Post on 26-May-2015
description
Solutions for Business
Modernización y Administración de la InformaciónSeptiembre 2010
Solutions for Business 2
Contenido
• ¿Qué es Información?
• Importancia de la Información
• Administración de la Información
• Gobierno y la Información
• Modernización Gubernamental
Solutions for Business 3
¿Qué es Información?
Datos
Información
ConocimientoLos datos, dentro de un contextocontienen información, que, a través deluso y la experiencia se convierte enconocimiento.
Información: Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada.
Dato: Documento, testimonio, fundamento.
Conocimiento: Entendimiento, inteligencia, razón natural.
Los datos y la información se almacenan para transmitir conocimiento
Solutions for Business 4
Importancia de la Información
La Información...• ayuda a obtener conocimiento (educar, entrenar...)• facilita el control (no hay control sin retroalimentación)• permite tomar decisiones (no se debe tomar decisiones sin información)• influencia acciones y actitudes (qué debemos y qué no debemos hacer?)
La información se ha convertido en un recurso igual de valioso que la gente o el capital.
El know-how (conocimiento) es el capital intelectual –y a veces el único capital– de lasempresas.
El conocimiento ya no es un recurso más, el conocimiento ahora es el recurso central quepermite innovar y obtener ventajas competitivas. La información es la parte fundamentalde toda empresa.
Los archivos son instrumentos de la historia
Solutions for Business 5
Administración de la Información
Primero hay que administrar los datos y la información (documentos, registros...) paradespués poder administrar el conocimiento (buscar, filtrar, analizar, resumir...).
Un documento cuesta:$1usd para almacenar$5usd para recuperar$120usd para encontrar un documento mal archivado.$220usd para reproducir un documento perdido.Fuente: EMC2
Almacenar datos representa un costo que, enmuchos casos, no representa ningún beneficio,inclusive es visto como un mal necesario (la leynos obliga a...).Lo cierto, es que si se logra administrar lainformación y el conocimiento exitosamente,esta se se convertirá en uno de los mayoresactivos de cualquier organización.
El 7.5% de la documentación se pierde.El 3% restante se archiva malFuente: PriceWaterhouseCoopers
Los profesionales gastan entre el 5 y 15% de sutiempo leyendo información, y hasta 50%buscándola. Fuente: Gartner Group
2 de cada 5 compañías que sufren un desastre, sesalen del negocio en 5 años. Fuente: Gartner Group
La administración de la información es un conjunto de actividades paraexplotar, compartir y desarrollar el capital intelectual que posee unaorganización.
La administración de la información es el arte de transformar los datos en unvalor tangible (para esto, la información debe ser principalmente: precisa,actualizada, completa y oportuna).
Solutions for Business 6
Gobierno y la Información
Todos los países necesitan gobernantes que administren los recursoseconómicos y establezcan leyes para vivir en armonía.
Para vivir en armonía (paz social), el gobierno debe mantener la seguridad y elorden público, y para esto es necesario, entre otras cosas, registrar ysalvaguardar los actos más importantes de los ciudadanos (nacimiento,matrimonio, escrituras, registro vehicular, pagos, etc.) con el fin de dar certezajurídica y habilitar la protección de los derechos.Por lo tanto, una de las tareas más importantes del gobierno es resguardar yadministrar nuestros registros. El gobierno es el custodio de los registrosciudadanos.
Ya que el gobierno tiene esta muy importante tarea, ¿no hace sentidotransformar este “mal necesario” en un valioso activo?
Solutions for Business 7
¿Porqué Modernizarse?
Ø Los tiempos actuales nos obligan a optimizar procesos y procedimientos con el fin de alcanzar más logros con menos presupuesto.
Ø La ciudadanía demanda cada vez más y mejores servicios.
Ø La globalización supone que para ser competitivos a nivel mundial, los ciudadanos necesitan cada vez más del apoyo de un gobierno eficiente.
Ø Mientras más somos, más compleja es la administración.
Solutions for Business 8
Gobierno Moderno
Ecológico
Gobierno Moderno
Eficiente Accesible Transparente Seguro
Simplificación operativa
Optimización de costos y recursos
Sustentable
Mejora continua
Trámites ágiles y sencillos
Facilidad de acceso (transacciones
simultaneas, internet)
Excelencia en el servicio
Auditable
Visible
Mejor percepción ciudadana
Confianza para atraer inversiones
Preservación de la Información
Reducción de riesgos en la pérdida, filtrado
y mal uso de la información
Continuidad de los Servicios
Estrategia de Negocio y TI
Administración del Cambio
Desarrollo e implantaciónde modelos operativos
Integración de Sistemas
Gestión de Proyectos
Desarrollos a la Medida
Arquitectura
El éxito es el resultado del correcto manejo de la información
Uso eficiente del papel
Uso eficiente de los recursos (energía,
agua, gasolina, etc.)
Comprometido con el medio ambiente
InformaciónTecnologíaGente
Solutions for Business 9
Ejemplo, modernización - Situación Actual
Crear Solicitud
Imprimir Solicitud
Copiar SolicitudFirmar Solicitud Enviar Solicitud
Recibir y Organizar
Firmar Solicitud
Aprobar Solicitud
Copiar SolicitudEnviar Solicitud
Entregar Servicio
Recibir y Organizar
En la mayoría de las grandes dependencias, el sistema de aprobación y autorización para laejecución de obras, esta distribuido a lo largo y ancho de la organización. Esto suele significargastos importantes en papel, mensajería y tiempo.
Solutions for Business 10
Ejemplo, modernización a través de la digitalización
Firmar Solicitud
Imprimir Solicitud
Copiar SolicitudFirmar SolicitudEnviar Solicitud
Aprobar Solicitud
Copiar SolicitudEnviar Solicitud
Crear Solicitud
Entregar Servicio
Recibir y Aprobar
Recibir y Ejecutar
Al migrar la información a un formato digital y utilizar un administrador de contenidos, sepueden eliminar los gastos de impresión, copiado, envío y organización documental.Aumentan los controles de acceso a la información, se mejoran considerablemente lostiempos de respuesta y los procesos se optimizan.
Solutions for Business 11
Claves para la modernización
Puntos clave para una modernización exitosa
• Conocimiento• Entendimiento• Aceptación• Adaptación al Cambio
• Herramientas adecuadas• Alineación con iniciativas
• Explotar• Inteligencia• Poder
Gente Tecnología Información
• Conocimiento del Cambio: Sé que va a haber un cambio pero no sé de quese trata.
• Entendimiento del Cambio: Sé que va a haber un cambio y entiendo porquees necesario.
• Aceptación del Cambio: Comprendo el cambio y estoy de acuerdo en el.• Adopción del Cambio: Soy parte del cambio.
Nive
l de
Com
prom
iso
Tiempo
Adopción del Cambio
Aceptación del Cambio
Entendimientodel Cambio
Conocimientodel Cambio
• Red• Almacenamiento (SAN, NAS)• Administradores de documentos y contenido (EDM, ECM)
• Inteligencia de Negocio (Business Intelligence, Data Mart, Data Mining,Meaning based computing)
Solutions for Business 12
Claves para la modernización de información
La administración de Información incluye las siguientes 3 dimensiones:
Gestión de Contenido
Gestión de Contenido Empresarial
Portal Web / Intranet
Colaboración Empresarial
Búsqueda Empresarial
Gestión de DatosGobierno de Datos
Gestión de Meta Data
Réplica de Datos
Gestión de Datos Maestros
Inteligencia de Negocio (BI)
Integración de Datos
Data Warehousing
Análisis y Reporteo
Minería de Datos
Se refiere a lo relativo al resguardo y administración de lainformación (papel, bytes, cintas, videos...); definición de usuariosy perfiles, dueños, metadata, etc.
Es todo lo relevante al flujo de trabajo, ciclo de vida de lainformación, forma de acceso, metodología de colaboración, etc.
Explotar la información de tal forma que se pueda obtenerconocimiento a partir de ella que sirva para nuevas oportunidadesde negocio/servicio.
Gestión de Datos
Gestión de Contenidos
Inteligencia de Negocio
Seguridad
© Kodak 2010
¿Preguntas?