© 2015 ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
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La versión electrónica de este documento puede descargarse en http://www.ongawa.org
AUTORES
Irene Martín Morgado, Alberto Ortega Izquierdo, Pablo Sánchez Ortega.
COLABORADORES
Cristina Gutiérrez, Pedro Carrasco, Ana del Bosch.
FINANCIADOR
Agencia Extremeña de Cooperación Internacional para el Desarrollo.
MAQUETACIÓN
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PRESENTACIÓN
INTRODUCCIÓN
1.- ONGAWA .................................................................................................. 13
1.1.- ¿Qué es ONGAWA? .......................................................................... 151.2.- La Ciudadanía Activa en ONGAWA ................................................... 151.3.- ¿Qué es el Grupo Universidad? ........................................................ 15
2.- ¿Por qué publicamos este Manual? ......................................................... 18
2.1.- Acerca del Manual ............................................................................. 182.2.- El porqué del formato y estructura del Manual .................................. 202.3.- La estructura de contenidos ............................................................... 21
TRABAJANDO EN ONGAWA3.- Acceso, información y formación .............................................................. 25
3.1.- Identificación con el Grupo ................................................................ 253.2.- ¿Por qué es (tan) necesaria la formación? ........................................ 253.3.- La formación dentro del Grupo Universidad ...................................... 26 3.4.- Tipos de formación ............................................................................. 28
3.4.1.- Formación técnica ...................................................................... 283.4.2.- Formación temática .................................................................... 303.4.3.- Formación en competencias ...................................................... 30
4.- Acciones .................................................................................................... 31
4.1.- ¿Por qué realizamos acciones en el Grupo Universidad? ................. 314.2.- ¿Cómo se organiza una acción? ....................................................... 32
4.2.1.- ¿Qué queremos lograr? ............................................................. 324.2.2.- ¿A quién dirigimos la acción? El público objetivo ....................... 324.2.3.- ¿Qué hacemos? Definiendo la acción ....................................... 35
4.3.- Acción de calle (o pasillo) ................................................................... 37
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4.4.- Stand informativo ............................................................................... 374.5.- Exposición temporal .......................................................................... 394.6.- Mesa redonda .................................................................................... 404.7.- Cine-fórum ......................................................................................... 434.8.- Talleres .............................................................................................. 444.9.- Organización y logística ..................................................................... 464.10.- Evaluación ....................................................................................... 49
COMUNICANDO EN ONGAWA5.- ¿Por qué es importante la comunicación? ................................................ 55
6.- Comunicación interna ............................................................................... 556.1.- Dentro de la Delegación ................................................................... 55
6.1.1.- Reuniones de equipo .................................................................. 556.1.2 .- Con los nuevos voluntarios ........................................................ 56
6.2.- Con miembros de ONGAWA externos a la Delegación .................... 566.2.1.- Reuniones del Grupo Gestor ...................................................... 566.2.2.- Grupos de trabajo ....................................................................... 566.2.3.- Fin de semana de formación del Grupo Universidad y Fin de semana de primavera ................................................................. 586.2.4.- Comunicación (interna) online .................................................... 58
7.- Comunicación externa .............................................................................. 58
7.1.- Comunicación online ......................................................................... 597.1.1.- E-mails ........................................................................................ 597.1.2.- Redes sociales ........................................................................... 59
7.2.- Comunicación offline ......................................................................... 597.2.1.- Eventos ...................................................................................... 607.2.2.- Actividades ................................................................................. 607.2.3.- Cartelería .................................................................................... 607.2.4.- Insignias y uniformes, merchandising ........................................ 627.2.5.- Avisos informales ........................................................................ 62
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7.2.6.- Boca a boca ................................................................................ 627.2.6.- Comunicar con impacto .............................................................. 62
CONCLUSIONES8.- Conclusiones ............................................................................................ 67
NOTAS
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Presentación
“Tengo que admitir que cuando decidí unirme a ONGAWA estaba en un momento bastante estresante de mi carrera y dudaba de si iba a poder con ello, de si me iba a llevar mucho tiempo, si podría compaginarlo con mis asignaturas… Pero la verdad es que al final la experiencia ha sido increíble.
No sólo he crecido como persona, sino que he podido acceder a una formación que va mucho más allá de la que se imparte en las aulas, he aprendido lo importante que es el trabajo para llegar a conseguir una Ciudadanía Global, porque sin ello no habría cooperación alguna. El Grupo me ha permitido conocer a gente maravillosa con quienes comparto inquietudes y con las que he vivido grandes cosas.
Por eso, para mí, el significado del Grupo Universidad es amistad, compromiso y juventud.
Si estás leyendo esto es porque tienes la chispita de la cooperación dentro de ti. Y entonces sólo puedo animarte a que experimentes lo mismo que he experimentado yo, y nos ayudes a que nuestro mensaje de transformación se haga cada vez más grande”.
Ainhoa Jaurrieta
Vocal Universidad de la Junta Directiva deONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
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1.- ONGAWA
1.1.- ¿Qué es ONGAWA?
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano es una ONGD (Organización No Gubernamental de Desarrollo) que tiene como misión poner la tecnología al servicio del Desarrollo Humano Sostenible (DHS)
y contribuir a la construcción de una sociedad más justa y solidaria.
Desde su naturaleza de organización de la sociedad civil (que es la definición de una ONG), ONGAWA constituye un espacio de encuentro de personas que comparten un mismo proyecto de transformación social, y que se sienten parte de una red global (internacional) más amplia de personas y organizaciones a las que les une su lucha contra la pobreza y por la defensa de los Derechos Humanos (DD.HH.).
Todas las personas que conformamos ONGAWA (voluntarios/as, socios/as, personal contratado) tenemos en común además la convicción de que la pobreza supone una vulneración de los derechos fundamentales de las personas que la sufren. Y, por este motivo, participamos en acciones que se dirigen a mejorar sus condiciones de vida y a erradicar esa situación por medio de la intervención directa en comunidades en países empobrecidos y de la sensibilización de la ciudadanía y la incidencia en nuestro entorno.
Todo ello desde la experiencia en las áreas de especialización de quienes formamos parte del proyecto ONGAWA (Agua y Saneamiento, Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs), Energía y Medio Ambiente, Agricultura y Alimentación, Ciudadanía y Empresa y Desarrollo), así como siguiendo un modelo de intervención que integra los siguientes cuatro componentes:
Provisión de servicios básicos: Programas, proyectos y actividades para la ampliación del acceso a servicios básicos (incluyendo la cobertura y la sostenibilidad del servicio) en territorios con bajos índices de desarrollo humano.
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Fortalecimiento de capacidades: Acciones destinadas a proporcionar medios, conocimientos y habilidades a personas u organizaciones para la consecución de sus fines y/u obligaciones.
Incidencia política: Tiene por objetivo influir en las decisiones políticas, adoptadas o que vayan a adoptarse, por parte de entidades públicas y privadas que puedan afectar a las condiciones sociales, económicas o ambientales de personas con vulnerabilidad.
Refuerzo de una Ciudadanía Activa: Participación en procesos de generación de ciudadanos/as comprometidos/as y responsables con la lucha contra la pobreza y la exclusión social y para la promoción del DHS, tanto en el Norte como en el Sur.
Componentes del modelo de intervención de ONGAWA.
Tienes más información sobre ONGAWA en:
http://www.ongawa.org
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1.2.- La Ciudadanía Activa en ONGAWA
Nuestro concepto de Ciudadanía Activa hace referencia a la Ciudadanía Global tal y como se define en la Educación para el Desarrollo (EpD). Esta línea entiende al/la Ciudadano/a Global como aquél/la que siente su pertenencia a la comunidad internacional, se indigna ante las injusticias locales y globales, y adopta una posición activa y comprometida por la defensa de los DD.HH. y la lucha contra la pobreza y la injusticia.
Desde esta perspectiva, ONGAWA persigue promover y reforzar la generación de procesos de Ciudadanía Activa en sus ámbitos de intervención, integrando los enfoques de DD.HH., DHS y de Equidad de Género, y con fuerte componente de participación social, tanto en el Norte como en el Sur. Con este fin, esta área se aborda, principalmente, a través de las tres líneas de trabajo definidas como de Movilización Social, Voluntariado y Grupo Universidad.
1.3.- ¿Qué es el Grupo Universidad?
El Grupo Universidad combina elementos de la movilización social y del voluntariado, pero su ámbito de actuación se centra en el espacio universitario, ya que las personas que lo componen lo conocen en profundidad porque es el ámbito del que proceden. El objetivo de este Grupo es, por tanto, contribuir desde la posición de universitarios/as a que las universidades reconozcan y asuman su papel de agentes de cambio social y se orienten y comprometan a favor del Desarrollo Humano Sostenible (DHS) y la defensa de los Derechos Humanos (DD.HH.).
La línea de trabajo con la Universidad que promueve ONGAWA sienta sus bases en la convicción de que las universidades cuentan con un gran potencial para impulsar estos fines desde sus dos funciones de docencia e investigación. Pero también, por otra parte, en el convencimiento de que los/as estudiantes universitarios/as tienen una gran capacidad para el compromiso y la acción en la lucha contra la pobreza y la exclusión.
Con este objetivo, el Grupo lleva a cabo actividades de sensibilización y
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movilización de la comunidad universitaria. Estas actividades son de diverso tipo, y pueden ser charlas, jornadas, exposiciones, recogidas de firmas, movilizaciones, acciones de calle, vídeo forum o pegadas de carteles, entre otras, así como dirigirse tanto al alumnado como al Personal Docente e Investigador (PDI) o al Personal de Administración y Servicios (PAS) de las universidades.
La fórmula permite canalizar las inquietudes de los/as universitarios/as que, procedentes de distintas titulaciones, se sienten identificados con las causas anteriores, dando lugar a procesos de acción organizada, que son asimismo apoyados y acompañados por ONGAWA. Para ello, desde el equipo técnico de la organización se facilitan los siguientes recursos:
Formación relacionada con las temáticas que trabajamos, la organización de actividades y el desarrollo de habilidades para llevarlas a cabo.
Materiales y otros recursos necesarios para organizar las actividades, incluidas herramientas de comunicación.
Apoyo, asesoramiento y acompañamiento en la ejecución de las acciones.
Un espacio de encuentro y formación para todos los/as voluntarios/as del Grupo Universidad, durante un fin de semana al año.
Apoyo para la generación de estructuras y la articulación de redes de trabajo, especialmente de carácter universitario (con oficinas solidarias o de cooperación, PDI, etc.).
Porque el trabajo en red es uno de los elementos constitutivos de la cultura y la identidad de ONGAWA. En este sentido, aplicado al Grupo Universidad, uno de los valores fundamentales de formar parte de él es la posibilidad de articularse con otras personas, grupos o estructuras universitarias, para coordinar esfuerzos y promover sinergias. Y, gracias a ello, incrementar el desarrollo
17Organigrama de ONGAWA.
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de capacidades del Grupo y de la propia organización, así como aumentar significativamente nuestra contribución al logro de las transformaciones que queremos en la institución universitaria.
El grado de participación de cada voluntario/ a será el que él/ ella decida, lo importante es que el grupo vaya avanzando y siga realizando acciones, ya sean más grandes y complejas o pequeñas y sencillas llevadas a cabo con menos voluntarios/ as. El aprendizaje en la mayoría de las ocasiones lo alcanzaremos mediante la práctica. Esto crea vínculos en la delegación, favorece el compromiso de los/ las voluntarios/ as y consigue que el trabajo llevado a cabo sea entretenido y divertido.
Puedes consultar más información
sobre el Grupo Universidad de ONGAWA en:
http://www.ongawa.org/grupouniversidad.html
2.- ¿Por qué publicamos este Manual?
2.1.- Acerca del Manual
El principal objetivo de este Manual de Acción es recoger lo aprendido por los voluntarios y voluntarias del Grupo Universidad de ONGAWA a partir de sus experiencias vividas hasta el momento. De esta manera, la
publicación nos parece, por un lado, un buen motivo para hacer un alto en el camino y reflexionar sobre lo que nos ha ido sucediendo a lo largo de nuestra trayectoria anterior. Pero también, por supuesto, por otro lado, esperamos que este ejercicio de sistematización dé lugar a un producto (el Manual) que sirva a otros/as voluntarios/as para mejorar a partir de nuestros errores y aciertos.
Con ello, además, esperamos que vosotros/as logréis tener más impactos (y que éstos sean más sostenibles) en lo contextos de intervención donde os encontráis realizando vuestro voluntariado. Porque entendemos que
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La participación es un medio y un fin en sí
misma. Los resultados son importantes, pero el proceso de trabajo
también.
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sois voluntarios/as en esos lugares (vuestro barrio, universidad, etc.) para conseguir que cambien cosas que creéis que pueden ser mejor, ¿no? Pues adelante, vamos a aprender a participar más y mejor, orientándonos con decisión al objetivo que nos proponemos, pero aprendiendo que la propia participación es, al mismo tiempo, un medio y un fin en sí misma.
2.2.- El porqué del formato y estructura del Manual
Una primera lección sería decir que, en cuestiones de participación social, delimitar el contexto de intervención sí es importante. Por este motivo, y teniendo en cuenta que los/as autores/as del texto hemos pertenecido al Grupo Universidad de ONGAWA, este cuaderno puede resultar útil para cualquier voluntario/a, pero está pensado especialmente para ayudar a aquéllos que forman parte de un grupo universitario. Así, por una cuestión de operatividad, pero sobre todo de honestidad, vamos a hablar de lo que conocemos en profundidad: el voluntariado en el espacio universitario.
Dicho esto, una buena segunda lección aprendida sería la de que todo conocimiento o habilidad requiere un continuo proceso de reciclaje. En un mundo en el que todo cambia con tanta rapidez como en el actual, casi todo lo que creemos saber necesita constantes revisiones. Y éste es uno de los motivos por los que hemos elaborado este Manual para su difusión masiva en formato digital (y aunque hayamos impreso algunos ejemplares para su presentación “en sociedad”). Su finalidad es poder completarlo con el tiempo entre todos/as con nuevas experiencias y aprendizajes. El otro motivo es precisamente hacer que llegue con facilidad a la mayor cantidad de personas posible.
Por otra parte, es importante destacar en este punto también que el que tenéis entre las manos no es un Manual pensado para quedarse guardado en una estantería (o en nuestra página web, digitalizando la frase). Muy al contrario, sus contenidos están fuertemente orientados a aspectos prácticos y a recomendaciones operativas que os sirvan en vuestro día a día como voluntarios/as. En este sentido, por tanto, constituye una diferencia significativa respecto a otras fórmulas más informales de facilitar el intercambio de
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aprendizajes y el relevo generacional del Grupo, como transmitir estas ideas y consejos por el boca a boca.
2.3.- La estructura de contenidos
Para todo lo anterior, hemos estructurado los siguientes contenidos del Manual en tres grandes bloques:
Posicionamiento del Grupo.
Formación y realización de campañas y otras acciones en la universidad.
Estrategias de comunicación (interna y externa).
Con esta clasificación queremos establecer una jerarquía de las tareas que es necesario que se pongan en marcha desde cada una de las sedes del Grupo Universidad. No obstante, también siguen una cierta lógica de cronología de hechos que han de sucederse tanto en estas mismas sedes como en todo proceso de incorporación de voluntarios/as. Lo explicaremos en profundidad en los siguientes capítulos.
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3-. Acceso, información y formación
3.1.- Identificación con el Grupo
Lo primero que debemos saber si entramos a formar parte del Grupo Universidad de ONGAWA –o de cualquier otra agrupación- es cuál es la posición que dicho colectivo asume en relación a cuestiones relevantes para su ámbito de actuación. Se trata, pues, de informarse de aspectos fundamentales de la organización como su misión, visión y valores. Y, a partir de ahí, autoevaluar en qué medida nos sentimos nosotros también identificados con ellos y comprometidos con los fines que se persiguen y los métodos que se emplean para ello.
En el caso del Grupo Universidad de ONGAWA, la misión, visión y valores van a ser compartidos con la propia organización (ONGAWA) que nos da el marco. Además de ello, y debido a la fuerte vinculación del Grupo con el ámbito universitario, la posición de ONGAWA respecto a la universidad también va a ser un elemento fundamental de la definición del Grupo Universidad. Sin embargo, es importante señalar también que, bajo este paraguas común, cada una de las sedes del Grupo puede tener otra serie de características específicas que las hacen distintas unas de las otras.
Así, la cuestión de la identidad tiene implicaciones importantes desde el punto de vista del universitario/a que está sopesando su ingreso, pero también desde la perspectiva del propio Grupo, que deberá facilitar este proceso poniendo esta información a disposición del interesado/a por medio de diversos canales, incluida la respuesta de consultas que les puedan plantear de manera directa. Por este motivo, es fundamental diseñar (y que los/as miembros participen) en un plan de formación, del que exponemos algunas de las características que creemos más necesarias a continuación.
3.2.- ¿Por qué es (tan) necesaria la formación?
Respondiendo a la pregunta del epígrafe, en primer lugar, porque cuando
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empezamos nuestra andadura como voluntarios/as en la universidad, comenzamos a realizar actividades que nunca habíamos hecho antes. En algunos casos porque se refieren a temáticas poco conocidas previamente, y, en otros, porque las llevamos a cabo junto con grupos de personas con las que no hemos tratado antes. Y, para cualquiera de los dos casos, la formación (tanto técnica como de gestión) es más que necesaria.
La formación de cualquier voluntario/a es importante, pero lo es especialmente en el caso de los/as universitarios/as, ya que nos encontramos en una etapa intensa de formación y aprendizaje. Igualmente, es frecuente que personas interesadas y formadas en la temática en cuestión se acerquen para conocer el punto de vista de ONGAWA. Y, en cierto modo, el nivel de formación óptimo es aquél en el que no nos vemos sorprendidos por este perfil de público y podemos argumentar con conocimiento de causa.
Pero no sólo debemos formarnos por eso (que no es poco). Debemos hacerlo también por la responsabilidad de difundir lo que sabemos y conocemos, y lo que nos motiva. Porque muy probablemente con ello logremos transmitir esa motivación a otras personas que desconocen la materia. En este sentido, la formación es esencial para que entendamos la realidad en la que vivimos y las alternativas que tenemos para cambiarla, dando al mismo tiempo sentido a nuestras acciones. Además, por último, todo ello constituye también un proceso que se retroalimenta: aprender cosas nuevas en temáticas interesantes motiva para seguir haciendo cosas y seguir aprendiendo.
3.3.- La formación dentro del Grupo Universidad
La mayoría de la formación es impartida de un/a voluntario/a a otro/a, dentro de la misma delegación. Casi sin darnos cuenta vamos aprendiendo: no será en forma de cursos sino cuando se lleven a cabo las actividades y tareas del día a día, cuando adquiramos la mayoría de conocimientos. Se trata de “aprender haciendo”. Este manual complementa y enriquece este proceso.
Sin embargo esta formación no será suficiente en todos los casos, por lo que se hacen necesarios cursos de formación durante el curso. Estos cursos serán impartidos, si existe la posibilidad, por personal de la organización, ya sea
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La formación es esencial para entender
la realidad en que vivimos y cuáles son las alternativas de
cambio.
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personal contratado o voluntarios/ as con más experiencia, pertenecientes a otros grupos o al propio Grupo Universidad, personas con amplia formación en las materias.
La formación debe ser ilustrada con ejemplos reales que acerquen al/la voluntario/a a su aplicación en terreno o en la calle. Asimismo, la formación ha de ser participativa, para que los/as voluntarios/as podamos interactuar, entender y debatir los temas tratados, de modo que sean mucho más útiles para ellos/as.
El uso de talleres o juegos da buenos resultados, ya que sirven como ejemplo de lo que se quiere transmitir y proporcionan conocimientos prácticos: cuanto más dinámica sea la formación, mejor.
Los formatos pueden ser de diversos tipos, pero los Fines de Semana del Grupo Universidad hacen las veces de sesiones formativas y permiten conocerse mejor a los distintos miembros del Grupo Universidad. Esto, además de “hacer piña”, facilita el intercambio de experiencias en cuanto a actividades entre distintas Delegaciones del GU, sirviendo de cauce de comunicación.
Por otro lado, es frecuente la formación puntual antes de una actividad, centrada en la temática de la actividad, como por ejemplo antes del Día del Saneamiento, algo que ayuda a realizar una actividad relevante de mejor manera, con mayor comprensión e implicación.
3.4.- Tipos de formación
3.4.1.- Formación técnica
Las acciones formativas de esta naturaleza nos permiten conocer las realidades de otros países y entender cómo la tecnología puede mejorar las condiciones de vida de las personas que viven en ellos.
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La formación con enfoque de Tecnología
para el Desarrollo Humano conecta la
provisión de servicios básicos con los
Derechos Humanos.
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3.4.2.- Formación temática
Dado el carácter divulgativo y de concienciación de las actividades de ONGAWA Universidad, es importante entender los problemas del Sur sobre los que podemos incidir desde los países del Norte. Temas como la Eficiencia Energética, el Derecho Humano a la Alimentación, el Acceso Universal a la Energía, el Consumo Justo y Responsable, el Derecho Humano al Agua y Saneamiento, son algunos ejemplos de aquellos temas clave en que el Grupo Universidad puede concienciar al público objetivo de las acciones y actividades. Y para esto es fundamental entender las problemáticas actuales, sus causas y la repercusión de ésta en los países del Sur, y las formas y herramientas para su paliación en las acciones cotidianas.
3.4.3.- Formación en competencias
Por último, hay un tipo de destrezas que nos ayudan a tener más impacto en nuestras acciones y que tienen que ver con cómo nos organizamos y cómo interactuamos con otros en nuestro entorno. Lograr que el mensaje de una actividad llegue a sus destinatarios depende de estas habilidades tanto o más que del contenido del mensaje.
Saber mucho de un tema no es suficiente, es fundamental saber exponerlo. Si una actividad/charla/acción no se presenta de manera atractiva al público, éste perderá interés en el tema tratado. Del mismo modo, si se organiza de forma poco eficiente puede haber exceso o falta de material, problemas de coordinación, etc. Por eso, es importante reservar un tiempo para mejorar nuestras competencias de trabajo en equipo, reuniones eficaces, comunicación, hablar en público, etc.
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Marco de competencias de la Educación para la Ciudadanía Global.
4.- Acciones
4.1.- ¿Por qué realizamos acciones en el Grupo Universidad?
En ONGAWA entendemos el trabajo “en terreno” y el trabajo en “el Norte” como complementarios, uno no tendría sentido sin el otro. Es necesario
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concienciar a la población del Norte de las desigualdades del mundo y de la influencia que los comportamientos de personas, empresas y gobiernos tienen en dichas desigualdades, así como la capacidad que todos y todas –personas e instituciones, públicas y privadas- tenemos, desde nuestros respectivos ámbito de influencia, para transformar la realidad.
En el Grupo Universidad de ONGAWA trabajamos para conseguir una comunidad universitaria más solidaria y comprometida en la lucha contra la pobreza, y lo hacemos mediante acciones de formación, sensibilización y movilización e incidencia. Nuestra actividad es eminentemente práctica: llevamos a cabo propuestas de información y acción que muestren a otros/as estudiantes estas desigualdades y que les permitan sumarse, activamente, a las alternativas de cambio de la realidad que propone ONGAWA.
4.2.- ¿Cómo se organiza una acción?
En este apartado detallamos los aspectos esenciales a tener en cuenta a la hora de organizar una acción. Empezando por definir el para qué (objetivo) y el para quién (público), para así poder diseñar el qué y el cómo (el tipo de acción en concreto), así como qué necesitamos para llevarla a cabo (recursos materiales y personas implicadas). Después de llevar a cabo la acción debemos evaluarla y dejar por escrito las cosas que han salido bien y han funcionado y las que no.
Éste es el esquema que siguen las siguientes páginas, al que además hemos añadido recomendaciones prácticas que debemos tener en cuenta a la hora de organizar las principales actividades tipo: mesas redondas, stands, talleres, etc.
4.2.1.- ¿Qué queremos lograr? Definición del fin u objetivo de la acción.
Cuando preparamos una acción, tenemos que saber cuál es nuestro objetivo, de lo contrario podemos acabar en un lugar muy distinto al que pretendíamos al principio.
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El trabajo en el Norte y el Sur se complementan.
Nuestra lucha contra la pobreza comienza
en la Universidad.
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Antes de nada es fundamental tener en cuenta que el objetivo último de las acciones que se desarrollen desde el Grupo Universidad ha de estar vinculado con la responsabilidad que ONGAWA ha delegado en los equipos de las distintas Escuelas y Facultades: contribuir a que las universidades sean más solidarias y se comprometan en la lucha contra la pobreza y a favor del desarrollo humano, acercando la realidad de las personas que viven en estas condiciones a la comunidad universitaria.
Bajo esta meta general, se define un objetivo específico, por ejemplo: informar sobre la realidad en torno a una temática, generar opinión y debate sobre un tema de actualidad, promover cambios en comportamientos de personas o la propia institución o implicar a la comunidad universitaria en propuestas de incidencia. Es fundamental tener en cuenta el objetivo que aspiramos a lograr haciendo una actividad para poder definir el formato más apropiado de ésta. Por ejemplo, si queremos hacer difusión del Día del Agua el formato más apropiado será un acto de calle y no un Cine-Fórum. Del mismo modo, si se quieren plantear los retos de la Cooperación al Desarrollo en la Agenda Post-2015, lo más apropiado será hacer una Mesa Redonda, no un acto de calle, etc.
Un consejo útil sobre la definición de nuestro objetivo: el objetivo planteado debe poder depender de manera muy importante de nosotros, si no es así será una expectativa, no un objetivo. Con la experiencia hemos aprendido que no es recomendable tener como objetivo captar gente, conseguir nuevos voluntarios/ as a través de acciones de sensibilización.
Generalmente estos procesos llevan tiempo: la gente se acerca semanas, meses, e incluso años después de haber conocido la asociación o haber decidido incorporarse a ella, y además hay acciones y espacios más apropiados para este objetivo (tablones de anuncios, presentaciones en ferias solidarias, colaboración con estructuras de promoción de voluntariado de la universidad…). No obstante, en todo caso sí que podremos esperar dar a conocer la asociación mientras se acerca a la comunidad universitaria la realidad sobre el derecho al saneamiento, ya que es algo que está en nuestras manos y podemos controlar.
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4.2.2.- ¿A quién dirigimos la acción? El público objetivo.
Generalmente nuestro público objetivo, es decir, las personas a las que dirigimos la acción, serán estudiantes universitarios. Sin embargo no será siempre así, nuestro público objetivo en la acción pueden ser únicamente voluntarios/as de ONGAWA, alumnos/as de grado o postgrado, doctorandos/as, profesores/as, etc…
Es importante definir nuestro público objetivo al comenzar la organización de la actividad, sobre todo cuando trabajamos con otras organizaciones, o con la propia Universidad, porque dependiendo de a quién nos dirijamos tendremos que orientar de una manera u otra los canales, el mensaje, los medios…
Para llegar a nuestro público objetivo, asimismo, habrá que tener en cuenta las condiciones de disponibilidad –calendario, horario- que manejan. En época de exámenes, por ejemplo, será más complicado que alumnos/as y profesores/as puedan asistir a actividades. Del mismo modo, si se quiere llegar a estudiantes de último año, no se podrán hacer actividades en épocas de presentación de los TFG, etc.
4.2.3- ¿Qué hacemos? Definiendo la acción.
La definición de una acción puede estar muy clara desde el principio (“quiero hacer un videofórum sobre el documental que vi el otro día”) o todo lo contrario (“quiero hacer algo, no sé muy bien qué, sobre energía”). En este segundo caso habrá que ir definiendo poco a poco la actividad. Así, una lluvia de ideas de cosas imposibles aplicándole un filtro de cordura y experiencia suele ser una buena idea para el diseño inicial de una nueva actividad.
En muchos casos tendremos que buscar información en internet o, mucho mejor, consultar a personas de la organización o de fuera de ella más expertas en el tema. No hay que tener miedo a preguntar y pedir consejo: preguntar si alguien conoce a algún/a experto/a en un tema concreto suele dar buen resultado. De modo más general, es muy positivo pedir consejo a otras personas de la organización, ya que es una fuente de apoyo y experiencia,
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no sólo a la hora matizar posibles actividades que no vayan en la línea de actuación de ONGAWA, sino para orientar y hacer propuestas para el diseño de cualquier actividad.
En este sentido, ser lo más concretos posible facilitará el trabajo de coordinación interna y la explicación de nuestras actividades a personas externas.
Para que este Manual resulte efectivamente práctico, identificamos a continuación las características reales, basadas en la experiencia, más importantes de las diferentes formas de acción:
4.3.- Acción de calle (o pasillo)
Una acción de este tipo se diseña con el objetivo de llamar la atención de la gente de forma diferente. Cómo lo hagamos puede ser de múltiples maneras, se irá definiendo a lo largo del proceso de diseño antes comentado. En todas ellas podemos encontrar los siguientes puntos en común:
Invitas al público a participar cinco minutos en una pequeña actividad/juego vinculada con nuestro objetivo.
Es importante que la actividad/juego sea lúdica y llame la atención, pero que no frivolice la temática.
Hay que tener cuidado en no pasarse y caer en el ridículo/mofa.
Al hacer que el público participe y actúe de forma activa (aunque sean sólo cinco minutos) consigues que recuerde durante más tiempo la problemática tratada.
Es un buen formato para llegar a mucha gente, ya que cada persona participa unos minutos.
Conseguir un grupito de gente es bueno (sin pasarnos), ya que genera efecto llamada.
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Es conveniente estar en todo momento varios voluntarios/ as, y mostrar el equipo formado en la delegación y el buen rollo.
4.4.- Stand informativo
Un stand informativo es una mesa (o varias) con información sobre una determinada organización o temática. Un stand puede ser una actividad en sí misma, por ejemplo la de difusión de quiénes somos y qué hacemos en ONGAWA, pero, generalmente, irá asociado a una acción de calle/pasillo. En ese caso su función será la de concienciación sobre la temática de la acción a la que está asociado.
Para evitar que la gente asocie nuestra mesa informativa a “un típico stand” de captar socios y dinero es recomendable enmarcarlo en una actividad (jornadas, Día del Agua, acción de calle, etc), lo que hará que sea más útil y pueda cumplir su función auxiliar.
¿Qué tener en cuenta?
a) Roll-up y cartelería: Para atraer la atención del público, es útil tener junto al stand un roll-up llamativo y que contenga un mensaje directo que pueda tener impacto de un solo vistazo, y en el que pueda leerse claramente y a cierta distancia el logo de ONGAWA y sus credenciales corporativas, para que se vea quién lo promueve. El roll-up debe, dentro de lo posible, ser lo suficientemente genérico como para que se pueda reutilizar todo lo posible.
b) Material gráfico y de difusión: Es importante asegurar que se dispone de suficiente material gráfico y de contenido relacionado con la actividad. Puede que no lo coja mucha gente, pero no puede faltar. Es bueno que sea material “no caduco”, es decir, que valga para la misma actividad en distintos momentos, ya que si sobra se puede reutilizar para acciones posteriores y además, para que quien lo coja (nuestro
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público objetivo) no lo deseche fácilmente por “obsoleto”.
Para aquéllos o aquéllas que muestren interés, habrá que disponer de trípticos del Grupo Universidad de ONGAWA, ya que contienen información concisa y visual de las líneas de acción de ONGAWA. Además, a quienes se interesen en un ámbito específico del que no sepamos mucho, les proporcionaremos direcciones de personas de ONGAWA expertas en la materia, para que puedan hacer sus comentarios, propuestas o dudas, o bien les tomaremos nota de sus datos de contacto para facilitarles posteriormente la información que precisan.
Debemos contar con material de promoción llamativo, tal como chapas, carpetillas, pegatinas… Éstos son fácilmente visibles, y captan enseguida la atención de quienes los ven. Además suponen un elemento de promoción pasiva muy potente. Por ello deben ser elementos muy coloridos y con mensajes claros, para que, de un vistazo, todos aquéllos que los vean los mantengan en su mente.
En cuanto a quienes quieran hacerse voluntarios/ as o socios/ as, les remitiremos a la página web o la plataforma de información e inscripción adecuada. Hay que recordar que la función del Grupo Universidad no es el de captación, sino el de concienciación y sensibilización. Por ello nuestra tarea no es ganar adeptos, sino explicar lo que hace ONGAWA y por qué es importante, pero los colaboradores dentro de las escuelas siempre son bienvenidos.
c) Ubicación: Espacio visible, público y de reunión habitual. Así lograremos que personas que estén esperando o transitando este espacio se interesen de forma espontánea. Sin embargo, es importante que la ubicación no sea un foco de aglomeraciones, ya que los viandantes nos verán como un estorbo y no estarán percibiendo nada positivo, al contrario de lo que pretendemos. Nuestra actitud debe ser positiva y proactiva, pero no debemos agobiar al público objetivo, pues lo estaremos espantando.
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El lugar elegido no debe ser excesivamente espacioso para evitar “empequeñecer” el stand de ONGAWA. Asimismo, tendremos que cuidar de que no sea una zona muy cercana a algún otro evento que pueda apartar al público objetivo.
d) Permisos: Para las actividades dentro del campus, habrá que observar los permisos necesarios de la Universidad. En el exterior, sin embargo, tendremos que ponernos en contacto con las personas de la sede de ONGAWA para que nos asesoren bien.
e) Logística: Debemos saber con suficiente antelación quién dispone el día del evento de algún vehículo donde quepan los materiales más voluminosos (roll-up, pies del roll-up, mesas…), especialmente en aquellos eventos al aire libre y lejos de la Universidad, en los que cargar a pulso con los materiales es poco factible.
Es importante también saber de alguna fuente de agua cerca del evento (o llevar bidones en su defecto) para rellenar los pies del roll-up (en el caso en el que fuera necesario), ya que si no será engorroso y complicado lograr que se sostenga.
4.5.- Exposición temporal
En consonancia con los principios de sostenibilidad de ONGAWA las exposiciones con las que trabajamos generalmente el Grupo Universidad, son exposiciones ya diseñadas y llevadas a cabo por ONGAWA en otros emplazamientos. Dada la importancia actual de las redes sociales como medios de difusión, es necesario que las exposiciones cuenten con los valores añadidos de originalidad e impacto en soporte y diseño.
Si se va a diseñar una nueva exposición se debe tener en cuenta que puede llegar a ser un recurso potente pero que tiene que ser muy buena, lo que puede encarecer en gran medida el formato. Es fácil que el diseño se quede obsoleto en poco tiempo, por lo que hay que tenerlo en cuenta a la hora de incluir cifras y datos que puedan desactualizarse.
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Normalmente las exposiciones se enmarcan en jornadas de Ingeniería Sostenible o similares, para informar sobre determinados contenidos y mensajes en torno a una temática concreta. Esto es muy bueno, especialmente si se ubican en lugares transitados como vestíbulos, ya que aumenta mucho la visibilidad de las Jornadas y ayuda a su difusión y a que más personas se apunten. Del mismo modo, la exposición tendrá más visitas en los momentos de mayor afluencia de la jornada o actividad con la que se complemente.
¿Qué tener en cuenta?
a) Permisos: Las exposiciones suelen organizarse en la universidad, con lo cual habrá que informarse sobre los permisos necesarios de ésta. En el exterior, sin embargo, tendremos que ponernos en contacto con las personas de la sede de ONGAWA para que nos asesoren bien acerca de cómo abordar esta cuestión.
b) Logística: En la medida de lo posible, lo ideal es que haya siempre algún voluntario/a cerca de lo expuesto, tanto por posible vandalismo como para poder resolver dudas que puedan tener aquéllos que se acerquen a ver la exposición.
4.6.- Mesa redonda
Una mesa redonda es un debate, sobre un tema o una cuestión, en la que expertos/as en el tema tratado exponen sus puntos de vista y los discuten. Por ello, este formato es especialmente apropiado cuando queremos mostrar distintas aproximaciones a un mismo tema.
¿Qué tener en cuenta?
a) Perfil de los/as participantes: Es fundamental invitar a personas que, entre todas, cubran todo el espectro de la cuestión tratada (por ejemplo, si se hace una Mesa Redonda del Acceso a la Energía conviene invitar a alguien del mundo de la empresa y de las ONG, para que el debate sea equilibrado). Asimismo, es clave que el perfil de los/
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as asistentes sea también equilibrado, en cuanto a que tengan un nivel de conocimiento y experiencia similar.
A la hora de hablar con los ponentes es necesario comentar el guión de la Mesa Redonda (las distintas cuestiones que se plantearán) y la línea en la que van a hablar los demás invitados.
b) Asignación de tiempos: Debemos tomar como parámetro limitante el tiempo máximo que permite la reserva hecha del espacio donde tenga lugar la mesa redonda. De este tiempo total, deberemos considerar un margen razonable, de unos 15 minutos, ya que pueden producirse debates que se alarguen más de lo previsto en los tiempos de cada ponente o del turno de preguntas. Cada ponente debe tener el mismo tiempo para hablar que los demás, contando con un margen por cada uno de 5 ó 10 minutos, ya que son frecuentes las interrupciones y las derivaciones del tema principal. En cualquier caso, es importante que, puestos a elegir, sobre tiempo. Si el público está muy apagado, siempre se puede acabar antes la mesa redonda. En cambio, tener que cortar un debate interesante siempre es una faena.
En el turno de preguntas, es bueno que algún/ a miembro del Grupo Universidad esté entre el público para que, si no se atreven a romper el hielo con preguntas, formule algunas que se hayan preparado de antemano, actuando como “gancho”. Esta táctica para activar el debate es buena también en los Cine-fórums como se explicará más adelante.
c) Fecha y hora de la Mesa Redonda: Hay que planificar bien la actividad ya que, a todos los factores habituales como disponibilidad de voluntarios/ as y de espacio, permisos, etc., se suman las disponibilidades de los distintos ponentes. Por ello es especialmente recomendable ser previsores, para poder jugar con distintos días sin que las fechas se nos echen encima. Tenemos que contar también con que haya ponentes que, a pocos días, cancelen su asistencia por problemas de agenda. Por esto es importante tener definidas algunas alternativas. Además, es bueno entender la priorización de ciertos ponentes sobre otros, condicionando la fecha y horario de la mesa redonda a quienes tengan una agenda más apretada y menos capacidad de sustitución.
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4.7 Cine-fórum
Es la proyección de un corto/documental/película, con el fin de crear conciencia sobre un asunto más o menos concreto, y a la que sigue una charla-debate sobre dicho tema. En éste, hay alguien hace de moderador/conductor de la actividad, que explicará brevemente la temática tratada antes de la proyección, y que conducirá la charla/debate posterior.
Es un formato cómodo tanto para los/as asistentes como para los voluntarios/ as que lo organizan. Además resulta atractivo para el público, sobre todo si se enmarca dentro de unas jornadas más amplias.
¿Qué tener en cuenta?
Los cine-fórum suelen ser las actividades con menor nivel de asistencia de público, salvo que estén integrados en una programación más amplia, con lo que conseguir que resulten atractivos es clave.
a) Tipo de material a proyectar: en un cine-fórum se pueden proyectar tres tipos de material: películas comerciales con mensaje, cortometrajes o documentales. Si el cine-fórum es una actividad aislada, lo más idóneo será proyectar cortos, puesto que siempre son más amenos y versátiles, y no requieren tanto tiempo a los asistentes.
Las películas comerciales pueden ser una buena opción porque son conocidas entre los potenciales asistentes. Además, mediante su fama, pueden lograr que se creen asistentes “fieles” que, en futuras ocasiones, puedan mostrar interés en ver cortos, documentales o producciones que no tienen tanto nombre.
Los documentales encajan mejor si la actividad de Cine-fórum está enmarcada dentro de unas jornadas temáticas, porque suelen implicar consecución de créditos y es una manera de facilitar el acceso a un público inicialmente menos cercano.
b) Con quién organizarlo: si en nuestra Escuela o Facultad existe un
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Cineclub, es recomendable coordinar la actividad con sus miembros, de manera que se facilite mayor afluencia de público, al estar organizada por dos asociaciones. Adicionalmente, los cineclubs disponen de mejor material de proyección y experiencia con sonido, vídeo, etc., lo que nos puede servir para otros eventos.
c) Difusión: los cine-fórum tienen un público muy concreto, por lo que es importante hacer un esfuerzo especial en la difusión, a través del Cineclub, participantes de anteriores ediciones y carteles situados estratégicamente en lugares muy frecuentados, así como haciendo uso de medios digitales. Por ello también conviene que los carteles sean grandes y muy llamativos.
d) Charla previa: Conviene introducir la temática tratada en la proyección. En especial, dar unas pinceladas de la problemática, los grupos afectados, etc. Tampoco conviene hacer una exposición muy ardua, para que los asistentes puedan participar.
e) Debate posterior: Se deben seguir los mismos pasos. Suele ayudar mucho que el “moderador” proponga preguntas interesantes para ganarse la implicación del público. Como en las mesas redondas, es bueno que algún/a voluntario/a se encuentre entre el público con preguntas preparadas por si es necesario romper el hielo. Si esto no surte mucho efecto, no pasa nada, lo importante es no frustrarse cuando la asistencia a un evento no es la esperada, como voluntarios/as siempre podemos aprender y sacar conclusiones de todo.
4.8.- Talleres
Los talleres son actividades conducidas por los/as voluntarios/as en las que se trabaja una temática a través de actividades manuales, dinámicas o juegos. Ejemplos de esto son los talleres de construcción de cocinas solares o el juego del agua. Son el nexo perfecto entre la teoría y la práctica, entre el aula y el terreno. Es el tipo de actividad que más trabajo previo conlleva pero con el que se obtienen mejores resultados.
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¿Qué tener en cuenta?
a) Materiales: Debemos contar qué materiales nos harán falta para desarrollar el taller. Cuanto más material sea reutilizado, mucho mejor. Además, dado que estas actividades conllevan un cierto gasto económico, hay que guardar siempre las facturas para presentarlas al financiador externo para la subvención o a ONGAWA, según proceda.
b) Preparación de la dinámica del taller: debemos asegurarnos de que quienes lleven la actividad sepan explicar con rigor la temática tratada, así como el vínculo entre ésta y las problemáticas del desarrollo humano, para que interioricen conceptos. De no ser así, habrá sido como organizar un juego para pasar el rato.
Asimismo es importante que algún/a voluntario/a aparte de los que conduzcan la actividad sepa cómo llevarla a cabo en caso de que quienes vayan a desarrollarla no puedan asistir por algún imprevisto. Para terminar, deberemos hacer un ensayo de la actividad entre los propios voluntarios/as, para facilitar el aprendizaje y para controlar los tiempos, ya que debemos jugar con una estimación de la duración del taller.
4.9.- Organización y logística
Para facilitar la organización de las acciones, proponemos tener en cuenta las siguientes claves:
a) Recursos necesarios: ¿Qué materiales necesitamos? ¿Cuántas personas hacen falta para llevarla a cabo?
b) Materiales: Una vez tengamos este esqueleto de la acción, necesitaremos saber de qué materiales debemos disponer: presentación de 5 minutos de ONGAWA, o presentación de hora y media porque somos nosotros mismos los ponentes, cartulinas, tijeras, etc. Conviene hacer una lista de todo el material necesario y para no olvidar nada una buena idea es recrear con detalles (en
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nuestras cabezas o a pequeña escala) la acción que estamos preparando e ir fijándonos en todo lo que usamos, los detalles son muchas veces los que marcan la diferencia entre el éxito y el caos a la hora de realizar una actividad.
c) Personas implicadas y roles: Cuando organizamos una actividad es muy importante saber quiénes serán los/as organizadores/as, cuántas personas se necesitan para llevarla a cabo, y… ¡contrastarlo con cuantas estemos disponibles realmente!
d) Equipo necesario: es recomendable asegurar que haya más personas de las estrictamente necesarias por si las circunstancias hacen que alguien falle. Esto puede pasar cuando una actividad se programa con bastante antelación, porque las condiciones de disponibilidad de las personas del equipo pueden cambiar. El número de horas dedicadas por cada voluntario/a varía, y es lógico que sea así: somos estudiantes y cada cuatrimestre tenemos una carga de trabajo en la universidad diferente. Es comprensible que haya diferentes niveles de implicación con la organización y sus actividades: cada persona tiene sus circunstancias particulares. El voluntariado, por definición, no puede basarse en imposición y por tanto la dedicación responde a la decisión y disponibilidad de cada persona. No es tan importante cuántas horas dediquemos como mantener los compromisos que hayamos adquirido, para hacer algo en un plazo o a estar en algún sitio a una hora determinada. De no ser así, el resto de compañeros/as y la actividad se verán afectados.
e) Reparto de tareas: Un papel imprescindible a la hora de preparar una acción es el de la persona que coordina. En la medida de lo posible, esta responsabilidad debe estar centrada en una sola persona, para facilitar la comunicación y el seguimiento de las tareas. De todas maneras, ésta no tiene por qué ser la persona con más experiencia ni será la persona que más trabaje, ya que se apoyará en el trabajo de sus compañeros y compañeras.
También hay que identificar responsables para cada una de las tareas de la actividad: diseño de materiales, compras, búsqueda de colaboración con otras organizaciones, difusión, portavocía, etc. Si cabe, es recomendable que una actividad sea desempeñada por una persona novata apoyada de alguien experimentado: la rotación en el equipo es continua y de este modo se contribuye al aprendizaje.
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f) Permisos: En muchas ocasiones deberemos solicitar algún tipo de permiso, reserva de espacio o similar en la Universidad para llevar a cabo nuestra acción. Aunque parezca una tarea aburrida y poco motivadora, es algo que debemos hacer y, cuanto antes, mejor. Los plazos no dependen de nosotros/as y a veces la burocracia puede retrasar la organización de la acción. Para evitar esto, la única solución es empezar los trámites con antelación y tener buenas relaciones con las distintas instancias de la Universidad.
g) Difusión y comunicación: Sea cual sea la acción que definamos, siempre será esencial realizar una buena difusión tanto a nivel institucional, desde el GU, como personal, para lo que existen diferentes herramientas. Una de las más imprescindibles son las redes sociales, que pueden proporcionar una visibilidad mucho más amplia que colgando carteles.
No son sin embargo sustituto de éstos o de cualquier otro medio tradicional de difusión (pasaclases, boca a boca, mesas con información, etc) sino que son complementarios. Por último, en ocasiones podemos pedir apoyo a otras personas, como a los/as profesores/as con los que tengamos más confianza.
Por supuesto la difusión y comunicación sobre las acciones no siempre será igual, ya que una actividad al aire libre o en un aula son diferentes, igual que una actividad orientada a otros voluntarios/as de ONGAWA o al público en general (entre otras cosas por eso es importante tener claro el público objetivo de la actividad). Éste es un punto importante, por lo que más adelante profundizaremos en él.
En relación a la difusión es importante ser cuidadoso con el uso de los logos institucionales. Por un lado, no debemos usar el logo de ONGAWA en actividades cuyas líneas no estén -o no estemos seguros de que estén- acordes a las líneas de actuación de ONGAWA. Asimismo, deberemos cuidar de que, en actividades en que participen colaboradores/financiadores (como puede ser la UEX, la Junta de Extremadura o cualquier otro ente/empresa) aparezcan correctamente los logos de éstos. En caso de duda siempre será mejor que consultemos con la sede de ONGAWA.
h) Riesgos y Posible Plan B: Toda acción supone unos riesgos y cuando
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estamos preparándola debemos pararnos a pensar qué puede salir mal, qué consecuencias puede provocar y cómo podemos evitarlas o gestionarlas. Algunas de las cosas que pueden salir mal pueden ser: que no se concedan los permisos que necesitamos para llevar a cabo la actividad, que llueva mientras se realiza una actividad al aire libre, que el ponente se equivoque de dirección o de fecha, que la temática a trabajar sea sensible, etc.
Como podemos intuir, la cantidad de cosas que pueden salir mal son demasiadas como para anotarlas en una lista, pero teniéndolas en consideración durante la organización podemos evitar muchas de sus consecuencias.
4.10.- Evaluación
Una vez finalizada una actividad, es importante y necesario evaluarla y dejar los resultados y las valoraciones por escrito. Es recomendable que esta evaluación se realice en fechas próximas a la finalización de la acción, cuando aún “tenemos fresco” qué ha salido bien y qué no ha salido tan bien, y es más fácil que surjan ideas para mejorar lo que hemos hecho.
El objetivo es identificar tanto los puntos fuertes como aquellos aspectos susceptibles de mejora, para contribuir a que ésta u otras acciones que se lleven a cabo en el futuro partan de esta experiencia. Para ello, la evaluación debe realizarse con la participación de todos los/as implicados/as en el proceso y respondiendo a preguntas relacionadas con el qué hemos hecho (número de personas, impacto, calidad de las intervenciones) y con el cómo hemos trabajado (reparto de tareas, trabajo en red, aprendizaje, clima de equipo).
Dejar por escrito la actividad llevada a cabo y su evaluación es importante, ya que el siguiente año es probable que los/as miembros de la delegación sean otras personas. De esta manera se posibilita que los nuevos voluntarios/as no avancen abriendo camino, sino sobre el sendero ya abierto por sus compañeros/as.
Toda esta valiosa información debe estar guardada, organizada y accesible a los/as voluntarios/as de la delegación. Igualmente, y puesto que si no sabes que tienes algo o donde está es como si no lo tuvieras, es
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muy recomendable llevar a cabo un archivo o registro (con acceso mediante Internet) con actas de las reuniones, resúmenes y evaluaciones de actividades llevadas a cabo, etc.
¿Qué tener en cuenta?
Si vas a hacer una presentación recuerda practicarla antes, entera y tal como lo harás el “día D”. No olvides cronometrarte.
No te olvides de los pequeños detalles, por ejemplo: si vais a hacer una degustación de café de comercio justo no olvidéis el azúcar, la leche, los vasos, las cucharillas… Del café, la cafetera y la electricidad seguro que no te olvidas, pero son muchas cosas más.
No es el objetivo del Grupo Universidad, pero si lleváis a cabo una actividad con efectivo, recuerda tener cambio en cantidad antes de empezar, (las máquinas de tickets de las cafeterías suelen ser un buen suministrador de cambio en caso necesario). De tener un único responsable del dinero seguro que éste se acuerda.
Recuerda limitar el aforo en los talleres. La gente se puede llegar a descontrolar mucho. 20 - 25 personas es una buena cantidad para este tipo de actividades.
En una mesa redonda, al dividir el tiempo entre los/las ponentes, recuerda que es muy fácil que se pasen del tiempo asignado, así que déjate siempre tiempo de margen de sobra.
Es difícil empezar un debate con el público (no tanto continuarlo), tener a alguien camuflado entre el público que haga de gancho es buena idea. También tener pensadas preguntas directas y ligeramente provocativas.
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Ejemplo de mala pregunta para empezar el debate: “¿Qué os parece todo esto que acabamos de hablar?” Ejemplos de buenas preguntas: preguntas evidentes que les obliguen a responder para luego hacer que piensen, preguntas de respuesta Sí/No y por qué, preguntas del tipo “¿qué es…?”, o “¿qué sabéis de…?” (antes de explicar algo), como: “¿Crees que España debe gastar dinero en cooperación?” “¿Por qué?” O, “¿qué sabéis de Perú?” Y si no responden, comentarios del tipo “Como mínimo, que está en Sudamérica ¿no?”, y pasar a contar lo que tienes preparado de Perú, hilándolo con lo que hayan contestado.
No hay una receta mágica para determinar el horario perfecto de una actividad, si la encuentras, avísanos lo antes posible.
Un cine-fórum es más complicado de lo que parece, por un lado asegúrate de tener una copia legal del visionado y la normativa aplicable al mismo; por otro, la actividad entera puede llegar a durar bastante, por lo que, a no ser que haya créditos de por medio, es difícil atraer a la gente. La opción del visionado de cortos es muy interesante.
Conviene variar los formatos de las actividades realizadas equilibrando formatos más tradicionales con acciones más innovadoras.
Para trabajar temas controvertidos los mejores formatos son las mesas redondas y los cine-fórums, que animan al debate.
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5.- ¿Por qué es importante la comunicación?
La comunicación es un eje fundamental para llevar a cabo con éxito cualquier tipo de trabajo de sensibilización y movilización, tanto para los procesos más relacionados con la organización de éstos, como para su
ejecución, sobre todo en relación a la promoción y difusión, y, por tanto, para incrementar impacto de nuestras acciones.
En concreto, dentro del Grupo Universidad la buena comunicación es un pilar imprescindible para que nuestras acciones tengan buenos resultados. Ya sea entre los miembros de la misma Delegación, dentro del Grupo Universidad, con los/as asistentes y participantes en nuestras acciones o con otras personas de dentro o fuera de ONGAWA, vamos a ver cómo conseguir los mejores resultados comunicativos.
6.- Comunicación interna
Hablamos de “comunicación interna” cuando nos referimos a la comunicación entre compañeros/as de ONGAWA, tanto la que tiene lugar entre los/as miembros del equipo de cada escuela o facultad como
la comunicación con otros/as miembros de ONGAWA.
6.1.- Dentro de la Delegación
6.1.1.- Reuniones de equipo
Coordinación operativa: la mayor parte de la comunicación cara a cara entre los/as miembros de la delegación será en las reuniones, normalmente semanales. La comunicación en persona es mucho más rápida y fluida, y muchas veces no solamente será la más práctica, sino la única opción. Las reuniones deben ser eficientes y eficaces, para ello no deben sobrepasar la hora, hora y media como mucho. Debemos tener cuidado cuando el tema de conversación deriva demasiadas veces en temas externos a nuestra actividad
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en ONGAWA. Las reuniones pueden que ser relajadas, ¡pero sin pasarnos!
Refuerzo: además de los temas del día a día, es recomendable incluir en la agenda de las reuniones -al menos una vez al año- temas y cuestiones que refuercen los valores de ONGAWA, y/o en los que se trabajen los tipos de actividades que organizamos, etc.
6.1.2.- Con los nuevos voluntarios
Bienvenida: cada vez que entra un/a voluntario/a nuevo tenemos que explicarle qué es ONGAWA, qué hace en el Sur y en el Norte, y qué hacemos nosotros en la Universidad. Debe ser algo sencillo y rápido. Podemos quedar con él/ella un par de voluntarios más veteranos con él o ella justo antes de una reunión, para así dejarle la oportunidad de conocernos poco a poco.
Acompañamiento: es importante preguntar a los nuevos voluntarios/as, saber qué opinan, qué les gustaría hacer, qué expectativas tienen, etc., Es mejor hacerlo cuando ya se ha adquirido cierto grado de confianza en el grupo y cuando ya han tenido contacto con la realidad de las acciones, ya que sus propuestas de acercarán más a la realidad y posibilidades del Grupo Universidad.
6.2.- Con miembros de ONGAWA externos a la Delegación
6.2.1.- Reuniones del Grupo Gestor
El Grupo Gestor está compuesto por uno o dos miembros de cada una de las delegaciones del Grupo Universidad y por el personal contratado encargado del Grupo Universidad.
En el Grupo Gestor se tratan temas comunes al Grupo Universidad y es el principal canal de comunicación bidireccional entre ONGAWA y la Delegación, por lo que es muy importante que la persona o personas que asisten trasladen a sus compañeros de delegación todo lo que se ha trabajado en él.
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Además de sobre los temas del día a día, se deben hacer reuniones
que refuercen los valores de la
organización.
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6.2.2- Grupos de trabajo
Se crean para temáticas concretas, pueden ser temporales o continuos: para coordinar las diferentes acciones que se hagan dentro de la Campaña de Energía, o para gestionar la comunicación del Grupo Universidad. Quienes participan en estos grupos actúan de enlace entre los diferentes equipos de trabajo y es fundamental que se comuniquen de manera fluida y precisa.
6.2.3.- Fin de semana de formación del Grupo Universidad y Fin de semana de primavera
Constituyen encuentros entre miembros del Grupo Universidad el primero y entre todos los miembros de ONGAWA, el segundo. En ellos caben el trabajo diario y espacios más informales de interacción. Debido a su extensión, son quizás los momentos en los que mejor se llega a conocer ONGAWA y al resto de compañeros/as.
6.2.4.- Comunicación (interna) online
Como complemento a las reuniones, los canales online sirven para mantener la comunicación interna. Mantener una buena comunicación online es difícil pero muy necesario. La señal más clara de que nuestras listas de distribución de correo electrónico o grupos de mensajería instantánea son adecuados y responden a su objetivo, es que la gente lea lo que se escribe.
Es importante enviar un número limitado de mensajes y hacerlo de manera consciente y habitual al utilizar el correo electrónico y los grupos de Whatsapp, para favorecer la comunicación y transparencia.
7.- Comunicación externa
La comunicación externa es toda aquélla que se realiza desde ONGAWA hacia el exterior (resto de comunidad universitaria, personas interesadas en la organización, público objetivo para concienciar).
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Atendiendo a su formato, existen dos tipos de comunicación:
7.1.- Comunicación online
La comunicación on line se desarrolla de forma digital a través de elementos gráficos, presentaciones, publicaciones… distribuidos a través de la Red. Se puede dar a través de:
7.1.1.- E-mails
El envío de correos electrónicos se produce de manera frecuente, a nivel interno, como ya hemos visto, pero también a nivel externo. Ha de mantener en todo caso las formas y aparecer firmada con la identificación corporativa de la Delegación o de sus miembros.
7.1.2.- Redes sociales
Resultan claves en la actualidad para promocionar, informar y transmitir los valores y actividades de ONGAWA. El perfil de ONGAWA Universidad tanto en Twitter como en Facebook deberá servir como medio de comunicación externa y punto de encuentro de los miembros del Grupo Universidad. Se recomienda a los miembros del Grupo Universidad seguir los perfiles oficiales de ONGAWA y tratar de ayudar a difundir en la medida de lo posible los contenidos que allí se publiquen. Las redes sociales son una gran ayuda para la difusión y concienciación, y pueden ser una útil herramienta para llevar a cabo con éxito las acciones antes, durante y tras la actividad.
7.2.- Comunicación offline
La comunicación offline es aquélla que se realiza sobre soportes tradicionales y locales. Existen varios emplazamientos típicos relacionados con la organización de acciones:
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7.2.1.- Eventos
Durante la convocatoria y realización de eventos, la comunicación se desarrolla principalmente a través de los/as participantes, que transmiten el mensaje de ONGAWA y desarrollan las actividades. Es importante contar con medios tales como roll up, trípticos, photocalls y folletos corporativos, ya que favorecen, la capacidad de llamar la atención. Durante los eventos, la identidad de ONGAWA ha de permanecer visible en todo momento (fondo, identificación de ponentes u organizadores…), tanto a lo largo de la acción como en las fotografías o vídeos tomados durante la misma.
7.2.2.- Actividades
En las ponencias, mesas redondas o actividades relacionadas, es conveniente presentar la organización y a los/as ponentes antes de dar comienzo a la exposición o debate. Es muy importante introducir la acción con una presentación (en Power Point u otro soporte similar) coherente con la identidad corporativa de ONGAWA (mejor tener una, actualizada, que se use en todas las acciones de Grupo Universidad) y que exponga los puntos básicos de la ONGD: quiénes somos, cómo y dónde trabajamos, cuáles son nuestros objetivos, cómo puedes unirte a nosotros/as, dónde encontrar más información, etc.).
7.2.3.- Cartelería
De cara a la difusión y notificaciones de las actividades, la cartelería siempre es un medio interesante. Si bien cada vez resulta menos impactante, es un refuerzo importante de los canales on line. Es importante tener en cuenta el formato (vertical, más información; horizontal, más gráfico), el contenido (adecuado y directo: debe quedar claro, quién, dónde y cuándo se organiza la acción publicitada) y el diseño (legible, corporativo, referenciado).
En cuanto a los carteles para las acciones de concienciación (campañas de textos, campañas de información en fechas puntuales), se valorarán los mismos parámetros.
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Las redes sociales sirven como medio de difusión externa y como punto de encuentro de los
miembros del Grupo Universidad.
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7.2.4.- Insignias y uniformes, merchandising
Durante las acciones, es conveniente que los/as organizadores/as o ponentes vayan debidamente identificados. La sede y las universidades proveen habitualmente de insignias, camisetas, identificadores, chapas u objetos identificados con la imagen de ONGAWA, la campaña concreta o la actividad universitaria dentro de la que se realiza la acción.
7.2.5.- Avisos informales
Además de estos canales podemos usar avisos informales que llamen la atención del resto de alumnos/as como, por ejemplo, apuntar la próxima actividad en la pizarra del aula durante el cambio de clase, o lo que se ocurra, sé creativo. Este tipo de avisos suele funcionar ya que se salen de lo que estamos acostumbrados, pero hay que conciliar llamar la atención con hacerlo de un modo que esté permitido dentro de la Universidad.
7.2.6.- Boca a boca
El mejor canal para captar a la gente son las recomendaciones personales, así que comenta a tus amigos/as de fuera de ONGAWA las actividades que estáis organizando, y anímales a que se pasen.
7.2.6.- Comunicar con impacto
En todos los elementos que hemos visto podemos impactar realmente a nuestros receptores del mensaje, si tenemos en consideración unas sencillas claves que te contamos a continuación:
¿Qué tener en cuenta?
Empezar a hacer las cosas con tiempo y bastante plazo hace que podamos llevar a cabo una comunicación correcta de las actividades que estamos preparando.
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Ser creativo en el formato y contenido. Ir variando el contenido del mensaje. Se puede hablar de muchas cosas relacionadas con una acción cuando estamos difundiéndola, no sólo día, lugar y hora.
¡Mensajes concisos! ¿Tú te lees tostones publicitarios en Facebook? Pues el resto de la gente tampoco.
Crea expectativa. Ve dando información poco a poco, de forma controlada para que la gente se interese y no piense que “es lo de siempre”.
Sé constante en el tiempo, aquí no vale trabajar a picos y valles de actividad.
Crea contenido relacionado con el trabajo de ONGAWA en general, no sólo crees mensajes para difundir actividades.
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8.- Conclusiones
Este Manual proporciona unas líneas básicas de actuación, así como unas ideas de actividades. Está pensado para ser un punto de partida, no un dogma, motivo por el que debemos desarrollarnos a partir de
este Manual, no limitarnos a él.
Es muy importante la transferencia de conocimiento entre equipos de trabajo y dentro del propio equipo, tanto para poder compartir experiencias o actividades positivas/negativas como para dar trazabilidad a lo que se ha hecho. Si los/as integrantes de una Delegación dejan de participar, lo que han aprendido y aportado es importante que se transmita para poder avanzar sobre sus experiencias.
Es clave considerar las fórmulas y actividades que han demostrado ser populares y que han funcionado en el pasado. Sin embargo, es importante no enquistarse en ellas, e innovar en propuestas para avanzar y descubrir nuevas actividades que pueden ayudar a la difusión y concienciación de los temas de Desarrollo Humano.
Crear sinergias dentro de la propia Delegación, así como con otras Delegaciones y con la Sede es clave para hacer equipo y crear un ambiente de sintonía entre personas muy posiblemente afines y con mucho que aportar. Además, es bueno apoyarse en la Sede, que siempre puede ayudar con su experiencia.
Para hacer una actividad es clave pensar de antemano los aspectos importantes para su organización: Improvisar no es buena idea y puede dar muy mala imagen de la Delegación.
Tanto para un futuro como para poder explicárselo al público, debemos formarnos en Cooperación al Desarrollo, tal y como hemos mencionado, en aspectos tanto técnicos como temáticos y de
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competencias transversales.
Aprende a aprender divirtiéndote. Esto no es clase, puedes investigar sobre los temas que más te interesen y aprender de personas con experiencia que estarán encantadas de contarte sus impresiones y conocimientos.
Cuando una Delegación empieza a tener poca gente es muy fácil entrar en una espiral en la que cada vez se llevan a cabo menos acciones, esto hace que la visibilidad de la Delegación disminuya, y por tanto entre menos gente y así hasta que desaparezca o se rompa el ciclo. Cuando seamos pocas personas en la Escuela es más importante que nunca organizarse bien, llevar a cabo acciones con mucha visibilidad por unidad de trabajo, tratar bien a los recién llegados y no desanimarse, lo más probable es que tarde o temprano acabe entrando gente. No canceléis una reunión por ser poca gente.
Siempre, siempre, siempre: calidad antes que cantidad. Principio de prudencia, si dudáis de que algo salga bien, entonces mejor dejarlo madurar para más adelante.
Recuerda tener siempre disponible el correo electrónico de la Delegación, con una única persona como responsable del mismo, es muy importante y da muy mala imagen no contestar los correos. Tener también un cartel en la puerta del despacho en el que la gente pueda apuntar su correo si tiene interés suele funcionar. Hay que gestionar bien todos los canales de comunicación que podamos mantener de cara a fuera de la delegación, cada voluntario/a llegará por distintos caminos.
No seas un pesado, pero tampoco desaproveches una buena ocasión de contar a tus amigos lo que haces en ONGAWA y lo bien que te lo pasas.
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Tener un objetivo claro a la hora de llevar a cabo nuestras acciones. Esto nos facilitará el trabajo de coordinación interna y explicación de dichas actividades a personas externas al grupo.
Mantener buenas relaciones con la Dirección y administración de la Escuela/Facultad de la Universidad hará que el trabajo sea más fácil y efectivo.
El trabajo en red es un rasgo identitario de ONGAWA. Trabajar con otras organizaciones similares y crear sinergias consigue que lleguemos a un mayor público, y nos acerca a nuestro objetivo de que la Universidad sea más sostenible y solidaria.
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