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Sistema Financiero QUIPUSistema Financiero QUIPU
Funcionalidad ProyectosFuncionalidad Proyectos
AGENDAAGENDA
1. Objetivo2. Reglas de juego3. Estructura del presupuesto de la Universidad,
distribución y requisitos para su ejecución.4. Sentido y razón de ser de la funcionalidad de
proyectos en el Sistema Financiero QUIPU1. Por qué es necesaria la organización de la
informacion financiera por proyectos2. Informacion financiera y construcción de indicadores
de gestión3. Cambios en el Sistema QUIPU
5. Manejo de información de proyectos en el Sistema QUIPU
AGENDAAGENDA
6. Modificaciones al presupuesto: conceptos básicos
7. Objetivo y metodología de los talleres
OBJETIVOOBJETIVO
• Repasar conceptos básicos con el fin de contribuir al mejor uso del Sistema Financiero QUIPU, en particular la funcionalidad Proyectos.
• Socializar los objetivos y la metodología de trabajo que se aplicará en los talleres que se llevaran a cabo a partir del 5 de noviembre.
REGLAS DE JUEGOREGLAS DE JUEGO
• Apagar celulares• Preguntas al final• No retirarse antes de terminar• Actitud positiva hacia la solución de problemas• Respetar las opiniones de los demás• Pedir la palabra• Uso eficiente del tiempo en las intervenciones
ESTRUCTURA DEL ESTRUCTURA DEL
PRESUPUESTO DE LA PRESUPUESTO DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL UNIVERSIDAD NACIONAL
DE COLOMBIA, DE COLOMBIA,
DISTRIBUCIÓN Y DISTRIBUCIÓN Y
REQUISITOS PARA SU REQUISITOS PARA SU
EJECUCIÓNEJECUCIÓN
FUENTES NIVEL CENTRAL VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS
PREGRADO• Matrículas• Servicio Médico• Sistematización• Inscripciones
APORTES OTRAS ENTIDADES OTROS INGRESOS RENDIMIENTOS FINANCIEROS EXCEDENTES FINANCIEROS
FONDOS ESPECIALES
INGRESOS ACADÉMICOS POSGRADO VENTAS DE PRODUCTOS ARRENDAMIENTOS OTROS INGRESOS RENDIMIENTOS ACADÉMICOS RECURSOS DEL BALANCE TRANSFERENCIAS
30%
AA
BB
CURSOS DE EDUCACIÓN NO FORMAL PRESTACIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS DE EXTENSIÓN
70%
Monto asignado en la Ley de Presupuesto para cada Vigencia
Fiscal por el Ministerio de Hacienda
RECURSOS DE LA NACIÓN
RECURSOS PROPIOS
LAS FUENTES DE FINANCIACIÓNLAS FUENTES DE FINANCIACIÓN
90
98
10
Ingresos generados por la Universidad en la vigencia, por la venta de bienes y servicios propios de las actividades económicas o sociales que desarrolla en el marco de su misión
Son los recursos del balance (excedente financiero del año inmediatamente anterior y recuperación de cartera vencida). Identifican el recaudo de la vigencia anterior, para ser ejecutados en la vigencia actual.
Ingresos provenientes de las transferencias del Gobierno Nacional a la Universidad Nacional, con objeto de contribuir a la atención de sus compromisos y cumplimiento de sus funciones, destinados tanto para gastos de funcionamiento como de inversión.
APLICACIÓN DE LOS INGRESOS APLICACIÓN DE LOS INGRESOS N
IVE
L C
EN
TR
AL
INVERSIÓN
FUNCIONAMIENTO
SERVICIO DEUDA
RE
CU
RS
OS
D
E
LA
N
AC
IÓN
Gastos de Personal Gastos Generales Transferencias (Pensiones, Cuota Auditaje, ICFES, Préstamo Beca)
Proyectos
Intereses Amortización
APLICACIÓN DE LOS INGRESOS APLICACIÓN DE LOS INGRESOS N
IVE
L C
EN
TR
AL
FUNCIONAMIENTOR
EC
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SO
S
PR
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TRANSFERENCIAS
SERVICIO DEUDA
INVERSIÓN
Gastos Generales
Préstamo Beca Bienestar Universitario Servicio Médico Sentencias
Proyectos
Intereses Amortización
APLICACIÓN DE LOS INGRESOS APLICACIÓN DE LOS INGRESOS F
ON
DO
S
ES
PE
CIA
LE
S
RECURSOS CON DESTINACIÓN ESPECÍFICA
(Corresponden a los ingresos identificados en
el literal A)
RE
CU
RS
OS
P
RO
PIO
S
RECURSOS DE LIBRE APLICACIÓN
(Corresponden a los ingresos identificados en
el literal B)
Proyectos
Gastos OperativosFortalecen el desarrollo de las Unidades de Gestión Académica – Administrativa.
Proyectos de Iniciativa Universitaria- Docencia- Investigación- Extensión- Soporte Institucional
FIJACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE LA FIJACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
APRUEBA
El presupuesto General de Ingresos y Gastos de la U.N.
Unidad 2214-01 Gestión GeneralUnidad 2214-02 UNISALUDUnidad 2214-03 Caja de PrevisiónUnidad 2214-04 UNIBIBLOSUnidad 2214-05 UNIMEDIOS
C.S
. U.
AC
UE
RD
O
DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAUNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO POR
NIVEL NACIONAL, SEDES Y UNIDADES
ESPECIALES ASÍ:
Funcionamiento y Servicio de la Deuda
Ingresos porNivel Rentistico
Gastos por Rubros Presupues-
tales
Inversión
Ingresos porNivel Rentistico
Nivel CentralProyectos
Fondos EspecialesMonto Global
RE
CT
OR
IA
RE
SO
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EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAUNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
EJECUTAN EL PRESUPUESTO DE
FUNCIONAMIENTO, SERVICIO DE LA DEUDA E INVERSIÓN
DEL NIVEL CENTRAL, DE CONFORMIDAD A LO
PREVISTO EN LA RESOLUCIÓN DE RECTORÍA
SE
DE
S
DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS ESPECIALES FONDOS ESPECIALES
DA LA APROPIACIÓN ANUAL PARA CADA
UNO DE LOS FONDOS ESPECIALES DE LA
SEDE
VIC
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#1
DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS ESPECIALES FONDOS ESPECIALES
AL INTERIOR DE CADA FONDO SE DISTRIBUYE LA
APROPIACIÓN ANUAL ASIGNADA MEDIANTE LA
RESOLUCIÓN DE VICERRECTORÍA ASÍ:
Recursos con Distinación Específicaa) Monto Global
Recursos de Libre Asignación a) Gastos de Operación = Distribución por Rubro Presupuestal
b) Proyectos = Monto Global
FA
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#2
APLICACIÓN DE LOS INGRESOS APLICACIÓN DE LOS INGRESOS F
ON
DO
S
ES
PE
CIA
LE
S
RECURSOS CON DESTINACIÓN ESPECÍFICA
(Corresponden a los ingresos identificados en
el literal A)
RE
CU
RS
OS
P
RO
PIO
S
RECURSOS DE LIBRE APLICACIÓN
(Corresponden a los ingresos identificados en
el literal B)
Proyectos
Gastos OperativosFortalecen el desarrollo de las Unidades de Gestión Académica – Administrativa.
Proyectos de Iniciativa Universitaria- Docencia- Investigación- Extensión- Soporte Institucional
REQUISITOS PARA EJECUCIÓN DE LOS REQUISITOS PARA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS ESPECIALES RECURSOS DE LOS FONDOS ESPECIALES
GA
ST
OS
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E
OP
ER
AC
IÓN
PR
OY
EC
TO
S
1. Por Rubros Presupuestales aprobados mediante Resolución de Vicerrectoría
2. Ingresar al Sistema QUIPU
Surtido el proceso de formulación y aprobación del proyecto se formaliza así:
1. - Ficha mínima del Proyecto- Resolución de aprobación y distribución del proyecto de ingresos y gastos. Según modelo de Resolución entregada con el instructivo.
2. Ingresar estos documentos al Sistema QUIPU
SENTIDO Y RAZÓN DE SER SENTIDO Y RAZÓN DE SER
DE LA FUNCIONALIDAD DE DE LA FUNCIONALIDAD DE
PROYECTOS EN EL SISTEMA PROYECTOS EN EL SISTEMA
FINANCIERO QUIPUFINANCIERO QUIPU
1. POR QUÉ ES NECESARIA LA ORGANIZACIÓN DE
LA INFORMACION POR PROYECTOS.
2. INFORMACION FINANCIERA Y CONSTRUCCIÓN DE
INDICADORES DE GESTION.
3. CAMBIOS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN
FINANCIERA (QUIPU):
Diseño y Desarrollo
Implantación
1. Para presentar a las entidades externas de control la información financiera asociada a la realización de las tareas sustantivas de Formación, Investigación y Extensión.
2. Contribuir a la construcción de indicadores de gestión orientados y definidos desde la propia Universidad.
3. Facilitar el control y seguimiento, en el día a día, de cada uno de los proyectos en ejecución, por parte de los diferentes actores del sistema (director del proyecto, director de las dependencias responsables, Vicerrectorías y Rectoría General etc.).
1. POR QUÉ ES NECESARIA LA 1. POR QUÉ ES NECESARIA LA ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION POR ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION POR
PROYECTOS.PROYECTOS.
4. Apoyar los procesos de autorregulación globales del sistema en la medida en que cada actor tiene la posibilidad de conocer el conjunto del proceso en tiempo real.
5. Facilitar el desarrollo de los sistemas de información académicos (Investigación y Extensión), que igualmente se organizan por proyectos; y del Banco de Proyectos.
En términos sencillos, los indicadores de gestión propuestos en la Universidad Nacional asocian el uso de
los recursos (financieros, físicos, etc.) al desarrollo de sus funciones de Docencia, Investigación y Extensión.
2. INFORMACION FINANCIERA Y 2. INFORMACION FINANCIERA Y CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE
GESTION.GESTION.
FORMACIÓN
INVESTIGACIÓN
EXTENSIÓN
RECURSOS:
FINANCIEROS
FISICOS
HUMANOS
RECURSOSINDICADORES
CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS
FORMACION $$$ XXX
INVESTIGACION $$$ XXX
EXTENSION $$$ XXX
COMPLEJIDAD COMPLEJIDAD Y CALIDADY CALIDAD
La Universidad se ha comprometido con la construcción de un sistema de INDICADORES DE
GESTIÓN que de cuenta del quehacer propio de una entidad de educación superior con toda su
complejidad.
En una primera instancia se busca hacer visible la complejidad, a través de la estructura de costos; y en
una segunda instancia, hacer visible la calidad y algunos resultados del quehacer académico mediante
la incorporación de variables cualitativas y cuantitativas, en un esfuerzo en el cual se articularán
los resultados del proceso de autoevaluación que actualmente desarrolla la Universidad.
Una institución universitaria tiene un mayor nivel de
complejidad en la medida en que su oferta curricular
es diversa; desarrolla investigación avanzada y
exigente; los vínculos y la interacción con la
sociedad, a través de la extensión son múltiples; y su
organización interna es coherente con la magnitud de
las tareas que debe soportar.
COMPLEJIDADCOMPLEJIDAD
Tanto lo financiero y lo administrativo, como el
análisis que se haga de los resultados del
quehacer de la Universidad a partir de su misión
institucional, deben reflejar la complejidad de la
institución. Desde lo financiero y lo administrativo
esto significa trabajar en la construcción de un
sistema de costos apropiado.
• Es necesario conocer el gasto diferenciado en Docencia, Investigación y Extensión.• La construcción de indicadores que permitan establecer comparaciones, no se puede realizar a partir de promedios en los cuales se agregan programas curriculares o proyectos de investigación o extensión que presentan estructuras de costos distintas y complejidades diferentes en su desarrollo.• Al hacer transparente la estructura de costos se hacen visibles las diferencias y también los problemas de eficiencia.
LA ESTRUCTURA DE COSTOS PUEDE REFLEJAR LA ESTRUCTURA DE COSTOS PUEDE REFLEJAR LA COMPLEJIDAD.LA COMPLEJIDAD.
LA CALIDAD TIENE QUE VER CON LOS COSTOS. LA CALIDAD TIENE QUE VER CON LOS COSTOS.
La construcción de un sistema de costos que refleje la
complejidad requiere que la información financiera y
administrativa esté organizada para tal fin.
La estructura presupuestal y contable definida para el
sector público en Colombia, no permite construir sistemas
de costos que apoyen la construcción de indicadores de
gestión en los términos planteados por la Universidad.
Tradicionalmente la forma como está organizada la información no permite que la asociación entre LOS
RECURSOS y las FUNCIONES ESTRATEGICAS sea transparente e Inmediata.
En una entidad pública la Información Financiera está organizada para dar respuesta a la pregunta:
¿EN QUÉ SE GASTAN LOS RECURSOS?
y no para responder
¿PARA QUÉ SE GASTAN?
El Presupuesto de una entidad pública está organizado por RUBROS, tal como lo indica la LEY GENERAL DE
PRESUPUESTO:
Gastos de PersonalGastos Generales
Adquisición de Bienes y ServiciosTransferenciasInversión
ProyectosServicio de la Deuda
Gastos de Funcionamiento
¿QUÉ INDICADORES SE PUEDEN ¿QUÉ INDICADORES SE PUEDEN CONSTRUIR CON ESTA INFORMACIÓN?CONSTRUIR CON ESTA INFORMACIÓN?
Los convencionales:
•Evolución de los gastos de Funcionamiento/Total
•Evolución gastos de Inversión/Total
•Costo por estudiante (sin poder identificar en qué está representado ese costo)
•Presupuesto programado vs. presupuesto ejecutado
•Gastos en Funcionamiento/gastos de Inversión
•Crecimiento de los gastos de personal
•Gastos de Personal/gastos de Funcionamiento
Para seguir avanzando en la construcción de una nueva forma de organización de la información donde:
CONCEPTO DE GASTO DOCENCIA INVESTIGACION EXTENSIÓN SOPORTE
FuncionamientoGastos de Personal Docente XXX XXX XXX
Administrativo XXX XXX XXX
Gastos GeneralesTransferencias
InversiónPersonal XXX XXX XXX
Gastos de Operación XXX XXX XXX
Servicio de la Deuda
PROYECTOSPROGRAMAS CURRICULARES
Fue necesario diseñar el Sistema de Información Financiero en esa dirección:
Ajustar el Sistema en procura de construir un sistema de costos,
Y Alinear los procesos administrativos y
financieros en la misma dirección.
En la literatura administrativa esto se conoce como pasar de una contabilidad administrativa, por áreas, a una contabilidad por programas o por
actividades.
Los procesos de la administración deben asociarse a los procesos estratégicos. La asociación entre el
uso de los recursos y las funciones de la Universidad debe ser inmediata. Esta asociación se
puede hacer o reconstruyendo la información financiera o desarrollando un sistema de información financiero en función de este
propósito.
PRESUPUESTOCUENTAS POR PAGAR
TESORERIA CONTABILIDAD
PRESUPUESTOCUENTAS POR PAGAR
TESORERIA CONTABILIDAD
RUBRO O CONCEPTO DE INGRESO Y DE GASTO
PROGRAMA Y/O PROYECTO
RUBRO O CONCEPTO DE INGRESO Y DE GASTO
ANTES:
AHORA:
-------------------------------------------------------
3. CAMBIOS EN EL SISTEMA QUIPU3. CAMBIOS EN EL SISTEMA QUIPU
RUBRO O CONCEPTO
DE INGRESO Y DE GASTO
PLAN DE CUENTAS PARA TODA ENTIDAD DEL SECTOR PÚBLICO
NORMATIVIDAD ESTATAL
RENDICIÓN DE INFORMES EN LOS TÉRMINOS DEFINIDOS POR LAS ENTIDADES ESTATALES DE CONTROL
PROGRAMA Y/O
PROYECTO
PLAN DE PROGRAMAS Y DE PROYECTOS PROPIO DE LA UNIVERSIDAD
NORMATIVIDAD INTERNA
ELABORACIÓN DE INFORMES, PARA USO INTERNO Y EXTERNO, EN LOS TÉRMINOS DEFINIDOS POR LA UNIVERSIDAD
• Acuerdo sobre la tipología de proyectos, es decir sobre la Codificación: Plan de Proyectos.
• Acuerdo sobre contenido de la Ficha Mínima de Registro de Proyectos.
• Acuerdo sobre procedimientos básicos: Presentación del proyectoAprobación Modificación del proyectoTodo esto para cada tipología de proyecto y para cada nivel (Nacional, Sede, Facultad)
PROYECTOS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS:DEFINICIONES BÁSICAS
Incorporación del proyecto al Sistema.
Autorizaciones para modificar la estructura de la codificación.
Autorizaciones para modificar el contenido de la ficha mínima (Áreas temáticas, Plan de Desarrollo, creación de programas y subprogramas de Extensión e Investigación, etc.)
PROYECTOS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS:SOBRE EL SISTEMA
TIPOLOGIA CODIFICACIÓN DE PROYECTOSTIPOLOGIA CODIFICACIÓN DE PROYECTOS
DOCENCIA
INVESTIGACIÓN
EXTENSIÓN
SOPORTE INSTITUCIONAL
PROYECTOS ACADÉMICOSPROYECTOS ACADÉMICOS
DOCENCIA
INVESTIGACIÓN
EXTENSIÓN
• Diseño y puesta en marcha de nuevos programas de pregrado
• Diseño y puesta en marcha de nuevos programas de postgrado
• Desarrollo Académico
• Investigación básica• Investigación aplicada• Desarrollo experimental• Creación artística• Conformación y fortalecimiento de grupos y redes de
investigación
• Educación no formal• Prestación de servicios académicos
• Gestión social
• Gestión tecnológica
• Asesoría en el campo educativo para la organización y desarrollo de programas académicos
• Programas y megaproyectos que articulan investigación, docencia y extensión
Oficina Nacional de Planeación
PROYECTOS DE SOPORTE INSTITUCIONALPROYECTOS DE SOPORTE INSTITUCIONAL
INFRAESTRUCTURA
EQUIPOS
SERVICIOS
• Infraestructura física• Infraestructura de Servicios Públicos• Infraestructura de recreación y deporte
• Equipo genérico
• Equipo científico y tecnológico
• Sistemas de información y equipo de informática y redes
• Equipo y material documental y bibliográfico
• Equipo y material didáctico
• Equipo de transporte
• Para el Bienestar y el desarrollo personal
• Para el desarrollo institucional
• Comunicación, medios y divulgación cultural
Oficina Nacional de Planeación
Es un resumen de un proyecto que ya existe.
Su contenido busca asociar los tipos de proyecto a otras dimensiones también importantes:
Áreas Temáticas
Plan Global de Desarrollo
Busca asociar otros costos ligados al desarrollo de algunos proyectos (tiempo de los docentes en su jornada de trabajo)
Asocia todas las variables financieras:
Fuentes de financiación (internas o externas)
Conceptos de gasto.
FICHA MINIMA DE PROYECTOFICHA MINIMA DE PROYECTO
– Presentación del proyecto– Selección y aprobación:
Académico administrativa
Plan de gasto– Modificación:
Académico administrativa
Financiera– Evaluación y cierre
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS A PROYECTOSASOCIADOS A PROYECTOS
ExtensiónExtensión
PROYECTOS
Proyectos por solicitud externaProyectos por solicitud externaProyectos de iniciativa internaProyectos de iniciativa interna
InvestigaciónInvestigación
DocenciaDocencia
ExtensiónExtensión
Tipo de Proyectos Tipo de Proyectos
InvestigaciónInvestigación
FINANCIACION INTERNAFINANCIACION INTERNA FINANCIACION EXTERNAFINANCIACION EXTERNA
ExtensiónExtensión
SoporteSoporte
DISEÑOEJECUCION
Y SEGUIMIENTOEVALUACION Y CIERRE
SELECCION
MANEJO DE INFORMACIÓN DE
PROYECTOS EN QUIPU
Apropiación Sede
Distribucion por Facultad
(empresa)
Distribucion dentro de empresa
Recursos de libre
distribucion
Proyectos especificos
Sistema QUIPUSistema QUIPU
Gastos de operación = Proyecto generico
Proyectos especificos
Proyectos especificos
QUE ES UN PROYECTO GENÉRICOQUE ES UN PROYECTO GENÉRICO
En realidad no es un proyecto, es la figura que permite registrar la información de los ingresos y gastos de
operación, necesarios para garantizar el funcionamiento de las distintas Unidades de
Gestión Académico-Administrativas.
QUE ES UN PROYECTO ESPECÍFICOQUE ES UN PROYECTO ESPECÍFICO
El proyecto es un conjunto estructurado de actividades caracterizado por su intencionalidad
de cambio frente a un objetivo previamente definido, dentro de un marco temporal
determinado y con recursos dados.Una característica de los proyectos específicos
es que tiene asignación asignación de cupode cupo para controlar su ejecución de acuerdo al recaudo del proyecto
en la vigencia.
MANEJO PRESUPUESTAL EN EL APLICATIVO MANEJO PRESUPUESTAL EN EL APLICATIVO QUIPUQUIPU
A nivel de empresa: Información obtenida en el módulo de presupuesto en la cual se observa la Ejecución global de la empresa sin tener en cuenta la clasificación de acuerdo a cada proyecto.
A nivel de proyecto: Control presupuestal que se le realiza a un proyecto a partir de la creación de ficha financiera, realizando todos los registros en el modulo de proyectos.
PROCESO PARA EJECUTAR UN PROYECTO
CARGUE APROPIACION INICIAL
PROYECTO GENÉRICO
PROYECTO ESPECÍFICO
Crear ficha administrativa
Crear ficha financiera
Ejecuciones
Crear ficha administrativa
Crear ficha financiera
Asignación cupo
Ejecuciones
PPTO PROY.
MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO:
CONCEPTOS BÁSICOS
MODIFICACIONES AL PRESUPUESTOMODIFICACIONES AL PRESUPUESTO
• Adiciones
• Reducciones
• Traslados– Créditos– Contracréditos
MODIFICACIONES PRESUESTALES DE LOS FONDOS ESPECIALES
APRUEBA LAS MODIFICACIONES
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CT
OR
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CIÓ
N
1. Adición o Reducción, siempre y cuando no cambie el total apropiado a la Sede.(Traslados horizontales entre Fondos).
2. Traslados de los Recursos de libre aplicación entre Proyectos a Gastos de Operación o Viceversa
MODIFICACIONES PRESUESTALES DE LOS FONDOS ESPECIALES
APRUEBA LAS SIGUIENTES
MODIFICACIONES
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1. Traslados entre Proyectos
2. Traslados entre los Rubros Presupuestales para los Gastos de Operación, siempre y cuando no supere el monto asignado con la Resolución de Vicerrectoría
REQUISITOS PARA LOS TRASLADOS PRESUPUESTALES
Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP del Rubro a Contracreditar
Justificación Técnica y Económica.• Si es de un proyecto la expide el Director del Proyecto con el Vo.Bo. del Decano.• Si son Gastos de Operación el Jefe de Unidad con Vo.Bo. del Decano
MODIFICACIONES PRESUESTALES DE LOS FONDOS ESPECIALES
CUANDO HAY ADICIÓN O
REDUCCIÓN DEL TOTAL ASIGNADO
PARA FONDOS ESPECIALES EN
CADA SEDE, SIEMPRE Y CUANDO NO
MODIFIQUE EL TOTAL GENERAL DE
FONDOS EN LA UNIVERSIDAD
(TRASLADOS DE APROPIACIÓN ENTRE
SEDES)
RE
CT
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MODIFICACIONES PRESUESTALES DE LOS FONDOS ESPECIALES
APRUEBA ADICIÓN O REDUCCIÓN QUE
AFECTAN LA APROPIACIÓN
GENERAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL EN
FONDOS ESPECIALES
C.
S.
U.
AC
UE
RD
O
OBJETIVO Y METODOLOGÍA DE TRABAJO EN LOS
TALLERES
1.Revisión de datos
– Por parte del Grupos de Soporte
– Por parte de los Usuarios
2. Identificar tipo de error
3.Corregir errores
4.Emitir nuevos listados de ejecuciones presupuestales y de proyectos
5.Verificar inconsistencias
6.Corrección final
7.Simulación del cierre de proyectos
Describa los problemas que ha tenido en la operación de proyectos.– Cargue de apropiacion inicial.– Cargue de ficha administrativa– Cargue de ficha financiera– Ejecucion
• Describa los problemas que ha tenido para realizar modificaciones presupuestales– Proyecto genérico
• Adiciones• Reducciones
– Proyectos especificos• Adiciones• Reducciones• Traslados de rubro a rubro en un proyecto• Traslados entre proyectos
Cargue de la apropiación inicial
Ficha Administrativa Proyecto Genérico
Ficha Financiera Proyecto Genérico
Ficha Administrativa Proyecto Específico
Ficha Financiera Proyecto Específico
Asignación de Cupo
PROGRAMACION PRESUPUESTO AÑO 2002 FONDOS ESPECIALES NUEVO INSTRUCTIVO RESOLUCION 040 DE 2001
FORMATO 1 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA VICERRECTORIA SEDE _____________
RESOLUCIÓN NUMERO DE 2002
EL VICERECTOR DE LA SEDE ___________________
en uso de sus facultades legales y estatutarias y en especial de las delegadas mediante la Resolución No. 040 de 2001, y
C O N S I D E R A N D O:
Que mediante Resolución No.... de diciembre de 2001, de la Rectoría General de la Universidad Nacional de Colombia, se distribuyó el presupuesto para la Vigencia Fiscal de 2002. Que para los Fondos Especiales de la Sede_______________, se asignó una partida de $__________________. Que para el cumplimiento de las actividades académicas y administrativas por parte de la organización central y de las Facultades, Centros e Institutos Interfacultades de la Sede______________, es necesario asignar la apropiación presupuestal correspondiente a cada Fondo Especial.
PROGRAMACION PRESUPUESTO AÑO 2002 FONDOS ESPECIALES NUEVO INSTRUCTIVO RESOLUCION 040 DE 2001
RESUELVE: Artículo1°. Asignar para la Vigencia Fiscal de 2002, a los Fondos Especiales de la Sede ______________, las siguientes apropiaciones presupuestales. FONDOS ESPECIALES DE NIVEL CENTRAL DE FACULTADES, CENTROS E INSTITUTOS INTERFACULTADES O DEPENDENCIAS
RECURSOS CORRIENTES DE LA VIGENCIA
RECURSOS DE CAPITAL
TOTAL
TOTAL Artículo2°. Las apropiaciones asignadas en virtud del artículo precedente, constituyen las autorizaciones de gasto máximas para asumir compromisos durante la vigencia fiscal de 2002, pero no podrá ordenarse gasto alguno sino contra los recursos que hayan sido efectivamente recaudados por el respectivo Fondo Especial. Artículo3°. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición COMUNIQUESE Y CUMPLASE.- Dada a los-------------------------- Vicerrector
PROGRAMACION PRESUPUESTO AÑO 2002 FONDOS ESPECIALES NUEVO INSTRUCTIVO RESOLUCION 040 DE 2001
FORMATO 2 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
RECTORIA GENERAL o VICERRECTORIA DE SEDE______________
(o Directores de Sede) RESOLUCIÓN NUMERO DE 2001
EL RECTOR GENERAL o VICERRECTOR DE LA SEDE o DIRECTOR DE SEDE
_______________________ en uso de sus facultades legales y estatutarias y en especial de las delegadas mediante la
Resolución No. 040 de 2001, y
C O N S I D E R A N D O: Que mediante Resolución No. ___________ de 2001 de _______________ , se asignó un apropiación presupuestal para el Fondo Especial de _________________, por la suma de $___________________________. Que es necesario aprobar el presupuesto de ingresos y gastos según lo dispuesto por la Resolución No. 040 de 2001 de la Rectoría General.
PROGRAMACION PRESUPUESTO AÑO 2002 FONDOS ESPECIALES NUEVO INSTRUCTIVO RESOLUCION 040 DE 2001
RESUELVE: Artículo1°. Aprobar el siguiente presupuesto de ingresos para el Fondo Especial ________________________,así: CONCEPTOS DE INGRESO TOTAL $
Ingresos Académicos Educación no formal y otros eventos Venta de Productos Servicios Académicos de Extensión Venta de Impresos y Publicaciones Arrendamientos Rentas Contractuales Otros Ingresos Convenios de Investigación Servicios de Comunicación - Unimedios Transferencia por ventas y servicios U.N. (Operaciones Internas) Transferencias por aportes U.N. (Operaciones Internas) Aportes Internos sin contraprestación Aportes 11% Académica Excedentes por actividades generadoras de recursos Recursos de Capital Rendimientos Financieros Recursos del Balance Excedentes para la ejecución de contratos Recuperación de cartera Excedentes de Liquidez Donaciones TOTAL
PROGRAMACION PRESUPUESTO AÑO 2002 FONDOS ESPECIALES NUEVO INSTRUCTIVO RESOLUCION 040 DE 2001
Artículo 2. Para efectos de los numerales 1,2 y 3 del Artículo 33 de la Resolución 040 (ordenes, contratos, convenios y cursos de educación no formal) se dispone un presupuesto global de gastos para estos proyectos, por valor de $________________ Artículo 3. Para efectos de los numerales 4, 5 y 6 del Artículo 33 de la Resolución 040 (Recursos de Libre Aplicación) se dispone de un presupuesto por valor de $_____________ , distribuido así: para proyectos, un valor de $___________________ , así:
Nombre del Proyecto Total Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Proyecto n
PROGRAMACION PRESUPUESTO AÑO 2002 FONDOS ESPECIALES NUEVO INSTRUCTIVO RESOLUCION 040 DE 2001
Para gastos de operación un valor de $___________________, distribuido así: CONCEPTOS DE GASTO TOTAL GASTOS DE PERSONAL Remuneración por Servicios Técnicos Docentes Ocasionales Demás personal de apoyo GASTOS DE OPERACIÓN Adquisición de Bienes Compra de Equipo Materiales y Suministros Adquisición de Servicios Mantenimiento Servicios Públicos Arrendamientos Viáticos y Gastos de Viaje Gastos de Transporte y Estadía de Contratistas Impresos y Publicaciones Comunicaciones y Transporte Seguros
Apoyo logístico para eventos académicos y administrativos Otros Gastos de Operación Transferencia por Adquisición de Bienes y Servicios Transferencia por Aportes
PROGRAMACION PRESUPUESTO AÑO 2002 FONDOS ESPECIALES NUEVO INSTRUCTIVO RESOLUCION 040 DE 2001
Articulo 4. Con cargo a los recursos de que trata el Artículo 3 de la presente Resolución se podrán efectuar operaciones de unidad de caja hasta por un porcentaje de _________, del total de los ingresos presupuestados, conforme al Artículo 33 – numeral 4 – literal b de la Resolución No. 040 de 2001 de la Rectoría General. Artículo 5. Las apropiaciones asignadas constituyen las autorizaciones de gasto máximas para asumir compromisos durante la vigencia fiscal de 2002, pero no podrá ordenarse gasto alguno sino contra los recursos que hayan sido efectivamente recaudados por el Fondo Especial. Artículo 6. Las modificaciones a la presente Resolución serán aprobadas así:
Las reducciones y adiciones a la presente distribución por el Vicerrector o Director de Sede.
Los traslados de proyectos a Gastos de Operación o viceversa por el Vicerrector de Sede.
Los traslados entre proyectos; sin modificar el total aprobado para proyectos en el Artículo 3 de esta Resolución, por el ordenador del Gasto en cada Fondo.
Los traslados entre rubros de los gastos de operación, por el Ordenador del Gasto en cada Fondo, sin modificar el total aprobado para proyectos en el Artículo 3 de esta Resolución.
Artículo 7. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición COMUNIQUESE Y CUMPLASE.- Dada en _____________________, a los _____________________ Rector o Vicerrector o Director de Sede
1. Ficha Mínima de Proyectos
Dirección Nacional Financiera y AdministrativaDirección Nacional Financiera y Administrativa
1. Ficha Mínima de Proyectos
Dirección Nacional Financiera y AdministrativaDirección Nacional Financiera y Administrativa
1. Ficha Mínima de Proyectos
1. Ficha Mínima de Proyectos