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Secretaría General
Oficina General de Administración
OFICINA DE RECURSOS HUMANOS
FORMULARIO ELECTRÓNICO DE
AUTORIZACIÓN DE PERMISOS
MANUAL DE USUARIO
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INFORMACIÓN GENERAL DEL SISTEMA
NOMBRE DEL SISTEMA: FORMULARIO ELECTRÓNICO DE
AUTORIZACIÓN DE PERMISOS AREA USUARIA: PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE
MINISTROS VERSIÓN: 1.0 FECHA: 24-07-2013 ELABORADO POR: Sergio Castro Manrique
Vanessa Yupanqui Ramos
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HOJA DE CONTROL DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA DE CAMBIO ITEM CAMBIADOS DESCRIPCIÓN DE LAS
MODIFICACIONES REALIZADAS
1.0
25-07-2013
Documento Original
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INDICE
1. ACCESO AL SISTEMA……………………………………………………………..………5
2. MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA……………………………..……..…………........ 8
3. MARCACIONES……………………………………………………………………….……. 9
3.1 CONSULTAR MARCACIONES……………………………………………………….. 9 3.2 REGISTRAR MARCACIONES…………………………………………………........…..9
4. ACTIVIDADES……………………………………………………………………………...10
4.1 CONSULTAR ACTIVIDADES………………………………………………………….10
5. PAPELTAS - WORKFLOW (Control de Papeletas)…………………………….. 12
5.1 MENU PAPELETA - BANDEJA DE SALIDA……………………….……………... 14 5.1.1 CREAR PAPELETA……………………………………………………………. 15 5.1.2 MODIFICAR PAPELETA…………………………………………………..….. 19 5.1.3 ANULAR PAPELETA…………………………..…………………………….....20 5.1.4 ENVIAR PAPELETA………………………………………………………….... 21 5.2 MENU PAPELETA - PAPELETAS EN CURSO……………………….………….......23 5.3 MENU PAPELETA - PAPELETAS APROBADAS……………………………..….... 24 5.4 MENU PAPELETA - PAPELETAS RECHAZADAS……………………….……...... 25 5.5 MENU PAPELETA - PAPELETAS ANULADAS……………………………….…... 26 5.5.1REGENERAR PAPELETA……………………………………………………..……27 5.6 MENU PAPELETA - VER TODAS………………………………………………..…....28 6. ANEXO - CRITERIOS DE CONSULTA………………………………………..……. 29
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1. ACCESO AL SISTEMA
Se ingresará el siguiente link http://webasistencia.pcm.gob.pe/, y se visualizara la
siguiente ventana principal. (Ver Fig.1.0)
Fig.1.0 – Acceso al Sistema
El acceso al FORMULARIO ELECTRÓNICO DE AUTORIZACIÓN DE PERMISOS, es sólo para los usuarios registrados, cada uno de los cuales es identificado en el sistema a través de un usuario y clave que es proporcionado por la Oficina de Recursos Humanos. Se llenaran los siguientes campos:
� Usuario : Asignado por RRHH.
� Contraseña: Asignado por RRHH.
� Perfil : Existen 3 tipos de perfiles:
� Usuario : Cualquier trabajador de la Presidencia del Consejo de
Ministros.
� Supervisor : Podrá ver a todos los usuarios que estén a su cargo y podrá
hacer las aprobaciones a las papeletas. (JEFES DE AREA).
� Administrador : Persona que puede aprobar y visualizar papeletas de todo el
Personal. (JEFE DE RECURSOS HUMANOS).
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En este caso escogeremos el perfil de Usuario. Se llenaran los datos de la siguiente
manera, (Ver Fig.1.1)
Fig.1.1 – Acceso al Sistema
Se tiene dos botones (Ver Fig.1. 2)
Fig.1.2. – Acceso al Sistema
Ingresar: Al seleccionar Se ingresará a la pantalla del Menú de
Consulta de Marcaciones, por defecto. (Ver Fig.1.3)
Seleccione Perfil de Usuario
Ingrese su Usuario
Ingrese su Contraseña
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Fig.1.3 – Visualización de Marcaciones
Al seleccionar aparecerá una pantalla donde deberá completar
la siguiente información: Ver Fig.1.4.
Fig.1.4. Cambiar clave
a) Ingrese Usuario: Código asignado por la empresa
b) Ingrese Contraseña: Que es la contraseña con la que ingresó al sistema. Este
dato debe ingresarse o no podrá cambiar su contraseña.
c) Nueva Contraseña: Esta debe cumplir las siguientes características:
• Esta puede contener solamente valores alfanuméricos [0-9..a-z]
• La longitud de la clave, como mínimo es de 8 caracteres y como máximo de 20
caracteres.
d) Confirme Contraseña: Digite nuevamente la contraseña para validar su cambio.
Se muestra el nombre
del Usuario
a
b
c
d
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2. MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA
El usuario tendrá opción a registrar y visualizar todas las marcaciones y papeletas; también
podrá visualizar actividades que requiera respectivamente.
Se muestra una pantalla con opciones a escoger en el Menú Principal. Por defecto se
mostrara la pantalla de Menú Marcaciones. Ver Fig.2.0
Fig.2.0 Menú Principal
Al dar un clic en cualquiera de las opciones, se podrá ingresar a sus menús correspondientes:
Menú de Marcación Menú de Actividades Menú de Papeletas Salir del sistema
Fecha del día
Tipo de usuario
Salir del sistema
Actualizar sistema
Se muestra el contenido que pertenezca de acuerdo a la opción del menú que se escoja.
Barra del Menú Principal.
Criterios de selección
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3. MARCACIONES
3.1 Consultar Marcaciones
Se podrá visualizar las marcaciones registradas por usted; para ello el Sistema solicita
los criterios de Consulta (Ver ANEXO) y luego damos click en .
Ver Fig 3.1.0
Fig 3.0 –
Fig 3.1.0- Visualización de Marcaciones
A continuación detallamos la información que el sistema nos brinda por cada marcación:
Número de tarjeta
Código del usuario
Día de marcación
Fecha de marcación
Hora de marcación
Ubicación de donde se realiza la marcación
Lectora de marcación
Tipo de marcación
Criterios de Consulta - Ver ANEXO
Se muestra los registros de todas las marcaciones hechas por el usuario
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4. ACTIVIDADES
4.1 Consultar Actividades
Esta opción permite mostrar las actividades (Descanso, Fuera de tolerancia, Feriado,
Horas adicionales, Permiso Personal, Permiso no Autorizado, Refrigerio, Tardanza y
Trabajo, etc.) con el número de veces que realiza la actividad, con el total de tiempo en
horas, además de poder visualizar el detalle de cada actividad. Las actividades son
generadas por los horarios, marcaciones y estado actual del trabajador procesadas por
el Sistema de Asistencia. (Ver Fig 4.1.0)
Fig.4.1.0 – Consultar Actividades
Al seleccionar la opción , aparecerá una interfaz pequeña, donde
podemos elegir (seleccionar) la activad que deseamos consultar. Por defecto se
visualizará todo seleccionado. (Ver Fig. 4.1.1)
Fig.4.1.1 – Consultar Actividades – Seleccionar Actividades
Con esta opción se podrá desactivar todas las actividades que estén seleccionadas.
Actividad procesada por el Sistema de Asistencia.
Veces que realiza la actividad
Total de horas
Nos mostrara un enlace para Ver Detalle de la Actividad.
Criterios de Consulta - Ver ANEXO
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Se podrá seleccionar las actividades que desee visualizar. (Ver Fig. 4.1.2)
Fig.4.1.2– Consultar Actividades – Seleccionar Actividades
Después de seleccionar las Actividades que desea visualizar, hacer clic en “Aceptar” (Ver Fig. 4.1.3)
Fig.4.1.3 Consultar Actividades – Seleccionar Actividades
Después de Confirmar las Actividades que desea Visualizar, hacer click en y a
y a continuación Se visualizará la(s) actividad(es) que ha seleccionado. (Ver Fig. 4.1.4)
Fig.4.1.4 Consultar Actividades – Seleccionar Actividades
Haciendo un check, quedará seleccionada la actividad que desee visualizar.
Con esta opción se podrá visualizar las actividades que ha selecciono.
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Al hacer clic en ; se podrá visualizar los registros de la actividad seleccionada; de
acuerdo al criterio de selección y el intervalo de fechas. Se mostrara detalles de Fecha,
Actividad, Hora de inicio, Hora de Fin, la cantidad de minutos y la cantidad de horas.
Ver Fig.4.1.5
Fig.4.1.5 Consultar Actividades – Detalles de Actividades
5. PAPELETAS - WORKFLOW (Control de Papeletas) El Sistema le permite al Usuario Crear, Modificar, Anular una Papeleta; Enviar una
Papeleta al flujo de control para su aprobación o rechazo, así como también tiene la opción
de realizar consultas a las papeletas que han sido Aprobadas y Rechazadas o Anuladas.
(Ver Fig.5.0)
Fig.5.0 - Control de Papeletas
Menú de Papeletas
Opciones de mantenimiento de Circuito de Firma.
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Menú de Papeletas:
El menú del Control de Papeletas proporciona acceso a sus respectivos contenidos; se divide
en 6 secciones detalladas a continuación. (Ver Fig.5.1)
Fig.5.1 - Circuito de Firma
Muestra las papeletas que han sido enviadas para ser firmadas (Aprobadas rechazadas) por el Supervisor.
Permite crear, modificar, Anular y enviar una Papeleta.
Muestra las papeletas que han sido aprobadas por el Supervisor y también por el Administrador.
Muestra las papeletas que han sido rechazadas por el Supervisor y también por el Administrador
Muestra la papeleta que han sido anuladas por el usuario. Muestra todas las papeletas de la bandeja de salida, papeletas en curso, aprobadas, rechazadas y papeletas anuladas.
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5.1 MENU PAPELETA– BANDEJA DE SALIDA
En esta bandeja se mostrarán todas las papeletas que han sido creadas por el mismo usuario,
además tiene opción a realizar filtro de fechas. Si hacemos clic en se visualizará un
Detalle Previo con: Nº Papeleta, Actividad, Documento, observación y la lista de firmantes.
(Ver Fig.5.1.0)
Nota: Para este ejemplo, se realizan las pruebas con el usuario Sergio Castro.
Fig.6.1.0 - Bandeja de Salida
Fig.5.1.0- Bandeja de Salida
Al hacer clic en Nº de Papeleta; se visualizará los datos de la papeleta creada. (Ver Fig. 5.1.1)
Fig. 5.1.1 - Bandeja de Salida – Detalle – Nº papeleta
Se visualizará en estado creada
Esta opción por defecto se encontrará desactivada, al hacer check se habilitara el rango de fechas.
Primero se hará un clic para poder seleccionar el registro de la papeleta a visualizar.
Se hará un clic en el Nº de papeleta para poder visualizar el contenido de la papeleta.
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5.1.1 CREAR PAPELETA
La Bandeja de Salida tiene opciones para poder crear (Nuevo), Enviar para este ejemplo
procedemos a crear una Papeleta con usuario SERGIO CASTRO MANRIQUE. (Ver Fig.
5.1.1.0)
Fig. 5.1.1.0 – Bandeja e Salida - Crear Papeleta
Y a continuación se visualizará la siguiente pantalla con el estado “En creación”. (Ver
Fig.5.1.1.1) y los datos del trabajador.
Fig.5.1.1.1 – Bandeja de Entrada – Crear Papeleta
Nos indica que la papeleta se encuentra en estado de creación.
Se hará un clic para poder crear la papeleta.
Muestra nombres de las personas que firmarán la papeleta creada.
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El Sistema solicita el ingreso de la siguiente información:
2.Tipo de Papeleta
• Se podrá registrar 4 tipos de papeleta que se detallará a continuación:
Fig.5.1.1.2– Seleccione Tipo de papeleta
3. Actividad Justificada
Se selecciona la Actividad Justificante correspondiente a la Papeleta.
Si el tipo de Papeleta es por Horas, las Actividades Justificantes son las
siguientes:
Fig.5.1.1.3 – Actividad Justificante para las “Papeleta por Hora”
Si el tipo de Papeleta es por Días, las Actividades Justificantes son las
siguientes:
Fig.5.1.1.4 – Actividad Justificante para las “Papeleta por Días”
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Si el tipo de Papeleta es por Marcaciones, las Actividades Justificantes son las
siguientes:
Fig.5.1.1.5 – Actividad Justificante para las “Papeleta por Marcaciones”
4. Documento de Sustento (Opcional):
Ingresa el Documento de Sustento.
Fig.5.1.1.6 – Documento de Sustento
5. Detalle de Papeleta:
El sistema solicita los siguientes datos, según tipo de Papeleta seleccionada
anteriormente.
Si el tipo de Papeleta es por Horas:
El Sistema solicita la siguiente información:
� Datos de Inicio:
Si desea que el Sistema valide la hora de Inicio y de termino de la
papeleta, debe seleccionar , de lo contrario el Sistema
deshabilitará la opción para ingresar la hora de inicio y de término. A
continuación seleccionará el ícono: y elegir la fecha a justificar.
(Ver Fig. 5.1.1.7)
Fig.5.1.1.7 – Detalle de Papeleta - Inicio – Fecha
Se ingresara la Hora de inicio de su papeleta. (Ver Fig. 5.1.1.8)
Fig. 5.1.1.8 – Creación de Papeleta – Inicio - Hora
La fecha será durante la fecha de periodo.
La hora será con el formato de 24horas (HH:mm)
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� Datos de Termino:
Se ingresará la Hora de Termino; no se ingresará la Fecha de termino
porque ya está determinada. (Ver Fig. 5.1.1.9)
Fig.5.1.1.9 – Creación de Papeleta - Termino – Hora
Si el tipo de Papeleta es por Días
El Sistema deshabilita la opción para ingresar la hora de inicio y de término;
y solicita la siguiente información:
� Datos de Inicio:
Seleccionara el ícono: y elige la fecha en que inicia la actividad
justificante. (Ver Fig. 5.1.1.10)
Fig.5.1.1.10 – Creación de Papeleta - Inicio – Fecha
� Datos de Término:
Seleccionará el ícono: y elige la fecha en que termina la actividad
justificante. (Ver Fig. 5.1.1.11)
Fig.5.1.1.11 – Creación de Papeleta - Termino – Fecha
Si el tipo de Papeleta es por Marcaciones:
El Sistema deshabilita la opción para ingresar la fecha y hora de término y
solicita el ingreso de la siguiente información:
� Datos de Inicio:
Seleccionará el ícono: y elige la fecha en que inicia la actividad
justificante. (Ver Fig. 5.1.1.12)
Fig.5.1.1.12 – Creación de Papeleta – Datos de Inicio
La hora será con el formato de 24horas (HH:mm)
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5.1.2 MODIFICAR PAPELETA
El Sistema permite Modificar los datos de una papeleta, para ello Se tendrá que
seleccionar el registro que desea modificar haciendo clic en de la columna Detalle,
seguidamente hacer clic en . (Ver Fig. 5.1.2.0)
Fig.5.1.2.0 – Bandeja de Salida - Modificar
Y el sistema habilita las opciones en la siguiente ventana, para realizar los cambios según
necesidad (Ver Fig. 5.1.2.1)
Fig. 5.1.2.1 – Bandeja de Salida - Modificar
1- Primero se seleccionara el registro que se desea modificar.
2- Seguidamente se hará un clic para poder modificar la papeleta.
Se hará un clic para poder guardar las modificaciones.
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Después de realizar los cambios, hacer clic en Grabar el Sistema muestra la Ventana de
bandeja de Entrada con el Registro de la Papeleta, manteniendo su Estado CREADA. (Ver
Fig. 5.1.2.2)
Fig. 5.1.2.2 – Bandeja de Salida – Modificar Papeleta
5.1.3 ANULAR PAPELETA
El Sistema permite Anular una Papeleta, para ello selecciona el registro que desea Anular
haciendo clic en de la columna Detalle, seguidamente un clic en (Ver Fig.
5.1.3.0)
Fig.5.1.3.0 – Bandeja de Salida – Anular Papeleta
Primero se seleccionara el registro que se desea modificar.
Seguidamente se hará un clic para poder modificar la papeleta.
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Y el Sistema anula la papeleta y muestra un mensaje como indica en la Fig. 6.1.3.1
Fig.6.1.3.1 – Bandeja de Salida – Anular Papeleta
5.1.4 ENVIAR PAPELETA
El Sistema permite enviar la papeleta con estado CREADA para su firma posterior, es
decir rechazadas o aprobadas por el Supervisor, cambiando de estado a INICIADA .
Para ello se elige el registro que desee enviar haciendo clic en de la columna
Detalle, seguidamente un clic en . (Ver Fig. 5.1.4.0)
Fig.5.1.4.0 - Bandeja de Salida – Enviar Papeleta
Seguidamente se hará un clic para poder Enviar la papeleta.
Primero se seleccionara el registro que se desea Enviar.
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Y a continuación el sistema vuelve muestra un mensaje. (Ver Fig. 5.1.4.1)
Fig.5.1.4.1 - Bandeja de Salida - Enviar
Observamos que el registro no se visualiza, por que se registra como papeleta en
Curso. (Ver Punto 5.2) . En caso de que exista una papeleta enviada con el mismo
horario se visualizará un mensaje. “El Sistema no acepta Papeletas con el mismo
horario.”
Muestra el siguiente mensaje y observamos que el registro no está.
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5.2 MENU PAPELETA– PAPELETAS EN CURSO
Al hacer clic en este Link , El Sistema muestra las papeletas que
aun no han sido firmadas por el Supervisor; y que ya han sido enviadas por el usuario y
se encuentran en estado INICIADA . Si hacemos clic en , el Sistema muestra en
la parte inferior de la ventana un detalle Previo de la Papeleta, con la siguiente
información: Nº de Papeleta, Actividad, Documento, observación y una lista de
firmantes. (Ver Fig. 5.2.0)
Fig 5.2.0 – Papeletas en Curso
Al hacer clic en el Nº de Papeleta; el Sistema muestra en una ventana, todos los datos
de la papeleta con estado “Iniciada ” Ver Fig.5.2.1
Fig 5.2.1– Papeletas en Curso.
Para utilizar esta opción primero se seleccionara la papeleta y luego se hará un clic para poder anularla.
Se hará clic para poder seleccionar una papeleta.
Se hará un clic en el Nº de papeleta para poder visualizar el contenido de la papeleta.
Esta opción por defecto se encontrara desactivada, al hacer check se habilitara el rango
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5.3 MENU PAPELETA– PAPELETAS APROBADAS
Al hacer clic en este link , el Sistema lista la(s) papeleta(s) que han
sido firmada(s) por todos los firmantes (de acuerdo a la normativa PCM) y se
encontraran con estado Aprobado. Si hacemos clic en el Sistema muestra en la
parte inferior de la ventana un detalle Previo de la Papeleta, con la siguiente
información: Papeleta Nº, Actividad, Documento, observación y una lista de firmantes.
(Ver Fig.5.3.0)
Fig.5.3.0 – Papeletas en Aprobadas.
Al hacer clic en el Nro de Papeleta, el Sistema muestra en una ventana, todos los datos
de la papeleta con estado Aprobado (Ver Fig.5.3.1)
F
i
g
.
6Fig.5.3.1 – Papeletas en Aprobadas- Detalle
Se seleccionara el registro que se desea ver a Detalle Previo.
Dar un clic en (papeleta Nº) para poder visualizar un detalle total de la papeleta.
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5.4 MENU PAPELETA– PAPELETAS RECHAZADAS
Al hacer clic en este Link , el Sistema lista todas las papeletas que
han sido rechazadas por los firmantes (de acuerdo a la normativa PCM) y se encuentran
con el estado rechazado, se identificará con el símbolo .
Si hacemos clic en el Sistema muestra en la parte inferior de la ventana un detalle
Previo de la Papeleta, con la siguiente información: Nº Papeleta, Actividad, Documento,
observación y una lista de firmantes dándonos a conocer el firmante que rechazo la
papeleta. (Ver Fig. 5.4.0)
Fig.5.4.0 – Papeletas Rechazadas.
Al hacer clic en Nº de Papeleta, el Sistema muestra en una ventana, todos los datos de la
papeleta con estado Rechazada. (Ver Fig.5.4.1)
Fig.5.4.1 – Papeletas Rechazadas - Detalle
Dar un clic en Nº papeleta para poder visualizar un detalle total de la papeleta.
Se seleccionara el registro que se desea ver a Detalle.
Firmante que rechazó la papeleta.
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5.5 MENU PAPELETA– PAPELETAS ANULADAS
Al hacer clic en este link el Sistema lista todas las papeletas anuladas por
el Usuario (al crear la papeleta). Si hacemos clic en el Sistema muestra en la parte
inferior de la ventana un detalle Previo de la Papeleta, con la siguiente información: Nº
Papeleta, Actividad, Documento, observación. (Ver Fig.5.5.0)
Fig.5.5.0 – Papeletas Anuladas.
Al hacer clic en Nº de Papeleta; el Sistema muestra en una ventana, todos los datos de la
papeleta con estado Anulada. (Ver Fig. 5.5.1)
Fig.5.5.1 – Papeletas Anuladas.
Dar un clic en Nº papeleta para poder visualizar un detalle total de la papeleta.
Se seleccionará el registro que se desea ver a Detalle.
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5.5.1 REGENERAR PAPELETA ANULADA
En el menú de papeletas Anuladas el Sistema brinda la opción de poder Regenerar una
papeleta Anulada, es decir, volver a generarla, cambiando así su estado de Anulada a
Creada . Para ello debe seleccionar una papeleta haciendo clic en el link y luego en
la opción (Ver Fig.5.5.1.0)
Fig.5.5.1.0 – Regenerar Papeleta Anulada
Y el Sistema muestra las opciones habilitadas para volver a crear la Papeleta (Ver Fig.
5.5.1.1)
Fig.5.5.1.1 - Bandeja de Salida – Enviar
Después de ingresar la información según necesidad, hacer clic en grabar.
Al hacer clic en Grabar, quedaran guardadas las modificaciones.
Seguidamente se hará un clic para poder Enviar la papeleta.
Primero se seleccionara el registro que se desea Regenerar.
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5.6 MENU PAPELETA– VER TODAS
Al hacer clic en este link El Sistema mostrará un resumen con todas las
Papeletas. (Ver Fig. 5.6.0)
.
Fig.5.6.0 – Ver todas.
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6. ANEXO – CRITERIOS DE CONSULTA
Criterios de Selección: Se utilizara los criterios de selección en Consultar Marcaciones y Consultar Actividades.
Existen 2 criterios:
6.1 Selección especial: Primero presionar , Se podrá seleccionar el
mes y el año y por ultimo hacer clic en . Según la Fig.6.1.0
Fig.6.1.0 –Selección Especial
6.2 Selección general: Primero presionar , se podrá seleccionar
fecha Inicial y final (Seleccionar la imagen para ver el calendario) y por ultimo hacer
clic en . Según la Fig. 6.2.0
Fig.6.2.0 – Selección General
Hacer un clic para poder escoger el mes y el año que desea visualizar las actividades.
Hacer un clic para poder escoger un rango de fecha que desee visualizar.