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GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Procedimiento Administrativo para la Asignación y
Manejo de Caja Chica en Obra/Proyecto Código: PG-TES-02
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA ASIGNACIÓN Y MANEJO DE CAJA CHICA EN
OBRA / PROYECTO
CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS
Rev. Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
1 09.12.1997
Procedimiento para la Asignación y Manejo de
Caja Chica en Obra/Proyecto
Juan M. Venegas Jefe de y Administradores
de Obra
Jorge Palacios Administrador de
Obra
Félix Arango Gerente de Adm.
Y Finanzas
2 16.07.2009
Procedimiento para la Asignación y Manejo de
Caja Chica en Obra/Proyecto.
Wilford Peña Administrador General
María E. Hernández
Gerente de Contabilidad
Jorge Palacios Jefe de
Administración de Personal y
Administradores de Obra
Luis Ruiz Gerente de RRHH
3 24.04.2013
Procedimiento para la Asignación y Manejo de
Caja Chica en Obra/Proyecto
Bruna Uribe Jefe de
Contabilidad
Carlos Ramirez. Coordinador de
Administradores de Obra
Jorge Palacios Jefe de
Administración de Obra
Renato Zolfi Gerente de
Administración y Finanzas.
4 05.09.2013
Procedimiento para la Asignación y Manejo de
Caja Chica en Obra/Proyecto.
Bruna Uribe Jefe de
Contabilidad
Juan Diego Cañamero Administrador de
Proyectos
Jorge Palacios Jefe de
Administración de Obra
Renato Zolfi Gerente de
Administración y Finanzas
5 26.06.2014
Procedimiento para la Asignación y Manejo de
Caja Chica en Obra/Proyecto.
Carlos Ramírez Coordinador de
Administración de Proyectos
Jorge Palacios Jefe de
Administración de Obra
Renato Zolfi Gerente de
Administración y Finanzas
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Manejo de Caja Chica en Obra/Proyecto Código: PG-TES-02
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INDICE
1. OBJETIVO .............................................................................................................. 3 2. AMBITO DE APLICACIÓN. ....................................................................................................3 3. REFERENCIAS ....................................................................................................... 3 4. DEFINICIONES ....................................................................................................... 3 5. PROCEDIMIENTO ................................................................................................... 3 6. RESPONSABILIDADES. ........................................................................................... 6
7 ANEXOS .......................................................................................................................................... 7
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1. OBJETIVO
El contenido del presente procedimiento está orientado a establecer un orden correcto en el
proceso de asignación y manejo de la Caja Chica en Obra/Proyecto.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este procedimiento rige par a todas las Obras/Proyectos de COSAPI S.A. en el territorio nacional y en los consorcios en el cual tengamos a cargo la Administración de Obra.
3. REFERENCIAS
Políticas y Prácticas de COSAPI S.A.
4. DEFINICIONES
4.1 ACTA.- Es aquel documento mediante el cual se deja constancia de la creación de
una Caja Chica, donde se indica el monto, inicio y responsable del manejo de la
misma. Dicha Acta debe ser firmada por el Gerente de Proyecto, Administrador de
Obra/Proyecto o la persona responsable de la custodia y manejo (Anexo 7.1).
4.2 GASTOS GENERALES: Son los gastos necesarios para mantener la actividad de una
empresa denominados gastos corrientes como por ejemplo: energía eléctrica, agua,
teléfono, internet, movilidades, peajes, almuerzos, etc.
5. PROCEDIMIENTO
5.1. Determinación del Monto
Al inicio de una Obra/Proyecto, el Administrador en coordinación con el Gerente de Proyecto
deberán determinar el monto de la Caja Chica a ser utilizada en Obra/Proyecto. En tal sentido
para determinar dicho monto deberán tomar en cuenta lo siguiente:
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o Normas de COSAPI S.A. sobre la asignación y manejo de Caja Chica.
o Distancia de la Obra/Proyecto al centro de comercio, es decir la distancia entre la
Obra/Proyecto y zona de proveedores.
o Envergadura de la Obra/Proyecto.
o Monto tal que le permita al Administrador de Obra/Proyecto reponer la Caja Chica una
vez por semana.
5.2. Asignación de Caja Chica mediante Acta:
Una vez determinado el monto de la caja chica, se deberá formalizar mediante Acta la
asignación y responsable del manejo de la misma. Dicha Acta deberá ser firmada por el
Gerente de Proyecto, Administrador y el responsable del manejo y custodia de la caja que el
Administrador designe, indicando fecha de inicio, monto y responsable. Una copia del Acta
deberá ser enviada al Área de Contabilidad y a la Jefatura de Administración de Obra (anexo
1).
5.3. Normas para la asignación y manejo de la Caja Chica.
Fondo máximo de S/. 35,000: El fondo de Caja Chica no debe exceder de S/.35,000.00
(Treinta y Cinco mil Nuevos Soles). En los casos en que se requiera un monto mayor, éste
deberá ser solicitado y justificado por el Administrador de Obra/Proyecto mediante una
comunicación al Área de Contabilidad, quien determinará su aprobación..
Gastos permitidos: La caja chica está hecha sólo para cubrir gastos generales (como los
descritos en la definición 4.2) debido a lo siguiente:
- Los gastos generales no forman parte del costo directo del proyecto. Si algún otro tipo de
gasto es incluido en la caja chica, estaría distorsionando el costo real.
- Las compras de materiales realizadas con la Caja Chica no ingresan al Almacén ni al
stock, por lo que tanto no debemos comprar materiales con la caja chica. Si lo hacemos,
tendremos una distorsión en el stock del inventario.
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Reposición de Caja Chica semanal: El fondo de Caja Chica deberá ser un monto tal que
cubra los desembolsos de una semana, salvo casos excepcionales en que por la naturaleza de
la Obra/Proyecto y su ubicación, se requiera que ésta cubra un período mayor.
Tope máximo por cada desembolso de Caja Chica: El desembolso a pagar por Caja Chica
no deberá exceder del 10% del monto total de la misma. Cualquier monto mayor a éste, deberá
ser cancelado mediante cheque o transferencia bancaria. En caso de tratarse de un caso
especial, deberá ser consultado con el área de Contabilidad (además deberá tener la
aprobación del Administrador de Obra y Gerente del Proyecto).
El Vale de Caja Chica: El sustento de los gastos debe ser la factura correspondiente u otro
comprobante de pago autorizado por la SUNAT, solamente en casos excepcionales se utilizará
Vale de Caja Chica, sobre todo, para gastos de movilidad o taxis que se adjuntan a la planilla
de movilidad. Tener en cuenta que los gastos realizados y rendidos con vales de Caja Chica
son considerados por la SUNAT como no deducibles del Impuesto a la Renta.
De la reposición del Fondo Fijo: Todos los comprobantes de Caja Chica deberán tener un
Sello-Fechador de “PAGADO”, con la fecha en que se efectuó el desembolso. Este sello
deberá ser condición previa a la reposición de la Caja Chica. Asimismo, deberán ser visados
todos los desembolsos por el Gerente de Proyecto y Administrador de Obra.
Del Traspaso de la Caja Chica en Obra: Si por necesidad de obra se realiza un cambio de
responsable de la Caja Chica en el proyecto, se debe realizar un Acta de Entrega de Caja
Chica, donde el responsable inicial declare detalladamente los documentos, efectivo y monto
en cuenta que componen el monto asignado de Caja Chica, el cual entregará en su totalidad al
nuevo responsable. Dicha Acta debe ser firmada por el responsable inicial, el nuevo
responsable, el Administrador del Proyecto y el Gerente del Proyecto (anexo 2). Además, se
debe enviar copia del Acta a Contabilidad para que realice el respectivo cambio de responsable
en el sistema ORACLE.
De los incrementos ó reducciones de Caja Chica: Todo incremento ó reducción del fondo de
Caja Chica debe quedar registrado mediante Acta, indicando el monto incrementado ó reducido
y el nuevo valor de Caja Chica. Dicha Acta debe ser firmada por el Gerente/Jefe del Proyecto,
el Administrador y el responsable de la Caja Chica en obra (anexo 3). Además, se debe enviar
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copia del acta a Contabilidad.
Del Cierre de Caja Chica: El cierre de Caja Chica deberá ser comunicado al área de
Contabilidad-Sede Central y a la Jefatura de Administración de obra (Sede Central). Asimismo,
según corresponda, deberá enviarse el voucher original del depósito bancario efectuado a la
cuenta de COSAPI por el saldo de cierre de Caja Chica (anexo 4).
6. RESPONSABILIDADES
El Gerente de Proyecto y el Administrador de Obra/Proyecto, son los responsables de asignar el
monto de Caja Chica, mediante Acta firmada.
El Administrador de Obra/Proyecto es el responsable del buen uso y manejo de la Caja Chica,
pudiendo delegar, constando en Acta, la custodia de la misma.
Los fondos y la cuenta bancaria de la Caja Chica sólo deben ser utilizados para los gastos
generales del proyecto, al cual fue asignada. Si se encuentran evidencias de haber realizado
gastos u operaciones personales con dichos fondos, se procederá a evaluar los hechos y,
posteriormente, a tomar las medidas y/o sanciones disciplinarias que correspondan.
Al Administrador de Obra/Proyecto y/o responsable de la Caja Chica, se le descontará de sus
haberes y/o beneficios sociales, si se detecta y comprueba que existe un déficit en la misma.
La jefatura de Administración de Obra, es la responsable de actualizar y realizar las modificaciones
del presente documento.
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7. ANEXOS
ANEXO 1: Formato de Acta de Apertura Fondo Fijo (Caja Chica)
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ANEXO 2: Formato de Acta de Transferencia de Fondo Fijo (Caja Chica)
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ANEXO 3: Formato de Acta de Ampliación/Disminución de Fondo Fijo (Caja Chica)
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ANEXO 4: Formato de Acta de Cierre de Fondo Fijo (Caja Chica)