UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ... · Dedico mi trabajo de Titulación...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO APLICADO A LA

INSTITUCIÓN SEMINARIO BÍBLICO DE LAS ASAMBLEAS DE DIOS

“SEBAD” DEDICADA A LA FORMACIÓN DE PROFESIONALES EN

TEOLOGÍA UBICADO EN LA CIUDAD DE QUITO

TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE

INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN

CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PUBLICA AUTORIZADA

AUTORA: ERIKA NORALMA AMORES CRISTÓBAL

TUTORA: DRA. CPA. VERÓNICA YOLANDA ESPINOZA BELTRÁN MGT.

QUITO D.M., FEBRERO DE 2017

REFERENCIAS DEL AUTOR: Erika Noralma Amores Cristóbal,

amores-1606@hotmail.com

REFERENCIAS DEL TUTOR: Dra. CPA. Verónica Yolanda Espinoza Beltrán Mgt,

vero.espinozab@hotmail.com

Amores Cristóbal, Erika Noralma (2017). Propuesta de un Sistema de Control Interno

Aplicado A La Institución Seminario Bíblico de las Asambleas de Dios “SEBAD”

dedicada a la Formación de Profesionales en Teología ubicado en la Ciudad de Quito.

Trabajo de Titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del

Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. Contadora Pública Autorizada.

Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 291 p.

DERECHOS DE AUTOR

Yo, Erika Noralma Amores Cristóbal, con C.C. 092726781-5 en calidad de autora del

trabajo de investigación: PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

APLICADO A LA INSTITUCIÓN SEMINARIO BÍBLICO DE LAS ASAMBLEAS

DE DIOS “SEBAD” DEDICADA A LA FORMACIÓN DE PROFESIONALES EN

TEOLOGÍA UBICADO EN LA CIUDAD DE QUITO Autorizo a la Universidad

Central del Ecuador a hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o parte de

los que contiene esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente

autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los

artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su

Reglamento.

Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la

digitalización y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio virtual, de

conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la ley Orgánica de Educación Superior.

En la ciudad de Quito, a los 06 días del mes de Febrero de 2017

Erika Noralma Amores Cristóbal

C.C. 092726781-5

amores-1606@hotmail.com

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Yo Dra. CPA. Verónica Yolanda Espinoza Beltrán Mgt., en calidad de tutora del trabajo

de titulación, PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

APLICADO A LA INSTITUCIÓN SEMINARIO BÍBLICO DE LAS ASAMBLEAS

DE DIOS “SEBAD” DEDICADA A LA FORMACIÓN DE PROFESIONALES EN

TEOLOGÍA UBICADO EN LA CIUDAD DE QUITO, elaborado por la estudiante

Erika Noralma Amores Cristóbal, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad

de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, en

consideración que el trabajo de titulación reúne los requisitos y méritos necesarios en el

campo metodológico y epistemológico, para ser sometido al jurado examinador que se

designe en virtud de continuar con el proceso de titulación determinado por la

Universidad Central del Ecuador.

En la ciudad de Quito, a los 06 días del mes de Febrero de 2017

Dra. CPA. Verónica Yolanda Espinoza Beltrán Mgt.

C.C. 180289560-5

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

DEDICATORIA

Dedico mi trabajo de Titulación principalmente a Dios por la vida, por ser el principal

motor para alcanzar mis sueños y por sus bendiciones que me alcanzan hasta el día de

hoy, a mis Padres Angelita y Franklin por su apoyo, amor, ejemplo de sacrificio y

superación, por la formación que me dieron desde niña.

Dedico también este trabajo a mi Esposo por ser esa ayuda idónea en los buenos y

malos momentos, a mi hija por ser la fuente de inspiración para no decaer y continuar

hacia adelante.

Gracias a estas personas importantes en mi vida por la confianza depositada en mí, con

todo el amor y cariño, este arduo trabajo se lo dedico a ustedes.

Erika Noralma Amores Cristóbal.

AGRADECIMIENTO

Al sentir una inmensa Satisfacción dentro de mí, es grato hacer un homenaje de

agradecimiento a personas e instituciones que apoyaron a la realización del presente

trabajo.

Un profundo agradecimiento a la Universidad Central del Ecuador y maestros, por

haber compartido sus conocimientos y enseñanzas durante mi vida estudiantil.

Al Seminario Bíblico Asambleas de Dios y su Rectora Norma Osejo, por abrirme las

puertas de sus instalaciones y la confianza brindada para que se desarrolle mí trabajo de

titulación.

A la Sra. Marcía por su apoyo incondicional para la culminación de mi carrera

Universitaria.

Rommel y Sandra amigos maravillosos que forman parte de mi vida, gracias por esos

ánimos en momentos difíciles.

Gracias por formar parte del cumplimiento de este gran anhelo.

Erika Noralma Amores Cristóbal.

CONTENIDO

DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................iv

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................. v

DEDICATORIA ...............................................................................................................vi

AGRADECIMIENTO .................................................................................................... vii

CONTENIDO ................................................................................................................ viii

LISTA DE TABLAS ......................................................................................................xiv

LISTA DE FIGURAS ....................................................................................................xvi

RESUMEN .....................................................................................................................xix

ABSTRACT .................................................................................................................... xx

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1

1. ASPECTOS GENERALES ................................................................................... 2

1.1. Antecedentes de la empresa .............................................................................. 2

1.1.1. Base legal. ......................................................................................................... 2

1.1.2. Misión. .............................................................................................................. 4

1.1.3. Visión. ............................................................................................................... 4

1.1.4. Objetivos. .......................................................................................................... 4

1.1.5. Entidades de control. ......................................................................................... 5

1.1.5.1. Servicios De Rentas Internas. .......................................................................... 5

1.1.5.2. Ministerio del Trabajo. ..................................................................................... 6

1.1.5.3. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. ...................................................... 7

1.1.5.4. Municipio del Distrito Metropolitano de Quito. .............................................. 7

1.1.5.5. Conferencia Evangélica de las Asambleas de Dios del Ecuador

(CEADE). ......................................................................................................... 8

1.2. La Empresa ....................................................................................................... 9

1.2.1. Reseña Histórica ............................................................................................... 9

1.2.2. Servicio Académico que ofrece SEBAD-Q. ................................................... 10

1.2.2.1. Programas. ..................................................................................................... 10

1.2.2.2. Períodos de clases. ......................................................................................... 11

1.2.2.3. Malla Académica. .......................................................................................... 11

1.2.2.4. Acreditación. .................................................................................................. 13

1.2.2.5. Especialidades. ............................................................................................... 13

1.2.2.6. Ministerio Juvenil. ......................................................................................... 14

1.2.2.7. Malla Académica del Ministerio Juvenil ....................................................... 14

1.2.2.8. Título. ............................................................................................................. 14

1.2.2.9. Otros Servicios. .............................................................................................. 15

1.2.3. Ubicación Geográfica. .................................................................................... 15

1.2.4. Organigrama. .................................................................................................. 16

1.2.4.1. Organigrama Estructural. ............................................................................... 16

1.2.4.2. Principios y Valores. ...................................................................................... 18

1.2.4.3. Funciones ....................................................................................................... 18

2. ANÁLISIS SITUACIONAL ............................................................................... 22

2.1. Análisis Externo .............................................................................................. 22

2.1.1. Análisis Macroambiente. ................................................................................ 22

2.1.1.1. Factor Político. ............................................................................................... 22

2.1.1.2. Factor Económico. ......................................................................................... 23

2.1.1.3. Factor Social. ................................................................................................. 28

2.1.2. Análisis Microambiente. ................................................................................. 28

2.1.2.1. Proveedores. ................................................................................................... 28

2.1.2.2. Estudiantes (Clientes). ................................................................................... 31

2.1.2.3. Competencia .................................................................................................. 39

2.2. Análisis Interno ............................................................................................... 40

2.2.1. Capacidad Administrativa. .............................................................................. 40

2.2.2. Capacidad Financiera. ..................................................................................... 41

2.2.3. Capacidad Talento Humano. ........................................................................... 41

2.2.4. Capacidad Académica. .................................................................................... 42

2.2.5. Capacidad Tecnológica. .................................................................................. 42

2.3. Matriz de Impacto ........................................................................................... 57

2.3.1. Matriz de Impacto Externo ............................................................................. 57

2.3.2. Matriz de Impacto Interno............................................................................... 58

2.4. Hoja de Resumen ............................................................................................ 60

2.5. Matriz Estratégica ........................................................................................... 62

3. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 64

3.1. Definición de Organigrama ............................................................................. 64

3.1.1. Clasificación ................................................................................................... 64

3.1.1.1. Por su naturaleza ............................................................................................ 64

3.1.1.2. Por su ámbito ................................................................................................. 64

3.1.1.3. Por su contenido ............................................................................................. 65

3.1.1.4. Por su presentación ........................................................................................ 67

3.2. Control Interno ................................................................................................ 68

3.2.1. Antecedentes y Origen. .................................................................................. 68

3.2.2. Concepto. ........................................................................................................ 68

3.2.3. Importancia. .................................................................................................... 69

3.2.4. Limitaciones. ................................................................................................... 69

3.2.5. Objetivos del Control Interno ......................................................................... 70

3.2.6. Principios del Control Interno ......................................................................... 70

3.2.7. Clases de Control Interno ................................................................................ 72

3.3. Informe COSO I .............................................................................................. 72

3.3.1. Definición ....................................................................................................... 72

3.3.2. Ventajas del COSO I. ...................................................................................... 72

3.3.3. Componentes del COSO I. .............................................................................. 73

3.4. El COSO II o ERM ......................................................................................... 74

3.4.1. Origen. ............................................................................................................ 74

3.4.2. Definición. ...................................................................................................... 75

3.4.3. Componentes COSO II. .................................................................................. 75

3.5. COSO III ......................................................................................................... 77

3.5.1. Origen. ............................................................................................................ 77

3.5.2. Qué contiene el COSO III. .............................................................................. 77

3.5.3. Componentes COSO III .................................................................................. 78

3.5.3.1. Entorno de Control. ........................................................................................ 78

3.5.3.1.1. Principios de Entorno de Control. .................................................................. 79

3.5.3.2. Evaluación de Riesgo. .................................................................................... 83

3.5.3.2.1. Principios Evaluación e Riesgo. .................................................................... 83

3.5.3.3. Actividades de Control. ................................................................................. 86

3.5.3.3.1. Principios Actividades de Control. ................................................................ 86

3.5.3.4. Sistemas de Información. ............................................................................... 91

3.5.3.4.1. Principios de Sistemas de Información. ......................................................... 92

3.5.3.5. Supervisión. ................................................................................................... 94

3.5.3.5.1. Principios de Supervisión. ............................................................................. 94

3.6. Gestión de Riesgos. ......................................................................................... 95

3.6.1. Riesgo. ............................................................................................................ 96

3.6.1.1. Origen del Riesgo. ......................................................................................... 96

3.6.1.2. Tipos de Riesgos. ........................................................................................... 96

3.6.2. Calificación de la confianza y nivel del Riesgo. ............................................. 97

3.6.3. Matriz de Riesgo. ............................................................................................ 97

3.7. Métodos de Evaluación del Control Interno ................................................... 98

3.7.1. Muestreo estadístico ........................................................................................ 98

3.7.2. Método de cuestionario ................................................................................... 99

3.7.3. Método Narrativo ............................................................................................ 99

3.7.4. Método Gráfico ............................................................................................... 99

3.7.5. Técnicas y Procedimientos de Auditoría ........................................................ 99

3.7.5.1. Técnicas verbales ......................................................................................... 100

3.7.5.2. Documentales ............................................................................................... 100

3.7.5.3. Físicas .......................................................................................................... 101

3.7.5.4. Analíticas o Escritas ..................................................................................... 101

3.7.5.5. Informáticas ................................................................................................. 101

4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO APLICADO

A LA INSTITUCIÓN SEMINARIO BÍBLICO DE LAS ASAMBLEAS

DE DIOS “SEBAD” DEDICADA A LA FORMACIÓN DE

PROFESIONALES EN TEOLOGÍA UBICADO EN LA CIUDAD DE

QUITO ............................................................................................................... 102

4.1. Evaluación de Componentes COSO III ........................................................ 102

4.1.1. Cuestionario Entorno de Control .................................................................. 103

4.1.1.1. Departamento Rectorado.............................................................................. 103

4.1.1.2. Departamento Administrativo ...................................................................... 113

4.1.1.3. Departamento Contable ............................................................................... 123

4.1.1.4. Departamento Académico ............................................................................ 133

4.1.1.5. Evaluación Principios Entorno de Control .................................................. 143

4.1.2. Cuestionario Evaluación de Riesgo .............................................................. 147

4.1.2.5. Evaluación de Principio de Evaluación de Riesgo....................................... 179

4.1.3. Cuestionario Actividades de Control ............................................................ 182

4.1.3.4. Evaluación de Principios Actividades de Control ....................................... 206

4.1.4. Cuestionario Sistema de Información y Comunicación ................................ 209

4.1.4.5. Evaluación de Principios Sistema de Información y Comunicación ........... 233

4.1.5. Cuestionario Supervisión del Sistema de Control- Monitoreo ..................... 236

4.1.5.5. Evaluación de Principios de Supervisión del Sistema de Control-

Monitoreo ..................................................................................................... 252

4.2. Análisis Componentes COSO III .................................................................. 254

4.3. Estructura de la Gestión del Sistema de Control Interno. ............................. 255

4.3.1. Alcance. ........................................................................................................ 255

4.3.2. Estructuras de Responsabilidad .................................................................... 255

4.3.2.1. 4.3.2.1 Estructura Estratégica ...................................................................... 255

4.3.2.2. Estructura Tácita .......................................................................................... 255

4.3.2.3. 4.3.2.3 Estructura Operativa ........................................................................ 256

4.3.3. Roles y Responsabilidades ............................................................................ 256

4.3.3.1. Por Responsable ........................................................................................... 256

4.4. Aplicación COSO III .................................................................................... 257

4.4.1. Ambiente de Control y Principios ................................................................. 257

4.4.1.1. La integridad y valores éticos ...................................................................... 257

4.4.1.2. Estructura Orgánica...................................................................................... 258

4.4.1.3. Responsabilidad de supervisión ................................................................... 262

4.4.1.4. Compromiso de reclutar y capacitar al personal .......................................... 262

4.4.2. Evaluación de Riesgos y Principios .............................................................. 263

4.4.3. Actividades de Control y Principios ............................................................. 264

4.4.3.1. Manual de funciones y responsabilidades .................................................... 266

4.4.3.2. Flujogramación de las áreas de la empresa .................................................. 272

4.4.4. Sistema de Información y Comunicación y sus Principios ........................... 285

4.4.5. Supervisión del Sistema de Control-Monitoreo y Principios ....................... 286

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 287

Conclusiones .................................................................................................................. 287

Recomendaciones .......................................................................................................... 288

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 290

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Directorio SEBAD............................................................................................. 10

Tabla 2 Malla Académica Ministerio Juvenil................................................................. 14

Tabla 3 Tasa Mensual de Crecimiento de Inflación ....................................................... 23

Tabla 4 Tasa mensual de Crecimiento Tasa Activa ....................................................... 24

Tabla 5 Tasa Mensual de Crecimiento de Tasa Pasiva .................................................. 25

Tabla 6 Tasa Mensual de Crecimiento Riesgo País ....................................................... 26

Tabla 7 Tasa Mensual de Crecimiento Nivel de Desempleo.......................................... 27

Tabla 8 Pregunta 1 Proveedores tiempo de Entrega ....................................................... 29

Tabla 9 Pregunta 2 Proveedores Calidad del Producto/Servicio .................................... 30

Tabla 10 Pregunta 3 Proveedores Tiempo Crédito ......................................................... 30

Tabla 11 Pregunta 4 Criterio para seleccionar Proveedores ........................................... 31

Tabla 12 Pregunta 1 Clientes Satisfacción en atención Área Administrativa ................ 32

Tabla 13 Pregunta 2 Clientes Satisfacción en atención Área Académica ...................... 32

Tabla 14 Pregunta 3 Clientes Satisfacción en atención Área Rectorado ........................ 33

Tabla 15 Pregunta 4 Clientes Nivel de Satisfacción Clases Recibidas .......................... 33

Tabla 16 Pregunta 5 Conocimiento de Personal del SEBAD ......................................... 34

Tabla 17 Pregunta 6 Clientes Comunicación Alumno - Profesor .................................. 34

Tabla 18 Pregunta 7 Clientes Conocimiento Misión ...................................................... 35

Tabla 19 Pregunta 8 Clientes Conocimiento Visión ...................................................... 35

Tabla 20 Pregunta 9 Clientes Formas de Pago del servicio ........................................... 36

Tabla 21 Pregunta 10 Clientes Documentación Solicitada ............................................ 36

Tabla 22 Pregunta 11 Nivel de Preparación de Docentes ............................................. 37

Tabla 23 Pregunta 12 Proceso de Matrícula ................................................................... 37

Tabla 24 Pregunta 13 Instalaciones del SEBAD ............................................................ 38

Tabla 25 Pregunta 14 Horarios de Clases ....................................................................... 39

Tabla 26 Pregunta 1 Competencia Directa del SEBAD ................................................. 40

Tabla 27 Pregunta 1 Área Administrativa Conoce la Misión ......................................... 42

Tabla 28 Pregunta 2 Área Administrativa Conoce la Visión ......................................... 43

Tabla 29 Pregunta 3 Área Administrativa Conocimiento de Políticas Generales .......... 44

Tabla 30 Pregunta 4 Área Administrativa Cumplimiento de Objetivos ......................... 44

Tabla 31 Pregunta 5 Área Administrativa Organigrama Estructural ............................ 45

Tabla 32 Pregunta 6 Área Administrativa Responsabilidad y Autoridad ..................... 45

Tabla 33 Pregunta 7 Área Administrativa Políticas, Descripción de cargos,

Funciones ............................................................................................................ 46

Tabla 34 Pregunta 8 Área Administrativa Designación de Funciones .......................... 46

Tabla 35 Pregunta 9 Área Administrativa Comunicación Interna ................................ 47

Tabla 36 Pregunta 10 Área Administrativa Clima Interno ............................................. 47

Tabla 37 Pregunta 11 Área Financiera Presupuesto ....................................................... 48

Tabla 38 Pregunta 12 Área Financiera Evaluación Presupuestaria ................................ 48

Tabla 39 Pregunta 13 Área Financiera Obligaciones y Pagos........................................ 49

Tabla 40 Pregunta 14 Área Financiera Base de Datos ................................................... 50

Tabla 41 Pregunta 15 Contrato del Personal .................................................................. 50

Tabla 42 Pregunta 16 Asistencia del Personal................................................................ 51

Tabla 43 Pregunta 17 Plan de Capacitación ................................................................... 51

Tabla 44 Pregunta 18 Contratación Profesores .............................................................. 52

Tabla 45 Pregunta 19 Beneficios Sociales ..................................................................... 52

Tabla 46 Pregunta 20 Relación del Personal .................................................................. 53

Tabla 47 Pregunta 21 Reglamento Interno de Trabajo ................................................... 53

Tabla 48 Pregunta 22 Capacidad Tecnológica Plataforma ............................................. 54

Tabla 49 Pregunta 23 Tecnología de Punta .................................................................... 54

Tabla 50 Pregunta 24 Área Académica Base de Datos Estudiantes ............................... 55

Tabla 51 Pregunta 25 Área Académica Evaluación de Estudiantes ............................... 55

Tabla 52 Pregunta 26 Área Académica Evaluación de Docentes .................................. 56

Tabla 53 Calificación de Confianza y Nivel de Riesgo.................................................. 97

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Logo SRI ............................................................................................................ 5

Figura 2 Logo Ministerio del Trabajo .............................................................................. 6

Figura 3 Logo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ................................................ 7

Figura 4 Municipio del Distrito Metropolitano de Quito. ................................................ 7

Figura 5 Logo Conferencia Evangélica de las Asambleas de Dios del Ecuador ............. 8

Figura 6 Logo Sebad Quito .............................................................................................. 9

Figura 7 Ubicación SEBAD ........................................................................................... 16

Figura 8 Organigrama Estructural SEBAD. ................................................................... 17

Figura 9 Porcentaje de Crecimiento Inflación ................................................................ 24

Figura 10 Porcentaje de Crecimiento Tasa Activa ......................................................... 25

Figura 11 Porcentaje de Crecimiento de Tasa Pasiva..................................................... 26

Figura 12 Porcentaje de Crecimiento Riesgo País ......................................................... 27

Figura 13 Porcentaje de Crecimiento Nivel de Desempleo ............................................ 28

Figura 14 Lista de Proveedores SEBAD ........................................................................ 29

Figura 15 Pregunta 1 Proveedores tiempo de entrega .................................................... 29

Figura 16 Pregunta 2 Proveedores Calidad del Producto/Servicio ................................ 30

Figura 17 Pregunta 3 Proveedores Tiempo Crédito ....................................................... 30

Figura 18 Pregunta 4 Criterio para seleccionar Proveedores ......................................... 31

Figura 19 Pregunta 1 Clientes Satisfacción en atención Área Administrativa ............... 32

Figura 20 2 Clientes Satisfacción en atención Área Académica .................................... 32

Figura 21 Pregunta 3 Clientes Satisfacción en atención Área Rectorado ...................... 33

Figura 22 Pregunta 4 Clientes Nivel de Satisfacción Clases Recibidas ......................... 33

Figura 23 Pregunta 5 Conocimiento de Personal del SEBAD ....................................... 34

Figura 24 Pregunta 6 Clientes Comunicación Alumno – Profesor ................................ 34

Figura 25 Pregunta 7 Clientes Conocimiento Misión .................................................... 35

Figura 26 Pregunta 8 Clientes Conocimiento Visión ..................................................... 35

Figura 27 Pregunta 9 Clientes Formas de Pago del servicio .......................................... 36

Figura 28 Pregunta 10 Clientes Documentación Solicitada ........................................... 36

Figura 29 Pregunta 11 Nivel de Preparación de Docentes ............................................. 37

Figura 30 Pregunta 12 Proceso de Matrícula ................................................................. 38

Figura 31 Pregunta 13 Instalaciones del SEBAD ........................................................... 38

Figura 32 Pregunta 14 Horarios de Clases ..................................................................... 39

Figura 33 Pregunta 1 Competencia Directa del SEBAD ................................................ 40

Figura 34 Autoridades Área Administrativas ................................................................. 41

Figura 35 Autoridades del Área Académica................................................................... 42

Figura 36 Autoridades del Área Financiera. ................................................................... 42

Figura 37 Pregunta 1 Área Administrativa Conoce la Misión ....................................... 43

Figura 38 Pregunta 2 Área Administrativa Conoce la Visión ........................................ 43

Figura 39 Pregunta 3 Área Administrativa Conocimiento de Políticas Generales ........ 44

Figura 40 Pregunta 4 Área Administrativa Cumplimiento de Objetivos. ...................... 44

Figura 41 Pregunta 5 Área Administrativa Organigrama Estructural ........................... 45

Figura 42 Pregunta 6 Área Administrativa Responsabilidad y Autoridad .................... 45

Figura 43 Pregunta 7 Área Administrativa Políticas, Descripción de cargos,

Funciones ............................................................................................................ 46

Figura 44 Pregunta 8 Área Administrativa Designación de Funciones......................... 46

Figura 45 Pregunta 9 Área Administrativa Comunicación Interna ............................... 47

Figura 46 Pregunta 10 Área Administrativa Clima Interno ........................................... 47

Figura 47 Pregunta 11 Área Financiera Presupuesto...................................................... 48

Figura 48 Pregunta 12 Área Financiera Evaluación Presupuestaria............................... 49

Figura49 Pregunta 13 Área Financiera Obligaciones y Pagos ....................................... 49

Figura 50 Pregunta 14 Área Financiera Base de Datos .................................................. 50

Figura 51 Pregunta 15 Contrato del Personal ................................................................. 50

Figura52 Pregunta 16 Asistencia del Personal ............................................................... 51

Figura 53 Pregunta 17 Plan de Capacitación .................................................................. 51

Figura 54 Pregunta 18 Contratación Profesores ............................................................. 52

Figura 55 Pregunta 19 Beneficios Sociales .................................................................... 52

Figura 56 Pregunta 20 Relación del Personal ................................................................. 53

Figura 57 Pregunta 21 Reglamento Interno de Trabajo ................................................. 53

Figura 58 Pregunta 22 Capacidad Tecnológica Plataforma ........................................... 54

Figura 59 Pregunta 23 Tecnología de Punta ................................................................... 54

Figura 60 Pregunta 24 Área Académica Base de Datos Estudiantes ............................. 55

Figura 61 Pregunta 25 Área Académica Evaluación de Estudiantes .............................. 55

Figura 62 Pregunta 26 Área Académica Evaluación de Docentes ................................. 56

Figura 63 Organigrama General ..................................................................................... 65

Figura 64 Organigrama Específico ................................................................................. 65

Figura 65 Organigrama Integral ..................................................................................... 65

Figura 66 Organigrama Funcional .................................................................................. 66

Figura 67 Organigrama de Puestos, plazas y unidades .................................................. 66

Figura 68 Organigrama Vertical ..................................................................................... 67

Figura 69 Organigrama Horizontal ................................................................................ 67

Figura 70 Componentes del COSO I .............................................................................. 73

Figura 71 Componentes COSO II .................................................................................. 75

Figura 72 Componentes COSO III ................................................................................. 78

Figura 73 Riesgo ............................................................................................................. 96

Figura 74 Matriz de Riesgo ............................................................................................ 98

Figura 75 Organigrama Estructural Propuesto ............................................................. 259

Figura 76 Organigrama Funcional Propuesto ............................................................... 260

Figura 77 Organigrama Descriptivo Propuesto ............................................................ 261

Figura 78 Flujograma Proceso de Matricula de Nuevos Estudiantes ........................... 277

Figura 79 Flujograma de proceso de Matriculas de Estudiantes antiguos. .................. 278

Figura 80 Flujograma de Proceso de Adquisición ....................................................... 281

Figura 81 Flujograma Disposiciones del Rectorado..................................................... 283

Figura 82 Flujograma de confirmación de Saldos Estudiantes. ................................... 285

Figura83 Flujograma Confirmación de Saldos Estudiantes ......................................... 285

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO APLICADO A LA

INSTITUCIÓN SEMINARIO BÍBLICO DE LAS ASAMBLEAS DE DIOS

“SEBAD” DEDICADA A LA FORMACIÓN DE PROFESIONALES EN

TEOLOGÍA UBICADO EN LA CIUDAD DE QUITO

RESUMEN

El propósito del presente trabajo de investigación consiste en la Propuesta de un

Sistema de Control Interno a la Institución dedicada a la prestación de servicio en la

formación de profesionales en Teología, es importante como toda organización se

mantenga una relación coordinada con los departamentos que la conforman.

Actualmente la institución no cuenta con un diseño de Control Interno por lo que la

presente propuesta basado en el Sistema COSO III será herramienta oportuna que

permita corregir los procesos, normas y procedimientos definidos para alcanzar el éxito

como organización y determinar los posibles riesgos internos y externos que puedan

afectar la consecución de sus objetivos, su aplicación se encuentra a cargo de las

principales autoridades, la dirección y el personal administrativo.

La aplicación del Sistema de control interno ayudará en la eficiencia, eficacia de las

operaciones, tener una alta confiabilidad, integridad y oportuna información, la

evaluación y corrección de las actividades de manera oportuna con la finalidad de

brindar una mejora continua en los departamentos y áreas deseadas.

PALABRAS CLAVE: INSTITUCIÓN EDUCATIVA TEOLÓGICA / MODELO

COSO III / EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO / CUESTIONARIO DE

CONTROL INTERNO / IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS

PROPOSAL FOR AN INTERNAL CONTROL SYSTEM APPLIED TO THE

INSTITUTION SEMINARIO BÍBLICO DE LAS ASAMBLEAS DE DIOS

“SEBAD” DEDICATED TO THE TRAINING OF PROFESSIONALS IN

THEOLOGY LOCATED IN THE CITY OF QUITO

ABSTRACT

The purpose of this research work is the Proposal of a System of Internal Control for the

Institution that trains professionals in Theology, it is important as is to any organization

to maintain a coordinated relationship with the departments that are part of it. Currently

the institution does not have an Internal Control System so the present proposal is based

on the COSO III System will be a timely tool that allows correcting processes, rules and

procedures defined to achieve success as an organization and determine possible

internal and external risks, which may affect the achievement of its objectives, its

implementation is carried out by the main authorities, management and administrative

staff.

The application of the Internal Control System will help in the efficiency, effectiveness

of operations; have a high reliability, integrity and timely information, evaluation and

correction of activities in a timely manner with the purpose of providing a continuous

improvement in departments and areas desired.

KEYWORDS: THEOLOGICAL EDUCATION INSTITUTION / COSO III MODEL /

INTERNAL CONTROL ASSESSMENT / INTERNAL CONTROL

QUESTIONNAIRE / PROCESS IMPLEMENTATION

INTRODUCCIÓN

La Aplicación de un Sistema de Control Interno basado en el COSO III, tiene como

objetivo contribuir al mejoramiento de cada uno de los procesos y actividades que

realiza cada área de la organización. Siendo el Modelo de Control Interno Contable una

herramienta indispensable que facilita estándares de control monitoreando en tiempo

real, de manera efectividad y contribuya al logro de los objetivos del proceso

administrativo, financiero, académico, así como también al logro de los objetivos de la

entidad.

Para realizar un diagnóstico actual del Seminario Bíblico de las Asambleas de Dios

¨SEBAD¨, fue necesario realizar visitas preliminares a sus instalaciones, aplicación

entrevistas a todo el personal que labora cuyo propósito fue obtener un conocimiento

general de la entidad a fin de elaborar la herramienta FODA para determinar sus

fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas; para la evaluación del Sistema de

Control Interno se utilizó el método COSO III, donde se aplicó diagramas de flujo de las

actividades más sobresalientes y cuestionarios dirigidos al personal de la entidad, para

obtener información suficiente y competente.

Al realizar la propuesta del Sistema de control Interno se aplicó cuestionarios de

Control Interno a cada uno de los principios del Sistema COSO III y aplicado a cada

una de los departamentos de la Institución, obteniendo resultados confiables y veraces; a

su vez se elaboró flujogramas, manual de funciones, políticas y procedimientos por cada

área, así como también la mejora en la estructura orgánica de la institución.

Se recomienda continuar con la aplicación del Sistema de Control Interno durante toda

la actividad del Seminario, a fin de mejorar de sus actividades y cumplir el logro de sus

objetivos.

1. ASPECTOS GENERALES

1.1. Antecedentes de la empresa

La Conferencia Evangélica de las Asambleas de Dios del Ecuador es una entidad de

derecho Privado, de fe cristiana sin fines de lucro la misma que se regirá por la Santa

Biblia, la Constitución Política de la República, Ley de Cultos, Reglamentos de Cultos

Religiosos, Estatuto y sus Reglamentos Internos. Por medio de la certificación otorgada

por el Ministerio de Justicia, Derechos humanos y cultos le permite poder desarrollar

sus actividades y confiere la creación de Seminarios Bíblicos en la ciudad de Quito,

Guayaquil y Riobamba bajo la cobertura directa de la CEADE y reglamentos internos.

En el año 1976 se crea SEBAD QUITO bajo estatutos legalmente aprobados por la

CEADE que la identifica como una entidad privada, de carácter social, religioso, sin

fines de lucro, ajena a todo tipo de actividad política o similar, también goza de

autonomía administrativa, económica y religiosa.

Mediante la ayuda de voluntarios el Seminario adquirió la infraestructura actual para el

desarrollo de sus actividades como una institución formadora de Profesionales en

Teología, donde se caracteriza por ser:

Un apoyo real para la iglesia local en la formación de líderes.

Fortalecer al Liderazgo Cristiano.

Proveer de herramientas Bíblico Teológicas en base a la Verdad Escritural.

Permitir que los obreros cristianos desarrollen pasión por servir con excelencia.

1.1.1. Base legal.

El Ministerio de Justicia Derechos Humanos y Cultos es responsable de velar por el

acceso a una justicia oportuna, independiente y de calidad y en este marco dar todo el

apoyo técnico al Sector Justicia para la construcción de espacios de coordinación,

políticas y programas que promuevan el mejoramiento de su gestión, con la finalidad de

evitar la impunidad, lograr el acceso universal a la justicia, garantizar el debido proceso

y monitorear la calidad de sus servicios para beneficio de toda la población ecuatoriana.

El 2 de abril del 2014 se confiere la certificación a la CONFERENCIA

EVANGÉLICA DE LAS ASAMBLEAS DE DIOS DEL ECUADOR, con domicilio

en Quito provincia de Pichincha donde se otorga ser una organización personería

jurídica de carácter religioso la cual se encuentra legalmente constituida y activa sin

fines de lucro. Mediante la certificación se establece: ¨Art. 8 MEDIOS.- Para el

cumplimiento de sus objetivos y fines específicos, podrá ejercer los derechos y

facultades garantizadas por la Constitución de la República del Ecuador y demás leyes

conexas cumpliendo para el efecto las siguientes acciones y actividades… a)

Desarrollar toda actividad lícita, entre otras: creación de iglesias, institutos bíblicos,

seminarios bíblicos, etc¨.

Otorgada la certificación a la CEADE para el desarrollo de sus actividades, se crea los

Seminarios en la ciudad de Quito, Guayaquil y Cuenca.

Los SEBAD tienen como órgano funcional las siguientes autoridades:

Cuerpo Directivo

Junta Académica

Equipo Administrativo

Mediante el Reglamento Interno de la CEADE las instituciones teológicas tendrán su

propio Cuerpo Directivo el mismo que estará formado por:

Director/a o Rector/a

Administrador

Representante distrital

1.1.2. Misión.

La Misión en una institución representa el propósito de su existencia, donde determina

un bien o servicio según sea su actividad, quien es su potencial cliente, y como logra la

satisfacción de los usuarios.

MISIÓN DEL SEMINARIO

Formar Obreros Para La Mies. (LUCAS 2:10)

1.1.3. Visión.

La Visión establece las metas que desea alcanzar la institución a largo plazo,

encaminado al crecimiento y al cumplimiento de sus objetivos.

VISIÓN DEL SEMINARIO

Ser una institución de excelencia a la vanguardia de la Educación Teológica Evangélica

Pentecostal en el Ecuador, con el fin de darle la gloria y honra al único Dios de los

cielos. (1º TIMOTEO 1:17)

1.1.4. Objetivos.

SEBAD Q tiene como objetivos:

a) Brindar obreros cristianos enseñándoles la Palabra de Dios y los métodos de un

ministerio eficaz para apoyar y desarrollar el potencial de la iglesia en la cual

sirven.

b) Entregar a las iglesias cristianas del Ecuador profesionales capacitados para el

servicio del Señor y de esta forma fundar y pastorear nuevas iglesias en todos los

rincones del país y el extranjero.

Como medio para cumplir sus objetivos proveerá:

Capacitar teológica a hombres y mujeres que tengan un llamado para el

ministerio.

Enseñar teológica a través de la interacción y la comunicación en clase y extra-

clase entre profesores y estudiantes para que surjan mejores conceptos

teológicos prácticos.

Dar apertura intelectual, fidelidad bíblica y calidad educativa teológica.

Formar obreros emprendedores tanto hombres como mujeres de espíritu

innovador.

Proveer educación continua para la actualización constante de las habilidades

ministeriales de los pastores y miembros de las iglesias del país.

Proveer oportunidades de superación académica y teológica para profesionales,

profesores y pastores.

Desarrollar en el estudiante habilidades en la comunicación a través del idioma.

Guardar armonía entre la ciencia y las verdades de Dios en las diferentes

disciplinas académicas.

Desarrollar una formación sólida, ética, científica, filosófica, cristiana, política,

intelectual, productiva, cultural e integrada a la sociedad.

1.1.5. Entidades de control.

1.1.5.1. Servicios De Rentas Internas.

Figura 1 Logo SRI

Es el Organismo autónomo responsable de recaudar los tributos internos establecidos

por Ley, mediante la aplicación de la normativa vigente, adicionalmente tiene como

finalidad la exigencia del cumplimiento de las obligaciones tributarias en el país para

efectos de incrementar la responsabilidad de los contribuyentes.

SEBAD-Q se encuentra registrado con las siguientes características:

RAZON SOCIAL: Seminario Bíblico de las Asambleas de Dios Quito.

RUC: 1791996194001

REPRESENTANTE LEGAL: Osejo Valdivieso Norma Alicia.

FECHA DE INICIO DE ACTIVIDADES: 01/06/2005.

FECHA DE INSCRIPCIÓN: 18/07/2005.

ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL: Organizaciones Religiosas.

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS:

Anexo Accionistas, Participes, socios, Miembros del Directorio y

Administradores.

Anexo Relación Dependencia.

Anexo Transaccional Simplificado.

Declaración de Impuesto a la Renta Sociedades

Declaración de Retenciones en la Fuente.

Declaración Mensual de IVA.

1.1.5.2. Ministerio del Trabajo.

Figura 2 Logo Ministerio del Trabajo

Es el organismo encargado de regular el diseño y ejecución de las políticas de desarrollo

organizacional, con el fin de contribuir al incremento de los niveles de productividad,

competitividad, empleo y satisfacción laboral, mediante el Código de Trabajo y el

reglamento de Beneficios Sociales.

SEBAD-Q es responsable en mantener a todos sus colaboradores registrados en el

Ministerios de Relaciones Laborales, entre las actividades que realiza están:

Registro de Contratos y Actas de Finiquito

Legalización de formularios de Décimo Tercero, Décimo Cuarto

Horas extras

Vacaciones

1.1.5.3. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

Figura 3 Logo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

EL IESS es el organismo que se encarga administrar y aplicar el Sistema del Seguro

General Obligatorio que forma parte del sistema nacional de Seguridad Social con la

finalidad de hacer cumplir los derechos de los trabajadores, cuya organización y

funcionamiento se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad,

universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia.

La responsabilidad que tiene SEBAD-Q con sus trabajadores permite que la institución

proporcione lo siguiente:

Aviso de Entrada- Salida del Trabajador

Fondos de Reserva

Aporte Patronal

Aporte Personal

Préstamos

1.1.5.4. Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.

Figura 4 Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.

El municipio es aquel organismo que cumple la tarea legislativa para la aprobación de

ordenanzas, resoluciones y acuerdos en el Distrito de Quito. La institución SEBAD-Q se

mantiene al día con sus obligaciones como son:

Permiso de Rotulo

Patente

Impuesto Predial

1.1.5.5. Conferencia Evangélica de las Asambleas de Dios del Ecuador (CEADE).

Figura 5 Logo Conferencia Evangélica de las Asambleas de Dios del Ecuador

Es una entidad de derecho Privado, de fe cristiana sin fines de lucro la misma que se

regirá por la Santa Biblia, principios de fe y doctrina, la Constitución Política de la

República, Ley de Cultos, Reglamentos de Cultos Religiosos, el presente estatuto y sus

reglamentos internos, y más normas conexas.

La CEADE desarrolla las siguientes acciones y actividades entre ellas están la creación

de iglesias, institutos bíblicos, seminarios bíblicos, celebración de cultos, células de

oración, células de evangelismo, células de discipulado; realizar conferencias, mesas

redondas, certámenes, foros, conciertos, conversatorios y otros actos académicos;

Auspiciar e impulsar la creación de fundaciones, guarderías, jardines de infantes,

escuelas primarias, colegios de educación media, carreras medias y técnicas, institutos

técnicos y tecnológicos de diversas especialidades, universidades, centros deportivos, de

recreación, medios de comunicación televisivas, radiales, impresos entre otros y

librerías; para cuyo efecto y en los casos que exija la ley, efectuarán los trámites

necesarios ante los organismos respectivos.

Mediante el Reglamento Interno de CEADE a través del Departamento de Educación

Teológica Art. 29 literal f) numeral 1,2,3 resuelve expedir el Reglamento Unificado de

los Seminarios Bíblicos de las Asambleas de Dios del Ecuador, donde establecen la

creación de SEBAD-Q.

SEBAD-Q presenta las siguientes obligaciones a la Conferencia Evangélica de las

Asambleas de Dios del Ecuador quien es el organismo regulador:

Balances

Presupuestos Anuales

Informe de Actividades

Informe Económico-financiero

1.2. La Empresa

1.2.1. Reseña Histórica

Figura 6 Logo Sebad Quito

Sus actividades de formación Bíblico-Teológica iniciaron en el año 1976 como Instituto

Bíblico; en 1979 se celebró la primera graduación y en 1984 se trasladó a sus

instalaciones ubicadas en la 10 de Agosto y Mariana de Jesús para continuar con sus

funciones como Seminario Bíblico.

Durante estos años el SEBAD-Q ha sido grandemente bendecido por el

direccionamiento de Ministros como: Mis. Byron Niles, Mis. Juan Wagner, Mis.

Benjamin Lafón, Rev. Luis Yépez, Pst. Geovanny Gordón, Rev. Juan Mena, Rev.

Haeckel Rivadeneira, Mis. Rick Nañez, Rev. Patricia Rivadeneira y en la gestión actual

Rev. Norma Osejo.

Conforme a la visión, hasta la presente fecha hemos graduado 10 promociones con un

total de 255 graduados, obteniendo la Licenciatura en Teología y Biblia y con convenio

con la U.C.L. se graduaron 191 estudiantes obteniendo la Licenciatura en Psicología

Pastoral y Orientación Familiar.

Sus instalaciones están debidamente equipadas y cuenta con: Capilla, Salón de uso

múltiple, Aulas, Parqueaderos, Biblioteca, Bautisterio, Pabellones de dormitorios,

Oficinas, Comedor, etc.

Con el lema “NUESTRO PRIVILEGIO ES SERVIR”, apoyamos a la iglesia local en la

formación de líderes, fortaleciendo al liderazgo cristiano, proveyendo herramientas

Bíblico Teológicas en base a la Verdad Escritural y permitiendo que los obreros

cristianos desarrollen pasión por servir con excelencia.

Los estudiantes del SEBAD-Q desarrollan su llamado Ministerial en aprender y hacer

teología, viven en constante diálogo con los teólogos del pasado y del presente a

través de la investigación bibliográfica y documental, logran articular una verdadera

teología bíblica evangélica pentecostal, consideran el trabajo en equipo como una de las

herramientas fundamentales para la comprensión, aplicación y difusión del

conocimiento bíblico-teológico y son hombres y mujeres con un sentido de vocación y

servicio en el Ministerio Cristiano y Pasión por las almas.

Tabla 1 Directorio SEBAD

PERSONERO CARGO

Rev. Norma Osejo de Crespo Rector

Hno. Rommel Paredes Administrador

Rev. José Palate Vocal

Rev. Rómulo Sánchez Representante del Distrito Sierra

En: SEBAD

1.2.2. Servicio Académico que ofrece SEBAD-Q.

1.2.2.1. Programas.

La institución ofrece la Licenciatura Ministerial en Estudios Bíblico Teológicos con las

especialidades de Liderazgo Juvenil, Plantador de Iglesias y Mentoreo y Liderazgo

Cristiano con sólidas bases cristianas Bíblicas, en cuatro modalidades: Presencial,

Semipresencial, a Distancias y Virtual (en proceso).

La malla académica contiene 48 materias y 8 pasantías, distribuida en cuatro áreas; las

mismas que se imparte en 8 Quimestres. Estas áreas son: Bíblica, Teológica, Ministerial

y Social o General; a ello se agregan 200 horas de pasantías como complemento

práctico a los estudios teóricos. Con lo cual se obtiene el Título Ministerial de:

Licenciatura Ministerial en Estudios Bíblico-Teológicos.

1.2.2.2. Períodos de clases.

En el SEBAD Q las clases se desarrollan en 8 quimestres de la siguiente manera:

Primer quimestre: Abril a Agosto

Segundo quimestre: Octubre a Febrero

Horarios Modalidad Presencial:

Diurno, nocturno y Sabatino.

1.2.2.3. Malla Académica.

Malla Académica SEBAD

PRIMER QUIMESTRE

Expresión Oral y Escrita

Introducción a la Teología

Introducción a la Biblia

Administración de Escuela Bíblica

Métodos de Estudio Bíblico y Hermenéutica I

Materia Electiva Social I

SEGUNDO QUIMESTRE

Métodos de Investigación Científica

Historia de la Iglesia I

Antiguo Testamento I

Pedagogía y Didáctica general

Nuevo Testamento I

Realidad Nacional

Materia Electiva Social II

TERCER QUIMESTRE

Introducción a la filosofía

Historia a la Iglesia II

Antiguo Testamento II

Filosofía de Educación Cristiana

Nuevo Testamento II

Administración Eclesiástica

Materia Electiva Social III

CUARTO QUIMESTRE

Introducción a la Sociología

Teología I

Antiguo Testamento III

Comunicaciones y Homilética I

Nuevo Testamento III, Escatología

Materia Electiva Social IV

QUINTO QUIMESTRE

Introducción a la Antropología

Teología II

Antiguo Testamento IV

Introducción a los idiomas Bíblicos- Griego

Homilética II

Evangelismo Urbano

Materia Electiva Social V

SEXTO QUIMESTRE

Relaciones Interpersonales

Teología III - Pneumatología

Exegesis

Liturgia Contextual y Eclesiología

Misiología

Ética Cristológica

Materia Electiva Social VI

SEPTIMO QUIMESTRE

Bases de Psicología

Teología Contemporánea

Historia Comparada de las Religiones

Modelos y Practicas Pastorales

Igle Crecimiento

Administración General

Materia Electiva Social VII

OCTAVO QUIMESTRE

Legislación Laboral

Teología y Género

Historia en América Latina

Psicología Pastoral y Asesoría Familiar

Igle Plantamiento

Liderazgo Personal y Formación Espiritual

Materia Electiva Social III

En: SEBAD

Modalidad Semi-Presencial:

Intensivos diurnos (marzo y septiembre)

Intensivos Sabatinos

Extensiones: Funciona en las siguientes ciudades: Ibarra, Cayambe, Pedro Vicente

Maldonado, Sur de Quito, Santo Domingo, Loja, Esmeraldas, Norte de Quito.

Modalidad A Distancia:

Tutorías, Global University, Modalidad Virtual

1.2.2.4. Acreditación.

La acreditación será de la siguiente manera:

Con Bachillerato:

a) 36 créditos Certificado Superior en Biblia

b) 36créditos Certificado Superior en Teología

c) 36 créditos Certificado Superior en Ministerio

d) 180 créditos Licenciatura en Teología y Biblia (Incluye Pasantías) a nivel

Ministerial.

Sin Bachillerato se emitirán únicamente: CERTIFICACIONES.

1.2.2.5. Especialidades.

El SEBAD Quito, comprometido con la misión de “Formar Obreros para la Mies”

impulsa los estudios de ESPECIALIZACIÓN con el fin de proveer herramientas ante

las nuevas demandas ministeriales. También propone a instar que desarrollen sus dones

y talentos, fomentando el servicio a Dios con parámetros claros.

La oferta de estudios es un complemento para el título de Licenciatura Ministerial en

Estudios Bíblico Teológicos y está respaldada con el sistema de educación semi-

presencial y aplicación didáctico-pedagógica de afianzamiento del conocimiento y la

aplicación práctica.

Las Especializaciones que el SEBAD-Q ofrece son:

1.2.2.6. Ministerio Juvenil.

La Especialización en Ministerio Juvenil es un proyecto de formación bíblico-teológica

que abarca la parte práctica, creativa y dinámica para liderar y evangelizar a grupos de

jóvenes. Esta especialidad está direccionada en la formación de pastores y líderes

juveniles.

El objetivo de éste programa es mejorar la habilidad de la iglesia para dirigirse a los

problemas críticos relacionados con la juventud, por medio de la formación

transformadora bíblica y teológica para desarrollar un liderazgo dinámico, práctico y

contextualizado en los grupos de jóvenes.

1.2.2.7. Malla Académica del Ministerio Juvenil

Tabla 2 Malla Académica Ministerio Juvenil

PRIMER

MÓDULO

SEGUNDO

MÓDULO

TERCER

MÓDULO

CUARTO

MÓDULO

QUINTO

MÓDULO

Introducción

Ministerio

Juvenil

Psicología

Juvenil

Cultura

Juvenil

Consejería En

El Ministerio

Juvenil

Evangelismo

Ministerio

Juvenil

Campamentos

- Retiros Y

Misiones

SÉPTIMO

MÓDULO

OCTAVO

MÓDULO

NOVENO

MÓDULO

DÉCIMO

MÓDULO

DÉCIMO

PRIMER

MÓDULO

DÉCIMO

SEGUNDO

MÓDULO

Lealtad Y

Deslealtad

Liderazgo En

El Ministerio

Juvenil

Didáctica En

El Ministerio

Juvenil

Comunicación

Creativa

Discipulado

Ministerio

Juvenil

Planificación

Ministerio

Juvenil

En: SEBAD

1.2.2.8. Título.

Los títulos ministeriales que otorga el SEBAD Q son reconocidos por la CEADE

(Conferencia Evangélica de las Asambleas de Dios del Ecuador), el DETAD

(Departamento de Educación Teológica de las Asambleas de Dios) y el SEC (Servicio

de Educación Cristiana en América Latina).

Nuestros estudiantes pueden continuar sus estudios en ISUM (Instituto de Superación

Ministerial), Facultad de Teología de las ADD (Asambleas de Dios) ó podrán alcanzar

DIPLOMADOS, ESPECIALIDADES Y MAESTRÍAS en diferentes Universidades

Cristianas a nivel mundial. Ofrecemos la posibilidad de revalidar materias a la

presentación de las notas y Títulos Universitarios o de otros Seminarios.

Se homologan los estudios realizados en otras instituciones de las Asambleas de Dios a

nivel internacional.

1.2.2.9. Otros Servicios.

Biblioteca

La Institución cuenta con una biblioteca equipada con cinco mil ejemplares que cubren

las Áreas Bíblicas, teológicas, ministeriales y de cultura general.

Laboratorio de Computación

Para Ofrecer a los estudiantes mayores opciones para el desarrollo de la investigación,

SEBAD-Q ofrece un servicio de Internet ilimitado en su laboratorio de computación con

Wireless (conexión inalámbrica) en todas las instalaciones.

Centro de Convenciones y eventos

Además la institución presta sus instalaciones para las siguientes actividades: Sala de

Conferencia, hospedaje para pasantes, interno de estudiantes de otras provincias o

nacionalidades y otros servicios como restaurante, parqueadero, capilla para cualquier

evento.

1.2.3. Ubicación Geográfica.

Las instalaciones del Seminario Bíblico de las Asambleas de Dios SEBAD- Q se

encuentran ubicadas en la provincia de Pichincha Cantón Quito en la Av. 10 de Agosto

N32-89 y Mariana de Jesús.

Figura 7 Ubicación SEBAD

1.2.4. Organigrama.

Un Organigrama es la representación gráfica de cómo está estructurada una

organización, brinda una información general de los niveles jerárquicos, órganos,

relaciones formales y nombres de quienes ocupan los cargos.

1.2.4.1. Organigrama Estructural.

Representan solamente la estructura administrativa de la organización es por decir la

espina dorsal de una empresa, en donde se señalan los puestos jerárquicos desde los

puestos de nivel bajo hasta los que tomas las decisiones.

Figura 8 Organigrama Estructural SEBAD.

En: Seminario Bíblico de las Asambleas de Dios.

1.2.4.2. Principios y Valores.

SEBAD como institución educativa teológica se enfatiza en los siguientes valores

centrales:

Dependencia a Dios

Integridad

Respeto

Humildad

Servicio

Creatividad

Excelencia

Trabajo en equipo

1.2.4.3. Funciones

Son las atribuciones designadas a cada una de las autoridades que están a cargo de las

diferentes áreas de la institución.

Funciones del Rector

a) Representar legal, judicial y extrajudicialmente al SEBAD.

b) Presidir de las reuniones del Cuerpo Directivo y Junta Académica.

c) Designar al Cuerpo Directivo y dar a conocer su nómina y emitir los

nombramientos.

d) Ser responsable en la elaboración de la evaluación y planificación anual del

SEBAD.

e) Firmar la correspondencia oficial del Rectorado.

f) Cumplir y hacer cumplir el presente Reglamento Interno de la CEADE Y el

DETAD.

g) Firmar juntamente con el Administrador los cheques de la cuenta de la

institución.

h) Organizar el área Administrativa y Académica del SEBAD.

i) Contratar el personal necesario cuando se lo requiera.

j) Recibir los informes de labores administrativos, académicos, económicos y

presentarlos al DETAD.

k) Ser el responsable de la Solvencia Financiera.

Funciones del Contador

a) Realizar los cobros de matrículas de las materias de las dos modalidades.

b) Cobros de arriendo y de cartera vencida.

c) Llevar el inventario y custodia de bienes.

d) Realizar el pago de impuestos.

e) Pagar los sueldos y beneficios de Ley.

f) Pagar los honorarios a docentes.

g) Realizar pagos en general.

h) Responsable del cumplimiento de las leyes tributarias, laborales y civiles.

Funciones del Académico

a) Ser un nexo entre los estudiantes y el Rectorado.

b) Ser responsable de la creación de Periodos Académicos.

Elaboración y seguimiento de horarios, calendarios semestrales y

mensuales.

Programación del Ministerio Juvenil y Programa SPM.

c) Coordinación semestral de materias con los docentes tanto semestral como las

extensiones.

Asignación de Materias.

Evaluación de docentes.

d) Elaboración de informes de homologaciones y revalidaciones de materias de los

estudiantes que solicitan.

e) Planificación de las pasantías.

f) Asesoramiento a los estudiantes que están por graduarse sobre el proyecto de

grado.

g) Elaboración de cuadros semestrales, generales del periodo Académico.

h) Manejo del sistema escolástico

i) Creación de periodos.

j) Asignación de Docentes.

k) Emisión de Records Académicos.

l) Coordinación modalidad a distancias.

Funciones Secretaria General

Modalidad Presencial

a) Coordinar el proceso de admisión, matriculación y las tareas inherentes al

registro de estudiantes.

b) Coordinar con el área Administrativa que los estudiantes se encuentren

debidamente matriculados y al día en sus pagos.

c) Mantener en orden la documentación de los estudiantes.

d) Elaborar las órdenes de pago de los docentes previo la entrega de calificaciones.

e) Recibir, analizar y tabular los informes de evaluación de docentes.

f) Atender los requerimientos que solicite el Rectorado, Académico y

Administrativo.

Modalidad Semipresencial

a) Planificar conjuntamente con la Junta Académica la designación de docentes

y calendario de clases.

b) Comunicar al docente la fecha de la clase.

c) Comunicarse con el Coordinador de Extensión el envío de docentes.

d) Preparar el material para cada clase en extensión.

e) Solicitar viáticos respectivos para el docente cuando sean enviados por el

SEBAD.

f) Comunicarse con el Coordinador de Extensiones después de cada clase

dictada.

g) Reportar novedades a la Junta Académica.

h) Verificar juntamente con contabilidad la nómina de asistencias y pagos de

materias.

i) Ingresar matrículas y notas al sistema escolástico.

j) Enviar en formato digitar las notas de cada materia dictada al Coordinador

de Extensiones.

Funciones de Capellanía

a) Relación espiritual con los estudiantes a través de capillas, consejería individual

o grupal que fomente el crecimiento espiritual del estudiante.

b) Organizar y acompañar a los estudiantes en las pasantías.

c) Realizar promoción interna del SEBAD con los estudiantes.

d) Motivar a los estudiantes.

e) Guiar a los estudiantes en el área de Académica.

f) Coordinar las actividades estudiantiles con la Junta Académica del SEBAD

quito.

g) Atención y responsabilidad del área de biblioteca e internet.

h) Programar y diseñar los carnets estudiantiles.

i) Organizar las carteleras estudiantiles.

j) Desarrollar y Administrar los medios infamativos como redes sociales, web y

aulas virtuales.

2. ANÁLISIS SITUACIONAL

2.1. Análisis Externo

Son todos aquellos elementos que de alguna manera tienen influencia directa o

indirectamente dentro de una organización, esta influencia puede llegar a tener una

acogida positiva o negativa, dependiendo del nivel que se le permita expandirse. Los

factores externos que se analizan son:

Factor Político

Factor Económico

Factor Social

Factor Tecnológico

2.1.1. Análisis Macroambiente.

2.1.1.1. Factor Político.

El factor político es aquel que establece el comportamiento y desempeño en el que se

desenvuelven las organizaciones, las cuales están rodeadas por una serie de leyes,

reglamentos, mandatos, cuerpos legales que rigen y regulan. Los Factores Políticos que

influyen son:

Constitución Política de la República del Ecuador.

Ley de Régimen Tributario Interno

Impuesto al Valor Agregado (IVA)

Impuesto a la Renta

Retenciones en la Fuente del IVA y del Impuesto a la Renta

Leyes, ordenanzas y reglamentos municipales

Código Civil

Código Tributario

Código de Trabajo

2.1.1.2. Factor Económico.

El factor económico son los medios materiales o inmateriales que permiten satisfacer

ciertas necesidades dentro del proceso productivo o actividad de una empresa. Dentro

del Seminario el factor económico es fundamental y de carácter primordial, para llevar a

cabo todas las actividades se debe tomar en cuenta los siguientes factores.

a) Inflación

Es el continuo crecimiento del precio de bienes y servicios en un período de tiempo, es

decir la inflación disminuye el poder adquisitivo de las personas.

Tabla 3 Tasa Mensual de Crecimiento de Inflación

En: (Banco Central del Ecuador, 2016)

FECHA VALOR

Diciembre-31-2016 1.12%

Noviembre-30-2016 1.05%

Octubre-31-2016 1.31%

Septiembre-30-2016 1.30%

Agosto-31-2016 1.42%

Julio-31-2016 1.58%

Junio-30-2016 1.59 %

Mayo-31-2016 1.63 %

Abril-30-2016 1.78 %

Marzo-31-2016 2.32 %

Febrero-29-2016 2.60 %

Enero-31-2016 3.09 %

Figura 9 Porcentaje de Crecimiento Inflación

Análisis. El último semestre del año 2016 se puede observar que la inflación ha tenido

una disminución en comparación con meses anteriores, se puede concluir que este factor

nos favorece por lo que los productos y servicios no sufren un incremento en sus precios

por lo tanto el servicio prestado por el Seminario se mantiene lo que generaría un

incentivo en los estudiantes.

b) Tasa de Interés Activa

Es un porcentaje que todas las instituciones bancarias cobran a las personas por los

diferentes servicios de crédito que prestan, este porcentaje es de acuerdo con las

condiciones de mercado y las disposiciones del Banco Central.

Tabla 4 Tasa mensual de Crecimiento Tasa Activa

En: (Banco Central del Ecuador, 2016)

2,6 2,32

1,78 1,63 1,59 1,58 1,42 1,3 1,31

1,05 1,12

Inflación

FECHA VALOR

Diciembre-31-2016 8.10%

Noviembre-30-2016 8.38%

Octubre-31-2016 8.71%

Agosto-31-2016 8.21%

Julio-31-2016 8.67%

Junio-30-2016 8.66 %

Mayo-31-2016 8.89 %

Abril-30-2016 9.03 %

Marzo-31-2016 8.86 %

Febrero-29-2016 8.88 %

Enero-31-2016 9.15 %

Figura 10 Porcentaje de Crecimiento Tasa Activa

Análisis. Este indicador no afectaría al Seminario por lo que no han tenido la necesidad

de realizar crédito en alguna institución bancaria. Pero si requieran de algún crédito a la

fecha la tasa a disminuido por lo que se recomendaría realizarlo.

c) Tasa de Interés Pasiva

Es un porcentaje que las instituciones bancarias pagan a sus socios por el depósito o

captación de dinero a través de las cuentas de ahorro.

Tabla 5 Tasa Mensual de Crecimiento de Tasa Pasiva

En: (Banco Cental del Ecuador, 2016)

8,88 8,86 9,03

8,66 8,67

8,78 8,71

7,47,67,8

88,28,48,68,8

99,29,4

TASA ACTIVA

FECHA VALOR

Diciembre-31-2016 5.12%

Noviembre-30-2016 5.51%

Octubre-31-2016 5.75%

Agosto-31-2016 5.91%

Julio-31-2016 6,01%

Junio-30-2016 6.00 %

Mayo-31-2016 5.47 %

Abril-30-2016 5.85 %

Marzo-31-2016 5.95 %

Febrero-29-2016 5.83 %

Enero-31-2016 5.62 %

Figura 11 Porcentaje de Crecimiento de Tasa Pasiva

Análisis. La tasa Pasiva en los últimos 6 meses ha disminuido su porcentaje por lo que

es poco factible para el Seminario si mantendrían una relación con la Institución

Bancaria en mantener sus ahorros y ganar intereses por el manejo de la cuenta corriente,

actualmente no tendría gran impacto ya que ellos manejan la cuenta bancaria en

movimiento.

d) Riesgo País MBI

Es el indicador que permite conocer el riesgo que tiene las empresas extranjeras en

invertir en el País.

Tabla 6 Tasa Mensual de Crecimiento Riesgo País

EN: (Banco Central del Ecuador, 2016)

5,62 5,83 5,95 5,85 5,47

6 6,01 5,91 5,78 5,75 5,51 5,12

Tasa Pasiva

FECHA VALOR

Diciemb-30-2016 647

Noviemb-30-2016 736

Octub-31-2016 743

Sept-30-2016 845

Agosto-30-2016 863

Julio-31-2016 877

Junio-30-2016 913

Mayo-31-2016 855

Figura 12 Porcentaje de Crecimiento Riesgo País

Análisis. El riesgo País a la fecha se ha disminuido en relación con meses anteriores, sin

embargo este factor no afecta a la Institución porque es una Organización sin fines de

lucro por lo tanto no existe inversión por parte de empresas o personas extrajeras.

Otros factores que debemos considerar y que afectan a las personas son:

Nivel de desempleo

Es la fuerza laboral que se encuentra desempleada o desocupada. Hasta marzo 2016 el

porcentaje de desempleo en el País aumento de 5,93% (Diciembre 2015) al 7,82%

(marzo 2016).

Tabla 7 Tasa Mensual de Crecimiento Nivel de Desempleo

FECHA VALOR

Septiembre-30-2016 6.68 %

Junio-30-2016 6.68 %

Marzo-31-2016 7.35 %

Diciembre-30-2015 5.65 %

EN: (Banco Central del Ecuador, 2016)

647 736 743

845 863 877 913 855

Riesgo País

Figura 13 Porcentaje de Crecimiento Nivel de Desempleo

Análisis. Este factor es influyente para los estudiantes y organizaciones, porque sin

empleo no podrán aportan económicamente a la institución, aun mas las personas que

aportan económicamente mediante donaciones. Son la fuente de ingreso fundamental de

donde se obtiene recursos monetarios para desempeñar y llevar a cabo todas las

actividades del Seminario.

2.1.1.3. Factor Social.

Es el factor fundamental para el análisis de la situación del Seminario Bíblico Asamblea

de Dios Quito ante la sociedad, ya que este entorno es el eje fundamental para el

desempeño y funcionamiento del mismo, partiendo de que todos creemos en Dios y

muchos ven la iniciativa de instruirse en carreras teológicas a diferencia de las que

ofertan la sociedad.

2.1.2. Análisis Microambiente.

2.1.2.1. Proveedores.

Son aquellos que proveen y suministran de manera directa e indirecta, todo tipo de

materiales e insumos al Seminario, y así poder obtener un desarrollo eficiente de todas y

cada una de las actividades, que se llevan a cabo en la institución.

7,35 6,68 6,68

Dic 30-2015 Mar 31-2016 Jun 30-2016 Sept 30-2016

Nivel Desempleo

El Seminario cuenta con los siguientes proveedores:

Figura 14 Lista de Proveedores SEBAD

PROVEEDORES

1.- ¿Mis proveedores me entregan a tiempo lo requerido?

Tabla 8 Pregunta 1 Proveedores tiempo de Entrega

Figura 15 Pregunta 1 Proveedores tiempo de entrega

ANÁLISIS. El 100 % de los encuestados indica que el producto entregado por los

proveedores siempre está en el tiempo requerido por lo tanto es una OPORTUNIDAD

para la institución.

PROVEEDORES SEBAD

• Movistar

• CNT

• Netlife

• Comercial Araujo

• Datafast

• Banco Pichincha

• Librería Centro de Literatura Cristiana

PROVEEDORES SEBAD

• Global Express

• Imprenta Nueva Jerusalén

• Megaclim

• Jorge Quilumba

• Oscar Pasquel

Tiempo de Entrega

2.- ¿La calidad del producto y servicio entregado por los proveedores es?

Tabla 9 Pregunta 2 Proveedores Calidad del Producto/Servicio

ALTO 5

MEDIO 1

BAJO 0

Figura 16 Pregunta 2 Proveedores Calidad del Producto/Servicio

ANÁLISIS. Consideran que el 83% de los productos de los proveedores es de calidad

mientras que el 17% dice lo contrario, por lo tanto representa una OPORTUNIDAD.

3.- ¿Mis proveedores me ofrecen crédito de 30, 60,90 días?

Tabla 10 Pregunta 3 Proveedores Tiempo Crédito

Figura 17 Pregunta 3 Proveedores Tiempo Crédito

ANÁLISIS. El crédito proporcionado por el proveedor me permite realizar mis pagos a

tiempo por lo tanto es una OPORTUNIDAD.

17% 0%

Calidad del producto /servicio

Crédito

4.- El criterio usado para la selección de proveedores para el Seminario es: (1

menor, 4 mayor)

Tabla 11 Pregunta 4 Criterio para seleccionar Proveedores

PRECIO 4

CONDICIONES DE PAGO 3

CALIDAD 2

Figura 18 Pregunta 4 Criterio para seleccionar Proveedores

ANÁLISIS. Para seleccionar al proveedor se considera como primer lugar al precio

luego a las condiciones de pago y un bajo interés en la calidad por lo tanto es una

DEBILIDAD para la institución porque estos tres aspectos se deben dar mayor

importancia.

2.1.2.2. Estudiantes (Clientes).

Los estudiantes son el motor principal para el funcionamiento del Seminario, en este

caso son los clientes los que van a proporcionar ingresos a la Institución, de la misma

manera son la fuente de difusión del servicio que prestan.

Selección de Proveedores

Precio

Condiciones de

Calidad

ESTUDIANTES (CLIENTES)

1.- ¿Su nivel de satisfacción de la atención del área administrativa?

Tabla 12 Pregunta 1 Clientes Satisfacción en atención Área Administrativa

ALTO 46

MEDIO 14

BAJO 2

Figura 19 Pregunta 1 Clientes Satisfacción en atención Área Administrativa

ANÁLISIS. El 74% considera alta la atención por parte del área administrativa frente a

un 23% que califican como una atención media y un 3% atención baja, lo que representa

una FORTALEZA.

2.- ¿Su nivel de satisfacción en la atención del área académica (biblioteca, uso de

las instalaciones, personal, etc)?

Tabla 13 Pregunta 2 Clientes Satisfacción en atención Área Académica

ALTO 42

MEDIO 13

BAJO 8

Figura 20 2 Clientes Satisfacción en atención Área Académica

Área Administrativa

Área Académica

ANÁLISIS. El 67% califica la atención del área académica como alta, el 20% atención

media y un 13% atención baja, por lo tanto representara una DEBILIDAD.

3.- ¿Su nivel de satisfacción de la atención del área de Rectorado?

Tabla 14 Pregunta 3 Clientes Satisfacción en atención Área Rectorado

Alto 48

Medio 13

Bajo 2

Figura 21 Pregunta 3 Clientes Satisfacción en atención Área Rectorado

ANÁLISIS. La atención del área de Rectorado es calificada un 81% como alta, 15 %

media y un 4% baja, por lo tanto representara una FORTALEZA.

4.- ¿Se encuentra satisfecho por las clases recibidas?

Tabla 15 Pregunta 4 Clientes Nivel de Satisfacción Clases Recibidas

Figura 22 Pregunta 4 Clientes Nivel de Satisfacción Clases Recibidas

Área Rectorado

Clases

De acuerdo

Poco de

acuerdo

Desacuerdo

TOTALMENTE DE ACUERDO 38

POCO DE ACUERDO 23

DESACUERDO 2

ANÁLISIS. Los estudiantes consideran el 60% estar de acuerdo al nivel de clases

recibidas, 30% están poco de acuerdo mientras que un 3% están desacuerdo, por lo tanto

hay división en sus respuesta esto es una DEBILIDAD para la institución por lo que si

se nota inconformidad.

5.- ¿Conoce a la persona a la que debe dirigirse ante cualquier asunto a tratar?

Tabla 16 Pregunta 5 Conocimiento de Personal del SEBAD

Figura 23 Pregunta 5 Conocimiento de Personal del SEBAD

ANÁLISIS. El 57% de los estudiantes conocen el nombre de las personas a quien

deben dirigirse ante cualquier asunto sin embargo el 43% manifiesta que desconoce, por

lo tanto representa una DEBILIDAD.

6.- ¿Existe una comunicación de fácil acceso entre el alumno y el profesor?

Tabla 17 Pregunta 6 Clientes Comunicación Alumno - Profesor

Figura 24 Pregunta 6 Clientes Comunicación Alumno – Profesor

Conocimiento del Personal

Conoce

Desconoce

Comunicación alumno-profesor

CONOCE 36

DESCONOCE 27

ANÁLISIS. El 89 % consideran que si existe una buena comunicación con los docentes

frente a un 11% que dice lo contrario, por lo tanto es una FORTALEZA.

7.- ¿Conoces la Misión de tu Institución Educativa?

Tabla 18 Pregunta 7 Clientes Conocimiento Misión

Figura 25 Pregunta 7 Clientes Conocimiento Misión

ANÁLISIS. El 78% conoce la misión de la Institución mientras que el 22% no lo

conocen, por lo tanto la mayoría la conoce representa una FORTALEZA.

8.- ¿Sabes cuál es la Visión de tu Institución Educativa?

Tabla 19 Pregunta 8 Clientes Conocimiento Visión

Figura 26 Pregunta 8 Clientes Conocimiento Visión

ANÁLISIS. El 75% conoce la misión de la Institución mientras que el 25% no lo

conocen, la mayoría la conoce por lo que representa una FORTALEZA.

Conoce la Misión

Conoce la Visión

9.- ¿La forma de pago del seminario para sus alumnos cómo la considera?

Tabla 20 Pregunta 9 Clientes Formas de Pago del servicio

ACCESIBLE 56

POCO ACCESIBLE 7

SIN ACCESO 0

Figura 27 Pregunta 9 Clientes Formas de Pago del servicio

ANÁLISIS. Sobre la forma de pago el 89% consideran accesible mientras que el 11%

como poco accesible, por tanto es una FORTALEZA.

10.- ¿Está conforme con la documentación solicitada por la institución?

Tabla 21 Pregunta 10 Clientes Documentación Solicitada

TOTALMENTE DE ACUERDO 55

POCO DE ACUERDO 8

DESACUERDO 0

Figura 28 Pregunta 10 Clientes Documentación Solicitada

Forma de Pago

Accesible

Poco Accesible

Documentación Solicitada

Totalmente de

Acuerdo

Poco de

acuerdo

ANÁLISIS. El 87% de los encuestados consideran estar de acuerdo con la

documentación solicitada mientras que un 13% está poco de acuerdo, por lo tanto es

una FORTALEZA.

11.- ¿El nivel de preparación de los profesores como lo considera?

Tabla 22 Pregunta 11 Nivel de Preparación de Docentes

EXCELENTE 24

MUY BUENO 27

BUENO 8

REGULAR 2

MALO 2

Figura 29 Pregunta 11 Nivel de Preparación de Docentes

ANÁLISIS. El nivel de Preparación de los profesores del seminario está calificado por

el 38% Excelente, 43% Muy Bueno, 13% Bueno y un 3% como regular y malo. La

mayoría de los estudiantes están dividido en sus respuesta por lo tanto es una

DEBILIDAD.

12.- ¿Cómo considera el proceso de matrícula?

Tabla 23 Pregunta 12 Proceso de Matrícula

EXCELENTE 35

MUY BUENO 18

BUENO 10

13% 3% 3%

Nivel de Preparación de

Profesores

Excelente

Muy Bueno

Regular

Figura 30 Pregunta 12 Proceso de Matrícula

ANÁLISIS. El 48% consideran que el proceso de matrícula es excelente mientras que

un 36% muy bueno y un 16% como Bueno, las respuestas se encuentran divididas por lo

tanto es una DEBILIDAD.

13.- ¿Las instalaciones donde reciben clases son?

Tabla 24 Pregunta 13 Instalaciones del SEBAD

ADECUADAS 54

POCO ADECUADAS 9

DEFICIENTES 0

Figura 31 Pregunta 13 Instalaciones del SEBAD

ANÁLISIS. El 86% de los estudiantes califican a las instalaciones como adecuadas

mientras que un 14% consideran poco adecuadas, esto representa una FORTALEZA.

Proceso de Matrícula

Excelente

Muy Bueno

Instalaciones

Adecuadas

14.- ¿Los Horarios proporcionados por el seminario cómo los considera?

Tabla 25 Pregunta 14 Horarios de Clases

ACCESIBLES 61

POCO ACCESIBLES 2

Figura 32 Pregunta 14 Horarios de Clases

ANÁLISIS. Consideran el 97% accesibles los horarios de clases frente a un 3% que

califican como poco accesibles, por lo tanto esto es una FORTALEZA.

2.1.2.3. Competencia

En la sociedad que vivimos se encuentran otras instituciones que ofrecen los mismos

servicios que SEBAD-Q como es la formación de profesionales en Teología a nivel

ministerial de iglesia, entre las competencias directas del seminario están:

- Semisud - Seminario Nazareno

- Seminario Alianza - Seminario Bautista

- Seminario Adventista

Horarios de Clases

Accesibles

Poco accesibles

1.- ¿Considera que SEBAD tiene competencia directa?

Tabla 26 Pregunta 1 Competencia Directa del SEBAD

Figura 33 Pregunta 1 Competencia Directa del SEBAD

ANÁLISIS. El 72% consideran que SEBAD si tiene competencia directa por lo cual se

determina una AMENAZA para el Seminario.

2.2. Análisis Interno

Son aquellos que tienen una relación directa dentro de la institución es decir las áreas

que forman parte de la organización para dar mayor realce con la finalidad de llegar a

un objetivo en común:

Capacidad Administrativa

Capacidad Financiera

Capacidad Recursos Humanos

Capacidad Académica

Capacidad Tecnológica

2.2.1. Capacidad Administrativa.

Es el recurso Humano encargado de mantener el orden y buen funcionamiento de la

institución, proporcionando estrategias y plan de trabajo para llevar a cabo los objetivos

planteados

Competencia Directa

2.2.2. Capacidad Financiera.

Son recursos monetarios propios y ajenos con los que cuenta y dispone el Seminario y

están indispensables para el funcionamiento, desarrollo y expansión de la misma.

Estudiantes

Aportes Iglesias 1%.

Aporte Distritos CEADE

Alquiler de Instalaciones

2.2.3. Capacidad Talento Humano.

El Recurso o Talento Humano, es el alma de una organización porque es aquel que

moviliza todos los recursos a través de procedimientos, para así cumplir con los

objetivos planteados. La institución cuenta con personal preparado, capacitado para

desempeñar las diferentes funciones a ellos encomendadas y asignadas, tanto del Área

Administrativa, Financiera y Académica.

Figura 34 Autoridades Área Administrativas

ADMINISTRADOR

Rommel Paredes

RECTORA Norma Osejo

SECRETARIA GENERAL

Marcia Chillagana

MENSAJERIA

Pablo Loor

Figura 35 Autoridades del Área Académica.

Figura 36 Autoridades del Área Financiera.

2.2.4. Capacidad Académica.

Es el recurso formada por personal encargado de administrar, regular el área académica

de la institución como la contratación de los profesores, plan de estudios, materiales,

malla académica entre otros aspectos.

2.2.5. Capacidad Tecnológica.

Son los recursos físicos que dispone la institución para estar a la vanguardia del mundo

actual, los mismos que unidos con la capacidad humana permiten un mejor resultado de

los objetivos.

ÁREA ADMINISTRATIVA

1.- ¿El personal del Seminario conoce la misión?

Tabla 27 Pregunta 1 Área Administrativa Conoce la Misión

TOTALMENTE 6

MEDIANAMENTE 0

DESCONOCE 0

ACADEMICO

Christian Montenegro

ASISTENTE ACADEMICO

Gloria Cachipuendo

CONTADOR

Cristóbal Morales

Figura 37 Pregunta 1 Área Administrativa Conoce la Misión

ANÁLISIS. El 100% del personal del Seminario conoce la misión de la Institución, por

lo tanto es una FORTALEZA.

2.- ¿El personal conoce la visión hacia dónde quiere llegar el Seminario?

Tabla 28 Pregunta 2 Área Administrativa Conoce la Visión

TOTALMENTE 6

MEDIANAMENTE 0

DESCONOCE 0

Figura 38 Pregunta 2 Área Administrativa Conoce la Visión

ANÁLISIS. El 100% del personal del Seminario conoce la Visión de la Institución, por

lo tanto representa una FORTALEZA.

Personal conoce la Misión

Totalmente

Medianamente

Desconoce

Personal conoce la Visión

Totalmente

Medianamente

Desconoce

3.- ¿Conoce las políticas generales de la Institución?

Tabla 29 Pregunta 3 Área Administrativa Conocimiento de Políticas Generales

TOTALMENTE 2

MEDIANAMENTE 4

DESCONOCE 0

Figura 39 Pregunta 3 Área Administrativa Conocimiento de Políticas Generales

ANÁLISIS. El 67% de los encuestados conocen las políticas y un 33% no lo conoce,

por lo tanto es una DEBILIDAD para el Seminario porque es de gran importancia que

todos tengan conocimiento.

4.- ¿Se está cumpliendo con los objetivos planteados por el Seminario?

Tabla 30 Pregunta 4 Área Administrativa Cumplimiento de Objetivos

TOTALMENTE 2

MEDIANAMENTE 4

DESCONOCE 0

Figura 40 Pregunta 4 Área Administrativa Cumplimiento de Objetivos.

ANÁLISIS. El 67% de los encuestados conocen las Objetivos de la Institución y un

33% no lo conoce, por lo tanto es una DEBILIDAD porque es de gran importancia que

se esté cumpliendo los objetivos.

Políticas Generales

Totalmente

Medianamente

Desconoce

Cumplimiento de Objetivos

Totalmente

Medianamente

5.- ¿El Seminario cuenta con un organigrama escrito y conocido por el personal?

Tabla 31 Pregunta 5 Área Administrativa Organigrama Estructural

Figura 41 Pregunta 5 Área Administrativa Organigrama Estructural

ANÁLISIS. El 100% conocen el organigrama del Seminario, por lo tanto es una

FORTALEZA.

6.- ¿Se establecen claramente las áreas de responsabilidad y autoridad?

Tabla 32 Pregunta 6 Área Administrativa Responsabilidad y Autoridad

TOTALMENTE 6

MEDIANAMENTE 0

DESCONOCE 0

Figura 42 Pregunta 6 Área Administrativa Responsabilidad y Autoridad

ANÁLISIS. El 100% del personal conoce las áreas de Responsabilidad y autoridad, por

lo que representa una FORTALEZA.

Organigrama

Responsabilidad y Autoridad

Totalmente

7.- ¿La empresa tiene sus propias políticas, descripción de cargos y funciones

escritos, conocidos y acatados por toda la institución?

Tabla 33 Pregunta 7 Área Administrativa Políticas, Descripción de cargos, Funciones

Figura 43 Pregunta 7 Área Administrativa Políticas, Descripción de cargos, Funciones

ANÁLISIS. La institución tiene sus políticas, descripción de cargos y funciones propias

por lo tanto representa una FORTALEZA.

8.- ¿El personal está designado a una función o varias?

Tabla 34 Pregunta 8 Área Administrativa Designación de Funciones

UNA FUNCIÓN 2

VARIAS FUNCIONES 4

Figura 44 Pregunta 8 Área Administrativa Designación de Funciones

ANÁLISIS. El 67% del personal indican que desarrollan varias funciones por lo que

es una DEBILIDAD.

Políticas, descripción de cargos y

funciones

Designación de Funciones

Una funcion

Varias

funciones

9.- ¿Cómo considera la comunicación interna tanto verbal, escita y vía electrónica

con el personal?

Tabla 35 Pregunta 9 Área Administrativa Comunicación Interna

EXCELENTE 5

MUY BUENA 1

BUENA 0

MALA 0

Figura 45 Pregunta 9 Área Administrativa Comunicación Interna

ANÁLISIS. La comunicación interna con las autoridades es Excelente en un 83%, por

lo tanto es una FORTALEZA.

10.- ¿Cómo es el clima interno de la institución?

Tabla 36 Pregunta 10 Área Administrativa Clima Interno

Figura 46 Pregunta 10 Área Administrativa Clima Interno

17% 0%

Comunicación Interna

Excelente

Muy Buena

Clima Interno

Excelente

Muy Bueno

EXCELENTE 4

MUY BUENO 2

REGULAR 0

MALO 0

ANÁLISIS. El 67% consideran excelente el clima interno mientras que un 33% como

Muy Buena, por lo tanto es una DEBILIDAD.

ÁREA FINANCIERA

11.- ¿El presupuesto anual del Seminario es aprobado por la CEADE?

Tabla 37 Pregunta 11 Área Financiera Presupuesto

Figura 47 Pregunta 11 Área Financiera Presupuesto

ANÁLISIS. El 100% indican que el presupuesto tiene la aprobación de la CEADE por

lo cual esto es considerado como una FORTALEZA.

12.- ¿Se presenta de manera trimestral o semestral la evaluación presupuestaria a

la CEADE?

Tabla 38 Pregunta 12 Área Financiera Evaluación Presupuestaria

Presupuesto

Figura 48 Pregunta 12 Área Financiera Evaluación Presupuestaria

ANÁLISIS. El 100% indican que no se presenta una evaluación Presupuestaria a la

CEADE sino que se la presenta a las autoridades del Seminario, por lo tanto es una

DEBILIDAD.

13.- ¿A los cuántos días la institución realiza sus obligaciones y pagos?

Tabla 39 Pregunta 13 Área Financiera Obligaciones y Pagos

0-15 días 0

15-30 días 6

30-45 días 0

Figura49 Pregunta 13 Área Financiera Obligaciones y Pagos

ANÁLISIS. El 100% de los encuestados coinciden en que sus obligaciones y pagos lo

realizan entre los 15 a 30 días, por lo tanto es una FORTALEZA porque lo hace dentro

del tiempo del crédito.

Presentación de Evaluación

Presupuestaria

Obligaciones y pagos

0 - 15 días

15 - 30 días

30 - 45 días

14.- ¿El Seminario cuenta con una base de datos individual de las cuentas

pendientes de cobro de los estudiantes, respaldada y actualizada?

Tabla 40 Pregunta 14 Área Financiera Base de Datos

Figura 50 Pregunta 14 Área Financiera Base de Datos

ANÁLISIS. El 100% indica que existe una base de datos individual por cada estudiante

por lo tanto es una FORTALEZA.

15.- ¿Cómo está contratado el personal Administrativo?

Tabla 41 Pregunta 15 Contrato del Personal

3 meses 0

6 meses 0

Un año 0

Indefinido 6

Otros 0

Figura 51 Pregunta 15 Contrato del Personal

ANÁLISIS. El personal está contratado de manera indefinida, por lo tanto es una

FORTALEZA por lo que se cuenta con un personal permanente.

Base de datos de estudiantes

0% 0% 0%

Contrato de personal.

3 meses

6 meses

1 año

indefinido

16.- ¿El control en la asistencia del personal es por?

Tabla 42 Pregunta 16 Asistencia del Personal

Reloj biométrico 0

Tarjeta 0

Firma del personal 6

Máquina 6

No existe 0

Figura52 Pregunta 16 Asistencia del Personal

ANÁLISIS. La asistencia del personal está controlada mediante la firma del personal y

el registro en la máquina por lo tanto es una FORTALEZA, ya que se mantiene un buen

control del ingreso y salida del personal.

17.- ¿El Seminario cuenta con un plan de capacitación aprobado por el Rectorado?

Tabla 43 Pregunta 17 Plan de Capacitación

Figura 53 Pregunta 17 Plan de Capacitación

50% 50%

Asistencia del personal

biometrico

Firma del

personal

Maquina

Capacitación del personal

ANÁLISIS. El 83% manifiestan que no existe un plan de capacitación para el personal

esto representa una DEBILIDAD.

18.- ¿El Seminario cuenta con profesores contratados bajo las siguientes

modalidades?

Tabla 44 Pregunta 18 Contratación Profesores

CONTRATOS INDEFINIDO 0

SERVICIOS EVENTUALES 6

Figura 54 Pregunta 18 Contratación Profesores

ANÁLISIS. El 100% de los profesores están contratados de manera eventual por lo

tanto representa una DEBILIDAD.

19.- ¿El Seminario cumple con todos los beneficios que señala la normativa al

personal Administrativo que labora en la Institución?

Tabla 45 Pregunta 19 Beneficios Sociales

. Figura 55 Pregunta 19 Beneficios Sociales

Contrato de profesores.

Contratos

Indefinidos

Servicios

Eventuales

Beneficios Sociales.

ANÁLISIS. El 100% de los encuestados coincidieron en que el Seminario cumple con

los beneficios por lo tanto es una FORTALEZA.

20.- ¿Existe coordinación entre las diferentes áreas del Seminario?

Tabla 46 Pregunta 20 Relación del Personal

Figura 56 Pregunta 20 Relación del Personal

ANÁLISIS. El 67% indican que si existe una coordinación entre las áreas pero es

necesario que todos lleguen a la misma opinión por lo tanto es una DEBILIDAD.

21.- ¿Existe un reglamento interno de trabajo aprobado por la máxima autoridad

del Seminario?

Tabla 47 Pregunta 21 Reglamento Interno de Trabajo

Figura 57 Pregunta 21 Reglamento Interno de Trabajo

Relación del personal en la

Institución.

Reglamento Interno de

Trabajo.

ANÁLISIS. El 100% indican que no existe un reglamento interno de trabajo por lo

CAPACIDAD TECNOLÓGICA

22.- ¿El Seminario cuenta con una plataforma tecnológica?

Tabla 48 Pregunta 22 Capacidad Tecnológica Plataforma

Figura 58 Pregunta 22 Capacidad Tecnológica Plataforma

ANÁLISIS. El Seminario no cuenta con una plataforma Tecnológica por lo tanto es una

DEBILIDAD.

23.- ¿La Institución cuenta con tecnología de punta?

Tabla 49 Pregunta 23 Tecnología de Punta

Figura 59 Pregunta 23 Tecnología de Punta

Plataforma Tecnológica

Tecnología de Punta.

ANÁLISIS. El 100% indican que no se dispone de una Tecnología de punta por lo

tanto representa una DEBILIDAD.

ÁREA ACADÉMICA

24.- ¿El área Académica mantiene una base de datos actualizadas de los

estudiantes?

Tabla 50 Pregunta 24 Área Académica Base de Datos Estudiantes

Figura 60 Pregunta 24 Área Académica Base de Datos Estudiantes

ANÁLISIS. El 100% indican que si existe una base de datos actualizada de los

estudiantes por tanto es una FORTALEZA.

25.- ¿Se realiza una evaluación periódica de los aprendizajes de los estudiantes por

parte de las autoridades del Seminario?

Tabla 51 Pregunta 25 Área Académica Evaluación de Estudiantes

Figura 61 Pregunta 25 Área Académica Evaluación de Estudiantes

Base de datos actualizadas de los

estudiantes.

Evaluación de Estudiantes

ANÁLISIS. El 100% indican que no se realiza una evaluación a los estudiantes, por lo

26.- ¿Se realiza una evaluación periódica a los profesores?

Tabla 52 Pregunta 26 Área Académica Evaluación de Docentes

Figura 62 Pregunta 26 Área Académica Evaluación de Docentes

ANÁLISIS. El 100% consideran que existen evaluaciones a los profesores, por lo tanto

es una FORTALEZA.

Evaluación Profesores

2.3. Matriz de Impacto

2.3.1. Matriz de Impacto Externo

FACTORES

OPORTUNIDADES AMENAZAS IMPACTO

ALTA MEDIA BAJA ALTA MEDIA BAJA 5 3 1

MACROAMBIENTE

Político X 3-O

Económico

Tasa Pasiva X 3-O

Inflación X 3-A

Nivel Desempleo X 5-A

Riesgo País X 3-A

Social

Aceptación de la carrera X 1-

Competencia Ofrece

Similar Servicios

Tecnológico X 3-A

MICROAMBIENTE

Proveedores

Tiempo de Entrega del

Producto/servicio

Calidad del

Producto/servicio

Apoyo de otras

instituciones en los

ingresos del Seminario

Elaborado: La Autora

2.3.2. Matriz de Impacto Interno

CAPACIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES IMPACTO

ALTA MEDIA BAJA ALTA MEDIA BAJA 5 3 1

ADMINISTRATIVA

Visión – Misión conocida por

el personal y estudiantes

Conocimiento de Políticas y

Objetivos

Organigrama Estructural X 5-F

Asignación de Funciones,

políticas propias

Grado de Responsabilidad X 5-F

Personal con varias funciones X 5-

Comunicación Interna X 3-F

Atención Área

Administrativa y Rectorado

FINANCIERA

Presupuesto aprobado por

Presentación de Evaluación

Presupuestaria

Cumplimiento de

Obligaciones

Base de datos individual de

cuentas por cobrar

RECURSOS HUMANOS

Contrato del Personal

Administrativo

Control de Asistencia del

Personal

Plan anual de Capacitación X 3-D

Modalidad de Contratos de X 3-D

Profesores

Cumplimiento de Beneficios

Sociales

Coordinación entre áreas X 1-D

Reglamento Interno de

trabajo

ACADÉMICA

Base de Datos de estudiantes

actualizado

Evaluación Docentes X 1-F

Evaluación Aprendizaje

Estudiantes

Comunicación Excelente

Profesor- Estudiantes

Insatisfacción de clases

recibidas

Formas de pago y horarios de

clases accesibles

Desconocimiento de

Autoridades del Seminario

Instalaciones Adecuadas X 3-F

Nivel de Preparación

Docentes

TECNOLÓGICA

Plataforma Tecnológica X 3-D

Tecnología de Punta X 3-D

2.4. Hoja de Resumen

Matriz FODA

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

1.- Conocimiento de la visión y misión por

parte del personal del Seminario y de los

estudiantes.

2.- Conocimiento del organigrama estructural y

sus autoridades.

3.- Existe grado de Responsabilidad por parte

de las autoridades.

4.- Comunicación Interna Muy Buena.

5.- Comunicación excelente profesor-

estudiante.

6.- El presupuesto anual es presentado al

CEADE.

7.- El Seminario cumple con sus obligaciones a

tiempo.

8.- Existe contratos de manera indefinida.

9.-El control de la asistencia del personal se

maneja de manera adecuada.

10.- Los empleados gozan de sus beneficios

sociales.

11.-Área académica cuenta con una base de

datos de estudiantes actualizada.

12.- Formas de pago y horarios de clases

accesibles para estudiantes.

13.- Instalaciones consideradas muy buenas y

cómodas.

1.- Cumplimiento de leyes y legalización

por todas las Instituciones del Estado para

el funcionamiento del Seminario.

2.- Tiempo de entrega y calidad de

productos o servicios de los proveedores

son beneficiosos para el Seminario.

3.- Apoyo de otras instituciones que

aportan al ingreso del Seminario.

DEBILIDADES AMENAZAS

1.- Existe un porcentaje del personal que no

está claro en las políticas y objetivos del

Seminario.

2.- Insatisfacción del área académica por las

clases recibidas.

3.- No se cuenta con políticas, descripción de

funciones, procedimientos propios del

Seminario.

4.- Existe personal que realiza doble función.

5.- No se realiza una evaluación del

presupuesto presentado.

6.- La base de datos actualizada de las cuentas

por cobrar es inadecuada.

7.- No existe un plan anual de capacitación.

8.- Contratación de profesores es eventual.

9.-Coordinación entre todas las áreas del

Seminario.

10.- No cuentan con un reglamento interno de

trabajo.

11.- Falta de una plataforma tecnología

adecuada y deficiencia en tecnología de punta.

12.- No se realiza evaluación de Docentes y

Estudiantes.

13.- No se conoce las autoridades a las que

deben dirigirse ante cualquier problema.

14.- Nivel de preparación en ciertos docentes

no cumple expectativas.

1.- Situación Económica del País en forma

general. La variación en la inflación,

riesgo País y nivel de desempleo.

2.- La aceptación de esta carrera por parte

de la sociedad.

3.- La Competencia, instituciones que

ofrecen similar servicio.

2.5. Matriz Estratégica

OPORTUNIDADES

1.- Cumplimiento de leyes y disponer de la

legalización por todas las Instituciones del

Estado para el funcionamiento del Seminario.

2.- Tiempo de entrega y calidad de productos o

servicios de los proveedores son beneficiosos

para el Seminario.

3.- Convenio y Apoyo de otras instituciones.

4.- Contacto con Instituciones Bíblico

Teológicas.

5.- Acercamiento con la CEADE.

6.- Acercamiento con la comunidad Evangélica.

AMENAZAS

1.- Situación Financiera y Económica del País

en forma general. La variación en la inflación,

riesgo País y nivel de desempleo.

2.- La aceptación de esta carrera por parte de la

sociedad.

3.- Competencia que ofrecen similar servicio.

4.- Falta de aportes del 1% de Iglesias.

5.- No hay apoyo presupuestado del DETAD.

6.- No hay reconocimiento de costos reales por

alquiler de instalaciones ISUM, Facultad,

CEADE y Distrito.

7.- Cambio de Políticas por parte del gobierno.

FORTALEZAS

1.- Conocimiento de la visión y misión por parte del personal del

Seminario y de los estudiantes.

2.- Conocimiento del organigrama estructural y sus autoridades.

3.- Existe grado de Responsabilidad por parte de las autoridades.

4.- Comunicación Interna Muy Buena.

5.- Comunicación excelente profesor-estudiante.

6.- El presupuesto anual es presentado al CEADE.

7.- El Seminario cumple con sus obligaciones a tiempo.

8.- Existe contratos de manera indefinida.

9.- El control de la asistencia del personal se maneja de manera

adecuada.

10.- Los empleados gozan de sus beneficios sociales.

11.- Área académica cuenta con una base de datos de estudiantes

actualizada.

12.- Formas de pago y horarios de clases accesibles para estudiantes.

F3.O1 El grado de Responsabilidad permite con

el cumplimiento de las leyes y entidades de

control.

F5.O3 Continuar con el clima interno del

personal para trabajar en la gestión

administrativa y de Rectorado en el

cumplimiento de sus actividades, logrando así el

apoyo de otras Instituciones.

F12.O2 Las facilidades de pago a los

estudiantes permiten al Seminario disponer de

ingresos para hacer frente a sus obligaciones y

obtener a tiempo y con buena calidad los

productos solicitados a los proveedores.

F6.O3 Presentar el Presupuesto permite la

confiabilidad de las Instituciones de apoyo de

F1. O3 El conocimiento de la misión y visión

Institucional permite cumplir los estándares de

calidad del servicio del Seminario por lo que lo

diferencia de la competencia.

F3.O3 La existencia de un alto grado de

Responsabilidad de las autoridades permite el

éxito de la Institución

F5.O3 Mantener una excelente comunicación

entre los docentes y estudiantes atrae el interés

por los que deseen estudiar.

F6.A1 Considerar en el Presupuesto todas las

posibles variables económicas que podrían

afectar al seminario.

F12.O2 Las facilidades de pago y horarios

flexibles ayudan a la aceptación de los que

13.- Instalaciones propias consideradas muy buenas y cómodas.

14.- Respaldo Estatutario Legal por parte del Ministerio de Justicia.

15.- Ubicación Geográfica.

conocer el uso del ingreso dado.

F13.O3 Mediante el apoyo de otras

Instituciones permite mantener las instalaciones

en las condiciones necesarias para los

estudiantes.

deseen estudiar.

F13.O3 Disponer instalaciones adecuadas

permite diferenciar de la competencia.

DEBILIDADES

1.- Existe un porcentaje del personal que no está claro en las políticas

y objetivos del Seminario.

2.- Insatisfacción del área académica por las clases recibidas.

3.- Existe personal que realiza doble función.

5.- No existe un plan anual de capacitación sobre temas: académicos,

contables. Recursos humanos, atención al cliente, comunicación y

seguridad.

6.- Contratación de profesores es eventual.

7.- Coordinación entre todas las áreas del Seminario.

8.- No cuentan con un reglamento interno de trabajo.

9.- Falta de una plataforma tecnología adecuada y deficiencia en

tecnología de punta, falta de actualización página web.

10.- No se conoce las autoridades a las que deben dirigirse ante

cualquier problema.

11.- Nivel de preparación en ciertos docentes no cumple expectativas.

12.- Poca afluencia de estudiantes de la denominación.

13.- Falta de recursos económicos para mantener a docentes de planta.

14.- Falta de Implementación en infraestructura para personas con

discapacidad.

D6.O1 Implementación de capacitación del

personal para continuar brindando una excelente

atención hacia los estudiantes.

D8.O1 Mantenerse en la coordinación de las

áreas del Seminario para seguir al logro de

objetivos y metas planteadas.

D9.O3 A través del apoyo económico de otras

Instituciones permitirá la Implementación de

tecnología para satisfacer las necesidades de los

estudiantes.

D11.O3 Realizar evaluaciones periódicas para

conocer las deficiencias o sugerencias de los

estudiantes y así poder mejorar el servicio.

D14.O3 Acoplar las instalaciones para las

personas con discapacidades.

D1.A3 Proporcionar al personal o capacitar

sobre las políticas manejadas por el Seminario.

D2.A2 Mejorar las clases impartidas mediante

programas o sílabo sea didácticas e interactivas

para tener la aceptación de los estudiantes.

D3.A2 Reevaluar las funciones por cada

empleado y procedimientos internos del

Seminario para ser un Institución con un alto

compromiso.

D6.A3 Establecer contratos con cierto periodo

de tiempo y caracterizarse por tener los mejores

docentes.

D11.A3 Realizar evaluaciones a los estudiantes

para determinar que docentes están

debidamente preparados y conocer los idóneos

para determinada materia.

D13.A3 Contratar docentes con alto grado de

conocimientos de las materias permitirá ser una

Institución de excelencia.

3. MARCO TEÓRICO

3.1. Definición de Organigrama

El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución

o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades

administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de

comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. (Franklin, 2009)

3.1.1. Clasificación

Los organigramas pueden clasificarse según cuatro criterios:

1. Por su naturaleza.

2. Por su ámbito.

3. Por su contenido.

4. Por su presentación.

3.1.1.1. Por su naturaleza

Microadministrativos: son aquellos que corresponden a una sola organización, y

pueden referirse a ella en forma general o por alguna de las áreas que la conforman.

Macroadministrativos: son aquellas que contienen información de más de una

organización.

3.1.1.2. Por su ámbito

Generales: Contienen información de una organización determinando el nivel

jerárquico, su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el

nivel de dirección general, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel

de departamento.

Figura 63 Organigrama General

En: “Organización de Empresas”, Benjamín Franklin.

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

Figura 64 Organigrama Específico

3.1.1.3. Por su contenido

Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una

organización y sus relaciones de jerarquía. Es necesario indicar que los organigramas

generales e integrales son equivalentes.

Figura 65 Organigrama Integral

Dirección General

Dirección

Depto. Depto.

Dirección

Depto. Depto.

Direccón

Depto. Depto.

Gerencia

Depto.

Oficina Oficina

Depto.

Oficina Oficina

Depto.

Oficina Oficina

Direccion General

Dirección 1.1

Depto 1.1.1

Depto 1.1.2

Dirección 1.2

Depto 1.2.1

Depto 1.2.2

Dirección 1.3

Depto 1.3.1

Depto 1.3.2

Funcionales: Encierran las principales funciones que tienen asignadas cada área. Este

tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la

organización en forma general.

Figura 66 Organigrama Funcional

En: La Autora

De puestos, plazas y unidades: Demuestran las necesidades de puestos y el número de

plazas existentes o necesarias de cada unidad. También se incluyen los nombres de las

personas que ocupan las plazas.

Figura 67 Organigrama de Puestos, plazas y unidades

Direccion General

1. Cumplir los acuerdos de la junta administrativa.

2. Vigilar el cumplimiento de programas.

3. Coordinar las direcciones.

Dirección Financiera

1.Realizar Presupuestos anuales.

2. Presentar informes Economicos- Finaniero.

3. Dirigir las funciones y politicas de su área

DirecciónAdministrativa

1. Cumlimiento de Objetivos, politicas.

2. Planificación de y cumplimiento de programa de trabajo

6. Organizar y coordinar

3.1.1.4. Por su presentación

Verticales: Presentan las unidades divididas de arriba hacia abajo a partir del alto nivel

jerárquico, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada, son los

de uso más generalizado en la administración y es usado en los manuales de

organización.

Figura 68 Organigrama Vertical

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al alto nivel

jerárquico en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de

columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se estructuran por líneas

horizontales.

Figura 69 Organigrama Horizontal

Mixtos: Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades

de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran

número de áreas.

3.2. Control Interno

3.2.1. Antecedentes y Origen.

En la época primitiva nace la necesidad del ser humano en controlar sus pertenencias

por lo cual establece herramientas e instrumentos para intervenir ante cualquier

circunstancia. En la era empresarial a través de muchos factores es necesario establecer

planes, conjunto de métodos y procedimientos que asegure la protección de sus activos,

integralidad de registros contables y cumplimiento de objetivos.

A partir de la Edad Media aparecieron autores en contabilidad para controlar las

operaciones de los negocios por ejemplo en Venecia, en donde en 1494 se piensa que el

origen del control interno surge con la partida doble, que fue una de las medidas de

control, pero que fue hasta fines del siglo XIX donde los hombres de negocios se

preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus

intereses. (Moreno, 2013)

El Sistema de Control Interno surgió por la preocupación que existe en las empresas

sobre el manejo de situaciones presentadas como en gran cantidad de empresas grandes

y medianas que de la noche a la mañana ya no continúan desenvolviéndose ahora como

cuando iniciaron sus operaciones. Algunas de ellas quebradas, otras en reestructuración

y otras declaradas como insolventes. Frente a estos hechos nacen las interrogantes como

si los hechos mencionados no son previsibles para poder evitarlos o corregirlos a

tiempo.

3.2.2. Concepto.

El control Interno es un conjunto de procesos que permiten evaluar en forma

independiente la eficiencia, eficacia, economía y equidad de las operaciones

administrativas, contables, financieras, de gestión o cualquier otra área de la entidad.

“Control Interno se denomina al ¨conjunto de normas mediante las cuales se lleva a

cabo la administración dentro de una organización, y a cualquiera de los numerosos

recursos para supervisar y dirigir una operación determinado o las operaciones en

general”. (Bacon, 1996)

Control interno comprende la estructura, las políticas, los procedimientos y las

cualidades del personal de una empresa, con el objetivo de: proteger sus activos,

asegurar la validez de la información, promover la eficiencia en las operaciones, y

estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas y directrices emanadas de la

dirección¨. Los controles en el control interno, pueden ser caracterizados bien como

contables o como administrativos. (Poch, 2000)

3.2.3. Importancia.

Las empresas públicas, privadas o mixtas y cualquier actividad que desempeñen es

necesario contar con instrumentos de control para confiar en los conceptos, números,

informes y reportes de los estados financieros. Entonces, un buen sistema de control

interno ¨es importante desde el punto de vista de la integridad física y numérica de

valores y activos de la empresa, inventarios, cuentas y documentos por cobrar,

propiedad planta y equipo, etc¨. (Aguirre, 2005)

Es decir el control Interno tiene como objeto principal salvaguardar los recursos que

poseen las instituciones, garantizando la efectividad en sus operaciones, alineadas

siempre a la normativa vigente con el propósito de obtener credibilidad como

organización.

3.2.4. Limitaciones.

Las limitantes son aquellos factores que impiden que el Control Interno funcione o que

su ejecución sea el más adecuado lo cual deberá ser revisado al inicio de cada proceso.

Algunas limitaciones son:

a. La falta de adecuación de los objetivos establecidos como condición previa para

el control interno.

b. El criterio profesional de las personas en la toma de decisiones puede ser

erróneo.

c. Fallos humanos por falta de información, o sencillamente confusiones normales

propias de la interacción, que pueden ser manejadas desde la asertividad.

d. La violación por parte de la administración por abuso de autoridad, donde el

control Interno debe ser respetado de lo contrario, los resultados podrían ser

inconclusos.

e. La capacidad de la dirección de eliminar o disminuir un control clave.

f. La capacidad de la dirección y demás miembros del personal y/o de terceros,

para eludir los controles por connivencia entre ellos.

g. Acontecimientos externos que escapan al control de la organización.

h. La administración no busca el costo-beneficio.

i. La colusión que se da cuando personas internas o externas hacen daño a un

tercero ya sea por robo, fraude, etc. Esta es una limitante porque puede que el

Control Interno no pueda hacer frente a la ausencia de principios éticos por

parte de las personas que componen la empresa.

j. El Control Interno se vuelva inadecuado u obsoleto.

Para terminar se concluye que el control interno requiere disciplina por parte de los

empleados y la administración, además de la constante vigilancia para que estos

posibles sucesos sean manejables si se atienden a tiempo.

3.2.5. Objetivos del Control Interno

El Control Interno es un proceso integrador diseñado para proporcionar una garantía

razonable al logro de objetivos como son:

a) Eficacia y eficiencia de las operaciones.

b) Confiabilidad de la información financiera.

c) Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.

d) Promover productos y servicios de la calidad.

e) Resguardar al patrimonio de pérdidas ya sea por despilfarro, abuso, mala

gestión, errores, fraudes o irregularidades.

f) Idoneidad y eficiencia del recurso humano.

3.2.6. Principios del Control Interno

Los principios más destacados del Control Interno son los siguientes:

Responsabilidad delimitada: Se deben establecer por escrito las responsabilidades de

cada cargo y hacerlas conocer a los interesados.

Separación de funciones de carácter incompatible: Debe existir una adecuada

segregación de funciones y deberes, de modo que una sola persona no controle todo el

proceso de una operación.

Servidores hábiles y capacitados: Se debe seleccionar y capacitar adecuadamente a los

empleados, para aumentar la eficiencia y economía en sus labores.

Aplicación de pruebas continúas de exactitud: Consiste en la verificación periódica y

sorpresiva de las operaciones; deben aplicarse para asegurar la corrección en las

operaciones.

Movimiento de personal: Llevar a cabo un movimiento de personal hasta donde sea

posible y exigir que los empleados de confianza disfruten de sus vacaciones, en especial

aquellos empleados que desempeñan cargos de responsabilidad sobre recursos

financieros o materiales. Esta medida permitirá entre otras cosas: capacitar a los

empleados en otras labores de la administración; erradicar la idea de que “hay

empleados indispensables” y descubrir errores y fraudes, cuando se hayan cometido.

Fianzas: Los empleados que manejan recursos financieros, valores o materiales,

deberán estar afianzados, a fin de permitir a la entidad, resarcirse adecuadamente de una

pérdida o de un fraude efectuado por ellos mismos.

Instrucciones por escrito: Las instrucciones al personal para el desempeño de sus

funciones deberán darse por escrito, en forma de descripción de cargos. Esto contribuye

a que los empleados cumplan más eficientemente con su trabajo, por cuanto las órdenes

o instrucciones impartidas verbalmente pueden olvidarse o malinterpretarse.

Uso de formas pre numeradas: Deberán utilizarse formas pres numerados e impresos

para la documentación importante.

Evitar el uso de dinero en efectivo: El uso de dinero en efectivo se debe limitar solo

para compras menores por medio del fondo fijo de caja chica.

3.2.7. Clases de Control Interno

Control interno administrativo.- Percibe los mecanismos, procedimientos y registros

que se relacionan a los procesos administrativos de la organización, para fomentar la

eficiencia de las operaciones, el cumplimiento de las políticas, el logro de los objetivos

y metas planteados por la institución. (Estupiñan G. , 2006)

Este tipo de control es considerado muy importante para evaluar el grado de efectividad,

eficiencia y economía de los procesos de decisión.

Control interno financiero.- se relaciona con los procedimientos y registros que

conciernen a la salvaguarda de los recursos, la veracidad y confiabilidad de las

transacciones y registros contables, la fiabilidad de los estados financieros y todos lo

referente a los movimientos financieros de la organización. (Navarro, 2006)

3.3. Informe COSO I

3.3.1. Definición

El informe COSO I es un proceso efectuado por la dirección y el resto del personal de

una organización, comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y

procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos y las

actividades de la entidad se desarrollen eficazmente.

El informe COSO está diseñado para proporcionar un grado de seguridad razonable en

cuanto a la consecución de objetivos de acuerdo a los siguientes puntos:

Eficacia y eficiencia de las operaciones.

Fiabilidad de la información financiera.

Cumplimiento de leyes y normas que sean aplicables.

3.3.2. Ventajas del COSO I.

Permite a la dirección de la empresa poseer una visión global del riesgo y

accionar los planes para su correcta gestión.

Posibilita la priorización de los objetivos, riesgos clave del negocio, y de los

controles implantados, lo que permite su adecuada gestión. Toma de decisiones

más segura, facilitando la asignación del capital.

Alinea los objetivos del grupo con los objetivos de las diferentes unidades de

negocio, así como los riesgos asumidos y los controles puestos en acción.

Permite dar soporte a las actividades de planificación estratégica y control

interno.

Permite cumplir con los nuevos marcos regulatorios y demanda de nuevas

prácticas de gobierno corporativo.

Fomenta que la gestión de riesgos pase a formar parte de la cultura del grupo.

3.3.3. Componentes del COSO I.

El Sistema COSO I consta de cinco componentes relacionados entres si, los mismos

serán utilizados para todas organizaciones y su aplicación dependerá del tamaño de la

misma.

Figura 70 Componentes del COSO I

En: Deloitte

Los componentes del COSO I son:

El Ambiente de control: El ambiente de control es el fundamento para el control

interno efectivo, proveyendo disciplina y estructura para la entidad. El núcleo de un

negocio es el personal (incluyendo atributos, integridad, valores éticos, profesionalismo)

y el entorno en que trabaja. Los empleados son el motor de una institución y el cimiento

donde descansa todo.

Valoración de los riesgos: permite identificar los riesgos de negocio que son relevantes

para los objetivos de la información financiera y para decidir respecto de las acciones a

tomar para cubrir esos riesgos, y los resultados consiguientes. Las organizaciones deben

conocer los riesgos con los que se enfrentan, se debe fijar objetivos integradores

relacionados con las actividades de ventas, producción, comercialización, finanzas entre

otras, para que la entidad funcione de manera coordinada. Además se debe establecer

mecanismos para satisfacer, analizar y tratar riesgos correspondientes.

Actividades de control: se deben establecer y ejecutarse, políticas y procedimientos

que ayuden a conseguir una seguridad razonable de que lleven a cabo de forma eficaz

las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la

consecución de los objetivos de la entidad.

Sistema de Información: El sistema de información (que incluye el sistema de

contabilidad) consta de los procedimientos y registros establecidos para iniciar,

registrar, procesar y reportar las transacciones de la entidad (así como los eventos y

condiciones) y para mantener la contabilidad por los activos, pasivos y patrimonio

relacionados.

Monitoreo: son procedimientos realizados para evaluar si cada uno de los cinco

componentes del control interno está funcionando correctamente. El monitoreo o

seguimiento valora la efectividad del desempeño del control interno en el tiempo. El

objetivo es asegurar que los controles están funcionando de manera apropiada y, sino,

tomar las acciones correctivas necesarias.

3.4. El COSO II o ERM

3.4.1. Origen.

El informe COSO II (ERM – Administración de Riesgos Empresariales), nace en el

2004 y es una ampliación de informe COSO I, que tiene como finalidad proporcionar al

control interno un mayor enfoque a la gestión de riesgos, ya que la mayoría de las

organizaciones necesitan mejorar sus capacidad de aprovechar oportunidades, evitar

riesgos y manejar la incertidumbre, implicando necesariamente a todo el personal,

incluidos los directores y administradores creen conciencia de los riegos que se pueden

presentar.

3.4.2. Definición.

La evaluación del control interno por medio del COSO II (ERM), permitirá a la empresa

determinar aquellos eventos (riesgos) que pueden impedir la obtención de los objetivos;

considera ¨las actividades en todos los niveles de la empresa y permite detectar riesgos

por errores o irregularidades, identificar sus causas y promover acciones correctivas

que permitan manejar y controlar los riesgos y sus efectos. (Estupiñan, 2006)

3.4.3. Componentes COSO II.

El COSO II contiene tres elementos adicionales al COSO I como son: el

establecimiento de objetivos, la evaluación de riesgos y la respuesta a los riesgos,

siendo estos importantes para definir las metas de la empresa, como se puede observar

en la siguiente ilustración.

Figura 71 Componentes COSO II

En: (Deloitte, 2015)

COSO II (ERM) amplía la estructura de COSO I a ocho componentes, los cuales son:

Ambiente interno: Comprende el contorno de una organización y establece la base de

cómo el personal de la entidad cree conciencia sobre los riesgos a los que se enfrenta la

empresa, percibe y trata los riesgos. Es la base y fundamento para los demás

componentes del control interno, proporciona estructura y disciplina.

Establecimiento de objetivos: Este componente es la base para los demás componentes

del control interno, proporciona estructura y disciplina. Comprende como la alta

dirección, establece los objetivos institucionales además refleja la manera como la

entidad pretende crear valor, a fin de poder identificar potenciales sucesos que afecten

su consecución, y de esta forma apoyar al cumplimiento de la misión y visión de la

entidad.

Los objetivos se establecen de acuerdo a las siguientes categorías: estratégicos,

operativos, confiabilidad de información y de cumplimientos.

Evaluación de Riesgos: A través de este componente permitirá la identificación y el

análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos y sirve de base

para determinar cómo serán gestionados los riesgos, considerando su probabilidad e

impacto tomando en cuenta su importancia y alcance. Los riesgos son evaluados sobre

una base inherente y residual bajo las perspectivas de probabilidad (posibilidad de que

ocurra un evento) e impacto (su efecto debido a su ocurrencia), con base a hechos que

en el pasado se han producido en la empresa.

Respuesta a los riesgos: Al identificar y evaluar los riegos, se selecciona las posibles

respuestas de como: evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos. Al seleccionar la

respuesta se determinan acciones frente a los riesgos presentados.

Actividades de control: Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que

se tomen las medidas necesarias para el control de los riesgos los mismos que serán

ejecutados en todos los niveles de la organización y así poder evitarlos o minimizarlos.

Información y comunicación: Es necesario canales de información flexibles y

comunicación efectiva que fluya a través de toda la organización, capturando y

comunicando información relevante tanto interna como externa que permita al personal

afrontar sus responsabilidades, su calidad dependerá de sus contenido, oportunidad y

accesibilidad.

Monitoreo: Se consigue mediante actividades de supervisión permanente, evaluaciones

periódicas o ambas, el proceso de monitoreo asegura que el control interno continua

funcionando adecuadamente es decir se realiza el seguimiento de las actividades.

3.5. COSO III

3.5.1. Origen.

El Comité de organizaciones patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO, por sus

siglas en inglés) presentó en 1992 la primera versión del Marco Integrado de Control

Interno, que ha sido aceptado alrededor del mundo y se ha convertido en un marco líder

en diseño, implementación y conducción de control interno y evaluación de su

efectividad.

El Comité tenía como principal objetivo definir un nuevo marco conceptual capaz de

integrar las diversas definiciones y conceptos utilizados en el campo del control

interno. Teniendo en cuenta los grandes cambios que han tenido la industria y los

avances tecnológicos, el Comité lanzó en mayo de 2013 una versión actualizada que

permitirá que las empresas desarrollen y mantengan efectiva y eficientemente sistemas

de control interno que ayuden en el proceso de adaptación a los cambios, cumplimiento

de los objetivos de la empresa, mitigación de los riesgos a un nivel aceptable, y apoyo a

la toma de decisiones y al gobierno.¨ (PWC, 2014)

Este modelo presentado por COSO ha enfocado la atención hacia el mejoramiento del

control interno y del gobierno corporativo, y responde a la presión pública para un

mejor manejo de los recursos públicos o privados en cualquier tipo de organización,

como consecuencia de los numerosos escándalos, la crisis financiera y los fraudes

presentados.

3.5.2. Qué contiene el COSO III.

El Marco Integrado de Gestión de Riesgo COSO 2013 mantiene la definición de

Control Interno y los cinco componentes de control interno, pero al mismo tiempo

incluye mejoras y aclaraciones con el objetivo de facilitar el uso y su aplicación en las

Entidades.

A través de esta actualización, ¨COSO III propone desarrollar el marco original,

empleando "principios" y "puntos de interés" con el objetivo de ampliar y actualizar los

conceptos de control interno previamente planteado sin dejar de reconocer los cambios

en el entorno empresarial y operativo.¨ (Deloitte, 2015)

COSO III incluye novedades como estas:

Aumenta la confianza en cuanto a la eliminación de riesgos y consecución de

objetivos.

Mejora la agilidad de los Sistemas de Gestión de Riesgos en su adaptación con los

entornos.

Aporta mayor claridad referente a la comunicación y la información.

3.5.3. Componentes COSO III

Los componentes se enfatizan en los cinco componente del COSO comprende la

inclusión de 17 principios relevantes que ya estaban implícitos en un sistema con

control interno efectivo. (Instituto de Auditores Internos del Ecuador, 2013)

Figura 72 Componentes COSO III

En: (Deloitte, 2015)

3.5.3.1. Entorno de Control.

Es el ambiente donde se desarrollan todas las actividades organizacionales bajo la

gestión de la administración. El entorno de control es influenciado por factores tanto

internos como externos, tales como la historia de la entidad, los valores, el mercado, y el

ambiente competitivo y regulatorio.

¨Comprende las normas, procesos y estructuras que constituyen la base para desarrollar

el control interno de la organización. Este componente crea la disciplina que apoya la

evaluación del riesgo para el cumplimiento de los objetivos de la entidad, el rendimiento

de las actividades de control, uso de la información y sistemas de comunicación, y

conducción de actividades de supervisión.¨ (Auditool, 2015)

Para lograr un entorno de control apropiado deben tenerse en cuenta aspectos como la

estructura organizacional, la división del trabajo y asignación de responsabilidades, el

estilo de gerencia y el compromiso.

3.5.3.1.1. Principios de Entorno de Control.

Principio 1: Demostrar compromiso con la integridad y valores éticos.

Este principio indica que el control debe basarse en la integridad y el compromiso ético

de los directivos y accionistas, quienes determinan la importancia del control interno se

logra por medio de la Junta Directiva y la Administración que en todos las áreas de la

entidad se demuestre a través de sus instrucciones, acciones, y conductas la importancia

de la integridad y los valores éticos para apoyar el funcionamiento del Sistema de

Control Interno.

Integridad y valores éticos: es importante y necesario establecer un clima ético dentro

de la institución y en todos sus componentes a través de la eficacia de las políticas y

sistema de control. Para establecer dichos valores éticos es necesario llegar a un

equilibrio con todo el cuerpo de la organización como son directivos, empleados,

proveedores, clientes, competidores.

Una de las razones por lo que se cometen actos fraudulentos, ilegales y no éticos es

porque no se han establecido bien los objetivos y metas de la organización, por tal razón

es fundamental no solo comunicar los valores éticos sino que deben proporcionar

directrices específicas con respecto a lo que es correcto e incorrecto y establecer

procesos de evaluación de la conducta de los miembros de la organización y poder

corregirlos a tiempo.

La integridad y los valores éticos deben ser el centro de los mensajes en todas las

comunicaciones y capacitaciones de la entidad.

Estándares de conducta: son modelos que guían a la organización en actuaciones,

actividades y decisiones para la logro de los objetivos. Los estándares de conducta de la

organización deben ser regularmente comunicados, no solo a los niveles de la

organización, sino también a los proveedores externos porque dichas conductas

equivocadas pueden reflejarse negativamente en la Alta Dirección e impactar a la

entidad hasta causar daño en los clientes o accionistas, o la reputación misma de la

entidad.

Es importante que existan canales de comunicación, ya sean formales o informales, para

que el personal pueda reportar las irregularidades que se presenten y establecer

indicadores para determinar situaciones relacionadas con los estándares de conducta los

mismos que deben ser revisados periódicamente y ser rediseñados cuando sea necesario

para determinar problemas a tiempo.

Principio 2: Ejercer su responsabilidad de supervisión del control interno.

La Junta Directiva es responsable de supervisar y debatir objetivamente el trabajo de la

administración, debe estar apoyado por estructuras y procesos establecidos en los

niveles de ejecución del negocio. Tanto el Ejecutivo y la Alta Dirección tienen la

responsabilidad del desarrollo e implementación del sistema de control interno, para

llevar a cabo sus funciones es necesario tomar en cuenta dos requisitos indispensables:

independencia y competencia profesional.

Independencia y competencia profesional: es importante que la organización cuente

con personal competente, que tenga una formación adecuada acorde al cargo que ocupa

y las responsabilidades que posea.

Principio 3: Establecimiento de estructuras, asignación de autoridades y

responsabilidades.

Las entidades se estructuran a través de varias dimensiones: modelo operativo de la

administración, estructuras legales y proveedores de servicios externos. La

Administración debe revisar y evaluar consecutivamente la relevancia, efectividad y

eficacia de las estructuras como apoyo al sistema de control interno.

Delegación de responsabilidades: todos los miembros de la entidad son responsables

del control interno. La máxima autoridad de la organización es el primer responsable,

debido a que es quien fija las pautas a seguir, e influye en la integridad, la ética; además

es quien designa al responsable de cada función y establece las políticas y

procedimientos de control interno específicos. Es importante que el personal conozca

los objetivos de la entidad que permita contribuir al logro de los mismos y obtener un

mayor compromiso.

Filosofía y estilo de la dirección: los modelos de gerencia establecen el nivel de riesgo

empresarial y pueden afectar al sistema de control interno. Un modelo orientado al

máximo riesgo producirá un peligro en el control interno, por otro lado una gerencia

que sin dejar de afrontar los riesgos y toma en cuenta los elementos necesarios para su

seguimiento crea un ambiente propicio de control interno en la organización.

Estructura y plan organizacional: la estructura organizacional es representada en un

organigrama que establece el marco formal de autoridad y responsabilidades definiendo

los puestos de trabajo y las actividades a desempeñar con el fin de alcanzar los objetivos

definidos por la Alta Gerencia de la organización.

Comité de control: estos comités se encuentran a menudo en organizaciones con mayor

tamaño. Su objetivo es vigilar el adecuado funcionamiento del sistema de control

interno, y el mejoramiento continuo del mismo. Los miembros que conformen este

comité deben tener un alto grado de conocimiento y experiencia que apoyen a la

Dirección de la organización.

Principio 4: Demuestra su compromiso de reclutar, capacitar y retener personas

competentes en alineación de objetivos.

Personas competentes es tener la capacidad para llevar a cabo las responsabilidades

asignadas, y requiere de habilidades relevantes las cuales se obtienen a lo largo de una

experiencia profesional, capacitación y certificaciones; que se ven reflejadas en las

actitudes, conocimiento y comportamiento de los individuos cuando llevan a cabo sus

responsabilidades.

Por lo tanto el área de Recursos Humanos de la organización puede ayudar en la

definición de la competencia y niveles de personal para los puestos de trabajo.

Políticas y prácticas de los recursos humanos: el personal es el recurso más valioso

que tiene cualquier entidad por ende debe ser tratado y guiado de tal manera que se

consiga su mayor rendimiento.

La administración debe establecer los lineamientos necesarios tales como:

Búsqueda de candidatos apropiados para las necesidades de la entidad.

Permitir que el personal desarrollen competencias apropiadas para los roles y

responsabilidades asignadas

Proporcionar orientación al trabajo individual hacia las expectativas de los

estándares de conducta y competencia.

Alinear las habilidades y experiencia individual del personal a los objetivos

de la entidad.

Medir el desempeño de los trabajadores en relación con el cumplimiento de

los objetivos.

Principio 5: Retiene a personal de confianza y comprometido con sus responsabilidades

de control interno.

El Director Ejecutivo y la Alta Dirección son responsables del diseño, implementación,

aplicación y evaluación continua de las estructuras, autoridades y responsabilidades

necesarias para establecer la responsabilidad de las acciones para control interno en

todos los niveles de la organización.

Medidas de desempeño, compensaciones e incentivos: La dirección debe establecer

medidas de desempeño cualitativo o cuantitativo, incentivos y otras compensaciones

apropiadas para las responsabilidades en todos los niveles de la entidad, para

recompensar el éxito de los objetivos.

Los incentivos motivan al personal a tener un buen rendimiento de sus funciones, no

solamente compensaciones monetarias las no monetarias también son incentivos

positivos. Es importante que se supervise estas compensaciones para que no generar

conductas inapropiadas, sino que promuevan una cultura de responsabilidad,

cumplimiento y competencia.

3.5.3.2. Evaluación de Riesgo.

Este componente identifica los posibles riesgos que afecten al logro de los objetivos de

la organización. La evaluación del riesgo es un proceso dinámico e interactivo que

permite identificar y evaluar los riesgos de origen externo e interno de esta manera, la

organización debe prever, conocer y abordar los riesgos con los que se enfrenta, para

establecer mecanismos que los identifiquen, analicen y disminuyan.

3.5.3.2.1. Principios Evaluación e Riesgo.

Principio 6: Se detallan objetivos claros para identificar y evaluar riesgos para el logro

de los objetivos.

La entidad define los objetivos con claridad que permitan identificar y evaluar los

riesgos relacionados con los objetivos. Antes de realizar la evaluación de riesgos, se

deben establecer los objetivos relacionados con las diferentes áreas de la entidad, los

objetivos operativos, de información y de cumplimiento, los cuales deben ser

permanentes con la misión de la entidad.

Principio 7: Identificación y análisis de riesgos para determinar cómo se deben mitigar.

La dirección debe considerar los riesgos en todos los niveles de la organización y tomar

las medidas necesarias para responder a estos. La identificación de los riesgos debe ser

completa y considerar todas las relaciones significativas de los bienes, servicios e

información internamente y entre la entidad y sus principales socios y proveedores

externos. En este proceso se consideran los factores que influyen como la severidad,

velocidad y persistencia del riesgo.

Riesgos externos: son aquellos riesgos que afectarían a la organización y que se

encuentran fuera de esta como son: desarrollos tecnológicos que en caso de no

adoptarse provocarían obsolescencia organizacional, cambios en las necesidades y

expectativas de los clientes, condiciones macroeconómicas nacional e internacional,

condiciones microeconómicas, competencia, todo lo relacionado con reglamentos y

legislación que afecten negativamente a la organización, catástrofes naturales, cambios

climáticos.

Riesgos internos: riesgos referentes con la información financiera, sistemas de

información imperfectos que pueden afectar los procesos, falta de valores éticos del

personal, los problemas con las aptitudes, actitudes y comportamiento del personal, falta

de métodos de capacitaciones y motivación del personal, cambios en las

responsabilidades de la administración.

Es de gran importancia que los riesgos estén claramente identificados mediante un

mapeo de riesgos que incluye la descripción de los procesos claves de la organización,

la identificación de los objetivos generales y específicos, las amenazas y riesgos que

pueden impedir que estos se cumplan. Además llevar a cabo una evaluación de riesgos a

nivel de transacciones, lo que permite tener un nivel aceptable de riesgo en la entidad.

Una vez identificado los riesgos a nivel de la entidad como de transacciones, se debe

realizar un análisis de riesgos; este proceso debe incluir la evaluación de la probabilidad

de que ocurra un riesgo, el impacto que causaría y la importancia del riesgo. La

probabilidad de ocurrencia de los riesgos identificados permite calcular posibles

pérdidas, dicha estimación comprende tres variables: probabilidad, impacto y velocidad;

con estas variables se elabora una matriz de riesgos para determinar los riesgos

prioritarios.

Principio 8: Considerar la posibilidad del fraude en la evaluación de riesgos.

La organización debe considerar la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la

consecución de los objetivos como los posibles actos de corrupción, ya sean del

personal de la entidad o de los proveedores externos.

El Marco Integrado de Control Interno define varios tipos de fraude, enfatizando así el

análisis y gestión del fraude.

Reporte fraudulento: se da cuando los estados financieros son elaborados con

omisiones y declaraciones erróneas o falsas, por lo tanto el Sistema de

Control Interno debe prevenir o detectar oportunamente cualquier omisión o

información errónea en los estados financieros ya sea por fraude o error.

Custodia de activos: la protección de la entidad contra la adquisición, uso y

disposición sin autorización o engañosa de los activos para el beneficio de un

individuo o grupo, y que puede estar relacionado con mercados ilícitos, robo

de activos y propiedad intelectual, lavado de dinero.

Corrupción: estos riesgos afectan alcanzar los objetivos de la organización

como los incentivos y presiones al personal, es necesario que se establezca

controles a los desempeños en todas las áreas de la organización.

Principio 9: Identificar y evaluar cambios que podrían afectar significativamente el

sistema de control interno.

Este proceso se desarrolla junto con la evaluación de riesgos y requiere establecer

controles para identificar y comunicar los cambios que puedan afectar a los objetivos de

la entidad:

Cambios en el ambiente externo.

Cambios en el modelo del negocio.

Adquisiciones y ventas de activos significativos.

Operaciones extranjeras.

Crecimiento rápido.

Nuevas tecnologías.

Cambios significativos de personal.

3.5.3.3. Actividades de Control.

Son las acciones que a través de políticas y procedimientos ayudan a la gerencia a

mitigar los riesgos que representen un gran impacto en los objetivos de la organización.

“Las actividades de control pueden ser por su naturaleza preventiva o de detección, las

mismas que se ejecutan en todos los niveles de la institución, en las diferentes etapas de

los procesos de la organización y en el entorno tecnológico”. (Auditool, 2015)

En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control por lo tanto

es necesario que todo el personal conozca cuáles son las tareas de control que debe

ejecutar, además se debe definir las funciones de control que le corresponden a cada

individuo.

3.5.3.3.1. Principios Actividades de Control.

Principio 10: Selección y desarrollo de actividades de control que contribuyan a mitigar

los riesgos a niveles aceptables.

En la evaluación de los riesgos la dirección identifica e implementa acciones necesarias

para llevar a cabo las respuestas a los riesgos, las mismas que deben ser apropiadas y

oportunas.

Tipos de actividades de control

Se pueden agrupar en tres categorías dependiendo del objetivo de la entidad con las que

se relacione: las operaciones, la confiabilidad de la información financiera, el

cumplimiento de las leyes y reglamentos. Algunos controles se relacionan

específicamente a una sola área pero comúnmente las tareas de control pueden utilizarse

para lograr el cumplimiento de otros objetivos. Dentro de estas categorías se pueden

distinguir otros tipos de control como: los preventivos, de detección y correctivos;

manuales, computarizados o incomputarizados; gerenciales y operativos.

Los controles preventivos son creados para evitar eventos no deseados, mientras que

los controles de detección son diseñados para identificar y descubrir eventos no

deseados después de que han ocurrido.

Se pueden establecer algunos tipos de actividades de control como:

Autorizaciones y aprobaciones: las transacciones y tareas más relevantes

deben ser autorizadas y ejecutadas por personal al que se le asignó dicha

responsabilidad. Las autorizaciones deben documentarse y comunicarse

debidamente a las personas o áreas autorizadas, quienes deberán ejecutar las

tareas asignadas establecidas dentro de la organización.

Verificaciones: son comparaciones de dos o más ítems, para constatar que se

cumplan las políticas y medidas adecuadas.

Proceso de información: se debe realizar varios controles para comprobar la

precisión, totalidad y autorización de las transacciones. Además se debe

controlar el proceso de nuevos sistemas, la modificación de los existentes, si

como al acceso de datos, archivos, y programas.

Controles físicos: inversiones financieras, tesorería, equipos y demás activos,

son objeto de supervisión constante para comparar los controles físicos con

las cifras que se encuentran en los registros de control.

Controles sobre la información de inicio: la organización lleva control

sobre el ingreso de datos, actualización y mantenimiento de la exactitud,

totalidad y validez de los datos, dicha información es usada en los procesos

de transacciones del negocio.

Indicadores de rendimiento: son métodos de medición de desempeño que

deben estar presentes en toda organización. El resultado de estos indicadores

se utiliza para tomar medidas correctivas en las actividades y, de esta manera,

mejorar el rendimiento. Se deben utilizar sistema de indicadores que se

ajuste a las características de la entidad, ya sea por su tamaño, nivel

producción, nivel de competencia de los empleados, y demás elementos que

componen a la organización. Es recomendable utilizar indicadores

cuantitativos para montos presupuestarios, y cualitativos para el nivel de

satisfacción de los usuarios.

Segregación de funciones: es uno de los controles internos más importantes

y efectivos. Todas las actividades de autorizar, ejecutar, registrar y comprobar

una transacción deben ser claramente segregadas y diferenciadas. La

segregación de responsabilidades es fundamental para mitigar el riesgo de

fraude, debido a que lo reduce a niveles aceptables.

Documentación: la estructura de control interno, las transacciones y hechos

significativos deben estar documentados y disponibles para su revisión. Dicha

información debe estar establecida en las políticas, en los manuales de

procedimientos, incluyendo objetivos, estructura y procedimientos de control

interno.

Registro oportuno de las transacciones y hechos: se deben registrar los

hechos y transacciones que afectan a la organización; el registro se debe

realizar al momento de ocurrencia de los hechos para garantizar su relevancia

y utilidad para la toma de decisiones.

Acceso restringido a los recursos, activos y registros: los accesos deben

estar protegidos y restringidos a las personas autorizadas. Todo activo de

cuantía para la organización debe asignarse a un responsable para su custodia

y deben contar con las protecciones adecuadas, como seguros, almacenaje,

sistemas de alarma, etc. Dichos activos deben verificarse físicamente para

que exista una concordancia con los registros contables.

Rotación del personal en las tareas claves: los empleados deben rotar

habitualmente con otros empleados dentro de la organización, con el fin de

que no se cometan irregularidades por un tiempo prolongado al realizar su

tarea.

Función de auditoría interna independiente: es una forma segura y

efectiva para la gerencia de estar informada sobre el funcionamiento y

confiabilidad de los sistemas de control interno que posee la organización, al

ser la auditoría interna independiente, puede realizar su trabajo con total

libertad a través de inspecciones, verificaciones y pruebas que considere

necesarias.

Evaluación de los controles informales: para esto el personal de auditoría

interna debe desarrollar talleres con el personal operativo, sin la participación

de la gerencia y tratar temas sobre unidades de trabajo o funciones

específicas, a fin de determinar las fortalezas y debilidades de los procesos de

trabajo y se comenta cómo afectan a la consecución de los objetivos

propuestos por la empresa.

Evaluación de controles formales: esta evaluación analiza las actividades de

control que se relacionan con los objetivos específicos de los trabajos que

realizan cada área de la organización. En una reunión se definen los controles

específicos, además, se discute sobre la importancia de los controles

propuestos a fin de que ayuden a concretar los objetivos de cada área.

Informe de resultados: las calificaciones y evaluaciones realizadas en los

talleres son la base para el análisis que realiza la Gerencia junto con el

Departamento de Auditoría Interna, cuyo resultado contiene las acciones a

tomar que consideren necesarias para mejorar la gestión.

Controles de aplicación: estos controles están diseñados para controlar el

funcionamiento de las aplicaciones, especialmente para evitar que se ingresen

en el sistema datos erróneos, es decir, son controles preventivos, o para

detectar y corregir errores que fueron ingresados al sistema con anterioridad.

Controles que se realizan en el registro de transacciones, en la actualización

de datos, la actualización de archivos, acceso a los registros, documentación

técnica y del usuario actualizado, el resguardo de los archivos, la

administración del sistema, interfaces con otros sistemas. Estos controles de

aplicación tienen en cuenta:

Totalidad: todas las transacciones son registradas.

Exactitud y precisión: las transacciones son registradas con las

cantidades y cuentas correctas.

Validez: las transacciones deben estar de acuerdo con las políticas

y procedimientos de la organización.

Principio 11: La organización selecciona y desarrolla actividades de control general

sobre la tecnología para apoyar el logro de los objetivos.

Las actividades de control y la tecnología se relacionan de dos formas:

La tecnología apoya los procesos del negocio: cuando la tecnología forma

parte de los procesos del negocio, es necesario establecer actividades de

control que ayuden a mitigar el riesgo de un inadecuado funcionamiento.

La tecnología se utiliza para automatizar las actividades de control:

muchas actividades de control de una organización están parcial o

completamente computarizadas.

Control del sistema de información: los sistemas de información deben contar con

medidas de seguridad en las entradas, procesos, almacenamiento y las salidas, y ser

flexibles que permita cambios o modificaciones cuando sea necesario. Las actividades

de control en los sistemas de información pueden agruparse en dos categorías:

Controles generales: controles sobre la infraestructura tecnológica, la seguridad de la

administración y la adquisición, el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de

información y las herramientas tecnológicas. La seguridad a los procesos ayudara a

vigilar el acceso a la infraestructura tecnológica, previniendo así accesos y usos no

autorizado.

Algunos controles generales son:

Controles sobre las operaciones de procesamiento de datos.

Normativas y procedimientos relacionados al desarrollo y mantenimiento de

programas.

Normas que resguarden a la organización ante un posible colapso de los

sistemas de información.

Controles sobre la seguridad física, establecer restricciones a la utilización del

sistema por personas no autorizadas, acceso restringido al área de

procesamiento de datos central, instalaciones adecuadas, energía

interrumpible, medios de detección y extinción de incendios, y aire

acondicionado.

Controles relacionados con las redes de telecomunicaciones para proteger al

sistema contra el acceso y uso no autorizados, para prevenir la piratería

informática.

Actividades de control aplicables con la identificación, autorización, registro

como contraseñas, tarjeta, claves, reconocimiento de firmas, huellas

dactilares, etc.

Principio 12: La organización implementa las actividades de control a través de

políticas y procedimientos.

Las políticas sobre lo que debe hacerse para llevar a cabo los controles. Estas

afirmaciones deben estar escritas, a través de comunicaciones, acciones y decisiones.

Los procedimientos son las acciones para implementar las políticas establecidas. Las

políticas y procedimientos deben cumplir con:

El tiempo que se llevara a cabo una actividad de control o supervisión.

Tomar acciones correctivas cuando sea apropiado.

Deben ser implementadas por personal competente.

Deben ser evaluados constantemente para determinar su efectividad.

3.5.3.4. Sistemas de Información.

Sistema de información y comunicación

El sistema de información y comunicación hace referencia a la forma en que las áreas

operativas, administrativas y financieras de la organización identifican e intercambian

información. (Auditool, 2015). Por ejemplo, la información financiera debe facilitar a la

elaboración de presupuesto para la toma de decisiones; es importante que la dirección

disponga de datos fiables por lo tanto debe ser de calidad y tener en cuenta los

siguientes aspectos:

• Contenido

• Oportunidad

• Actualidad

• Exactitud

• Accesibilidad

La comunicación proporciona, comparte y obtiene la información necesaria, relevante y

de calidad, tanto interna como externamente. La comunicación interna es la información

que se difunde a todos los niveles de la entidad.

La comunicación externa proporciona información relevante de afuera hacia el interior

de la organización, o de adentro hacia afuera. Para esto se tiene en cuenta: información

apropiada, oportuna, fiable y accesible. Información útil para la toma de decisiones. Los

canales de información deben presentar eficacia acorde con las necesidades de

información internas y externas.

3.5.3.4.1. Principios de Sistemas de Información.

Principio 13: Información de calidad para apoyar el funcionamiento del control interno.

La información relacionada con los objetivos de la entidad es recolectada por la Alta

Dirección, y resumida de tal manera que la Administración y áreas de la organización

puedan entender los objetivos y cuál es su aporte para el éxito de los mismos.

Una información de calidad debe tener las siguientes características: ser accesible,

actual, protegida, almacenada, suficiente, eficaz, válida, ejecutable.

Principio 14: Comunicar internamente los objetivos y las responsabilidades de control

interno.

La Administración debe implementar políticas y procedimientos que faciliten una

comunicación interna efectiva. La alta dirección comunica los objetivos de la entidad

para que la administración, el personal, y contratistas, entiendan sus roles dentro de la

organización. Estas comunicaciones incluyen:

Políticas y procedimientos que apoyan al personal en el desarrollo de sus

responsabilidades.

Objetivos específicos.

Importancia y beneficios de un control interno efectivo.

Roles y responsabilidades de la administración y demás personal

Expectativas de la organización.

Comunicaciones con la Junta Directiva.

Es necesario que las comunicaciones sean regulares y frecuentes para que la Junta

Directiva entienda los resultados de las evaluaciones de la Administración y el impacto

de sus resultados sobre la consecución de los objetivos, para que les permita responder

oportunamente en caso de un control interno inefectivo.

Canales de comunicación: para que exista una fluidez de la información en toda la

organización deben existir canales adecuados de comunicación, y a la vez permitan a los

empleados comunicar cualquier anomalía dentro de la entidad.

Métodos de comunicación: es necesario una evaluación continua para determinar si las

comunicaciones son efectivas o no, y aseguren que el mensaje sea recibido. La

administración es la encargada de determinar que métodos emplear tomando en cuenta

algunos factores como la audiencia, costo, naturaleza de la comunicación, etc. Dichos

métodos pueden ser:

Paneles de control.

Correo electrónico.

Memorandos.

Evaluaciones de desempeño

Políticas y procedimientos

Presentaciones

Anuncios de medios sociales

Mensajes de texto.

Transmisiones vía internet y otras formas de video.

Sitios web o publicaciones

Principio 15: Se comunica externamente los asuntos que afectan el funcionamiento de

los controles internos.

La organización debe desarrollar e implementar controles que faciliten la comunicación

externa, las cuales deben incluir las políticas y procedimientos para compartir dicha

información internamente. Se puede obtener información importante a través de

evaluaciones independiente de los controles internos en los proveedores, evaluaciones

independientes de auditores de control interno sobre el reporte financiero y no

financiero de la entidad, comentarios de los clientes relacionados con la calidad de los

productos, nuevas o cambios de leyes, reglas, publicaciones en sitios web de medios

sociales.

Se deben proporcionar canales adecuados de comunicación para clientes, proveedores,

para obtener una comunicación directa con la administración y personal.

3.5.3.5. Supervisión.

La supervisión es esencial para contribuir al mejoramiento continuo, asegurando que el

control interno se mantenga alineado con los objetivos institucionales, el entorno, las

disposiciones legales, los recursos asignados y los riesgos relacionados al cumplimiento

de los objetivos. Las actividades de monitoreo y supervisión deben evaluar si los

componentes y principios están presentes y funcionando en la entidad.

3.5.3.5.1. Principios de Supervisión.

Principio 16: Llevar evaluaciones continuas e independientes para determinar si los

componentes del control interno están presentes y funcionando.

Las actividades de monitoreo y supervisión se realizan a través de evaluaciones

continuas e independientes, dichas evaluaciones están integradas en los procesos de

negocio en los diferentes niveles de la entidad brindan información oportuna, esto

permite una supervisión en tiempo real y rapidez de adaptación.

Las evaluaciones independientes se elaboran periódicamente y pueden variar en alcance

y naturaleza de la entidad, estas evaluaciones no están incluidas en los procesos del

negocio, pero permiten determinar si cada uno de los componentes está presente y

funcionando. Para llevar a cabo evaluaciones independientes existen diferentes enfoques

Evaluaciones de auditoria interna.

Otras evaluaciones objetivas.

Evaluaciones a través de las unidades operativas o funcionales.

Evaluación comparativa del mercado.

Autoevaluaciones. .

Principio 17: Se evalúa y comunica las deficiencias del control interno a los

responsables de tomar acciones correctivas, incluyendo la alta administración y el

consejo de administración.

Pueden surgir deficiencias en los componentes y principios del control interno como:

Actividades de monitoreo.

Otros componentes del sistema de control interno.

Partes externas.

Las debilidades halladas en el Sistema de Control Interno deben ser comunicadas a las

partes indicadas para que oportunamente se adopten las medidas necesarias, ese

proceso se denomina Informe de deficiencias que le permite a la dirección estar al tanto

de lo que no está funcionando en forma adecuada. Cuando se determina que existe una

deficiencia grave respecto a un componente o principio del Sistema de Control Interno

no se puede dar por concluido a un sistema de control interno efectivo.

3.6. Gestión de Riesgos.

La gestión de riesgo se define como un proceso de identificar, analizar y cuantificar las

probabilidades de pérdidas y efectos secundarios que se desprenden de los desastres, así

como de las acciones preventivas, correctivas y reductivas correspondientes que deben

emprenderse.

3.6.1. Riesgo.

El riesgo se determina como la probabilidad de que algo negativo suceda o que algo

positivo no suceda, tiene relación con dos variables: la amenaza y la vulnerabilidad

ambas son condiciones necesarias para expresar al riesgo. La ventaja de las

organizaciones es que conozcan los riesgos de manera oportuna y tener la capacidad de

afrontarlos inmediatamente. (Gestiopolis, 2006)

Figura 73 Riesgo

En: Deloitte

3.6.1.1. Origen del Riesgo.

Los riesgos se pueden derivar por las amenazas externas y las debilidades internas, los

mismos que pueden ser cuantificables y originados por una inadecuada estructura

organizacional, por factores económicos del País, la competencia, catástrofes, por

inadecuadas estrategias, por falta de correcciones a tiempo, etc.

3.6.1.2. Tipos de Riesgos.

“Existen tres tipos de riesgos de auditoria que se pueden presentar dentro de una

evaluación, como son: Riesgo inherente, Riesgo de control y Riesgo de detección”.

(Gestiopolis, 2006)

Riesgo inherente: es la susceptibilidad de los Estados Financieros a la

existencia de errores o irregularidades significativas antes de considerar los

sistemas de control.

Riesgo de control: son los riesgos producidos por los sistemas de control están

incapacitados para detectar o evitar errores significativos de manera oportuna.

Riesgo de detección: es aquel donde los procedimientos de auditoria

seleccionados no detectan las irregularidades existentes en los estados contables.

3.6.2. Calificación de la confianza y nivel del Riesgo.

Detectado el riesgo existente se procede a la evaluación del riesgo que es un proceso por

el cual a partir del análisis de existencia e intensidad de los factores de riesgos, se mide

el nivel de riesgo procedente en cada caso.

Tabla 53 Calificación de Confianza y Nivel de Riesgo

NIVEL DE CONFIANZA RIESGO

Alta 76-95% Bajo

Media 51-75% Medio

Baja 15-50% Alto

𝑁𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑑𝑒 𝐶𝑜𝑛𝑓𝑖𝑎𝑛𝑧𝑎 = 𝐶𝑎𝑙𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑃𝑜𝑛𝑑𝑒𝑟𝑎𝑑𝑎

𝑃𝑜𝑛𝑑𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜

𝑅𝑖𝑒𝑠𝑔𝑜 = 𝑃𝑜𝑛𝑑𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜 − 𝑁𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑑𝑒 𝐶𝑜𝑛𝑓𝑖𝑎𝑛𝑧𝑎

3.6.3. Matriz de Riesgo.

Es una herramienta de control y de gestión normalmente utilizada para identificar las

actividades (procesos y productos) más importantes de una institución, una matriz de

riesgo permite evaluar la efectividad de una adecuada gestión y administración de los

riesgos financieros, operativos y estratégicos que impactan la misión de la organización.

La matriz debe ser una herramienta flexible que documente los procesos y evalúe de

manera global el riesgo de una institución, que permite realizar un diagnóstico objetivo

de la situación global del riesgo.

Figura 74 Matriz de Riesgo

3.7. Métodos de Evaluación del Control Interno

Los métodos son herramientas que servirán de apoyo al auditor, con los resultados

obtenidos de la evaluación del control interno se tendrá la capacidad de definir los

procedimientos a ejecutar. Dependerá el uso de los mismos y la ocasión en la que se los

utilice para obtener óptimos resultados. (Mendivil Escalante, 2016)

Los métodos a usar pueden ser:

Muestreo Estadístico

De cuestionario

Narrativo

Gráfico

Técnicas y procedimientos de auditoría.

3.7.1. Muestreo estadístico

El muestro estadístico tiene como función primordial determinar que parte del área

seleccionada deberá investigarse con el fin de realizar conclusiones sobre dicha muestra,

permite dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y se debe tener en

cuenta los siguientes aspectos:

El tamaño de la muestra debe ser calculado bajo métodos estadísticos.

La selección de la muestra debe realizarse de forma aleatoria.

La estimación de la población debe realizarse bajo las leyes estadísticas.

Al realizar el muestreo estadístico bajo estos aspectos permitirá obtener las siguientes

ventajas:

La probabilidad de que las conclusiones obtenidas del muestreo sean correctas.

La selección aleatoria evita favoritismos del auditor.

Limita el tamaño de la muestra.

Sus resultados presentados de forma matemática, permiten emitir

recomendaciones imparciales.

3.7.2. Método de cuestionario

Este método utiliza cuestionarios elaborados con anterioridad por el auditor, donde

constarán preguntas para conocer el manejo de los procedimientos y quien tiene a cargo

cada una de las operaciones de la entidad. Es necesario que las preguntas estén

elaboradas de manera afirmativas que muestren la existencia de medidas de control y de

preguntas negativas que revelen las falencias de los sistemas utilizados de la

organización.

3.7.3. Método Narrativo

También se lo conoce como memorándum este método es eficaz en las auditorías a

empresas pequeñas debido a su flexibilidad en la redacción. Su elaboración proviene de

observaciones realizadas por el auditor y de las explicaciones individuales de los

trabajadores de la empresa acerca de las funciones, procedimientos, normas, entre otros.

3.7.4. Método Gráfico

Consiste en utilizar símbolos que describan la estructura orgánica de las áreas de

análisis, que permitirá entender los procedimientos de la organización. Uno de los

métodos gráficos son los flujogramas que permiten al lector obtener una clara imagen

de los procedimientos, tiempos, división de responsabilidades, documentos utilizados,

situaciones de registro y archivo propios de la entidad.

3.7.5. Técnicas y Procedimientos de Auditoría

En la auditoría se utilizarán las técnicas esenciales que son:

Verbales

Documentales

Físicas

Analíticas

Informáticas

3.7.5.1. Técnicas verbales

Consiste en toda la información hablada que pueda obtener el auditor de las

indagaciones y entrevistas realizadas con el personal de la entidad, dicha evidencia no

es de total confianza.

La evidencia obtenida a través de este método deberá ser documentada mediante los

papeles de trabajo realizados por el auditor con la descripción de las personas que

intervinieron en la recolección de evidencias.

Las técnicas verbales pueden ser:

Entrevistas: Se utilizan preguntas directas al personal de la entidad que

intervengan en el procedimiento investigado.

Encuestas y cuestionarios: Se apoya en la utilización de preguntas previamente

establecidas para conocer la realidad sobre la entidad auditada.

3.7.5.2. Documentales

Consiste en adquirir información escrita, documentos que serán el sustento de la

afirmación o el análisis realizado por el auditor.

Estas pueden ser:

Comprobación: es la validación de la evidencia obtenida de las transacciones u

operaciones realizadas con el fin de dar veracidad a los exámenes realizados.

Confirmación: consiste en ratificar los hechos suscitados obtenidos de manera directa y

por escrito de los empleados que son objeto del examen.

3.7.5.3. Físicas

Técnicas de afirmación real sobre los hechos producidos, para lo cual se realiza un

examen minucioso de recursos físicos y materiales para comprobar su autenticidad.

Se las puede realizar por:

Inspección: Afirmación mediante examen físico u ocular.

Observación: Recogimiento a simple vista de las actividades.

Comparación o confrontación: la atención que se da a las operaciones

realizadas de manera que se puedan descubrir si están relacionadas e identificar

sus diferencias y semejanzas.

Revisión selectiva: Investigación minuciosa de documentos, informes y

normativa que serán evaluadas en la ejecución de auditoría.

Indagación: Seguimiento al proceso de una operación con el objetivo de evaluar

su ejecución.

3.7.5.4. Analíticas o Escritas

Análisis de índices, indicadores, variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o

se deriven de las operaciones, planes, entre otros, pronosticados.

Se las puede realizar mediante:

Análisis: Consiste en recopilar y manipular información lógica.

Conciliación: Implica que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados o

independientes.

Tabulación: Es la técnica de auditoria, mediante la cual se agrupan los resultados

logrados, en las áreas, segmentos, o elementos examinados, de manera que se facilite la

elaboración de las conclusiones.

3.7.5.5. Informáticas

Son todas las herramientas de auditoría en las que se aprovecha la TIC para obtener una

información eficaz, eficiente y en el menor tiempo posible.

4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO APLICADO A

LA INSTITUCIÓN SEMINARIO BÍBLICO DE LAS ASAMBLEAS DE

DIOS “SEBAD” DEDICADA A LA FORMACIÓN DE PROFESIONALES

EN TEOLOGÍA UBICADO EN LA CIUDAD DE QUITO

4.1. Evaluación de Componentes COSO III

Mediante los cuestionarios se llevará acabo la evaluación de los componentes y sus

principios del Sistema de Control Interno COSO III, donde se realizará preguntas a cada

área de la Institución “SEBAD”

4.1.1. Cuestionario Entorno de Control

4.1.1.1. Departamento Rectorado

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

MODELO COSO III

SEMINARIO BÍBLICO DE LAS ASAMBLEAS DE DIOS

PERIODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

ENTREVISTADO: Norma Osejo Rector

ENTREVISTADOR: Erika Amores Cristóbal

FECHA: 01/10/2016

Preguntas Calificación

SI=1 NO=0

Ponderación Calificación

Ponderación

Observaciones

1. AMBIENTE DE CONTROL

PRINCIPIO Nª1 Compromiso con la integridad y los valores éticos.

1 ¿Conoce la misión, visión y objetivos

del Seminario?

1 14% 14%

¿Las actividades desempeñadas están

cumpliendo el logro de objetivos y

misión del Seminario?

1 14% 14%

¿Cuenta el Seminario con un código

de ética aprobado por la máxima

autoridad?

0 13% 0% Tienen establecidos

los valores pero no

código de ética

4 ¿Tiene conocimiento de los valores

éticos que el Seminario establece?

1 12% 12%

¿La dirección difunde una cultura

organizacional con énfasis en la

integridad y valores éticos?

1 13% 13%

¿La entidad realiza inducción a sus

trabajadores referentes a valores

éticos?

0 12% 0%

¿Existen normas escritas de la forma

de actuar del personal sean estas

correctas e incorrectas dentro de la

institución?

0 10% 0%

¿Tiene conocimiento de las

sugerencias o quejas sobre el

comportamiento del personal en la

atención a los estudiantes?

0 12% 0%

TOTAL 4 100% 53%

Calificación Máxima 100%

Calificación Obtenida 53%

Calificación Ponderada 0,53

Nivel de Confianza 53%

Nivel de Riesgo 47%

Elaborado por: Erika Amores Cristóbal

ANÁLISIS: El Cuestionario de Control Interno realizado al Departamento de

Rectorado da como resultado un Nivel de Confianza Moderado y su Riesgo es Medio,

esto se debe a:

No existe un código ético aprobado por las autoridades y que sea aplicado por el

personal del Seminario.

La institución no realiza capacitaciones al personal referente a la importancia de

los valores éticos.

No existe un documento que describa las normas de conductas en la forma de

actuar del personal.

El departamento no toma en cuenta la importancia de sugerencias, reporte de

quejas que se pueda generar en el Seminario.

RIESGO

ALTA 76-99% BAJO

MODERADA 51-75% MEDIO

BAJA 15-50% ALTO

CALIFICACIÓN DE LA CONFIANZA

Y RIESGO

NIVEL DE CONFIANZA

Nivel de Confianza =

Nivel de Confianza = 53%

Nivel de Confianza = 0,53

Riesgo=

Riesgo= 100% - 53%

Riesgo= 0,47

Ponderado - Nivel de Confianza

Calificación Ponderada

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

PRINCIPIO Nª2 Responsabilidad de supervisión

¿Supervisa objetivamente el

trabajo desempeñado por el

personal de cada área?

1 14% 14%

¿Existe Evaluaciones de las

funciones y responsabilidades

que usted ejerce dentro del

Seminario?

1 14% 14%

3 ¿Existe un Manual de

Procedimientos?

0 9% 0%

¿Se le comunica

inmediatamente algún

problema o situación de cada

departamento?

1 10% 10%

¿La información que recibe

del área contable es a través

del sistema?

1 11% 11%

¿Recibe informe de

cumplimiento por parte del

Administrador?

1 11% 11%

¿El académico informa sobre

el cumplimiento de actividades

que realizan los docentes y el

área académica?

1 11% 11%

8 ¿Existen objetivos, metas y

políticas departamentales?

0 10% 0%

¿Se realiza evaluaciones del

personal con indicadores

gráficos que muestren su

desempeño?

0 10% 0%

TOTAL 6 100% 0,71

Nivel de Riesgo 29%

esto se debe a:

No existe un manual de funciones por departamento.

No cuentan con políticas, metas y objetivos departamento.

No se aplican indicadores gráficos que muestren el desempeño del personal.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 71%

Riesgo= 0,29

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

PRINCIPIO Nª3 Establecimiento de estructuras, asignación de autoridades y

responsabilidades

¿El área de Rectorado

cuenta con habilidades y

conocimientos necesarios

para el desempeño de sus

actividades?

1 16% 16%

¿Existe un documento

escrito donde se establece

las funciones que tanto Ud.

como el resto del personal

realizan?

1 16% 16% Si cuentan con

un documento

otorgado por el

¿Las funciones de cada

departamento se encuentran

suficientemente segregadas?

0 15% 0% El contador

realiza

actividades de

colecturía

¿El organigrama estructural

está definido claramente la

línea de mando?

1 14% 14%

5 ¿Existe un organigrama

funcional del Seminario?

0 13% 0%

¿Los procedimientos

existentes incorporan

actividades de control?

0 12% 0%

¿La toma de decisiones que

realiza es independiente de

las otras áreas?

1 14% 14%

TOTAL 4 100% 60%

Nivel de Riesgo 40%

esto se debe a:

En los departamentos no están suficientemente segregadas las funciones.

No disponen de un organigrama funcional.

Los procedimientos aplicados en el Seminario no cuentan con actividades de

control.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 60%

Riesgo= 0,4

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

PRINCIPIO Nª4 Compromiso de reclutar, capacitar y retener personas competentes

¿El cargo asignado al personal

es mediante un proceso de

selección?

0 18% 0% No se realizó

reclutamiento del

personal

¿El personal tiene una

formación adecuada al cargo

que ocupa?

1 18% 18%

¿La entidad ha establecido los

requisitos de competencia

requeridos para cada puesto de

trabajo?

1 16% 16%

¿Existe personal suficiente

para el desarrollo de las

funciones de cada una de las

áreas de la organización?

0 16% 0%

¿Se considera la experiencia

para otorgar alguna actividad

al personal?

1 16% 16%

¿Existe un plan anual de

capacitación correspondiente a

cada cargo desempeñado?

0 16% 0% Se realizan

capacitaciones

espirituales

TOTAL 3 100% 0,5

Nivel de Riesgo 50%

Rectorado da como resultado un Nivel de Confianza Bajo y su Riesgo es Alto, esto se

debe a:

En los departamentos no están suficientemente segregadas las funciones.

No disponen de un organigrama funcional.

Los procedimientos aplicados en el Seminario no cuentan con actividades de

control.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 50%

Riesgo= 0,50

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

ENTREVISTADO: Sra. Norma Osejo Rector

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas Calificación

SI=1 NO=0

Ponderación Calificación de

Ponderación

Observaciones

PRINCIPIO Nª 5 Personal de confianza y comprometido con sus responsabilidades

¿Existen incentivos que

compensen al personal

comprometido con las

metas de la institución?

0 18% 0% No económicos.

¿Existen sanciones para

los empleados en el

caso de que no cumplan

sus tareas asignadas?

1 18% 18%

¿Existe un

procedimiento cuando

se incumplen normas

de comportamiento?

1 16% 16%

¿Se considera

propuestas, sugerencias

y aportes del personal

para el mejor

funcionamiento de la

institución?

0 16% 0% Toman decisiones

el Rector

¿Se realizan actividades

que integren a todo el

personal?

1 17% 17% Devocionales

¿Se realizan mejoras en

las condiciones de

trabajo del personal, en

caso que lo requieran?

1 15% 15%

TOTAL 4 100% 66%

Nivel de Riesgo 34%

esto se debe a:

El Seminario no consideran dar incentivos al personal por el cumplimiento de

sus responsabilidades.

No se involucra al personal en la toma de decisiones.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 66%

Riesgo= 0,34

Ponderado

4.1.1.2. Departamento Administrativo

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ENTREVISTADO: Rommel Paredes Administrador

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

1 ¿Conoce la misión, visión y

objetivos de la institución?

1 16% 0,16

¿Los objetivos del

Seminario están

encaminados al logro de la

misión y visión?

1 16% 0,16

¿Existen documento escrito

de las normas éticas y

morales que se debe

ejecutar dentro de la

institución?

0 14% 0 Existen

valores

centrales

¿Existe algún

procedimiento cuando se

incumplen las normas de

comportamiento?

0 13% 0

¿La dirección difunde una

cultura organizacional con

énfasis en la integridad y

valores éticos?

1 13% 0,13

¿Se realiza frecuentemente

una inducción al personal

referente a valores éticos?

0 14% 0 Cada 2 veces

al año

¿Considera las sugerencias

o quejas de los estudiantes

por la atención del

personal?

0 14% 0 Solo cuando

se realiza

evaluaciones

TOTAL 3 100% 45%

Nivel de Riesgo 55%

ANÁLISIS: El Cuestionario de Control Interno realizado al Departamento

Administrativo da como resultado un Nivel de Confianza Bajo y su Riesgo es Alto,

esto se debe a:

El departamento no cuenta con un documento escrito sobre normas éticas y

morales.

No existe procedimientos a seguir cuando un trabajador incumpla las normas de

comportamiento dentro de la institución.

No ha recibido inducción sobre temas de valores éticos que debe aplicar en su

lugar de trabajo.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 45%

Riesgo= 0,55

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

¿La evaluación y la toma

de decisiones son

independientes de la

administración?

1 15% 15% Las decisiones

toma la Rector

¿Realiza un informe de

cumplimiento de sus

actividades al Rector?

1 14% 14% Cada mes al

directorio,

trimestral al

Rectorado

¿Comunica

inmediatamente situaciones

relevantes al Rector?

1 13% 13%

¿Se evalúa a través de

indicadores el desempeño

de sus tareas?

0 10% 0%

¿Supervisa objetivamente

el trabajo del personal a

cargo de su área?

1 14% 14%

6 ¿Existen objetivos, metas y

políticas departamentales?

0 12% 0%

¿El Seminario cuenta con

un manual de

procedimientos?

0 12% 0%

¿Dentro del manual se

encuentra procedimientos

de actividades de control?

0 10% 0%

TOTAL 4 100% 56%

Nivel de Riesgo 44%

Administrativo da como resultado un Nivel de Confianza Moderado y su Riesgo es

Medio, esto se debe a:

El departamento Administrativo no tiene objetivos, políticas departamentales.

Ratifica que el Seminario no dispone de un manual de procedimientos y por

ende no incluye actividades de control.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 56%

Riesgo= 0,44

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

PRINCIPIO Nª3 Establecimiento de estructuras, asignación de autoridades y responsabilidades

¿El personal del área

administrativa cuenta con

habilidades y conocimientos

necesarios para el desempeño de

sus actividades?

1 13% 13%

¿Existe un documento escrito

donde se establece las funciones

que tanto Ud. como el resto del

personal realizan?

0 13% 0% Existe un

documento dado

por el DETAD

3 ¿El Seminario cuenta con un

organigrama estructural?

1 10% 10%

¿Cuenta con un organigrama

funcional de las áreas del

Seminario?

0 10% 0%

¿Dentro de la estructura

organizacional se encuentra

definida con claridad la línea de

mando?

1 10% 10%

¿Las decisiones administrativas y

operativas son tomadas por el

personal que cumpla con el nivel

de autoridad correspondiente?

1 12% 12%

¿Las funciones del departamento

administrativo se encuentran

suficientemente segregadas?

1 12% 12%

¿Al existir cambios en la estructura

organizacional se modifica el

organigrama?

0 12% 0%

¿Se analiza y evalúa de manera

periódica los procesos innecesarios

que no agregan valor a la

institución?

0 8% 0% Se realiza

trimestralmente

TOTAL 5 100% 57%

Nivel de Riesgo 43%

El departamento no cuenta con un documento propio donde se detalle las

funciones que realiza el área Administrativa.

El seminario no dispone de un organigrama estructural.

No se realizan cambios al organigrama cuan cuando haya cambios en la

estructura organizacional.

No existe un análisis ni evaluación sobre los procesos que no generen valor al

departamento.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 57%

Riesgo= 0,43

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

¿El personal del

departamento administrativo

pasó por un proceso de

selección?

0 20% 0%

2 ¿Se considera la experiencia

para el trabajo desempeñado?

1 16% 16%

¿El Seminario tiene definido

los requisitos tanto personales

como profesionales para el

área a desempeñar?

1 16% 16%

¿El área administrativa

cuenta con el personal

suficiente?

1 18% 18%

¿Ha recibido capacitaciones

que aporten a su experiencia

y competencia?

0 16% 0% Capacitaciones

a nivel

ministerial

¿La dirección actúa en la

mejora de las condiciones de

trabajo del personal?

1 14% 14% Uniformes,

infraestructura,

oficina

TOTAL 4 100% 64%

Nivel de Riesgo 36%

Para ocupar el cargo de Administrador no se realizó un proceso de selección.

El departamento no ha recibido capacitaciones relacionadas a su área.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 64%

Riesgo= 0,36

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

PRINCIPIO Nª5 Personal de confianza y comprometido con sus responsabilidades

¿Se estimula al personal

mediante incentivos cualitativos

y cuantitativos?

0 12% 0%

¿El Rectorado considera

sugerencias, propuestas y

aportes realizados por la

administración para la mejora

de la institución?

1 16% 16%

¿Se considera sugerencias del

personal a su cargo para la

realización de sus actividades?

0 16% 0%

4 ¿Se realizan actividades que

involucren a todo el personal?

mensuales

¿Existe colaboración del

personal para que la entidad

alcance sus objetivos?

1 14% 14%

¿El administrador genera un

clima organizacional que genere

la confianza del personal?

1 14% 14%

¿Existe algún tipo de sanción a

los empleados que no cumplan

con sus responsabilidades?

0 14% 0% No existe ningún

reglamento

escrito

TOTAL 4 100% 58%

Nivel de Riesgo 42%

No se realiza incentivos en el Seminario.

No se considera aportes dados por los demás trabajadores para la solución

situaciones que se presenten.

No se han establecido sanciones para quienes no cumplan a tiempo el desarrollo

de sus actividades.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 58%

Riesgo= 0,42

Ponderado

4.1.1.3. Departamento Contable

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

ENTREVISTADO: Cristóbal Morales Contador

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

¿El personal del área contable

conoce sobre la misión y visión

del Semanario?

1 18% 18%

¿Las actividades desempeñadas

están encaminadas al logro de

objetivos y misión del Seminario?

1 18% 18%

¿El Seminario dispone de un

código de ética aprobado por la

máxima autoridad?

0 14% 0%

¿Conoce usted actualmente el

código de ética que debe ejecutar

como contador?

0 14% 0%

1 12% 12%

¿La entidad realiza inducción a

sus trabajadores referentes a

valores éticos?

0 12% 0% Valores centrales

de la Institución

¿Existen normas escritas de

conducta para el área contable?

0 12% 0% No se encuentran

escritas, solo

funciones

TOTAL 3 100% 48%

Nivel de Riesgo 52%

ANÁLISIS: El Cuestionario de Control Interno realizado al Departamento Contable da

como resultado un Nivel de Confianza Bajo y su Riesgo es Alto, esto se debe a:

El departamento Contable indica que el seminario no cuenta con un código de

ética.

No tienen conocimiento del código de ética que existe para el contador.

No se ha realizado inducción al área contable sobre los valores éticos que deben

practicar.

No existe un documento escrito que indique las normas de conducta que como

departamento contable deben cumplir.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 48%

Riesgo= 52%

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

¿Sus funciones son

supervisadas y evaluadas por

el Rector y Administrador?

1 16% 16%

¿Los procedimientos y

actividades del área contable

se realizan con total

independencia?

1 15% 15%

¿El desempeño de sus

funciones es evaluado

periódicamente a través de

indicadores?

0 15% 0%

¿Los Estados financieros son

presentados mensualmente a

la máxima autoridad?

1 14% 14%

5 ¿Establecen presupuesto

mensual?

1 14% 14%

6 ¿El presupuesto es aprobado

por la Rector?

1 14% 14%

¿El departamento contable

cuenta con un manual de

procedimientos?

0 12% 0% Solo por el

TOTAL 5 100% 73%

Nivel de Riesgo 27%

como resultado un Nivel de Confianza Moderado y su Riesgo es Medio, esto se debe a:

El departamento contable no es evaluado por medio de indicadores sobre la

gestión de sus actividades y resultados obtenidos.

El área no cuenta con procedimientos y políticas de las actividades y tareas que

se realizan.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 73%

Riesgo= 27%

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

responsabilidades

¿Dentro de la institución

ejerce solo su puesto de

contador?

0 20% 0% Está en

Colecturía en

periodos de

matriculas

¿En el departamento existe

asignación de

responsabilidades y

delegación de autoridad para

cumplir con los objetivos?

1 18% 18%

¿El área cuenta con un

manual de funciones?

0 18% 0% Otorgado por el

reglamento

¿El departamento contable

cuenta con el número de

personal necesario para llevar

a cabo las actividades?

1 15% 15%

¿Presenta a tiempo todos los

reportes económicos a su jefe

inmediato?

1 15% 15%

¿En la elaboración de Estados

Financieros se aplican las

normas vigentes?

0 14% 0%

TOTAL 3 100% 48%

Nivel de Riesgo 52%

El contador realiza a su vez las actividades de colecturía y registro de las

transacciones.

El departamento contable no dispone de un manual de funciones donde detalle

las tareas y actividades que debe realizar y que garantice el cumplimiento de las

mismas.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 48%

Riesgo= 52%

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

¿El personal del

departamento contable pasó

por un proceso de selección?

0 22% 0%

¿El reclutamiento del

personal es acorde al perfil

del puesto solicitado?

1 22% 22%

¿El área contable cuenta con

el personal capacitado y con

experiencia para llevar acabo

su función?

1 20% 20%

¿El Seminario proporciona

periódicamente

capacitaciones referentes a

actualizaciones contables y

financieras?

0 18% 0% No es

periódicamente

¿La información contable

presentada se encuentra

actualizada bajo NIIF?

0 18% 0%

TOTAL 2 100% 42%

Calificación Obtenida

Nivel de Riesgo 58%

En el departamento contable la selección del personal no se realizó a través de

un proceso de selección.

El Seminario no proporciona capacitaciones referentes a temas contables y

actualizaciones.

Los estados financieros no están bajo las NIIF porque el Seminario no presentan

balances a la Superintendencia de compañías.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 42%

Riesgo= 58%

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

¿En caso de incumplimiento

de sus funciones, a las normas

y procedimientos existe

alguna sanción?

1 20% 20% Llamados de

atención,

memos.

¿Se toman en cuenta sus

sugerencias o aportes en

cualquier circunstancia?

1 22% 22%

¿Se realizan reuniones en

temas financieros, que

involucren al personal de la

entidad para generar un buen

ambiente laboral?

0 22% 0% Solo entre

máximas

autoridades

decisiones

¿Se han realizado mejoras en

las condiciones de trabajo que

motiven al personal?

1 18% 0%

¿Existe algún tipo de

incentivo por el logro de sus

objetivos?

0 18% 0% No

económicos.

TOTAL 3 100% 60%

Nivel de Riesgo 40%

como resultado un Nivel de Confianza Moderado y su Riesgo Medio, esto se debe a:

No se realizan reuniones donde se involucre al personal y así generar un

ambiente organizacional efectivo.

El Seminario no considera importante realizar incentivos al personal para que

estos cumplan con sus objetivos.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 60%

Riesgo= 0,40

Ponderado

4.1.1.4. Departamento Académico

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

ENTREVISTADO: Christian Montenegro Académico

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

1 ¿Conoce la misión, visión y objetivos

del Seminario?

1 12% 12%

¿Se difunde a los docentes y

estudiantes sobre la misión y visión de

la institución?

1 12% 12%

¿Las actividades desempeñadas están

cumpliendo el logro de objetivos y

misión del Seminario?

1 10% 10%

¿Cuenta el Seminario con un código

de ética aprobado por la máxima

autoridad?

0 10% 0% Existe de

Estudiantes y

Profesores.

1 8% 8%

¿La entidad realiza inducción a sus

trabajadores referentes a valores

éticos?

0 8% 0%

¿Existe algún documento que difunda

los valores de la institución y se sean

aplicados por docente y estudiantes?

1 8% 8%

¿Existe un reglamento sobre los

derechos y obligaciones del

estudiante?

0 10% 0% Otorgado por el

9 ¿El reglamento de los estudiantes es

difundido cada semestre?

0 8% 0% Solo nuevos

primer semestre

¿Existe algún medio que reciba quejas

sobre el comportamiento del personal

administrativo en la atención a los

estudiantes?

¿Existe algún medio que reciba quejas

sobre el comportamiento o trato de los

docentes hacia los estudiantes?

1 7% 7% Evaluaciones

semestrales

TOTAL 6 100% 57%

Nivel de Riesgo 43%

ANÁLISIS: El Cuestionario de Control Interno realizado al Departamento Académico

da como resultado un Nivel de Confianza Moderado y su Riesgo es Medio, esto se

debe a:

El Área Académica no dispone de un código de ética.

No se realizan inducción al personal ni a los docentes sobre los valores éticos.

No se realiza inducción al personal sobre la importancia de la ejecución de

valores éticos.

El Seminario cuenta con valores institucionales pero no es difundido al personal

por lo cual no tienen conocimiento de su existencia.

El reglamento de los estudiantes sobre sus derechos y obligaciones, no es

difundido periódicamente.

No cuenta con un medio para conocer sobre las inquietudes, quejas, sugerencias

sobre el comportamiento del personal administrativo y docentes.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 57%

Riesgo= 0,43

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

¿Sus funciones son evaluadas

por las autoridades

correspondientes para medir

su gestión?

0 18% 0% Al final del

semestre

¿Recibe un informe de las

actividades realizadas por los

docentes?

1 16% 16% Planes de Clase

¿Analiza y revisa el informe

de actividades de los docentes

que cumplan con los

objetivos institucionales?

1 16% 16% Seguimiento

diariamente de

leccionarios

¿El académico evalúa y

presenta reportes del

desempeño y cumplimiento

de los docentes al Rectorado?

0 18% 0% Al finalizar

cada semestre

¿Se evalúa a los estudiantes,

para comprobar el

cumpliendo actividades

académicas?

1 16% 16%

¿Informa al Rectorado

deficiencias o problemas del

área académica para su

inmediata solución?

1 16% 16%

TOTAL 4 100% 64%

Nivel de Riesgo 36%

da como resultado un Nivel de Confianza Moderado y su Riesgo es Medio, esto se debe

Las evaluaciones del Académico para medir su gestión se lo realiza al finalizar

cada semestre.

El académico no presenta al Rector informes con indicadores gráficos para

evaluar el desempeño y cumplimiento del docente.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 64%

Riesgo= 0,36

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

responsabilidades

¿El organigrama estructural

define claramente las

secciones que conforman el

área académica?

1 18% 18%

¿Existe un manual de

funciones para el personal

académico que labora en la

institución?

0 18% 0% Dado por el

¿El área Académica cuenta

con el personal necesario para

llevar a cabo sus actividades?

1 17% 17%

¿Existe la asignación de

autoridad y responsabilidad

en el área Académica?

1 16% 16%

¿Todas las actividades están

distribuidas de manera

correcta?

1 16% 16%

¿Se informa a los estudiantes

sobre el personal a quien debe

dirigirse para información o

solución de problemas?

0 15% 0% A través de

carteleras, no

conocen a quien

dirigirse

TOTAL 4 100% 67%

Nivel de Riesgo 33%

debe a:

El Área Académica no cuenta con manual de las funciones asignadas a su cargo.

El estudiante no recibe información de las dignidades del Seminario para que

puedan gestionar cualquier duda o situación.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 67%

Riesgo= 0,33

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

¿El personal del departamento

académico pasó por un proceso

de selección?

0 18% 0%

¿El área académica cuenta con

el personal capacitado y con

experiencia para llevar acabo

su función?

1 20% 20%

¿Reciben el personal

académico capacitaciones

relacionadas al cargo que

desempeñan?

0 16% 0% Ministeriales

¿La selección de los docentes

se basa en la formación,

experiencia y niveles de

responsabilidad?

1 16% 16%

¿Los docentes tienen la

suficiente capacitación para su

desenvolvimiento?

1 16% 16%

¿Se averigua sobre las

referencias personales y

profesionales al momento de

contratar un docente?

0 14% 0%

TOTAL 3 100% 52%

Nivel de Riesgo 48%

debe a:

El personal de área Académica no paso por proceso de selección para ocupar el

cargo en el que están.

No se reciben capacitaciones referentes a temas académicos el personal que se

encuentra laborando en esta área.

Antes de contratar un docente no se realiza el seguimiento de las referencias

personales y profesionales.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 52%

Riesgo= 0,48

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

SI=1 NO=0

Ponderación

Observaciones

¿Se establece incentivos en el

cumplimiento de las funciones

encargadas?

0 16% 0%

¿Existen sanciones por faltas

al cumplimiento de sus

labores?

1 16% 16%

¿El Rectorado considera

sugerencias, propuestas y

aportes realizados por el

académico para la mejora de la

institución?

1 20% 20%

¿Se considera las sugerencias

de los docentes para la mejora

en calidad académica?

0 16% 0% Decisiones lo

autoridades

¿Se realizan reuniones que

involucren al personal de la

entidad para generar un buen

ambiente laboral?

¿Se han realizado mejoras en

las condiciones de trabajo en

el área académica?

1 15% 15%

TOTAL 3 100% 51%

Nivel de Riesgo 49%

debe a:

No se consideran incentivos para el personal que labora en el área Académica.

El área Académica no considera las sugerencias de los docentes que podrían

aportar a la mejora del servicio educativo.

No se realizan reuniones con el personal para generar un ambiente de trabajo

efectivo, es poco frecuente.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 51%

Riesgo= 0,49

Ponderado

4.1.1.5. Evaluación Principios Entorno de Control

La evaluación realizada al Componente Entorno de Control a los departamentos del

Seminario indicó lo siguiente:

ÁREAS Nivel de Confianza Nivel de

Riesgo % Nivel

Rectorado

PRINCIPIO Nª1 Compromiso con la integridad y los valores éticos. 53% Moderado Medio

PRINCIPIO Nª2 Responsabilidad de supervisión 71% Moderado Medio

PRINCIPIO Nª3 Establecimiento de estructuras, asignación de

autoridades y responsabilidades

60% Moderado Medio

PRINCIPIO Nª4 Compromiso de reclutar, capacitar y retener personas

competentes

50% Bajo Alto

PRINCIPIO Nª5 Personal de confianza y comprometido con sus

responsabilidades

66% Moderado Medio

Depto. Administrativo

PRINCIPIO Nª1 Compromiso con la integridad y los valores éticos. 45% Bajo Alto

57% Moderado Medio

competentes

64% Moderado Medio

responsabilidades

58% Moderado Medio

Depto. Contable

PRINCIPIO Nª1 Compromiso con la integridad y los valores éticos. 48% Bajo Alto

48% Bajo Alto

competentes

42% Bajo Alto

responsabilidades

60% Moderado Medio

Depto. Académico

PRINCIPIO Nª1 Compromiso con la integridad y los valores éticos. 57% Moderado Medio

67% Moderado Medio

competentes

52% Moderado Medio

responsabilidades

51% Moderado Medio

En la evaluación del Componente Ambiente de Control, realizada al departamento de

Rectorado se obtuvo en el Principio N°1 un nivel de confianza Moderado de 53% y un

nivel de riesgo Medio de 47%; departamento Administrativo un nivel de confianza

Baja de 45% y un nivel de riesgo Alto de 55%; departamento Contable un nivel de

confianza Bajo de 48% y un nivel de riesgo Alto del 52%; departamento Académico un

nivel de confianza Moderado de 57% y un nivel de riesgo Medio del 48%; esto se debe

a las siguientes observaciones:

La inexistencia de un código de ética institucional.

No existe una inducción al personal sobre los valores en el ámbito laboral y

personal.

El rector no ha establecido de manera escrita las formas de conductas del

personal.

No existen procedimientos cuando se comenten faltas de comportamiento.

El Contador no tiene conocimiento del código de ética de su profesión.

No se difunde al estudiante sobre sus deberes y derechos.

Moderado de 56% y un nivel de riesgo Medio de 44%; departamento Contable un nivel

de confianza Moderado de 73% y un nivel de riesgo Medio del 27%; departamento

Académico un nivel de confianza Moderado de 64% y un nivel de riesgo Alto del 36%

esto se debe a las siguientes observaciones:

La falta de un manual de procedimientos aplicados a todas las áreas de la

Institución.

No existen objetivos, estas y políticas en todas las unidades de la institución.

No se realizan de indicadores de desempeño de cada actividad que realiza el

personal.

El académico no presenta informe del desempeño del docente en su catedra al

Rector.

de confianza Bajo de 48% y un nivel de riesgo Alto de 52%; departamento Académico

un nivel de confianza Moderado de 67% y un nivel de riesgo Medio del 33% esto se

debe a las siguientes observaciones:

Las funciones no se encuentran suficientemente segregadas, se realiza una

observación al Contador que a su vez realiza la actividad de Colecturía.

El Seminario no cuenta con un organigrama funcional y el organigrama

estructural que disponen no está lo elaborado de la manera correcta.

No se analiza los procesos que no generan valor agregado al Seminario de

manera periódica.

Falta de difusión sobre el personal que labora en la institución para que el

estudiante conozca a quien debe dirigirse ante un problema.

Rectorado se obtuvo en el Principio N°4 un nivel de confianza Bajo de 50% y un nivel

de riesgo Alto del 50%; departamento Administrativo un nivel de confianza Moderado

de 64% y un nivel de riesgo Medio del 36%, departamento Contable un nivel de

confianza Bajo de 42 % y un nivel de riesgo Alto de 58%; departamento Académico un

nivel de confianza Moderado de 52% y un nivel de riesgo Medio del 48% esto se debe a

las siguientes observaciones:

No se elabora un plan de capacitación referente a cada una de las tareas que

desempeñan, existen capacitaciones a nivel ministerial.

Para contratar al personal no se realiza un proceso de selección.

No se realiza un seguimiento a las referencias personales y profesionales al

contratar un docente.

nivel de riesgo Medio del 34%; departamento Administrativo un nivel de confianza

Moderado de 58% y un nivel de riesgo Medio del 42%, departamento Contable un

nivel de confianza Moderado de 60 % y un nivel de riesgo Medio de 40%;

departamento Académico un nivel de confianza Moderado de 51% y un nivel de riesgo

Medio del 49% esto se debe a las siguientes observaciones:

No se involucra al personal que aporten con ideas o sugerencias en la mejora de

algún proceso.

No se considera los incentivos al personal.

No se reciben sugerencias por parte de los docentes en mejora de la institución.

4.1.2. Cuestionario Evaluación de Riesgo

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

SI=1 NO=0 Ponderación

Calificación

Ponderación Observaciones

2. EVALUACIÓN DE CONTROL

de los objetivos.

¿Los objetivos generales

planteados por la empresa

permiten cumplir con la misión

institucional? 1 18% 18%

¿Existe objetivos específicos

operativos, de información y

cumplimiento que debe cumplir el

área de Rectorado? 0 16% 0%

¿Se realizan reuniones periódicas

de la dirección para tratar temas

que afecten al Seminario? 1 17% 17%

4 ¿Se establecen objetivos

departamentales? 0 15% 0%

¿Se ha difundido en todos los

niveles organizacionales el

concepto de riesgo, sus distintas

calificaciones y consecuencias para

la entidad? 0 18% 0%

¿Se evalúa si los objetivos

planteados se cumplen en su

totalidad? 1 16% 16%

TOTAL 3 100% 51%

Nivel de Riesgo 49%

esto se debe a:

El área de Rectorado no tienen establecidos objetivos que como departamento

deben cumplir, existen objetivos generales como institución.

No tienen conocimiento de la definición de riesgos, su clasificación y la

importancia de controlar estos para que no afecten a la continuidad de las

Riesgo=

Riesgo= 100% - 51%

Riesgo= 49%

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

Principio 7: Identificación y análisis de riesgos

¿Conoce los tipos de riesgos y sabe

cómo clasificarlos según su

importancia? 1 22% 22% Conocimiento medio

¿Se realiza un estudio de los riesgos

internos y externos que podrían

afectan a la consecución de los

objetivos? 1 20% 20%

Se plantea mediante las reuniones

¿Cuenta con plan de contingencia ante

imprevistos relevantes que afecten al

funcionamiento de la institución? 0 20% 0%

¿Cuentan con técnicas para detectar

riesgos y tratarlos a tiempo? 1 19% 19%

No existen técnicas, reuniones ante situaciones que se presentan

¿Se han establecido procedimientos

para implantar sistemas de alertas

tempranos que permitan detectar

cambios en el entorno externo e

interno? 0 19% 0%

TOTAL 3 100% 61%

Nivel de Riesgo 39%

esto se debe a:

No disponen de un plan de contingencia ante la ocurrencia de situaciones que

podrían afectar las actividades del Seminario.

No se establecen procedimientos para detectar problemas internos y externos

que puedan afectar a la institución.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 61%

Riesgo= 0,39

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

Principio 8: Considerar la posibilidad del fraude.

1 ¿Se establecen controles para

evaluar situaciones fraudulentas en

todas las áreas de la organización? 1 15% 15%

Cada encargado del área presenta informes.

2 ¿Se revisa y analiza los estados

financieros sean confiables? 1 15% 15%

¿Se analiza y verifica las fuentes de

procedencia de los activos que

adquiere o recibe de donaciones la

institución? 1 15% 15%

¿Controla y realiza seguimientos de

las actividades realizadas por los

departamentos? 1 13% 13%

5 ¿Existe procedimientos en casos de

corrupción por parte del personal? 0 14% 0%

No hay documento escrito de cómo tratar este tema.

¿Existe procedimientos en casos de

corrupción por parte de docentes y

estudiantes que pongan en riesgos

la imagen de la institución? 1 14% 14%

¿Ante posibles riesgos de

información errónea, reportes

fraudulentos o casos de corrupción,

tiene establecidos que parámetros

tomar? 0 14% 0% No hay documento.

TOTAL 5 100% 72%

Nivel de Riesgo 28%

esto se debe a:

El seminario no dispone de procedimientos escritos en caso de corrupción dentro

de la institución, ya sea por el personal administrativo.

No se definen que acciones o parámetros tomar ante la presentación de informes

fraudulentos.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 72%

Riesgo= 0,28

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

FECHA: 01/10/2016

Calificación

1 ¿Se evalúa los cambios externos que

afecten al funcionamiento de las

actividades del Seminario? 0 26% 0%

¿Se evalúa si los cambios de gestión

podrían afectar a otras áreas de la

institución? 1 25% 25%

¿Al realizar cambios tecnológicos se

involucra al personal para el

aprendizaje del mismo? 1 24% 24%

4 ¿Se toman las medidas necesarias

para que personal entiendan los

cambios y actúe correctamente? 1 25% 25%

TOTAL 3 100% 74%

Nivel de Riesgo 26%

esto se debe a:

El Área Rectorado no un realiza análisis de situaciones externas relacionadas

con la educación, que podrían afectar al Seminario entre ellas pueden ser la

competencia.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 74%

Riesgo= 0,26

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

Principio 6: Se detallan objetivos claros para identificar y evaluar riesgos para el logro de

los objetivos.

¿Tiene establecido sus objetivos tanto

operativos, informativos y de

cumplimiento como Administrador? 0 25% 0%

¿Los objetivos Generales de la

Institución logran el cumplimiento de

la misión? 1 25% 25%

3 ¿Se evalúa si los objetivos planteados

se cumplen en su totalidad? 1 25% 25%

¿Conoce sobre el concepto de riesgo,

sus distintas calificaciones y

consecuencias para la entidad? 0 25% 0%

TOTAL 2 100% 50%

Nivel de Riesgo 50%

El Área Administrativa no tiene establecido objetivos que apoyen al

cumplimiento de las actividades del Administrador.

Poco conocimiento del concepto de riesgo y como estos afectarían a la

institución.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 50%

Riesgo= 0,50

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

Principio 7: Identificación y análisis de riesgos para determinar cómo se deben

mitigar.

¿El área Administrativa ha

implementado técnicas para la

identificación de riesgos posibles? 1 22% 22%

Reuniones con

la Rectora,

como medida.

¿Cuenta con plan de contingencia

ante imprevistos relevantes que

afecten su área? 0 20% 0%

3 ¿Se clasifican a los riesgos según

su importancia? 0 20% 0%

¿Se tiene como procedimientos

medias para

minimizar los riesgos? 0 18% 0%

¿Identificado un riesgo que afecte a

su área es comunicado al

Rectorado? 1 20% 20%

TOTAL 2 100% 42%

Nivel de Riesgo 58%

esto se debe a:

No tienen establecido un plan de contingencia ante posibles riesgos.

Como no tienen una cultura de riesgos no se tiene conocimiento de la

clasificación de riesgos que se pueden presentar.

Dentro de los procedimientos no se encuentran medidas para prevenir riesgos.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 42%

Riesgo= 0,58

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

Principio 8: Considerar la posibilidad del fraude

¿Evalúa constantemente las

actividades del personal que está a

su cargo? 1 20% 20% Trimestral

¿Recibe de los departamentos un

informe semanal de las actividades

que realizan? 0 16% 0% Se lo realiza mensual

¿Se analiza la procedencia de las

adquisiciones realizadas por el

Seminario? 1 16% 16%

4 ¿Revisa si los datos presentados de

Estados Financieros son los reales? 1 16% 16%

¿Da a conocer al Rector cualquier

evento que se presente en el

desempeño del personal y que

afecten al funcionamiento del

6 ¿Existen medidas o procedimientos

a tomar en caso de situaciones

fraudulentas? 0 18% 0%

No existen procedimientos escritos.

TOTAL 4 100% 66%

Nivel de Riesgo 34%

El Administrador no recibe informes de los demás departamentos sobre las

actividades que realizan a la semana de sus labores.

No se tiene establecidas medidas ante situaciones fraudulentas que se presenten

dentro del Seminario.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 66%

Riesgo= 0,34

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

¿En la presencia de cambios para

mejorar el funcionamiento de la

institución se da a conocer a todo

el personal? 1 20% 20%

2 ¿Se considera los cambios externos

que pueden afectar al Seminario? 1 20% 20%

¿Se realizan estrategias para

implementar cambios sin que

afecten los objetivos

institucionales? 0 20% 0%

¿Existen mecanismos para evaluar

el impacto en la implementación de

nuevos sistemas de control? 0 20% 0%

5 ¿Existe la elaboración de un mapa

de riesgo en el área administrativa? 0 20% 0%

TOTAL 2 100% 40%

Nivel de Riesgo 60%

esto se debe a:

No se elaboran estrategias que pueden ayudar a sobrellevar los cambios que se

presenten sin que estos afecten la continuidad de las actividades del Seminario.

No existen mecanismos para evaluar el impacto que produciría la

implementación de nuevos sistemas de control.

No cuentan con un mapa de riesgos el departamento el cual ayudará a evaluarlos

y actuar para prevenirlos.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 40%

Riesgo= 0,60

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

2. EVALUACION DE RIESGOS

de los objetivos.

¿El área contable cuenta con

objetivos operativos y

cumplimiento para el desempeño de

sus funciones? 0 22% 0%

¿Los objetivos Generales de la

Institución logran el cumplimiento

de la misión? 1 22% 22%

¿Se evalúa si los objetivos

planteados se cumplen en su

totalidad? 0 20% 0%

¿Conoce sobre el concepto de

riesgo, su clasificación y

consecuencias para la entidad? 0 18% 0%

¿Se revisa y actualiza estándares

aplicados en la elaboración de los

estados financieros. 1 18% 18%

TOTAL 2 100% 40%

Nivel de Riesgo 60%

El departamento Contable no cuenta con objetivos operativos y de

cumplimiento para el desempeño de sus funciones.

Como no tienen establecidos objetivos departamentales no se cumplen en su

totalidad.

No se tiene conocimiento sobre el concepto de riesgo, su clasificación y

consecuencias para la entidad.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 40%

Riesgo= 0,60

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

¿El Seminario ha implementado

técnicas para la identificación de

riesgos posibles? 0 20% 0% No existen

¿Cuenta con plan de contingencia

ante imprevistos relevantes que

afecten su área? 0 20% 0%

Las decisiones

lo toma el

Rector

¿Se clasifican a los riesgos según su

importancia?

0 20% 0%

No tienen

conocimiento

de los riesgos

que se pueden

presentar

¿Los riesgos presentados en el área

contable son comunicados

inmediatamente? 1 20% 20%

¿El sistema Contable que disponen

es Confiable en el ingreso de la

información? 1 20% 20% Existe Claves

TOTAL 2 100% 40%

Nivel de Riesgo 60%

El Seminario no ha implementado técnicas para la identificación de riesgos

posibles que afecten sus actividades.

No cuenta con un plan de contingencia ante imprevistos relevantes que afecten

su área.

No se tienen conocimiento sobre como clasificar a los riesgos según su

importancia.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 40%

Riesgo= 0,60

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

Calificación

¿Realiza un reporte de los ingresos

que recibe al día por concepto de

matrícula, diezmos entre otros? 1 12% 12%

Se realiza

semanal

¿Mantiene un respaldo de la

información del sistema contable

ante un posible problema con el

equipo? 1 15% 15%

3 ¿Solo usted es el único responsable

de manipular el Sistema Contable? 0 16% 0%

¿Coordina diariamente con el

Administrador la disponibilidad del

efectivo y control de gastos? 1 14% 14% Semanalmente

¿Se realiza los ajustes

correspondientes en variaciones del

flujo de efectivo del Seminario? 0 14% 0%

No se realiza

flujos de

efectivo solo

presupuestos.

¿La persona encarga de realizar el

cobro de las matriculas es diferente

al que realiza el registro en el

sistema contable? 0 14% 0%

No disponen de

otra persona lo

realiza el mismo

7 ¿Presenta los reportes económicos a

tiempo a la Dirección? 1 15% 15%

TOTAL 4 100% 56%

Nivel de Riesgo 44%

El contador no es el único que manipula el sistema contable, tiene acceso el

administrador.

No se realiza ajustes en las variaciones del flujo ya que no lo realizan, el área se

maneja bajo presupuestos.

El contador realiza el cobro de las matrículas y a la vez realiza los registros

contables en el sistema.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 56%

Riesgo= 0,44

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

¿Se evalúa si los cambios de

gestión, tecnológicos, pueden

afectar a la información financiera

del Seminario? 0 20% 0%

¿Se considera los cambios externos

que afecten a la información

financiera-contable? 1 20% 20%

Actualizaciones

de las Entidades

de Control

¿Ante cambios en actualizaciones

de las entidades de control se

comunica a la dirección para su

conocimiento? 1 20% 20%

¿Los riesgos posibles que pueden

afectar a la

entidad se le comunican a todo el

personal? 1 20% 20%

¿Cuenta el área con planes de

acción ante posibles situaciones

relevantes de cambio? 0 20% 0%

No existen

escritos

TOTAL 3 100% 60%

Nivel de Riesgo 40%

El área contable no se evalúa si los cambios de gestión, tecnológicos, pueden

afectar a la información financiera del Seminario.

El departamento no dispone de un plan de acción ante posibles situaciones

relevantes de cambio.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 60%

Riesgo= 0,40

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

2. EVALUACIÓN DE RIESGOS

Principio 6: Se detallan objetivos claros para identificar y evaluar riesgos para el logro de

los objetivos.

¿El área académica tiene objetivos

específicos escritos de operación y

cumplimiento? 0 15% 0%

¿Los objetivos generales planteados

permiten cumplir con la misión

institucional? 1 15% 15%

¿Se realizan reuniones periódicas con

la dirección para tratar temas

relacionados con la parte académica? 1 14% 14% Semanalmente

¿Mantiene reuniones periódicas con el

cuerpo docente para tratar temas

académicos? 0 14% 0%

Se lo realiza dos veces en el semestre.

¿Mantiene reuniones con sus

colaboradores para tratar temas que

afecten el área? 1 14% 14% Mensualmente

¿Se ha difundido en todos los niveles

organizacionales el concepto de riesgo,

su clasificación y consecuencias para

la entidad? 0 14% 0%

7 ¿Se evalúa si los objetivos planteados

se cumplen en su totalidad? 0 14% 0%

TOTAL 3 100% 43%

Nivel de Riesgo 57%

da como resultado un Nivel de Confianza Bajo y su Riesgo es Alto, esto se debe a:

En el área contable no se evalúa si los cambios de gestión, tecnológicos, pueden

afectar a la información financiera del Seminario.

No se mantienen reuniones con los docentes para tratar temas académicos, dos

veces en el semestre.

No se ha difundido en todos los niveles organizacionales el concepto de riesgo,

su clasificación y consecuencias para la entidad.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 43%

Riesgo= 0,57

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

1 ¿El desempeño de sus funciones son

evaluadas periódicamente? 1 14% 14%

2 ¿Recibe informes de las actividades

del docente? 1 14% 14%

3 ¿Existe algún medio donde el

estudiante haga llegar sus inquietudes

y sugerencia? 0 13% 0%

Existía antes buzón de sugerencia

4 ¿Se considera actualizaciones

académicas? 1 15% 15%

5 ¿Se analiza la competencia para

mejorar los servicios académicos? 1 15% 15%

¿Realiza un seguimiento a los

estudiantes que no están conformes

con la satisfacción del servicio que

presta el Seminario? 0 14% 0%

7 ¿Toma las acciones inmediatas ante

cualquier problema académico? 1 15% 15%

TOTAL 5 100% 73%

Nivel de Riesgo 27%

No recibe informes sobre las actividades de los docentes.

No existe algún medio donde el estudiante haga llegar sus inquietudes y

sugerencia.

No se realiza un seguimiento a los estudiantes que no están conformes con la

satisfacción del servicio que presta el Seminario.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 73%

Riesgo= 0,27

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

Calificación

2. EVALUACIÓN DE RIESGOS

1 ¿El sistema que manejan es protegido

con claves de acceso para que solo el

encargado lo pueda manipular? 1 20% 20%

2 ¿Realiza un seguimiento de las

actividades de los docentes? 1 20% 20%

3 ¿Existen medidas de control ante la

presencia de errores en los docentes? 0 20% 0%

4 ¿Existen controles en el paso de

notas de los estudiantes? 1 20% 20%

El profesor es

responsable de

dar notas a

secretarias.

¿Existen procedimientos para

identificar actos de corrupción dentro

de la institución? 0 20% 0%

TOTAL 3 100% 60%

Nivel de Riesgo 40%

No existen medidas de control ante la presencia de errores en los docentes.

No existen procedimientos para identificar actos de corrupción dentro de la

institución.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 60%

Riesgo= 0,40

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

¿Ante cambios de docentes y

metodologías, es comunicado

inmediatamente? 1 22% 22%

¿Se evalúa si los cambios de los

docentes producen impactos

relevantes en la educación estudiantil? 0 20% 0%

¿Al existir cambios tecnológicos se

preocupan porque tanto el personal,

docentes y estudiantes se adapten a

ellos? 1 18% 18%

¿Se evalúa junto con la dirección si

los procedimientos actuales necesitan

cambios para permitir el logro de

objetivos? 0 18% 0%

Solo lo realiza el

¿Se evalúan si los cambios e

implementación en el sistema

académico aportan significativamente

al desarrollo de la institución? 1 22% 22%

TOTAL 3 100% 62%

Nivel de Riesgo 38%

No se realiza una evaluación donde se compruebe si los cambios de los docentes

producen impactos relevantes en la educación estudiantil.

No se realiza una evaluación con la dirección para comprobar si los

procedimientos actuales necesitan cambios que permitan el logro de objetivos.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 62%

Riesgo= 0,38

Ponderado

4.1.2.5. Evaluación de Principio de Evaluación de Riesgo

La evaluación realizada al Componente Evaluación de Riesgo a los departamentos del

ÁREAS Nivel de Confianza Nivel de Riesgo

% Nivel

Rectorado

Principio 6: Se detallan objetivos claros para identificar y

evaluar riesgos para el logro de los objetivos. 51% Moderado Medio

Principio 7: Identificación y análisis de riesgos 61% Moderado Medio

Principio 8: Considerar la posibilidad del fraude 72% Moderado Medio

Principio 9: Identificar y evaluar cambios que podrían afectar

significativamente el sistema de control interno. 74% Moderado Medio

evaluar riesgos para el logro de los objetivos. 50% Moderado Medio

Principio 7: Identificación y análisis de riesgos 42% Bajo Alto

significativamente el sistema de control interno. 40% Bajo Alto

Depto. Contable

evaluar riesgos para el logro de los objetivos. 40% Bajo Alto

Principio 7: Identificación y análisis de riesgos 40% Bajo Alto

Depto. Académico

evaluar riesgos para el logro de los objetivos. 43% Bajo Alto

Principio 7: Identificación y análisis de riesgos 73% Moderado Medio

En la evaluación del Componente Evaluación de Riesgo, realizada al departamento de

de confianza Bajo de 40% y un nivel de riesgo Alto del 60%; departamento Académico

un nivel de confianza Bajo de 43% y un nivel de riesgo Alto del 57%; esto se debe a las

siguientes observaciones:

El área de Rectorado, administrativa, contable, académica no tienen establecidos

objetivos que como departamento deben cumplir para el logro de sus

actividades.

No tienen conocimiento de la definición de riesgos, su clasificación y la

importancia de controlar estos para que no afecten a la continuidad de las

Como no tienen establecidos objetivos departamentales no se realiza

evaluaciones si estos se cumplen en su totalidad.

Bajo de 42% y un nivel de riesgo Alto de 58%; departamento Contable un nivel de

confianza Bajo de 40% y un nivel de riesgo Alto del 60%; departamento Académico un

nivel de confianza Moderado de 73% y un nivel de riesgo Medio del 27% esto se debe a

las siguientes observaciones:

No disponen de un plan de contingencia ante la ocurrencia de situaciones que

podrían afectar las actividades del Seminario.

No se tienen conocimiento sobre como clasificar a los riesgos según su

importancia.

No existe algún medio donde el estudiante haga llegar sus inquietudes y

sugerencia.

No se realiza un seguimiento a los estudiantes que no están conformes con la

satisfacción del servicio que presta el Seminario.

de confianza Moderado de 56% y un nivel de riesgo Medio de 44%; departamento

Académico un nivel de confianza Moderado de 60% y un nivel de riesgo Medio del

40% esto se debe a las siguientes observaciones:

El seminario no dispone de procedimientos escritos en caso de corrupción dentro

de la institución, ya sea por el personal administrativo, docentes y estudiantes.

No se definen que acciones o parámetros tomar ante la presentación de informes

fraudulentos, porque no se han presentado estas situaciones.

El Administrador no recibe informes de los demás departamentos sobre las

actividades que realizan a la semana de sus labores, se presentan mensualmente,

por lo que no puede tomar decisiones inmediatamente anta la presencia de algún

problema.

El área contable no se realiza un reporte de los ingresos que recibe al día por

concepto de matrícula, diezmos entre otros realizan a la semana de sus labores.

El contador realiza el cobro de las matrículas y a la vez realiza los registros

contables en el sistema.

nivel de riesgo Medio del 26% departamento Administrativo un nivel de confianza

Bajo de 40% y un nivel de riesgo Alto del 60% departamento Contable un nivel de

confianza Moderado de 60 % y un nivel de riesgo Medio de 40%; departamento

38% esto se debe a las siguientes observaciones:

El Área Rectorado no realiza un análisis de situaciones externas relacionadas

con la educación, que podrían afectar al Seminario entre ellas pueden ser la

competencia.

No se elaboran estrategias que pueden ayudar a sobrellevar los cambios que se

presenten sin que estos afecten la continuidad de las actividades del Seminario.

No existen mecanismos para evaluar el impacto que produciría la

implementación de nuevos sistemas de control.

No cuentan con un mapa de riesgos el departamento el cual ayudará a evaluarlos

y actuar para prevenirlos.

No se realiza una evaluación donde se compruebe si los cambios de los docentes

producen impactos relevantes en la educación estudiantil.

No se realiza una evaluación a la dirección para comprobar si los procedimientos

actuales necesitan cambios que permitan el logro de objetivos.

4.1.3. Cuestionario Actividades de Control

MODELO COSO III

PERÍODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Ponderación

Observaciones

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

Principio 10: Selección y desarrollo de actividades de control que contribuyan a mitigar los riesgos

¿Las autorizaciones y transacciones

son respaldadas a través de

documentos que legalicen su

ejecución? 1 10% 10%

¿Los sistemas de información son

manejados únicamente por las

personas autorizadas? 1 12% 12%

¿Existe segregación de funciones del

personal acorde al cargo que

desempeña? 1 10% 10%

4 ¿Se llevan planificaciones periódicas

sobre las actividades a realizar? 1 12% 12%

¿Se actúa de inmediato ante algún

problema con el personal, alumnos y

profesores? 1 12% 12%

6 ¿Existe un presupuesto para las

actividades de cada departamento? 0 10% 0% Presupuestos

Generales

¿Existe un control en el cumplimiento

total de las políticas que dispone el

Seminario? 0 12% 0%

¿Existe control en el acceso de datos,

información, archivos y programas de

la institución? 1 12% 12%

¿Se utiliza indicadores de rendimiento

que evalúan el desempeño del

personal? 0 10% 0%

TOTAL 6 100% 68%

Nivel de Riesgo 32%

Rectorado da como resultado un Nivel de Confianza Moderado de 68% y su Riesgo

Medio de 32%, se debe a:

No se realiza un presupuesto por cada departamento.

No existe un control en el cumplimiento total de las políticas establecidas por el

Seminario.

No se usan indicadores de rendimiento que evalúen el desempeño del personal.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 68%

Riesgo= 0,32

Ponderado

MODELO COSO III

PERÍODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Ponderación

Observaciones

Principio 11: La organización selecciona y desarrolla actividades de control general sobre

la tecnología para apoyar el logro de los objetivos.

¿Los programas, sistemas,

aplicaciones informáticas son

los idóneos para el

Los sistemas de información

cuenta con medidas de

seguridad en las entradas,

procesos, almacenamiento y

las salidas de información? 1 18% 18%

¿Controla el buen uso de la

tecnología al logro de los

objetivos institucionales? 0 17% 0%

¿Se realiza mantenimiento

periódico a la infraestructura

tecnológica? 0 16% 0%

Cuando lo

requiera

5 ¿La tecnología del Seminario

es eficiente? 1 16% 16%

¿Existen procedimientos que

resguarden a la organización

ante un posible colapso de los

sistemas de información? 1 15% 0%

TOTAL 4 100% 67%

Nivel de Riesgo 33%

Rectorado da como resultado un Nivel de Confianza Moderado del 67%y su Riesgo es

Medio del 33%, esto se debe a:

No existe un control en el uso adecuado de tecnología por parte del personal en

su horario de trabajo.

No se realiza mantenimiento periódico a los equipos tecnológicos solo cuando se

lo requiera.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 67%

Riesgo= 0,33

Ponderado

MODELO COSO III

PERÍODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Ponderación

Observaciones

¿Existe procedimientos y

políticas para cada área del

Seminario para un buen

control de sus funciones? 0 18% 0%

Solo políticas

relacionadas

con el área

Académica

¿Se llevan planificaciones

periódicas sobre las

actividades a realizar? 1 18% 18%

3 ¿Existe una persona que

realice tareas de supervisión? 1 16% 16% Las realiza el

Administrador

¿Existen políticas escritas de

las atribuciones y

autorizaciones que realiza

como Rectora? 0 16% 0%

¿Existen políticas escritas del

uso de información y

responsables? 0 16% 0%

¿Existe procedimientos de

actividades de control que

aseguren la eficiencia y

efectividad de las

operaciones? 0 16% 0%

TOTAL 2 100% 34%

Nivel de Riesgo 66%

Rectorado da como resultado un Nivel de Confianza Bajo del 34% y su Riesgo es Alto

del 66%, se debe a:

Inexistencia de procedimientos y políticas para llevar a cabo el control de cada

área del Seminario.

No existe políticas que controlen las autorizaciones y atribuciones del

Rectorado.

No existen políticas escritas de uso de información y responsables.

No cuentan con procedimientos de actividades de control que aseguren la

eficiencia y efectividad de las operaciones del Rector.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 34%

Riesgo= 0,66

Ponderado

MODELO COSO III

PERÍODO 2016

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Ponderación

Observaciones

¿Las actividades

desarrolladas están

respaldadas con

documentos? 1 18% 18%

¿Realiza y ejecuta las

actividades con la

aprobación de la Rector? 1 16% 16%

¿Realiza controles físicos de

equipos, activos y compara

con los registros? 0 16% 0%

Lo realiza el

contador

¿Existe segregación de

responsabilidades en todas

las áreas del Seminario? 1 17% 17%

¿El Seminario cuenta con

indicadores de desempeño

por cada área? 0 18% 0%

¿Existe una persona

responsable en la custodia

de documentos importantes? 1 15% 15%

La Rector tiene

acceso a esos

documentos

TOTAL 4 100% 66%

Nivel de Riesgo 34%

Administrativo da como resultado un Nivel de Confianza Moderado 66% y su Riesgo

es Medio del 34%, se debe:

Falta de controles físicos de equipos, activos por parte del Administrador, la

tarea lo realiza el contador.

El Seminario no cuenta con indicadores de desempeño por cada área.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 66%

Riesgo= 34%

Ponderado

MODELO COSO III

PERÍODO 2016

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Ponderación

Observaciones

1 ¿El Seminario dispone de

tecnología de punta? 0 18% 0%

No tienen

plataforma

estudiantil

¿Existen controles de

seguridad en los programas,

archivos, aplicaciones

informáticas que usted

maneja? 1 18% 18%

¿Se realizan actualizaciones

y mantenimiento de manera

periódicas de la estructuras

tecnológicas? 0 16% 0%

Cuando se lo

requiera

¿Mantiene medidas de

respaldo de la información

que dispone de su área? 1 18% 18%

5 ¿El sistema informático es el

adecuado para el Seminario? 1 16% 16%

¿Controla si el personal hace

buen uso de la tecnología en

sus horas de trabajo? 1 14% 14%

TOTAL 4 100% 66%

Nivel de Riesgo 34%

Administrativo da como resultado un Nivel de Confianza Moderado del 66% y su

Riesgo es Medio del 34%, esto se debe a:

El seminario no cuenta con Tecnología de punta.

Se realizan actualizaciones y mantenimiento de las estructuras tecnológicas,

cuando se lo requiera.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 66%

Riesgo= 34%

Ponderado

MODELO COSO III

PERÍODO 2016

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Ponderación

Observaciones

Principio 12: La organización implementa las actividades de control a través de políticas

y procedimientos.

¿Toda la información

entregada por parte del

personal es verificada de

manera absoluta? 1 18% 18%

actividades de control que

aseguren la eficiencia y

efectividad de las

operaciones? 1 18% 18%

A través de

informes a la

Rectora

control a las tareas que

realiza el contador? 0 16% 0%

Cada trimestre

realiza el académico? 0 16% 0%

Cada trimestre

5 ¿Existe procedimientos de

realiza la Secretaria? 0 16% 0%

Cada trimestre

¿Existe políticas sobre las

actividades que realiza en su

área? 0 16% 0%

Solo en el área

Académica

TOTAL 2 100% 36%

Nivel de Riesgo 64%

Administrativo da como resultado un Nivel de Confianza Bajo del 36% y su Riesgo es

Alto del 64%, se debe a:

Falta de procedimientos de control a las tareas que realiza el contador,

académico, Secretaria.

No existe políticas sobre las actividades que realiza en su área.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 36%

Riesgo= 0,64

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Ponderación

Observaciones

Principio 10: Selección y desarrollo de actividades de control que contribuyan a mitigar los

riesgos a niveles aceptables.

1 ¿Los Estados financieros son

revisados mensualmente? 1 16% 16%

¿Realiza supervisiones físicas de

equipos y demás activos y los

compara con los registrados cada

término del semestre? 0 12% 0%

Se lo realiza

anualmente

¿Existe controles aplicados por

parte del departamento

administrativo? 1 12% 12%

¿Entrega alguna documentación

de respaldo en el cobro de

matrículas y pensiones? 1 12% 12%

¿Adjunta los documentos de

respaldos para las transacciones

que se realizan? 1 10% 10%

¿Se preparan y presentan las

declaraciones en los plazos

establecidos? 1 12% 12%

¿Las transacciones se registran

en el momento de su ocurrencia y

se procesan de manera inmediata? 1 10% 10%

¿La información contable es

evaluada por personas externas al

término de cada semestre para

verificar la veracidad de la

información? 0 16% 0%

TOTAL 6 100% 72%

Nivel de Riesgo 28%

como resultado un Nivel de Confianza Moderado del 72% y su Riesgo es Medio del

28%, se debe a:

La información contable no es evaluada al término de cada semestre por

personas externas, para verificar la veracidad de la información.

Las supervisiones físicas de equipos y demás activos se los compara con los

registrados cada año.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 72%

Riesgo= 0,28

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Ponderación

Observaciones

Principio 11: La organización selecciona y desarrolla actividades de control general sobre

la tecnología para apoyar el logro de los objetivos.

¿Existen controles de acceso

y de modificación de la

información del sistema

contable? 1 15% 15%

¿Se mantiene

confidencialidad en la

información financiera? 1 15% 15%

¿Se realizan actualizaciones

periódicas de los programas

que mantiene en su equipo? 0 14% 0%

¿Se realizan cambios o

mantenimiento del equipo de

cómputo? 1 13% 13%

¿Usted es el único que

maneja el acceso al sistema

contable? 0 13% 0%

El Administrador

también tiene

acceso

¿Mantiene un respaldo de la

información contable, ante

cualquier imprevisto? 1 14% 14%

¿El sistema contable cumple

las características necesarias

para las actividades que

realiza el Seminario? 0 16% 0%

TOTAL 4 100% 57%

Nivel de Riesgo 43%

como resultado un Nivel de Confianza Moderado del 57% y su Riesgo es Medio del

43%, se debe:

No se realizan actualizaciones periódicas de los programas que mantiene en su

equipo.

El contador no es el único que maneja el acceso al sistema contable, también lo

realiza el Administrador.

El sistema contable no permite modificaciones al Sistema escolástico.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 57%

Riesgo= 0,43

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Ponderación

Observaciones

Principio 12: La organización implementa las actividades de control a través de políticas

y procedimientos.

¿Existe políticas establecidas

para la evaluación de

procesos, procedimientos,

actividades y tareas que se

ejecutan dentro del área

contable? 0 16% 0%

¿Existe políticas del manejo

y registro de las

transacciones? 1 14% 14%

¿Existen políticas de control

y registro de los activos del

Seminario? 0 14% 0%

¿Existen políticas de registro

de las matrículas y

pensiones? 1 14% 14%

¿Existen procedimientos para

la revisión de la veracidad de

los estados financieros? 1 14% 14%

¿Se ha establecido políticas,

procedimientos de

responsabilidad y de

rendición de cuentas? 0 14% 0%

¿Las políticas y

procedimientos son

mejoradas según los

objetivos de la institución? 0 14% 0%

TOTAL 3 100% 42%

Nivel de Riesgo 58%

como resultado un Nivel de Confianza Bajo del 42% y su Riesgo Alto del 58%, se

debe a:

No existen políticas establecidas para la evaluación de procesos, procedimientos,

control y registro de los activos fijos, actividades y tareas que se ejecutan dentro

del área contable

No se han establecido políticas, procedimientos de responsabilidad y de

rendición de cuentas.

Las políticas y procedimientos no son modificadas según los objetivos de la

institución.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 42%

Riesgo= 0,58

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Ponderación

Observaciones

¿Se realiza pre-evaluaciones

a los docentes para saber si

están aptos para las

materias asignadas? 0 16% 0%

Se evalúa al

maestro en clases

¿Cualquier implementación

o cambio en el sistema

académico es revisado y

aprobado por el Rectorado? 1 14% 14%

¿Se evalúa la metodología

del docente para tomar las

correcciones necesarias? 0 14% 0%

Cada docente

prepara su clase

¿Se da un seguimiento a las

sugerencias dadas por

estudiantes? 1 14% 14%

¿Presenta periódicamente

un reporte de las

actividades desempeñadas? 1 14% 14%

¿Realiza supervisión de las

funciones realizadas de

Biblioteca, capellanía,

secretariado? 1 14% 14%

¿Implementa indicadores de

rendimiento en sus

actividades? 0 14% 0%

TOTAL 4 100% 56%

Nivel de Riesgo 44%

da como resultado un Nivel de Confianza Moderado del 56% y su Riesgo es Medio

del 44%, esto se debe a:

No se realizan pre-evaluaciones a los docentes para saber si están aptos para las

materias asignadas.

No se evalúa la metodología del docente para tomar las correcciones necesarias.

Falta de implementación de indicadores de rendimiento en sus actividades.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 56%

Riesgo= 0,44

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Ponderación

Observaciones

1 ¿La institución cuenta con

sistema académico? 1 16% 16%

¿El sistema informático

académico es el adecuado

para el Seminario? 1 16% 16%

¿El sistema informático

académico cuenta con las

medidas de seguridad? 1 17% 17%

¿La tecnología es suficiente

para el desarrollo de las

actividades académicas? 0 16% 0%

¿La infraestructura,

equipos, redes son

eficientes? 0 18% 0

dificultades con

la red de internet

¿Existe una página virtual

de la Institución que ayude

en el desarrollo académico

del estudiante? 0 17% 0

TOTAL 3 100% 49%

Nivel de Riesgo 51%

da como resultado un Nivel de Confianza Bajo del 49% y su Riesgo es Alto del 51%,

se debe:

La infraestructura, equipos, redes son ineficientes para el desarrollo de las

actividades académicas.

No existe una página virtual de la Institución que ayude en el desarrollo

académico del estudiante.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 49%

Riesgo= 0,51

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Ponderación

Observaciones

¿Existe políticas escritas

para llevar a cabo los

procesos, procedimientos,

actividades y tareas que

ejecuta el Departamento

Académico? 0 15% 0%

¿Existen políticas de las

actividades que deben

realizar los docentes?

1 15% 15%

Existen políticas

de calificaciones,

valoración,

cumplimiento de

programa y

código de ética

3 ¿Existe políticas para la

matrícula del estudiante? 1 13% 13%

¿Existen políticas en el uso

de biblioteca, laboratorio de

computación a los

¿Existen políticas de becas,

revalidaciones,

homologaciones? 1 13% 13%

¿Se actualizan las políticas

según las necesidades de la

Institución? 0 15% 0%

¿Se controla el

cumplimiento de las

políticas? 0 16% 0%

TOTAL 4 100% 54%

Nivel de Riesgo 46%

da como resultado un Nivel de Confianza Moderado del 54% y su Riesgo es Medio de

46%, esto se debe a:

No existe políticas establecidas para la evaluación de procesos, procedimientos,

actividades y tareas que se ejecutan dentro del departamento académico.

Las políticas no se actualizan según las necesidades de la Institución.

No existe un control en el cumplimiento de las políticas.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 54%

Riesgo= 0,46

Ponderado

4.1.3.4. Evaluación de Principios Actividades de Control

La evaluación realizada al Componente Actividades de Control a los departamentos del

% Nivel

Rectorado

Principio 10: Selección y desarrollo de actividades de

control que contribuyan a mitigar los riesgos a niveles

aceptables.

68% Moderado Medio

Principio 11: La organización selecciona y desarrolla

actividades de control general sobre la tecnología para

apoyar el logro de los objetivos.

67% Moderado Medio

Principio 12: La organización implementa las

actividades de control a través de políticas y

procedimientos.

34% Bajo Alto

Principio 10: Selección y desarrollo de actividades

de control que contribuyan a mitigar los riesgos a

niveles aceptables.

66% Moderado Medio

Principio 11: La organización selecciona y

desarrolla actividades de control general sobre la

tecnología para apoyar el logro de los objetivos.

66% Moderado Medio

procedimientos.

36% Bajo Alto

Depto. Contable

niveles aceptables.

72% Moderado Medio

57% Moderado Medio

procedimientos.

42% Bajo Alto

Depto. Académico

niveles aceptables.

56% Moderado Medio

49% Bajo Alto

procedimientos.

54% Moderado Medio

En la evaluación del Componente Actividades de Control, realizada al departamento de

nivel de riesgo Medio de 31%; departamento Administrativo un nivel de confianza de

Moderado 66% y un nivel de riesgo Medio de 34%; departamento Contable un nivel de

confianza Moderado de 72% y un nivel de riesgo Medio del 28%; departamento

44%; esto se debe a las siguientes observaciones:

No se realiza un presupuesto por cada departamento.

No existe un control en el cumplimiento total de las políticas establecidas por el

Seminario.

No se usan indicadores de rendimiento que evalúen el desempeño del personal.

Falta de controles físicos de equipos, activos y comparar con los registros

contables al terminar cada semestre.

La información contable no es evaluada por personas externas para verificar la

veracidad de la información al término de cada semestre.

No se realizan pre-evaluaciones a los docentes para saber si están aptos para las

materias asignadas.

No se evalúa la metodología del docente para tomar las correcciones necesarias.

de confianza Moderado de 57% y un nivel de riesgo Medio del 43%; departamento

Académico un nivel de confianza Bajo de 49% y un nivel de riesgo Alto del 51% esto

se debe a las siguientes observaciones:

No se realiza mantenimiento periódico a los equipos tecnológicos solo cuando se

lo requiera.

El seminario no cuenta con Tecnología de punta.

No se realizan actualizaciones y mantenimiento de manera periódicas de la

estructuras tecnológicas.

El contador no es el único que maneja el acceso al sistema contable, también lo

realiza el Administrador.

No existe una página virtual de la Institución que ayude en el desarrollo

académico del estudiante.

Rectorado se obtuvo en el Principio N°12 un nivel de confianza Bajo de 34% y un nivel

de riesgo Alto de 66%; departamento Administrativo un nivel de confianza Bajo de

36% y un nivel de riesgo Alto de 64%; departamento Contable un nivel de confianza

Bajo de 42% y un nivel de riesgo Alto de 58%; departamento Académico un nivel de

confianza Moderado de 54% y un nivel de riesgo Medio del 46% esto se debe a las

Inexistencia de procedimientos y políticas para llevar a cabo el control de las

áreas del Seminario.

No existe políticas que controlen las autorizaciones dadas por el Rector.

No existen políticas de uso de información y responsables.

No cuentan con procedimientos de actividades de control que aseguren la

eficiencia y efectividad de las operaciones de cada área del Seminario

Falta de procedimientos de control a las tareas que realiza el contador,

académico, Secretaria.

No existen políticas establecidas para la evaluación de procesos, procedimientos,

actividades y tareas que se ejecutan dentro del área contable y académica.

No se han establecido políticas, procedimientos de responsabilidad y de

rendición de cuentas.

Las políticas y procedimientos no son actualizadas según los objetivos de la

institución.

Las políticas no se actualizan según las necesidades de la Institución.

No existe un control en el cumplimiento de las políticas.

4.1.4. Cuestionario Sistema de Información y Comunicación

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

ENTREVISTADO: Norma Osejo Rectora

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Principio 13: Información de calidad para apoyar el funcionamiento del control interno.

¿El Seminario cuenta con programas,

procedimientos, manuales,

reglamentos distribuidos y a

conocimiento del todo el personal? 0 12% 0%

Reglamentos

otorgados por el

2 ¿Existe políticas escritas sobre la

confidencialidad de la información? 0 15% 0%

¿Se da al personal la información

oportuna que requieren para el logro

de sus actividades? 1 12% 12%

¿La información que recibe de las

áreas es comunicada con claridad y

efectividad? 1 13% 13%

¿Existen canales abiertos de

comunicación de abajo hacia arriba

en el Seminario? 1 12% 0%

¿Las sugerencias, quejas u otra

información son comunicadas a las

personas pertinentes dentro de la

entidad? 1 12% 12%

¿Existe un alto grado de cooperación

e interacción entre el personal para

obtener la información requerida? 1 12% 12%

¿La información no satisfactoria es

comunicada de forma inmediata para

la toma de decisiones? 1 12% 12%

TOTAL 6 100% 73%

Nivel de Riesgo 27%

Medio de 27%, se debe a:

El Seminario no cuenta con programas, procedimientos, manuales propios,

cuenta con reglamentos otorgado por el DETAD y no está a conocimiento de

todo el personal.

No Existe políticas de confidencialidad de la información.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 73%

Riesgo= 0,27

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

interno.

1 ¿La comunicación interna de la

institución es la eficiente? 1 22% 22%

¿Realiza reuniones mensuales

con los responsables de cada

área a fin de involucrarlos en

las novedades que surgen, y

solucionarlos? 1 20% 20%

¿Comunica la importancia y

beneficios de tener un control

interno efectivo? 0 22% 0% No se ha

implementado

¿Se mantiene comunicaciones

con el personal para hacer

énfasis en sus roles y

responsabilidades? 0 18% 0%

No es necesario,

cada quien sabe

responsabilidades

¿Realiza reuniones con las

autoridades de la CEADE para

comunicar las actividades que

se han realizado en el

TOTAL 3 100% 60%

Nivel de Riesgo 40%

Medio de 40%, esto se debe a:

No se comunica la importancia y beneficios de tener un control interno efectivo.

No existe comunicación entre el Rector y el personal para hacer énfasis en sus

roles y responsabilidades.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 60%

Riesgo= 0,40

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Principio 15: Se comunica externamente los asuntos que afectan el funcionamiento de los

controles internos.

¿Investiga y toma decisiones

ante las quejas presentadas por

los estudiantes? 1 20% 20%

¿Está al tanto de la información

proporcionada por entidades de

gobierno que represente algún

impacto al funcionamiento del

Seminario? 0 22% 0%

Cada área se

encarga se hace

responsable de

información

¿Recibe oportunamente el

resultado de las evaluaciones

realizadas por la Auditoría? 1 20% 20%

¿Se comunica al personal

Administrativo y Financiero el

resultado de la Auditoria? 1 18% 18% Se comunica al

directorio

5 ¿Existe un seguimiento a las

deficiencias encontradas? 1 20% 20%

TOTAL 3 100% 78%

Nivel de Riesgo 22%

Rectorado da como resultado un Nivel de Confianza Alto del 78%y su Riesgo es Bajo

de 22%, esto se debe a:

El Rector no está al tanto de la información proporcionada por entidades de

gobierno que represente algún impacto al funcionamiento del Seminario, cada

área es la encargada de informarse.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 78%

Riesgo= 0,22

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Principio 13: Información de calidad para apoyar el funcionamiento del control

interno.

¿Existe una comunicación

adecuada (fluida, suficiente y

oportuna) con las áreas y

unidades relacionadas de la

entidad? 0 22% 0%

Hay ocasiones

que no es a

tiempo

¿El sistema de información

utilizado proporciona

información confiable? 1 17% 17%

¿Existe información suficiente

y confiable para realizar la

planificación de su área? 1 16% 16%

¿Cada área opera

coordinadamente con otras

áreas de la organización? 0 15% 0%

Hay ocasiones

que existe

retrasos en la

información

¿La información de los

resultados alcanzados se

compara con los objetivos y

metas programados? 1 15% 15%

¿Usted analiza, verifica y

evalúa la información

recibida de las diferentes áreas

para posteriormente

informarle a la Rectora? 1 15% 15%

TOTAL 4 100% 63%

Nivel de Riesgo 37%

Administrativo da como resultado un Nivel de Confianza Moderado del 63%y su

Riesgo es Medio de 37%, esto se debe a:

La comunicación en ocasiones no es a tiempo con las áreas y unidades de la

entidad.

Cada área opera coordinadamente con otras áreas de la organización, pero hay

ocasiones que hay retraso en la información.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 63%

Riesgo= 37%

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

interno.

¿Se comunica la importancia

y beneficios de tener un

control interno? 0 28% 0% No se ha

implementado

¿Se establecen

procedimientos que faciliten

una comunicación interna

efectiva? 1 25% 25%

¿Existe canales de

comunicación adecuados para

reportar quejas, sugerencias y

demás información dentro del

departamento? 1 25% 25%

¿Existe reuniones mensuales

con todas las áreas para

evaluar su desempeño y

solución de problemas? 1 22% 22%

TOTAL 3 100% 72%

Nivel de Riesgo 28%

Existe poca información sobre la importancia y beneficios de tener un control

interno.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 72%

Riesgo= 28%

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

Principio 15: Se comunica externamente los asuntos que afectan el funcionamiento de los

controles internos.

¿La información proporcionada

de los estudiantes se involucra en

el seguimiento de dichos

problemas? 0 26% 0%

Lo realiza el

Académico, no

hay informes.

¿Considera información

proporcionada por agentes

externos que podrían afectar el

desempeño de la institución? 1 25% 25%

¿Considera información

proporcionada por la

competencia para mejorar el

servicio de la institución? 0 22% 0%

¿Se soluciona en su totalidad

deficiencias presentadas dentro

del departamento? 1 27% 27%

TOTAL 2 100% 52%

Nivel de Riesgo 48%

Riesgo=

Riesgo= 100% - 52%

Riesgo= 0,48

Ponderado

Administrativo da como resultado un Nivel de Confianza Moderado de 52%y su

La información proporcionada de los estudiantes da seguimiento el académico,

no se involucra directamente el Administrador.

Considera información proporcionada por la competencia para mejorar el

servicio de la institución

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

interno.

¿Se produce información

económica oportuna,

actualizada, precisa,

completa, accesible y

verificable? 1 13% 13%

¿Se informa las posibles

irregularidades significativas

de manera oportuna a la

dirección? 1 13% 13%

Administrador

y Rectora.

¿El sistema contable cuenta

con las licencias y permisos

necesarios para su ejecución? 1 14% 14%

¿Existe protección adecuada

de los archivos físicos de la

documentación procesada? 0 14% 0%

¿Se informa los resultados de

las Auditorias para las

correcciones necesarias? 1 15% 15%

¿En las auditorias anteriores

se han establecidos medidas

de control interno a las

cuentas contables? 0 16% 0%

¿La información que requiere

de otras áreas es

proporcionada a tiempo? 1 15% 15% TOTAL 5 100% 70%

Nivel de Riesgo 30%

como resultado un Nivel de Confianza Moderado del 70% y su Riesgo es Medio de

30%, se debe a:

En las auditorias anteriores no se han establecidos medidas de control interno a

las cuentas contables.

Falta de protección de los archivos físicos contables.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 70%

Riesgo= 0,30

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

interno.

¿Existen canales de

comunicación interna que

faciliten el informe de fallas

que se producen cuando se

realiza un mal movimiento o

registro de operaciones? 1 18% 18%

2 ¿La comunicación interna de

la institución es eficiente? 1 16% 16%

¿Realiza reuniones mensuales

con las autoridades para tratar

novedades del área contable

que surgen, y solucionarlos? 1 18% 18%

¿Se comunica la importancia

y beneficios de tener un

control interno efectivo? 0 18% 0%

¿Se mantiene comunicaciones

con el departamento contable

para hacer énfasis en sus roles

y responsabilidades? 1 16% 16%

¿Se da a conocer el grado de

cumplimiento de los objetivos

del área contable? 0 14% 0%

TOTAL 4 100% 68%

Nivel de Riesgo 32%

como resultado un Nivel de Confianza Moderado del 68%y su Riesgo es Medio de

32%, se debe a:

No se existe conocimiento de la importancia y beneficios de tener un control

interno efectivo.

No se da a conocer el grado de cumplimiento de los objetivos d control interno

dentro del área contable.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 68%

Riesgo= 0,32

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

¿Las notificaciones del SRI

son resueltas

inmediatamente? 1 20% 20% Siempre están

al día

¿Las informaciones

recibidas externamente por

entidades de gobierno son

cumplidas cuando lo

requieran? 1 18% 18%

¿Existe comunicación

constante con el

Administrador y Rectora

sobre asuntos externos que

pueden afectar su área? 1 17% 17%

¿Se ha aplicado control

interno a la información

contable? 0 26% 0%

¿Las novedades presentadas

por Institución Bancaria son

comunicadas oportunamente

para la toma de decisiones? 1 19% 19%

TOTAL 4 100% 74%

Nivel de Riesgo 26%

26%, se debe a:

No se ha aplicado control interno en la información contable del Seminario.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 74%

Riesgo= 0,26

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

interno.

1 ¿La información de los

estudiantes está actualizada? 0 15% 0%

¿La información

proporcionada a los docentes

es oportuna para que cumplan

diligentemente sus funciones? 1 16% 14%

¿Existe un seguimiento de los

estudiantes para conocer su

nivel de satisfacción del

servicio recibido? 1 15% 13%

¿La comunicación con las

otras áreas de la institución es

eficiente? 1 18% 14%

¿Existe canales o medios de

comunicación para que los

estudiantes comuniquen sus

inquietudes? 1 18% 18%

¿La información de los

resultados alcanzados

comparados con los objetivos y

metas programados, realiza usted

un informe? 0 18% 0%

TOTAL 4 100% 67%

Nivel de Riesgo 33%

da como resultado un Nivel de Confianza Moderado del 67%y su Riesgo es Medio de

33%, se debe a:

La información de los estudiantes no se encuentra actualizada.

Existe canales o medios de comunicación para que los estudiantes comuniquen

sus inquietudes.

El académico no realiza un informe donde compara si el resultado de los

objetivos alcanzados se cumplieron con los programados.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 67%

Riesgo= 0,33

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

interno.

¿Mantiene reuniones

constantes con el Rectorado

para informar sobre sus

actividades desarrolladas? 1 18% 18%

¿Existe una comunicación

efectiva con los docentes y

¿Cuándo requiere de

información de otras áreas es

proporcionada a tiempo? 1 18% 18%

¿La dirección hace énfasis en

la importancia y beneficios de

tener un control interno

efectivo dentro de su área? 0 26% 0% No se ha

implementado

¿Se corrigen oportunamente

situaciones presentadas

dentro de su área? 1 18% 18%

TOTAL 4 100% 74%

Nivel de Riesgo 26%

26%, se debe a:

No existe conocimiento de la aplicación de control interno en el área académica.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 74%

Riesgo= 0,26

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10}/2016

Preguntas

Calificación

¿Se toma en cuenta la

información obtenida

externamente como el grado

de satisfacción de los

estudiantes para la mejora

académica? 1 20% 20%

¿Investiga sobre nuevas

metodologías de estudio para

aplicarlos en los programas

académicos? 1 20% 20%

¿Se actualiza en temas

académicos para la mejora

del servicio educativo? 1 18% 18%

¿Se evalúa las ofertas de otras

instituciones para

reestructuración académica

del seminario? 0 26% 0%

¿Se considera la información

proporcionada las entidades

de Gobierno referente al

sistema académico superior

del País y adaptarlo a las

necesidades del Seminario? 1 16% 16%

TOTAL 4 100% 74%

Nivel de Riesgo 26%

26%, se debe a:

No se consideran la información de ofertas de otras instituciones para

reestructuración académica del Seminario.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 74%

Riesgo= 0,26

Ponderado

4.1.4.5. Evaluación de Principios Sistema de Información y Comunicación

% Nivel

Rectorado

Principio 13: Información de calidad para apoyar el

funcionamiento del control interno. 73% Moderado Medio

Principio 14: Comunicar internamente los objetivos y

las responsabilidades de control interno. 60% Moderado Medio

Principio 15: Se comunica externamente los asuntos

que afectan el funcionamiento de los controles

internos.

78% Alto Bajo

internos.

52% Moderado Medio

Depto. Contable

internos.

74% Moderado Medio

Depto. Académico

internos.

74% Moderado Medio

En la evaluación del Componente Información y Comunicación, realizada al

departamento de Rectorado se obtuvo en el Principio N°13 un nivel de confianza

Moderado de 73% y un nivel de riesgo Medio de 27%; departamento Administrativo un

nivel de confianza Moderado de 63% y un nivel de riesgo Medio de 37%; departamento

Contable un nivel de confianza Moderado de 70% y un nivel de riesgo Medio del 30%;

Medio del 33%; esto se debe a las siguientes observaciones:

El Seminario no cuenta con programas, procedimientos, manuales propios,

cuenta con reglamentos otorgado por el DETAD y no está a conocimiento de

todo el personal.

No Existe políticas de confidencialidad de la información.

En las auditorias anteriores no se han establecidos medidas de control interno a

las cuentas contables.

departamento de Rectorado se obtuvo en el Principio N°14 un nivel de confianza

Moderado de 60% y un nivel de riesgo Medio de 40%; departamento Administrativo un

nivel de confianza Moderado de 72% y un nivel de riesgo Medio de 28%; departamento

Contable un nivel de confianza Moderado de 68% y un nivel de riesgo Medio del 32%;

No se comunica la importancia y beneficios de tener un control interno efectivo.

No se considera necesario comunicar al personal para hacer énfasis en sus roles

y responsabilidades, cada quien ejerce su cargo.

No se da a conocer el grado de cumplimiento de los objetivos d control interno

dentro de las áreas del Seminario.

departamento de Rectorado se obtuvo en el Principio N°15 un nivel de confianza Alto

de 78% y un nivel de riesgo Bajo del 22%; departamento Administrativo un nivel de

confianza Moderado del 52% y un nivel de riesgo Medio del 48%; departamento

Contable un nivel de confianza Moderado de 74 % y un nivel de riesgo Medio de 26%;

El Rector no está al tanto de la información proporcionada por entidades de

gobierno que represente algún impacto al funcionamiento del Seminario, cada

área es la encargada de informarse.

La información proporcionada de los estudiantes da seguimiento el académico,

no se involucra directamente el Administrador.

No se considera información de la competencia para mejorar el servicio de la

institución.

4.1.5. Cuestionario Supervisión del Sistema de Control- Monitoreo

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

5. SUPERVISIÓN

1 ¿Realiza monitoreo a todas las

áreas de la institución? 0 22% 0% Lo realiza el

Administrador

2 ¿Está usted bajo la supervisión

de otra autoridad? 1 16% 16% Las autoridades del

Distrito

3 ¿Se exige el cumplimiento de

los niveles de autoridad? 1 16% 16%

¿Se involucra en las actividades

administrativas, contables y

académicas? 0 16% 0%

Cada quien realiza

sus actividades y

presentan sus

informes.

¿Cumple en su totalidad las

funciones establecidas como

Rectora? 1 15% 15%

¿Entrega informes sobre el

cumplimiento de actividades

departamentales al Distrito? 1 15% 15%

TOTAL 4 100% 62%

Nivel de Riesgo 38%

El Rector no realiza supervisión de las actividades de los departamentos del

Seminario, el encargado es el Administrador.

No se involucra en las actividades de cada área, cada encargado le presentan sus

informes de las actividades realizadas.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 62%

Riesgo= 0,38

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA DE RECTORADO

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

5. SUPERVISIÓN

Principio 17: Se evalúa y comunica las deficiencias del control interno a los responsables

de tomar acciones correctivas

¿Comunica las deficiencias

encontradas al responsable a fin de

que tome acciones correctivas? 1 25% 20%

¿Se evalúa los resultados de la

supervisión de manera cualitativa y

cuantitativa de cada proceso de la

organización? 0 25% 0%

¿Usted realiza seguimiento para

mejorar de las deficiencias

encontradas? 1 25% 20% Junto con el

Administrador

4 ¿Las deficiencias son eliminadas en su

totalidad? 1 25% 20%

TOTAL 3 100% 75%

Nivel de Riesgo 25%

No se evalúa los resultados de la supervisión de manera cualitativa y

cuantitativa de cada proceso de la organización.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 75%

Riesgo= 0,25

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

5. SUPERVISIÓN

¿Se realizan monitoreo por la

Rectora a las actividades que

usted realiza? 1 16% 16%

¿Supervisa las actividades

regulares del personal a su

cargo? 1 16% 16%

3 ¿Las evaluaciones las realiza

sin previo aviso? 1 13% 13%

¿Elabora informe de

cumplimientos de los avances

de la planificación? 1 14% 14%

¿Se involucra en las

actividades, tareas del área

contable y académica? 0 14% 0%

Cada quien

cumple con sus

responsabilidades

¿Se realizan evaluaciones a las

actividades de los procesos más

importantes que se realizan en

el departamento contable? 1 13% 13%

¿Se realizan evaluaciones

mensualmente para encontrar

deficiencias en la organización? 0 14% 0% Se lo realiza

trimestralmente

TOTAL 5 100% 72%

Nivel de Riesgo 28%

Administrativa da como resultado un Nivel de Confianza Moderado del 72%y su

No se involucra en las actividades, tareas del área contable y académica.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 72%

Riesgo= 0,28

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

¿Se investigan las causas que

provocan las deficiencias dentro

de la Institución? 1 19% 19%

¿Se investiga y se corrige las

deficiencias encontradas en el

departamento? 1 19% 19%

Se realizan las

correcciones según

criterios

¿Se involucra en corregir las

deficiencias encontradas en otros

departamentos? 1 16% 16%

4 ¿Se realizan pruebas documentadas

de las deficiencias encontradas

como una herramienta de control? 0 16% 0% No se ha

implementado

¿Se estructura los controles una

vez que se han detectado su

ineficiencia? 0 14% 0% Se actúa según la

situación

6 ¿Las deficiencias encontradas se

resuelven en su totalidad? 1 16% 16%

TOTAL 4 100% 70%

Nivel de Riesgo 30%

No se realizan pruebas documentadas de las deficiencias encontradas como una

herramienta de control dentro del Seminario.

Los controles no son reestructurados una vez que se han detectado su

ineficiencia.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 70%

Riesgo= 0,30

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

5. SUPERVISIÓN

¿Se realizan monitoreo por la

Rector y departamento

Administrativo? 1 18% 18% Por el

Administrador

2 ¿La supervisión se la realiza sin

previo aviso? 1 14% 14%

¿Existen procedimientos

escritos para la revisión de caja

chica, pago y entrega de

cheques, compras, gastos,

cobros y pago de docentes y

personal administrativo? 0 18% 0% Existen políticas de

pagos en general

4 ¿Los Estados financieros son

auditados? 1 18% 18%

¿Se presentan informes

mensuales sobre la Situación

Financiera del Seminario? 1 18% 18%

¿Existe evaluaciones sobre los

riesgos significativos que

podrían presentarse en el área

contable? 0 14% 0%

TOTAL 4 100% 68%

Nivel de Riesgo 32%

32%, se debe a:

No cuentan con procedimientos escritos para la revisión de caja chica, pago y

entrega de cheques, compras, gastos, cobros y pago de docentes y personal

administrativo, existen políticas de pagos en general.

No se realizan evaluaciones sobre los riesgos significativos del área contable

Riesgo=

Riesgo= 100% - 68%

Riesgo= 0,32

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA FINANCIERA

FECHA: 01/10/2016

Nº Preguntas

Calificación

5. SUPERVISIÓN

Principio 17: Se evalúa y comunica las deficiencias del control interno a los

responsables de tomar acciones correctivas

¿Después de ser supervisado se

le comunica las deficiencias

encontradas? 1 25% 25%

¿Se informa los procedimientos

por escrito para la corrección

de las deficiencias encontradas

en la información financiera? 0 25% 0%

Se actúa de

manera verbal, a

base de criterios.

¿Existe la colaboración de las

autoridades para las

correcciones de las

deficiencias? 1 25% 25%

4 ¿Las deficiencias encontradas

se resuelven en su totalidad? 0 25% 0% No en su totalidad

TOTAL 2 100% 50%

Nivel de Riesgo 50%

como resultado un Nivel de Confianza Bajo del 50%y su Riesgo es Alto de 50%, se

debe a:

No se informa los procedimientos por escrito para la corrección de las

deficiencias encontradas en la información financiera.

Las deficiencias encontradas en el departamento no se resuelven en su totalidad.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 72%

Riesgo= 0,50

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

5. SUPERVISIÓN

¿Se realizan monitoreo del

desempeño de sus actividades

por parte de la Rector o del

departamento Administrativo? 1 14% 14%

¿Realiza monitoreo constantes a

las actividades que desarrollan

los docentes con los

estudiantes? 0 14% 0% Se las realiza pero

no frecuentemente

3 ¿Se cumple en su totalidad el

programa académico? 1 14% 14%

4 ¿Supervisa si los sílabos son

aplicados por los docentes? 0 12% 0%

¿Controla si los estudiantes

cumplen con todos los requisitos

para matricularse? 1 12% 12%

¿Supervisa periódicamente las

actividades desempeñadas por la

capellanía, bibliotecario? 0 12% 0% No con frecuencia

¿Existe control en el acceso a

los libros, archivos y

documentos académicos están

siendo cumplidas? 1 10% 10%

Existe un registro

de ingresos de los

estudiantes

¿Se supervisa si el registro de

notas, datos y demás

información de los estudiantes

es veraz? 1 12% 12%

TOTAL 5 100% 62%

Nivel de Riesgo 38%

38%, se debe a:

No se realiza supervisión constante a las actividades que desarrollan los

docentes con los estudiantes.

No se supervisa si los sílabos son aplicados por los docentes.

No se supervisa con frecuencia las actividades desempeñadas por la capellanía,

bibliotecario

Riesgo=

Riesgo= 100% - 62%

Riesgo= 0,38

Ponderado

MODELO COSO III

PERIODO 2016

ÁREA ACADÉMICA

FECHA: 01/10/2016

Preguntas

Calificación

5. SUPERVISIÓN

¿Después de la supervisión

realizada comunica las

deficiencias encontradas

para sus correcciones? 1 20% 20%

¿Se realiza un seguimiento

para tomar acciones

correctivas a las deficiencias

encontradas? 1 20% 20%

¿Reúne a los involucrados

para que aporten a la

solución de problemas? 0 20% 0%

Las asume el

Académico y

Rectora

¿Las correcciones son

evaluadas por la Rector

antes de ser aplicadas? 1 20% 20%

Se procede a

realizarse bajo el

criterio del

Académico

¿Se controla si son resueltas

en su totalidad las

deficiencias encontradas? 0 20% 0% En un 60% son

resueltas

TOTAL 3 100% 60%

Nivel de Riesgo 40%

40%, se debe a:

Cuando existen problemas en el área no se reúne a los involucrados para que

aporten a la solución de problemas, asume la responsabilidad el Académico y

Rectora

Las ineficiencias encontradas no son resueltas en su totalidad.

Riesgo=

Riesgo= 100% - 60%

Riesgo= 0,40

Ponderado

4.1.5.5. Evaluación de Principios de Supervisión del Sistema de Control-

Monitoreo

% Nivel

Rectorado

Principio 16: Llevar evaluaciones continuas

e independientes para determinar si los

componentes del control interno están

presentes y funcionando.

62% Moderado Medio

Principio 17: Se evalúa y comunica las

deficiencias del control interno a los

responsables de tomar acciones correctivas.

60% Moderado Medio

72% Moderado Medio

70% Moderado Medio

Depto. Contable

68% Moderado Medio

50% Bajo Alto

Depto. Académico

62% Moderado Medio

60% Moderado Medio

En la evaluación del Componente Supervisión, realizada al departamento de Rectorado

se obtuvo en el Principio N°16 un nivel de confianza Moderado de 62% y un nivel de

riesgo Medio de 38%; departamento Administrativo un nivel de confianza Moderado

de 72% y un nivel de riesgo Alto de 28%; departamento Contable un nivel de confianza

Moderado de 68% y un nivel de riesgo Medio del 32%; departamento Académico un

nivel de confianza Moderado de 62% y un nivel de riesgo Medio del 38%; esto se debe

a las siguientes observaciones:

El Rector no realiza supervisión de las actividades de los departamentos del

Seminario.

El Rector no se involucra en las actividades de cada área.

El académico no realiza supervisión constante a las actividades que desarrollan

los docentes con los estudiantes.

El Académico no supervisa si los sílabos son aplicados por los docentes, ni

supervisa con frecuencia las actividades desempeñadas por la capellanía,

bibliotecario.

En la evaluación del Componente Supervisión, realizada al departamento de Rectorado

se obtuvo en el Principio N°17 un nivel de confianza Moderado de 75% y un nivel de

riesgo Medio de 25%; departamento Administrativo un nivel de confianza Moderado

de 70% y un nivel de riesgo Alto de 30%; departamento Contable un nivel de confianza

Bajo de 50% y un nivel de riesgo Alto del 50%; departamento Académico un nivel de

confianza Moderado de 60% y un nivel de riesgo Medio del 40%; esto se debe a las

El departamento Contable no recibe los procedimientos por escrito para llevar a

cabo las correcciones de las deficiencias encontradas.

El área del Rector no evalúa los resultados de la supervisión de manera

cualitativa y cuantitativa de cada proceso de la organización.

El académico comunica de las deficiencias encontradas no se resuelven en su

totalidad.

4.2. Análisis Componentes COSO III

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

MODELO COSO III

ANTECEDENTES

El Seminario Bíblico de las Asambleas de Dios de Quito SEBAD no cuenta con un Sistema de Control

Interno, mediante el análisis realizado se determinó las existencias de deficiencias las cuales se les

dará a conocer en el siguiente detalle.

OBJETIVOS

Con la Implementación del Sistema de Control Interno se pretende:

Dar solución a las deficiencias encontradas a través de la implementación de Manual de

Funciones y el Manual de Procedimientos para cada área de la Institución.

Controlar que el personal este realizando sus funciones designadas.

Lograr una mejor ejecución de las actividades del Seminario y llevar al éxito Institucional.

PROPUESTA

1. COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL

Transmitir al personal la importancia de un ambiente de trabajo ideal, armónico y de

interacción, donde se fomente la integridad y valores éticos.

Realizar reuniones mensuales de forma dinámica y activa del personal para que expresen sus

inquietudes, consultas, sugerencias, con la finalidad de motivar al personal y que mantengan

una interacción con las demás áreas de la Institución.

Establecer un manual de funciones que detallen de forma clara las funciones a desempeñar del

personal y ser conocidas por el personal.

Difundir los objetivos y su evaluación continua utilizando indicadores de gestión que permitan

la medición de los mismos, comparando los resultados obtenidos con los esperados.

Fomentar la capacitación continua en el Personal con temas relacionados a cada una de sus

áreas para generar mejores resultados, basados en una realidad más cercana.

2. COMPONENTE: EVALUACIÓN DE RIESGO

Identificar y analizar los riesgos más importantes que afecten el desempeño de las actividades

de la Institución, a través de reuniones con el personal y llegar a fondo del problema y su

inmediata corrección.

Tomar en consideración los cambios del País y acoplarlos al Seminario.

Permitir la participación del personal de la Institución a través de proyectos y grupos de

trabajo que incluyan metas medibles y tiempos específicos, que identifiquen los riesgos

potenciales tanto internos como externos para el cumplimiento de objetivos Institucionales.

3. COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL

Realizar acciones inmediatas en cada área para el control de posibles riesgos.

Elaborar informes con estrategias para el mejoramiento de las funciones del personal, de las

actividades pedagógicas y ayuden a la toma de decisiones oportunas, mediante nuevas

propuestas.

4. COMPONENTE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Fomentar una comunicación efectiva e información clara con todo el personal de tal forma

que exista transparencia en las actividades que se llevan a cabo.

Permitir sugerencias y propuestas por todo el personal, comunicación de dudas,

preocupaciones y demás aspectos a fin de prevenir futuros problemas.

5.COMPONENTE: SUPERVICIÓN

Mediante la continua supervisión y monitoreo se permite evaluar los resultados obtenidos y

compararlos con los esperados.

Establecer procedimientos a ejecutar ante la presencia de riesgos que afecten el desempeño del

Seminario.

4.3. Estructura de la Gestión del Sistema de Control Interno.

Los roles y responsabilidades referentes a la Aplicación del Control Interno se asignará

directamente al Administrador quien es el responsable de hacer cumplir todos los

procesos de la Institución.

4.3.1. Alcance.

El modelo del Sistema de Control Interno abarca el control de las políticas, procesos,

procedimientos y gestión en cada uno de los departamentos de la Institución SEBAD.

Este modelo será aplicado principalmente por el Administrador de la institución, quien

es el encargado de manejar y supervisar las actividades diarias y es quien necesitan

conocer la metodología propuesta con el fin de mejorar el desempeño en cada área,

además se necesita el apoyo de la Rectora y demás trabajadores para que se relacionen

con la gestión en la aplicación del Control Interno.

4.3.2. Estructuras de Responsabilidad

El esquema organizativo de la aplicación del Sistema de Control Interno se encuentra

segmentado en tres estructuras de responsabilidad: estratégica, táctica y operativa.

4.3.2.1. 4.3.2.1 Estructura Estratégica

Compuesta por el Administrador General de la Institución SEBAD.

Principales Responsabilidades.- La definición, aprobación y supervisión de

estrategias, políticas, procesos y procedimientos del Sistema de Control Interno, así

como asegurar la existencia de los recursos necesarios para su correcta ejecución.

4.3.2.2. Estructura Tácita

Compuesta por el Administrador General de la Institución SEBAD

Principales Responsabilidades.- Comunicar de forma clara las estrategias, las políticas

y la estructura del Sistema de Control Interno con el propósito de crear una cultura

organizacional dentro de la Institución que evite errores en la ejecución de

responsabilidades por cada área.

4.3.2.3. 4.3.2.3 Estructura Operativa

Compuesta por el personal de cada departamento. (Rectorado, Administrativo,

Financiero y Académico).

Principales Responsabilidades.- Poner en práctica las estrategias, políticas, procesos,

procedimientos y la estructura del Sistema de Control Interno.

4.3.3. Roles y Responsabilidades

4.3.3.1. Por Responsable

Roles y Responsabilidades Modelo de Gestión del Sistema de Control Interno

RESPONSABLES ROLES RESPONSABILIDADES

Administrador

Rommel Paredes

Supervisión

Informarse continuamente sobre la Aplicación del Control

Interno de la Institución, sus beneficios y su evolución en

el tiempo.

Evaluar la eficacia y efectividad del Sistema de Control

Interno se ejecutó por el área operativa.

Constatar que los encargados de la aplicación de

estrategias, políticas, procesos y procedimientos referentes

a los procesos de las Institución cumplan con su trabajo de

forma eficiente, y que de no hacerlo establezca medidas

correctivas.

Aprobación

Aprobar estrategias, políticas, procesos y procedimientos

referentes a los procesos de cada departamento.

Aprobar la estructura organizacional y funcional de la

Institución.

Ejecución

Servir de soporte para la ejecución del Sistema de Control

Interno

Realizar el Informe de Cumplimiento de cada principio

del Control Interno

Comunicación

Comunicar de forma clara y explícita las estrategias, las

políticas, procesos y procedimientos para su aplicación en

la Institución.

Informar al Rector sobre la evolución de la aplicación del

Sistema de Control Interno

4.4. Aplicación COSO III

El Modelo de Control Interno basado en el método COSO III propuesto es elaborado

con el propósito de brindar información, en forma clara, sencilla, sobre los

procedimientos y políticas de control que deben ser aplicados en los procesos de cada

área de la Institución.

La propuesta planteada en el Modelo están orientadas al desarrollo y optimización de

los procesos, actividades, recursos humanos, económicos y materiales, dentro del área

administrativa – financiera por eso es imprescindible su aplicación por parte del

respectivo personal. Además se recomienda que el presente Modelo de Control Interno

Contable sea revisado periódicamente por la Administración del Seminario a fin de

poder identificar las nuevas necesidades que se podrían dar a futuro y ajustarlas a las

mismas.

Los procedimientos se aplicarán a todas las áreas de los cuales dependerá que las

actividades del Seminario sean ejecutadas de manera eficiente para obtener los

resultados esperados.

4.4.1. Ambiente de Control y Principios

El ambiente de control radica en proporcionar un ambiente de trabajo adecuado,

proactivo que contribuya a generar un servicio de calidad con el compromiso de todos

los miembros que conforman el Seminario logrando la eficiencia de las operaciones.

4.4.1.1. La integridad y valores éticos

Es necesario como toda institución fomentar valores éticos y de conducta, para el

beneficio de los procesos y actividades institucionales, así como fomentar estrategias

que promuevan la fidelidad del personal a la aplicación de dichos valores.

La Rector y Administrador como directivos de la institución son quienes deben

identificar los requisitos éticos y cualidades morales necesarios que deben reunir el

personal que labora en el Seminario, los mismos se tendrán en cuenta en la selección y

capacitación del talento humano.

Se plantea lo siguiente para el cumplimiento de este principio de Control Interno

implementar un código de ética para la entidad, con la finalidad de promover la

eficiencia laboral, el mismo que debe ser cumplido por cada miembro de la institución y

así fomentar un ambiente familiar con respeto, honestidad, responsabilidad,

compromiso, etc.

Se debe incluir las sanciones respectivas cuando se incumplan faltas al código de ética,

así como el uso fraudulento de la información interna de la institución, pagos ilegales,

transacciones indebidas.

4.4.1.2. Estructura Orgánica

Es necesario implementar una estructura orgánica que apoye efectivamente al logro de

los objetivos organizacionales, que permita identificar las actividades, determine áreas

funcionales, los cargos, y líneas de autoridad y responsabilidad. Una de las

observaciones al organigrama actual del SEBAD es que no se encuentra elaborado

correctamente, por lo tanto se propone el siguiente organigrama estructural, funcional y

descriptivo.

Figura 75 Organigrama Estructural Propuesto

Figura 76 Organigrama Funcional Propuesto

Figura 77 Organigrama Descriptivo Propuesto

4.4.1.3. Responsabilidad de supervisión

La responsabilidad de supervisión debe conllevar, no solo la exigencia de la

responsabilidad en el cumplimiento de las actividades del personal, sino en realizar

evaluaciones al desempeño de sus funciones, es necesario considerar los siguientes

aspectos:

La Rector es el encargado de dar a conocer a los colaboradores claramente sus

deberes y responsabilidades.

El Administrador debe supervisar si sus colaboradores se encuentren en sus

actividades de trabajo y valorarlos según su desempeño, realizar informes sobre

la gestión en donde se detalle la consecución de los objetivos y metas, con la

finalidad de poder medir el grado de cumplimiento y tomar medidas correctivas

si es necesario.

Cada empleado debe estar obligado a informar a su superior sobre las tareas

ejecutadas y los resultados obtenidos, en función de lo que se espera lograr.

4.4.1.4. Compromiso de reclutar y capacitar al personal

En este principio de control se deben incluir políticas y procedimientos necesarios

para que de esta manera asegure las habilidades, actitudes y conocimientos idóneos

para el adecuado desempeño de las actividades del personal. Se recomienda:

Capacitar y desarrollar programas, y actividades que ayude al

mejoramiento de los conocimientos del personal en el área que trabaja.

Describir las responsabilidades que definen cada cargo y las cualidades que

debe tener la persona que lo ocupe.

Evaluar el desempeño del personal a través del logro de metas y cumplimiento

de objetivos.

Reclutar al personal idóneo para cada puesto.

4.4.2. Evaluación de Riesgos y Principios

El Seminario debe identificar y medir los riesgos que puedan presentarse y afectar la

capacidad de la entidad, con la finalidad de poder salvaguardar los bienes, recursos,

estabilidad financiera y mantener una ventaja competitiva ante la competencia.

Se debe implementar objetivos departamentales para que sean cumplidos por el personal

los mismos que deben estar enfocados con los objetivos generales de la institución.

Área de Rectorado:

Fomentar una cultura organizacional eficiente.

Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades desarrolladas en el

Seminario.

Evaluar y analizar las situaciones de la institución y tomar decisiones oportunas.

Guiar a la Institución al cumplimiento de la misión y visión establecida.

Área Administrativa:

Controlar de manera eficiente los recursos financieros, materiales, humanos y

tecnológicos del Seminario a fin de satisfacer a los usuarios del servicio que presta

la institución, a través de políticas y procedimientos.

Área Contable:

Llevar un registro oportuno de las transacciones.

Proporcional informes Financieros oportunos y reales.

Mantener al día a la institución en las obligaciones con entes del estado.

Área Académico:

Planificar, evaluar y ejecutar las actividades en el ámbito académico para

proporcionar una educación calidad.

Dotar de material didáctico de apoyo para el desempeño de las actividades del

docente.

Identificación de Riesgos

Es necesario que la institución pueda identificar los riesgos potenciales y tomar las

debidas acciones correctivas, se debe realizar un análisis periódico de las fuentes de

riesgos estas pueden darse por los siguientes factores:

Factores externos

Los avances tecnológicos.

Alteraciones en el sistema económico del País que produzcan un impacto

en el presupuesto anual del Seminario.

Cambios en normas, políticas, leyes, reglamentos en el País.

Factores Internos

Estructura organizacional adoptada.

Fallas en los procedimientos para evaluar los nuevos sistemas administrativos.

Deficiencias en los procedimientos de revisión de presupuestos al no

proporcionar información actualizada.

Seguridad en la información interna.

Información Financiera de la Institución distorsionada.

Reestructuraciones internas.

Cambios de personal.

4.4.3. Actividades de Control y Principios

Las actividades de control implican realizar de forma correcta las actividades y asegurar

en mayor grado el logro de los objetivos, tienen el propósito de que la gerencia y

personal tengan confiabilidad en las operaciones, en la información financiera y

en todos los procesos, los mismos que se deben cumplir de acuerdo a las políticas y

reglamentos internos de la organización.

Para esto se debe:

Presentar estados financieros razonablemente, de acuerdo a los Principios de

Contabilidad Generalmente Aceptados, el registro de cada transacción diaria,

realizar conciliaciones bancarias, respaldo de documentos con firmas de

responsabilidad.

Proporcionar Estados financieros generando información útil para la Gerencia

y toda la empresa para la toma de decisiones.

Cada departamento entregar semanalmente informes sobre sus actividades,

existencias y anomalías.

Desarrollar cada una de sus actividades detallado en el manual de funciones y

responsabilidades.

Se deben realizar flujogramas para la información de la empresa a través

procesos que permitan clasificar, registrar sistematizar y administrar toda la

información sobre procesos, actividades y operaciones realizadas dentro de la

misma.

4.4.3.1. Manual de funciones y responsabilidades

"SEBAD"

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN

AREA: RECTORADO

CARGO: Rector

JEFE INMEDIATO: Ninguno

OBJETIVO DEL CARGO

El Rector es la primera autoridad y el representante legal del establecimiento, su objetivo

es dirigir y coordinar acciones institucionales de manera eficiente.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Representar legal, judicial y extrajudicialmente al SEBAD.

Designar al cuerpo Directivo, dar a conocer la nómina al DETAD y emitir los

nombramientos.

Presidir las reuniones del Cuerpo Directivo y Junta Académica.

Elaborar la evaluación y planificación anual.

Cumplir y hacer cumplir las normas legales reglamentarias y más disposiciones

impartidas por la CEADE Y DETAD

Administrar el establecimiento y responder por su funcionamiento y por la

disciplina dentro del plantel y fuera de él.

Permanecer en el establecimiento durante el desarrollo de la jornada de trabajo.

Recibir los informes de labores administrativos, académicos, económicos y

presentarlos al DETAD.

Promover y participar en acciones de mejoramiento de la educación, actualización

y desarrollo profesional del docente y personal administrativo

Firmar juntamente con el Administrador los cheques de la institución.

Fomentar la unión espiritual y doctrinal

Admitir nuevos estudiantes de acuerdo con las disposiciones reglamentarias.

Convocar a concurso de merecimiento para llenar vacantes de profesores y

personal administrativo de acuerdo a las necesidades de la Institución.

Receptar las renuncias de docentes, personal administrativo y de servicio y

comunicar a las autoridades respectivas.

Estimular y sancionar al personal docente, administrativo y de servicio, de acuerdo

con las normas legales y reglamentarias pertinentes.

Realizar el ante proyecto del siguiente año académico y presentar al DETAD para

su aprobación dos meses antes de iniciar el año académico.

Ser el responsable de la solvencia Financiera.

"SEBAD"

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN

AREA: ADMINISTRATIVA

CARGO: Administrador

JEFE INMEDIATO: Rector

OBJETIVO DEL CARGO

Planifica, organiza, dirige y supervisa íntegramente las actividades del Seminario, propone

ejecuta y controla el cumplimiento de políticas, objetivos, métodos y estrategias en el campo

administrativo.

Responsabilizarse de la planificación, organización, dirección y control de los

servicios administrativos, sugiriendo las medidas necesarias para mejorar su

funcionamiento.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de los reglamentos.

Brindar apoyo a las otras áreas que lo requieran.

Optimizar los recursos humanos, financieros y materiales, por medio de la aplicación

de técnicas administrativas.

Organizar, elaborar e implementar procedimientos de trabajo que optimicen el

aprovechamiento de los recursos humanos, financiero y materiales del Seminario.

Participar en la elaboración y actualización de los manuales de funciones y

procedimientos junto con el personal correspondiente.

Integrar y presentar ante el Rector informes de actividades del área Administrativa.

Coordinar el Rector en el establecimiento de políticas y lineamientos para optimizar

los procesos de la entidad.

Vigilar y evaluar las funciones, los planes y los programas de trabajo de las áreas del

Seminario.

Coordinar juntamente con el Rector los Planes de capacitación e incentivos del

personal.

Ser el responsable de la Contabilidad

Ser el responsable de que se efectúen los pagos a docentes y demás personas que lo

requieran pago del SEBAD.

Supervisar el buen mantenimiento, ampliación, mejoramiento o remodelación de las

instalaciones.

Preparar el presupuesto anual de la institución juntamente con el Rector y presentar al

cuerpo Directivo para su aprobación.

Presentar informes de los estados financieros al término del ejercicio económico y

presentarlos al cuerpo Directivo.

Supervisar el alquiler (entrega-recepción) de las instalaciones del SEBAD.

Supervisar las compras y ventas dentro del Seminario.

Firmar los cheques juntamente con el Rector del Seminario.

Cumplir con los encargos o comisiones que el Rector y el cuerpo Directivo le

asignen.

Controlar y Administrar caja chica.

"SEBAD"

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN

AREA: CONTABLE

CARGO: Contador General

JEFE INMEDIATO: Administrador

OBJETIVO DEL CARGO

Planificar, organizar y dirigir las actividades relacionadas con las áreas Tributaria y

Contable-Financiera. Brindar apoyo al Administrador.

Elaborar Estados Financieros.

Preparar Declaraciones de Impuestos.

Revisar Roles de Pago.

Revisar Liquidación de Vacaciones.

Revisar pago de Planillas en la página del IESS.

Realizar conciliaciones Bancarias.

Realizar conciliaciones de Cuentas de:

Retenciones Emitidas

Retenciones Recibidas

Cuentas por cobrar

Cuentas por Pagar

Anticipos

Caja Chica

Cuentas de Empleados (por cobrar y por pagar)

Realizar Registros Contables de:

Depreciación Mensual

Roles de Pago

Pago de Planillas al IESS

Pago de Sueldo

Pago de Fondo de Reserva, Préstamo Quirografario, Décimo Tercero, Décimo

Cuarto

Pago de Impuestos

Servicios Básicos

Realizar los cobros de matrículas de las materias de las dos modalidades.

Cobros de arriendo y de cartera vencida.

Llevar el inventario y custodia de bienes.

Pagar los honorarios a docentes.

Coordinar depósitos de cheques en la cuenta bancaria del Seminario

Realizar listado de cuentas por cobrar y reportarlo al Académico.

"SEBAD"

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN

AREA: Académica

CARGO: Académico

JEFE INMEDIATO: Rector

OBJETIVO DEL CARGO

Planificar, evaluar y ejecutar las actividades en el ámbito académico para proporcionar una

educación calidad.

Ser un nexo entre los estudiantes y el Rectorado.

Ser responsable de la creación de Periodos Académicos.

Elaboración y seguimiento de horarios, calendarios semestrales y mensuales.

Programación del Ministerio Juvenil y Programa SPM.

Coordinación semestral de materias con los docentes tanto semestral como las

extensiones.

Asignación de Materias.

Evaluación de docentes.

Elaboración de informes de homologaciones y revalidaciones de materias de los

estudiantes que solicitan.

Planificación de las pasantías.

Asesoramiento a los estudiantes que están por graduarse sobre el proyecto de grado.

Elaboración de cuadros semestrales, generales del periodo Académico.

Manejo del sistema escolástico

Realizar evaluación y análisis para la asignación de Docentes.

Emisión de Records Académicos.

Coordinación modalidad a distancias.

Suplir todas las inquietudes del estudiante.

Recibir, analizar y tabular los informes de evaluación de docentes.

Comunicar con el Coordinar de Extensiones el envío de docentes.

Preparar el material para cada clase en extensión.

Solicitar viáticos respectivos para el docente cuando sean enviados por el SEBAD.

Comunicarse con el Coordinador de Extensiones después de cada clase dictada.

"SEBAD"

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN

AREA: Académica

CARGO: Secretaria General

OBJETIVO DEL CARGO

Coordinar y ejecutar las actividades asignadas, ser apoyo colaborando con las áreas del

Académica, Administrativa y de Rectorado.

Modalidad Presencial

Coordinar el proceso de admisión, matriculación y las tareas inherentes al registro

de estudiantes.

Coordinar con el área Administrativa que los estudiantes se encuentren

debidamente matriculados y al día en sus pagos.

Mantener en orden la documentación de los estudiantes.

Elaborar las órdenes de pago de los docentes previo la entrega de calificaciones.

Modalidad Semipresencial

Planificar conjuntamente con la Junta Académica la designación de docentes y

calendario de clases.

Comunicar al docente la fecha de la clase.

Comunicarse con el Coordinador de Extensión el envío de docentes.

Preparar el material para cada clase en extensión.

Solicitar viáticos respectivos para el docente cuando sean enviados por el SEBAD.

Comunicarse con el Coordinador de Extensiones después de cada clase dictada.

Reportar novedades a la Junta Académica.

Verificar juntamente con contabilidad la nómina de asistencias y pagos de materias.

Ingresar matrículas y notas al sistema escolástico.

Enviar en formato digitar las notas de cada materia dictada al Coordinador de

Extensiones.

SECRETARIA GENERAL

Atender los requerimientos que solicite el Rectorado, Académico y Administrativo.

Elaboración de informes y Memorándum.

Registro de notas para el respectivo pago a docentes.

"SEBAD"

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN

AREA: Académica

CARGO: Capellanía

JEFE INMEDIATO: Académico

OBJETIVO DEL CARGO

Realizar actividades académicas para información del estudiante y ser de apoyo del

Académico para una correcta ejecución de tareas relacionadas con el área

Relación espiritual con los estudiantes a través de capillas, consejería individual o

grupal que fomente el crecimiento espiritual del estudiante.

Organizar y acompañar a los estudiantes en las pasantías.

Realizar promoción interna del SEBAD con los estudiantes.

Motivar a los estudiantes.

Guiar a los estudiantes en el área de Académica.

Coordinar las actividades estudiantiles con la Junta Académica del SEBAD quito.

Atención y responsabilidad del área de biblioteca e internet.

Programar y diseñar los carnets estudiantiles.

Organizar las carteleras estudiantiles.

Desarrollar y Administrar los medios informativos como redes sociales, web y

aulas virtuales.

Toda responsabilidad inherente al área estudiantil y que sea solicitado por su jefe

inmediato superior.

"SEBAD"

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN

AREA: Académica

CARGO: Biblioteca

OBJETIVO DEL CARGO

Proporcionar material físico y digital, ser apoyo a la formación de los estudiantes.

Organizar mensualmente las carteleras estudiantiles, pasantías, notas y cada mes se

hablará sobre las declaraciones de Fe de las Asambleas de Dios.

Asesoría a estudiantes en los horarios diurno, nocturno y sabatino con respecto a

material bibliográfico

Servicio de fotocopiado, impresiones y anillado, entregando mensualmente un

reporte a la administración.

Mantenimiento y cuidado del área de biblioteca

Escaneo de libros de la biblioteca del SEBAD-Q en formato PDF.

Escaneo de archivos y documentación del SEBAD-Q en formato PDF

Ubicación y actualización de libros en las vitrinas ubicadas en las aulas Edif. Jacob

Actualización, codificación y registro bibliográfico de los materiales de

investigación.

Llevar ordenadamente el inventario de libros de toda la biblioteca.

Llevar un registro de usuario de libros en físico y PDF para conocer la utilización de

material bibliográfico por parte de docentes y estudiantes.

Atención en los horarios requeridos por ISUM Y FACULTAD.

Elaboración y actualización del libro de Historia Institucional del SEBAD-Q.

Atención y colaboración en las oficinas del Sebad cuando se lo necesite.

MINISTERIO JUVENIL

Coordinación mensual con el área académica (maestros, materia, fechas).

Publicar periódicamente del Ministerio juvenil, indicando la materia, honorarios,

maestro, etc.

Reportes de Estudiantes y materias dictadas mensualmente a la administración por

medio de correo electrónico.

Seguimiento a estudiantes y envío de información a través de correo electrónico y/o

llamada telefónica.

4.4.3.2. Flujogramación de las áreas de la empresa

La flujogramación propuesta ha sido realizada a base de los procedimientos más

importantes y representativos de cada área, con el objetivo de establecer a través de un

diagrama de flujo los procesos claves dentro de la institución con el fin de optimizar las

actividades y reducir errores.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÁREA ACADÉMICA

"SEBAD"

PERIODO 2016

PROCEDIMIENTO: Matrículas Nuevos Estudiantes.

OBJETIVO: Reportar información correcta sobre procesos de matrículas.

POLITICAS: Políticas de Matriculas

PASOS ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Estudiante solicita información general. Académico

2 Entrega de Requisitos de matrícula Estudiante

3 Llenar Formulario para base de datos Estudiante

4 Verificación de documentos completos Secretaría

5 Solicitud de Admisión Secretaria

6 Creación de Carpeta estudiantil Secretaria

7 Generación de reporte Matricula Secretaria

8 Emisión de factura y cobro Contador

9 Registro en hoja de Pago estudiantil Contador

10 Registro sistema contable Contador

11 Ingresos Listado de estudiantes matriculados Contador

12 Elaboración de lista de Asistencia Secretaria

Elaboración: Erika Amores Cristóbal

POLÍTICA DE MATRÍCULAS

Propósito

La presente política tiene como finalidad establecer y normar el correcto

funcionamiento del proceso de matriculación, en la organización administrativa del

SEBAD Q.

PROCEDIMIENTO:

1. Requisitos:

Para matricularse el estudiante debe cumplir con los siguientes requisitos:

Llenar Solicitud de Admisión

Recomendación Pastoral (carta formato)

Copia a color de cédula de identidad

Copia a color de papeleta de votación

Copia notariada del Acta de Grado o Título de Bachiller (para licenciatura)

Fotografía tamaño carné

No registrar deuda anterior

2. Estudiantes Nuevos:

El estudiante debe cumplir con los siguientes pasos de matriculación:

Entregar la Solicitud de Admisión debidamente llena con una foto actualizada y

todos los requisitos mencionados en el punto anterior.

Inscripción de materias a tomar en el semestre.

Cancelación de valores en Colecturía:

Matrícula SEBAD Q (x 6 materias) $ 30,00 (de contado)

Pasantía semestral $ 30,00 (de contado)

Valor por materia $ 40,00

3. Estudiantes Antiguos:

El estudiante debe cumplir con los siguientes pasos de matriculación:

No registrar deuda en el semestre anterior

Cancelación de valores en colecturía:

Matrícula SEBAD Q (x 6 materias) $ 30,00 (de contado)

Pasantía $ 30,00 (de contado)

Si el pago de las materias en el SEBAD Q es de contado, el costo de la materia tendrá

un descuento y su valor será de $30,00 por cada una.

El valor de cada matrícula cubre a 6 materias indistintamente de la Modalidad

Presencial o a Distancia para la obtención del título de Licenciatura Ministerial en

Teología y Biblia.

4. Estudiante Oyente:

El estudiante oyente deberá cumplir con los siguientes pasos de matriculación:

No registrar deuda en el semestre anterior.

Cancelación de valores en colecturía:

Matrícula No aplica

Pasantía No aplica

El estudiante oyente no tendrá registro en el sistema escolástico, no constará en listas de

asistencia, no tendrá notas ni presentará trabajos.

4. ORDINARIAS

El 1er día laborable de Abril (I Semestre) o el 1er día laborable de Septiembre (II

Semestre)

Desde el primer día de clases

Hasta el viernes de la primera semana de clases

5. EXTRAORDINARIAS

Desde el lunes de la segunda semana de clases

Hasta el viernes de la tercera semana de clases

6. Matrículas Ordinarias y extraordinarias:

El período de matrículas ordinarias y extraordinarias es:

En el caso de que un estudiante realice su matriculación en el período extraordinario,

deberá:

Realizar la solicitud de Matrícula Extraordinaria en Especia Valorada.

Pagar el Derecho de Matrícula Extraordinaria USD 20.

Pagar los valores ordinarios de: matrícula, pasantía y materias según como

corresponda.

Solicitar la esquela de autorización firmada por Administración, para que el

docente de cada materia le incluya en la lista de asistencia a partir del pago

correspondiente.

En el caso de que el estudiante aplique el pago a crédito, canje de servicios o beca,

deberá presentar los respectivos documentos en el período de Matrículas Ordinarias,

caso contario aplica como Matrícula Extraordinaria.

Figura 78 Flujograma Proceso de Matricula de Nuevos Estudiantes

Figura 79 Flujograma de proceso de Matriculas de Estudiantes antiguos.

"SEBAD"

PERIODO 2016

ÁREA: ADMNISTRATIVA

PROCEDIMIENTO: Compras Generales

POLÍTICA: Pagos en General

OBJETIVO:

Disponer de procedimientos efectivos en la

compras a proveedores de bienes y servicios

en general.

1 Solicitud de Compra. Administrador

2 Entrega de documentos y respaldos de compra. Administrador

Revisión de Documentación para aprobar la

Compra. Rector

Verificación con el presupuesto del Seminario, si

cumple los requisitos. Rector

Procede a Realizar la compra y autoriza la

transacción. Administrador

6 Elaboración de cheque para pago. Administrador

7 Firma de cheque. Rector

Recibe el producto o servicio con los

comprobantes respectivos. Contador

9 Pago al proveedor. Contador

10 Registro de la transacción en el sistema. Contador

Elaborado: Erika Amores Cristóbal.

POLÍTICA DE COMPRAS

Propósito

La presente política tiene como propósito establecer el procedimiento de compra de

bienes y/o servicios para el Sebad Q.

Alcance

Las disposiciones contenidas son de aplicación para toda adquisición de los bienes y/o

servicios.

Procedimiento:

1. Definir la necesidad de adquirir un bien y/o servicio.

2. Buscar 3 opciones (proformas) si el costo es de $100,00 o más, que serán entregadas

al Rectorado para aprobación.

3. Aprobada la proforma por el Rectorado, se emite el memorando a contabilidad para la

compra. 4. Contabilidad Emite el pago correspondiente a través de cheque de la

Institución.

POLÍTICA DE PAGOS EN GENERAL

Propósito

La presente política tiene como propósito establecer el procedimiento de los pagos a

acreedores de servicios y/o proveedores de bienes entregados al Seminario.

Alcance

Las disposiciones contenidas son de aplicación para todo pago realizado por el Sebad Q.

Procedimiento:

1. Autorización previa para realizar la compra o servicio por parte del Rectorado

conjuntamente con la revisión de partida presupuestaria.

2. Solicitar la factura respectiva al proveedor o acreedor del pago a realizar.

3. Entregar la factura o respaldo contable - tributario del pago a la Administración

para aprobación del gasto o inversión y constatación del bien o servicio

recibido, de manera semanal hasta los días miércoles.

4. La Administración entregará con memo cada factura a Contabilidad

semanalmente los días jueves.

5. El departamento de Contabilidad realizará el registro contable, emisión de

documentos fiscales y/o el pago respectivo según la solicitud de memo de

Administración los días jueves y viernes.

6. Los cheques de pago serán firmados por la Administración y el Rectorado la

siguiente semana a la emisión.

7. Se procederá a entregar los cheques correspondientes al pago de las facturas de

servicios y/o bienes semanalmente en la Colecturía del SEBAD-Q los días

viernes en el horario de 10h00 a 15h00.

Figura 80 Flujograma de Proceso de Adquisición

ÁREA RECTORADO

"SEBAD"

PERIODO 2016

ÁREA: RECTORADO

PROCEDIMIENTO: Disposiciones Generales

POLITICA: Elaboración de Disposiciones

OBJETIVO: Cumplimiento Disposiciones por todo el personal

del Seminario.

1 El Rector establece las disposiciones y reglamentos. Rector

2 El Rector dicta a la secretaria la información Rector

Redacta disposiciones y Elabora Oficio para revisión

final Secretaria

4 Aprueba Oficio redactado correctamente Rector

5 Firma de autorización y ejecución de disposiciones Rector

6 Recibe oficio para ser distribuido. Administrador

Los Trabajadores reciben las disposiciones, cumplen

las disposiciones y medidas expuestas por el Rector. Todos los departamentos

Elaborado: Erika Amores Cristóbal.

POLÍTICA ELABORACIÓN DISPOSICIONES

Propósito

La presente política tiene como propósito establecer el procedimiento de las

disposiciones y atribuciones que ejerce el Rector dentro de la Institución.

Alcance

Las disposiciones contenidas son de aplicación para todo el personal que labora dentro

del Seminario, así como a estudiantes y docentes si lo requiera.

Procedimiento:

1. El Rector es el responsable de establecer nuevas disposiciones o modificarlas de

acuerdo a las necesidades del Seminario.

2. Describe las disposiciones a la Secretaria de la Institución

3. Revisa el oficio redactado para proceder a dar la firma de autorización.

4. Entrega y da indicaciones al Administrador para ser difundido a todo el personal.

5. Si son disposiciones que involucren a los estudiantes y docentes, se procede a su

respectiva comunicación.

Figura 81 Flujograma Disposiciones del Rectorado.

SEMINARIO BÍBLICO DE LAS ASAMBLEAS DE DIOS " SEBAD"

FLUJOGRAMA DISPOSICIONES DE RECTORADO

RECTORADO SECRETARIA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

INICIO

Elabora

disposiciones y

dicta a Secretaria

Entrega oficio

para su

información

Recibe Oficio

Oficio redactado

para revisión

Correcto

Disposición

Redacta

disposiciones

Recibe Oficio

para revisión

Correcciones

necesarias

Comunica al

Personal

ÁREA CONTABLE

"SEBAD"

PERIODO 2016

ÁREA: CONTABLE

PROCEDIMIENTO: Confirmación de Saldos Estudiantes

POLITICA: Cobro de los Saldos Pendientes a Estudiantes

OBJETIVO:

Disponer de saldos reales en cuentas y

documentos por cobrar fin de saber el grado de

satisfacción de los deudores respecto del saldo

que se registra en los libros contables del

Seminario.

Solicita confirmación de Saldos al Departamento

Contable Administrador

El área de contabilidad realiza las confirmaciones de

saldos en base a la información contable. Contador

3 Contador registran la firma de responsabilidad. Contador

Se procede a realizar la entrega de informe de saldos a los

estudiantes de ser posible de forma personal. Contador

El estudiante recibe la confirmación, la analiza y

determina si está o no conforma con el saldo presentado. Estudiante

Caso de encontrarse conforme con el saldo, firma la

confirmación y la devuelve al Seminario. Estudiante

En caso de no encontrarse conforme con el saldo, envía a

la entidad la información que demuestre que el saldo que

contiene la confirmación esta errado. Estudiante

El área contable revisa la cuenta inconforme a fin de

determinar si existe o no el error. Contador

En caso de encontrar el error ratifica y emite nueva

confirmación. Contador

Elaborado: Erika Amores Cristóbal

POLÍTICA DE COBRO

Propósito

La presente política tiene como propósito establecer el procedimiento para cobro de

saldos pendientes de los estudiantes.

Alcance

Las disposiciones contenidas son de aplicación para los estudiantes del Seminario, con

el fin poder tener un registro real de los saldos que adeudan y efectuar el cobro

correspondiente.

Procedimiento:

1. El Administrador solicita al Depto. Contable los saldos adeudados por los

estudiantes.

2. El Contador emite un informe de los saldos actualizado de cuenta por cobrar.

3. El Contador elabora la confirmación de saldos a los estudiantes para que

procedan a la cancelación y se mantengan al día.

4. El estudiante recibe la confirmación y verifica su correcta elaboración

5. El contador procede a la recaudación de saldos y actualiza base de datos de los

estudiantes.

Figura 82 Flujograma de confirmación de Saldos Estudiantes.

4.4.4. Sistema de Información y Comunicación y sus Principios

La información dentro del Seminario debe ser de forma eficiente que permita

identificar, y comunicar a las autoridades y personal de manera oportuna reportes que

contengan información operacional y financiera, de tal manera que permita cumplir con

las responsabilidades de cada persona y su respectivo control. Entre las características

que se debe tomar en cuenta son:

SEMINARIO BÍBLICO DE LAS ASAMBLEAS DE DIOS " SEBAD"

FLUJOGRAMA CONFIRMACIÓN DE SALDOS ESTUDIANTES DPTO. ADMINISTRATIVO DPTO. CONTABLE ALUMNOS

INICIO

Solicita

saldos de

Estudiantes

Elaboración

de Informe de

Saldos

Recibe saldos

pendientes

Revisa

saldos

Conforme

Procede a

cancelar

Solicita envío de

confirmación de

saldos a

estudiantes

Revisión

de Saldos

Elabora

confirmació

n de Saldos

Recibe

documentos

de respaldo

Revisa

saldos

Disponer de medios para comunicar información relevante hacia los mandos

superiores según los grados jerárquicos.

Al disponer de información oportuna, actualizada, razonable y accesible, se

podrá evaluar la situación económica de la institución y estar atentos a

situaciones en el futuro.

Contar información que apoye a la realización de estrategias.

Incluir informes semanales sobre las actividades operativas de los

departamentos, los mismos que deben ser puntuales, accesibles y elaborado en

un formato permanente.

Establecer métodos, procedimientos y registros que produzcan información

consistente, oportuna y a tiempo, por lo que debe ser accesible y confiable.

Comunicar oportunamente sobre las actividades de cada área y de los hechos

económicos a la Rectora.

Comunicar a los empleados los objetivos organizacionales y sus actividades,

para un mejor desempeño.

Incorporar un buzón de sugerencias, quejas y cualquier otra información para ser

comunicada a las personas pertinentes para tomar acciones correctivas.

4.4.5. Supervisión del Sistema de Control-Monitoreo y Principios

En este componente los directivos al ser los responsables dentro de la entidad es

necesario que realicen supervisión en la aplicación de los demás componentes del

sistema de control interno y verificar su correcto cumplimiento, es importante

documentar las evaluaciones con el fin de lograr la mayor utilidad de ellas.

Se deben evaluar aquellos controles que son insuficientes y corregirlas, para que

los directivos implementen durante las actividades de supervisión diarias en las

distintas áreas del Seminario.

Se debe realizar informes estadísticos que permitan evaluar la satisfacción del

servicio, el desempeño y cumplimiento de las actividades del personal y

cualquiera otra información importante para la toma de decisiones.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Realizado el presente trabajo de investigación mediante entrevista, encuestas

realizadas en sus instalaciones, por medio de la observación y contacto directo

con el personal Administrativo, docentes y estudiantes se pudo determinar lo

uso de métodos y procedimientos adaptados a la entidad permite verificar la

razonabilidad, veracidad y confiabilidad de la información financiera,

administrativa y operacional, promoviendo la eficiencia en las operaciones. El

control interno puede ser aplicado a cualquier entidad sin importar la actividad

que esta realice, el mismo que permite prevenir o detectar errores e

irregularidades a tiempo o poder corregirlos.

El trabajo de investigación aplicada a la Institución SEBAD dedicada a la

prestación de servicios de Educación Teológica permite ver y reconocer que

ninguna entidad está exenta de presentar errores en la presentación de la

información de sus actividades. Al realizarse una evaluación a cada

departamento de la institución y evaluar cada componente con sus respectivos

principios del Sistema COSO III, nos permite obtener información más detallada

y confiable de las falencias, incompetencia y errores de cada área.

Como resultado en la aplicación del Método COSO III se determinó el

organigrama que disponía el Seminario no se encontraba realizado

correctamente, adicional se implementó los organigramas funcionales y

descriptivo, además cabe indicar que como Institución debe tener sus propias

políticas, reglamentos y manuales para el desarrollo de sus actividades.

Las unidades de la institución deben alinearse a los objetivos de la entidad,

estableciendo coordinación entre departamentos y controlar las operaciones que

se ejecutan en cada una de ellas. Las autoridades son los responsables de

fortalecer el Control Interno y vigilar su cumplimiento mediante evaluaciones

periódicas que detecten a tiempo las dificultades que afecten al logro de los

objetivos de la organización.

Recomendaciones

Aplicar el Modelo de Control Interno propuesto de manera comprometida por

parte de las autoridades del Seminario, permitiendo el mejoramiento de la

Gestión Administrativa y Financiera minimizando riesgos, es decir pasar de una

administración informal y empírica a lo formal.

Para lograr el cumplimiento del Modelo de Control Interno en el Seminario, es

necesario que se dé a conocer de manera escrita y se capacite al personal, a fin

de que los procedimientos establecidos de acuerdo a las funciones de cada

departamento se ejecuten de manera correcta.

Establecer controles que permitan evaluar el adecuado funcionamiento y

cumplimiento de las actividades de cada área y permita tomar decisiones

adecuadas y oportunas, lo que permitirá tener una buena organización dentro de

la empresa y sobre todo el cuidado profesional de los colaboradores que manejan

los diferentes departamentos.

Implementar evaluaciones, exámenes académicos a los docentes a fin de asignar

la materia idónea de acuerdo a sus capacidades, con la finalidad de lograr la

satisfacción del estudiante en el servicio que presta la Institución, y así mantener

el número de estudiantes, sin que dejen de estudiar.

Medir a través de indicadores al personal administrativo, para conocer el

cumplimiento de cada uno de los procedimientos presentados conocer su

desempeño, aptitudes y capacidades, con el fin de determinar las deficiencias y

fortalezas en el desarrollo de sus actividades.

Actualizar, emitir y entregar procedimientos sobre las funciones y

responsabilidades a cada integrante de la organización para que desempeñe sus

tareas de la mejor manera.

Involucrar al personal en capacitaciones sobre la importancia de un Control

Interno Eficiente y la aplicación del mismo en cada área de la Institución.

Elaborar sus propias políticas, reglamentos internos, procedimientos que

ayudaran a la Institución al logro de sus objetivos.

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