Conceptes de Gestió documental

i Arxiu (electrònic)València, 6 de novembre de 2018

@joancarlesfaus

@joancarlesfaus

jcarlesfausgandia@gmail.com

1. Què és un arxiu?

2. Què es sèrie documental?

3. Quans arxius hi ha al Consorci?

4. Penses que és més barat conservar expedients

en paper, o digitalitzar-los? Per què?

Preguntes

Serveis públics i producció administrativa

Què està

fallant?

Arxiu en l’e-Administració

Estem preparats?

Arxiu en l’e-Administració

Calendari Llei 39/2015 i Llei 40/2015

Arxiu en l’e-Administració

Producció digital. Problemàtica

Producció digital. Problemàtica

"Cometer errores es humano,

pero para estropear

realmente las cosas necesitas

un ordenador"

-- Paul Ehrlich

“Digital Information lasts

forever –or five years,

whichever comes first!"

-- Rothenberg (1995)

Producció digital. Problemàtica

Responsabilitats:

• Disposar d’un Sistema únic de Gestió de documents

• Garantir l’autenticitat i la integritat dels continguts

dels documents, i la seva confidencialitat

• Tenir identificada i classificada la documentació

• Garantir la conservació i disposició dels documents

• Garantir l’accés als documents, i lliurar-ne còpies i

certificats (protecció de dades)

• Eliminar els documents de forma no arbitrària

Què fan els Bombers

de Diputació? Què fa el Consorci de

Bombers de Diputació?

https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=029_Codigo_de_Administracion_Electronic

a

document-e i/o serveis digitalshttps://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategias/Raci

onaliza_y_comparte/catalogo/Catalogo_servicios_administracion_digital_v2.pdf

Gestió de documents-e

Document-e

Còpies suport electrónic <-> paper

Expedient-e

Arxiu-e

Metadades

Digitalització

+ Altres temes: destrucció, referència temporal,

imatges aportades per ciutadania...

https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=029_Codigo_de_Administracion_Electronic

a

El document-e en l’actual marc legal

Què són els documents?

Qualsevol objecte que porte informació en forma de dades, text o imatge. També suport

físic on s’incorpora el treball de les diferents operacions administratives.

Tots els documents tenen entitat pròpia com a elements individuals:

1. Naixen com a conseqüència d’uns actes.

2. Tenen una vida determinada, en que s’incorporen operacions administratives o

s’usen per a altres operacions de l’organització.

3. Moren quan han prestat el servei per al qual han estat creats

Què és un document?

Document

Informació enregistrada amb independència del suport o de les seves característiques

ISAD (G) Norma internacional general de descripció arxivística

Què hi ha en un document?

Dada

Representació d'una informació elemental en un format que permet aplicar-li un tractament. Si

aquest tractament permet a més la seva recuperació i transmissió mitjançant un ordinador rep

el nom de dada llegible per màquina (DLM)” (CASELLAS, 1999. Pàg. 50).

▼

Informació

Indici o esdeveniment posat en coneixement d'una persona o grup de persones i, per tant, que

pot ser transmès

De què és fet un document?

Suport

Medi físic sobre el qual s'enregistra la informació: paper, pergamí, suport magnètic, electrònic...

Documents i Organització?

Organització dels documents?

Exercici compra

Què són els documents d’arxiu?

Tots aquells documents generats o rebuts per una organització

en l’exercici de les seves funcions

Què són els documents electrònics?

Aquells que han sigut generats mitjançant un programari i un

maquinari informàtic

L’annex de l’ENI RD 4/2010, defineix document

electrònic com: “informació de qualsevol naturalesa,

arxivada en un suport electrònic segons un format

determinat, i susceptible d’identificació i tractament

diferenciat”.

Què són els documents d’arxiu?

Tots aquells documents generats o rebuts per una organització

en l’exercici de les seves funcions

Què són els documents electrònics?

Què són els documents administratius electrònics?

Autèntic

Íntegre

Fiable

DisponibleAquells que han sigut generats mitjançant un programari i un

maquinari informàtic

Aquells generats de forma electrònica com a conseqüència d’una activitat pròpia

d’una administració pública, i han d’incloure una sèrie de evidències de garantia:

autenticitat, integritat, disponibilitat, accessibilitat.

Art. 26.2 de la Llei 39/2015, Un document administratiu electrònic vàlid és,

per tant, l’objecte digital administratiu que conté la informació objecte (dades i

firma) i les dades associades a aquesta (metadades).

Enfocament per processos:

ENFOCAMENT PER PROCESSOS PER A UN SGD:

1. ISO 15489:2016

Gestió sistemàtica de documents, entesos com el suport de les decisions de

l’organització i de les activitats subsegüents, que assegura la rendició de

comptes a les parts interessades, presents i futuresSGD

Seqüència ordenada d’actuacions que se segueixen per a la formació de la

voluntat de l’Administració expressada en decisions documentades (actes

administratius) sobre matèries de la seva competència.

PROCEDIMENT

ADMINISTRATIU

Seqüència d’activitats orientades a generar un valor afegit sobre una entrada per

aconseguir un resultat o sortida (generalment un producte o servei) que satisfaci

els requeriments de l’usuari/client/ciutadà.PROCÉS

Naturalesa documental dels processos com a evidència fiable i autoritzada de

les activitats d’una organització

La producció documental

Sistema de Gestió Documental

Unitat documental. Element bàsic d’un fons, grup de fons, col·lecció o sèrie,

constituït per un document d’arxiu (Unitat Documental Simple] o per diversos

que formen una Unitat Documental Composta.

Los componentes de un documento electrónico son:

a) Contenido, entendido cono un conjunto de datos e información del

documento.

b) La firma electrónica.

c) Los metadatos del documento electrónico, elemento que proporciona

contexto al contenido, estructura y firma del documento, contribuyendo a su

valor probatorio y fiabilidad a lo largo del tiempo como evidencia electrónicoa

de las actividades y procedimientos.

Firma del documento electrónico

• permite detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados.

• está vinculada al firmante de manera única y a les datos a los que se refiere

• creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.

La Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico

será de aplicación a:

a) Documentos administrativos electrónicos.

b) Cualquier otro documento electrónico susceptible de

formar parte de un expediente electrónico.

Documento electrónico administrativo

“Un document administratiu electrònic és, per tant, l’objecte digital

administratiu que conté la informació objecte (dades i firma) i les dades

associades a aquesta (metadades)”

Una única unitat digital (unitat lògica de tractament o contenidor)

Document electrònic administratiu

Metadades

obligatòries

Metadades

complementàries

Document electrònic administratiu

descripció, recuperacióMetadades

La firma electrònica juga un paper fonamental per a fixar el valor

evidencial d’un document electrònic

Els components d’un expedient electrònic són:

a) Documents electrònics, que poden integrar-se

• directament, como a elements independents,

• dins una carpeta, entesa com una agrupació de documents

electrònics creada per un motiu funcional,

• o bé com a part d’un altre expedient, anidat en el primer

b) Índex electrònic, que assegura la seva integritat i permetrà la seva

recuperació sempre que siga necessari (art. 32.2 de la Ley 11/2007).

L’índex recollirà el conjunt de documents electrònics associats a

l’expedient en un moment determinat: “generació de vista”.

c) Firma de l’índex electrònic per l’Administració, òrgan,

o entitat actuant d’acord amb la normativa aplicable.

d) Metadades de l’expedient electrònic.

Document electrònic administratiu

Document electrònic administratiu

Formació de l’expedient electrònic

Formació de l’expedient electrònic

Formació de l’expedient electrònic

Duplicats i còpies de

documents

Versions

obsoletes....

Circulars i

instruccions,

indicacions...

(excepte les

produïdes per la

pròpia unitat)

Què entenem per correu electrònic?

El correu electrònic s'ha de considerar una tipologia documental més,

de la mateixa manera que un document de text o una imatge.

Quan considerem un correu electrònic com un document d'arxiu?

• Quan iniciï, autoritzi o completi una determinada tramitació.

• Quan esdevingui una evidència de les activitats de l'organització.

• Quan el contingut del correu electrònic sigui important, sobretot si el

correu és l'única font d'informació que tenim.

• Quan sigui un correu electrònic provinent de l'exterior i formi part

d'un procediment.

És important signar els correus electrònics seguint els criteris

corporatius

Cal valorar en cada cas si s'ha d'arxivar el missatge, els adjunts o

totes dues coses.

Formació de l’expedient electrònic

Formació de l’expedient electrònic

• FASE D’OBERTURA

• Creació de l’objecte digital administratiu “expedient”

• Creació de l’índex electrònic

• Inclusió en l’índex de les referències dels documents disponibles en

l’obertura ( llista de referències ?)

• Assignació de metadades mínimes obligatòries de l’expedient

electrònic.

Formació de l’expedient electrònic

• FASE DE TRAMITACIÓ

• Inclusió de nous documents (seqüència d’evidències administratives).

• Canvis d’estat o característiques particulars metadades complementàries

• Generació de subexpedients electrònics d’intercanvi (sol·licituds de remissió

o posada a disposició)

• Subfase de tancament de l’expedient

Formació de l’expedient electrònic

Tancament de l’expedient electrònic

• FASE DE TRAMITACIÓ

• Inclusió de nous documents (seqüència d’evidències administratives).

• Canvis d’estat o característiques particulars metadades complementàries

• Generació de subexpedients electrònics d’intercanvi (sol·licitudes de remissió

o posada a disposició)

• Subfase de tancament de l’expedient

(Tancament formal de l’expedient, no del procediment administratiu)

• Compleció de l’índex de l’expedient

• Foliat i indexat de l’expedient

• Identificadors dels documents

• Empremtes digitals de dits documents + fitxers firma electrònica

• Data d’incorporació del document a l’expedient

• Ordre dels documents, etc.

• Firma de l’índex electrònic

“El foliat és un aspecte clau en l’intercanvi dels expedients electrònics, ja

que prèviament a l’enviament, les organitzacions han d’indexar

l’expedient amb la finalitat de garantir la integritat d’aquest reflectint el seu

estat en un moment determinat”

Tancament de l’expedient electrònic

•FASE DE CONSERVACIÓ I SELECCIÓ

Arxiu electrònic

Los documentos electrónicos que contengan actos

administrativos que afecten a derechos o intereses

de los particulares deberán conservarse en soportes

de esta naturaleza.

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

ARCHIVO ELECTRÓNICO

Archivo electrónico

UNE-ISO 30300. Informació i Documentació

Arxiu electrònic

In itinere...

#ArxiusForaDeCultura

#SíAmbArxius

#PongaUnArchiver=EnSuVida

#Fem-hoFàcil

@joancarlesfaus

joancarlesfaus@gmail.com

#ArxiuÉsInformació