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Universidad Central de Venezuela Vicerrectorado Administrativo
Dirección de Administración y Finanzas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE LA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Caracas, Abril 2005
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP: SEC: PAG.1/6
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: ContenidoPROCEDIMIENTO :
PROMULGACIÓN
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I
1.1 Objetivos / Alcance
1.2 Hoja de Vida del Manual
1.3 Hoja de Participantes
1.4 Uso del Manual
CAPITULO II - Dirección de Administración y Finanzas
2.1. Normas Generales
2.2. Base Legal
2.3. Normas Descripción de los procedimientos
2.3.1. Recepción y Distribución de la Correspondencia
2.3.2. Reposición de la Caja Chica
2.4. Formularios e Instructivos
2.4.1. Caja Chica
CAPITULO III - Unidad de Servicios Administrativos
3.1. Lineamientos y Normas Generales
3.2. Base Legal
3.3. Normas Descripción de los procedimientos
3.3.1. Solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio
3.3.2. Solicitud de Personal Contratado - Persona Natural
3.3.3. Solicitud de Personal Contratado - Persona Jurídica
3.3.4. Anticipo de Prestaciones Sociales
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP: SEC: PAG.2/6
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: ContenidoPROCEDIMIENTO :
3.3.5. Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios
3.3.6. Censo de Pensionados y Jubilados
3.3.7. Envío de información de las conciliaciones bancarias a Contraloría
Interna
3.3.8. Retenciones IVA por los Proveedores
3.3.9. Reposición de la Caja Chica
3.4. Formularios e Instructivos
3.4.1 Solicitud de Cheque
3.4.2 Voucher de Cheque
3.5. Anexos
3.5.1. Formato “A” Conciliaciones Bancarias
3.5.2. Formato “B” Situación de las partidas por antigüedad
CAPITULO IV - Departamento de Bienes Muebles
4.1. Normas Generales
4.2. Base Legal
4.3. Normas Descripción de los procedimientos
4.3.1. Incorporación de Bienes Muebles
4.3.2. Desincorporación de Bienes Muebles
4.3.3. Transferencias de Bienes Muebles
CAPITULO V - Departamento de Bienes Inmuebles
5.1. Normas Generales
5.2. Base Legal
5.3. Normas Descripción de los procedimientos
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
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UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: ContenidoPROCEDIMIENTO :
5.3.1. Incorporación de Bienes Inmuebles
5.3.2. Desincorporación de Bienes Inmuebles
CAPITULO VI - División de Tesorería
6.1. Normas Generales
6.2. Base Legal
6.3. Normas Descripción de los procedimientos
6.3.1 Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a
nivel de las Instituciones Bancarias
6.3.2 Certificación de pagos
6.3.3 Control de Pagos por Juzgado a Menores de Edad
6.3.4 Seguimiento de Ingresos por Bono de Alimentación
6.3.5 Emisión y Control de Pagos de las Dependencias al Personal
Contratado por Partida Centralizada
6.3.6 Endosos de los cheques a nombre de la Universidad Central
de Venezuela
6.3.7 Control de Saldos Bancarios Mensuales de Facultades y
Dependencias de la Institución
6.3.8 Control de los Saldos Bancarios de la Comisión Mixta de
Seguros
6.3.9 Custodia y Emisión de Cheques
6.3.10 Entrega y Distribución de Cheques
6.3.11 Preparación y Revisión de Nominas
6.3.12 Pago de Alquileres de Arrendamientos por Proveedores de
Servicios
6.3.13 Cheques Anulados y Suspensión de Cheques
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
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UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: ContenidoPROCEDIMIENTO :
6.3.14 Control de Saldos Diarios
6.3.15 Colocaciones Financieras
6.3.16 Ordenamiento de Pagos
6.3.17 Flujo de Caja
6.4. Anexos
6.4.1. Cuadros controles
CAPITULO VII - División de Contabilidad
7.1. Normas Generales
7.2. Base Legal
7.3. Normas Descripción de los procedimientos
7.3.1. Rendición de cuentas de los movimientos contables de las
Unidades Ejecutoras
7.3.2. Conciliaciones Bancarias - Banco Provincial
7.3.3. Conciliaciones Bancarias - Otros Bancos
7.3.4. Cheques en Tránsito
7.3.5. Pagos de Servicios Básicos
7.3.6. Registro en el Sistema Contable de Egresos, Ingresos,
Transferencias Bancarias y nóminas y su pago.
7.3.7. Archivo de la Documentación Contable
7.3.8. Análisis de Cuentas
7.3.9. Generación de los Estados Financieros
7.4. Anexos
7.4.1. Guía - Conciliación de Cheques por Nomina
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
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UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: ContenidoPROCEDIMIENTO :
7.4.2. Guía - Generación de Archivo TXT para Estados de Cuenta
del Banco Provincial
7.4.3. Guía - Comprobante Contable - Transferencias
7.4.4. Rendición de Cuentas de los movimientos contables de las
Unidades Ejecutoras
7.4.5. Presentación de los Estados Financieros
7.4.6. Auxiliares Contables
CAPITULO VIII - Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios
8.1. Normas Generales
8.2. Base Legal
8.3. Normas Descripción de los procedimientos
8.3.1. Análisis de los Ingresos Propios (Presupuestado y
Contabilizado)
8.3.2. Análisis de la Recuperación de los Costos Indirectos
8.3.3. Seguimiento a los pagos de cánones de arrendamiento
8.4. Anexos8.4.1. Cuadros y gráficos de Ingresos Propios
CAPITULO IX - Departamento de Control de Compras de Bienes y Servicios
9.1. Normas Generales
9.2. Base Legal
9.3. Normas Descripción de los procedimientos
9.3.1. Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios
9.3.2. Licitación
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP: SEC: PAG.6/6
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UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: ContenidoPROCEDIMIENTO :
9.4. Formularios e Instructivos9.4.1. Requisición9.4.2. Orden de Compra
CAPITULO X - Departamento de Seguros
10.1. Normas Generales
10.2. Base Legal
10.3. Normas Descripción de los procedimientos
10.3.1. Gastos médicos ambulatorios
10.3.2. Transferencias de Cláusulas de HCM Docente, Profesional
Administrativo y Obrero
10.3.3. Seguro de HCM
10.3.4. Seguro de Vida
10.3.5. Ramo Patrimoniales y Automóviles
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP: SEC: PAG.1/1
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UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: PromulgaciónPROCEDIMIENTO :
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Promulgación
El Consejo Universitario de la Universidad Central de Venezuela, en sesión de
fecha_______________ aprobó la información contenida en este Manual de Normas y
Procedimientos de la Dirección de Administración y Finanzas de la Universidad Central de
Venezuela.
Este Manual tendrá por finalidad documentar los procedimientos que se realizan en esta
Dirección así como las normativas y bases legales que lo respaldan.
El Departamento de Desarrollo Organizativo adscrito a la Dirección de Planificación y
presupuesto tiene la responsabilidad de actualización de este Manual.
Caracas, a los del mes de de 2005.
Mirtha Gross Elizabeth MarvalDirectora Vicerrector Administrativo
Antonio ParisRector
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP: SEC: PAG.1/1
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: IntroducciónPROCEDIMIENTO :
INTRODUCCIÓN
El presente Manual tiene como propósito establecer definiciones y procedimientos básicos que
orienten a la Universidad en la Administración económica financiera de los Fondos provenientes
del Estado así como los procedentes de Ingresos Propios.
Es importante señalar, que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas
y Procedimientos podrán optimizarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos,
lo cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y
eficacia de la gestión administrativa.
En tal sentido, este Manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y
describir la operatividad del proceso de la Administración de los Recursos Financieros y
Materiales, que permitan apoyar a la Dirección en los principios de racionalidad económica a fin
de garantizar el máximo aprovechamiento de estos recursos.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:1
SEC:1.1.
PAG.1/1
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Objetivo y alcancePROCEDIMIENTO :
OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer las Normas y Procedimientos que
se llevan a cabo en la Dirección de
Administración y Finanzas, con el fin de servir
como un instrumento de información, que
permita orientar a las Dependencias adscritas
a ella en sus actividades y en el control de
sus funciones.
ALCANCE
Este manual está dirigido a todo el personal
adscrito a la Dirección de Administración y
Finanzas.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:1
SEC:1.2.
PAG.1/1
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Hoja de vida del ManualPROCEDIMIENTO :
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Hoja de Vida del Manual
N° VERSIÓN FECHA DEVIGENCIA
RESPONSABLEADMINISTRATIVO
RESPONSABLEACTUALIZACIÓN
PRINCIPALESCAMBIOS
REALIZADOS
1era. Mayo 2005
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:1
SEC:1.3.
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UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Hoja de ParticipantesPROCEDIMIENTO :
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Hoja de Participantes
NOMBRES Y APELLIDOS Unidad
Mirtha Gross MoraNora Palacio Lozada
Dirección de Administración yFinanzas
María Janectsy LópezBeatriz Angulo
División de Tesorería
Yraida Alonzo División de Contabilidad
Fabiola GarcíaJosé Antonio Escalante
Unidad de Servicios Administrativos
Bartolo Rodríguez Departamento de Bienes Muebles
Amaryba Frisneda Departamento de Bienes Inmuebles
Audrey QuintanaPedro Córdova
Departamento de ActividadesComerciales e Ingresos Propios
María de los Angeles Vizcarrondo Departamento de Control deCompras de Bienes y Servicios
Karin Suárez Departamento de Seguros
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:1
SEC:1.4.
PAG.1/1
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Uso del ManualPROCEDIMIENTO :
USO DEL MANUAL
Para la correcta implantación de este manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:
1. El manual debe estar a disposición de todo el personal que forme parte de la Dirección de
Administración y Finanzas.
2. En la aplicación de este manual, el desarrollo, supervisión y cumplimiento de los
procedimientos aquí descritos recaen sobre su Coordinador.
3. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente, o en las políticas del Área de la
Dirección de Administración y Finanzas que en materia de procedimientos afecten la
estructura del Manual, generará también un cambio en su contenido con el fin de adaptarlo
a las nuevas políticas emitidas.
4. Los usuarios del manual, deberán notificar a su supervisor inmediato las sugerencias,
modificaciones o cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de
garantizar la vigencia de su contenido y con ello mejorar la base de conocimiento en el
tiempo.
5. Este manual está dividido en capítulos y secciones con el fin de hacer más fácil su
actualización. Solamente podrá ser modificado por el Departamento de Desarrollo
Organizativo, adscrito a la Dirección de Planificación y Presupuesto de la Universidad
Central de Venezuela.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:2
SEC:2.1.
PAG.1/1
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UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
Normas Generales
1. Debe materializar las políticas de recursos financieros de la Universidad Central de
Venezuela y los establecidos por ley.
2. Debe mantener información sobre la situación económico-financiera de la Universidad
Central de Venezuela.
3. Debe actualizar y efectuar los pagos de sueldos y salarios y de los Proveedores de
Bienes y Servicios de la Institución.
4. Debe mantener un registro actualizado de los bienes muebles e inmuebles de la
Universidad.
5. Debe controlar y apoyar a todas las Unidades de la Dirección de Administración y
Finanzas en cuanto a la revisión, aprobación, autorización y registro de los procesos
administrativos-financieros.
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Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:2
SEC:2.3.
PAG.1/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Base LegalPROCEDIMIENTO :
1. Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela
2. Ley Orgánica de la Administración
Pública
3. Ley Orgánica de procedimientos
administrativos
4. Ley Orgánica del Trabajo, Gaceta
Oficial N°. 5.152, extraordinario del
19 de junio de 1997
5. Reglamento de la Ley Orgánica del
Trabajo .
6. Código de Comercio de fecha 26
de junio de 1955.
7. Acta convenio entre la Universidad
Central de Venezuela y diferentes
Asociaciones y Sindicatos de
Profesionales, Trabajadores y
Obreros
8. Ley Orgánica de la Procuraduría
General de la República Gaceta
Oficial Nº 5554 de fecha 13 de
Noviembre de 2001.
9. Ley Orgánica que regula la
enajenación de Bienes del Sector
Público no afectos a las Industrias
Básicas Gaceta Oficial Nº 3951 de
fecha 07 de Enero de 1987
10. Ley Orgánica que regula la
Enajenación de Bienes del Sector
Público no afectos a las Industrias
Básicas. Gaceta Oficial Nº 3951 de
fecha 07 de enero de 1987.
11. Ley contra la corrupción Gaceta
Oficial Nº 5637 extraordinaria de
fecha 07 de abril de 2003.
12. Reglamento Nº 1 de la Ley
Orgánica de la Administración
Financiera del sector Publico, sobre
el sistema Presupuestario de fecha
18 de diciembre de 2001
13. Reglamento Nº 3 de la Ley
Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público sobre
el Sistema de Tesorería de fecha
22 de Marzo de 2002.
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:2
SEC:2.3.
PAG.2/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Base LegalPROCEDIMIENTO :
14. Reglamento parcial Nro. 4 de la Ley
Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público,
sobre el Sistema de Contabilidad
Publica.
15. Reglamento con fuerza de Ley de
reforma de la Ley General de
Bancos y otras Instituciones
Financieras de fecha 13 de
noviembre de 2001
16. Ley que establece el Impuesto al
Valor Agregado.
17. Providencia Administrativa
mediante la cual se designa a los
Entes Públicos como Agentes de
retención del Impuesto al Valor
Agregado.
18. Providencia Administrativa sobre
las obligaciones que deben cumplir
los Contribuyentes formales del
impuesto al Valor Agregado.
19. Reglamento de los Ingresos
Propios de la Universidad Central
de Venezuela generados por la
Prestación de Servicios a Terceros
20. Normas para la regulación de las
Actividades Comerciales de la
Universidad Central de Venezuela
21. Ley de Licitaciones , Gaceta Oficial
N° 5.556 de 13 de noviembre de
2001
22. Ley de Simplificación de Trámites
Administrativos.
23. Ley del Estatuto de la Función
Pública
24. Decreto 1982, medidas temporales
para la promoción y Desarrollo de
la Pequeña y Mediana Industria y
Cooperativas, Productoras de
Bienes y Prestadoras de Servicios
que estén ubicadas en el país.
25. Decreto 2371, Reglamento parcial
para la Adjudicación Directa
26. Normas Generales de Control
Interno, emanadas de la
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:2
SEC:2.3.
PAG.3/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Base LegalPROCEDIMIENTO :
Contraloría General de la
República, publicadas en la Gaceta
Oficial No. 36.229 de fecha 17 de
Junio de 1997.
27. Contrato Colectivo de Trabajo
suscrito entre la Universidad
Central de Venezuela y el Sindicato
Nacional Asociación de
Profesionales Universitarios en
Funciones Administrativas y
Técnicas (APUFAT).
28. Contrato Colectivo de Trabajo
suscrito entre la Universidad
Central de Venezuela y el Sindicato
Único de Trabajadores
Universitarios de Maracay.
29. Contrato Colectivo de Trabajo
suscrito entre la Universidad
Central de Venezuela y el Sindicato
de Obreros de las Facultades de
Ciencias Veterinarias, Ingeniería,
Agronomía y OBE Núcleo Maracay.
30. Contrato Colectivo de Trabajo
suscrito entre la Universidad
Central de Venezuela y el Sindicato
de Trabajadores del Comedor
Estudiantil.
31. Contrato Colectivo de Trabajo
suscrito entre la Universidad
Central de Venezuela y el Sindicato
Único de Trabajadores
Universitarios de Caracas.
32. Acuerdo entre la Universidad
Central de Venezuela y la
Asociación de Empleados
Administrativos, Técnicos y de
Servicio (AEA).
33. Normativas Laborales entre los
Sindicatos de Trabajadores de la
Universidad Central de Venezuela y
la Oficina de Planificación del
Sector Universitario (OPSU).
34. Normativas de la Comisión Central
de Seguros y de la Comisión Mixta
de Seguros.
35. Manual de Normas y
Procedimientos sobre el Control y
Administración de Riesgos U.C.V.
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PAGINA DE: FECHA:
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:2
SEC:2.3.
PAG.1/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Recepción y distribución de la correspondencia
Esquema General del Proceso
Dirección deAdministración y
Finanzas
Recibe la correspondencia y distribuye al área de que le corresponda
Normas especificas
Áreas de la
Dirección
Recibecorrespondencia y entrega al
personal para respuesta
Dirección deAdministración y
Finanzas
Archiva acuse de recibo de la correspondencia
1. Toda correspondencia recibida deberá tener los sellos de recepción y distribución.
2. Debe enumerarse consecutivamente toda correspondencia recibida y ser registrados en los
libros de control destinados para ello, igualmente incorporarla al Sistema de
Correspondencia de la Dirección de Administración y Finanzas.
3. Se establece que la correspondencia será distribuida en la mañana y en la tarde a las áreas
asignadas por el Director (a).
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:2
SEC:2.3.1
PAG.2/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Recepción y distribución de la correspondencia
Descripción del procedimiento
PORTERO
1. Recibe la correspondencia de las
Facultades, Dependencias,
Departamentos y cualquier otro ente
público ó privado.
2. Coloca en la correspondencia sello
automático de fecha y hora de la
recepción.
3. Coloca sello con el número consecutivo
que corresponde a la correspondencia
recibida y en libro control de la
correspondencia recibida.
4. Registra la correspondencia recibida en
el libro control de la correspondencia
recibida.
5. Coloca sello de distribución a la
correspondencia.
6. Incorpora en el Sistema de
Correspondencia lo recibido.
7. Entrega la correspondencia a la
Secretaria de la Dirección.
SECRETARIA
7. Revisa la correspondencia recibida y
marca con un tilde en el sello de
distribución se identifica a donde debe
ser remitida la documentación, en caso
que no lo sepa no lo marca a fin de que
el Director indique a donde será remitida
dicha documentación.
8. Entrega la correspondencia al Director
para su revisión y asignación.
JEFE DEL ÁREA / CARGO ASIGNADO
17. Recibe y verifica la correspondencia
y de acuerdo a la solicitud procede a
colocar su firma autógrafa y la fecha en
que asigna la actividad a la División o
Departamento.
PORTERO
11. Recibe de la Secretaria de la Dirección
la correspondencia.
12. Registra en el libro control a que sitio
será enviada la documentación.
13. Entrega la correspondencia al
Mensajero para lo entregue al área
correspondiente.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:2
SEC:2.3.1
PAG.3/3
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Recepción y distribución de la correspondencia
14. Entrega a la Secretaria / Oficinista la
correspondencia para su archivo.
SECRETARIA / OFICINISTA
15. Recibe del Portero la correspondencia y
la archiva.
MENSAJERO
16. Recibe y entrega el libro de
correspondencia al Portero,
debidamente firmado por las personas
que hayan recibido la correspondencia.
18. Entrega a la persona asignada por el
Jefe del Área. Fin del procedimiento.
PORTERO
19. Recibe los acuse de recibo del
Mensajero.
20. Indica en el cuaderno control la fecha
de entrega de la correspondencia.
21. Entrega a la Secretaría el acuse de
recibo de la correspondencia
SECRETARIA
24. Archiva por área los acuse de recibo
de la correspondencia.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:2
SEC:2.3.2
PAG.1/4
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Caja Chica
PROCEDIMIENTO : Reposición de la Caja Chica
Esquema General del Proceso
Normas Generales:
Dirección deUnidades de la Administración y
Dirección Finanzas
Solicita efectivo Entregaefectivo
Servicios
Administrativos
Realiza Reposición
1. La creación, incremento y/o disminución del Fondo Fijo de la Caja Chica, serán
autorizados por el Vicerrectorado Administrativo, previa solicitud por escrito de la
Unidad requirente y certificación de la Oficina Central de Presupuesto, de acuerdo a la
disponibilidad presupuestaria para crear su fondo.
2. Por cada fondo de caja Chica deberá existir un empleado responsable de su manejo,
custodia y control. Este empleado deberá estar autorizado por el Director de
Administración y Finanzas.
3. El monto mínimo para la creación del Fondo Fijo de Caja Chica será de veinte mil
bolívares (Bs. 20.000,00) y el máximo de Quinientos mil Bolívares (Bs. 500.00,00). Las
excepciones a esta norma deberá ser aprobadas por el Vicerrector Administrativo.
4. El fondo de Caja Chica, se utilizará para cubrir gastos menores de funcionamiento y el
monto máximo de cada uno de los comprobantes de gastos (facturas y/o recibos),
será de cien mil bolívares (Bs. 100.000,00). En ningún caso, deberá ser usado para el
pago de viáticos o salarios.
5. Cada uno de los gastos efectuados con el Fondo Fijo de Caja Chica estarán
soportados por los originales de las Facturas y/o Comprobantes de pago,
debidamente sellados e inutilizados con el sello de CANCELADO o comprobante de
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:2
SEC:2.3.2
PAG.2/4
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Caja Chica
PROCEDIMIENTO : Reposición de la Caja Chica
Caja Registradora Fiscal con la palabra de CANCELADO, escrita en el cuerpo de la
factura, indicando el número del RIF, asignado por el SENIAT.
6. Aquellas facturas y/o comprobantes de pago que presenten borrones, tachaduras o
enmendaduras, no se podrán incluir como soporte de gasto al momento de solicitar la
reposición del Fondo Fijo de la Caja Chica.
7. EL encargado del Fondo Fijo de Caja Chica deberá relacionar todas las facturas y/o
comprobantes de pago.
8. La reposición del Fondo Fijo de Caja Chica deberá solicitarse a través de la cuenta
respectiva (Gastos de Funcionamiento y/o Ingresos Propios) al final de cada mes o
cuando se haya consumido un 75% del mismo.
9. Para solicitar la reposición del Fondo Fijo de Caja Chica al área de Servicios
Administrativos, el responsable del mismo deberá llevar el auxiliar de la Dirección de
la Caja Chica y anexar los recaudos siguientes:
• Comprobante Salida Caja Chica, anexando las facturas y/o comprobantes de pago
Normas específicas:
1. Los desembolsos por pagos o compras solicitados a la persona responsable de la
Caja Chica serán por los siguientes conceptos:
• Pasajes por traslado urbano al personal de la Dirección y sus Divisiones.
• Comidas y bebidas por actividades especiales realizadas por el personal dentro de
las instalaciones de la Dirección
• Comidas y bebidas a personas externas por eventos o reuniones efectuadas en la
Dirección.
• Fotocopias o encuadernación de documentación
• Libros, Leyes o cualquier documentación requerida por la Dirección
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:2
SEC:2.3.2
PAG.3/4
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Caja Chica
PROCEDIMIENTO : Reposición de la Caja Chica
Descripción del procedimiento
SECRETARIA / CARGO ASIGNADO
1. Recibe Oficio o instrucciones de las
personas autorizadas por la Dirección
de Administración y Finanzas para
solicitar desembolsos por pagos o
compras que se requieran.
2. Elabora “Comprobante de Pago por
Caja Chica” de acuerdo a la solicitud.
3. Anexa al “Comprobante de Pago por
Caja Chica” el documento que
soporta la solicitud, si es el caso.
4. Solicita firma autógrafa en el
“Comprobante de Pago por Caja
Chica” a la persona que realiza la
solicitud.
5. Ubica en la Caja Chica el efectivo y
se lo entrega a la persona que realiza
la solicitud.
6. Registra en el archivo de Excel “Caja
Chica de la Dirección” el nombre y
apellido de la persona a la cual se le
entrego el efectivo, el concepto por el
cual existe la salida del dinero, el
número del formulario “Comprobante
de Pago por Caja Chica” y el monto
entregado.
7. Archiva en una carpeta el
“Comprobante de Pago por Caja
Chica”.
8. Recibe Facturas o Recibo que
soporta la operación de pago o
compra.
9. Coloca los sellos de la Dirección de
Administración y Finanzas y del
reembolso a la factura o recibo
10. Anexa las factura o recibo al
“Comprobante de Pago por Caja
Chica”.
11. Imprime el archivo de excel “Caja
Chica de la Dirección” al final de cada
mes o cuando se haya consumido el
75% del saldo máximo de la Caja
Chica a fin de realizar la reposición de
la Caja Chica.
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:2
SEC:2.3.2
PAG.4/4
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Caja Chica
PROCEDIMIENTO : Reposición de la Caja Chica
12. Coloca su firma autógrafa y sella con
el sello de la Dirección de
Administración y Finanzas en la
relación “Caja Chica de la Dirección”.
13. Anexa a la relación “Caja Chica de la
Dirección” los “Comprobantes de
Pago por Caja Chica”.
14. Obtiene una fotocopia de la relación
“Caja Chica de la Dirección”.
15. Entrega a la Unidad de Servicios
Administrativos la relación “Caja
Chica de la Dirección los
“Comprobantes de Pago por Caja
Chica”.
16. Archiva fotocopia de la relación
“Caja Chica de la Dirección” como
acuse de recibo
17. Recibe de la Unidad de Servicios
Administrativos voucher y cheque de
la reposición de la caja Chica.
18. Firma el voucher y archiva copia del
mismo.
19. Endosa el cheque y se lo entrega al
Mensajero para que el mismo sea
cobrado en el Banco.
20. Recibe del Mensajero el efectivo de
la caja chica.
21. Guarda el efectivo en la Caja Chica.
22. Registra en el archivo de excel “Caja
Chica de la Dirección” el monto de la
reposición a fin de actualizar los
saldos.
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:2
SEC:2.4.1
PAG.1/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Formularios e Instructivos
FORMULARIO: Caja Chica
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:2
SEC:2.4.1
PAG.2/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Formularios e Instructivos
FORMULARIO: Caja Chica
DESCRIPCIÓN DEL FORMULARIO
CÓDIGO: Sin código
OBJETIVO: Servir como soporte para aquellos pagos o compras efectuadas por los conceptos
establecidos por la Caja Chica.
PREPARACIÓN
Original: Departamento de Servicios Administrativos
Duplicado: Archivo del Departamento Responsable de la Caja Chica
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO:
1. FECHA: día, mes y año en que se elabora el formulario.
2. LA CANTIDAD: Indique en letras y en números la cantidad entregada.
3. POR CONCEPTO DE: Coloque el motivo por el cual se entrega el efectivo
4. PAGADO POR: Coloque su firma y sello en señal de haber efectuado el pago.
5. RECIBIDO POR:. Solicite la firma y el número de la cédula de identidad al
beneficiario en señal de haber recibido el pago.
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.1.
PAG.1/1
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
Normas Generales
1. Debe formular y ejecutar el presupuesto asignado a la Dirección de Administración
y Finanzas
2. Debe gestionar todo lo relacionado con los movimientos de personal y mantener
actualizada la información relativa a estos movimientos.
3. Debe coordinar todo lo relativo a la normativa de retenciones del Impuesto al Valor
Agregado para consolidar la información y rendirla al SENIAT.
4. Debe elaborar los registros contables de la Dirección de Administración y
Finanzas.
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.2.
PAG.1/1
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Base LegalPROCEDIMIENTO :
Base Legal
1. Ley Orgánica del Trabajo, Gaceta
Oficial N°. 5.152, extraordinario
del 19 de junio de 1997
2. Reglamento de la Ley Orgánica
del Trabajo.
3. Acta convenio entre la
Universidad Central de Venezuela
y la Asociación de empleados
administrativos de la UCV, de
fecha 21 de noviembre de 1990.
Cláusula N° 5 De la ocupación de
los cargos vacantes y/o de los
cargos creados
Cláusula N°. 8 De los contratos
Cláusula N° 15 Cancelación de
Prestaciones
Cláusula N° 55 Sustituciones
temporales en el cargo
4. Ley de Impuesto al Valor
Agregado (IVA). Providencia
SNAT/2005/0056, Gaceta Oficial
Nro. 38136 del 28 de febrero de
2005
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.1.
PAG.1/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio
Esquema General del Proceso
Director de
Administración
Determinanecesidad de personal
Servicios
Administrativos
Registro del
movimiento
Normas específicas
Comisión
de Mesa
Apruebasolicitud
Recursos
Humanos
Validar datos
de acuerdo a
la tabla OPSU
Recursos PresupuestoHumanos
Crea la partida Licitación del cargo
presupuestaria y exámenes pre
empleos
Nomina
Registra los datos para la nómina
1. Toda solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio que se realice
por la Dirección de Administración y Finanzas, deberá ser aprobada por la Comisión de
Mesa a fin de que el área de Presupuesto cree la partida presupuestaria correspondiente.
2. Toda persona que sea autorizada a trabajar en la dirección de Administración, sus datos
deberán ser ingresados en el sistema.
3. En el área de Servicios Administrativos deberá mantenerse los expedientes con todos los
soportes que originaron el proceso de tramitación de los empleados.
Descripción del Procedimiento
DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN 2. Informa al Jefe de Servicios
1. Determina la necesidad de solicitar Administrativos que realice la solicitud a
personal para un cargo. la Comisión de Mesa.
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.1.
PAG.2/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio
9. Elabora Oficio a Recursos Humanos
JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
3. Emite Oficio a la Comisión de Mesa
indicando la necesidad o justificación de
la creación o aumento de personal en un
cargo.
4. Solicita al Director de Administración
que revise y firme el Oficio.
DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
5. Recibe el Oficio, verifica y firma en
señal de conformidad.
6. Devuelve el Oficio al Jefe de Servicios
Administrativos.
JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
7. Gestiona el envío del Oficio a la
Comisión de Mesa a través de un
Mensajero.
8. Recibe Oficio de la comisión de Mesa
indicando la aprobación de la Solicitud
y de la Dirección de Presupuestaria
donde informa la asignación de la
partida presupuestaria.
solicitando que se realice la licitación
del cargo.
10. Recibe de Recursos Humanos Oficio,
Informe del Concurso y Currículum
Vitae de la(s) persona(s) que
ocupara(n) el cargo.
11. Ingresa al Sistema y registra los datos
necesarios.
12. Imprime la Planilla de Movimiento.
13. Genera a través del sistema un archivo
electrónico de la Planilla de Movimiento
a fin de remitir estos datos a las áreas
de Presupuesto, Nómina y Recursos
Humanos.
14. Prepara expediente con el Oficio,
Informe del Concurso y Currículum Vitae
de la(s) persona(s) que ocupara(n) el
cargo.
15. Archiva expediente del empleado en los
archivos correspondientes.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.2.
PAG.1/3
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Natural
Esquema General del Proceso
Director de Servicios
Administración Administrativos
Determina Emite solicitudnecesidad de de evaluaciónpersonal de
Credenciales
Recursos
Humanos
Realiza la evaluación de credenciales
ServiciosAdministrativos
Elabora
Contrato
Asesoría Consejo Servicios
Jurídica Universitario Administrativos
Aceptación del Aprueba Solicita firmascontrato Contrato para formalizar
elaborado el contrato
Normas específicas:
1. El Departamento de Servicios Administrativos deberá elaborar un contrato a toda
persona contratada por la Dirección de Administración y Finanzas y ser validado por
el área legal.
2. Los contratos por el personal contratado sólo podrán ser por suplencia o por tiempo
determinado.
3. Debe armarse un expediente con todos los documentos correspondiente al proceso.
4. El Consejo Universitario es la única entidad encargada de aprobar o rechazar la
solicitud de contratación del personal.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.2.
PAG.2/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Natural
Descripción del Procedimiento
DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
1. Determina la necesidad de solicitar
personal contratado para un cargo o
para realizar alguna actividad especial
requerida por la Dirección.
2. Informa al Jefe de Servicios
Administrativos que realice la solicitud
por Honorarios Profesionales, por
tiempo determinado o por suplencia.
3. Entrega al Jefe de Servicios
Administrativo el Currículum Vitae y
fotocopia de la Cédula de Identidad de la
persona a contratar.
JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
4. Recibe los documentos del Director de
Administración.
5. Revisa la documentación recibida.
6. Emite Oficio al área de Recursos
Humanos para la evaluación de
credenciales del posible contratado.
7. Anexa al Oficio los soportes.
8. Solicita al Director de Administración
que revise y firme el Oficio.
DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
9. Recibe el Oficio, verifica y firma en
señal de conformidad.
10. Devuelve el Oficio al Jefe de Servicios
Administrativos.
JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
11. Obtiene fotocopia de todos los
documentos y los archiva en una
carpeta
12. Gestiona el envío del Oficio al área
de Recursos Humanos a través de
un Mensajero.
13. Recibe Oficio y examen medico pre
empleo de Recursos Humanos
indicando la aprobación de la
solicitud.
14. Ubica el expediente de la persona a
contratar.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.2.
PAG.3/3
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Natural
15. Elabora Contrato de acuerdo al
Currículo Vitae, disponibilidad
Presupuestaria, examen médico pre
empleo y la fotocopia de la Cédula de
Identidad.
16. Obtiene fotocopia de los soportes y
entrega conjuntamente con el borrador
del Contrato al área de Asesoría
Jurídica para su revisión.
17. Recibe aceptación u observaciones por
parte de Asesoría Jurídica.
18. Solicita firma autógrafa de la persona a
contratar en el Contrato.
19. Elabora Oficio para remitir la solicitud
al Consejo Universitario.
20. Anexa al Oficio los soportes.
21. Solicita al Director de Administración
que revise y firme el Oficio.
DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
22. Recibe el Oficio, verifica y firma en
señal de conformidad.
23. Devuelve el Oficio al Jefe de Servicios
Administrativos.
24. Entrega al Consejo Universitario
Contrato Oficio, Contrato y todos los
anexos para que el Rector apruebe y
firme el Contrato.
JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS25. Recibe Oficio y el contrato del área de
Recursos Humanos.
26. Obtiene fotocopia del contrato y se la
entrega a la persona contratada.
27. Archiva original del contrato en el
expediente de la persona contratada
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.3.
PAG.1/3
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Jurídica
Esquema General del Proceso
Director de Servicios
Administración Administrativos
Determina Elaboranecesidad de contrato personal
Asesoría
Legal
Certifica el
contrato
Consejo
Universitario
Aceptación del contrato
ServiciosConsejo
Universitario
Aceptación del contrato
elaborado
Normas específicas
Administrativos
Solicita firmas para formalizar el contrato
1. El Departamento de Servicios Administrativos deberá elaborar un contrato a toda
persona contratada por la Dirección de Administración y ser validado por el área de
legal.
2. Los contratos por el personal contratado sólo podrán ser por suplencia o por tiempo
determinado.
3. Debe armarse un expediente con todos los documentos correspondiente al proceso.
4. El Consejo Universitario es la única entidad encargada de aprobar o rechazar la
solicitud de contratación del personal.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.3.
PAG.2/3
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Jurídica
Descripción del Procedimiento
DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
1. Determina la necesidad de solicitar
personal contrato para un cargo o
para realizar alguna actividad
especial requerida por la Dirección.
2. Informa al Jefe de Servicios
Administrativos que realice la
solicitud por Honorarios
Profesionales, por tiempo
determinado o por suplencia.
3. Entrega al Jefe de Servicios
Administrativos el Registro Mercantil,
el RIF y la propuesta de servicios.
JEFE DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
4. Elabora Contrato de acuerdo al
Registro Mercantil, el RIF y la
propuesta de servicios.
5. Obtiene fotocopia de los soportes y
entrega conjuntamente con el
borrador del Contrato al área de
Asesoría Jurídica para su revisión.
6. Recibe aceptación u observaciones
por parte de Asesoría Jurídica.
7. Solicita firma autógrafa de la
persona a contratar en el Contrato.
8. Elabora Oficio para remitir la solicitud
al Consejo Universitario.
9. Anexa los soportes al Oficio.
10. Solicita al Director de Administración
que revise y firme el Oficio.
DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
11. Recibe el Oficio, verifica y firma en
señal de conformidad.
12. Devuelve el Oficio al Jefe de
Servicios Administrativos.
13. Entrega al Consejo Universitario
Contrato Oficio, Contrato y todos los
anexos para que el Rector apruebe y
firme el Contrato.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.3.
PAG.3/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Jurídica
JEFE DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
14. Recibe Oficio y el contrato del área
de Recursos Humanos.
15. Obtiene fotocopia del contrato y se la
entrega a la persona contratada.
16. Archiva original del contrato en el
expediente de la persona contratada
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.4.
PAG.1/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Anticipo de Prestaciones Sociales
Esquema General del Proceso
Servicios
Administrativos
Identificadisponibilidad presupuestaria
Normas específicas:
Departamento de
Jubilación
Identificadisponibilidad enPrestaciones
Servicios División de
Administrativos Nomina
Remite Oficio Abono ende acuerdo a la cuenta
forma de pago
División de
Tesorería
Elaboracheque
1. Toda solicitud de anticipo de prestaciones sociales, deberá ser solicitada mediante
una carta a dirigida a la Dirección de Administración y Finanzas
2. Se otorgarán anticipos de prestaciones Sociales de acuerdo a las disponibilidades
presupuestarias de los Dozavos y a la que presente el empleado en sus Prestaciones
Sociales.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.4.
PAG.2/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Anticipo de Prestaciones Sociales
Descripción del Procedimiento
JEFE DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
1. Recibe del empleado una carta
solicitando el anticipo de
prestaciones Sociales.
2. Registra en el archivo (Excel) el
Anticipo de Prestaciones Sociales.
3. Verifica la disponibilidad
presupuestaria de acuerdo a los
Dozavos.
4. Elabora la planilla de Anticipo de
Prestaciones Sociales.
5. Solicita al empleado que firme la
planilla de Anticipo de Prestaciones
Sociales
6. Elabora Oficio para remitir la planilla
al Departamento de Jubilación.
7. Firma el Oficio y gestiona la entrega
con el Mensajero del Oficio y la
planilla al Departamento de
Jubilación, para que estos calculen la
disponibilidad que tiene el empleado
en sus Prestaciones Sociales.
8. Recibe del Vicerrectorado
Administrativo la planilla de
Liquidación de Anticipos de
Prestaciones Sociales.
9. Verifica si el empleado tiene cuenta
de abono en cuenta
Si tiene cuenta
10. Elabora Oficio para remitir la planilla
al Departamento de Nomina para que
proceda el pago, continúe el paso 13.
Si no tiene cuenta
11. Elabora Solicitud de Cheque y Oficio
a Tesorería para que estos elaboren
cheque de gerencia a nombre del
empleado.
12. Remite Oficio, Solicitud de Cheque y
la planilla al área de Tesorería.
13. Archiva todos los soportes
generados.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.5.
PAG.1/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios
Esquema General del Proceso
ServiciosDependencias de la Dirección de Departamento de
AdministrativosDirección de Adm. Administración Compras
Emite solicitud Autoriza la Determina Contacta alRequisición solicitud disponibilidad Proveedor
Departamento de Servicios
Compras Administrativos
Realiza la Realiza pago alcompra proveedor
seleccionado
Normas específicas
1. El gasto debe estar correctamente imputado a la correspondiente partida del
presupuesto o a créditos adicionales.
2. Debe verificarse la disponibilidad presupuestaría de los gastos.
3. Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los
responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:
• Que se haya dado el cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias
aplicables.
• Que estén debidamente imputados a créditos del presupuesto o a créditos
adicionales legalmente acordados.
• Que exista disponibilidad presupuestaria
• Que se realicen para cumplir compromisos ciertos y debidamente
comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a contratistas o
avances ordenados a funcionarios conforme a las Leyes.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.5.
PAG.2/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios
• Que correspondan a créditos efectivos de sus titulares
Descripción del Procedimiento
SECRETARIA
1. Recibe “Orden de Compra” del
Departamento de Compras de Bienes
y Servicios.
2. Emite “Solicitud de Cheque“ y
voucher de cheque de acuerdo a las
especificaciones de la “Orden de
Compra” a través del Sistema
SAVAD.
3. Entrega la documentación al
Administrador.
Administrador
4. Recibe y verifica los documentos.
5. Firma la “Orden de Compra”, la
“Solicitud de Cheque” y el voucher
del cheque.
6. Devuelve la documentación a la
Secretaria.
SECRETARIA
7. Gestiona las firmas de autorización
en el cheque del Proveedor.
8. Solicita al Proveedor que firme la
Solicitud de Cheque y en el
Comprobante del voucher.
9. Entrega el cheque al Proveedor y
copia - Beneficiario del voucher del
cheque.
10. Archiva toda la documentación
generada y recibida, hasta que sea
solicitada por el Administrador /
Cargo Asignado para ser registrado
contablemente el Sistema CKF
(Contabilidad)
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.6.
PAG.1/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Censo de Pensionados y Jubilados
Esquema General del Proceso
Servicios
Presupuesto Administrativos RecursosHumanos
Emite detalle Realiza censo Recibe relaciónde las personas de personasa ser censadas censadas
Normas específicas:
1. Antes de realizar el Censo deberá solicitarse al área de Presupuesto el reporte Detalle
de Personal Jubilado, Incapacitado, Pensionado y Activo a fin de determinar el registro
de las personas a ser censadas.
2. Toda persona autorizada por los Jubilados y Pensionados deberán presentar la
siguiente documentación:
• Carta de autorización
• Fotocopia de la cedula de identidad del Jubilado / Pensionado y del autorizado
• Informe médico
• Poder de autorización para el censo
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.6.
PAG.2/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Censo de Pensionados y Jubilados
Descripción del Procedimiento
JEFE DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS /
CARGO ASIGNADO
1. Recibe a los Jubilados y Empleados
y le solicita los siguientes datos
• Nombre y Apellido
• Dirección de Habitación
• Número de la Cédula de
Identidad
• Fecha de la jubilación
2. Registra en un libro control los datos
solicitados, coloca la fecha del Censo
y le solicita a la persona censada que
firme el libro.
3. Solicita Detalle de Personal
Jubilado, Incapacitado y Activo al
área de Presupuesto.
4. Emite una relación de las personas
censadas y no censadas.
5. Envía Oficio adjuntando relación de
personas censadas y no censadas al
área Recursos Humanos.
6. Archiva la documentación generada.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.7.
PAG.1/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Envío de información de las conciliaciones bancarias a Contraloría Interna
Esquema General del Proceso
Servicios
Contabilidad
Realizaconciliación
Normas específicas:
ContraloríaAdministrativos
Interna
Emite Verificainformación de informaciónla Conciliación emitida
1. Mensualmente debe remitirse a Contraloría a través del correo electrónico los
formatos “A” Conciliaciones Bancarias y “B” Situación de las partidas por Antigüedad.
2. Para elaborar los formatos “A” Conciliaciones Bancarias y “B” Situación de las partidas
por Antigüedad debe tomarse en cuenta los movimientos generados bancarios, entre
las mas importantes podemos mencionar:
• Depósitos no registrados
• Cheques en transito
• Notas de Débito y crédito bancarias
• Cheques anulados con la correspondiente copia de los mismos
• Diferencias presentadas por error, bien sea por parte del área contable o por el
banco
• Cualquier otra información o documentación necesaria que soporte las partidas
pendientes de conciliación
3. Las conciliaciones bancarias, los formatos A y B deben estar debidamente sellados y
firmados por el Decano, Administrador y/o Contador y ser remitidos a la Dirección de
Planificación y Presupuesto mediante Oficio y en diskette impresos.
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Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.7.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Envío de información de las conciliaciones bancarias a Contraloría Interna
Descripción del procedimiento:
ADMINISTRADOR
1. Ubica en el Departamento de
Contabilidad los estados de cuentas
de los bancos y el libro diario de los
movimientos bancarios.
2. Verifica y compara la información de
los libros contra banco.
3. Identifica los cheques en tránsito,
Depósitos no Registrados / Cheques
no Registrados, Notas de Débito y
Notas de Crédito no contabilizados
4. Elabora los formatos “A”
Conciliaciones Bancarias y “B”
“Situación de las partidas por
Antigüedad” de acuerdo a los datos
recopilados anteriormente y
registrando las partidas pendientes
por ajustar según libros.
5. Imprime los formatos “A” y “B”.
6. Guarda los formatos “A” y “B” en un
diskette.
7. Elabora Oficio a fin de remitir los
formatos y el diskette a la Contraloría
Interna
8. Solicita firma autógrafa al Director de
Administración en el Oficio.
9. Remite a la Contraloría Interna el
Oficio y los formatos “A” y “B” a
través del Mensajero
10. Archiva los acuse de recibo en una
carpeta.
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Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.8.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Retenciones IVA por los Proveedores
Descripción del procedimiento
ADMINISTRADOR
1. Recibe de las Dependencias y
Facultades de la Universidad un
Oficio anexando lo siguiente:
• Impresión del Libro de compras
• Impresión de la validación del
SENIAT
• Original del Depósito
• Diskett contentivo con los
archivos Libro de Compras en
formato de Excel y TXT
2. Registra en la Relación de las
Dependencias y Facultades el monto
de los depósitos efectuados por
retención IVA a los proveedores de
cada Dependencia y Facultad
3. Ubica el diskett de cada una de las
Dependencias y Facultades a fin de
agrupar en un solo archivo toda la
información de los Libros de
Compras de todas las áreas de la
Universidad.
4. Verifica que el monto total de los
depósitos retenidos corresponda con
lo indicado en el archivo Libro de
Compras de todas las áreas de la
Universidad.
5. Convierte el archivo de Libro de
compras General en una archivo TXT
6. Ingresa al portal de la Web del
SENIAT a fin de realizar la validación
del archivo de Libro de Compras
General.
7. En caso que tenga rechazos
identifica la(s) línea(s) de rechazo y
realiza los correctivos necesarios y
procede a realizar nuevamente la
validación en el portal de la Web del
SENIAT.
8. Imprime la validación generada
como soporte.
9. Elige la opción Cancelación - Por
Recibo de Pago del portal de la web.
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Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.8.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Retenciones IVA por los Proveedores
10. Imprime la “Planilla de pago para
enterar Retenciones del IVA
efectuada por agentes de Retención”
Forma 99-035
11. Emite Oficio para Tesorería a fin de
que se elabore el cheque de gerencia
correspondiente al pago de la
Tesorería General.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.9.
PAG.1/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Reposición de la Caja Chica
Esquema General del Proceso
Unidades de la
Dirección
Solicita efectivo
Normas específicas
Dirección deAdministración y
Finanzas
Entregaefectivo
Servicios
Administrativos
Realiza Reposición
1. La reposición del Fondo Fijo de Caja Chica deberá solicitarse a través de la cuenta
respectiva (Gastos de Funcionamiento y/o Ingresos Propios) al final de cada mes o
cuando se haya consumido un 75% del mismo.
2. Aquellas facturas y/o comprobantes de pago que presenten borrones, tachaduras o
enmendaduras, no se podrán incluir como soporte de gasto al momento de solicitar la
reposición del Fondo Fijo de la Caja Chica
3. Los desembolsos por pagos o compras de la Caja Chica serán por los siguientes
conceptos:
• Pasajes por traslado urbano al personal de la Dirección.
• Comidas y bebidas por actividades especiales realizadas por el personal dentro de
las instalaciones de la Dirección
• Comidas y bebidas a personas externas por eventos o reuniones efectuadas en la
Dirección.
• Fotocopias o encuadernación de documentación
• Libros, Leyes o cualquier documentación requerida por la Dirección
3. Los reintegros por reposición de la Caja Chica deberán estar autorizados por las
firmas autorizadas por el Consejo Universitario
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.9.
PAG.2/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Reposición de la Caja Chica
Descripción del procedimiento:SECRETARIA / CARGO ASIGNADO
1. Recibe de la Secretaria de la
Dirección de Administración y
Finanzas / Responsable de la Caja
Chica la relación “Caja Chica de la
Dirección” (original y copia),
formulario “Comprobante de Pago
por Caja Chica”, las facturas, recibos
y oficios que soportan las salidas de
la caja chica.
2. Coloca el sello de recepción del área
de Servicios Administrativos en la
relación “Caja Chica de la Dirección”
(original y copia) y devuelve copia a la
Secretaria.
3. Verifica que se anexe todos los
“Comprobante de Pago Caja Chica”,
las facturas y recibos de acuerdo al
auxiliar de fondos “Caja Chica de la
Dirección”.
4. Elabora el formulario Solicitud de
Cheque y voucher de cheque de
acuerdo a la reposición de la caja
chica.
5. Anexa a la Solicitud de Cheque y
voucher de cheque el auxiliar de
fondos “Caja Chica de la Dirección”
los formularios “Comprobante de
Pago por Caja Chica”, las facturas,
recibos y oficios que soportan las
salidas de la caja chica.
6. Gestiona las firmas de aprobación
de la Solicitud de Cheque y el
voucher ante el Director de la
Dirección de Administración y
Finanzas.
7. Recibe la Solicitud de Cheque y el
voucher de la Secretaria de la
Dirección de Administración y
Finanzas.
8. Ubica las facturas o recibos que
soportan la operación y escribe en el
espacio del sello de reembolso el
numero del cheque, la fecha de
emisión y su firma autógrafa.
9. Solicita a la Secretaría /
Responsable de la Caja Chica que
firme la Solicitud de Cheque como
acuse de recibo del cheque.
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Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.3.9.
PAG.3/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Reposición de la Caja Chica
10. Entrega el cheque a la Secretaría /
Responsable de la Caja Chica
11. Entrega la Solicitud de Cheque, el
voucher y los soportes de la caja
chica al Administrador.
12. Registra el comprobante contable a
través del sistema CKF
(Contabilidad).
13. Imprime el Comprobante Contable y
se lo anexa la Solicitud de Cheque, el
voucher y los soportes de la caja
chica.
14. Entrega el Comprobante y los
anexos al Contador Jefe
CONTADOR JEFE I /
CARGO ASIGNADO
15. Recibe, revisa y coloca su firma
autógrafa en el Comprobante
Contable y lo devuelve al
Administrador
16. Recibe Comprobante y anexos del
Contador Jefe y se los entrega al
Asistente de Archivo I para su archivo
(Procedimiento: Archivo de
Documentación Contable-
(Departamento de Contabilidad).
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Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.4.1.
PAG.1/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Formularios e Instructivos
FORMULARIO: Solicitud de Cheque
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.4.1.
PAG.2/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Formularios e Instructivos
FORMULARIO: Solicitud de Cheque
DESCRIPCIÓN DEL FORMULARIO
CÓDIGO: Sin código
OBJETIVO: Realizar la solicitud de cheque cancelar algún servicio o bien autorizado por la
Dirección de Administración y Finanzas.
PREPARACIÓN
Original: Proveedor - Beneficiario
Duplicado: Archivo del Departamento
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO:
1. DIA: Día, mes y año en la cual se elabora el formulario.
2. FACULTAD O DEPENDENCIA Número correlativo de los Oficios del Departamento de Servicios Administrativos
3. ESCUELA O DEPARTAMENTO: Nombre del Proveedor a realizar la solicitud
4. DIVISIÓN O SECCION: Coloque Universidad Central de Venezuela
5. NOMBRE O RAZON SOCIAL : Teléfonos del Departamento de Servicios Administrativos.
6. CODIGO PROVEEDOR: Número de páginas a remitir
7. CONCEPTO: Describa el motivo de la solicitud del cheque.
8. CONTROL DE PRESUPUESTO: Código de la Unidad Ejecutora, Programa, Fondo, Cuenta de Gasto y monto del movimiento
9. FIRMAS AUTORIZADAS: Nombre y firmas de quien elabora el formulario y del Director de Administración y Finanzas.
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Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.4.2.
PAG.1/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Formularios e Instructivos
FORMULARIO: Voucher de Cheque
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Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.4.2.
PAG.2/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Formularios e Instructivos
FORMULARIO: Voucher de Cheque
DESCRIPCIÓN DEL FORMULARIO
CÓDIGO: Sin código
OBJETIVO: Emitir cheques para efectuar pagos a Proveedores o cualquier otro
Beneficiario que sea autorizado por la Dirección de Administración y Finanzas.
PREPARACIÓN
Original: Archivo del Departamento
Duplicado: Archivo del Departamento
Triplicado: Proveedor - Beneficiario
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO:Datos Propios del Cheque
1. NOMBRE O RAZON SOCIAL: Nombre o Razón Social del Beneficiario del pago
2. MONTO: En letras y en números del monto del cheque
3. FECHA: Día, mes y año de fecha de elaboración del cheque
Datos Propios del Comprobante de Egreso
4. COMPROBANTE DE EGRESO: Número correlativo asignado automáticamente por el Sistema SAVAD
5. CUENTA: Código de la Unidad Ejecutora, Programa, Fondo y Cuenta de Gasto asignada al movimiento
6. CONCEPTO: Descripción o motivo de la generación del cheque
7. VALOR: Monto del cheque
8. CHEQUE N°: Número del Cheque
9. BANCO: Nombre del Banco donde se encuentran los fondos
10. FIRMAS AUTORIZADAS: Nombre y firmas de quien elabora el formulario y del Director de Administración y Finanzas.
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Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.5.1.
PAG.1/1
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Anexo
FORMULARIO: Formato “A” Conciliaciones Bancarias
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Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:3
SEC:3.5.2.
PAG.1/1
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos ASUNTO: Anexo
FORMULARIO: Formato “B” Situación de las Partidas por Antigüedad
0
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Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTO DE
BIENES MUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:4
SEC:4.1.
PAG.1/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
Normas generales
1. Los bienes muebles adquiridos por la universidad forman parte de su patrimonio y la
administración de los mismos es de su única competencia.
2. Los bienes propiedad de la universidad y aquellos que posean la condición de
custodia sólo deberán ser utilizados para el desarrollo de sus actividades.
3. La adquisición, administración, custodia, enajenación y demás operaciones estarán
sujetas a la normativa interna de la universidad y las disposiciones establecidas en
esta materia.
4. La valuación de los bienes propiedad de la universidad se hará en base a su costo,
estando sujeto a depreciación o amortización para aquellos bienes que de acuerdo a
sus características así lo determinen.
5. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes de la universidad
deberá adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y
control. A tal fin están obligados a informar cualquier hecho que implique modificación
de la situación de los bienes que se le han asignado y no podrán adquirir, transferir,
desincorporar tales bienes, por ningún titulo, sin sujeción a las disposiciones legales y
procedimientos establecidos en el presente manual.
6. El Departamento de Bienes Muebles mantendrá un inventario continuo de los bienes
adscritos a cada Facultad o Dependencia, con el fin de ejercer los controles
necesarios y enviará semestralmente a cada Facultad o Dependencia un listado
actualizado de su inventario.
7. Todas las Facultades o Dependencias deberán verificar el inventario de bienes
muebles físico al finalizar cada semestre académico con el listado que envía al
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Archivo: 3 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:4
SEC:4.1.
PAG.2/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
Departamento de Bienes Muebles, el cual deberá devolverse en un plazo no mayor de
diez (10) días hábiles a su recepción, en el caso de tener observaciones. Esta
verificación deberá contemplar como mínimo los siguientes puntos:
- Si los bienes muebles realmente existen
- Si están debidamente asignados a los responsables de su administración y
custodia, si están realmente asignados a los programas / proyectos
impuestos, además de identificar si la ubicación física del bien es la
registrada.
- Si el bien está siendo utilizado eficientemente
- Si el estado de mantenimiento es el adecuado
- Si los bienes están siendo utilizados por responsables patrimoniales de uso
para los fines previstos.
- Si cumplen con todas las normas de administración y registro de bienes.
8. Cuando los responsables patrimoniales primario o responsables patrimoniales de uso
dejen de pertenecer por cualquier causa a la unidad, deberán entregar el inventario de
los bienes que estaban bajo su custodia y responsabilidad a través del Acta levantada
al efecto.
9. La omisión, retardo, negligencia o imprudencia en adoptar medidas necesarias para
salvaguardar los bienes, dará lugar a la apertura de la averiguación administrativa
correspondiente para establecer las responsabilidades del caso.
10. El Departamento de Bienes Muebles, procederá a realizar la debida identificación de
los bienes una vez que éstos lleguen a las instalaciones de la Universidad.
11. Ningún funcionario será liberado de la responsabilidad que le pueda corresponder por
sus actos, hechos u omisiones que sean contrarios a una disposición contemplada en
la presente normativa o en el ordenamiento jurídico vigente relacionado con la materia
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Archivo: 3 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:4
SEC:4.1.
PAG.3/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
12. Los bienes muebles serán registrados por el costo de adquisición, producción,
intercambio, o al precio determinado por comisión de peritos valuadores, según sea el
caso.
13. Para el costo de un bien mueble que se produzca en la Universidad serán
considerados todos los desembolsos normales y necesarios hasta que el bien esté
totalmente terminado y listo bien sea para ser vendido o para ser usado en las
operaciones de la Universidad.
14. Un bien mueble será considerado producto en proceso hasta tanto no se haya
culminado su fabricación y su costo comprenderá todos los desembolsos normales y
necesarios para la producción del mismo.
15. El control integral de los bienes adscritos a cada Unidad Administradora
Desconcentrada deberá llevarse en forma centralizada en El Departamento de Bienes
Muebles.
16. Los bienes muebles deben clasificarse de acuerdo a las instrucciones y modelos de
contabilidad fiscal de bienes nacionales aplicable a las Universidades.
17. Queda terminantemente prohibido:
- Movilizar equipo de una Dependencia de trabajo a otra sin cumplir con el
procedimiento de traslado de bienes establecido.
Entregar bienes sin la debida codificación realizada por la Unidad Administradora
competente.
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Archivo: 3 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:4
SEC:4.2.
PAG.1/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: Base LegalPROCEDIMIENTO :
Base Legal
Ley Orgánica de la Administración
Pública Gaceta Oficial Nro. 37305 de
fecha
17 de Octubre de 2001.
Las disposiciones de esta Ley tienen por
objeto establecer los principios y bases que
rigen la organización y funcionamiento de la
Administración Pública; los principios y
lineamientos de la organización y
funcionamiento de la Administración Pública
Nacional y de la Administración
descentralizada funcionalmente.
Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público,
Gaceta
Oficial Nro. 37.978 de fecha 13 de julio
de
2004.
TITULO VI. Del Sistema de Control Interno
TITULO IX. De las responsabilidades
Ley Orgánica que regula la enajenación
de Bienes del Sector Público no afectos a
las Industrias Básicas Gaceta Oficial Nro.
3951 de fecha 07 de Enero de 1987
Esta Ley regula todo lo relativo a la
enajenación de bienes propiedad de la
República de los Institutos Autónomos, de
las empresas del estado, y de las demás
personas, que tengan una participación
superior al cincuenta por ciento (50%) del
capital social.
Ley Orgánica de la Procuraduría
General de la República Gaceta Oficial
Nro. 5554 de fecha 13 de Noviembre de
2001.
TITULO II De las atribuciones de la
Procuraduría General de la República.
CAPITULO I Trata la materia de derechos,
bienes e intereses patrimoniales de la
República.
Art. 9. Consagra la competencia de la
Procuraduría General de la República, entre
otros
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Archivo: 3 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:4
SEC:4.2.
PAG.2/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: Base LegalPROCEDIMIENTO :
Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, Gaceta Oficial Nro.
37347 de fecha 17 de Diciembre de
2001.
Art. 9 Referente a quienes serán sujetos a
las disposiciones de la presente Ley y al
control, vigilancia y fiscalización de la
Contraloría General de la República.
TITULO II . Del Sistema Nacional de control
Fiscal.
Capitulo I. Artículos 23,24,25 y 26.
Capitulo II. Del Control Interno
Capitulo IV. De las Cuentas.
Capitulo V. Del Control de Gestión.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:4
SEC:4.3.1.
PAG.1/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Incorporación de Bienes Muebles
Objetivo: Tiene como finalidad procesar la información generada o producida, cuando un bien
mueble pasa a formar parte del patrimonio de la UCV.
Facultades y Dpto. de BienesDependencias Muebles
Registra los Procesa la
datos del bien información en el
adquirido sistema de Bienes
Normas que regulan el procedimiento
1. Se entenderá como incorporación de un bien mueble en los siguientes casos:
- Inventario Inicial
- Compras
- Producción de nuevos elementos
- Por reconstrucción y mejoras de equipos
- Ingresos por donaciones externas
- Por convenio
- De Semovientes
2. En caso de bienes donados que no posean factura original donde se indique el precio de
adquisición, se requerirá los servicios de un perito a fin de determinar el precio mediante
avalúo de bienes.
3. Todo bien mueble deberá colocársele una calcomanía que identifique el bien en el inventario
de bienes de la Universidad, dicha etiqueta se le asignará la siguiente codificación:
XX - XXXXX Número correlativo
Unidad Ejecutora
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 3 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:4
SEC:4.3.1.
PAG.2/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Incorporación de Bienes Muebles
Descripción del Procedimiento
SECRETARIA
1. Recibe de las Facultades o
Dependencias lo siguiente:
- Solicitud de Orden de Compra
- Diskette contentivo con los registros
de los bienes
- Factura de compra
- Voucher de cheque
2. Entrega los soportes recibidos al
Registrador de Bienes Muebles
REGISTRADOR DE BIENES
MUEBLES
3. Comprueba que se han cumplido con
todos los trámites establecidos.
4. Introduce el diskette en el computador y
procesa la información de los bienes
adquiridos a través del Sistema de
Información de Bienes (Ver manual de
Usuario del Sistema de Información de
Bienes - Elaborado por la Oficina de
Programación de Sistemas del 22-11-
2002).
5. Ubica una etiqueta identificadora
(calcomanía) y le asigna un número de
inventario al bien.
6. Verifica la situación física del bien
incorporado en la Facultad o
Dependencia.
7. Coloca al bien calcomanía
identificadora.
8. Prepara Acta de Comprobación y
solicita firma al responsable del bien en
la Facultad o Dependencia.
9. Archiva toda la documentación en la
carpeta de la Facultad o Dependencia
correspondiente.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 3 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:4
SEC:4.3.2.
PAG.1/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Desincorporación de Bienes Muebles
Objetivo: Tienen como finalidad procesar la información que se produce al retirar un bien
que está incorporado al patrimonio de la UCV.
Facultades y Dpto. de BienesDependencias Muebles
Registra los Procesa la
datos del bien información en el
adquirido sistema de Bienes
Normas que regulan el procedimiento
1. Se entenderá como desincorporación de un bien mueble en los siguientes casos
- Deterioro (Inservible)
- Destrucción accidental
- Ventas
- Donación o cesión legal a un organismo externo de la UCV
- Perdida (Extravío o hurto)
- Permuta con un organismo externo de la UCV
2. Cuando una unidad vaya a desincorporar un bien, deberá en primer termino, notificar
a su Dirección, Decanato o Administración respectiva; así como también notificará de
dicha desincorporación al Departamento de Bienes Muebles.
3. El Oficio de desincorporación del Bien deberá especificar los motivos por los cuales se
realiza esta solicitud.
4. Toda desincorporación se hará por el valor según libros (costo de adquisición más
mejoras o adiciones menos la depreciación acumulada).
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 3 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:4
SEC:4.3.2.
PAG.2/3
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Desincorporación de Bienes Muebles
5. Toda desincorporación por deterioro o inservibilidad debe ser soportada por un
informe técnico.
6. Deberá realizarse la denuncia ante las autoridades policiales para la desincorporación
de bienes muebles por robo o extravío. Adicionalmente por parte del responsable de
la unidad donde se originó el siniestro, debe elaborar un informe detallado con el
apoyo del personal de vigilancia de la Institución, donde se indicará: lugar, fecha, hora
de ocurrido el acto, circunstancia, modus operandi, causas del siniestro y monto del
bien.
7. Para hacer el tramite de reposición del bien, ante la empresa de seguro debe
anexarse los siguientes documentos.
- Constancia de denuncia ante el cuerpo de Investigaciones Criminalista y Penales.
- Factura de Compra de los bienes reclamados.
- Listado de Inventario detallado del bien asegurado.
- Informe del siniestro.
En caso de vehículo siniestrado señalar
- Modelo
- Placa
- Fecha de adquisición (documentación del mismo) además debe anexarse,
experticia realizada por la Dirección de Transporte Terrestre donde se señala el
tipo de accidente.
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PAGINA DE: FECHA:
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:4
SEC:4.3.2.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Desincorporación de Bienes Muebles
Descripción del Procedimiento
SECRETARIA
1. Recibe de la Facultad o Dependencia
Oficio de solicitud de desincorporación
del Bien.
2. Entrega el Oficio al Registrador de
Bienes Muebles.
REGISTRADOR DE BIENES MUEBLES
3. Comprueba que se han cumplido los
trámites establecidos para realizar la
desincorporación del bien.
4. Verifica los datos relativos al bien a
desincorporar en la Facultad o
Dependencia que realiza la solicitud.
5. Prepara Acta de Desincorporación y
solicita firma al responsable del bien
en la Facultad o Dependencia y al
Jefe del Departamento de Bienes
Muebles.
6. Actualiza el estatus
“Desincorporado” en el Sistema de
Información de Bienes (Ver manual
de Usuario del Sistema de
Información de Bienes - Elaborado
por la Oficina de Programación de
Sistemas - 22-11-2002).
7. Archiva todos los documentos
recibidos y emitidos en la carpeta
respectiva.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 3 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:4
SEC:4.3.3.
PAG.1/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Transferencias de Bienes Muebles
Objetivo: Tiene como finalidad procesar la información que se produce cuando un bien
mueble es transferido, permutado o cedido de una unidad ejecutora a otra. Para ser
usado por la nueva unidad o para ser mantenido en custodia por esta. Este tipo de
movimiento no produce variación en el patrimonio universitario, aun cuando afecta el
patrimonio a nivel de Facultades o Dependencias.
Normas que regulan el procedimiento
1. Se entenderá como una transferencia, cada uno de los siguientes casos:
- Transferencia de una unidad a otra sin que implique pago alguno
- Compra de una unidad a otra.
- Traslado al depósito de bienes para su custodia.
- Traslado del depósito de bienes a cualquier Facultad o Dependencia.
2. Cuando cualquier unidad ejecutora de una Facultad o dependencia va a transferir o
vender a otra unidad un bien, deberá informar al Departamento de bienes muebles.
3. Cuando se requiera transferir un bien proveniente de la misma Facultad o
Dependencia la unidad ejecutora debe enviar una comunicación escrita a la Dirección
de Administración y al Departamento de Muebles Bienes justificando la solicitud o el
movimiento.
4. Se deberá reetiquetar o marcar los bienes sólo cuando son transferidos de una
Facultad a otra o entre Dependencias Centrales.
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 3 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:4
SEC:4.3.3.
PAG.2/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Transferencia de Bienes Muebles
Descripción del Procedimiento
SECRETARIA
1. Recibe de la Facultad o
Dependencia los documentos que
avalan la transferencia del bien.
REGISTRADOR DE BIENES MUEBLES
2. Comprueba que se han cumplido los
trámites establecidos para realizar la
desincorporación del bien.
3. Coordina con el responsable de la
Unidad que transfiere el bien, lo
referido al proceso de
desincorporación y actualización del
registro de inventario.
4. Verifica en sitio el bien a ser
transferido.
5. Prepara Acta de Comprobación y
solicita firma al responsable del bien
en la Facultad o Dependencia y al
Jefe del Departamento de Bienes
Muebles.
6. Actualiza status del bien a ser
transferido en el Sistema de
Información de Bienes (Ver manual
de Usuario del Sistema de
Información de Bienes - Elaborado
por la Oficina de Programación de
Sistemas - 22-11-2002).
7. Ubica una etiqueta identificadora
(calcomanía) y le asigna un número
de inventario al bien, en caso que el
bien sea transferido a otra Facultad o
Dependencia.
8. Verifica la situación física del bientransferido en la Facultad oDependencia.
9. Coloca al bien calcomanía
identificadora.
10. Prepara Acta de Comprobación y
solicita firma al responsable del bien
en la Facultad o Dependencia y al
Jefe del Departamento de Bienes
Muebles.
11. Archiva toda la documentación en la
carpeta de la Facultad o
Dependencia correspondiente.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 3 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
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DEPARTAMENTO DE
BIENES INMUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:5
SEC:5.1.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
NORMAS GENERALES
1. Los bienes inmuebles adquiridos por la Universidad forman parte de su patrimonio
y la administración de los mismos es de su única competencia.
2. Los bienes propiedad de la universidad y aquellos que posean condición de
custodia sólo deberán ser utilizados para el desarrollo de sus actividades.
3. Los bienes inmuebles deberán registrarse por el valor original de adquisición,
producción, construcción o intercambio.
4. La adquisición, administración, custodia, enajenación y demás operaciones
estarán sujetas a la normativa interna de la universidad y a las disposiciones
establecidas en la materia.
5. Serán considerados como responsables patrimoniales de uso de los bienes
inmuebles las unidades que tienen asignados bienes para el uso en la ejecución
de las actividades propias de su cargo.
6. Los responsables patrimoniales de uso velarán por la custodia y el mantenimiento
de los bienes a su cargo.
7. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes de la Universidad
deberá adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y
control. A tal fin, están obligados a informar cualquier hecho que implique
modificación de la situación de los bienes que se le han asignado y no podrán
adquirir, transferir ni desincorporar tales bienes, por ningún título, sin sujeción a las
disposiciones legales y procedimientos establecidos en el presente manual.
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Archivo: 4 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:5
SEC:5.1.
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UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
8. El control integral de los bienes inmuebles deberán llevarse de forma centralizada
en el Departamento de Bienes Inmuebles.
9. El Departamento de Bienes Inmuebles mantendrá un inventario continuo de los
bienes adscritos, con el fin de ejercer controles necesarios y enviará
periódicamente un listado actualizado del inventario a la Dirección de
Administración y Finanzas.
10. La omisión, retardo, negligencia o imprudencia en adoptar medidas necesarias
para salvaguardar los bienes, dará lugar a la apertura de la averiguación
administrativa correspondiente, para establecer las responsabilidades del caso.
11. El Departamento de Bienes Inmuebles procederá a realizar la debida identificación
de los bienes una vez adquiridos por la Universidad.
12. Ningún funcionario será liberado de responsabilidad que le pueda corresponder
por sus actos, hechos u omisiones que sean contrarios a una disposición
contemplada en la presente normativa o en el ordenamiento jurídico vigente
relacionado con la materia.
13. El Departamento de Bienes Inmuebles deberá remitir anualmente al Departamento
de Contabilidad el Inventario de bienes inmuebles con ajustes de precios de
Mercado para que esta información sea reflejada como nota en los estados
financieros.
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 4 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:5
SEC:5.2.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Base LegalPROCEDIMIENTO :
BASE LEGAL
Ley orgánica de la Contraloría General
de la Republica y del Sistema Nacional
de Control Fiscal Gaceta Oficial Nro.
37347 de fecha 17 de diciembre de 2001
Art. 9 Referente a quienes serán sujetos
a las disposiciones de la presente Ley y al
control, vigilancia y fiscalización de la
Contraloría General de la República.
TITULO II. Del Sistema Nacional de
Control Fiscal.
Capitulo I. De las Disposiciones
Generales del Sistema Nacional de
Control Fiscal.
Capitulo II. Del Control Interno.
Capitulo IV. De las Cuentas.
Capitulo V. Del Control de Gestión.
Capitulo VI. Otras Disposiciones de
Control
TITULO III. De las Potestades de
Investigación de las responsabilidades y
de las sanciones.
Capitulo II y Capitulo III
Ley Orgánica que regula la Enajenación
de Bienes del Sector Público no afectos
a las Industrias Básicas. Gaceta Oficial
Nro. 3951 de fecha 07 de enero de 1987.
Ley de Universidades Gaceta Oficial Nro.
1429 extraordinaria de fecha 08 de
septiembre de 1970.
Art. 09. De la autonomía de las
Universidades.
Art. 12. De la personalidad Jurídica y
Patrimonio de las Universidades.
Art. 13. Del presupuesto de las
Universidades Nacionales.
Art. 14. De los bienes y rentas de las
Universidades que no estarán sometidos
al régimen de los bienes nacionales que
establece la Ley de Hacienda Pública
Nacional. Sus ingresos y egresos no se
considerarán como rentas o gastos
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 4 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:5
SEC:5.2.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Base LegalPROCEDIMIENTO :
públicos, ni estarán sometidos al
Régimen del Presupuesto Nacional y su
fiscalización se hará por los funcionarios
que designe el Consejo Nacional de
Universidades, en acatamiento de lo
dispuesto en el numeral 9 del articulo 20
de la presente Ley, y por la Contraloría
General de la República conforme a lo
establecido en la Constitución y las
leyes.
Art. 15. Las Universidades Nacionales
gozarán en cuanto a su patrimonio, de
las prerrogativas que el Fisco Nacional
acuerda en la Ley Orgánica de la
Hacienda Pública Nacional.
Art. 20. De las atribuciones del Consejo
Nacional de Universidades.
Art. 26. De las atribuciones el Consejo
Universitario de las Universidades para
autorizar la adquisición, enajenación y
gravamen de bienes en la celebración de
contratos y a la aceptación de herencias,
legados o donaciones, previa consulta
con el Consejo de Fomento.
Ley contra la corrupción Gaceta Oficial
Nro. 5637 extraordinaria de fecha 07 de
abril de 2003.
Art.27. De la responsabilidad de la
Contraloría General de la Republica.
Art.32. De la responsabilidad
administrativa del funcionario público.
Art.33. De las sanciones administrativas
a los funcionarios públicos.
Reglamento de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República del
17 de diciembre de 2001.
Capitulo IV. Del Control de los Bienes
Nacionales
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:5
SEC:5.3.1.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Incorporación de Bienes Inmuebles
Esquema General del Proceso
Unidad
Administradora
Realiza solicitud de Adquisición del inmueble
Consejo Consejo de
Universitario FomentoAnaliza solicitud Elabora
de Adquisición del recomendación de
inmueble adquisición
Consejo
Universitario
Toma decisión de acuerdo a
recomendación
Oficina Central
de Asesoría Jurídica
Realiza gestionespara redactar
documentación legal y su protocolización
Departamento de
Bienes Inmuebles
Registra inmueble
en sistema y
archiva
UnidadAdministradora
Registracontablemente
la operación
Normas que regulan el procedimiento de incorporación.
1. La incorporación de bienes inmuebles puede ser dada por el concepto de adquisición por
compra-venta, donaciones o por distintas formas.
2. Es potestad del Consejo de Fomento brindar recomendación al Consejo Universitario
para la adquisición de bienes y la aceptación de herencias, legados o donaciones. La
Oficina Central de Asesoría Jurídica es la encargada de llevar el proceso para la
adquisición.
3. . La Comisión para la Enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las
Industrias Básicas será la encargada de autorizar la adquisición, enajenación y
aceptación de bienes del Estado.
4. La Procuraduría General de la República, en caso de bienes propiedad del Estado, será
el ente encargado de la redacción del documento de adquisición y/o enajenación
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PAGINA DE: FECHA:
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:5
SEC:5.3.1.
PAG.2/5
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Incorporación de Bienes Inmuebles
5. El Departamento de Bienes Inmuebles tendrá la responsabilidad de la guarda y custodia
de los expedientes de bienes inmuebles propiedad de la Universidad.
6. Toda Ficha Catastral que soporte la adquisición del
siguientes aspectos:
- Mapa Catastral
- Registro Fotográfico
- Plano / ubicación
- Cedula Catastral
- Identificación del propietario
- Datos de protocolización
- Dirección del Inmueble
- Antecedentes del inmueble
- Número de Mapa Catastral
- Código Catastral
- Linderos / Descripción (originales y actuales)
- Tasación
- Valor de adquisición o construcción
- Valor ajuste
inmueble deberá contemplar los
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PAGINA DE: FECHA:
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:5
SEC:5.3.1.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Incorporación de Bienes Inmuebles
Descripción del procedimiento
UNIDAD ADMINISTRADORA
1. Elabora y Envía Oficio dirigido al
Consejo Universitario solicitando
autorización para la adquisición de
algún bien inmueble.
CONSEJO UNIVERSITARIO
2. Recibe de la Unidad Administradora
Oficio de Solicitud de autorización
para la adquisición del bien
inmueble.
3. Analiza la solicitud de adquisición
del bien inmueble.
4. Solicita recomendación al Consejo
de Fomento para la adquisición del
bien inmueble.
CONSEJO DE FOMENTO
5. Recibe del Consejo Universitario
Oficio de Solicitud de adquisición de
bienes inmuebles.
6. Analiza la solicitud de adquisición.
7. Elabora y Envía recomendación de
adquisición al Consejo Universitario.
CONSEJO UNIVERSITARIO
8. Recibe recomendación para la
adquisición por parte del Consejo de
Fomento.
9. Analiza la recomendación dada por
el Consejo de Fomento y procede de
acuerdo a la misma.
9.1 En caso de rechazar la adquisición
elabora oficio justificando el rechazo
de la incorporación y envía a la
Unidad Administradora, continúe el
paso 10.
9.2 En caso de aprobar la adquisición,
elabora oficio a la Oficina Central de
Asesoría Jurídica, para la
elaboración del documento de
adquisición del bien inmueble,
continúe el paso 12.
UNIDAD ADMINISTRADORA
10. Recibe del Consejo Universitario
oficio indicando el rechazo de la
adquisición.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 4 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:5
SEC:5.3.1.
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UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Incorporación de Bienes Inmuebles
11. Archiva para su control y fines
consiguientes. (Fin del
procedimiento).
OFICINA CENTRAL DE ASESORÍA
JURÍDICA
12. Recibe por parte del Consejo
Universitario Oficio de la solicitud de
adquisición y recomendación por
parte del Consejo de Fomento.
13. Analiza la documentación recibida,
determina si el bien inmueble es
propiedad del Estado y procede de
acuerdo a la normativa.
Si el Inmueble no es propiedad del
Estado14. Redacta documento de adquisición y
se encarga que su protocolización.
15. Envía el documento protocolizado al
Departamento de Bienes Inmuebles,
continúe el paso 17.
Si el Inmueble es propiedad del
Estado
16.1. Solicita autorización a la Comisión
para Enajenación de Bienes del
Sector Público no afectados a las
Industrias Básicas (CENBISP) para
la adquisición del bien inmueble.
16.2. Recibe Oficio de autorización para
la adquisición del bien inmueble de
la Comisión para Enajenación de
Bienes del Sector Público no
afectados a las Industrias Básicas
(CENBISP)
16.3. Envía los requisitos exigidos por la
Procuraduría General de la
Republica para la incorporación del
bien inmueble propiedad del
estado.
16.4. Elabora conjuntamente con la
Procuraduría General de la
Republica Documento de
incorporación del inmueble.
16.5. Realiza gestiones conjuntamente
con la Procuraduría General de la
Republica para protocolizar el
documento de incorporación del
inmueble.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 4 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:5
SEC:5.3.1.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Incorporación de Bienes Inmuebles
16.6. Envía al Departamento de Bienes
Inmuebles el documento del
inmueble.
DEPARTAMENTO DE BIENES
INMUEBLES
17. Recibe de la Oficina Central de
Asesoría Jurídica el documento de
adquisición de Inmueble y sus anexos.
18. Prepara expediente del bien inmueble
de acuerdo a la documentación recibida.
19. Ingresa la información del inmueble al
Inventario General de Bienes Inmuebles
de la UCV en Excel.
20. Prepara ficha catastral del bien
inmueble.
21. Archiva la ficha catastral en el sistema.
22. Guarda el documento original de
adquisición en la bóveda de seguridad
para su guarda y custodia.
23. Remite a la Unidad Administradora
fotocopia del documento de adquisición
del inmueble y soportes necesarios de la
operación.
UNIDAD DE CONTABILIDAD
24. Recibe del Departamento de Bienes
Inmuebles la incorporación del Bien
Inmueble a través del sistema CKF.
(Contabilidad).
25. Registra los comprobantes contables a
través del sistema CKF (Contabilidad).
26. Imprime el Comprobante Contable y
archiva.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 4 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:5
SEC:5.3.2.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Desincorporación de Bienes Inmuebles
Esquema General del Proceso
Unidad Consejo Consejo de Consejo
Administradora Universitario Fomento Universitario
Realiza solicitud de Analiza solicitud de Elabora Toma decisión
desincorporación del desincorporación recomendación de de acuerdo a
inmueble del inmueble desincorporación recomendación
Oficina Central
de Asesoría Jurídica
Realiza gestionespara redactar documentación legal y su protocolización
Oficina de Patrimonio
Inmobiliario
Registradesincorporación y archiva documentación
Unidad de
Contabilidad
Registra
contablemente
la operación
Normas específicas que regulan el procedimiento de desincorporación.
1. La desincorporación de bienes inmuebles puede ser dada por venta del bien o por
concepto distinto a la venta entre los que podemos mencionar: donaciones, parte
de pago, convenios, expropiaciones, recuperaciones, entre otros.
2. El Consejo de Fomento recomendará al Consejo Universitario la enajenación o
gravamen de bienes o donaciones.
3. La Comisión para la Enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las
Industrias Básicas será la encargada de autorizar la desincorporación de bienes
inmuebles propiedad de la Universidad.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 4 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:5
SEC:5.3.2.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Desincorporación de Bienes Inmuebles
4. La Procuraduría General de la Republica en conjunto con la Oficina Central de
Asesoría Jurídica será la instancia encargada de la redacción de los documentos
de desincorporación de bienes inmuebles.
5. Será responsabilidad del Departamento de Bienes Inmuebles la desincorporación
del inventario de aquellos bienes inmuebles enajenados por la Universidad.
6. Los expedientes de bienes inmuebles desincorporados serán custodiados en un
archivo pasivo del Departamento de Bienes Inmuebles.
Descripción del Procedimiento
UNIDAD ADMINISTRADORA
1. Elabora y envía Oficio dirigido al
Consejo Universitario solicitando
autorización para la
desincorporación de algún bien
inmueble.
CONSEJO UNIVERSITARIO
2. Recibe de la Unidad
Administradora Oficio de Solicitud
de autorización para la
desincorporación del bien
inmueble.
3. Solicita recomendación al
Consejo de Fomento para la
desincorporación del bien
inmueble.
CONSEJO DE FOMENTO
4. Recibe del Consejo Universitario
Oficio de Solicitud de la
desincorporación de bien
inmueble, con su respectiva
justificación por parte de la
Unidad Administradora, para su
estudio y su recomendación
5. Analiza la información recibida.
6. Elabora y envía recomendación
al Consejo Universitario para la
desincorporación del bien
inmueble junto a los soportes
recibidos.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 4 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:5
SEC:5.3.2.
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UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Desincorporación de Bienes Inmuebles
CONSEJO UNIVERSITARIO
7. Recibe recomendación para la
desincorporación por parte del
Consejo de Fomento.
8. Analiza la recomendación dada
por el Consejo de Fomento y
procede de acuerdo a la misma.
8.1. En caso de no autorizar la
desincorporación elabora
oficio justificando el rechazo
de la desincorporación y
envía a la Unidad
Administradora, continúe el
paso 9.
8.2. En caso de aprobar la
desincorporación, elabora
oficio a la Oficina Central de
Asesoría Jurídica, para la
desincorporación del bien
inmueble junto a los
soportes correspondientes,
continúe el paso 11.
UNIDAD ADMINISTRADORA
9. Recibe del Consejo Universitario
oficio indicando el rechazo de la
adquisición.
10. Archiva para su control y fines
consiguientes. (Fin del
procedimiento).
OFICINA CENTRAL DE
ASESORÍA JURÍDICA
11. Recibe por parte del Consejo
Universitario Oficio de la solicitud
de desincorporación y
recomendación por parte del
Consejo de Fomento, además de
sus respectivos soportes.
12. Elabora Oficio donde solicita a la
comisión para Enajenación de
Bienes del Sector Público no
afectados a las Industrias Básicas
(CENBISP) la autorización para la
desincorporación del bien
inmueble.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 4 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:5
SEC:5.3.2.
PAG.4/5
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UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Desincorporación de Bienes Inmuebles
13. Recibe Oficio de autorización
para la desincorporación del bien
inmueble por parte de la
Comisión para Enajenación de
Bienes del Sector Público no
afectados a las Industrias Básicas
(CENBISP).
14. Envía los requisitos exigidos por
la Procuraduría General de la
Republica para la
desincorporación del bien
inmueble.
15. Recibe de la Procuraduría
General de la Republica
documento legal para la
desincorporación del inmueble.
16. Realiza gestiones conjuntamente
con la Procuraduría General de la
Republica para protocolizar el
documento de desincorporación
del inmueble.
17. Envía al Departamento de Bienes
Inmuebles el documento
protocolizado de
desincorporación del inmueble.
DEPARTAMENTO DE BIENES
INMUEBLES
18. Recibe de la Oficina Central de
Asesoría Jurídica el documento
de desincorporación del
inmueble.
19. Desincorpora el inmueble en el
archivo Inventario General de
Bienes Inmuebles de la UCV en
Excel.
20. Localiza el expediente del bien
inmueble a desincorporar .
21. Archiva el documento de
desincorporación de inmueble y
sus soportes en el expediente.
22. Guarda el documento en la
bóveda de seguridad para su
guarda y custodia.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 4 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:5
SEC:5.3.2.
PAG.5/5
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Desincorporación de Bienes Inmuebles
23. Remite a la Unidad
Administradora fotocopia del
documento de desincorporación
del inmueble y soportes
necesarios de la operación.
UNIDAD DE CONTABILIDAD
24. Recibe del Departamento de
Bienes Inmuebles la información
de la desincorporación del bien
inmueble.
25. Registra los comprobantes
contables a través del sistema
CKF (Contabilidad).
26. Imprime el Comprobante
Contable y archiva.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 4 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES
DIVISIÓN DE TESORERÍA
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.1.
PAG.1/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
Normas Generales
1. Todas las Universidades tienen personalidad jurídica propia y ejecutarán su proceso
de registro de Servicios de Tesorería, con base en lo establecido en la Ley Orgánica
de Administración Financiera del Sector Público.
2. La Tesorería debe actuar como unidad auxiliar de la Oficina Nacional del Tesoro con
el fin de garantizar el cumplimiento de las leyes, normas, reglamento y políticas.
3. La Tesorería es la encargada de recaudar y distribuir, custodiar y controlar los
ingresos recibidos del Ejecutivo Nacional o de cualquier otra fuente de financiamiento
extraordinaria.
4. El registro de servicios de Tesorería es el proceso que se inicia con la elaboración del
Flujo de Caja, a través del cual se plantea el cronograma de desembolso interno y
culmina con la realización de los pagos.
5. La Oficina de Tesorería realizará todas las actuaciones que considere necesarias a fin
de promover la optimización del Flujo de Caja, bajo el principio de la Unidad del
Tesoro a través del análisis del entorno financiero y elaboración de un plan operativo
de inversiones.
6. El proceso de Registro de Servicios de Tesorería se dinamiza a través de la ejecución
de los procedimientos:
- Flujo de Caja
- Apertura de Cuentas Bancarias
- Registro y mantenimiento de
cuentas bancarias
- Ordenamiento de pagos
- Registro y mantenimiento de chequeras
- Certificación de Pagos
- Control de Pago por Juzgados
menores de edad
- Seguimiento de Ingreso por Bono
de Alimentación
- Control de Pagos del Personal y del
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.1.
PAG.2/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
- Suspensión de cheques
- Anulación de cheques
- Custodia de Valores Financieros
- Colocaciones Financieras
- Control de Saldos Bancarios
- Custodia y Emisión de cheques
- Pago de Alquileres de Arrendamiento por
Proveedores de servicios
- Control de Saldos diarios
Personal Contratado
- Endosos de cheques a nombre
de la U.C.V.
- Preparación y Revisión deNóminas
- Control de los Saldos de la Comisión
Mixta
5. Todo compromiso que fuera adquirido sin existir disponibilidad presupuestaria será
considerado nulo y acarreará responsabilidad penal, civil, administrativa y disciplinaria,
para el funcionario que ejecute dicho tramite.
6. No deberá realizarse ningún tipo de pago sin que el compromiso haya sido
verdaderamente adquirido y debidamente causado.
7. Los escenarios de flujo de caja se elaboran con base al cronograma de desembolso
emitido por la OPSU.
8. Los responsables del manejo de los fondos deberán ser responsables y concientes de
la fidelidad que deben tener para el manejo de los mismos.
9. Debe mantenerse en resguardo confidencial todos los documentos financieros de la
institución (Títulos Valores, Cheques, Fianzas y cualquier otro instrumento de garantía
extendida a favor de la U.C.V.)
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.2.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Base LegalPROCEDIMIENTO :
BASE LEGAL
Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela. Gaceta
Oficial Nro. 36860 de fecha 30 de
diciembre de 1999
Art. 109 Establece autonomía de las
Universidades
Art. 315 se refiere a los presupuestos
públicos anuales de gastos, en relación a
la gestión fiscal.
Art. 318 se refiere al sistema monetario
nacional
Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público. Gaceta
Oficial Nro. 37.606 de fecha 09 de
enero de 2003.
Art. 55 se refiere de las solicitudes de
pagos a través de medios informáticos y
la permanencia de la documentación
justificada del gasto en la Unidad que
reconoce la obligación.
Art. 116 se refiere a los ingresos y los
pagos del tesoro que podrán realizarse
mediante efectivo, cheque, transferencia
bancaria o cualquier otro medio de pago.
Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y el Sistema
Nacional de control Fiscal.
Gaceta Oficial Nro. 37.347 de fecha
17 de diciembre de 2001
Art. 09 se refiere a quienes serán sujetos
a las disposiciones de la presente ley y al
control, vigilancia y fiscalización de la
Contraloría General de República.
Ley de universidades. Gaceta Oficial
Nro. 1.429 extraordinario de fecha 8
de septiembre de 1970.
Art. 09 De la autonomía de las
Universidades
Art. 12 De la personalidad Jurídica y
Patrimonio de las Universidades.
Art. 13 Del presupuesto de las
Universidades Nacionales.
Art. 14 De los bienes y rentas.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.2.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Base LegalPROCEDIMIENTO :
Art. 26 De las atribuciones al Consejo
Universitario de las Universidades.
Código de Comercio, con la reforma
parcial del código de comercio de
fecha 26 de junio de 1955.
Art. 489 De la disponibilidad de dinero
Art. 490 Del contenido del cheque
Art. 491 la aplicabilidad del cheque
Art. 492 La presentación del cheque
para su efectividad
Art. 493 Se refiere a la caducidad del
cheque
Art. 494 De la emisión del cheque sin
fondo
Reglamento Nro. 1 de la Ley
Orgánica de la Administración
Financiera del sector Publico,
sobre el sistema Presupuestario
de fecha 18 de
diciembre de 2001
Art. 55 En caso de sustitución del titular
de una Unidad Administradora, el
sustituto registrará su firma en la Entidad
Bancaria donde estén los fondos
depositados.
Art. 58 Con respecto al registro de
gastos causado y pagado.
Art. 61. Se refiere a los requisitos de las
órdenes de pago que se emitan
directamente a favor de los beneficiarios.
Art. 102 Con respecto a la ordenación de
pagos.
Reglamento Nro. 3 de la Ley
Orgánica
de la Administración Financiera
del
sector Público sobre el Sistema
de
Tesorería de fecha 22 de Marzo
de
2002.
Capitulo I. Disposiciones generales
Capitulo II. De la Oficina Nacional del
Tesoro.
Capitulo III. De la cuenta única del
tesoro nacional
Capitulo IV. Del ingreso de fondo
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.2.
PAG.3/3
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Base LegalPROCEDIMIENTO :
Capitulo V. De los pagos y
transferencias
Capitulo VI. De la gestión financiera del
tesoro
Capitulo VII. Disposiciones transitorias
Reglamento con fuerza de Ley de
reforma de la Ley General de Bancos
y otras Instituciones Financieras
de fecha 13 de noviembre de 2001
Art. 38 Con respecto al lapso de
caducidad por errores de cálculos o de
escritura, por omisiones o duplicaciones y
por falsificaciones de firmas en los
correspondientes cheques.
Art. 39 Por devoluciones de cheques
una vez transcurrido el lapso para las
impugnaciones.
Ley Orgánica de Procedimientos
Administrativos Gaceta Oficial Nro.
2.818 Extraordinaria de 1 de Julio de
1981
Art. 03. De los Funcionarios y demás
personas que presten servicio en la
Administración Pública.
Art. 07. De los Actos Administrativos.
Art. 10. De las limitaciones de los actos
administrativos.
Art. 19. De la nulidad de los actos
administrativos.
Ley que establece el Impuesto al
Valor Agregado.
Providencia Administrativa
mediante la cual se designan
a los Contribuyentes Especiales
como Agentes de retención del
Impuesto al Valor Agregado.
Providencia Administrativa sobre las
obligaciones que deben cumplir
los Contribuyentes formales del
impuesto al Valor Agregado.
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.1
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO: Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Inst. Bancarias
Esquema General del ProcesoConsejo
Universitario
Autoriza cargos y personas a realizar
movimientos en las cuentas de los bancos
Normas especificas
Dirección deAdministración y
Finanzas
Recibe solicitud para realizar registros de firmas
Tesorería
Elabora Registro de Firmas y remite al Banco
1. Tesorería será la única área responsable de llevar el registro y mantenimiento de
cuentas bancarias a nivel central de la Universidad Central de Venezuela, tanto la
actualización de las firmas como los de los datos bancarios.
2. Tesorería será la responsable de tramitar y hacer seguimiento ante la Unidad del Tesoro
Nacional de la apertura y registro de las cuentas de la U.C.V.
3. Tesorería solamente estará autorizado en gestionar el registro de las cuentas bancarias
de la institución.
4. Todo mantenimiento, modificación o registro de cuentas bancarias deberá ser solicitado
al Vicerrectorado Administrativo.
5. Las cuentas bancarias se deben aperturar de acuerdo a las necesidades de la
Institución, Dirección de Administración y Finanzas y División de Tesorería.
6. Las Tarjetas de Firmas deberán cumplir con lo siguiente:
• En la tarjeta donde se especifica los siguientes campos debe llenarse lo siguiente:
Campo Datos a llenar
- Nombre o Razón Social Se coloca el nombre de la Institución
- Número de C.I. /RIF Se coloca el número del RIF de la Institución
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.1
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO: Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Inst. Bancarias
• En el recuadro utilizado para estampar la firma debe colocarse el nombre completo
de la persona autorizada conjuntamente con el número de la cédula de identidad, el
cual deberá estar escrito a máquina de escribir y ser firmado por el autorizado en
tinta negra. Adicionalmente debe colocarse la huella dactilar del autorizado del
pulgar de la mano derecha.
• En caso de existir número de contrato con el Banco, el mismo debe indicarse
• Donde se especifica firma del 1er. Titular de la cuenta o Representante Legal, en
este sitio debe firmar el Rector de la Institución.
5. Los juegos de tarjetas de firmas deben ser enviados al Banco con Oficio firmado por el
Rector, dicho Oficio deberá indicar los datos personales de los autorizados y las
condiciones de las firmas, si son conjuntas e indistintas.
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.1.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Inst. Bancarias
Descripción del procedimiento
TESORERA
1. En caso de las firmas de las cuentas
a nivel central de la Institución:
Recibe del Consejo Universitario y de la
Dirección de Administración los
siguientes documentos:
• Fotocopia del Acta de Proclamación
o nombramiento de los firmantes.
• Fotocopia de la Cédula de Identidad
• Fotocopia del Acta Constitutiva
En caso de las cuentas a nivel
central donde las Facultades y
Dependencias tengan firmas
conjuntas con las autoridades y
directivos a nivel central (Becas y
Ayudantìas), recibe de las
Facultades y Dependencias los
siguientes documentos:
• Oficio firmado por el Decano de la
Facultad o Director de la
Dependencia donde se indique los
datos de los firmantes: nombre
completo, cédula de identidad, cargo y
condición de la firma
• Fotocopia del Acta u Oficio de
nombramiento
• Fotocopia de la cédula de identidad
de los firmantes
2. Entrega los documentos recibidos e
indica a la Secretaria que elabore los
Registros de Firmas.
SECRETARIA / CARGO ASIGNADO
3. Llena dos o tres juegos de Tarjetas de
Registro de Firmas, según la Entidad
Bancaria de acuerdo a los documentos
recibidos.
4. Elabora oficio para la firma del Rector
que indique
• Entidad Bancaria
• Nº de Cuenta
• Nombre completo de los firmantes,
Nº de cédula y cargo
TESORERA
5. Gestiona ante el Rector la firma del
oficio de autorización a las Entidades
Bancarias para el registro de firmas y la
firma de las tarjetas (Rector, Vice-Rector
Administrativo, Directora de Administración
y Tesorera)
6. Remite a la Secretaria para su envío a
las Entidades Bancarias.
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.1.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Inst. Bancarias
SECRETARIA
7. Gestiona con un Mensajero el envío
del Juego de Tarjetas acompañado de los
siguientes documentos
• Oficio de solicitud firmado por el
Rector
• Fotocopia de la Cédula de Identidad
de los firmantes
• Fotocopia del Acta Constitutiva
• Fotocopia del Acta de Proclamación
o nombramiento de los firmantes
8. Archiva en una carpeta por banco,
cuenta y cronológicamente por fecha y
copia de los documentos remitidos al
Banco.
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.2.
PAG.1/2
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UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Certificación de pagos
Esquema General del Proceso:
Tesorería
Gestiona solicitud
de la certificación
del pago del
empleado
Normas especificas:
Identifica si se realizo pago al empleado
Realiza gestión operativa o administrativa
1. Solamente se remitirán fotocopias del voucher de cheque y reporte de cheques a la
Unidad Administrativa o ente Público Nacional que solicite por oficio una constancia
de los pagos realizados al beneficiario (s).
Descripción del procedimiento:
TESORERA
1. Recibe Oficio del área de Unidad
Administrativa o ente Público
Nacional a fin de identificar si se
realizaron pagos o no a
empleados y asigna el oficio para
su certificación al Contador.
CONTADOR/CARGOASIGNADO
2. Recibe, Revisa y gira
instrucciones al Cajero I, Cajero II
o Unidad de cheques
Reintegrados para ubicar la
información.
CAJERO / CARGO ASIGNADO
3. Ubica en las carpetas de los
movimientos el registro de los
cheques o abonos en cuenta por
tipo de nómina y verifica si fue
emitido el pago.
4. Verifica en el archivo
correspondiente si fue entregado el
pago
5. Obtiene fotocopia de los soportes
de pagos (Voucher de cheque y
reporte de Registro de Cheques)
6. Procede a certificar con sello
húmedo que los soportes son
copia fiel y exacta del original y
que reposan en la División de
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.2.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Dirección de Administración y Finanzas ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Certificación de pagos
Tesorería, indicando nombre
completo, cargo, cédula, firma y
fecha
7. Entrega soportes al Contador (a)
para su revisión
SECRETARIA
8. Elabora Oficio de acuerdo a las
Instrucciones del Contador /Cargo
Asignado.
9. Imprime Oficio y se lo entrega al
Contador / Cargo Asignado para
su validaciòn.
CONTADOR
10. Recibe de la Secretaría el Oficio
y verifica que haya sido elaborado
correctamente.
11. Coloca su media firma en el
Oficio en señal de conformidad,
posteriormente devuelve a la
Secretaria el Oficio
SECRETARIA / CARGO ASIGNADO
12. Coloca el Oficio en la carpeta
para la firma del Tesorero
TESORERO
13. Verifica y revisa y firma el Oficio.
SECRETARIA / CARGO ASIGNADO
14. Envía el Oficio y los soportes a la
Unidad Administrativa o ente Público
Nacional a través del Mensajero.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.3.
PAG.1/6
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Control de Pagos por Juzgado a Menores de Edad
Esquema General del Proceso:
Tribunal de
Protección del Niño RecursosHumanos
Emite dictamen de Retiene elretención de porcentaje o elsueldo monto establecido
Informática
Emite cheques y
detalle de cheques emitidos
Tesorería
Elabora cheque a la cuenta de Aportes y Retenciones y Deposita en la cuenta
Normas especificas:
Tesorería
Gestiona el pago al beneficiario
1. Antes de distribuirse los cheques por el concepto de Pensiones Alimentarías deberá
determinarse el monto que debe transferirse de la cuenta de Ingresos Ordinarios de la
Universidad a la cuenta de Aportes y Retenciones
2. De acuerdo a las instrucciones del Tribunal de Protección del Niño y del Adolescente
se deberá distribuir los cheques de la siguiente manera:
• Depositar el cheque en la cuenta del autorizado
• Remitir al Tribunal para que estos le hagan entrega del cheque al beneficiario
• Custodiarse en el área de caja de la Tesorería hasta que el beneficiario retire el
cheque
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 5 MANUAL DE TESORERIA (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.3.
PAG.2/6
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Control de Pagos por Juzgado a Menores de Edad
Descripción del Procedimiento:
Descripción del Procedimiento:
A.- Descontado por nómina
Tesorera
1. Recibe el oficio de Recursos Humanos donde informa y anexa copia de la orden
del Tribunal para depositar o enviar al Tribunal/Juzgado dicha retención.
2. Asigna al contador para su verificación en los cheques de la nómina de
retenciones mensual.
Contador
3. Recibe y verifica que dicha retención se esté efectuando a través de la nómina.
4. Si se ha realizado la retención al trabajador verifica que el nombre del beneficiario
este como lo ordenó el Tribunal.
5. Si el cheque debe ser enviado al Tribunal:
Entrega el cheque a la secretaria para que elabore el oficio de entrega el
Tribunal.
6. Secretaria elabora oficio al Tribunal indicando Nº de cheque, monto y beneficiario,
concepto del cheque, Nº de expediente del Tribunal.
7. Entrega al contador para su revisión.
Contador
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PAGINA DE: FECHA:
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.3.
PAG.3/6
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Control de Pagos por Juzgado a Menores de Edad
8. Recibe y verifica el oficio dirigido al Tribunal y coloca media firma indicando su
conformidad.
9. Entrega al Tesorero para su firma.
10. Verifica y firma el oficio dirigido al Tribunal.
11. Entrega a la secretaria para que prepare la correspondencia.
Secretaria
12. La secretaria recibe el oficio firmado, le coloca Nº de salida y sello húmedo de la
división.
13. Saca copia del oficio y del cheque y lo coloca en la bandeja de correspondencia
del mensajero.
Mensajero
14. Lleva el cheque con el oficio al Tribunal y hace que le firmen la copia del oficio
como recibido.
15. Entrega a la secretaria para su archivo la copia firmada y sellada.
Secretaria
16. Recibe y archiva el oficio en la carpeta correspondiente al menor.
Si el cheque debe ser depositado
5. Endosa el cheque de acuerdo a lo indicado por el oficio del Tribunal.
6. Lo entrega al mensajero para que lo deposite.
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PAGINA DE: FECHA:
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.3.
PAG.4/6
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Control de Pagos por Juzgado a Menores de Edad
Mensajero
7. Recibe y deposita el cheque en el banco indicado.
8. Entrega el voucher de depósito al contador.
Contador
9. Recibe y archiva el voucher de depósito en la carpeta o expediente
correspondiente al menor.
Si el cheque debe ser enviado a un Tribunal fuera del área metropolítana
7. Entrega el voucher a la secretaria para que elabore el oficio al Tribunal.
Secretaria
8. Elabora el oficio al Tribunal indicando Nº de cheque monto, beneficiario, concepto del
cheque y Nº de Expediente en el Tribunal.
9. Entrega al contador para su revisión.
Contador
10. Recibe y verifica el oficio dirigido al Tribunal y coloca media firma indicando su
conformidad.
11. Entrega al Tesorero para su firma.
Tesorero
12. Verifica y firma el oficio dirigido al Tribunal
13. Entrega a la secretaria para que prepare la correspondencia.
Secretaria
14. La secretaria recibe el oficio firmado, le coloca Nº de salida y sello húmedo de la
división.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 5 MANUAL DE TESORERIA (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.3.
PAG.5/6
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Control de Pagos por Juzgado a Menores de Edad
15. Saca copia del oficio y del cheque y entrega ambos juegos al contador.
Contador
16. Recibe los juegos de oficios que van al Tribunal y prepara los sobres para el envío a
través del correo privado al Tribunal.
17. La copia del oficio y del cheque lo archiva en la carpeta correspondiente o expediente
del menor.
18. Entrega al mensajero el sobre para que lo envié a través de correo privado.
Mensajero
19. Recibe y envía el sobre
20. Entrega el recibo del correo a la caja chica como soporte de egreso.
21. Entrega copia del talón de recibo al contador para su archivo y control.
Contador
22. Recibe y archiva la copia del talón de recibo del correo en la carpeta o expediente del
menor.
Si el cheque debe ser entregado al representante del menor
5. Los cheques serán entregados por el cajero Nº 2 si los beneficiarios de los
mismos viven en caracas, y archivado por mes los talones debidamente firmados.
6. Si los beneficiarios corresponden a Maracay elabora relación indicando Nº del
cheque, nombre del beneficiario y monto.
7. Entrega al “Abogado” para su verificación relación y cheques.
Abogado
8. Recibe y verifica la relación con los cheques.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.3.
PAG.6/6
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Control de Pagos por Juzgado a Menores de Edad
9. Coloca media firma a la relación indicando su conformidad.
10. Entrega al contador para su firma.
Contador
11. Verifica y firma la relación que será enviada a Maracay.
12. Entrega al cajero 2
Caja 2
13. Recibe la relación y entrega al mensajero de Maracay.
14. El mensajero de Maracay firma copia de la relación de cheques como acuse del
mismo.
15. El cajero archiva la relación de cheques enviada a Maracay.
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PAGINA DE: FECHA:
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.4.
PAG.1/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Control de pago de Bono de Alimentación
Esquema General del Proceso:
Nomina
Determinadisponibilidad de Fondos de cada Facultad y Dependencia
Normas especificas:
Presupuesto Informática
Autoriza Genera data a ser
transferencia para remitida a la
la cancelación de empresa quedel bono emite los Cesta
Ticket
Contraloría Presupuesto
Verifica Actualiza el
operaciones presupuesto
Tesorería
Realiza cuadro informativo
Contabilidad
Genera asiento
contable
1. Tesorería remitirá mensualmente a la Dirección de Recursos Humanos y a la
Dirección de Administración, la disponibilidad financiera correspondientes a los
depósitos realizados por las Facultades y Dependencias del Bono de Alimentación del
Personal Contratado por Ingresos Propios.
2. Las Solicitudes de cheques de Bono de Alimentación para el personal regular deben
ser aprobadas por la Dirección de Planificación y Presupuesto, certificando la
disponibilidad presupuestaria para el pago.
3. Las Solicitudes de cheques del Bono de Alimentación para el Personal Contratado que
cobra a través de partidas centralizadas deben ser aprobados por la Dirección de
Planificación y Presupuesto, certificando la disponibilidad presupuestaria para el pago.
4. Las Solicitudes de cheques de Bono de Alimentación para el Personal Contratado por
Ingresos Propios de las Facultades y Dependencias deberá remitirse de Recursos
Humanos directamente a la División de Tesorería quien elaborará las transferencias
para proceder a su pago.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.4.
PAG.3/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Seguimiento de Ingresos por Bono de Alimentación
Descripción del procedimiento:
TESORERA
1. Recibe de las Facultades y
Dependencias original de los
Depósitos realizados por las
Facultades y Dependencias a la
cuenta de Ingresos Ordinarios por
concepto de Cesta Ticket del
Personal Contratado por Ingresos
Propios y se asigna a la Abogado
para la elaboración de la
Disponibilidad Financiera.
ABOGADA
2. Elabora la Disponibilidad Financiera
de bono alimentación (Cesta Ticket),
de acuerdo a los depósitos recibidos
de las Facultades y Dependencias
que cancelan Bono de Alimentación al
personal contratado por Ingresos
Propios y entrega a la Secretaria
para su distribución .
SECRETARIA
3. Elabora oficio informativo de la
Disponibilidad Financiera y pasa a la
Tesorera para su firma.
TESORERA
4. Revisa y firma oficio de
disponibilidad Financiera.
SECRETARIA
5. Remite oficio a la Dirección de
Recursos Humanos para que
proceda a elaborar las solicitudes de
cheques.
OFICINISTA / PERSONA ASIGNADA
6. Recibe y registra en el Sistema de
Ingresos las Solicitudes de cheque
de Recursos Humanos de Bono de
Alimentación de las Facultades y
Dependencias del personal y remite al
Control Previo.
ABOGADA
7. Recibe solicitudes de cheque y
realiza el Control Previo.
8. Si la Solicitud de cheque cumple con
los requisitos de Control Previo
remite a la Secretaria para la
elaboración de las transferencias de
pago.
SECRETARIA
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 5 MANUAL DE TESORERIA (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.4.
PAG.3/3
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Seguimiento de Ingresos por Bono de Alimentación
9. Elabora transferencia de pago a la
empresa y remite a la Abogada para
su revisiòn
ABOGADA
10. Revisa y remite a la Tesorera para
Su firma.
TESORERA
11. Revisa y firma la transferencia de
Pago.
DIRECTORA DE ADMINISTRACION
12. Revisa y firma la transferencia de
Pago y remite a la Tesorera.
SECRETARIA
13. Recibe, asigna codificación de
Correspondencia y remite vía fax a la
Entidad Bancaria las transferencia de
pago.
14. Confirma telefónicamente con la
Entidad la recepción de las
transferencias.
15. Remite copia de las transferencias
De pago a Recursos Humanos para
su control.
NOTA: Los pasos del 1 al 5 solo se
realizan en caso del pago de Bono de
Alimentación del personal Contratado por
ingresos propios.
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PAGINA DE: FECHA:
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.4.
PAG.3/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Seguimiento de Ingresos por Bono de Alimentación
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.5.
PAG.1/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Emisión y Control de Pagos de las Dependencias al Personal Contratado por Partidacentralizada
Esquema General del Proceso:
Facultades yDependencias Tesorería Tesorería
Remite rendicionesde cuentas y relación Control de Elaboración dedel personal emisión de Chequescontratado Cheques
Normas especificas:
1. Las Facultades y Dependencias deberán remitir mensualmente la nómina del personal
contratado que cobra por partida centralizada a Tesorería la cual no debe reflejar
variación.
2. Los abonos concernientes a la nomina de personal contratado se deberá realizar a
nombre y cuenta de las Facultades y Dependencias.
Descripción del procedimiento:
TESORERA
1. Recibe la nómina del personal
contratado, revisa y remite a la
Abogada para su control previo.
ABOGADA
2. Verifica los requisitos de control
previo y que las nominas de las
Facultades y Dependencias
permanezca sin variación a fin de
realizar ordenes de pagos.
3. Registra la nomina por cada
concepto en el cuadro de pagos
nomina contratados (Excel), sólo
para el personal contratado.
4. Indica a la Secretaría que elabore
solicitud de cheques y cartas
órdenes.
SECRETARIA
5. Elabora solicitud de cheques y cartas
órdenes de acuerdo al monto
establecido en los listados.
SECRETARIA
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.5.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Emisión y Control de Pagos de las Dependencias al Personal Contratado por Partidacentralizada
6. Remite a control previo para su
revisión.
ABOGADA
7. Revisa y Solicita firma autorizada en
la solicitud de cheques a la Tesorera
y Dirección de Administración.
8. Remite solicitud de cheque a
Presupuesto para su aprobación
presupuestaria y posteriormente son
remitidas las cartas órdenes y sus
soportes a la Dirección de Contraloría y
Presupuesto para informar que el
pago fue realizado.
9. Recibe solicitudes de cheques
aprobadas por la Dirección de
Presupuesto y entrega a las
mecanógrafas para la elaboración de
cheques o transferencias bancarias
(continúe procedimiento Elaboración
de Cheques o Transferencias).
SECRETARIA/CAJERO
10. Entrega a control previo del voucher
o transferencia para su archivo.
11. Actualiza cuadros de control de
pagos de nómina del personal
contratado por Dependencias
Centrales, archiva y remite copia ala
Tesorera para su información.
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.6
PAG.1/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Endoso de Cheques a nombre de la Universidad Central de Venezuela
Esquema General del Proceso:
Facultades y Dependencias
Remite cheques
recibidos de entes
externos a nombre de
la U.C.V.
Normas específicas:
Tesorería Facultades yDependencias
Verifica y endosa Deposita loslos cheques cheques en las
cuentas respectivas
1. Todo cheque recibido deberá endosarse de la siguiente manera:
• Número de cuenta a ser depositado
• Nombre de la cuenta
• Banco a ser depositado el cheque
Descripción del procedimiento:
TESORERA
1. Recibe de las Facultades y/o
Dependencias cheques de las
compañías de Seguros, FONACIT,
Entidades Bancarias o cualquier ente
del gobierno o privado y un Oficio
explicativo el cual indica el concepto.
2. Revisa y remite al Contador para su
endoso.
CONTADOR
3. Procede a realizar el endoso según
datos del oficio solicitante, el cual
debe contener los siguientes datos:
* Número de cuenta a ser depositado
* Nombre de la cuenta
* Banco a ser depositado el cheque
4. Remite a la Secretaria para la
elaboración de un oficio para el envío
a la Facultad o Dependencia.
SECRETARIA
5. Elabora Oficio de acuerdo a las
Instrucciones del Contador.
6. Imprime Oficio y se lo entrega al
Contador.
CONTADOR
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.6
PAG.2/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Endoso de Cheques a nombre de la Universidad Central de Venezuela
7. Recibe de la Secretaría el Oficio y
verifica que haya sido elaborado
correctamente.
8. Coloca su media firma en el Oficio
en señal de conformidad,
posteriormente devuelve a la
Secretaria el Oficio
SECRETARIA
9. Coloca el Oficio y cheque en la
carpeta para la firma del Tesorero.
TESORERO
10. Verifica, revisa y firma el Oficio el
endoso y remite a la Dirección para la
2da. Firma.
SECRETARIA
11. Gestiona la da. Firma y su posterior
envió a la Dependencia o Facultad a
través de los Mensajeros.
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.7
PAG.1/1
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Control de Saldos Bancarios mensuales de Facultades y Dependencias de la Institución
Normas específicas
1. Las Facultades y Dependencias deben remitir mensualmente a través del “Sistema de
control de saldos” a la Tesorería Central sus saldos conciliados de sus cuentas
bancarias.
2. Deberá solicitarse con oficio al Administrador / Director de la Facultad o Dependencia
los saldos de cierres, en caso de que no se haya ingresado esta información a través
del sistema.
CONTADOR / CARGO ASIGNADO
1. Verifica que las Facultades y
Dependencias hayan registrado en el
Sistema de Saldos Bancarios, de
Tesorería los saldos finales según el
Estado de cuenta de los bancos y de
acuerdo a los libros diarios.
2. Imprime el reporte de los Saldos
Bancarios
3. Gestiona con la Secretaria la
emisión de un Oficio para remitir el
reporte a la Dirección de
Administración
4. Recibe Oficio de la Secretaria y le
anexa el reporte de los Saldos
Bancarios, coloca media firma en el
Oficio en señal de conformación.
5. Entrega el Oficio a la Secretaria para
que gestione la revisión y firma de la
Tesorera.
Tesorera: Revisa y remite a la
Secretaria reportes de saldos.
6. Secretaria: Remite información a la Dirección de Administración para laentrega a las Autoridades.
7. Archiva fotocopia de la
documentación entregada en Archivo
Control, y en Archivo del Contador.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.8
PAG.1/1
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Control de los Saldos Bancarios de la Comisión Mixta de Seguros
Descripción del procedimiento:
CONTADOR / CARGO ASIGNADO
1. Recibe de control previo las
Solicitudes de Cheques recibidas los
que correspondan por cobertura de
seguros por Plan Básico Plan
Complementario y/o Contingencia
Médica
2. Obtiene fotocopia de cada Solicitud
de Cheque y de acuerdo a la misma
registra los datos requeridos en el
archivo Cuadro de Transferencia y
Cuadro de Saldos
3. Gestiona la emisión de las Cartas
Ordenes para las transferencias entre
las cuentas corrientes asignadas por
Plan Básico Complementario y/o
Contingencia Médica a la cuenta
asignada para el pago.
4. Imprime los cuadros de
transferencias y los anexa a las
Solicitudes de Cheque
5. Registra el movimiento efectuado en
el libro de diario
MECANOGRAFA / CARGO ASIGNADO
6. Emite una relación de cheques
emitidos de acuerdo a las cuentas.
7. Imprime el cuadro de saldos y
entrega a la Tesorera para su
análisis.
TESORERA
8. Analiza conjuntamente con la
contadora los saldos presentados.
9. Envía a la Dirección de
Administración.
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.9
PAG.1/4
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Custodia y Emisión de Cheques
Esquema General del Proceso:
Facultades y Dependencias
Elaboransolicitudes de cheques
Normas Generales:
Presupuesto
Autorizan
la emisión de los
cheques
Tesorería
Emiten los
cheques y gestiona
transferencia entre cuentas
1. Tramitar la elaboración de los
cheques de la(s) cuenta(s)
Bancaria(s), a través de la litografía
que le presta Servicios a la Entidad
Bancaria, previo cumplimiento de los
requisitos por la Universidad.
2. La guarda y custodia de las
chequeras, libretas de ahorro y/o
activos líquidos, deberá llevarla las
personas de jerarquía administrativa
de estricta confianza de la
dependencia.
3. La persona encargada del manejo de
las chequeras deberá informar al
Banco las chequeras que van a ser
utilizadas para su activación en el
sistema bancario, indicando en un
Oficio lo siguiente: Número de cuenta
y el correlativo de cheques a utilizar,
en el caso de las Entidades
Bancarias que requieran su
activación.
4. Debe llevarse un libro de Registro de
cheques para que la persona de la
guarda y custodia de las chequeras,
al entregarlas directamente a la(s)
mecanógrafa(s) registre la
numeración de los cheques por
cuentas, por lo que la(s)
mecanógrafa(s) deberá firmar
certificando lo recibido.
5. Una vez terminada la emisión diaria
de los cheques, la(s) mecanógrafa(s)
procederán a anotar en el libro de
Registros de cheques la numeración
de los cheques por cuentas no
utilizados. Inmediatamente la
persona encargada de la guarda y
custodia de los cheques, verifica el
número del primero y último cheque
de cada una de las chequeras por
banco, cotejando la numeración e
incluyendo los cheques anulados,
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.9
PAG.2/4
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Custodia y Emisión de Cheques
finalmente firma en señal de haber
recibido lo descrito en el mismo.
6. La persona de la guarda y custodia
de las chequeras debe guardar en la
bóveda principal el Libro de Registro
de cheques conjuntamente con las
chequeras recibidas.
7. Las chequeras sólo podrán ser
retiradas de la bóveda principal por el
Tesorero o por una persona
debidamente autorizada por éste.
8. Los cheques emitidos, antes de
pasarlos a las firmas autorizadas,
deben llevar, en la parte inferior del
voucher, las iniciales de las personas
que elabora el cheque como la
persona que revisa.
9. Las firmas autorizadas nunca deben
firmar cheques en blanco
10. Para la firma de los cheques sólo
deben utilizarse bolígrafos con tinta
indeleble.
11. No endosar cheques sin previa
autorización del Decano y/o Director
12. Todo cheque emitido deberá tener el
nombre del beneficiario completo y el
monto que especifica la Solicitud de
Cheque, es decir debe ser elaborado
conforme a los datos que contenga la
solicitud de cheque realizada.
Normas específicas
1. Debe emitirse una relación de
cheques emitidos por Banco y por
cuenta el cual debe ser enviado al
Departamento de Contabilidad.
2. Todo cheque emitido debe tener el
sello de la Dirección de
Administración / Departamento de
Tesorería.
3. El responsable de la emisión de los
cheques deberá garantizar su orden
cronológico, consecutivo y que
contengan la leyenda No endosable y
el plazo de caducidad.
4. Los cheques no deberán tener
enmiendas ni tachaduras.
5. Debe elaborarse Cartas Ordenes
cuando sea por los siguientes
conceptos: bono doctor (Rezagado),
becas y pasantías, anticipo e
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.9
PAG.3/4
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Custodia y Emisión de Cheques
intereses de prestaciones sociales,
sueldo del personal docente, obrero y
administrativo, normas de
permanencia y cualquiera otro que
establezca la Institución.
6. Todos los cheques no utilizados en el
día deberán ser guardados en la Caja
de Seguridad del área de Tesorería.
7. El área de la Tesorería es la
responsable del resguardo y custodia
de los cheques a ser entregados
8. Deberá verificarse diariamente los
cheques en custodia contra el listado
de los cheques emitidos y no
entregados a fin de realizar auditorias
e identificar los cheques próximos a
vencer.
9. Todo cheque próximo a tener 60 días
en custodia, se deberá informar la
Unidad Solicitante para que notifique
al beneficiario correspondiente, a fin
de que realice el retiro del mismo,
para evitar su caducidad.
10. En caso de existir cheques anulados,
se deberá elaborar una relación de
los mismos y ser entregada al
Contador conjuntamente con los
cheques.
11. Todo cheque emitido cuya emisión
tenga más de 60 días y su
beneficiario no lo haya retirado, se
procederá a realizar su anulación.
Descripción del Procedimiento
Contador
1. Recibe de la litografía
autorizada los cheques en
blanco con una nota de entrega,
la cual debe cotejarse con el
físico entregado.
2. Al recibir las chequeras deberá
contarse las cajas o paquetes
sellados y cotejarlo con la nota
de entrega, en caso de alguna
irregularidad notificarla,
inmediatamente al Ejecutivo de
la Institución Bancaria y a la
empresa de Litografía.
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.9
PAG.4/4
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Custodia y Emisión de Cheques
3. Custodia inmediatamente los
cheques recibidos en la bóveda
principal, según las normas
establecidas ordenándolos
correlativamente.
4. Las chequeras deben mantenerse
bajo estricta custodia en la caja
fuerte, clasificadas por cuentas y
entidades bancarias, mantenien-
do el orden correlativo de los
cheques, para su control
adecuado
5. Firma, sella y archiva la nota de
entrega.
6. Registra en el inventario los
cheques recibidos.
7. Remite el inventario autorizado a
la Tesorera y archiva.
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.10.
PAG.1/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Entrega y Distribución de Cheques
Normas específicas
1. El área de caja de la Tesorería custodiará los cheques voucher y cheques forma
continua hasta su entrega al beneficiario en las bóvedas correspondientes.
2. Al momento de retirar el cheque al responsable de la entrega de los cheques, le
exigirá al Beneficiario que presente su Cédula de Identidad (persona natural) o
Registro Mercantil (persona jurídica) y en caso de representar a alguna persona
natural o jurídica deberá presentar la documentación que lo acredita (una autorización
del beneficiario o de la Empresa en original, fotocopia de la cédula de identidad del
beneficiario, fotocopia de las facturas selladas y firmadas por la Facultad y/o
Dependencia a que se le realizó el servicio y presentación del RIF para pagos iguales
o superiores a Bs. 50.000,00).
3. Para retirar cheques por concepto de Prestaciones Sociales y Anticipos de
Prestaciones Sociales, el beneficiario deberá presentar en el área de Caja de la
Tesorería la cédula de identidad original y fotocopia de la misma, la cual quedará
anexa al voucher del cheque donde firma el beneficiario. El cajero debe colocarle por
detrás la leyenda: “Es copia fiel de su original “ con la firma del cajero y su cèdula.
4. Cuando el beneficiario del cheque por concepto de prestaciones sociales o anticipo de
prestaciones sociales por motivo alguno no pueda recibir personalmente el cheque en
la Dirección de Tesorería, podrá autorizar a una persona a través de un poder
notariado, el cual se envía por oficio a la Dirección de Asesorìa Jurídica para
certificación. En caso de enfermedad, el beneficiario autorizara a una persona y
anexará Informe médico en original que justifique la incapacidad de la persona con la
fotocopia de las cédulas de ambas personas (debidamente certificados por el cajero).
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.10.
PAG.2/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Entrega y Distribución de Cheques
5. Los cheques voucher que serán entregados en el área de Caja de la Tesorería
deberán ser guardados en un acordeón por orden alfabético y custodiados en la
bóveda de la caja.
CAJA Nº 1
Cheques de Facultades y
Dependencias, Contratados,
Proveedores y otros
CAJERO/CARGOASIGNADO
1. Recibe del oficinista los cheques
voucher con la copia “sección
contabilidad” debidamente desglosa-
dos.
2. Revisa que los cheques voucher
tengan las dos (02) firmas
autorizadas.
3. Ordena y clasifica en el acordeón por
orden alfabético los cheques
voucher.
4. Revisar procedimiento de
ordenamiento de pago.
CAJA Nº 2
Cheques de Nomina y Becas
OFICINISTA II / CARGO ASIGNADO
1. Recibe del Contabilista los cheques
de nómina debidamente clasificados
y guardados en sobres sellados y
clasificados por Facultad y
Dependencia.
2. Ordena los sobres de cheques por
Facultad y Dependencia por tipo de
nómina (Obrero, Becas y Pasantías,
Sueldos y Salarios, Pensión de
Alimentos, Instituciones y Colegios).
3. Coloca los sobres de cheques
nómina en la bóveda destinada para
ello.
4. Notifica telefónicamente a las
Facultades y Dependencias que
pueden enviar a retirar sus cheques
de nómina.
5. Recibe al Mensajero autorizado de la
Facultad o Dependencia para retirar
los sobres nómina.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 5 MANUAL DE TESORERIA (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.10.
PAG.3/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Entrega y Distribución de Cheques
6. Ubica en el archivo el sobre nómina
que le corresponde.
7. De acuerdo al Sobre registra en el
libro control la Facultad o
Dependencia, semana o quincena, la
numeración inicial y final de los
cheques emitidos y entregarlos.
8. Entrega al Mensajero o la persona
que retira el cheque el libro control y
le solicita que coloque su firma
autógrafa y la fecha que esta
retirando el sobre de nómina.
9. Recibe el libro control y entrega el
sobre al Mensajero.
Cheques de Pensiones Alimenticias
OFICINISTA II / CARGO ASIGNADO
1. Recibe del Tesorero los cheques de
Pensiones Alimenticias debidamente
firmados (2 firmas autorizadas).
2. Ordena y clasifica los cheques en
orden alfabético y los guarda en el
acordeón destinado para esto.
3. Custodia los cheques en la bóveda
correspondiente.
4. Recibe y entrega al beneficiario o a la
persona autorizada para retirar el
cheque, solicitando la documentación
correspondiente.
5. Solicita a la persona que retira que
firme en el voucher en la parte
destinada para ello y cualquier otro
documento que sea requerido.
6. Archivo los voucher firmados de los
cheques entregados, clasificándolos
por meses.
7. Mensualmente la oficinista debe
revisar el acordeón alfabéticamente y
anula los cheques que no hayan sido
retirados por sus beneficiarios y que
hayan caducado según el tiempo
establecido.
8. Elabora relación de cheques
anulados la cual envía a Contabilidad
para su control con la firma del
Tesorero.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 5 MANUAL DE TESORERIA (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.10.
PAG.4/3
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Entrega y Distribución de Cheques
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 5 MANUAL DE TESORERIA (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.11.
PAG.1/4
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Preparación y Revisión de Nominas
Esquema del proceso
Tesorería
Nomina
Genera nomina de sueldos y salarios
Presupuesto Informática
Autoriza Genera chequestransferencia para de la nomina la cancelación dela nomina
Verifica y emite cartas ordenes al Banco
Contabilidad
Genera asiento contable
Normas específicas1. La División de Tesorería deberá
realizar las transferencias bancarias por concepto de sueldos y salarios ybecas, necesarios para lacancelación de las nóminas.
2. Debe verificarse que el ordencorrelativo de los cheques debe coincidir con el registro de cheques, recibos que acompañan los cheques contra el listado de Registro deCheques y cuadros detransferencias.
3. Debe verificarse a través del sistemalos diskettes de nómina contra los cuadros de transferencia los siguientes datos: monto total del diskette y Nº de personas.
4. Los cheques del personal que cobrasu sueldo vía cheque, debenremitirse a las Facultades o Dependencias para su distribución.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.11.
PAG.2/4
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Preparación y Revisión de Nominas
(ver proceso “Distribución de cheques”)
5. La aprobación de la nómina por partede la Dirección de Planificación yPresupuesto se realiza posterior, a fin de agilizar el procedimiento administrativo del pago
6. Solamente se retendrán cheques en
la Tesorería a las personas que lo
hayan solicitado previamente a las
Facultades y/o Dependencias, pero
estos casos serán sólo por vía
excepcional.
7. La carta orden y Oficio deben ser
firmada por dos firmas conjuntas,
como firma obligatoria: la Tesorera y
una firma de la Directora de
Administración.
Descripción del procedimiento
CONTADOR / CARGO ASIGNADO
1. Recibe del Departamento de Nomina
copia los cuadros de transferencias
de sueldos y salarios para la
elaboración de borrador de oficios
bancarios.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
2. Recibe de la dirección de Informática
el siguiente material de la Nomina:
• Reporte Registro de Cheques
• Reporte Abonos en Cuenta
• Reporte Cuadro para
Transferencia por tipo de Nomina
• Diskette contentivo con los
archivos por tipo de nomina y
banco
• Recibo de Pago y cheques
3. Compara que la información emitida
por el Departamento de Nomina a
través de la transferencia de sueldos
coincida con la información enviada
por la Dirección de Informática.
4. Elabora en Excel el “Cuadro del
Movimiento de la Nomina de los
sueldos y salarios”, el cual es
detallado por facultad / dependencias y
contiene la siguiente información
• Tipo de nómina (Directivo,
Docente, Consejo de Desarrollo
Científico y Humanístico,
Administrativo, Técnico, Servicios
Obrero, Vigilancia)
• Montos de los abonos
• Montos por la emisión de
cheques
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.11.
PAG.3/4
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Preparación y Revisión de Nominas
5. Entrega el materia recibido de la
Nomina al Contabilista.
CONTABILISTA / CARGO ASIGNADO
6. Procede a separar por Banco y por
tipo de nómina, el material de la
nómina como es: el diskett con copia
del registro de abono en cuenta y el
registro de cheque.
7. Revisa que el diskette indique en la
etiqueta identificadora el número de
registros o personas a cobrar los
cheques o los abono en cuenta, tipo
de nomina, monto abonado, Banco y
numero de cheque inicial y final.
8. Inserta el diskette en el computador
a fin de verificar a través del
programa instalado por informática
que el monto del diskette
corresponda con el monto expresado
en el cuadro de transferencia.
9. Compara la información del reporte
“Registro de Cheques” contra los
cheques emitidos. Verifica que no
existan saltos en la numeración de
los cheques y que todos los cheques
emitidos se encuentren relacionados
en el reporte.
10. Pasa los cheques para su firma.
11. Indica a la Secretaría que elabore
Oficio de notificación de pago de
nomina y Cartas Ordenes
SECRETARIA
12. Elabora Oficio y Cartas Ordenes a
los Bancos donde se detalla el monto
a abonar, la cuenta debito Ingresos
Ordinarios, la cuenta abono de las
cuentas pagadoras, cantidad de
registros, cantidad de diskettes
remitidos y la fecha que debe
realizarse el abono.
13. Solicita firma autógrafa al Tesorero y
al Director de Administración en el
Oficio, en las cartas órdenes y en los
cheques.
14. Solicita firmas autorizadas en los
cheques y en las cartas ordenes por
la Dirección de Administración.
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Archivo: 5 MANUAL DE TESORERIA (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.11.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Preparación y Revisión de Nominas
15. Envía a través del Mensajero la carta
orden conjuntamente con los
diskettes al Banco.
16. Envía copia de la carta orden
recibida por la respectiva Entidad
bancaria y los soportes a Contraloría
Interna, Dirección de Presupuesto y al
Departamento de Contabilidad.
17. Informa al Contador que ya fue
distribuido el Oficio, los diskettes y
las cartas ordenes.
CONTADOR / CARGO ASIGNADO
18. Ubica los cheques, los recibos de
pago y el reporte Registro de
Cheques.
19. Entrega al Oficinista los cheques y
los recibos de pago, el reporte
Registro de Cheques.
OFICINISTA II / CARGO ASIGNADO
20. Ensobra los cheques acompañados
de los recibos que respaldan los
mismos y el listado de acuse.
• Montos de los abonos
• Montos por la emisión de
cheques
21. Escribe en el sobre la Facultad y/o
Dependencia a ser referido y la
numeración contentiva de los recibos
desde y hasta.
22. Entrega los sobres al Oficinista III
OFICINISTA III / CARGO ASIGNADO
23. Recibe los sobres de las
Dependencias y/o Facultades y los
guarda en el mobiliario hasta que se
presente el Mensajero autorizado
para retirar dichos sobres.
24. Recibe al Mensajero e identifica de
que Facultad y/o Dependencia
corresponde.
25. Ubica el sobre en el mobiliario y
registra en el libro de registros de
entrega de sobres el sobre a ser
entregado al Mensajero
26. Solicita al Mensajero su firma en el
libro en señal de conformidad
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.12.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Pago de Alquileres de Arrendamientos por Proveedores de Servicios (Cafetines yLibrerías)
Esquema del proceso:
Tesorería Contabilidad
Recibe copia de Genera asientodepósito y emite contablerelación de pagos
Normas Específicas:
1. Los montos de canon y la cuota de electricidad son establecidas por COPRED y están
establecidas en los contratos existentes.
2. El Concesionario o Arrendatario del Alquiler del Cafetín y/o Librería deberá depositar
el monto del canon y la cuota de electricidad en el Banco y en la cuenta asignada por
la Dirección de Administración y Finanzas, División de Tesorería.
3. Semanalmente deberá remitirse al Departamento de Contabilidad los depósitos
efectuados por los Concesionarios o Arrendatarios.
4. Mensualmente se actualiza cuadro de ingresos por Arrendatarios para información.
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.12.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Pago de Alquileres de Arrendamientos por Proveedores de Servicios (Cafetines yLibrerías)
Descripción del Procedimiento:
CAJERO / CARGO ASIGNADO
1. Recibe del Arrendatario original del
depósito por concepto del monto del
canon y por la cuota de la
electricidad.
2. Verifica que el monto cancelado
corresponda al monto asignado al
cafetín o librería.
3. Emite Recibo donde especifica el
monto del canon de arrendamiento y
electricidad y el mes que
corresponde al pago
4. Distribuye el Recibo de la siguiente
manera:
• Original: Arrendatario
• Copia Verde: Anexa al
Deposito para su envío
posterior al Contabilidad
• Copia Rosada: Archiva en
el expediente del cafetín.
5. Registra la información del canon de
arrendamiento y electricidad del
Arrendatario en el archivo de Excel
destinado para ello, y entrega los
depósitos a la mecanógrafa para su
ingreso al sistema y rendición.
MECANOGRAFA
6. Organiza los depósitos y emite una
relación de los mismos y un Oficio
para enviarlos al Departamento de
Contabilidad para su registro
contable, e ingresa al sistema.
7. Solicita firma autógrafa del Asistente
Administrativo en el Oficio y remite
para la firma de la Tesorera.
8. Obtiene fotocopia del depósito y de
la relación.
9. Remite relación de los depósitos,
copia de los Depósitos y Oficio al
Departamento de Contabilidad.
10. Archiva fotocopia del depósito,
relación y Oficio en el expediente del
Concesionario.
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.13.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Cheques Anulados y Suspensión de Cheques
Normas Específicas:
1. Las anulaciones de un cheque podrán darse por las siguientes razones:
- Error en el nombre del beneficiario
- Error en el monto a cancelar
- Error en la emisión del cheque
- Fallecimiento del beneficiario
- Caducidad
- Y cualquier otra razón de anulación que determine la Institución
2. Todo cheque anulado deberá ser remitido a la Unidad de Cheques Reintegrados-
División de Tesorería por las Facultades o Dependencias y venir relacionados a través
del formulario Relación de Cheques Nómina Reintegrados”
3. Todo cheque recibido deberá tener el sello de Anulado, en caso que no lo tenga,
deberá colocarse el sello de Anulado en el cheque.
4. Todo Voucher de cheque que corresponda a un cheque anulado deberá ser archivado
según los siguientes ítems: por año, mes, Dependencia y /o Facultad y por la
numeración de los cheques de menor a mayor y por cuenta bancaria.
5. La carta de solicitud de anulación del Cheque por parte de la Unidad Solicitante
deberá indicar los datos del cheque y motivo de anulación.
6. El beneficiario del cheque extraviado deberá informar y llenar el formulario
correspondiente, en la División de Tesorería sobre la perdida del mismo. En caso de
que la solicitud de anulación o suspensión corresponda a una Facultad o
Dependencia la Unidad correspondiente, solicitar la anulación por escrito.
7. La División de Tesorería deberá informar al banco a través de oficio, inmediatamente
después de haber recibido la información del beneficiario.
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.13.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Cheques Anulados y Suspensión de Cheques
8. La suspensión de los cheques es responsabilidad directa del banco, el cual luego de
recibirlo deberá comunicar el status del cheque por escrito a la Universidad.
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.13.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Cheques Anulados y Suspensión de Cheques
Descripción del procedimiento
BENEFICIARIO
(FACULTAD/DEPENDENCIA,
PERSONA JURÍDICA O PERSONA
NATURAL)
1. En caso de que el beneficiario
conozca los datos del cheque se
dirige a la División de Tesorería a
informar sobre el cheque extraviado
para su suspensión ante la entidad
bancaria.
2. Si el beneficiario no conoce los datos
del cheque se dirige a la Facultad o
Dependencia para solicitar la data del
cheque.
3. En caso de que la anulación la
solicite la Facultad o Dependencia,
deberá enviar un oficio solicitando la
anulación.
SECRETARIA
4. Le entrega al beneficiario un
formulario de suspensión de cheques” el
cual debe llenar el beneficiario y anexar
fotocopia de la cédula de identidad.
5. Elabora oficio con este formulario o
con el oficio de la Facultad o
Dependencia para la Entidad Bancaria
para ordenar la suspensión del cheque y
lo pasa a la Tesorera para su firma.
TESORERA
6. Firma oficio y lo envía a la 2da firma
SECRETARIA
7. Relaciona el oficio y envía a la
Entidad Bancaria y pasa por Fax la
información al banco para ir adelantando
el proceso.
8. Archiva la copia recibida por el Banco.
BANCO
9. Emite reporte final del siniestro
SECRETARIA
10. Recibe copia del reporte bancario y le
entrega copia al beneficiario o a la
Facultad/Dependencia.
SOLICITANTE
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.13.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Cheques Anulados y Suspensión de Cheques
11. En caso de que el cheque se haya
suspendido anulado exitosamente por la
Entidad Bancaria envía el reporte
bancario a la Unidad de Cheques
Reintegrados para proceder a la
reemisión (ver Procedimiento de
Reemisión de Cheques)
UNIDAD DE CHEQUES
REINTEGRADOS
(A) Rendición de cheques (Sub-
Proceso)
OFICINISTA II / CARGO ASIGNADO
1. Recibe de los mensajeros de las
Dependencias / Facultades el sobre
“Cheques de Sueldo de Personal” el
cual contiene los siguientes
documentos:
• Relación de Cheques Nómina
Reintegrados (original y copia)
• Cheques Anulados
• Recibos de Pago (Voucher)
2. Devuelve a la Facultad o
Dependencia copia de la Relación de
Cheques de Nómina Reintegrados”
debidamente firmados.
3. Archiva los Recibos de Pago
(Voucher) colocándole una etiqueta
de identificación.
4. Agrupa los cheques anulados por
sueldos y salarios y los que son por
Becas y Pasantías.
5. Remite a Contabilidad los cheques
anulados con su respectivo formato.
(B) REEMISION DE CHEQUES
(Sub-Proceso)
TESORERA
1. Recibe de la Facultad/Dependencia
Oficio solicitando reemisión del
cheque por caducidad, anulación o
perdida y asigna a la Unidad de
Cheques Reintegrados para su
reemisión.
OFICINISTA
2. Revisa que el oficio contenga
todos los datos y soportes requeridos.
3.- Ubica el voucher del cheque
anulado en los archivos y anexa al
oficio.
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.13.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Cheques Anulados y Suspensión de Cheques
11. Posteriormente retira del área de
4. Registra los datos en la opción
Carga del Sub-modulo de Nómina del
Sistema CKF de acuerdo a los datos
del recibo.
6. Contacta telefónicamente a la
Dirección de Informática para que
generen el reporte de la Pre nómina
Relación de Cheques a Reemitir.
7. Verifica que la información generada
en el reporte “Relación de Cheques a
Reemitir” coincida.
8. Entrega a al Contador el Reporte
Relación de Cheques a Reemitir con
todos los soportes.
CONTADOR
9. Revisa y autoriza la pre-nómina y
remite a la Oficinista para la
generación de la nómina.
OFICINISTA
10. Llama telefónicamente a Informática
e informa que generó la nómina para
que impriman los recibos y los
cheques.
Informática el Reporte Relación de
Cheques a Reemitir, los cheques y la
hoja de Control de Salida de Listados y
archivos.
12. Remite al Contador para su revisión
final y entrega reporte al Cajero para
su archivo.
CONTADOR
13. Revisa la nómina final con la Pre-
nomina y coloca media firma en señal de
visto bueno.
14. Remite para la firma de la Tesorera.
15 Realiza activación de los cheques
ante la Entidad Bancaria.
TESORERA
16. Revisa y firma los cheques y
envía para la 2da. Firma
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.14
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Control de Saldos Diarios
Normas Especìficas:
1. La Tesorería debe elaborar
diariamente Reporte de Saldos
Diarios de la Cuentas Matrices
Centrales de la Institución para el
conocimiento de los Autoridades, el
cual se remite a la Dirección de
Administración para su distribución.
2. Tesorería debe acceder diariamente
a los Sistemas Electrónicos de la
Banca para la actualización diaria
de los Saldos Bancarios de las
Cuentas Centrales que maneja la
Institución.
Descripción del Procedimiento
TESORERA
1.- Actualiza diariamente a través de
los Sistemas Electrónicos la
información de los movimientos
diarios bancarios de los bancos con
que mantiene Cuentas la
Institución, a fin de que el Contador
elabore el Reporte Diario de los
Saldos Bancarios.
Contador
2.- Accesa al Sistema Electrónico y
descarga los movimientos
correspondiente al día anterior de
cada Cuenta Bancaria.
3. Analiza y actualiza los movimientos
para determinar las partidas en
transito con relación al saldo del
día anterior.
4.- Se procede a realizar cuadro
detallado las partidas en tránsito o
diferidas en Banco.
5. Realiza el cuadro Resumen
Saldos Diarios de Cuentas Matrices
con la información. Obtenida de la
revisión y análisis de los
movimientos bancarios.
6. Se conforman tres (3) juegos de
documentos que soporten el cuadro
Resumen de saldos diarios de
Cuentas Principales los cuales son:
- Lista de Partidas en
transito (transferencias y
cheques).
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.14
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Control de Saldos Diarios
- Relación de Saldos y
movimientos diarios de las
actas por Entidad
Financiera.
7. Entrega al Tesorero para su revisión
TESORERA
8. Recibe, verifica y analiza el cuadro
Resumen de Saldos de Cuentas
Matrices conjuntamente con el
Contador.
9. Si esta correcto envía a la Dirección
de Administración para su
información y Distribución.
10. En caso de tener correcciones para
su solución.
11. Se remite a la Dirección de
Administración para su distribución
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.15
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Colocaciones Financieras
mejor tasa y del análisis del riesgo
Normas específicas
1. Actores: Autoridad Competente /
Director De Administración
/
Tesorería Central Y
Unidades Administrativas
2. Permite registrar solicitudes
para Colocaciones Financieras
con el propósito de generar
Ingresos Propios a través de
una Política de Inversión de los
Recursos de la Institución.
3. Las Colocaciones Financieras
se realizan a corto plazo;
dependiendo de la situación del
mercado financiero y buscando
la seguridad en la tenencia
líquida de los fondos, a través la
planificación y análisis del Flujo de
Caja semanal.
4. Para realizar las Colocaciones
Financieras se deberán solicitar a
las Instituciones Financieras, tres o
más cotizaciones, para seleccionar
la más adecuada en función de la
bancario.
5. Los intereses generados por las
Colocaciones Financieras, se
depositan en la cuenta de
Ingresos Propios de la Universidad
y su distribución y uso está a
cargo de la Comisión de Mesa,
conformada por las cuatro
Autoridades de la Institución
Procedimientos:
TESORERA
1. Analiza el Flujo de Caja semanal
para determinar el excedente de
caja temporal a invertir.
2. Solicita ante tres o más Entidades
Bancarias las Cotizaciones para
realizar las Colocaciones
Financieras, las cuales son
enviadas vía fax.
3. Analiza el Riesgo Bancario
trimestral a través de
publicaciones especializadas en
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.15
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Colocaciones Financieras
el área, y a través de medios
impresos y electrónicos.
4. Selecciona la mejor oferta en el
mercado y somete a
consideración de la Dirección de
Administración para que apruebe la
opción definitiva.
DIRECTOR DE ADMINISTRACION
5. Recibe el Informe Técnico y las
Cotizaciones Bancarias y analiza
conjuntamente con el Tesorero la
mejor opción para su aprobación.
6. Aprueba la mejor oferta y la
somete a consideración del
Vicerrector Administrativo y
Rector de la Institución.
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
7. Recibe y analiza el informe y
aprueba la realización de la
operación
8. Envía al Rector para su
autorización.
RECTOR
9. Recibe y analiza el informe y
aprueba la realización de la
operación.
10. Envía al Tesorero para realizar la
operación definitiva
TESORERA
11. Informa y autoriza telefónica-
mente a la Entidad Bancaria para
que realice la operación
financiera.
12. Remite al Contador para la
elaboración de los oficios de
formalización de la operación.
CONTADOR
13. Realiza dos oficios para someter
a consideración y aprobación la
colocación financiera: 1) Oficio
donde el Director de
Administración solicita al
Vicerrector Administrativo la
aprobación; 2) Oficio donde el
Vicerrector Administrativo solicita
al Rector la autorización para
realizar la Colocación Financiera.
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PAGINA DE: FECHA:
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.15
PAG.3/4
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Colocaciones Financieras
14. Realiza un oficio dirigido a la
Entidad Financiera seleccionada
para formalizar la negociación con
las condiciones establecidas.
15. En caso de que la Colocación
Financiera se realice con una
Entidad Bancarias donde se
tengan cuentas, se emite oficio de
autorización para realizar el
débito de la cantidad a colocar.
16. En caso de que la Colocación
Financiera se realice con una
Entidad Bancarias donde no se
tengan cuentas, se emite un
cheque a nombre la Universidad
Central de Venezuela por la
cantidad a colocar , el cual se
envía a la Entidad Financiera.
Entidad Bancaria - Ejecutivo de Cuenta
17. Recibe oficio de Débito o Cheque y
efectúa la operación Financiera.
• Para la Dirección de
Administración al Vicerrectorado
Administrativo
• Del Vicerrectorado Administrativo
al Rector
• De la Dirección de Administración
y de la Tesorería para realizar la
colocación en el Banco
• Del Rector al Vicerrectorado
Administrativo
11. En caso que la operación a realizar
sea por renovación de la Colocación
Financiera, sólo se realizará Oficio de
la Dirección de Administración y de la
Tesorería para realizar la colocación
en el Banco.
12. Posteriormente que se haya emitido
los Oficios, entrega los Oficios al
Tesorero para que este gestione ante
el Director Administrativo la
factibilidad de realizar la operación y
que este solicite a través de los
Oficios respectivos al Vice-Rector
Administrativo y el Rector la
autorización para realizar la
operación.
TESORERO
13. Entrega los Oficios al Director
Administrativo a fin de que sea
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.15
PAG.4/4
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Colocaciones Financieras
sometido a consideración y autorice la
operación.
14. Recibe del Director Administrativo los
Oficios y los entrega al Contador.
CONTADOR
15. Gestiona con el Mensajero la
entrega a las Distintas Entidades
Bancarias los oficios de la Dirección
de Administración y de la Tesorería
para realizar la colocación en los
Bancos.
16. Archiva en una carpeta copia de los
Oficios.
17. Recibe del Mensajero original de las
Colocaciones que amparan las
operaciones las cuales fueron
retiradas en las Entidades Bancarias.
18. Registra en el diario de los libros las
colocaciones realizadas y en cuadro
de Colocaciones
19. Obtiene fotocopia de las
Colocaciones de todos los soportes
20. Remite a Contabilidad original de las
Colocaciones con fotocopia de los
Oficios generados de la operación
para su control.
21. Archiva conjuntamente las
fotocopias de las Colocaciones con
los Oficios remitidos a los Bancos.
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PAGINA DE: FECHA:
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.4.1.
PAG.1/4
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Cuadro controles
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 5 MANUAL DE TESORERIA (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.4.1.
PAG.2/4
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Cuadro controles
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 5 MANUAL DE TESORERIA (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.4.1.
PAG.3/4
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Cuadro controles
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 5 MANUAL DE TESORERIA (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.4.1.
PAG.4/4
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Cuadro controles
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 5 MANUAL DE TESORERIA (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.1.16
PAG.1/5
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Ordenamiento de pagos
Normas que regulan el proceso:
1. A través de este caso de uso se permite la asignación de las cuentas bancarias
por las que se van a cancelar los pagos seleccionados así como los procesos de abono
en cuenta y emisión de cheques según el formato preestablecido del cheque para la
institución financiera por la que se va a cancelar la deuda.
2. Se entiende por ordenamiento de pago las actividades que van desde la
emisión de la Solicitud /Orden de Pago hasta la cancelación de las cuentas por
pagar, de cualquier naturaleza o fuente.
3. Toda Solicitud /Orden de Pago debe contener los documentos justificativos del
gasto para la Unidad de Administración según la tramitación que corresponda ante el área
de Tesorería de la Universidad.
4. Toda Solicitud /Orden de Pago debe contener principalmente los datos
siguientes: Nombre del beneficiario, Número del documento de identificación,
Monto a pagar en números y letras, Lugar de pago, Entidad financiera y número de
cuenta, Fecha de pago de la obligación, Identificación del organismo, Identificación y
firmas autorizadas, Fecha de emisión, Numeración consecutiva de la Solicitud,
Ejercicio e imputación presupuestaria, Fuente de financiamiento y otros requisitos
que así lo requiera, de ejecución de gastos.
5. Las Unidades Administradoras no podrán exceder su saldo de cuota de
desembolso actual, de acuerdo con la imputación de la Solicitud /Orden de
Pago.
6. Toda Solicitud /Orden de Pago debe ser firmada por las Autoridades
competentes según corresponda.
7. La Universidad no efectuará ordenamiento de pagos si no existe disponibilidad
presupuestaria.
8. La Unidad de Tesorería es la dependencia responsable de establecer la
jerarquización o priorización de las Solicitudes/ Orden de Pago, de acuerdo a
los siguientes conceptos del gasto: Sueldos, Deuda pública, Transferencias,
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.1.16
PAG.2/5
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Ordenamiento de pagos
Servicios no personales, Materiales y suministros, De acuerdo al orden de prioridades
fijado y Otros gastos.
9. Los pagos a efectuar por la Institución podrán ser realizados en la modalidad
de Cheque o Abono en Cuenta por transferencia bancaria.
10. El área de Tesorería debe verificar que los Cheques se emitan en orden
cronológico y consecutivo y que contengan la leyenda “NO ENDOSABLE”.
11. Deben anularse los cheques que presenten errores de elaboración, lo cuál
genera reversión en el registro contable.
12. Solo pueden ser entregados los Cheques a sus legítimos beneficiarios o la
persona autorizada por este ante el área de Tesorería de la Facultad y
Dependencia correspondiente, así como de la custodia de las chequeras
recibidas del banco emisor.
Persona Natural
• El beneficiario debe presentar cédula de identidad al momento de retirar cheque
emitido a su nombre, en caso contrario, debe autorizar a tercera persona por escrito y
anexar copia de su cédula de identidad y del autorizado.
Persona Jurídica
• A los fines del retiro del cheque correspondiente del pago de los bienes y servicios
entregados, los proveedores y contratista, o sus representantes, deben presentar
ante la Unidad de Tesorería, original de constancia de autorización y copia de los
siguientes documentos: poder, factura, Rif y cédula de identidad.
• En los casos de abono en cuenta los beneficiarios deben abrir una cuenta corriente
bancaria, de acuerdo con las instrucciones giradas por la Tesorería, a los fines de
efectuar el pago correspondiente del valor de los bienes, materiales y servicios
entregados.
• La Unidad de Tesorería, a través del Sistema, brindará, los Reportes de posición con
todos los movimientos de sus cuentas bancarias.
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.1.16
PAG.3/5
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Ordenamiento de pagos
• Será responsabilidad del área de Tesorería enviar la Relación de cheques al Banco
para que proceda a efectuar el pago de los beneficiarios correspondientes.
Descripción del procedimiento
OFICINISTA / CARGO ASIGNADO
1. Recibe de la Facultad y/
Dependencia de los Mensajeros las
Solicitudes de Cheques y sus
soportes
2. Firma en el libro el acuse de la
Solicitud de Cheque
3. Registra la Solicitud de Cheque en
un archivo en Excel indicando la
Facultad y/o Dependencia que
corresponde, la fecha recibida,
número de Solicitud, Beneficiario,
Monto y concepto de la emisión de la
solicitud de cheque.
4. Coloca el sello de la Dirección de la
Tesorería y la fecha de recibido en el
formulario Solicitud de Cheque
5. Registra el número de la solicitud de
cheque, beneficiario, monto y fecha
de recepción en el cuaderno control
las solicitudes de cheques recibidos.
6. Entrega a control previo la Solicitud
de Cheque y los soportes para la
revisión de los soportes de control.
ABOGADO / CARGO ASIGNADO
7. Recibe la Solicitud de Cheque y
los soportes de la operación, para
su revisión.
8. Revisa si la solicitud de cheque
está sellada, fechada y firmada
por la oficinista que la recibe en el
departamento; además revisa los
siguiente puntos: Nº de solicitud,
fecha, facultad o dependencia
solicitante, beneficiario, monto en
letra y número, concepto del
pago, codificación a través del
sistema AJC; verifica la
aprobación presupuestaria, las
firmas de la solicitud de cheque.
9. Revisa los soportes de la
solicitud de cheque, observando
que cuando los mismos no sean
originales, estén certificados por
los solicitantes del pago.
10. Revisa que cuando el beneficiario
sea un proveedor, en el soporte
se encuentra la factura original y
que esta cumpla con los
requisitos mínimos exigidos, y
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.1.16
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Ordenamiento de pagos
que se anexen los soportes
necesarios para cada solicitud.
11. Se le remite a la mecanógrafa
para la elaboración del cheque.
CONTADOR
12. Ubica en la caja de seguridad las
chequeras por cuenta a utilizar en
el día y el libro de registro de
cheques en el archivo destino
para ello.
13. Registra la numeración de las
chequeras por cuenta en el libro.
14. Entrega a las Mecanógrafas el
libro de registro de cheques y
chequeras por cuenta a utilizar
durante el día. Adicionalmente las
solicitudes de cheques y los
soportes respectivos
MECANOGRAFA / CARGO ASIGNADO
13. Verifica que la numeración de los
cheques anotados en el libro se
correspondan con las chequeras
recibidas.
14. Firma en el libro control en señal de
conformidad de haber recibido las
chequeras.
15. Procede a la asignación de cheques
a cada una de las solicitudes de
cheques entregadas.
16. Ingresa al Sistema Tesorería / Caja y
registrar los datos requeridos de
acuerdo a la Solicitud de Cheques
17. Imprime los cheques a través de la
opción Haber - Cheques - Emitir y
selecciona la cuenta del banco que
debe debitarse.
18. Sella cada cheque emitido con el
sello de la Dirección de
Administración.
19. Ingresa a la opción Reporte - Haber
- Firmados y selecciona la cuenta
de cada Banco que se requiere
imprimir el reporte “Cheques Pasados a
la Firma”.
20. Agrupa los cheques que
correspondan a cada cuenta y le
anexa el reporte “Cheques Pasados a
la Firma”.
21. Entrega los cheques impresos,
reporte “Cheques Pasados a la
Firma” y soportes al Contador.
CONTADOR / CARGO ASIGNADO
22. Verifica que los cheques emitidos
correspondan con los datos de las
solicitudes de cheques.
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.1.16
PAG.5/5
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Ordenamiento de pagos
23. Entrega los cheques impresos, el
reporte “Cheques Pasados a la
Firma” y los soportes al Oficinista III.
OFICINISTA III / CARGO ASIGNADO
24. Recibe la documentación del
Contador.
25. Coloca los cheques y los soportes
respectivos en una carpeta.
26. Entrega la carpeta al Tesorero.
TESORERO / CARGO ASIGNADO
27. Recibe la carpeta de los cheques
emitidos y procede a revisar su
emisión y a colocarle su firma
autógrafa a la relación y los cheques.
28. Remite a la secretaria para su envío
a la segunda firma.
OFICINISTA III / CARGO ASIGNADO
29. Entrega a la Dirección de
Administración la carpeta de los
cheques a fin de que el Director de
Administración firme y autorice los
cheques emitidos.
OFICINISTA III / CARGO ASIGNADO
30. Recibe llamada telefónica del la
Secretaria de la Dirección de
Administración a fin de que retire la
carpeta contentiva de los cheques.
31. Remite vía Fax la Relación de
cheques pasados a la firma.
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.17.
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Flujo de Caja
Normas especificas:
1. Este proceso permite proyectar los egresos en función de los ingresos percibidos a
corto y mediano plazo con el fin de distribuir en forma eficiente los recursos para
realización de pagos en un ambiente de sana administración
2. La Administración Universitaria, para controlar efectivamente los desembolsos,
deberá generar el Flujo de Caja, como instrumento financiero para programar
los pagos a realizar al recibir los ingresos provenientes de las órdenes de pago y
transferencias realizadas por el Ejecutivo Nacional y por otras fuentes de
financiamiento.
3. La responsabilidad de la elaboración del Flujo de Caja, estará a cargo de l
Tesorero(a) de la Institución.
4. El Tesorero(a) deberá plantear uno o más escenarios con sus respectivos
Flujos de caja, a los fines de decidir, el que regirá los desembolsos que hará la
Institución, una vez que se hagan efectivas la recepción de los recursos que han
ingresado a las cuentas de la Institución.
5. El Flujo de Caja, como instrumento de Pago deberá realizarse con
periodicidad trimestral para replantear la programación de los pagos a efectuarse
por distintos conceptos. En caso de presentarse irregularidades en el Flujo ordinario de
las emisiones de las órdenes por parte de la Tesorería Nacional, el Flujo de Caja
deberá replantearse quincenalmente para mantener una programación y un control
más riguroso de los pagos a efectuar por la Institución.
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:6
SEC:6.3.17.
PAG.2/2
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UNIDAD: División de Tesorería ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Flujo de Caja
Descripción del procedimiento:
6. En caso de no estar conforme;
Tesorero(a)
1. Recibe reportes de: Deudas,
pagos, cuentas por cobrar como
insumos para elaboración del flujo
de caja de los contadores.
2. Analiza el entorno económico y
plantea el escenario o escenarios
de fuentes de financiamiento, de
acuerdo al Reporte de Deudas,
Cuentas por Cobrar y
Disponibilidad Bancaria con
referencia al Presupuesto de
Caja.
3. Selecciona el o los escenario(s) y
genera la distribución interna de
cada uno
4. Elabora Informe de Flujo de Caja
en atención al escenario o
escenarios escogido y lo envía a la
Autoridad Competente.
Autoridad Competente
5. Recibe Informe sobre Escenarios
de Flujo de Caja y revisa el
Informe.
efectúa modificaciones y
devuelve al Tesorero para sus
ajustes.
7. En caso contrario, firma Flujo de
Caja, en calidad de conforme y lo
envía al Tesorero.
Tesorero(a)
8. Recibe de la Autoridad
Competente el Informe de Flujo
de Caja y efectúa los ajustes
necesarios al Informe de Flujo de
Caja y devuelve a la Autoridad
Competente, para su revisión.
9. Realiza el desembolso en
atención al Flujo de Caja Aprobado.
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.1.
PAG.1/6
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
Normas Generales
1. Todas las operaciones de la Universidad deberán ser registradas de acuerdo a los
principios de contabilidad del sector público dictadas por la Contraloría General de
la República y los principios de contabilidad generalmente aceptados y la
presentación de los Estados Financieros hacerse basada en los mismos.
2. Todas las operaciones contables deberán ser realizadas y registradas de acuerdo
con las disposiciones previstas por las leyes venezolanas y sus reglamentos.
3. La División de Contabilidad delega en las Facultades y Dependencias que tienen
asignación de créditos presupuestarios y efectúan el manejo del recurso financiero
lo siguiente:
3.1. El registro sistemático de las transacciones realizadas que afecten su
situación económica financiera
3.2. La confirmación por parte del funcionario responsable del área contable de la
rendición de los registros contables efectuados en cuanto a garantizar la
totalidad y veracidad de los mismos
3.3. Garantizar el resguardo y la organización de la documentación soporte de los
registros contables rendidos
4. El área contable deberá preparar los siguientes Estados Financieros
• Balance General
• Estado de Ingresos y Egresos
• Estado de Cambio en la Posición Financiera
• Estado de Cuentas de Patrimonio
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PAGINA DE: FECHA:
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.1.
PAG.2/6
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
y los siguientes anexos:
• Relación de Activos Fijos
• Relación de Inventarios
• Incorporaciones y Desincorporaciones del Activo Fijo
• Inventario de Materiales y Útiles no destinados a la venta
• Relación de Pasivos
• Estado de Variación de Gastos
• Cuentas por Cobrar y Pagar a Institutos Autónomos, Ministerios y
Empresas Mixtas
• Balance General Comparativo
asimismo los siguientes reportes:
• Cuentas por Cobrar (Análisis de antigüedad de saldos por deudor)
• Cuentas por Pagar (Análisis de antigüedad de saldos por Proveedor)
5. Reportes Gerenciales:
• Relación de Colocaciones Financieras efectuadas por las Facultades y
Dependencias de la Universidad Central de Venezuela
• Relación de las rendiciones contables remitidas por las Facultades y
Dependencias de la Institución
• Reporte de la Disponibilidad y Ejecución de los Dozavos
6. Reportes de Análisis:
• Balance de Comprobación
• Mayor Analítico
• Diario General
• Auxiliar por Cuentas
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PAGINA DE: FECHA:
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CAP:7
SEC:7.1.
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
7. Los Estados Financieros y sus anexos deberán ser preparados trimestralmente y
anualmente. Los reportes gerenciales deben ser presentados semanalmente a la
Dirección de Administración y Finanzas excepto el Reporte de la Disponibilidad y
Ejecución de los Dozavos el cual será presentado a solicitud de las autoridades.
8. Los reportes de cuentas por cobrar y por pagar deberán ser presentados
mensualmente.
9. Todo registro de una operación deberá tener la documentación que la soporte.
10. Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas y revisadas mensualmente con
el objeto de establecer las partidas que difieren entre los registros contables y la
información contenida en los estados de cuenta.
11. Mensualmente deben hacerse los asientos de ajustes necesarios, a fin de mostrar
en los Estados Financieros los saldos reales de las cuentas.
12. Será de absoluta obligatoriedad que el área de Contabilidad preste todo tipo de
ayuda técnica y administrativa a las Dependencias y Facultades asignadas a su
control, de forma tal que se garantice el mejor desempeño de las funciones de
registro, procesamiento de información y el manejo contable general.
13. El envío de la información y cierres mensuales por las Facultades y Dependencias
deberá hacerse de forma controlada dentro de los primeros siete (07) días hábiles
de cada mes, a fin de garantizar que el proceso de verificación, ajustes y
consolidación contable se desarrolle dentro de los próximos trece (13) días hábiles
luego de su recepción.
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PAGINA DE: FECHA:
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.1.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
14. Los Estados Financieros serán presentados considerando los saldos de cada
cuenta según el balance de comprobación. Cuando ocurran variaciones de
importancia en los diferentes rubros que conforman los Estados Financieros, se
deberá anexar notas explicativas a dichos estados.
15. Las cuentas contables, según Balance de Comprobación, deberán agruparse de
acuerdo a la presentación de los Estados Financieros; así como considerarse las
reclasificaciones efectuadas tales como sobregiros, etc.
7. Debe considerarse los ajustes no registrados que se hayan determinado hacer
posteriormente al cierre del Balance de Comprobación, a efectos de registrarlos en
el próximo ejercicio fiscal.
8. Debe explicarse las principales variaciones y se debe tomar en cuenta los índices
e indicadores financieros que se deriven, así como la antigüedad de los saldos.
9. La estructura de la cuenta contable está definida de acuerdo a lo determinado por
la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), a los efectos de unificar la
información del sector público en un Plan Único de Cuenta que funge de esencia
al Sistema Integrado de Información Contable Presupuestario de Administración
Financiera del Sector Público (SICOP).
10. El Plan Único de Cuentas esta integrado por siete (7) grupos de cuentas:
1.00.00.00.0 ACTIVOS
2.00.00.00.0 PASIVOS
3.00.00.00.0 RECURSOS
4.00.00.00.0 EGRESOS
5.00.00.00.0 RESULTADOS
6.00.00.00.0 PATRIMONIO
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.1.
PAG.5/6
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
7.00.00.00.0 CUENTAS DE ORDEN
Cada grupo de cuentas básicas, a su vez, tiene cuatro niveles de desagregación
identificados por códigos numéricos de ocho posiciones, y por la clasificación,
denominación y descripción de las respectivas cuentas. Para el caso especifico de
la Universidad Central de Venezuela fueron agregados tres (3) dígitos adicionales
denominados DESAGREGADOS: un (1) dígito y un SUB-DESAGREGADO: dos
(2) dígitos, por lo que el código de cuenta para la UCV consta de doce (12) dígitos
en total.
La ampliación de la capacidad del código numérico es el resultado de incluir la
multiplicidad de conceptos y las necesidades de análisis, quedando definida de la
siguiente manera:
1.00.00.00.00.0.00 ACTIVOS
2.00.00.00.00.0.00 PASIVOS
3.00.00.00.00.0.00 RECURSOS
4.00.00.00.00.0.00 EGRESOS
5.00.00.00.00.0.00 RESULTADOS
6.00.00.00.00.0.00 PATRIMONIO
7.00.00.00.00.0.00 CUENTAS DE ORDEN
De esta manera los grupos de cuentas1, 2, 5, 6 y 7 referidas a Activos, Pasivos,
Resultados, Patrimonio y de Orden respectivamente, permiten identificar los
diferentes niveles en rubros y en sub-rubros genéricos, específicos y sub-
específicos así:
X.01.00.00.00.0.00 RUBRO
X.01.01.00.00.0.00 GENERICO
X.01.01.01.00.0.00 ESPECIFICO
X.01.01.01.01.0.00 SUB-ESPECIFICO
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
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CAP:7
SEC:7.1.
PAG.6/6
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Normas GeneralesPROCEDIMIENTO :
X.01.01.01.01.1.00 DESAGREGADO
X.01.01.01.01.1.01 SUB-DESAGREGADO
En esta clasificación la X representa el grupo.
El grupo de cuentas 3 referidas a los Recursos permite identificar los diferentes
niveles en ramos y en sub-ramos genéricos, específicos y sub-específicos así:
3.01.00.00.00.0.00
3.01.01.00.00.0.00
3.01.01.01.00.0.00
3.01.01.01.01.0.00
3.01.01.01.01.1.00
3.01.01.01.01.1.01
RAMO
SUB-RAMO
ESPECIFICO
SUB-ESPECIFICO
DESAGREGADO
SUB-DESAGREGADO
El grupo de cuentas 4 Egresos permite identificar los diferentes niveles en
partidas, genéricas, especificas y sub-específicas así
4.01.00.00.00.0.00 PARTIDA
4.01.01.00.00.0.00 GENERICA
4.01.01.01.00.0.00 ESPECIFICO
4.01.01.01.01.0.00 SUB-ESPECIFICO
4.01.01.01.01.1.00 DESAGREGADO
4.01.01.01.01.1.01 SUB-DESAGREGADO
Debe mantenerse respaldos de toda la información contable generada tanto física
como a nivel de sistema a los fines de su posterior auditoría o cualquier consulta
que sea requerida por algún ente externo como interno.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.2.
PAG.1/1
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Base LegalPROCEDIMIENTO :
BASE LEGAL
1. Constitución de la RepúblicaBolivariana de Venezuela.
2. Ley Orgánica de laAdministración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial Nro. 37.606 de fecha 09 de enero de 2003.
3. Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de la República y elSistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial Nro. 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001
4. Ley de Universidades. GacetaOficial Nro. 1.429 extraordinario de fecha 8 de septiembre de 1970.
5. Código de Comercio, con lareforma parcial del Código deComercio de fecha 26 de junio de 1955.
6. Reglamento Nro. 1 de la Ley Orgánica de la AdministraciónFinanciera del sector Publico, sobre el sistema Presupuestario de fecha 18 de diciembre de 2001
7. Reglamento Nro. 3 de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del sector Público sobre el Sistema de Tesorería de fecha 22 de Marzo de 2002.
8. Reglamento parcial Nro. 4 de la Ley Orgánica de laAdministración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Publica.
9. Reglamento con fuerza de Ley de Reforma de la Ley General deBancos y otras Instituciones Financieras de fecha 13 de noviembre de 2001
10. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos Gaceta OficialNro. 2.818 Extraordinaria de 1 de Julio de 1981
11. Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado.
12. Providencia Administrativamediante la cual se designan a los Contribuyentes Especiales como Agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado.
13. Providencia Administrativa sobre las obligaciones que debencumplir los Contribuyentes formales del Impuesto al Valor Agregado.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.1.
PAG.1/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Rendición de cuentas de los movimientos contables de las Unidades Ejecutoras
Esquema del proceso
Facultades y
Dependencias
(Unidades Ejecutoras)
Registra los comprobantes
contables
Normas especificas:
Contabilidad Contabilidad Contabilidad
Seguimiento a las Verifica Cierre mensualUnidades sobre la movimientos contablerendición generados
1. Verificar que todas las unidades ejecutoras realicen mensualmente las rendiciones de las
cuentas contables.
2. Validar que la relación de comprobantes indicados en el oficio remitido por la Unidades
Ejecutoras correspondan con la información del sistema, por lo que debe verificarse el saldo
total, cantidad y los números de los comprobantes contables.
Descripción del procedimiento:
CONTABILISTA III/ CARGO ASIGNADO
1. Verifica que las Unidades Ejecutoras
hayan transferidos los movimientos
contables del mes a través de la opción
“Importar Movimientos Automáticos “ del
módulo Comprobantes Automáticos del
Sistema de Contabilidad (CKF).
2. Selecciona la opción “Transferencia de
Automático a Manual” para transferir los
movimientos contables generados por
cada Unidad Ejecutora.
3. Relaciona en el “Cuadro Demostrativo
de la Fecha de Recepción de las
Rendiciones Contables de las
Facultades y Dependencias” la fecha en
la que la información remitida fue
incorporada de forma definitiva al
sistema de contabilidad
Las Unidades Ejecutoras no han rendido
los movimientos contables
4. Coloca “En espera de recepción del
movimiento” en el Cuadro Detalle de
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.1.
PAG.2/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Rendición de cuentas de los movimientos contables de las Unidades Ejecutoras
la Situación de cada una de las
Facultades y Dependencias”, se
reinicia el paso Nº 1 del
procedimiento.
Las Unidades Ejecutoras realizaron
la rendición de los movimientos
contables
5. Señala “En condición de revisión y
corrección” en el “Cuadro Detalle de la
Situación de cada una de las
Facultades y Dependencias” e indica el
oficio que falta por recibir de las
Unidades Ejecutoras.
4. Recibe Oficio y relación de
comprobantes contables de las
Unidades Ejecutoras.
5. Registra la fecha de recepción del
Oficio en el “Cuadro Demostrativo de
la Fecha de Recepción de las
Rendiciones de Cuentas de las
Facultades y Dependencias
correspondiente a los Ingresos
Ordinarios y los Ingresos Propios”.
6. Ingresa a la opción “Comprobantes
Manuales” para cotejar que la
información remitida en el Oficio
corresponda con la del sistema de
contabilidad (CKF). En caso que
coincida, continúa al paso N° 13, si no
realiza lo siguiente:
6.1. Contacta a la Unidad Ejecutora
para validar la información
remitida. En caso que existan
mas de tres movimientos
contables errados continúa el
paso N° 7 a fin informa al
Contador Jefe II, si no siga el
procedimiento.
6.2. Selecciona la opción
“Comprobantes Contables” del
Módulo Manual y elimina los
asientos contables errados.
CONTABILISTA III/ CARGO ASIGNADO
6.3. Informa a la Unidad Ejecutora
para que procese los
comprobantes contables a través
del módulo automático.
6.4. Actualiza estatus del
movimiento contable en el
“Cuadro Demostrativo de la
Fecha de Recepción de las
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.1.
PAG.3/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Rendición de cuentas de los movimientos contables de las Unidades Ejecutoras
Rendiciones de Contables de las
Facultades y Dependencias
correspondiente a los Ingresos
Ordinarios y los Ingresos
Propios”
7. Escribe en el Oficio los números de
los comprobantes contables
eliminados y lo archiva conjuntamente
con los soportes hasta que la Unidad
Ejecutora remita nuevamente el
movimiento de la rendición contable,
continúa al paso N° 1.
CONTADOR JEFE II
8. Contacta a la Unidad Ejecutora para
determinar que acciones serán
tomadas para solucionar la
anormalidad.
9. Informa al Contabilista si debe
eliminar los comprobantes contables
errados o eliminar completamente el
movimiento de la rendición contable.
CONTABILISTA III / CARGO ASIGNADO
10. Selecciona la opción “Comprobantes
Manuales” del Módulo Registro y
Control y elimina los asientos
contables errados o todo el
movimiento.
11. Informa a la Unidad Ejecutora para
que procese los comprobantes
contables o todo el movimiento a
través del módulo importar
movimientos automáticos.
CONTABILISTA III / CARGO ASIGNADO
12. Escribe en el Oficio los números de
los comprobantes contables
eliminados o indica que todo el
movimiento contable debe ser
generado nuevamente, continúa el
paso Nº 1.
13. Archiva el Oficio y los soportes
remitidos por la Unidad Ejecutora.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.2.
PAG.1/3
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Conciliaciones Bancarias - Banco Provincial
Esquema del proceso
Finanzas Contabilidad Contabilidad
Cargos y abonos Solicita estados de Verificaen cuentas cuenta al Banco movimientos
generados
Contabilidad
Genera
movimiento
Contabilidad
Archiva los
soportes
Normas específicas:
1. Debe solicitarse mensualmente al Banco, a partir del quinto día hábil, los Estados de Cuenta.
2. Mensualmente debe realizarse la conciliación de todas las cuentas vigentes en el Banco Provincial.
3. Mensualmente debe consultarse los movimientos de las cuentas a través del Sistema SIETE +.
4. Debe notificarse al banco aquellos cargos indebidos para su correspondiente análisis y reverso.
Descripción del procedimiento
ADMINISTRADOR /
CARGO ASIGNADO
1. Elabora comunicado al Banco para
solicitar los estados de cuenta del
mes
2. Entrega comunicado al Contador
Jefe II
CONTADOR JEFE II /
CARGO ASIGNADO
3. Recibe, revisa y coloca su firma
autógrafa en el comunicado en señal
de revisión
4. Solicita firma al Director de
Administración y Finanzas en el
Comunicado
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.2.
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VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Conciliaciones Bancarias - Banco Provincial
5. Entrega al Administrador el
Comunicado.
ADMINISTRADOR /
CARGO ASIGNADO
6. Recibe el comunicado y gestiona con
el Mensajero de la Dirección la
entrega de dicho documento al
Banco.
7. Archiva en una carpeta copia del
comunicado como acuse de recibo
por parte del Banco
8. Informa al Mensajero que retire los
Estados de Cuenta en el apartado o
en el Banco
9. Recibe del Mensajero los Estados de
Cuenta emitidos por el Banco
10. Ingresa al Sistema SIETE+ para
generar un archivo TXT con la
información del estado de cuenta (1)
11. Verifica que el saldo del día y los
movimientos generados por el
Sistema Siete+ corresponda al físico
del estado de cuenta
12. Elabora comunicado al Banco para
solicitar información sobre los
movimientos incompletos en los
estados de cuenta y se lo entrega al
Contador Jefe II
CONTADOR JEFE II /
CARGO ASIGNADO
13. Recibe, revisa y coloca su firma
autógrafa en el comunicado en señal
de revisión
14. Solicita firma al Director de
Administración y Finanzas en el
Comunicado y se lo entrega al
Administrador
15. Gestiona con el Mensajero de la
Dirección la entrega del comunicado
al Banco
16. Archiva en una carpeta copia del
comunicado como acuse de recibo
por parte del Banco
17. Informa al Mensajero que retire un
disquete contentivo con los
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.2.
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Conciliaciones Bancarias - Banco Provincial
movimientos faltantes a fin de
actualizar la información.
18. Genera el reporte auxiliar de banco,
en caso de que la información esté
posteada, de no ser así genera el
reporte mayor analítico de la cuenta
banco.
19. Identifica a través del cotejo entre
los reportes auxiliar de banco o
mayor analítico de la cuenta banco y
el estado de cuenta, si existen
discrepancias; si las mismas
corresponden a documentos no
registrados se relacionan de acuerdo
al tipo de documento, en el caso de
tratarse de un error de registro se
ubica el o los comprobantes
contables a fin de realizar los ajustes
correspondientes.
20. De acuerdo a la verificación realizada
anteriormente genera la siguiente
información:
• Relación de cheques tránsito
• Relación de notas de débito
no contabilizadas
• Relación de notas de crédito
no contabilizadas
• Relación de depósitos no
contabilizados
• Relación de Cargos indebidos
• Relación de ajuste
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.3.
PAG.1/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Conciliaciones Bancarias - Otros Bancos
Esquema del proceso
Finanzas Contabilidad Contabilidad
Cargos y abonos Solicita estados de Verificaen cuentas cuenta al Banco movimientos
generados
Contabilidad
Genera
movimiento
Archivar los
soportes
Normas específicas
1. Debe verificarse que se haya realizado en el sistema contable el proceso de posteo de comprobantes y se hayan generado los comprobantes y asientos del mes a conciliar.
2. Debe solicitarse mensualmente al Banco, a partir de quinto día hábil, los Estados de Cuenta.
3. Mensualmente debe realizarse la conciliación de todas las cuentas bancarias aperturadas por la Dirección de Administración y Finanzas.
4. Debe notificarse al banco aquellos cargos indebidos para su correspondiente análisis y reverso.
Descripción del procedimiento
ADMINISTRADOR /
CARGO ASIGNADO
1. Elabora comunicado al Banco para
solicitar los estados de cuenta del
mes
2. Entrega comunicado al Contador
Jefe II
CONTADOR JEFE II /
CARGO ASIGNADO
3. Recibe, revisa y coloca su firma
autógrafa en el comunicado en señal
de revisión
4. Solicita firma autógrafa del
comunicado al Director de
Administración y Finanzas .
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.3.
PAG.2/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Conciliaciones Bancarias - Otros Bancos
5. Entrega al Administrador el
Comunicado.
ADMINISTRADOR /
CARGO ASIGNADO
6. Recibe el comunicado y gestiona con
el Mensajero de la Dirección la
entrega de dicho documento al
Banco.
7. Archiva en una carpeta copia del
comunicado como acuse de recibo
por parte del Banco
8. Informa al Mensajero que retire los
Estados de Cuenta en el apartado o
en el Banco.
9. Recibe del Mensajero los Estados de
Cuenta emitidos por el Banco
10. Genera el mayor analítico de la
cuenta de banco, en caso de que la
información no esté posteada, o
auxiliar bancario.
11. Identifica a través del cotejo entre
los reportes auxiliar de banco o
mayor analítico de la cuenta banco y
el estado de cuenta, si existen
discrepancias; si las mismas
corresponden a documentos no
registrados se relacionan de acuerdo
al tipo de documento, en el caso de
tratarse de un error de registro se
ubica el o los comprobantes
contables a fin de realizar los ajustes
correspondientes.
12. De acuerdo a la verificación realizada
anteriormente genera la siguiente
información:
• Relación de cheques en
tránsito
• Relación de notas de débito
no contabilizadas
• Relación de notas de crédito
no contabilizadas
• Relación de depósitos no
contabilizados
• Relación de ajustes
• Relación de Cargos indebidos
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.4.
PAG.1/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Cheques en Tránsito
Normas específicas
1. Debe recibirse mensualmente de la Dirección de Tecnología de Información y
Comunicación el reporte Registro de Cheques correspondientes a las cuentas de
Nómina UCV., Becas y Pasantías y Aportes y Retenciones.
2. Debe generar mensualmente a través del Sistema de Nómina el archivo contentivo de
los cheques emitidos de las cuentas de Nómina UCV., Becas y Pasantías y Aportes y
Retenciones.
Descripción del procedimiento
ADMINISTRADOR I
1. Recibe de la Dirección de Tecnología
de Información y Comunicación el
reporte Registro de Cheques por
Facultad y Dependencia y los archiva.
2. Procede a generar a través del
Sistema de Nómina el archivo
contentivo de los cheques emitidos de
las siguientes cuentas:
- Nómina UCV
- Becas y Pasantías
- Aportes y Retenciones
3. Exporta el archivo generado por el
Sistema de Nómina a un archivo en
Excel.
4. Agrupa los cheques por las cuentas
correspondientes y los totaliza
5. Compara montos totales contra lo
indicado por el reporte Registro de
Cheques, si la información es
correcta, continua el procedimiento si
no vaya al paso 9.
6. Genera a través del Sistema SIETE+
(Banco Provincial) o Mercantil en
línea (Banco Mercantil) un archivo
con el Estado de Cuenta del Banco.
7. Ubica en Excel el archivo Cheques
en Transito del mes anterior e
incorpora los cheques emitidos en el
mes y los coteja con los movimientos
del estado de cuenta.
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCION DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.4.
PAG.2/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Cheques en Tránsito
8. Determina los cheques no cobrados
y guarda dicha información en el
archivo (fin del procedimiento)
9. Determina cual(es) registro(s) de
cheque(s) no se reflejan.
10. Informa mediante correo electrónico
a la Dirección de Tecnología de
Información y Comunicación a través
de un correo que existen
discrepancias en los registros de
cheque
11. Determina los cheques no cobrados
y guarda dicha información en el
archivo cheques en tránsito.
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.5.
PAG.1/5
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Pagos de Servicios Básicos
Esquema del procesoDirección de
Contabilidad
Verifica facturación, registra gasto y solicita pago.
Administración
Aprueba emisión de
cheque
Presupuesto
Verifica gasto de
acuerdo a la
asignación
Tesorería Contabilidad
Emite Cheque Registra pago
Normas específicas
COPRED / Núcleo Maracay / Informática
RealizaInspección
Técnica
1. Deben recibirse de los Proveedores de Servicios los siguientes documentos que
soporten la Facturación:
La Electricidad de Caracas / Electricidad de Venezuela / Enelbar/Enebol
• Totales Generales del Proceso de Facturación
• Relación Detallada por Cuenta Contrato
• Análisis de Anomalías o Irregularidades
• Facturas
FOSPUCA /Gas
• Facturas
HidroCapital / HidroCentro/ HidroLara
• Relación de Facturación
• Facturas
CANTV
• Facturación CANTV
• Facturación CANTV NET
• Facturación MOVILNET
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.5.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Pagos de Servicios Básicos
• Facturación VSAT
• CD/ROM contentivo con la facturación
CADAFE
• Listado de Facturas por Oficina de Cobro
• Factura de Electricidad y Otros Servicios
2. Debe mantenerse un control de la Facturación generada por los Proveedores de
Servicios Básicos, además de los pagos realizados. Este control será llevado en un
archivo en Excel y se registrará los siguientes datos:
• Monto del Servicio
• Monto IVA
• Monto de Factura
• 75% del IVA
• Número de Cheque
• Fecha Retiro del Cheque por parte del Proveedor de Servicio
• Asignación Presupuestaría
• Saldo por Asignación Presupuestaría
3. Deberá solicitarse experticia técnica de la facturación a fin de certificarla y así poder
realizar el registro contable. Por lo tanto debe realizarse esta solicitud a las siguientes
áreas.
Proveedor de Servicios
• Cantv
• CADAFE Región Central y Occidental
• Hidrocentro
• La Electricidad de Ccs / Venezuela
• Hidrocapital
Área
Dirección de Tecnología de Información
y Comunicación
Servicios Básicos Núcleo Maracay
Servicios Básicos Núcleo Maracay
Consejo de Preservación y Desarrollo
de la UCV (COPRED)
COPRED
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.5.
PAG.3/5
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Pagos de Servicios Básicos
• Enelbar
• Enebol
Descripción del procedimiento
CONTADOR JEFE I/
CARGO ASIGNADO
1. Recibe de la secretaria las facturas
remitidas por los Proveedores de
Servicios Básicos.
2. Revisa el comunicado y los soportes
y se lo entrega al Contabilista III
girando instrucciones para su
procesamiento.
CONTABILISTA III/ CARGO
ASIGNADO
3. Recibe la Facturación y comunicado
del Contador Jefe I
4. Registra los datos de la Facturación
en el archivo de Excel para el Control
de la Facturación
5. Registra el Gasto por el monto de la
Facturación a través del Sistema
CKF de Contabilidad
COPRED
COPRED
6. Imprime el Comprobante Contable y
le anexa como soporte copias de la
Facturación.
7. Coloca su firma autógrafa en el
Comprobante Contable
8. Entrega al Contador Jefe I el
Comprobante Contable y sus
soportes
CONTADOR JEFE I/
CARGO ASIGNADO
9. Recibe, verifica y coloca su firma
autógrafa en el Comprobante
Contable en señal de conformidad
10. Devuelve el Comprobante Contable
y sus soportes al Contabilista III
11. Indica a la Secretaria que elabore el
formulario Solicitud de Cheque y
comunicado de Inspección Técnica
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PAGINA DE: FECHA:
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.5.
PAG.4/5
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Pagos de Servicios Básicos
SECRETARIA / CARGO ASIGNADO
12. Elabora Solicitudes de Cheque, a
través de formato en Excel, a nombre
de la empresa prestadora del servicio
básico y de la Tesorería Nacional por
el impuesto retenido. Asimismo,
prepara el comunicado de solicitud
de la inspección técnica de acuerdo
al unidad encargada de dicha
inspección
13. Entrega al Contador Jefe I las
Solicitudes de Cheque, sus soportes
y el comunicado de solicitud de la
Inspección Técnica a efectos de
revisión.
CONTADOR JEFE II /
CARGO ASIGNADO
14. Recibe y firma las Solicitudes de
Cheque en señal de conformidad y
da visto bueno al comunicado a
través de su media firma. En caso de
ausencia del Contador Jefe II, el
Contador Jefe I firma las Solicitudes
de Cheque en señal de conformidad
y da visto bueno al comunicado a
través de su media firma. Cabe
señalar que tanto la firma como la
media firma del Contador Jefe I
deberá estar precedida de la
preposición “por”
SECRETARIA / CARGO ASIGNADO
15. Gestiona firma del Director de
Administración de las Solicitudes de
Cheque y del comunicado
16. Elabora formato Relación de entrega
Solicitudes de Cheques a la
Dirección de Planificación y
Presupuesto una vez recibida la
solicitud de cheque firmada por la
persona que ejerza la Dirección de
Administración y Finanzas.
17. Distribuye la documentación de la
siguiente manera:
Dirección de Planificación y
Presupuesto:
Recibe las Solicitudes de Cheque,
junto con sus soportes, a nombre de la
empresa prestadora del servicio
básico y de la Tesorería Nacional
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.5.
PAG.5/5
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Pagos de Servicios Básicos
Unidad encargada de realizar la
Inspección Técnica:
Recibe comunicado de solicitud de
Inspección Técnica y copia de las
facturas
CONTABILISTA III/ CARGO
ASIGNADO
18. Entrega al Asistente del Archivo el
comprobante contable y sus anexos
(Vea el Procedimiento Archivo de
Documentación Contable)
19. Solicita a Tesorería información de
fechas sobre la emisión y entrega de
los cheques al Proveedor
20. Registra los datos del pago en el
archivo de Excel para el Control de la
Facturación.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.6.
PAG.1/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Registro en el Sistema Contable de Egresos, Ingresos, Transferencias Bancarias yNóminas y su pago.
Esquema del proceso
Finanzas Contabilidad Contabilidad
Cargos y abonos Registra Verificaen cuentas movimientos movimientos
registrados
Contabilidad
Imprime
Comprobante
Contabilidad
Archivar los
soportes
Normas Especificas
1. Sólo se registrará el movimiento contable siempre y cuando se tengan los documentos
que soporten la operación.
2. Las transacciones económicas financieras deben registrarse en el Sistema de
Contabilidad a fin de generar los comprobantes contables, dicho comprobante deberá
ser ingresado indicando la siguiente información:
- Mes de la operación
- Unidad Ejecutora
- Número de comprobante
- Tipos de Comprobantes
o 90 Egresos
o 91 Ingresos
o 92 y 94 Ajuste de la Unidad Ejecutora 24
o 93 y 95 Movimientos de N/D y N/C, Depósitos e intereses
o 97 Ajustes de las Facultades y Dependencias
3. Debe consultarse en el sistema de contabilidad el último comprobante generado, con
el fin de registrar el consecutivo que corresponde al transcribir un nuevo movimiento
contable.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.6.
PAG.2/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Registro en el Sistema Contable de Egresos, Ingresos, Transferencias Bancarias yNóminas y su pago.
Descripción del procedimiento:
SECRETARIA
Recibe la siguiente documentación
de:
Tesorería
- Vouchers de Cheques junto con
el Reporte “Relación de
Cheques Emitidos y oficio en el
cual se relacionan los cheques.
- Cartas Órdenes remitidas y
oficio en el cual se relacionan.
- Planillas de Depósitos
bancarios y oficio en el cual se
relacionan.
- Documentación de las
colocaciones financieras
efectuadas por la Dirección de
Administración y Finanzas y
oficio en el cual se relacionan.
- Cheques anulados y oficio en el
cual se relacionan.
- Cuadros de Transferencia para
el pago de Nómina.
Nómina
- Resumen de Cuadros 15
correspondientes a las nóminas
generadas para el personal Docente,
Administrativo, Directivo, Becarios
C.D.C.H., Preparadores, Obreros y
Vigilantes.
2. Verifica que la documentación
recibida corresponda con lo indicado
en el Oficio.
3. Registra en un archivo de excel los
Depósitos recibidos.
4. Entrega los vouchers de los cheques
y la relación de los cheques emitidos
recibidos al Asistente de Archivo I y
los demás documentos al Contador
Jefe I.
ASISTENTE DE ARCHIVO I/
CARGO ASIGNADO
5. Ordena en forma correlativa los
vouchers de los cheques por Banco y
por número de cuenta y archiva las
relaciones de cheques emitidos.
6. Ubica en el archimóvil los vouchers
ordenados.
CONTADOR JEFE I
7. Clasifica los demás documentos
recibidos por la secretaria de acuerdo
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.6.
PAG.3/3
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Registro en el Sistema Contable de Egresos, Ingresos, Transferencias Bancarias yNóminas y su pago.
al tipo de documento, el banco y la
cuenta bancaria.
8. Entrega los documentos ordenados
al Contabilista a efecto de realizar el
ingreso de información en el Sistema
de Contabilidad.
CONTABILISTA / CARGO ASIGNADO
9. De acuerdo al tipo de operación
procede a realizar los comprobantes
contables a través del sistema CKF
(Contabilidad).
10. Imprime los comprobantes
contables.
11. Relaciona los Comprobantes
Contables correspondientes al
registro de los vouchers en el
formulario EGRESOS BANCARIOS.
12. Anexa segùn sea el caso fotocopia
como soporte y los anexa al
comprobante contable.
13. Entrega el Comprobante y anexos al
Contador Jefe I
CONTADOR JEFE I /
CARGO ASIGNADO
14. Recibe, revisa y coloca su firma
autógrafa en el Comprobante
Contable y lo entrega al Asistente de
Archivo I para su archivo
(Procedimiento: Archivo de
Documentación Contable)
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.7.
PAG.2/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Archivo de la Documentación Contable y su pago.
Normas específicas
1. Toda la documentación recibida deberá ser archivada de acuerdo al reporte generado
mediante el Sistema de Contabilidad denominado “Resumen de Comprobante
contable” el cual contempla todos los comprobantes de diario ingresados en un mes.
Descripción del procedimiento
ASISTENTE DE ARCHIVO I
1. Recibe Comprobante Contable y sus
anexos del Contador Jefe I.
2. Genera accesando al sistema de
Contabilidad el reporte: Relación de
Comprobantes.
3. Verifica los Comprobantes que le
han sido entregados con respecto al
reporte “Resumen de Comprobantes“ a
fin de establecer si faltan
algún(nos) comprobantes por ser
entregados a esta unidad .
4. Participa al Contador Jefe I,
mediante relación, los números de
los Comprobantes que faltan por
entregar a esa unidad.
5. Procede a retirar las grapas y el
papel carbón que puedan tener los
documentos anexos a cada uno de
los comprobantes de diario.
6. Perfora los comprobantes contables
y los soportes respectivos.
7. Resguarda los comprobantes
contables y sus soportes colocándole
una portada y contraportada de
cartulina. En el caso de ser un
Comprobante del tipo 90 se
resguardará de forma correlativa; si
se trata de un comprobante del tipo
91,92,94,93 o 95 se resguardarán,
manteniendo la correlatividad, en
función del volumen de documentos
que conforme el comprobante.
8. Coloca etiqueta de identificación en
la portada del o los Comprobantes
resguardados.
9. Escribe en el lomo resultante de
haber colocado la portada y
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.7.
PAG.3/3
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Archivo de la Documentación Contable y su pago.
contraportada del Comprobante así
como en la etiqueta de identificación
el número del comprobante contable.
10. Coloca el comprobante contable
resguardado e identificado en el
archimóvil por orden correlativo.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.8.
PAG.1/2
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Análisis de Cuentas
Normas especificas:
1. Solamente se podrán realizar ajustes en el mes o año contable no cerrado.
2. Los ajustes se realizarán por los siguiente motivos:
• Montos y fechas que no se corresponden con los datos contemplados en
los soportes.
• Saldo que no se corresponde con la naturaleza de la cuenta.
• El auxiliar contable no se corresponde con la cuenta contable empleada
para el registro, de acuerdo a los soportes.
• El auxiliar contable no se corresponde con los soportes ni con la cuenta
asociada.
• El auxiliar contable se corresponde con los soportes pero no con la
cuenta asociada.
• Unidad Ejecutora que no se corresponden con los datos contemplados en
los soportes.
• Cualquier otro motivo aceptado de acuerdo a los principios de
contabilidad.
Descripción del Procedimiento
ANALISTA CONTABLE
1. Realiza una revisión en el módulo
de Análisis de las cuentas, a efecto
de establecer cuales serian las
cuentas a ser analizadas
2. Genera el mayor analítico de la
cuenta a ser analizada a través del
Sistema CKF, en función del saldo
y naturaleza. (acreedor o deudor) a
fin de conocer cuales son los
comprobantes de diario que
conforman los movimientos de la
cuenta.
3. Ubica en la unidad de archivo, en el
caso de que el movimiento haya
sido ingresado al Sistema de
Contable por la División de
Contabilidad, el o los comprobantes
de diario a fin de revisar los
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.8.
PAG.2/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Análisis de Cuentas
soportes correspondientes al
asiento y proceder a realizar el
ajuste pertinente.
4. En caso de que el movimiento
corresponda a Dependencias y
Facultades, solicita que estas
realicen la verificación contra los
soportes, se efectúa el análisis y
según sea el caso éstas deberán
realizar el ajuste correspondiente,
si fue registrado en el área de
Contabilidad ésta realiza el ajuste
en el sistema CKF.
5. Entrega al Contador Jefe I todos los
ajustes realizados para su revisión
y aprobación.
6. Realiza seguimiento a las
Dependencias y Facultades a fin de
que los mismos realicen los ajustes y
remitan los soportes requeridos por
la División de Contabilidad.
7. Posteriormente recibe de las
Dependencias y Facultades los
comprobantes contables y actualiza
su control interno indicando que se
realizó el asiento de ajuste.
8. Entrega a la unidad de archivo los
documentos para su resguardo.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.9.
PAG.1/3
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Generación de los Estados Financieros
Normas especificas:
1. Los Estados Financieros deberán ser emitidos trimestralmente y anualmente con
corte de cierre al 31 de Diciembre y con fecha de presentación a los entes externos
interesados antes del 31 de Marzo del siguiente año.
2. Los Estados Financieros deberán contener los siguientes documentos:
• Balance general
• Estado de Ingresos y Gastos
• Estado de Cambio en la Posición Financiera
• Estado de Cuentas de Patrimonio
• Formulario “A” Impuesto sobre la Renta a cargo de esa entidad pendiente de
pago (formulario emitido por a Oficina Nacional de Contabilidad Pública)
• Acreencias a Favor y en Contra de la Nación
• Cualquier otra documentación vinculada a la generación de los Estados
Financieros
3. Los Estados Financieros indicados en la norma anterior deben ser remitidos a las
siguientes entidades externas
• Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) - Copia
• Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU) - Copia
• Oficina Nacional de Contabilidad Pública - Copia
• Banco Central - Copia
• Ministerio de Educación Superior - Copia
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
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Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.9.
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Generación de los Estados Financieros
5. Los Estados Financieros deberán estar firmados y sellados por el Jefe(a) de la
División de Contabilidad, el Vicerrector(a) Administrativo, Rector(a) y el Director(a)
de Administración y Finanzas.
Descripción del procedimiento:
CONTADOR JEFE II
1. Ingresa al menú Reportes
Contables opción Comprobación
Nuevo del sistema de contabilidad
(CKF) para generar el balance de
comprobación, una vez que se haya
analizado las cuentas por parte del
personal asignado a esta actividad.
2. Mediante el uso de FTP se exporta el
archivo balance de comprobación
desde el sistema de contabilidad a un
libro de Excel.
3. Remite archivo generado al
Transcriptor de Datos.
TRANSCRIPTOR DE DATOS /
CARGO ASIGNADO
4. Ordena la información contenida en
el archivo de acuerdo a los modelos
establecidos para los Estados
Financieros.
5. Remite el archivo de los Estados
Financieros al Contador Jefe II
CONTADOR JEFE II y CONTADOR
JEFE I
6. Revisan y verifican que la
información esté registrada
correctamente. En caso de que
existan diferencias el Contador Jefe II
le notifica al Transcriptor para que
realice las modificaciones
correspondientes.
CONTADOR JEFE II
7. Firma y sella los Estados
Financieros emitidos.
8. Gestiona firmas del Director(a) de
Administración y Finanzas, el
Vicerrector(a) Administrativo y del
Rector(a) en los Estados Financieros.
9. Emite oficio para distribuir los
Estados Financiero s de la
siguiente manera:
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.3.9.
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Procedimientos
PROCEDIMIENTO : Generación de los Estados Financieros
• Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE) - Copia
• Oficina de Planificación del Sector
Universitario (OPSU) - Copia
• Banco Central de Venezuela -
Copia
• Oficina Nacional de Contabilidad
Pública - Copia
• Ministerio de Educación Superior -
Copia
11. Entrega Oficio y Estados Financieros
a la Dirección de Administración y
Finanzas para que sean enviados a
las instancias correspondientes.
SECRETARIA
12. Archiva copia de los Oficios y el
original de los Estados Financieros.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.1
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Conciliación de Cheques por Nomina
Objetivo: Permitir conciliar cheques emitidos por la nómina.
A continuación se detalla los pasos a efectuar para generar la información de los cheques
emitidos por nómina.
3. Posteriormente que se haya accedido al Sistema de Nomina a través de su Password,
el sistema mostrará la siguiente pantalla. Desde el menú del Sistema de Personal
seleccione la opción Generación de Archivos para Conciliación Bancaria.
4. Inmediatamente el sistema mostrará la siguiente pantalla
1
Selecciona la opción
proceso
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Conciliación de Cheques por Nomina
5. A través de esta opción los usuarios podrán realizar la consultas de los cheques emitidos por
nomina
1
Registre el mes a
consultar
2
Registre el año a
consultar
3
Coloque una equis (x) en
el número de cuenta a ser
consultado
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.1
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Conciliación de Cheques por Nomina
6. El Sistema de Nomina genera un archivo con la información de la emisión de los cheques.
Archivo CONCILIA con la
información emitida de los
cheques emitidos
7. Ingrese a la aplicación de Excel para convertir el archivo CONCILIA en una archivo de hoja de
cálculo.
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.1
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Conciliación de Cheques por Nomina
8. Proceda a dar las características básicas del archivo, tales como los caracteres con coma o
separadores, alineación de los campos y formato de las columnas.
9. Ordena la información por el número de la nómina y por la referencia del cheque emitido
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.1
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Conciliación de Cheques por Nomina
10. Totaliza los montos de los cheques emitidos por nómina para comparar dicha información con
el Reporte Registro de Cheques
11. Ubica en Excel el archivo Cheques en Transito del mes anterior y agrega los movimientos del
estado de cuenta del Banco para determinar cuales son los cheques en transito.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.2
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Generación de Archivo TXT para Estados de Cuenta del Banco Provincial
Objetivo: Permitir generar y guardar los movimientos de cuenta en un archivo TXT.
A continuación se detalla los pasos a efectuar para la solicitud de generación del archivo.
1. Posteriormente que se haya accedido al Sistema SIETE+ a través de su Password y Login, el
sistema mostrará la siguiente pantalla.
1
Pulse dos veces este
icono
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.2
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Generación de Archivo TXT para Estados de Cuenta del Banco Provincial
2. Una vez selecciona esta opción el sistema presentará la siguiente pantalla.
1
Seleccione la opción del
período
2
Registre las fechas desde
y hasta del período a
consultar
3. El Sistema mostrará la siguiente pantalla que permitirá exportar los datos requeridos:
1
Seleccione la opción
Exportar CSB
3
Pulse el botón Aceptar
para realizar la consulta
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.2
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Generación de Archivo TXT para Estados de Cuenta del Banco Provincial
4. Inmediatamente el sistema mostrará las cuentas de la Universidad en el Banco donde hay
movimientos de acuerdo al periodo indicando anteriormente.
1
Marque en el campo
selección la(s) cuenta(s),
a ser exportadas
2
Pulse el botón Siguiente
para realizar la consulta
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Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.2
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Generación de Archivo TXT para Estados de Cuenta del Banco Provincial
5. Una vez seleccionada la(s) cuenta(s) el sistema mostrará la siguiente ventana indicando el
archivo generado.
1
Pulse el botón Aceptar
para guardar el archivo
generado en el
computador
Nota: Cada vez que se genera el archivo el mismo mantiene el mismo nombre, por lo cual si se
desea mantener históricos de la información, deberá modificarse el nombre del archivo con el fin
de que no se sobreponga en el archivo generado con anterioridad.
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Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.3.
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Comprobante Contable - Transferencias
Objetivo: Permitir generar Comprobantes Contables por concepto de transferencias entre cuentas.
A continuación se detalla los pasos a efectuar para registrar transferencias.
1. Posteriormente que se haya accedido al Sistema CKF (Sistema de Contabilidad) a través de su
Password, el sistema mostrará la siguiente pantalla.
2
1Coloque el código de la
Registre el año del Dependencia o Facultad a
presupuesto trabajar
2. A fin de consultar los últimos Comprobantes emitidos e identificar saltos de numeración, usted
deberá ingresar al menú Reportes luego seleccionar la opción Reportes y el sistema
desplegará los tipos reportes de movimientos contables, usted seleccionará Resumen de
Comprobantes.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.3.
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Comprobante Contable - Transferencias
3. A través de esta opción los usuarios realizan la consultas de los últimos comprobantes
emitidos
1 2
Registre el año contable Indique el mes a consultar
3
Coloque el código de la
Dependencia o Facultad
5
4Debe dejase este campo
sin registros, a fin de que
el sistema despliegue
todos los movimientos
contables cuadrados y no
cuadrados, pulse la tecla
ESC
Coloque el código de tipo
de Comprobante
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
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SEC:7.4.3.
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Comprobante Contable - Transferencias
4. Desde menú Reportes seleccione la opción Visualizar reportes.
5. Inmediatamente el Sistema desplegará la información por Comprobantes Cuadrados y
Descuadrados.
1
Desplácese con la barra
de desplazamiento de la
pantalla a fin de identificar
saltos en los
comprobantes contables y
consultar el último
generado
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Comprobante Contable - Transferencias
6. Desde el menú Registro y Control seleccione la opción Comprobantes y se desplegará los
tipos de Comprobantes, usted seleccionará Manuales.
7. Inmediatamente el Sistema desplegará la siguiente pantalla, usted deberá seleccionar la
opción Ingresar
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.3.
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Comprobante Contable - Transferencias
8. A través de esta opción deberá registrarse el Comprobante Contable - Transferencia
1 2
Coloque el año Indique el número del
contable Comprobante Contable
3
Coloque el motivo del
Comprobante Contable4
Indique la Unidad
ejecutora a la cual
corresponda los
recursos / gastos
5 6
Indique si los fondos corresponde por: 111Registre el código de la
Transferencias del Sector Público, 415cuenta del auxiliar
Ingresos de Operación o 910 Saldo Inicial en
Caja y Bco. por Transferencia
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.4.
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UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Rendición de cuentas de los movimientos contables de las Unidades Ejecutoras
DETALLE DE LA SITUACION DE CADA UNA DE LAS FACULTADES Y DEPENDENCIASPARA EL EJERCICIO FISCAL 2004
FACULTADESAGRONOMIA (01) Enero a Diciembre està OK. Falta oficio Dic.ARQUITECTURA(02) Enero a Diciembre està OK.URBANISMO (02a) Enero a Diciembre està OK.IDEC (02b) Enero a Diciembre està OK. Falta oficio Noviembre.CIENCIAS (03) Enero a Diciembre està OK.DERECHO (04) Enero a Diciembre està OK.ECONOMIA (05) Enero a Diciembre està OK.FARMACIA (06) Enero a Diciembre està OK. En espera de Comp. Ctas. Por pagar para Enero 2004.HUMANIDADES (07) Enero a Diciembre està OK.INGENIERIA (08) Enero a Noviembre està OK. Falta oficio Diciembre. Y su llamada.MEDICINA (09) Enero a Diciembre està OK.ODONTOLOGIA (10) Enero a Diciembre està OK.VETERINARIA (11) Enero a Octubre està OK. Falta Oficio Nov. Dic.
DETALLE DE LA SITUACION DE CADA UNA DE LAS FACULTADES Y DEPENDENCIAS PARA EL EJERCICIO FISCAL 2004
DEPENDENCIASRECTORADO (20) Enero a Diciembre està OK.
POSTGRADO (21) Enero a Diciembre està OK.VICE-ACADEM (21) Enero a Diciembre està OK.SADPRO (21a) Enero a Diciembre està OK.NUCLEO (21b) Enero a Diciembre està OK.VICE-ADM (22) Enero a Diciembre està OK.SECRETARIA (23) Enero a Diciembre està OK.DIR. ADMON. (24) Enero a Diciembre està OK.BIBLIOTECA (25) Enero a Diciembre està OK.IMPRENTA (25a) Rendido a Agosto. Faltando la incorporacion de los meses de: Feb. May. Jul. Sept. Oct. Nov. Dic.EDICIONES (25b) Enero a Diciembre està OK.CENDES (26) Enero a Diciembre està OK.CDCH (27) Enero a Diciembre està OK.SERV.GENER. (28) Enero a Febrero esta OK.- Esta dependencia no tendra mas movimiento.ASES. JURD. (29) Enero a Diciembre està OK.CULTURA (31) Enero a Diciembre està OK.DEPORTES (32) Enero a Diciembre està OK.COPRED (33) Enero a Diciembre està OK.OBE (34) Enero a Diciembre està OK.REC. HUMANOS (35) Enero a Junio està OK. Falta oficio de Julio, Oct, Nov. Dic. FALTA MONTAR OCTUBRE AL SISTINFORMACION (36) Enero a Diciembre està OK. Falta of. DICIEMBRE.COM. ELECTORAL(38)Enero a Diciembre està OK.SEGURIDAD (40) Enero a Diciembre està OK.SERV.BASICOS (41) Enero a Marzo està OK. Faltando oficios de Abril, Mayo, junio, julio, Agosto. Sept, Oct.Nov, Dic.INFORMATICA (43) Enero a Agosto està OK. Faltan oficios de Sept a Diciembre,DICORI (44) Enero a Diciembre està OK.DIRC. EXTENSIÒN Enero a Octubre esta OK. Falta of. Nov. Dic.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.4.
PAG.2/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Rendición de cuentas de los movimientos contables de las Unidades Ejecutoras
CUADRO DEMOSTRATIVO DE LA FECHA DE RECEPCION DE LAS RENDICIONESDE CUENTAS DE LAS FACULTADES Y DEPENDENCIAS CORRESPONDIENTES A
LOS INGRESOS ORDINARIOS DEL AÑO 2.004
U.E. ENE. FEB. MAR. ABR. MAYO JUN. JUL. AGO. SEPT. OCT. NOV. DIC.Agronomía 1 9-3-04 13-4-04 13-4-04 13-7-04 9-7-04 9-7-04 16-9-04 16-9-04 4-10-04 1-11-04 3-12-04 sin ofArquitectura y 2 30-3-04 15-4-04 12-5-04 22-6-04 14-7-04 21-7-04 1-10-04 13-10-04 4-11-04 10-12-04 19-1-05 sin ofCiencias 3 11-1-05 11-1-05 11-1-05 11-1-05 12-1-05 12-1-05 12-1-05 12-1-05 12-1-05 12-1-05 sin of sin ofCiencias Juríd 4 31-5-04 31-5-04 25-6-04 30-9-04 30-9-04 14-10-04 14-10-04 19-10-04 26-10-04 3-12-04 25-1-04 16-2-05Ciencias Econ 5 31-5-04 3-6-04 14-6-04 2-7-04 23-7-04 30-7-04 21-9-04 4-10-04 18-10-04 2-12-04 12-1-05 1-2-05Farmacia 6 16-3-04 18-3-04 27-4-04 27-5-04 29-6-04 19-7-04 13-9-04 30-9-04 13-10-04 5-11-04 9-12-04 25-1-05Humanidades 7 30-6-04 1-7-04 1-7-04 1-7-04 28-9-04 13-10-04 14-10-04 14-10-04 26-1-05 26-1-05 26-1-05 23-2-04Ingeniería 8 23-6-04 23-6-04 14-7-04 2-8-04 19-10-04 13-10-04 13-10-04 22-10-04 4-11-04 16-2-05 16-2-05 sin ofMedicina 9 25-3-04 13-4-04 26-4-04 10-5-04 15-6-04 30-7-04 23-9-04 30-9-04 19-10-04 16-11-04 10-1-05 11-2-04Odontología 10 10-3-04 31-3-04 24-5-04 4-6-04 14-7-04 14-7-04 19-10-04 5-11-04 5-11-04 26-11-04 17-5-04 25-2-04Veterinarias 11 29-11-04 29-11-04 29-11-04 29-11-04 29-11-04 29-11-04 29-11-04 26-11-04 26-11-04 sin of sin ofRectorado 20 22-4-04 22-4-04 20-5-04 2-6-04 10-6-04 17-9-04 17-9-04 21-10-04 21-10-04 28-1-05 28-1-05 28-1-05Postgrado 21 PG 12-5-04 4-6-04 7-6-04 8-6-04 29-7-04 29-9-04 15-11-04 2-12-04 14-2-04 14-2-04 14-2-04 14-2-04Vicerrectorad 21 VA 6-5-04 6-5-04 13-5-04 10-6-04 17-6-04 28-9-04 28-9-04 28-9-04 14-10-04 19-11-04 14-2-04 14-2-04Vicerrectorad 22 28-4-04 28-4-04 11-5-04 13-5-04 11-6-04 30-9-04 30-9-04 30-9-04 10-8-04 11-11-04 17-2-04 17-2-04Secretaría 23Biblioteca 25 21-5-04 16-6-04 16-6-04 21-6-04 30-6-04 20-9-04 20-10-04 26-9-04 11-11-04 6-12-04 13-1-05 25-1-05CENDES 26 15-4-04 28-4-04 4-5-04 17-5-04 21-6-04 15-7-04 6-9-04 6-9-04 14-10-04 15-11-04 13-1-05 15-2-05CDCH 27 24-3-04 14-5-04 14-5-04 27-10-04 10-6-04 5-10-04 5-10-04 5-10-04 14-10-04 5-11-04 28-1-04 15-2-05Servicios Gen 28 5-8-04 5-8-04 ****** ****** ****** ****** ****** ****** ****** ****** ****** ******Asesoría Juríd 29 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 18-11-04 18-11-04 21-1-05 21-1-05Cultura 31 28-5-04 31-5-04 3-6-04 11-6-04 1-7-04 3-8-04 27-9-04 4-10-04 18-10-04 8-11-04 15-12-04 22-2-05Deportes 32 7-5-03 7-5-03 28-5-04 7-6-04 10-6-04 16-7-04 20-10-04 20-10-04 9-11-04 1-2-04 1-2-04 18-2-05COPRED 33 16-3-04 26-3-04 19-5-04 20-5-04 8-6-04 16-9-04 27-10-04 27-10-04 27-10-04 15-11-04 7-12-04 20-1-05OBE 34 12-7-04 26-4-04 21-5-04 8-6-04 12-7-04 20-7-04 15-10-04 18-10-04 9-11-04 8-12-04 14-2-04 18-12-05Recursos Hum 35 24-3-04 24-3-04 11-5-04 11-5-04 29-7-04 29-7-04 sin of 20--10-04 20--10-04 14-12-04 14-12-04 14-2-04Información y 36 29-4-04 29-4-04 29-4-04 5-11-04 21-6-04 5-11-04 11-8-04 15-11-04 15-11-04 14-12-04 14-12-04Comisión Ele 38 1-10-04 1-10-04 obser obser obser obser obser 18-10-04 18-10-04 22-11-04Seguridad 40 21-5-04 21-5-04 21-5-04 3-6-04 28-9-04 15-9-04 28-9-04 20--10-04 20--10-04 30-11-04Servicios Bás 41 22-4-04 22-4-04 22-4-04 sin of sin of sin of sin of sin of sin of sin of sin of sin ofInformática 43 22-4-04 22-4-04 22-4-04 12-4-04 11-5-04 sin of sin of sin of sin of sin of sin of sin ofDICORI 44 28-5-04 28-5-04 28-5-04 28-5-04 9-5-04 13-10-04 13-10-04 15-11-04 15-11-04 4-2-05 4-2-05 4-2-05Direcciòn de 46 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 3-12-04
En condiciones esperadasEn condiciòn de revisiòn y corrección En espera de recepciòn del movimiento En condiciones esperadasEn condiciòn de revisiòn y corrección
En espera de recepciòn del movimiento
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.5.
PAG.1/9
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Presentación de los Estados Financieros
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.5.
PAG.2/9
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Presentación de los Estados Financieros
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.5.
PAG.3/9
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Presentación de los Estados Financieros
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.5.
PAG.4/9
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Presentación de los Estados Financieros
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.5.
PAG.5/9
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Presentación de los Estados Financieros
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.5.
PAG.6/9
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Presentación de los Estados Financieros
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.5.
PAG.7/9
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Presentación de los Estados Financieros
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.5.
PAG.8/9
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Presentación de los Estados Financieros
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.5.
PAG.9/9
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Presentación de los Estados Financieros
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:7
SEC:7.4.6.
PAG.1/1
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: División de Contabilidad ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Auxiliares Contables
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES COMERCIALES E INGRESOS PROPIOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:8
SEC:8.1.
PAG.1/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e IngresosPropios
ASUNTO: Normas Generales
PROCEDIMIENTO :
Normas Generales
1. Se consideran actividades generadoras de Ingresos Propios, aquellas realizadas por
las Facultades y Dependencias Centrales, mediante la venta de productos o
prestación de servicios a terceros y haya sido aprobada por el Consejo de Facultad o
por el Consejo Universitario respectivamente.
2. Todo Presupuesto por una actividad generadora de Ingresos Propios por servicios a
terceros, debe ser aprobado por el Consejo de Facultad y en el caso de las
Dependencias Centrales por el Consejo Universitario.
3. La Facultad o Dependencia responsable de una actividad generadora de ingresos
propios por servicios a terceros, deberá determinar el monto real del excedente neto,
una vez realizada y terminada la actividad.
4. Los costos que genera una actividad de Ingresos Propios por servicios a terceros son
Directos e Indirectos. Son costos directos provenientes de fuente ordinaria o de la
misma actividad, todos los recursos físicos, humanos y financieros normales y
necesarios que se utilizan con la finalidad de elaborar y vender un producto o prestar
un servicio, sin cuya intervención la actividad no podría ser realizada. Son costos
indirectos provenientes de fuente ordinaria o de la misma actividad, todos aquellos
recursos físicos, humanos y financieros que complementa o contribuyen a la venta del
productos o a la prestación del servicio, incluyendo aquellos que se causen de manera
imprevista o continente. La suma de los costos directos e indirectos conforman el
costo total de la actividad.
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PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 7 MANUAL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES COMERCIALES E INGRESOS PR
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:8
SEC:8.1.
PAG.2/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e IngresosPropios
ASUNTO: Normas Generales
PROCEDIMIENTO :
5. Es competencia del Departamento de Actividades Comerciales conjuntamente con la
Dirección de Administración y Finanzas:
• Supervisar los aspectos administrativos de las actividades comerciales
• Supervisar la actividad comercial
• Seleccionar a los concesionarios de acuerdo a los procedimientos
establecidos
• Asistir y asesorar a los concesionarios que prestan servicios en la
Universidad a fin de garantizar un adecuado funcionamiento de las
actividades que desarrollan.
• Fiscalizar y supervisar la recaudación de los pagos de los
concesionarios, a fin de llevar el control de ingresos y de aplicar las
sanciones correspondientes.
• Supervisar que los concesionarios sólo ofrezcan productos autorizados
por la Universidad.
• Aplicar sanciones en caso de incumplimiento del Reglamento
6. El canon a cancelar a la Universidad según la modalidad contractual, será establecido
por el Vicerrectorado Administrativo, previo estudio de la actividad a explotar,
ubicación y área de ocupación en metros cuadrados. Este canon podrá establecerse
en Unidades Tributarias.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 7 MANUAL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES COMERCIALES E INGRESOS PR
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:8
SEC:8.2.
PAG.1/1
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e IngresosPropios
ASUNTO: Base Legal
PROCEDIMIENTO :
1. Reglamento de los Ingresos 2. Normas para la regulación de las
Propios de la Universidad Central Actividades Comerciales de la
de Venezuela generados por la Universidad Central de Venezuela
Prestación de Servicios a Terceros
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 7 MANUAL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES COMERCIALES E INGRESOS PR
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:8
SEC:8.3.1
PAG.1/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e IngresosPropios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Análisis de los Ingresos Propios (Presupuestado y Contabilizado)
Esquema General del Proceso
Facultades y Dependencias
Genera información de los ingresos Propios por Servicios a Terceros
Normas especificas.
Dpto. Actividades Comerciales e
Ingresos Propios
Emite indicadores de gestión, presupuestada y contabilizada
Dirección de Administración y
Finanzas
Analiza y toma decisiones
1. Debe recibir de la Dirección de Planificación y Presupuesto, el Presupuesto anual por
Facultades y Dependencias de los Ingresos Propios.
2. Mensualmente debe recibir de las Facultades y Dependencias Centrales la información
generada por los Ingresos Propios.
3. Debe emitirse un Informe del análisis de los indicadores de gestión arrojados en las
gestiones de las Facultades y Dependencias Centrales.
Descripción del procedimiento
Administrador Jefe / Economista
1. Recibe de las Facultades y
Dependencias a través de la DPP y
de La Div. De contabilidad Central la
información de los Ingresos Propios
Presupuestado y Contabilizado a
través de un medio magnético.
2. Incorpora la información de los
Ingresos Propios en el archivo de
Excel destinado para determinar los
indicadores de gestión.
3. Emite los siguientes cuadros y
gráficos comparativos:
• Resumen de Ingresos
Presupuestados y
Contabilizados por
Dependencias
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 7 MANUAL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES COMERCIALES E INGRESOS PR
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:8
SEC:8.3.1
PAG.2/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e IngresosPropios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Análisis de los Ingresos Propios (Presupuestado y Contabilizado)
• Ingresos Propios
Presupuestados por
Dependencias (gráfica)
• Ingresos Propios Contabilizados
por Dependencias (gráfica)
• Ingresos Propios
Presupuestados y
Contabilizados (gráfica)
4. Elabora informe de los indicadores
de gestión de acuerdo a la
información obtenida.
5. Remite a la Dirección de
Administración y Finanzas el Informe,
las graficas y los cuadros
comparativos conjuntamente con un
Oficio.
6. Archiva copia de los documentos
remitidos a la Dirección de
Administración y Finanzas.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 7 MANUAL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES COMERCIALES E INGRESOS PR
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:8
SEC:8.3.2
PAG.1/1
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e IngresosPropios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Análisis de la Recuperación de los Costos Indirectos
Esquema del proceso
Facultades y Dependencias
Genera información de los proyectos y actividades
Normas especificas
Dpto. Actividades Comerciales
e Ingresos Propios
Determina reintegro de los costos indirectos y la distribución del excedente
Dirección deAdministración y Finanzas
Analiza y toma decisiones
1. Semestralmente deberá informarse a la Dirección de Administración y Finanzas el
reintegro de los costos indirectos y la distribución del excedente
Descripción del procedimiento
Administrador Jefe / Economista
1. Recibe información de los
proyectos y actividades
ejecutadas, presupuestadas y
liquidadas de las Facultades y
Dependencias.
2. Analiza la información para
determinar el reintegro de los
costos indirectos y la distribución
del excedente.
3. Emite un informe de gestión.
4. Remite a la Dirección el Informe
anexo a un Oficio.
5. Archiva los documentos
remitidos a la Dirección de
Administración y Finanzas
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 7 MANUAL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES COMERCIALES E INGRESOS PR
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:8
SEC:8.3.3
PAG.1/1
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e IngresosPropios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Seguimiento a los pagos de cánones de arrendamiento
Esquema del proceso
División de Tesorería y COPRED
Genera información de los cánones cancelados y de los Nuevos contratos
Normas Especificas
Dpto. Actividades Comerciales e
Ingresos Propios
Determina que Proveedor esta incumpliendo con los pagos e
Ingresos e incorpora al sistema los nuevos concesionarios
Dirección de Administración y Finanzas
Emite sanción al Proveedor en caso de incumplimiento
1. Mensualmente deberá informarse a la Dirección de Administración y Finanzas la
situación de la cartera de pagos de arrendamiento de los Proveedores de bienes y
servicios de la Universidad
Descripción del procedimiento
Administrador Jefe / Economista
1. Recibe de la Dirección de
Tesorería relación de pagos
efectuados por los Proveedores
que tengan concesión comercial
con la Universidad Central de
Venezuela.
2. Realiza seguimiento a fin de
determinar que Proveedores
están incumpliendo con los pagos
de cánones establecidos en el
documento de arrendamiento.
3. Emite informe de la situación de
la cartera de arrendamiento.
4. Entrega informe de la situación
de la cartera de arrendamiento a
la Dirección de Administración y
Finanzas a fin de que se realice
las sanciones al Proveedor de
acuerdo a lo establecido en el
contrato.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 7 MANUAL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES COMERCIALES E INGRESOS PR
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:8
SEC:8.4
PAG.1/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios
PROCEDIMIENTO : Cuadros y gráficos de Ingresos Propios ASUNTO: Anexos
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 7 MANUAL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES COMERCIALES E INGRESOS PR
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:8
SEC:8.4
PAG.2/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios
PROCEDIMIENTO : Cuadros y gráficos de Ingresos Propios ASUNTO: Anexos
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 7 MANUAL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES COMERCIALES E INGRESOS PR
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CONPRAS DE BIENES Y SERVICIOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.1.
PAG.1/1
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Normas Generales
PROCEDIMIENTO :
Normas Generales
1. Cumplir con la normativa prevista en la Ley de Licitaciones.
2. Debe mantener información actualizada de Proveedores de la Universidad.
3. Debe supervisar y realizar seguimiento a todas las Unidades de Compras de Bienes
y Servicios que operan en cada Dependencia o Facultad de la Universidad.
4. Debe asesorar a las Facultades y Dependencias en cuanto a Contratos y
Licitaciones a realizar.
5. Debe realizar la programación de las licitaciones de la Dirección de Administración y
Finanzas
6. Debe compilar, revisar y enviar toda la información de la programación y ejecución
de compras de todas las Facultades y Dependencias al Registro Nacional de
Compras del Estado.
7. Garantizar el cumplimiento de las normas de control interno.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 8 MANUAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVIC
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.2
PAG.1/1
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Base Legal
PROCEDIMIENTO :
1. Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela
2. Reglamento Interno del Servicio
Nacional de Contrataciones
3. Ley Orgánica de la Administración
Pública
4. Ley Orgánica de los procedimientos
administrativos
5. Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República del
Sistema Nacional de Control Fiscal
6. Ley de Licitaciones , Gaceta Oficial
N° 5.556 de 13 de noviembre de
2001
7. Ley de Simplificación de Trámites
Administrativos.
8. Ley del Estatuto de la Función
Pública
9. Decreto 1982, medidas temporales
para la promoción y Desarrollo de
la Pequeña y Mediana Industria y
Cooperativas, Productoras de
Bienes y Prestadoras de Servicios
que estén ubicadas en el país.
10. Decreto 2371, Reglamento parcial
para la Adjudicación Directa
11. Condiciones generales de
contratación para la ejecución de
obras Gaceta Oficial Extraordinaria
número 5.096 del 16 septiembre
del 1996.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 8 MANUAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVIC
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.3.1.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios
Esquema General del Proceso
Dpto. deDependencias de la Dirección de Director de
ComprasDirección de Adm. Administración Administración
Emite solicitud Autoriza la Determina Autorizasolicitud proveedor Proveedor y
pago
Dpto. de
Compras
Contactaproveedor seleccionado
Normas específicas
Servicios
Administrativos
al Realiza pago alproveedor seleccionado
1. Que se hayan previsto las garantías necesarias y suficientes para responder por
las obligaciones que ha de asumir el contratista.
2. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas por
otras Leyes.
3. Para toda compra debe existir una orden de pedido.
4. Debe existir orden de pedido
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.3.1.
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios
5. Se debe solicitar los presupuestos y las condiciones de las garantías de acuerdo a
lo establecido en la circular numero 6 de fecha 11 de febrero de 2004 emitida por
el Consejo Universitario
Procedimiento General
1. La unidad solicitante elabora la requisición para su aprobación a la
Dirección de administración y Finanzas, luego la misma la envía a la
Unidad de Servicios Administrativos para la conformación de la
disponibilidad presupuestaria.
2. La Unidad de Servicios Administrativos codifica y conforma la requisición y
la envía al Departamento de Control de Compras de Bienes y Servicios.
3. El Departamento de Control de Compras de Bienes y Servicios cotiza
según descripción del bien o servicio solicitado en la orden de requisición y
la envía a la Dirección de Administración y Finanzas para su aprobación.
4. Una vez aprobada la cotización emite la orden de compra correspondiente
al proveedor seleccionado.
5. La unidad solicitante recibe el bien o servicio por medio de nota de entrega
la cual debe enviarse al Departamento de Control de Compras de Bienes y
Servicios.
6. El Departamento de Compras envía a la Unidad de Servicios
Administrativos la orden de compra con todos los recaudos para la emisión del
cheque; éste se realizará según el cronograma de pagos de dicha unidad.
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PROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.3.1.
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UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios
Descripción del Procedimiento
SECRETARIA
1. Recibe de la Unidad de servicios
administrativos la requisición
codificada con la disponibilidad
presupuestaria
2. Entrega la documentación al Jefe
de compras
JEFE DE COMPRAS
3. Revisa la requisición y la entrega
al asistente administrativo.
4. Entrega al Asistente
Administrativo / Cargo Asignado el
Oficio y la “Orden de Requisición”.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO /
CARGO ASIGNADO
5. Recibe la “Orden de Requisición y
el Oficio.
6. Revisa el listado de Proveedores y
proceda realizar la cotización.
7. Remite vía fax el formulario
“Solicitud de Cotización” a fin de
solicitar cotizaciones a los
Proveedores
8. Recibe vía fax las cotizaciones o
presupuesto de los Proveedores.
9. Emite “Análisis de Cotizaciones” de
acuerdo a los presupuestos
recibidos.
JEFE DE COMPRAS
10. Revisa el “Análisis de
Cotizaciones” y autoriza la emisión
de la orden de compra
correspondiente.
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PROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.3.1.
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UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios
ASISTENTE ADMINISTRATIVO /
CARGO ASIGNADO
11. Elabora “Orden de Compra”
(original y dos copias) al Proveedor
seleccionado.
12. Entrega a la Secretaria para que
gestione el envío de la
documentación a la Dirección de
Administración y Finanzas.
DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
13. Recibe y revisa la documentación
y coloca su firma autógrafa en
señal de aprobación en la “Orden
de Compra”.
14. Devuelve la documentación al
Jefe de Compras.
JEFE DE COMPRAS
15. Recibe “Orden de Compra” con la
autorización de la Dirección.
16. Contacta al Proveedor para
informarle que el Presupuesto fue
aprobado.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO /
CARGO ASIGNADO
17. Remite al Proveedor “Orden de
Compra” a través del Fax.
18. Envía Al Departamento de
Servicios Administrativos la “Orden
de Compras” después que la
empresa despache el bien o
servicio en la unidad solicitante.
19. Archiva toda la documentación
generada.
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PROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.3.2.
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ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Licitación
LICITACIÓN GENERAL
Esquema General del Proceso
Dpto. deUnidad
ComprasEmisora
Realiza Recibe lasolicitud del solicitud del
servicio / bien servicio / Bien
Comisión de
Licitación
Revisa los
pliegos y elabora
aviso de prensa
Dpto. de
Compras
Elabora Acta de la reunión para considerarapertura de licitación
Dirección de
Información de Prensa
Gestiona
publicación en prensa
Sub Comisión Económica
Comisión de
Licitación
Recibe sobres de las contratistas
Dpto. De
Compras
Elabora Acta del acto público de recepción de sobres
y Financiera
Prepara informe sobre
La documentación
legal financiera
Comisión de
Licitación
Acto deapertura de
ofertas ygarantías
Dpto. de
Compras
Elabora acta de apertura de ofertas y garantías
Sub Comisión
Técnica
Prepara informe
sobre las ofertas y
garantías de las
contratistas
Normas específicas:
Consejo
Universitario
Otorga o niega la buena pro a
la empresa recomendada
por la comisión
Dpto. de
Compras
Recibedocumentos
finales
Dpto. de
Compras
Envía a la Dirección de Asesoría Jurídica la
documentación para queproceda a elaborar el
contrato
1. Las áreas interesadas en que se realice algún proceso de licitación deberán presentar
todos los pliegos de licitación establecidos por la ley.
2. Todo contratista a licitar deberá estar registrado en el Registro Nacional de
Contratistas del Sistema Nacional de Contrataciones, por lo que se deberá consultar
en la página web www.snc.gov.ve.
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PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Licitación
3. Debe elaborase un cronograma de actividades sobre el proceso de licitación a
efectuarse.
4. Debe solicitarse a la Dirección de Información de Prensa que realice las gestiones
necesarias para publicar el aviso de prensa establecido por la Comisión de Licitación.
5. Toda documentación legal financiera y ofertas recibidas por las empresas contratistas
deberá ser evaluada por la Sub-comisión Técnica y la sub-comisión Económica y
Financiera.
6. Toda reunión realizada por la Comisión Técnica deberá tener un acta de los puntos
acordados y discutidos.
7. Todas las empresas contratistas que licitaron deben ser notificadas sobre la resolución
tomada por el Consejo Universitario.
Descripción del procedimiento:
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS
1. Recibe de la Facultad / Dependencia / Dirección de Administración (Unidades
Emisoras) un Oficio para solicitar el proceso de licitación, anexando la disponibilidad
presupuestaria emitida por la Dirección de Presupuesto y los pliegos de licitación que
estipula la ley.
2. Elabora cronograma de licitación indicando las actividades y las fechas de inicio y
terminación que contemplan cada una de ellas.
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Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.3.2.
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UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Licitación
3. Remite cronograma a los miembros de la Comisión de Licitación.
4. Prepara y coordina reunión con las personas miembros de la Comisión de Licitación
a fin de revisar, analizar los pliegos de licitación y de diseñar el contenido del aviso de
prensa para invitar a las empresas al proceso de licitación.
5. Elabora acta de la reunión efectuada.
6. Remite a la Dirección de Información de Prensa la solicitud de publicación del Aviso
en prensa definido por la Comisión de Licitación. En ella se establecen los días y lugar
para la entrega de los sobres, el nombre de la persona contacto y la metodología que
se aplicará para realizar las aclaratorias o dudas que tengan las empresas sobre los
pliegos de licitación.
7. Prepara y coordina reunión con los miembros de la Comisión de Licitación a fin de
recibir los sobres de las empresas interesadas en participar en el proceso.
8. Asiste a la reunión de la Comisión Técnica de acuerdo a lo establecido en el
cronograma y realiza las siguientes actividades conjuntamente con los miembros de la
comisión:
8.1. Colabora en recibir el sobre N°. 1 “Técnico y Económico Financiero” y el sobre
N°. 2 “Ofertas y Garantías” por parte de las empresas contratistas interesadas en
participar en el proceso de licitación.
8.2. Ayuda a abrir el sobre N°. 1 “Técnico y Económico Financiero” para identificar si
contiene todos los documentos requeridos.
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PROCEDIMIENTOS
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SEC:9.3.2.
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ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Licitación
8.3. Entrega el sobre N° 1 “Técnico y Económico-Financiero” a los miembros de la
Subcomisión Legal y Financiera para que evalúe y determine cuáles empresas
se ajustan a los requerimientos del pliego de licitación y el sobre N° 2 “Ofertas y
Garantías” al Director de Administración para su debida custodia.
9. Elabora acta de la reunión realizada y solicita a los miembros de la Comisión de
Licitación que estuvieron presentes que firmen dicha acta.
10. Distribuye el acta de la reunión a todos los miembros de la Comisión de Licitación.
11. Recibe de la Subcomisión Legal y Financiera los informes correspondientes al análisis
efectuado a los pliegos de licitación a fin de indicar cuáles son las empresas que
continuarán con el proceso de licitación.
12. Prepara y coordina reunión con los miembros de la Comisión de Licitación a fin de
revisar y analizar las ofertas de las empresas que licitaron.
13. Asiste a la reunión de la Comisión Técnica para la apertura del sobre N°. 2 “Ofertas y
Garantías” a fin de leer el presupuesto presentado por cada contratista.
14. Entrega el sobre a la subcomisión Técnica para que evalúe las ofertas y garantías
para determinar las empresas más acorde a las necesidades de la Institución
15. Elabora acta de la reunión realizada y solicita la firma de los miembros de la
Comisión de Licitación que estuvieron presente.
16. Distribuye el acta a los miembros de la Comisión de Licitación
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
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PROCEDIMIENTOS
CAP:9
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UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Licitación
17. Prepara y coordina reunión con los miembros de la Comisión de Licitación a fin de
analizar los informes emitidos por las subcomisiones y proponer la empresa
contratista.
18. Elabora el acta para que el Comité de Licitación presente ante el Consejo
Universitario la propuesta de la empresa contratista recomendada.
19. Recibe del Consejo Universitario fotocopia del acta sobre la decisión tomada sobre el
proceso de licitación.
20. Elabora notificación a todas las empresas contratistas que participaron en el proceso
de licitación, informando cual fue la decisión tomada por el Consejo Universitario.
21. Gestiona con el Mensajero la entrega de la notificación a las empresas contratistas, y
a los miembros de la Comisión de Licitación.
22. Recibe de la empresa contratista ganadora la documentación requerida para elaborar
el contrato.
23. Remite a Asesoría Jurídica los documentos recibidos para que elaboren el contrato.
24. Verifica en el Sistema Nacional de Registro de Contratistas que los participantes a
licitar estén inscritos en este organismo.
25. Apertura un expediente con los documentos recibidos.
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ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Licitación
LICITACIÓN SELECTIVA
Esquema General del Proceso
Dpto. de Unidad Emisora
Comisión de
Licitación
Sub comisión Técnica /
Sub comisión Económica y
Dpto. de Financiera
Realizasolicitud del
servicio / bien
ComprasRevisa los pliegos
Revisa los y elabora el
pliegos delicitación cronograma de
reuniones
Compras
Elabora Acta de Prepara informe sobrela reunión para documentación legal al apertura delicitación financiera y ofertas
Dpto. deComisión de
ComprasLicitación
Analiza Elabora Acta deinformes de las la reunión parasub comisiones considerar
informe
Normas específicas:
Consejo Dpto. de
Universitario Compras
Otorga o niega Recibe
buena pro a la documentos
empresa finales recomendada por lacomisión de licitaciones
Asesoría
Jurídica
Elaboracontrato con la contratista
1. Las áreas interesadas en que se realice algún proceso de licitación deberán presentar
todos los pliegos de licitación establecidos por la ley.
2. Todo contratista a licitar deberá estar registrado en el Sistema Nacional de Registro de
Contratista.
3. Debe elaborase un cronograma de actividades sobre el proceso de licitación a
efectuarse.
4. Toda oferta recibida por las empresas contratistas deberá ser evaluada por la Sub
comisión Técnica y la sub comisión Económica y Financiera.
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PAGINA DE: FECHA:
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:9
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UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Licitación
5. Toda reunión realizada por la Comisión Técnica deberá tener un acta de los puntos
acordados y discutidos.
6. Todas las empresas contratista que licitaron deben ser notificadas sobre la resolución
tomada por el Consejo Universitario
Descripción del Procedimiento:
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS
1. Recibe de la Facultad / Dependencia / Dirección de Administración (Unidades
Emisoras) un Oficio para solicitar el proceso de licitación anexo a la disponibilidad
presupuestaria emitida por la Dirección de Presupuesto y de los pliegos de licitación
que estipula la ley.
2. Verifica en la página web www.snc.gov.ve del Sistema Nacional de Contrataciones
que los participantes a licitar estén inscritos en el Registro Nacional de Contratistas.
3. Apertura un expediente con los documentos recibidos.
4. Elabora cronograma de licitación indicando las actividades y las fechas de inicio y
terminación que contemplan cada una de ellas.
5. Remite cronograma a los miembros de la Comisión de Licitación.
6. Elabora invitación a las empresas contratistas a participar en el proceso de licitación.
7. Gestiona con el Mensajero que entregue las invitaciones a las empresas contratistas.
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.3.2.
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UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Licitación
8. Prepara y coordina reunión con las personas miembros de la Comisión de Licitación
a fin de revisar y analizar los pliegos de licitación
9. Asiste a la reunión de la Comisión Técnica de acuerdo a lo establecido en el
cronograma y realiza las siguientes actividades conjuntamente con los miembros de la
comisión:
9.1. Colabora en recibir el sobre N°. 1 “Técnico y Económico Financiero” y el
sobre N°. 2 de las Ofertas y Garantías por parte de las empresas contratistas
interesadas en participar en el proceso de licitación.
9.2. Ayuda a abrir los sobres para identificar si contiene todos los documentos
requeridos y a leer las ofertas presentadas.
10. Elabora acta de la reunión realizada y solicita a los miembros de la Comisión de
Licitación que estuvieron presentes que firmen dicha acta.
11. Distribuye el acta de la reunión a todos los miembros de la Comisión de Licitación.
12. Recibe de la Subcomisión Técnica y de la Subcomisión Legal y Financiera los
informes correspondiente al análisis efectuado a los pliegos de licitación y a las
garantías que ofrece cada empresa participante en el proceso de licitación.
13. Prepara y coordina reunión con los miembros de la Comisión de Licitación a fin de
revisar y analizar los informes efectuados por la Subcomisión Técnica y de la
Subcomisión Legal y Financiera.
14. Asiste a la reunión de la Comisión Técnica.
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PAGINA DE: FECHA:
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Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.3.2.
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UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Licitación
15. Elabora acta de acuerdo a las decisiones tomadas por la Comisión de Licitación.
16. Distribuye a los miembros de la Comisión de Licitación el acta para que éstos lo
discutan en el Consejo Universitario y se apruebe la empresa contratista que ejecutará
el servicio o bien.
17. Recibe del Consejo Universitario fotocopia del acta sobre la decisión tomada sobre el
proceso de licitación.
18. Elabora notificación a todas las empresas contratistas que participaron en el proceso
de licitación informando cual fue la decisión tomada por el Consejo Universitario.
19. Gestiona con el Mensajero la entrega de la notificación a las empresas contratistas, y
a los miembros de la Comisión de Licitación.
20. Recibe de la empresa contratista ganadora la documentación requerida para elaborar
el contrato.
21. Remite a Asesoría Jurídica los documentos recibidos para que elaboren el contrato.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
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Archivo: 8 MANUAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVIC
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PROCEDIMIENTOS
CAP:9
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ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Licitación
LICITACIÒN ADJUDICACIÓN DIRECTA:
Esquema General del Proceso
Unidad Emisora
Realizasolicitud del
servicio / bien
Dpto. de
Compras
Recibe las cotizacionespresentadas por la empresas
Sub Comisión
técnica
Revisa y estudia
las cotizaciones y
escoge la mejor
oferta
Comisión de
licitaciones
Considerainforme técnico presentado por la sub. Comision
Dpto de compras
Elabora acta de
recomendación de buena
pro
Consejo Dpto. de Asesoría
Universitario Compras Jurídica
Otorga o niegabuena pro a laempresa Recibe Elaborarecomendada por la documentos contrato con lacomisión de finales contratistalicitaciones
Normas específicas:
1.- Las áreas interesadas en que se realice algún proceso de licitación deberán presentar
la solicitud ante la comisión de licitaciones.
2.- Todo contratista a licitar deberá estar registrado en el Sistema Nacional de Registro de
Contratista.
3.- Debe elaborase un cronograma de actividades sobre el proceso de licitación a
efectuarse.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 8 MANUAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVIC
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.3.2.
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UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Licitación
4.- Toda oferta recibida por las empresas contratistas deberá ser evaluada por la Sub
comisión Técnica.
5.- Toda reunión realizada por la Comisión Técnica deberá tener un acta de los puntos
acordados y discutidos.
6.- La empresa a la cual se le otorgue la buena pro deberá ser notificada sobre la
resolución tomada por el Consejo Universitario.
Descripción del Procedimiento:
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE
COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS
1.- Recibe de la Facultad / Dependencia /
Dirección de Administración (Unidades
Emisoras) un Oficio para solicitar el
proceso de licitación anexo a la
disponibilidad presupuestaria emitida por
la Dirección de Presupuesto.
2.- Solicita las cotizaciones para ser
evaluadas.
3.- Verifica Si las empresas a las cuales
se le solicitaron las cotizaciones están
inscritas en el sistema Nacional de
Contrataciones del Estado.
4.- Elabora cronograma de licitación
indicando las actividades y las fechas de
inicio y terminación que contemplan cada
una de ellas.
5.- Remite cronograma a los miembros
de la Comisión de Licitación.
6.- Prepara y coordina reunión con las
personas miembros de la Comisión de
Licitación a fin de revisar y analizar los
pliegos de licitación
7.- Elabora acta de la reunión realizada y
solicita a los miembros de la Comisión de
Licitación que estuvieron presentes que
firmen dicha acta.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 8 MANUAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVIC
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.3.2.
PAG.12/12
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Procedimiento
PROCEDIMIENTO : Licitación
8.- Distribuye el acta de la reunión a
todos los miembros de la Comisión de
Licitación.
9.- Recibe de la Subcomisión Técnica
informe de las ofertas evaluadas.
10.- Prepara y coordina reunión con los
miembros de la Comisión de Licitación a
fin de considerar el informe técnico
presentado por la sub. comisión técnica.
11.- Elabora acta de acuerdo a las
decisiones tomadas por la Comisión de
Licitación.
12.- Distribuye a los miembros de la
Comisión de Licitación el acta para que
estos lo discutan en el Consejo
Universitario y se apruebe la empresa
contratista que ejecutará el servicio o
bien.
13.- Recibe del Consejo Universitario
fotocopia del acta sobre la decisión
tomada sobre el proceso de
adjudicación.
14.- Elabora notificación a la empresa
contratista que participó en el proceso de
adjudicación directa informando cual fue
la decisión tomada por el Consejo
Universitario.
15.- Recibe de la empresa contratista
ganadora la documentación requerida
para elaborar el contrato.
16.- Remite a Asesoría Jurídica los
documentos recibidos para que elaboren
el contrato.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 8 MANUAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVIC
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.4.1
PAG.1/2
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UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Formularios e Instructivos
FORMULARIO: REQUISICIÒN
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 8 MANUAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVIC
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.4.1
PAG.2/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Formularios e Instructivos
FORMULARIO: REQUISICIÒN
DESCRIPCIÓN DEL FORMULARIO
CÓDIGO: Sin código
OBJETIVO: Registrar la solicitudes de bienes que requiere las dependencias de la Dirección.
PREPARACIÓN
Original: Compras
Duplicado: Archivo del Departamento
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO:Sólo para ser llenado por la Unidad Solicitante
1. NÚMERO: Indique el número correlativo por la Dependencia solicitante
2. FECHA: Día, mes y año en la cual se elabora el formulario.
DATOS DEL PEDIDO
3. UNIDAD DE MEDIDA: Forma de presentación blocks, hojas sueltas, paquetes, piezas, etc)
4. CANTIDAD: número de unidades requeridas
5. DESCRIPCIÓN: Describa el insumo o bien a solicitar
6. UNIDAD SOLICITANTE. Nombre y apellido y firma autógrafa de quien realiza la solicitud
Sólo para ser llenado por Compras
7. FONDO, UNIDAD EJECUTORA, PROGRAMA Y CUENTA DE
GASTOS:
Códigos correspondientes según Presupuesto
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 8 MANUAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVIC
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.4.2
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UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Formularios e Instructivos
FORMULARIO: Orden de Compra
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 8 MANUAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVIC
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS
CAP:9
SEC:9.4.2
PAG.2/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes yServicios
ASUNTO: Formularios e Instructivos
FORMULARIO: Orden de Compra
DESCRIPCIÓN DEL FORMULARIO
CÓDIGO: Sin código
OBJETIVO: Realizar la solicitud de compra al Proveedor seleccionado de acuerdo al
análisis de cotizaciones.
PREPARACIÓN
Original: Servicios Administrativos - movimiento contable
Duplicado: Archivo del Departamento
Triplicado: Proveedor
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO:
1. NÚMERO: Indique el número correlativo por la Dependencia solicitante
2. FECHA: Día, mes y años en la cual se elabora el formulario.
3. DATOS DEL PROVEEDOR: Nombre o Razón Social del Proveedor
4. CANTIDAD: número de unidades requeridas
5. DESCRIPCIÓN: Describa el insumo o bien a solicitar
6. CUENTA DE GASTOS: Código de correspondientes asignados según Presupuesto
7. PRECIO UNITARIO: precio del bien por unidad
8. TOTAL: monto en bolívares de multiplicar el precio unitario por la cantidad
9. SUB_TOTAL: sumatoria de todos los totales de bienes requeridos
10. IMPUESTO: monto en bolívares del impuesto por este concepto
11. TOTAL BS.: restar el monto subtotal menos el impuesto.
12. FONDO, UNIDAD EJECUTORA Y PROGRAMA: Códigos correspondientes según Presupuesto
13. FIRMAS AUTORIZADAS: firmas autógrafas del Jefe de Compras, el Director de Administración y Finanzas y del Administrador de la Unidad de Servicios Administrativos
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 8 MANUAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVIC
DEPARTAMENTO DE SEGUROS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.1.
PAG.1/3
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: Normas generalesPROCEDIMIENTO :
Normas generales
1. Debe mantenerse actualizados los expedientes administrativos patrimoniales y de
personas.
2. Debe mantenerse actualizada la data correspondiente a la Flota de Vehículos
Asegurados, e informar puntualmente a la empresa aseguradora todas las
incorporaciones y desincorporaciones en esta materia.
3. Debe mantenerse actualizada la data correspondiente al personal asegurado en
Hospitalización Cirugía y Maternidad, e informar puntualmente a la empresa
aseguradora y/o a la Administradora de Salud todas las incorporaciones y
desincorporaciones.
4. Actualizar puntualmente la data correspondiente al Seguro de Vida.
5. Debe centralizarse todos los siniestros relativos a los seguros patrimoniales y de
personas.
6. Debe declararse dentro del lapso establecido por la empresa aseguradora, los
siniestros ocurridos.
7. Debe controlarse el status de los siniestros declarados ante la empresa
aseguradora y hacerle su oportuno seguimiento.
8. Debe solicitarse a la empresa aseguradora la devolución de primas no
consumidas.
9. Debe Informarse a la empresa aseguradora sobre las inclusiones o exclusiones
del personal asegurado, bajo la Póliza de Fidelidad.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - GENERAL Y AMBULATORIOS (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.1.
PAG.2/3
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: Normas generalesPROCEDIMIENTO :
10. Debe consignarse en la Dirección de Administración y Finanzas, los originales de
las Pólizas de Seguros, para su custodia.
11. Debe informarse al personal de la UCV, mediante circulares, a través de la
Dirección de Administración y Finanzas, sobre los procedimientos administrativos,
servicios, uso de claves de ingreso para la atención y prestación de servicios
médicos para Hospitalización, Cirugía y Maternidad, plazos de espera y horarios
de atención al público.
12. Debe controlarse y tramitarse los reembolsos por siniestros de Hospitalización
Cirugía y Maternidad.
13. Debe controlarse los siniestros de los Planes Básico y Exceso de Hospitalización,
Cirugía y Maternidad.
14. Debe verificarse que los reembolsos por siniestros de Hospitalización, Cirugía y
Maternidad, y los siniestros por Gastos Médicos Ambulatorios aprobados por la
Comisión Mixta de Seguros, se corresponden con los pagados por la División de
Nómina.
15. Debe elaborarse disquete con las retenciones correspondientes a los familiares en
exceso y enviarlo para su procesamiento a la División de Nómina.
16. Debe asistir a las reuniones que efectúe la Comisión Mixta de Seguros, quien
aprueba los Gastos Médicos Ambulatorios, los reembolsos por siniestros por
Hospitalización Cirugía y Maternidad y Seguro de Vida.
17. Debe asesorar a APUFAT en materia de seguros.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - GENERAL Y AMBULATORIOS (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.1.
PAG.3/3
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: Normas generalesPROCEDIMIENTO :
18. Debe presentar trimestralmente Informe de Gestión, ante la Dirección de
Administración y Finanzas y en la Comisión Central de Seguros.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - GENERAL Y AMBULATORIOS (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.2.
PAG.1/1
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: Base LegalPROCEDIMIENTO :
Base Legal
1. Contrato Colectivo de Trabajosuscrito entre la UniversidadCentral de Venezuela y el Sindicato Nacional Asociación de Profesionales Universitarios en Funciones Administrativas y Técnicas (APUFAT).
2. Contrato Colectivo de Trabajosuscrito entre la UniversidadCentral de Venezuela y el Sindicato Único de Trabajadores Universitarios de Maracay.
3. Contrato Colectivo de Trabajosuscrito entre la UniversidadCentral de Venezuela y el Sindicato de Obreros de las Facultades de CienciasVeterinarias, Ingeniería, Agronomía y OBE Núcleo Maracay.
4. Contrato Colectivo de Trabajosuscrito entre la UniversidadCentral de Venezuela y el Sindicato de Trabajadores del Comedor Estudiantil.
5. Contrato Colectivo de Trabajosuscrito entre la UniversidadCentral de Venezuela y el Sindicato de Único deTrabajadores Universitarios de Caracas.
6. Acuerdo entre la UniversidadCentral de Venezuela y laAsociación de Empleados
Administrativos, Técnicos y de Servicio (AEA).
8. Normativas Laborales entre los Sindicatos de Trabajadores de laUniversidad Central de Venezuela y la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU).
9. Normativas de la Comisión Central de Seguros y de laComisión Mixta de Seguros.
10. Contrato Colectivo de Trabajo suscrito entre la UniversidadCentral de Venezuela y el Sindicato de Obreros de las Facultades de CienciasVeterinarias, Ingeniería, Agronomía y OBE Núcleo Maracay.
11. Contrato Colectivo de Trabajo suscrito entre la UniversidadCentral de Venezuela y el Sindicato de Trabajadores del Comedor Estudiantil.
12. Contrato Colectivo de Trabajo suscrito entre la UniversidadCentral de Venezuela y el Sindicato de Único deTrabajadores Universitarios de Caracas.
13. Acuerdo entre la Universidad Central de Venezuela y laAsociación de Empleados Administrativos, Técnicos y de Servicio (AEA).
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Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - GENERAL Y AMBULATORIOS (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.1.
PAG.1/4
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FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Gastos Médicos Ambulatorios
Normas especificas
1. Se reconoce como Gastos Médicos Ambulatorios, toda erogación efectuada por este
concepto hasta un máximo de Bs. 250.000,00 por año, tanto del titular como de cada
miembro de su grupo familiar, debidamente inscrito en el Plan de Hospitalización,
Cirugía y Maternidad. En lo concerniente a los honorarios médicos por consultas, sólo
serán reconocidos los mismos, si la especialidad médica a consultar no la prestare el
Servicio Médico de esta Institución; o si la necesidad de acudir a consulta ocurriera
fuera del horario que presta dicho Servicio Médico.
2. Para efectos de la liquidación de los siniestros ambulatorios, el Asegurado Titular y/o
familiares asegurados deben tramitar ante el Departamento de Seguros, dentro de los
treinta (30) días continuos a la fecha de ocurrencia del evento, para el Área
Metropolitana de Caracas y cuarenta y cinco (45) días para el interior del país y
consignar los documentos siguientes:
• Cédula de Identidad del Asegurado Titular (2 copias).
• Cédula de Identidad del familiar asegurado (2 copias).
• Informe Médico detallado (original y 2 copias).
• Récipes Médicos (original y 2 copias).
• Facturas desglosadas emitidas por el Centro Hospitalario, debidamente
canceladas (original y 2 copias).
• Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (original y 2 copias),
con su correspondiente Ticket de Caja.
• Exámenes (originales y 2 copias).
• Placas, si las hubiere.
• Ultimo Recibo de Pago (original y 2 copias).
• Algún otro documento emitido por la Clínica o Centro Hospitalario (original y 2
copias).
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - GENERAL Y AMBULATORIOS (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.1.
PAG.2/4
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Gastos Médicos Ambulatorios
3. Los documentos no podrán presentarse con tachaduras, enmendaduras, borrones,
anotaciones manuales o cualquier otro artificio de corrección.
4. Las facturas deben ser emitidas a favor Asegurado Titular y/o familiares asegurados,
según sea el caso.
5. Las facturas deben cumplir con las normas dictadas por la Administración Tributaria,
en lo referente a la impresión y emisión, deben contener de manera impresa el
nombre, denominación o razón social del vendedor de bienes o prestador de servicios,
Número del Registro de Información Fiscal (RIF), Número de Identificación Tributaria
(NIT) y Número de Control.
Descripción del Procedimiento
SECRETARIA - RECEPCIONISTA /
CARGO ASIGNADO
1. Recibe los documentos, revisa si
se ajustan a lo solicitado, en caso
de ser así, emite y firma:
• Constancia de Tramitación de
Gastos Médicos Ambulatorios
(original y copia).
En caso contrario, devuelve al
solicitante los documentos
informando las razones de tal
devolución.
2. Entrega al solicitante, copia de la
Planilla Constancia de
Tramitación de Gastos Médicos
Ambulatorios.
3. Entrega al Analista de Seguros
los documentos recibidos del
Solicitante.
ASISTENTE DE SEGUROS /
CARGO ASIGNADO
4. Recibe los documentos, verifica
en el Sistema la procedencia de
la solicitud.
5. Entrega al Jefe de Departamento
de Seguros, el Expediente
contentivo de los Siniestros a ser
Reembolsados.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - GENERAL Y AMBULATORIOS (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.1.
PAG.3/4
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Gastos Médicos Ambulatorios
10. Revisa y analiza el Expediente
JEFE DEL DEPARTAMENTO /
CARGO ASIGNADO
6. Recibe, revisa, y aprueba el
Expediente contentivo de los
Siniestros a ser Reembolsados y
devuelve al Analista de Seguros.
ANALISTA DE SEGUROS /
CARGO ASIGNADO
7. Prepara:
• Listado de Casos a Liquidar
(original).
• Proyecto de Acta de la
Subcomisión Técnica de
Seguros (original).
8. Entrega al Jefe de Departamento
de Seguros, Expediente, Listado
y Proyecto de Acta.
JEFE DEL DEPARTAMENTO /
CARGO ASIGNADO
9. Recibe y presenta a la
Subcomisión Técnica de Seguros.
SUBCOMISIÓN TÉCNICA DE
SEGUROS
contentivo de la liquidación, el
Listado de Casos, aprueba y
suscribe el Proyecto de Acta
(originales).
11. Presenta a la Comisión Mixta de
Seguros:
• Oficio de Remisión dirigido a la
Comisión Mixta de Seguros
AEA-UCV (original), contentivo
de:
• Listado de Casos (original).
• Acta de la Subcomisión Técnica
de Seguros (original).
• Proyecto de Acta de Casos
Gastos Médicos Ambulatorios
(original).
COMISIÓN MIXTA
DE SEGUROS
12. Recibe los documentos listados
en el paso 8, revisa y aprueba los
casos presentados y suscribe el
Acta de Casos de Gastos
Médicos Ambulatorios, devuelve
al Departamento de Seguros los
documentos listados en el paso 8.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - GENERAL Y AMBULATORIOS (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.1.
PAG.4/4
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Gastos Médicos Ambulatorios
CARGO ASIGNADO
ANALISTA DE SEGUROS / CARGO
ASIGNADO
16. Recibe los documentos listados en el paso 8.
17. Archiva los documentos del paso 8 en copias.
18. Envía a la Dirección de Planificación y Presupuesto.• Listado de Casos (copia).
• Acta de la Comisión Mixta de
Seguros de Casos Gastos
Médicos Ambulatorios (copia).
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO
16. Recibe los documentos del paso
anterior.
17. Procede al Control Presupuestario
y emite Oficio dirigido al
Departamento de Seguros, sobre la
procedencia de los montos a
liquidar por concepto de Gastos
Médicos Ambulatorios y envía.
ANALISTA DE SEGUROS /
18. Envía los documentos en original a
la Dirección de Administración y
Finanzas.
19. Envía a la División de Nómina:
• Oficio emitido por la Dirección
de Planificación y Presupuesto
(copia).
• Listado de Casos (copia).
• Acta de la Comisión Mixta de
Seguros de Casos Gastos
Médicos Ambulatorios (copia).
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS / DIVISIÓN DE NOMINA
20. Recibe y custodia, los
documentos en original relativos a
Gastos Médicos Ambulatorios.
21. Procede a los abonos en cuenta
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - GENERAL Y AMBULATORIOS (1)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.2.
PAG.1/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Transferencias de Cláusulas de HCM Docente, Profesional, Administrativo y Obrero
Normas especificas
1. Se reconoce como Transferencias de Cláusulas de HCM, a los aportes trimestrales
que la Dirección de Administración y Finanzas debe asignar a cada uno de los entes
encargados de la administración del HCM según sea el tipo de nominas, es decir
Docente (IPP), Profesional (APUFAT), Administrativo (Departamento de Seguros) y
Obrero (Departamento de Seguros). Los aportes deberán ser elaborados en función
de las asignaciones presupuestarias que la Dirección de Planificación y Presupuesto
determine para este fin.
2. Las solicitudes de cheque deberán ser elaboradas en el Departamento de Seguros los
cinco primeros días de cada trimestre, y deberán ser conformadas por el Jefe del
Departamento de Seguros y por la Directora de Administración y Finanzas.
3. Las solicitudes de cheque no podrán presentarse con tachaduras, enmendaduras,
borrones, anotaciones manuales o cualquier otro artificio de corrección.
4. El concepto de la solicitud debe aclarar que es una transferencia, la cláusula a la cual
se refiere, y el tipo de nómina que se está elaborando. Asimismo, se deberá colocar
en detalle, la imputación presupuestaria que se esté afectando.
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.2.
PAG.2/2
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Transferencias de Cláusulas de HCM Docente, Profesional, Administrativo y Obrero
Descripción del Procedimiento
SECRETARIA - RECEPCIONISTA /
CARGO ASIGNADO
Elabora las solicitudes de cheque
trimestralmente de cada uno de los tipos
de nómina (Docente, Profesional,
Administrativo y Obrero), soportando la
solicitud con el oficio entregado por la
Dirección de Planificación y Presupuesto
avalando la información presupuestaria.
Entrega al Jefe del Departamento las
solicitudes de cheque para su
conformación.
JEFE DEL DEPARTAMENTO /
CARGO ASIGNADO
Recibe y aprueba las solicitudes de
cheque y las remite a la Dirección de
Planificación y Presupuesto.
DIRECTOR DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Recibe, revisa, y aprueba las
solicitudes de cheque y las remite a
la Dirección de Administración y
Finanzas para su aprobación y
posterior envío a la Dirección de
Planificación y Presupuesto.
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO
Recibe las solicitudes de cheque del
paso anterior.
Procede al Control Presupuestario y
envía conformación a la División de
Tesorería.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS / DIVISIÓN DE
TESORERÍA
Recibe y custodia las solicitudes
aprobadas por la Dirección de
Planificación y Presupuesto.
Procede a los abonos en cuenta de las
respectivas Instituciones.
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.3.
PAG.1/8
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Seguro de HCM
Normas especificas:
HOSPITALIZACION CIRUGÍA Y MATERNIDAD
PERSONAL PROFESIONAL, ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y DE SERVICIO
Son asegurables el personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio, Activo,
Jubilado y Pensionado, sin limite de edad y sin requisito de examen previo, los cuales se
denominarán Asegurados Titulares, así como su cónyuge o con quien haga vida marital
(sin limite de edad), hijos y nietos (hasta la edad de 28 años inclusive), padres (sin limite
de edad). Para formalizar la inscripción, según sea el caso, se requiere los documentos
siguientes:
Para formalizar la inscripción del Asegurado Titular, se requiere:
• Planilla de Inscripción (original y 3 copias).• Cédula de Identidad (3 copias).• Recibo de Pago (original y 3 copias).
En caso de inscripción de cónyuge:
• Acta de Matrimonio o en su defecto Constancia de Concubinato (3 copias).• Cédula de Identidad (3 copias).
En caso de inscripción de hijo(s):
• Partida de Nacimiento (3 copias).• Cédula de Identidad (3 copias).
En caso de inscripción de padres o suegros (padre o madre):
• Partida de Nacimiento del Asegurado Titular (3 copias).• Cédula de Identidad de los padres (3 copias).
En caso de inscripción de nieto(s):
• Cédula de Identidad del nieto(s) (3 copias).• Partida de Nacimiento de los nietos (3 copias).• Partida de Nacimiento del padre o la madre (3 copias).
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - HCM (3)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.3.
PAG.2/8
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Seguro de HCM
La cobertura de Maternidad no ampara a las hijas del asegurado titular, sólo cubre a la
cónyuge o concubina.
Plazos de Espera
Todo Titular a su ingreso a la Póliza, gozará de cobertura inmediata, los familiares de los
asegurados titulares al no a aparecer inscritos en los registros iniciales estarán sometidos
a plazos de espera, determinados entre ésta Institución, la Empresa de Seguros y/o
Administradoras de Sistemas de Salud.
REEMBOLSO
En caso que el Asegurado Titular, como el resto de los familiares asegurados, no utilicen
el Sistema de Carta Aval, entran en el Sistema de Reembolso, en el cual el Asegurado
Titular o familiares asegurados efectúan todos los pagos a la Clínica o Centro Hospitalario
y posteriormente introducen la reclamación en el Departamento de Seguros, dentro de los
treinta (30) días continuos a la fecha de terminación de la hospitalización, tratamiento
hospitalario o quirúrgico para el Área Metropolitana de Caracas y sesenta (45) días para
el interior del país. Los recaudos solicitados para tal fin son los siguientes:
• Cédula de Identidad del Asegurado Titular (2 copias).• Cédula de Identidad del familiar asegurado (2 copias).• Informe Médico detallado (original y 2 copias).• Récipes Médicos (original y 2 copias).• Facturas desglosadas emitidas por el Centro Hospitalario, debidamente
canceladas (original y 2 copias).• Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (original y 2
copias), con sus correspondiente Ticket de Caja.• Exámenes (originales y 2 copias).• Placas, si las hubiere.• Ultimo Recibo de Pago (original y 2 copias).• Algún otro documentos emitido por la Clínica o Centro Hospitalario (original
y 2 copias).
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - HCM (3)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.3.
PAG.3/8
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Seguro de HCM
Concurrencia de Coberturas
En caso que el asegurado solicite la concurrencia de coberturas, o sea, cuando el
Asegurado Titular y/o cualquiera de los familiares asegurados cuenten con la cobertura
de otra empresa aseguradora, deben consignar para dicho trámite:
• Constancia de Tramitación de Reembolso (original y 2 copias).• Cédula de Identidad del Asegurado Titular (2 copias).• Cédula de Identidad del familiar asegurado (2 copias).• Informe Médico detallado (copia certificada y 2 fotocopias).• Récipes Médicos (copia certificada y 2 fotocopias).• Facturas desglosadas emitidas por el Centro Hospitalario, debidamente
canceladas (copia certificada y 2 fotocopias).• Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (copia
certificada y 2 fotocopias), con sus correspondientes Ticket de Caja.• Exámenes (copia certificada y 2 fotocopias).• Ultimo Recibo de Pago (original y 2 copias).• Algún otro documentos emitido por la Clínica o Centro Hospitalario (copia
certificada y 2 fotocopias).• Finiquito del siniestro procesado por otra empresa aseguradora
concurrente (copia certificada y 2 fotocopias).
Los documentos no podrán presentarse con tachaduras, enmendaduras, borrones,
anotaciones manuales o cualquier otro artificio de corrección.
Las facturas deben ser emitidas a favor del Asegurado Titular y/o familiares asegurados
reclamantes.
Las facturas deben cumplir con las normas dictadas por la Administración Tributaria, en lo
referente a la impresión y emisión, deben contener de manera impresa el nombre,
denominación o razón social del vendedor de bienes o prestador de servicios, Número del
Registro de Información Fiscal (RIF), Número de Identificación Tributaria (NIT) y Número
de Control.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - HCM (3)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.3.
PAG.4/8
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Seguro de HCM
GASTOS MÉDICOS AMBULATORIOS
PERSONAL OBRERO
Se reconoce como Gastos Médicos Ambulatorios, toda erogación efectuada por este
concepto hasta un máximo de Bs. 400.000,00 por año, tanto del titular como de cada
miembro de su grupo familiar, debidamente inscrito en el Plan de Hospitalización Cirugía y
Maternidad.
Para efectos de la liquidación de los siniestros ambulatorios, el Asegurado Titular y/o
familiares asegurados deben tramitar ante la empresa aseguradora, dentro de los
cuarenta y cinco (30) días continuos a la fecha de ocurrencia del evento, para el Área
Metropolitana de Caracas y sesenta (45) días para el interior del país y consignar los
documentos siguientes:
• Planilla Declaración del Siniestro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (original y 1 copia).
• Cédula de Identidad del Asegurado y/o familiares del asegurado (2 copias).• Informe Médico de egreso, detallado (original y 1 copia).• Algún examen adicional como biopsia, laboratorio o radiología (original y 1
copia).• Récipes Médicos (original y 1 copia).• Facturas desglosadas emitidas por el Centro Hospitalario, debidamente
canceladas (original y 1 copias).• Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (original y 1
copia), con sus correspondientes Ticket de Caja.• Ultimo Recibo de Pago (original y 2 copias).
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - HCM (3)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.3.
PAG.5/8
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Seguro de HCM
HOSPITALIZACIÓN CIRUGÍA Y MATERNIDAD
PERSONAL OBRERO
Son asegurables el personal Obrero Activo, Jubilado y Pensionado, sin limite de edad y
sin requisito de examen previo, a los cuales se denominarán Asegurado Titular, así como
su cónyuge o con quien haga vida marital sin limite de edad, e hijos hasta los 25 años de
edad, hasta un máximo de tres (3).
Para formalizar la inscripción del trabajador, se requiere:
• Planilla de Inscripción (original y 2 copias).• Cédula de Identidad ( 2 copias).• Recibo de Pago (2 copias).
En caso de inscripción del cónyuge:
• Acta de Matrimonio o en su defecto Constancia de Concubinato (original y2 copias).
• Cédula de Identidad (2 copias).
En caso de inscripción de hijo(s):
• Partida de Nacimiento (original y 2 copias).• Cédula de Identidad (2 copias).
La cobertura de Maternidad no ampara a las hijas del asegurado titular, sólo cubre a la
cónyuge o concubina.
Plazos de Espera
Todo Titular a su ingreso a la Póliza, gozará de cobertura inmediata, los familiares de los
asegurados titulares al no a aparecer inscritos en los registros iniciales estarán sometidos
a plazos de espera, determinados entre ésta Institución y la empresa aseguradora.
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - HCM (3)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.3.
PAG.6/8
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Seguro de HCM
Fallecimiento del Asegurado Titular
En caso de fallecimiento del Asegurado Titular, los familiares que se encuentren inscritos
para ese momento, permanecerán amparados por el resto del periodo de cobertura, y a
partir de la culminación del mismo serán dados de baja como asegurados beneficiarios;
salvo que el Asegurado Titular, fuere un jubilado o pensionado, en cuyo caso la cónyuge
pasa a ser Asegurada Titular y los hijos permanecerán como beneficiarios hasta el limite
de edad establecido en el contrato de póliza.
Dejarán de ser asegurados tanto el trabajador como su grupo familiar amparado, al
momento de que éste deje de prestar sus servicios a la UCV.
REEMBOLSOS
En caso que el Asegurado Titular, como el resto de los Asegurados (familiares
asegurados), no utilice el Sistema de Carta Aval, entra en el Sistema de Reembolso en el
cual el Asegurado efectúa todos los pagos a la Clínica o Centro Hospitalario y
posteriormente introduce la reclamación en el Departamento de Seguros, dentro de los
cuarenta y cinco (30) días continuos a la fecha de terminación de la hospitalización,
tratamiento hospitalario o quirúrgico; para el Área Metropolitana de Caracas y sesenta
(45) días para el interior del país, los recaudos solicitados para tal fin son los siguientes:
• Planilla Declaración del Siniestro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (original y 1 copia).
• Cédula de Identidad del Asegurado y/o familiares del asegurado (2 copias).• Informe Médico de egreso, detallado (original y 1 copia).• Algún examen adicional como biopsia, laboratorio o radiología (original y 1
copia).• Récipes Médicos (original y 1 copia).• Facturas desglosadas emitidas por el Centro Hospitalario, debidamente
canceladas (original y 1 copia).
PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR
PAGINA DE: FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - HCM (3)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.3.
PAG.7/8
VERSIÓN0
FECHAAbril 2005
UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Seguro de HCM
• Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (original y 1 copia), con sus correspondientes Ticket de Caja.
• Ultimo Recibo de Pago (original y 2 copias).
Concurrencia de Coberturas
En caso que el Asegurado Titular y/o familiares asegurados soliciten la concurrencia de
coberturas, o sea, cuando el Asegurado Titular y/o cualquiera de los familiares
asegurados cuenten con la cobertura de otra empresa aseguradora, deben consignar
para dicho trámite:
• Planilla Declaración de Siniestro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad -(original y 1 copia).
• Cédula de Identidad del Asegurado Titular y/o familiares asegurados (2 copias).
• Informe Médico de egreso, detallado (copia certificada y 1 copia).• Algún examen adicional como biopsia, laboratorio o radiología (copia
certificada y 1 copia).• Récipes Médicos (copia certificada y 1 copia).• Facturas desglosadas emitidas por el Centro Hospitalario, debidamente
canceladas (copia certificada y 1 copia).• Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (copia
certificada y 1 copia).• Ultimo Recibo de Pago (original y 2 copias).• Finiquito del siniestro procesado por la otra empresa aseguradora
concurrente (copia certificada y 1 copia)
Los documentos no podrán presentarse con tachaduras, enmendaduras, borrones,
anotaciones manuales o cualquier otro artificio de corrección.
Las facturas deben ser emitidas a favor del Asegurado Titular y/o familiares asegurados,
según sea el caso.
Las facturas deben cumplir con las normas dictadas por la Administración Tributaria, en lo
referente a la impresión y emisión, deben contener de manera impresa el nombre,
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Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - HCM (3)
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.3.
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denominación o razón social del vendedor de bienes o prestador de servicios, Número del
Registro de Información Fiscal (RIF), Número de Identificación Tributaria (NIT) y Número
de Control.
HOSPITALIZACION CIRUGÍA Y MATERNIDAD
SOLICITUD CARTA AVAL
PERSONAL OBRERO
En caso que el Asegurado Titular, como el resto de los familiares asegurados, utilicen el
Sistema de Carta Aval, deberán presentar los siguientes recaudos:
• Informe Médico (original y 1 copia).• Presupuesto emitido por la Clínica o Centro Hospitalario (original y 1 copia).• Cédula de Identidad de Asegurado Titular (2 copias).• Ultimo Recibo de Pago (2 copias).• Cédula de Identidad del familiar asegurado, si fuera el caso (2 copias).• Si se tratare de un menor de edad se deberá consignar Partida de Nacimiento (2
copias).• Cualquier tipo de examen que se considere necesario para la intervención
quirúrgica (2 copias).
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DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.4.
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UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Seguro de Vida
Normas especificas:
SEGURO DE VIDA
PERSONAL PROFESIONAL, ADMINISTRATIVO, TÉCNICO, DE SERVICIO Y OBRERO
Se reconocen como beneficiarios, las personas señaladas en la última actualización
efectuada por el trabajador y participaran de la indemnización en la misma proporción en
que el fallecido lo estableció, a efecto de inscripción, los documentos requeridos son los
siguientes:
• Planilla de Inscripción en el Seguro de Vida (original y 1 copia).• Cédula de Identidad del trabajador (1 copia).• Cédula de Identidad de los beneficiarios (1 copia).• Partida de Nacimiento en caso que el beneficiario sea menor de edad
(original y 1 copia).• Recibo de Pago (original y 1 copia).
Para los efectos del pago de la indemnización, los beneficiarios y/o herederos legales,
deben consignar en el Departamento de Seguros, dentro de los treinta (30) días continuos a
partir de la fecha de fallecimiento del Titular, los documentos siguientes:
• Cédula de Identidad del fallecido (2 copias).• Cédula de Identidad de los beneficiarios (2 copias).• Acta de Defunción (original y 2 copias).• Partida de Nacimiento de los beneficiarios y/o herederos legales (original y
2 copias).• En caso que algún beneficiario y/o herederos legales sea menor de edad,
autorización del Juez Competente. (original y 2 copias).• Planilla de inscripción en el Seguro de Vida del fallecido (2 copias).• Ultimo de Recibo de Pago (original y 2 copias).
En el caso que el trabajador fallecido hubiera indicado como beneficiarios a sus herederos
legales, deberán los mismos, consignar los recaudos establecidos anteriormente más el
Justificativo de Únicos y Universales Herederos.
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Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.4.
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UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Seguro de Vida
El monto total a indemnizar en caso que el fallecido sea personal Profesional,
Administrativo, Técnico y de Servicio y Obrero es de Bs. 2.000.000,00, cuando la causa
de muerte sea natural y Bs. 4.000.000,00 cuando sea accidental, siempre y cuando el
trabajador haya prestado sus servicios a tiempo completo, en caso de haber laborado a
medio tiempo las indemnización según sea el caso, se reducirán en la misma proporción.
En los casos de Invalidez Total y Permanente, el monto a indemnizar será la suma de Bs.
1.500.000,00, para el personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio, siempre
y cuando el trabajador haya prestado sus servicios a tiempo completo y previa opinión
favorable de la Comisión Mixta de Seguros, a través de una Junta Médica experta en la
materia. Este beneficio se reducirá a Bs. 750.000,00, cuando el trabajador haya prestado
sus servicios a medio tiempo. Igual indemnización se aplica para el Personal Jubilado.
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Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.5.
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UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Ramos Patrimoniales y Automóviles
Normas especificas:
RAMOS PATRIMONIALES
VEHÍCULOS
FACULTADES Y DEPENDENCIAS CENTRALES
INCORPORACIONES Y DESINCORPORACIONES
Cualquier compra de vehículos (automóvil, moto, ambulancia, autobús, entre otros) se
participará, dentro del lapso de tres (3) días continuos siguientes a la adquisición,
mediante Oficios dirigidos al Departamento de Seguros, anexando copia de la factura
emitida por el concesionario y su correspondiente Certificado de Origen, a objeto de
incorporarlo en la Flota de Vehículos Asegurados y simultáneamente debe notificarse a la
Sección de Bienes y al Departamento de Transporte, sobre tal adquisición, anexándoles
los recaudos antes indicados.
Los originales de los Certificados de Origen y/o Títulos de Propiedad de la Flota de
Vehículos de la Universidad Central de Venezuela, deben estar bajo la guardia y custodia
del Jefe del Departamento de Transporte.
Cualquier desincorporación de vehículos debe participarse dentro del lapso de tres (3)
días continuos siguientes a la desincorporación, mediante Oficios dirigidos al
Departamento de Seguros, a la Sección de Bienes y al Departamento de Transporte,
anexándoles los soportes del caso.
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Y FINANZASMANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.5.
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UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Ramos Patrimoniales y Automóviles
SINIESTROS DE VEHICULOS
En materia de siniestros, relativos al Parque Automotor, estos deben declararse, mediante
Oficio, ante el Departamento de Transporte, dentro de los siete (7) días continuos
siguientes de ocurrido el evento. En caso de tratarse de Choque o Colisión, los
documentos a ser presentados son los siguientes:
• Informe del Conductor (original y copia).• Actuaciones de Tránsito (original y copia).• Titulo de Propiedad del vehículo (copia).• Carnet de Circulación (copia).• Cédula de Identidad del conductor (2 copias).• Certificado Médico Vial, vigente (2 copias).• Licencia de conducir del conductor, vigente (2 copias).• Declaración Jurada ante Tránsito Terrestre, siempre y cuando el monto del
siniestro supere la suma de Bs. 500.000,00 (original y copia).• Planilla de Declaración del Siniestro (original y copia).
En caso de Robo o Hurto, se debe consignar:
• Informe del Conductor (original y copia).• Denuncia ante el C.I.C.P.C. (original y copia).• Carnet de Circulación (original y copia).• Trimestres cancelados hasta la fecha de la ocurrencia del siniestro (original
y copia).• Cédula de Identidad del conductor (2 copias).• Certificado Médico Vial, vigente (2 copias).• Licencia de Conducir del conductor, vigente (2 copias).• Titulo de Propiedad del vehículo (original).• Todos los juegos de llaves del vehículo.• Planilla de Declaración del Siniestro (original y copia).
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PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.5.
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UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Ramos Patrimoniales y Automóviles
RESPONSABILIDAD CIVIL GENERAL
En materia de siniestros, relativos a Responsabilidad Civil General (Daños Materiales a
Terceros - agraviado), por Robo o Hurto, el agraviado debe declararlo ante la Dirección de
Seguridad, mediante Oficio, dentro de los siete (7) días continuos siguientes de ocurrido
el evento, los documentos a presentar son los siguientes:
• Informe del agraviado sobre los hechos ocurridos (original y copia).• Denuncia ante el C.I.C.P.C. (original y copia).• Titulo de Propiedad a nombre del propietario actual (copia).• Carnet de Circulación (copia).• Trimestres cancelados hasta la fecha de la ocurrencia del siniestro (copia).• Cédula de Identidad del propietario del vehículo (2 copias), en caso de ser
casado, Cédula de Identidad del cónyuge (2 copias).• Certificado Médico Vial del propietario del vehículo, vigente (2 copias).• Licencia de Conducir, vigente del propietario del vehículo (2 copias).• Ticket de acceso al estacionamiento donde ocurrieron los hechos (original y
2 copias).• Pólizas de Seguros de Automóvil, Casco y RCV(copia), en caso de no estar
asegurado el vehículo, el propietario debe consignar comunicación donde manifieste que el vehículo siniestrado no posee seguro (original y copia).
• En caso que sobre el vehículo siniestrado, pese Reserva de Dominio, se debe consignar comunicación emitida por el ente beneficiario con indicación del saldo deudor.
• Cédula de Identidad, Licencia de Conducir y Certificado Médico Vial, vigentes, del conductor del vehículo para el momento del siniestro (2 copias).
La Dirección de Seguridad deberá, dentro del lapso de los tres (3) días continuos
siguientes contados a partir de la recepción de los documentos antes señalados,
consignarlos mediante Oficio, ante el Departamento de Seguros más el Reporte de
Novedad del personal de guardia encargado de la custodia, resguardo y protección del
lugar donde ocurrió el siniestro y el reporte del Supervisor de Guardia (original y copia).
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PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.5.
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UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Ramos Patrimoniales y Automóviles
El Departamento de Seguros enviará todos los recaudos antes señalados a la empresa
aseguradora, una vez obtenida la respuesta aprobatoria del reclamo interpuesto, se le
notificará al agraviado para que consigne en original todos los documentos referidos en
copia, más todos los juegos de llaves del vehículo objeto del siniestro.
INCENDIO Y SUS LINEAS ALIADAS
En materia de siniestros, relativos a Incendio y sus líneas aliadas (motín daños por
agua, rotura de vidrios, entre otros), estos deben declararse, mediante Oficio, ante
el Departamento de Seguros, dentro de los siete (7) días continuos siguientes de ocurrido
el evento. Adicionalmente, se debe mantener el área siniestrada aislada hasta tanto la
empresa aseguradora efectué el peritaje y ajuste de la perdida. Los documentos a ser
presentados son los siguientes:
• Informe del Vigilante de Guardia (original y copia).• Informe del Cuerpo de Bomberos que actuó en la extinción del incendio o
en cualquier otro siniestro que involucre las líneas aliadas (original y copia).
• Informe del encargado de la edificación, detallando las circunstancias relativas al siniestro (original y copia).
• Inventario de Edificaciones emitido por la Sección de Bienes (original y copia).
• Inventario de los bienes afectados (original y copia).• Facturas de los bienes afectados (original y copia).• Oficio dirigido al Departamento de Seguros, emitido por la Facultad o
Dependencia Central, reportando la ocurrencia del siniestro y consignando los recaudos antes señalados (original y copia).
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PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.5.
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UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Ramos Patrimoniales y Automóviles
RIESGOS ESPECIALES
En materia de siniestros, relativos a Riesgos Especiales (Equipos de Sonido,
Instrumentos Musicales, Vestuarios y Materiales de Escenografías, Cuadros, Obras de
Arte), Equipos Electrónicos, Equipos de Contratistas (Maquinarias y Equipos de
Construcción), Rotura de Maquinarias (Maquinas y Equipos de Artes Graficas), Robo
(Mobiliario, Enseres, Útiles, Equipos de Oficina, Mercancías Propias y/o en
Consignación), Dinero y Valores, estos deben declararse ante el Departamento de
Seguros mediante Oficio, dentro de los siete (7) días continuos siguientes de ocurrido el
evento, los documentos a ser presentados son los siguientes:
• Informe del Vigilante de Guardia (original y copia).• Informe del encargado de los bienes (original y copia).• Denuncia ante el C.I.C.P.C. (original y copia).• Inventario de los Bienes afectados (original y copia).• Facturas de los Bienes afectados (original y copia).
Para los casos de Dinero en Tránsito:
• Carta Narrativa de los hechos ocurridos emitida por la persona agraviada (original y copia).
• Cédula de Identidad, Hoja de vida y cualquier otro documento que sustente la relación laboral entre el agraviado y la UCV (original y copia).
• Informe de la Dirección de Seguridad con relación a la ocurrencia de los hechos (original y copia).
• Denuncia ante el C.I.C.P.C. (original y copia).• Relación valorada y cuantificada de la pérdida reclamada, indicando cada
una de las partidas sustraídas, así como su procedencia (original y copia).• Cualquier otro documento que solicite el Ajustador de Perdidas.
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PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.5.
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UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Ramos Patrimoniales y Automóviles
POLIZA DE FIDELIDAD
Las Facultades y Dependencias Centrales, deben notificar al Departamento de Seguros
todo ingreso o nombramiento de personal, que tenga entre sus funciones la
administración, custodia o manejo de fondos de la Universidad Central de Venezuela,
como también su egreso a objeto que el Departamento de Seguros los ingrese o excluya
de la Póliza de Fidelidad de Empleados Públicos que tiene contratada con la empresa
aseguradora. La notificación se efectuará simultáneamente al ingreso o egreso, del
personal a ser caucionado. El Departamento de Seguros enviará a la Dirección de
Auditoria Interna, copia de dicha póliza, listado de asegurados y recibo de la cancelación
de la prima correspondiente. Los documentos requeridos son los siguientes:
En caso de inclusiones:
• Planilla de Póliza de Fidelidad, debidamente llenada por la Facultad o Dependencia Central (original y 1 copia).
• Nombramiento del funcionario a caucionar (copia).• Cédula de Identidad del funcionario a caucionar (copia).
En caso de exclusiones:
• Planilla de Póliza de Fidelidad, debidamente llenada por la Facultad o Dependencia Central (original y 1 copia).
• Acta de Defunción, Carta de Renuncia, Oficio de Destitución del funcionario amparado bajo la Póliza de Fidelidad (copia).
• Cédula de Identidad del funcionario amparado bajo la Póliza de Fidelidad (copia).
En caso de siniestros, amparados por la Póliza de Fidelidad, deben declararse mediante
Oficio, ante el Departamento de Seguros, dentro de los siete (7) días continuos siguientes
de ocurrido el evento. Los documentos a ser presentados son los siguientes:
• Informe contentivo de todas las circunstancias relativas al siniestro (original y copia).
• Relación de la Perdida Reclamada (original y copia).
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PROCEDIMIENTOS
CAP:10
SEC:10.3.5.
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UNIDAD: Departamento de Seguros ASUNTO: ProcedimientoPROCEDIMIENTO : Ramos Patrimoniales y Automóviles
• Constancia de Denuncia ante el C.I.C.P.C. (original y copia).• Cédula de Identidad, Hoja de Vida y cualquier otro documento que pruebe
la relación laboral entre esta Institución y el empleado (original y copia).• Descripción de las acciones tomadas por el asegurado (UCV) contra el
empleado (original y copia).• Auditorias practicadas en relación al evento (original y copia).• Cualquier otro documento que solicite el Ajustador de Perdidas.
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