Post on 25-Jun-2020
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Sistema de Inventarios para la Distribuidora Vidriería Horizontal ubicada en el
cantón Rumiñahui
Trabajo de titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del
Título de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría, Contadora Pública Autorizada
AUTORA: Toaquiza Sillo Wendy Alexandra
TUTORA: Ing. Maritza Gicela Andrade Cueva
Quito, 2019
REFERENCIAS DEL AUTOR: Wendy Alexandra Toaquiza Sillo
wendytoaquiza@yahoo.com
REFERENCIAS DEL TUTOR: Ing. Maritza Gicela Andrade Cueva
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Sistema de Inventarios para la
Distribuidora Vidriería Horizontal ubicada en el cantón Rumiñahui
Toaquiza Sillo, Wendy Alexandra (2019). “Sistema de Inventarios para la
Distribuidora Vidriería Horizontal ubicada en el cantón Rumiñahui”. Trabajo de
Titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del
Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Carrera de Contabilidad
y Auditoría, Quito: UCE. 125 p.
ii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Wendy Alexandra Toaquiza Sillo con cedula 175138452-8 en calidad de autora
del trabajo de investigación: “SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA
DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL UBICADA EN EL CANTÓN
RUMIÑAHUI” de conformidad con el artículo 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA
ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, DE LA CREATIVIDAD E
INNOVACIÓN, concedo a favor de la Universidad Central del Ecuador una licencia
gratuita e intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra, con fines
estrictamente académicos. Conservo a mi favor todos los derechos de autor sobre la
obra, establecidos en la normativa citada.
Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de titulación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.
El autor declara que la obra objeto de la presente autorización es original en su forma de
expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la responsabilidad
por cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y liberando a la
Universidad de toda responsabilidad.
En la ciudad de Quito, a los 31 días del mes Julio de 2019
______________________________________
Wendy Alexandra Toaquiza Sillo
CC: 175138452-8
E-MAIL: wendytoaquiza@yahoo.com
TELF: 0999526835
iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Maritza Gicela Andrade Cueva en calidad de tutor del trabajo de titulación
“SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA
HORIZONTAL UBICADA EN EL CANTÓN RUMIÑAHUI”, elaborado por el
estudiante Wendy Alexandra Toaquiza Sillo de la Carrera de Contabilidad y Auditoría,
Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador,
APRUEBO, en consideración que el trabajo de titulación reúne los requisitos y méritos
necesarios en el campo metodológico y epistemológico para ser sometido al jurado
examinador que se designe en virtud de continuar con el proceso de titulación
determinado por la Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 31 días del mes Julio de 2019
_______________________________________
Ing. Maritza Gicela Andrade Cueva
CC: 170538898-9
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
Yo, Maritza Gicela Andrade Cueva en calidad de tutor del trabajo de titulación
“SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA
HORIZONTAL UBICADA EN EL CANTÓN RUMIÑAHUI”, elaborado por el
estudiante Wendy Alexandra Toaquiza Sillo de la Carrera de Contabilidad y Auditoría,
Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador,
APRUEBO, el nivel de similitud en correspondencia con los parámetros establecidos
considerando el resultado del programa especializado para tal efecto, el análisis y
revisión personal.
Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF
En la ciudad de Quito, a los 25 días del mes Noviembre de 2019
Ing. Maritza Gicela Andrade Cueva
CC: 170538898-9
v
INFORME URKUND
vi
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
vii
DEDICATORIA
A Dios:
Por el regalo de la vida y la salud.
A mis padres, hermanas y sobrino:
Por el amor, la comprensión y por ser el pilar
fundamental de mi vida.
A mi novio:
Por el amor, la confianza y el apoyo incondicional.
Wendy Alexandra Toaquiza Sillo
viii
AGRADECIMIENTOS
Los autores expresan sus agradecimientos a:
Dios porque gracias a su infinito amor, me ha protegido, guiado y dado la fortaleza
necesaria para culminar una de mis metas; mi carrera profesional.
A mis padres Zoila Sillo y Gabriel Toaquiza por el ejemplo de constancia, sacrificio y
perseverancia, por ser mi apoyo incondicional y por su gran amor.
A mi jefa y amiga Silvia Álvarez que desde que me conoció, confió en mí y en mis
capacidades de alcanzar cualquier meta que me proponga; gracias también por
permitirme ser parte de su hermosa familia y por ser como mi segunda madre.
A mi novio César Pionce por creer en mí, por sus palabras de aliento, por la
comprensión y sobre todo por ese gran amor que día a día me brinda las fuerzas
necesarias para continuar.
Finalmente quiero expresar mi más profundo agradecimiento a la Universidad Central
del Ecuador por abrirme las puertas del conocimiento y a los señores docentes que
durante la realización de esta investigación me brindaron valiosas orientaciones; Ing.
Maritza Andrade, Ing. Verónica Espinoza y al Ing. Gustavo Cáceres.
Wendy Alexandra Toaquiza Sillo
ix
CONTENIDOS
DERECHOS DE AUTOR ................................................................................................ ii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................. iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN .................................................................................................. iv
INFORME URKUND ...................................................................................................... v
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ........................................................................... vi
DEDICATORIA ............................................................................................................. vii
AGRADECIMIENTOS ................................................................................................. viii
CONTENIDOS ................................................................................................................ ix
LISTA DE TABLAS ...................................................................................................... xv
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xvi
RESUMEN ................................................................................................................... xvii
ABSTRACT ................................................................................................................ xviii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA .......................................................... 2
1.1 Reseña Histórica ................................................................................................. 2
1.2 Base Legal .......................................................................................................... 3
1.3 Productos ............................................................................................................ 4
1.4 Misión ............................................................................................................... 10
1.5 Visión ............................................................................................................... 10
1.6 Objetivos Institucionales .................................................................................. 10
1.7 Organigrama Estructural .................................................................................. 11
x
2 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ................................................................... 12
2.1 Análisis del Macroambiente ............................................................................. 12
Factor Político .................................................................................................. 12
Factor Económico............................................................................................. 13
Factor social ..................................................................................................... 15
2.2 Análisis del Microambiente.............................................................................. 17
Clientes ............................................................................................................. 17
Proveedores ...................................................................................................... 24
Competencia ..................................................................................................... 27
Organismos de Control ..................................................................................... 29
Servicio de Rentas Internas .............................................................................. 29
Ministerio de Trabajo ....................................................................................... 30
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ....................................................... 30
Control Interno ................................................................................................. 31
Evaluación de Control Interno ......................................................................... 31
2.3 Matriz FODA ................................................................................................... 42
Matriz FODA ................................................................................................... 42
Matriz de Estrategias ........................................................................................ 43
3 MARCO REFERENCIAL ............................................................................... 46
3.1 Marco Teórico .................................................................................................. 46
Definición de inventarios ................................................................................. 46
Costo de Inventario .......................................................................................... 46
Costo Adquisición ............................................................................................ 46
Costo de Transformación ................................................................................. 47
Costos excluidos del Inventario ....................................................................... 47
xi
Valor Neto de Realización ............................................................................... 47
Valor Razonable ............................................................................................... 47
Deterioro ........................................................................................................... 47
Sistema de Inventarios...................................................................................... 48
Sistema de Cuenta Múltiple ............................................................................. 48
Sistema de Inventario Permanente ................................................................... 48
Valoración de inventarios ................................................................................. 49
Promedio Ponderado ........................................................................................ 49
Modelo de inventarios ...................................................................................... 49
Sistema de reabastecimiento opcional o Minimax ........................................... 49
Políticas Contables ........................................................................................... 50
Control Interno ................................................................................................. 50
Importancia del Control Interno ....................................................................... 50
COSO ............................................................................................................... 50
Componentes del Control Interno .................................................................... 51
Entorno de control ............................................................................................ 51
Evaluación de riesgo ........................................................................................ 51
Actividades de Control ..................................................................................... 51
Información y Comunicación ........................................................................... 51
Actividades de Supervisión .............................................................................. 52
COSO I ............................................................................................................. 52
COSO II ............................................................................................................ 53
COSO III .......................................................................................................... 54
Principios COSO III – Entorno de Control ...................................................... 54
Principios COSO III – Evaluación de Riesgos ................................................. 55
Principios COSO III – Actividades de Control ................................................ 55
xii
Principios COSO III – Sistemas de Información ............................................. 56
Principios COSO III - Supervisión del sistema de control – Monitoreo .......... 56
Nivel de Riesgo y Nivel de confianza .............................................................. 56
Manual de procedimientos ............................................................................... 57
Marco Teórico .................................................................................................. 57
Objetivos .......................................................................................................... 58
Políticas De Control ......................................................................................... 58
Símbolos de utilización para las rutinas de procedimientos............................. 58
La técnica de Organigramas ............................................................................. 59
Introducción...................................................................................................... 59
Conceptos ......................................................................................................... 60
Objetivos .......................................................................................................... 60
Características de los Organigramas ................................................................ 60
Administración de formularios ......................................................................... 61
Definición: ........................................................................................................ 61
Características del formulario .......................................................................... 61
Ciclo del Formulario: ....................................................................................... 61
Funciones del formulario.................................................................................. 61
3.2 Marco Legal ..................................................................................................... 62
Ley de Régimen Tributario y su reglamento de aplicación.............................. 62
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) ............................. 62
4 PROPUESTA ................................................................................................... 63
4.1 Tema ................................................................................................................. 63
4.2 OBJETIVOS ..................................................................................................... 63
Objetivo General de la propuesta ..................................................................... 63
xiii
Objetivos Específicos de la propuesta .............................................................. 63
4.3 Importancia ....................................................................................................... 63
4.4 Evaluación de Control Interno – Inventarios ................................................... 64
Resultados de la evaluación de control interno por componente COSO III .... 74
Ambiente de Control ........................................................................................ 74
Evaluación al Riesgo ........................................................................................ 74
Actividades de Control ..................................................................................... 74
Sistemas de Información .................................................................................. 74
Supervisión y Monitoreo .................................................................................. 75
Recomendaciones para la cuenta inventarios ................................................... 75
4.5 Propuesta .......................................................................................................... 78
Direccionamiento Estratégico .......................................................................... 78
Misión propuesta .............................................................................................. 78
Visión Propuesta............................................................................................... 78
Objetivos Corporativos..................................................................................... 79
Principios y Valores ......................................................................................... 80
Estructura Orgánica .......................................................................................... 81
Organigrama Estructural .................................................................................. 81
Organigrama Funcional .................................................................................... 82
Descriptivo de funciones .................................................................................. 83
Gerente Propietario........................................................................................... 83
Secretaria .......................................................................................................... 84
Contador ........................................................................................................... 85
Asistente Contable ............................................................................................ 86
Jefe de Ventas ................................................................................................... 87
Vendedor .......................................................................................................... 88
xiv
Cajero ............................................................................................................... 89
Bodeguero ........................................................................................................ 90
Jefe de Talento Humano ................................................................................... 91
Asistente de Talento Humano .......................................................................... 92
Jefe de Adquisiciones ....................................................................................... 93
Asistente de Adquisiciones .............................................................................. 94
Sistema de Inventarios...................................................................................... 95
Adquisición de mercadería ............................................................................... 97
Devolución en Compra de mercadería ........................................................... 100
Despacho de mercadería ................................................................................. 103
Toma de Inventarios ....................................................................................... 106
Baja de Inventarios ......................................................................................... 110
Deterioro de Inventarios ................................................................................. 113
Donación de Inventarios ................................................................................. 116
4.6 Evaluación del Sistema de Inventarios propuesto .......................................... 119
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 121
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 123
xv
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Clasificación de las Personas Naturales ............................................................. 4
Tabla 2. Objetivos Institucionales ................................................................................. 11
Tabla 3. Principales clientes encuestados ....................................................................... 17
Tabla 4. Pregunta 1, Encuesta Clientes .......................................................................... 18
Tabla 5. Pregunta 2, Encuesta Clientes .......................................................................... 19
Tabla 6. Pregunta 3, Encuesta Clientes .......................................................................... 20
Tabla 7 . Pregunta 4, Encuesta Clientes ......................................................................... 21
Tabla 8. Pregunta 5, Encuesta Clientes .......................................................................... 22
Tabla 9. Pregunta 6, Encuesta Clientes .......................................................................... 23
Tabla 10. Pregunta 1, Encuesta Proveedores .................................................................. 25
Tabla 11. Pregunta 2, Encuesta Proveedores .................................................................. 26
Tabla 12. Pregunta 3, Encuesta Proveedores .................................................................. 27
Tabla 13. Principal competencia .................................................................................... 28
Tabla 14. Matriz de Perfil Competitivo .......................................................................... 28
xvi
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Logotipo de la empresa Vidriería Horizontal.................................................... 2
Figura 2. Exteriores de la empresa ................................................................................... 3
Figura 3. Productos: Perfiles de Aluminio: ...................................................................... 5
Figura 4. Productos: Planchas de Aluminio compuesto: .................................................. 5
Figura 5. Productos: Vinil: ............................................................................................... 7
Figura 6. Productos: Acrílicos: ........................................................................................ 7
Figura 7. Organigrama estructural .................................................................................. 11
Figura 8. Tasa de Inflación ............................................................................................. 13
Figura 9. Valoración del PIB a precios del año base = 2007. ........................................ 14
Figura 10. Empleo .......................................................................................................... 15
Figura 11. Subempleo ..................................................................................................... 16
Figura 12. Desempleo ..................................................................................................... 16
Figura 13. Pregunta 1, Encuesta Clientes ....................................................................... 18
Figura 14. Pregunta 2 Encuesta Clientes ........................................................................ 19
Figura 15. Pregunta 3 Encuesta Clientes ........................................................................ 20
Figura 16. Pregunta 4 Encuesta Clientes ........................................................................ 21
Figura 17. Pregunta 5 Encuesta Clientes ....................................................................... 22
Figura 18. Pregunta 6 Encuesta Clientes ........................................................................ 23
Figura 19. Pregunta 1, Encuesta Proveedores ................................................................ 25
Figura 20. Pregunta 2, Encuesta Proveedores ................................................................ 26
Figura 21. Pregunta 3, Encuesta Proveedores ................................................................ 27
Figura 22 Logo Servicio de Rentas Internas .................................................................. 29
Figura 23 Logo Ministerio de Trabajo ........................................................................... 30
Figura 24 Logo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ............................................ 30
Figura 25. Componentes COSO I ................................................................................... 52
Figura 26. Componentes COSO II ................................................................................. 53
Figura 27. Componentes COSO III ................................................................................ 54
Figura 28 Interrelación del nivel de Riesgo y Confianza ............................................... 57
Figura 29. Símbolos tradicionales .................................................................................. 59
xvii
TÍTULO: Sistema de inventarios para la Distribuidora Vidriería Horizontal ubicada en
el cantón Rumiñahui
Autora: Wendy Alexandra Toaquiza Sillo
Tutora: Ing. Maritza Gicela Andrade Cueva
RESUMEN
El presente proyecto de investigación se lo realiza, previo a la obtención del título de
Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, y está enfocado a la elaboración de un sistema de
inventarios para la Distribuidora Vidriería Horizontal, empresa del sector comercial
dedicada a la distribución de aluminio y vidrio dentro del cantón Rumiñahui. El diseño
del Sistema de Inventarios abarca de manera general los procesos de adquisición,
devolución en compras, almacenamiento y despacho de la mercadería, toma física, baja,
deterioro y donación de inventarios. Inicia con un minucioso estudio de la empresa; su
misión, visión, estructura organizacional, procesos y procedimientos actuales; seguidos
del análisis del macroambiente y microambiente que influyen de manera directa en el
giro del negocio; y de la normativa contable-financiera y tributaria vigente; hasta llegar
al diseño de la propuesta. La propuesta busca de manera general disminuir los
resultados negativos que la empresa ha obtenido al término de los últimos ejercicios
económicos; así como el incremento en el nivel de competitividad que tiene con
respecto a sus principales competidores.
PALABRAS CLAVES: SISTEMA/ CONTROL/ INVENTARIOS/ VIDRIERÍA/
PRODUCTO TERMINADO
xviii
TITLE: Inventory system for the Horizontal Glassware Distributor located in the
Rumiñahui canton
Author: Wendy Alexandra Toaquiza Sillo
Tutor: Eng. Maritza Gicela Andrade Cueva
ABSTRACT
This research project is carried out prior to obtaining the degree of Accounting and
Audit Engineer, and it is focused on the development of an inventory system for the
Horizontal Glassware Distributor, a commercial sector company dedicated to the
distribution of aluminum and glass inside the Rumiñahui canton. The design of the
Inventory System generally covers the processes of acquisition, return on purchases,
storage and clearance of merchandise, physical collection, withdrawal, deterioration and
donation of inventories. The research begins with a thorough study of the company; its
mission, vision, organizational structure, current processes and procedures; followed by
the analysis of the macroenvironment and microenvironment that directly influence the
business turn; and the current accounting-financial and tax regulations; until you reach
the proposal design. The proposal generally seeks to reduce the negative results that the
company has obtained at the end of the last financial years; as well as the increase in the
level of competitiveness that it has with respect to its main competitors.
KEY WORDS: SYSTEM / CONTROL / INVENTORIES / GLASSWARE /
FINISHED PRODUCT
1
INTRODUCCIÓN
Actualmente, el inventario de productos terminados sea cual sea el sector productivo
de un país, puede llegar a ser un problema para los responsables de su
administración, debido a que representan una alta inversión, llegando a un punto en
el que son considerados como el activo más importante de una empresa, por ende,
debe ser administrado de forma responsable y técnica.
Las empresas que se dedican a la distribución de Aluminio y Vidrio en el cantón
Rumiñahui; en los últimos años se han fortalecido y posicionado, tanto en el
mercado local como nacional; esto debido a que, a pesar de la crisis económica por
la que nuestro país está atravesando la construcción y mejoramiento de viviendas se
ha incrementado; estas son las principales aplicaciones de este tipo de productos.
Por lo tanto, es transcendental que el presente sistema de inventarios brinde todas las
pautas necesarias para su implementación, garantizando su eficiencia mediante el
establecimiento formal de procesos, procedimientos, políticas e indicadores, que
permitan evaluar y aplicar los respectivos correctivos.
En el primer capítulo encontraremos una breve reseña histórica e información
general de la empresa; en el segundo capítulo se realiza un análisis de la situación
actual de la empresa, con relación a factores internos y externos que influyen en el
desarrollo normal de sus operaciones; el tercer capítulo expone el marco teórico que
explica de manera textual y técnica todo lo relacionado a los procesos,
procedimientos y políticas que se aplican dentro de la propuesta presentada en el
capítulo cuatro. En el quinto capítulo se muestran las conclusiones y
recomendaciones enfocadas al tema.
2
1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1 Reseña Histórica
Vidriería Horizontal es una empresa privada del sector comercial, que inició sus
actividades el 26 de octubre del 2012; bajo la dirección del Sr. Fernando Rubén Pérez
Zumba con Registro Único de Contribuyentes (RUC) N° 0603052903001 y con
domicilio en el cantón Rumiñahui, sector San Sebastián.
Su actividad principal es la venta de aluminio y vidrio. Las series de aluminio que
comercializaba inicialmente eran en color blanco, bronce (negro) y natural (aluminio);
actualmente se han adicionado series en color maderato.
Las planchas de vidrio se comercializaban inicialmente en 3 colores: claro, bronce y
negro; en espesores de 3mm, 4mm, 6mm y 8mm; actualmente se han adicionado colores
como azul, verde automotriz, gris, catedral arabesco claro y bronce, catedral llovizna,
laminado 3+3, laminado 4+4, al ácido y espejo con espesores de 3mm, 4mm, 6mm,
8mm y 10mm.
Figura 1. Logotipo de la empresa Vidriería Horizontal
Fuente: Vidriería Horizontal
3
Figura 2. Exteriores de la empresa
Elaborado por: Wendy Toaquiza
Desde el año 2017, el Servicio de Rentas Internas (SRI), la señaló como obligada a
llevar contabilidad, y dejando de lado su registro de ingresos y gastos inició con la
implementación de las denominadas Normas Internacionales de Información Financiera,
adquiriendo para ello un sistema contable, producto de Ábaco Soluciones S.A.,
denominado 1C Contabilidad.
El señor Rubén Pérez Zumba menciona que: “A pesar de llevar 2 años con esta
obligación, la contabilidad no ha sido cien por ciento definida y el tema de inventarios
resulta aún más difícil de controlar” (Vidrieria Horizontal, 2019)
Vidriería Horizontal cuenta desde el año 2015 con la infraestructura necesaria para ser
una microempresa competitiva, su espacio físico es de 200,00 metros cuadrados; el área
de bodega ocupa aproximadamente el 75% de este espacio, aquí se encuentran
acopiados por secciones todos los productos que comercializa.
1.2 Base Legal
La base legal de una empresa está compuesta por un conjunto de leyes, normas y
reglamentos que debe cumplir con la finalidad de ejercer su actividad comercial dentro
de un marco legal y de cumplimiento ante los requerimientos de los organismos de
control.
4
Vidriería Horizontal se encuentra inscrita en el Registro Único de Contribuyentes
(RUC) y se rige a la Constitución de la República del Ecuador, al Código Tributario, a
la Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento de Aplicación vigentes.
Tabla 1.
Clasificación de las Personas Naturales
Tipo de Contribuyente Base Legal
Obligación de llevar contabilidad Art. 19 LRTI
Persona natural obligada a llevar contabilidad Art. 37 RLRTI
Persona natural obligada a llevar un registro de ingresos y
gastos
Art. 38 RLRTI
1.3 Productos
El aluminio que la empresa comercializa es el producido por FISA (Fundiciones
Industriales S.A.); empresa ecuatoriana ubicada en la provincia del Guayas, con la
primera y más grande planta de extrusión de aluminio en el país. La calidad de los
productos FISA ha permitido llegar a diferentes mercados en América como Estados
Unidos, Colombia, Perú, Bolivia y la Región del Caribe.
FISA, no es la única marca en el mercado, sin embargo, es altamente demandada por su
calidad y tecnología en relación a otras marcas como CEDAL (producida por
Corporación Ecuatoriana de Aluminio S.A., empresa ecuatoriana ubicada en la
provincia de Cotopaxi), ALUMINA (producida por Aluminio Nacional S.A., empresa
colombiana con distribuidores autorizados en el país), inclusive existen otras de origen
chino cuyas marcas no son reconocidas.
Este material se encuentra físicamente acopiado en la bodega de la empresa por color y
por serie de la siguiente manera: serie de ventana corrediza de 7 perfiles (brinda mayor
seguridad) y 5 perfiles, serie 100 y serie 200 (brinda mayor estabilidad) que se utilizan
para mamparas o ventanas fijas grandes, serie fija estándar utilizada para ventanas fijas
que se pueden adaptar y convertirse en una ventana fija mixta corrediza, serie de puerta
batiente, serie de puerta corrediza, serie de otras estructuras de aluminio para la
5
construcción y aluminio compuesto en colores gris, blanco, negro, azul, amarillo, rojo,
tomate y maderado.
Sus medidas por pieza son de 6,40 metros, a excepción del aluminio compuesto el cual
tiene un espesor de 4mm y sus dimensiones por plancha son de 0,80 x 2,00 y 1,22 por
2,44.
Figura 3. Productos: Perfiles de Aluminio
Elementos procesados que se pueden integrar para formar puertas, ventanas, estructuras en fachadas
rápidas, tabiquería, sistemas especiales de carrocerías, publicidad, entre otros.
Elaborado por: Wendy Toaquiza
Figura 4. Productos: Planchas de Aluminio compuesto
Planchas delgadas, livianas, amoldables al contorno tanto de una pared como de una columna, resistentes
al medio ambiente y cuyas caras son tratadas para mantener los colores sin variación.
Elaborado por: Wendy Toaquiza
6
Las planchas de vidrio que la empresa comercializa son de vidrio flotado y se
encuentran acopiadas por colores y espesores en caballetes; esto permite su libre
comercialización y minimiza el riesgo de accidentes.
Cabe señalar que el vidrio es un material altamente reciclable, pues no existe un límite
en la cantidad de veces que puede ser reprocesado; incluso al reciclarlo sus propiedades
se mantienen y se ahorra un 30% de energía aproximadamente con relación a vidrios
nuevos.
Figura 4. Productos: Planchas de Vidrio
Son utilizadas en diferentes trabajos del sector de la construcción.
Elaborado por: Wendy Toaquiza
Como se ha podido observar anteriormente las principales líneas de comercialización de
la empresa son el aluminio y vidrio, sin embargo; se comercializan también otros
productos relacionados con la construcción de puertas, ventanas, mamparas y otras
estructuras de aluminio, por ejemplo: vinil, acrílicos, felpa, chapas, accesorios para
cortinas y silicón. (Vidrieria Horizontal, 2019)
7
Figura 5. Productos: Vinil:
Utilizado como intermedio en el aluminio y vidrio para que no se rompa o despostille el vidrio.
Elaborado por: Wendy Toaquiza
Figura 6. Productos: Acrílicos
Son láminas decorativas para interiores y puertas de baño.
Elaborado por: Wendy Toaquiza
8
Figura 7. Productos: Felpa
Se utiliza en puertas y ventanas de aluminio; dificulta el paso del polvo, ruido y viento a través de las
aberturas que estas puedan tener.
Elaborado por: Wendy Toaquiza
Figura 8. Productos: Chapas de puerta
Utilizado para abrir o cerrar una puerta tirando de él, pueden fabricarse en casi cualquier material en una
gran variedad de diseños.
Elaborado por: Wendy Toaquiza
9
Figura 9. Productos: Terminales y soportes para cortina Utilizados en la construcción y acabados de cortinas. Elaborado por: Wendy Toaquiza
Figura 10. Productos: Silicón
Es un adhesivo sellador, 100% silicón, de uso múltiple y acción duradera, para interiores, exteriores;
protege principalmente contra el agua.
Elaborado por: Wendy Toaquiza
10
1.4 Misión
“La misión es, la formulación de los propósitos de una organización que la distingue de
otros negocios en cuanto al desenvolvimiento de sus operaciones los productos, los
mercados y el talento humano que soporta el logro de estos propósitos” (Serna, 2010,
pág. 10).
1.5 Visión
Serna (2010) manifiesta que:
La visión corporativa es un conjunto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que
proveen el marco de referencia de lo que una empresa es y quiere alcanzar en el futuro.
La visión no se expresa en términos numéricos, la define la alta dirección de la
compañía, debe ser amplia e inspiradora, conocida por todos e integrar al equipo
gerencial a su alrededor. Requiere de líderes para su definición y para su cabal
realización.
1.6 Objetivos Institucionales
‘’Un objetivo institucional consiste en un resultado preciso que se debe alcanzar en un
plazo determinado. Deberá definirse cualitativamente y deben determinarse y afectarse
los medios necesarios para lograrlo”. (Dobles, 2012, pág. 251)
MISIÓN:
Somos una empresa que trabaja día a día con el objetivo satisfacer a todos nuestros
clientes, brindándoles productos de aluminio y vidrio con el mejor precio, de gran
calidad y que se adapten a sus necesidades.
VISIÓN:
Al 2023 Vidriería Horizontal será una empresa líder en la distribución de aluminio y
vidrio con precios competitivos; dentro de la ciudad y a nivel nacional.
11
Tabla 2.
Objetivos Institucionales
Fomentar la unión de los trabajadores de la microempresa por medio de programas
de motivación y desarrollo personal.
Brindar un trato amable y atento a los clientes a través de la aplicación de
principios y valores corporativos.
Minimizar costos y gastos de operación por medio de la eficiencia y eficacia en la
ejecución de las actividades diarias.
Buscar nuevos clientes y productos que ofrecer a través de la investigación de
mercados
Fuente: Vidriería Horizontal
1.7 Organigrama Estructural
‘’Un organigrama estructural representa el esquema básico de una organización, los
cual permite conocer de una manera objetiva sus partes integrantes, es decir, sus
unidades administrativas y la relación de dependencia que existe entre ellas’’. (Vásquez
V. , 2010, pág. 262)
Figura 7. Organigrama estructural
Fuente: Vidriería Horizontal
Elaborado por: Wendy Toaquiza
LIMPIEZA CONTABILIDAD
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL “DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”
GERENCIA GENERAL
ADQUISICIONES SERVICIOS GENERALES FINANCIERO
BODEGA
VIDRIERIA
O RIZO NTAL
12
2 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
El análisis situacional, también conocido como diagnostico situacional permite realizar
un examen del ambiente externo e interno de la empresa objeto de estudio. Este tipo de
análisis tiene la finalidad de llegar a identificar oportunidades, amenazas, fortalezas y
debilidades, para así generar estrategias que permitan maximizar las fortalezas,
aprovechar las oportunidades, eliminar las debilidades y evitar las amenazas;
garantizando de esta manera la consecución de los objetivos institucionales.
2.1 Análisis del Macroambiente
Factor Político
El factor político está representado por las diferentes leyes y ordenanzas que se dictan y
que afectan directa e indirectamente la toma de decisiones gerenciales. Así también, el
factor político tiene que ver con la estabilidad o inestabilidad política de un país, dado
que está situación influye directamente sobre la inversión nacional y la extranjera.
La actual situación política del país se muestra estable dado que el gobierno del Lcdo.
Lenin Moreno, está abierto al dialogo con los diferentes sectores de la sociedad a fin de
llegar a un acuerdo nacional que permita superar las diferencias políticas y sobre todo
diseñar estrategias encaminadas a eliminar la delincuencia, el femicidio y en el aspecto
económico superar el alto nivel de endeudamiento ocasionado por el gobierno del Econ.
Rafael Correa. (El Comercio, 2019)
El Banco Central del Ecuador señala que al término del segundo trimestre del 2019: “El
flujo neto de la Inversión Extrajera Directa (IED), alcanzó los USD 257,9 millones,
mayor en USD 49,0 millones respecto al reportado en el segundo trimestre de 2018,
cuando estuvo en USD 208,9 millones. Del monto total de la IED, USD 127,1 millones
corresponden a nuevos capitales, USD 43,0 millones a utilidades reinvertidas y USD
87,8 millones a préstamos netos de capital de empresas relacionadas con sus afiliadas,
en donde los desembolsos recibidos fueron mayores a las amortizaciones pagadas. Los
recursos de la inversión se destinaron, en mayor medida, a las siguientes actividades:
explotación de minas y canteras (USD 172,8 millones), industria manufacturera (USD
61,2 millones), transporte, almacenamiento y comunicación (USD 31,7 millones),
servicios prestados a las empresas (USD 5,6 millones) y comercio (USD 2,1 millones)”.
(Banco Central del Ecuador, 2019)
13
Dentro de este contexto, el factor político que tiene el Ecuador actualmente representa,
tanto para el sector de la construcción como para la empresa; una OPORTUNIDAD
debido al significante incremento que la inversión nacional y extranjera registra en lo
que va del año 2019.
Factor Económico
El factor económico se encuentra representado por las diferentes variables del marco
económico que inciden en la toma de decisiones gerenciales, dentro de las cuales
destacan: la inflación, tasa activa y tasa pasiva del sistema financiero, índice de
desempleo, tasa de crecimiento empresarial, entre otros
Tasa de Inflación
Según el Instituto Nacional de Estadística y Censo (INEC): “La inflación anual en
agosto de 2019 en ubico en 0,33%. El índice mensual, en cambio, fue de -0,10%. Los
rubros que más aportaron a la inflación anual fueron transporte, educación, salud,
alojamiento y servicios básicos. Por el contrario, las categorías como prendas de vestir y
zapatos, muebles, recreación y cultura, entre otras, tuvieron variaciones negativas.” (El
Comercio, 2019)
Figura 8. Tasa de Inflación
Fuente: (Instituto Ecuatoriano de Estadistica y Censo, 2019)
Como se ha podido apreciar en el análisis anterior, la inflación hasta el mes de agosto
2019 se muestra muy inestable, lo cual representa una AMENAZA, tanto para el sector
14
de la construcción como para la empresa, debido a que genera variación de precios,
imposibilitando la adquisición de bienes o servicios.
Producto Interno Bruto (PIB)
El producto interior bruto (PIB) es un indicador económico que refleja el valor
monetario de todos los bienes y servicios finales producidos por un país o región en un
determinado periodo de tiempo, normalmente un año. Se utiliza para medir la riqueza de
un país. También se conoce como producto bruto interno (PBI). (Economipedia, 2019)
Según el Banco Central del Ecuador (BCE): “El Producto Interno Bruto (PIB) creció
0,3% en el segundo trimestre de 2019 en comparación con similar período de 2018.
Respecto al primer trimestre de este año, el crecimiento fue de 0,4%. Con estos
resultados, el Producto Interno Bruto (PIB) del período que va entre abril y junio de
2019 se ubicó en 17.988 millones de dólares constante. Los principales factores que
explican el crecimiento de 0,3% del PIB son la mayor dinámica de las exportaciones y
del consumo final de los hogares, que subieron 5,7% y 0,6%, respectivamente, a nivel
interanual. De su parte, las importaciones de bienes y servicios, que por su naturaleza
disminuyen el PIB, fueron mayores en 2,2% a las registradas en el segundo trimestre de
2018”. (Banco Central del Ecuador, 2019)
Figura 9. Valoración del PIB a precios del año base = 2007.
Fuente: (Banco Central del Ecuador, 2019)
Con relación al sector de la construcción indica que: “Este sector se contrajo en -3,7%
en relación al segundo trimestre del año anterior. El número de operaciones de crédito
otorgadas en el segmento inmobiliario por el Sector Financiero Público (incluye BIESS)
se redujo en 17,4%. Igualmente, el número de operaciones concedidas por las
instituciones del Sector Financiero Privado y de la Economía Popular y Solidaria
mostraron una tasa de variación interanual negativa de 26,8% en el crédito otorgado
15
para la Vivienda de Interés Público (VIP) y de -8,7% para el crédito inmobiliario”.
(Banco Central del Ecuador, 2019)
El comportamiento del PIB para el sector de la construcción representa una
AMENAZA; debido a que limita la circulación de bienes y capitales; y a pesar de sus
múltiples encadenamientos con otros sectores, su participación dentro del PIB
disminuyó.
Factor social
Empleo
Entre marzo 2018 y marzo 2019, la tasa de empleo bruto presentó una variación
negativa estadísticamente significativa a nivel nacional y en el área urbana. A
nivel nacional el empleo bruto se ubicó en 63,4%, a nivel urbano fue de 59,4%,
mientras que en el área rural fue de 72,7%. (Instituto Nacional de
Estadísticas y Censos, 2019)
Figura 10. Empleo
Fuente: (Instituto Nacional de Estadísticas y Censos, 2019)
Subempleo
A nivel nacional, a marzo de 2019, la tasa de subempleo fue de 18,7%, en el
área urbana 18,5% y en el área rural 19,1% (Figura 8). Entre marzo de 2018 y
el mismo mes de 2019, esta tasa no presentó variaciones estadísticamente
significativas, a nivel nacional ni por área de residencia. (Instituto Nacional
de Estadísticas y Censos, 2019)
16
Figura 11. Subempleo
Fuente: (Instituto Nacional de Estadísticas y Censos, 2019)
Desempleo
En marzo de 2019, la tasa de desempleo a nivel nacional fue de 4,6%, a nivel
urbano esta tasa se ubicó en 5,8%, y a nivel rural en 2,2%; las variaciones tanto
a nivel nacional, urbano y rural respecto a marzo de 2018 no fueron
estadísticamente significativas. (Instituto Nacional de Estadísticas y
Censos, 2019)
Figura 12. Desempleo
Fuente: (Instituto Nacional de Estadísticas y Censos, 2019)
De acuerdo al análisis realizado al Factor Social en el ámbito de empleo, subempleo y
desempleo; estos representan tanto para la empresa como para el sector de la
construcción una OPORTUNIDAD; debido a que no presentan variaciones
significativas, lo cual refleja que el poder adquisitivo de la población se mantiene con
respecto al año anterior.
17
2.2 Análisis del Microambiente
Está compuesto por los clientes, proveedores, competencia y precios, a través de los
factores anteriormente indicados la empresa estará en capacidad de identificar fortalezas
y debilidades. Para esto es necesario que se realice una investigación y recolección de la
información a través de encuestas, las mismas que serán aplicadas a sus principales
clientes y proveedores, así como una evaluación del perfil competitivo y un análisis de
precios.
Clientes
El cliente representa a las personas o empresas que están dispuestas a pagar una
determinada cantidad monetaria a cambio de un bien o la prestación de un servicio. Los
clientes constituyen la base para alcanzar el éxito empresarial, dado que de ellos
depende directamente el nivel de ventas, razón por la cual es necesario realizar un
análisis y evaluación del nivel de satisfacción y necesidades de los mismos.
Tabla 3.
Principales clientes encuestados
Cliente RUC Línea % Vtas. Anuales
Arte y Diseño
Yumisaca
1792531519001 Accesorios 7%
Chasipanta Fabián 1715882724001 Aluminio y Vidrio 4%
Gómez José Luis 1710248814001 Aluminio y Vidrio 9%
O.P. Constructora 1792647894001 Aluminio 10%
Salazar Diego 1710445121001 Aluminio y Vidrio 8%
Saquinga Cristian 0503114480001 Aluminio y Vidrio 5%
Tejada José 1704467305001 Aluminio y Vidrio 9%
Terán Edwin 1714120829001 Vidrio 18%
Vargas Germán 1714122114001 Aluminio y Vidrio 13%
En la ilustración anterior se pueden identificar los principales clientes de la empresa,
ordenados de manera alfabética; mismos que han sido categorizados de esta manera por
su relación porcentual con respecto al valor de ventas totales del año 2018.
18
La relación de los clientes antes mencionados con respecto a cada una de las líneas de
comercialización de la empresa es: Terán Edwin, principal comprador de vidrio; O.P.
Constructora, principal comprador de aluminio; y en la línea de accesorios tenemos a la
empresa Arte y Diseño Yumisaca como principal comprador.
A continuación, se presenta el análisis de los resultados de la encuesta aplicada al grupo
de clientes mencionados.
Tabla 4.
Pregunta 1, Encuesta Clientes
PREGUNTA RESPUESTA TOTAL
1. ¿La atención y el servicio ofrecido
por la empresa es cordial?
Si No
6 3 9
Porcentajes
67% 33% 100%
Figura 13. Pregunta 1, Encuesta Clientes
Análisis de Resultados
El 67% de los encuestados indicó que la atención por parte de la empresa es cordial, el
33% indicó lo contrario. Por lo tanto, la atención al cliente es una FORTALEZA.
Si67%
No33%
Si
No
19
Tabla 5.
Pregunta 2, Encuesta Clientes
PREGUNTA RESPUESTA TOTAL
2. ¿Considera usted que la
calidad del producto cumple sus
expectativas?
Si No
7 2 9
Porcentajes
78% 22% 100%
Figura 14. Pregunta 2 Encuesta Clientes
Análisis de los Resultados
El 78% de los clientes encuestados indicó que la calidad del producto cumple con sus
expectativas, el 22% indicó que el mismo no cumple con sus expectativas. Por lo tanto,
la calidad de los productos constituye una FORTALEZA.
78%
22%
Si
No
20
Tabla 6.
Pregunta 3, Encuesta Clientes
PREGUNTA RESPUESTA TOTAL
3. ¿Considera usted que los
precios de los productos están
acordes al mercado?
Si No
5 4 9
Porcentajes
56% 44% 100%
Figura 15. Pregunta 3 Encuesta Clientes
Análisis de los Resultados
El 56% de los encuestados indico que se los precios de los productos están acordes al
mercado, mientras que el 44% dijo que no lo están. Por lo tanto, los precios constituyen
una FORTALEZA.
56%44%
Si
No
21
Tabla 7 .
Pregunta 4, Encuesta Clientes
PREGUNTA RESPUESTA TOTAL
4. ¿Considera usted que el local
comercial se encuentra ubicado
estratégicamente?
Si No
7 2 9
Porcentajes
78% 22% 100%
Figura 16. Pregunta 4 Encuesta Clientes
Análisis de los Resultados
La ubicación del local comercial es estratégica para el 78% de los encuestados, mientras
que el 22% dijo que no lo es. Por lo tanto, la ubicación del local comercial constituye
una FORTALEZA para la empresa.
78%
22%
Si
No
22
Tabla 8.
Pregunta 5, Encuesta Clientes
PREGUNTA RESPUESTA TOTAL
5. ¿Las políticas de crédito
ofrecidas por la empresa se
ajustan a sus necesidades?
Si No
4 5 9
Porcentajes
44% 56% 100%
Figura 17. Pregunta 5 Encuesta Clientes
Análisis de los Resultados
El 56% de los clientes encuestados indicó que las políticas de crédito no se ajustan a sus
necesidades, mientras que el 44% indicó que si están en relación a sus necesidades. Por
lo tanto, las políticas de crédito que la empresa mantiene constituyen una DEBILIDAD
y deben ser mejoradas.
44%56%
Si
No
23
Tabla 9.
Pregunta 6, Encuesta Clientes
PREGUNTA RESPUESTA TOTAL
6. ¿En el caso de reclamos y
sugerencias, estos son atendidos
oportunamente?
Si No
7 2 9
Porcentajes
78% 22% 100%
Figura 18. Pregunta 6 Encuesta Clientes
Análisis de los Resultados
El 78% de los clientes encuestados indicó que sus reclamos han sido atendidos
oportunamente por el personal de la empresa, mientras que el 22% indicó que no se
habían atendido oportunamente. Por lo que la resolución de reclamos constituye una
FORTALEZA para la empresa.
78%
22%
Si
No
24
Proveedores
Los proveedores son aquellas personas o empresas que suministran bienes o servicios a
la empresa con la finalidad de ofrecer un bien o prestar un servicio, la selección de los
proveedores debe ser realizada de manera sistemática y minuciosa, con la finalidad de
garantizar la calidad de los productos o servicios, así también es importante evaluar el
tipo de financiamiento que ofrece el proveedor en cada una de las compras realizadas.
Tabla 10
Principales proveedores encuestados
Proveedor RUC Línea % Compras
Anuales
Aluminios Continental C. Ltda. 0990319111001 Aluminio
Compuesto
5%
ALVIAL S.A. 2100421375001 Vidrio 16%
Cerraduras Ecuatorianas S.A. 1790001997001 Accesorios de
Aluminio
5%
FERCEVA S.A. 0992471158001 Vidrio 6%
FISA Fundiciones Industriales S.A. 0990008647001 Aluminio 37%
Plásticos DALMAU S.A. 1790064352001 Acrílicos 4%
PROALUM S.A. 0992583266001 Aluminio
Maderado
13%
Vejar Edwin Vladimir 1707984280001 Vinil 3%
Window World S.A. 0992327707001 Vidrio 4%
En la tabla anterior podemos observar a los principales proveedores de la empresa,
ordenados de manera alfabética y categorizados de esta manera por el porcentaje de
participación de cada uno en el valor total de compras del año 2018.
En cuanto a las líneas de comercialización; FISA S.A. y PROALUM S.A., son los
principales proveedores de aluminio; y ALVIAL S.A. y PROALUM. S.A., son los
principales proveedores del vidrio.
Los proveedores que la empresa maneja tienen domicilio principalmente en la provincia
del Guayas, por lo que la adquisición de mercaderías, debe ser un proceso que se realice
de manera oportuna y con todas las consideraciones necesarias; por ejemplo: costos de
envío, la pérdida total o parcial y el deterioro de la mercadería en el trayecto.
25
Se ha aplicado una pequeña encuesta a los proveedores anteriormente mencionados, y a
continuación, se presenta el análisis de los resultados obtenidos.
Tabla 10.
Pregunta 1, Encuesta Proveedores
PREGUNTA RESPUESTA TOTAL
1. ¿La atención a los proveedores
es cordial?
Si No
8 1 9
Porcentajes
89% 11% 100%
Figura 19. Pregunta 1, Encuesta Proveedores
Análisis de los Resultados
El 89% de los proveedores encuestados indicó que la atención a los proveedores es
cordial, mientras que el 11% dijo lo contrario. Por lo que, la atención a los proveedores
constituye una FORTALEZA para la empresa.
89%
11%
Si
No
26
Tabla 11.
Pregunta 2, Encuesta Proveedores
PREGUNTA RESPUESTA TOTAL
2. ¿La empresa cumple con los
acuerdos establecidos?
Si No
6 3 9
Porcentajes
67% 33% 100%
Figura 20. Pregunta 2, Encuesta Proveedores
Análisis de los Resultados
Para el 67% de los proveedores encuestados indicó que la empresa cumple con los
acuerdos establecidos, mientras que el 33% dijo que no. Por lo tanto, este factor
representa una FORTALEZA para la empresa.
67%
33%
Si
No
27
Tabla 12.
Pregunta 3, Encuesta Proveedores
PREGUNTA RESPUESTA TOTAL
3. ¿La empresa cumple
puntualmente con el pago de las
facturas?
Si No
5 4 9
Porcentajes
56% 44% 100%
Figura 21. Pregunta 3, Encuesta Proveedores
Análisis de los Resultados
El 56% de los encuestados indicó que la empresa cumple puntualmente con los pagos de
facturas, el 44% dijo que la empresa no cumplía con puntualidad los pagos. Por lo tanto,
el pago puntual a proveedores constituye una FORTALEZA, porque ha pasado el 50%
de aceptabilidad.
Competencia
La competencia está representada por aquellas personas o empresas que producen y
comercializan un bien o que prestan un servicio con similares características al del
objeto de estudio. Es importante que exista una evaluación del perfil competitivo con la
finalidad de identificar áreas críticas donde la competencia presenta un mejor
desempeño en relación a la empresa analizada.
56%
44%
SI
NO
28
Tabla 13.
Principal competencia
Competencia RUC
Distribuidora Alvalle 1707077416001
Distribuidora Shyris 1717273989001
Distribuidora Al-Glas 1704467305001
En la tabla anterior se pueden observar los principales competidores que la empresa
mantiene, esta competencia se ha generado principalmente por la marca de aluminio que
cada una distribuye, por su ubicación, por sus costos y por la disponibilidad de stock de
cada uno de los productos.
Tabla 14.
Matriz de Perfil Competitivo
Vidriería Horizontal Distribuidora Alvalle Distribuidora Shyris
Factores a
Evaluar Evaluación Ponderación Evaluación Ponderación Evaluación Ponderación
Experiencia 8 10 7 10 9 10
Calidad de los
productos 10 10 9 10 9 10
Precios
competitivos 8 10 9 10 10 10
Solidez
financiera 7 10 9 10 9 10
Innovación 9 10 9 10 10 10
Ubicación 7 10 8 10 9 10
Disponibilidad
de Stock 7 10 8 10 8 10
Total 56
59
64
La matriz de perfil competitivo permite evaluar a la empresa con sus competidores
directos; con la finalidad de identificar fortalezas y debilidades. Dicha matriz ha sido
elaborada en base a las encuestas aplicadas anteriormente a clientes y proveedores;
factores como la experiencia, solidez financiera y disponibilidad de stock; han sido
evaluados en base a la observación directa e información disponible en la página del
Servicio de Rentas Internas.
Vidriería Horizontal muestra un bajo nivel de competitividad en relación a las dos
empresas evaluadas. Las falencias se dan específicamente en el área de solvencia
29
financiera, precios competitivos y disponibilidad de stock, mismas que constituyen una
DEBILIDAD.
Organismos de Control
“Las agencias reguladoras son aquellas entidades de carácter público que velan por la
aplicación de la normativa que regula una actividad comercial legalmente reconocida.”
(Gonzales Andrea, 2013)
Servicio de Rentas Internas
Figura 22 Logo Servicio de Rentas Internas
El Servicio de Rentas Internas es una entidad gubernamental cuya responsabilidad es la
gestión tributaria y velar por el cumplimiento de la normativa vigente por parte de los
contribuyes. Las responsabilidades de las personas naturales y jurídicas se encuentran
en contenidas dentro de los deberes formales del contribuyente como, por ejemplo:
obtener el registro único de contribuyente, solicitar autorización para emitir
comprometes de venta, llevar un registro de ingresos y gastos, así como presentar de
forma oportuna la declaración de impuestos. (Servicio de Rentas Internas, 2017)
Son obligaciones de la empresa todas aquellas señaladas en su Registro Único de
Contribuyentes (RUC) y las establecidas en el Capítulo III del Código Tributario
vigente, específicamente en el Art. 96.- Deberes Formales.
Obligaciones Tributarias de la Empresa.
Anexo Transaccional Simplificado (ATS)
Anexo Relación Dependencia (RDEP)
Declaración de Impuesto a la Renta – Persona Natural (Formulario 102)
Declaración de Retenciones en la Fuente (Formulario 103)
Declaración Mensual de IVA (Formulario 104)
30
Ministerio de Trabajo
Figura 23 Logo Ministerio de Trabajo
El Ministerio de Trabajo es el ente regulador de la relación laboral entre empleador y
empleado, por lo tanto, vela por el cumplimento del Código de Trabajo y brinda
oportuna solución cuando existe conflicto entre las partes (empleador y empleado).
Dentro de los deberes fundamentes que se debe cumplir ante este organismo de control
se encuentra: legalización de contratos de trabajo, liquidación de actas de finiquito,
presentación de pago de utilidades y beneficios sociales entre otros. (Ministerio de
Relaciones Laborales, 2017)
Son obligaciones de la empresa según el Código de Trabajo vigente todas las señaladas
en el Capítulo IV De las obligaciones del empleador y del trabajador; específicamente
aquellos señalados en el Art. 42.- Obligaciones del empleador.
Obligaciones Laborales de la empresa
Obtención de clave
Registro de contratos
Registro de acta de finiquito
Registro de décimo tercero
Registro de décimo cuarto
Registro de utilidades
Elaborar y Legalizar el Reglamento Interno de Trabajo
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Figura 24 Logo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
31
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad pública la cual vela por la
correcta aplicación de la Ley de Seguridad Social por parte de empleadores y empleados.
Dentro de los deberes fundamentales se encuentran: notificación oportuna de avisos de
entrada y salida del personal, presentación y pago oportuno de planillas, descuento y pago
de préstamos entre otros. (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2016)
La obligatoriedad de afiliación es un tema muy discutido en el área laboral debido a que
existe una normativa legal que a groso modo obliga a la afiliación y otra que indica que
la afiliación es voluntaria, generando una serie dudas y la necesidad de que el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social emita una resolución que detalle y determine este
hecho de manera concreta.
Por otro lado, el Art. 34 de la Constitución de la República del Ecuador, indica que: “El
derecho a la seguridad social es un derecho irrenunciable de todas las personas, y será
deber y responsabilidad primordial del Estado…”, lo cual junto con lo que indica el
inicio del Art. 367 de la misma Carta Magna en lo que respecta a que: “El sistema de
seguridad social es público y universal…”. (Asamblea Nacional Constituyente, 2008)
Obligaciones con la Seguridad Social de la empresa
Afiliación a todos sus empleados
Notificar la salida de sus empleados
Presentación y pago de planillas de aportes al IESS de forma mensual
Reportar ingresos adicionales (horas extras, comisiones y bonos)
Control Interno
Evaluación de Control Interno
El análisis en esta parte del trabajo de titulación se realiza en base al Método COSO III,
considerado el más adecuado para evaluar a las empresas de manera transparente; el
instrumento a aplicar con el objetivo de recolectar mayor información y realizar una
correcta evaluación del nivel de riesgo y de confianza de la empresa, es un cuestionario
estructurado en base los 5 componentes de control interno.
El presente cuestionarios ha sido aplicado al Gerente General.
32
DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (MÉTODO COSO III)
N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones
a) Ambiente de Control.
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
1 ¿Cuenta la empresa un Código de Ética o
de Conducta formalmente documentado? 10 0 No cuenta con uno.
2 ¿Fomenta la empresa el compromiso y
los valores éticos al personal? 10 10
3
¿Se han establecido sanciones para
empleados y directivos que violen las
exigencias éticas y de integridad de la
empresa?
10 5 En aspectos puntuales
únicamente
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
4
¿Aplica la Gerencia mecanismos que le
permiten la supervisión general del
funcionamiento de la empresa?
10 5
5
¿La Gerencia de la empresa realiza el
seguimiento necesario a la ejecución del
plan estratégico y operativo, evaluando la
necesidad de ajustes o acciones
reorientados?
10 5
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
6
¿Cuenta la empresa con una estructura
funcional debidamente descrita a través
de un organigrama?
10 0 No cuenta con un
organigrama
7
¿La organización cuenta con manuales de
procedimientos y normativas que regulen
las operaciones de la entidad,
estableciendo adecuadamente las líneas
de autoridad y responsabilidad?
10 0
8
¿Se cuenta con un Manual de Funciones
que defina con precisión funciones y
responsabilidades de cada uno de los
miembros de la organización?
10 0
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
9
¿Se reúne periódicamente la Gerencia
con las áreas claves de la empresa para
hacer un seguimiento a la gestión;
determinando mejoras o ajustes?
10 10
Todas las semanas se
realiza una reunión en
la que se tratan todos
los temas pendientes.
10
¿Existen planes de capacitación que
favorezcan el mantenimiento y mejora de
las competencias de los puestos claves
tanto a nivel operativo como gerencial?
10 0 Ningún plan
actualmente
11
¿Se cuenta con mecanismos que permitan
recoger quejas, reclamos, sugerencias o
hechos impropios relacionados con la
empresa y su funcionamiento?
10 5
Únicamente de
manera verbal y
directamente con la
Gerencia de la
empresa
12
¿Existen y se cumplen lineamientos y
criterios detallados para la promoción
interna de personal?
10 0
33
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
13
¿A las diferentes áreas se les otorgan
facultades que les permitan ejercer la
toma de decisiones de su competencia?
10 5
El único objetivo que
se busca es la
satisfacción de los
clientes
14
¿Existen lineamientos y criterios
detallados para la evaluación de personal,
tanto a nivel operativo como gerencial?
10 0 Ningún criterio
15
¿La entidad realiza un proceso de
evaluación a los distintos niveles de
personal, al menos una vez por año?
10 0
No se han realizado
evaluaciones al
personal
TOTAL 150 45
Resultados de la Evaluación de Control Interno componente Entorno de Control
El nivel de confianza en este componente es del 30,00% y el riesgo es de 70,00%.
La empresa no cuenta con un código de ética formal sin embargo si se fomentan el
compromiso y los valores éticos. No existe un organigrama estructural definido; ni
manuales de procedimientos y funciones. No se han definido criterios de promoción,
lineamientos de capacitación ni procesos de evaluación para el personal que labora en la
empresa.
CALIFICACION TOTAL 45
PONDERACION TOTAL 150 ALTO
MODERADO
BAJO
NR = 100% - NC ALTO
MODERADO
BAJO
30%
70%
TABLA DEL NIVEL DE CONFIANZA
TABLA DEL NIVEL DE RIESGO
0 AL 24%
RESUMEN DE CONFIANZA Y RIESGO DEL ENTORNO DE CONTROL
NIVEL DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO DE AUDITORIA
51 AL 75%
0 AL 50%
NIVEL DE RIESGO
100% 70% ALTO50 AL 100%
25 AL 49%
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (Enfoque COSO III)
CALIFICACIÓN AL CUESTIONARIO DE ENTORNO DE CONTROL
NIVEL DE CONFIANZA
NC = 30% BAJO76 AL 100%
34
DISTRIBUIDORA VIDRIERIA HORIZONTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (METODO COSO III)
N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones
b) Evaluación al Riesgo
Principio 6: Demuestra compromiso para la competencia
16
¿Cuenta la entidad con un plan
estratégico formal vigente
debidamente documentado?
10 0 No cuenta con uno
17
¿La elaboración del plan estratégico se
ha realizado con la participación y
aporte de personal de cada área?
10 0 N/A
Principio 7: Identifica y analiza riesgos
18
¿Se analizan y discuten con la
Gerencia el comportamiento de la
empresa frente a sus competidores a
efectos de medir su desempeño frente
a éstos?
10 10
19
¿La entidad cuenta con un plan de
contingencia que asegure la
continuidad del negocio ante la
ocurrencia de factores externos?
(cortes de energía, incendio,
inundación, etc.)
10 0
20
¿Se realizan periódicamente ejercicios
o simulacros de situaciones críticas
como incendios o similares?
10 0
21
¿Se pronostica, con certeza razonable
los flujos de efectivo a corto y
mediano plazo?
10 10
22
¿Existe un plan formal de
contingencias para hacer frente a los
requerimientos anormales de liquidez
en la empresa?
10 5
23
¿Los empleados han sido capacitados
en normas de prevención de
accidentes?
10 5
24
¿La empresa cumple con los
requerimientos de infraestructura que
mitiguen los riesgos de accidentes
laborales?
10 5
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
25
¿Existe una adecuada segregación de
funciones en el proceso de registro y
control contable?
10 10
26
¿Se cuenta con un sistema o
metodología para identificar
operaciones inusuales o sospechosas;
relacionados con la prevención de
lavado de dinero y financiamiento del
terrorismo?
10 0
35
27
¿Existen políticas y/o procedimientos
reglamentados para restringir y
controlar el acceso a los edificios e
instalaciones físicas de la entidad?
10 5
Solo al área
administrativa y
parte de la bodega
28
¿Se ejecutan procesos de verificación
en forma periódica de la información
crediticia proporcionada por sus
clientes (identidad del sujeto de
crédito, lugar de residencia, lugar de
trabajo, nivel de ingresos, autenticidad
de firmas)?
10 5
Únicamente en el
caso de nuevos
clientes
29
¿Se realizan conciliaciones periódicas
y oportunas de las cuentas contables
que puedan ser utilizadas para
perpetrar y ocultar fraudes (caja,
fondos fijos, bancos, cuentas por
cobrar, cuentas por pagar)?
10 5
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
30
¿Se monitorea periódicamente la
existencia de cambios o ajustes
referentes a regulaciones (laborales,
tributarias, entre otras) que afecten a la
empresa?
10 7
31
¿En caso de manifestarse crecimientos
importantes en la empresa y de nuevos
productos, el personal es capacitado y
entrenado adecuadamente para
atenderlos?
10 5
32 ¿La Gerencia evalúa la posición de la
empresa frente a sus competidores? 10 10
TOTAL 170 67
CALIFICACION TOTAL 67
PONDERACION TOTAL 170 ALTO
MODERADO
BAJO
NR = 100% - NC ALTO
MODERADO
BAJO
39%
61%
TABLA DEL NIVEL DE CONFIANZA
TABLA DEL NIVEL DE RIESGO
0 AL 24%
RESUMEN DE CONFIANZA Y RIESGO DE LA EVALUACION AL RIESGO
NIVEL DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO DE AUDITORIA
51 AL 75%
0 AL 50%
NIVEL DE RIESGO
100% 61% ALTO50 AL 100%
25 AL 49%
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (Enfoque COSO III)
CALIFICACIÓN AL CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN AL RIESGO
NIVEL DE CONFIANZA
NC = 39% BAJO76 AL 100%
36
Resultados de la Evaluación de Control Interno componente Evaluación al Riesgo
El nivel de confianza y riesgo en este componente es del 39,00% y 61,00%
respectivamente.
La empresa no cuenta con un plan estratégico que brinde las garantías necesarias para el
cumplimiento de su misión y visión. No existen planes de contingencia ante la
ocurrencia de factores externos como cortes de energía, inundaciones o incendios;
tampoco se realizan simulacros de situaciones críticas. Los flujos de efectivos son
manejados con certeza razonable sin embargo no se han formulado planes de
contingencia ante requerimientos anormales que disminuyan el nivel de liquidez de la
empresa.
Si bien es cierto las funciones de registro y control contable están a cargo de la
contadora, no se cuenta con un sistema que identifique operaciones inusuales. Existen
políticas básicas de restricción en el acceso a las instalaciones físicas de la empresa,
especialmente al área de bodega.
No se verifica de manera periódica la información crediticia proporcionada por los
clientes, ni se concilian oportunamente las principales cuentas contables.
DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (MÉTODO COSO III)
N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones
c) Actividades de Control
Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control
33 ¿Se utilizan bóvedas o cajas fuertes para
custodiar el dinero que maneja la empresa? 10 10
34
¿Se realizan arqueos sorpresivos y
periódicos a los cajeros y demás
responsables de la custodia del efectivo?
10 0
35 ¿Se aplica el sistema de firmas conjuntas
para el giro de cheques? 10 0
36 ¿Se giran todos los cheques a nombre del
beneficiario? 10 10
37
¿Los valores recibidos en caja son
depositados en bancos a más tardar al día
siguiente hábil?
10 10
37
38
¿Los comprobantes de egreso e ingresos
son pre numerados y archivados en forma
correlativa y/o cronológica?
10 0 No se utiliza este tipo
de comprobantes
39
¿Se realizan periódicamente inventarios del
activo fijo incluido software (con sus
respectivas licencias)?
10 0 No se lo ha realizado
40
¿Los activos fijos son revaluados y
depreciados conforme a disposiciones
legales vigentes?
10 10
41 ¿Se realizan periódicamente inventarios de
mercaderías? 10 5 1 vez al año
42
¿La entidad cuenta con pólizas de seguros
sobre los activos y la mercadería, tales
como fraudes, robo, incendios, de vida,
fenómenos naturales, terrorismo?
10 0 Ninguna póliza
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología
43
¿Se analiza periódicamente a nivel
gerencial, la viabilización de nuevos
desarrollos tecnológicos que pudieran ser
útiles y productivos para la empresa?
10 0
44
¿Se cuentan con medidas de seguridad en
los recursos tecnológicos y aplicativos, de
manera que solo personal autorizado pueda
ingresar a programas confidenciales o que
pongan en riesgo la disposición de los
recursos institucionales?
10 10
45
¿Los usuarios del sistema informático
tienen limitados sus accesos sólo al área de
su competencia?
10 10 Solo lo utiliza el área
administrativa
46
¿Existe y se aplica en forma periódica, una
política o procedimiento de actualización
de claves de accesos a los aplicativos de
software?
10 0
47
¿Existe un plan formal de contingencias
para hacer frente a fallas o interrupciones
temporales o permanentes derivadas de los
sistemas de información de la empresa?
10 0 Ningún plan
48
¿Se toman las medidas preventivas
respecto de los cortes de energía y caídas
de los sistemas de información y
comunicación?
10 5
En el caso de la
facturación se utiliza
provisionalmente
facturas físicas
Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos
49
¿Cuenta la empresa con un reglamento de
créditos que establezca límites a la
concesión de los mismos?
10 0
50
¿Existen políticas para la cobranza de los
créditos en mora o con problemas, judicial
o extrajudicial?
10 0
51
¿Se tienen establecidos criterios para la
selección de los proveedores y se
documenta la selección en base a estos
criterios?
10 10 Precio y calidad del
producto
38
52
¿Se aplica en forma estandarizada y
reglamentada las decisiones que se refieran
a la administración de activos e
inventarios? (compra, venta,
almacenamiento, mantenimiento y dada de
baja)
10 5
53
¿Se aplica una política de previsiones de
obsolescencia, deterioro u otros que
pudieran afectar a los activos e
inventarios?
10 0
54
¿Se revisan los manuales de
procedimientos de los procesos claves al
menos una vez al año?
10 0 No se cuenta con
manuales
TOTAL 220 85
Resultados de la Evaluación de Control Interno componente Actividades de
Control
El nivel de confianza y riesgo de este componente es del 39,00% y 61%
respectivamente.
No se realizan arqueos sorpresivos y periódicos a los cajeros y demás responsables de la
custodia del efectivo, los cheques son emitidos a nombres del beneficiario, y el único
que firma es el señor Gerente. No se utilizan comprobantes de egreso e ingreso
numerados. No se han realizado inventarios de activo fijo, y el de inventario se realiza
una vez al año. No existen pólizas para activos ni mercadería por eventos imprevistos
como robo, incendio, fenómenos naturales ni de vida.
CALIFICACION TOTAL 85
PONDERACION TOTAL 220 ALTO
MODERADO
BAJO
NR = 100% - NC ALTO
MODERADO
BAJO
39%
61%
50 AL 100%
25 AL 49%
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (Enfoque COSO III)
CALIFICACIÓN AL CUESTIONARIO DE ACTIVIDADES DE CONTROL
NIVEL DE CONFIANZA
NC = 39% BAJO76 AL 100%
TABLA DEL NIVEL DE CONFIANZA
TABLA DEL NIVEL DE RIESGO
0 AL 24%
RESUMEN DE CONFIANZA Y RIESGO DE ACTIVIDADES DE CONTROL
NIVEL DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO DE AUDITORIA
51 AL 75%
0 AL 50%
NIVEL DE RIESGO
100% 61% ALTO
39
Los sistemas de información son únicamente utilizados por el área administrativa y no
se cuenta con un plan de contingencia frente a fallas o interrupciones ya sean temporales
o permanentes, cortes de energía e incluso caída de los sistemas.
La Gerencia revisa y analiza la información de la situación financiera de la empresa una
vez al año.
DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (METODO COSO III)
N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones
d) Sistemas de Información
Principio 13: Usa información relevante
55
¿La Gerencia analiza los Estados de
Situación Financiera de manera
periódica?
10 3 Al finalizar el
ejercicio económico
56
¿Se analizan los reportes e
indicadores necesarios para identificar
desviaciones que pudieran darse y que
alteraran aspectos organizativos,
económicos o de gestión de la
empresa?
10 5
Principio 14: Comunica internamente
57
¿Dentro de los procesos de
capacitación al personal nuevo,
existen acciones de inducción para
que este comprenda la cultura de la
entidad?
10 8
58
¿Se cuenta con un esquema de
informes y reportes desde las distintas
dependencias a la gerencia?
10 0
59
¿Se socializa con los empleados la
misión y visión de la empresa y los
avances sobre su ejecución?
10 5
60
¿El Gerencia cuenta con información
periódica referente a los créditos
concedidos, su morosidad, el estado
de los cobros judiciales y las
previsiones?
10 10
Todo crédito es
autorizado por la
Gerencia
Principio 15: Comunica externamente
61
¿Se cuenta con mecanismos que
permitan conocer la percepción de los
clientes sobre la entidad, fuera esta
positiva o negativa?
10 0 Ningún mecanismo
62
¿Se cuenta con mecanismos de
socialización constante de
reglamentos, promociones, y otros?
10 0
63
¿Existen canales apropiados de
comunicación para clientes y
proveedores para obtener una
comunicación directa con la
administración y el personal en
general?
10 5
TOTAL 90 36
40
Resultados de la Evaluación de Control Interno componente Sistemas de
Información
El nivel de confianza y riesgo de este componente es del 40,00% y 60,00%
respectivamente.
No se cuentan con esquemas de informes y reportes desde las distintas dependencias a
la Gerencia, ni se ha socializado al cien por ciento la misión y visión de la empresa.
No existen mecanismos que permitan a la Gerencia conocer la percepción que sus
clientes tienen sobre la empresa.
No cuenta con mecanismos de socialización constante de reglamentos, promociones ni
otros. La comunicación con trabajadores, clientes, y proveedores no es apropiado en su
totalidad.
CALIFICACION TOTAL 36
PONDERACION TOTAL 90 ALTO
MODERADO
BAJO
NR = 100% - NC ALTO
MODERADO
BAJO
40%
60%
50 AL 100%
25 AL 49%
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (Enfoque COSO III)
CALIFICACIÓN AL CUESTIONARIO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
NIVEL DE CONFIANZA
NC = 40% BAJO76 AL 100%
TABLA DEL NIVEL DE CONFIANZA
TABLA DEL NIVEL DE RIESGO
0 AL 24%
RESUMEN DE CONFIANZA Y RIESGO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
NIVEL DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO DE AUDITORIA
51 AL 75%
0 AL 50%
NIVEL DE RIESGO
100% 60% ALTO
41
DISTRIBUIDORA VIDRIERIA HORIZONTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (METODO COSO III)
N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones
e) Supervisión del sistema de Control y Monitoreo
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes
64 ¿La entidad contrata auditoría externa
en forma anual? 10 10 No tiene la obligación
65
¿La Gerencia de la empresa tiene acceso
a toda la información que requiera para
ejercer su función?
10 5
66
¿Se realizan seguimientos periódicos a
los flujos de efectivo (operativo y de
financiamiento) a fin de determinar la
existencia de alertas?
10 10
Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias
67
¿El seguimiento a la gestión implica la
revisión periódica de indicadores y el
grado de alcance de los mismos con
respecto a la misión y visión de la
empresa?
10 0
68
¿Cuenta la entidad con auditoría interna
u otra dependencia que ejerza tareas de
este tipo?
10 0 No cuenta con ninguna
69
¿Se cuenta con mecanismos de
evaluación o autoevaluación que
permitan a los colaboradores conocer
indicadores de desempeño respecto a
sus funciones?
10 0
No se han establecido
criterios, ni mecanismos
de evaluación.
TOTAL 60 25
CALIFICACION TOTAL 25
PONDERACION TOTAL 60 ALTO
MODERADO
BAJO
NR = 100% - NC ALTO
MODERADO
BAJO
42%
58%
50 AL 100%
25 AL 49%
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (Enfoque COSO III)
CALIFICACIÓN AL CUESTIONARIO DE SISTEMAS DE CONTROL Y MONITOREO
NIVEL DE CONFIANZA
NC = 42% BAJO76 AL 100%
TABLA DEL NIVEL DE CONFIANZA
TABLA DEL NIVEL DE RIESGO
0 AL 24%
RESUMEN DE CONFIANZA Y RIESGO DE SISTEMAS DE CONTROL Y MONITOREO
NIVEL DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO DE AUDITORIA
51 AL 75%
0 AL 50%
NIVEL DE RIESGO
100% 58% ALTO
42
El nivel de confianza y riesgo de este componente es del 42,00% y 58,00%
respectivamente.
La Gerencia no cuenta con la información necesaria para ejercer su función de manera
oportuna, no se puede dar seguimiento a la gestión de manera periódica debido a que no
cuenta con un plan estratégico, no cuenta con un departamento de auditoría interna. No
existen mecanismos de evaluación ni autoevaluación que permita a sus colaboradores
conocer indicadores de desempeño de sus funciones.
2.3 Matriz FODA
Matriz FODA
La matriz FODA permite identificar oportunidades y amenazas que se encuentran en el
macroambiente. Así también se identifica las fortalezas y debilidades del microambiente
y del análisis interno, por lo tanto, la matriz FODA constituye la base fundamental para
posteriormente elaborar estrategias que permitan utilizar las fortalezas para aprovechar
las oportunidades y diseñar estrategias que permitan reducir o eliminar las debilidades
para evitar las amenazas.
MATRIZ FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
1 Excelente atención 1 Ausencia de políticas para inventarios
2 Productos de Calidad 2 Inexistencia de procedimientos para
inventarios
3 Solvencia Financiera 3 Inventarios Obsoletos
4 Productos Diversificados 4 Baja rotación de inventarios
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1 Nivel de competencia 1 Comportamiento inestable de la inflación
2 Actualización del portafolio de productos 2 Contracción del sector de la construcción
con relación al PIB.
3 Estabilidad Política
3 Normativa emitida por los organismos de
control. 4 Incremento de la inversión extranjera y
privada en el país
43
Matriz de Estrategias
MATRIZ DE ESTRATEGIAS
MATRIZ FODA
ANÁLISIS EXTERNO
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1 Nivel de competencia 1 Comportamiento inestable de la inflación
2 Actualización del portafolio de productos 2 Contracción del sector de la construcción con
relación al PIB.
3 Estabilidad Política
3 Normativa emitida por los organismos de
control. 4 Incremento de la inversión extranjera y privada en
el país
AN
ÁL
ISIS
IN
TE
RN
O
FORTALEZAS ESTRATEGIAS F. O ESTRATEGIAS F. A
1 Excelente atención 1 F1.01. Ejecutar un programa de capacitación para
elevar el nivel de competitividad de la empresa. 1
F2. A1. Incrementar la calidad de los productos,
con el objetivo de sobresalir ante la
competencia. 2 Productos de Calidad 2 F2. 02. Distribuir nuevos productos de la misma
calidad, acorde con las nuevas tecnologías.
3 Solvencia Financiera
3 F3.04 Apertura de una nueva sucursal 2
F1. A3. Mantener el personal debidamente
capacitado en el área tributaria, laboral y
financiera para cumplir con los distintos
organismos de control. 4 Productos Diversificados
DEBILIDADES ESTRATEGIAS D. O ESTRATEGIAS D. A
1 Ausencia de políticas para
inventarios 1 D1. 01. Diseñar y ejecutar un manual de políticas
1 D1.A1 Fortalecer el Direccionamiento
Estratégico
2 Inexistencia de procedimientos
para inventarios 2 D1.A1 Fortalecer la estructura organizacional
3 Inventarios Obsoletos 2
D2. 01. Diseñar y ejecutar un manual de
procedimientos 3 D1.A1 Diseñar un Sistema de Inventarios
4 Baja rotación de inventarios
44
Análisis Matriz de Estrategias FODA
Fortalezas-Oportunidades (FO)
1. Capacitar al personal por lo menos dos veces al año en atención al cliente.
F1. O1 Ejecutar un programa de capacitación para elevar el nivel de
competitividad de la empresa.
2. Adquirir nuevos productos con la misma calidad y que responda de manera positiva a
las diferentes necesidades de sus clientes.
F2. O2 Distribuir nuevos productos de la misma calidad, acorde con las nuevas
tecnologías.
3. Establecer una nueva sucursal en un punto estratégico del cantón.
F3. O4 Apertura de una nueva sucursal.
1. Capacitar al personal por lo menos dos veces al año en atención al cliente.
F1. O1 Ejecutar un programa de capacitación para elevar el nivel de
competitividad de la empresa.
Fortalezas-Amenazas (FA)
1. Participar en ferias y eventos del sector, con el fin de conocer nuevos productos que
ofrecer.
F2. A1. Incrementar la calidad de los productos, con el objetivo de sobresalir
ante la competencia.
2. Capacitar de manera continua al personal administrativo para el cumplimiento de
obligaciones con los diferentes organismos de control.
F1. A3. Mantener el personal debidamente capacitado en el área tributaria,
laboral y financiera para cumplir con los requerimientos de los organismos de
control.
45
Debilidades-Oportunidades (DO)
1. Implementar un manual de políticas de acuerdo a las necesidades de la empresa.
D1. O1. Diseñar y ejecutar un manual de políticas
2. Implementar un manual de procedimiento de acuerdo a las necesidades de la
empresa.
D2. O1. Diseñar y ejecutar un manual de procedimientos
Debilidades-Amenazas (DA)
1. Mejorar el direccionamiento estratégico de la empresa mediante charlas que den a
conocer a todos los que conformar la entidad sobre los objetivos que la empresa debe
alcanzar.
D1. A1 Fortalecer el Direccionamiento Estratégico
2. Implementar planes de reconocimiento a los trabajadores de la empresa con el
objetivo de fortalecer la estructura organizacional.
D1. A1 Fortalecer la estructura organizacional
3. Diseñar un Sistema de Inventarios en función de las principales necesidades que la
empresa posee.
D1. A1 Diseñar un Sistema de Inventarios
46
3 MARCO REFERENCIAL
3.1 Marco Teórico
Definición de inventarios
De acuerdo a lo establecido por las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF), un inventario es aquel que cumple con los siguientes
requerimientos:
1) Es un activo destinado para la venta dentro del ciclo normal de las operaciones es
decir doce meses 2) Es un activo que se encuentra en proceso de transformación
como es el caso del inventario de productos en proceso que normalmente se
encuentran en las empresas industriales 3) Es un activo fungible, es decir, que es
consumible dentro del ciclo normal de las operaciones. En este caso se puede citar
como ejemplo los inventarios de suministros de fabricación, inventario de
suministros de oficina y aseo; entre otros. (Estupiñan, 2017, pág. 45)
Si el activo cumple con los requerimientos anteriormente indicados puede ser
considerado como inventario o existencias que es el término utilizado según la NIIF,
cabe señalar que actualmente la normativa que se emplea para registrar los
movimientos relacionados con existencias (inventarios) es la NIC 2 y la Sección 13
de NIIF PYME.
Costo de Inventario
“Una entidad incluirá en el costo de los inventarios todos los costos de adquisición,
costos de transformación y otros costos incurridos para dar a los inventarios su
condición y ubicación actuales.” (Vásquez & Díaz, 2013, pág. 59)
Costo Adquisición
Los costos de adquisición de los inventarios comprenderán el precio de compra, los
aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente
de las autoridades fiscales), el transporte, la manipulación y otros costos
directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, materiales o servicios.
Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para
determinar el costo de adquisición. (Vásquez & Díaz, 2013, pág. 56)
47
Costo de Transformación
Los costos de transformación de los inventarios incluirán los costos directamente
relacionados con las unidades de producción, tales como la mano de obra directa.
También incluirán una distribución sistemática de los costos indirectos de producción
variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en
productos terminados. Son costos indirectos de producción fijos los que permanecen
relativamente constantes, con independencia del volumen de producción, tales como la
depreciación y mantenimiento de los edificios y equipos de la fábrica, así como el costo
de gestión y administración de la fábrica. Son costos indirectos variables los que varían
directamente, o casi directamente, con el volumen de producción, tales como los
materiales y la mano de obra indirecta. (Vásquez & Díaz, 2013, pág. 57)
Costos excluidos del Inventario
Son ejemplos de costos excluidos del costo de los inventarios y reconocidos como
gastos en el periodo en el que se incurren, los siguientes:
a) Importes anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros costos de
Producción. b) Costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios durante el proceso
productivo, previos a un proceso de elaboración ulterior. c) Costos indirectos de
administración que no contribuyan a dar a los inventarios su condición y ubicación actuales
d) Costos de venta. (Vásquez & Díaz, 2013, pág. 62)
Valor Neto de Realización
Valor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la
operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para
llevar a cabo la venta. (IASB, Normas Internacionales de Contabilidad N 2, 2015)
Valor Razonable
Valor razonable es el precio que se recibiría por vender un activo o que se pagaría por
transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes de mercado en la fecha
de la medición. (IASB, Normas Internacionales de Contabilidad N 2, 2015)
Deterioro
Cuando los inventarios sean vendidos, el importe en productos de los mismos se reconocerá
como gasto del periodo en el que se reconozcan los correspondientes ingresos de operación.
El importe de cualquier rebaja de valor, hasta alcanzar el valor neto realizable, así como
todas las demás pérdidas en los inventarios, será reconocido en el periodo en que ocurra la
rebaja o la pérdida. El importe de cualquier reversión de la rebaja de valor que resulte de un
incremento en el valor neto realizable se reconocerá como una reducción en el valor de los
48
inventarios, que hayan sido reconocidos como gasto, en el periodo en que la recuperación
del valor tenga lugar. (IASB, Normas Internacionales de Contabilidad N 2, 2015)
Sistema de Inventarios
Sistema de Cuenta Múltiple
Este sistema se caracteriza por emplear un gran número de cuentas en el registro de los
movimientos de la cuenta mercadería. Las cuentas utilizadas son:
Compras: Esta cuenta sirve para registrar exclusivamente la adquisición de mercadería.
Se debita por la adquisición y se acredita por la regularización para obtener el
disponible para la venta. Devolución en compras: Esta cuenta para obtener las compras
netas y se acredita para registrar la devolución de los productos que nos satisfacen los
requerimientos de la selectiva clientela que mantiene la empresa. Descuento es
compras: Esta cuenta se debita cuando se determina el valor de las compras netas y se
acredita al momento de registrar el descuento que brinda el proveedor. (Moreno, 2014,
pág. 142) Transporte en compras: También denominado como flete de mercadería, sed debita al
momento de registrar el valor cancelado al transportista y se acredita de determinar el
valor de compras netas. Ventas: Es una cuenta que pertenece al Ingreso Operacional y
se debita al momento de determinar el valor de las ventas netas y se acredita cuando se
registran los valores recaudados por concepto de venta de mercadería. Devolución en
ventas: Es una cuenta que se debita al momento de registrar los valores por concepto de
productos que no cumplen los requerimientos solicitados por los clientes y se acredita al
momento de determinar el valor de ventas netas. (Moreno, 2014, pág. 143) Descuento en ventas: Es una cuenta que se debe debitar por el registro de los
descuentos otorgados a los clientes ya sea por el volumen de adquisición o modalidad
de pago y se acredita al momento de registrar las ventas netas. Regularización de la
cuenta mercadería: Tiene como objetivo determinar el valor del costo de venta para lo
cual es necesario realizar la toma física de inventario de esta manera se obtiene el valor
del Inventario Final que es necesario para aplicar la fórmula del Costo de Venta.
Costo de Venta: Al finalizar el periodo contable normalmente al 31 de diciembre se
procede a realizar el cálculo del Costo de Venta que se lo obtiene al sumar el Inventario
Inicial de mercadería más Compras Netas menos el Inventario Final. (Moreno, 2014,
pág. 143)
Sistema de Inventario Permanente
Conocido también como Sistema de Inventario Perpetuo o Periódico, se caracteriza por
utilizar exclusivamente tres cuentas contables para el registro de los movimientos
económicos de la mercadería. Estas cuentas se detallan a continuación:
Inventario de mercadería: Esta cuenta se debita por la adquisición de los productos
destinados para la venta, así como para registrar la devolución de mercadería y se
acredita en el momento del registro del Costo de ventas, baja de mercadería por robo
49
u obsolescencia. Ventas: Esta cuenta se debita al momento de registrar las
devoluciones de mercadería por parte de los clientes y por el cierre de cuentas de
ingresos para determinar la utilizar del ejercicio por medio del resumen de rentas y
gastos y se acredita por las ventas realizadas. Costo de venta: Es una cuenta que el
Contador debita al momento de registra en forma periódico el costo de venta del
producto vendido que se obtiene a través de la tarjeta KARDEX empleando el
método Promedio Ponderado o FIFO de acuerdo a lo establecido en las Normas
Internacionales de Contabilidad (NIC 2 Existencias) y se acredita por la devolución
de mercadería al costo y por el cierre de cuentas de Ingresos y Gastos para
determinar la Utilidad Bruta del ejercicio. (Moreno, 2014, pág. 155)
Valoración de inventarios
De acuerdo a lo establecido por la Norma Internacional de Contabilidad (NIC 2
Existencias) los inventarios deben ser valorizados a través de la aplicación de las
fórmulas del costo que pueden ser: Promedio ponderado o Primeros en entras primeros
en salir (FIFO). La decisión de seleccionar la fórmula del costo más adecuada para la
empresa debe estar fundamentada en una política contable. (Mantilla, 2015, pág. 120)
Promedio Ponderado
“Se estima utilizar este método para aquellos bienes donde el tiempo no tiene efectos
negativos o cambios relevantes, pues no hay diferencia entre los productos que se
adquirieron en diferentes tiempos, por lo que se pueden organizar y controlar
indistintamente” (Rincón Soto, 2011, pág. 70).
Modelo de inventarios
El Modelo de Inventarios se refiere a las técnicas que puede utilizar una empresa para
administrar de forma eficiente y eficaz los inventarios. En este sentido existe varias
técnicas entre las cuales destacan Cantidad optima de inventario y el Sistema JAT que
quiere decir Justo A Tiempo; tales técnicas tienen como finalidad mantener un stock
optimo evitando el exceso y desabastecimiento de los productos para lo cual es
necesario analizar las características de los artículos, así como la capacidad de
almacenamiento que son las dos variables fundamentales que sustentan el éxito de estas
técnicas anteriormente mencionadas. (Muñoz, 2009, pág. 135)
Sistema de reabastecimiento opcional o Minimax
Se utiliza para revisar la posición del inventario a intervalos fijos, y si dicha
posición ha disminuido hasta un nivel predeterminado (o más abajo del mismo),
se hace un pedido de tamaño variable que cubra las necesidades. El nuevo
pedido es suficientemente grande para llevar de nuevo la posición del inventario
a la del inventario objetivo. (Carro Paz & González Gómez, 2013, pág. 25)
El nivel mínimo actúa como el punto de reorden R en un sistema Q. Si el
objetivo es 100 y el nivel mínimo es 60, el tamaño del pedido mínimo es 40 (o
sea, 100-60). (Carro Paz & González Gómez, 2013)
50
Políticas Contables
De acuerdo a lo que establece la Norma Internacional de Contabilidad NIC 1
Presentación de Estados de Financieros y la Sección 10 de NIIF PYME una Política
Contable es el conjunto de Principios, reglas procedimientos y acuerdos que una entidad
emplea para elaborar y presentar sus estados Financieros. Políticas contables para
inventarios pueden ser la selección del método de valoración, la evaluación del
deterioro, frecuencia para la toma de inventarios, condiciones para dar de baja
inventarios, entre otras. (Mantilla, 2015, pág. 123)
Control Interno
Según lo establecido en la Auditoria Financiera para PYMES manifiesta que el Control
Interno es un plan diseñado por la organización, el cual está compuesto por políticas,
procedimientos, manuales, instructivos, entre otros, con la finalidad de salvaguarda los
recursos, brindar información financiera oportuna y fiable, cumplir con la normativa
vigente y garantizar el cumplimento de los objetivos institucionales. (Mantilla,
Auditoría Financiera para las Pymes, 2011, pág. 44)
Importancia del Control Interno
El control interno de las empresas privadas se ha convertido últimamente en uno de los
pilares en las organizaciones empresariales, pues nos permite observar con claridad la
eficiencia y la eficacia de las operaciones, y la confiabilidad de los registros y el
cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones aplicables. El control interno se
sustenta en la independencia entre las unidades operativas, en el reconocimiento
efectivo de la necesidad de contar con un control interno y la fijación de
responsabilidades. Sólo así podrá tener éxito. En consecuencia, podríamos decir que el
control interno es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia y asegura la
efectividad y, sobre todo, previene que se violen las normas y los principios contables. (Ruffner, 2014)
COSO
COSO son las siglas del “Committee of Sponsoring Organization of the Treadway
Commission”, esta comisión con sede en Estados Unidos es privada, patrocinada y
financiada por los siguientes gremios: American Accounting Association (AAA),
American Institute of Certified Public Accounting (AICPA), Financial Executives
International (FEI), Institute of Management Accounting (IMA), The Institute of
Internal Auditors (IIA) y tiene como objetivo orientar sobre la gestión del riesgo
empresarial, el control interno y disuasión de fraudes para mejorar el desempeño,
supervisión y reducción del grado de fraude en las organizaciones. (Ruffner, 2014)
51
Componentes del Control Interno
Entorno de control
Es el ambiente donde se desarrollan todas las actividades organizacionales bajo
la gestión de la administración. El entorno de control es influenciado por
factores tanto internos como externos, tales como la historia de la entidad, los
valores, el mercado, y el ambiente competitivo y regulatorio.
Comprende las normas, procesos y estructuras que constituyen la base para
desarrollar el control interno de la organización. Este componente crea la
disciplina que apoya la evaluación del riesgo para el cumplimiento de los
objetivos de la entidad, el rendimiento de las actividades de control, uso de la
información y sistemas de comunicación, y conducción de actividades de
supervisión. Para lograr un entorno de control apropiado deben tenerse en cuenta
aspectos como la estructura organizacional, la división del trabajo y asignación
de responsabilidades, el estilo de gerencia y el compromiso. (Rafael González ,
2013, pág. 15)
Evaluación de riesgo
Este componente identifica los posibles riesgos asociados con el logro de los objetivos
de la organización. Toda organización debe hacer frente a una serie de riesgos de origen
tanto interno como externo, que deben ser evaluados.
Estos riesgos afectan a las entidades en diferentes sentidos, como en su habilidad para
competir con éxito, mantener una posición financiera fuerte y una imagen pública
positiva. Por ende, se entiende por riesgo cualquier causa probable de que no se
cumplan los objetivos de la organización. (Rafael González , 2013)
Actividades de Control
Las actividades de control se definen como las acciones establecidas a través de las
políticas y procedimientos que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las
instrucciones de la dirección para mitigar los riesgos con impacto potencial en los
objetivos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la entidad, en las
diferentes etapas de los procesos de negocio y en el entorno tecnológico, y sirven como
mecanismos para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
Según su naturaleza pueden ser preventivas o de detección y pueden abarcar una amplia
gama de actividades manuales y automatizadas. Las actividades de control conforman
una parte fundamental de los elementos de control interno. (Rafael González , 2013)
Información y Comunicación
El personal debe no solo captar una información sino también intercambiarla para
desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones. Por lo tanto, este componente hace
referencia a la forma en que las áreas operativas, administrativas y financieras de la
organización identifican, capturan e intercambian información. La información es
52
necesaria para que la entidad lleve a cabo las responsabilidades de control interno que
apoyan el cumplimiento de los objetivos. (Rafael González , 2013)
Actividades de Supervisión
Las actividades de monitoreo y supervisión deben evaluar si los componentes y
principios están presentes y funcionando en la entidad. Es importante determinar,
supervisar y medir la calidad del desempeño de la estructura de control interno,
teniendo en cuenta:
Las actividades de monitoreo durante el curso ordinario de las operaciones de la
entidad.
Evaluaciones separadas.
Condiciones reportables.
Papel asumido por cada miembro de la organización en los niveles de control.
Es importante establecer procedimientos que aseguren que cualquier deficiencia
detectada que pueda afectar al Sistema de Control Interno sea informada oportunamente
para tomar las decisiones pertinentes. Los sistemas de control interno cambian
constantemente, debido a que los procedimientos que eran eficaces en un momento
dado, pueden perder su eficacia por diferentes motivos, como la incorporación de
nuevos empleados, restricciones de recursos, entre otros. (Rafael González , 2013)
COSO I
De acuerdo a lo establecido en el Marco Integrado de Control Interno COSO I se dedica
a desarrollar marcos y orientaciones generales sobre el control interno, la gestión del
riesgo empresarial y la prevención del fraude, diseñados para mejorar el desempeño
organizacional y la supervisión, y reducir el riesgo de fraude en las organizaciones.
(Rafael González , 2013)
Figura 25. Componentes COSO I
El Informe Coso I señala que un control interno efectivo también tiene sus limitaciones;
es decir puede presentar fallas ocasionadas por malas decisiones, deficiencia de criterios
profesionales o por situaciones externas a la organización; estas limitaciones hacen que
53
las autoridades de la entidad no tengan la absoluta seguridad de la consecución de los
objetivos planificados; COSO (2013) señala las posibles causas que limitan al control
interno efectivo:
La falta de adecuación de los objetivos establecidos como condición previa para el
control interno, el criterio profesional de las personas en la toma de decisiones pueden
ser erróneo y estar sujeto a errores, fallos humanos como puede ser la omisión de un
simple error, la capacidad de la administración de anular al control interno, la capacidad
de la dirección y demás miembros de personal y/o terceros para eludir los controles
mediante connivencia entre ellos, acontecimientos externos que escapan al control de la
organización (COSO, 2013, pág. 9).
COSO II
De acuerdo a lo establecido en el Marco Integrado de Control Interno COSO II es la
gestión de riesgos corporativos se ocupa de los riesgos y oportunidades que afectan a la
creación de valor o su preservación. Se define de la siguiente manera “La gestión de
riegos corporativos es un proceso efectuado por el consejo de administración de una
entidad, su dirección y restante personal, aplicable a la definición de estrategias en toda
le empresa y diseñado para identificar eventos potenciales que puedan, afectar a la
organización, gestionar sus riesgos dentro del riego aceptado y proporcionar una
seguridad razonable sobre el logro de los objetivos”. (Abella Rubio, 2013)
Figura 26. Componentes COSO II
54
COSO III
De acuerdo a lo establecido en el Marco Integrado de Control Interno COSO III
es definido como un proceso integrado y dinámico llevado a cabo por la
administración, la dirección y demás personal de una entidad, diseñado con el
propósito de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de los objetivos relacionados con las operaciones, la información y
el cumplimiento. (Rafael González , 2013)
Figura 27. Componentes COSO III
Principios COSO III – Entorno de Control
1. Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos.
La Administración debe mostrar una actitud de respaldo y compromiso con la
integridad, los valores éticos, las normas de conducta y la prevención de
irregularidades administrativas y la corrupción. (Rafael González , 2013)
2. Ejerce responsabilidad de supervisión.
La Administración es responsable de supervisar el funcionamiento del control
interno, a través de las unidades que establezca para tal efecto.
3. Establece estructura, autoridad, y responsabilidad.
La Administración debe autorizar, conforme a las disposiciones jurídicas y
normativas aplicables, la estructura organizacional, asignar responsabilidades y
delegar autoridad para alcanzar los objetivos institucionales, preservar la
integridad, prevenir la corrupción y rendir cuentas de los resultados alcanzados.
(Rafael González , 2013)
55
4. Demuestra compromiso para la competencia.
La Administración, es responsable de promover los medios necesarios para
contratar, capacitar y retener profesionales competentes. (Rafael González ,
2013)
5. Hace cumplir con la responsabilidad.
La Administración, debe evaluar el desempeño del control interno en la
institución y hacer responsables a todo el personal por sus obligaciones
específicas en materia de control interno. (Rafael González , 2013)
Principios COSO III – Evaluación de Riesgos
6. Especifica objetivos relevantes.
La Administración, debe formular un plan estratégico que de manera coherente y
ordenada oriente los esfuerzos institucionales hacia la consecución de los
objetivos y las disposiciones jurídicas y normativas aplicables. (Rafael González
, 2013)
7. Identifica y analiza los riesgos.
La Administración, debe identificar, analizar y responder a los riesgos asociados
al cumplimiento de los objetivos institucionales, así como de los procesos por
los que se obtienen los ingresos y se ejerce el gasto, entre otros. (Rafael
González , 2013)
8. Evalúa el riesgo de fraude.
La Administración, debe considerar la posibilidad de ocurrencia de actos de
corrupción, fraude, abuso, desperdicio y otras irregularidades relacionadas con la
adecuada salvaguarda de los recursos, al identificar, analizar y responder a los
riesgos, en los diversos procesos que realiza la empresa. (Rafael González ,
2013)
9. Identifica y analiza cambios importantes.
La Administración, debe identificar, analizar y responder a los cambios
significativos que puedan impactar al control interno
Principios COSO III – Actividades de Control
10. Selecciona y desarrolla actividades de control.
La Administración, debe diseñar, actualizar y garantizar la suficiencia e
idoneidad de las actividades de control establecidas para lograr los objetivos
institucionales y responder a los riesgos. En este sentido, la Administración es
responsable de que existan controles apropiados para hacer frente a los riesgos
que se encuentran presentes en cada uno de los procesos que realizan,
incluyendo los riesgos de corrupción. (Rafael González , 2013)
56
11. Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología.
La Administración, debe diseñar los sistemas de información institucional y las
actividades de control relacionadas con dicho sistema, a fin de alcanzar los
objetivos y responder a los riesgos (Rafael González , 2013)
12. Se implementa a través de políticas y procedimientos.
La Administración, debe implementar las actividades de control a través de
políticas, procedimientos y otros medios de similar naturaleza.
Principios COSO III – Sistemas de Información
13. Usa información Relevante.
La Administración, debe implementar los medios que permitan a cada unidad
administrativa elaborar información pertinente y de calidad para la consecución
de los objetivos institucionales y el cumplimiento de las disposiciones aplicables
a la gestión financiera.
14. Comunica internamente.
La Administración, es responsable de que cada unidad administrativa comunique
internamente, por los canales apropiados y de conformidad con las disposiciones
aplicables, la información de calidad necesaria para contribuir a la consecución
de los objetivos institucionales y la gestión financiera.
15. Comunica externamente.
La Administración, es responsable de que cada unidad administrativa comunique
externamente, por los canales apropiados y de conformidad con las
disposiciones aplicables, la información de calidad necesaria para contribuir a la
consecución de los objetivos institucionales y la gestión financiera.
Principios COSO III - Supervisión del sistema de control – Monitoreo
16. Conduce evaluaciones continuas y/o independientes.
La Administración, debe establecer actividades para la adecuada supervisión del
control interno y la evaluación de sus resultados, en todas las áreas de la
empresa.
17. Evalúa y comunica deficiencias.
La Administración, es responsable de que se corrijan oportunamente las
deficiencias de control interno detectadas.
Nivel de Riesgo y Nivel de confianza
El nivel de confianza se determina teniendo en consideración el máximo riesgo de
muestreo que el auditor pueda tolerar. El complemento del nivel de confianza es el
57
riesgo de que se acepte como bueno un sistema de control interno no efectivo. El auditor
debe prestar su mayor atención a este tipo de riesgo. (De Agustín Melendro, 1995)
Figura 28 Interrelación del nivel de Riesgo y Confianza
Manual de procedimientos
Marco Teórico
Cuando la empresa dispone de manuales de procedimientos, el personal más calificado
puede dedicar mayor tiempo a funciones de supervisión, dejando al personal
subordinado las actividades de menor complejidad. (Vásquez, 2014, pág. 357)
Un Manual de Procedimientos se basa en el ordenamiento de sus actividades en forma
secuencial lógica. Una vez definido un procedimiento es importante que se respete
todos sus pasos, ya que la omisión de alguno de ellos, en lugar de favorecer puede
entorpecer y obstaculizar todo el procedimiento. (Vásquez, 2014, pág. 357)
Documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.
Incluye además los puestos o unidades administrativas que interviene, precisando su
responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de
formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las
actividades. (Vásquez, 2014, pág. 357)
58
Objetivos
Un Manual de cualquier naturaleza que sea, tiene bien definido sus objetivos, su marco
de acción y su utilización en la organización. La mayoría de los Manuales coinciden con
el enfoque de los siguientes objetivos:
a. Determinar los instrumentos sobre los aspectos de carácter administrativo
que tienen lugar en el desarrollo de las funciones y responsabilidades de la
empresa.
b. La empresa, se desarrolla sus actividades con mejores índices de eficiencia
cuando dispone de procedimientos para cada área.
c. Propender, en la medida de lo posible, a la sistematización de funciones.
(Vásquez, 2014, pág. 359)
Políticas De Control
El establecimiento de sistemas de control apropiadas ayuda a maximizar rendimientos y
a reducir costos.
La garantía de un sistema de control es disponer de una separación adecuada
de funciones y responsabilidades.
La acción de controlar va desde un simple paso de un procedimiento hasta la
aplicación de reglamentos, o desde la compra de un lápiz hasta la de un
edificio. (Vásquez, 2014, pág. 359)
Símbolos de utilización para las rutinas de procedimientos
En la graficación de las rutinas de los procedimientos se utiliza una serie de símbolos
convencionales, los mismos que se cumplen una función en el diagrama y tiene su
propio significado. Los símbolos pueden clasificarse en dos clases: el tipo tradicional y
los modernos. (Vásquez, 2014, págs. 360-361)
59
Figura 29. Símbolos tradicionales
La técnica de Organigramas
Introducción
Los organigramas son utilizados como herramienta auxiliar de trabajo del ejecutivo,
puesto que en ellos se demuestra mediante líneas la autoridad, la relación funcional y la
coordinación y mediante figuras geométricas las unidades administrativas que integran
la organización. (Vásquez, 2014, pág. 231)
Los organigramas reflejan la realidad de cómo está estructurada la organización y pueden ser
usados para un número variado de propósitos. Generalmente se utilizan para los siguientes
aspectos: como base primaria de los estudios de reorganizaciones, emisión de instrucciones,
aplicar mecanismos de control, conocer las funciones básicas de cada unidad, identificar la línea
de autoridad, sirven también para divulgación interna y externa (Vásquez, 2014, pág. 231)
60
Conceptos
Organigrama es, esencialmente una representación gráfica de la estructura de una
empresa, con sus servicios, órganos y puestos de trabajo y de sus distintas relaciones de
autoridad y responsabilidad. (Vásquez, 2014, pág. 232)
Objetivos
El organigrama cumple fundamentalmente una finalidad informativa que le permite
alcanzar diversos propósitos:
a. Para los Niveles Jerárquicos, facilita el conocimiento de su campo de
acción y de sus relaciones con las demás unidades
b. Para los Niveles Funcionarios, les permite conocer posición relativa dentro
de la organización
c. Para los Especialistas Administrativos, les permite conocer la estructura
actual y sus problemas.
d. Para el Público, les permite tener una visión de conjunto de la estructura
organizacional. (Vásquez, 2014, pág. 232)
Características de los Organigramas
Exactitud: En esta característica el organigrama refleja la estructura real de la organización, esto
es, en el momento en que el organigrama se dibuja en sus unidades expresadas en rectángulos y
sus relaciones dadas mediante líneas de funcionalidad, autoridad y coordinación, principalmente.
(Vásquez, 2014, pág. 233)
Actualidad: Un organigrama es útil cuando representa la organización vigente, caso contrario da
lugar a confusiones y errores. Por esta razón, se aconseja que todo el organigrama lleve la fecha
que ha sido elaborado. Nadie puede aceptar que un organigrama es actual si su diseño fue
elaborado hace 5 años atrás, nadie aceptaría un estancamiento del proceso de desarrollo técnico
científico. (Vásquez, 2014, pág. 233)
Claridad y Sencillez: Todo organigrama debe garantizar una información exacta y asimilable
por quienes utilizan dicho instrumento.
Los organigramas parten desde los más sencillos, en los que se refleja la estructura de las
unidades principales, hasta los más complicados que incluyen todas las unidades secundarias, así
como las variaciones de la autoridad, las relaciones entre los departamentos, los niveles de
jerarquía, etc., todo lo cual permite una visión clara y precisa de la organización. (Vásquez,
2014, pág. 233)
Uniformidad: No es posible sostener un criterio de uniformidad en la estructura de
organigramas, por la falta de normatividad al respecto. Pues hay libertad para usar en su diseño
cualquier figura geométrica, lo que si debe cuidar es utilizar en los organigramas la misma figura
geométrica (rectángulos, cuadrados, círculos, rombos, etc.) (Vásquez, 2014, pág. 233)
61
Administración de formularios
Definición:
El formulario es un papel que contiene datos pre-impresos y espacios en blanco, en el
cual se anotarán los datos que servirán para realizar operaciones de la organización
(Vásquez, 2014, pág. 311)
Características del formulario
Agilidad o entorpece una actividad
Motiva al usuario positiva o negativamente
Incentiva para dar información
Produce despilfarro de materiales, equipos, personas, que el empresario destaca
muy rara vez. (Vásquez, 2014, pág. 311)
Ciclo del Formulario:
Llenado
Distribución según el procedimiento
Lectura y utilización de la información
Archivo en las unidades correspondientes
Distribución, luego de que su trámite haya terminado y la información haya sido
utilizada (Vásquez, 2014, págs. 312-313)
En la elaboración de los formularios se considerará:
El papel, calidades, pesos, tamaños y colores
Líneas y letras según el diseño y procedimiento
Máquinas utilizadas en las actividades
Equipos y procedimientos de fabricación
Estética y forma de presentación (Vásquez, 2014, pág. 313)
Funciones del formulario
Algunos formularios son complejos, otros son muy sencillos. No hay regla fija para
determinar su complejidad o su sencillez, más bien es un asunto de adaptación y sentido
común. Los formularios complejos son más costosos y de diseño más laborioso.
(Vásquez, 2014, pág. 313)
62
Las Funciones más importantes son:
1. Para autorizar, dar instrucciones o información. Ejemplos: órdenes de
pago, pedidos, requisiciones, solicitudes, recibos y comprobantes
2. Uniformidad en la información
3. Para eliminar el sistema de copia a mano
4. Para completar la secuencia del cálculo
5. Para dar exactitud numérica (Vásquez, 2014, pág. 313)
3.2 Marco Legal
Ley de Régimen Tributario y su reglamento de aplicación
El Marco Normativo Legal Tributario que regulariza la actividad económica relacionada
con inventarios es la Ley de Régimen Tributario Interno conjuntamente con su
Reglamento de Aplicación; en dichos cuerpos legales existen artículos que deben ser
aplicados en el registro contable de la cuenta mercadería, como es el caso del IVA y del
Impuesto a la Renta, así como el Impuesto a la Salida de Divisas por concepto de pago
por importaciones. En este sentido es importante que toda empresa conozca sus
obligaciones tributarias para evitar posteriores sanciones de los organismos de control
como es el caso del Servicio de Rentas Internas (SRI) quien es el ente responsable de la
recaudación tributaria y brindar oportuna y adecuada solución a los conflictos que se
presentan entre la administración tributaria y el contribuyente. (Mantilla, 2011, pág.
88)
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Las NIIF son estándares utilizados a manera mundial cuya finalidad es obtener estados
financieros oportunos y fiables que contribuyan a la toma de decisiones gerenciales. En
lo que se refiere a los inventarios existen dos normas que ejercen lineamientos para un
adecuado registro contable. La primera normativa está relacionada con la NIC 2
Existencias que será aplicada por aquellas empresas que de acuerdo a sus características
hayan concluido que es necesario implementar para su Contabilidad la NIIF Plena o
Completa. En cambio, para aquellas empresas que no cotizan en bolsa y que son
consideradas pequeñas y medianas entidades deberán llevar su registro por medio de la
Sección 13 Inventarios. (Mantilla, 2015, pág. 123)
63
4 PROPUESTA
4.1 Tema
SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA
HORIZONTAL UBICADA EN EL CANTÓN RUMIÑAHUI
4.2 OBJETIVOS
Objetivo General de la propuesta
Diseñar un sistema de inventarios enmarcado en la utilización de la Norma
Internacional de Contabilidad 2 Inventarios y la Ley de Régimen Tributario con el fin
de salvaguardar los recursos mejorando su rentabilidad y que beneficie la aplicación de
políticas contables.
Objetivos Específicos de la propuesta
1. Rediseñar y fortalecer el Direccionamiento Estratégico de la empresa
2. Definir la estructura orgánica de la empresa.
3. Establecer un descriptivo de funciones para cada una de las personas que
intervienen en dichos procedimientos.
4. Plantear los principales procedimientos relacionados con el inventario, con
su respectivo manual y representación gráfica.
4.3 Importancia
La importancia del Sistema de Inventario radica en la eficiencia y eficacia que se logra a
través de una correcta aplicación de procedimiento y políticas; que permitirán obtener
un nivel óptimo de inventarios evitando el desabastecimiento y el exceso de inventario
que tiene baja rotación.
64
4.4 Evaluación de Control Interno – Inventarios
Con el objetivo de establecer cuál es la situación actual del inventario de la empresa se
aplica un cuestionario de control interno al personal de bodega; obteniendo los
siguientes resultados.
Primer cuestionario
DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (MÉTODO COSO III)
N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones
a) Ambiente de Control.
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
1 ¿Fomenta la empresa el compromiso y los
valores éticos al personal? 10 10
2
¿Se han establecido sanciones para aquellos
que violen las exigencias éticas y de
integridad de la empresa?
10 10
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
3
¿Aplica la Gerencia mecanismos que le
permiten la supervisión general del manejo
del inventario de la empresa?
10 5
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
4
¿Cuenta la empresa con una estructura
funcional debidamente descrita a través de un
organigrama?
10 0
5
¿La organización cuenta con manuales de
procedimientos y normativas que regulen
todas las operaciones relacionadas al
inventario, estableciendo adecuadamente las
líneas de autoridad y responsabilidad?
10 0
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
6
¿Se reúne periódicamente la Gerencia con el
área de bodega para hacer un seguimiento a
la gestión; determinando mejoras o ajustes?
10 10 Todos los lunes.
7
¿Existen planes de capacitación que
favorezcan el mejoramiento de las
competencias de los trabajadores de la
bodega de la empresa?
10 0 En los últimos años
no
8 ¿Existen lineamientos y criterios detallados
para la promoción interna de personal? 10 0
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
9
¿La entidad realiza un proceso de evaluación
al personal de bodega, por lo menos una vez
por año?
10 0
65
DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (MÉTODO COSO III)
N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones
b) Evaluación al Riesgo
Principio 6: Demuestra compromiso para la competencia
10 ¿Cuenta la entidad con un plan estratégico
vigente debidamente documentado? 10 0
11
¿La elaboración del plan estratégico se ha
realizado con la participación y aporte de
personal de cada área?
N/A
Principio 7: Identifica y analiza riesgos
12
¿Cuenta la empresa con un plan de
contingencia que asegure la continuidad del
negocio ante la ocurrencia de factores
externos? (cortes de energía, incendio,
inundación, etc.)
10 0
13 ¿Los empleados han sido capacitados en
prevención de accidentes? 10 5
14
¿Cumple la empresa con los requerimientos de
infraestructura que mitiguen los riesgos de
accidentes laborales?
10 5
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
15
¿Existen políticas y/o procedimientos
reglamentados para restringir y controlar el
acceso a las bodegas de la empresa?
10 5
16
¿Se realizan conciliaciones permanentes entre
la mercadería facturada y la entregada al
cliente final?
10 7
La mayoría de
despachos son
verificados
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
17
¿En el caso de nuevos productos, el personal es
capacitado y entrenado adecuadamente para
atenderlos?
10 5
c) Actividades de Control
Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control
18
¿Los comprobantes de ingreso y egresos de
mercadería son pre numerados y archivados en
forma correlativa y/o cronológica?
10 0
No se utiliza
este tipo de
comprobantes
19 ¿Se realizan periódicamente inventarios de
mercadería? 10 3 1 vez al año
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología
20 ¿Se ha capacitado al personal de bodega sobre
el sistema contable que la empresa maneja? 10 0
21
¿Se han establecido las medidas preventivas
respecto de los cortes de energía y caídas de
los sistemas de información y comunicación?
10 0
Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos
22
¿Se aplica en forma reglamentada las
decisiones que se refieren a la administración
de los inventarios? (compra, devolución,
almacenamiento, venta, donación y dada de
baja)
10 0
23 ¿Se revisan los manuales de procedimientos de
los procesos claves al menos una vez al año? 10 0
No se cuenta
con manuales
66
DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (MÉTODO COSO III)
N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones
d) Sistemas de Información
Principio 13: Usa información relevante
24
¿Se emiten reportes para identificar y
documentar desviaciones que pudieran darse
y que alteraran aspectos organizativos,
económicos o de gestión de la empresa con
relación al inventario?
10 5
Principio 14: Comunica internamente
25
¿Se cuenta con un esquema de informes y
reportes desde las distintas dependencias a la
gerencia?
10 0
26
¿Se socializa con los empleados la misión y
visión de la empresa y los avances sobre su
ejecución?
10 5
Principio 15: Comunica externamente
27
¿Se cuentan con mecanismos de
socialización constante de reglamentos,
promociones, y otros?
10 5
28
¿Existen canales apropiados de
comunicación para clientes y proveedores
para obtener una comunicación directa con la
administración y el personal en general?
10 5
e) Supervisión del sistema de control y Monitoreo
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes
29
¿La Gerencia realiza evaluaciones periódicas
al componente inventario para verificar si
está funcionando o no?
10 5
Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias
30
¿Se cuenta con mecanismos de evaluación o
autoevaluación que permitan a los
colaboradores conocer indicadores de
desempeño respecto a sus funciones?
10 0 No se han
establecido.
TOTAL 290 90
67
Segundo cuestionario
DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (MÉTODO COSO III)
N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones
a) Ambiente de Control.
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
1 ¿Fomenta la empresa el compromiso y
los valores éticos al personal? 10 10
2
¿Se han establecido sanciones para
aquellos que violen las exigencias éticas
y de integridad de la empresa?
10 10
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
3
¿Aplica la Gerencia mecanismos que le
permiten la supervisión general del
manejo del inventario de la empresa?
10 7
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
4
¿Cuenta la empresa con una estructura
funcional debidamente descrita a través
de un organigrama?
10 0
5
¿La organización cuenta con manuales de
procedimientos y normativas que regulen
todas las operaciones relacionadas al
inventario, estableciendo adecuadamente
las líneas de autoridad y responsabilidad?
10 0
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
6
¿Se reúne periódicamente la Gerencia con
el área de bodega para hacer un
seguimiento a la gestión; determinando
mejoras o ajustes?
10 7 No todo se
soluciona
CALIFICACION TOTAL 90
PONDERACION TOTAL 290 ALTO
MODERADO
BAJO
NR = 100% - NC ALTO
MODERADO
BAJO
31%
69%
0 AL 24%
RESUMEN DE CONFIANZA Y RIESGO
NIVEL DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO DE AUDITORIA
51 AL 75%
0 AL 50%
NIVEL DE RIESGO
TABLA DEL NIVEL DE RIESGO
100% 69% ALTO50 AL 100%
25 AL 49%
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (Enfoque COSO III)
CALIFICACIÓN AL CUESTIONARIO
NIVEL DE CONFIANZA
NC = 31% BAJOTABLA DEL NIVEL DE CONFIANZA
76 AL 100%
68
7
¿Existen planes de capacitación que
favorezcan el mejoramiento de las
competencias de los trabajadores de la
bodega de la empresa?
10 0
8
¿Existen lineamientos y criterios
detallados para la promoción interna de
personal?
10 0
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
9
¿La entidad realiza un proceso de
evaluación al personal de bodega, por lo
menos una vez por año?
10 0
DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (MÉTODO COSO III)
N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones
b) Evaluación al Riesgo
Principio 6: Demuestra compromiso para la competencia
10
¿Cuenta la entidad con un plan
estratégico vigente debidamente
documentado?
10 0
11
¿La elaboración del plan estratégico se
ha realizado con la participación y
aporte de personal de cada área?
N/A
Principio 7: Identifica y analiza riesgos
12
¿Cuenta la empresa con un plan de
contingencia que asegure la continuidad
del negocio ante la ocurrencia de
factores externos? (cortes de energía,
incendio, inundación, etc.)
10 5 En caso de incendios
y temblores
13 ¿Los empleados han sido capacitados en
prevención de accidentes? 10 5
14
¿Cumple la empresa con los
requerimientos de infraestructura que
mitiguen los riesgos de accidentes
laborales?
10 7
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
15
¿Existen políticas y/o procedimientos
reglamentados para restringir y
controlar el acceso a las bodegas de la
empresa?
10 7
16
¿Se realizan conciliaciones permanentes
entre la mercadería facturada y la
entregada al cliente final?
10 5
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
17
¿En el caso de nuevos productos, el
personal es capacitado y entrenado
adecuadamente para atenderlos?
10 5 En algunos productos
si
c) Actividades de Control
Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control
69
18
¿Los comprobantes de ingreso y egresos
de mercadería son pre numerados y
archivados en forma correlativa y/o
cronológica?
10 0 No se utiliza este tipo
de comprobantes
19 ¿Se realizan periódicamente inventarios
de mercadería? 10 5 1 vez al año
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología
20
¿Se ha capacitado al personal de bodega
sobre el sistema contable que la
empresa maneja?
10 3 Cuando se lo adquirió
21
¿Se han establecido las medidas
preventivas respecto de los cortes de
energía y caídas de los sistemas de
información y comunicación?
10 0
Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos
22
¿Se aplica en forma reglamentada las
decisiones que se refieren a la
administración de los inventarios?
(compra, devolución, almacenamiento,
venta, donación y dada de baja)
10 0 Lo maneja el área
administrativa
23
¿Se revisan los manuales de
procedimientos de los procesos claves al
menos una vez al año?
10 0 No se cuenta con
manuales
DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (MÉTODO COSO III)
N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones
d) Sistemas de Información
Principio 13: Usa información relevante
24
¿Se emiten reportes para identificar y
documentar desviaciones que pudieran
darse y que alteraran aspectos
organizativos, económicos o de gestión
de la empresa con relación al
inventario?
10 5
Principio 14: Comunica internamente
25
¿Se cuenta con un esquema de informes
y reportes desde las distintas
dependencias a la gerencia?
10 0
26
¿Se socializa con los empleados la
misión y visión de la empresa y los
avances sobre su ejecución?
10 6
Principio 15: Comunica externamente
27
¿Se cuentan con mecanismos de
socialización constante de reglamentos,
promociones, y otros?
10 0
28
¿Existen canales apropiados de
comunicación para clientes y
proveedores para obtener una
comunicación directa con la
administración y el personal en general?
10 5
e) Supervisión del sistema de control y Monitoreo
70
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes
29
¿La Gerencia realiza evaluaciones
periódicas al componente inventario
para verificar si está funcionando o no?
10 7
Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias
30
¿Se cuenta con mecanismos de
evaluación o autoevaluación que
permitan a los colaboradores conocer
indicadores de desempeño respecto a
sus funciones?
10 0
No se han establecido
criterios, ni
mecanismos de
evaluación.
TOTAL 290 99
Tercer cuestionario
DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (MÉTODO COSO III)
N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones
a) Ambiente de Control.
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
1 ¿Fomenta la empresa el compromiso y
los valores éticos al personal? 10 10
2
¿Se han establecido sanciones para
aquellos que violen las exigencias
éticas y de integridad de la empresa?
10 10
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
3
¿Aplica la Gerencia mecanismos que
le permiten la supervisión general del
manejo del inventario de la empresa?
10 5
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
CALIFICACION TOTAL 99
PONDERACION TOTAL 290 ALTO
MODERADO
BAJO
NR = 100% - NC ALTO
MODERADO
BAJO
34%
66%
0 AL 24%
RESUMEN DE CONFIANZA Y RIESGO
NIVEL DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO DE AUDITORIA
51 AL 75%
0 AL 50%
NIVEL DE RIESGO
TABLA DEL NIVEL DE RIESGO
100% 66% ALTO50 AL 100%
25 AL 49%
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (Enfoque COSO III)
CALIFICACIÓN AL CUESTIONARIO
NIVEL DE CONFIANZA
NC = 34% BAJOTABLA DEL NIVEL DE CONFIANZA
76 AL 100%
71
4
¿Cuenta la empresa con una estructura
funcional debidamente descrita a
través de un organigrama?
10 0
5
¿La organización cuenta con manuales
de procedimientos y normativas que
regulen todas las operaciones
relacionadas al inventario,
estableciendo adecuadamente las
líneas de autoridad y responsabilidad?
10 0
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
6
¿Se reúne periódicamente la Gerencia
con el área de bodega para hacer un
seguimiento a la gestión;
determinando mejoras o ajustes?
10 10 Los días lunes
7
¿Existen planes de capacitación que
favorezcan el mejoramiento de las
competencias de los trabajadores de la
bodega de la empresa?
10 0
8
¿Existen lineamientos y criterios
detallados para la promoción interna
de personal?
10 0
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
9
¿La entidad realiza un proceso de
evaluación al personal de bodega, por
lo menos una vez por año?
10 0
DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (MÉTODO COSO III)
N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones
b) Evaluación al Riesgo
Principio 6: Demuestra compromiso para la competencia
10
¿Cuenta la entidad con un plan
estratégico vigente debidamente
documentado?
10 0 No cuenta con un plan
estratégico
11
¿La elaboración del plan estratégico
se ha realizado con la participación y
aporte de personal de cada área?
N/A
Principio 7: Identifica y analiza riesgos
12
¿Cuenta la empresa con un plan de
contingencia que asegure la
continuidad del negocio ante la
ocurrencia de factores externos?
(cortes de energía, incendio,
inundación, etc.)
10 7
13 ¿Los empleados han sido capacitados
en prevención de accidentes? 10 10
14
¿Cumple la empresa con los
requerimientos de infraestructura que
mitiguen los riesgos de accidentes
laborales?
10 5
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
72
15
¿Existen políticas y/o procedimientos
reglamentados para restringir y
controlar el acceso a las bodegas de la
empresa?
10 5
16
¿Se realizan conciliaciones
permanentes entre la mercadería
facturada y la entregada al cliente
final?
10 5
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
17
¿En el caso de nuevos productos, el
personal es capacitado y entrenado
adecuadamente para atenderlos?
10 5
c) Actividades de Control
Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control
18
¿Los comprobantes de ingreso y
egresos de mercadería son pre
numerados y archivados en forma
correlativa y/o cronológica?
10 0 No se utiliza este tipo
de comprobantes
19 ¿Se realizan periódicamente
inventarios de mercadería? 10 5 1 vez al año
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología
20
¿Se ha capacitado al personal de
bodega sobre el sistema contable que
la empresa maneja?
10 0
21
¿Se han establecido las medidas
preventivas respecto de los cortes de
energía y caídas de los sistemas de
información y comunicación?
10 5
Se anota en un
cuaderno, para su
posterior facturación
Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos
22
¿Se aplica en forma reglamentada las
decisiones que se refieren a la
administración de los inventarios?
(compra, devolución,
almacenamiento, venta, donación y
dada de baja)
10 5
23
¿Se revisan los manuales de
procedimientos de los procesos claves
al menos una vez al año?
10 0 No se cuenta con
manuales
DISTRIBUIDORA VIDRIERIA HORIZONTAL
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (METODO COSO III)
N° Pregunta Ponderación Calificación Observaciones
d) Sistemas de Información
Principio 13: Usa información relevante
24
¿Se emiten reportes para identificar y
documentar desviaciones que
pudieran darse y que alteraran
aspectos organizativos, económicos o
de gestión de la empresa con relación
al inventario?
10 5
Principio 14: Comunica internamente
73
25
¿Se cuenta con un esquema de
informes y reportes desde las distintas
dependencias a la gerencia?
10 0
26
¿Se socializa con los empleados la
misión y visión de la empresa y los
avances sobre su ejecución?
10 5
Principio 15: Comunica externamente
27
¿Se cuentan con mecanismos de
socialización constante de
reglamentos, promociones, y otros?
10 0
28
¿Existen canales apropiados de
comunicación para clientes y
proveedores para obtener una
comunicación directa con la
administración y el personal en
general?
10 5
e) Supervisión del sistema de control y Monitoreo
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes
29
¿La Gerencia realiza evaluaciones
periódicas al componente inventario
para verificar si está funcionando o
no?
10 5
Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias
30
¿Se cuenta con mecanismos de
evaluación o autoevaluación que
permitan a los colaboradores conocer
indicadores de desempeño respecto a
sus funciones?
10 0
TOTAL 290 107
CALIFICACION TOTAL 107
PONDERACION TOTAL 290 ALTO
MODERADO
BAJO
NR = 100% - NC ALTO
MODERADO
BAJO
37%
63%
0 AL 24%
RESUMEN DE CONFIANZA Y RIESGO
NIVEL DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO DE AUDITORIA
51 AL 75%
0 AL 50%
NIVEL DE RIESGO
TABLA DEL NIVEL DE RIESGO
100% 63% ALTO50 AL 100%
25 AL 49%
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO (Enfoque COSO III)
CALIFICACIÓN AL CUESTIONARIO
NIVEL DE CONFIANZA
NC = 37% BAJOTABLA DEL NIVEL DE CONFIANZA
76 AL 100%
74
Resultados de la evaluación de control interno por componente COSO III
Como se pudo observar en los cuestionarios aplicados el nivel de confianza se mantiene
entre el 35,00% y el 40% y el nivel de riesgo va de 60% a 65%; resultados similares a
los obtenidos en la evaluación general de la empresa.
Ambiente de Control
La empresa no cuenta con una estructura funcional debidamente descrita a través de un
organigrama, tampoco existen manuales de procedimientos que regulen las operaciones
relacionadas con el inventario. No existen planes de capacitación que favorezcan el
mejoramiento de las competencias de los trabajadores de la bodega de la empresa.
Evaluación al Riesgo
La empresa no cuenta con un plan estratégico, planes de contingencia que aseguren la
continuidad del giro del negocio ante la ocurrencia de factores externos debidamente
documentados. El libre acceso a las instalaciones de la empresa, la falta de
conciliaciones permanentes entre la mercadería facturada y la entregada constituyen
factores de alto riesgo. En el caso de nuevos productos el personal no recibe la
capacitación necesaria.
Actividades de Control
No se utilizan documentos numerados, pre impresos en el ingreso y egreso de
mercadería, el único documento habilitante son las facturas de venta; en el caso de que
la venta sea facturada en ese momento caso contrario se anota en un cuaderno simple
que lleva la Gerencia y se factura cuando el cliente lo solicita. Los inventarios de
mercadería se realizan una sola vez al año. El personal desconoce el funcionamiento del
sistema contable que la empresa maneja.
Sistemas de Información
Se emiten reportes para identificar y documentar desviaciones que pudieran darse y que
alteraran aspectos organizativos, económicos o de gestión de la empresa con relación al
75
inventario; sin embargo, estos no son resueltos en un cien por ciento. Tampoco se ha
socializado con el personal de la empresa la misión y visión de la empresa. Los
mecanismos de comunicación utilizados actualmente no permiten que la comunicación
fluya provocando inconvenientes con clientes y proveedores e inclusive con el personal
de la empresa.
Supervisión y Monitoreo
La Gerencia realiza evaluaciones periódicas al componente inventario de manera
parcial, verificando su funcionamiento. Y no se cuentan con mecanismos de evaluación
o autoevaluación que permitan a los colaboradores conocer indicadores de desempeño
con respecto a sus funciones.
Recomendaciones para la cuenta inventarios
La empresa no cuenta con una estructura funcional debidamente descrita a través de un
organigrama, tampoco existen manuales de procedimientos que regulen las operaciones
relacionadas con el inventario. No existen planes de capacitación que favorezcan el
mejoramiento de las competencias de los trabajadores de la bodega de la empresa.
Se recomienda a la Gerencia la elaboración de un organigrama, manuales de
procedimientos y descriptivos de funciones que establezcan líneas de autoridad y
responsabilidades.
La empresa no cuenta con un plan estratégico, planes de contingencia que aseguren la
continuidad del giro del negocio ante la ocurrencia de factores externos debidamente
documentados. El libre acceso a las instalaciones de la empresa, la falta de
conciliaciones permanentes entre la mercadería facturada y la entregada constituyen
factores de alto riesgo. En el caso de nuevos productos el personal no recibe la
capacitación necesaria.
Establecer un plan estratégico y de contingencia ante factores externos
debidamente documentados.
76
Establecer políticas que restrinjan el acceso a las áreas de bodega y de
verificación de la mercadería vendida contra la mercadería entregada.
Definir programas de capacitación continua para el personal.
No se utilizan documentos numerados, pre impresos en el ingreso y egreso de
mercadería, el único documento habilitante son las facturas de venta; en el caso de que
la venta sea facturada en ese momento caso contrario se anota en un cuaderno simple
que lleva la Gerencia y se factura cuando el cliente lo solicita. Los inventarios de
mercadería se realizan una sola vez al año. El personal desconoce el funcionamiento del
sistema contable que la empresa maneja.
Diseñar formatos que se utilicen de manera eficiente tanto en el ingreso como
egreso de la mercadería.
Establecer una política de periodicidad de la toma física de inventarios (mínimo
2 veces al año).
Instruir al personal de la empresa en el uso del sistema contable, con las debidas
restricciones de usuarios por confidencialidad de la información sobre todo
costos.
Se emiten reportes para identificar y documentar desviaciones que pudieran darse y que
alteraran aspectos organizativos, económicos o de gestión de la empresa con relación al
inventario; sin embargo, estos no son resueltos en un cien por ciento. Tampoco se ha
socializado con el personal de la empresa la misión y visión de la empresa. Los
mecanismos de comunicación utilizados actualmente no permiten que la comunicación
fluya provocando inconvenientes con clientes y proveedores e inclusive con el personal
de la empresa.
Priorizar la resolución y dar seguimiento a las desviaciones que surgen durante
el desarrollo normal de las actividades de la empresa.
Socializar la misión, visión y demás aspectos prioritarios para que el personal, se
comprometa con la consecución de los objetivos planteados.
La Gerencia realiza evaluaciones periódicas al componente inventario de manera
parcial, verificando su funcionamiento. Y no se cuentan con mecanismos de evaluación
77
o autoevaluación que permitan a los colaboradores conocer indicadores de desempeño
con respecto a sus funciones.
Definir los mecanismos de evaluación y auto evaluación para que cada uno de
los trabajadores de la empresa mida su nivel de desempeño.
78
4.5 Propuesta
Direccionamiento Estratégico
Misión propuesta
Vidriería
Horizontal
Misión
Asunto: Reestructuración de la misión Pág. Nº: 1/1
Capítulo: IV Fecha de Vigencia: A partir de su
aprobación
Elaborado por: Wendy Toaquiza Fecha de Revisión: Anual
Aprobado por: Gerente Propietario
Somos una empresa que trabaja día a día con el objetivo de entregar a su distinguida
clientela productos de aluminio y vidrio con altos estándares de calidad, a precios
competitivos y con una atención personalizada.
Visión Propuesta
Vidriería
Horizontal
Visión
Asunto: Reestructuración de la visión Pág. Nº: 1/1
Capítulo: IV Fecha de Vigencia: A partir de su
aprobación
Elaborado por: Wendy Toaquiza Fecha de Revisión: Anual
Aprobado por: Gerente Propietario
Para el año 2023 la empresa busca ser líder en la distribución de aluminio y vidrio
tanto en el mercado local como nacional, reconocido por la calidad de sus productos
y por la atención personalizada que brinda a sus clientes.
79
Objetivos Corporativos
Vidriería
Horizontal
Asunto: Formulación de objetivos institucionales Pág. Nº: 1/1
Capítulo: IV Fecha de Vigencia: A partir de su
aprobación
Elaborado por: Wendy Toaquiza Fecha de Revisión: Anual
Aprobado por: Gerente Propietario
Objetivos Institucionales
N° Área/Departamento Descripción del objetivo
1 Financiero
Brindar información financiera oportuna y
fiable para contribuir a la toma de
decisiones gerenciales.
2 Bodega
Custodiar los artículos destinados para la
venta así con mantener saldos actualizados
y debidamente respaldados.
3 Talento Humano
Desarrollar las habilidades y destrezas del
personal por medio de programas de
capacitación y motivación.
4 Adquisiciones
Adquirir productos con altos estándares de
calidad y garantizar el abastecimiento de
acuerdo a la demanda y niveles de
inventarios.
80
Principios y Valores
Vidriería
Horizontal
Valores y Principios Asunto: Formulación de principios y
valores Pág. Nº: 1/1
Capítulo: IV Fecha de Vigencia: A partir
de su aprobación
Elaborado por: Wendy Toaquiza Fecha de Revisión: Anual
Aprobado por: Gerente Propietario
Valores
Calidad
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Honestidad
Principios
Orientación al servicio
Constancia
Orientación al cliente
La misión, visión, objetivos corporativos, valores y principios propuestos se basan en el
análisis realizado a la situación actual de la empresa, y deben ser socializados a todas las
áreas que la conforman. La reformulación de los mismos es posible, en el caso de que se
considere necesario.
81
Estructura Orgánica
Organigrama Estructural
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL “DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”
ADQUISICIONES
ADQUISICIONES
GERENCIA
SECRETARIA
CONTABILIDAD BODEGA TALENTO HUMANO
BODEGA TALENTO HUMANOFINANCIERO
VIDRIERIA
O RIZO NTAL
82
Organigrama Funcional
JEFE DE VENTAS
Captación y fidelización de clientes
Realizar promoción y publicidad
Realiza el pedido
Elabora Nota de Pedido Identifica arcticulos defectuosos Contratación Recibe y envía facturas de
proveedores a contabilidad Entrega al cliente la mercaderia
vendida
Mantener saldos actualizados Elaborar cronograma de capacitación
Emite reporte de articulos obsoletos Ejecutar capacitación
Cobra y registra
directamente los
movimientos del dinero
de la empres
y a sus productos. Elabora Notas de Entrada y Salida Aplicación de pruebas
ASIST. DE ADQUISICIONES
Registro de hechos económicos Atencion a los clientes que solicitan Recepcion, revisión, almacenaje y
despacho de la mercaderia
Convocatoria de aspirantes Solicita cotizaciones
de manera cronológica informacion relativa a la empresa Revisión de hojas de vida Comunicación con proveedores
ASISTENTE CONTABLE VENDEDOR CAJERO BODEGUERO ASIST. DE TALENTO HUMANO
Administración y evaluación de Revisa y aprueba cotizaciones,
devoluciones en compra y baja de
inventarios
los recursos financieros de la la productividad del talento
empresa humano de la empresa
-Representación Legal
-Establecimiento de objetivos institucionales
SECRETARIA
Elabora documentos administrativos
Archivo de documentos administrativos
ORGANIGRAMA FUNCIONAL “DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”
GERENTE GENERAL
- Planifica, organiza, dirige, controla y evalua.
Asiste a la Gerencia
CONTADOR JEFE DE TALENTO HUMANO JEFE DE ADQUISICIONES
Administración y control de
VIDRIERIA
O RIZO NTAL
83
La nueva estructura organizacional propuesta para la Distribuidora Vidriería
Horizontal, representa no solo una estructura jerárquica, sino que es sinónimo de
flexibilidad y eficiencia en la implementación, control y mejora de procesos. Es ideal
ante las exigencias actuales del mercado en el que desarrolla sus actividades y permite a
cada uno de sus trabajadores conocer cuál es su posición dentro de la empresa.
Descriptivo de funciones
Gerente Propietario
Vidriería Horizontal Descriptivo de Funciones
Cargo: Gerente Propietario
Reporta a: Propietarios
Subordinados:
Contador General
Jefe de Ventas
Jefe de Talento
Humano
Jefe de Adquisiciones
Nº Funciones
1 Dirige al equipo de trabajo hacia el logro de metas
2 Ejerce las fases de la administración
3 Emplea técnicas de motivación grupal
4 Evalúa la eficiencia y eficacia
5 Garantiza el cumplimiento de objetivos
6 Representante y responsable legal
Perfil Profesional
Titulo : Administrador de empresas
Experiencia:: 3 años
Habilidades:
Responsable
Líder
Proactivo
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
84
Secretaria
Vidriería Horizontal Descriptivo de Funciones
Cargo: Secretaria
Reporta a: Gerente Propietario
Subordinados: N/A
Nº Funciones
1 Asistir en reuniones de trabajo a la Gerencia
2 Atención afable de llamadas y redes sociales
3 Colaborar a la Gerencia en asuntos pertinentes al ámbito
administrativo
4 Coordinar agenda de trabajo de Gerencia
5 Elaborar informes, oficios, comunicados o circulares
6 Llevar un archivo de correspondencia de Gerencia
Perfil Profesional
Titulo : Asistente Administrativo
Experiencia:: 2 años
Habilidades y
capacidades:
Responsable
Amable
Proactiva
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
85
Contador
Vidriería Horizontal Descriptivo de Funciones
Cargo: Contador
Reporta a: Gerente Propietario
Subordinados: Asistente contable
Nº Funciones
1 Mantener una contabilidad de acuerdo a la normativa
vigente
2 Presentar informes ante los órganos de control
3 Presentar estados financieros que reflejen la realidad de la
empresa
4 Asesorar a la Gerencia en el ámbito contable, tributario y
financiero
5 Acudir ante los órganos de control en caso de solicitar su
presencia
6 Evaluar y supervisar el trabajo de sus asistentes
Perfil Profesional
Titulo : Contador
Experiencia:: 2 años
Habilidades:
Trabajo en equipo
Responsable
Líder
Analítico
Elaborado
por: Aprobado por:
Fecha de Elaboración
Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
86
Asistente Contable
Vidriería Horizontal Descriptivo de Funciones
Cargo: Asistente Contable
Reporta a: Contador
Subordinados: N/A
Nº Funciones
1 Asistir en las funciones y responsabilidades delegadas por
el Contador
2 Registrar los movimientos contables en base a la
normativa vigente
3 Elaborar informes requeridos por el Contador
4 Mantener un archivo actualizado de comprobantes
contables
5 Custodiar los recursos financieros entregados como
fondos rotativos
6 Llevar en forma cronológica y oportuna los auxiliares
contables
Perfil Profesional
Titulo : Contador
Experiencia:: 1 año
Habilidades y
capacidades:
Capacidad para trabajar bajo presión
Alto sentido de
responsabilidad
Capacidad de colaboración
Pro actividad
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
87
Jefe de Ventas
Vidriería Horizontal Descriptivo de Funciones
Cargo: Jefe de Ventas
Reporta a: Gerente Propietario
Subordinados: Vendedor
Nº Funciones
1 Realizar investigación de mercado
2 Prospectar nuevos
clientes
3 Elaborar informes
4 Formar vendedores
5 Evaluar el trabajo de los vendedores
6 Fijar planes de comisión
7 Fomentar el trabajo en equipo
Perfil Profesional
Titulo : Ing.: en Marketing
Experiencia:: 2 años
Habilidades y
capacidades:
Capacidad de comunicación
Liderazgo
Empatía
Elaborado
por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy
Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
88
Vendedor
Vidriería Horizontal Descriptivo de Funciones
Cargo: Vendedor
Reporta a: Jefe de Ventas
Subordinados: N/A
Nº Funciones
1 Atender a los clientes de manera cordial y respetuosa
2 Brindar información puntual de productos y servicios de
la empresa
3 Contribuir a la toma de decisiones de los clientes
4 Dar a conocer precios, descuentos y promociones de
temporada
5 Brindar seguimiento postventa
6 Crear un vínculo entre empresa-cliente
Perfil Profesional
Titulo : Ejecutivo de ventas
Experiencia:: 2 años
Habilidades y
capacidades:
Capacidad de comunicación
Expresión oral y corporal
Trabajo en equipo
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
89
Cajero
Vidriería Horizontal Descriptivo de Funciones
Cargo: Cajero
Reporta a: Jefe de Ventas
Subordinados: N/A
Nº Funciones
1 Elaborar y emitir facturas
2 Cobrar al clientes los montos facturados
3 Preparar al finalizar el día cuadres de caja
4 Elaborar informes de depósitos bancarios
5 Realizar cuadres entre valores depositados y depósitos
efectivizados
6 Elaborar reportes de trabajo mensualmente
7 Custodiar los recursos en efectivo
Perfil Profesional
Titulo : Cajero comercial y bancario
Experiencia:: 2 años
Habilidades y
capacidades:
Conteo de dinero con exactitud
Efectividad
Honestidad
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
90
Bodeguero
Vidriería Horizontal Descriptivo de Funciones
Cargo: Bodeguero
Reporta a: Jefe de Ventas
Subordinados: N/A
Nº Funciones
1 Recibir y verificar que la mercadería se encuentre en
perfectas condiciones
2 Guardar y custodiar los artículos destinados para la
venta
3 Limpiar y mantener en orden la bodega
4 Elaborar notas de ingreso y notas de salida de bodega
5 Mantener actualizadas las tarjetas Kardex
6 Realizar inventarios físicos periódicos
7 Elaborar informes de gestión.
Perfil Profesional
Titulo : Tecnólogo de Administración de bodegas
Experiencia:: 2 años
Habilidades y
capacidades:
Capacidad de organización
Trabajo en equipo
Capacidad para trabajo bajo presión.
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
91
Jefe de Talento Humano
Vidriería Horizontal Descriptivo de Funciones
Cargo: Jefe de Talento Humano
Reporta a: Gerente Propietario
Subordinados: Asistente de Talento
Humano
Nº Funciones
1 Elaborar perfiles de cargo
2 Elaborar cronograma para selección de personal
3 Aplicar pruebas para selección de personal
4 Reclutar Personal
5 Seleccionar personal
6 Inducir al personal
7 Contratar y evaluar al personal
Perfil Profesional
Titulo : Administración de Empresas
Experiencia:: 2 años
Habilidades y
capacidades:
Orientación a resultados
Análisis de datos e información
Liderazgo
Elaborado
por: Aprobado por:
Fecha de Elaboración
Wendy
Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
92
Asistente de Talento Humano
Vidriería Horizontal Descriptivo de Funciones
Cargo: Asistente de Talento
Humano
Reporta a: Jefe de Talento Humano
Subordinados: N/A
Nº Funciones
1 Cumplir oportuna y responsablemente con las actividades
delegadas por el Jefe de Talento Humano
2 Llevar un folder actualizado de cada empleado
3 Mantener al día las obligaciones ante los organismos de
control
4 Presentar requerimientos ante Ministerio de Trabajo e
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
5 Revisar la asistencia puntual de los empleados
6 Preparar y subir planillas de aportes
7 Constatar los datos contenidos en la hojas de vida de los
aspirantes y empleados.
Perfil Profesional
Titulo : Tecnólogo en Administración de Empresas
Experiencia:: 2 años
Habilidades y
capacidades:
Honestidad y responsabilidad
Redacción de informes
Trabajo en equipo
Elaborado
por: Aprobado por:
Fecha de Elaboración
Wendy
Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
93
Jefe de Adquisiciones
Vidriería Horizontal Descriptivo de Funciones
Cargo: Jefe de adquisiciones
Reporta a: Gerente Propietario
Subordinados: Asistente de
adquisiciones
Nº Funciones
1 Dirige y supervisa el trabajo del personal de compras
2 Revisa y aprueba cotizaciones
3 Revisa y aprueba devolución en compras
4 Revisa y aprueba baja de inventarios
Perfil Profesional
Titulo : Administración de Empresas
Experiencia:: 2 años
Habilidades y
capacidades:
Liderazgo
Visión de Negocio
Proactivo
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy
Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
94
Asistente de Adquisiciones
Vidriería Horizontal Descriptivo de Funciones
Cargo: Asistente de
adquisiciones
Reporta a: Jefe de adquisiciones
Subordinados: N/A
Nº Funciones
1 Recepta órdenes de compra
2 Solicita cotizaciones
3 Comunica con proveedores seleccionados
4 Realiza el pedido de mercadería
5 Entrega documentos a contabilidad para pago a
proveedores
Perfil Profesional
Titulo : Tecnólogo en Administración de Empresas
Experiencia:: 1 año
Habilidades y
capacidades:
Proactivo
Capacidad para trabajar bajo presión.
Trabajo en Equipo
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy
Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
La definición de manuales de funciones para el personal de la Distribuidora Vidriería
Horizontal, sirve como una guía para la evaluación, capacitación y recompensa de los
mismos. Dichos manuales determinan responsabilidades de cada puesto, y su relación
con los demás colaboradores de la empresa, asegurando la continuidad y coherencia en
cada uno de los procedimientos planteados, evitando duplicidad de funciones y malos
entendidos durante el desarrollo de sus operaciones.
95
Sistema de Inventarios
Un Sistema de Inventarios está compuesto por un conjunto de procedimientos, los
cuales constituyen actividades que deben ser desarrolladas en forma lógica y secuencial.
Incluye además políticas para el cumplimiento apropiado de los procedimientos.
Mediante la observación directa y entrevistas realizadas al personal responsable del
inventario, se han determinado que las siguientes actividades y tareas son las que
actualmente maneja la empresa con relación al inventario:
Adquisición de mercadería
- Gerencia solicita a bodega un detalle de existencias por líneas de
comercialización, y en base a ello envía el listado a contabilidad.
- Contabilidad establece contacto con el proveedor y solicita el material indicado.
- El Proveedor emite la factura correspondiente y envía la mercadería; en algunas
ocasiones viene en 2 partes.
- Contabilidad recibe la factura, emite la retención respectiva y saca el cheque de
pago.
Devolución en compra de mercaderías
- Cualquiera de los bodegueros recibe la mercadería, verificando cantidades con la
guía de remisión del proveedor.
- En el caso de faltantes, pérdida parcial o total de la mercadería se informa
inmediatamente a la Gerencia.
- La Gerencia se comunica con el proveedor, solicita la mercadería faltante, o el
cambio de lo enviado.
Despacho de la mercadería
- El cliente solicita directamente en la bodega los productos que requiere.
- Bodeguero entrega un papel simple con las cantidades, los códigos, y en el caso
del aluminio los colores del material, para su facturación.
- Cajera emite la factura de venta, registra el cobro o archiva la respectiva cuenta
por cobrar.
96
- En algunas ocasiones la Gerencia, sale y constata que todo lo entregado este
facturado o viceversa.
Toma física de inventario
- Gerencia dispone fecha de toma física.
- Contabilidad prepara el listado de artículos.
- Bodega realiza el conteo, registra y entrega el documento en contabilidad.
- Contabilidad asigna costo y determina el inventario final.
Baja de inventarios
- No se han realizado bajas de inventario.
Deterioro de inventarios
- No se han realizado ajustes por deterioro.
Donación de inventarios
- No se han realizado donaciones de inventario.
En base a lo anteriormente detallado, el sistema de inventarios propuesto inicia con el
proceso de adquisición de mercadería mismo que tiene como resultado final mantener
un stock óptimo de inventario y evitar desabastecimiento o exceso de inventarios. Una
vez realizado el pedido y recibida la mercadería en las bodegas de la empresa, se
verifica que la misma cumpla con las especificaciones requeridas por la empresa y
ofrecidas por el proveedor; en el caso de que esta no cumpla con alguna de esas
especificaciones se procederá con el proceso de devolución de compra de mercadería al
proveedor, el cual deberá envía la mercadería solicitada y ofrecida o a su vez emitir una
nota de crédito por la mercadería no recibida. La mercadería recibida a completa
satisfacción pasa a ser almacenada para su posterior despacho.
El proceso de toma de inventarios, es considerado para la empresa como un proceso de
control que se realizara de manera semestral con el objetivo de conciliar la mercadería
que existe en sus registros contables con lo que realmente tiene en su bodega.
97
En el caso de que al realizar una toma de inventarios exista mercadería que no se
encuentre en perfecto estado o cuya inexistencia esté debidamente justificada se deberá
aplicar los procesos de Deterioro de inventarios o su vez el de Baja de inventarios; el
objetivo de estos procesos es tener un valor de inventarios de acuerdo a la NIC 2, un
inventario real que se puede ofrecer al cliente final y que genere satisfacción en el
mismo.
El proceso de Donación de Inventarios se aplicará en el caso de que la empresa lo
considere necesario y deberá contar con la autorización de la gerencia.
Adquisición de mercadería
Vidriería Horizontal
PROCEDIMIENTO
Área: Adquisiciones
Procedimiento
: Adquisición de mercadería
Objetivo:
Adquirir mercadería de calidad y en las
cantidades necesarias de manera que las
operaciones de la empresa sean eficientes.
Nº Actividades Responsable
1 Solicita cotizaciones Asistente de adquisiciones
2 Revisa y aprueba cotizaciones Jefe de adquisiciones
3 Comunica a proveedor seleccionado Asistente de adquisiciones
4 Elabora Nota de Pedido Bodeguero
5 Realiza el pedido Asistente de adquisiciones
6 Entrega mercadería Proveedor
7 Recibe y revisa mercadería Bodeguero
8 Bodegaje de mercadería Bodeguero
9 Elabora Nota de Entrada Bodeguero
10 Entrega factura de proveedor Bodeguero
11 Recibe y envía a Contabilidad Asistente de adquisiciones
Políticas
Nº Descripción
1 La selección de proveedores se hará en base a 3 cotizaciones.
2
La provisión de mercadería será en base al método de cantidades
máximas y mínimas, previamente establecidas en cada uno de los
productos.
3 La adquisición de mercadería debe realizarse previa la autorización
del jefe de adquisiciones.
98
Flujograma
Procedimiento: Compra de mercadería
Asistente de
adquisiciones
Asistente de
Contabilidad Bodeguero Proveedor
Adqu
isic
ion
es
Inicio
Solicita cotizacionesRevisa y aprueba
cotizaciones
Comunica a
proveedor
seleccionado
Bodegaje de
mercadería
Recibe y envía a
contabilidad
¿Correcto?si
Fin
¿Correcto?
si
no
Elabora Nota de
PedidoRealiza el pedido
Entrega mercaderíaRecibe y revisa
mercadería
Elabora Nota de
Entrada
Entrega factura de
proveedor
no
99
Formularios
Código: Nomenclatura: Unidad de medida:
Cant. Mínima Cant. Máxima
Cant. V. Unitario Total Cant. V. Unitario Total Cant. V. Unitario Total
KARDEX PROPUESTO
“DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”
TOTAL
INGRESOS EGRESOS SALDOSNomenclaturaCódigo
Fecha: __________________
Empresa:
RUC:
Dirección:
Contacto: Teléfono:
E-mail: Condicion Pago:
Razón Social: PÉREZ ZUMBA FERNANDO RUBÉN
RUC: 0603052903001
Dirección: Av. De los Shyris S/N y Titira
E-mail: rperezumba@yahoo.com Teléfono: 02 2335 747
Fecha de entrega:
Código Nomenclatura Cantidad Precio Total
Subtotal:
IVA __ % :
Total :
Elaborado por: Firma:
Autorizado por: Firma:
N°: 002-002-000000001
NOTA DE PEDIDO
“DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”
DATOS DEL PROVEEDOR
DATOS DE FACTURACIÓN
100
Indicadores
Eficiencia en la
adquisición
N° Artículos presupuestados para la Venta
N° Artículos Adquiridos
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
Devolución en Compra de mercadería
Vidriería Horizontal
PROCEDIMIENTO
Área: Adquisiciones
Procedimiento: Devolución en compra de mercadería
Objetivo: Garantizar la correcta devolución y
reposición de mercadería defectuosa.
Nº Actividades Responsable
1 Identifica artículos defectuosos Bodeguero
2 Elabora Nota de Salida Bodeguero
3 Revisa y aprueba Jefe de adquisiciones
4 Notifica al proveedor Asistente de adquisiciones
5 Realiza devolución Proveedor
6 Recibe y revisa mercadería Bodeguero
7 Realiza bodegaje Bodeguero
8 Elabora Nota de Entrada Bodeguero
Políticas
Nº Descripción
1 La devolución de mercadería se realizará máximo en 24 horas de
identificado el articulo defectuoso
2 En el caso de no existir la devolución del producto, se solicitará una
Nota de Crédito al proveedor.
3 La devolución de mercadería debe estar autorizada por el Jefe de
Adquisiciones.
4 La salida de mercadería por devolución al proveedor debe estar
respaldada con la Nota de Salida de Bodega.
Flujograma
101
Bodeguero Jefe de AquisicionesAsistente de
AdquisicionesProveedor
Adqu
isic
ion
es
Inicio
Identifica artículos
defectuosos
Revisa y aprueba
Bodegaje de
mercadería
¿Correcto?
Fin
¿Correcto?
si
Notifica al
proveedor
Recibe y revisa
mercadería
Elabora Nota de
Entrada
Elabora Nota de
Salida
sino
Reliza devolución
no
102
Formularios
Indicadores
Eficiencia en la
devolución
N° Artículos defectuosos
N° Artículos devueltos
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
Fecha: __________________
Bodega:
Operación: Venta ______ Devolución Proveedor:
Consumo Interno ____ Otro: __________________________
Contraparte:
Código Nomenclatura Entregado Por entregar
Entregado por: Firma:
Recibido por: Firma:
“DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”
NOTA DE SALIDA
N°: 002-002-000000001
Cantidad
103
Despacho de mercadería
Vidriería Horizontal
PROCEDIMIENTO
Área: Bodega
Procedimiento: Despacho de mercadería
Objetivo:
Distribuir la mercadería de manera
eficiente y sin duplicidad de
funciones, garantizando satisfacción
en el cliente final.
Nº Actividades Responsable
1 Elabora Nota de Pedido Vendedor
2 Recibe y revisa Nota de Pedido Bodeguero
3 Prepara artículos Bodeguero
4 Elabora Nota de Salida Bodeguero
5 Traslada productos a caja Bodeguero
6 Entrega al cliente Vendedor
7 Da de baja en el sistema Bodeguero
8 Archiva documentos Bodeguero
Políticas
Nº Descripción
1 Toda salida de mercadería debe estar sustentada con Nota de
Pedido y su respectiva Nota de Salida.
2 El bodeguero es responsable de despachar los artículos
3 Una vez salida la mercadería inmediatamente debe darse de baja
del sistema.
4 Exclusivamente el bodeguero despachará la mercadería.
Flujograma
104
Procedimiento: Despacho de Mercadería
Vendedor Bodeguero
Bod
ega
Inicio
Recibe y revisa Nota
de Pedido
¿Correcto?
Fin
Elabora Nota de
Pedido
no
Da de baja en el
sistema
Archiva documentos
Prepara articulos
Elabora Nota de
Salida
Traslada productos a
cajaEntrega al cliente
105
Formularios
Indicadores
Eficiencia en el despacho N° Artículos solicitados
N° Artículos despachados
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
Fecha: __________________
Bodega:
Operación: Venta ______ Devolución Proveedor:
Consumo Interno ____ Otro: __________________________
Contraparte:
Código Nomenclatura Entregado Por entregar
Entregado por: Firma:
Recibido por: Firma:
“DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”
NOTA DE SALIDA
N°: 002-002-000000001
Cantidad
106
Toma de Inventarios
Vidriería Horizontal
PROCEDIMIENTO
Área: Bodega
Procedimiento: Toma de inventario Físico
Objetivo:
Verificar que los saldos de inventario
arrojados por sistema contable, coincida
con la mercadería física que se custodia.
Nº Actividades Responsable
1 Emite Kardex del sistema contable Asistente de Contabilidad
2 Conteo físico Bodeguero
3 Supervisa conteo Asistente de Contabilidad
4 Cruza información (Kardex con
existencia) Asistente de Contabilidad
5 Determina diferencias Asistente de Contabilidad
6 Elabora ajuste Asistente de Contabilidad
7 Actualiza existencias en bodega Bodeguero
8 Firma acta Asistente de Contabilidad
9 Firma acta Bodeguero
10 Archiva documentación Asistente de Contabilidad
Políticas
Nº Descripción
1 La toma de inventario físico se realizará de forma semestral
2 Es responsabilidad del bodeguero los faltantes identificados
3 Los ajustes por sobrante deben ser autorizados por el Contador y jefe
de adquisiciones
4 Los ajustes por faltante deben ser autorizados por el Contador y jefe
de adquisiciones
Flujograma
107
Procedimiento: Toma de inventario
Físico Asistente de
ContabilidadBodeguero
Bod
ega
Inicio
Conteo fisico
¿Correcto?
Fin
Actualiza
existencias en
bodega
Emite kardex del
sistema contable
Firma acta
Archiva documentos
Supervisa conteo
Cruza información
(kardex con
existencia)
Determina
diferencias
Elabora ajuste
108
Formularios
“DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”
ACTA DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
En Sangolquí, hoy día _______ __ de ______ del ____, en las instalaciones de la
empresa situadas en la Av. de los Shyris S/N y calle Titira, a las ____ horas del día; el/la
trabajador/a ________________, en calidad de ______________; comparece ante el Sr.
Pérez Zumba Rubén, Gerente General de la Empresa y ________________, como
Contador/a de la empresa; con el objeto de verificar las existencias físicas de los bienes
que se encuentran bajo su custodia y responsabilidad, contra las existencias arrojadas
por el Sistema de información, encontrándose las siguientes novedades:
Código Nomenclatura Cantidad Costo
Unitario
No.
Sobrantes
No.
faltantes
Valor
sobrante o
faltante.
En el caso de bienes faltantes se procederá a establecer la responsabilidad del antes
mencionado, para continuar con el registro de la respectiva cuenta por cobrar; sin
Fecha: Hoja N°
Inventario Físico al: Departamento:
CódigoUnidades según
SistemaUnidades Físicas Sobrantes Faltantes
Realizado por: __________________ Supervisado por: ___________________
Firma Firma
“DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”
HOJA DE CONTEO FISÍCO
Nomenclatura
109
embargo; en el caso, de que esta no fuera posible de determinar se procederá a dar de
baja dicho inventario. (Para casos donde existen faltantes)
Para el registro de los bienes sobrantes, estos serán valorados de acuerdo a los costos de
elementos de igual o de similares características. (Para casos donde existen sobrantes)
Se anexa como parte integral de la presente acta los reportes de existencia del Sistema
de Información y las hojas de conteo físico utilizadas con las respectivas sumillas de los
responsables.
Para constancia y aceptación de lo mencionado anteriormente, las partes suscriben el
presente documento
______________________________ ___________________________________
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
C.C.: C.C.:
_____________________________
Nombre:
Cargo:
C.C.:
Indicadores
Eficiencia en la toma de
inventarios
N° Artículos existentes
N° Artículos Inventariados
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
110
Baja de Inventarios
Vidriería Horizontal
PROCEDIMIENTO
Área: Bodega
Procedimiento: Baja de Inventario
Objetivos:
Mantener saldos reales de inventario
disponible para la venta, con las
condiciones adecuadas.
Nº Actividades Responsable
1 Emite reporte de artículos obsoletos Bodeguero
2 Revisa y aprueba Jefe de adquisiciones
3 Elabora Acta Asistente de Contabilidad
4 Revisa y aprueba Contador
5 Revisa y aprueba Gerente Propietario
6 Firman acta Contador
7 Firman acta Gerente Propietario
8 Legalización Asistente de Contabilidad
9 Archivo de documentación Asistente de Contabilidad
Políticas
Nº Descripción
1 La baja de inventarios debe estar legalizada ante un notario
2 La baja de inventarios debe realizarse hasta el 31 de diciembre
3 La baja de inventarios se da por obsolescencia
4 La baja de inventarios debe estar autorizada por Gerente y Contador.
Flujograma
111
Procedimiento: Baja de Inventario
Bodeguero Jefe de AdquisicionesAsistente de
ContabilidadProveedor Gerente Propietario
Bodega
Inicio
Revisa y aprueba
¿Correcto?
Fin
Emite reporte de
articulos obsoletos
sino
Legalización
Archiva documentos
Elabora ActaRevisa y aprueba
¿Correcto?no
Revisa y aprueba
¿Correcto?
si
no
Firman acta
112
Formularios
“DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”
ACTA PARA LA BAJA DE INVENTARIOS
En Sangolquí, hoy día _______ __ de ______ del ____, en las instalaciones de la
empresa situadas en la Av. de los Shyris S/N y calle Titira, a las ____ horas del día; el/la
trabajador/a ________________, en calidad de ______________; comparece ante el Sr.
Pérez Zumba Rubén, Gerente General de la Empresa y ________________, como
Contador/a de la empresa; con el objeto de formalizar la baja definitiva de la/s
mercadería/s que se detallan a continuación:
Código Nomenclatura Cantidad Costo
Unitario
Costo
Total Observaciones
La mercadería se encuentra en estado de inservibles u obsolescencia, y no representan
ya ningún beneficio para la empresa; determinando como destino final de los mismo, el
relleno sanitario de la localidad.
Para constancia y aceptación de lo mencionado anteriormente, las partes suscriben el
presente documento.
______________________________ ___________________________________
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
C.C.: C.C.:
_____________________________
Nombre:
Cargo:
C.C.:
Indicadores
Eficiencia en la baja N° Artículos obsoletos
N° Artículos dados de baja
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
113
Deterioro de Inventarios
Vidriería Horizontal
PROCEDIMIENTO
Área: Bodega y Contabilidad
Procedimiento: Deterioro de inventario
Objetivo:
Mantener un saldo real de la cuenta
mercadería, conjuntamente con un
inventario físico óptimo.
Nº Actividades Responsable
1 Emite reporte de saldos contables Asistente de contabilidad
2 Identifica indicios de deterioro Contador
3 Determina el VNR Contador
4 Realiza pruebas de deterioro Contador
5 Registra ajuste por deterioro Asistente de contabilidad
6 Cálculo del impuesto diferido Contador
7 Registro del impuesto diferido Asistente de contabilidad
8 Archiva documentación Asistente de contabilidad
Políticas
Nº Descripción
1 Es responsabilidad del contador identificar indicios de deterioro
del valor de los inventarios
2 Los inventarios serán medidos al menor entre el costo y el Valor
Neto de Realización
3 Los ajustes por deterioro deben estar documentados
4 Los ajustes por deterioro originaran activos por impuestos
diferidos
Flujograma
114
Procedimiento: Deterioro de inventario
Asistente de
ContabilidadContador
Bod
ega
y C
ont
abil
idad
Inicio
Identifica indicios
de deterioro
¿Correcto?
Fin
Emite reporte de
saldos contables
Archiva documentos
Determina el VNR
Realiza pruebas de
deterioro
Registra ajuste por
deteriorosi
no
Calculo del
impuesto diferido
Registro del
impuesto
diferido
115
Formularios
Indicadores
Eficiencia en el deterioro N° Artículos deteriorados
N° Artículos dados de baja por deterioro
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
Fecha:
Cantidad Costo Costo TotalPVP
Estimado
Gastos de
VentasVNR Unitario Total
Realizado por: __________________ Aprobado por: ___________________
Firma Firma
TOTAL
“DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”
CÁLCULO DEL VNR
Costo según Kardex
Código Nomenclatura
Valor Neto Realizable Deterioro
Fecha Código Descripción Debe Haber
31/12/2018 ----X----
5020402002 Gasto Deterioro de Inventario x,xx
1010313001 Provisión Por Deterioro De Inventario x,xx
P/r provisión de deterioro de los inventarios al 31/12/2018
116
Donación de Inventarios
Vidriería Horizontal
PROCEDIMIENTO
Área: Bodega
Procedimiento: Donación de inventario
Objetivo
Establecer un procedimiento que
cumpla con todos los aspectos
formales de las donaciones y que
permita tener un saldo actualizado del
inventario.
Nº Actividades Responsable
1 Entrega oficio Solicitante
2 Recepta oficio Secretaria
3 Entrega a Gerente Propietario Secretaria
4 Recibe y revisa Gerente Propietario
5 Aprueba Gerente Propietario
6 Prepara artículos Bodeguero
7 Elabora Nota de Salida Bodeguero
8 Entrega donación Gerente Propietario
9 Elabora registro contable Asistente de contabilidad
10 Archiva documentación Asistente de contabilidad
Políticas
Nº Descripción
1 Las donaciones deben estar autorizadas por el Gerente Propietario
2 Las donaciones no superaran el valor de $5.000,00
3 Las donaciones deben estar debidamente facturadas
4 Las donaciones deben estar sustentadas y aprobadas
Flujograma
117
Formularios
“DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL”
ACTA PARA LA DONACIÓN DE INVENTARIOS
En Sangolquí, hoy día _______ __ de ______ del ____, en las instalaciones de la
empresa situadas en la Av. de los Shyris S/N y calle Titira, a las ____ horas del día;
comparecen el Sr. Pérez Zumba Rubén, Gerente General de la Empresa, quien
ENTREGA y la empresa _______________, con RUC ____________, debidamente
representada por ________________; quien RECIBE; con el objeto de formalizar la
donación de la/s mercadería/s que se detallan a continuación:
Procedimiento: Donación de inventario
Solicitante Secretaria Gerente Propietario BodegueroAsistente de Contabilidad
Bodega
Inicio
Recepta oficio
¿Correcto?
Fin
Archiva documentos
Prepara artículos
Entrega oficio
Entrega a Gerente
PropietarioRecibe y revisa
no si
Elabora Nota de
SalidaEntrega donación
Elabora registro
contable
118
Código Nomenclatura Cantidad Costo
Unitario
Costo
Total Observaciones
Previas las siguientes consideraciones:
1. Que los elementos objeto de la presente entrega a título de donación hayan sido
dados de baja de los registros contables como de los inventarios de la empresa,
por encontrarse en estado de inservibles u obsolescencia, y que no representan
ya ningún beneficio para la empresa.
2. Que la persona o entidad que recibe los elementos, presta una función social y se
encuentran legalmente constituida y reconocida de conformidad con los
documentos previamente aportados y verificados por la gerencia de la empresa.
3. Que los gastos que genere el traslado de los elementos entregados, así mismo los
costos para su reparación o cualquier tipo de arreglo que tienda a la recuperación
del bien para su utilización serán a cargo de la persona o entidad que los recibe.
Para constancia y aceptación de lo mencionado anteriormente, las partes suscriben el
presente documento.
______________________________ ___________________________________
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
C.C.: C.C.:
Indicadores
Eficiencia en la donación N° Artículos destinados para donación
N° Artículos donados
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Elaboración
Wendy Toaquiza Fernando Pérez 30-mar
119
4.6 Evaluación del Sistema de Inventarios propuesto
DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL
INVENTARIOS
Componente Situación Actual Situación Aplicado el Sistema de
Inventarios Propuesto
a) Ambiente de
Control.
La empresa no cuenta con una
estructura funcional debidamente
descrita a través de un organigrama,
tampoco existen manuales de
procedimientos que regulen las
operaciones relacionadas con el
inventario. No existen planes de
capacitación que favorezcan el
mejoramiento de las competencias de
los trabajadores de la bodega de la
empresa.
La empresa cuenta con manuales de
procesos y políticas definidos en base
a la normativa contable y tributaria
vigente, para todos los
procedimientos relacionados al
inventario.
b) Evaluación al
Riesgo
La empresa no cuenta con un plan
estratégico, planes de contingencia que
aseguren la continuidad del giro del
negocio ante la ocurrencia de factores
externos debidamente documentados. El
libre acceso a las instalaciones de la
empresa, la falta de conciliaciones
permanentes entre la mercadería
facturada y la entregada constituyen
factores de alto riesgo. En el caso de
nuevos productos el personal no recibe
la capacitación necesaria.
La empresa cuenta con un
direccionamiento estratégico y
manuales de funciones que definen
responsabilidades y líneas de mando.
El área de recursos humanos es el
encargado ahora de programar las
capacitaciones del personal y de los
diferentes planes de contingencia
c) Actividades de
Control
No se utilizan documentos numerados,
pre impresos en el ingreso y egreso de
mercadería, el único documento
habilitante son las facturas de venta; en
el caso de que la venta sea facturada en
ese momento caso contrario se anota en
un cuaderno simple que lleva la
Gerencia y se factura cuando el cliente
lo solicita. Los inventarios de
mercadería se realizan una sola vez al
año. El personal desconoce el
funcionamiento del sistema contable
que la empresa maneja.
Se han diseñado varios formatos, de
fácil llenado, claros, concisos y de
gran utilidad en el manejo del
inventario. La periodicidad de toma
física de inventarios ha sido definida
y ahora se realizará 2 veces al año.
d) Sistemas de
Información
Se emiten reportes para identificar y
documentar desviaciones que pudieran
darse y que alteraran aspectos
organizativos, económicos o de gestión
de la empresa con relación al
inventario; sin embargo, estos no son
resueltos en un cien por ciento.
Tampoco se ha socializado con el
personal de la empresa la misión y
visión de la empresa. Los mecanismos
de comunicación utilizados actualmente
no permiten que la comunicación fluya
provocando inconvenientes con clientes
y proveedores e inclusive con el
personal de la empresa.
Contabilidad contara con información
veraz, lo cual proporciona a la
Gerencia en el momento que lo
solicite información confiable. La
toma de decisiones contara con los
respaldos necesarios. Recursos
humanos se encargará de la
socialización del direccionamiento
estratégico que ahora la empresa
posee. El manual de funciones
establece criterios de evaluación y de
promoción.
120
DISTRIBUIDORA VIDRIERÍA HORIZONTAL
INVENTARIOS
Componente Situación Actual Situación Aplicado el Sistema de
Inventarios Propuesto
e) Supervisión y
Monitoreo
La Gerencia realiza evaluaciones
periódicas al componente inventario
de manera parcial, verificando su
funcionamiento. Y no se cuentan con
mecanismos de evaluación o
autoevaluación que permitan a los
colaboradores conocer indicadores de
desempeño con respecto a sus
funciones.
El inventario contara con un valor
razonable lo cual viabilizara las
evaluaciones del funcionamiento
del inventario por parte de la
Gerencia.
121
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Al concluir con la presente investigación y conforme a los resultados obtenidos
referente a la administración de los inventarios, se ha llegado a las siguientes
conclusiones.
Vidriería Horizontal no cuenta con un Sistema de Inventarios, en el cual se
identifiquen de manera clara sus participantes, el tiempo de ejecución y los recursos
necesarios, lo cual representa también un control interno deficiente.
Se debe socializar y capacitar al personal de la Distribuidora Vidriería Horizontal,
sobre la implementación del Sistema de Inventarios propuesto de manera previa.
La empresa en su totalidad debe estar comprometida a participar activamente y con
responsabilidad en la implementación de la propuesta contribuyendo de esta manera
al desarrollo de la empresa en todos sus ámbitos.
Los seguimientos y avances de la implementación de la propuesta deben ser
periódicos para que se pueda identificar falencias y de esta manera corregirlas
mediante estrategias eficientes.
RECOMENDACIONES
Elaborar un cronograma de implementación de la Propuesta “Sistema de
Inventarios” identificado claramente participantes, recursos y estableciendo plazos
de tiempo.
Diseñar y ejecutar un programa de capacitación dirigido a dar a conocer el
contenido de la propuesta, así como su alcance y beneficios esperados. De esta
manera se logra la sociabilización de la propuesta.
122
Comprometer a la empresa en participar activamente y con un alto sentido de
responsabilidad en la implementación de la propuesta realizada con la finalidad de
contribuir al desarrollo de la empresa en el ámbito económico, administrativo y
comercial.
Realizar seguimientos y evoluciones periódicas respecto al grado de cumplimiento
de la misión, visión objetivos, políticas y procedimientos; a fin de identificar
falencias para formular estrategias que permitan mitigar o eliminar las mismas.
123
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