Post on 19-Sep-2018
Presupuesto Base Cero
o Introducción
o Antecedentes
o Qué es?
o Cómo es?
o Paquete de decisión
o Caso EPM
Preguntas
Que entiendes por presupuesto?
Creador del presupuesto Base Cero?
En que consiste el Presupuesto Base Cero?
Qué es el Paquete de Decisión?
Cuales son los dos grupos en que se clasifica el paquete de decisión?
Etimología
PRE
Antes de
Delante de
• SUPUESTO
Suponer– Facio - Hacer
Supuesto- Fictus- Hecho
Hecho- Factum- Formado
“Antes de lo Hecho”
Se compone de dos Raíces Latinas que son:
Qué es un presupuesto?
Es un Plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista expresada en Términos Financieros($) y que debe cumplirse en determinado periodo de Tiempo y bajo condiciones Previstas.
Importancia
Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización en un medio económico en el que predomina la incertidumbre
Ejecuta un plan de operaciones en un limite Razonable
Sirve como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa
Cuantifican en términos financieros ($) los diversos componentes de su plan
Ayudan en la acción correctiva y en la evaluación del rendimiento de la gestión
Antecedentes Búsqueda de nuevas técnicas para resolver la problemática económico- financiera, que se presenta en las empresas como consecuencia no sólo del incremento de sus costos de operación, sino también de exigencias de cambio, propias de su natural desarrollo, apareció un método presupuestal, dado a conocer por Peter A. Pyhrr, llamado Presupuesto Base Cero. Peter Pyhrr, lo introdujo en la empresa norteamericana Texas Instruments En 1971, el entonces gobernador del estado de Georgia, Jimmy Carter, contrató como asesor a Pyhrr para la implantación de este sistema presupuestario en la administración del estado. En 1977, cuando Carter fue elegido presidente de los Estados Unidos, lo implementó en la Administración Federal para el ejercicio de 1979.
Qué es Presupuesto Base Cero (PBC) y cuales son sus ventajas Es un proceso de planear y presupuestar, sin
considerar períodos anteriores. Siempre debe
probarse la necesidad de cada gasto.
Se fijan prioridades en función de objetivos sobre la
base de un cálculo costo-beneficio, de modo tal que
sea posible optimizar el presupuesto sin afectar las
actividades prioritarias, optimizar costos sin afectar
operaciones, o reasignar recursos a aquellas
actividades consideradas más rentables.
Se busca presupuestar los costos y gastos básicos para
operar, sin afectar la calidad del servicio
o Asignación eficiente de los recursos
o Información presupuestal orientada a los
resultados
o Lograr que el presupuesto coincida con los
objetivos y prioridades de la alta Dirección
(cumplimiento de la estrategia).
o Adquirir conciencia acerca de las distintas
alternativas en cuanto a niveles de servicio
y costo.
o Evitar cortes arbitrarios al presupuesto.
Recortes selectivos y no generalizables.
Recortar acciones y no cuantías.
o Priorizar recursos con el fin de optimizar el
desempeño de la Empresa
¿Qué es PBC? ¿Cuáles son sus ventajas?
Qué es Presupuesto Base Cero (PBC) y cuales son sus ventajas Es el proceso de realizar un presupuesto
basado únicamente en las expectativas
para el año siguiente, sin referencias a los
años anteriores, sin base de datos
históricos.
El proceso base cero proporciona información
detallada (pxq) sobre el dinero que se
necesita para lograr los resultados
deseados, enfoca la atención hacia el
capital necesario para los programas en
lugar de enfocarse hacia el porcentaje de
aumento o reducción del año anterior
Se elabora como si fuera la primera operación
de la empresa, y se evalúa y justifica el
monto y necesidad de cada renglón del
mismo. Se olvida del pasado para planear
con plena conciencia el futuro.
o Proporciona un medio para poder
identificar y evaluar eficazmente las
actividades y los problemas
correspondientes para poder tomar
decisiones y las medidas para resolver
los problemas y asignar y aprovechar
los recursos en forma eficaz.
¿Qué es PBC? ¿Cuáles son sus ventajas?
Cómo se hace ?
1. Identificar y analizar cada una de las diferentes actividades existentes y
nuevas de la empresa, en "Paquetes de Decisión".
2. Evaluar y categorizar todos los paquetes de decisión por medio de un
estudio de costos-beneficio o en forma subjetiva.
3. Asignar los recursos conforme a los dos puntos anteriores.
Qué es un paquete de decisión ?
Documento que permite identificar y describir una actividad específica de tal manera que la administración pueda:
Evaluarla y jerarquizarla con relación a otras actividades que compiten por los mismos o similares recursos limitados y decidir si la aprobará o desaprobará.
Decidir si la aprobará o desaprobará: con la descripción completa de cada actividad, la administración puede tomar decisiones teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
•Metas y objetivos
•Riesgos de no aprobar la actividad
•Otras formas de desarrollar la actividad
•Relación costo beneficio
Qué contienen los paquetes de decisión?
El paquete de decisión en su formato, hace una serie de preguntas:
¿Cuál es el objetivo?
¿Cuál es el medio propuesto de ejecución?
¿Cuál es el costo y el beneficio?
¿Cuáles son las medidas de ejecución (niveles de esfuerzo: mínimo, normal, máximo) y de rendimiento?
¿Qué alternativas hay disponibles para hacer el mismo trabajo?
Nombre o título del paquete:
Vicepresidencia:
Gerencia:
Centro de responsabilidad:
Clasificación:
Propósito:
Descripción de las actividades:
Logros y Beneficios:
Medición (evaluación cuantitativa del paquete):
Recursos requeridos:
Alternativas y consecuencias de no aprobar el paquete
Decisión:
Fecha de preparación
Los paquetes de decisión se pueden clasificar en dos grupos:
De eliminación mutua: son aquellos que presentan diversas alternativas para realizar la misma actividad, eligiendo la mejor, excluyendo los paquetes restantes De incremento: son aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o costo
Metas y objetivos
Consecuencias de no aprobar la actividad
Medida de rendimiento
Posibles recursos de acción
Costos y beneficios
EVALUACIÓN DEL PAQUETE DE DECISIÓN
Cómo organizar los paquetes de decisión para ser aprobados?
Discrecional o No discrecional
Menor Costo
impacto sobre los objetivos de la empresa
Mayores Ventajas: elegir la opción que presente mayor beneficio, valor agregado, diferencias a favor, o condiciones más favorables con respecto a los demás
Menor Operatividad: elegir la opción que requiere menor dedicación administrativa para su ejecución
Riesgo gestionable: elegir la opción por medio de la cual se prevé más claramente el control de eventos que podrían provocar una situación o cambio inesperado en la ejecución
Concepto de costo o gasto: se refiere al grupo de cuentas contables bajo el cual se registrará la actividad que se tiene planeado desarrollar
Cómo organizar los paquetes de decisión para ser aprobados?
Beneficio esperado:
• Relación costo beneficio superior a 1
• Potencia el talento humano
• Optimiza procesos o procedimientos
• Contribuye con la reputación e imagen
• Higiene, seguridad industrial y salud ocupacional
• Posicionamiento
• Paisajismo
De no ejecutarse la actividad se materializan los siguientes riesgos
• Riesgo estratégico
• Riesgo Financiero
• Riesgo Operacional
• Riesgo Cumplimiento
Los gerentes
elaboran su
paquete de
decisión
Conjunto final de
paquetes de
decisión
Jerarquización de los paquetes
La administración
general elige los
presupuestos que
se llevaran a cabo
Se
analizan
PROCESO DE PRESUPUESTO BASE CERO
Reunirse para priorizar
Cuanto gastamos?
Que conseguimos con ese gasto?
Que meta de gastos tenemos?
Que obtendremos a cambio?
Podríamos hacerlo mejor?
Debemos incrementar o reducir los gastos?
• Podemos abandonar la actividad?
• Hay algo que se pueda hacer?
• Qué es?
• Cuanto nos costara?
• Que rentabilidad nos aportara?
Exceso en el Número de Paquetes
Jerarquizar paquetes que se
consideran obligatorios
Insuficiencia para juzgar la importancia
PROBLEMAS EN EL PROCESO DE JERARQUIZACIÓN DE LOS PAQUETES DE DECISIÓN
Ventajas
Perfeccionamiento de planes y objetivos
• Identificación, evaluación, y justificación de las actividades propuestas, considerando los diferentes niveles de esfuerzo y medios para desempeñar cada actividad.
• Debido a la jerarquización consolidada de actividades, se obtiene una aplicación más justa de los recursos.
• Se evita la duplicación de esfuerzos al identificar plenamente las actividades.
• La identificación y categorización de los paquetes de decisión ayuda a lograr el nivel de gastos deseado.
• Esta técnica presupuestaria no provoca cambio especial en la contabilidad normal, únicamente consolida las bases de información y control.
Optimización de beneficios: Los gerentes pueden ser valorados por las metas y beneficios que establecen en sus paquetes.
Desarrollo de Comités Gerenciales: Se genera un ambiente de unidad y coordinación para el bien de toda la Empresa
Dificultades
• Aprensión a tomar decisiones y revisión detallada de sus funciones.
• participación de un número mayor de gerentes de los que son necesarios en otros
procedimientos de planeación o presupuestación
• Necesidad de una planificación adecuada antes de su puesta en marcha
• Su aplicación estricta y sin planificación absorbe una enorme utilización de tiempo
Requisitos para una implementación efectiva
Apoyo de la alta gerencia
Diseño adecuado del sistema para solventar las necesidades de la organización
Dirección y supervisión efectiva del sistema.
No de todo se pueden hacer paquetes de decisiones
Nómina
Operación comercial
CGMCyGContratos
en marcha y diferidos
contratos nuevos
Priorización proyectos
actividades priorizadas
act 3
act 2act 1
Caso EPM
Anexos
Anexos
Anexos
Anexos
Anexos
Detalle de precios y cantidades (a nivel de ítem)
Anexos
El método de Planeación y Presupuesto Base Cero, proporciona grandes oportunidades a la alta gerencia empresarial, puesto que contando con esta herramienta de operación, tiene la oportunidad de compenetrarse mejor de lo que es la entidad en su conjunto, de utilizar más información para evaluar, tomar decisiones, asignar recursos de manera más efectiva, y de reducir los costos en forma lógica y no arbitrariamente, en forma integral.
CONCLUSIÓN