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Dirección de Recursos Tecnológicos Unidad de Desarrollo de Sistemas
Manual de Usuario de la Web Zona de Gestión Administrativa De Universidad Católica Silva Henríquez
Autor Versión Fecha Dirección de Recursos Tecnológicos Unidad de Desarrollo de Sistemas
v.0.01 15/09/2012
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Manual de Usuario
De la Zona de Gestión Administrativa
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Índice de Contenidos
Introducción ........................................................................................................................... 3
1. Objetivos de la Zona de Gestión Administrativa ................................................................ 4
2. Acceso y Contenido de la Zona de Gestión Administrativa .............................................. 5
3. Zona Gestión Administrativa .............................................................................................. 6
3.1 Fecha, Perfil y N° de Visitas. ....................................................................................... 7
3.2 Buscador de Informes de Sistema ................................................................................ 7
3.3 Cambios de Contraseña, Cerrar Sesión ...................................................................... 11
3.3.1 Pasos para Cambio de contraseña ........................................................................ 11
3.3.2 Cerrar sesión ......................................................................................................... 12
3.4 Barra de acceso a otros Servicios Institucionales. .................................................... 13
3.5 Sub–Zonas de Gestión Administrativas. ..................................................................... 15
3.6 Agrupar Información. .................................................................................................. 19
3.7 Marquesina de Noticias e Información ....................................................................... 25
3.8 Calendario y Agenda ................................................................................................. 25
3.8.1 Ingreso de Nota en Agenda .................................................................................. 27
3.8.2 Elimina de Nota en Agenda .................................................................................. 28
3.9 Twitter @UCSH_oficial ................................................................................................ 29
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Introducción
La nueva estructura del la “Zona De Gestión” provee a la comunidad de un entorno
sencillo y dinámico, para acceder a consultar información académica, de gestión e
indicadores con el propósito de apoyar la producción académica y gestión institucional de
nuestra Universidad.
El manual está especialmente dirigido a usuarios que gestionan información con tareas
académicas y administrativas, entre las principales consultas están las: notas, asistencia,
beneficios , historial del estudiante, historial del docente , progresión curricular, planes de
estudio, información de procesos según calendario académico, información institucional e
indicadores.
El contenido de este manual en primer lugar señala los objetivos del nuevo diseño, con el
propósito que se pueda entender la solución adoptada. A continuación se comenta dicha
solución basada en la implementación de una plataforma de publicación multifuncional e
inclusiva. Una vez establecida esta base, se individualiza cada contenido de la Nueva Zona
de Gestión desde el punto de vista del usuario, explicando la nueva estructura de
navegación, los nuevos accesos a páginas , sus sub-divisiones, nuevos informes y
nuevas funciones de búsqueda.
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1. Objetivos de la Zona de Gestión Administrativa
Los objetivos de este nuevo sitio se pueden resumir en las siguientes ventajas:
Integrar las distintas plataformas de servicios que son utilizadas en la Universidad
Católica Silva Henríquez.
Transformar la “Zona De Gestión” en un espacio, personalizado y de utilidad para
todos.
Lograr con este cambio compartir información, documentos, opiniones y datos
haciendo más amigable la interacción de los usuarios, permitiendo estar todo el
tiempo interconectados sin necesidad de salir del entorno web.
Incorporar nuevos recursos tecnológicos con el objetivo de adecuarnos a los
nuevos desafíos de comunicación a través de las redes sociales.
Promover y perfeccionar la información entregada, transformándola en un apoyo a
las tareas administrativas y académicas.
Compartir responsabilidades con respecto a mantener actualizados los DATOS a
través de registros donde se explicitan los responsables.
Estos objetivos esenciales, implican dar un salto cualitativo hacia una perspectiva de largo
plazo profundizando la calidad de la información lo que se traducirá en optimizar y
ponderar de mejor forma nuestro trabajo.
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2. Acceso y Contenido de la Zona de Gestión Administrativa
Figura (1)
Para acceder debemos conectarnos a la página principal de la universidad y luego
ingresamos al link, Zonas UCSH y hacemos click en Zona de Gestión fig. (1).
En seguida de esta acción, se nos desplegara una ventana de Inicio de Sesión, luego
ingresaremos nuestro Usuario y Contraseña el cual nos permitirá según el perfil
establecido acceder a la “Zona Gestión Administrativa”.
Nueva Zona de
Gestión
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3. Zona Gestión Administrativa
La nueva Zona de Gestión se distribuye como muestra en la imagen con los siguientes
contenidos:
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3.1 Fecha, Perfil y N° de Visitas.
Figura (2)
Como se puede apreciar en la cabecera superior de la página, fig. (2) se muestra el
contenido correspondiente a la fecha actual, indica que perfil de usuario está conectado y
el registro del número de visitas a la Zona De Gestión.
3.2 Buscador de Informes de Sistema
Figura (3)
Este buscador permite entregar rápidamente información de los informes que están en
las Sub–Zonas de gestión administrativa. fig. (3) además aporta una descripción general
de los contenidos.
Este buscador se compone de las siguientes columnas:
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Detalle de Buscador de informe
Información que entregan las columnas en el buscador de informes:
NUM : Corresponde al n° correlativo con el cual se asignará visualmente.
CODIGO : Número correlativo que identifica al informe.
INFORME : Corresponde al nombre que recibe el informe, en los sistemas web
(sub-zonas de gestión) y susch (Genero).
DESCRICION : Describe brevemente cual es el alcance del informe, mostrando de
forma resumida el contenido que desplegará. De esta forma ayuda
al usuario en la orientación de su contenido.
ORIGEN : Identifica de que sistema procede originalmente, web o susch
(genero).
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ZONA : Corresponde al nombre en que se sitúa el informe en las sub-zonas
de gestión administrativas del entorno web.
ESTADO : Muestra si el usuario tiene acceso al informe. (Esto aplica solo al
entorno de las sub-zonas de gestión).
Figura (4)
SOLICITUD : Permite sólo a algunos usuarios, según su responsabilidad y perfil
generar una solicitud de acceso a informes. El usuario que tenga
estas atribuciones debe indicar claramente el motivo, ya que la
solicitud será evaluada por el área de unidad de desarrollo de
sistemas Fig. (4)
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Fig. (5).
INFO : Aplicación que muestra el seguimiento de los requerimientos anuales con
respecto a la información contenida los informes de las sub-zonas y sus
modificaciones. Identificando a los responsables de validaron y aprobaron
la información. Fig. (5).
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3.3 Cambios de Contraseña, Cerrar Sesión
Existe la posibilidad que el usuario pueda cambiar su contraseña si lo estima conveniente.
Para este proceso se recomienda seguir con las siguientes sugerencias de seguridad al
modificar la password:
Deben ser alfanuméricas.
No debe repetir contraseñas anteriores que hayan usado.
Se debe efectuar el cambio cada seis meses.
3.3.1 Pasos para Cambio de contraseña
En encabezado de la página esta un botón permite al usuario cambiar la contraseña,
Paso (1) Haga clic en el botón [Cambiar Contraseña].
Paso (2) Se ingresa contraseña actual o antigua en el campo de texto [Contraseña].
Paso (3) Se ingresa la nueva contraseña [Nueva Contraseña].
Paso (4) Se ingresa confirmación de la nueva contraseña.
[ConfirmarNuevaContraseña].
Una vez confirmada, mostrara el mensaje la contraseña ha sido cambiada.
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Paso 1 Paso 2Paso 3 Paso 4
3.3.2 Cerrar sesión
Figura (6)
En encabezado de la Página esta el Botón que permite al usuario Cerrar sesión
voluntariamente, sin necesidad de colocar nuevamente nombre de usuario y contraseña.
Adicionalmente la sesión se cierra cuando transcurre un instante de tiempo sin actividad
(Fig.6).
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3.4 Barra de acceso a otros Servicios Institucionales.
Su misión es ofrecer al usuario una forma común de encontrar la información, entregando
accesos a los diferentes sistemas y servicios que cuenta nuestra universidad en ambiente
Web. Fig. (7).
Figura (7)
Esta barra de contempla los siguientes contenidos y accesos:
CONSULTA ESTUDIANTE : Da a conocer los antecedentes del estudiante nuevo o
antiguo como; Nombre, R.U.T., Programa de Formación, N°
Matrícula, Jornada, Plan Origen, Plan Destino, Mención,
Nivel, Email, Nacionalidad, Institución, Ley 20.027,
Titulación, Dirección Personal , Dirección Laboral, resumen
Sinóptico, Resumen de Carga Académicas Inscrita,
Convalidaciones, situación de plan de estudios, situación
financiera, admisión , resoluciones, Materias aprobadas
reprobad. Promedio Semestral de notas, Horarios, Notas
Parciales.
CONSULTA ACADÉMICOS : Da a conocer los antecedentes del Académico nuevo o
antiguo como; Nombre, R.U.T., Datos Personales, estudios,
Titulo, Grado Académico, Tipo Contrato, Dirección Personal,
Dirección Laboral, País, Teléfono, Celular , Empresa, Cargo,
Profesión , Sinóptico Cargas Académicas Cursadas Año,
Semestre, Horarios, Detalle Carga Académica
CONSULTA CONSOLIDADA : Es un informe que visualiza el universo de Académicos o
estudiantes filtrados por Casa de estudios, tipo (estudiantes
o Académicos) y unidad académica. Exportable a Excel.
CALENDARIO ACADEMICO : El calendario académico es una consulta que muestra todas
las actividades, tares y fechas correspondientes al año en
curso, Sub-dividido en meses y días. El año académico
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empieza en enero del presente año y termina en enero del
siguiente.
OFERTA ACADEMICA : Proporciona al usuario de una visión de la oferta académica
segmentada por unidades académicas, Sub-Divididas por
programas de formación y detallas por actividades
curriculares.
CAMPUS VIRTUAL : Aporta al usuario un acceso a la plataforma virtual de
aprendizaje que es utilizada por Estudiantes y personal
Administrativo.
ABCD BIBLIOTECA : Permite al usuarios acceder al portal de la Dirección de
Biblioteca y Recursos de Información [DIBRI] de la
Universidad Católica Silva Henríquez.
PAYROLL : Accede al portal de la Dirección De Personal y Bienestar
Institucional de la Universidad Católica Silva Henríquez.
MESA DE AYUDA : Los usuarios podrán reportar los Incidentes o efectuar
requerimiento a la Dirección de Recursos Tecnológicos a
través este portal. Con esto se comunica de la situación que
impide el normal funcionamiento de la plataforma
tecnológica o del proceso institucional. El propósito agilizar
la atención a los usuarios y dar una pronta solución.
SUGERENCIA : Los usuarios pueden interactuar mediante comentarios o
peticiones con el propósito de mejorar el servicio y atención,
con respecto a la zona de gestión.
INFORMACION : Apoyo a los usuarios respecto de información interna como
directorios telefónicos, plan estratégico, manuales, etc.
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3.5 Sub–Zonas de Gestión Administrativas.
Figura (8)
La nueva zona de gestión ha transformado la distribución de los informes con el fin de
mejorar y optimizar la organización de sus contenidos con la finalidad de logar un acceso
más eficiente y sencillo a la información, entregando autonomía al usuario a través de
nuevas funciones.
Los usuarios podrán; revisar, mantener y controlar fácilmente la información,
independiente del área de desarrollo y del conocimiento técnico respetando siempre la
uniformidad y estructura de la zona de gestión.
Entre los cambios relevantes de la zona de gestión fue redefinir la distribución lógica de la
información, para diferenciar y orientar sus contenidos en 3 Sub-Zonas Fig. (8):
Operación
Procesos Institucionales
Indicadores/Información Institucional
Es importante señalar que algunas sub-zonas e informes estarán sólo disponibles para
los usuarios que cuenten con el perfil adecuado.
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Figura (9) Operación
Subdivisión orientada al trabajo diario del personal de gestión. Mejorando la búsqueda
de informes con la intención de apoyar en la ejecución de todas aquellas acciones
tendientes a organizar y aumentar la calidad.
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Figura (10) Procesos Institucionales
Informes, y estadísticas orientados a los distintos procesos del calendario académico y así
permitir gradualmente alcanzar los resultados y elevar el nivel de satisfacción de los
estudiantes y académicos.
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Figura (11) Indicadores/información Institucional
Informes, y estadísticas orientados a la entrega de información para la toma de decisión.
Presenta los principales indicadores de gestión universitaria, en el cual se registra nuestra
labor universitaria y su resultado.
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3.6 Agrupar Información.
El nuevo formato de los informes en la Zona De Gestión, permite agrupar datos con la
intención de entregar una perspectiva distinta del contenido. La nueva función facilita
esta tarea al concentrar la información según la columna que el usuario definida como
consulta principal y así sucesivamente como segunda, tercera etc.
Como ejemplo aplicaremos la siguiente consulta:
Se requiere un “Informe Por Tipo Admisión”, bajo los parámetros definidos más abajo y
que su información esté agrupada por la columna “Programa”.
Parámetros a considerar como ejemplo
Institución : Universidad Católica Silva Henríquez.
Casa de estudio : USCH
Facultad : Todas
Escuela : (Sin criterio definido de Búsqueda)
Programa : (Sin criterio definido de Búsqueda)
Año-Periodo :2012, Anual
Fecha Desde – Hasta : 01/03/2012 al 30/08/2012
Tipos : (Sin criterio definido de Búsqueda)
Tipo de Postulación : (Sin criterio definido de Búsqueda)
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Figura (12) 1. Se ingresan los parámetros solicitados a los campos de búsqueda del
“informe por tipo admisión”. Fig.(12)
2. Se ejecuta la consulta con el botón “ejecutar consulta”.
Paso 2
Paso 1
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Figura (13) 3. Muestra toda la información contenida según el parámetro ingresado Fig.
(13).
Paso 3
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Figura (14)
4. Una vez obtenida la información la agrupamos arrastrando la Columba
“Programa”, hasta el encabezado de los datos donde muestra el mensaje
“Arrastre una columna aquí para agrupar por dicha columna”. (Fig.14).
Figura (15)
5. Muestra toda la información contenida y agrupada según “programa” Fig. (15).
Agrupada por
“programa”
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Figura (17)
6. Si necesitamos ver el contenido podemos expandir haciendo clic en el símbolo
+, bajo la columna Rut y automáticamente se podrán ver los antecedentes
correspondientes a “Programa”. Fig.(17)
Muestra el
Detalle
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Figura (18)
7. La información agrupada se puede exportar a Excel haciendo clic en el Botón
exportar a Excel Fig.(18)
Figura (19)
8. Para volver a efectuar una nueva consulta podemos minimizar o maximizar
“Datos de Búsqueda” haciendo clic en el Botón. Fig. (19)
Botón exportar a
Excel.
Minimizar o Maximizar
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3.7 Marquesina de Noticias e Información
Figura (20)
El objetivo del portal de noticias es transmitir información relevante y útil a para los
usuarios que acceden. Ver Fig. (20)
En el boletín aparece una breve descripción de la noticia, pero además brinda la
posibilidad de enlazar a más información complementaria y profundizar en el contenido.
3.8 Calendario y Agenda
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Figura (21)
Al costado derecho de página se encuentra el calendario y la agenda, donde su función es
facilitar al usuario la posibilidad de coordinar actividades y otros datos que deba recordar.
Asimismo muestra los meses y días del año.
Adicionalmente si el usuario se posiciona en los días destacados en celeste, le entregara
información con respecto a las fechas del calendario académico ejemplo:
Puntero del mouse sobre el día 30 del mes de septiembre: “30/9 Académicos * Vence
Plazo De Ingreso de Notas Parciales de Septiembre.” Fig. (21)
Figura (22)
Además contiene un Botón, Fig. (22), que permite al usuario independiente de su perfil,
agregar una nota que ayude a recordar una fecha importante o eliminarla cuando no
corresponda.
Ingreso de Nota en Agenda
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Paso 1 Paso 2Paso 3 Paso 4
3.8.1 Ingreso de Nota en Agenda
Paso (1) haga clic [agregar/modificar recordatorio o elimina]
Paso (2) se ingresa texto en el campo [recordatorio]
Paso (3) se graba nota en calendario [grabar nota]
Se asigna la prioridad según la importancia de la nota [normal/urgente]
Una vez grabado, mostrara el texto bajo el botón [agregar/modificar
recordatorio].
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Elimina de Nota en Agenda
Paso 1 Paso 2Paso 3
3.8.2 Elimina de Nota en Agenda
Paso (1) haga clic [agregar/modificar recordatorio o elimina]
Paso (2) se graba nota en calendario [grabar nota]
Una vez eliminado no publicará el texto bajo el botón [agregar/modificar
recordatorio].
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3.9 Twitter @UCSH_oficial
Figura (23)
Para interactuar con nuestra comunidad, hemos incorporado en la Zona de Gestión
Administrativa el “Twitter@UCSH_oficial”; con el objetivo de estar informados online y
enfrentar los nuevos desafíos en la educación, ya que estas herramientas tecnológicas
son requeridas y se han convertido en una exigencia seria y efectiva de comunicación. Fig.
(23).