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PLAN INSTIUCIONAL DE ARCHIVO PINAR
Código : PN-GDO-001
Versión: 003
Fecha de actualización: Enero de 2020
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
PINAR
2018-2023
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PLAN INSTIUCIONAL DE ARCHIVO PINAR
Código : PN-GDO-001
Versión: 003
Fecha de actualización: Enero de 2020
CONTENIDO INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 4
1. CONTEXTO ESTRATÉGICO .................................................................................. 5
1.1. MISIÓN .................................................................................................................. 5
1.2. VISIÓN..................................................................................................... …………5
2. PRINCIPIO Y VALORES ......................................................................................... 5
3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES ........................................................................... 6
4. PROPOSITO ........................................................................................................... 6
5. MARCO NORMATIVO ............................................................................................ 6
6. MARCO INSTITUCIONAL ....................................................................................... 8
7. DEFINICIONES ....................................................................................................... 9
8. EJES ARTICULADORES ...................................................................................... 10
9. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS ...................................................................... 10
10. ACCESO A LA INFORMACIÓN ........................................................................... 10
11. PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ........................................................... 10
12. ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ................ 11
13. FORTALECIMIENTO Y SEGURIDAD .................................................................. 11
14. DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO ................................ 11
15. ASPECTOS CRÍTICOS ....................................................................................... 11
16. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS ....................................................... 12
17. FORMULACIÓN VISIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ...... 13
18. OBJETIVOS ......................................................................................................... 13
18.1. Objetivo General .................................................................................................. 13
18.2. Objetivos Específicos ........................................................................................... 14
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19. REFERENTES ESTRATEGICOS ........................................................................ 14
20. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA ............................................................ 15
21. RECURSOS ........................................................................................................ 16
22. MONITOREO Y CONTROL DE LOS PLANES Y PROYECTOS .......................... 17
23. AJUSTES DEL PLAN........................................................................................... 17
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INTRODUCCIÓN
La E.S.E. HOSPITAL LA MARÍA es una entidad pública prestadora de servicios de
salud, en materia archivística está regido por la ley 594 de 2000, atendiendo a esto
la función archivística de la E.S.E debe acatar las normas y para ello deberá contar
con herramientas que le permitan identificar y seguir los planes, programas y
proyectos de dicha función, asociados y articulados unos con otros.
Con el objeto de dar cumplimiento a los Decretos 1080 de 2015, Artículo 2.8.2.5.8.
y 2609 de 2012 Artículo 8, sobre Gestión Documental expedidos por el Archivo
General de la Nación-AGN “Instrumentos archivísticos” el Plan Institucional de
Archivos –PINAR, es un instrumento de planeación para la labor archivística, que
determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del
Proceso de Gestión Documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo
General de la Nación y a la normatividad vigente frente a la administración de los
documentos.
EL Plan Institucional de Archivo - PINAR de la E.S.E, se establece para el periodo
2018 – 2023, teniendo en cuenta el análisis de necesidades efectuado con la
metodología DOFA y el Diagnóstico Integral de Archivos elaborado en el 2018,
generado para dar respuesta a las observaciones sobre el tema, emanado del
Comité de Gestión Documental en reunión realizada para dar inicio al Sistema de
Gestión Documental de la entidad.
Para la elaboración de este instrumento, se identificaron los aspectos críticos de la
gestión documental de la E.S.E y teniendo como referente cinco (5) ejes
articuladores, se priorizan las necesidades a satisfacer, se establecen objetivos a
desarrollar que les den respuesta y se establecen los planes y proyectos que
estarían involucrados en su solución.
Posteriormente se estructuran los planes o se identifica la participación en planes
que no pertenecen exclusivamente a la gestión documental, estableciendo metas,
fechas de realización e indicadores para cada uno de ellos, asimismo, se elabora
una propuesta de necesidades de recursos, en especial de talento humano, para
proyectar las necesidades financieras de los mismos.
Finalmente, se presenta la priorización de necesidades y las herramientas de
medición para el seguimiento y control de su ejecución.
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De esta forma se considera que al llevar a cabo este Plan Institucional de Archivo-
PINAR se logrará mejorar la gestión documental de la entidad y responder a las
exigencias que al respecto se generan día a día.
1. CONTEXTO ESTRATÉGICO
La Gestión Documental de la E.S.E. Hospital La María está enmarcada en el
enfoque estratégico y de prestación de servicio de calidad en salud expresado en:
1.1. Misión
Somos una Empresa Social de Estado del orden departamental comprometida con
la responsabilidad social, que presta servicios de salud de alta y mediana
complejidad mediante una atención segura, humanizada y con calidad, a través de
una gestión transparente y adecuada de los recursos; enfocándose en
el mejoramiento continuo, la satisfacción del usuario, la familia y la comunidad;
avanzando en la docencia, la investigación y el desarrollo científico de los
funcionarios y colaboradores.
1.2. Visión
La ESE Hospital La María para el año 2025 será referente para los municipios del
Departamento de Antioquia por su experiencia y resultados en el manejo de
patologías crónicas e infecciosas, con un recurso humano de alto desempeño y una
infraestructura moderna y segura.
2. PRINCIPIO Y VALORES
1. Respeto
2. Transparencia
3. Equidad
4. Calidad
5. Compromiso
6. Humanismo
7. Trabajar con amor por la vida
8. Autorrealización dentro del quehacer diario
9. Ser mejores cada día
10. Responsabilidad social
11. Autogestión
12. Ciencia con conciencia
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3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Desarrollar productos y servicios integrales y coherentes con los requerimientos específicos de los servidores públicos, entidades y ciudadanos.
Establecer los programas específicos para los archivos de gestión
Responder de manera oportuna las solicitudes de los usuarios.
Generar información pública confiable, de fácil acceso y comprensión.
Formular políticas de preservación de la información
Promover el desarrollo integral del talento humano al servicio de la Entidad.
Capacitar y sensibilizar a los funcionarios y contratistas del hospital en temas de gestión documental
Controlar y hacer seguimiento de la producción documental del hospital
Utilizar de manera adecuada los bienes públicos y recursos naturales requeridos
en la gestión de los procesos.
4. PROPOSITO
Crear el instrumento que permita la planeación archivística y establecer el Plan de Acción para el mejoramiento continuo del Sistema de Archivo de la E.S.E Hospital la María, el cual debe ser aplicado a todas las dependencias y a los archivos en cualquier soporte generados en ejercicio de sus funciones (físico, magnatico, electrónico entre otros). De igual manera es el instrumento por medio del cual se priorizan las actividades a ejecutar del Programa de Gestión Documental – PGD
5. MARCO NORMATIVO
Ley 23 de 1981
“Por la cual se dictan normas en materia de ética médica”
Ley 594 de 2000
Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones:
Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de
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nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos.
Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez
y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad,
su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Ley 1437 de 2011
Capítulo IV. “Autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso
administrativo en particular en lo referente al documento público en medios
electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la
recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de
recepción y envío de mensajes de datos”.
Ley 1564 de 2012
“Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras
disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las
comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos
judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes” (Artículo 103).
Ley 1712 de 2014
“Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la
información pública nacional y se dictan otras disposiciones"
Artículo 1. Objeto. El objeto de la presente ley es regular el derecho de acceso a
la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y
las excepciones a la publicidad.
Decreto 1080 de 2015
"Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura".
Capítulos V, VII y IX.
Decreto 2482 de 2012
“Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la
planeación y la gestión”.
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Decreto 2609 de 2012
“Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia
de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado" (Artículo 8).
Resolución 1995 de 1999
“Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica”
Resolución 2346 de 2007
“Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el
manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales”.
Resolución 001918 de 2009
“Por la cual se modifican los artículos 11 y 17 de la Resolución 2346 de 2007 y se
dictan otras disposiciones”.
Circular Externa 07 de 2002
Organización y conservación de los documentos de archivo de las Entidades.
6. MARCO INSTITUCIONAL
ACTO ADMINISTRATIVO FECHA
Acuerdo N° 125 Por el cual se le da destinación a un inmueble del municipio y se organiza un hospital de tuberculosos en esta ciudad
17 de septiembre de 1923
Acuerdo N° 85
Por el cual se da unas autorizaciones al alcalde y personeros municipales
15 de diciembre de 1960
Acuerdo N° 01 Por el cual expiden los estatutos para el Hospital Sanatorio (la maría) de Medellín
10 de mayo de 1961
Acuerdo N° 001 11 de febrero de 1985
Por medio del cual se sustituye el acuerdo Nº 001 de 1961 y se expiden los estatutos que han de regir a la institución.
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Acuerdo N°13 Por el cual se sustituye el acuerdo 001 de febrero 11 de 1985 y se expide los estatutos que han de regir a la institución
07 de junio de 1988
Ordenanza N° 19
02 de diciembre de 1994 Por la cual se transforma el hospital la Marie en una empresa social del estado
Acuerdo N° 004
Por el cual se adopta el manual de funciones y requisitos de la Empresa Social del Estado la María 29 de abril de 1996
Acuerdo Nº 003
Por el cual se establece el manual especifico de funciones y requisitos de los diferentes cargos de la planta de personal de la empresa social del estado Hospital la María
03 de julio de 2002
Acuerdo de Junta Directiva N° 011 del 01 de julio de 2006
Por el cual se modifica la planta de personal de cargos y asignaciones de la empresa social del estado hospital María y dicta otras disposiciones
7. DEFINICIONES
Administración de Archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a
la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos Aspecto Crítico: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística
que presenta la Entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual. Instrumentos Archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística. Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
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Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se
detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro. Plan Estratégico Institucional: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la Entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan de Desarrollo Institucional. Plan de acción Anual: Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la Entidad, articulado con el Plan Estratégico Institucional. Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o de proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia.
8. EJES ARTICULADORES
Se establecen los siguientes ejes articuladores de la gestión documental en la
entidad, los cuales sirven para el análisis y para la valoración del impacto de las
necesidades.
9. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Incluye temas como Infraestructura, personal, presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos.
10. ACCESO A LA INFORMACIÓN
Incluye transparencia, servicio al ciudadano, participación y acceso a la información.
11. PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Incluye conservación y almacenamiento.
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12. ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
Incluye infraestructura tecnológica y seguridad informática.
13. FORTALECIMIENTO Y SEGURIDAD
Relación con otros modelos de gestión.
14. DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
A partir de las necesidades en materia de Gestión Documental, el diagnóstico
documental elaborado en el año 2018, los planes de mejoramiento institucional, la
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo y demás normas regulatorias en la
materia, se obtiene el siguiente resultado frente a la gestión documental de la E.S.E.
15. ASPECTOS CRÍTICOS
Nº ASPECTO CRITICO RIESGO ASOCIADO
1 Débil presencia
institucional de la gestión documental
Bajo presupuesto asignado al archivo
Dispersión de responsabilidad del proceso de gestión documental de forma integral
2 Subutilización de
herramientas tecnológicas
Desperdicio de papel e incumplimiento normatividad oficina cero papeles.
Dificultad para la recuperación de información en el archivo de historias clínicas
Pérdida de información.
Poca utilización de programas tecnológicos para dar respuesta oportuna a las comunicaciones.
Respuesta a solicitudes en ocasiones por fuera de términos.
Dificultad para la consolidación de resultados.
Dificultad para la recuperación de información.
Duplicidad de información.
3
Deficiencia en la normalización y
documentación del proceso de gestión documental en el
sistema de calidad.
Diferentes tipos de gestión de la documentación según criterios propios.
Incumplimiento de exigencias legales.
Pérdida de información.
Falta normalización en los archivos de gestión.
Dificultad para la recuperación de información en los archivos de gestión, central y fondo acumulado.
Pérdida de la memoria institucional.
Fondo acumulado desorganizado.
Pérdida de la memoria institucional.
Dificultad para la recuperación de información.
Dificultad para la recuperación de información
Pérdida de información.
4 Desintegración de la gestión documental.
Pérdida de soporte e información.
Cruce de información entre expedientes no conexos.
Falta elaborar documentos que son requeridos
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Dificultad para la consolidación de resultados.
Incumplimiento de exigencias del sistema de calidad.
5 Desorganización de
archivos
Falta de seguridad frente a la pérdida de los documentos.
Acceso no autorizado a información.
Fraccionamiento de expedientes y trámites.
Pérdida de información.
Expedientes incompletos.
Dificultad en la recuperar de información y puede generarse perdida de la misma.
Dificultad para la recuperación de información en el archivo de historias clínicas.
6 Falta de capacitación
archivística
Incumplimiento de exigencias légales.
Aplicación de criterios personales en la organización de archivos.
7 Espacio inadecuado
para los archivos
Deterioro de la documentación.
Dificultad para la recuperación de información.
Pérdida de la información.
8 Fondo Acumulado Pérdida de la memoria institucional.
Dificultad para la recuperación de información.
16. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS
Al evaluar los aspectos críticos con su impacto en los ejes articuladores de análisis, con una calificación de 1 a 5, se obtiene el siguiente cuadro.
N° ASPECTO CRITICO
EJES ARTICULADORES
TOTAL PRIORIDAD ADMINISTRACIÓN
DE ARCHIVOS ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS
Y DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
1
Débil presencia institucional del tema gestión documental
2 2 2 2 3 11 7
2 Subutilización
de herramientas tecnológicas
4 1 1 1 2 9 5
3
Deficiencia en la normalización y documentación del proceso de
gestión documental para el mejoramiento del sistema de
gestión de calidad
2 1 1 1 1 6 2
4 Desorganización
en archivos 2 2 1 1 1 7 3
5 Desintegración de la gestión documental.
3 3 2 1 1 10 6
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6 Falta de
capacitación archivística
1 1 1 1 1 5 1
7
Espacio inadecuado
para los archivos
3 4 4 3 3 17 8
8 Fondo
Documental Acumulado
1 3 2 1 1 8 4
Calificación de 1 a 5
15 15 14 12 15
Nota: En la columna de prioridad se observa que los aspectos relevantes a
solucionar, son los identificados con la numeración de menor a mayor rango.
17. FORMULACIÓN VISIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Tomando como punto de partida el enfoque estratégico en calidad de la E.S.E
HOSPITAL LA MARÍA se establece la siguiente Política de Gestión Documental
para la entidad:
La E.S.E HOSPITAL LA MARÍA está comprometida con una gestión documental
efectiva mediante actividades enfocadas a la correcta administración física y
electrónica de los documentos durante su creación, uso, mantenimiento, retención,
acceso y preservación, de manera que sirva como base para la toma de decisiones
en el desarrollo de la prestación de servicios de salud eficaz y eficiente y como
mecanismo de prueba del desarrollo de los objetivos misionales. Para ello cuenta
con un talento humano comprometido y competente que aporta las mejores
prácticas en la administración de documentos, priorizando la transparencia de sus
actos.
18. OBJETIVOS
A partir de la política de gestión documental y los aspectos críticos priorizados, se
establece para el Plan Institucional de Archivos-PINAR los siguientes objetivos:
18.1. Objetivo General
Fortalecer el proceso de gestión documental de la E.S.E HOSPITAL LA MARIA de
manera que los documentos de archivo respeten los principios archivísticos de
orden original y procedencia en la aplicación de la gestión documental, que se
garanticen la perdurabilidad y seguridad de la información, su inalterabilidad,
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autenticidad e integridad en el sistema de gestión documental y se contribuya al uso
racional de los recursos para favorecer el medio ambiente.
18.2. Objetivos Específicos
Aplicar la normatividad vigente en el proceso de gestión documental.
Centralizar funcionalmente la supervisión de la organización de los archivos de gestión.
Establecimiento del archivo central.
Divulgar y capacitar en gestión documental a los usuarios internos.
Integrar los sistemas de información de la entidad en especial para los documentos catalogados de archivo.
Preservar la memoria de la entidad organizando el fondo documental acumulado.
Proyectar el proceso de gestión documental para la implementación de tecnologías para la gestión del documento físico y electrónico.
Custodiar los archivos de la entidad.
Prestar el servicio de correspondencia.
Fortalecer los procedimientos de la ventanilla única.
Generar información pública confiable, de fácil acceso y comprensión.
19. REFERENTES ESTRATEGICOS
A partir del análisis realizado por el Grupo de Gestión documental, se establecieron los siguientes objetivos, planes y proyectos, los cuales se ejecutarán en la planeación anual de cada vigencia, siguiendo la metodología de proyectos de la ESE Hospital la María: Tabla 1: Formulación de Objetivos y Planes
PRIORIZACIÓN ASPECTOS CRÍTICOS OBJETIVOS PLANES
1 Falta capacitación archivística Capacitar a servidores sobre la gestión documental en la E.S.E HOSPITAL LA MARÍA
Plan de capacitación archivística (ver numeral 6, tabla 1)
2
Deficiencia en la normalización y documentación del proceso de gestión documental en el sistema de calidad
Actualización, elaboración y aplicación de instrumentos archivísticos
Proyecto de actualización y elaboración de instrumentos archivísticos y normalización de la gestión documental (ver numeral 3, tabla 1)
3 Desorganización de archivos Capacitar a funcionarios sobre organización de
Plan de organización de archivos de gestión, central e histórico (ver numeral 5, tabla 1)
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archivos de gestión, central e histórico.
4 Fondo documental acumulado Organizar el fondo documental acumulado
Proyecto organización fondo acumulado (ver numeral 8, tabla 1)
5 Subutilización de herramientas tecnológicas
Capacitación a servidores sobre uso de software y Office.
Plan de Capacitación en tecnologías (ver numeral 2, tabla 1)
6 Desintegración de la gestión documental
Actualización y aplicación de las TRD
Proyecto de integración de unidades documentales (ver numeral 4, tabla 1)
7 Débil presencia institucional del tema gestión documental
Consolidar la presencia de la gestión documental en la planeación y dirección de la E.S.E HOSPITAL LA MARÍA
Plan para consolidar la presencia de gestión documental (Comité de Gestión Documental) (ver numeral 1, tabla 1)
8 Espacio inadecuado para los archivos
Remodelar y adecuar la infraestructura del archivo de gestión (archivo clínico) archivo y central.
Plan para remodelar y adecuar la infraestructura (ver numeral 7, tabla 1)
20. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA
Tabla 4: Mapa de Ruta
MAPA DE RUTA
PLAN O PROYECTO Corto
Plazo (1 año)
Mediano Plazo (1 a 3 años)
Largo Plazo (4 años en adelante)
TIEMPO 2018 2019 2020 2021 2022 2023
Plan de capacitación Archivística
Proyecto de actualización y elaboración de instrumentos archivísticos y normalización de la gestión documental
Plan de organización de archivos de gestión, central e histórico
Proyecto organización fondo acumulado
Plan de Capacitación en tecnologías
Proyecto de integración de unidades documentales
Plan de Gestión Documental
Proyecto de remodelación y adecuación de la infraestructura de Gestión Documental
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21. RECURSOS
En el siguiente cuadro se presenta una proyección de costos en que se puede
incurrir para la ejecución de cada uno de los planes propuestos.
Tabla 5: Recursos
Actividad Ejecución Observaciones
2018 2019 2020 2021 2022 2023
Plan de capacitación
archivística
$ 70.022.396 Contrato Instrumentos
X
Se brindó capacitación por parte
de la empresa Architec, contemplado en el contrato 104 del 2018.
Para el año 2019 se contempla en el presupuesto de funcionamiento del grupo de Gestión Documental.
Proyecto de actualización y
elaboración de instrumentos archivísticos y
normalización de la gestión documental
$70.022.396 Instrumentos
$70.022.396 Instrumentos
Contrato No 104, Archivos y Tecnologías de Colombia.
Plan de organización de archivos de
gestión, central e histórico
$ 12.500.000 TRD
$ 3.000.000 Carpetas
Presupuesto 2019 en carpetas ajustadas a la norma y rotuladas con logo HLM, organización de
archivos de gestión. Este recurso se estimará una vez convalidadas las Tablas de
Valoración Documental. Para el año 2020 se debe contemplar en el presupuesto
de funcionamiento del grupo de Gestión Documental.
Proyecto organización
fondo acumulado
$ 25.000.000 TRD-TVD
$ 25.000.000 TRD-TVD $ 4.800.000 Picadora de Papel
$ 3.000.000 Digitalización
de documentos
Corresponde a un proyecto de
organización, con cargo a los contratistas de apoyo al grupo de Gestión Documental.
Este recurso se aplicará una vez convalidadas las Tablas de Valoración y Retención
Documental.
Plan de Capacitación
en tecnologías
$ 31.000.000 Licencia Plataforma
Paperlessoffice
$ 6.073.600 Mantenimiento Plataforma
Paperlessoffice
$ 6.073.600 Mantenimiento
Plataforma Paperlessoffic
e
x x x
Se brindo capacitación por parte
de la empresa Betek, para la plataforma paperlessoffice contemplado en el contrato 275
del año 2018. Para el año 2019 se contempló en el presupuesto de mantenimiento
y soporte de la plataforma Paperlessoffice. Para el año 2021 se debe
contemplar en el presupuesto de funcionamiento del grupo de Gestión Documental.
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Fecha de actualización: Enero de 2020
Proyecto de integración de unidades
documentales
$ 31.000.000 Paperlessoffice
$ 6.073.600
Paperlessoffice $ 6.247.500 Intranet- Pagina
Web
$ 6.073.600 Paperlessoff
ice x x x
Se contempla en el presupuesto de funcionamiento del grupo de
Gestión Documental y áreas de apoyo. Se contempla la Intranet y la
página web para el presupuesto 2019. 2018 y 2019 se contempla en el
presupuesto de Plataforma Paperlessoffice. Para el año 2020 se debe
contemplar en el presupuesto de funcionamiento del grupo de Gestión Documental.
Programa de
Gestión Documental
$ 4.500.000
PGD x x x x x
Contrato No 104, Archivos y Tecnologías de Colombia. Actualizado, solo se harán
modificaciones por el grupo de Gestión Documental si se requiere.
Proyecto de remodelación y
adecuación de la infraestructura
de Gestión Documental
X x x X X X
Contrato 204 SCS Empresa
Consultoría e Interventoria de Proyectos de Ingenieria S.A.S Espacio de 400 mts destinado
para los Archivos de la ESE.
22. MONITOREO Y CONTROL DE LOS PLANES Y PROYECTOS
Para finalizar es importante realizar un seguimiento detallado a las actividades
contenidas en los planes y proyectos programados con el fin de verificar los
avances, el alcance o las mejoras que se requieren. En este sentido se realiza
seguimiento, control y mejora a:
La misión y la visión.
Los planes y proyectos.
Cumplimiento PINAR 2019
23. AJUSTES DEL PLAN
El Grupo de Archivo realizará los ajustes al Plan Institucional de Archivos – PINAR,
teniendo en cuenta el Plan de Acción, el desarrollo de las actividades programadas
y los tiempos de articulación del mismo.
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24. CUMPLIMIENTO PINAR 2019
24.1 Plan de Capacitación Archivística: Revisar las necesidades de formación
que tiene el personal de archivo para incluirlas en el Plan de Capacitación
Institucional.
Se desarrolló un plan de capacitaciones, en el cual se incluyeron
capacitaciones a todo el personal de la ESE, en materia archivística,
plataforma documental, archivos de gestión y política cero papel. La tarea de
capacitar al personal se cumplió en un 70%, se realizó la medición con el de
Plan de Mejoramiento Archivístico.
24.2 Proyecto de actualización y elaboración de instrumentos archivísticos y
normalización de la gestión documental: Se llevó a cabo el proceso de
verificación del estado actual de la gestión documental en aspectos administrativos,
archivísticos, conservación, infraestructura y tecnología; así, como la validación de
su cumplimiento normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades,
fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad entorno al cumplimiento de la
función archivística.
La ESE Hospital La María actualizo y reglamento los Instrumentos Archivísticos
dando cumplimiento a la Ley 594 2000. Los instrumentos de Archivo de la entidad
no se actualizaban desde el año 2006.
DIA Diagnóstico Integral de Archivo
Información real del estado del Archivo, expone las necesidades que éste requiere
para normalizar y disponer los instrumentos archivísticos que van a aportar a la
Entidad, la normatividad sobre el manejo de la documentación, su seguridad y en el
manejo de los documentos.
PGD Programa De Gestión Documental
Es el plan elaborado para facilitar la identificación, gestión, clasificación,
organización, conservación y disposición de la información, desde su creación hasta
su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.
Resolución
PINAR Plan Institucional De Archivos
Planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y
proyectos estratégicos previstos por la ESE Hospital La María.
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PLAN INSTIUCIONAL DE ARCHIVO PINAR
Código : PN-GDO-001
Versión: 003
Fecha de actualización: Enero de 2020
TRD Tabla de Retención Documental.
Permite la clasificación documental de la entidad, acorde a su estructura orgánico -
funcional e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la
valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.
TVD Tablas de Valoración Documental
Son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia, así ́como su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos
acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).
RIA Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia
Brinda lineamientos y pautas que deben ser tenidas en cuenta por todos los
funcionarios de la ESE, en el desarrollo de las actividades de Producción,
Recepción, Distribución, Gestión y Trámite, Organización, Consulta, Conservación
y Disposición final de los documentos.
Tablas De Retención y Tablas de Valoración Documental
La aprobación de las Tablas De Retención y Tablas de Valoración Documental no
se logró en 2019, debido a que la institución está en proceso de actualización de su
estructura orgánico funcional, no fue posible cumplir el tiempo de prorroga que nos
otorgó el Consejo Departamental de Archivo.
Se debe continuar con el proceso de actualización tan pronto este actualizada la
estructura orgánico funcional.
24.3 Plan de organización de archivos de gestión, central e histórico: Organizar
los Archivos de Gestión central e Histórico conforme a las Tablas de Retención
Documental, aplicando los principios archivísticos que dicta el AGN.
El personal de la ESE recibió capacitación personalizada en Archivos de
Gestión, la actividad se cumplió en un 60%. Se realizó seguimiento en comité
de Gestión Documental y Plan de Mejoramiento Archivístico.
Se elaboraron los inventarios de los archivos de Gestión, central, fondos
acumulados y los que se hallan en custodia a través de terceros, con base
en las TRD. 90% Cumplimiento se realizó seguimiento en comité de Gestión
Documental y Plan de Mejoramiento Archivístico.
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PLAN INSTIUCIONAL DE ARCHIVO PINAR
Código : PN-GDO-001
Versión: 003
Fecha de actualización: Enero de 2020
24.4 Proyecto organización fondo acumulado y Proyecto de integración de
unidades documentales: documentos reunidos por la entidad en el transcurso
de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y
de conservación.
Se organizó la información que produjo la entidad en cada etapa de su
vida institucional y se dio orden a los documentos vitales, se dieron de
baja los documentos de apoyo que según tabla de retención no debían
custodiarse.
24.5 Plan de Capacitación en tecnologías: Con la puesta en marcha del aplicativo
Papperlessoffice, se dio inicio a una campaña eficiente para la reducción de
consumo de papel en el Hospital, esto nos ofrece importantes oportunidades en la
generación de buenos hábitos en el uso del papel, que son necesarios y promueven
la eficiencia y productividad. Aprovechar con eficacia las herramientas existentes
tales como el correo electrónico, plataformas, los sitios web internos.
Capacitaciones Plataforma Gestión Documental: Cumplimiento del 17%
al finalizar un avance del 60% y se finalizara en el primer trimestre del
2020.
24.7 Plan de Gestión Documental: Elaboración del Plan de Gestión Documental
como instrumento archivístico para administrar y fortalecer la gestión documental
en la E.S.E Hospital la María aplicando los instrumentos y procedimientos
archivísticos en búsqueda del buen servicio al ciudadano, la aplicación de las
normas y la conservación del patrimonio documental.
El proceso permitió formular y documentar a corto, mediano y largo plazo, el
desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental, encaminados a la
planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación.
Elaboración e implementación del PGD priorizando los aspectos más críticos
que arrojó el Diagnóstico Integral de Archivo-DIA.
Articular y armonizar el PGD con Control Interno, Calidad y Tic.s.
Elevar a acto administrativo los instrumentos de Archivo y publicarlos en la
página web de la E.S.E Hospital la María.
Socializar con todos los funcionarios la implementación de los Planes y
programas.
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PLAN INSTIUCIONAL DE ARCHIVO PINAR
Código : PN-GDO-001
Versión: 003
Fecha de actualización: Enero de 2020
Realizar los cambios necesarios para la operación de la ventanilla única
conforme al AC-060 de 2001, asignando el personal y aplicando las normas
relacionadas.
24.8 Proyecto de remodelación y adecuación de la infraestructura de Gestión
Documental: Es necesario mencionar el espacio físico que ocupaban los archivos
de E.S.E Hospital La María, los documentos que se tienen para custodia, tanto de
archivo central, histórico y clínico, incluso los archivos de gestión, no contaban con
espacios adecuados, ya sea por falta de los mismos, o acumulación excesiva de
documentos y no se cumplía con la norma, la falta espacios, estantería y
archivadores, no garantizaba que se pudiera mantener una custodia y conservación
adecuada, así mismo el proceso de búsqueda y préstamo de documentos se
dificultaba por falta de organización de espacio, ya que no se podía tener la
documentación correspondiente a cada archivo en una misma ubicación.
Fue necesario crear un único espacio para la documentación, ahora los archivos
central e histórico están en un lugar adecuado y cumpliendo con la norma.