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MODELO BÁSICO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA (TdR)
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Modelo básico de Términos de Referencia (TdR). V 1.0. http://iniciativalocal.com/
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Los Términos de Referencia (en adelante, TdR) son el documento base que Iniciativa Local necesita para enfocar toda asistencia técnica que una entidad determinada pudiera precisar. Es, en otras palabras, la solicitud de una propuesta de servicio técnico ante una necesidad concreta de la entidad interesada. No supone ningún tipo de compromiso jurídico o contractual, y tiene como única finalidad que Iniciativa Local pueda presentar una propuesta de asistencia técnica ajustada a los intereses y parámetros definidos por la entidad interesada. La información que nos proporcione únicamente será utilizada a tales fines. Tras dicha presentación, la entidad podría optar o no por la contratación de nuestros servicios. El presente es un modelo subsidiario para todas aquellas entidades que no dispongan de este tipo de instrumentos. Si en su caso dispusieran de un modelo de TdR determinado, podrían remitírnoslo a los mismos efectos. Del mismo modo, si estimasen oportuno realizar una presentación distinta, siempre que sirva a los mismos efectos, o incluir otro tipo de información que creyeran necesaria, podría realizarse sin mayor problema. A continuación, se exponen la estructura y los apartados necesarios para cumplimentar los TdR:
1.-‐ Antecedentes / Introducción 2.-‐ Objetivo de la intervención. 3.-‐ Resultados esperados. 4.-‐ Alcance de la intervención. 5.-‐ Actividades o tareas a realizar. 6.-‐ Documentación y otros recursos de referencia. 7.-‐ Calendario de ejecución. 8.-‐ Perfil de los consultores. 9.-‐ Coordinación y supervisión. 10.-‐ Costo de la consultoría y modalidad de pago. 11.-‐ Otros aspectos.
1.-‐ Antecedentes / Introducción.
• Es una presentación, un resumen, sobre la naturaleza y actividad de la entidad que necesita la asistencia técnica, y sobre el instrumento o proceso que pretenda intervenirse.
• Es importante contextualizar bien lo anterior, por lo cual se hace necesario
incluir parámetros como los objetivos de su actividad, dimensión, cobertura geográfica, tiempo, población a que se dirige, resultados, contexto institucional u organizativo, aspectos legales, gestión, aspectos presupuestarios, etc.
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• Incluirá una breve descripción del programa, proyecto o proceso a intervenir, de su desarrollo y situación actual, así cómo de los retos que se plantean con el mismo.
• En su caso, podría incluirse un glosario de definiciones, términos o palabras
clave que, dada la naturaleza de la entidad o actividad que desarrolla, pudieran ser necesarias para evitar interpretaciones ambiguas.
2.-‐ Objetivo de la intervención. Se trata de definir con precisión y detalle el propósito concreto que se pretende alcanzar con la intervención. En caso de que su entidad trabaje con algún tipo de metodología orientada al cumplimiento de objetivos (como pudiera ser por ejemplo el método ZOPP o el Enfoque de Marco Lógico, por poner unos casos), podrían cumplimentar este apartado de acuerdo a la estructura que tengan establecida. En caso contrario, este apartado servirá para definir el propósito concreto principal, mientras que el siguiente servirá para definir propósitos secundarios, pero necesarios para cumplir el principal (lo que suele estructurarse, en las entidades que no utilizan metodologías como las señaladas, como objetivo general y objetivos específicos, respectivamente). 3.-‐ Resultados esperados. Consideración de metas alcanzables para cumplir el objetivo propuesto (ver apartado anterior). 4.-‐ Alcance de la intervención.
• Define la dimensión a alcanzar con la intervención, en especial en lo relativo a la amplitud de ésta, su enfoque y la definición de los implicados.
• Se definirán con claridad aspectos clave sobre el objeto de intervención,
como los aspectos a valorar, periodo, en su caso ciclo de vida, etc.
• Se enumerarán los actores implicados, rol, responsabilidades, nivel de participación, importancia... y cualesquiera otra información que ayude a clarificar las partes implicadas, incluidas las externas a la entidad, en su caso.
• En su caso, por las razones que se expusieran, podrá definirse la
metodología a seguir. Existen entidades que así lo tienen establecido, aunque por defecto lo normal será que Iniciativa Local proponga la metodología a implementar, y a partir de ésta, y en su caso, se negocie su alcance y forma final.
5.-‐ Actividades o tareas a realizar. Al igual que en el anterior caso, lo normal es que la entidad valore la propuesta de actividades a realizar en la asistencia técnica por Iniciativa Local. No obstante, en
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ocasiones existen entidades que prefieren predefinir la totalidad o parte de las actividades a realizar, justificando tal eventualidad, y en cuya circunstancia nuestro papel se circunscribe a proponer el alcance de cada una, así como, en su caso, proponer aquellas otras que entendamos completan o complementan aquellas. 6.-‐ Documentación y otros recursos de referencia. Consta de los recursos, a disposición de la entidad solicitante, que ésta pone a disposición de la asistencia técnica para su realización, en caso de que la propuesta prosperare. Es un apartado muy importante de definir, pues condiciona totalmente el alcance de la propuesta. 7.-‐ Calendario de ejecución. Consta de la duración y, en su caso, fases de realización de la intervención, que la entidad solicitante requiera para llevar a cabo la misma. Suele establecerse en tres momentos o fases (fase previa o de gabinete, ejecución, y resolución). Incluirá, en su caso, los plazos de entrega de informes (normalmente uno final provisional y, tras apreciación de éste, el final definitivo, cuya entrega usualmente cierra la intervención). 8.-‐ Perfil de los consultores. Consta del perfil o perfiles mínimos o idóneos que la entidad solicite para llevar a cabo la asistencia técnica. Si la entidad no estuviera obligada, o no considerara necesario, establecer dicha necesidad, Iniciativa Local en todo caso propondrá aquellos que considere oportuno para su posterior valoración por aquella. 9.-‐ Coordinación y supervisión. Define las personas de la entidad con responsabilidad a efectos de comunicación, consultas y decisión en la realización de la asistencia técnica. Se incluirán los medios de contacto pertinentes, pues pueden ser también necesarios no ante la eventual realización de la asistencia técnica, sino también en la clarificación de aspectos concretos relativos a los TdR. 10.-‐ Costo de la consultoría y modalidad de pago. En su caso, se especificará el presupuesto con que la entidad cuenta para la realización de la asistencia técnica, así como las modalidades y tiempos de desembolso, normalmente coincidentes con las fases de desarrollo de la misma. 11.-‐ Otros aspectos. Se incluirán en este apartado los detalles o comentarios adicionales que la entidad considere pertinentes, y que no haya podido incluir en los apartados anteriores.