¿Mi negocio necesita una intranet? por Neiy Briceño

¿Mi negocio necesita una Intranet? Por Neiy Briceño – neiy15@hotmail.com

A continuación se definen varios conceptos Intranet

“Una Intranet es una red informática que utiliza la tecnología del Protocolo de

Internet para compartir información, sistemas operativos o servicios de

computación dentro de una organización”.

“Red informática interna de una empresa u organismo, basada en los estándares

de Internet, en la que las computadoras están conectadas a uno o varios servidores

web”.

“Una intranet es una red de computadoras similar a Internet, aunque para uso

exclusivo de una determinada organización, es decir que solamente las PC de la

empresa pueden acceder a ella”.

“Intranet es ante todo una operación de armonización y de homogenización del

conjunto de los sistemas de información o de comunicación que existen en la

empresa, bajo todas sus formas”.

En base a los conceptos leídos podemos elegir algunas palabras claves para la

construcción de un concepto propio, esas palabras son: Red, Compartir, Interno,

Exclusivo, Información, PC e Internet.

Entonces en conclusión la Intranet es: “Red Interna de una empresa u organización

donde se comparte información y servicios de uso exclusivo”.

Es un sitio Web Interno, diseñado para ser utilizado exclusivamente dentro de la

organización.

Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet, es que las Intranets son

exclusivas y la información que en ella reside tiene como objetivo asistir a los

trabajadores en la generación de valor para la empresa.

Un Sitio de Intranet dentro de una empresa facilita la disponibilidad de una gran

variedad de documentos para los empleados. Esto proporciona un acceso

centralizado y coherente a los conocimientos de la empresa.

En una Intranet se puede disponer de documentos de cualquier tipo (de texto,

imágenes, videos, sonido, etc.). Además, una Intranet puede proporcionar una

función de trabajo en grupo muy interesante. Éstas son algunas de las funciones

que puede ofrecer una Intranet:

• Acceso a la información sobre la empresa.

• Acceso a documentos técnicos.

• Motores de búsqueda para la documentación.

• Intercambio de datos entre compañeros de trabajo.

• Nómina del personal.

• Dirección de proyectos, asistencia en la toma de decisiones, agenda e

ingeniería asistida por ordenador.

• Mensajería electrónica.

• Foros de discusión, listas de distribución, chat directo.

• Video conferencia.

Ejemplo de Intranet

El fenómeno Intranet surge a partir de la experiencia exitosa de World Wide Web

en el mundo Internet. De hecho, es una proyección al interior de lo que las

organizaciones han colocado a disposición de la comunidad virtual que usa

Internet y que han visto las ventajas de contar con una interfaz única para realizar

sus procesos administrativos cotidianos.

La primera experiencia de Intranet de que se tenga noticia surge en 1992 cuando

ingenieros de Sun MicroSystems ven en el uso del Web una alternativa válida de

apoyo a la gestión de sus procesos administrativos. Posteriormente, Netscape

incursiona para indagar qué tan útil puede ser el uso de su producto Navigator

como una interfaz común para el acceso de distinto tipo de información de una

empresa, con lo que comienza a promocionar esta nueva orientación de la Web.

Diversas empresas de software dieron un paso importante encaminado al

desarrollo de sistemas para Trabajo en Grupo; Lotus, con su producto Notes, en

1995, coloca de moda el concepto de Groupware y también percibe en el Web

un entorno más imparcial y estándar sobre el cual desarrollar sus productos. Por

otra parte, Microsoft reconoce su error estratégico al no priorizar dentro de sus

planes de desarrollo la importancia de Internet y las potencialidades que ella

ofrece, por lo que cambia su estrategia y complementa sus productos para

trabajar de manera "natural" en esta red.

Finalmente Novell, adapta su producto Netware para trabajar más eficientemente

en esta línea. Esta situación, que involucró a tres grandes empresas de software

(IBM-Lotus, Microsoft y Novell) da una clara señal a otras empresas similares para

desarrollar productos y servicios orientados a la Web, pero de manera especial a

Intranet.

En la actualidad, la creación de productos para Intranet ocupa un alto porcentaje

de los recursos de investigación y de desarrollo de las empresas de software. Las

empresas ligadas al hardware, también han potenciado sus productos para

trabajar o soportar aplicaciones de Internet e Intranet. Es más, se supone que la

mitad de lo que hoy se desarrolla en ambiente Web está orientado a Intranet.

Grupo Caser Seguros

El Grupo Caser cuenta con más de 70 años de experiencia en el mercado

asegurador español, en el que opera a través de la entidad Caser: Caja de Seguros

Reunidos, Compañía de Seguros y Reaseguros. Caser obtuvo en 2009 unos

beneficios antes de impuestos de 93,4 millones de euros, lo que representa un

20% más que el año anterior. La facturación ascendió hasta los 2.398 millones de

euros en primas, un 2% más que en 2008 y la cartera de pólizas se situó en 5,2

millones.

Necesidades:

El proyecto se planteaba como una herramienta web para empleados, de hecho

se solicitaba más un portal del empleado que una Intranet propiamente dicha, lo

cual le dotaba de un valor añadido especial y de mayor riqueza.

Más de 50 centros distribuidos por toda España, más de 1.800 empleados, una

gran cantidad de información y documentos a organizar y estructurar, flujos de

permiso, facilidad de uso, y múltiples sistemas eran las premisas iniciales.

Además había que contar con un reto aún mayor: La solución debía estar

operativa y funcionando en apenas un mes y medio.

Solución:

La solución aportada por Newcomlab se basó en Microsoft SharePoint Portal

Server, la herramienta para desarrollo de portales e Intranets de Microsoft. El uso

de esta herramienta facilitó decisivamente el poder cumplir todos los requisitos

solicitados por Grupo Caser en el tiempo previsto.

El portal se estructuró por áreas de negocio, desde las que se compartimentaba

la categorización documental. Estaba dotada de flujos de aprobación, indexación

y búsqueda de contenidos, acceso a los contenidos por rangos de permisos, con

sólo autenticarse en la red del sistema, jerarquías de mantenimiento y

administradores y muchas otras funcionalidades. Todo el proyecto fue

desarrollado bajo plataforma Microsoft conectada con Microsoft Exchange Server,

como servidor de correo, sobre Directorio Activo para todo el control de usuarios,

permisos y autenticación. Por último se conectó el sistema con Web Trends para

el control de informes y estadísticas.

Beneficios:

Eficacia y conocimiento en el desarrollo de intranets fue probablemente el

principal beneficio aportado por Newcomlab. No sólo montamos el proyecto, lo

instalamos y lo dejamos funcionando con un gran éxito entre los empleados, sino

que se contribuyó decisivamente a la gestión y categorización de los contenidos,

a la formación de los usuarios y coordinadores responsables de la gestión del

proyecto y a dotar al portal de una estructura correcta y operativa.

Las cifras de participación de los empleados de Caser en la Intranet superaron en

varias veces las estimaciones más optimistas de la compañía, consiguiendo en

menos de un mes que prácticamente el 80% fueran usuarios habituales de la

herramienta.

Extraído de: http://www.newcomlab.com/default.aspx?id_seccion=925

Colegio Mount Rushmore

El Colegio Mount Rushmore es una escuela de alto prestigio que a través de su

personal docente y su estrategia educativa lleva a cabo el cumplimiento de sus

objetivos académicos.

Dentro de sus planes prioritarios se encontraba el desarrollo y lanzamiento de su

sitio de internet para poder promover la demanda y crecimiento de sus servicios

en el sector educativo.

Originalmente, el Colegio contaba con un proveedor de servicios informáticos el

cual le ofrecía a manera de “evento” el soporte y mantenimiento de su plataforma

informática y quién en un inicio le hizo una propuesta al colegio para desarrollar

su sitio de internet el cual iba a ser hospedado y administrado por el mismo.

Cuando el colegio decidió que el sitio debería ser más que solo una página

informativa y que esta debería ser más una herramienta que permitiera la

interacción de los diferentes usuarios: docentes, alumnos, padres de familia y

personal administrativo. Cristina Mancilla, Líder de Sistemas Informáticos del

colegio vio la oportunidad de revaluar el proveedor de servicio existente y decidió

buscar una solución que conjuntara todo lo requerido.

El Reto:

Tener un sitio de internet seguro que pueda administrarse por docentes y

administrativos. El alcance del sitio no se limitaba a ser un simple repositorio de

información que publicar, pero si una herramienta segura en la cual pudieran

interactuar con el personal interno y los padres de familia y visitantes.

El personal docente y administrativo consideran el sitio como una herramienta

que les apoyará en la organización y estructura de la información con la que

cuentan, así como una manera muy sencilla de estar en comunicación constante

y al día con los diferentes usuarios de éste.

La Solución:

Microsoft Windows SharePoint Services (WSS 3.0).

Al entender las necesidades expuestas por el Colegio Mount Rushmore, se

propuso una solución basada en tecnología SharePoint, ofreciendo lo siguiente:

Creación del sitio principal tipo portal, en donde se muestre la información

principal del colegio (Misión, Visión, Valores, Servicios e instalaciones).

Creación de tres micro sitios para Kínder, Primaria y Secundaria

Manejo de calendarios de eventos, Repositorio de documentos, noticias,

ligas de interés, paneles de discusión o foros, etc.

Fácil y flexible manejo del contenido del sitio / micro sitios.

Manejo de permisos.

Acceso fácil y seguro a la información registrada.

Administración y Publicación de información centralizada o por micro sitio.

El Resultado:

Facilidad, Seguridad y Productividad, con bajos costos.

La implementación de la solución de Microsoft Windows SharePoint Services (WSS

3.0) ha ayudado al Colegio a cumplir con su objetivo de contar con una

herramienta segura y que puedan administrar ellos mismos.

Mount Rushmore no solo ha podido reducir sus costos en la administración de su

sitio, adicionalmente ha brindado un servicio competitivo dentro de su ramo.

“Ahora podemos publicar, comunicar y mantener toda la información relevante

en tiempo real”, Esto hace la gran diferencia para los Padres de familia que nos

escogen como opción para educar a sus hijos” Concluyó Cristina.

Extraído de: http://www.e-people.com.mx/sharepoint/Casos%20de%20Exito/Forms/DispForm.aspx?ID=33

La petrolera CEPSA

Cepsa mejora su intranet con Sharepoint

La petrolera ha integrado la solución de Microsoft para hacer más potente y

versátil su red interna y dar más facilidades a sus empleados.

La petrolera CEPSA ha construido una nueva intranet sobre Microsoft SharePoint

2010 para poner en marcha un concepto de intranet que agrupa información,

colaboración, participación y trabajo en equipo. La idea es proporcionar a los

trabajadores un portal del empleado, optimizando la internacionalización del

grupo. Este proyecto tiene como punto de partida la necesidad que la compañía

tenía de evolucionar desde una Intranet con una visión unidireccional empresa-

empleado, de accesibilidad exclusivamente interna y con un nivel de

automatización de procesos bajo, hacia una visión colaborativa, que mejora su

eficacia, movilidad y productividad reduciendo costes.

La integración de esta plataforma única permite aunar todos los servicios desde

un solo acceso, mientras que la experiencia de usuario funciona en ambas

direcciones, es decir, todo el mundo produce contenidos y los comparte.

Asimismo, cada empleado tiene a su disposición un espacio y un perfil desde el

que puede guardar y emitir opiniones, ver las últimas actualizaciones de sus

compañeros, disponer de un blog, foros y otras herramientas de comunicación

La compañía tiene 12.000 empleados, de los que 3.500 utilizan TI y 2.800 utilizan

diariamente la intranet. “Además apostamos por el acceso desde diferentes

dispositivos y desde cualquier lugar –añade Reyes-, ya que buscábamos una

Intranet 24/7, desde la que cualquiera de nosotros pueda consultar con la máxima

seguridad su nómina, la cotización del barril de Brent, reservar una sala en

cualquier centro CEPSA en el mundo o valorar el último documento que uno de

nuestros compañeros ha cargado sobre un proyecto hace cinco minutos”.

La nueva intranet ha traído consigo un cúmulo de ventajas para la operativa

interna, desde la mejora de la eficiencia y la reducción de costes mediante

procesos electrónicos, gestión del conocimiento e integración de aplicaciones,

hasta la posibilidad de contar con un buscador universal que sirve resultados de

personas, contenidos, empresas, servicios, aplicaciones.

Extraído de: http://www.channelpartner.es/fabricantes/casos-exito/1059865001102/cepsa-mejora-intranet-sharepoint.1.html

VENTAJAS:

Costes accesible, tanto de su puesta en marcha como de uso. Es una forma

muy eficiente y económica de distribuir la información interna, sustituyendo

los medios clásicos.

Fácil ajuste y configuración a la infraestructura tecnológica de la

organización, así como gestión y manipulación. Disponible en todas las

plataformas informáticas.

Adaptación a las necesidades de diferentes niveles: empresa, departamento,

área de negocio, etc. Centraliza el acceso a la información actualizada de la

organización, al mismo tiempo que puede servir para organizar y acceder a

la información de la competencia dispuesta en internet.

Sencilla integración de multimedia.

Posibilidad de integración con las bases de datos internas de la organización.

Rápida formación del personal.

Acceso a internet, tanto al exterior, como al interior, por parte de usuarios

registrados con control de acceso.

Utilización de estándares públicos y abiertos, independientes de empresas

externas, como pueda ser TCP/IP o HTML.

Reducción de costos: Un efecto visible de una Intranet es que es una

herramienta de costos efectiva, proporciona una solución cuando las

organizaciones tiene que publicar la mayor parte de sus documentos y lo

pueden hacer a través de páginas web privadas.

Ahorro de tiempo: La Intranet puede acelerar las comunicaciones

internas más allá de las transmisiones de correos electrónicos. El tamaño

de los materiales no es problema a la hora de realizar envíos a través de

esta red, así cuando las limitantes que establecen los correos

electrónicos, que obligan a recurrir a la impresión o envíos físicos, no

se sufren con la Intranet.

DESVENTAJAS:

Diversas Intranet bien construidas tecnológicamente resulta un fracaso. Con

frecuencia vemos información desactualizada, mal gestionada por qué no

se ha elegido el vehículo apropiado o porque los boletines están inactivos.

Los aspectos de seguridad son muy importantes. Las intranets son redes

expuestas a notables riesgos de seguridad.

Poco compromiso de la Gerencia: los ejemplos de Intranet exitosos han

tenido una gerencia realmente involucrada en el proceso. Aspectos como

locación para el servidor, recursos para el proyecto, estándares

tecnológicos, desarrollo de contenido, y colaboradores externos.

Cualquier error en el manejo de estos detalles puede causar problemas

inesperados y una pérdida de la inversión.

Entrenamiento y resistencia al cambio: Un sistema perfecto puede ser

inservible si no tiene empleados bien entrenados. Se debe reservar una

buena parte del proyecto para invertirlo en el entrenamiento de los

usuarios, sin embargo, puede ocurrir que los empleados se resistan al

cambio, por ello, es importante que la empresa dedique tiempo y formación

para aquellos que no tienen una cultura tecnológica importante.

El mayor temor de los presidentes y jefes de departamento es el costo que tendrá

el implementar una Intranet en la empresa, cabe destacar que el precio de costo

dependerá de los siguientes factores:

Factor Descripción

Elementos Web

Los elementos web son: calendario, lista de usuario,

tareas, librerías de documentos, feliz cumpleaños,

banner rotativos y estáticos, eventos, galerías, noticias,

anuncios y encuestas, la mayoría de intranet requieren

de estos elementos, cada elemento demanda

configuraciones lo cual amerita tiempo y trabajo de un

consultor, entre más elementos el costo aumenta, en

algunos casos las empresas requieren elementos

personalizados y esto aumentaría el costo.

Sitios y Sub Sitios

Toda Intranet tiene un sitio Raíz o central y de este

salen varios sub sitios como: IT, Finanzas, Ventas,

Compras, Arquitectura y otros.

Cada sitio amerita su configuración y varios elementos

web, entre más sitios hay mayor esfuerzo y tiempo así

que por ende el costo aumenta.

Si la empresa requiere inicialmente el sitio principal

con varios elementos web entonces el costo y tiempo

en desarrollo es bajo.

Diseño

Se refiere al Look and Feel del sitio, en algunos caso

basta con usar los Themes y colores del propio

software, pero en otros se requiere personalizarlo

mediante programación.

El costo aumenta si el diseño es personalizado.

Flujos de Trabajo

Existe el interés de implementar flujo de procesos para

mantener el control de actividades administrativas

tales como: pago de prestaciones, solicitud de

vacaciones, pago de utilidades, solicitud de soporte

técnico, gestión de clientes, gestión de casos entre

otros.

Los flujos de trabajo funcionan con estado de

aprobación y rechazo o puede ser: Iniciado, En

progreso, resuelto y finalizado.

El costo aumentará de acuerdo a la complejidad del

flujo que se deseé.

Formularios

En mi experiencia con SharePoint siempre he notado

que los formularios web son muy requeridos por los

clientes porque permiten registrar información de

manera organizada usando interfaces atractivas, con

InfoPath se desarrollan formulario simples y

avanzados que pueden ayudar mucho los procesos

por ejemplo: Solicitud de Vacaciones, Gestión de

clientes, Gestión comercial, compras, ventas y gastos

entre otros.

Entre más formularios requiera y más avanzados sean,

más trabajo tendrá el desarrollador.

Contenido

Las imágenes, texto, video, sonido hacen parte del

contenido, si su página tiene mucha información el

tipiar y ordenar el contenido le tomara un tiempo

prudencial.

Normalmente del contenido se encarga el usuario

pero en algunos casos el consultor realiza esta tarea y

eso aumenta los costos.

Cantidad de Usuarios

La cantidad de usuario aumentará el consumo de

servicios de SharePoint y del servidor, por ende si hay

mucha demanda de la Intranet es necesario invertir

más en la potencia del servidor o incluir en la granja

varios servidores.

En Movistar Venezuela estuve en el proyecto de

Intranet, el costo de los servidores era enorme ya que

la cantidad en total eran 18 Servidores, 6 para entorno

desarrollo, 6 para entorno de prueba/test y 6 para

entorno de producción, se estimaba que los usuarios

de la intranet superaban los 10.000.

Inteligencia de Negocio

Algunas empresas requieren mostrar gráficos BI en

SharePoint y su configuración amerita un costo

considerable y tiempo.

Adiestramiento

Personalmente pienso que es una etapa muy

importante, ya que se desea que el cliente tenga

personal capacitado para administrar y gestionar los

futuros requerimientos de la empresa.

En algunos casos el adiestramiento está incluido en los

contratos de adquisición de Software de Intranet.

Otros Horas extras de consultoría por diferentes motivos.

El costo se convierte en inversión

Implementar una Intranet puede ser muy costoso o poco costoso, todo

dependerá de sus alcances y requerimientos, pero de igual manera es un costo

que muchas empresas no están dispuestas a pagar, claro podemos seguir usando

los métodos tradicionales pero obtendremos los mismos resultados; lo importante

aquí es responder las siguientes preguntas con sinceridad:

¿Cómo se encuentra el tiempo de respuesta de cada área de la empresa?

¿La comunicación en su negocio es efectiva?

¿Existe armonización entre las distintas áreas o departamentos?

¿Dónde se están guardando los documentos? ¿Existe control de versiones?

¿Quién puede acceder a esos documentos? ¿Todos los usuarios?

¿Se filtra la información dependiendo de cada departamento?

¿Los documentos y archivos de su empresa están seguros?

¿Puede encontrar un experto en algún área, documentos, archivos,

comentario con tan solo un Click?

¿Los flujos de trabajo o de negocio se ejecutan a cabalidad?

¿Los empleados colaboran entre ellos? ¿Existe el concepto de trabajo en

equipo en su negocio?

¿La colaboración entre distintas áreas es eficiente?

¿Existe un historial de las operaciones en su negocio?

Si las respuestas dan claras evidencias de que existen carencias en su negocio,

entonces usted necesita una Intranet.

Recomendaciones:

Implementar el proyecto de Intranet por fases.

Definir personal encargado de administrar la Intranet con el propósito de ser

adiestrados en la herramienta.

Adquirir un software completo para el desarrollo de la Intranet.

Definir permisos y grupo de usuario dependiendo de las Áreas donde la-

Definir con anticipación los detalle de cada fase de desarrollo de la Intranet.

Personal a contratar (En algunos casos)

Tipo de Labor Descripción

Programador/ Desarrollador

Encargado de personalizar funciones de la Intra-

net con el objetivo de suplir las necesidades del

cliente.

Con conocimiento de lenguajes de programa-

ción orientados a Web.

No es indispensable

Diseñador

Se encargará de mejorar el look and Feel de la

Intranet y el Themes en general.

Con conocimiento CSS, HTML5, Java Script, Pho-

toshop e Ilustrator.

No es indispensable

Consultor IT

Persona encargada de instalar, configurar e im-

plementar la Intranet y todo lo referente a la In-

fraestructura del sistema (Topología, Arquitec-

tura y Servidores)

Es necesario

Costo por Horas

Nivel del Consultor Costo por horas

Consultor Junior 10 $ / por Hora – 20 $/ por Hora

El costo puede variar

Consultor Senior 20 $ / por Hora – 50 $/ por Hora

Consultor Master 50 $ / por Hora – 150 $/ por Hora

Tipo de Intranet Descripción

Intranet Informativa

Portal web netamente informativo donde se realizan

anuncios sobre la empresa, se publican noticias y

documentos de interés de la organización.

Intranet Colabora-

tiva/Trabajo en Equipo

Portal de Intranet dirigido a la colaboración entre

equipos de trabajo, departamentos y áreas de la or-

ganización.

Intercambio de documentos, Cheking y Check Out,

edición simultánea, permite el trabajo organizado,

manejo de versiones y flujos de trabajos.

Intranet Sociables

Permite el trabajo en equipo y la colaboración de

contenido entre varios departamento; todo en un

ámbito de comunidad.

Se Comparten documentos, archivo e imágenes, fo-

ros, chat, muro de publicaciones con opciones de

comenta y nombrar personas, blog, etiquetas, se-

guidores y seguir a personas.

Intranet Flujos de trabajo

Intranet con el objetivo de automatizar funciones del

negocio, para eso se desarrollan flujos de trabajo

para distintas actividades como: solicitud de vaca-

ciones, aprobación de presupuesto, publicación de

marketing, solicitud de prestaciones entre otros.

Intranet contenido y regis-

Intranet con un fin de crear historiales de cada regis-

tro, documento o archivos mediante el versiona-

miento de cambios.

Muchas empresas utilizan este tipo de Intranet como

base de datos de registros con el fin de mantener la

seguridad, filtrar por audiencia y grupo de personas.

Intranet Repositorio de

Documentos

Tiene un fin específico; servir de repositorio, los

usuarios suben documentos y archivo de manera or-

ganizada en cada carpeta por categoría, empresa,

status, departamento y otros campos.

Permite control acceso, mantener versión de cam-

bios, edición simultánea, checking y check out.

Intranet por departa-

Portales Web por departamento, con diferentes fun-

ciones, flujos de trabajos, formularios, elementos

web, librerías de documentos y archivos totalmente

dirigidos al departamento.

Intranet Departamento IT

Intranet Departamento RRHH

Intranet Departamento Ventas

Teniendo la necesidad de implementar una Intranet en nuestro negocio, se re-

quieren algunos elementos esenciales para hacer una Intranet.

Infraestructura de Hardware y Software

Sabiendo los requerimientos de la empresa debemos crear la plataforma de hard-

ware y software que nos permita implementar la intranet; referente a la topología

de instalación.

Es necesario contratar un consultor experto que nos ayude a diseñar la mejor

arquitectura que supla nuestra necesidad.

Además de la arquitectura de la Intranet se debe definir el hardware y software

que el usuario debe tener para usar la Intranet ejemplo: Navegador, conexión,

permiso, PC y otras aplicaciones como Office.

Aplicaciones Externas

Definir qué aplicaciones se conectarán a nuestra Intranet ya sea para consultar

contenido o subir contenido Ejemplo: OneDrive, Google Drive, Office, SharePoint

Designer, InfoPath, LibreOffice entre otras.

Contenido (Organizado)

El contenido es lo más importante para el usuario y es en si el propósito final,

entonces debemos definir todo el contenido que deseamos publicar por seccio-

nes, paginas, sitios y sub sitios, librerías de documentos y archivos, listas y galerías.

Seguridad y Acceso

¿Quién puede ver la información? ¿Cómo se filtrará? Control de acceso de usuario

a ciertos sitios limitados, todo lo referente a la seguridad, los accesos y permisos

se debe planificar antes de comenzar la Intranet.

Áreas de la Intranet

Es necesario definir las áreas de trabajo de la Intranet, ejemplo:

Área General: contiene información de uso general, eventos, noticias y documen-

tos para todos los usuarios.

Área RRHH: Los usuarios pueden solicitar requerimientos como: préstamos, utili-

dades, vacaciones, asensos laborales, postulaciones de vacantes entre otros.

Área Administrativa de RRHH: Los gerentes de RRHH gestionan las solicitudes de

los empleados desde un back office.

Área de Ventas: Los usuarios registran cotizaciones, ventas, nuevos clientes y ob-

servan mediante un gráfico BI los resultados de cada campaña.

Área de Finanzas: Resultados en gráficos de inteligencia de negocio y flujos de

trabajo.

Área de Marketing: Documentos, gráficos, registros de campañas, investigación

de mercado, publicidad y promoción.

Cada Área en la Intranet representa un Sitio con librerías de documentos, galerías,

listas, formularios y permisos de acceso exclusivo.

Un ejemplo a continuación:

Recomendaciones para hacer una Intranet

1. Definir el requerimiento inicial del proyecto (primera fase).

2. Definir cantidad de usuarios de la Intranet.

3. Definir permisos y grupos de usuarios por área en la Intranet.

4. Definir contenido por cada Área.

5. Crear un Árbol de Sitios Intranet.

6. Definir elementos web por cada Sitio.

7. Definir Software y Hardware de Intranet.

8. Definir personal encargado de publicar información, redactar y crear.

9. Definir personal administrativo de Intranet.

10. Comunicar a la organización el nuevo proyecto Intranet y gestionar una cul-

tura colaborativas en los empleados.

Nota: En mi experiencia personal he notado que lo más difícil al momento de im-

plementar una Intranet es culturizar a los empleados de las ventajas y beneficios

de un portal Intranet.

El tiempo dependerá de las premisas indicadas en el Capítulo 7 ¿Cómo hacer una

Intranet? donde cada organización necesita definir elementos esenciales para

hacer una Intranet; definir estas premisas automáticamente reducirá el tiempo de

desarrollo del sitio Intranet.

Todo proyecto comienza con una fase básica inicial, por lo general puede ser

configuración del Sitio principal o sitio del departamento incluido elementos web

no personalizados.

Fase Descripción Duración en Horas

Sitio Intranet General

Portal informativo de uso

general para los

empleados con anuncios,

noticias, calendario e

imágenes de evento

internos y librería de

documentos de la

organización.

15 Horas

Nota: La duración no

incluye fase preliminar

No incluye

personalizaciones en

código.

de levantamiento de

información ni propuesta

final.

El entorno del sistema se

da por instalado.

Sitio Departamento de

Ventas

Portal con librerías de

documentos:

Cotizaciones, campañas,

servicios y productos,

también tiene lista de

proveedores, clientes,

productos.

Con formulario para

gestionar la ventas y

clientes.

Y flujo de aprobación de

cotización para ventas.

No incluye

código.

25 Horas

de levantamiento de

final.

da por instalado.

Sitio Intranet RRHH

El Sitio contiene 4

formularios de solicitud

de: Vacaciones, Permisos,

Prestaciones,

Capacitación, con 4 flujos

de trabajo, envió de

correo, librería de

documento RRHH.

No incluye

código.

25 Horas

de levantamiento de

final.

da por instalado.

Sitio RRHH Simple

Informativa

Portal informativo de uso

general para los

empleados con anuncios,

noticias, calendario e

imágenes de evento

internos y librería de

documentos.

No incluye

código.

15 Horas

de levantamiento de

final.

da por instalado.

Ejemplo de Proyecto de Intranet Gestión de Clientes (44 Horas)

Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Nombres de los re-

cursos

Intranet CRM (Gestión de

Clientes) 7,38 días

08/12/14

17/12/14

Lista de Clientes 1 hora lun

08/12/14

08/12/14 Neiy Briceno

Lista de Productos 1 hora lun

08/12/14

Lista de Campañas 1 hora lun

08/12/14

Lista de Cotizaciones 1 hora lun

08/12/14

Lista de Gestiones (His-

torial Cliente) 1 hora

08/12/14

Formularios de Clientes 1 hora lun

08/12/14

Formulario de campa-

ñas 1 hora

08/12/14

Formularios de Pro-

ductos 1 hora

08/12/14

Formulario de Cotiza-

ciones 1 hora

09/12/14

Formulario de Gestión

de Clientes 1 hora

09/12/14

Flujo de Trabajo Apro-

bación Cotización 6 horas

10/12/14

Flujo de Gestión de

clientes 6 horas

11/12/14 jue 11/12/14 Neiy Briceno

Vista Administrativa de

clientes 2 horas

11/12/14 jue 11/12/14 Neiy Briceno

Vista de Gestiones 2 horas vie

12/12/14 vie 12/12/14 Neiy Briceno

Gráfico BI Ventas 6 horas lun

15/12/14

Gráfico BI productos 3 horas mar

16/12/14

Gráfico BI Clientes 4 horas mar

16/12/14

Gráfico de Campañas 3 horas mié

17/12/14

Gráfico de Tendencias

Mercado 2 horas

17/12/14

¿Por qué un Software?

Al momento de implementar una Intranet en nuestro negocio tenemos dos

caminos: Desarrollar desde cero o utilizar un Software configurable. Muchas

empresas desarrollan su Intranet; el desarrollo abarca cuantioso tiempo y costos

financieros, sin embargo tiene ventajas únicas: es totalmente personalizable,

completamente adaptada a las

necesidades de la empresa y

no necesita pago de licencia.

Ventajas de Desarrollar desde

cero la Intranet

Adaptada a necesidades

específicas de la empresa.

Personalizable en cualquier

momento.

No se paga licencias.

Desventajas de Desarrollar desde cero la Intranet

Grandes costos en desarrollo.

Excesivo tiempo en desarrollo.

No es seguro.

No usa Standares mundiales.

El otro camino es implementar un Software que nos crea automáticamente una

Intranet de manera rápida y económica, la desventaja principal es que no es

personalizable como lo deseamos, sin embargo a veces basta con una excelente

configuración para que nuestra Intranet esté lista para la empresa.

Ventajas de usar Software

Reducción considerable de

Tiempo.

Menor costo de

implementación.

Funciones Avanzadas.

Plantillas profesionales.

Mayor seguridad.

Uso de Standars profesional.

Desventajas de usar Software

Personalización limitada.

En algunos casos se debe pagar por licencia.

Comparación entre los software más usados para el desarrollo de Intranet

Alfresco

Es la plataforma de

código abierto para la

colaboración y gestión

de documentos críticos

para la empresa. Al

automatizar los procesos

empresariales que

utilizan muchos

documentos y permitir la colaboración a gran escala.

Extraido de: http://www.alfresco.com/es/enterprise-content-platform-alfresco-one

Lotus Connection

Es una plataforma de software social líder mediante la cual su organización puede

conectar con las

personas adecuadas,

acelerar la innovación y

generar resultados. Esta

plataforma integrada y

altamente segura

permite a las personas

conectar con redes de

expertos en el contexto

de procesos de negocio

importantes. Todos podrán actuar con confianza y así anticiparse y responder a

las oportunidades emergentes.

Extraído de: http://www-03.ibm.com/software/products/es/conn

Oracle Beehive

Producto creado para satisfacer las necesidades de comunicación y colaboración

de los espacios de trabajo actuales. Utilice las herramientas integradas de Beehive,

como conferencias, mensajería instantánea, correo electrónico, agenda y espacios

de trabajo de equipo,

para intercambiar y

compartir información de

forma eficaz.

Extraído de:

https://stbeehive.oracle.com/bcentral/

Google Site

Esta aplicación permite crear un sitio web o una intranet de una forma tan sencilla

como editar un documento.

Con Google Sites los usuarios

pueden reunir en un único

lugar y de una forma rápida

información variada,

incluidos vídeos, calendarios,

presentaciones, archivos

adjuntos y texto. Además,

permite compartir

información con facilidad para verla y compartirla con un grupo reducido de

colaboradores o con toda su organización, o con todo el mundo.

Extraído de: https://www.google.com/intx/es-

419/work/apps/business/products/sites/?utm_medium=cpc&utm_source=google&utm_campaign=spla-smb-apps-

bkws&utm_term=google%2Bsite

SharePoint Server 2013

Las organizaciones usan SharePoint para crear sitios web. Se puede usar como

un lugar seguro donde almacenar, organizar y compartir información desde

prácticamente cualquier dispositivo, así como acceder a ella. Lo que necesita es

un explorador web, como Internet Explorer, Chrome o Firefox.

Productos y descargas de SharePoint

SharePoint Online Un servicio para empresas de todos los tamaños

basado en la nube que se hospeda en Microsoft. En lugar de instalar e im-

plementar SharePoint Server de forma local, ahora cualquier empresa tiene

la posibilidad de suscribirse a un plan de Office 365 o al servicio indepen-

diente de SharePoint Online, y permitir a sus empleados crear sitios para

compartir documentos e información con compañeros, socios y clientes.

SharePoint Foundation La tecnología subyacente de todos los sitios de

SharePoint. SharePoint Foundation, denominado Windows Windows Share-

Point Services en versiones anteriores, está disponible de manera gratuita

para su implementación de forma local. Puede usar SharePoint Foundation

para crear rápidamente muchos tipos de sitios en los que puede colaborar

en páginas web, documentos, listas, calendarios y datos.

SharePoint Server Las organizaciones pueden implementar y administrar

SharePoint Server de forma local. Incluye todas las características de Share-

Point Foundation y otras características y funciones, como la administración

de contenido empresarial, la inteligencia empresarial, el motor de búsqueda

Enterprise Search, sitios personales y el suministro de noticias.

SharePoint Designer 2013 Un programa gratuito para crear soluciones

potentes para el flujo de trabajo y editar el tipo de contenido externo para

una solución de datos externos basada en los Servicios de conectividad em-

presarial.

Más información sobre SharePoint:

https://sites.google.com/site/todosharepoint/que-es-sharepoint-2013

Las cosas con SharePoint son mucho más fácil, su interfaz está diseñada

especialmente para usuarios comunes, crear un sitio de Intranet no amerita

conocimientos avanzados, con tan solo dos Click ya tenemos un sitio creado.

Crear un Sitio en SharePoint es más fácil

Podemos crear sitios por departamentos o áreas, cada sitio contiene contenido

distinto, bibliotecas de documentos, galerías, eventos, calendarios, notificaciones

o anuncios.

Con SharePoint podemos cambiar el aspecto de nuestro sitio, logo, descripción

de sitio.

Podemos cambiar de color de sitio, fondo, diseño y fuente (fácil)

Cambiar el logo con un click!

Crear permisos de seguridad y grupos de usuarios es más fácil

Los usuarios podrán crear nuevos niveles de permisos, modificar y eliminar, esto

permitirá restringir el acceso de los usuario a cada Área de la Intranet un ejemplo

sería los usuario de IT no podrán acceder al sitio de Ventas, pero los de Ventas si

podrán solicitar requerimiento de soporte en el sitio de IT.

Crear Biblioteca de Documentos para nuestro sitio

Seleccionamos “Biblioteca de documentos” y tenemos lista nuestro repositorio,

con opciones de sincronización ONEDRIVE, versiones, checking y checkout.

Agregar diferentes Aplicaciones al sitio

Las lista de aplicaciones que puedes agregar al sitio es larga va desde: Listas,

librerías de documentos, tareas, librería de formularios, galería, encuestas,

contactos, proyectos, link, anuncios, foros, seguimiento de tarea, calendario, lista

de datos externos, lista de hoja de cálculo entre otros.

SharePoint Foundation 2013 es gratuito

La versión de SharePoint Foundation 2013 es gratuita y no requiere pago de li-

cencias, ofrece herramientas de colaboración de contenido y trabajo en grupo, su

integración con Email, flujo de trabajo y datos externos lo hace una herramienta

completa, perfecta para el intercambio de información entre los departamentos.

SharePoint Server 2013 (Mayor rapidez y mayor productividad)

Con SharePoint Server maximiza la capacidad de la Intranet y crea un sitio BI,

comparte y gestiona información con todos los integrantes de la organización,

encuentra imágenes, archivo y perfiles de usuarios por medio de la búsqueda

empresarial.

SharePoint Online (Reduce tus costos de Intranet)

Esta versión de SharePoint introduce nuevas maneras de compartir su trabajo y

trabajar con otras personas, organizar los proyectos y los equipos, además de

descubrir personas e información.

Ponga las características sociales a trabajar

Comparta ideas, descubra respuestas y realice un seguimiento del trabajo de sus

compañeros con las nuevas características sociales a través de SharePoint.

Comparta sus cosas

Publique contenido en SharePoint desde cualquier aplicación de Office y

comparta con personas de dentro y de fuera de su organización en unos cuantos

clics.

Lleve SharePoint cuando esté afuera

Comparta documentos, actualice su fuente de actividad y manténgase en

contacto con sus compañeros desde el teléfono móvil o la tableta.

Mantenga un seguimiento de los proyectos

Organice los proyectos y las tareas para ver mejor las próximas entregas en

SharePoint, Outlook y Microsoft Project.

Mantenga el equipo conectado

Configure un nuevo sitio de grupo en cuestión de minutos, haga un seguimiento

de las notas de reuniones y coloque todo el correo electrónico y los documentos

de su equipo en un lugar.

Almacene y sincronice los documentos

Sincronice el contenido de SharePoint en su escritorio con SkyDrive Pro, de modo

que los documentos estén a tan solo un clic, incluso si está desconectado.

Información extraída de la página oficial: http://office.microsoft.com/es-

mx/sharepoint/

Página Oficial: http://office.microsoft.com/es-mx/sharepoint/

Página Oficial Office 365: http://office.microsoft.com/es-mx/business/que-es-of-

fice-365-para-empresas-FX102997580.aspx

Consultar página oficial: https://sites.google.com/site/todosharepoint/contacto-

profesional-neiy-darry-briceno-rodriguez-sharepoint

Referencia

Gretter, G. (2011). ¿Qué es una Intranet?, Diciembre 16, 2011, de GRUPO

INNOVA Sitio web:

http://www.innovaportal.com/innovaportal/v/75/1/innova.front/que_es_una

_intranet

Lafrance, J. (2001). Intranet Ilustrada. Montevideo, Uruguay: Trilce.

Alonso, J. (2006). La Intranet como Herramienta para las Comunicaciones

Corporativas Caso Warner Channel. Caracas, Venezuela: UCV.

Estrella, R. (2008). Historia de las Intranets, Octubre 11, 2008, Tecnología de

la Internet Blog personal:

http://tecnologiadelainternet.blogspot.com/2008/10/historia-de-las-

intranets.html

¿Mi negocio necesita una intranet? por Neiy Briceño

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