Post on 11-Jul-2015
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Como preparar un
Transport Tender
10 sencillos pasos para realizar una
encuesta de transporte
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La gestión del transporte es sin duda la actividad mas contratada en el
sector logístico.
El coste del transporte junto con salarios y alquileres es una de las
partidas mas elevadas dentro del presupuesto operativo anual.
El tender de transporte tiene por objeto conocer la oferta existente en el
mercado, desarrollar planes de mejora a clientes y el control del gasto.
Esta presentación pretende guiar en 10 sencillos pasos el proceso a
seguir para lanzar un concurso de transporte.
Presentación
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1. Documento Tender
El primer paso consiste en elaborar un documento tender donde se
describe todo el proceso.
Se estructura en tres partes:
1. Presentación y actividad de la empresa
2. Necesidades de servicio y volúmenes previstos
3. Timing: fecha de inicio, plan de entrevistas, presentación de
propuestas, selección y cierre.
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2. Selección Proveedores
Contactamos con aquellas empresas que estén en condiciones de ofrecer
el servicio solicitado para concertar una primera entrevista
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3. Reunión Inicial
En la primera entrevista se realiza una presentación de las empresas,
personas de contacto, se entrega la documentación del tender, la cual es
revisada para aclarar cualquier duda en su interpretación.
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4. Propuestas de Servicio
Las empresas interesadas en participar en la encuesta preparan sus
propuestas de servicio en base a la reunión celebrada y documentación
recibida.
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5. Análisis y Comparativa
Este paso consiste en analizar las propuestas de servicio recibidas.
La comparativa debe aportar toda la información necesaria para
seleccionar aquellos proveedores en mejores condiciones de ofrecer el
servicio.
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6. Auditoría Proveedor
Se planifica una auditoría a las empresas preseleccionadas con el fin
de visitar instalaciones y verificar que están en condiciones de ofrecer
el servicio demandado.
La evaluación se completa con un informe financiero.
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7. Resultado Tender
La empresa contacta con el proveedor seleccionado para realizar el
servicio e informa al resto de empresas participantes del resultado de la
encuesta, agradece su participación y las convoca para próximos tenders.
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8. El Contrato
Se redacta un contrato de servicios donde se recogen los acuerdos
pactados. El documento tender se puede anexar al contrato.
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Antes de la puesta en marcha del servicio es importante celebrar una
reunión en la que participen los departamentos de cada empresa
encargados de su implantación.
9. Integración Procesos
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10. Seguimiento del Servicio
Una vez iniciada la colaboración entre ambas empresas será
necesario realizar un seguimiento periódico del servicio contratado
para asegurar que se cumplen los acuerdos establecidos.
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Convocar encuestas para la contratación de servicios es una práctica que aconsejamos a todas las empresas.
La realización de un concurso supone una dedicación de 50 a 70 horas y permite conocer la situación del mercado, actualizar costes y procesos, al tiempo que fomenta la relación win/win con proveedores.
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