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APLICACION DE HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS PARA CONTROL DE PROYECTOS
PROGRAMACIN Y CONTROL DE PRODUCCIN - CRFC Pg. 1
ContenidoINTRODUCCIN: ................................................................................................................................................. 3CONTROL DE PRODUCCIN:............................................................................................................................... 4Identificacin: ..................................................................................................................................................... 4
REGISTRO DE INFORMACIN: ........................................................................................................................ 4REGISTRO DE COSTO ACTUAL - AC: ........................................................................................................... 4
DAILY REPORT........................................................................................................................................ 5REGISTRO DE DIARIOS....................................................................................................................... 7DETALLES Y MENSAJES DEL REGISTRO DE DATOS............................................................................. 8RESTRICCIONES ................................................................................................................................. 8REGISTRO DE HORAS GASTADAS POR TRABAJADOR ........................................................................ 8REGISTRO DE ACTIVIDADES .............................................................................................................. 9BSQUEDAS AUXILIARES .................................................................................................................. 9BSQUEDA AUTOMTICA DE TAREO (REPORTE DE PERSONAL DIARIO)........................................ 10VERIFICACIN DE CAMBIO DE PERSONAL ENTRE DOS FECHAS:..................................................... 10
REGISTRO DE METRADOS (AVANCES DIARIOS VALORES RELATIVOS).............................................. 12REGISTRO DE VALOR PLANEADO PV..................................................................................................... 13REGISTRO DE INFORMACIN REFERENCIAL Y ADMINISTRACIN DE DATOS .......................................... 14
REGISTRO, SELECCIN, CATALOGACIN Y FILTRO DE ACTIVIDADES: ................................................. 14VISUALIZACIN EN MODO DE TABLA DINMICA:............................................................................... 15REGISTRO DE EQUIPOS (HORMETROS) (formato similar a la modificacin de actividades) ............ 16REGISTRO DE HORAS DE CAPACITACIN ............................................................................................ 17
REPORTES..................................................................................................................................................... 18ESTRUCTURA DE LOS REPORTES EN CRYSTAL REPORT ....................................................................... 18
REPORTES DIARIOS: ................................................................................................................................. 19DAILY REPORT...................................................................................................................................... 20REPORTES GERENCIALES ..................................................................................................................... 22WEEKLY................................................................................................................................................ 22REPORTE DE PERMANENCIA ............................................................................................................... 22REPORTE GERENCIAL........................................................................................................................... 23REPORTE DE PERSONAL Y CUADRILLAS ............................................................................................... 23
REPORTES EN GENERAL ........................................................................................................................... 24HORAS GASTADAS POR ACTIVIDADES................................................................................................. 24REPORTE DE USO DE HORAS GASTADAS POR DISCIPLINA Y CUADRILLA ............................................ 25
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DETALLADO DE HORAS GASTADAS (TODO EL PERSONAL) .................................................................. 25HORAS GASTADAS POR REA.............................................................................................................. 25PERSONAL POR CUADRILLA................................................................................................................. 26PERSONAL Y HORAS POR CATEGORIA ................................................................................................. 26PERSONAL POR CUADRILLA DETALLADO............................................................................................. 26PERMANENCIA EN OBRA POR CUADRILLA DETALLADO...................................................................... 27PERMANENCIA EN OBRA POR CATEGORIA DETALLADO ..................................................................... 27PERMANENCIA EN OBRA SEMANAL ESTADSTICA............................................................................ 28REPORTE DE PERMANENCIA RESUMIDO (CUADRILLA Y CATEGORIA)................................................. 28REPORTE DE PERMANENCIA DE LA SEMANA DETALLADO............................................................... 29REPORTE DE DISTRIBUCIN FISICA DE PERSONAL (SOLICITADO POR JACOBS) .................................. 29DISTRIBUCIN DE PERSONAL DETALLADO.......................................................................................... 30ACTIVIDADES POR TRABAJADOR DETALLADO.................................................................................. 30ACTIVIDADES REALIZADAS POR AREA Y CATEGORIA RELEVANTES .................................................. 31REPORTE DE ACTIVIDADES GENERAL .................................................................................................. 31REPORTE DE ACTIVIDADES RESUMIDO ............................................................................................... 32
ARCHIVOS AUXILIARES ................................................................................................................................. 33PROGRAMACIN Y CONTROL DE PRODUCCIN - PROCEDIMIENTO TENTATIVO....................................... 35
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INTRODUCCIN:
El manejo informacin es un proceso rutinario, generalmente sencillo, pero engorroso si no se usan lasherramientas adecuadas. El PLANEAMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS, es una disciplina retroactiva, cuyaspartes (planeamiento y control) son explcitamente dependientes, el control solo se puede dar si est claroque controlaremos (un planeamiento concreto) y el planeamiento se basa en la informacin histricaobtenida (registro de datos de control) y en base a ello se realiza cualquier replanteo o reprogramacin.El presente procedimiento est dirigido hacia el control y la evaluacin estadstica de datos para unaadecuada reprogramacin para lo que usamos el MTODO DE VALOR GANADO (EVM).
El mtodo o anlisis de valor ganado es una tcnica excelente para evaluar el estado del proyecto y aplicarun tipo de mtrica para dirigir un proyecto. El anlisis de valor ganado tambin es una forma eficaz decomunicar a los interesados del proyecto el estado del presupuesto y desempeo en el tiempo. El valorganado es muy fcil de calcular si solo podemos recordar unas pocas frmulas y matemtica simple, sinembargo, su aplicacin se debe dar hasta la unidad ms simple de evaluacin (CUENTA DE COSTO,PARTIDAS), y cuando se trata de proyectos con cientos de cuentas de costo y miles de partidas el sencilloprocedimiento se complica.El presente prototipo se desarroll y aplico con relativo xito en el servicio AMPLIACIN TALLER DECAMIONES Antamina, y esperamos que sirva como aliciente para terminar la presente iniciativa y para laaplicacin de modelos administrativos automatizados que simplifiquen actividades engorrosas, acelerenactividades repetitivas, estandaricen formatos, afiancen procesos, y finalmente optimicen el uso derecursos.Ing. Claudio Fernndez Coronel.
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CONTROL DE PRODUCCIN:
Identificacin:La identificacin se realiza en base a tres datos el nombre del usuario, el password y el nombre del usuariodel equipo (obtenido automticamente) de faltar alguno de estos datos no es posible el acceso, es decir, unusuario no puede acceder desde una maquina diferente a la suya.
REGISTRO DE INFORMACIN:Al seguir un modelo EVM es importante establecer el registro de datos en 3 etapas importantes:
- REGISTRO DE PV VALOR PLANEADO - Qu tanto trabajo planificamos?- REGISTRO DE EV VALOR GANADO - Cundo trabajo se ha completado?- REGISTRO DE AC COSTO ACTUAL - Qu tanto ha costado completar el trabajo actual?
REGISTRO DE COSTO ACTUAL - AC:El registro de costo actual es el valor ms fluctuante y por ende el ms difcil de controlar.Es el resultado de los valores obtenidos en campo y su correcta asignacin por cuenta de costo, rea,disciplina y/o sistemas. La informacin se obtiene del documento estadstico ms importante en obra elPARTE DIARIO el cual debe incluir:
- Tareo de personal.- Registro de actividades.- Reporte de seguridad.- Reporte de equipos.- Reporte de observaciones y restricciones.
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Esta informacin es la base para la elaboracin de DAILY REPORT1 y este a su vez es el instrumentoestadstico para obtener el costo actual y lo reportes de gasto.
DAILY REPORTPara el registro de los partes diarios son necesarios una serie de archivos auxiliares:
- Personal.- Cuadrillas.- Semanas.- Categoras.- Cuadrillas.- reas.- Disciplinas.- Asignacin de personal por cuadrilla.- Reporte de seguridad.- Reporte de equipos.
Existen dos formas para registrar esta informacin:PRIMERA FORMA: registrar directamente en los formularios existentes2:
SEGUNDA FORMA: Podemos importar los datos de un archivo especfico de Excel.En vista del uso permanente de los archivos en Excel, la practicidad de su uso, su inclusin en la culturaorganizacional y la necesidad de acoplarnos a los procedimientos existentes a fin de causar el menorimpacto posible, se cre un formato especfico para guardar los datos en Excel y luego importarlos alsistema de manera que nos evitemos los engorrosos registros, el formato es el siguiente:
1 El DAILY REPORT adems de ser un reporte contractual, es un reporte que debe evidenciar el estado del servicio: condiciones de obra,cambios de persona, estado de los equipos, cumplimiento de actividades programadas, observaciones, restricciones, distribucin depersonal, resumen de horas gastadas y la proyeccin de horas ganadas.2 El detalle de estos formularios se encuentra al final del manual.
CUADRILLAS SEMANAS DISCIPLINAS CATEGORAS REAS REGISTRO DE PERSONAL
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Como resultado de la importacin, obtenemos los datos registrados en la base de datos, catalogados,indexados y dentro de una estructura definida (es decir, en una sola tabla estadstica). El resultado visual esel siguiente:
FECHA DEL REPORTE
DATOS DEL PERSONAL
NOMBRE DE LA CUADRILLA DISTRIBUCIN DE HORASGASTADAS POR TRABAJADOR
ACTIVIDADES - DETALLES
NOMBRE DE LAS CUADRILLAS
OBSERVACIONES
ALERTAS
DATOS DE REGISTRO CONDICIONES CLIMTICAS
DATO
S DEL
PERS
ONAL
DISTRIBUCIN DE HORASAC
TIVIDA
DES R
EALIZ
ADAS
POR L
A CUA
DRILL
A DETALLES DE LAS ACTIVIDADES
OBTENER DATOS DE LASTABLAS AUXILIARES
EXPORTAR AL EXCEL
IMPORTAR DEL EXCEL
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Este formato es la base del control de produccin, debido a que contiene toda la informacin de los partesdiarios:
- Periodo al que pertenece.- Especialidades.- Disciplinas.- Cuadrillas.- Personal
o DNIo Nombreo Cuadrillao Especialidad.o Categoria.o Distribucin de las horas gastadas.
- Actividades:o Descripcin de la actividad.o rea.o Horas utilizadas en la actividad (suma de las horas usadas por el personal en la actividad).o Cuenta de costo.o tem.
- Condiciones climticas.- Observaciones- Alertas.
Esta informacin se refleja en todos los reportes emitidos.REGISTRO DE DIARIOS
Al seleccionar exportar o importar un archivo Excel se muestra el siguiente cuadro de dialogo para elegir elarchivo a exportar (nuevo) o a importar (existente):
CDIGO AUTOMTICO DE TAREO
OBTENER DATOS DE LASTABLAS AUXILIARES
EXPORTAR AL EXCEL
IMPORTAR DEL EXCEL
DETA
LLES D
EL TA
REO
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DETALLES Y MENSAJES DEL REGISTRO DE DATOS
Cuando el diario yaexiste.
Cuando la cantidad depersonal registrado en lacuadrilla es menor a lalista importada.
Registro decondicionesclimaticas informacinestadistica ypara el dailyreport.
Registro de observaciones, alertasy restricciones, las observacionesson informativas (no se muestranen el parte diario), las alertas seincluyen el daily report.
RESTRICCIONESLas restricciones se registran en el siguiente formulario, son parte del Daily Report.
REGISTRO DE HORAS GASTADAS POR TRABAJADOREl registro de horas gastadas deben ser producto de la matriz TRABAJADOR ACTIVIDAD, es la base de todoslos reportes de horas gastadas el registro debe obedecer fielmente la distribucin de los tareos (reportesdiarios por cuadrilla) es importante minimizar el error en este registro para optimizar los resultados en losreportes.
CDIGO DE LA ACTIVIDAD
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REGISTRO DE ACTIVIDADES:
BSQUEDAS AUXILIARESBSQUEDA DE CUENTA DE COSTO BSQUEDA DE REA
CDIG
O DE L
A ACT
IVIDA
DLA DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD DEBE SER EXPLICITA DETALLES DE LA ACTIVIDAD
BSQUEDA DE C. DE COSTO
BSQUEDA DE REA
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BSQUEDA AUTOMTICA DE TAREO (REPORTE DE PERSONAL DIARIO)En este formulario podemos encontrar automticamente el reporte de personal de cualquier da, labsqueda se realiza por: fecha, semana, cuadrilla, especialidad, etc.
ADVERTENCIA DE ELIMINACIN DE PARTE DIARIO:
VERIFICACIN DE CAMBIO DE PERSONAL ENTRE DOS FECHAS:Una de las formas ms efectivas de verificar los datos registrados es conciliar el cambio de personal entre unda y otro, en este formulario podemos establecer que personas han cambiado su condicin entre un partediario y otro.
ELIMINAR EL PARTE DIARIO SELECCIONADOPARTE DIARIO
CUADRO DE BSQUEDA
FECHA INICIAL FECHA FINAL
DATO
S DE P
ERSO
NAL Q
UE TU
VO VA
RIANT
ES(SU
BIERO
N, BA
JARON
, LIQU
IDADO
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TRAT
ADO
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ECHA
INICI
AL Y
LA FIN
AL)
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REGISTRO DE VALOR GANADO - EV:El valor ganado se obtiene del registro de metrados y su evaluacin con los rendimientos y ratioscontractuales.Los rendimientos y ratios deben ser nicos para cada cuenta de costo (este proceso es complicado, debido aque muchas cuentas de costo tienen tratamientos particulares, como distribucin en subcuentas, cambiosen la evaluacin de rendimientos, inconsistencias en su naturaleza comercial, etc.)Los registros de metrado se obtienen de las planillas de metrado3, en obra las planillas metrado aliasEDPs tienen una variedad de formatos que dificulta la TABULACIN4, en vista de esto existe un formatoestandarizado en Excel, que adems de permitirnos tabular la informacin es fcil de importar hacia unabase de datos. El formato estndar de planilla de metrados5 es el siguiente:
Los valores, deberan ser importados del formato anterior por dos razones: para facilitar el registro yoptimizar el tiempo del mismo y para evitar errores de doble registro de informacin, de no existir unformato estndar6 que permita la importacin de datos, el registro se debe hacer manualmente siguiendolos formatos siguientes.
3 Es muy importante diferenciar las planillas de metrado y los estados de pago, los metrados en un estado de pago no necesariamentetienen que coincidir con la planilla de metrado, debido a que las planillas de metrado deben coincidir con la realidad en obra, es decir,el estado puntual en el que se registran las medidas, sin embargo, los estados de pago, aunque tienen como base las planillas demetrado, tienen un trato diferente, por diversos motivos como las condiciones contractuales, proyecciones, reducciones, acuerdoscomerciales, etc.4 La tabulacin es el ordenamiento de la informacin en una estructura tabular, es decir, en una sola tabla matriz multidimensional quepermita la obtencin de datos mediante el uso de coordenadas.5 Es solo un prototipo, es posible que deba contener otros datos de acuerdo a la necesidad del metrado y las condiciones constructivas.6 Un formato estndar no necesariamente es un formato exactamente igual para todos los casos, es un formato que debe tener datosespecficos que sirvan como referencia para relacionarlos con la informacin archivada tanto en el PRIMAVERA, la base de datos y enlos archivos de Excel adicionales que se desarrollan para los EDPs, Estos datos podran ser:
RESP
ONSA
BLE D
E LA P
LANIL
LA DE
MET
RADO
RESPONSABLE DE METRADO EN EL REA ESPECIFICADO
RESUMEN TOTAL POR ARCHIVO, POR REA, POR DISCIPLINA, POR CUENTA DE COSTO
CDIGO Y DESCRIPCIN DE REA
DETALLES DEL METRADONDICE CORRESPONDIENTE A LA BASE DE
DATOS Y AL PRIMAVERA
FILAS MARCADAS POR EXISTENCIA DE SALDO
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REGISTRO DE METRADOS (AVANCES DIARIOS VALORES RELATIVOS)SELECCIN DE FECHA DE REGISTRO DE METRADO:
REGISTRO DE METRADOS SEGN EL REA, DISCIPLINA Y CUENTA DE COSTOPara no generar incomodidad y disminuir el impacto en el cambio de procedimiento, el formato de registrode metrados es muy parecido a una hoja de clculo (incluyendo la posibilidad de registrar funciones deExcel), la diferencia es que no registra en un archivo, sino, directamente en la base de datos y se relacionaautomticamente con el rea, disciplina, cuenta de costo, cdigo P6 y forma parte de la estructuraestadstica del sistema. La estructura rea disciplina nos permite navegar entre las diferentes disciplinas decada rea y tratar cada coincidencia rea disciplina como un archivo de Excel diferente, es decir, si elijo elrea BANCO DE DUCTOS y la disciplina CIVIL, solo se me mostrar la posibilidad de registro para ladisciplina CIVIL dentro del rea BANCO DE DUCTOS, esto no significa que sea informacin separada, soloes una facilidad para el registro, la informacin es guardada en una sola tabla estadstica.
- ndice de la base datos (cdigo comn en la base de datos y en el programa en PRIMAVERA).- Cdigo y descripcin del rea (coincidente con la base de datos y el programa en PRIMAVERA).- Nombre de archivo (el nombre del archivo de Excel adicional anexo si fuera existiera).- Responsable de la planilla de metrado.- Avance porcentual acumulado del periodo consignado en la fecha de elaboracin de la planilla de metrado.
FECHA
DEL M
ETRA
DOA R
EGIST
RAR
ESTRU
CTUR
A RE
A-DIS
CIPLIN
A
FECHA DE REGISTRO
RUTA VIRTUAL DE REGISTRO
HERRAMIENTAS DE EXCEL UTILIZABLES
SIMUL
ACIN
DE UN
A HOJ
ADE C
LCU
LO
DETALLES DE LAS PARTIDAS DE LADISCIPLINA Y REA SELECCIONADOS
CDIGO DE RELACIN CON LA BASE DEDATOS Y EL PROGRAMA EN PRIMAVERA
RATIOS CONTRACTUALES
AVANCE DEL PERIODO
CALCULO DE HORASGANADAS
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REGISTRO DE VALOR PLANEADO PV
PROGRAMACIN DE AVANCESAvance porcentual semanal de acuerdo a lo descrito en la programacin.
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REGISTRO DE INFORMACIN REFERENCIAL Y ADMINISTRACIN DE DATOSREGISTRO, SELECCIN, CATALOGACIN Y FILTRO DE ACTIVIDADES:
SIMUL
ACIN
DE UN
A HOJ
A DE C
LCU
LO
FILTRO Y BUSQUEDA DE ACTIVIDADES
OPCIONES DE EDICIN
FILTRO DE CONDICION
AGREGAR ACTIVIDAD
EXPORTAR VISTA A EXCEL
IMPRIMIRSE EN EL DAILY ACTIVIDAD EFECTIVA ENHORAS AGNADAS
ACTIVIDADES ADICIONALESBUSQUED ENTRE FECHAS
BSQUEDA POR CONTENIDO
PERMITIR MODIFICACIN INTERCALAR COLORES DE FILA
PERMITIR AGRUPACIN(SIMULACIN DE TABLA DINMICA)
MARCAR FILAS CON UNA CONDICIONES POR EJEMPLO: TODASLAS Que TENGAS MENOS DE 8 HORAS
MOSTRAR TODOS LOS REGISTROS
MOSTRAR REGISTROS QUE SALDRN EN ELDAILY REPORT
MOSTRAR REGISTROS QUE NO SALDRN ENEL DAILY REPORT
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VISUALIZACIN EN MODO DE TABLA DINMICA:
Una sola agrupacin:
Dos niveles de agrupacin:
BANDA DE ESTRUCTURACIN DINMICA:Soltar las encabezados de tabla sobre estabanda para agrupar y formas estructurasselectivas.
Expan
dir gr
upo (
ejemp
lo: en
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esta
agrup
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uadri
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cuadri
lla)
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REGISTRO DE EQUIPOS (HORMETROS) (formato similar a la modificacin de actividades)
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REGISTRO DE HORAS DE CAPACITACINSolo registramos las horas de capacitacin totales (no contamos con ms informacin, esta informacin esesencial para el daily report, sin embargo, es importante implementar los registros estadsticos para el reade seguridad.
Los periodos de condiciones climticas se registran directamente en el daily report.
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REPORTESLos reportes son la razn para el uso de un sistema de datos, el resultado depender directamente delcorrecto registro de datos, es por ello que, en la medida de lo posible, debe evitarse el clculo manual y laduplicidad de datos.
IMPORTANTE: Conceptos bsicos para obtener reportes confiables, eficientes y oportunos:- Los reportes pueden ser mltiples, pero los datos deben ser nicos.- Los reportes deben tener formatos establecidos y que respondan a la necesidad de manera
oportuna.- Los datos en un reporte deben tener un claro sustento tanto fsico (archivo documentario) y lgico
(registros computacionales).ESTRUCTURA DE LOS REPORTES EN CRYSTAL REPORT
BARRAS DE HERRAMIENTAS
REPORTE
DISTR
IBUCI
N ESTR
UCTU
RAL D
EL RE
PORT
E
EXPORTAR
IMPRIMIR
ACTUALIZAR
ESTRUCTURA
CERRAR
ZOOM PANEL DE NAVEGACIN
SELECCIN DE DATOS
ASISTENTE DE BSQUEDA
TEXTO DE BSQUEDA
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REPORTES DIARIOS:FECHA DEL REPORTE REPORTE DIARIO
ROTACION DE PERSONAL DIARIOREPORTE ADMINISTRATIVO
OBTENER INFORMACION DE EQUIPOS
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DAILY REPORTREPORTE DE PERSONAL REPORTE DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Contiene:- Distribucin de personal por categoria,
disciplina y condicin.- Reporte del clima.- Reporte de horas de capacitacin.- Resumen de personal y horas gastadas.
Contiene:- Distribucin de equipos.- Condiciones y estado.- Observaciones.
REPORTE DE ACTIVIDADES OBSERVACIONES RESTRICCIONES Y FIRMAS
Contiene:- Descripcin del trabajo ejecutado.- Horas utilizadas.- Distribucin por area.
Contiene:- Observaciones y restricciones.- Firmas y vistos.
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REPORTE ADMINISTRATIVO DE PERSONAL
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REPORTES GERENCIALES
WEEKLY
REPORTE DE PERMANENCIA
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REPORTE GERENCIAL
REPORTE DE PERSONAL Y CUADRILLAS
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REPORTES EN GENERAL
HORAS GASTADAS POR ACTIVIDADES
SELECCIN DE SEMANA
PERIODO DEL REPORTE
LISTA
DO DE
REPO
RTES
DISPO
NIBLES
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REPORTE DE USO DE HORAS GASTADAS POR DISCIPLINA Y CUADRILLA
DETALLADO DE HORAS GASTADAS (TODO EL PERSONAL)
HORAS GASTADAS POR REA
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PERSONAL POR CUADRILLA
PERSONAL Y HORAS POR CATEGORIA
PERSONAL POR CUADRILLA DETALLADO
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PERMANENCIA EN OBRA POR CUADRILLA DETALLADO
PERMANENCIA EN OBRA POR CATEGORIA DETALLADO
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PERMANENCIA EN OBRA SEMANAL ESTADSTICA
REPORTE DE PERMANENCIA RESUMIDO (CUADRILLA Y CATEGORIA)
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REPORTE DE PERMANENCIA DE LA SEMANA DETALLADO
REPORTE DE DISTRIBUCIN FISICA DE PERSONAL (SOLICITADO POR JACOBS)
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DISTRIBUCIN DE PERSONAL DETALLADO
ACTIVIDADES POR TRABAJADOR DETALLADO
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ACTIVIDADES REALIZADAS POR AREA Y CATEGORIA RELEVANTES
REPORTE DE ACTIVIDADES GENERAL
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REPORTE DE ACTIVIDADES RESUMIDO
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ARCHIVOS AUXILIARESPERSONAL:
CUADRILLAS SEMANAS CATEGORIAS
REAS DISCIPLINAS
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REGISTR DE TRABAJADORES POR CUADRILLA
AGREGAR TRABAJADOR
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PROGRAMACIN Y CONTROL DE PRODUCCIN - PROCEDIMIENTO TENTATIVOPROCESO: RESTRUCTURACIN DE LOS PROCESOS DE PROGRAMACIN CONTROLTIEMPO: 20 DASPROCEDIMIENTO:PRIMERO: LA ESTRUCTURA BASE
La estructura base debe tomarse del estamento contractual, (en nuestro caso deba ser del ISP), esabase ser una base contractual que debe dar como resultado el OP cuya estructura debi ser labase del programa original y, con algunos cambios, tambin del programa actual, este proceso debeser meramente verificativo pues la estructura existe.Importante: el PO es inamovible de tal manera que su estructura existe y no puede ser variada, nose puede hacer POM para luego estructurar un OP, el procedimiento es al revs).
SEGUNDO: LA ESTRUCTURA FUNCIONALUna vez definido la estructura base (la estructura que muestra el PO) seguimos los siguientes pasos:1. Establecemos los EDP (en realidad son las planilla de metrados los EDP tienen una estructura
diferente), validos u oficiales (tomando en cuenta la posible existencia de versiones adicionales hecho comn en todo los procesos documentarios de obra).
2. Distribuir los tems de estas planillas entre las partidas, esta distribucin debe darnos comoresultado 3 condiciones:
a. tems correspondientes e incluidos en la partida, en este caso el tem corresponde a lapartida presupuestada y ha sido parte de su anlisis de costo y por tanto participo delratio.
b. tems correspondientes pero no incluidos en la partida, en este caso el temcorresponde a la partida, pero no estuvo incluido en el anlisis de costo, por tanto noparticip en la evaluacin del ratio, este tipo de tem genera un sobrecosto que debeser informado, y ser materia de un reporte posterior.
c. tems no correspondientes a las partidas contractuales, los tems no correspondientesa ninguna partida deben ser evaluados agrupados generando una partida adicional,estas partidas nuevas, los sobrecostos y la evaluacin de las partidas contractualesdebe darnos como resultado el POM.
Importante: No se puede evaluar los tems de las planillas de metrados con las cuentas decosto debido a que las cuentas de costo son resultado directo del anlisis de costo base delas partidas, los tems de las planillas de metrado son variables, pero como no tenemos eldetalle del anlisis de costo seguramente se consideran coincidentes, sin embargo, es muyposible que su incidencia procedimental en el ratio ser diferente en cada caso, esto no setoma muy en cuenta debido a la modalidad del contrato, sin embargo es importante, ental sentido se deben distribuir, asignar y/o relacionar con las partidas, y la suma de estostems deben darnos el nuevo metrado y ratio funcional por partida.
3. La distribucin de los tems en las partidas, nos permitir tener el PO y el POM, y a la vez nosdar como resultado los saldos (por partida), que sumado a la evaluacin de gasto real nosdar el nuevo ratio funcional base para la nueva programacin.
TERCERO: RATIO OPERATIVO O FUNCIONALSe realizar la evaluacin de gasto (hh) para elaborar un ratio funcional que nos permita desarrollarun programa coincidente con la realidad, para esto debemos:
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1. Evaluar avances y gasto de un periodo de tiempo (pueden ser los ltimos dos meses).2. Generar nuevos ratios funcionales.Importante: Para evaluar el rendimiento nuevo que nos permita establecer los parmetros para unaprogramacin efectiva, se basa en AVANCE, RECURSOS, TIEMPO, como en cualquier procedimientode control dos de los tres deben quedar fijos para darle movilidad al tercero, en nuestro caso se hanotado que el rendimiento no vara aun cuando varan los recursos, por tanto, lo ideal sera evaluarla movilidad en el tiempo, eso nos dara una visin ms cercana a la realidad.
CUARTO: EL PROGRAMA1. El programa deber estar basado en las nuevas partidas (Estructura POM), y deber responder
bsicamente a los saldos (esto debido a que el anlisis de lo ya desarrollado sera muy tediosopor la inexistencia o falacia de la informacin pasada).
2. La nueva ruta crtica debe ser consecuente con la iniciativa existente y los frentes abiertos en laactualidad (esto con la intensin de hacer un seguimiento eficiente del avance real).
3. El programa dar como resultado la necesidad de recursos y tiempo.QUINTO: EL CONTROL
Con el programa desarrollado a la medida de la realidad, se deben dar los siguientes pasos:1. Las actividades descritas en los partes diarios deben ser verificadas en campo para establecer a
correctamente la partida correspondiente y por consecuencia la cuenta de costo (lo que sehace hasta la actualidad no es correcto).
2. Las actividades, relacionadas a las partidas, deben ser coincidentes a los avances registrados enlos informes de avance semanal, si no lo fueran, se debe:
a. Verificar la existencia del avance.b. Si existiese el avance, establecer las actividades reales.c. Si no existiese el avance, establecer los avances reales de estas actividades.
3. El informe de avance semanal debe ser el resultado de las planillas de metrados, comparadascon las actividades reales, en tal sentido este informe debe contener:
a. Avance semanal, por partida y por cuenta de costo.b. Detallado de actividades por partida (solo se hace por rea).c. Detallado de uso de personal por avance y por partida (se hace por cuadrilla y por
categoria).d. Reporte de rendimiento por partida semanal (debe ser informacin real, resultados
del contraste entre el informe semanal de avance y el informe de HH gastadas porpartida).
SEXTO: LOS RESULTADOSDe todo lo procedido, se debe obtener:- Reportes gerenciales eficientes (informacin real).- Reportes para el cliente (informacin impactada por ratios contractuales).- Reportes de campo (ratios y rendimientos reales pfs basados en ratios funcionales y no
contractuales).OBSERVACIONES:
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- La informacin existe, pero no est bien dirigida o mal administrada, no se trata de unadeficiencia tcnica, es una deficiencia administrativa, por tanto debe evaluarse como tal.
- El presente es un bosquejo inicial del procedimiento, este se debe complementar con el detallede los reportes, el procedimiento de recojo de datos y la programacin para su desarrollo.
En la industria, sin procedimiento, no se hace!!!.