Haciendo realidad el Expediente Electrónico

Vicente Rodrigo

Servicio de Tecnologías de la Información y la Comuni cación

Semana Informática 201323 abril de 2013

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1.- Introducción

2.- Los cimientos

3.- Aplicaciones de Administración Electrónica

4.- Órganos de Gobierno y Administración Electrónica

AGENDA

Agenda2

Cierto día siendo Einstein niño y no habiendo dicho ninguna palabra todavía, estaba cenando con sus padres cuando probó la sopa y dijo: “ La sopa estádemasiado caliente ”.Los padres sorprendidos le preguntaron: “ Si hablas tan bien… ¿por qué no lo hiciste antes? ”. A lo que el genio respondió: “ Porque antes todo había estado en orden ”.

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Introducción3

El Ayuntamiento de Valencia ha recorrido mucho camino y ya está casi al final, pero…

¿Cuáles han sido las claves ?

¿ Qué pasos se han dado ?

¿ Cuánto cuesta ?

¿ … ?

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Introducción4

Administración electrónica

Administración papel

Creación ODESI

Definición de Grupos multidisciplinares de Usuarios para trabajar en aspectos jurídicos , organizativos y de impulso .

Aprobación de la Ordenanza de Administración Electr ónica.

Análisis de los circuitos del papel y adaptación de los mismos a la implantación de la Administración Electrónica.

Simplificación de procedimientos y Normalización de documentos

Modelos de atención en Registros de Entrada: exprés y especializado

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Cimientos5

Realidades formales

Formato de firma: XADES-XL (attached)

Ventajas :

• Aplicable a cualquier tipo de archivo

• Un único archivo

• Incluye evidencias legales para verificación futura

Inconvenientes :

• Se requiere un visor específico para documentos firmados

• Necesidad de generar versiones imprimibles ( copias verificables )

• Difícil indexar por contenido en la BD Documental

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Cimientos6

Realidades técnicas

Bases de datos corporativas

• Base de Datos de Ciudadanos ( BDC)

• Base de Datos de Organización ( BDO)

• Sistema de Códigos Territoriales ( SCT)

• Aplicaciones para su administración y mantenimiento

• Servicios web para la interoperabilidad

El ciudadano, el empleado y la dirección, con unos mínimos datos, deben estar identificados unívocamente en nuestros sistem as.

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Cimientos7

Realidades técnicas

Expediente papel . Definición: según el artículo 164 del ROF, el expediente es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

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Cimientos8

Expediente electrónico . Definición: según el artículo 32 de la Ley 11/2007, expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.

¿ Puede un expediente electrónico contener documentos papel ?

¿ Y si un documento del expediente no puede digitali zarse ?

¿ Deben coexistir expedientes papel y expedientes ele ctrónicos ?

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Cimientos9

Dudas razonables

• Puede contener documentos electrónicos y documentos papel .

• Integridad administrativa : los documentos son el reflejo de la tramitación y la tramitación se justifica con los documentos.

• Los documentos no son de quita y pon.

• Integridad documental : los documentos de un expediente siempre están firmados.

• Generación automática del índice.

• Todos los expedientes que se inicien serán electrón icos.

• Los expedientes papel terminarán en papel, pero la tramitación se haráelectrónicamente.

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Cimientos10

Realidad técnica: características de nuestro expedi ente electrónico

• Contiene información de TODAS las instancias y TODO S los expedientes del ayuntamiento.

• Sabe en todo momento donde está cada uno.

• Permite pasar libremente las instancias y expedient es entre unidades administrativas.

• Los expedientes e instancias se mueven completos. E sto hace que la tramitación sea secuencial.

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Cimientos11

Realidad técnica: características de nuestro gestor de expedientes actual

• Organización : divide el ayuntamiento en unidades administrativa s y éstas en grupos de trabajo.

• Seguridad : por usuario y perfiles asignados a usuario + unid ad.

• Patrones de actuaciones administrativas: requerimiento, solicitud de informe, resolución, acuerdo, aportación de documen tos, etc.

• Instancias de patrones personalizables para cada tipo de expediente.

• División y agrupación de tareas: Actuación -> Trámite -> Tarea .

• El sistema guía las tareas de una actuación, pero el gestor del exp ediente tiene libertad de iniciar las actuaciones que consi dere oportuno.

• Se permite lanzar varias actuaciones en paralelo .

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Cimientos12

Realidad técnica: características de nuestro gestor de expedientes electrónicos

• Sustituye al Tablón de Edictos presencial

• La firma de los documentos publicados es automática .

• La certificación de la publicación es automática .

• La despublicación y aviso al ordenante de la public ación es automática .

• Se permiten búsquedas por materias, ordenantes y te xto libre.

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Cimientos13

Realidad técnica: Tablón electrónico de Edictos

• Utilización de la plataforma de la GVA.

• Desarrollo de un compuesto SOA para desacoplar la a plicación de expedientes de la plataforma.

• Desarrollo de un componente que transforma la firma XADES dettached en attached.

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Cimientos14

Realidad técnica: Plataforma de Comunicaciones (notificaciones) Electrónicas

Impresión de etiquetas en los registros de entrada y registro automático de los datos que van en la etiqueta.

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Aplicaciones AE15

Aplicación Cuño

Conversión de documentos papel a documentos electró nicos (art. 30.3 Ley 11/2007).

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Aplicaciones AE16

Digitalización Certificada

Gestiona tareas de firma de cualquier aplicación. U na tarea puede contener varios documentos que se firman a la vez.

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Aplicaciones AE17

Portafirmas

Es la aplicación que permite tramitar de principio a fin las instancias y los expedientes administrativos.

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Aplicaciones AE18

Gestor de expedientes electrónicos (PIAE)

¿Deben haber Libros de Actas y Resoluciones según est os estén en papel o en soporte electrónico?

¿Cómo se ejerce el derecho de acceso a los expediente s incluidos en una sesión de un órgano colegiado?

¿Hay que preocuparse con la firma electrónica y los ca mbios de año o los fines de plazo?

¿Cómo se realiza la convocatoria formal de un órgano colegiado?

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Órganos Gobierno19

Administración Electrónica y Órganos de Gobierno

Vicente Rodrigo

vrodrigo@valencia.es

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Gracias por su atención(y a Einstein por sus frases tan elocuentes)