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José Galdos Gómez
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5.1. PARÁMETROS PARA EL CONTROL DEL
MANTENIMIENTO
Aquellos indicadores que nos permiten medir diversos
aspectos del desarrollo del mantenimiento e denominan
parámetros o índices.
Estos parámetros son:
5.1.1: EL RENDIMIENTO
El rendimiento es la medida de cuan bien el
departamento, grupo o persona esta desempeñando en
comparación con el estándar de trabajo.
Ejemplo: Estándar de trabajo : 6 horas
Tiempo contabilizado : 12 horas
Retrasos : 3 horas
Tiempo trabajado : 9 horas
RENDIMIENTO =
ESTANDARDETRABAJOTIEMPOTRABAJADO
=67 %
5.1.2 UTILIZACIÓN
1.
Control del Mantenimiento
La utilización mide el porcentaje de tiempo trabajado por el
departamento, grupo o persona.
Ejemplo: Estándar de trabajo : 6 horas
Tiempo contabilizado : 12 horas
Retrasos : 03 horas
Tiempo trabajado : 09 horas
UTILIZACION= TIEMPO .TRABAJADOTIEMPO . CONTABILIZADO
=75 %
5.1.3 PRODUCTIVIDAD O EFECTIVIDAD
La productividad es la medida de cuan bien el departamento,
grupo o persona se esta desempeñando en total en comparación
con el estándar de trabajo.
Ejemplo: Estándar de trabajo : 006 horas
Tiempo contabilizado : 12 horas
Retrasos : 03 horas
Tiempo trabajado : 09 horas
También se pude calcular la, productividad o efectividad como:
2.
José Galdos Gómez
PRODUCTIVIDAD = RENDIMIENTO X UTILIZACION
Para el caso tenemos
PRODUCTIVIDAD = 0,67 x 0,75 = 0,50 = 50%
Para la toma de datos es necesario contar con un formato que
permita obtener rápidamente la información mencionada en los
ejemplos anteriores. en las fig. 5.1 y 5.2 se muestran dos
ejemplos.
Otros indicadores importantes por área y en total son:
Trabajos pendientes
Distribución de horas:
1. Por clase de trabajo
2. Por prioridad
3. Improductivas (por motivo de retraso)
Alcance planificada
Horas extraordinarias
1.
Control del Mantenimiento
TABLA Nº 5.1: FICHA DE TIEMPO DIARIO
NOMBRE # DE TARJETA FECHA: CUADRILLA #: DOCUMENTO:
Numero de
OT
Hr Horas de retraso por código Códigos de retraso
Espera de:
1. Transporte
2. Material
3. Herramientas
4. Producción
5. Instrucción
6. Autorización
7. Cambio de trabajo urgente
8. Otros.
Cod Hrs Cod Hrs Cod Hrs Cod Hrs
TOTAL DE HRS: `FICHA DE TIEMPO DIARIA SUPERVISOR
1.
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TABLA Nº 5.2: FICHA DE DISTRIBUCION DE TIEMPO DIARIO
NOMBRE OCUPACION # TARJETA SEMANA DIA
CODIGO DE
RETRASOS
DPTO CUENTA # OT TIEMPO HORAS DE RETRASO (CODIGO)
1.Otros obreros
2.Producción
3.Materiales
4.Instrucciones
5.Transporte
6.Camb. Trab.
urgente.
7.Refrigerio
8.Otros
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
TOTAL DE HORAS
2.
Control del Mantenimiento
5.2: SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES
Los informes de control deben ser:
Distribuidos oportunamente
Revisados inmediatamente
Discutidos entre niveles administrativos de acuerdo con
las responsabilidades
TIPOS DE INFORMES
a. Para el gerente de mantenimiento:
Rendimiento
Retrasos
Productividad
Trabajo pendiente
Horas extraordinarias
Costo por hora estándar.
b. Para el planificador de mantenimiento
Alcances
c. Para el usuario de mantenimiento
Trabajo de emergencia
Trabajo de alta prioridad
Costo por horas estándar.
Horas extraordinarias.
1.
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INFORME DE TRABAJO PENDIENTE SEMANAL
ESPECIALIDAD _____________________ FECHA___________________
CAPATAZ______________________ SEMANA DE TERMINO________
TRABAJOS PENDIENTES HORAS
TRABAJOS LISTOS PARA INICIARSE ____
TRABJOS ESPERANDO MATERIAL ____
TRABAJOS ESPERANDO TIEMPO DE PARADA ____
TRABAJOS ESPERANDO OTRAS ESPECIALIADES____
TOTAL (HORAS) _____
CALCULOS
A. HORAS TOTALES DISPONIBLES(___ HOMBRESX8X5) ________
B. VACACIONES TOTALES EN HORAS = _____
C. % DE AUSENTISMO EN HORAS SEMANALES = _____
D. HORAS ASIGNADAS A LAS OT DE MP = _____
E. HORAS ASIGNADAS A TRABAJOS DE EMERGENCIA = ___
F. HORAS NO DISPONIBLES PARA PROGRAMACION
(B + C + D + E) = ____
G. HORAS DISPONIBLES PARA PROGRAMACION (A-F) = ____
(REDUCIENDO EL TRABAJO PENDIENTE)
(HRS TOTALES DE TRABAJO PENDIENTE)
TRABAJO PENDIENTE = __________________________________________
TOTAL EN SEMANAS HORAS DISPONIBLES
TRABAJO PENDIENTE = ______________________ SEMANAS TOTAL EN SEMANAS
2.
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5.3. EVALUACIÓN DE MANTENIMIENTO
La evaluación del mantenimiento involucra un conocimiento
profundo de la situación actual del procedimiento y de los
resultados obtenidos, para poder establecer su potencial de
mejoramiento real.
5.3.1: SITUACIÓN ACTUAL
Para averiguar la situación actual es necesario investigar:
a. La organización
b. El sistema de ordenes de trabajo
c. La planificación y el sistema de programación.
d. El seguimiento de trabajo.
e. Los informes de control de gestión.
f. El mantenimiento preventivo / predictivo.
g. La productividad.
a. La organización
Para investigar como se encuentra la organización del
mantenimiento es necesario:
1. El organigrama de la empresa
2. Los niveles administrativos.
3. La función de planificación
2.
Control del Mantenimiento
4. La función de mantenimiento preventivo.
5. El margen de control.
6. Las posiciones de alivio.
7. El respaldo administrativo.
8. La dotación de personal.
b. El sistema de órdenes de trabajo (OT)
La revisión del sistema de ordenes de trabajo abarca:
1. El formulario de OT.
2. La calidad de las solicitudes de trabajo.
3. El sistema de prioridades.
4. El flujo de las ordenes de trabajo.
5. Los procedimientos de emergencia.
6. Quien se hace responsable por la calidad de trabajo.3
7. La presentación de informes sobre uso de tiempo contra
OT.
8. La presentación de informes sobre retrasos contra OT.
c. Planificación y programación.
La investigación sobre planificación y programación abarca.
1. La planificación de mano de obre.
2. La planificación del material.
3. Los procedimientos de planificación.
4. El trabajo planificado.
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5. El trabajo pendiente.
6. La planificación del tiempo sobre la base de:
Estimaciones
Experiencia anterior
Estándares de tiempo calculado
7. La programación de la mano de obra.
8. La programación de personal.
9. La programación del equipo de apoyo.
10.Los procedimientos de programación.
11.El personal involucrado en la programación.
12.La frecuencia del esfuerzo de la programación.
Diaria
Semanal.
13. Los programas de paralización.
d. Seguimiento del trabajo.
Aquí se observa:
1. La asignación de cuadrillas a los trabajos.
Proyectados
No proyectados
Emergencias.
1. La dotación de personal que determina
Las asignaciones
Las pautas.
2.
Control del Mantenimiento
2. La efectividad del supervisor, si:
Depende de los técnicos de mantenimiento para la
calidad de trabajo
No necesita revisar el trabajo
Revisa algunos trabajos en curso
Revisa la mayor parte de los trabajos en curso
Revisa todos los trabajos en curso
3. Relación entre los especialistas.
e. El mantenimiento preventivo (MP)
Aquí se investiga:
1. La filosofía o compromiso para realizarlo
2. La posición a cargo del MP
3. Los inspectores del MP
4. Las especializadas involucradas
5. El nivel alcanzado de mantenimiento predictivo
6. La condición de las rutas de MP (desarrollo)
7. La ejecución de las rutas de MP
8. Las OT emitidas por MP (%)
9. El llenado de tarjetas de MP
10.Los registros históricos almacenados.
f. Los informes de control de gestión
Nos debemos preguntar:
1.
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1. Cuantos informes se emiten
2. Que tipos de informes se emiten
3. Con que frecuencia se emiten
4. Están los informes actualizados
5. Son los informes validos
6. Se distribuyen a tiempo
7. Son los informes revisados por:
El gerente
El supervisor
Otros
8. Los informes se discuten entre:
El gerente y el superintendente
El superintendente y el supervisor
Otros.
9. La gerencia basa sus decisiones en los informes de
control emitidos tales como:
Dotación de personal por área
Horas extraordinarias
Trabajo de terceros
g. Evaluación de la Productividad.
Se debe revisar el estado actual y el potencial de mejora de:
2.
Control del Mantenimiento
1. La utilización
2. Los métodos
3. El rendimiento
4. La productividad
5.3.2: REDUCIR GASTOS DE MANTENIMIENTO
El estirar el presupuesto o reducir los costos ya no solo
constituyen hechos importantes, sino que conforman un estilo
de vida. Lo que se hizo bien el año pasado debe hacerse mejor
este año. A pesar de los denodados esfuerzos por reducir los
costos generales, se requiere constantemente de ideas mejoradas
o variaciones de los procedimientos establecidos. Es esta
presentación hemos vuelto los conceptos básicos de
productividad para establecer cuales deben ser los gastos por
mantenimiento y como pueden reducirse los costos actuales de
mantenimiento y como pueden reducirse los costos actuales
adecuadamente.
a. Productividad y Gestión Administrativa
1.
José Galdos Gómez
El desarrollo de un programa para obtener una gestión mas
efectiva de los gastos por mantenimiento se basa en el aumento
al máximo de tres factores de productividad:
UTILIZACIÓN: La cantidad de tiempo que los recursos se
ocupan productivamente
X
METODOS : la manera en que se usan los recursos
X
RENDIMIENTO : El nivel de habilidad y esfuerzo durante la
ocupación productiva.
Los niveles existentes de productividad pueden determinarse
mediante los valores establecidos para cada uno de estos tres
factores, por Ejemplo: supongamos que en un grupo de
mantenimiento dado, el personal es utilizado productivamente
durante un 75% de las horas disponibles, que el nivel de
métodos empleado en el trabajo es de 75% y que, los hombres
tienen un nivel de rendimiento de 85%. Luego, la productividad
para el grupo es de:
75% X 75% X 85% = 48%
Supongamos que hay 50 hombres trabajando en este
departamento, con un nivel de productividad del 48%, el mismo
trabajo podría desarrollarse teóricamente por 24 hombres (48%
de 50 hombres). Esto podría lograrse solo si cada factor de
productividad se elevase al 100%. Esto no es irreal, pero es
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Control del Mantenimiento
alcanzable solo con planes de pagos de incentivos en dinero. No
obstante, es mas factible aumentar el nivel de utilización desde
el 75% al 85% y mejorar el nivel de métodos desde un 75% al
90%. Si mantenemos inalterado el rendimiento el nuevo nivel
de productividad seria:
85% X 90% X 85% = 65%
Comparando el nivel de productividad existente con aquel
alcanzable en la práctica pueden calcularse fácilmente los
beneficios potenciales derivados de las mejorías. Del ejemplo
anterior los ahorros serian:
0 ,65−0 ,480 ,65
x100=25 %aprox.
También podría decirse que el 25% de los 50 hombres es igual
a 12.
5.3.3 POTENCIAL DE MEJORAMIENTO
En la Fig. Nº : se muestra un formulario de calificación de la
productividad, el cual puede emplearse para estimar su
productividad. Los indicadores mostrados para cada factor
constituyen pautas para seleccionar el valor porcentual
apropiado. Califique cada factor separadamente y calcule la
productividad de su departamento e mantenimiento con la ayuda
de las pautas que se muestran en la Fig. Nº
1.
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Tabla Nº 5.3: Formulario de Calificación de la Productividad del Mantenimiento
UTILIZACION METODOS RENDIMIENTO
40%
Perceptible retraso en el trabajo y tiempo
improductivo.
Control informal de materiales y repuestos
Ausencia de registros del tiempo utilizado.
Ausencia de coordinación entre
especialidades.
Ausencia de planificación en el trabajo.
Datos históricos empleados para la
programación.
Planos antiguos u obsoletos.
Ausencia de programación.
Ausencia de instrucciones de trabajo.
Ausencia de deseo de administración
científica.
Carencia de estándares.
Requerimiento de frecuentes
reelaboraciones.
Equipo antiguo.
Métodos, Planificación manos de
trabajadores.
Trabajo considerado difícil para
predefinir.
Revisiones frecuentes de trabajo.
Muchos trabajos interrumpidos.
Bajo nivel de carga de trabajo.
Percepción ocasional de buen
esfuerzo.
Ausencia de capacitación de
supervisores.
Ausencia de presentación de
informes
Bajo nivel de actitudes.
Actitud insuficiente.50%
60%
Frecuentes retrasos y “Sacadas de vuelta”.
Algún esfuerzo para controlar los materiales y
repuestos.
Algunos trabajos pre-planificados por los
supervisores.
Líneas de organización y jurisdicción
ambiguas.
Supervisores estiman el tiempo.
Coordinación informal entre especialidades.
Solo planificación ocasional del
trabajo.
Frecuentes discusiones en grupos
sobre como efectuar el trabajo.
Moderado interés administrativo en los
métodos.
Instrucciones emitidas solo para los
trabajos de envergadura.
Algunas practicas estándares.
Capacitación informal de
supervisores.
Asignación de trabajo ambigua.
Razonable esfuerzo de trabajo
permanente.
Instrucciones vagas de trabajo.
Trabajo futuro incierto.
Peligro de despido.
Escaso acatamiento de los controles
2.
Control del Mantenimiento
Desconocimiento de motivo de retrasos. Métodos de trabajo evolucionados en
vez de planificados.
de tiempo.
Supervisores raramente visitan el
trabajo.
Sistema informal de informes.
70%
80%
Escasos retrasos o agotamiento de existencias.
Preplanificación de requerimientos de
materiales.
Uso de procedimientos formales de
planificación y programación.
Buena información administrativa disponible.
Escasos reclamos de solicitudes.
Buen control de costos y trabajo pendiente.
Sistema de presentación de informes muestra
la utilización.
Preplanificación de la mayoría de los
trabajos.
Buena planificación de los trabajos.
Persona consiente de los métodos.
Asignación de grupos de
administración científica permanente.
Sugerencia frecuente de métodos
Poco cambio en el trabajo planificado.
Uso adecuado de herramientas y
equipos.
Esfuerzo de trabajo permanente.
Operación formal.
Orgullo por la destreza en el trabajo.
Instrucciones claras de trabajo.
Buenos controles de tiempo.
Supervisor conoce estado de
trabajos.
Sistema de presentación de informes
muestra el rendimiento y
productividad.90%
100%
Prácticamente no hay retrasos.
Materiales requeridos disponibles.
Preplanificación de todos los trabajos
planificables.
Los controles de gestión determinan con
precisión las áreas problemáticas.
Sofisticada planificación y expedición del
trabajo
Herramientas y equipos de primer
nivel.
Disponibilidad de herramientas y
procedimientos estándar.
Algún volumen de trabajo repetitivo.
Alto nivel de competencia de los
trabajadores.
Preplanificación de todos los métodos.
Solido plan de incentivos de trabajo.
Supervisores bien capacitados.
Ausencia de problemas laborales.
Buen manejo de trabajo pendiente.
Orgullo por la destreza en el trabajo.
Baja rotación de la mano de obra.
1.
Control del Mantenimiento
5.3.4: PLAN DE MEJORAMIENTO.
Para alcanzar los niveles de mejoramiento mencionados se
debe hacer lo siguiente:
a. Desarrollo de un plan de mejoramiento que abarque:
Organización
Mantenimiento de órdenes de trabajo.
Sistema de planificación y programación.
Seguimiento de trabajo.
Informes de gestión.
Monitores de productividad.
b. Seguimiento del pan de mejoramiento que abarque:
Establecer requerimientos de equipo de trabajo.
Selección del personal requerido.
Capacitación de todo el personal involucrado.
Desarrollo o validación de:
La organización
Los estándares de trabajo
El sistema de ordenes de trabajo
El sistema de mantenimiento preventivo y
predictivo
El sistema de planificaron y programación
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El sistema de presentación de informes
Implementación (puesta en marcha).
c. Cronograma del programa de mejoramiento del
mantenimiento.
Un cronograma estándar qué se puede seguir o que puede
ser tomado como referencia para lograr el mejoramiento
del mantenimiento actual se muestra a continuación. Los
tiempos están en semanas, pero lo que interesa
principalmente es la secuencia cronológica de las
actividades.
2.
Control del Mantenimiento
POTENCIAL DE MEJORAMIENTO REAL
Pautas de Ayuda:
1. Para cada. factor englobe aquellos indicadores que representan más fielmente su Situación actual.
2. Lea el valor porcentual a la izquierda del formulario. Si la mayoría de los indicadores seleccionados caen-dentro de una - agrupaci6n, lea el valor intermedio para los dos grupos (50, 70 6 90%)
3. Multiplique los tres valores para establecer la productividad total.
* Estimación de la Productividad Actual:
Utilización x Métodos x Rendimíento = …. %
_________ % x _______ x % ______ % = ________ …. (a)
Ingrese sus valores
• Estimación de la Productividad Esperada:
85% x 90% x 85% = 65%
Potencial de Ahorros:
% Esperado — % Real x 100 = Porcentaje de ahorros% Esperado Potenciales
65% — ( a)…………… % x 10065%
* Potencial de Ahorros en Mano de Obra:
______ Hombres x (b) _________ % = ___________ hombres/año(empleados actuales
* Potencial de Ahorros en Sueldos:
US ………_.x (b) ………… % = …………….. US /año_________ (Costos anuales actuales>.
a
b
1.