las normas de contratación, ambientales y de esquema de ordenamiento territorial (EOT), faltando su aprobación final en el Concejo Municipal, se requiere continuar el proceso de mejoramiento en el sistema de control en la Alcaldía de Guaca que permitirá evaluar el logro de metas y cuantificar el impacto de los recursos públicos, este esfuerzo busca, en última instancia, fortalecer la institucionalidad de la entidad con el fin de generar paulatinamente una cultura eficiente de gestión y control de los recursos públicos para conseguir el desarrollo de manera eficaz. 5.2 Control de Resultados El resultado de una gestión, es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento en la ejecución del Plan de Desarrollo del municipio de Guaca, el cual se encuentra en una etapa intermedia en la ejecución del mismo que comprende un periodo institucional de cuatro años, la evaluación que se da es el comportamiento en el proceso de las actividades establecidas en el Plan de Desarrollo asegurando su cumplimiento de cómo fueron planificadas, mostrando un rendimiento aceptable. 5.3. Control Financiero

Con respecto al área contable y financiera se puede determinar que la entidad aplica el marco conceptual de la contabilidad Pública, presentándose algunas deficiencias dentro del cumplimiento del régimen de contabilidad Publica en Colombia.

Los estados contables y financieros tienen un dictamen de opinión con salvedades, ya que los registros contables presentaron durante la vigencia 5 hallazgos administrativo de tipo contable.

5.4. Concepto de la Gestión Fiscal con Fenecimiento o no Fenecimiento

De conformidad con los conceptos emitidos en el presente Informe Definitivo de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, según lo establecido en la Resolución 0294 de abril 30 de 2009 y la Resolución 000617 del 27 de septiembre de 2010 de la Contraloría General de Santander y, en caso que la respuesta a las contradicciones no sea satisfactoria, se recomienda NO FENECER la cuenta correspondiente a la vigencia fiscal 2013,de la Administración Municipal de Guaca, cuyo responsable es Elba Carvajal Valencia, Alcaldesa de la vigencia 2013 El presente informe es de carácter definitivo, con el fin de orientar el ejercicio de la Auditoria al fortalecimiento de la entidad, mediante la implementación de actividades correctivas para el mejoramiento de la gestión, de las observaciones contenidas en el presente informe señaladas como Hallazgos Administrativos, la entidad deberá elaborar un plan de mejoramiento (si llegase existir otro plan de mejoramiento de vigencia anterior se debe funcionar en uno solo) y presentarlo a esta Contraloría General de Santander, en el término de quince (15) días hábiles siguientes al recibo de esta comunicación.




INFORME DEFINITIVO


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El plan de mejoramiento debe detallar las acciones que se implementan por parte de la Alcaldía Municipal de Guaca, sobre cada una de las debilidades detectadas y plasmadas en el presente informe.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) ALBERTO ENRIQUE CASTAÑEDA MARTINEZ ULDARI MORENO RAMIREZ Profesional Especializado Profesional Especializado (ORIGINAL FIRMADO) ALVARO CELIS SOLANO Profesional Especializado

(ORIGINAL FIRMADO)

GRACIELA SEPULVEDA TORRES

Auditor Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada para el Control Fiscal

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