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PLANEACIÓN DE CENTROS DE
INFORMÁTICA
UNIDAD 3
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Aplicación de los niveles de planeación
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El proceso administrativo se define como el proceso metodológico que implica una serie de actividades que llevará a una mejor consecución de los objetivos, en un periodo más corto y con una mayor productividad.
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El proceso administrativo se dice que es tridimensional, porque sus elementos son aplicables a todas las funciones del organismo en todos sus niveles:
Planeación Organización Dirección y control
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Algunas definiciones de la planeación como parte de su significado pueden ser:
Proceso que permite la identificación de oportunidades de mejoramiento en la operación de la organización con base en la técnica, así como el establecimiento formal de planes o proyectos para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades.
Determinación racional de adónde queremos ir y cómo llegar allá.
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Es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización.
”Hacer que ocurran cosas que de otro modo no habrían ocurrido”. Esto equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra futura acción.
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NIVEL INSTITUCIONAL(Planeación estratégica)
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En este nivel se realiza la llamada Planeación Estratégica, por que los lineamientos son diseñados y asumidos por los dirigentes o altos mandos de la organización, para toda la organización. Por ello, cumplen con la tarea de enfrentar la incertidumbre que se genera en el ambiente, determinando las amenazas y oportunidades y diseñando estrategias para enfrentar estos dos anteriores.
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Las estrategias son, a menudo, referidas a la competencia. Por ejemplo, el plan estratégico de un periódico nacional puede tener como objetivo incrementarla renta de anuncios en “X” porcentaje. La estrategia escogida para realizar este objetivo puede ser la publicación por separado de ediciones geográficas con anuncio regionales.
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El propósito de la planeación estratégica es entonces determinar la forma d crecimiento de las organizaciones, señalando los productos y servicios a desarrollar para el logro de sus objetivos.
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LAS CARACTERÍSTICAS DE ESTA PLANEACIÓN SON, ENTRE OTRAS, LAS SIGUIENTES:
Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.
Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.
Establece un marco de referencia general para toda organización.
Se maneja información fundamentalmente externa.
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Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.
Normalmente cubre amplios periodos.
No define lineamientos detallados.
Su parámetro principal es la eficiencia.
La planeación del crecimiento de la empresa puede considerarse como representativa de la planeación a largo plazo.
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NIVEL INTERMEDIO (Planeación táctica)
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Este nivel asimila las presiones e influencias ambientales generadas por la incertidumbre en el nivel institucional.
Es una relación entre tareas por hacer y el tiempo disponible para hacerlas. El propósito de las decisiones en este nivel, debe ser limitado, con plazos más cortos, áreas menos amplias.
Las decisiones implicadas abarcan partes de la empresa: su amplitud es departamental. Se orienta hacia resultados satisfactorios.
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Estos planes, por lo general de cinco años de duración, fluyen naturalmente desde los objetivos, políticas y estrategias establecidas en el plan estratégico.
En la realidad los planes a plazo medio pueden tener subjetivos, subpolíticas y subestrategias propias, y éstas son probablemente más detalladas que en el plan estratégico o plan a largo plazo.
Es frecuente detallar planes en áreas funcionales tales como mercadotecnia, manufactura, finanzas, personal, etc.
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Algunas de las características principales de la planeación táctica son:
Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica.
Es conducida o ejecutada por los ejecutivos de nivel medio (gerentes divisionales o funcionales).
Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa.
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Se maneja información externa e interna.
Está orientada hacia la coordinación de recursos.
Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia.
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NIVEL OPERATIVO(Planeación operativa )
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Los detalles del plan a plazo medio no son suficientes para lograr las operaciones corrientes inmediatas, es necesario detallar aún más este plan; esto es posible a través de los planes a corto plazo.
Los planes a corto plazo son usualmente planes a desarrollarse en un año o menos y contienen detalles y calendarios del tipo de presupuesto o plan de financiamiento para su realización. Así, el plan de producción y el plan de distribución incluirán cuotas de venta, presupuesto de distribución y pronóstico estimado de ventas.
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Se basa en la lógica del sistema cerrado, por la Planeación se orienta hacia la optimización y maximización de los resultados. El grado de libertad es mínimo por que se deben obtener resultados, es por ello que la administración debe tomar decisiones a corto plazo. Su amplitud es sólo hacia una tarea u operación. Por esta última razón el nivel operacional se orienta hacia la eficiencia. La Planeación operacional, esta constituida por numerosos planes operacionales que proliferan en las diversas áreas y funciones de la empresa.
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Indicadores de Gestión
Los indicadores de gestión por su parte, se entienden como la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomarán acciones correctivas o preventivas según el caso.
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El principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el desempeño del área mediante parámetros establecidos en relación con las metas, así mismo observar la tendencia en un lapso de tiempo durante un proceso de evaluación. Con los resultados obtenidos se pueden plantear soluciones o herramientas que contribuyan al mejoramiento o correctivos que conlleven a la consecución de la meta fijada.
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Criterios
Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios:
Medible: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la característica descrita debe ser cuantificable en términos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad.
Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.
Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.
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Las técnicas para elaborar medidores e indicadores son simples.
El proceso sugerido para hacerlo es el siguiente:
Definir los atributos importantes. Mediante el uso de un diagrama de afinidad (lluvia de ideas mejorada) obtenga el mayor número de ideas acerca de medidores o indicadores que puedan utilizarse para medir las actividades o los resultados del mismo, según sea el caso. Asimismo, los atributos más importantes que debe tener el medidor o indicador. Luego, por consenso seleccione los más apropiados.
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Evaluar si los medidores/ indicadores tienen las características deseadas, es decir medibles, entendibles y controlables.
Compare contra el conjunto de medidores o indicadores actuales para evitar redundancia o duplicidad. Esto es la comparación de los resultados.
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Planeación de recursos
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La planeación de recursos para un centro de cómputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de acción a seguir, de los siguientes elementos:
Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad.
Equipo: Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, periféricos. Materiales de producción: Materias primas para su funcionamiento, así como materiales directos e indirectos.
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Planeación de personal
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La planeación de recursos humanos es un proceso utilizado para establecer objetivos de la función de personal y para desarrollar estrategias adecuadas para alcanzar tales objetivos.
La planeación de recursos humanos puede hacerse de una manera relativamente formal o informal. El proceso de planeación de recursos humanos tiende a seguir un modelo congruente que comprende: objetivos organizacionales, pronósticos, planes y programas, evaluación.
Una empresa que no haga planeación de recursos humanos no podrá llegar a satisfacer adecuadamente sus requerimientos de personal ni sus objetivos organizacionales.
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Planeación de infraestructura física
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La ubicación física e instalación de un Centro de Cómputo en una empresa depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico existente o proyectado.
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Local físico. Donde se analizará el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y elementos de seguridad disponibles.
Espacio y movilidad. Características de las salas, altura, anchura, posición de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil o falso suelo.
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Iluminación. El sistema de iluminación debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre los equipos.
Tratamiento acústico. Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibración, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibración se encuentren amortiguados.
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Seguridad física del local. Se estudiará el sistema contra incendios, teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanterías). También se estudiará la protección contra inundaciones y otros peligros físicos que puedan afectar a la instalación.
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Suministro eléctrico. El suministro eléctrico a un Centro de Cómputo, y en particular la alimentación de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilización de una línea independiente del resto de la instalación para evitar interferencias, con elementos de protección y seguridad específicos y en muchos casos con sistemas de alimentación ininterrumpida (equipos electrógenos, instalación de baterías).
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Planeación de infraestructura
tecnológica
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Las principales funciones que se requieren para operar un centro de cómputo son las siguientes:
Operar el sistema de computación central y mantener el sistema disponible para los usuarios. Ejecutar los procesos asignados conforme a los programas de producción y calendarios preestablecidos, dejando el registro correspondiente en las solicitudes de proceso.
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Marcar y/o señalar los productos de los procesos ejecutados.
Llevar registros de fallas, problemas, soluciones, acciones desarrolladas, respaldos, recuperaciones y trabajos realizados.
Velar porque el sistema computarizado se mantenga funcionando apropiadamente y estar vigilante para detectar y corregir fallas en el mismo.
Realizar labores de mantenimiento y limpieza de los equipos del centro de cómputo.
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Aplicar en forma estricta las normas de seguridad y control establecidas.
Mantener informado al jefe inmediato sobre el funcionamiento del centro de cómputo.
Cumplir con las normas, reglamentos y procedimientos establecidos por la Dirección para el desarrollo de las funciones asignadas.
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Evaluación financiera
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La administración debe preocuparse en cómo la inversión inicial debe proporcionarle beneficios al centro de cómputo y cómo ésta se refleja en la obtención de ventajas competitivas.
Una mala planeación en la implantación del centro de cómputo puede significar gran cantidad de dinero invertido y no recuperado.
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Es muy importante conocer cuales son los costos que intervienen y definir una estructura de cuentas específica donde se registren todos los movimientos relacionados.
Lo anterior le permitirá a la administración tomar decisiones inteligentes sobre el cambio y uso de la tecnología y los beneficios que ésta le proporciona al negocio.
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Estudio técnico
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Estudio económico
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Los costos directos a contemplar en la estructura de cuentas serían los siguientes:
Hardware y Software: Adquisición, depreciación, arrendamiento, actualización, mantenimiento y consumibles.
Capacitación: Entrenamiento.
Infraestructura: Instalaciones de red, de comunicaciones, de protección de activos (líneas reguladas, reguladores, UPS), sistemas de respaldo y recuperación y seguridad en la red.
Soporte y Mantenimiento: Servicios técnicos, contratos de mantenimiento, equipo de soporte (Hardware y Software) a las operaciones y sueldos del personal de soporte.
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Plan integral de desarrollo informático (plan a mediano plazo)
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Metodologías de planeación de tecnología informática existen muchas, tal vez tantas como autores o empresa consultoras. Metodologías tan completas como la “Business Systems Planning (BSP)” de IBM o el “Method One” de Arthur Andersen; así como las metodologías sencillas que cada director de informática puede idear.
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La metodología “Planeación de Tecnología Informática a Mediano Plazo” tiene cinco características relevantes:
•Sencilla de captar,
•Practica en su aplicación,
* Flexible para adaptarse a planeaciones estratégicas de tecnología informática,
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•Flexible para usarse en cualquiera de los siguientes tipos de planeación: aislada, reactiva, ligada o integrada y,
* Puede ser utilizada bajo el enfoque de búsqueda de problemas o bien el de búsqueda de oportunidades.
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La metodología consta de las siguientes fases:
Caracterización de la organización.
Revisión de la arquitectura de tecnología informática actual.
Revisión de los planes de la organización.
Caracterización del rol de la tecnología informática en la organización.
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Estimación de las tendencias de la tecnología informática.
Benchmarking con otras organizaciones.
Determinación de la nueva arquitectura de tecnología informática.
Plan de migración de la arquitectura de tecnología informática actual a la nueva.
Documentación del plan de tecnología informática.
Comunicación del plan de tecnología informática.
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Planes operativos anuales (POA)
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El plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de una entidad facturadora (compañía, departamento, sucursal u oficina) los objetivos a conseguir durante el presente ejercicio.
El plan operativo anual debe estar perfectamente alineado con el plan estratégico de la empresa, y su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina).