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INSTRUCTIVO
RADICACIÓN EN EL APLICATIVO ORFEO
Código: INS001GDO Versión: 02
Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 1 de 23
Documento Oficial. Universidad Pedagógica Nacional
OBJETIVO
Orientar al usuario interno del aplicativo ORFEO sobre los pasos a seguir para realizar el proceso de radicación de documentos de salida (1), entrada (2) y memorando (3); así como anexo o asociado.
NORMATIVIDAD
Ley 527 de 1999, Ley de Mensaje de datos, comercio electrónico y firmas digitales.
Decreto 2364 de 2012, Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.
Directiva Presidencial Nº 04 de 2012 Por la cual se establecen los criterios generales de eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.
Acuerdo 060 de 2001 AGN, Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Archivo General de la Nación.
Acuerdo 027 de 2006 AGN, Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
Circular Externa 005 de 2012 AGN, Por la cual se establecen recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa de Cero Papel.
Norma Técnica Colombiana 3393 ICONTEC Documentación elaboración de cartas comerciales.
Norma Técnica Colombiana 3397 ICONTEC Documentación elaboración de memorandos.
Resolución 133 de 2006 UPN. Por la cual se definen los funcionarios responsables de expedir, elaborar y firmar certificaciones, diplomas y carnés en la Universidad Pedagógica Nacional.
Resolución N° 0135 de 2015 UPN Por la cual se definen los lineamientos para la Gestión de Comunicaciones Oficiales en la Universidad Pedagógica Nacional.
Resolución N° 0650 de 2015 UPN Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 0135 de 2015.
Guía 3: Documentos electrónicos. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Archivo General de la Nación.
Guia001GDC UPN Guía para el mejor uso del papel
RESPONSABLE
Subdirección de Servicios Generales – Archivo y Correspondencia
APLICACIONES
ORFEO
INSTRUCTIVO
RADICACIÓN EN EL APLICATIVO ORFEO
Código: INS001GDO Versión: 02
Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 2 de 23
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DEFINICIONES
ASUNTO: Síntesis del contenido de un documento, generado por una acción
administrativa.
COMUNICACIÓN OFICIAL: Documento recibido o producido en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.
COPIA: Reproducción exacta de un documento.
DESTINATARIO: Persona natural o jurídica a quien se le remite una comunicación
oficial.
FOLIO: Hoja.
NÚMERO DE RADICADO: Identificación numérica asignada por el aplicativo
ORFEO, que consta de 15 dígitos que corresponden a: año, código de la
dependencia, consecutivo y tipo de radicación.
RADICACIÓN: Procedimiento por el cual una institución asigna un numero
consecutivo a sus comunicaciones oficiales recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
REMITENTE: Persona natural o jurídica quien remite una comunicación oficial.
TIPO DE RADICACIÓN: Categorías determinadas mediante las cuales se clasifican
las comunicaciones oficiales. En el aplicativo ORFEO se encuentran definidas las
siguientes: (1) Salida, para las comunicaciones oficiales externas enviadas; (2)
Entrada, para las comunicaciones oficiales recibidas de una persona natural o
jurídica y (3) Memorandos, asignado a las comunicaciones oficiales internas.
DESCRIPCIÓN:
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Código: INS001GDO Versión: 02
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INGRESO AL APLICATIVO
1. Identifique el icono de navegador Mozilla Firefox y de click para iniciar.
2. En la barra de direcciones digite: documentacion.pedagogica.edu.co y oprima Enter
o
3. Digite nombre de usuario y contraseña, oprima
4. El aplicativo le presenta dos opciones para radicar por el módulo de radicación o el
de carpetas, que puede ver en la parte izquierda y, tres tipos de radicado que son:
Salida: se identifica con el número 1 al final del radicado; Entrada se identifica con el
número 2 al final del radicado y Memorando se identifica con el número 3 al final del
radicado.
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RADICACIÓN DE SALIDA (1)
1. Inicie con Salida, en el módulo de radicación y oprima en la palabra .
2. Esta pantalla presenta la opción de verificar si existen antecedentes del radicado,
que puede buscar por las diferentes opciones; Para este ejemplo no existe
radicación previa, oprima .
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3. Se presentan 3 posibles formas de radicación.
Nuevo: Se utiliza para crear un registro nuevo. Como anexo: Permite anexar un documento a un radicado existente. Asociado: Permite relacionar con una radicación previa
Para este caso seleccione .
NOTA: Para la radicación como anexo o asociado, vaya al ítem radicación como anexo
o asociado.
4. El aplicativo presenta el Módulo de radicación en donde quedaran consignados los
datos del destinatario; Oprima nuevamente .
5. Digite los datos de la consulta necesarios (Documento y/o Nombre), y oprima
.
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Nota: en este tipo de radicado el campo usuario permanece igual.
6. Seleccione el destinatario, de los resultados de la búsqueda, oprimiendo
COLOCAR COMO .
7. Verifique en DATOS A COLOCAR EN LA RADICACIÓN si es correcta la
información, de ser así oprima
.
8. El sistema lo llevará nuevamente al Módulo de Radicación, esta vez con los datos
validados.
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9. Complete los campos y oprima .
10. El aplicativo arrojara el número de radicado que le corresponden a su registro.
11. Si requiere, radicar una copia interna, busque y seleccione la dependencia a la que
remitirá y oprima .
12. El sistema registrará el cambio, informando a la dependencia que se le ha copiado
un registro.
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Con el número de registro termina el proceso de radicación de salida. Tenga en cuenta este
número de radicación para los pasos siguientes.
RADICACIÓN DE ENTRADA (2)
Las dependencias autorizadas para realizar este tipo de radicación son: Subdirección de
Servicios Generales- Archivo y Correspondencia, Instituto Pedagógico Nacional (IPN)
ventanilla contigua a la Secretaría Académica, Centro de Lenguas, Oficina de Control
Interno Disciplinario – Investigaciones Disciplinarias y Secretaría General - PQRSF, para lo
cual se asigna el usuario con el permiso definido en el aplicativo.
1. Inicie con: Entrada en el módulo de radicación, oprima en la palabra Entrada.
2. Esta pantalla presenta la opción de verificar si existen antecedentes del radicado,
que puede buscar por las diferentes opciones; Para este ejemplo no existe
radicación previa, por consiguiente oprima .
3. Se presentan 3 posibles formas de radicación.
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Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 9 de 23
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Nuevo: Se utiliza para crear un registro nuevo. Como anexo: Permite anexar un documento a un radicado existente. Asociado: Permite relacionar con una radicación previa.
Para este caso seleccione .
4. El aplicativo presenta el Módulo de Radicación en donde quedaran consignados los
datos del remitente; Oprima nuevamente
5. Digite los datos de la consulta necesarios que considere (Documento y/o Nombre), y
oprima .
Nota: en este tipo de radicado el campo usuario permanece igual.
6. Seleccione el destinatario, de los resultados de la búsqueda, oprimiendo COLOCAR
COMO .
7. Verifique en DATOS A COLOCAR EN LA RADICACIÓN si es correcta la
información, de ser así oprima
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Código: INS001GDO Versión: 02
Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 10 de 23
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8. El sistema lo llevara nuevamente al Módulo de Radicación, esta vez con los datos
validados.
9. Complete los campos, para este tipo de radicación (entrada) debe seleccionar la
dependencia destino; oprima .
10. El aplicativo arroja el número de radicado que le corresponde a su registro.
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Código: INS001GDO Versión: 02
Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 11 de 23
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11. Si desea copiar, seleccione la dependencia y oprima
12. El sistema registrará el cambio, informando a la dependencia que se ha copiado un
registro.
13. Para adjuntar la imagen (en pdf ) correspondiente a la radicación de entrada oprima
14. Marque el registro y oprima
15. Registre lo pertinente y oprima
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Código: INS001GDO Versión: 02
Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 12 de 23
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16. Verifique que ha seleccionado el archivo a adjuntar y oprima
17. El sistema informará que la acción de asociar imagen ha finalizado.
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Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 13 de 23
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Con esta actividad finaliza el proceso de radicación de entrada. Tenga en cuenta este
número de radicación para los pasos siguientes.
RADICACIÓN MEMORANDO (3)
1. Inicie con Memorando en el módulo de radicación, oprima en la palabra Memorando.
2. Esta pantalla presenta la opción de verificar si existen antecedentes del radicado que
puede buscar por las diferentes opciones; Para este ejemplo no existe radicación previa,
oprima .
3. Se presentan 3 posibles formas de radicación.
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Código: INS001GDO Versión: 02
Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 14 de 23
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Nuevo: como su nombre lo indica, se utiliza para crear un nuevo registro;
Como anexo: permite anexar un documento a un radicado existente
Asociado: Permite relacionar con una radicación previa.
Para este caso seleccione .
4. El aplicativo presenta el Módulo de Radicación en donde quedaran consignados los
datos del destinatario; Oprima nuevamente .
5. Digite los datos de la consulta necesarios (Documento y/o Nombre), y oprima
.
Nota: en este tipo de radicado el campo USUARIO debe ser cambiado por FUNCIONARIO.
6. Seleccione el destinatario, de los resultados de la búsqueda, oprimiendo COLOCAR
COMO .
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Código: INS001GDO Versión: 02
Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 15 de 23
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7. Verifique en datos a colocar en la radicación si es correcta la información, de ser
correctos oprima .
El sistema lo llevara nuevamente al Módulo de Radicación, esta vez con los datos validados.
8. Complete los campos, oprima .
9. El aplicativo arroja el número de radicado que le corresponde a su registro.
10. Si requiere radicar copia, seleccione la dependencia a la que remitirá y oprima
.
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Código: INS001GDO Versión: 02
Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 16 de 23
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1. El sistema registrará el cambio, informando a la dependencia que se le ha copiado
un registro.
A diferencia de las radicaciones de salida y entrada, los memorandos deben ser
reasignados para que el registro llegue a la bandeja del destinatario.
11. En el módulo de carpetas seleccione la opción .
12. Digite el número de registro o búsquelo en el listado que se despliega, verifique datos e
ingrese, seleccionando la fecha del radicado.
13. Seleccione la pestaña y luego
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Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 17 de 23
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14. Elija la plantilla correspondiente.
15. Elabore y guarde memorando.
Nota: tenga en cuenta que los campo de la plantilla que se encuentran en color rojo son
los que deben reemplazarse, los campo que se encuentran entre asteriscos no deben ser
modificados y los de color negro hacen parte de la estructura del documento, por lo que
tampoco se deben cambiar.
16. Seleccione la opción y valide los siguientes campos:
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Código: INS001GDO Versión: 02
Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 18 de 23
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17. Seleccione el memorando previamente guardado y oprima y
18. En la pestaña se visualizara el archivo como adjunto, luego asigne
radicación.
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Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 19 de 23
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19. El aplicativo le informara que el memorando ha sido radicado y le permitirá ver el
documento adjunto.
20. Busque nuevamente el radicado en el módulo carpetas opción verifique datos
y valide.
21. Busque el icono reasignar y oprímalo
Nota: El permiso de reasignación en el aplicativo está activo por defecto para el jefe de la
dependencia, los demás usuarios deberán solicitar al administrador de la aplicación la
activación respectiva.
Seleccione del listado la dependencia destino y oprima
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Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 20 de 23
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22. Busque el funcionario destinatario, registre en el recuadro blanco las observaciones
correspondientes y oprima , de ser necesario informe y/o agende.
23. El aplicativo le informará que ha completado la acción
Con esta actividad finaliza el proceso de radicación Memorando. Es necesario tener en
cuenta el número de radicación para los pasos siguientes.
RADICACIÓN COMO ANEXO Y ASOCIADO
1. Seleccione el tipo de radicado que desea realizar.
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Código: INS001GDO Versión: 02
Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 21 de 23
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Nota: Para radicar un documento como anexo o asociado, se debe tener como referencia un
campo del formulario de radicación (Referencia, N° de radicado, Expediente, etc.). La
radicación como anexo hace referencia a: anexar un documento a un radicado existente, por
su parte el asociado permite relacionar con una radicación previa.
2. Consulte de acuerdo con los campos que presenta el pantallazo y oprima
3. Seleccione el registro al que corresponde el anexo y oprima radicar o
según sea el caso.
4. Verifique los datos del radicado y realice los cambios que sean necesarios, según
corresponda. Para radicaciones como anexo se debe seleccionar la misma
dependencia de acuerdo con el usuario destino.
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Código: INS001GDO Versión: 02
Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 22 de 23
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5. Una vez realizados los cambios oprima
6. El sistema arrojará el número asignado a esta radicación.
Con esta actividad finaliza el proceso de radicación como anexo y asociado. Es necesario
tener en cuenta el número de radicación para los pasos siguientes.
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Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 23 de 23
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
28-11-2013 01 Creación del Documento
25-04-2016 02 Actualización de íconos, imágenes, cambio en
redacción de algunas actividades
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Equipo de Trabajo
Proceso de Gestión
Documental
Fernando Méndez Díaz
Líder Proceso Gestión
Documental
Adolfo León Atehortúa Cruz
Rector