Solució de gestió documental i d’arxiu d’ABSISPresentació funcionalitats fase1

Barcelona, 3 de novembre del 2011

Índex

1. Esquema general

2. Fases del projecte

3. Funcionalitats fase 1 a) Quadre de classificació documental

b) Classificació de l’expedient

c) Generació i captura dels documents de l’expedient

www.absis.es

c) Generació i captura dels documents de l’expedient

d) Gestió dels documents des d’ABSIS

e) Gestió dels documents des d’Alfresco DM

4. Compulsa electrònica

Esquema general

Esquema general de la solució

www.absis.es

Fases del projecte

Fases del projecteo Fase 1

• Manteniment del Quadre de Classificació documental

• Classificació dels expedients (assignació de sèrie documental)

• Emmagatzemar expedients/documents al gestor documental (sense

metadades/signatures)

• Recuperar documents del gestor documental sense metadades/signatures

• Cerca i accés al documents

www.absis.es

o Fase 2

• Informatització de l’esquema de metadades de preservació

• Carregar l’esquema de metadades al sistema productor

• Captura de les metadades al sistema productor

• Inserir documents al gestor documental amb metadades i signatures

• Recuperar documents del gestor documental amb metadades i signatures

• Accés als documents des del sistema productor (contingut, metadadesi signatures)

• Accés als documents des del gestor de documents (contingut, metadadesi signatures)

Fases del projecte

o Fase 3

• Canvi individual i massiu de la sèrie documental assignada a un expedient

• Arxivat individual i massiu d’expedients (transferència al gestor d’arxiu)

• Panel de control d’expedients/documents arxivats

• Crear els calendaris de disposició

• Implementar la traçabilitat de les operacions entre el sistema productor, el gestor

documental i el gestor d’arxiu

• Carga inicial d’expedients i documents al gestor documental

• Personalització del gestor d’arxiu (logo entitat, full d’estils, idioma)

www.absis.es

• Personalització del gestor d’arxiu (logo entitat, full d’estils, idioma)

o Fase 4

• Lliurament dels subsistemes integrats

• Instal·lació sistema en client pilot

• Formació a usuaris arxiu en client pilot

• Arrancada en producció en client pilot

Funcionalitats fase 1

http://desalfrescows/absis/

Manteniment del quadre de classificació documental

www.absis.es

Categoria o sèrieExpedient

Funció

Documents de l’expedient

http://93.90.31.147:8080/share/page/site-index

Quadre de classificació documental (QdC)

PASOS

1.- Crear quadre de classificació al site RM (Records Management )de l’Alfresco

2.- Crear quadre de classificació al site DM (Documents Management) de l’Alfresco

3.- Carregar a ABSIS totes les sèries documentals del QdC

4.- Configuració de les sèries

� Assignació dels permisos d’ús

� Assignació dels procediments

www.absis.es

Classificació dels expedients

o Assignació de la sèrie documental durant la incoació de l’expedient

www.absis.es

Generació i captura dels documents de l’expedient

Generació de documentsGeneració de documentsGeneració de documentsGeneració de documents

o Generació d’un document a partir d’un model de document

Captura de documentsCaptura de documentsCaptura de documentsCaptura de documents

o Captura d’un document des de la carpeta de l’expedient

o Captura d’un document des d’un tràmit de l’expedient

www.absis.es

Gestió de documents des d’ABSIS

o Cerca d’expedients

o Cerca de documents

� Cerca per metadades

o Accés al contingut del document des de la carpeta de l’expedient

o Accés al contingut del document des del cercador de documents

o Llista de permisos d’accés al document

o Edició i modificació del document

www.absis.es

o Edició i modificació del document

Gestió de documents des d’Alfresco

o Accés a la carpeta de l’expedient

� Accés per número d’expedient

o Cerca de documents

� Cerca per metadades

� Cerca per contingut

o Accés al contingut del document

www.absis.es

o Accés al contingut del document

� Visor de documents

Compulsa electrònica

http://montsant01cerradaora.absis.com/absis/

Configuració del mòdul compulsa electrònica

www.absis.es

Paràmetres configuració compulses electròniques

www.absis.es

Metadades de les compulses electròniques

www.absis.es

Signatura d’una compulsa electrònica

www.absis.es

Moltes gràciesDavid Sánchez

www.absis.es

David Sánchez

dsanchez@absis.es