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MANUAL DE CALIDAD Página. 1 de 62 Vigencia. 15/02/2015
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CONTENIDO
1. OBJETIVO: ................................................................................................ 5
2. ALCANCE: ................................................................................................. 5
3. DEFINICIONES: ......................................................................................... 5
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ....................................................... 7
4.1. Entender el contexto de la organización .................................................... 7
4.2. Comprender las expectativas y necesidades de las partes interesadas .. 10
4.3. Establecer el alcance del sistema de gestión de calidad ......................... 13
4.4. Sistema de gestión de calidad ................................................................. 13
5. LIDERAZGO ............................................................................................ 15
5.1. Liderazgo y compromiso .......................................................................... 15
5.1.1. Liderazgo y compromiso para el Sistema de gestión de la calidad ....... 16
5.1.2. Enfoque hacia el cliente: ....................................................................... 17
5.2. Política de calidad .................................................................................... 18
5.3. Roles Responsabilidades y autoridades en la organización .................... 18
6. PLANIFICACIÓN DELSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ................. 20
6.1. Acciones para tratar riesgos y oportunidades. ......................................... 20
6.2. Objetivos de calidad y planificación para lograrlos ................................... 20
6.3. Planificación de los cambios .................................................................... 21
7. SOPORTE ................................................................................................ 21
7.1. Recursos .................................................................................................. 21
7.1.1. Generalidades ....................................................................................... 21
7.1.2. Personas ............................................................................................... 22
7.1.3. Infraestructura ....................................................................................... 23
7.1.4. Ambiente para la operación de los procesos ........................................ 23
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7.1.5. Recursos de seguimiento y medición ................................................... 24
7.2. Competencias .......................................................................................... 25
7.3. Toma de conciencia ................................................................................. 25
7.4. Comunicación Interna .............................................................................. 26
7.5. Información Documentada ....................................................................... 27
7.5.1. Generalidades ....................................................................................... 27
7.5.2. Creación y actualización ....................................................................... 27
7.5.3. Control de la información documentada ............................................... 28
8. OPERACIÓN ............................................................................................ 28
8.1. Planificación y control operacional ........................................................... 28
8.2. Determinación de los requisitos para los bienes y servicios .................... 30
8.2.1. Comunicación con el cliente ................................................................. 30
8.2.2. Determinación de los requisitos relativos a los bienes y servicios ........ 31
8.2.3. Revisión de los requisitos con los bienes y servicios ............................ 32
8.3. Diseño y desarrollo de los bienes y servicios ........................................... 33
8.4. Control de los bienes y servicios suministrados externamente ................ 33
8.4.1. Generalidades ....................................................................................... 33
8.4.2. Tipo de alcance de control de producción externa ................................ 34
8.4.3. Información para los proveedores externos .......................................... 34
8.5. Producción y prestación de servicio ......................................................... 35
8.5.1. Control de la prestación del servicio ..................................................... 35
8.5.2. Identificación y trazabilidad ................................................................... 36
8.5.3. Propiedad perteneciente a los clientes y proveedores externos ........... 37
8.5.4. Preservación ......................................................................................... 37
8.6. Liberación de los bienes y servicios ......................................................... 38
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8.7. Control de los elementos de salida de los procesos, bienes y servicios no
conformes .......................................................................................................... 39
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO .......................................................... 40
9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación .......................................... 40
9.1.1. Generalidades ....................................................................................... 40
9.1.2. Satisfacción del cliente.......................................................................... 41
9.1.3. Análisis y evaluación ............................................................................. 42
9.2. Auditoria interna ....................................................................................... 43
9.3. Revisión por la dirección .......................................................................... 44
10. MEJORA .................................................................................................. 45
10.1. Generalidades ....................................................................................... 45
10.2. No conformidad y acción correctiva ...................................................... 46
10.3. Mejora continua .................................................................................... 46
ANEXOS ............................................................................................................ 47
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1. OBJETIVO:
Detallar el sistema de gestión de la calidad de la empresa TRANSPORTES AR
S.A.S. así como todos los requisitos bajo la norma ISO 9001:2015 que conforman
los aspectos que integran el SGC.
2. ALCANCE:
El manual de calidad que se describe en este documento abarca todos los
procesos de la organización que se encuentran involucrados en el sistema de
gestión de calidad de la empresa TRANSPORTES AR S.A.S.
3. DEFINICIONES:
Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no Conformidad potencial u otra situación potencialmente
indeseable.
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Anexos: los anexos contienen información que complementa el
documento, pueden ser: tablas, gráficos, comunicados, actas y formatos.
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple
con los requisitos.
Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un bien y/o servicio.
Documento: es un medio donde se consigna la información necesaria de
una actividad en específico. Se puede realizar en medios magnéticos o
impresos.
Mejora continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la
capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia
objetiva de actividades desempeñadas.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda
entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan
el logro de sus objetivos.
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Satisfacción del cliente: Grado de cumplimiento con respecto a las
expectativas y exigencias del cliente.
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
4.1. Entender el contexto de la organización
Reseña histórica
La empresa transportes AR S.A.S. nace en el año 2009 como una organización
familiar y entre diciembre 2009 y febrero del año 2011 inicia operaciones
facturando como persona natural.
Debido al crecimiento de la empresa, en marzo 07 del año 2011 se constituyó la
Compañía como “TRANSPORTES AR S.A.S.” y el objeto Comercial inicial de la
Compañía fue el Transporte de Carga dedicado inicialmente a transportes de
vehículos movilizados en “NIÑERAS” y transporte de los mismos por sus propios
medios principalmente a las ciudades de Bogotá y Medellín y actualmente a las
ciudades de Pereira, Armenia, Manizales, Tuluá, Ibagué y Bucaramanga así como
a diversos puntos de la ciudad de Cali, lo anterior gracias al crecimiento de la
empresa y la adquisición de nuevos clientes.
El parque automotor de la empresa transportes AR S.A.S. empezó a formarse en
el año 2009 con la prestación del servicio en una Niñera para los servicios que
ofrece la organización y al mismo tiempo se inició operaciones en una oficina
ubicada en una Finca en el corregimiento de EL CORTIJO en YUMBO , valle del
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cauca. En el año 2010 se compró un nuevo vehículo, en el año 2011 se
compraron dos vehículos más y en el año 2012 se compró la última de las
nodrizas con las que actualmente cuenta la organización.
La empresa actualmente se encuentra en un crecimiento constante y
evolucionando en su campo de acción, desde el año 2013 se inició con la oferta
de operaciones de Logística para el sector Concesionarios de Vehículos,
prestando servicios de Acopio (almacenamiento) de los mismos.
Para el desarrollo de estas operaciones la Compañía cambió su ubicación inicial y
alquiló un lote de terreno ubicado en la Urbanización Industrial Palmaseca, que
queda ubicado aledaño a la Zona Franca Palmaseca del Valle del Cauca con la
finalidad de prestar el servicio de Acopio y para el ahorro de costos de transporte y
combustible de traslados de vehículos desde los patios internos de la zona franca
Palmaseca. El lote de terreno se adecuó para la prestación del servicio de acopio,
embalaje de las propias niñeras y mantenimiento de las nodrizas. Además la
empresa está prestando servicio de Movilización de vehículos entre las zonas
francas: este servicio se presta en caravanas de conductores organizados.
La empresa cuenta con personal calificado y comprometido para prestar el mejor
servicio a sus clientes, actualmente la empresa desempeña sus labores con el
siguiente personal: gerente general, Jefe de logística, auxiliar de logística, auxiliar
contable, auxiliar de facturación, auxiliar logística en patios zona franca, 4
conductores y vigilante.
MISIÓN
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Brindar servicios logísticos de transporte de carga terrestre automotor por medios
propios y niñeras así como servicio de acopio.
Garantizando calidad y eficiencia en los servicios ofrecidos por medio de
personal idóneo y calificado y la infraestructura adecuada.
Ofreciendo información en tiempo real del estado del envío de los
vehículos.
Asesorando y presentado al cliente la mejor opción de servicio que
responda a sus necesidades.
VISIÓN
Seremos para el año 2020 una organización líder en la prestación de servicios de
transporte de carga terrestre automotor y servicios logísticos en el Valle del
Cauca, reconocida por su excelencia y la calidad del servicio brindado a nuestros
clientes.
POLITICA AMBIENTAL
La empresa TRANSPORTES AR S.A.S. trabajará en conjunto con todos sus
colaboradores y la dirección de la organización para asegurar la disminución de
los impactos y prevención de la contaminación en el ambiente derivados de las
actividades de la misma.
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Por este motivo la organización se compromete con la utilización óptima de todos
los insumos necesarios para el desarrollo de los servicios ofrecidos por la empresa
de tal forma que se minimice la contaminación que las mismas actividades puedan
generar.
Uno de los objetivos principales para TRANSPORTES AR S.A.S. en términos
medioambientales es mantenernos en el marco legal actual que aplique a nuestra
actividad económica así como realizar un seguimiento constante de los requisitos
que se deriven de las nuevas normativas.
4.2. Comprender las expectativas y necesidades de las partes
interesadas
La empresa TRANSPORTES AR S.A.S. Considera las siguientes partes
interesadas:
- Proveedores
- Clientes
- Funcionarios de la organización
- Entorno
PROVEEDORES
LISTA DE PROVEEDORES
- Camiones JAC
- Estación de servicios PALMASECA
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- Almacén Auto Partes – Accesorios
- Papelería la 14
La colaboración directa de los proveedores hacia TRASNPORTES AR
S.A.S es fundamental para el desarrollo de la actividad económica de la
organización, las entregas correctas y en el tiempo apropiado facilitaran la
prestación de un servicio de alta calidad en la entrega de vehículos. Por
otro lado los proveedores de la organización pueden esperar un
compromiso absoluto por parte de la compañía, en el sentido de pagos
oportunos según las condiciones pactadas.
CLIENTES
LISTA DE CLIENTES
Centralmotor
Brachoautos
Fanalca
SIDA
Centromotor
Metrokia
Motorkia
Autocom
CIVECHI
Autorion
Autos de Risaralda
Andinamotors
Logiteca
Kia Plaza
El principal interés de la empresa TRANSPORTES AR S.A.S. con sus clientes es
el de brindar servicios con los mayores estándares de calidad posibles y buscando
siempre el beneficio de ambas partes.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
La organización quiere caracterizarse por cumplir todos los acuerdos que se
estipulen al inicio de las negociaciones entre la empresa y sus clientes con el fin
de brindarle la mayor satisfacción al mismo y conservar su fidelidad con la
compañía.
TRANSPORTES AR S.A.S. busca lograr lo mencionado anteriormente teniendo
como principio una comunicación respetuosa y servicial con cada uno de sus
clientes.
FUNCIONARIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Para TRANSPORTES AR S.A.S. son primordiales sus colaboradores y su
bienestar ya que son estos quienes con sus labores le dan vida a la empresa.
Por tanto la organización comprende y se compromete a que siendo los
trabajadores el motor de la misma, quienes comprometidos día a día brindan lo
mejor para generar servicios con la mayor calidad posible, tengan sistemas de
motivación acordes a sus labores así como capacitaciones de ser necesarias para
un mejoramiento continuo.
De igual forma es necesario que los funcionarios tengan presente que deben tener
y adquirir los conocimientos necesarios para la ejecución de sus puestos y deben
cumplir los lineamientos estipulados por TRANSPORTES AR S.A.S.
ENTORNO
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Para la organización es claro el hecho de que no depende solo de sus condiciones
internas sino que es de gran importancia el entorno y las situaciones exteriores
que afecten o beneficien de algún modo a la misma y que por la misma razón se
deben buscar estrategias que potencialicen las oportunidades y reduzcan el
impacto de las amenazas y de tal forma encontrar una estabilidad y equilibrio con
el entorno.
TRANSPORTES AR S.A.S. por medio del Anexo 1 - matriz DOFA pretende
evidenciar aspectos negativos y positivos tanto internos como externos que tiene
la empresa, de igual forma las estrategias para controlar estos y obtener
beneficios de las situaciones.
4.3. Establecer el alcance del sistema de gestión de calidad
El SGC documentado para la empresa TRANSPORTES AR S.A.S. bajo la norma
ISO 9001:2015 abarca cada uno de los procesos de la organización e involucra a
todos los funcionarios de la misma (desde la gerencia hasta los trabajadores
operativos) con el fin de ofrecer servicios con los mayores estándares de calidad
posibles y obtener así un alto grado de satisfacción de los clientes.
4.4. Sistema de gestión de calidad
Para la implementación del sistema de gestión de calidad que TRANSPORTES
AR S.A.S. decidió documentar bajo la norma ISO 9001:2015, se hace necesario
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definir los procesos estratégicos, misionales y de apoyo así como las relaciones
existentes entre ellos y que hacen parte del sistema de la empresa que serán la
base para un mejoramiento continuo organizacional.
Procesos estratégicos: Gestión Administrativa
Procesos misionales: Gestión de Transporte y Gestión de Acopio
Procesos de apoyo: Gestión de Calidad y Gestión de Facturación
Además es necesario realizar la caracterización de los procesos mencionados
anteriormente Ver Anexo 2 - Caracterización de Procesos y la relación entre los
mismos teniendo como eje principal las necesidades y satisfacción del cliente.
Figura 1: Mapa de procesos CAG Diseños Maderables
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5. LIDERAZGO
5.1. Liderazgo y compromiso
TRANSPORTES AR S.A.S. desde la gerencia está comprometida con la
mejora continua de la organización, por tal motivo ha decidido documentar
un sistema de gestión de la calidad y comprometer a todo su personal para
apoyar este proceso.
GESTIÓN DE
FACTURACIÓN
GESTIÓN DE
CALIDAD
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
5.1.1. Liderazgo y compromiso para el Sistema de gestión de la
calidad
Con el fin de respaldar la documentación del SGC y generar el compromiso
necesario en cada uno de los colaboradores, la gerencia estableció lo
siguiente:
Se le comunicó a todos los trabajadores de la organización el respaldo y la
importancia de documentar un sistema de gestión de la calidad para
realizar mejoras en los procesos y el direccionamiento interno buscando
brindar servicios con altos estándares de calidad para los clientes.
Con el fin de brindar apoyo en la elaboración del SGC la gerencia asignó la
responsabilidad de liderar el proceso al Jefe de Logística de la empresa.
Para llevar un control real en el estado de este proyecto se acordó hacer
evaluaciones periódicas en el desarrollo del mismo.
Tener en cuenta las nuevas actividades así como nuevos cargos que se
generen en la organización para mantener actualizada la documentación
del sistema de gestión de la calidad.
Garantizó los recursos necesarios para la documentación y buen desarrollo
del SGC.
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5.1.2. Enfoque hacia el cliente:
La comunicación con el cliente es muy importante para la organización ya
que se requiere conservar y fidelizar a los mismos, además es necesario
tener en cuenta la opinión de los clientes frente a los servicios ofrecidos
para así corregir debilidades que puedan generar ventajas competitivas a la
competencia y atraer los clientes actuales y potenciales para
TRASPORTES AR S.A.S.
Como soporte de lo mencionado anteriormente, en el presente manual de
calidad en el numeral 8.2. Determinación de los requisitos para los bienes y
servicios se consideran cada uno de los aspectos relevantes y de suma
importancia que tienen relación directa con los clientes y que a su vez
buscan la satisfacción del cliente con lo brindado por la organización.
Dicho numeral 8.2. Contiene los siguientes apartados: 8.2.1. Comunicación
con el cliente, 8.2.2. Determinación de los requisitos relativos a los bienes y
servicios y 8.2.3. Revisión de los requisitos con los bienes y servicios
Como complemento de los numerales mencionados anteriormente que
buscan mostrar el enfoque hacia el cliente que la empresa tiene, en el
numeral 9.1.2. Satisfacción del cliente, se analiza la percepción del cliente
en lo concerniente a su satisfacción y el cumplimiento de los requisitos y
sus necesidades.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
5.2. Política de calidad
TRANSPORTES AR S.A.S. se preocupa por prestar servicios de transporte de
carga automotor y acopio de alta calidad certificando sus entregas, haciéndolo en
el menor tiempo posible y garantizando el perfecto estado de los vehículos; Para
lo anterior la empresa cuenta con personal idóneo, con gran experiencia en el
campo de acción en que se desarrollan las actividades, y con:
INTEGRIDAD PERSONAL: como expresión de disciplina, orden, respeto,
honestidad y entusiasmo.
CREATIVIDAD E INNOVACIÓN: Como parte de nuestro reto diario para el
mejoramiento continuo.
CONSCIENCIA: En la práctica de un trabajo libre de errores y
COMPROMISO: leal con la organización y con las realizaciones de calidad.
Ver Anexo 3 - Matriz de Juran.
5.3. Roles Responsabilidades y autoridades en la organización
Es necesario y primordial para una correcta comunicación y manejo de
responsabilidades dentro de TRANSPORTES AR S.A.S. que sus colaboradores
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tengan claridad sobre los roles que desempeñan y los niveles de autoridad
correspondientes.
Con el fin de evidenciar lo mencionado anteriormente, se presenta el organigrama
de la organización. Ver Figura 2 y la descripción de las actividades y las
responsabilidades de cada uno de los funcionarios. Ver ANEXO C – MANUAL DE
FUNCIONES
Figura 2. Organigrama
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
6. PLANIFICACIÓN DELSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
6.1. Acciones para tratar riesgos y oportunidades.
Con el fin de organizar la información sobre los riesgos que se puedan presentar
en TRANSPORTES AR S.A.S. y visualizar su magnitud, se desarrolla e
implementa u mapa de riesgos que servirá como medio para diseñar las
estrategias adecuadas para su manejo.
Ver ANEXO D – MAPA DE RIESGOS.
6.2. Objetivos de calidad y planificación para lograrlos
La empresa TRANSPORTES AR S.A.S. ha designado objetivos de calidad para
cada uno de sus procesos los cuales serán controlados por indicadores que
permitirán verificar el cumplimiento de las metas establecidas y necesarias;
Además se asignaron actividades específicas que van enfocadas al cumplimiento
de dichos objetivos.
Ver Anexo 4 - Objetivos de calidad
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
6.3. Planificación de los cambios
Para mantener actualizado el sistema de gestión de la calidad documentado para
la empresa TRANSPORTES AR S.A.S., esta realiza desde la gerencia pero
involucrando cada nivel de la organización, revisiones bimestrales de la mejora
continua que se pretende alcanzar con cada proceso realizado al documentar
estos bajo la norma ISO 9001:2015, así como mesas de trabajo para enfrentar y
definir los cambios.
Además se tienen en cuenta cada una de las partes interesadas y que se
involucran de alguna forma con la empresa (partes especificadas en el numeral
4.1.) para asegurar así que los cambios presentados no generen un impacto
negativo en ninguna de ellas.
7. SOPORTE
7.1. Recursos
7.1.1. Generalidades
La empresa TRANSPORTES AR S.A.S. es consciente de la necesidad de una
correcta aplicación, retroalimentación y mantenimiento del sistema de gestión
documentado, es por esta razón que la organización establece los recursos
necesarios no solo económicos, también el recurso humano, tecnológico y
cualquier otro necesario para dar cumplimiento a los requerimientos del
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sistema de gestión de la calidad y asegurar así la satisfacción del cliente al
cumplir con sus requisitos y necesidades.
7.1.2. Personas
En TRANSPORTES AR S.A.S. es indispensable contar con colaboradores
que generen valor agregado a la empresa y que sean competentes en cada
una de sus actividades designadas, además para cumplir con los objetivos
de calidad, la organización tiene claro que debe tener unos lineamientos de
cada puesto para contar con personal idóneo y garantizar así una armonía
entre los trabajadores, la gerencia y los clientes.
Es necesario que cada uno de los funcionarios que hacen parte de la
empresa TRANSPORTES AR S.A.S. tenga total conocimiento y
entendimiento de sus funciones y responsabilidades sin importar la
periodicidad de estas y por tal razón el detalle de cada actividad con su
nivel de autoridad y grado de responsabilidad se especifican en el manual
de funciones de la organización.
Como complemento a lo expuesto anteriormente, desde la gerencia y con el
apoyo del Jefe de Logística que se encuentra a cargo tanto del área
administrativa como de la operativa se comprometen y aseguran la
vinculación de nuevos funcionarios bajo los mínimos requisitos para ocupar
un puesto en la empresa, los conocimiento técnicos, experiencia, actitudes
y aptitudes indispensables para ser parte de TRANSPORTES AR .S.A.S.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
7.1.3. Infraestructura
TRANSPORTES AR S.A.S. ha garantizado la infraestructura optima a nivel
operativo y administrativo para el desarrollo y prestación de sus servicios,
como muestra de lo anterior la empresa acaba de realizar una ampliación
del lote donde ofrece servicio de acopio y donde se encuentra ubicada la
oficina administrativa, esto con el fin de brindar espacios óptimos para el
desarrollo de las actividades.
Con una estratégica ubicación e infraestructura adecuada para las
necesidades de la empresa debido a su razón social, TRANSPORTES AR
S.A.S. brinda a cada eslabón de su cadena las herramientas, espacio,
equipo y recursos logísticos necesarios para ofrecer servicios con altos
niveles de calidad.
Además, la organización realiza análisis periódicos sobre la necesidad que
se tiene según el crecimiento de la organización para reestructuración o
adecuación de nuevos equipos, herramientas, entre otros.
7.1.4. Ambiente para la operación de los procesos
Debido a la actividad económica de la empresa TRANSPORTES AR S.A.S. y
el ambiente en el que la mayoría de actividades son desarrolladas son mínimas
las especificaciones o requerimientos necesarios para ejecutar las funciones;
para el desarrollo de las actividades operativas contar con gran espacio para la
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
movilización de los vehículos y el cargue y descargue de las niñeras y tener las
herramientas necesarias de protección personal y vehicular es suficiente, para
el mantenimiento de las nodrizas al ser abierto el espacio no se generan
problemas de falta de luz, sin embargo la empresa ha instalado lámparas para
asegurar la iluminación adecuada en caso de oscuridad. Para el desarrollo de
las actividades administrativas si es necesario contar con excelente
iluminación, ventilación y espacios adecuados para la oficina y los equipos que
en esta se disponen.
TRANSPORTES AR S.A.S. brinda a sus colaboradores todos los elementos de
protección personal (Traje, guantes, botas, etc.) y vehicular (arneses, cadenas,
entre otros) para velar por la seguridad de cada integrante en el ambiente de
trabajo, de igual manera tiene los planes de contingencia necesarios para
atender las situaciones que afecten la salud y forma física de los trabajadores.
7.1.5. Recursos de seguimiento y medición
TRANSPORTES AR S.A.S. hace uso de documentación y recursos
necesarios para llevar un control y seguimiento de los servicios ofrecidos
por la misma y sus colaboradores con el fin de garantizar siempre la
satisfacción del cliente por medio de servicios de calidad (desde el contacto
inicial hasta la entrega final).
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
Para dicho seguimiento y control de las actividades desarrolladas la
empresa genera soportes de salida y llegada de los vehículos con firma de
los interesados y observaciones sobre la calidad del servicio, de igual forma
control del estado de las niñeras autorizadas para viaje por el mecánico con
revisiones después de cada viaje, entre otras medidas, garantizan a la
empresa altos estándares de calidad.
7.2. Competencias
La formación necesaria al igual que las competencias requeridas para
desempeñar cada cargo dentro de la organización están estipuladas en el manual
de funciones de la empresa, además TRANSPORTES AR S.A.S. brinda
capacitación en los aspectos necesarios tanto operativos como administrativos
para garantizar la correcta realización de las actividades propuestas.
Ver ANEXO C – MANUAL DE FUNCIONES
7.3. Toma de conciencia
Es indispensable para TRANSPORTES AR S.A.S. que cada uno de sus
colaboradores tenga plena conciencia y claridad de la importancia que tienen sus
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funciones dentro de la organización y el valor agregado que dan estas a la cadena
de servicio que ofrece la empresa.
Además es necesario generar sentido de pertenencia por la empresa ya que esto
garantiza que las actividades se realicen con mayor calidad y compromiso por
parte de los trabajadores. Lo anterior se logra con la interiorización de aspectos
tales como:
- El direccionamiento estratégico
- Los objetivos y política de calidad
- Las responsabilidades de cada cargo
- La documentación respectiva de cada cargo
También es importante realizar evaluaciones al personal con el fin de conocer el
nivel de compromiso que se siente por la empresa al igual que el grado de
conciencia que se tiene sobre la importancia de su cargo en la organización para
así tomar las medidas correspondientes.
Ver Anexo 5 - Encuesta toma de conciencia.
7.4. Comunicación Interna
Para el éxito de cualquier labor la comunicación juega el papel más importante ya
que con un buen manejo interno de esta, la empresa realiza procesos más limpios
y eficientes, es por esto que la empresa TRANSPORTES AR S.A.S. ha
establecido los siguientes puntos:
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
Reuniones mensuales entre la gerencia y el jefe de logística.
Reuniones semanales entre el jefe de logística y los colaboradores
(Conductores, Mecánicos, Auxiliares).
Reuniones mensuales para evaluar y comunicar el cumplimiento de los
objetivos corporativos.
7.5. Información Documentada
7.5.1. Generalidades
La documentación del sistema de gestión de la calidad de la empresa
TRANSPORTES AR S.A.S. está basado en los requisitos de la norma ISO
9001:2015, además se apoya en los documentos necesarios por la organización
para la ejecución de sus actividades.
En el presente documento (Manual de Calidad) se especifica la estructura del
SGC, la referencia de los documentos vinculados según los requisitos del mismo y
los alcances y exclusiones que se tengan para y con la organización.
7.5.2. Creación y actualización
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
Para la correcta creación y actualización del sistema de gestión de calidad
documentado para la empresa TRANSPORTES AR S.A.S. se estableció un
procedimiento para especificar los detalles del conjunto de actividades que hacen
parte del diseño y mantenimiento del SGC, dicha información se evidencia como
un listado maestro de documentos. Ver Procedimiento Control de documentos
en ANEXO B – MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
7.5.3. Control de la información documentada
Para efectuar el seguimiento de la documentación del sistema de gestión de la
calidad de la empresa TRANSPORTES AR S.A.S. se diseñó un procedimiento
específico para el control de la información, la ejecución y mantenimiento de la
misma con el fin de garantizar que las actividades desarrolladas satisfagan los
lineamientos del SGC.
Ver GC-PR-002 Control de registros.
8. OPERACIÓN
8.1. Planificación y control operacional
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
TRANSPORTES AR S.A.S. planifica estrategias de cumplimiento de los
lineamientos del sistema de gestión de calidad que garanticen la correcta
ejecución de las actividades correspondientes a los servicios ofrecidos por la
empresa, esto con el fin de garantizar altos estándares de calidad que se traducen
en la satisfacción de los requerimientos y necesidad del cliente.
Las estrategias empleadas por la organización no se basan solo en la
interiorización por parte de sus colaboradores del SGC para cumplir con los
requisitos de este, también los requisitos legales, y las necesidades de cada una
del as partes involucradas con la organización y la prestación final del servicio.
Para la planificación y control de las actividades necesarias para que la
organización ofrezca un servicio de excelente calidad, se deben tener en cuenta
los siguientes aspectos: Necesidades y requisitos del cliente, conocimiento pleno
del servicio ofrecido, objetivos y políticas de calidad y documentación de los
procedimientos que hacen parte de los servicios que brinda la empresa.
Ademas para ejecutar de manera correcta lo expuesto anteriormente es
indispensable un excelente canal de comunicación entre todas las partes que
conforman TRANSPORTES AR S.A.S. (Gerencia, Colaboradores, Clientes) ya
que esto asegura el buen manejo de la información que es indispensable para el
buen desarrollo de las actividades y que repercute directamente en la satisfacción
del cliente.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
8.2. Determinación de los requisitos para los bienes y servicios
8.2.1. Comunicación con el cliente
En TRANSPORTES AR S.A.S. es primordial manejar una excelente relación y
comunicación con los clientes pues son estos quienes dan vida a la
organización y a quienes se quiere brindar un servicio con altos estándares de
calidad. Por esta razón es indispensable tener canales de comunicación
establecidos entre la empresa y el cliente con el fin de hacer más óptima la
trasferencia de información.
Los principales medios de comunicación utilizados por la empresa son:
o Llamadas telefónicas – Con Jefe de Logística y Auxiliar de Logística
o Correos electrónicos (Empresariales) – Con Gerencia y Jefe de
Logística
o Presencial. visitas corporativas – Jefe de Logística
Por dichos canales la información que con mayor frecuencia se maneja con los
clientes es:
o Información sobre los servicios ofrecidos por la empresa
(Cotizaciones)
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
o Información del estado del envío de los vehículos o retiro de zona
franca.
o Horarios de entrega, horarios laborales en lote para acopio.
o Quejas, solicitudes, peticiones y reclamos.
8.2.2. Determinación de los requisitos relativos a los bienes y
servicios
Los requisitos que tienen relación con los servicios ofrecidos por la empresa
TRANSPORTES AR S.A.S. son establecidos principalmente por las
necesidades y requerimientos del cliente pero también se deben tener en
cuenta otros aspectos.
Los siguientes son todos los requisitos relativos al servicio de la organización:
Necesidades y requerimientos del cliente (Retiros de zona franca,
movilización de vehículos, día y hora de entrega, etc)
Límites y requisitos legales y normativos según la razón social del a
organización.
Parámetros a cumplir con lo correspondiente al uso, mantenimiento y
disposición de las nodrizas.
Requisitos del entorno.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
8.2.3. Revisión de los requisitos con los bienes y servicios
TRANSPORTES AR S.A.S. para brindar siempre servicios con altos estándares
de calidad se preocupa por realizar una correcta revisión de los requisitos y
cumplimiento de los mismos de los servicios ofrecidos por la misma antes de su
ejecución y entrega final. Para lo anterior la organización:
Realiza una evaluación de los requisitos establecidos para el servicio a
brindar tanto en el momento de la planeación del mismo como en el
momento previo a la finalización del servicio para garantizar el
cumplimiento de dichos requisitos y por ende la satisfacción del cliente.
Compara los requisitos iniciales y el estado final en el que se encuentra el
servicio ofrecido por la empresa con el fin de garantizar que se cumplan a
cabalidad estos.
Evidenciar el estado inicial y el final de la ejecución de los servicios que
brinda a sus clientes la organización para verificar el cumplimiento de los
requisitos, esto mediante registros de solicitud o requisitos iniciales y estado
de los mismos al entregar al cliente lo solicitado con las observaciones
pertinentes de no cumplirse lo acordado.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
Verificar los posibles cambios o modificaciones que se puedan generar en
los requisitos del servicio (Legales, normativos, del cliente, etc.) y hacer uso
de los medios de comunicación ya mencionados para asegurar que se
tengan en cuenta y que se incluyan en los registros y en la ejecución de lo
pertinente.
8.3. Diseño y desarrollo de los bienes y servicios
TRANSPORTES AR S.A.S. para establecer el diseño y desarrollo de los servicios
ofrecidos ha realizado y documentado en el manual de procedimientos los
documentos de carácter operativo, los cuales se determinan las actividades y
condiciones necesarias de conformidad con este numeral.
8.4. Control de los bienes y servicios suministrados externamente
8.4.1. Generalidades
Por la actividad económica de TRANSPORTES AR S.A.S. la mayoría de los
servicios ofrecidos son finalmente suministrados en el exterior de la oficina
principal, por lo general en otras ciudades. Por lo anterior, la organización ha
establecido seguimientos de las actividades necesarias para el desarrollo del
servicio (aprobaciones, observaciones, GPS, cámaras, etc.) así como una
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
comunicación constante con los clientes para conocer la satisfacción final de
los mismos y realizar las mejoras pertinentes de ser necesarias.
8.4.2. Tipo de alcance de control de producción externa
TRANSPORTES AR S.A.S. debido a su razón social por lo general no depende
de proveedores externos para brindar sus servicios, pero cuando existe gran
demanda por parte de los clientes y la empresa no tiene la capacidad para
movilizar vehículos se deben contratar terceros para el traslado en nodrizas.
Cuando lo anterior ocurre, la organización se asegura de contratar empresas
con todas las disposiciones legales requeridas para la movilización de
vehículos tanto de las nodrizas como de sus transportares, de igual forma
establece que cuando un tercero se contrata para el desarrollo del servicio
ofrecido la responsabilidad es de este hasta el momento en que el cliente se
encuentre satisfecho con lo recibido.
8.4.3. Información para los proveedores externos
Para la contratación de terceros o proveedores externos cuando por su
capacidad la empresa lo requiere el jefe de Logística debe asegurarse y
monitorear:
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
La empresa a subcontratar debe estar constituida legalmente con la razón
social necesaria para prestar este tipo de servicios.
Las nodrizas a utilizar deben estar en perfecto estado y tener la capacidad
necesaria para movilizar los vehículos acordados
El personal que trabaje para el proveedor debe contar con seguridad social
y todo lo requerido por ley para prestar el servicio de movilización.
Se debe monitorear el desarrollo de las actividades previas al servicio
requerido por los clientes así como la satisfacción de los mismos con la
entrega de lo solicitado.
Se establece por escrito que e el momento de la entrega al proveedor este
se hace responsable del manejo de la carga y entrega correcta al cliente y
que se cancelaran los pagos acordados una vez el cliente de su aprobación
con el servicio.
8.5. Producción y prestación de servicio
8.5.1. Control de la prestación del servicio
TRANSPORTES AR S.A.S. para brindar servicios con altos estándares de calidad
sabe que es necesario realizar el control de la prestación del servicio ofrecido,
para esto la empresa para monitorear y controlar cada uno de los factores de los
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
procesos que enmarcan la actividad económica de la misma tiene documentada
cada gestión con sus respectivos documentos de control y responsables.
La documentación está compuesta por el manual de procedimientos, donde se
establecen las actividades a desarrollar para la prestación de cada uno de los
servicios ofrecidos; El reglamento y lineamientos de los funcionarios y el manual
de funciones de la organización donde se establecen las funciones específicas y
responsabilidades de los colaboradores.
Con esta información los funcionarios de la organización tienen pleno
conocimiento de los controles que se deben ejercer en el desarrollo de las
actividades así como al realizar la entrega final de lo solicitado por el cliente.
8.5.2. Identificación y trazabilidad
Para TRANSPORTES AR S.A.S. el estado de las salidas o la entrega final de lo
solicitado en los requerimientos del cliente sobre los servicios ofrecidos, es de
gran importancia. Por lo anterior la empresa evidencia y realiza la trazabilidad de
los procesos por medio de soportes en la finalización de cada actividad con la
aprobación u observaciones necesarias para de tal forma garantizar la entrega
perfecta de lo solicitado o tomar acciones correctivas necesarias en cada paso
antes de la entrega final.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
8.5.3. Propiedad perteneciente a los clientes y proveedores
externos
TRANSPORTES AR S.A.S. además de ofrecer un servicio específico (Acopio) a
sus clientes debe almacenar vehículos de pertenencia tanto de los clientes como
de los proveedores externos cuando estos deben ser contratados, por esta razón
la empresa mediante rigurosos lineamientos y con conocimiento de todo el
personal hace excelente manejo de dicha propiedad.
Con controles por parte del Auxiliar de logística y del vigilante del lote donde los
vehículos se almacenan y quienes no solo controlan esto visualmente sino en
documento de Excel para seguimiento y libro físico de registros de entradas,
salidas y novedades la empresa garantiza a las partes interesadas el excelente
cuidado y seguridad de su propiedad.
8.5.4. Preservación
La empresa TRANSPORTES AR S.A.S. para preservar la propiedad especificada
en el numeral anterior establece principalmente la separación entre los vehículos y
el espacio que le corresponde a cada uno para procurar su buen estado. Por las
condiciones y el tipo de “mercancía” almacenar no existe ningún inconveniente en
que el lote sea abierto, expuesto a el clima pero como precaución cada día se
hace un recorrido por el lote en el que se comprueba que cada vehículo esté en
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
perfecto estado y con las condiciones de cuidado necesarias (ventanas y puertas
cerradas, plásticos de fábrica, etc.)
8.6. Liberación de los bienes y servicios
TRANSPORTES AR S.A.S. realiza los controles pertinentes en los puntos
estratégicos del desarrollo de las actividades para la prestación de sus servicios,
esto con el fin de evitar inconformidades en la entrega final al cliente por el no
cumplimiento de los estándares mínimos de calidad establecidos por la
organización.
Los siguientes son los mecanismos de control previos a la liberación del servicio
que la empresa establece:
Aprobaciones u observaciones por medio de correo electrónico
Diligenciamiento de manifiesto de carga con sus respectivas firmas de
quien entrega, carga, descarga y recibe, observaciones o aprobación.
Acta de entrega o “check list” (seguimiento interno de la empresa)
Inventario o “Acta de entrega y/o Movilización” (desde zona franca hasta
lugar final de destino)
Registro y seguimiento de minuta por vigilante en lote de acopio.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
8.7. Control de los elementos de salida de los procesos, bienes y
servicios no conformes
Para el control específico de los servicios no conformes que se presenten en el
desarrollo de las actividades, TRANSPORTES AR S.A.S. ha determinado lo
siguiente:
Verificar mecanismos de control especificados en el numeral anterior para
determinar punto exacto donde se presentó la no conformidad.
Establecer comunicación con el responsable para determinar causas que
desencadenaron la no conformidad en el servicio.
Comunicar al cliente la anormalidad y llegar acuerdo para brindar el servicio
con altos estándares de calidad y cumplimiento con todos los
requerimientos y condiciones planteadas inicialmente.
Además la organización ha planteado evaluaciones bimestrales de los elementos
o servicios no conformes para analizar variables reiterativas y asumir las acciones
correctivas necesarias.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.1.1. Generalidades
TRANSPORTES AR S.A.S. determina una serie de actividades y herramientas
que permiten realizar el seguimiento y la medición de los procesos de la
organización con el fin de garantizar un mejoramiento continuo y la aplicación y
cumplimiento de los lineamientos del sistema de gestión de la calidad.
Para el cumplimiento de los requerimientos y necesidades así como de la
satisfacción con los servicios ofrecidos a los clientes, la empresa ha determinado
lo siguiente:
Revisiones periódicas por la gerencia y el jefe de logística del
cumplimiento y el desempeño organizacional.
Realización de controles permanentes por los responsables principales
de las actividades así como reuniones internas semanales para evaluar
lo ejecutado.
Acciones correctivas y preventivas
Análisis de peticiones, quejas y reclamos manifestados por los clientes y
diseño de estrategias para eliminar los causantes.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
Control de los servicios no conformes
Análisis de cumplimento de indicadores
Análisis de informes de gestión de los procesos.
9.1.2. Satisfacción del cliente
Para TRANSPORTES AR S.A.S. es indispensable realizar un seguimiento y
evaluación del desempeño de la organización directamente con los clientes y la
satisfacción de los mismos frente a los servicios ofrecidos y recibidos.
Por lo anterior la empresa utiliza los mecanismos de comunicación necesarios
para realizar el correcto seguimiento y análisis del grado real de satisfacción de los
clientes y las causas de insatisfacción o no conformidad para mostrar la
importancia a estos del compromiso de la organización y su gerencia por brindar
siempre servicios con altos estándares de calidad a través de la mejora continua.
Como soporte, la empresa apoya su gestión en los documentos y elementos de
control que manifiestan la aprobación del cliente por lo recibido así como las
observaciones pertinentes de ser necesarias. Además reuniones presenciales con
los representantes de las partes hacen que el cliente sienta q es una prioridad y
que se tiene muy en cuenta su opinión y claro está su satisfacción con la
organización.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
9.1.3. Análisis y evaluación
TRANSPORTES AR S.A.S. en conjunto con las acciones y parámetros
establecidos en los numerales anteriores se preocupa por el correcto análisis y
evaluación de los resultados de la empresa frente a los requisitos del sistema de
gestión de la calidad.
La empresa establece que no solo tiene en cuenta los mecanismos de control ya
especificados sino a la misma en contexto y como un todo (la situación del
mercado, el estado de sus servicios, funcionarios, etc.). Lo anterior con el fin de
realizar un análisis más coherente y apropiado para la evaluación del desempeño
de la organización.
Además de lo mencionado anteriormente, la organización considera los siguientes
aspectos:
Satisfacción y percepción del cliente evaluada a través de encuestas y
análisis de PQRS así como la conformidad de los requisitos del servicio.
Comités de calidad para el análisis de mejora de los procesos.
Análisis de clientes, proveedores externos, etc.
A partir del análisis de los datos mencionados, la empresa determinan los planes
de acción necesarios para el mejoramiento continuo de la empresa y sus los
procesos.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
9.2. Auditoria interna
Aunque TRANSPORTES AR S.A.S. No cuenta con un departamento o área
encargada solo del sistema de gestión de calidad ni las auditorías internas y
externas, la empresa ejecuta periódicamente revisión de la conformidad de los
requisitos del sistema de gestión de calidad, para ello realiza auditorias
planificadas a los procesos con el fin de determinar:
Eficacia en la implementación del sistema de gestión de la calidad.
Conformidad de los requisitos del cliente y normativos dentro del
sistema de gestión de la calidad
Además la empresa determinó hacer uso de un outsourcing para realizar el
programa y el plan de auditoria así como las listas de verificación de apoyo para la
realización de auditoria a los procesos y los informes de resultado de la ejecución
del proceso de auditorías internas.
La gerencia y jefe de logística como responsables de los procesos los procesos
auditados se encargan de implementar acciones correctivas y de mejora que
eliminen la causa raíz de los hallazgos de auditoria, y es responsabilidad de la
gerencia evaluar la efectividad de dichas acciones.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
9.3. Revisión por la dirección
La gerencia de TRANSPORTES AR S.A.S. se hace cargo de la revisión del
sistema de gestión de la calidad trimestralmente, esto con el fin de evaluar la
conformidad del sistema así como su eficacia y arrojar como resultado la
planificación e implementación de acciones de mejora que apliquen a los procesos
de la organización.
Como parte de la revisión por parte de la gerencia y el apoyo del jefe de logística,
se deben evaluar los siguientes aspectos según lo estipulado por la norma:
Informes de Revisión
Dentro de los informes de revisión se deben contemplar:
Los resultados de auditorías internas y externas
Análisis de satisfacción del cliente (PQR, encuestas de satisfacción,
etc.)
Acciones correctivas y preventivas tomadas
Análisis de indicadores
Cambios en la planificación del sistema de gestión de calidad
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
Resultados de la Revisión
Después de analizar los informes mencionados anteriormente, la gerencia de la
empresa durante la revisión del sistema de gestión de la calidad, deberá
garantizar las medidas necesarias para:
Mejoramiento continuo en la eficacia de los procesos de la organización.
Provisión de recursos necesarios para la conformidad del sistema de
gestión de calidad.
Mejoramiento de los procesos para el desarrollo de las actividades
necesarias para brindar los servicios.
10. MEJORA
10.1. Generalidades
TRANSPORTES AR S.A.S. establece mecanismos para el mejoramiento de la
eficiencia del sistema de gestión de la calidad, estos se basan y apoyan en el
direccionamiento estratégico de la organización, la política y objetivos de calidad,
la evaluación de indicadores, resultados de auditorías, tratamiento de servicios no
conformes, peticiones, quejas y reclamos por parte del cliente, revisiones por la
gerencia y demás aspectos que permitan establecer mejoras de los puntos críticos
y las no conformidades e insatisfacciones del cliente.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
10.2. No conformidad y acción correctiva
TRANSPORTES AR S.A.S. para realizar el correcto tratamiento de las mejoras
necesarias en las no conformidades que pueden afectar el sistema de gestión de
la calidad y la implementación de las acciones correctivas, ha establecido las
siguientes acciones:
Identificación de no conformidades
Evaluación de las causas de las no conformidades
Acciones correctivas y de mejora que eliminen la causa raíz de la no
conformidad
Revisar la efectividad de las acciones tomadas para la eliminación de la
causa
Evidenciar los resultados de las acciones tomadas
10.3. Mejora continua
Para garantizar el cumplimiento continuo del sistema de gestión de la calidad y por
ende de los objetivos de la organización, la gerencia y la jefe de logística como
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
representante de las funciones administrativas y operativas de TRANPORTES AR
S.A.S. son las encargadas y responsables de la toma de decisiones en busca de
un mejoramiento continuo.
ANEXOS
ANEXO 1: Matriz DOFA
ANEXO 2
Caracterización de procesos
Gestión Administrativa
Gestión de Transporte
Gestión de Acopio
Gestión de Facturación
ANEXO 3: Matriz de Juran
ANEXO 4: Objetivos de calidad
ANEXO 5: Encuesta toma de conciencia
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
ANEXO 1 MATRIZ DOFA
ANÁLISIS DOFA
FORTALEZAS
Conocimiento y experiencia por parte de los
trabajadores sobre el mercado de transporte
terrestre de carga automotor.
Infraestructura y equipos apropiados para la
ejecución de las tareas.
Compromiso de la gerencia de la organización
para la mejora continua de los procesos y
funcionamiento interno.
Buena relación con los clientes.
Localización accesible
Alta gamma de alternativas de distribución
Precios competitivos
DEBILIDADES
Inexistencia de direccionamiento estratégico
Se considera internamente que por el tamaño de la empresa no
hay una estructura administrativa
Los trabajadores no tienen definidas con claridad sus funciones
Existen responsabilidades compartidas que no permiten el
correcto flujo de información
Se presentan problemas internos de comunicación entre los
colaboradores que generan mal clima organizacional.
Sobre carga laboral en algunos puestos.
Equivocaciones en presupuestos de viáticos.
Falta de reglamento (deberes, derechos y sanciones) para los
trabajadores.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
OPORTUNIDADES
Posibilidad de adquirir vehículos para prestar un
servicio más eficiente.
Mercados potenciales que pueden ser atacados
por la organización.
Ampliar el portafolio de servicios para evitar
contratos con terceros
Insatisfacción de los clientes con empresas que
hacen parte de la competencia.
Crecimiento del mercado.
FO
DO
AMENAZAS
Competencia con mayor experiencia en el
mercado y musculo financiero.
Restricciones legales de carga en el territorio
nacional.
Incrementos en el valor de los impuestos e
insumos necesarios para prestar el servicio.
FA
DA
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TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
ESTRATEGIAS DE LA MATRIZ DOFA
ESTRATEGIAS FO:
Realizar visitas a clientes que puedan estar insatisfechos con los servicios de la competencia para ofrecer por
medio de la habilidad y experiencia de nuestros colaboradores y precios atractivos un mejor servicio que nos
permita fidelizar estos nuevos clientes.
Adquirir vehículos nuevos con mayor capacidad que sirvan para que la organización compita en nuevos mercados
y por clientes de mayor tamaño, confirmando con esto la disposición de la gerencia hacia la mejora continua.
ESTRATEGIAS DO:
Realizando y dando cumplimiento al direccionamiento estratégico de la empresa y las políticas y objetivos de
calidad y seguridad la empresa tendrá mayores posibilidades de atacar exitosamente mercados en crecimiento, ya
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MANUAL DE CALIDAD Página. 51 de 62 Vigencia. 15/02/2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
que los clientes van a querer adquirir los servicios de logística por toda la seguridad y estabilidad que la
organización les brinda.
La posibilidad de ampliar el portafolio de servicios va a ser rentable sí los colaboradores tienen claro cuáles son
sus funciones y responsabilidades, para lo cual es útil un manual de funciones.
ESTRATEGIAS FA:
Realizar momentos de retroalimentación en doble dirección, donde la empresa a pesar de su corta trayectoria se
vea alimentada por todos los conocimientos y la experiencia que tienen los colaboradores pero además los
colaboradores deben estar siendo capacitados para conservar los estándares de calidad que la empresa necesita
para ser competitiva.
La excelente ubicación de la organización y sus diferentes alternativas de distribución son una herramienta para
superar las diferentes restricciones legales de carga en el país.
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MANUAL DE CALIDAD Página. 52 de 62 Vigencia. 15/02/2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
ESTRATEGIAS DA:
Se debe realizar un trabajo de direccionamiento estratégico donde se generen documento o información que
ayuden a que los colaboradores tengan claros los lineamientos de comunicación y jerarquías para de esta forma
tener un mejor flujo de información que ayude a la compañía a disminuir el impacto que genera la experiencia extra
que tiene la competencia.
La empresa debe estar en continua revisión para verificar que todos los procesos se estén llevando de buena
forma para esto la gerencia debe tener una reunión periódica con los funcionarios donde se corrijan los errores que
se puedan presentar. Esto dará paso a la mejora en la calidad del servicio que será una herramienta principal para
abrirse espacio en un mercado con competencia consolidada.
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MANUAL DE CALIDAD Página. 53 de 62 Vigencia. 15/02/2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
Anexo 2 - Caracterización de Procesos
Objetivo: Planear y ejecutar las estrategias de la organización que lleven a la
sasifacción del cliente y a la generación de rentabilidad para la orgaización
Responsable: Gerente General
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MANUAL DE CALIDAD Página. 54 de 62 Vigencia. 15/02/2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
Objetivo: Gestionar el proceso operativo de transporte de la organización, de forma
que se garanticen servicios con los mas altos estandares de calidad.
Responsable: Jefe de Logistica
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MANUAL DE CALIDAD Página. 55 de 62 Vigencia. 15/02/2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
Objetivo: Gestionar el proceso operativo de Acopio de la organización, de forma que
se garanticen servicios con los mas altos estandares de calidad.
Responsable: Jefe de Logistica
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MANUAL DE CALIDAD Página. 56 de 62 Vigencia. 15/02/2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
Objetivo: Gestionar el proceso administrativo de facturación de la empresa, de forma
que se garantice el cumplimiento de todas las actividades que tienen relación con este
proceso.
Responsable: Auxiliar de Facturación, Auxiliar de Logistica, Auxiliar Administrativa
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MANUAL DE CALIDAD Página. 57 de 62 Vigencia. 15/02/2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
Objetivo: Administrar el sistema de gestión de la calidad con el fin da garantizar la
conformidad de los requisitos del mismo.
Responsable: Gerente, Jefe de Logistica
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MANUAL DE CALIDAD Página. 58 de 62 Vigencia. 15/02/2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
ANEXO 3 MATRIZ DE JURAN
Criterio de evaluación
Relación directa = 5 Relación media = 3 Relación baja = 1
6 5 3 2 4 1
TOTAL
Calidad en el servicio
Cumplimiento con requisitos
del cliente
Normas de seguridad
Mejoramiento Continuo
Personal Capacitado
Precios razonables
5 Transporte Nodrizas
6x5x5=150 5x5x5=125 3x5x3=45 2x5x3=30 4x5x3=60 1x5x1=5
415
1 Transporte medios propios
6x1x3=18 5x1x5=25 3x1x3=9 2x1x1=2 4x1x1=4 1x1x3=3
61
4 Retiro vehículos zona franca
6x4x1=24 5x4x5=100 3x4x1=12 2x4x1=8 4x4x3=48 1x4x1=4
196
3 Acopio 6x3x5=90 5x3x3=45 3x3x1=9 2x3x3=18 4x2x1=8 1x3x5=15
185
2 Atención al cliente
6x2x5=60 5x2x5=50 3x2x1=6 2x2x5=20 4x2x3=24 1x2x5=10
170
TOTAL 342 345 81 78 144 37
59
MANUAL DE CALIDAD Página. 59 de 62 Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVOS DE CALIDAD
GESTIÓN DE TRANSPORTE
Versión. 01 Código: SGC-MC-001
Anexo 4 - Objetivos de Calidad
60
MANUAL DE CALIDAD Página. 60 de 62 Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVOS DE CALIDAD
GESTIÓN DE ACOPIO
Versión. 01 Código: SGC-MC-001
61
MANUAL DE CALIDAD Página. 61 de 62 Vigencia. 15/02/2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
ANEXO 5 - ENCUESTA TOMA DE CONCIENCIA
TRANSPORTES AR S.A.S.
Fecha: ____________
Esta encuesta tiene como objetivo evaluar el grado de satisfacción y conciencia que
usted tiene como funcionario de la empresa TRANSPORTES AR S.A.S.
Procedimientos en los que está involucrado: _________________________________
Marque con una X la respuesta que considere correcta:
1. ¿Entiende y aplica la misión y la visión de la organización?
a. SI
b. NO
2. ¿Entiende y aplica la política de calidad de la organización?
a. SI
b. NO
62
MANUAL DE CALIDAD Página. 62 de 62 Vigencia. 15/02/2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MC-001
3. ¿Su labor está orientada al cumplimiento de los objetivos fijados por la
organización?
a. SI
b. NO
4. ¿Considera que es buena la comunicación dentro de la organización?
a. SI
b. NO
5. ¿Sus opiniones son tenidas en cuenta dentro de la organización?
a. SI
b. NO
c. A VECES
1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Versión. 01 Código: SGC-MP
Elaboró
Revisó
Aprobó
Cargo
Nombre
Firma
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
2
CONTENIDO
PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN OPERATIVA PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE ACOPIO…………....….3 PROCEDIMIENTO RETIRO DE VEHICULOS DE ZONA FRANCA…………...........12 PROCEDIMIENTO MOVILIZACIÓN DE VEHICULOS POR MEDIOS PROPIOS.…20 PROCEDIMIENTO MOVILIZACIÓN DE VEHICULOS POR MEDIO DE NIÑERAS O NODRIZAS………………………………………………………………………………27 PROCEDIMIENTOS REQUISITOS DE LA NORMA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS………………………….…..….37 PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS……………………………….…….46 PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS………………………………….…54 PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA…………….……65
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE
ACOPIO
Versión. 01 Código: SGC-MP-001
PROCEDIMIENTO PARA ALMACENAMIENTO
EN CENTRO DE ACOPIO
4
PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE ACOPIO
OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es documentar todos los pasos, así como los
responsables correspondientes para el almacenamiento (acopio) de vehículos en
TRANSPORTES AR S.A.S.
ALCANCE:
El alcance de este procedimiento va dirigido al Jefe de Logística, Auxiliar de logística,
vigilante, conductores.
RESPONSABLES:
Los encargados de cumplir con el objetivo de este procedimiento son:
Jefe de logística
Auxiliar de Logística
Vigilante
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE ACOPIO
Versión. 01 Código: SGC-MP-001
5
GLOSARIO
ACOPIO: Reunir, juntar en cantidad alguna cosa
CENTRO DE ACOPIO: Son instalaciones administradas por una entidad donde
se concentran diferentes tipos de vehículos y marcas de diferentes clientes para
ser almacenados por un tiempo específico
ALMACENAMIENTO: acción y resultado de poner o guardar cosas en cantidad.
LIQUIDACION DE PARQUEADERO: Contabilizar y registrar la entrada y salida
de vehículos en el área de parqueo.
MINUTA: lista sistematizada, que guarda un orden e información, de
varios elementos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE ACOPIO
Versión. 01 Código: SGC-MP-001
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FLUJOGRAMA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE ACOPIO
Versión. 01 Código: SGC-MP-001
7
DESARROLLO:
Registrar entrada:
Responsable: Vigilante
Al ingresar al centro de acopio de TRANSPORTES AR S.A.S. se debe registrar el
vehículo en la minuta que se encuentra en la portería del lote indicando en este la fecha,
numero de chasis, marca y color, quien ingresa el vehículo y cliente.
Revisar estado:
Responsable: Auxiliar de Logística
Inspeccionar el estado interno y externo del vehículo, así como los accesorios que debe
tener en el momento en que se ingrese al centro de acopio. Al igual que el vigilante debe
llevar un control en cuadro de Excel para validar cantidad de vehículos almacenados.
Seleccionar área:
Responsable: Auxiliar de Logística
Elegir ubicación y área necesaria por el vehículo en el lote según especificaciones de
tiempo, espacio, cliente y órdenes de salida.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE ACOPIO
Versión. 01 Código: SGC-MP-001
8
Parquear:
Responsable: Auxiliar de Logística - Conductores
Llevar el vehículo hasta el área asignada y ubicarlo de forma adecuada teniendo en
cuenta los espacios mínimos entre los vehículos.
Ordenar salida:
Responsable: Jefe de Logística
Generar formato con las especificaciones del cliente enviadas previamente por correo
electrónico en el que autoriza la salida de uno o varios vehículos del centro de acopio.
Revisar estado final:
Responsable: Auxiliar de Logística
Inspeccionar el estado interno y externo del vehículo, así como los accesorios que debe
tener antes de salir del centro de acopio.
Registrar salida:
Responsable: Vigilante
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE ACOPIO
Versión. 01 Código: SGC-MP-001
9
Al salir del centro de acopio de TRANSPORTES AR S.A.S. se debe registrar el vehículo
en la minuta en esta la fecha, número de chasis, marca y color, quien ingresa el vehículo
y el cliente.
Liquidar parqueadero:
Responsable: Jefe de Logística
Contabilizar con el registro de entradas y salidas que debe llevar el auxiliar de logística y
con el respaldo de la minuta que el vigilante maneja, el tiempo de cada vehículo en el
centro de acopio de TRANSPORTES AR S.A.S. para facturar a los clientes.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE ACOPIO
Versión. 01 Código: SGC-MP-001
10
DOCUMENTOS
FORMATO MINUTA Y ARCHIVO EN EXCEL SEGUIMIENTO VEHICULOS
Fecha Hora Cliente No. Chasis Color Vehi. Tipo Vehi. Firma
ORDEN DE RETIRO O SALIDA
FECHA: ________
CLIENTE: _______________
No. Chasis Color Vehi. Tipo Vehi.
FIRMA CLIENTE: _______________________
LIQUIDACIÓN PARQUEADERO
Fecha ingreso Cliente No. Chasis
Fecha Retiro
Días en Acopio
Costo x Día Total
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE ACOPIO
Versión. 01 Código: SGC-MP-001
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE ACOPIO
Versión. 01 Código: SGC-MP-001
11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE ACOPIO
Versión. 01 Código: SGC-MP-001
Elaboró
Revisó
Aprobó
Cargo
Nombre
Firma
12
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE VEHICULOS DE ZONA FRANCA
Versión. 01 Código: SGC-MP-002
PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE
VEHICULOS DE ZONA FRANCA
13
PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE VEHICULOS DE ZONA FRANCA
OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es documentar todos los pasos, así como los responsables
correspondientes para el retiro de los vehículos de zona franca.
ALCANCE:
El alcance de este procedimiento va dirigido al Auxiliar de patios, Jefe de logística y
conductores
RESPONSABLES:
Los encargados de cumplir con el objetivo de este procedimiento son:
Jefe de logística
Auxiliar de patios
GLOSARIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE VEHICULOS DE ZONA FRANCA
Versión. 01 Código: SGC-MP-002
14
ZONA FRANCA: Es un territorio delimitado de un país donde se goza de algunos
beneficios tributarios, como la excepción del pago de derechos de importación de
mercancías, de algunos impuestos o la regulación de estos.
FLUJOGRAMA
PR
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE VEHICULOS DE ZONA FRANCA
Versión. 01 Código: SGC-MP-002
15
DESARROLLO:
Orden de retiro
Responsable: Jefe de Logística
Recibir por parte del cliente y por medio de correo electrónico el listado de los
vehículos que se desean retirar de zona franca indicando los últimos 6 números del
chasis.
Ingresar a zona franca
Responsable: Auxiliar de patios
El responsable del ingreso a los patios de zona franca, el auxiliar de patios, debe
autorizar su entrada en la portería principal para obtener el carnet de ingreso con el
que está autorizado para retirar vehículos como representante de TRANSPORTES
AR S.A.S.
Comprobar listado
Responsable: Auxiliar de patios
Comprobar en el listado realizado por la oficina de control del patio donde se deben
retirar los vehículos en zona franca la existencia de los mismos automóviles y que ya
tengan el alistamiento previo necesario para el retiro.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE VEHICULOS DE ZONA FRANCA
Versión. 01 Código: SGC-MP-002
16
Revisar vehículos
Responsable: Auxiliar de patios
El auxiliar de patios se encarga de verificar que lo vehículos que se van a retirar se
encuentren en excelente estado interno y externo, de igual forma se debe hacer un
inventario de los accesorios por cada vehículo según su referencia. De encontrarse
alguna observación o eventualidad se debe informar al a oficina de control y no se
podrá retirar el vehículo.
Autorizar vehículos
Responsable: Auxiliar de patios
En listado entregado por oficina de control en zona franca se deben resaltar los
vehículos que se van a retirar para aprobación y autorización. Para esto se debe
tomar un turno en la misma oficina que asignará el orden en que las diferentes
empresas que se dedican a la misma actividad serán atendidas y autorizadas. Con el
turno se deja el listado mencionado y se espera confirmación.
Retirar vehículos
Responsable: Auxiliar de patios
Cuando se tiene la aprobación del retiro de los vehículos de los patios de zona franca,
el auxiliar de patios debe movilizarlos hasta la portada principal de ZF Palmaseca
donde las autoridades pertinentes realizan la última inspección de
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE VEHICULOS DE ZONA FRANCA
Versión. 01 Código: SGC-MP-002
17
documentos y estado de los vehículos para otorgar completa responsabilidad al
representante de TRANSPORTES AR S.A.S.
Traslado a centro de acopio
Responsable: Auxiliar de patios – Conductores.
El auxiliar de patios con los conductores de la empresa y el auxiliar de logística de ser
necesario se encargan de movilizar los vehículos retirados desde los patios hasta el
centro de acopio de la organización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE VEHICULOS DE ZONA FRANCA
Versión. 01 Código: SGC-MP-002
18
LISTADO DE VERIFICACIÓN
vin IMB Status
Instalaciones INST Versión Color
Transportador Autorizado
Destino Fecha
Alistamiento Fecha Fin
Alistamiento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE VEHICULOS DE ZONA FRANCA
Versión. 01 Código: SGC-MP-002
19
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE VEHICULOS DE ZONA FRANCA
Versión. 01 Código: SGC-MP-002
Elaboró
Revisó
Aprobó
Cargo
Nombre
Firma
20
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIOS PROPIOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-003
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE
VEHICULOS POR MEDIOS PROPIOS
21
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIOS PROPIOS
OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es documentar todos los pasos, así como los
responsables correspondientes para el transporte de vehículos por medios propios.
ALCANCE:
El alcance de este procedimiento va dirigido al auxiliar de patios, Jefe de logística, y
conductores.
RESPONSABLES:
Los encargados de cumplir con el objetivo de este procedimiento son:
Auxiliar de Patios
Jefe de Logística
conductores
GLOSARIO
MEDIOS PROPIOS: Los conductores se encargan de manejar cada vehículo que se
debe movilizar a un sitio o ciudad especifica sin el uso de las nodrizas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIOS PROPIOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-003
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FLUJOGRAMA
PR
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIOS PROPIOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-003
23
DESARROLLO
Orden de movilización
Responsable: Jefe de Logística
Autorización por parte del cliente dirigida a la empresa y la jefe de logística, esta
orden de retiro del vehículo de zona franca o centro de acopio debe tener las
especificaciones de origen, destino e información del vehículo.
Revisar vehículo
Responsable: Auxiliar de Logística
Revisión visual interna y externa del vehículo así como de los accesorios que
según su referencia deban de tener.
Planear viaje
Responsable: Jefe de Logística
La jefe de logística según el origen y el destino asigna ruta óptima y posibles
sitios de parada de descanso y tanqueo para el vehículo que está movilizando el
conductor.
Asignar viáticos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIOS PROPIOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-003
24
Responsable: Jefe de Logística
Según la ruta previamente asignada, se presupuesta un monto de dinero para el
pago de los gastos generados por el viaje (alimentación, tanqueo, imprevistos),
se envía correo a gerencia para autorización y desembolso del dinero que se
entrega o en efectivo o por medio de transferencia al conductor.
Realizar viaje
Responsable: Conductores
Si el vehículo se encuentra en el centro de acopio de TRANSPORTES AR S.A.S.
se debe realizar el registro de salida del vehículo en la minuta del vigilante como
en el archivo manejado por el auxiliar de logística para el control, Después de
esto el conductor se encarga de movilizar el vehículo manejando el mismo hasta
su lugar de destino.
Entregar vehículo
Responsable: Conductores
El conductor le hace entrega al cliente del vehículo requerido en la orden inicial
garantizando calidad en el bien entregado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIOS PROPIOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-003
25
Aprobar entrega
Responsable: Conductores – cliente.
Después de una revisión por parte del cliente del estado interno, externo y los
accesorios del vehículo se debe firmar el recibido (por conductor y cliente) con
las observaciones pertinentes de ser necesarias y el nivel de satisfacción con la
entrega.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIOS PROPIOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-003
26
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIOS PROPIOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-003
Elaboró
Revisó
Aprobó
Cargo
Nombre
Firma
27
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIO DE NIÑERAS O
NODRIZAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-004
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE
VEHICULOS POR MEDIO DE NIÑERAS O
NODRIZAS
28
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIO DE NIÑERAS O
NODRIZAS
OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es documentar todos los pasos, así como los
responsables correspondientes para el transporte de vehículos por medio de niñeras o
nodrizas.
ALCANCE:
El alcance de este procedimiento va dirigido al auxiliar de logística, Jefe de logística, y
conductores.
RESPONSABLES:
Los encargados de cumplir con el objetivo de este procedimiento son:
Auxiliar de Logística
Jefe de Logística
conductores
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIO DE NIÑERAS O
NODRIZAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-004
29
GLOSARIO
NODRIZA: Vehículo que se emplea para transportar otros de menor tamaño.
CARGAR: Embarcar o poner en un vehículo mercancía para transportar
VIATICOS: Conjunto de provisiones o dinero que se le da a una persona,
especialmente a un funcionario, para realizar un viaje.
FLUJOGRAMA
(Pagina siguiente para mejor visualización)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIO DE NIÑERAS O
NODRIZAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-004
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIO DE NIÑERAS O
NODRIZAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-004
31
DESARROLLO
Orden de movilización
Responsable: Jefe de Logística
Autorización por parte del cliente dirigida a la empresa y la jefe de logística, esta
orden de retiro del vehículo de zona franca o centro de acopio debe tener las
especificaciones de origen, destino e información del vehículo.
Identificar vehículos
Responsable: Auxiliar de Logística – Conductores
Se ubican e identifican dentro del centro de acopio de la empresa los vehículos
que se van a transportar según su número de chasis y las características
especificadas por el cliente.
Revisar vehículo
Responsable: Conductor
El conductor asignado a la niñera que va a movilizar la carga debe hacer una
revisión visual interna y externa del vehículo así como de los accesorios que
según su referencia deban de tener. De tener alguna novedad se debe informar
al auxilia de logística con el fin de especificar el responsable, de lo contrario el
conductor asumirá la responsabilidad.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIO DE NIÑERAS O
NODRIZAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-004
32
Planear viaje
Responsable: Jefe de Logística
La jefe de logística según el origen y el destino asigna ruta óptima y posibles
sitios de parada de descanso y tanqueo para el vehículo que está movilizando el
conductor.
Asignar viáticos
Responsable: Jefe de Logística
Según la ruta previamente asignada, se presupuesta un monto de dinero para el
pago de los gastos generados por el viaje (alimentación, tanqueo, imprevistos),
se envía correo a gerencia para autorización y desembolso del dinero que se
entrega o en efectivo o por medio de transferencia al conductor.
Cargar Niñera
Responsable: Conductor
El conductor encargado de la nodriza que va movilizar los automóviles debe
realizar la cargar de los mismos equilibrando las cargas según el tamaño de los
vehículos y la capacidad de la niñera.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIO DE NIÑERAS O
NODRIZAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-004
33
Asegurar Vehículos
Responsable: Conductores
Se deben asegurar por medio de cadenas, arneses, etc. Los vehículos que van
a ser transportados, verificando que cada uno tenga la seguridad necesaria para
ser trasladados hasta su lugar de destino
Realizar viaje
Responsable: Conductores
Si el vehículo se encuentra en el centro de acopio de TRANSPORTES AR S.A.S.
se debe realizar el registro de salida del vehículo en la minuta del vigilante como
en el archivo manejado por el auxiliar de logística para el control, Después de
esto el conductor se encarga de movilizar la nodriza manejando el mismo hasta
su lugar de destino.
Entregar vehículo
Responsable: Conductores
El conductor realiza el recorrido de lugares de destino (si son diferentes clientes)
o hasta su punto final donde realiza entrega al cliente de los vehículos requeridos
en la orden inicial garantizando calidad en el bien entregado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIO DE NIÑERAS O
NODRIZAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-004
34
Aprobar entrega
Responsable: Conductores – cliente.
Después de una revisión por parte del cliente del estado interno, externo y los
accesorios del vehículo se debe firmar el recibido (por conductor y cliente) con
las observaciones pertinentes de ser necesarias y el nivel de satisfacción con la
entrega.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIO DE NIÑERAS O
NODRIZAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-004
35
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIO DE NIÑERAS O
NODRIZAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-004
36
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA TRANSPORTE DE VEHICULOS POR MEDIO DE NIÑERAS O
NODRIZAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-004
Elaboró
Revisó
Aprobó
Cargo
Nombre
Firma
37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-005
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
38
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es asegurar que la documentación interna y externa
del sistema de gestión de calidad se encuentre debidamente registrada, actualizada,
conservada, protegida, revisada y aprobada.
ALCANCE:
Abarcara todos los documentos tanto internos como externos del sistema de gestión
de calidad en la empresa CAG Diseños Maderables.
GLOSARIO:
Anexos: los anexos contienen información que complementa el documento, pueden
ser: tablas, gráficos, comunicados, actas y formatos.
Listado Maestro de documentos: Es un archivo en el cual se registra, controla,
actualiza toda la información documental de la organización.
Control de Cambios: Es la identificación de los cambios que ha tenido un documento
desde su liberación.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-005
39
Liberación de documentos: Cuando un documento ha sido elaborado, revisado y
aprobado por los cada uno de los involucrados.
Documento Interno: Hace referencia a los documentos de origen de la organización
por ejemplo todos los documentos del sistema de gestión de calidad.
Documento externo: Hace referencia a los documentos que tienen orígenes distintos
a la organización, ejemplo los documentos entregados por los proveedores.
Documento obsoleto: Hace referencia a los documentos que ya no tienen
aplicabilidad dado que han estado sujetos a modificaciones o derogaciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-005
40
FLUJOGRAMA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-005
41
DESARROLLO
Elaborar documentos
Responsable: Jefe de Logística
La elaboración de documentos está a cargo del jefe de logística quien se apoyará en el
auxiliar administrativo y quienes conjuntamente con los procesos involucrados
identifican la necesidad de creación de documentos donde se involucra la información
de calidad y propia de cada actividad.
Revisión de documentos
Responsable: Gerente
La revisión del documento es responsabilidad de la gerencia, en la revisión se debe
verificar que el documento si esté acorde a las necesidades del proceso y a su
respectiva ejecución de actividades. La aprobación del documento se da con la firma
del gerente en la última del documento.
Aprobación de documentos
Responsable: Gerente
La gerencia de la organización aprueba la liberación de un nuevo documento a los
cambios realizados a algún documento ya existente, esta aprobación va sustentada en
con la firma de la gerencia y la jefe de logística en la última hoja del documento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-005
42
Registro de documentos
Responsable: Auxiliar Administrativa
Se encarga de registrar todos los documentos que sean revisados y aprobados y estén
listos para liberación, estos documentos son registrados en el listado maestro de
documentos donde se asegura su permanencia, ubicación, control de cambios,
verificación y disposición final.
Cada documento estará codificado con el fin de que se facilite su identificación, la
codificación es la siguiente SGC-MP-00#, el número que debe ser consecutivo muestra
la cantidad y sucesión de los procedimientos.
Los documentos internos pueden ser consultados por los empleados de la empresa los
cuales se encuentran en carpetas y folders que a su vez están almacenados en
archivadores de los que dispone la administración que garantizan el acceso y la
disponibilidad de los documentos.
Socialización de documentos
Responsable: Jefe de Logística
Cada vez que se libera un documento para su aplicación es necesario realizar una
divulgación a los procesos involucrados, esta socialización se realiza por medio de una
reunión que es coordinada y ejecutada por la jefe de logística.
Para dicha socialización se debe realizar la presentación del documento y clarificar la
fecha desde que rige el documento con el fin de garantizar su cumplimiento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-005
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Modificación y eliminación de documentos
Responsable: Jefe de logística – Auxiliar Administrativa
Por solicitud del responsable de algún procedimiento realizará las modificaciones
solicitadas a cada documento y se registraran en el control de cambios que se
encuentra al final de cada documento, con el fin de controlar los cambios efectuados a
los mismos.
Así mismo se eliminarán los documentos que ya no tengan aplicabilidad y su
disposición será controlada a través del listado maestro de documentos.
Actualización listado maestro de documentos
Responsable: Auxiliar Administrativa
Cada que se cree, modifique o elimine un documento será responsabilidad de dicho
auxiliar actualizar los cambios o bien registrar su creación o eliminación en el listado
maestro de documentos.
Control de cambios
Por ser la primera versión del documento no aplica para cambios
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-005
44
LISTADO MAESTRO CONTROL DE DOCUMENTOS
CODIGO
TIPO DE DOCUMEN
TO
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
PROCESO /
PROVEEDOR
TIPO DE ARCHIVO UBICACIÓ
N
FECHA DE
VIGENCIA
TIEMPO DE
RETENCION
VERSION FISIC
O DIGIT
AL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-005
45
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión. 01 Código: SGC-MP-005
Elaboró
Revisó
Aprobó
Cargo
Nombre
Firma
46
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Versión. 01 Código: SGC-MP-006
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
REGISTROS
47
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
OBJETIVO:
Establecer y actualizar el control de registros en la organización, con el fin de que estos
puedan ser identificados, almacenados, protegidos y sean fácilmente recuperables.
ALCANCE:
Este procedimiento abarcara todos los registros del sistema de gestión de calidad de la
organización CAG Diseños Maderables.
GLOSARIO:
Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia objetiva de
actividades desempeñadas.
Legibilidad: Que pueda leerse la información contenida en el registro.
Identificación: Acción que da un Nombre ó código con el que se reconoce cada registro
(Formato).
Protección: Asegurar la integridad y la preservación de los registros durante todo su
periodo útil.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Versión. 01 Código: SGC-MP-006
48
Recuperación: Facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en
ellos, tomando en cuenta su localización y su clasificación.
Tiempo de retención: Periodo de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un
archivo de papel o medio electrónico, ya sea el establecido por la ley o el establecido
por la organización de acuerdo a sus necesidades de operación.
Disposición: Destino final de los registros. Guarda permanente o eliminación.
FLUJOGRAMA
(Por tamaño – ver en la página siguiente)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Versión. 01 Código: SGC-MP-006
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P
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RE
GIS
TR
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Versión. 01 Código: SGC-MP-006
50
DESARROLLO
Identificación
Responsable: Jefe de Logística
Se identifican cuales son los registros a matricular en el sistema de gestión de calidad
para lo cual estos registros están nombrados y codificados de forma tal que se puedan
encontrar fácilmente, es por ello que la organización cuenta con formatos que permiten
la identificación de los mismos.
Almacenamiento
Responsable: Auxiliar Administrativo
Se dispone el lugar de almacenamiento de los registros físicos para lo cual la
organización dispone carpetas y folders que a su vez están almacenados en
archivadores que garantizan el acceso y la disponibilidad de los registros, todos los
registros del sistema de gestión de calidad se matriculan en el listado maestro de
registros.
Protección
Responsable: Auxiliar Administrativo
Los registros están debidamente protegidos y almacenados en lugares seguros de los
que dispone la administración para evitar el daño de los mismos por condiciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Versión. 01 Código: SGC-MP-006
51
ambientales. Además se velará por la protección de los registros para evitar su pérdida
o uso indebido.
Recuperación
Responsable: Auxiliar Administrativo – Jefe de Logística
Se definen los criterios para la recuperación de los registros, garantizando copias de
seguridad de los documentos mediante la duplicidad de los registros físicos y los Back-
ups digitales para la protección de los registros que se encuentren en este medio.
Retención
Responsable: Auxiliar Administrativo – Jefe de Logística
Se define el tiempo de retención de cada registro y debe notificar a gestión de calidad
para que se registre en el listado maestro de registros dado que según su fin cada
registro tiene una disposición final.
Disposición Final
Responsable: Jefe de Logística
Cada líder es responsable de notificar a gestión de calidad la disposición que tiene el
registro para que este sea actualizado en el registro maestro de registros
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Versión. 01 Código: SGC-MP-006
52
Control de cambios
Por ser la primera versión del documento no aplica para cambios
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DE CONTROL
ACCESO COPIA DE
SEGURIDAD TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOCISION FINAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Versión. 01 Código: SGC-MP-006
53
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Versión. 01 Código: SGC-MP-006
Elaboró
Revisó
Aprobó
Cargo
Nombre
Firma
54
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
AUDITORIAS
55
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
OBJETIVO
Planificar, realizar, documentar y hacer seguimiento a las auditorías internas de calidad
para determinar el grado de conformidad de los procesos del Sistema de Gestión de
Calidad de la organización, con el fin de dar cumplimento a los requisitos del cliente y
de la norma ISO 9001:2015.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad
de TRANSPORTES AR S.A.S.
GLOSARIO
Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia
y evaluarla objetivamente con el fin de determinar en qué grado se cumple los requisitos
de auditoria.
Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
56
Criterios de auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se
utilizan como referencia frente al cual se compara la evidencia de la auditoria
Auditoria interna: Es la revisión de los procesos de una organización realizada por un
empleado de la organización.
Auditoria externa: Es la revisión del sistema de gestión de calidad de la organización
realizada por una persona externa o Institución a la organización.
Auditoria de registros: Verificación de que los registros cumplen los requisitos legales
y reglamentarios y de los clientes y de esta manera brindan evidencia de que los
procesos se están realizando de acuerdo a los requisitos.
Auditoria de sistema: Examen de un área específica del sistema de gestión de la
organización o del sistema en general para confirmar que cumplen con los requisitos
especificados de una norma o reglamentación.
Auditado: organización o persona sometida a una auditoria
Hallazgo de auditoria: Resultado de la evaluación de evidencias recopiladas frente a
los criterios de Auditoria.
Equipo auditor: Uno o más personas que llevan a cabo una auditoria.
No conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
57
No conformidad mayor: Desviación seria del procedimiento que implica un riesgo alto
para la conformidad de la prestación del servicio que puede llevar más de cuatro meses
resolverla. Se debe programar auditoria complementaria.
Observación: Oportunidad de mejoramiento del procedimiento. Se verifica la mejora
en la siguiente auditoria.
Recuperación: Facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en
ellos, tomando en cuenta su localización y su clasificación.
Tiempo de retención: Periodo de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un
archivo de papel o medio electrónico, ya sea el establecido por la ley o el establecido
por la organización de acuerdo a sus necesidades de operación.
Disposición: Destino final de los registros. Almacenamiento permanente o
eliminación.
FLUJOGRAMA
(Por tamaño – ver en la página siguiente)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
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DIT
OR
IAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
59
DESARROLLO
Elaborar el programa y el plan de auditoria interna
Responsable: Auditor externo
Se elaboran los programas y planes de auditoria interna, los temas de auditoría y las
fechas de ejecución de las mismas; en el plan se debe establecer el cronograma de
cada auditoria. Para esta actividad se utilizan el Formato Programa de auditoría y el
Formato Plan de auditoría, los cuales son revisados y aprobados por la gerencia.
Definir y capacitar al equipo de auditoría
Responsable: Jefe Logística - Auditor Externo
Se deben los miembros de cada equipo auditor y realizan la respectiva capacitación y
evaluación de los mismos
.
Formalizar y socializar el programa y el plan de auditoria interna
Responsable: Gerente – Jefe de Logística
Se formaliza y socializa a todo el personal involucrado (auditor y auditado), los
programas y planes de auditoria a ejecutar.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
60
Establecer las listas de verificación para la auditoría
Responsable: Equipo de auditoría interna
El Equipo de Auditoria Interna diseñan las listas de verificación a utilizar durante las
auditorias, así también se definen las responsabilidades de cada miembro del equipo
dentro del proceso de auditorías internas del SGC.
Realizar las auditorías
Responsable: Equipo de auditoría interna
El Equipo de Auditoria Interna ejecuta la auditoria para lo cual se realiza la reunión de
apertura y se debe garantizar el cumplimiento de lo establecido dentro del programa y
plan de auditoria.
Recopilar y consolidar información de la auditoría interna
Responsable: Equipo de auditoría interna
El equipo de auditoria interna recopila y consolida los hallazgos de auditoría, para este
fin se utiliza la lista de chequeo y demás apoyo documental, aquí se registran todas las
No conformidades (Reales y potenciales) que se evidenciaron en la ejecución de las
auditorias.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
61
Elaborar conclusiones de auditoria interna
Responsable: Equipo de auditoría interna
El Equipo de Auditoria Interna registra y redacta las conclusiones de auditoria, para
este fin se realiza un informe de auditoría
Socializar informe de auditoría
Responsable: Jefe Logística - Auditor Externo
Se comunica a la gerencia y a las áreas involucradas los hallazgos de auditoria, esto
se realiza en una reunión de cierre de auditorías internas, así mismo solicita a los líderes
de los procesos auditados la presentación de planes de acción que eliminen las fuentes
de no conformidad los cuales deben ser registrados en el Formato Acciones correctivas
y preventivas
Hacer seguimiento a los resultados de auditoria:
Responsable: Jefe Logística - Auditor Externo
Se realiza el seguimiento a la ejecución de planes de acción propuestos por los líderes
de los procesos auditados para eliminar las fuentes de no conformidad que se
evidenciaron en el proceso de auditorías internas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
62
Control de cambios
Por ser la primera versión del documento no aplica para cambios
INFORMACIÓN DE SELECCIÓN
Fecha:
Objetivo:
Alcance:
Proceso a auditar
Auditor Líder Equipo auditor Fecha de auditoría
Líder de gestión de calidad Gerente General
CC. CC.
______________________ ______________________
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
63
LISTA DE VERIFICACIÓN
Fecha:
Objetivo:
Alcance:
Proceso a auditar:
Tiempo estimado de la auditoría:
Actividad / Requisito: Auditado: Auditor: Hora de
inicio Hora de
fin
Reunión de apertura
Control de registros
Control del producto no conforme
Líder de gestión de calidad Líder del proceso auditado
CC. CC.
______________________
_________________________
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
64
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
Elaboró
Revisó
Aprobó
Cargo
Nombre
Firma
65
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA
Versión. 01 Código: SGC-MP-008
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS
Y DE MEJORA
66
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA
OBJETIVO:
Establecer las metodologías y los responsables de identificar las fuentes de no
conformidad, así como los planes de acción (Acciones correctivas) y su respectivo
seguimiento con el fin de lograr el mejoramiento continuo de los procesos de la
organización.
ALCANCE:
Aplica para todos los procesos de la organización y está enmarcado entre las no
conformidades hasta el seguimiento y cierre de los planes de acción
GLOSARIO:
Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Mejora continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad
para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA
Versión. 01 Código: SGC-MP-008
67
No conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado.
Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el
desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.
FLUJOGRAMA
PR
OC
ED
IMIE
NT
O
CO
NT
RO
L D
E A
UD
ITO
RIA
S
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA
Versión. 01 Código: SGC-MP-008
68
DESARROLLO
Detección de la No conformidad
Responsable: Jefe de Logística – Auxiliar Administrativo
Se deben identifican las desviaciones que pueden representar fuentes de no
conformidades reales o potenciales.
Para la identificación de no conformidades se utilizan los siguientes criterios:
Peticiones, quejas o reclamos presentados por los clientes
Informes de auditoría interna
Resultados de análisis presentados por la alta dirección.
Resultados de informes de análisis de datos
Los resultados de las mediciones de encuestas de satisfacción al cliente
Los registros pertinentes del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad
(En general)
Análisis de Riesgos
Incumplimiento de los requisitos legales aplicables a la organización.
Análisis de causas
Responsable: Funcionarios Organización
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA
Versión. 01 Código: SGC-MP-008
69
Entre todo el equipo de trabajo se analiza la no conformidad real o potencial detectada
y se deberá realizar el análisis de las causas de dicha no conformidad y relacionarla en
el formato Acciones preventivas y Correctivas.
Planificación de actividades:
Responsable: Gerente – Jefe de Logística
Con base en la causa identificada anteriormente se proponen los planes de acción
(Acciones correctivas y/o preventivas) que erradiquen la fuente de no conformidad.
Estos planes de acción deben tener un responsable a cargo y una fecha máxima de
ejecución y deben ser registradas en el formato Acciones correctivas y preventivas.
Seguimiento a los planes de acción
Responsable: Auxiliar Administrativo
Se debe velar por el cumplimiento de las acciones correctivas y preventivas establecida.
En caso de no cumplimiento por parte de los funcionarios de la empresa se deberá
notificar a la gerencia dicho incumplimiento para que se tomen las acciones pertinentes.
Verificación de eficacia de los planes de acción
Responsable: Jefe de Logística
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA
Versión. 01 Código: SGC-MP-008
70
Se realizan reuniones mensuales para evaluar la eficacia de los planes de acción, si el
plan es efectivo se cierra y se da por eliminada la no conformidad, si el plan no es
efectivo se regresa al responsable de ejecutar dichos planes para que este vuelva a
evaluar la causa raíz y proponga nuevos planes de acción verdaderamente eficaces.
Control de cambios
Por ser la primera versión del documento no aplica para cambios
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
71
Fecha:
Solicitante:
Auditado:
Líder del proceso:
Detectado en:
Auditoría interna Ejecución del proceso Análisis de riesgos
Auditoria Externa Análisis de datos
Tipo de hallazgo:
No conformidad real
No conformidad potencia
Observación
Descripción del hallazgo
Análisis de causas Descripción de la causa:
Metodología Usada: (Pareto, 5 porque, Lluvia de ideas)
Planes de acción
Plan de acción Responsable Fecha de ejecución
Líder de gestión de calidad Líder del proceso auditado
CC. CC.
______________________ _________________________
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
72
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
Versión. 01 Código: SGC-MP-007
Elaboró
Revisó
Aprobó
Cargo
Nombre
Firma
1
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
Elaboró
Revisó
Aprobó
Cargo
Nombre
Firma
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
2
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
CONTENIDO
MANUAL DE FUNCIONES GERENTE…………………………………..…….…3
MANUAL DE FUNCIONES JEFE DE LOGISTICA………………...…………….7
MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE LOGISTICA………….…….………10
MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR ADMINISTRATIVO……………………14
MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE PATIOS………...………………….18
MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR FACTURACIÓN……………………….22
MANUAL DE FUNCIONES CONDUCTORES…..…………………………..….26
MANUAL DE FUNCIONES MECANICO……………………….....…………….29
MANUAL DE FUNCIONES VIGILANTE…………………………..…………….32
3
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
Gerente
DEPENDENCIA JERARQUICA
No Aplica
NIVEL
Estratégico
CARGOS CON LA MISMA DENOMINACIÓN
1
II. OBJETIVO Planear, organizar, dirigir y ejecutar políticas y directrices que
garanticen el correcto y eficaz funcionamiento de la Empresa.
III. FUNCIONES DEL CARGO
Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización,
determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y
metas específicas de la empresa.
Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas
propuestas.
Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo
con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los
recursos disponibles.
4
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos
necesarios para el desarrollo de los planes de acción.
Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento
para potenciar sus capacidades.
Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y
estrategias determinados
Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los
planes y estándares de ejecución (autocontrol y Control de Gestión).
Aprobar y firmar la emisión de cheques, notas de débito, entre otras, para la
adquisición de bienes y servicios.
IV. RESPONSABILIDADES
Revisar que se cumplan con los principios de Administrativos y contables de
aceptación general.
Mantener y cumplir los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Velar por la aplicación de la norma y el cumplimiento de las normas de la
organización.
5
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de
la información suministrada por la organización y por el cliente.
Responsable en cumplimiento de las funciones y objetivos del área
Administrativa.
V. REQUISITOS DEL CARGO
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
liderazgo
Buena comunicación
Trabajo en equipo
Gestión del cambio
Competencias Específicas
Dominio del campo automotor
Innovador
Educación:
Profesional en carreras administrativas
6
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
Especialización en logística.
Experiencia:
Mínimo cinco años trabajando en el área administrativa de empresas de transporte
de carga desempeñando labores como gerente o sub gerente.
VI. RIESGOS
No Aplica
7
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
Jefe de Logística
DEPENDENCIA JERARQUICA
Gerente
NIVEL
Misional - Estratégico
CARGOS CON LA MISMA DENOMINACIÓN
1
II. OBJETIVO Dirigir las funciones administrativas y operativas de la empresa
así como a los funcionarios de la misma.
III. FUNCIONES DEL CARGO
Recibir, administrar y confirmar las órdenes de retiro de centro de acopio y
zona franca enviadas por los clientes.
Manejo de personal (Cumplimiento de reglamento, políticas
organizacionales, memorandos, etc.).
Toma de decisiones administrativas.
Programación actividades semanales de conductores y mecánico.
8
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
Gestión comercial, atención al cliente, fidelización de nuevos clientes.
Coordinar despachos por medios propios y nodrizas (rutas, viáticos,
imprevistos).
Generar remesas (Planillas de control de movilización niñeras)
Realizar subcontratación para cumplir con requerimientos de los clientes.
Manejar caja menor y anticipos de viajes.
Seguimiento de envíos en niñeras (Telefónicamente y satelital)
Liquidación de parqueadero con base en minuta de vigilante y registro de
auxiliar de logística.
Envío de planillas y gastos de viajes para facturación.
IV. RESPONSABILIDADES
Manejo de personal: Tendrá a su cargo todo el personal de la organización
tanto del área administrativa como operativa.
9
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
Manejo de información: Estará a cargo del manejo y aprobación de toda la
información operativa y administrativa de la organización.
Informes de gestión a gerencia
Responsable principal de oficina y centro de acopio.
V. REQUISITOS DEL CARGO
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Excelente comunicación
Manejo de personal
Trabajo en equipo
Diseñar estrategias comerciales.
Competencias Específicas
Manejo de herramientas ofimáticas
Toma de decisiones bajo presión
Dominio del software siesa pymes
Habilidades comunicativas
10
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
Educación:
Profesional en ingeniería industrial o carreras afines
Especialización en mercadeo o logística.
Experiencia:
Mínimo tres años en centros de acopio o área operativa de concesionarios.
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
11
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
Auxiliar Logística
DEPENDENCIA JERARQUICA
Jefe de Logística
NIVEL
Misional
CARGOS CON LA MISMA DENOMINACIÓN
1
II. OBJETIVO Velar por que el centro de acopio permanezca en orden con
todos los espacios demarcados según la marca y el cocesionario y Efectuar
la recepción y despacho de todos los vehículos ingresados al centro de
acopio
III. FUNCIONES DEL CARGO
Recepción de vehículos - Recibir todos los vehículos que ingresen al centro
de acopio confirmando el ingreso de acuerdo el reporte que pasa vía
telefónica el funcionario que está realizando el retiro y despacho desde la
zona franca.
Diligenciar a cada vehículo formato de historial de vehículo especificando su
estado y colocar protección necesaria (tapete protector de alfombra).
Parquear el vehículo en el espacio demarcado dependiendo su línea y marca.
12
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
Toma de Improntas
Realizar la marcación de llaves y guardar en el ordenador bajo llave
Despacho de vehículos - Revisar el cargue asignado a cada niñera y realizar
la separación de vehículos debidamente marcados en su panorámico con
número de placa de niñera, en el caso de terceros debe marcar con nombre
del Conductor.
Si el vehículo a despachar presenta demasiada mugre que no permita su
revisión ocular debe realizar un lavado exterior.
Realizar la entrega física y presencial a cada conductor registrando en el
historial de cada vehículo de esta entrega.
Archivar cada historial en la carpeta de despacho (cargue) de cada niñera o
cliente en el caso de los terceros.
Organización y parqueo de vehículos. - Cubrir cada espacio de vehículos
retirados de tal manera que el inventario corra y nos permita obtener más
espacio para almacenar, cabe aclarar que el inventario se debe organizar de
acuerdo a la marca y línea.
13
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
IV. RESPONSABILIDADES
Estado de ingreso, salida y estadía de vehículos en centro de acopio.
Manejo de información de clientes.
Control y reporte de inventario.
Manejo de personas: Conductores encentro de acopio para organización y
cargue de nodrizas.
Equipo de cómputo, llaves, documentación y accesorios de vehículos.
V. REQUISITOS DEL CARGO
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Productividad
Asumir Responsabilidades
Comunicar Efectivamente
Confidencialidad
Trabajo en equipo
Competencias Específicas
14
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
Capacidad de análisis y solución de inconvenientes
Servicio al cliente
Tolerancia al estrés.
Buen dimensionamiento de espacio
Excelente habilidad para conducir
Resistencia al sol y jornadas de movimiento.
Educación:
Profesional o tecnólogo en ingeniera industrial
Estudios en logística
Experiencia:
Mínimo dos años trabajado en las áreas o empresas afines.
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
15
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADAES
Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
Auxiliar administrativo
DEPENDENCIA JERARQUICA
Jefe de Logística
NIVEL
Misional
CARGOS CON LA MISMA DENOMINACIÓN
1
Este cargo no existe en la organización pero se ha estipulado como una
recomendación por la carga laboral que tiene el cargo “Jefe de Logística”
II. OBJETIVO Apoyar las labores administrativas de la oficina y centro de
acopio así como los requerimientos del cargo Jefe de Logística.
III. FUNCIONES DEL CARGO
Control de cartera por cobrar
Identificación de consignaciones de clientes a facturas pendientes para
registro y cobro.
Relación de facturación previamente realizada con consignaciones
registradas para paz y salvo.
Legalizaciones de viajes
16
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o Revisión de peajes: Corroborar NIT de comprobante peaje entregado
con los establecidos según ruta
o Revisión tanqueos: estaciones de servicio establecidas o en ruta.
o Revisión viáticos: Relación con caja menor
o Gastos adicionales: Verificar facturas o comprobantes de imprevistos
o gastos necesarios por motivo de viaje.
o Se cruzan valores con dato en correo de anticipo enviado desde
gerencia para paz y salvo con el conductor y enviar a facturación.
Manejo de archivo (Planillas, manifiestos, actas de entrega, etc.)
IV. RESPONSABILIDADES
Manejo de equipos: Tendrá a su cargo un centro de cómputo.
Manejo de información: Estará a cargo de los archivos de seguimiento y
soporte de la organización así como de las legalizaciones y las cuentas de
cobro.
V. REQUISITOS DEL CARGO
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Buena comunicación
17
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Relaciones Humanas
Trabajo en equipo
Competencias Específicas
Manejo de herramientas ofimáticas (Excel y Word).
Redacción
Habilidades para manejo de información delicada con clientes vía telefónica.
Educación:
Bachiller
Tecnólogo industrial, Ingeniero industrial o carreras afines
Experiencia:
Mínimo dos años en cargos afines
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
18
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TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
Auxiliar de patios
DEPENDENCIA JERARQUICA
Jefe de Logística
NIVEL
Misional
CARGOS CON LA MISMA DENOMINACIÓN
1
II. OBJETIVO Realizar el manejo operativo de la empresa en los patios de zona
franca y apoyo en centro de acopio para movilización de vehículos.
III. FUNCIONES DEL CARGO
Retiro de vehículos de zona franca.
Revisión de estado de vehículos para retiro.
Seguimiento ordenes de retiro de clientes y prioridades en patios de
zona franca.
Movilización de vehículos a centro de acopio.
Coordinar caravanas de conductores para movilización de vehículos
por medios propios.
Manejo de carga desde buenaventura.
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TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
IV. RESPONSABILIDADES
Estado de los vehículos retirados y movilizados
Supervisión de caravaneros por medios propios.
Manejo de accesorios y documentación de vehículos.
Retiro oportuno de prioridades y órdenes emitidas por los clientes.
V. REQUISITOS DEL CARGO
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Trabajo en equipo
Actitud proactiva
Manejo oportuno de la información
Competencias Específicas
Resistencia para estar de pie varias horas
No padecer enfermedades respiratorias
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TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
Excelente habilidad para conducir
Habilidades comunicativas y de gestión.
Educación:
Bachiller
Curso de conducción – Pase categoría C3
Experiencia:
Mínimo un año en patios de zona franca
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
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I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
Auxiliar de Facturación
DEPENDENCIA JERARQUICA
Jefe de Logística
NIVEL
Misional - Apoyo
CARGOS CON LA MISMA DENOMINACIÓN
1
II. OBJETIVO Realizar proceso de facturación tanto contable (en software)
como físico para cobro a clientes, legalización de gastos operativos de la
empresa y pago nómina.
III. FUNCIONES DEL CARGO
Relación de planillas en nómina para extras de conductores (Se especifica
fecha, # carros, cliente, destino)
Relación devoluciones mes con legalización de gastos viajes por niñeras y
conductores.
Cruce de facturas por clientes y envío de las mismas hasta sede principal de
cada oficina.
Completar cuadro compartido de despachos información de facturación.
Revisión de planillas e inventarios de movilizaciones que se escanean para
envío al cliente con factura
Facturación en programa Siesa Pymes
Liquidación y pago quincenal de nómina.
22
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IV. RESPONSABILIDADES
Manejo de información: Estará a cargo del manejo de facturación y cobros
de los clientes así como de la información de devoluciones de viajes
Manejo de equipos: Tendrá a su cargo un equipo de cómputo
Facturación semanal a clientes para cobro oportuno de los servicios
ofrecidos.
Pago oportuno de nómina a los colaboradores.
V. REQUISITOS DEL CARGO
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Transparencia en manejo de información
23
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Competencias Específicas
Manejo de Excel
Software Siesa Pymes
Manejo de equipos de escaneo y computo
Habilidad interpretativa de valores.
Educación:
Bachiller
Tecnólogo o profesional áreas administrativas o contables
Experiencia:
Mínimo un año trabajado en el área de facturación o contable de empresas con
actividad económica similar a la de la empresa.
VI. RIESGOS
Ergonómicos
24
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I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
Conductores
DEPENDENCIA JERARQUICA
Jefe de Logística, Auxiliar de Logística
NIVEL
Misional
CARGOS CON LA MISMA DENOMINACIÓN
4
II. OBJETIVO Realizar cada uno de los traslados de mercancía cumpliendo
con los procedimientos establecidos, además velar por la seguridad y
cuidado del transporte de mercancía.
III. FUNCIONES DEL CARGO
Ejecutar cada uno de los traslados de manera responsable cumpliendo con
los horarios y compromisos de entrega pactados con el cliente.
Revisión y recepción de vehículos. - Revisar físicamente cada uno de los
vehículos entregados por el auxiliar de logística los cuales va a transportar,
de tal manera que pueda visualizar su estado y todos los accesorios que lo
componen.
Realizar el registro de estado de vehículos a transportar y firmar en el formato
HISTORIAL DE MOVILIZACIÓN Y ENTREGA DE VEHÍCULOS, el cual debe
quedar en la oficina como prueba del estado en que se despachó el vehículo.
25
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Cargue de Niñeras - Realizar los cargues de la niñera a cargo de acuerdo a
ruta peso y volúmenes de cada uno de los vehículo, cumpliendo con cada
uno de los implementos de seguridad suministrados por la empresa.
Realizar los amarres de cada uno de los vehículos cargados de tal manera
que garantice la seguridad del cargue, teniendo en cuenta que cada vehículo
debe ser asegurado con cuatro riatas.
Revisar pasadores cadenas y estado general de estructura metálica de la
niñera una vez termine de realizar el cargue.
Entrega de vehículos. - Realizar las entregas de vehículos de acuerdo a las
instrucciones impartidas del despacho.
Hacer firmar y sellar la documentación de entrega al cliente.
IV. RESPONSABILIDADES
Reportes de novedades de tránsito, movilidad, etc.
Legalización de viajes
Uso adecuado de la dotación y los implementos de seguridad.
Estado de las nodrizas y sus artículos de seguridad.
26
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Estado de la carga desde el momento sé que le recibe al auxiliar de
logística.
V. REQUISITOS DEL CARGO
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Trabajo en equipo
Recursividad
Motivación
Organización y escucha.
Competencias Específicas
Servicio al cliente
Excelente manejo de vehículos de carga pesada.
Habilidades con manejo de instrumentos de seguridad.
Agudeza visual.
Rapidez de reflejos.
fortaleza física.
Educación:
Curso de conducción – Categoría C3
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Experiencia:
Mínimo dos años manejando vehículos pesados y mínimo un año con manejo de
carga automotor.
VI. RIESGOS
Físicos
Eléctricos
Ergonómicos
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I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
Mecánico
DEPENDENCIA JERARQUICA
Jefe de Logística, Auxiliar de logística
NIVEL
Misional
CARGOS CON LA MISMA DENOMINACIÓN
1
II. OBJETIVO Cumplir la programación de mantenimiento preventivo y
correctivo de ser necesario de las nodrizas
III. FUNCIONES DEL CARGO
Cumplir con el cronograma de mantenimiento de las niñeras estipulado por
el jefe de logística.
Realizar evaluación a las nodrizas cada que lleguen de viaje con el conductor
para verificar estado y realizar mantenimiento preventivo.
Revisar semanalmente el almacén de repuestos y avisar al auxiliar de
logística el estado del mismo para pedidos
Asegurar el correcto mantenimiento de los vehículos y la seguridad de los
mismos para los conductores.
29
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TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
IV. RESPONSABILIDADES
Manejo de equipos: Tendrá a su cargo todas las herramientas de
mantenimiento y equipos necesarios para esta labor.
Manejo de almacén: Tendrá a su cargo el uso medido y correcto de los
elementos que en este se encuentren y que son de uso único de las nodrizas
de la empresa.
V. REQUISITOS DEL CARGO
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Transparencia en el uso de elementos a su cargo
Trabajo en equipo
Responsabilidad.
Competencias Específicas
Agudeza visual.
Fortaleza física.
Conocimiento de vehículos de carga pesada
Manejo de herramientas
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Educación:
Bachiller
Técnico o tecnólogo mecánico.
Experiencia:
Mínimo dos años trabajado como mecánico y mínimo un año trabajando con
vehículos de carga pesada
V. RIESGOS
Físicos
Eléctricos
Ergonómicos
31
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TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
Vigilante
DEPENDENCIA JERARQUICA
Jefe de Logística
NIVEL
Apoyo
CARGOS CON LA MISMA DENOMINACIÓN
1
II. OBJETIVO .Velar por la seguridad del personal y la mercancía almacenada
en el centro de acopio así como realizar un control de entradas y salidas de
vehículos, personal y terceros de la empresa.
III. FUNCIONES DEL CARGO
Revisar y registrar en la minuta todos los vehículos que ingresen y salgan del
centro de acopio.
Solicitar documentación de seguridad social para los contratistas que
realizan trabajos al interior de la compañía.
Revisar y registrar los vehículos de salida de centro de acopio de acuerdo su
autorización de salida HISTORIAL DE MOVILIZACIÓN realizando la
inspección física.
Registrar el ingreso de herramientas y equipos que ingresen contratistas,
empleados o visitantes a la compañía.
32
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Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
Solicitar autorización de ingreso de personal externo.
Solicitar documento de identificación y registrar ingresos de personal
autorizado a la compañía.
Revisar personal a la salida de la jornada laboral
Registrar en la planilla CONTROL DE ASISTECIA el ingreso y salida de los
empleados.
No permitir el ingreso a personal con zapatillas y en pantaloneta.
No permitir el ingreso de personal en estado de alicoramiento.
No permitir el ingreso de terceros ni de personal no autorizado al centro de
acopio (bodega de vehículos).
No permitir el ingreso del personal de la compañía si no porta el debido
uniforme para prestar sus labores, en este caso reportar de inmediato al jefe
de área.
Solicitar formato SOLICITUD DE PERMISO en caso de que el empleado
salga o ingrese antes del horario establecido en la compañía.
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Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
IV. RESPONSABILIDADES
Manejo de información: Estará a cargo de la información de ingreso y salida
de personas y vehículos de las instalaciones.
En los horarios nocturnos o cuando no se encuentre nadie responsable de la
carga o el centro de acopio este es responsable de la mercancía y las
oficinas.
V. REQUISITOS DEL CARGO
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Buena comunicación
Proactivo
Responsable
Honradez
Competencias Específicas
Manejo de formatos establecidos
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Vigencia: Febrero 15 de 2015
TRANSPORTES AR S.A.S. Código. SGC-MF-001 Versión. 01
Educación.
Curso de seguridad.
Experiencia:
Mínimo 6 meses en áreas afines de seguridad
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
MAPA DE RIESGOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GESTIÓN DE ACOPIO GESTIÓN DE FACTURACIÓN
GESTIÓN DE TRANSPORTE
Perdida de clientes actuales o
potenciales
falta de visita a clientes y
ofrecimiento de nuestros
servicios
Se pueden perder negocios y
la fidelidad de algunos
clientews
3 5 5 75
clima organizacional adecuado
entre los colaboradores
causas indeterminadas por
deberse a razones personales
baja la eficienia de los
trabajadores 3 5 3 45
Selección y Contratacion
equivocada de los trabajadores
Falta de estudio del perfil de los
aspirantes y los requerimientos
del cargo
Ineficiencia de los nuevos
trabajdores
Exceso de errores en
procedimientos
Inconformidad de los
colaboradores
3 3 1 9
ECONÓMICO
Realizar inversiones equivocadas
para la organización
Errores de planificacion y
evaluacion
Perdidas importantes de
dinero1 5 1 5
AMBIENTAL
Aparicion de sucesos naturales
como, inundaciones, temblores,
terremotos etc.
Indeterminadas
Perdidas económicas
Muertes
Deterioro de las instalaciones
5 5 1 25
LABORAL
DETECCIÓN
IMPACTOTOTAL
IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS VALORACIÓN
TIPO DE
RIESGORIESGO CAUSAS CONSECUENCIAS PROBABILIDAD IMPACTO
CÓMO ESTOY A DONDE QUIERO LLEGAR
Numero de clientes que se visitan por mesSe programan visitas
aleatorias a clientes
realizar un cronograma donde
todos los clientes actuales sean
visitados y se hagan visitas a
clientes potenciales
Gerente Mensual 01/02/2016Estrategias y cornogramas
para visitas a clientes
Actividades de socializacion y recreacion
que mejoren el ambiente laboral
No se realizan
actividades para el
mejoramiento del clima
laboral
Realizar actividades que
propongan la union de los
colaboradores de la organización
Gerente Anual 01/02/2016
Crear un calendario de
activdades para todos los
colaboradores de la
organización
Numero de contrataciones por año
Se realizan pocos filtros
para ña contratacion del
personal
Estudio adecuado de de los
aspirantes y los requisitos del
cargo
Gerente Anual 01/02/2016
Realizar procesos de
selección adecuados para
cada uno de los cargos que
esten vacantes en la
organización
Utilidad obtenida por medio de inversionesSe han realizado
inversiones que
favorecieron los
intereses de la compañía
Seguir apoyando las inversiones
adecuadas para el beneficio de la
organización
Gerente Anual 01/02/2016 Se debe hacer un estudio
exhaustivo de las posibles
inversiones de la compañía
Plan de Emergencias establecido
No se ha establecido un
Plan de Emergencias en
la empresa
Preparación de los empleados
ante el Plan de emergenciasGerente Anual 01/02/2016
Capacitaciones con respecto
al Plan y la actuación en este
tipo de sitauciones
Implementación de una plan
de emergencia
INDICADOR
META
PROGRAMA DE GESTIÓN DEL RIESGO
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
CÓMO LO VOY A HACER
(ESTRATEGÍA)RESPONSABLE SEGUIMIENTO
Posturas Estaticas Prolongadas
Trayectos demasiado extensos que obligan a
los conductores a mantener una sola
posicion
Dolores Lumbares
Problemas en la Columna5 3 1 15
Exposicion a ruido excesivoLa descarga y descarga de vehiculos
ademas el constante ruido del motor
Disminucion Capacidad Auditiva
Estres
Neurosis
5 1 3 15
Accidente laboral
Mal uso de las herramientas y maquinas
Mala utilozacion de los implementos de
seguridad
Heridas
Ausencia Laboral3 5 5 75
Entrega de vehiculos con
accidentes
Se hace un mal procedimiento en la carga y
descarga lo cual genra golpes en los
vehiculos
Perdidas economicas
Reprocesos
Costos Adicionales
3 5 5 75
Incumplimiento en tiempos de
entrega
Mala Gestion en alguno de los procesos de
transporte
Retrasos en la entrega del vehiculo a
los clientes.
Incomformidad de los clientes
Perdida de clientes
Costos adicionales en
almacenamiento
5 3 5 75
Deterioro en los terrenos de la
empresa
Lugares descubiertos
Demasiado transito
Deterioro de las instalaciones
Problemas de Higiene
3 1 3 9
Mal manejo de residuos
Falta de asignacion para la gestion de acites
usados
Manejo de neumaticos
Problemas de Contaminacion 3 1 1 3
VALORACIÓN
PROBABILIDAD IMPACTO TOTALDETECCIÓN
IMPACTO
AMBIENTAL
ECONÓMICO
LABORAL
IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS
TIPO DE RIESGO RIESGO CAUSAS CONSECUENCIAS
CÓMO ESTOY A DONDE QUIERO
LLEGAR
Numero de
dolores
reportados por
mes
Se han reportados
ausencias por dolores
lumbares
Disminuir el numero
de personas
afectadas por las
posturas
Jefe de logistica Mensual 12/02/2016
Capacitar conductores en pausas activas y ejercicios
de bienestar. Realizar una revision del estado de las
sillas de los vehiculos
Numero de
quejas
resportadas por
semana
Pocas quejas de molestias
con el ruido
No existan
complicaciones de
esta indole
Jefe de Logistica Semanal 12/02/2016Utilizacion de Tapa oidos en procesos donde se
pueda evitar el ruido y lugares de descanso.
Numero de
accidentes
mensual
Se han presentado
accidentes pequeños en la
empresa
No se presenten
accidentes
Auxiliar de
LogisticaMensual 12/02/2016
Capacitaciones a los colaboradores
Mantener en excelente estado los instrumetos de
seguridad laboral
Numero de
observaciones
de cleintes por
semana
Se Presentan clientes
inconformes con el estado
de vehiculos entregados
No tener
observaciones por
parte de clientes
Auxiliar de
LogisticaSemanal 12/02/2016
Se debe hacer revision de cada uno de los
procedimientos que se llevan acabo en el transporte
de vehiculos
Numero de
quejas por
tiempos de
entrega en la
semana
En ocasiones se han
presentado retraso en la
entrega de vehiculos
Los clientes deben
tener sus vehiculos en
el tiempo establecido
y lugar indicado
Conductores semanal 12/02/2016Realizar estudio de tiempos en los procesos que
pueden retardar la entrega de los vehiculos
Observacion de
errores en el
terreno
Creacion de huecos y
acumulacion de tierra
territorio plano para el
buen transito de los
vehiculos
Gerente Mensual 12/02/2016empedramiento de gran parte de los terrenos de la
compañía
acumulacion y
malos olores
producidos por
los residuos
Espacios demasiado
grandes ocupados por
desechos
Espacio con maximo
aprovechamiento para
los insumos ya
utilizados
Auxiliar de Patios Semanal 12/02/2016Ubicar y organizar de forma adecuada los residuos
del proceso de transporte
PROGRAMA DE GESTIÓN DEL RIESGO
RESPONSABLE SEGUIMIENTOFECHA DE
CUMPLIMIENTO CÓMO LO VOY A HACER (ESTRATEGÍA)INDICADOR
META
LABORALgolpear vehiculos en el centro de
almacenamiento
Espacios de parqueo estrechos y
poco cuidado a la hora del parqueo
Aparicion de gastos demasiado
altos para correcion de detalles
en los vehiculos
3 5 3 45
Mala utilizacion de los espacios
de almacenamiento
falta de diseño de almacenamiento
en el area asignada
Perdida de oportunidad de
negocios
Perdida de utilidades
5 5 3 75
Perdida de vehiculos
Exceso de confianza en conductores
a agenos a la empresa y falta de
realizacion de inventario
constantemente
Se debe responder
economicamente por el vehiculo
perdido
1 1 5 5
AMBIENTAL Deterioro de los terrenos falta de mantenimiento y exceso de
traslados
Gastos economicos para solucion
de daños1 1 5 5
ECONÓMICO
DETECCIÓN
IMPACTOTOTAL
IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS VALORACIÓN
TIPO DE
RIESGORIESGO CAUSAS CONSECUENCIAS PROBABILIDAD IMPACTO
ACTUAL IDEAL
Numero de observacion
por parte de los
conductores por
semana
Se han presentado
bastantes casos de
golpes en vehiculos
Cero observaciones
respecto a golpes en
vehiculos
auxiliar de patios semanal 01/02/2016
Se realizaran evaluaciones
aleatorias en el
procedimiento de
parqueo para todos los
conductores
Porcentaje de
utilizacion de area de
almacenamiento
Se almacenan poco
vehiculos en
desorden
Optimizar el numero
de vehiculos posibles a
almacenar
Auxiliar de
LogisticaMensual 01/02/2016
Crear diseño de
distribucion en el area de
parqueo
Numero de Vehiculos
perdidos por año
Solo ha sucedido en
una coasion
No tener reportes de
perdida de vehiculos
Axiliar de Patios,
logistica y
vigilante
Anual 01/02/2016
Se debe realizar un
inventariado diario de los
vehiculos que la
compañía tiene en acopio
Numero de
inperfecciones
detectadas en el suelo
Se presentan pocos
imperfectos en el
suelo
Mantener el terreno
en perfecto estado
para la movilizacion de
vehiculos
Auxiliar de patios
y Jefe de
Logistica
Mensual 01/02/2015
Rellenar los imperfectos
que se presenten en el
suelo apenas sean
identificados
SITUACIONENCARGADO PERIODICIDADINDICADOR
PROGRAMA DE GESTIÓN DEL RIESGO
FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTRATEGIAS
Perdida de facturas que dificulten
el costeo
No se cuenta con el conocimiento en la
elaboración de estados financieros
Los informes financieros no reflejan
los verdaderos costos1 5 5 25
Errores en la digitación de la
información de los clientes
Falta de conocimiento de los sistemas de
computo
Información poco confiable.
Errores en la facturación
1 3 1 3
Asignacion equivocada de viaticos
para los conductores
No se lleva un control adecuado de las
finanzas. Perdidas economicas
3 3 1 9
Incumplimiento de las obligaciones
financieras
No se cuenta con los recursos necesarios.
Demora de los clientes en pagar
Interes por demora en los pagos.
Perdida de credibilidad con
proveedores
3 5 5 75
Demora en el cobro de la carterafalta de liquidez en las cuentas de la
compañía
No se presenta buen flujo de caja
Demora en el pago de proveedores y
colaboradores5 5 1 25
AMBIENTAL
Aparicion de sucesos naturales
como, inundaciones, temblores,
terremotos etc.
IndeterminadasPerdidas económicas Muertes
Deterioro de las instalaciones5 5 5 125
TIPO DE
RIESGORIESGO CAUSAS CONSECUENCIAS
PROBABILI
DADIMPACTO
DETECCIÓN
IMPACTOTOTAL
LABORAL
ECONÓMICO
IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS VALORACIÓN
CÓMO ESTOY A DONDE QUIERO
LLEGAR
Numero de facturas
perdidas por mes
No se han presentado
perdidas de facturas
Mantener toda la
informacion de costos
actualizada
Jefe de Logistica Mensual 01/02/2016Se pedira un informe de las
facturas que van a ser entregadas
# errores por facturaSe han presentado
algunos casosCero errores
Auxiliar de
facturacionMensual 01/02/2016
Revision por parte del gerente de
los calculos en los costos de
viajes
Porcentaje de
participacion de
Viaticos en el total
de los costos
No se han presentado
ningun problema de este
tipo
No se presente ningun
prblema de este tipo
Auxiliar de
facturacionMensual 01/02/2016
Presentación de informes
mensuales de los estados
financieros
Dias de mora en el
pago de facturas
Se han presentado
retrazos en el pago de
facturas
Realizar todos los pagos
en el tiempo acordado
Auxiliar de
LogisticaMensual 01/02/2016
Se debe realizar un cronograma
de pagos y una estrategia para
mantener buena liquidez
Rotación de cartea
No se ha presentado
casos en la demora de
cobro de cartera
clientes que paguen
según lo acordado en el
tiempo establecido
Auxiliar de
FacturacionMensual 01/02/2016
Se implmentaran mecanismos que
permitan recuperar la cartera en el
tiempo establecido
Plan de
Emergencias
establecido
No se ha establecido un
Plan de Emergencias en
la empresa
Preparación de los
empleados ante el Plan
de emergencias
Gerente Anual 01/02/2016
Capacitaciones con respecto al
Plan y la actuación en este tipo de
sitauciones
Implementación de una plan de
emergencia
PROGRAMA DE GESTIÓN DEL RIESGO
FECHA DE
CUMPLIMIE
NTO
CÓMO LO VOY A HACER
(ESTRATEGÍA)INDICADOR
META
RESPONSABLESEGUIMIEN
TO
VALORACIÓN PROBABILIDAD IMPACTO DETECCIÓN DE IMPACTOBAJA 1 1 5
MEDIA 3 3 3
ALTA 5 5 1
ALTA: Es muy factible que el hecho se
presente.
ALTO: Si el hecho llegara a presentarse,
tendría alto impacto o efecto sobre la
empresa
ALTO:Existen muchos controles para la
prevención del riesgo
MEDIA: Es factible que el hecho se
presente.
MEDIO: Si el hecho llegara a presentarse
tendría medio impacto o efecto en la
empresa
MEDIO: El control existente es medio, es decir la
prevención de los riesgos se hace pero faltas
mas mecanismos de detección por aplicar.
BAJA: Es muy poco factible que el
hecho se presente.
BAJO: Si el hecho llegara a presentarse
tendría bajo impacto o efecto en la
empresa
BAJO:Existen pocos controles para la prevención
del riesgo.
DEFINICIÓN ESCALA
(PROBABILIDAD-IMPACTO)