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Agenda Objetivos de la sesión Definición y Tipos de Costo 7. Gestión de Costos del Proyecto 7.1 Planificar la Gestión de los Costos 7.2 Estimar los Costos 7.3 Determinar el Presupuesto 7.4 Controlar los Costos
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Objetivos de la Sesión
Los objetivos de la presente sesión son: Entender y aplicar los procesos de la Gestión de los
Costos Aprender las técnicas de estimación de costos. Conocer los principios de Gestión de Valor Ganado
(Earned Value Management EVM). Entender como la exactitud de la estimación de un
proyecto aumenta a medida que avanza el proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
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Agenda Objetivos de la sesión Definición y Tipos de Costo 7. Gestión de Costos del Proyecto 7.1 Planificar la Gestión de los Costos 7.2 Estimar los Costos 7.3 Determinar el Presupuesto 7.4 Controlar los Costos
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Donde: : Materia Prima Directa: Mano de Obra Directa: Costo indirecto de fabricación
Definición de Costo
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Volumen de producto
Sol
es g
asta
dos
Costo Variable
Costo Fijo
Está en función a la cantidad producida
Es constante en un periodo y no depende de
la cantidad producida
Tipos de Costo I
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Costo por tomar una alternativa en lugar de otra. Está representado por el beneficio de la mejor alternativa dejada de lado.
Ejemplo: A. Una fábrica de embutidos con una renta
anual de S/. 200,000 y a tiempo completo.
B. Un parque eólico que alquilaría por S/.120,000 anuales.
COSTO DE OPORTUNIDAD
Costos ya devengados. No son impactados por la decisión de hacer o no hacer el proyecto.
Ejemplo: Una organización decide contratar a un Director de Proyecto, con un salario X. Posteriormente éste será asignado a un proyecto. El costo del proyecto debe incluir el salario de dicho Director a partir del inicio del proyecto. OJO: No debe ser tomado en cuenta en el análisis económico del proyecto.
COSTOS HUNDIDOS
El costo de oportunidad de A será: S/.120,000
El costo de oportunidad de de B será: S/. 200,000
Tipos de Costo III
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Para desarrollar cualquier actividad siempre es necesario una cierta cantidad de dinero o recursos, es el llamado CAPITAL DE TRABAJO.En un proyecto, es la cantidad de recursos necesaria para desarrollar el proyecto. Eventualmente, puede ser reducido o compensado con los ingresos de caja para el proyecto.
Capital de Trabajo (CT)
Conceptos adicionales I
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Ley de Rendimientos Decrecientes
Afirma que cada vez se obtendrá menos producción adicional a medida que se añadan cantidades adicionales de un recurso manteniendo el resto de recursos constantes.
Los rendimientos decrecientes se originan por la interrupción de todo el proceso productivo a medida que unidades adicionales de trabajo se añaden a una cantidad fija de capital
Fuente: “Fundamentos de Economía” por Irvin B. Tucker
Conceptos adicionales II
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Ley de Brooks: Rendimiento decreciente en software
“Agregando recursos humanos a un proyecto retrasado lo hace demorarse aún más” (1975)
En este caso el problema pasa por las comunicaciones. Nro de conexiones: N*(N-1)/2
Cuánto demoraría tu proyecto con 2
personas más?
Añádele un mes de entrenamiento, un mes por la complejidad generada y uno más para controlar el drama
Pero después de todo eso...
Ellos serán tan
productivos como esta reunión.
Tomado de: “Administración de Proyectos” por Ted Klastorin
Conceptos adicionales III
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Depreciación Contable Se descuenta de impuestos
Lineal • Se deprecia a tasa constante• Ejm. Un equipo se deprecia en 5
años, 20% anual.
Acelerada• Deprecia a tasa variable Ejm.
Una planta de alimentos: 50% el primer año. 20% el segundo, y así hasta los 5 años
Depreciación Económica
Variación del Valor REAL del activo. • Ejemplo: Una PC de $1000
se deprecia contablemente en 5 años: 20%anual.
• Al año en el mercado vale $800. Perdió el 20% de su valor en año.
Conceptos adicionales IV
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Agenda Objetivos de la sesión Definición y Tipos de Costo 7. Gestión de Costos del Proyecto 7.1 Planificar la Gestión de los Costos 7.2 Estimar los Costos 7.3 Determinar el Presupuesto 7.4 Controlar los Costos
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Gestiona la estimación, presupuesto y control de los costos de manera que el proyecto pueda culminar dentro del presupuesto aprobado.
En proyectos pequeños, la estimación de costos y preparación de costos están tan ligadas que se consideran un solo proceso.
La definición temprana del alcance del proyecto es crítica para los costos.
El trabajo involucrado los procesos la Gestión de Costos está precedido por la planificación del equipo del proyecto dada por Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto.
7. Gestión de los Costos del Proyecto
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Debería tomar en cuenta los requerimientos de los interesados en el manejo de los costos. Considerar los requerimientos de costos para completar todas las actividades del proyecto; tomando en cuenta el impacto de las decisiones de costos hoy, en la operación del producto en el futuro. En ocasiones, además de la gestión de costos se debe elaborar el análisis financiero del rendimiento del proyecto, como parte del desarrollo del proyecto.
Factibilidad S/.
Selección S/.
S/.
Definición S/. S/.
S/.
Ejecución S/. S/. S/. S/.
Operación
S/. S/. S/.
Proceso de la gestión de costos
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Áreas de Conocimiento
Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control
Cierre
Gestión de Integración
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
Monitorear y controlar el trabajo del proyectoRealizar el control integrado de cambios
Cerrar el proyecto o fase
Gestión de Alcance
Planificar la Gestión del AlcanceRecopilar RequisitosDefinir el alcanceCrear el EDT
Validar el alcanceControlar el alcance
Gestión de Tiempo
Planificar la Gestión del CronogramaDefinir las actividadesSecuenciar las actividadesEstimar los recursos de las actividadesEstimar la duración de las actividadesDesarrollar el cronograma
Controlar el cronograma
Gestión de Costos
Planificar la Gestión de los CostosEstimar los costosDeterminar el presupuesto
Controlar los costos
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Agenda Objetivos de la sesión Definición y Tipos de Costo 7. Gestión de Costos del Proyecto 7.1 Planificar la Gestión de los Costos 7.2 Estimar los Costos 7.3 Determinar el Presupuesto 7.4 Controlar los Costos
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El beneficio clave de este proceso es que proporciona orientación sobre cómo se manejarán los costos del proyecto durante todo el proyecto.
Los procesos de gestión de costos y sus herramientas y técnicas asociadas se documentan en el plan de gestión de costos. El plan de gestión de costos es un componente del plan de dirección del proyecto.
Puede responder a las siguientes preguntas :
¿Qué políticas, procedimientos y documentación guía el planeamiento, gestión, gastos y control de los costos del proyecto, con base en el presupuesto?
¿Qué unidades de medida se empleará para cada recurso? ¿Qué nivel de precisión vamos a utilizar? Por ejemplo, números
redondeados sin decimales.
7.1 Planificar la Gestión de los Costos
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Puede responder a las siguientes preguntas: …// ¿Estamos comprometiendo el futuro del producto, por reducir costos del
proyecto? Análisis del ciclo de vida del costo del producto.
¿Cuáles son las reglas para la medición del rendimiento del proyecto?
Establecer para el EVM, cuáles son los enlaces de los grupos de costos con las cuentas de control de la EDT.
Establecer las técnicas de medición de Valor Ganado. Por ejemplo: Hitos ponderados, fórmula fija, porcentaje de avance, etc.
Definir los formatos de reportes.
Descripciones de los procesos a utilizar.
Procedimientos frente a imprevistos, como las fluctuaciones de las tasa de cambio.
Detalles adicionales: Alternativas de decisión para financiamiento, etc.
7.1 Planificar la Gestión de los Costos
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Juicio de expertos
Factores Ambientales de la Empresa
Activos de los Procesos de la Organización
Acta de Constitución del Proyecto
Plan de Dirección del Proyecto
Reuniones
Plan de Gestión de los Costos
Técnicas Analíticas
7.1 Mapa del proceso
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7.1 Entradas Factores Ambientales
• Cultura y estructura organizacional• Condiciones de mercado• Bases de datos públicas• Sistema de Información para la GP
Activos de los Procesos de la Organización• Procedimientos de control financieros• Información histórica• Lecciones aprendidas• Normas formales o informales presupuesto y estimación
de costos
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7.1 Herramientas y Técnicas
Juicio de Expertos• Proporciona conocimiento en función a la experiencia en proyectos anteriores
similares• El habilidad en diversas áreas de conocimiento es conveniente para el
desarrollo del plan de gestión de costos
Reuniones• Para el desarrollo del plan de gestión de costos• Puede incluir, además del DP, al patrocinador, interesados y miembros del
equipo seleccionados, personal con responsabilidad en los costos del proyecto y otros según necesidades.
Técnicas Analíticas• Para decisiones de financiamiento: Autofinanciamiento, Venta de acciones,
Endeudamiento. • Decisiones para hacer, comprar, alquilar, leasing• Técnicas como: Periodo de Recuperación, TIR, VAN, ROI, flujo de caja
descontado, entre otras.
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7.1 Salidas
Plan de Gestión de los Costos• El plan de gestión de costos es un componente del plan de gestión del
proyecto y describe: cómo se planifican los costos del proyecto, como estructurarlo y controlarlos.
• Los procesos de gestión de costos y sus herramientas y técnicas asociadas se documentan en el plan de gestión de costos.
• El plan de gestión de costos puede establecer lo siguiente:– Unidades de medida– Nivel de precisión– Grado de exactitud– Enlaces con los procedimientos de organización– Umbrales de control– Reglas de la medición del desempeño– Formatos de informes– Descripciones de procesos– Detalles adicionales
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Pregunta tipo examen PMP
La gestión de los costos del proyecto tiene por objetivo principal:
a) Planificar los costos del proyecto.
b) Reducir los costos de elaborar los entregables del proyecto.
c) Estimar los recursos necesarios para elaborar los entregables del proyecto.
d) Que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.
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Agenda Objetivos de la sesión Definición y Tipos de Costo 7. Gestión de Costos del Proyecto 7.1 Planificar la Gestión de los Costos 7.2 Estimar los Costos 7.3 Determinar el Presupuesto 7.4 Controlar los Costos
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Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.
Las estimaciones de costos son una predicción en la información disponible en un momento determinado.
Debe tomarse en cuenta un equilibrio entre costos y riesgos del proyecto, como hacer en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar y el intercambio de recursos.
Por lo general las estimaciones de costos se expresan en unidades monetarias (dólares, euros, soles), aunque pueden emplearse otras unidades: horas o días de trabajo.
7.2 Estimar los Costos
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La precisión de una estimación del proyecto se incrementará a medida que el proyecto avance a través del ciclo de vida del proyecto.
Por ejemplo, un proyecto en la fase de iniciación puede tener un orden aproximado de estimación de magnitud (ROM) en el intervalo de -25% a +75%. Más adelante en el proyecto, como se conoce más información, las estimaciones definitivas podrían reducir el rango de precisión de -5% a +10%, o -10% a +10%.
En algunas organizaciones, hay pautas sobre cuándo se pueden realizar estas mejoras y el grado de confianza o precisión que se espera.
7.2 Estimar los Costos
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Entregable: Lo que debemos hacer
Actividades: Cómo hacer entregable
Recursos: Qué utilizaremos para ello
Costos: El valor monetario que todo ello representa
Estimar los costos
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7.2 Mapa del proceso
Juicio de expertos
Factores Ambientales de la Empresa
Activos de los Procesos de la Organización
Plan de Gestión de los Costos
Línea Base del Alcance
Plan de Gestión de Recurso Humano
Cronograma del Proyecto
Registro de Riesgos
Estimación por analogía
Estimación paramétrica
Estimación por tres valores
Estimación ascendente
Análisis de la Reserva
Software de Gestión de Proyectos
Costo de Calidad
Análisis de las ofertas de proveedores
Técnicas grupales de toma de decisiones
Estimaciones de costos de las actividades
ACTUALIZACIONES
Documentos del Proyecto
Bases de las estimaciones
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7.2 Entradas
Plan de gestión de recurso humano• El plan de gestión de recursos humanos proporciona atributos del proyecto de
dotación de personal, tipos de personal, y recompensas/reconocimiento relacionados, que son los componentes necesarios para el desarrollo de las estimaciones de los costos del proyecto.
7.2 Herramientas y Técnicas
Estimación Análoga• Técnica que usa el costo real de anteriores proyectos SIMILARES, como
base de estimación del costo del nuevo proyecto.• Enfoque con resultado no exacto, se ajusta por diferencias conocidas, pero
de rápido resultado y poco esfuerzo.• Se utiliza en las etapas iniciales del proyecto, cuando aún la información no
es completa o precisa y se requiere para tomar decisiones rápidas.• Se apoya en la información histórica y el juicio experto.• Es un tipo de estimación descendente.
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7.2 Herramientas y Técnicas
Estimación Paramétrica• Utiliza la relación estadística de información histórica con algunas
variables del proyecto. • Se puede aplicar a todo o parte del proyecto, en conjunto con otras
técnicas.• Produce un resultado más exacto, dependiendo de la calidad del
modelo, pues este puede ser muy simple o muy complejo.
Ejemplo: Mediante la correlación de datos históricos podemos encontrar una ecuación para estimar costo de futuros entregables: Si necesitamos producir 20 nuevos entregables, éstos costarán:
Y = 1.57*20+29.65 = 61.05 u.m. Tomado de: “El ABC para un Director de Proyectos Exitoso” por Pablo Lledó
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7.2 Herramientas y Técnicas
Estimación Ascendente
También conocida como: Bottom-Up o de Abajo-Arriba
Técnica que toma las actividades de un entregable y estima costos en detalle.
El costo del entregable es la suma del costo de las actividades.
Resultado más exacto, más laborioso.
Entregable A (=$325)
Actividad A.1 (=$150)•Actividad A.1.1 ($50)•Actividad A.1.2 ($100)
Actividad A.2 (=$175)•Actividad A.2.1 ($25)•Actividad A.2.2 ($150)
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Propuesta en la Técnica de Evaluación y Revisión de Programa (PERT ). Asume que la duración de actividades sigue una distribución beta. La distribución de la duración de los proyectos sigue la distribución estándar.
7.2 Herramientas y Técnicas
– Estimación por 3 valores
Según PERT:
Duración esperada = (Co+4Cm+Cp)/6
Desviación estándar = (Cp-Co)/6
Varianza actividad = [(Cp-Co)/6]2
Varianza del proyecto = ∑ Varianza Actividad
Optimista (Co) Más probable (Cm) Pesimista (Cp)
Estimación por 3 valores
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7.2 Herramientas y Técnicas
– Ejemplo Estimación por 3 valores: En un proyecto de construcción se cuenta con información histórica de proyectos anteriores. Se requiere tomar los datos para la estimación del costo de un entregable un tanto complicado. Los datos son $40, $50, $45, $55, $60, $45, $65, $45, $45, $70. Estimar el costo del entregable empleando esta información.
Estimado pesimista = $.......Estimado optimista = $.......Estimado más probable = $ ……..Aplicando fórmulas:Costo esperado = $ ………Desviación estándar (σ) = $ …….
Entregable costará entre:
$......... a $.......... con una probabilidad de 68%$......... a $.......... con una probabilidad de 95% $......... a $.......... con una probabilidad de 99%
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La Reserva de Contingencia (RC) forma parte de Línea Base de Desempeño de Costos.
Puede ser un % del estimado de costo, una cantidad fija o calculada por métodos cuantitativos.
Se utiliza para atender riesgos identificados aceptados, para los que se quiere tener una protección desarrollando acciones de contingencia o mitigación, una vez que se presente el riesgo.
Reservas de Contingencia
7.2 Herramientas y Técnicas
– Análisis de la Reserva
Costo (proyecto)= EstimadoCostoProyecto + FactorRiesgo_P
Costo (actividad A)= EstimadoCostoA+ FactorRiesgo_A
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La Reserva Gestión (RG), que es responsabilidad de la organización, se
utiliza para atender los riesgos no identificados o “Lo desconocido de lo
desconocido” haciendo trabajo que está dentro del alcance del proyecto.
La RG forma parte del presupuesto pero no de la línea base; sin embargo, su
uso implica actualizar la línea base para incluir el gasto
Línea Base de Costo = Costo del EDT + Reserva de Contingencia
Presupuesto = Línea Base de Costo + Reserva de Gestión
7.2 Herramientas y Técnicas
– Análisis de la Reserva
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7.2 Herramientas y Técnicas
Costo de Calidad• Los supuestos sobre los costos de la calidad pueden ser
utilizados para preparar la estimación de costo de la actividad.
• Incluir costos derivados de procesos de calidad: Prevención, Evaluación y de los ocasionados por fallas
Análisis de las ofertas de los proveedores• Los métodos de estimación de costos pueden incluir
análisis del costos del proyecto, sobre la base de las ofertas que respondan de vendedores calificados.
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7.2 Salidas
Estimaciones de costos de las actividades• Los costos estimados para las actividades y para el proyecto.
Puede ser en resumen o detallado. • Debe incluir todos los costos involucrados en el trabajo, directos e
indirectos.
Base de las estimaciones• La cantidad y tipo de información adicional que respalde la
estimación de costos varían según el área de aplicación. • El detalle de soporte para las estimaciones de costos de las
actividades pueden incluir: Documentación de la base de la estimación (es decir, la forma en que se
desarrolló) Documentación de todas las hipótesis formuladas Documentación de las restricciones conocidas Indicación de la gama de posibles estimaciones (por ejemplo, $ 10,000 (±
10%) indica un artículo con costo en rango de valores) Indicar el nivel de confianza de la estimación final.
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Pregunta tipo examen PMP
La planificación está avanzando para un proyecto que trata el estudio de mercado sobre la demanda potencial de un nuevo producto. El director del proyecto y su equipo están listos para iniciar con el proceso de estimar los costos. El cliente ha solicitado estimar los costos lo antes posible. ¿Qué método de estimación recomendarías?
a) Paramétrica.
b) Ascendente.
c) Análoga.
d) Análisis de reserva.
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Agenda
Objetivos de la sesión Definición y Tipos de Costo 7. Gestión de Costos del Proyecto 7.1 Planificar la Gestión de los Costos 7.2 Estimar los Costos 7.3 Determinar el Presupuesto 7.4 Controlar los Costos
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Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales y paquetes de trabajo, para establecer una línea base autorizada de costos.
Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para ejecutar el proyecto.
El desempeño de los costos del proyecto se medirá respecto al presupuesto autorizado.
7.3 Determinar el Presupuesto
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7.3 Mapa del proceso
Activos de los Procesos de la Organización
Plan de Gestión de los Costos
Suma de Costos
ACTUALIZACIONES
Documentos del Proyecto
Línea Base del Alcance
Estimaciones de costos de las actividades
Bases de las estimaciones
Cronograma del Proyecto
Calendario de Recursos
Registro de Riesgos
Acuerdos
Juicio de expertos
Análisis de la Reserva
Relaciones Históricas
Conciliación del Límite de Financiamiento
Línea Base de los Costos
Requisitos de Financiamiento del Proyecto
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7.3 Herramientas y Técnicas
Suma de costos• Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo de
acuerdo con la EDT. Las estimaciones de los costos del paquete de trabajo se agregan a los más altos niveles de componentes de la EDT (como cuentas de control) y, en definitiva de todo el proyecto.
Conciliación del Límite de Financiamiento• El gasto de los fondos debe conciliarse con los límites de los recursos
en la asignación de fondos para el proyecto.• Una diferencia entre los límites de los recursos y de los gastos
previstos a veces es necesaria la reprogramación de los trabajos para nivelar la tasa de gastos. Esto se logra mediante la colocación de restricciones de fecha impuestas para el trabajo en el cronograma del proyecto.
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7.3 Herramientas y Técnicas
Relaciones Históricas• Las relaciones históricas que dan lugar a estimaciones paramétricas o
estimaciones análogas implican el uso de las características del proyecto (parámetros) para desarrollar modelos matemáticos para predecir los costos totales del proyecto.
• Tanto el costo y exactitud de los modelos análogos y paramétricos pueden variar ampliamente.
• Son más propensos a ser fiable cuando:– La información histórica usada para desarrollar el modelo es correcto,– Los parámetros utilizados en el modelo son fácilmente cuantificables y– Los modelos son escalables, de modo de funcionan para los proyectos
grandes, pequeños y fases de un proyecto.
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Línea Base de Costos• Es el presupuesto aprobado, desarrollado en el tiempo, se presenta generalmente como una
curva “S”. • Se utilizará para medir el rendimiento del proyecto durante su desarrollo• Para ello mapeamos los costos a lo largo del cronograma.
7.3 Salidas
Fecha01/01/2014
01/02/2014
01/03/2014
01/04/2014
01/05/2014
01/06/2014
014/07/2014
013/08/2014
01/09/2014
01/10/2014
Entregable 1 50 30 40 100 460 300 50
Entregable 2 20 180 150 310 370 100
Entregable 3 120 250 200 100 100
Entregable 4 30 20 10 20 30 40 30 40 50
Total 100 50 50 300 300 600 600 600 550 50
Total Acum 100 150 200 500 800 1400 2000 2600 3150 3200
48Tomado de: “PMBOK”, 2013, 5ta Edición, por PMI
Val
ore
s A
cum
ula
dos
Tiempo
Reserva de Gestión
Presupuesto del proyecto
Requerimiento de Fondos
Línea Base de Costos
Gastos Reales
Requerimientos de fondos o requisitos para financiamiento
7.3 Salidas
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Pregunta tipo examen PMP
La reserva de contingencias de los costos debe ser:
a) Ocultada para prevenir que la dirección decida no permitir la reserva.
b) Añadida a cada actividad para proveerle al cliente un camino crítico más corto.
c) Mantenida por la dirección para cubrir los sobrecostos.
d) Añadida a los costos base del proyecto para que pueda dar cuenta de los riesgos.
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Agenda
Objetivos de la sesión Definición y Tipos de Costo 7. Gestión de Costos del Proyecto 7.1 Planificar la Gestión de los Costos 7.2 Estimar los Costos 7.3 Determinar el Presupuesto 7.4 Controlar los Costos
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Es el proceso por el que se monitorea el estado del proyecto para actualizar el presupuesto del proyecto y gestionar los cambios a la línea base del costo.
La actualización del presupuesto implica registrar los costos reales en los que se ha incurrido a la fecha
Cualquier incremento del presupuesto autorizado, solo puede aprobarse mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
7.4 Controlar los Costos
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7.4 Mapa del Proceso
Activos de los Procesos de la Organización
Plan de Dirección del Proyecto Gestión de
Valor Ganado (EVM)
ProyeccionesSoftware de Gestión de Proyectos
Requisitos de Financiamiento del Proyecto
Datos del desempeño de trabajo
Índice de rendimiento para completar
Revisiones del desempeño
Análisis de la Reserva
ACTUALIZACIONES
Documentos del Proyecto
Plan de Dirección del Proyecto
Información sobre el desempeño del trabajo
Activos de los Procesos de la Organización
Solicitudes de Cambio
Pronóstico de Costos
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7.4 Entradas
Datos del desempeño del trabajo• Estado del proyecto• Actividades iniciadas, su situación• Entregables terminados• Costos incurridos y autorizados
Activos de los procesos de la organización• Políticas, procedimientos y guías para el control de costos• Herramientas de software para el control de costos• Métodos de monitoreo y reporte a utilizar
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7.4 Herramientas y Técnicas
Gestión del Valor Ganado (EVM).- Mide el desempeño del proyecto mediante 03 variables independientes:
• Valor Planificado (Planned Value - PV)– Valor presupuestado para hacer trabajo proyectado. – Representa la línea base de costo. – El total acumulado del valor planeado se denomina Presupuesto hasta la
conclusión (BAC).– El total del PV se conoce como la línea base para la medición del desempeño
(Perfomance Measurement Baseline - PMB)
• Valor Ganado (Earned Value – EV)– Valor de lo realmente realizado con base en lo presupuestado para ello. – Valor ganado = costos planeados X porcentaje de trabajo realmente ejecutado.– Criterios de medición de EV deben estar definidos previamente
• Costo Actual (Actual Cost – AC)– Costos reales del trabajo ejecutado a la fecha.– Se utilizó AC para lograr EV.– No tiene límite.
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7.4 Herramientas y Técnicas Análisis de Variaciones
• Variación de Cronograma:– SV = EV – PV– SV = 0 terminado, SV < 0 Atrasado, SV >0 Adelantado
• Variación de Costo:– CV = EV – AC– CV = 0 Terminado, CSV < 0 Sobre Costo, CV > 0 Ahorro
Indicadores de Rendimiento• Índice de Rendimiento del Cronograma (Schedule Performance Index)
– SPI = EV / PV– SPI = 1 ideal, SPI < 1 Atrasado, SPI > 1 Adelantado
• Índice de Rendimiento del Costo (Cost Performance Index)– CPI = EV / AC– CPI = 1 Ideal, CPI < 1 Sobre Costo, CPI > 1 Ahorro
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7.4 Herramientas y Técnicas
Proyecciones• Se basa en los resultados del valor ganado.• Permite proyectar cómo terminará el proyecto, según las actuales condiciones• De aplicación periódica, identifica la necesidad de actualizar el presupuesto del proyecto• Estimación para concluir el trabajo restante (ETC):
– Basada en una nueva estimación: ETC = EAC – AC– Basada en variaciones atípicas: ETC = BAC – EV– Basada en variaciones típicas: ETC = (BAC – EV) / CPI
• Costo estimado para terminar el proyecto: EAC (Estimate at Completion): – Con nueva estimación: EAC = AC + ETC. – Se usa cuando el desempeño pasado muestra que los supuestos originales
estuvieron errados o ya no son válidos.– Estimación usando el presupuesto restante: EAC = AC + (BAC – EV)
» Se usa cuando las variaciones reales son atípicas y no se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.
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Proyecciones• Costo estimado para terminar el proyecto: EAC
– Estimación usando el presupuesto restante afectado por el CPI: EAC = BAC/CPI.
» Se usa cuando las variaciones reales son típicas y se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.
– Estimación usando el presupuesto restante considerando el CPI y el SPI: EAC = AC + (BAC-EV)/(CPIxSPI).
» Costo Real a la fecha más el presupuesto restante modificado por dos factores: costos y cronograma.
» Se usa cuando las variaciones reales son típicas y se espera que el factor se cumpla firmemente con el cronograma.
• Presupuesto al terminar: BAC (Budget at completion) – BAC = AC + EAC. Incorpora los costos reales más los costos
estimados para terminar el proyecto.
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7.4 Herramientas y Técnicas
Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI):• Proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el
trabajo restante con el propósito de cumplir una meta específica.• TCPI basado en el BAC:
– TCPI = (BAC-EV)/(BAC-AC). Cuando se estima que se puede recuperar la meta original del proyecto
• TCPI basado en el EAC:– TCPI = (BAC-EV)/(EAC-AC). Cuando se estima que ya no es posible
cumplir con el BAC
Variación a la conclusión (variación al término): • VAC = BAC - EAC
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7.4 Herramientas y Técnicas
Revisiones de desempeño• Análisis de las variaciones de los indicadores de rendimiento
de costo y tiempo frente al plan establecido.• Estimación del rendimiento real del proyecto.
Análisis de la Reserva• Evalúa el comportamiento de las Reservas de Gestión y de
Contingencia• Determina necesidad de reponer o retirar cantidades de la
Reserva de Contingencia.
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Ejemplo Gestión de Valor Ganado
Fecha
25/01/2014
24/02/2014
26/03/2014
25/04/2014
25/05/2014
24/06/2014
24/07/2014
23/08/2014
22/09/2014
22/10/2014
Rendimiento al 6to mes
Entregable 1 50 30 40 100 460 300 50 100%Entregable 2 20 180 150 310 370 100 60%Entregable 3 120 250 200 100 100 50%Entregable 4 30 20 10 20 30 40 30 40 50 100%
Total 100 50 50 300 300 600 600 600 550 50
PV 100 150 200 500 800 1400 2000 2600 3150 3200
Asumamos un proyecto con 4 entregables que se elaborarán conforme el cuadro N°1, en el que se muestra además el presupuesto aprobado.
El rendimiento al 6to mes de trabajo se muestra en la última columna
En los cuadros siguientes se hallan registrados el Valor Ganado (EV) y el costo real (AC) hasta el 6to. mes
25/01/2014
24/02/2014
26/03/2014
25/04/2014
25/05/2014
24/06/2014
Entregable 1 50 30 90 80 60 Entregable 2 20 200 200 450Entregable 3 120 250
Entregable 4 30 20 10 20 30 40
Total 100 50 100 300 410 740
AC 100 150 250 550 960 1700
25/01/2014
24/02/2014
26/03/2014
25/04/2014
25/05/2014
24/06/2014
Entregable 1 50 30 20 60 60 Entregable 2 20 100 90 186Entregable 3 60 125
Entregable 4 30 20 10 20 30 40
Total 100 50 30 180 240 351
EV 100 150 180 360 600 951
62
BAC
CVSV
SV= 951 – 1400 SV = -449
CV=951 – 1700CV = -749
SPI= 951/1400SPI= 0.68
CPI= 951/1700CPI= 0.56
Ejemplo Gestión de Valor Ganado
63
BAC
ETCAC
EAC 1
EV
SPI= 0.68CPI= 0.56ETC = BAC – EV = 2249
Escenario 1Asumo rendimiento del presupuesto para ETCEAC = AC + ETC = 3949
Escenario 2Asumo rendimiento de costo para ETCEAC = BAC/CPI = 5720
Escenario 3Asumo impacto de CPI y SPI en ETCEAC= AC + ETC/(CPI*SPI) EAC = 7618
Ejemplo Gestión de Valor Ganado
64
7.4 Salidas
Informes de Desempeño• Situación real de los entregables, estado de avance del
proyecto en términos de Alcance, Costo y Tiempo. • Explicar las desviaciones del rendimiento del proyecto
frente a lo planificado
Solicitudes de cambio y actualizaciones• Estimar cuál será el costo final del proyecto
65
7.4 Salidas
Pronóstico de Costos• Estimar el costo final del Proyecto.• Calcular el valor de EAC, documentar y comunicar a las
partes interesadas
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Pregunta tipo examen PMP
Controlar los costos del proyecto:
a) Busca las causas de las variaciones positivas y forma parte del Control Integrado de Cambios.
b) Busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y no forma parte del Control Integrado de Cambios.
c) Busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y forma parte del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
d) Ninguna de las anteriores.