SISTEMA DE ORDENACIÓN ALFABÉTICA

Los documentos se ordenan siguiendo el abecedario, las carpetas y guías se organizan.

DIVISIÓN DEL MÉTODO ALFABÉTICO

El método alfabético se divide en tres:

a.Ordenación Onomástica o Nominativa: Se aplica a nombres de personas físicas y jurídicas.

b. Toponímico: Se refiere a nombres de lugares.

c. Asuntos y materia: Se aplica al ordenar un documento por su contenido o tema de que trata el mismo

PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS ALFABÉTICAMENTE

INSPECCIONAR: Verificar si el documentos ya se puede archivar

CLASIFICAR: Los documentos de acuerdo a su procedencia

ANOTAR: Anotar en un papel adhesivo la palabra o nombre bajo el cual se va a archivar el documento

DISTRIBUIR: Agrupar todos los documentos en orden alfabético aplicando las reglas

ARCHIVAR: Es ubicar el documento en la carpeta correspondiente

REGLA 1:

ORDENAMIENTO DE UNIDADES EN NOMBRES DE PERSONA, se debe descomponer el nombre de las personas para archivarla, cada partícula ocupara una unidad, el apellido paterno Unidad 1, apellido materno Unidad 2, nombre de pila unidad 3 y así sucesivamente.

Ejemplo: Carlos José Ramírez DelgadoDenia Valverde Salas

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD

Ramírez Delgado, Carlos José

Valverde Salas, Denia

REGLA 2: NOMBRES SIMILARES, Cuando existan nombres similares se archiva el más corto de primero.

Ejemplo:Rosa Fernández JiménezRosaura Fernández Jiménez

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD

Fernández Jiménez, Rosa

Fernández Jiménez, Rosaura

REGLA 3: ELEMENTOS DE IDENTIFICACIÓN

cuando el nombre de varias personas son iguales se considera el número de cédula o la dirección como elemento de identificación.

EjemploSilvia Ramos Campos, cédula 5-509-897Silvia Ramos Campos, cédula 2-675-435Cecilia Rojas Quirós, Tibás San JoséCecilia Rojas Quirós, Montes de Oca, San José

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDADElemento de identificación

Ramos Campos, Silvia 2-675-435

Ramos Campos, Silvia 5-509-897

Rojas Quiros, Cecilia Montes de Oca, San José

Rojas Quiros, Cecilia Tibás San José

REGLA 3.2: Títulos de prioridad familiarConsidérese señora señorita, hijo, padre.

Ejemplo:Carlos Bolaños Morales, hijoCarlos Bolaños Morales , PadreBallesteros Espinoza Ligia Señorita Ballesteros Espinoza Ligia Señora

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD

Ballesteros Espinoza, Ligia (Señora)Ballesteros Espinoza, Ligia (señorita)Bolaños Morales, Carlos (Hijo)

Bolaños Morales, Carlos (Padre)

REGLA 3.3: Títulos nobiliarios, militares, religiosos y grados

académicos.

EjemploMonseñor Carlos ArayaSor Karina LópezMayor Carlos FonsecaPríncipe Juan Carlos

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD

Araya, Carlos (Monseñor)

Fonseca, Carlos (Mayor)

Juan Carlos (Príncipe)

López, Karina (Sor)

REGLA 4: Nombres de la mujer casada

Ejemplo:Myriam Hernández de RamírezMercedes Morales de Picado

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDADHernández (de) Ramírez, Myriam

Morales (de) Picado, Mercedes

REGLA 5: Apellidos de personas con prefijo, preposiciones,

artículos y partículas

Ejemplo:Francini D'amigo VicenciLuis Fernando Da Cruz Dos SantosDe Lemos Araya Carme

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDADD'amigo Vicenci, Francini

Da Cruz Dos Santos, Luis

De Lemos Araya, Carme

REGLA 6: NOMBRES DESCONOCIDOS.

Se escriben tal y como aparecen escritos

Ejemplo:Dai Liu ChiDi Soa ,Miu

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDADDai Lui Chi

Di Soa Miu

REGLA 1: Nombres de firmas comerciales y entidades

gubernamentales.

Ejemplo:Municipalidad de TibásLa Casa Blanca

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD

Municipalidad (de) Tibás

La Casa Blanca

REGLA 2: Preposiciones artículos y conjunciones dentro del

nombre de una empresa

Ejemplo:Ficheros y MásEstructura de Metal

I UNIDAD II UNIDADEstructuras (de) MetalFicheros (y) Más

REGLA 3: Nombres iguales de empresas

Primero provincia, cantón, calles y avenidas

Ejemplo:Óptica Jimena, Avenida Segunda, Calle 3 y 5Óptica Jimena, Avenida Segunda, Calle 16 y 18

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD

Óptica Jimena (Calle 3 y 5 ave 2)

Óptica Jimena (Calle 16 y 18, Ave 2)

REGLA 4 Siglas

Ejemplo:Banco Interamericano de Desarrollo (BID)Instituto Nacional de Seguros (INS)

I UNID II UNID III UNID

Banco Interamericano (de) Desarrollo (BID)

Instituto Nacional (de) Seguros (INS)

REGLA 5: Abreviaturas se debe escribir la palabra

completa

Ejemplo:Deportes Bedal S.A.Clínica de Arritmias S.A.

I UNID II UNID III UNIDAD IV UNID

Deportes Bedal Sociedad Anónima

Clínica (de) Arritmias Sociedad Anónima

REGLA 6: Números en el nombre de una entidad cuando es consecutivo se escribe seguido cuando es impar se considera la letra de la escritura.

EjemploEstadio 23 de mayoEstadio 25 de julioJuzgado 7Juzgado 8

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD

Estadio 25 (de) Julio

Estadio 23 (de) Mayo

Juzgado 7

Juzgado 8

REGLA 7: Nombres de personas en un entidadSe escriben tal como están escritos respetando el orden alfabético.

Ejemplo:Almacén Víctor Manuel Campos HidalgoAlmacén Raúl Rojas

I UNID II UNIDAD III UNID IV UNID V UNID

Almacén Raúl Rojas

Almacén Víctor Manuel Campos Hidalgo