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PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN
CONTRATO No. 179 - O ^ - - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DE
COLOMBIA.
Entre LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, representada por MARÍA LORENA
CUELLAR CRUZ, mayor de edad, vecina de esta ciudad, identificada con la cédula de
ciudadanía No. 52.421.682 de Bogotá, quien actúa en calidad de Secretaria General de la
Procuraduría General de la Nación, según consta en el Decreto No. 3061 del 08 de agosto de
2014 y Acta de Posesión No. 1522 de fecha 12 de agosto de 2014, debidamente facultada
para celebrar contratos según Resolución No. 006 del 08 de enero de 2013, expedida por el
Procurador General de la Nación, de una parte, quien en adelante se denominará como LA
PROCURADURÍA, y de la otra, INDENOVA SUCURSAL DE COLOMBIA, identificada con el
NIT 900.696.027-1, representada legalmente por ANTHONY HERNEY MOLINA GAMBOA,
identificado con la cédula de ciudadanía No. 80.852.414 de Bogotá, tal como consta en el
certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de
Bogotá Sede Salitre el 12 de mayo de 2015, y el poder con carácter indefinido , tan amplio y
bastante como en Derecho se requiera y sea necesario, conferido mediante escritura pública
N° 3115 del 05 de septiembre de 2013 en la ciudad de Valencia (España), por la entidad
mercantil INDENOVA SOCIEDAD LIMITADA, con N.I.F. B97458996, domiciliada en 46014 -
Valencia, calle Deis Traginers, núm. 14, 2o, puerta B, constituida, por tiempo indefinido, en
escritura autorizada por Don Alberto Domingo Puchol, Notario de Valencia, el 13 de mayo de
2.004, número 2.388 de protocolo, inscrita en el Registro Mercantil de esta Provincia, al tomo
7.818, libro 5.114, folio 139, hoja número V-97187, inscripción primera, quien en adelante y
para los efectos de este contrato se denominará EL CONTRATISTA, se ha convenido
celebrar el presente contrato de PRESTACIÓN DE SERVICIOS, previas las siguientesconsideraciones: 1) Que Gobierno en línea es una estrategia del Gobierno Nacional para
contribuir a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y
que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento
de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC). 2) Que mediante el Decreto
2573 del 12 de diciembre de 2014, se establecen los lineamientos generales de la Estrategia
de Gobierno en línea y se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 20091. Los artículos 7 y 8del citado Decreto establecen Artículo 7o. Responsable de coordinar la implementación
de la Estrategia de Gobierno en Línea en los sujetos obligados. El representante legal de
cada sujeto obligado, será el responsable de coordinar, hacer seguimiento y verificación de la
implementación y desarrollo de la Estrategia de Gobierno en Línea. Artículo
8o. Responsable de orientar la implementación de la Estrategia de Gobierno en
Línea. En las entidades del orden nacional, el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo de que trata el artículo 6J_ del Decreto número 2482 de 2012 será la instancia
orientadora de la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea al interior de cada
entidad. Los sujetos obligados deberán incluir la estrategia de Gobierno en Línea de forma
transversal dentro de sus planes estratégicos sectoriales e institucionales, y anualmente
dentro de los planes de acción de acuerdo con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión
de que trata el Decreto número 2482 de 2012 o las normas que lo modifiquen, adicionen o
sustituyan. En estos documentos se deben definir las actividades, responsables, metas y
recursos presupuéstales que les permitan dar cumplimiento a los lineamientos que se
1 Ley 1341 de 2009 - Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización deTecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC-, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan oí
disposiciones.
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CONTRATO No. 179 - " O ^ ^ - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DECOLOMBIA.
establecen. 3) Que la Estrategia de GEL2 definió como visión en su Manual 3.1: (...) "En el
año 2015 la ciudadanía en general tendrá acceso de forma oportuna a más y mejor
información bajo un esquema de comunicación en doble vía y de rendición de cuentas
permanente y en tiempo real, lo cual permitirá una mejor participación en el proceso de toma
de decisiones y un mejor ejercicio del control social. De igual forma, la ciudadanía no tendrá la
necesidad de hacer filas ni asistir personalmente a las entidades para llevar a cabo sus
trámites y recibir los servicios del Estado, generando una relación más fácil, con menores
costos y que genere mayor confianza y satisfacción. Lo anterior será logrado gracias a quelas
entidades se habrán transformado en entidades digitales abiertas, pues habrán incorporado
las TIC de forma transversal en su operación tradicional, transformando su funcionamiento
interno y la relación con sus usuarios. Para esto las entidades contarán con sedes
electrónicas, en donde se dispondrá de acceso multicanal a toda la información, así como a la
gestión en línea de trámites y servicios, observando permanentemente las condiciones de
accesibilidad, usabilidad, calidad, seguridad, reserva y privacidad. Igualmente, se habrá
creado una cultura de colaboración y participación, en donde se intercambiará activamente
información por medios electrónicos entre entidades, se construirán políticas y estrategias con
la participación electrónica de actores clave, y existirán las condiciones para que terceros
creen nuevos servicios que generan valor a la ciudadanía. Así mismo, la entidad habrá
reducido al menos el 30% de su consumo de papel a la vez que aumentará su eficiencia
debido a la optimización y uso de medios electrónicos en sus procesos y procedimientos. Lo
anterior estará sustentado en el conocimiento de las necesidades de los usuarios, la adopción
de nuevas tendencias tecnológicas y la implementación de buenas prácticas, generando así
un esquema de innovación y mejoramiento permanente". (...). 4) Que la Ley 1450 de 2011,
por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014, contempla en su artículo 230
que: "(...) Todas las entidades de la administración pública deberán adelantar las acciones
señaladas por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de las Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones para la estrategia de Gobierno en línea. Esta estrategia liderada por el
Programa Gobierno en línea contemplará como acciones prioritarias el cumplimiento de los
criterios establecidos al respecto, así como, las acciones para implementar la política de cero
papel, estimular el desarrollo de servicios en línea del Gobierno por parte de terceros
basados en datos públicos, la ampliación de la oferta de canales aprovechando tecnologías
con altos niveles de penetración como telefonía móvil y televisión digital terrestre, la
prestación de trámites y servicios en línea y el fomento a la participación y la democracia por
medios electrónicos (...) ". (negrilla fuera de texto). 5) Que de conformidad con lo establecido
en el Plan Nacional de Desarrollo, es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión
pública efectiva, eficiente y eficaz. Así mismo y como parte de las estrategias principales para
la implementación de dicha política, está la denominada "Cero Papel" que consiste en la
sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos,
sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. 6)
Que la iniciativa Cero Papel busca cumplir las metas de Gobierno en Línea encaminadas a
contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, y
que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del uso de las
Tecnologías de la Información y la Comunicación. El componente No. 5 del manual 3.1 de
GEL, denominado Transformación de la Estrategia de Gobierno en Línea: (...)
2 Manuales para la implementación de GEL2.0, 3.0 y 3.1 en www.qobiernoenlinea.qov.co
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GENERAL DE LA NACIÓN
.-023CONTRATO No. 179 - " u * " - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DECOLOMBIA.
"comprende todas las actividades para que las entidades realicen cambios en la manera de
operar para eliminar límites entre sus dependencias y con otras entidades públicas,
intercambiando información por medios electrónicos haciendo uso del lenguaje común de
intercambio de información, liderando o participando en cadenas de trámites en línea.
Asimismo, establece las pautas para que la entidad automatice sus procesos y
procedimientos internos e incorpore la política de Cero Papel" (...). Este componente se
incluye dentro de los ejes temáticos Tic para servicios, Tic para el Gobierno Abierto, Tic para
la Gestión y Seguridad y Privacidad de la Información de la actual Estrategia GEL "... que
recibe la estrategia de gobierno electrónico (e-government) en Colombia, que busca construir
un Estado más eficiente, más transparente y más participativo gracias a las TIC. '3. 7) Que
según el Manual de 3.1 de GEL, 3.1, el objetivo del componente de transformación consiste
en " (...) Incrementar la eficiencia en la ejecución de todos los procesos internos críticos de la
entidad a través del uso de medios electrónicos y reducir por lo menos en un 30% el consumo
de papel gracias a la implementación de la política de Cero Papel, así como implementar el
intercambio de toda la información relacionada con cadenas de trámites y los requerimientos
de otras entidades para el desarrollo de sus funciones (...)". (negrilla personal). 8) Que la
implementación del Componente No. 5 de Transformación en las Entidades se resume en
cuatro criterios principales: 1. Los procesos y procedimientos; 2. La cultura organizacional; 3.
El componente normativo y de gestión documental y 4. El componente de tecnología. 9) Que
dichos criterios se desarrollaron y discriminaron con sus respectivos porcentajes, en el
manual 3.1 y se relacionan en el siguiente cuadro: 1. Actividades para hacer uso de
medios electrónicos en procesos y procedimientos internos
CRITERIO
Buenas Prácticas
Documentos electrónicos
Procesos y Procedimientos Internos
DESCRIPCIÓN
La entidad reduce el consumo de papel a través de la
implementación de buenas prácticas. Para esto se debe
tener como referencia el documento de Buenas Prácticas
para reducir el consumo de papel elaborado por el Ministerio
de TIC y desarrollar las siguientes actividades:
• Hacer un diagnóstico y establecer la línea base:
¿cuánto papel se consume?
• Identificar oportunidades clave
• Adoptar buenas prácticas y promover el cambio de
cultura organizacional
• Seguimiento y monitoreo
La entidad incorpora esquemas de gestión documental
electrónicos, con base en el análisis de los procesos
electrónicos de la entidad, para esto se deben desarrollar las
siguientes actividades:
• Identificar requisitos y necesidades.
• Evaluar sistemas existentes.
• Definir estrategias y diseñar el sistema.
• Implementar el esquema de gestión de documentos.
• Implementar seguimiento y mejoramiento.
La entidad automatiza todos los procesos y procedimientos
críticos en la entidad, para lo cual deberá desarrollar las
siguientes actividades:
• Caracterización de procesos y procedimientos
• Análisis, priorización y racionalización de
procesos
• Automatización
% Criterio
9%
13%
4%
4%
12%
"/-Actividades
9%
13%
23%
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CONTRATO No. 179 - " * L " - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADO
ENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DECOLOMBIA.
• Mejoramiento
PORCENTAJE TOTAL DE LA ACTIVIDAD No. 1
3%
45%
2. Actividades para intercambiar información entre entidades.
CRITERIO
Cadenas de trámites
Servicios de intercambio de información
DESCRIPCIÓN
Lenguaje común de intercambio
Identificación, análisis, priorización y optimizacíón de
cadenas de trámites
Automatización
Publicación de los servicios en el catálogo
Identificación
Conceptualizar los elementos de dato
Automatizar los servicios
Publicar los servicios en el catálogo
RAVEC
Mejoramiento
PORCENTAJE TOTAL DE LA ACTIVIDAD No. 2
% Criterio
5%
5%
12,50%
5%
3%
4% .
12%
4%
2%
2,50%
%Actividades
27,50%
27,50%
55%
10) Que el plazo para la implementacion de las actividades establecidas en el Manual GEL,
es el siguiente:
COMPONENTE/
AÑO
TIC para
Servicios
TIC para el
Gobierno abé«rto_
TIC""""" para la]Gestión _[
Seguridad y
privacidad de la
Información
2015 2O16
9O"X>
25%
4O%
1OO%
100%
5O%
60%
2017
Mantener
1 0O%
Mantener
100%
8O%
80%
2O18
Mantener
1OO%
2019
Mantener
1OO%
Mantener
1GO%
100%
1 00%
Mantener
100%
Mantener
1O0%
Mantener
1O0%
2O20
Mantener
100%
Mantener
100%.Míantener
1OO%
Mantener
10O%
11) Que el Procurador General de la Nación en cumplimiento del Decreto 1151 del 14 de
abril de 2008 "(...) por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de
Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de
2005, y se dictan otras disposiciones (...)" derogado por el Decreto 2693 de 2012 "Por el cual se
establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de
Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan
otras disposiciones", expidió la Circular No. 058 del 14 de septiembre de 2009, mediante la
cual ordenó a los funcionarios que integran la Administración Pública del Orden Nacional y
Territorial a cumplir con la Estrategia de Gobierno en Línea en sus fases y plazos señalados
así: "(...) la Procuraduría General de la Nación conmina al cumplimiento de las fases y plazos
señalados, contribuyendo así con la construcción de una Estado más eficiente, transparente y
participativo, que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas en general, a
través del aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación. Se
recuerda que el incumplimiento de este deber, será sancionable disciplinariamente, sin perjuicio
de que se cumpla con la obligación de suministrar la información (Ley 734 de 2002, artículo 43,
numeral 1) (...)". (Véase Circular 058 de 2009). 12) Que por otra parte, al interior de la Entidad
corresponde a la Oficina de Sistemas de LA PROCURADURÍA, de acuerdo a lo establecidoen el artículo 16 del Decreto Ley 262 de 2000, entre otras, las siguientes funciones: "(...) 1.
Asesorar al Procurador General de la Nación en la definición de las políticas, planes y programas
para la adopción de los sistemas de procesamiento automatizado de la información. 2.
Desarrollar, directamente o por medio de terceros, el software necesario para los procesos de
sistematización de información. 3. Emitir conceptos técnicos para la adquisición y mantenimiento
de hardware y software relacionados con el procesamiento de información. (...) 7. Elaborar, en
conjunto con la Oficina de Planeación, los estudios de factibilidad necesarios en los proyectos de
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sistematización de la entidad. 8. Contribuir en la elaboración de los términos de referencia, la
evaluación técnica y la inten/entoría requerida en desarrollo de los procesos de contratación que
se adelanten para ejecutar los proyectos de sistematización. (...) 11. Administrar las redes de
comunicaciones, servidores y bases de datos dentro de las normas establecidas para garantizar
la eficaz prestación de servicios técnicos y de apoyo (...)". 13) Que de igual forma la circular
052 de 2010 emitida por el Despacho del Señor Procurador, indicó que la Oficina de
Sistemas tiene las funciones de asesorar, desarrollar y recomendar la adquisición
implementación y mantenimiento de software y hardware. Es por ello que dicha Oficina debe
estar en conocimiento de todos los proyectos que incluyan componentes de Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones - TIC; para que sea ella la que evalúe su viabilidad
técnica, en concordancia con las políticas y estándares informáticos adoptados en la
Procuraduría General de la Nación. 14) Que en ese sentido, es responsabilidad de la Oficina
de Sistemas estructurar, asesorar y formular acciones de mejoramiento que orienten a la
organización hacia el cumplimiento de su misión. De igual manera es su función fortalecer,
actualizar y complementar las plataformas informáticas actuales, con nuevos componentes o
módulos que integren el manejo documental de los expedientes referenciados en los
procesos misionales y de las áreas de apoyo, así como la integración de la correspondencia
y el archivo, como componentes fundamentales en el adecuado control, seguimiento y
trazabilidad requerido actualmente por la ciudadanía y los funcionarios de la Procuraduría
General de la Nación. 15) Que con base en lo anteriormente expuesto, la Oficina de
Sistemas realizó el correspondiente análisis sobre la gestión de la correspondencia y archivo
de la Entidad, tal como se enunció en el estudio previo. 16) Que así mismo, en la Circular
No. 002 de 2010 del 6 de agosto de 2010, emanada de la Comisión Intersectorial de
Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública - COINFO, se indicó:
"(...) no se recomendarán inversiones para nuevos desarrollos o nuevas implantaciones del
actual aplicativo Orfeo hasta que se surta el proceso de transición anteriormente descrito y
se libere la nueva versión del aplicativo.(...)" , sobre el cual a la fecha no se tiene
conocimiento de la nueva versión liberada y estable y que además corrija las falencias
técnicas del sistema Orfeo. 17) Que para el año 2014, el 2 de mayo, la Oficina de Sistemas
remitió por correo electrónico la Ficha Técnica del SIGDEA que contiene los requerimientos
funcionales y técnicos solicitados por la PGN, a otras entidades tales como: FGN, DAÑE,
DAFP, DNP, Banco de la República, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, FONCEP y
CGR, a fin de establecer el SGD que utilizaban (Software del mercado o sistema Orfeo) y si
el mismo cumplía con cada uno de los ítems descritos en la ficha y requeridos por la PGN
para la adquisición de su solución de Gestión Documental a la medida de las necesidades
de la Entidad. La solicitud fue respondida por FGN, DAÑE, DAFP indicando que el sistema
utilizado en dichas entidades era Orfeo y se pudo evidenciar en el diligenciamiento de la
ficha técnica que el sistema Orfeo no cumplía con cada uno de los ítems solicitados en su
totalidad. Los ítems de Radicación de fax, el Motor de Generación de Procesos (BMP),
el modelador de procesos, flujos documentales y trámites, el editor de formatos, y el
de indicadores de Gestión y análisis estadístico, alcanzan un alto número de ítems
contestados como "NO". Véase "CUADRO_COMPARATIVO_SISTEMA_ORFEO", hoja
"ORFEO", así como los emails de solicitud de esta información. 18) Que de igual forma, las
Entidades Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y FONCEP respondieron que tenían
un SGD adquirido a través de proceso de contratación y diligenciaron la ficha técnica
encontrando un mayor número de ítems contestados con "SI" que los del sistema Orfeo.
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(Véase "CUADRO_COMPARATIVO_SISTEMA_ORFEO", hoja "OTRO SIGDE", "Cl-
2013IE2291.pdf, así como los emails de respuesta a esta solicitud de esta información). Las
entidades DNP, Banco de la República y CGR no respondieron a la solicitud de
información. 19) Que como parte del análisis realizado por la Oficina de Sistemas para la
adquisición del SIGDEA, la Secretaría General remitió el oficio S.G, No. 2561 de junio 11 de
2014 al Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en el cual le
solicitó conocer los lineamientos que dicho Ministerio ha emitido con relación al uso de
software libre, a nivel de las Entidades del Estado. El Ministerio mediante oficio TDR 320 de
Julio 2 de 2014 No. Registro 737338 del 04/072014 respondió: "(...) Al respecto me permito
informarle que en Colombia la ley 1341 de 2009 y posteriormente el Decreto 2693 de 2012 por el
cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea incorporó el
principio de neutralidad tecnológica mediante el cual el Estado debe garantizar "la libre adopción
de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos
internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente
prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el
desarrollo ambiental sostenible"(...). (...) En conclusión, a la fecha no existen directrices que
se refieran de manera directa al uso de software libre en las entidades del Estado, por lo
cual las mismas tienen la libertad de implementarlo o si es del caso contratar cualquier
tipo de software (libre, de fuente abierta, propietario o comercial) con cualquier proveedor,
siempre que se satisfaga sus necesidades y requerimientos acorde con la normatividad
vigente y sustentando los aspectos inherentes a su selección en los respectivos estudios
de conveniencia y oportunidad, (negrilla fuera de texto). Es de anotar que este Ministerio
pretende garantizar íntegramente el cumplimiento del principio de neutralidad tecnológica,
evitando que se establezca por vía normativa la utilización de un determinado tipo de software
por parte de las Entidades Públicas, lo cual además es coherente con la intención de mantener
un marco legal que debería permanecer neutro en cuanto a los tipos de tecnología y el desarrollo
de las misma -por demás cambiantes en forma constante- sin que se oriente a una determinada
clase de tecnología, algo especialmente importante en lo que se refiere a las soluciones
requeridas por el Estado (...)". 20) Que por otra parte, no se cuenta con el suficiente
personal al interior de la Procuraduría General de la Nación que alcance los objetivos y
metas que el proyecto demanda en un corto tiempo, tal como se manifiesta en la
certificación de fecha 12 de febrero de 2015, emitida por el Jefe de la División de Gestión
Humana de la Entidad, doctor Carlos William Rodríguez Millán, donde señaló: "(...) Que una
vez revisada la base de datos contenida en el Sistema de Información Administrativo y
Financiero (SIAF), no se pudo establecer que existe personal idóneo, suficiente y con
disponibilidad de tiempo completo, para la "prestación del servicio de implementación de un
sistema de información de gestión documental electrónico y de archivo para la Procuraduría
General de la Nación", con el siguiente perfil: Mínimo tres (3) Ingenieros de Sistemas
certificados en Manejo y Administración de sistemas operativos Linux Suse Enterprice 11 ó
Windows Server 2012 o versiones superiores y desarrollo en Lenguaje(s) de programación
.net, java, J2E, con dos (2) años de experiencia.". Véase en anexos, certificación de Gestión
Humana. 21) Que por todo lo anteriormente expuesto, y dada la necesidad institucional de
contar con una solución tecnológica que esté acompañada de una estrategia de
implementación a nivel nacional, que incluya el proceso de cambio cultural como un gran
componente para garantizar el éxito de dicha implementación, así como, adquirir una
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herramienta que apalanque los procesos misionales y de apoyo en materia documental y
permita a la Entidad cumplir con los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea y la
Política Cero Papel en el mediano plazo, y dado que con el sistema actual no es posible
cumplir dicha necesidad y que el sistema Orfeo no responde en su totalidad con las
características especificadas en la ficha técnica, adicionalmente un desarrollo bajo el
esquema de dicho software libre no ofrece garantía sobre el sistema por parte del autor, no
se cuenta con documentación técnica que respalde los desarrollos y actualizaciones sobre
el sistema, presenta deficiencias técnicas notorias y no se tiene una versión estable del
sistema liberada, con las cuales se puedan satisfacer las necesidades particulares de la
Procuraduría General de la Nación y que con la adquisición de un software licenciado para
Gestión Documental, la entidad obtendría beneficios tales como: soporte sobre el sistema,
garantía por parte del fabricante, garantía de funcionamiento, soporte sobre el hardware,
transferencia de conocimiento al personal de la entidad, documentación actualizada tanto
técnica como funcionalmente y la implementación del sistema a nivel nacional en el corto
plazo y garantice su continuidad en su aplicación, se hace necesaria la adquisición de un
sistema licenciado. 22) Que cabe anotar que la entidad deberá contratar su garantía y
mantenimiento a fin de preservar la calidad en el servicio. Aun así, la información y los
documentos administrados mediante el SIGDEA, serán propiedad de la Procuraduría y
contará con los dispositivos tanto hardware como software para la seguridad de la
información. 23) Que el SIGDEA, contendrá la implementación de tres grandes procesos a
través de los cuales se gestionará toda la solución: Radicación, trámite y salida de
correspondencia; Archivo Electrónico y Seguridad de la Información. 24) Que con el fin de
garantizar éxito en la implementación del SIGDEA en la entidad, se han establecido las
fases del proyecto de acuerdo a la metodología PMI, a fin de tener los mecanismos
adecuados de control del proyecto en sus distintas fases, que permitan llevar la trazabilidad,
registro y niveles de cumplimiento de las actividades durante la ejecución del contrato. 25)
Que por lo anterior, la implementación de la solución requiere componentes hardware,
software, gestión del cambio y de capacitación, los cuales están contenidos en las
siguientes actividades: Adquisición de servidores; parametrización del SIGDEA;
implementación a nivel central y territorial; garantía del sistema y los servicios conexos, la
implementación del sistema a nivel nacional y el soporte técnico por parte del contratista
durante el tiempo de ejecución del contrato. 26) Que adicionalmente, el proyecto de SIGDEA
requiere de otros sub-proyectos complementarios, por medio de los cuales la Entidad
adquiera un medio de almacenamiento que permita la configuración del repositorio en el
cual se alojaran todos los documentos electrónicos; la adquisición de los kits que
conformarán las ventanillas electrónicas, las cuales se crearán por ciudad, en las diferentes
sedes a nivel nacional y que a su vez estarán conformadas por computador, escáner,
impresora de código de barras y lector de código de barras; y la adquisición de los
certificados de firma digital para el nivel directivo de la entidad y que no hacen parte del
alcance de este proyecto. 27) Que dados los avances tecnológicos y las obligaciones que
impone a las entidades públicas la Estrategia de GEL en su Manual, así como la necesidad
de contar con un adecuado SGD, se hace necesario contratar LA ADQUISICIÓN DEL
LICÉNCIAMIENTO Y LOS SERVICIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMADE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO Y DE ARCHIVO PARALA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. 28) Que para el cumplimiento de losobjetivos se han contemplado, en forma general, las siguientes actividades: 1. Adquisición e \
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COLOMBIA.
instalación de las licencias de sistema operativos, base de datos de servidores y de la
solución ofrecida; 2. Análisis y diseño incluyendo procedimientos y requerimientos, y
documento de recomendaciones para infraestructura logística de almacenamiento,
conservación, disposición y acceso de documentación física, gestión del cambio y
parametrización del sistema; 3. Implementación y capacitación funcional y técnica en
Bogotá; 4. Implementación y capacitación funcional a nivel nacional; La garantía del sistema
que incluye la actualización de nuevas versiones liberadas y al soporte del fabricante
durante el tiempo que ejecución y garantía del contrato tanto para el sistema de información
y sus herramientas, como para el software base y los servidores y 5. Los servicios conexos
y el soporte técnico por parte del contratista durante el tiempo de ejecución del contrato. 29)
Que en desarrollo de lo señalado en la Ley 80 de 1993, artículo 25, numerales 7 y 12 y el
Decreto 1510 de 2013, artículo 20 hoy artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto No. 1082 del 26 de
mayo de 2015, la Oficina de Sistemas de la Procuraduría General de la Nación elaboró los
estudios y documentos previos para la construcción del proyecto de pliego de condiciones
del proceso que tiene por objeto CONTRATAR LA ADQUISICIÓN DEL LICÉNCIAMIENTO
Y LOS SERVICIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓNDE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO Y DE ARCHIVO PARA LAPROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. 30) Que se definió como presupuesto oficialpara atender la presente contratación, la suma de CUATRO MIL TRESCIENTOS TREINTA Y
TRES MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA MIL CUATROCIENTOS TREINTA Y NUEVE
PESOS CON CUARENTA Y SEIS CENTAVOS ($4.333.240.439.46) MCTE, incluido IVA,
impuestos y demás deducciones a que haya lugar, equivalente a 6.724,97 salarios mínimos
legales mensuales vigentes para el año 2015. Con cargo al rubro de inversión, con las
siguientes vigencias: Vigencia 2015: $2.548.812.026,46 y Vigencia 2016: $1.784.428.413,
amparado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 16415 del 16 de enero de
2015 expedido por la Coordinadora del Grupo de Ejecución Presupuestal de la entidad, por
un valor de $2.548.812.026,46 y la vigencia futura de 2016 se encuentra autorizada por la
Dirección General del Presupuesto Público Nacional, tal como consta en el oficio Radicado:
2-2015-005956 del 23 de febrero de 2015, suscrito por el Director General del Presupuesto
Público Nacional. La necesidad se encuentra prevista en el Plan de Adquisiciones según el
Certificado No. 2015-031 del 5 de marzo de 2015 expedido por el Administrador de dicho
plan. 31) Que teniendo en cuenta que el objeto de la contratación es complejo ya que incluye
la ejecución de varias actividades tales como la implementación de un Sistema de Información
de Gestión Documental Electrónico y de Archivo que incluye: Análisis, diseño, el levantamiento
de procesos y procedimientos infraestructura de almacenamiento, procesos de conservación
y disposición documental, y acceso a la documentación, la adquisición del software y
hardware, la capacitación funcional y técnica a nivel nacional en el manejo del mismo, dentro
del cual el componente de diseño es menor en relación con todo el proyecto, que se exige la
ponderación de elementos de calidad y precio, y que el presupuesto estimado para ejecutarlo
asciende a la suma de cuatro mil trescientos treinta y tres millones doscientos cuarenta mil
cuatrocientos treinta y nueve pesos con cuarenta y seis centavos ($4.333.240.439.46) mete,
monto que supera la menor cuantía de contratación, de acuerdo con el presupuesto de LA
PROCURADURÍA, la escogencia del contratista se efectuó con arreglo a la modalidad de
Licitación Pública, de acuerdo con lo consagrado en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007,
artículo 2, numeral 1 en concordancia con lo estipulado por el Decreto 1510 de 2013 Título I,
Capítulo I hoy Título 1, Capítulo 2, Sección 1, Subsección 1 del Decreto 1082 del 26 de may
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t.
J
PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN
CONTRATO No. 179 - " & ^ 3 . 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DE
COLOMBIA.
de 2015 y las disposiciones de la Ley 1474 de 2011. 32) Que con el fin de dar solución a las
necesidades antes manifestadas, LA PROCURADURÍA adelantó el proceso de LicitaciónPública No. 03 de 2015, cuyo objeto consistió en CONTRATAR LA ADQUISICIÓN DEL
LICÉNCIAMIENTO Y LOS SERVICIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMADE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO Y DE ARCHIVO PARALA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, de conformidad con lo establecido en el
pliego de condiciones. 33) Que el aviso de convocatoria, los estudios y documentos previos
y el proyecto de pliego de condiciones de la Licitación Pública No. 03 de 2015, se publicaron
desde el 05 de marzo de 2015, en el Portal Único de Contratación y en la página WEB de la
Entidad. 34) Que una vez agotado el término de publicidad del proyecto de pliego de
condiciones de la Licitación Pública No. 03 de 2015, se presentaron observaciones a su
contenido las cuales fueron absueltas por la Procuraduría General de la Nación mediante
escrito adiado 28 de abril de 2015, publicado el mismo día en el Portal Único deContratación y en la página web de la Entidad. 35) Que mediante Resolución No. 271 del 28
de abril de 2015, la Procuraduría General de la Nación ordenó la apertura de la Licitación
Pública No. 03 de 2015. 36) Que en el acto administrativo señalado con antelación, se
establecieron como fechas de apertura y cierre, en su orden, el 29 de abril y 19 de mayo de
2015 a las 10:00 a.m.. 37) Que con fecha 4 de mayo de 2015 a las 10:00 a.m, se llevó a
cabo la audiencia de asignación de riesgos, en la que personas interesadas en participar en
el proceso lícitatoho no formularon observaciones al análisis de riesgos efectuado por la
Entidad, pero si presentaron inquietudes al contenido y alcance del pliego de condiciones.
38) Que mediante Adenda No. 1 expedida el 12 de mayo de 2015, la Entidad modificó el
cronograma del proceso licitatorio, señalando como fecha de cierre de éste el día 21 de mayo
de 2015, a las 10:00 a.m. 39) Que en forma posterior a la fecha de realización de la audiencia
de asignación de riesgos, varios interesados en participar en la licitación presentaron otras
observaciones al pliego de condiciones definitivo, las cuales junto con las formuladas en la
audiencia de asignación de riesgos, fueron absueltas por la entidad por medio de escrito de
fecha 14 de mayo de 2015, publicado en la misma fecha en el Portal Único de Contratacióny en la página web de la Entidad. 40) Que con base en las observaciones formuladas al
pliego de condiciones, la Entidad mediante la Adenda No. 2 de fecha 14 de mayo de 2015
modificó el pliego de condiciones, documento publicado en la misma fecha en el Portal
Único de Contratación y en la página web de la Entidad. 41) Que atendiendo la presentación
de observaciones extemporáneas formuladas al pliego de condiciones, la Entidad dio
respuesta a las mismas por medio de documento de fecha 20 de mayo de 2015, publicado
en la misma fecha en el Portal Único de Contratación y en la página web de la Entidad. 42)
Que efectuada la diligencia de cierre en la fecha y hora mencionadas en la Adenda No. 1, se
recibieron las siguientes ofertas por parte de los siguientes proponentes: 1) UNIÓNTEMPORAL SGD CONTROLDOC; 2) MACRO PROYECTOS S.A.S.; 3) CARVAJAL
TECNOLOGÍA Y SERVICIOS S.A.S.; 4) INDENOVA SUCURSAL DE COLOMBIA; 5) UNIÓNTEMPORAL GESTIÓN DOCUMENTAL 2015; 6) UNIÓN TEMPORAL UT SIGDEA PLUS2015 y 7) UNIÓN TEMPORAL CERTICAMARA - SISCORP 2015. 43) Que los miembros de
la Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la entidad designaron a los funcionarios que
integraron el Comité interdisciplinario de verificación y evaluación de las propuestas
presentadas conformado por los siguientes servidores: Sandra Isabel Duarte Grimaldo,
Odilia Mari Barbosa Pinzón, Sandra Mildreth Murgas Guerrero, Sonia Fúquene Rodríguez, V
Juan Bernardo Uribe Piedrahita, Javier Quiroga Bailen, María Angélica Zamora Bautista, JL
Secretaria General Ext.: 10796-10797 secretariageneral@procuraduria.gov.co
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c
PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN
0 2 3CONTRATO No. 179 - ' ü fc ü - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADO
ENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DE
COLOMBIA.
Olga Lucía Tibocha Cortés, Juan Carlos Rodríguez Poveda, Elvía María Soler Olarte y
Germán Ramírez Amorocho. 44) Que de conformidad con la verificación y evaluación de las
ofertas y la corrección efectuada por la verificadora del factor precio; publicados el 27 de
mayo de 2015 en las páginas web de la Entidad y del Secop, el informe consolidado fue el
siguiente:
REQUISITOS HABILITANTES
No.
1
2
3
4
5
6
7
PROPONENTE
UNIÓN TEMPORAL SGD
CONTROLDOC (CONTROL
ONLINE SAS
INFORMÁTICA
DOCUMENTAL SAS)
MACRO PROYECTOS SAS
CARVAJAL TECNOLOGÍA Y
SERVICIOS SAS
INDENOVA SUCURSAL DE
COLOMBIA
UNIÓN TEMPORAL
GESTIÓN DOCUMENTAL2015 (GLOBAL
TECHNOLOGY SERVICES
GTS SAS - COMPAÑÍA DE
SERVICIOS
ARCHIVÍSTICOS Y
TECNOLÓGICOS SAS)
UNIÓN TEMPORAL
SIGDEA PLUS 2015
(PROCESOS Y SERVICIOS
SAS - IBISCOM LTDA)
UNIÓN TEMPORAL
CERTICAMARA-SISCORP
2015 (CERTICAMARA S.A. -
SISCORP DE COLOMBIA
SAS)
VERIFICACIÓNCAPACIDAD
JURÍDICA
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
NO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
VERIFICACIÓN
CONDICIONES
DE EXPERIENCIA
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
NO HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
VERIFICACIÓN
CAPACIDAD
FINANCIERA
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
NO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
VERIFICACIÓN
CAPACIDAD DE
ORGANIZACIÓN
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
NO HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
VERIFICACIÓN
ESPECIFICACIÓN
ES TÉCNICAS
MÍNIMAS
NO HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
NO HABILITADO
FACTORES DE CALIFICACIÓNNo.
1
2
3
4
5
6
7
PROPONENTE
UNIÓN TEMPORAL SGD CGNTROLDOC
(CONTROL ONLINE SAS - INFORMÁTICA
DOCUMENTAL SAS)
MACRO PROYECTOS SAS
CARVAJAL TECNOLOGÍA Y SERVICIOS AS
INDENOVA SUCURSAL DE COLOMBIA
UNIÓN TEMPORAL GESTIÓN DOCUMENTAL 2015(GLOBAL TECHNOLOGY SERVICES GTS SAS -
COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y
TECNOLÓGICOS SAS)
UNIÓN TEMPORAL SIGDEA PLUS 2015
(PROCESOS Y SERVICIOS SAS - IBISCOM LTDA)
UNIÓN TEMPORAL CERTICAMARA-SISCORP 2015
(CERTICAMARA S.A. - SISCORP DE COLOMBIA
SAS)
FACTOR
PRECIO
(600 PUNTOS)
-
599
573
579
-
568
-
FACTOR
CALIDAD
(300 PUNTOS)
-
300
300
300
-
0
FACTOR ESTIMULO A
LA INDUSTRIA
NACIONAL
(100 PUNTOS)
-
100
100
100
-
100
-
TOTAL
(1000
PUNTOS)
-
999
973
979
-
668
45) Que teniendo en cuenta el nuevo informe presentado por la evaluadora del factor precio
de las ofertas allegadas dentro del proceso Natatorio, con el fin de dar cumplimiento a lo
consagrado en el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, la Entidad, mediante
Adenda No. 3 del 27 de mayo de 2015 publicado en la misma fecha en las páginas web de la
Entidad y del Secop, modificó el cronograma del citado proceso, señalando nuevas fechas
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PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN
.-02CONTRATO No. 179 -" ü L " - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADO
ENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DE
COLOMBIA.
de publicación de los informes de evaluación de las ofertas y de formulación de
observaciones a los mismos y de audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del
proceso de selección. 46) Que de conformidad con lo estipulado en la Adenda No. 3, los
informes de verificación y evaluación de las propuestas permanecieron a disposición de los
participantes, del 27 de mayo al 3 de junio de 2015, para que dentro de este término
presentaran las observaciones que estimaran pertinentes. 47) Que vencido el término
señalado anteriormente, mediante correos electrónicos del 27 de mayo de 2015 el oferente
UNIÓN TEMPORAL GESTIÓN DOCUMENTAL 2015 remitió documentos requeridos por los
servidores que verificaron las capacidades jurídica, financiera y de organización y las
condiciones de experiencia, solicitando su habilitación dentro del proceso de Selección. El 28
de mayo del mismo año, el oferente UNIÓN TEMPORAL SIGDEA PLUS 2015 formulóobservaciones a la evaluación económica. A través de correo electrónico del 2 de junio de
2015 el proponente UNIÓN TEMPORAL SGD CONTROLDOC remite documentación
solicitando su habilitación en la verificación técnica. El 3 de junio de 2015 por medio de
correo electrónico los proponentes CARVAJAL TECNOLOGÍA Y SERVICIOS SAS; UNIÓNTEMPORAL SGD CONTROLDOC; UNIÓN TEMPORAL SIGDEA PLUS 2015 y SANDRA
GÓMEZ formulan observaciones a los informes de verificación y evaluación, la UNIÓNTEMPORAL CERTICAMARA-SISCORP 2015 allega aclaraciones en cuanto a los centros de
servicio y a las certificaciones para acreditar el personal adicional objeto de calificación y el 4
de junio de 2015 el oferente INDENOVA SUCURSAL DE COLOMBIA remite escrito dando
respuesta a las observaciones formuladas a su ofrecimiento por diferentes proponentes. 48)
Que de acuerdo con lo consagrado por la Ley 1150 de 2007, artículo 9 en concordancia con
el Decreto 1510 de 2013, artículo 39 hoy artículo 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto No. 1082 del 26 de
mayo de 2015 y lo estipulado en la Adenda No. 3, la adjudicación de la Licitación Pública No.
03 de 2015 inició el 5 de junio de 2015 a las 10:00 a.m. en audiencia pública, diligencia cuyo
desarrollo se encuentra detallado en el acta que se levantó para el efecto. A esta audiencia
asistieron los integrantes de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la Procuraduría
General de la Nación, la Secretaria de la Junta, los funcionarios de la Entidad que integraron
el Comité interdisciplinario de verificación y evaluación, los proponentes según listado de
asistencia, diligencia cuya apertura y dirección estuvo a cargo de la ordenadora del gasto.
49) Que en desarrollo de la audiencia y teniendo en cuenta que los proponentes que no
resultaron habilitados según informe inicial de verificación de las ofertas, presentaron
documentos para subsanar los requisitos habilitantes, se dio el uso de la palabra a los
servidores que verificaron las capacidades jurídica, financiera y de organización y las
condiciones de experiencia y técnicas mínimas, quienes manifestaron que una vez revisados
los documentos remitidos por los oferentes UNIÓN TEMPORAL GESTIÓN DOCUMENTAL2015, UNIÓN TEMPORAL SGD CONTROLDOC y UNIÓN TEMPORAL CERTICAMARA-SISCORP 2015, consideran que éstos cumplen con los requisitos señalados en los
numerales 3.1.2 (Documento de conformación de la Unión temporal), 3.1.4 (certificado de
Inscripción en el Registro Único de Proponentes), 3.2 (Condiciones de experiencia), 3.3
(Capacidad Financiera). 3.3.1 (Capacidad Organizacional) y 4.2 (Especificaciones técnicas
mínimas) del pliego de condiciones, por lo que se procede a su habilitación, con el siguiente
resultado:
No.
PROPONENTE
UNIÓN TEMPORAL SGD
VERIFICACIÓN
CAPACIDAD
JURÍDICA
HABILITADO
VERIFICACIÓN
CONDICIONES
DE EXPERIENCIA
HABILITADO
VERIFICACIÓN
CAPACIDAD
FINANCIERA
HABILITADO
VERIFICACIÓN
CAPACIDAD DE
ORGANIZACIÓN
HABILITADO
verificación
especificaciones
técnicas mínimas
HABILITADO
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GENERAL DE LA NACIÓN
CONTRATO No. 179 - - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DE
COLOMBIA.
2
3
4
5
6
7
CONTROLDOC
(CONTROL ONLINE SAS
INFORMÁTICA
DOCUMENTAL SAS)
MACRO PROYECTOS
SAS
CARVAJAL TECNOLOGÍA
Y SERVICIOS SAS
INDENOVA SUCURSAL
DE COLOMBIA
UNIÓN TEMPORAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
2015 (GLOBAL
TECHNOLOGY
SERVICES GTS SAS -
COMPAÑÍA DE
SERVICIOS
ARCHIVÍSTICOS Y
TECNOLÓGICOS SAS)
UNIÓN TEMPORAL
SIGDEA PLUS 2015
(PROCESOS Y
SERVICIOS SAS
IBISCOM LTDA)
UNIÓN TEMPORAL
CERTICAMARA-SISCÓRP
2015 (CERTICAMARA
S.A. - SISCCRP DE
COLOMBIA SAS)
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
HABILITADO
50) Que teniendo en cuenta el número de oferentes habilitados, la evaluadora del factor
precio procedió a realizar nuevamente dicha evaluación, con el siguiente resultado:No.
1
2
3
4
5
6
7
PROPONENTE
UNIÓN TEMPORAL SGD CONTROLDOC
(CONTROL ONLINE SAS - INFORMÁTICA
DOCUMENTAL SAS)
MACRO PROYECTOS SAS
CARVAJAL TECNOLOGÍA Y SERVICIOS SAS
INDENOVA SUCURSAL DE COLOMBIA
UNIÓN TEMPORAL GESTIÓN DOCUMENTAL
2015 (GLOBAL TECHNOLOGY SERVICES GTS
SAS - COMPAÑÍA DE SERVICIOSARCHIVÍSTICOS Y TECNOLÓGICOS SAS)
UNIÓN TEMPORAL SIGDEA PLUS 2015
(PROCESOS Y SERVICIOS SAS - IBISCOM
LTDA)
UNIÓN TEMPORAL CERTICAMARA-SISCORP
2015 (CERTICAMARA S.A. - SISCORP DE
COLOMBIA SAS)
FACTOR
PRECIO
(600
PUNTOS)
593
597
590
598
587
589
595
FACTOR
CALIDAD
(300 PUNTOS)
300
300
300
300
300
0
0
FACTOR ESTÍMULO A LA
INDUSTRIA NACIONAL
(100 PUNTOS)
100
100
100
100
100
100
100
TOTAL
(1000
PUNTOS)
993
997
990
998
987
689
695
51) Que como del contenido de las observaciones allegadas y las respuestas dadas por el
Comité de verificación y evaluación de las ofertas, todos los oferentes resultaron habilitados,
el siguiente fue el orden preliminar de elegibilidadNo.
1
2
3
4
PROPONENTE
INDENOVA SUCURSAL DE COLOMBIA
MACRO PROYECTOS SAS
UNIÓN TEMPORAL SGD CONTROLDOC
(CONTROL ONLINE SAS - INFORMÁTICA
DOCUMENTAL SAS)
CARVAJAL TECNOLOGÍA Y SERVICIOS SAS
FACTOR
PRECIO
(600 PUNTOS)
598
597
593
590
FACTOR
CALIDAD
(300 PUNTOS)
300
300
300
300
FACTOR ESTIMULO A LA
INDUSTRIA NACIONAL
(100 PUNTOS)
100
100
100
100
TOTAL
(1000
PUNTOS)
998
997
993
990
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V
-02
GENERAL DE LA NACIÓN
CONTRATO No. 179 - " " - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DE
COLOMBIA.
5
6
7
UNIÓN TEMPORAL GESTIÓN
DOCUMENTAL 2015 (GLOBAL
TECHNOLOGY SERVICES GTS SAS -
COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVlSTICOS
Y TECNOLÓGICOS SAS)
UNIÓN TEMPORAL CERTICAMARA -
SISCORP 2015 ( CERTICAMARA S.A. -
SISCORP DE COLOMBIA SAS)
UNIÓN TEMPORAL SIGDEA PLUS 2015
(PROCESOS Y SERVICIOS SAS - IBISCOM
LTDA)
587
595
589
300
0
0
100
100
100
987
695
689
52) Que en la audiencia se le concedió el uso de la palabra a los oferentes, para que se
pronunciaran sobre las respuestas dadas por el Comité de verificación y evaluación de las
ofertas a las observaciones presentadas respecto a los informes de verificación y evaluación
preliminares, posibilidad que en ningún caso implicó una nueva oportunidad para mejorar o
modificar la oferta, cuya intervención se detalla en el acta de adjudicación. 53) Que
terminadas las intervenciones de los oferentes, la Junta de Licitaciones y Adquisiciones,
decidió suspender la audiencia y continuar su desarrollo el día 9 de junio de 2015, a partir de
las 2:00 p.m., a fin de que los integrantes del Comité de verificación y evaluación y la
Entidad analicen lo manifestado por quienes presentaron réplica. 54) Que con fecha 9 de
junio de 2015, siendo las 3:45 p.m., se reanudó la diligencia de adjudicación, en desarrollo
de la cual en primer lugar se dio a conocer los escritos enviados por los oferentes
INDENOVA SUCURSAL DE COLOMBIA, UNIÓN TEMPORAL SIGDEA PLUS 2015 yUNIÓN TEMPORAL SGD CONTROLDOC y los señores MARÍA ALEJANDRA ORTIZ
BERMUDEZ y ALBERTO SANABRIA de "YO SOY CONTRATACIÓN TRANSPARENTE" por
medio de los cuales presentan sus réplicas a la verificaciones y evaluaciones realizadas a
las ofertas allegadas dentro del proceso licitatorio No. 03 de 2015 por los integrantes del
Comité de Verificación y evaluación. De igual forma, los respectivos integrantes del Comité
de verificación y evaluación, dieron respuesta a las réplicas presentadas por los oferentes y
la Entidad, a través de la ordenadora del gasto, efectuó los respectivos pronunciamientos.
55) Que teniendo en cuenta el desarrollo y lo debatido en la audiencia de adjudicación, el
orden de elegibilidad final fue el siguiente:No.
1
2
3
4
5
6
7
PROPONENTE
INDENOVA SUCURSAL DE COLOMBIA
MACRO PROYECTOS SAS
UNIÓN TEMPORAL CERTICAMARA -
SISCORP 2015 ( CERTICAMARA S.A. -
SISCORP DE COLOMBIA SAS)
UNIÓN TEMPORAL SGD CONTROLDOC
(CONTROL ONLINE SAS - INFORMÁTICA
DOCUMENTAL SAS)
CARVAJAL TECNOLOGÍA Y SERVICIOS SAS
UNIÓN TEMPORAL SIGDEA PLUS 2015(PROCESOS Y SERVICIOS SAS - IBISCOM
LTDA)
UNIÓN TEMPORAL GESTIÓNDOCUMENTAL 2015 (GLOBAL
TECHNOLOGY SERVICES GTS SAS -
COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOSY TECNOLÓGICOS SAS)
FACTOR
PRECIO
(600 PUNTOS)
598
597
595
593
590
589
587
FACTOR
CALIDAD
(300 PUNTOS)
300
300
300
300
300
300
300
FACTOR ESTÍMULO A LA
INDUSTRIA NACIONAL
(100 PUNTOS)
100
100
100
100
100
100
100
TOTAL
(1000
PUNTOS)
998
997
995
993
990
989
987
56) Que teniendo en cuenta el pliego de condiciones y la Adenda No. 2 expedida al mismo,
los informes de verificación y evaluación, la subsanación de requisitos habilitantes, las
Página 13 de 24
Secretaria General Ext.: 10796-10797 secretariageneral(S>procuraduría.gov.co
Carrera 5 No. 15-80 Piso 7 Pbx: 5878750 www.procuraduria.gov.co
PROCUFGENERAL DE LA HACION
CONTRATO No. 179 - ' O 2 * - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DECOLOMBIA.
observaciones formuladas a los informes de verificación y evaluación de las propuestas, las
respuestas dadas por los integrantes del Comité de verificación y evaluación, los
pronunciamientos y réplicas de los oferentes, las respuestas dadas a las réplicas por
quienes intervinieron en nombre del Comité de Verificación y evaluación, el pronunciamiento
de la Administración y el orden de elegibilidad, los miembros de la Junta de Licitaciones y
Adquisiciones, previa deliberación, en forma unánime recomendaron a la ordenadora del
gasto adjudicar el proceso licitatorio No. 03 de 2015 al oferente INDENOVA SUCURSAL DE
COLOMBIA, por cumplir con todos los requisitos del pliego de condiciones y obtener el
mayor puntaje en la evaluación realizada que corresponde a 998 puntos. 57) Que de
conformidad con lo establecido en la Resolución No. 06 del 8 de enero de 2013, que delega
en la Secretaría General la realización de los procesos de contratación en cualquiera de sus
modalidades y todos los trámites y actos inherentes a los mismos, la Secretaria General de
la entidad, atendiendo la recomendación efectuada de forma unánime por los miembros de
la Junta de Licitaciones, adjudica la Licitación Pública No. 03 de 2015 al oferente
INDENOVA SUCURSAL DE COLOMBIA, quien se resultó habilitado y obtuvo el mayor
puntaje en la evaluación realizada que corresponde a 998 puntos. 58) Que como en el
numeral 1.12 del pliego de condiciones, la Entidad señaló que el proceso licitatorio se podrá
adjudicar hasta el monto del presupuesto oficial y como el oferente adjudicatario indicó en su
propuesta cuál es el valor promedio de implementación del SIGDEA en una regional
diferente a las que forman parte de la oferta económica, la Señora Secretaria General le
solicita a éste indicar si se compromete a implementar el sistema de información documental
electrónico en diez (10) regionales más y por el mismo tiempo de ejecución del contrato,
obteniendo de parte del oferente INDENOVA SUCURSAL DE COLOMBIA respuesta
afirmativa. 59) Que en virtud de lo anterior el valor del contrato es por la suma de CUATRO
MIL TRESCIENTOS VEINTIOCHO MILLONES CIENTO SESENTA Y DOS MIL
CUATROCIENTOS DIECISÉIS PESOS ($4.328.162.416.00) incluido el IVA, impuestos y
demás deducciones a que haya lugar. Forma parte de este valor el de la oferta económica
presentada por el oferente y el resultante de multiplicar el valor de una regional por diez (10)
como número de regionales adicionales en las que se implementará el SIGDEA. El presente
contrato se regirá por las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, el Decreto 1510 de 2013 hoy
Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015 y las demás disposiciones que regulan la materia y
las estipulaciones contenidas en las siguientes cláusulas: PRIMERA - OBJETO:
CONTRATAR LA ADQUISICIÓN DEL LICÉNCIAMIENTO Y LOS SERVICIOS PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTALELECTRÓNICO Y DE ARCHIVO PARA LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN,de conformidad con las condiciones, características y especificaciones señaladas en el
pliego de condiciones de la Licitación Pública 03 de 2015, sus anexos, adendas y
aclaraciones, respuesta a las observaciones, la propuesta presentada por EL
CONTRATISTA de fecha 21 de mayo de 2015, los documentos que en respuesta a las
solicitudes formuladas por la Entidad, allegó EL CONTRATISTA en desarrollo del proceso
de selección y la decisión adoptada por la Administración en la audiencia pública de
adjudicación, documentos que forman parte integral del presente contrato y serán leídos e
interpretados en forma conjunta con el mismo. SEGUNDA - ALCANCE DEL OBJETO: Para
el cumplimiento de los objetivos del contrato se han contemplado, en forma general, las
siguientes actividades: 1. Adquisición e instalación de las licencias de sistema operativos,
base de datos de servidores y de la solución ofrecida; 2. Análisis y diseño incluyendo
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át"
GENERAL DE LA NACIÓN
CONTRATO No. 179 - " 0 2 3 . 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DECOLOMBIA.
procedimientos y requerimientos, y documento de recomendaciones para infraestructura
logística de almacenamiento, conservación, disposición y acceso de documentación física,
gestión del cambio y parametrización del sistema; 3. Implementación y capacitación
funcional y técnica en Bogotá; 4. Implementación y capacitación funcional a nivel nacional;
La garantía del sistema que incluye la actualización de nuevas versiones liberadas y al
soporte del fabricante durante el tiempo que ejecución y garantía del contrato tanto para el
sistema de información y sus herramientas, como para el software base y los servidores y 5.
Los servicios conexos y el soporte técnico por parte del CONTRATISTA durante el tiempo
de ejecución del contrato. TERCERA - VALOR: El valor de este contrato es por la suma de
de CUATRO MIL TRESCIENTOS VEINTIOCHO MILLONES CIENTO SESENTA Y DOS
MIL CUATROCIENTOS DIECISÉIS PESOS ($4.328.162.416.00) incluido el IVA, impuestosy demás deducciones a que haya lugar, correspondiente a 6717,09 salarios mínimos legales
mensuales vigentes para el año 2015. CUARTA - APROPIACIÓN PRESUPUESTAL YPLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: El valor de este contrato se ampara con el Certificado
de Disponibilidad Presupuestal No. 16415 expedido el 16 de enero de 2015 por la
Coordinadora del Grupo de Ejecución Presupuestal de la División Financiera de la
Procuraduría General de la Nación por la suma de DOS MIL QUINIENTOS CUARENTA Y
OCHO MILLONES OCHOCIENTOS DOCE MIL VEINTISÉIS PESOS CON CUARENTA Y
SEIS CENTAVOS M/CTE ($2.548.812.026,46), y Vigencia 2016: $1.779.350.389,64,
amparado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 16415 del 16 de enero de
2015 expedido por la Coordinadora del Grupo de Ejecución Presupuestal de la entidad, por
un valor de $2.548.812.026,46 y la vigencia futura de 2016 se encuentra autorizada por la
Dirección General del Presupuesto Público Nacional, tal como consta en el oficio Radicado:
2-2015-005956 del 23 de febrero de 2015, suscrito por el Director General del Presupuesto
Público Nacional. QUINTA - FORMA DE PAGO: LA PROCURADURÍA cancelará el valordel presente contrato así:.%DE
PAGO
14,41%
30%
ACTIVIDAD
Entrega e instalación de
las licencias de sistema
operativos, base de datos
de servidores y de la
solución ofrecida. La
instalación se debe realizar
para esta primera etapa en
servidores de pruebas
proporcionados por la PGN
Análisis y Diseño
incluyendo procedimientos
y requerimientos, y
documento de
recomendaciones para
infraestructura logística de
almacenamiento,
conservación, disposición y
acceso de documentación
física, gestión del cambio y
parametrización del
sistema.
ENTREGABLE
• Licencias y los medios magnéticos
en DVD.
• Servidores
• Certificación de los productos
instalados por parte de la PGN
• Cronograma
1. Documento del diagnóstico de la
situación actual de la PGN con
respecto al manejo de la
correspondencia y la GD en general
2. Documento de diseño para
integración con los sistemas internos
de la PGN y con la VUD
3. Documento de diseño de la ayuda
en línea brindada por SIGDEA
4. Documento de implementación de
un esquema para el reconocimiento
óptico de caracteres OCR
5. Documento con el PGD de la PGN,
de acuerdo a la normatividad vigente
y al SGC de la Entidad.
6. Documento de Inventarios
TIEMPO DE
EJECUCIÓN
30 días
calendario a
partir de la firma
del acta de inicio
Dentro de los
180 días
calendario a
partir de la firma
del acta de inicio
TIEMPO DE
ENTREGA
30 días
calendario
180 días
calendario
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PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN
* *CONTRATO No. 179 - ' & * - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DECOLOMBIA.
%DE
PAGOACTIVIDAD ENTREGABLE
Documentales de la PGN
7. Documento con Ajustes y
actualización de TRD para la PGN
8. Documento con Ajustes y
actualización las TVD para la PGN.
9. Documento con conceptos técnicos
sobre condiciones de conservación
documental para la PGN que
incluya:
• Condiciones de seguridad
industrial, administración de
riesgos y salud ocupacional en
archivos, bibliotecas y centros de
documentación.
• Desarrollo de protocolos en
diferentes temáticas: limpieza
documental, traslado, descarte de
documentos, manipulación de
documentación con biodeterioro,
almacenamiento, sistemas de
agrupación, mobiliario, etc.,
acordes con la necesidad de cada
archivo e institución
• Diseño y adecuación de edificios,
en relación con las condiciones de
conservación documental y
dotación de mobiliario, para
archivos en cualquier soporte
• Documento de recomendaciones
para infraestructura logística de
almacenamiento, conservación,
disposición y acceso de
documentación física, con base en
el acuerdo 037 de 2002 y normas
concordantes.
10. Documento que consigne las
mejores prácticas con relación a la
organización física del archivo
documental de acuerdo a las normas
legales vigentes.
11. Documento de diagnóstico
documental en la PGN
12. Documento de depuración
documental en la PGN
13. Documento de Procesos y
procedimientos que involucra la GD
teniendo en cuenta el nuevo
SIGDEA y el SGC de la PGN
14. Documento de Casos de uso para
cada procedimiento que se
establezca basados en la
metodología RUP/UML.
15. Documento que contenga análisis y
diseño de SIGDEA.
16. Documento con la política de
digitalización para la PGN
17. Documento Tablas de Control de
Acceso para el establecimiento de
categorías adecuadas de derechos y
restricciones de acceso y seguridad
TIEMPO DE
EJECUCIÓNTIEMPO DE
ENTREGA
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Secretaria General Ext.: 10796-10797 secretariageneraKajprocuraduria.qov.co
Carrera 5 No. 15-80 Piso 7 Pbx: 5878750 www.procuraduria.gov.co
GENERAL DE LA NACIÓN
2 3CONTRATO No. 179 - " 0 2 3 . 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DECOLOMBIA.
%DE
PAGOACTIVIDAD ENTREGABLE
aplicables a los documentos
18. Documento de estructura para
metadatos (precisar conforme a la
norma vigente) a utilizar en la PGN
19. Documento con recomendaciones
para el dimensionamiento del
espacio en servidores y para el
almacenamiento de los archivos y su
seguridad.
20. Documento con procedimiento de
seguridad para acceso y
almacenamiento de documentos,
teniendo en cuenta los perfiles de
usuarios, las características de
seguridad de servidores y
directorios.
21. Documento que contenga los
procedimientos de mantenimiento
periódico del SIGDEA.
22. Documento de gestión ambiental
teniendo en cuenta el Sistema de
Gestión Ambiental de la PGN
(Resolución 136 de mayo 04 de
2005, sello Ambiéntate) y la política
de cero papel para el SIGDEA de la
PGN.
23. Documento de gestión de cambio,
que incluya como mínimo el ciclo
emocional del cambio,
sensibilización y adecuación al
nuevo SIGDEA en la PGN, la
estrategia de publicidad y los
materiales el reforzamiento de la
cultura de utilización del Sistema de
Información de Gestión Documental
Electrónico.
Informe consolidado que contenga los
resultados de las actividades realizadas
durante en el proceso de Gestión del
Cambio, con los soportes de dichas
actividades (actas, planillas de
asistencia, temarios, lista de convocados,
lista de asistentes reales, actas de entrega
de los recordatorios).
Diseño, diagramación de documentos
digitales.
4000 unidades de diferentes variedades
(mugs, calendarios, llaveros, termos,
portapapeles, esferos, memorias USB,
paraguas, gorras, libretas y planeadores)
24. Certificados y listas de asistencias a
los cursos de los funcionarios de la
PGN, que el contratista debe
brindar.
25. Documento que contenga política de
asignación de talento humano de
acuerdo al perfil requerido para su
usabilidad, mejores prácticas en el
tema de seguridad industrial,
administración de riesgos y salud
ocupacional que implican las
TIEMPO DE
EJECUCIÓNTIEMPO DE
ENTREGA
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Secretaria General Ext,: 10796-10797 secretariageneral(a>procuraduria.gov.co
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c
PROCURADURÍAGEKMU.DEUHUION
CONTRATO No. 179 - " 0 2 ^ - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DE
COLOMBIA.
%DE
PAGO
14,41%
18,09%
18,09%
5%
ACTIVIDAD
Implementación y
capacitación funcional y
técnica Bogotá y una (1)
regional (que incluye
Procuraduría Regional, sus
provinciales y sus
Judiciales)
Implementación y
capacitación funcional en
trece 13 regionales
(incluye las procuradurías
regionales, provinciales y
judiciales)
Recibo a satisfacción,
garantía y servicios
conexos
ENTREGABLE
actividades y tareas repetitivas a
cargo de los operadores del
SIGDEA.
• Cronograma de implementación en
Bogotá y la Regional por
dependencias.
• Sistema implementado en Bogotá
• Acta de recibo de la aplicación por
parte de los usuarios
• Acta de recibo a satisfacción de la
aplicación en Bogotá y en la regional
que la Entidad designe.
• Listas de asistencias y certificados a
las capacitaciones de los
funcionarios en Bogotá y la
Regional.
• Sistema ¡mplementado en trece (13)
Regionales (incluye las
procuradurías regionales,
provinciales y judiciales) que la
Entidad designe.
• Acta de recibo de la aplicación por
parte de los usuarios trece (13)
Regionales.
• Acta de recibo a satisfacción de la
aplicación en trece (13) Regionales.
• Listas de asistencias y certificados a
las capacitaciones de los
funcionarios en trece (13)
Regionales.
• Documento de garantía del sistema
de Información de Gestión
Documental Electrónico, sus
herramientas, el sistema operativo y
del motor de base de datos, para el
periodo de garantía por 3 años a
partir de la firma del acta de recibo a
satisfacción.
• Documento de Sostenibilidad y
mantenimiento del Sistema de
Información de Gestión Documental
Electrónico, sus herramientas
• Toda la documentación del sistema
y del proyecto.
TIEMPO DE
EJECUCIÓN
Dentro de los
181 días
calendario a
partir de la firma
del acta de inicio
Dentro de los
360 días
calendario a
partir de la firma
del acta de inicio
A los 565 días
calendario de la
firma del acta de
inicio
A la firma del
acta de recibo a
satisfacción. Al
finalizar la
ejecución
TIEMPO DE
ENTREGA
1 días
calendario
179 días
calendario
205 días
calendario
Al finalizar.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectuar los pagos correspondientes a cada actividad
descrita en el cuadro, se deberá allegar adjunto a lo solicitado las respetivas certificaciones
aprobadas por los supervisores funcionales y técnicos del contrato, en las cuales conste el
recibo a satisfacción de los entregables correspondientes a la actividad. PARÁGRAFOSEGUNDO: Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a
la fecha en la que la supervisión radique definitivamente las facturas en la oficina del Grupo
de Cuentas de la División Financiera, con los respectivos soportes, previa revisión y aprobación
de los documentos entregados por el contratista. El proceso de aceptación de la factura se
surtirá en un término no mayor a tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su entrega por
parte del contratista, periodo en el cual la supervisión realizará las reclamaciones en contra de su
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PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN
CONTRATO No. 179 - " O ^ - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DE
COLOMBIA.
contenido, bien sea mediante la devolución de la misma, o por medio de reclamo escrito dirigido
al emisor o tenedor de la factura. Este documento debe ir acompañada de la certificación que
expida la supervisión del contrato, de la certificación que acredite el pago por parte del
contratista de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así
como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. PARÁGRAFOTERCERO: Los pagos estarán sujetos a las retenciones y deducciones de ley a que hubiera
lugar. En todo caso, los pagos del presente contrato, se encuentran sujetos a la disponibilidad
del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja). PARÁGRAFO CUARTO: Cuando LAPROCURADURÍA no cancele al CONTRATISTA las sumas pactadas, dentro del término
señalado con antelación, ésta reconocerá al CONTRATISTA como intereses de mora el
incremento mensual promedio del índice de Precios al Consumidor certificado por el DAÑE
entre el 1o de enero y el 31 de diciembre del año anterior. SEXTA - LUGAR Y PLAZO DE
EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El plazo de ejecución es hasta el 31 de diciembre de 2016,
contados a partir de la fecha en la cual EL CONTRATISTA y los supervisores del contrato
suscriban el Acta de Inicio. PARÁGRAFO PRIMERO: La vigencia de la garantía, que incluye
la actualización de nuevas versiones liberadas y el soporte del fabricante durante el tiempo
que ejecución y garantía del contrato, tanto para el sistema de información y sus
herramientas, como para el software base y los servidores, es de tres (3) años contados a
partir de la firma del acta de finalización de la ejecución del contrato a entera satisfacción de
la Entidad. El plazo de los servicios conexos a realizar después del recibo a satisfacción de
la solución implementada a nivel nacional, es de tres (3) años, contados a partir de dicha
fecha. LUGAR DE EJECUCIÓN: El lugar de ejecución será la sede central de LAPROCURADURÍA ubicada en la ciudad de Bogotá D.C., las dependencias de la misma
localizadas en la misma ciudad en Bogotá y todas las Procuradurías Regionales (que incluye
la Procuraduría Regional, Procuradurías Provinciales y las Procuradurías Judiciales) en las
cuales se desarrolle el objeto del contrato, incluido el término de vigencia de la garantía y los
servicios conexos. PARÁGRAFO SEGUNDO: No se concederán prórrogas salvo causas de
fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobadas, o cuando LA PROCURADURÍA loconsidere necesario. Las circunstancias que impidan la ejecución oportuna del objeto del
contrato, deberán ser comunicadas por escrito y en forma inmediata a LA PROCURADURÍA- SECRETARÍA GENERAL para que se adopte la decisión sobre el particular. A falta de
prórroga y ante el incumplimiento del objeto del contrato, LA PROCURADURÍA procederá ahacer efectivas las sanciones establecidas en el contrato. SÉPTIMA - VIGENCIA DELCONTRATO: La vigencia del presente contrato comprende el plazo de ejecución del mismo y
ocho (8) meses más. OCTAVA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. En desarrollo de la
ejecución del contrato, EL CONTRATISTA se obliga a: 1) Cumplir con todas las
especificaciones técnicas contenidas en el estudio previo, en el pliego de condiciones de la
Licitación Pública No. 03 de 2015, sus anexos, aclaraciones, adendas, la propuesta
presentada el 21 de mayo de 2015, las aclaraciones efectuadas durante el período de
verificación y evaluación de las ofertas y la audiencia de adjudicación del proceso de
selección y el presente contrato. 2) Garantizar la preservación de la integridad y
confidencialidad de la información institucional a la cual llegare a tener acceso directamente
o por intermedio de terceros; el tal virtud, adoptará todas las medidas que sean necesarias
para impedir su duplicación, sustracción, divulgación, alteración, ocultamiento o utilización
indebida y suscribirá con LA PROCURADURÍA, junto con el acta de inicio, el documento »
"ACTAPARA LA DTERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL COMPROMISO DE l\Página 19 de 24 l-Jc
Secretaria General Ext.: 10796-10797 secretariaqeneral(a)procuraduria.gov.co V~^^Carrera 5 No. 15-80 Piso 7 Ptax: 5878750 www.procuraduria.gov.co ^)
PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN
CONTRATO No. 179 - * 0 ^ ^ - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DECOLOMBIA.
CONFIDENCIALIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN". 4) Cumplir con el plan deentrega y cumplimiento del objeto contractual. 5) Contar, a partir de la firma del acta de inicio del
contrato, con el grupo de trabajo para realizar el análisis, diseño, desarrollo, instalación,
configuración, parametrización, implementación, pruebas y puesta en producción de la solución
ofrecida, de conformidad con el personal y características señaladas en el pliego de condiciones
de la Licitación No. 03 de 2015. Dentro de las instalaciones de LA PROCURADURÍA, el grupo
de trabajo deberá portar su carné en lugar visible. 6) Cambiar alguno de los integrantes del
grupo de trabajo, en el momento en que la supervisión del contrato lo requiera, al considerar
que no satisfacen los requerimientos necesarios para desarrollar adecuadamente el objeto a
contratar. 7) Presentar a la supervisión del contrato, los nuevos integrantes del grupo de trabajo
previa validación de los requisitos solicitados por LA PROCURADURÍA, en caso que alguno se
retire del proyecto por causas debidamente sustentadas ante la supervisión. La persona que se
encuentra realizando la implementación de la solución solo se puede retirar del proyecto,
cuando sea reemplazo por el nuevo integrante del grupo de trabajo. 8) Cumplir con los dos (2)
Ingenieros de Sistemas más a los requeridos en el equipo de trabajo mínimo, ofrecidos en su
propuesta por un (1) año y sin costo adicional para LA PROCURADURÍA. 9) Implementar,
según compromiso adquirido en la audiencia de adjudicación del proceso licitatorio, el SIGDEA
en las diez (10) regionales adicionales, en las mismas condiciones y términos señalados en el
pliego de condiciones. 10) Responder por el pago de salarios, prestaciones sociales e
indemnizaciones a que haya lugar del personal que emplee en la ejecución del contrato. 11)
Diligenciar el formulario Beneficiario-cuenta en el cual indicará el número de la cuenta
corriente o de ahorros y la entidad bancaria en donde pueda consignarse el valor del
contrato, cuenta que debe figurar a nombre y con el NIT del contratista. 12) Para efectos de
la expedición del certificado de registro presupuestal del contrato, debe anexar una
certificación de la entidad bancaria en la que conste el nombre del cuentahabiente, su
número de identificación, número de la cuenta, tipo de la cuenta y si a la fecha está activa.
Esta documentación hará parte integral del contrato. El nombre del beneficiario y número de
identificación debe ser el mismo en el contrato, en el formulario Beneficiario Cuenta, en la
certificación del banco y en las facturas que posteriormente se presenten. 13) Cumplir con
las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social Integral, los aportes por concepto
de las contribuciones parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA e ICBF) y/o el
pago del Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE), conforme a lo previsto en las
Leyes 1607 de 2012 y 1739 de 2014 y demás normas concordantes sobre la materia. El
cumplimiento de esta obligación, se acredita mediante certificación suscrita por el
representante legal o revisor fiscal de la empresa, según el caso. En el evento EL
CONTRATISTA se encuentre incurso en alguna de las causales de exoneración previstas en
las leyes citadas, deberá hacer esta manifestación en la respectiva certificación. 14) Las
demás obligaciones inherentes al objeto del Contrato y que se encuentran en el pliego de
condiciones de la Licitación pública No. 03 de 2015, los anexos, aclaraciones y adenda y las
señaladas en la oferta presentada por EL CONTRATISTA, sus aclaraciones así como las que
se deriven de la suscripción del presente Contrato. NOVENA- OBLIGACIONES DE LA
PROCURADURÍA: LA PROCURADURÍA se obliga a: 1) Efectuar los pagos del contratodentro del plazo establecido en el presente documento. 2) Prestar toda la colaboración al
CONTRATISTA para que el objeto del contrato se desarrolle de conformidad con los
términos del presente documento. 3) Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones'
pertinentes que EL CONTRATISTA le formule en desarrollo de la ejecución del objeto del
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PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN
CONTRATO No. 179 - - 0 2 3 - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DECOLOMBIA.
contrato. 4) Las demás que se encuentren contempladas en los estudios previos, en el pliego
de condiciones y el presente contrato, así como las que por la naturaleza del mismo deban
cumplirse en atención a las normas que rigen la materia. DÉCIMA- CESIÓN: ELCONTRATISTA no podrá ceder el presente contrato a persona alguna, natural o jurídica sin
autorización previa, expresa y escrita de LA PROCURADURÍA. DÉCIMA PRIMERA-RELACIÓN LABORAL: EL CONTRATISTA manifiesta que la ejecución del contrato la
realizará por su propia cuenta, por lo que las relaciones laborales que adquiera con el
personal que emplee en la ejecución del contrato, las que adquiera con los subcontratistas y
las obligaciones surgidas de éstas no comprometen de ningún modo a LA
PROCURADURÍA. DECIMA SEGUNDA - SUBCONTRATACIÓN: En caso que ELCONTRATISTA subcontrate con terceros la ejecución de actividades relacionadas con el
objeto del presente contrato, EL CONTRATISTA responde directamente a la Entidad por el
cumplimiento del contrato y la mantendrá indemne de cualquier daño o perjuicio originado en
reclamaciones de terceros que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas
o dependientes. LA PROCURADURÍA no tendrá ninguna vinculación con el subcontratista.DÉCIMA TERCERA- SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO:La supervisión del contrato estará a cargo del Comité de Apoyo y Seguimiento del Sistema
de Información de Gestión Documental Electrónico y de Archivo "CASIGDEA", cuyos
integrantes llevarán a cabo el seguimiento y control de la ejecución del contrato de
conformidad con lo dispuesto por la Ley 1474 de 2011 y el Manual de Contratación de la
Entidad, sin perjuicio de la responsabilidad que le asiste al Jefe de cada área en relación con
la supervisión de la contratación solicitada. DÉCIMA CUARTA - CLÁUSULA PENALPECUNIARIA: En caso de presentarse incumplimiento parcial y/o total del contrato por parte
del CONTRATISTA, o haber declarado la caducidad del mismo, EL CONTRATISTA pagará a
título de cláusula penal pecuniaria, una suma equivalente al treinta por ciento (30%) del valor
total del contrato. PARÁGRAFO: La suma resultante de la cláusula penal se hará efectiva
directamente por LA PROCURADURÍA, pudiendo acudir para el efecto al respectivo descuentodel valor o saldo del contrato o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluido el proceso
ante la jurisdicción coactiva. En todo caso se tendrá en cuenta lo consagrado en el artículo 86
de la Ley 1474 de 2011. DÉCIMA QUINTA - MULTAS.- En caso de retardo o mora por partedel CONTRATISTA en el cumplimiento de las obligaciones surgidas del presente contrato, éste
pagará a LA PROCURADURÍA, una suma equivalente al uno por mil (1X1000) del valor del
contrato por cada día de retardo en el cumplimiento de la respectiva obligación, sin que el total
de las mismas exceda el treinta por ciento (30%) del valor del Contrato. PARÁGRAFO: Lasuma resultante de las multas se hará efectiva directamente por LA PROCURADURÍA,
pudiendo acudir para el efecto al respectivo descuento del valor o saldo del contrato, o a
cualquier otro medio para obtener el pago, incluido el proceso ante la jurisdicción coactiva. En
todo caso se tendrá en cuenta lo consagrado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. DÉCIMA
SEXTA - INTERPRETACIÓN. MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN UNILATERAL: Dentro delpresente contrato se entienden incluidas las cláusulas establecidas en los artículos 15, 16 y 17
de la Ley 80 de 1993. DÉCIMA SÉPTIMA - CADUCIDAD: Si se presenta alguno de los hechosconstitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, que afecte de
manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencia que puede conducir a su
paralización, o EL CONTRATISTA no cumpla con la obligación de obtener la ampliación de la
garantía o de la obligación de obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o
de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que
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Carrera 5 No. 15-80 Piso 7 Pbx: 5878750 www.procuraduria.gov.co
PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN
.-023 .CONTRATO No. 179 - ~ u fc " - 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADO
ENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DECOLOMBIA.
surjan por razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato, LA PROCURADURÍA
por medio de acto administrativo motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el
estado en que se encuentre. Declarada la caducidad del contrato no habrá lugar a
indemnización para el CONTRATISTA, quien se hará acreedor a las sanciones e inhabilidades
previstas en el Estatuto General de Contratación. La declaratoria de caducidad será constitutiva
del siniestro de incumplimiento. De igual forma LA PROCURADURÍA podrá declarar lacaducidad del contrato, de llegarse a presentar el evento contemplado en la Ley 40 de 1993.
DÉCIMA OCTAVA - GARANTÍA: Con el fin de amparar los perjuicios de naturaleza
contractual, derivados del incumplimiento del contrato que pueda surgir para la
administración por las actuaciones, hechos u omisiones del CONTRATISTA, éste debe
presentar, cualquiera de las garantías que de conformidad con el Decreto 1510 de 2013,
artículo 111, hoy artículo 2.2.1.2.3.1.2 del Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015, sean
aplicables, con la siguiente cobertura:
AMPARO
Cumplimiento
Calidad del servicio
Calidad y correcto funcionamiento
de los bienes y equipos
suministrados
Pago de Salarios y Prestaciones
Sociales e Indemnizaciones
laborales
PORCENTAJE (%) SOBRE EL
VALOR TOTAL DEL
CONTRATO
30%
20%
20%
10%
VIGENCIA
Tiempo de ejecución del contrato, sumado el tiempo de
la garantía y hasta la liquidación del contrato (tiempo
estimado ocho (8) meses), contado a partir de la
suscripción del contrato
Tiempo de la garantía y seis (6) meses más, contados
a partir de la terminación del contrato.
Tiempo de la garantía y seis (6) meses más, contados
a partir de la fecha de recibo a satisfacción de los
bienes y equipos suministrados.
Tiempo de ejecución del contrato, sumado el tiempo de
la garantía y tres (3) años más, a partir de la fecha de
suscripción del mismo.
En todo caso, EL CONTRATISTA se compromete a ajustar la vigencia de los amparos de la
garantía a partir de la suscripción del acta de inicio, así como a ampliar el valor de la misma o
su vigencia, en el evento en que se aumente o adicione el valor del contrato o se prorrogue
su término, en virtud de lo consagrado en el artículo 127 del Decreto 1510 de 2013 hoy
artículo 2.2.1.2.3.1.18. del Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015. EL CONTRATISTA deberá
restablecer el valor de la garantía cuando éste se haya visto reducido por razón de las
reclamaciones efectuadas por LA PROCURADURÍA. Cuando se presente alguno de los
eventos de incumplimiento cubiertos por la garantía, LA PROCURADURÍA procederá ahacerla efectiva de la forma como se consagra en el Decreto 1510 de 2013, artículo 128, hoy
artículo 2.2.1.2.3.1.19. del Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015, o las normas que lo
modifiquen o adicionen. DÉCIMA NOVENA - CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES ALSISTEMA INTEGRAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES: EL
CONTRATISTA deberá cumplir con las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social
Integral, los aportes por concepto de las contribuciones parafiscales (Cajas de Compensación
Familiar, SENA e ICBF) y/o el pago del Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE),
conforme a lo previsto en las Leyes 1607 de 2012 y 1739 de 2014 y demás normas
concordantes sobre la materia. El cumplimiento de esta obligación, por parte del
CONTRATISTA, se acredita, mediante certificación suscrita por el representante legal o
revisor fiscal de la empresa, según sea el caso. En el evento que EL CONTRATISTA s
encuentre incurso en alguna de las causales de exoneración previstas en las leyes citada
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Secretaria General Ext.: 10796-10797 secretariageneral(a)procuraduria.gov.co
Carrera 5 No. 15-80 Piso 7 Pbx: 5878750 www.procuraduria.gov.co
PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN
CONTRATO No. 179 - " 0 ^ 3 _ 2015 - PRESTACIÓN DE SERVICIOS - CELEBRADOENTRE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN E INDENOVA SUCURSAL DECOLOMBIA.
deberá hacer esta manifestación en la respectiva certificación. PARÁGRAFO PRIMERO: ELCONTRATISTA debe allegar este documento para la firma del contrato y es condición
indispensable para el trámite de los pagos que se derive de la ejecución del contrato. Para el
efecto EL CONTRATISTA debe presentarle al supervisor del contrato, la documentación que
acredite el cumplimiento del mismo. VIGÉSIMA - CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOSSEÑALADOS EN LA CLÁUSULA DECIMA OCTAVA Y DECIMA NOVENA: Los requisitos
señalados en las cláusulas décima octava y décima novena, deberán cumplirse por parte del
CONTRATISTA dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción del
contrato y los documentos resultantes, deberán entregarse en forma conjunta dentro de este
plazo en la Oficina Jurídica para el trámite correspondiente. VIGÉSIMA PRIMERA -
LEGALIZACIÓN: Para todos los efectos legales a que hubiere lugar, se entenderá que elpresente contrato se encuentra legalizado con la suscripción por las partes contratantes y una
vez LA PROCURADURÍA efectúe el correspondiente registro presupuestal. VIGÉSIMA -SEGUNDA: La ejecución del contrato sólo podrá efectuarse una vez se haya legalizado y se
encuentre constituida y aprobada la garantía de cumplimiento presentada por EL
CONTRATISTA. VIGÉSIMA TERCERA - INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: ElRepresentante legal del CONTRATISTA declara bajo la gravedad de juramento, que se
entiende prestado con la firma del presente contrato, que ni él, ni los socios, ni la sociedad
que representa, se hallan incursos en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad
y prohibiciones para contratar; al tenor de lo consagrado en la Ley 80 de 1993 y demás
disposiciones vigentes sobre la materia. VIGÉSIMA CUARTA - INDEMNIDAD: Seráobligación del CONTRATISTA mantener libre a LA PROCURADURÍA, de cualquier daño o
perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de sus actuaciones o de las
de sus subcontratistas o dependientes. VIGÉSIMA QUINTA - LIQUIDACIÓN La liquidacióndel contrato que surja como consecuencia del proceso de selección que se adelante, se
llevará a cabo bajo los parámetros establecidos en los artículos 60 de la Ley 80 de 1993,
modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 19 de 2012 y 11 de la 1150 de 2007, la
liquidación por mutuo acuerdo podrá efectuarse dentro de los ocho (8) meses siguientes a la
fecha de terminación del plazo de la vigencia establecido en el contrato. En aquellos casos en
que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le
haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la
facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad
con lo dispuesto en el código de procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo. Los amparos de la garantía única que se constituyan, relacionados con las
obligaciones a cargo del contratista, que queden pendientes a la fecha de la suscripción del
acta de liquidación y la garantía técnica, deberán permanecer vigentes hasta la satisfacción
total de las mismas. . Culminado el término de vigencia del último de los amparos de la póliza
de cumplimiento, los supervisores deberán presentar un informe de cumplimiento, con el fin
que se lleve a cabo el cierre del expediente, lo anterior en cumplimiento de lo establecido en
el artículo 37 del Decreto 1510 de 2013, hoy artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 del 26
de mayo de 2015. VIGÉSIMA SEXTA - NOTIFICACIONES: Los avisos, solicitudes,comunicaciones y notificaciones que las Partes deban hacer en desarrollo del presente
contrato, deben constar por escrito y se entenderán debidamente efectuadas sólo si se
entregan personalmente o por correo electrónico a la persona y direcciones indicadas a
continuación:
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Secretaria General Ext.: 10796-10797 secretariageneral(S>procuradur¡a.gov.co
Carrera 5 No. 15-80 Piso 7 Pbx: 5878750 www.procuraduria.gov.co
PROCURADURÍAm
sss:
Nombre: ANTHONY HERNEY MOLINAGAMBOA
Cargo: Representante Legal
Dirección: Calle 26 N° 69-63 oficina 501Teléfono: 3099320
Correo ¡nfo@indenova.co
LA ENTIDAD CONTRATANTE,
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓNMARÍA LORENA CUELLAR CRUZSecretaria General
EL CONTRATISTA,
^dVÁ SUCURSAL DE COLOMBIAANTHONY HERNEY MOLINA GAMBOARepresentante LegalC.C. N° 80.852.414 de Bogotá
rS Sandra IsabepuartfGrirnaldo - Oficina JurídicaReviso. Mana Cristina Figuebdo Báez - Oficina JurídicaVo.Bo. Ana Mana Silva Escobar - Jefe Oficina Jurídica
Secretaria General Ext.: 10796-10797" No. 15-80 Piso
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