Libro de Clases Electrónico Sistema Verificación Biométrica

2014

Objetivos

El Servicio Nacional de Capacitación y Empleo, SENCE, ha definido una nueva forma de efectuar el registro del Libro de Clases para cursos SENCE.

Este sistema denominado “LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO” da mayor seguridad, agiliza y facilita los procesos y comunicación entre los organismos que dictan los diferentes cursos y el SENCE, a través de un Sistema de verificación biométrica.

Definiciones

• Sistema de Verificación Biométrica: Aplicación quepermite verificar y validar la identidad de una persona através de su huella digital.

• Operadores: Usuario del Libro de Clases Electrónico.

• Roles: Accesos que se asignan a cada uno de losusuarios que participan en el proceso de Capacitación.

Definiciones

• Autenticación: Proceso de identificación de un usuario através del Sistema de Verificación Biométrica.

• Enrolamiento: Proceso de registro de un usuario dentrodel sistema a través de la lectura de su huella digitalmediante un Lector biométrico.

• Lector biométrico: Dispositivo electrónico que permiteprocesar y registrar la huella digital de un usuario delsistema Libro de Clases Electrónico y Asistencia Sence2.2.1

• Asistencia SENCE 2.2.1

–Aplicación que se utiliza para realizar la toma de asistencia de los cursos SENCE.

– Es utilizada por un operador asociado a un curso

• Libro de Clases Electrónico

– Sitio web que hace posible ingresar, consultar y verificar el detalle de una o varias acciones de capacitación.

Aplicaciones del LCE

Co

mu

nic

a

OTIC

1

1) Verifica libro

de Clases

2) Da Acceso

OTEC

3

Flujo de emisión del libro de clases.

Internet

Relator4

Relator

6

Toma de

Asistencia

5

1)Instructor

2)OTEC

3)SENCE

7

Libro de

Clases

Electrónico

2

Flujo de emisión del libro de clases.

OTECOTIC

Envía Certificado

de Asistencia

9

Genera a mano Certificado

de Asistencia, no controla por hora

8

Re

ali

za

pre

-liq

uid

ació

n

10

Liquida

FIN11

OTEC : Solicita respaldo

del libro

de clases electrónico.

¿Cómo empiezo a operar en el sistema?

Lector biométrico1Aplicación toma de asistencia en PC.

2

Instructor Utiliza el lector realizando el registro de toma de asistencia

4

Aplicación WEB

5

Descarga Libro de Clases

3

Los OTEC que dictan cursos Sence

realizarán este proceso en 5 pasos:

Proceso de Ejecución de un Curso

Pre-Inscripción

Comunicación a Sence F. Inicio F. Término

EMPRESA OTIC

Envío de información (OTEC)

OTEC

Descarga de Curso y participantes (OTEC)

Preinscripción 3 días hábiles antes inicio actividad.Rectificaciones internas

Rectificaciones especificas en SENCE según reglas de negocios

Registra Asistencia

Tipos de Usuario y Roles - LCE

• Alumno

• Es el usuario cuya asistencia a un curso se controla.

• Participantes comunicados a SENCE en la inscripción del curso.

• Relator

• Usuario que tiene acceso a las dos aplicaciones del sistema (Libro de clases electrónico y Asistencia Sence 2.2.1)

• Debe estar enrolado para el ingreso al sistema.

• Acceso a módulos libro de clases electrónico

• Visualización (Búsqueda de curso(s) asignados)

• Registro diario (Actividades, notas)

Tipos de Usuario y Roles - LCE

• Administrativo Global OTEC

• Usuario asignado por OTEC para administrar los derechos de los demás usuarios.

• Acceso a funcionalidad y contenido.

• Administrativo OTEC

• Usuario asignado por el Administrativo Global con los permisos determinados por este.

• Acceso a módulos libro de clases electrónico

• Visualización

• Registro diario (Actividades, notas)

• Configuración

Tipos de Usuario y Roles - LCE

• Administrativo OTIC

• Usuario asignado por el OTIC para acceder al Sistema Libro de Clases Electrónico

• Acceso a módulos de visualización, configuración y registro diario.

• Fiscalizador OTIC

• Usuario asignado por el OTIC para realizar fiscalizaciones al LCE.

• Acceso a módulos libro de clases electrónico y aplicación Asistencia SENCE 2.2.1

Tipos de Usuario y Roles - LCE

• Administrativo Sence• Usuario asignado por SENCE para acceder al Sistema

Libro de Clases Electrónico• Acceso a módulos de visualización, configuración y

registro diario.• Fiscalizador SENCE

• Usuario asignado por el SENCE para realizar fiscalizaciones al LCE.

• Acceso a módulos libro de clases electrónico y aplicación Asistencia SENCE 2.2.1• Visualización • Registro diario (Actividades, notas)

Requisitos Técnicos Aplicación Asistencia SENCE 2.2

• Memoria RAM: 1 GB

• Procesador : Pentium 4 o superior

• Unidad C debe estar para instalación.

• Sistema Operativos Microsoft Windows.

• Versiones Windows XP y Windows 7

Instalación Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1

• Componentes

• Autentia : Software de comunicación entre el lector y aplicaciones del Libro de Clases Electrónico

• Componente Multibrowser : Software que permite utilizar el sistema en navegadores distintos a Internet Explorer

• Asistencia SENCE 2.2.1: Aplicación toma de asistencia biométrica para el libro de clases electrónico

• Driver del lector biométrico

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1

Acceder Asistencia ElectrónicaSENCE, el operador debe hacerdoble clic sobre el icono quese encuentra en el Escritorio deWindowsSeleccionando dentro de lasopciones del Menú de Inicio eliconodesplegándose a continuaciónla ventana inicial de laaplicación:

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Ingreso al sistema

El relator debe ingresarsu RUT en el cuadroasociado al campo delmismo nombre y acontinuación debepresionar el botón

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Ingreso al sistema

El Sistema solicitarademostrar su identidadutilizando su huella. Sedesplegara la siguienteventana. El relatordeberá posicionar suhuella en el lectorbiométrico y seautentificaran sus datos

Nombre y RUT

del relator

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Ingreso al sistema

Si la huella no esreconocida se solicitará elacceso mediante clave.Se solicitará ingresar el RUTy la clave otorgada porACEPTA, el relator debellamar a soporte ACEPTAindicando solicitud de clavede acceso sistemabiométrico.

Soporte ACEPTA02 – 2496 8130

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Descargar Cursos

• Antes de iniciar la tomade asistencia de uncurso, es necesariopreparar la aplicación detoma de asistenciacargando en el equipolos datos del curso.

• Para esto el relator unavez autentificado debepresionar el botón

RUT OTECFranquicia Tributaria

Región Ejecución Curso

IdAccion

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Descargar Cursos

• El Relator después dellenar y seleccionar losfiltros de búsqueda,presiona el botónBUSCAR

• Se desplegarán todoslos cursos que tengaasignados y cumplancon los filtros debúsqueda.

Identificación del Curso(Nombre, Código SENCE, OTEC,

Región )

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Descargar Cursos

• Una vez seleccionado(s) el(los) curso(s) a descargar,presionar el botón Descargar.(esta operación puede tardarunos minutos)

• Cuando finaliza de maneraexitosa la descarga de loscursos se despliega elsiguiente mensaje.

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Pasar lista.

• Descargado el curso esposible iniciar la toma deasistencia. El relator debepresionar el botón PasarLista

• El proceso de Pasar Listacorrespondiente al Inicio yTermino de la sesión es elmismo.

• Ingresado los datospresionar botón buscar

RUT OTEC

Franquicia Tributaria

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Pasar lista.

• El Relator debe seleccionar elcurso del listado que se despliegay marcar nuevo bloque ypresionar el botón seleccionar.

• Es posible tomar la asistencia enmás de un equipo (seminarios),para lo cual hay que seleccionarTomar asistencia en mas de un PC

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Pasar lista.

• En este caso hay que usar la misma letra yduración en todos los PC’s. La hora de losequipos debe ser igual en todos.

• Los bloques de capacitación deben ser a losinformados en SENCE de tal forma que cumplacon lo comunicado

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Pasar lista.

• El Inicio del bloque aparecerá como “NOINICIADO” y el botón “Iniciar Bloque” estarádesactivado, este se activara con el ingreso aclases del relator (con su huella digital)

• Mientras no se presione “Iniciar Bloque” no secontabiliza el tiempo del bloque de capacitaciónaunque haya marcado entradas. Esta acción fijala hora de inicio de la clase.

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Pasar lista.

• Si se verifica correctamente la huella del asistente, su nombre desaparece del listado de la izquierda y se despliega en el lista de la derecha, mostrando la huella verificada.

Ausentes Presentes

Validación correcta

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Pasar lista.

• Para “Iniciar Bloque” el relatordeberá ingresar su huella yautomáticamente se habilitala opción “Iniciar bloque”.

• Podrá iniciar el bloquepresionando “Si” o más tardepresionando “No” y a la horacorrespondiente “IniciarBloque”.

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Pasar lista.

• Una vez iniciado el bloquese fijara la hora de iniciodel bloque decapacitación y sehabilitará un cronómetrocon la cuenta regresivaacorde a la duración quehaya informado.

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Pasar lista.

• Enrolar• Permite registrar los datos personales y huella del

participante que no cuenta con sus datos ensistema.

• Seleccionar el RUT (ejemplo: 17120132-0 (sinenrolar)) y presionar el botón enrolar

• Se solicitara la huella del relator y posteriormente elingreso de los datos del participante.

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Pasar lista.

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Pasar lista.

Autorizar Si esta enrolado (se encuentran sus datos) pero no es

reconocida su huella o el alumno se niega a colocar eldedo, el relator puede autorizarlo actuando comoministro de fe.

Seleccionar el RUT (ejemplo: Monica Barrera Espindola(17120143-0)) e ingresar el numero de serie de cédulade identidad en el recuadro habilitado a la derecha delbotón autorizar.

Al presionar el botón Autorizar , se desplegara unmensaje que indica que el relator queda como ministrode fe.

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Pasar lista.

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Pasar lista.

• Registro de Actividades• Para registrar las actividades

realizadas durante el bloque decapacitación para el cual se pasalista, presione el botón“Actividades”

• Se desplegara una ventana en lacual se registran horas teóricas ypracticas. Una vez realizado elregistro presionar aceptar.

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Informar Asistencia

• Informar Asistencia• Para informar las asistencias

tomadas de uno o mascursos, enrolamientos y/ofiscalizaciones presionar enel menú principal el botónInformar Asistencia.

• En la ventana aparecerántodos los cursos y presionarel botón informar.

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Pasar Lista En Contingencia

• Contingencia• Si no es posible descargar el

curso o se experimenta cualquierinconveniente, en el menú deinicio de Asistencia SENCE 2.2.1seleccionar “Crear hoja deasistencia de contingencia”.

• Llenar todos los datos que sesolicitan como obligatorios

Aplicación Asistencia SENCE 2.2.1Pasar Lista En Contingencia

• Contingencia• Presionar el botón Crear

para grabar la hoja decontingencia. Después decreada la hoja de asistenciaquedara disponible en elmodulo pasar lista.

Aplicación Online Libro de Clases Electrónico

Se accede a la Aplicación a través del sitiohttp://www.sence.cl y seleccionar la opción Libro de Clases Electrónico

Se despliega a continuación la página inicial del sitio:

Aplicación Online Libro de Clases Electrónico

• El acceso al sistemapuede ser con huella oclave

• Acceso por huella• Seleccionar la opción

verificación por huellaa continuación sedesplegara unaventana deautentificación.

Aplicación Online Libro de Clases Electrónico

• Acceso por Clave• Seleccionar la opción

“Verificación porClave”, se habilita enla misma ventana elcampo que permitedigitar la contraseña

Aplicación Online Libro de Clases Electrónico • Pagina Principal

• Visualización• Actividades de capacitación relacionadas.

• Registro Diario• Registro de actividades online• Registro de evaluaciones.

Aplicación Online Libro de Clases Electrónico – Módulos

• Visualización• Búsqueda de cursos.• Verificación

participantes• Estado del curso.

Aplicación Online Libro de Clases Electrónico – Módulos

• Registro Diario• Actividades• Evaluaciones

Aplicación Online Libro de Clases Electrónico – Módulos

• Actividades• En el inferior de cada

asistencias se debe registrar la cantidad de horas teóricas y practicas de una sección y la descripción de las actividades.

Muchas gracias por

su participación