Post on 10-Jul-2016
description
UNIVERSIDAD DE LAS AMÉRICAS
Curso
Gerencia de Proyectos
CAPÍTULO 4
PROCESOS DE LA GERENCIA DE
PROYECTOS
Big Picture
Procesos (1/3)
La aplicación de conocimientos de Gerencia de Proyectos requiere de un marco de procesos adecuados
Proceso: conjunto de actividades y acciones que se desarrollan para crear un entregable.
Cada proceso se caracteriza por unas entradas, técnicas y herramientas que se usan y las salidas o resultados.
Para aplicar cada proceso el Director de Proyecto debe considerar las condiciones del entorno (determinan limitaciones y factores obligatorios).
Procesos (2/3)
Para que un proyecto tenga éxito, el equipo de proyecto debe:– Aplicar de manera apropiada los procesos (identificar
entradas y salidas, para cada caso)
– Usar un enfoque para cumplir los requisitos del proyecto y del producto.
– Comunicarse adecuadamente con los interesados.
– Equilibrar las demandas de tiempo, costos, calidad y riesgos para producir un producto de calidad (esto último no negociable)
Procesos (3/2)
Orientaciones de procesos:
– Procesos de gestión de proyectos: relacionados con el flujo del ciclo de vida del proyecto y la aplicación de las áreas de conocimiento (ref. PMI)
– Procesos orientados al producto: relacionados con especificar y crear el producto del proyecto. (varían según el campo de aplicación). Ejm: En Desarrollo del Software vienen definidos en ISO 12207+15504.
El alcance del proyecto no puede ser definido sin un entendimiento básico de cómo crear un producto específico.
Grupos de Procesos
Interacciones entre los Procesos
Interacciones en el Tiempo
Grupo del Proceso de Iniciación
Autorización formal para comenzar un nuevo proyecto (o
nueva fase)
Se realizan por fuera del ámbito de control del proyecto (pe.
PMO)
Procesos de Iniciación
Se inicia con una “idea” (qué queremos?, es posible?)
A veces el inicio es informal (ref. pequeños proyectos)
Se ensaya una descripción del alcance inicial (requerimientos de alto nivel)
Se determinan los recursos dispuestos a invertir
Se identifica un cronograma
Se elige al Director del Proyecto y se lo empodera
Se documenta restricciones y asunciones iniciales
Se involucran a los sponsors, cliente y otros interesados para tener un entendimiento común.
Se identifican alternativas
Se crea el genérico denominado Acta de Constitución del Proyecto
Procesos de Iniciación
Ref: Acta de Constitución
|
Procesos de Planificación
Detalles:
Establece el alcance (hasta dónde)
Define objetivos y requisitos (qué)
Crea programación (cuándo, quién, en que orden, dependencias)
Crea equipo de proyecto (quién)
Se establecen responsabilidades (audit)
Es iterativo según las necesidades (coherencia)
Crea diseños (cómo)
Se describen riesgos (qué pasa si …)
Se define la estrategia de comunicación
Se estiman costos (cuánto)
Se definen los mecanismos de seguimiento
Cambios en el ciclo de vida del proyecto provocan la necesidad de reiterar uno o más de los procesos de planificación.
Procesos de Planificación
Algunas buenas prácticas
Análisis iterativo (proyectos complejos)
Formalidad en los entregables (escribir y aprobarlos)
Precisión y detalle
Formular elementos realistas (experiencia)
Involucrar a los equipos de proyecto y a otros interesados
Algunos Errores
Trabajar sin un plan es la esencia del planteamiento
desordenado
“No tengo tiempo para planificar”
“No sabemos adónde nos dirigimos, pero vamos a llegar muy
rápidos”
No implicar en el proceso de planificación a los ejecutores del
plan
Olvidar que las personas no producen 8h al día, 20 días al mes,
12 meses al año (vacaciones, formación, bajas, falta formación,
asignación a otras actividades, …..)
Creer que vamos a gestionar los recursos externos como si
fueran internos (disponibilidad usuarios, otros proveedores, ….)
Inexistencia de la Gestión de Cambios, sobre todo por el impacto
en la planificación en la fase de ejecución del proyecto
Procesos de Ejecución
Ejecutar lo planificado
Preparar al equipo (roles, inducción, formación)
Coordinar personas y recursos
Aseguramiento de la calidad
Una variación genera una re-planificación.
Un alto porcentaje del presupuesto se consume en este
grupo de procesos.
Procesos de Seguimiento y Control
Proceso sistemático: seguimiento, revisión y orquestación del
progreso y desempeño del proyecto
Identificar los posibles cambios-problemas oportunamente y
adoptar las acciones del caso.
Comparación respecto al baseline
Control de cambios (solo los aprobados)
Proporciona al equipo del proyecto una idea acerca de la
salud del proyecto y resalta cualquier área que necesite
atención adicional.
La intensidad del seguimiento y control debe ser la apropiada
Procesos de Cierre
Finalización formal de las actividades (proyecto o de una fase
de un proyecto).
Entregar el producto terminado a terceros o cerrar un
proyecto cancelado
Obtiene la aceptación del clientes/sponsor.
Documenta las lecciones aprendidas.
Aplican los cambios organizacionales o en procesos.
Archiva toda la información relevante.
Cierre de contratos
El cierre también debe hacerse en proyectos cancelados.
Información del Proyecto
Durante el ciclo del vida del proyecto existe una cantidad
apreciable de datos, información y reportes del proyecto
Datos: % completado, número de hitos cumplidos, Número de
no conformidades, fecha de inicio – fin, etc
Información (análisis de datos en contexto): estado de los
entregables, estado de análisis de cambios solicitados.
Reportes: conjunto integrado de información y datos
Rol de las Áreas de Conocimiento
PMBOK identifica 10
Las áreas de conocimiento son conceptos, términos y
actividades
Proyecto fuera de Control ?
Leer artículo específico
Discutir ….presentar resultados de análisis
Autoevaluación: Efectividad de un Gerente de
Proyecto
Algunas buenas prácticas para los grupos de
procesos
Sea flexible con la rigurosidad de aplicación de los
conocimientos y de los procesos
Los temas más importantes siempre deben estar escritos
Involucre a la gente que sea importante para el proyecto