Post on 22-Feb-2018
Evaluación de Software parala Planificación y
Administración de Proyectos.
Carlos León
Ana Isabel Morán
Ileana Chen
Jorge Sánchez
Elisa Mariscal
Amilca Rico
Grupo No. 5
Universidad Interamericana de Panamá
Estructura Informática
INTRODUCCIÓN
El tema está enfocado en los programas de softwareplanificadores de proyectos.
Tienen mucha importancia en el mundo y la toma dedecisiones.
Brindan varias herramientas como ordenar,cuantificar, proyectar y compartir planificación y elcontrol de ejecución de dichos planes.
Son conocidos como facilitadores para laadministración de proyectos.
EXPOSITOR
ELISA MARISCAL
Conceptos de Planificación de Proyectos
¿Qué es la Administración de Proyectos?
Es un trabajo que se ejecuta por una sola vez, tiene un inicio y un final; un objetivo especificado con claridad; un presupuesto establecido y una organización (quizás temporal y que puede ser desmantelada al término del proyecto).
Es un proceso dinámico que utiliza recursos adecuados de la organización de un modo estructurado y controlado, para lograr unos objetivos definidos claramente; y que fueron identificados como necesidades estratégicas. Siempre se ejecuta bajo un conjunto de restricciones.
Es un esfuerzo temporario
¿Qué es un Proyecto?
Ejemplos de Proyectos
Adquisición de una empresa
Desarrollo de nuevos productos
Planificación de nuevas localizaciones
Ejecución de auditorías
Campañas publicitarias
Administración de una campaña de ayuda en desastres
Certificación de calidad
Alianza estratégica
¿Por qué fallan los proyectos?
Pobre definición de los objetivos
Falta de recursos
Pobre organización
Especificaciones y requerimientos incompletos
Pruebas inadecuadas
Modelo de la Administración de Proyectos
Estudio de factibilidad
Aprobación
Planificación del proyecto
Revisión y seguimiento
Reporte del estado del
proyecto
Requerimiento inicial
Cierre
Ciclo de Vida del Proyecto
Uso de Recursos / Costos
Tiempo
Concepción
Desarrollo
Implementación
Cierre
Concepto Software Planificador de Proyectos
¿Qué es un Software Planificador de Proyectos?
Herramienta que permite al director de proyectos ordenar sus recursos y tareas, planificarlos en el tiempo y dar seguimiento de lo que se ha hecho y de lo que falta por hacer.
Detalla accionesCalcula CostosDetermina cuándo las personas o recursos entran en acción en el plazo definido.Permite hacer ajustes
“Sirve para planificar, no para obligar a la gente a hacer cosas”
Características de un Software Planificador de Proyectos
Características Esenciales
Definición de Recursos
Definición de Tareas
Definición de Subproyectos
Uso del Tiempo
Uso de Gráfico de Gantt
Uso de Gráficos de PERT
Cálculo de Costos
Impresión
Cargas de Trabajo
Escenarios ¿qué ocurre si?
Características Esenciales
Definición de recursos:
Un recurso es todo lo que se utiliza para la realización deuna tarea.
Existen muchos tipos de recursos: labor humana, costo portiempo, equipo computacional y de telecomunicaciones,transporte, útiles de oficina.
Definición de tareas: Proceso individual y complementario que forman una meta
que lleva al proyecto. Pueden ser paralelas con otras, semiparalelas, ligadas
inicio-fin, desligadas, no necesitan comenzar en la mismafecha.
Estas ligas son enlaces y existen diversos tipos como tiposde ligas existen.
Características Esenciales
Definición de subproyectos:
Conjunto de tareas que se deben llevar a cabo paraalcanzar una submeta.
El programa debe permitir definir un subproyecto dentrode un proyecto con todas las tareas del caso, manejar dichosubproyecto como un todo y poder ligarlo a otrossubproyectos o incluso a tareas.
Uso del tiempo:
Debe permitir jugar con el tiempo. Todo debe basarse en elcalendario y cualquier atraso de fechas debe mover loslímites impuestos.
Técnicas más Utilizadas
Técnicas:
Gráfico Gantt, “cascada”
Pert/CPMCreada en la década del 50. Para un Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU.
CPM (Critical Path Method), década 50, Desarrollada por Remington Rand y Du Pont
EXPOSITOR
AMILCA RICO
Cálculo de costos:
Es capaz de generar un cálculo de los costos generales delproyecto.
Debe tomar en cuenta los costos comunes y ser capaz detomar en cuenta los costos por atrasos.
Se debe estimar un tiempo de atraso, o realizar la simulaciónatrasando la fecha de finalización.
El programa no asigna costos a los recursos, los datos debenser digitados para cada recurso y el software sólo lo integrapara dar una imagen global de dicho costo.
Características Esenciales
Impresión:
La información debe ser trabajada por muchas personas. Debe ser capaz de imprimir la información recogida en una
serie de formas distintas.
Debe poder imprimir:El gráfico de GanttEl gráfico de PERTLa lista de recursos y los gastosLa lista de tareas en orden cronológicoUn calendario de trabajo para cada recurso humanoDetalle de los costos del proyectoLas tareas que ya fueron realizadasLas tareas que faltanLas tareas próximas a comenzarLa utilización de los recursos por tarea, entre otras formas.
Características Esenciales
Cargas de trabajo:
Capaz de controlar las cargas de trabajosimpuestas a los recursos designados a las tareas.
Debe brindar la información necesaria paradeterminar si un recurso está sobrecargado detrabajo.
Es una forma de representar la distribución delgasto por recurso.
Características Esenciales
Escenarios: ¿Qué ocurre si?
Permiten armar una planificación base y dejaralgunas variables que pueden manipularse.
Permite armar una simulación con variables fijadaspor el usuario.
Permiten montar la planificación y cambiarvariables para poder ver qué pasaría si se cambianlos valores de esa forma.
Características Esenciales
La capacidad de
envío de datos por
medio de correo
electrónico
La capacidad
de
exportación e
importación
Características
básicas de un paquete
Características de un Software Planificador de Proyectos
Características básicas de un paquete
Los respaldos:
Permite realizar respaldos de lainformación. Basta la capacidad de salvar eltrabajo en varios lugares.
La seguridad:
Permite la definición de niveles de acceso ala información y permisos de cambios.
La capacidad de exportación eimportación:
Permite guardar los datos en otros tiposde archivos, leerlos y convertirlos alformato propio.
La capacidad de envío de datospor medio del correo electrónico.
Características básicas de un paquete
Características Adicionales
Modificación
Interactiva
Colores y
Patrones
Manejo
con Mouse
Soporte
de Macros
Gráficas
Trabajo
en Grupos
Modificación
Interactiva
Características Adicionales
Modificación
interactiva
Basarse en los gráficos de Gantt y PERT para trabajar gráficamente.
Los datos pueden ser modificados directamente en la pantalla.
Se pueden modificar los datos tabulados y que estos cambios afecten
a los diagramas y el recálculo.
Colores y patrones
Debe poderse trabajar con patrones, formas y colores, para que se
puedan diferenciar entre los signos que representan cosas en el software.
Los colores pueden identificar la prioridad o grado de necesidad de una tarea.
Las formas de las barras pueden indicar los distintos tipos de barras.
Los programas facilitadores de proyectos, compiten entre sí al darle al usuario una mejor interfaz
y modelos de trabajo sencillos e intuitivos.
Características Adicionales
Manejo con elMouse
Controlador de imágenes.Todo software planificador debe permitir su uso y que
pueda realizar muchas acciones importantes e intuitivas.
Soporte
de macros
El programa facilitador contenga macros predefinidas y quepermita crear más.
Son una serie de pasos que el programa planificador ejecuta ala orden o con la presión de cierto conjunto de teclas.Son gran ayuda para la automatización de procesos realizados
en el programa por el director del proyecto, quien graba la macrouna vez y en futuros proyectos la puede volver a utilizar.
Características Adicionales
Gráficas
El software planificador debe ser capaz de generar gráficas gerenciales(barras, pastel, área) que representen variados datos.De no generar gráficas, debe tener la capacidad de generar datos en un
formato leíble por una hoja electrónica que los pueda convertir a gráficas.
Trabajo en grupos
Es una modalidad nueva, introducida con el auge dado últimamente a las redes.
El software planificador, instalado en red, puede permitir que varias personas
trabajen con él sobre el mismo proyecto.
Debe ser capaz de mantener la información sobre cambios actualizada para cada
persona que trabaja en ese grupo de proyectos, definir perfiles de acceso (lectura,
escritura, ambas) y controlar el acceso concurrente a los archivos de planificación.
Metodología de Evaluación
Para evaluar los software es necesario seguir unametodología establecida de antemano.
Orientadas a una descripción de las características quedebe tener, como:– consejos sobre los requerimientos necesarios y deseables.
La evaluación de compra se hará cada vez que senecesite cambiarlo por:– Mejoras en los productos del mercado
– Nuevas tendencias en el quehacer administrativo
– Cambios en las metodologías de dirección de proyectos.
EXPOSITOR
ILEANA CHEN
Gestores de Proyectos
Herramientas básicas de diseño, enlace, modelado ycorrección.
Ayudarnos a organizar tareas complejas, asignarrecursos y seguir la evolución de los objetivospropuestos.
Optimización de estrategias, reasignación derecursos, determinación de tareas críticas, modelarla previsión inicial para disminuir el retraso.
Y, en definitiva, ahorrar tiempo y costo.
Gestores de Proyectos
La historia de los gestores de proyecto viene de los añossesentas y hace un par de años hacíamos una revisióndel estado del arte de la gestión de proyectos en elmundo PC.
Hoy en día, MS Project, CA Super Project y SymantecTimeline siguen dominando el mercado.
Desde luego no son los únicos: Primavera ProjectPlanner, Micro Planner, Project Scheduler, Artemio,Open Plan y muchos otros representan un mercadomuy variado.
Estrategia Base del Trabajo
con un Gestor de Proyectos
Definición de tareas
Asignación de tiempos
Dependencias/enlaces
Asignación de recursos
Priorización de tareas
Resolución de conflictos entre recursos compartidos
Ajustes temporales
CalendariosInterdependencia entre diferentes proyectosDisponibilidad de recursosCostos de recursosTiempos reales/Nivelación de recursosGrado real de realización de tareas
Lo Genérico de los Gestores de Proyectos
RAM/Mínima/recomendada
Ayudas sensibles
Barra de herramientas personalizables
Personalización del Gantt
Sistema de Archivo de ayuda
Bloqueo de acceso/contraseñas
Macros
Entre otros
Características Específicas
de los Gestores de ProyectosMS Project Time Line CA Super Project
4.0 6.0 3.0c
Gestión de proyectos
Conexión entre proyectos No Sí No
Semanas Sí No No
Meses Sí No No
Etiquetas en Barras
Dentro Sí No No
Histogramas de Recursos y Costos Sí No No
Control de Recursos/Calendarios
Calendario:
Maestro Excelente Bien Aceptable
Múltiples estados tarea Excelente No No
Calendario, presentación:
Definición de tipo de días No Sí Sí
Organización por:
Costo fijo No Sí No
Laboral No Sí No
Material No Sí No
PERT con Escala No No Sí
De tiempos No No Sí
Enlaces No Sí No
Definición sobre el Gantt
Modificación sobre el Gantt Sí Sí No
Ocultación en el Gantt Sí Sí No
Muestra en PERT con escala de tiempos No existe Sí No existe
Actualización interactiva en cambios y
recálculosNo Sí No
EXPOSITOR
CARLOS LEÓN
Diagrama de Gantt
El gráfico de Gantt cubre las distintas
funciones de la programación:
asignación de recursos,
determinación de la secuencia y
cronología
Diagrama de Gantt“Cascada”
Gantt procuró resolver el problema de la programación deactividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, demanera tal que se pudiese visualizar el período de duración de cadaactividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente eltiempo total requerido para la ejecución de un trabajo.
ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Elaboración de
cuestionarios
Entrevistas a usuarios
Factibilidad técnica
Factibilidad económica
Factibilidad operacional
Reporte de actividades
Diagrama de Gantt
Este Gráfico Consiste Simplemente en un Sistema de Coordenadas en que se Indica:
En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempodefinido en términos de la unidad más adecuada al trabajoque se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc. Serepresenta el tiempo.
En el eje Vertical: Las actividades que constituyen eltrabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponderuna línea horizontal cuya longitud es proporcional a suduración en la cual la medición se efectúa con relación a laescala definida en el eje horizontal conforme seilustra. Disponen las tareas del proyecto.
Contenido del Diagrama
Características:
Cada actividad se representa mediante un bloquerectangular cuya longitud indica su duración; la alturacarece de significado.
La posición de cada bloque en el diagrama indica losinstantes de inicio y finalización de las tareas a quecorresponden.
Los bloques correspondientes a tareas del camino críticoacostumbran a rellenarse en otro color (en el caso delejemplo, en rojo).
Ejemplo de Diagrama de Gantt
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Generalmente se denominan técnicasPERT al conjunto de modelos abstractospara la programación y análisis deproyectos de ingeniería.
Éstas técnicas nos ayudan a programar unproyecto con el costo mínimo y la duraciónmás adecuada. Están especialmentedifundidas el PERT y el CPM.
Se deben tener en cada actividad tres tiempos los cuales son:
To = Tiempo óptimo u optimista
Tb = Tiempo más probable
Tp = Tiempo pésimo o pesimista
•Existen dos tipos de actividades:
• Reales, representadas por una flecha de línea continua y representa una actividad que consume recursos a la vez indica una relación de precedencia.
• Ficticias, que no consumen recursos
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Aplicación de las técnicas PERTDeterminar las actividades necesarias y cuándo lo son:
Buscar el plazo mínimo de ejecución del proyecto.
Buscar las ligaduras temporales entre actividades delproyecto.
Identificar las actividades críticas, es decir, aquellascuyo retraso en la ejecución supone un retraso delproyecto completo.
Identificar el camino crítico, que es aquel formado porla secuencia de actividades críticas del proyecto.
Aplicación de las técnicas PERT
Detectar y cuantificar las holguras de las actividadesno críticas, es decir, el tiempo que pueden retrasarse(en su comienzo o finalización) sin que el proyecto sevea retrasado por ello.
Si se está fuera de tiempo durante la ejecución delproyecto, señala las actividades que hay que reforzar.
Nos da un proyecto de costo mínimo.
Diagrama Pert
Red de actividades en arcos (AOA)
– Actividades = arcos
– Nodos = eventos
1
2
3 4
S
T
U
S y T deberán completarseantes de que se inicie U
Traslado de HospitalEjemplo
Actividad Descripción Predecesor
A Seleccionar personal administrativo y médico
B Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo
C Seleccionar el equipo A
D Preparar los planos y la distribución física para B
la construcción definitiva
E Llevar los servicios públicos al predio B
F Entrevistar solicitantes e incorporar personal de
enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad A
G Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo C
H Construir el hospital D
I Desarrollar un sistema de información A
J Instalar el equipo E,G,H,
K Capacitar al personal de enfermería y ayudantes F,I,J
Ventajas:Es un método sencillo, idóneo para proyectos complejos.Proporciona varios planes de ejecución.
Desventajas:Solo admite relaciones del tipo final/ comienzo, con demora nula.Es conveniente utilizar un método de representación gráfica como complemento.
Ventajas y Desventajas del Gráfico de PERT
JORGE SÁNCHEZ
EXPOSITOR
La Naturaleza del Software
El software de administración deproyectos le ayuda a organizar lasmuchas y a veces interdependientestareas de un proyecto, ubicar quiénestá haciendo el trabajo, rastrear elprogreso y saber cuánto estácostando el proyecto.
Criterios básicos para seleccionar un paquete de administración de proyectos
Todos los softwarede administración deproyectos empiezancatalogando lastareas o actividadesque conforman unproyecto y losrecursos necesariospara llevarlos a cabo.
Uno de los criterios másbásicos para la seleccióndel paquete es el tamañodel proyecto.
El Pluribus Unum
La habilidad para trabajarsimultáneamente conproyectos múltiples es unacaracterística clave paramuchos usuarios potenciales.
¿Podemos Comunicarnos?
Mucho del trabajo deun gerente de proyectoes comunicarse conotras personas sobredicho proyecto.
Administrando el Grupo de Trabajo
Tal vez la más nueva yprometedora extensión delsoftware de administración deproyectos es la habilidad decompartir las responsabilidadesde dicha administración entreun número más grande depersonas.
La Importancia de los Software
Mientras más trabaje consoftware de administraciónde proyectos, másencontrará que los detallesde diseño, rastreo y análisisde proyectos son los que dana los mismos mayor partede su valor.
Ejemplos de Programas de Utilidad
CA Super Project
MS Project
Project Schedule 6 para Windows
Suretrak Project Manager para Windows
Timeline para Windows
EXPOSITOR
ANA ISABEL MORÁN
Ejemplo Programa Planificador de Proyectos
Servidor de
Proyectos
Servidor SQL
Programa Base
de Datos
Sharepoint
Team Servicies
CONCLUSIONES
La organización por proyectos permite administrarmejor los recursos.
La complejidad de un proyecto no está dada sólo porla complejidad tecnológica.
Es fundamental un adecuado seguimiento del proyectoy la asignación de un responsable del mismo.
Los proyectos deben ser ajustados periódicamente aefectos de tener una perspectiva realista sobre losmismos.
Administración De Proyectos
GRACIAS !
“Los planes son inútiles, pero planear lo es todo” Dwight Eisenhower
“Si no tenemos un plan, el control es imposible” James Lewis