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ITR-ST-03
INSTRUCTIVO ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE
CONTROL DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS
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TABLA DE CONTENIDO
1. Objetivo.
2. Alcance.
3. Referencias.
4. Definiciones.
5. Descripción.
6. Registros.
7. Anexos
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Victor Figueroa Ortiz Archivo central
Orlando Dolores Salas Secretario Técnico
Orlando Dolores Salas
Secretario Técnico
Firma
Fecha
27/08/2021 27/08/2021 27/08/2021
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1. Objetivos
1.1. Garantizar la integridad y la conservación del patrimonio documental del
SENASA.
1.2. Establecer las pautas para la elaboración del Programa de Control de
Documentos Archivísticos.
1.3. Organizar los documentos en unidades de archivamiento que facilite la
búsqueda y disposición.
2. Alcance
2.1. Es de aplicación en el nivel Central y Direcciones Ejecutivas del SENASA
2.2. Los archivos integrantes del Sistema Institucional de Archivo: Archivo
Central, Archivo Desconcentrado y Archivo de Gestión, están obligados a
cumplir con las acciones que se contempla el Programa de Control de
Documentos Archivístico (PCDA).
3. Referencias
3.1. Constitución Política del Perú. Art.21 Ley que garantiza la propiedad del
Patrimonio Nacional.
3.2. Decreto Ley Nº 19414 (16.05.1972), Ley de Defensa. Conservación e
Incremento de Patrimonio Documental de la Nación.
3.3. Decreto Supremo Nº 022-75-ED (19.10.1975), Reglamento del Decreto
Ley 19414.
3.4. Ley Nª 25323 (11.06.1991), Ley del Sistema Nacional de Archivos.
3.5. Decreto Supremo Nº 008-92-JUS (26.06.1992), Reglamento de la Ley Nº
25323.
3.6. Directiva Nº 007/86-AGN-DGAI “Normas para la conservación de
documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional”.
3.7. Ley N° 27785 (2002) Art.32 Inciso: i, (plazo de conservación de
documentos) “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la Republica”.
3.8. Resolución Jefatural N°442-2014-AGN/J que aprueba el “Reglamento de
Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos”.
3.9. Resolución Jefatural N°023-2019-AGN/J que aprueba la Directiva N°003-
2019-AGN/DDPA “Guía Técnica Archivística para Gobiernos Regionales y
Locales”
3.10. Resolución Jefatural N°027-2019-AGN/J que aprueba la Directiva N°007-
2019-AGN/DDPA “Para la Supervisión en Archivos de las Entidades
Públicas”
3.11. Resolución Jefatural N°028-2019-AGN/J que aprueba la Directiva N°008-
2019-AGN/DDPA “Directiva para la Elaboración del Programa de Control
de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”
3.12. PRO-ST-03 Procedimiento: Gestión Archivística.
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4. Definiciones
4.1. Actividad Archivística: Es el conjunto de tareas para alcanzar las metas del
Plan Anual de trabajo Archivístico (para lo cual se emplean recursos
humanos, técnicos y presupuestos) a cargo de la entidad pública.
4.2. Archivo del Nivel Central:
Para el SENASA, se consideran:
Archivo de Gestión
Archivo Central
4.2.1. Archivo de Gestión: Es el responsable de la organización
conservación y uso de los documentos producidos (recibidos y
emitidos) en cada unidad de organización del SENASA y de
transferirlos al Archivo Central, al concluir su gestión o trámite y/o
vencidos los periodos de retención establecidos en el Programa de
Control de Documentos Archivísticos de la entidad
4.2.2. Archivo Central: Entre sus funciones:
Planificar, organizar, normar, coordinar, ejecutar y controlar las
actividades archivísticas a nivel institucional, así como la conservación
y uso de la documentación proveniente de archivos de gestión y
periféricos, e intervenir en la transferencia y eliminación de
documentos en coordinación con el Archivo Regional.
Custodiar únicamente documentos de archivo que han cumplido su
vigencia administrativa o el trámite que les da origen. Para el Archivo
Central, no es válida la asignación de términos como “Archivo
Regional”, “Archivo General”, “Archivo Institucional”.
Se encarga de conducir y elaborar el Plan Anual de Trabajo
Archivístico del SENASA en el ámbito de su competencia, conforme a
la normativa vigente.
Es responsable de coordinar con el Comité Evaluador de Documentos
(CED) la aprobación del Programa de Control de Documentos, la
eliminación de documentos y la aplicación de tecnologías de
información a la Gestión Documental del SENASA, en el ámbito de su
competencia, conforme a la normativa vigente.
Asume la elaboración y cumplimiento del Programa de Control de
Documentos en lo referido a los períodos de retención documental y
los períodos de transferencia de un nivel de archivo a otro, elabora el
cronograma anual de transferencia y lo remite al Archivo Regional.
Asesora, evalúa y participa en la implementación de proyectos que
involucran la gestión, tratamiento, conservación, servicio y
sistematización de la documentación e información del SENASA.
Elabora y gestiona el Plan Anual de Capacitaciones y desarrollo de las
personas en materia de archivos, de acuerdo a las disposiciones que
al respecto establezcan la Oficina de Recursos Humanos del
SENASA.
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Supervisa a los archivos de gestión, así como al personal a cargo de
la gestión documental para identificar problemas en materia
archivística.
Es el encargado de solicitar e implementar medidas de prevención
para la conservación de los documentos. Por la naturaleza de sus
funciones puede implementar y administrar sistemas que permitan el
acceso a la información y documentación, así como evaluar y
supervisar los procesos de digitalización de documentos a nivel
institucional.
4.3. Archivos de Nivel Desconcentrado:
Archivo Desconcentrado
Archivo Regional
4.3.1. Archivo Desconcentrado:
Para el caso del SENASA, las Direcciones Ejecutivas, custodian el
acervo propio de cada dependencia desconcentrada.
Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar,
ejecutar y controlar las actividades archivísticas de la entidad
desconcentrada, así como de la conservación y uso de la
documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos de
esta unidad desconcentrada e intervenir en la transferencia y
eliminación de documentos en coordinación con el Archivo Central del
SENASA.
4.3.2. Archivo Regional:
Tienen por finalidad la defensa, conservación, incremento y servicio
del Patrimonio Documental de la Nación existente en la Región.
Dependen del Gobierno Regional y normativamente del Archivo
General de ña Nación, conducen las actividades archivísticas del
Sistema en su jurisdicción.
En su ámbito territorial regional son los encargados de supervisar y
proteger el Patrimonio Documental Archivístico en cada una de las
regiones.
4.4. Asesoramiento Técnico: Acción de coordinación y orientación
metodológica, que se brinda a los/las servidoras(as) encargados de la
transferencia en las unidades de organización, para integrar las tareas bajo
un parámetro y pauta común con el objetivo de conducir satisfactoriamente
con lo programado. Es una actividad archivística.
4.5. Comité Evaluador de Documentos (CED): Es designado por la más alta
autoridad institucional y es el encargado de conducir el proceso de
formulación del Programa de Control de Documentos, de eliminación de
documentos y transferencia documental.
4.6. Conservación de Documentos: Es un proceso archivístico que consiste en
mantener la integridad física del soporte de los documentos, a través de las
medidas de preservación y restauración correspondiente. Es una actividad
archivística.
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4.7. Descripción Archivística: Es un proceso archivístico que consiste en
identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los
documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos
descriptivos. Los auxiliares o instrumentos descriptivos son medios que
permiten conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada
entidad. Es una actividad archivística.
4.8. Documento Archivístico: Es aquel que contiene una información de
cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o
jurídica, institución pública o privada en el ejercicio de sus actividades y
cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico
4.9. Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD): Es el formato utilizado
para describir las series documentales que conserva en una unidad de
organización, se registra sus valores y períodos de retención.
4.10. Índice Alfabético (IA): Lista de los nombres de las series documentales su
sección y código respectivo, ordenados alfabéticamente
4.11. Organización de Documentos: Es un proceso archivístico que consiste en
un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los
documentos de cada entidad.
4.12. Órganos consultivos: Los órganos consultivos son las instancias inmediatas
de coordinación que permiten el desarrollo armónico del sistema, brindando
apoyo y asesoramiento en materia de archivo.
4.12.1. Órgano consultivo de nivel Interno:
a) La Secretaría Técnica es el encargado de revisar y aprobar las
normas archivísticas de la Institución para que se ejecute a Nivel
Nacional.
b) Los Directores de cada Dirección Ejecutiva (D.E.) son los encargados
de dirigir y controlar las actividades archivísticas y ejecutar las
normas designadas por La Secretaría Técnica.
c) Comité Evaluador de Documentos - CED: Es el encargado de evaluar
la documentación innecesaria que debe eliminarse – “valor temporal”
(10 años) y “valor permanente” (30 años), siguiendo el procedimiento
establecido por las disposiciones del Archivo General de la Nación.
4.12.2. Órgano consultivo de nivel Externo:
a) El Archivo General de la Nación – AGN que es el ente rector del
Sistema Nacional de Archivos.
b) El Archivo Regional del AGN es el ente rector del Sistema Nacional
de Archivos y Secretaria Técnica de la Jefatura Nacional del SENASA
quienes actuaran como órganos de consulta externo para las DD.EE
4.13. Órgano de Administración de Archivos (OAA): Es el responsable de
planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las
actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y
uso de los documentos provenientes de los archivos de gestión y periféricos
e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación
con el Archivo General de la Nación.
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Para el Nivel Central el OAA, está constituido:
Secretario Técnico del SENASA
Responsable del Archivo Central del SENASA.
Para la Direcciones Ejecutivas, el OAA, está constituido:
Director Ejecutivo
Jefe de Área de Gestión de la Dirección Ejecutiva.
4.14. Periodo de retención: Tiempo (reflejado en años) asignado a cada serie
documental para cada fase de archivo (gestión, periférico o central). Para el
caso del archivo de gestión el periodo de retención inicia en la conclusión del
trámite que le da origen.
4.15. Programa de Control de Documentos (PCDA): Es un documento de gestión
archivística que establece las series documentales que produce una entidad
pública como resultado de sus actividades precisando el número de años que
deben conservarse y los periodos / plazos de retención en cada archivo hasta
su transferencia al Archivo General de la Nación o su eliminación. Está
conformado por la Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD), Tabla de
Retención de Documentos Archivísticos (TRDA) y el Índice Alfabético (IA).
4.16. Rotulación: Acción de colocar una carátula que incluya una signatura que
sistematice la información de la agrupación documental (fondo, sección,
serie), ubicación y número de la Unidad de Archivamiento o Conservación
(caja, paquete, legajo), fechas extremas y código.
4.17. Sección documental: Conjunto de documentos que corresponde a la división
de un fondo documental. Para la identificación de cada sección documental
se toma en cuenta la unidad de organización o división funcional de la entidad
pública
4.18. Serie Documental: Es el conjunto de documentos que tienen características
comunes; el mismo tipo documental (informes, memorandos, libros de
contabilidad, etc.) o el mismo asunto y que, por consiguiente, son archivados,
usados, transferidos y pueden ser eliminados como unidad.
4.19. Servicio Archivístico: Es una actividad archivística que consiste en poner
a disposición de los usuarios la información registrada de los documentos
archivísticos producidos (receptados o generados) por la entidad pública.
4.20. Soporte físico: Medio de almacenamiento de información, entre los cuales
se encuentra el papel, medio electrónico (documento electrónico),
audiovisual (audios y videos), entre otros.
4.21. Supervisión de Archivos: Es una actividad archivística que consiste en la
verificación de la correcta aplicación de las normas archivísticas emitidas
por el Archivo General de la Nación para las entidades públicas.
4.22. Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA): Instrumento
utilizado para registrar las denominaciones de las series documentales, sus
secciones, valores y periodos de retención.
4.23. Unidad de Archivamiento o Conservación: Corresponde al material
adecuado en él se ubican los documentos para su archivo y conservación,
como cajas, archivadores o paquetes.
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4.24. Valoración de documentos: Acción que consiste en asignar y establecer
el valor (temporal o permanente) y periodo de retención de cada serie
documental.
4.25. Valor Temporal (T): Es el valor de aquellos documentos archivísticos que
por su contenido dejan de ser imprescindibles y no tienen trascendencia
una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, contable, legal y otros que los
originaron. Se consideran documentos de Valor Temporal aquellos
que tengan de 10 años de retención.
4.26. Valor Permanente (P): Es el valor de aquellos documentos archivísticos
que por su trascendencia, importancia y uso son indispensables para el
desarrollo de la entidad, los referentes a la protección de los derechos
ciudadanos, aquellos que reflejan la evolución de la entidad en términos de
sus atribuciones y las funciones establecidas por la ley, la estructura
orgánica, y todos aquellos documentos archivísticos que aportan una
contribución sustancial al estudio y la investigación en cualquier campo del
conocimiento. Se consideran documentos de valor permanente aquellos
que tengan más de 30 años de retención.
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OFICINA PRODUCTORA- UNIDAD DE ORGANIZACION OAA CENTRAL/
OAA DESCONCENTRADO CED CENTRAL/ CED DESCONCENTRADO
JEFATURA NACIONAL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN / ARCHIVO REGIONAL
INICIO
Asesorar en la elaboración del PCDA
Elaborar el PLAN DE CONTROL DE
DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS (PCDA)
Z
Identificar las series documentales, valores y periodos de retención
SI
Convocar al Comité de Evaluación de Documentos
(CED) para Analizar Evaluar y Aprobar las FICHAS TÉCNICAS
Aprobar las FICHAS TÉCNICAS DE SERIES
DOCUMENTALES
Elaborar el ÍNDICE
ALFABÉTICO
Emitir el proyecto del PCDA:
Fichas tecnicas deseries documentales, Tabla de
Retención de Documentos archivisticos e Indice
Alfabético
Aprobar y oficializar el PCDA mediante una RJ
Notificar opinión técnica, adjuntando
observaciones
Z
Comunicar la aprobación y adjuntar
copia de la RJ
Publicar en el portal del SENASA
FIN
Emitir opinión técnica para la aprobación del
PCDA
Revisar, analizar y evaluar el contenido de
la PCDA
Elaborar la TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVISTICOS
Revisar, Analizar y suscribir la información contenida en la FICHA
TÉCNCA
Recibir y Analizar las FICHAS TÉCNICAS
Revisar y aprobar el PCDA
5. Descripción
5.1. Diagrama de Flujos: Plan de Control de Documentos Archivísticos:
5.2. De la aplicación del procedimiento.
5.2.1. Jefatura Nacional
Aprobar el Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA)
5.2.2. El órgano de Administración de Archivos Central (OAA)
Responsables de elaborar el Programa de Control de Documentos
Archivísticos (PCDA).
Asesorar al CED
Fase
NO
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Responsable de elaborar la Tabla de Retención de Documentos
Archivísticos y el Índice Alfabético
5.2.3. El Comité Evaluador de Documentos Central (CED)
Revisa y aprueba las Fichas Técnicas de Series Documentales
5.2.4. Unidad Organizacional (UO),
Son responsables de identificar las series documentales, sus valores
y períodos de retención en las Fichas Técnicas de Series
Documentales.
5.3. Consideraciones Previas:
5.3.1. Nombramiento del Comité de Evaluación de Documentos (CED)
El Comité de Evaluación de Documentos se nombra con Resolución
Jefatural, está constituido por:
Nivel Central
(CED Central)
Un representante de la Jefatura Nacional,
quien Preside.
Un representante de la Oficina de Asesoría
Jurídica.
Un representante de la unidad orgánica que
generan las series documentales a ser
evaluadas.
Un representante del OAA central, quién
actúa como Secretario.
Direcciones
Ejecutivas
(CED
Desconcentrado)
El Director Ejecutivo, quien Preside.
Un representante de la Oficina de Asesoría
Jurídica, nombrado por el nivel central.
Un representante de las Áreas Técnicas o
unidad orgánica que generan las series
documentales a ser evaluadas.
Un representante del OAA desconcentrado
(Jefe del Área de Gestión), quien actúa como
Secretario.
5.3.2. Nombramiento del Organismo de Administración de Archivos
(OAA)
El Órgano de Administración de Archivos (OAA), Es el responsable de
planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las
actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la
conservación y uso de los documentos provenientes de los archivos de
gestión y periféricos e intervenir en la transferencia y eliminación de
documentos en coordinación con el Archivo General de la Nación.
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Nivel Central
(OAA Central)
Secretario Técnico del SENASA.
Responsable del Archivo Central del
SENASA.
Direcciones Ejecutivas
(OAA Desconcentrado)
Director Ejecutivo.
Jefe de Área de Gestión de la Dirección
Ejecutiva.
5.3.3. Directrices para la Elaboración del Programa de Control de
Documentos Archivísticos (PCDA)
1. La Unidad de Organización (UO) del Nivel Central es responsable
de elaborar la Fichas Técnicas de Series Documentales del
SENASA, para ello recibe asesoramiento del Órgano de
Administración de Archivo OAA Central.
2. Las Fichas Técnicas de Series Documentales que se elaboran en
el nivel central son las que utilizan, las Direcciones Ejecutivas.
3. Cada Dirección Ejecutiva, revisa las Fichas Técnicas de Series
Documentales, en el caso, que cuenten con documentos no
contemplados en las Fichas Técnicas de Series Documentales,
deben de comunicarse de inmediato con Secretaría Técnica.
4. El Comité Evaluador de Documentos (CED) debe recibir
asesoramiento del OAA para la revisión y aprobación del PCDA.
5.4. Elaboración del PCDA
5.4.1. La Unidad de Organización (UO) del nivel central, identifica las series
documentales, sus valores y periodos de retención en la Ficha Técnica
de Series Documentales, que, al elaborar, debe describir cada serie
documental en hojas diferentes, a fin de facilitar su actualización.
5.4.2. El OAA Central / OAA Desconcentrado, recibe y analiza las la Ficha
Técnica de Series Documentales con la información brindada por las
Unidades de Organización del nivel Central. En caso de existir
observaciones en las Fichas Técnicas de Series Documentales, el OAA
se comunica con la Unidad de Organización (nivel central) para
corrección.
5.4.3. El OAA central convoca al CED central para el análisis, evaluación y
aprobación de las Fichas Técnicas de Series Documentales.
5.4.4. El CED central revisa, analiza y suscribe la información de las Fichas
Técnicas.
5.4.5. Aprobada la Ficha Técnica de Serie Documental (REG-ST-17), el
OAA central elabora la Tabla de Retención de Documentos
Archivísticos (REG-ST-18) y el Índice Alfabético (REG-ST-19).
5.4.6. El CED central solicita opinión técnica al AGN del proyecto de PCDA
elaborado.
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5.5. De la Opinión Técnica:
5.5.1. Es la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas (DDPA) del
Archivo General de la Nación (AGN), la encargada de revisar, analizar
y evaluar el contenido del PCDA.
5.5.2. La DDPA a través del área competente, emite opinión técnica para la
aprobación del PCDA.
5.5.3. La DDPA notifica la opinión técnica, adjuntando las observaciones
correspondientes de ser el caso.
5.5.4. El SENASA aprueba y oficializa el PCDA del nivel central y de las
Direcciones Ejecutivas mediante resolución de alta dirección, debiendo
contar con la opinión técnica favorable de la DDPA.
5.5.5. EL SENASA, oficia al AGN la aprobación, adjuntando copia de la
resolución y del PCDA.
5.5.6. El PCDA aprobado es publicado en el portal institucional de la entidad.
5.6. Actualización del Programa de Control de Documentos Archivísticos
(PCDA)
Cuando se
aplica
actualización
del PCDA
Al promulgarse dispositivos legales, que afecten la gestión institucional y que
motiven la necesidad de modificar los valores de la series documentales.
Cuando existan cambios
organizacional que origine
documentales.
sustantivos en
modificaciones
las
u
funciones
omisiones
de
de
la
las
unidad
series
Cuando exista cambio en la estructura orgánica por fusión, reorganización,
Casos en los
que se aplica
cambio,
modificación y
actualización
del PCDA
privatización que afecte al Fondo Documental, se formula todo el PCDA.
Cuando exista solo el cambio de la denominación de una sección documental.
Se actualiza la Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD), la Tabla de
Retención de Documentos Archivísticos (TRDA) y el Índice Alfabético, indicando
el nombre de las secciones anteriores o precedentes,
Cuando exista cambio en la valoración, se actualiza la Ficha Técnica de Serie
Documental – FTSD (REG-ST-17), la Tabla de Retención de Documentos
Archivísticos -TRDA (REG-ST-18) y el Índice Alfabético (REG-ST-19) afectado.
6. Registros
6.1. REG-ST-17 Ficha Técnica de Serie Documental.
6.2. REG-ST-18 Tabla de Retención de Documentos Archivísticos.
6.3. REG-ST-19 Índice Alfabético.
7. Anexos:
7.1. Anexo 1: Instrucciones para llenar la Ficha de Serie Documental.
7.2. Anexo 2: Instrucciones para llenar la Tabla de Retención de Documentos
Archivísticos.
7.3. Anexo 3: Instrucciones para llenar el Índice Alfabético.
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REG-ST-17 Ficha Técnica de Serie Documental
REG-ST-17 FICHA TECNICA DE SERIE DOCUMENTAL ‘Número De FTSD
1. DATOS GENERALES
1.1 Región 1.2 Provincia 1.3 Distrito
1.4 Entidad 1.5 Unidad de Organización
2. IDENTIFICADOR DE LA SERIE DOCUMENTAL
2.1 Sección 2.2 Nombre de la serie 2.3 Código
3. DESCRIPCION DE LA SERIE OCUMENTAL 4. REGLAS DE CONTROL Y RETENCIÓN
3.1 Definición 4.1 Valor de
laserie
documental
4.2 Periodos de Retención 4.3 Total
de Años
AG AP OAA
/ AC
3.2 Marco normativo
3.3 Accesibilidad 5. FIRMAS DE LOS MIEMBROS DEL CED
3.4 Soporte físico
Presidente del CED Asesoría Jurídica
Funcionario responsable - Doc. Evaluados
Jefe del OAA
6. PERSONAL RESPONSABLE DE LA
ELABORACION DE LA FTSD:
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REG-ST-18 Tabla de Retención de Documentos Archivísticos
REG-ST-18 Tabla de Retención de Documentos Archivísticos
Tabla Nº
1. Nombre de la Entidad:
2. Sección:
3. Código
4. Nombre de la serie
5. Valor de
la serie
doc.
6. Periodo de Retención
A.G
.
O.A.A.
Total
Años de
Retención
Responsable de la elaboración: ……………………………
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REG-ST-19 Índice Alfabético
REG-ST-19 Índice Alfabético
Páginas:
1.- Nombre de la Serie Documental
2.- Sección
3.- Código
Responsable de la elaboración: ……………………………
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Anexo 1: INSTRUCCIONES PARA LLENAR FICHA TÉCNICA DE SERIE DOCUMENTAL (FTSD) (REG-ST-17)
(“) La Ficha Técnica de Series Documentales, debe ser numerada en orden correlativo.
1. Datos Generales: Corresponde al nombre de la región, provincia, distrito, nombre
oficial de la entidad (tomar como referencia la razón social) y la unidad de organización.
2. Identificador de la serie documental:
2.1 Sección: Se obtiene de la división del fondo documental. Para la identificación de
cada sección documental se toma en cuenta la unidad de organización de los
distintos niveles organizacionales (órgano, unidad orgánica, subunidad orgánica y
área) o división funcional de la entidad pública.
2.2 Nombre de la serie: Se consigna el nombre de la serie documental, asignado por
la gestión, uso, manejo, dispositivo normativo o acuerdo del Comité Evaluador de
Documentos. No se denomina una serie documental por materia, tipo documental
simple o tema. Si se emplean siglas en el nombre de la serie documental, es
necesario que se indique su significado en la descripción.
2.3 Código de la serie: La entidad pública consigna el código por cada serie
documental de acuerdo a las necesidades, análisis y gestión archivística propio
de cada entidad.
3. Descripción de la Serie Documental:
3.1 Definición: Describir el contenido de la serie detallando sus diferentes tipos
documentales.
3.2 Marco normativo: Señalar las leyes, normas, decretos, reglamentos y otros, de
carácter obligatorio que se aplican en la gestión archivística de la entidad pública.
3.3 Accesibilidad: En este rubro se considera las reglas de acceso a los documentos
que conforman las series, en el ámbito de la legislación vigente y la normatividad
propia de cada entidad pública. Generalmente para entidades públicas el acceso
es público; sin embargo, la entidad determina las restricciones de acuerdo a la
gestión o marco legal vigente. En aquellas series con limitaciones de acceso se
consigna la información con restricciones.
3.4 Soporte físico: Describir el soporte (papel, electrónico, audiovisual, entre otros).
4. Reglas de Control y Retención
4.1 En el casillero de valoración de la serie documental, se consigna la letra’ T” para
aquellas series de valor temporal o la letra “P” para aquellas de valor
permanente.
4.2 Los periodos de retención se establecen en años para cada uno de los archivos
en el que transcurre el documento durante su ciclo vital: Archivo de Gestión (A.G.),
Órgano de Administración de Archivos - Archivo Central.
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4.3 En el casillero Total de Años, se consigna el total de la suma de años de los
periodos de retención,
5. Firmas de los miembros del CED: Se debe registrar el nombre, cargo y el sello de
los representantes del CED. Los sellos deben corresponder a la unidad de
organización a la que pertenecen.
6. Personal responsable de la elaboración de la FTSD: Se registra los nombres y
apellidos del responsable de la elaboración de la Ficha Técnica de Series
Documentales
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Anexo 2: INSTRUCCIONES PARA LLENAR LA TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS (REG-ST-18)
1. La Tabla se elabora por cada sección a base de la Información de la Ficha Técnica de
Series Documentales.
2. Indicar el nombre de la entidad.
3. Indicar el nombre de la sección de la serie documental.
4. Anotar el código de la serie documental
5. Anotar el nombre de la serie documental.
6. Anotar el valor de la serie: Con la letra T si es Temporal o con la letra P si es
Permanente.
7. Anotar los períodos de retención de la serie documental en cada uno de los archivos;
sean de Gestión u Órgano de Administración de Archivos, y el Número total de años
de retención.
(”) La tabla de Retención de Documentos, debe numerarse en orden correlativo
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Anexo 3: INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL INDICE ALFABÉTICO (REG-
ST-19)
1. Anotar el nombre de las series documentales en orden alfabético.
2. Indicar la sección de la serie documental.
3. Anotar el código de la serie documental.
4. (*) Las páginas deberán numerarse consecutivamente, indicándose con el numero
“uno” que será seguido de la preposición “de” y número total de páginas de tabla
general.