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Planificación de actividades
secuenciales
Profesor: Ociel Cofré Carvajal
Universidad de Valparaíso
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En esta etapa, se planean y programan lasactividades mencionadas anteriormente
Se debe hacer notar que no es necesario quetoda una serie de actividades secuenciales lleguea su término para que otras sean programadas
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Evaluación por etapas
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Cada una de las acciones que surja de losdiagnósticos y conlleve a la proposición deproyectos específicos, deberá ser objeto de unseguimiento estricto, elaborando para ello losformatos de evaluación, registro de avance yestadísticas tanto de los proyectos, como de
los consumos energéticos
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% del costo estimado del proyecto Nº3
% avance proyecto Nº3
% del costo estimado del proyecto Nº2
% avance proyecto Nº2
% del costo estimado del proyecto Nº1
% avance proyecto Nº1
….….
1
2
3
4
5
3
1
2
3
2
1
2
3
4
1
Observaciones% AvanceCosto actual (%)Costo de la actividad (%)Costo Total de la actividad ($)Actividad NºProyecto Nº
Departamento o Área:Fecha:
Formato para la evaluación de avance de proyecto
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Esta es una de las actividades en las que se debetener mayor cuidado pues de ella depende que el
programa tenga continuidad y por lo tanto éxito
Este tipo de evaluación permite identificar áreas
problemáticas a fin de concentrar esfuerzos enellas
Contribuyen a dar un seguimiento cercano al
avance y la efectividad de las accionesemprendidas, y determinar si los programasespecíficos dan los resultados esperados
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Supervisión de actividades
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Sirve para llevar un control sobre los avancesdel programa, detectar los problemas que
eventualmente puedan provocar un retraso ytener la información adecuada para prever ypoder programar actividades futuras
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Integración de programas
de apoyo
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Esta actividad es eventual y depende del número ydificultad de las actividades programadas
La integración de grupos de apoyo depende del
tamaño de la empresa
Evaluación de ingeniería técnico – económica,supervisión
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El control de la gestión
energética
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La coordinación del programa para el usoracional de la energía opera bajo condiciones quevarían continuamente
Se requiere una revisión constante de la totalidaddel programa, además de una nueva valoraciónperiódica de sus partes respecto a la contribución
que cada una de ellas presta
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La incertidumbre con que se enfrenta lacoordinación del programa suele provenir devariaciones circunstanciales que se sustraen al
control directo de la empresa (nuevasdisposiciones oficiales, cambios en las políticasenergéticas, disminución o aumento de lademanda)
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Al considerar la planificación y control de unprograma de este tipo, no hay que olvidar que se
trata de manejar una situación dinámica
Antes de adoptar cualquier plan o decisión, hayque recurrir a la mejor información de que sedisponga en el momento
Independientemente, al ser un proceso dinámico
y continuo, surge nueva información, parte de lacuál tal vez invalide decisiones adoptadas pocotiempo antes
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Se requiere amplia flexibilidad en el sistema deplanificación y control, para adaptarse a lasfrecuentes modificaciones que se producen, sindesmembrar el plan de trabajo
No significa que no puedan implantarse sistemasformales de control, sino que lo dinámico delproyecto exige un grado mayor de atención que
otras actividades
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En cualquier administración se debe valorar cadauno de los proyectos a través de un cierto númerode factores, antes de tomar una decisión
Para la A.E. se recurre a un sistema deplanificación y control para la gestión diaria de suprograma, se debe centrar la atención entonces enlos siguientes elementos:
a)Definición del proyecto
b)Planificación de la cartera de proyectosc)Planificación del proyectod)Información y técnicas de controle)Gestión de los recursos
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Definición del Proyecto
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Cada uno de los problemas energéticos tiene
una o varias soluciones y las característicasprincipales de estas pueden expresarse enfunción de cuatro variables interrelacionadas:
•Dimensiones del problema•Costo de la solución•Exigencias técnicas de rendimiento
•Tiempo
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Así mismo, la mayor parte de las soluciones se puedenofrecer bajo diversas formas diferenciándolas por su
rendimiento, costo y periodo de instauración
Existe un número infinito de alternativas que puedenser consideradas
A
B C
Costo
Dimensión del problema
CB
A
Dimensióndelproblema
Tiempo de instauración
C
B
ARendimiento
Costo
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Es posible que este método resulte práctico
conceptualmente, pero no sea muy útil a la hora dedefinir el objetivo del proyecto para el problema encuestión
Sin embargo, es necesario formarse una opiniónrespecto a la interrelación probable de la magnitudde los problemas respecto a las soluciones que se
planteen, y así seleccionar el seguimiento másprometedor desde el punto de vista técnico yeconómico
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Es importante tener especial cuidado en la
valoración del rendimiento técnico que requiere oexija el problema en estudio; pues es posible queel entusiasmo por alcanzar un alto rendimiento
lleve a perseguir objetivos exagerados que notienen su base en una valoración realista de loque realmente exige el problema
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Un rendimiento técnico excesivamente bueno,aumente casi inevitablemente los costos tantoen investigación y desarrollo como de
instalación y además prolonga el periodo deinstauración, con lo que disminuye larentabilidad del proyecto
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A medida que el proyecto avanza, mejora lainformación obtenida y se puede reducir la
incertidumbre hasta que coincida casi exactamentecon las exigencias previstas (diagnósticospreliminares) y cuyas necesidades hayan sidoidentificadas con mayor precisión durante el
desarrollo del proyecto
De esta forma la Definición del Proyecto va
circunscribiéndose cada vez más exactamente a lasolución al problema planteado
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Duración delproyecto
L í m i t e d e
r e
n d i m i e n t o
C o s t o
d e l
p r o y e c t o
Redefinición del
problemaobjetivo
Acontecimiento claveProblema
objetivo
Proceso Dinámico , nivelación de un problemaobjetivo con la definición del proyecto
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Planificación de la cartera de
proyectos
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La cartera de proyectos de la coordinación del UREestará compuesta por un conjunto de proyectos
grandes y pequeños
Requieren asignación de recursos
La cartera es una continua variación tanto ennúmero como en recursos requeridos
La coordinación no debe planificar y luegoavocarse al cumplimiento del problema
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La planificación y replanificación deben sercontinuas
Sin embargo, la cartera debe tener una ciertaconfiguración y estabilidad para que elprograma transcurra, en lo posible, sin altibajos
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Existe una serie de parámetros que permite definirla cartera de proyectos:
•Número•Dimensión•Importancia•Prioridad
Para la selección, además de considerar los factoresrelacionados con beneficios y riesgos que conlleva
cada uno, debe considerarse como primeracercamiento el presupuesto total de lacoordinación para el periodo establecido
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Una cartera constituida principalmente porgrandes proyectos es más riesgosa que unaconstituida por un gran número de proyectos
pequeños
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Planificación del proyecto
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Tiene como finalidad marcar las etapas dedesarrollo, el periodo de ejecución y con elloestimar los costos de cada tarea y los recursos
necesarios
Durante la fase inicial del proyecto se requiereuna planificación flexible
La finalidad principal de una plan es llevar uncontrol eficaz del proyecto
Una desviación con respecto al plan constituyeuna señal para actuar
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Admitir en principio una planificación flexible nosignifica que se le de poca importancia a lasestimaciones
Entre mayor precisión se tenga en lasestimaciones el plan tendrá mayor realismo ymejorará su control
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Planesrealistas
Desviacionesmínimas del plan
Buenasestimaciones
Control máseficaz
Fiabilidad del sistema de
planificación y control
Ciclo de Planificación y Control