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REPÚBLICA DE CHILE I. MUNICIPALIDAD DE PORTEZUELO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EDUCACIÓN MUNICIPAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
INTERNO PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
REPÚBLICA DE CHILE I. MUNICIPALIDAD DE PORTEZUELO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EDUCACIÓN MUNICIPAL
INDICE
I. ASPECTOS GENERALES ................................................................................... 2
II. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA ..................................................................... 3
III. CONTROL DE INVENTARIO ............................................................................. 7
1.- Movimiento de Bienes ..................................................................................... 7
2.- Pérdidas de Bienes ....................................................................................... 11
3.- Control y Seguimiento ................................................................................... 12
IV. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS ................................................... 13
ANEXOS……………………………………………………………………………….. 14
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I. ASPECTOS GENERALES
Objetivo
Establecer los procedimientos de administración, control, resguardo y uso –
tenencia para el inventario de las dependencias del DAEM, garantizando el
buen uso de los bienes públicos
Alcance
La aplicación del presente manual es para todas las unidades dependientes del
DAEM, es decir, los Establecimientos Educacionales, Salas Cunas y
Administración Central, donde las disposiciones de este documento deberán
ser difundidas y cumplidas obligatoriamente por todos los funcionarios del
DAEM.
El presente manual se enfoca sobre el manejo de inventario considerando sólo
el aspecto físico
Cabe destacar que el DAEM es el encargado de la administración, control y
contabilización del activo fijo que esté a su cargo, en forma independiente de la
Municipalidad.
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II. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
La finalidad del manual es garantizar el control de los bienes e informar de
manera oportuna los procedimientos para tal efecto, tanto de la Administración
Central, como de los Establecimientos Educacionales.
Todos los bienes muebles del DAEM y sus dependencias deberán ser
registrados en un inventario general denominado “Registro Control Físico de
Inventario” el cual deberá contener por cada bien, la siguiente información:
- Código de Inventario
- Descripción del Bien
- Estado del Bien
- Proveedor
- Número de Factura
- Número de Comprobante Contable
- Año y Número de Decreto de Pago
- Observaciones.
El registro de los bienes, se iniciará con el devengamiento de la factura recibida
del proveedor, y recibirá el código provisorio de tránsito hasta el momento en
que sea recibido en el establecimiento de destino donde ingresará con su
código de ubicación.
El Código de Inventario estará conformado por 12 dígitos y tendrá la estructura
que se detalla a continuación:
Los primeros dos dígitos identificarán la ubicación del bien, siendo estas las
siguientes:
01 – Administración Central
02 – Liceo Nibaldo Sepúlveda Fernández
04 – Escuela Lomas de Chudal
06 – Escuela Membrillar
07 – Escuela San Francisco
08 – Escuela Cucha Urrejola
09 – Escuela Huacalemu
21 – Sala Cuna Campanita
22 – Sala Cuna Pulgarcito
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Los dos dígitos siguientes identificarán la ubicación de los bienes dentro de un
establecimiento. La asignación de estas ubicaciones deberá ser determinada e
informada por la dirección de cada establecimiento. A su vez tendrá códigos
predeterminados que identificará casos especiales los cuales hacen referencia
a los bienes de cargo personal, los casos provisorios y las bajas de bienes.
Los bienes a cargo personal son aquellos bienes de inventario que son
entregados a un funcionario quien los utilizará para fines laborales, tanto fuera
como dentro de los establecimientos administrados por el DAEM.
Los casos provisorios tratan cuando los bienes de inventario se encuentren
provisoriamente en un lugar distinto a su ubicación reglamentaria. Servirá,
además para registrar las Altas de Bienes, considerándose que se trata de
bienes en tránsito a la espera de ser entregados a su lugar de destino. En el
rango 81-85 de los dígitos hace referencia a los diversos casos provisorios.
Las bajas de bienes se tratan cuando los bienes de inventario deban ser
retirados del sistema de control por diversas razones que están identificadas en
el rango 91-96 de los dígitos.
Lo mencionado estará identificado bajo las siguientes categorías, las que
estarán antecedidas por la ubicación (Establecimientos y DAEM);
70 – Cargo Personal
81 – En Tránsito
82 – Salidas por Reparación
83 – Préstamo a la Municipalidad
84 – Préstamo a Depto. De Salud
85 – En Investigación Sumaria
91 – Baja por Deterioro
92 – Baja por Pérdida
93 – Baja por Traspaso a la Municipalidad
94 – Baja por Traspaso al Depto. De Salud
95 – Baja por Venta
96 – Baja por Remate
Los cuatro dígitos siguientes estarán orientados a identificar grupos de bienes
de acuerdo a sus características. Los primeros dos dígitos estarán relacionados
con la cuenta contable 141- Bienes de Uso Depreciable, y serán los siguientes:
04 – Máquinas y Equipos de Oficina
05 – Vehículos Terrestres
06 – Muebles y Enseres
07 – Herramientas
08 – Equipos Computacionales y Periféricos
09 – Equipos de Comunicaciones para Redes Informáticas
19 – Bienes Menores
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Los dos últimos dígitos identificarán el sub-grupo al cual pertenece el bien, y se
utilizarán los siguientes:
01 – Televisores y Pantallas
02 – Computadores de Escritorio / All In One
03 – Notebooks / Netbooks
04 – Tablets
05 – Data Show
06 – Impresoras / Multifuncionales / Fotocopiadoras / Scanners
07 – Disco Duro Externo
08 – Cámaras Fotográfica / Video
09 – Celulares y Smartphones
10 – Otros Tecnológicos
11 – Equipos de Audio y Amplificación
12 – Escritorios
13 – Estantes / Kardex / Lockers
14 – Instrumentos Didácticos / Evaluación Alumnos
15 – Silla y Sillones de Oficina
16 – Sillas y Mesas de Aulas
17 – Camas / Cunas / Colchones
18 – Estufas / Calefactores
19 – Máquinas Deportivas
20 – Implementos Deportivos
21 – Instrumentos Musicales
22 – Máquinas y Herramientas
23 – Electrodomésticos e Implementos de Cocina
24 – Mobiliario de Casinos y otros
25 – Vehículos Transporte Escolar
26 – Vehículos Para Uso Administrativo
27 – Otros Bienes
Los últimos cuatro dígitos del Código General identificarán el bien individual y
será asignado en forma secuencial.
Todo los bienes del Control de Inventarios mantendrán su código durante toda
su vida útil, a excepción de los primeros cuatro dígitos que identificarán su
ubicación.
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Políticas generales:
1.- El Director DAEM es el encargado de llevar a cabo el resguardo y control
patrimonial de sus activos fijos en coordinación con el Área de Finanzas del
Departamento de Educación.
2.- La asignación de todo bien debe responder a la satisfacción de una
necesidad derivada del quehacer sustantivo de las unidades.
3.- Los titulares de cada unidad son los responsables de verificar el uso
adecuado de los bienes muebles y vehículos, asignados al personal que labora
en esta, así como de sus necesidades de mantenimiento.
4.- El Área de Finanzas verificará permanentemente el etiquetado de los
bienes, la elaboración de los documentos de resguardo respectivos y la
actualización de las firmas correspondientes.
5.- Se entiende como funcionario responsable a la persona que tiene la
responsabilidad del cuidado de los bienes de un espacio físico designado
donde lleva a cabo gran parte de sus funciones y utiliza dichos bienes para
cumplir con sus labores.
6.- Cuando exista un cambio de funcionario responsable, la responsabilidad se
traspasará de forma transitoria al Director del establecimiento respectivo hasta
que se asigne un nuevo funcionario responsable para el bien.
7.- El presente manual considera todos los bienes muebles parte del inventario.
Sin embargo los bienes que tiene un valor igual o superior a 3 UTM son
considerados, a su vez, como Activo Fijo del Departamento.
8.- No se considera para el “Registro Físico de Inventario” los bienes fungibles
y/o materiales de mantenimiento.
9.- Todos los documentos que se realicen y lleven un número correlativo
deberán reiniciarse a partir del 01 de enero de cada año.
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III. CONTROL DE INVENTARIO
El Área de Finanzas está a cargo de llevar el “Registro Control Físico de
Inventario” el cual debe actualizarse por cada movimiento de los bienes que se
realice como altas, bajas, traslados, etc. y se deberá emitir la documentación
correspondiente.
1.- Movimiento de Bienes
Altas
La incorporación de un bien a las unidades del Departamento de Educación
proveniente de una adquisición, donación o permuta, se realizará a través del
Área de Finanzas quien la ingresará al “Registro Físico de Inventario” y se le
asignará su código de inventario respectivo.
Cuando un bien sea físicamente recepcionado por alguna dependencia del
DAEM se hará mediante el documento “Alta de Activo Fijo” (Anexo 1). Deberá ir
firmado por el Encargado de Inventario, por el Jefe de Finanzas y Director
DAEM. El área de Finanzas deberá quedarse con una copia del documento.
Para la entrega de los bienes se emitirá el documento “Acta de Entrega de
Bienes” (Anexo 2) el cual registrará la recepción conforme de los bienes, por el
establecimiento correspondiente. El Acta deberá contener el código de
inventario, descripción del bien y cantidad. Tendrá las firmas del Director del
establecimiento correspondiente, Encargado de Inventario, Jefe de Finanzas y
Director DAEM. El Director del establecimiento correspondiente y el Encargado
de Inventario deberán quedarse con una copia del Acta.
En el caso de las Donaciones o Permutas, el Área de Finanzas deberá solicitar
los documentos pertinentes que avalen todas las características y condiciones
que permitan una plena clasificación del bien y su estado, como así también su
condición de origen.
Bajas
En caso de que un bien no preste utilidad a la unidad o por su mal estado de
conservación resulte inútil su uso para esta, se deberá solicitar al Área de
Finanzas su baja mediante el documento correspondiente.
Para efectuar una baja, se deberá completar el "Acta de Baja de Bienes”
(Anexo 3), donde se detallará fecha y unidad del Departamento Educacional
que lo solicita, indicando código de Inventario, descripción del bien, cantidad y
motivo de la baja. Este Formulario será firmado por el funcionario responsable,
por el Director del establecimiento que solicita la baja, Encargado de Inventario,
Jefe de Finanzas y Director DAEM. El Director del establecimiento
correspondiente y el Encargado de Inventario deberán quedarse con una copia
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del Acta. Una vez realizado el informe, se deberá trasladar el bien o bienes de
baja a la bodega o al espacio destinado para este fin. El bien al ser dado de
baja deberá reflejar en su Código de Inventario dicha situación. Cuando se
realice un remate por bienes mediante una Subasta Pública, el Área de
Finanzas tendrá que realizar un listado con los bienes dados de baja con el
detalle pertinente de las especies que estén en condiciones de ser dadas de
baja para que puedan ser rematadas.
Bienes de Cargo Personal
Si un bien es de uso exclusivo de un funcionario y su uso puede realizarse
entre los diversos Establecimientos Educacionales y Salas Cuna, deberá en su
código de inventario mostrar que dicho bien se encuentra a cargo personal y el
establecimiento al que corresponde dicho funcionario, el cual va documentado
en el “Acta de Entrega de Bienes”, siguiendo el procedimiento del respectivo
documento.
Traslados
Cuando un bien sea destinado a una ubicación física distinta a la original, al
interior del mismo establecimiento o hacia otro, deberán realizarse el “Traslado
de Bienes” (Anexo 4), a objeto de mantener actualizado el “Registro Control
Físico de Inventario” y de reasignar responsabilidades. El traslado de bienes
implicará el cambio de código en relación a su nueva ubicación manteniendo
sus códigos correspondientes a sus características y número correlativo.
El informe debe contener el código de inventario anterior y el código
actualizado, descripción de cada bien trasladado y la cantidad. Deberá estar
firmado por los Directores respectivos y el Encargado de Inventario. Los
Directores y el Encargado de Inventario deberán quedarse con una copia de la
solicitud del traslado del bien.
Bienes en tránsito
Los bienes que, transitoriamente, no estén asignados a ningún funcionario,
deben ser custodiados por el Director del establecimiento, a la cual estén
adscritos, quienes serán responsables de ellos.
El código de inventario mostrará que el respectivo bien se encuentra en tránsito
y se registrará el código definitivo cuando este sea entregado y ubicado en el
lugar que corresponda.
Bienes trasladados por reparación
Los bienes que se envían a reparación y/o mantención sólo podrán salir de las
unidades a que se encuentran asignados mediante el documento “Traslado de
Bienes” (Anexo 4), el cual mostrará el código de inventario, descripción del bien
y cantidad. Deberá estar firmada Director del establecimiento respectivo y
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Encargado de Inventario, y a su vez el Director del establecimiento y Encargo
de Inventario deberá quedarse con una copia del formulario.
El bien al ser trasladado por reparación y/o mantención deberá reflejar dicha
situación en su Código de Inventario a través de un código provisorio, hasta
que sea reintegrado a su ubicación. Una vez que el bien sea reintegrado a su
ubicación correspondiente, el formulario deberá ser timbrado por el Encargado
de Inventario con un recibido conforme para garantizar el reintegro del bien a
su ubicación original.
Bienes por teletrabajo
Cuando un funcionario solicite trasladar bienes a su domicilio, por motivos
exclusivamente laborales, deberá realizar el “Traslado de Bienes” (Anexo 4), la
cual mostrará el nombre, cargo y establecimiento al que corresponde el
solicitante, además de la información referente al bien como el código de
inventario, descripción del bien solicitado y cantidad. Este informe deberá ir
firmado por el solicitante, Director del establecimiento respectivo y Encargado
de Inventario. El funcionario solicitante y el Encargado de Inventario deberán
quedarse con una copia de la solicitud.
El bien al ser prestado deberá en su Código de Inventario reflejar dicha
situación a través de un código provisorio hasta que sea reintegrado a su
ubicación.
Una vez que el bien sea reintegrado a su ubicación correspondiente, la solicitud
deberá ser timbrada por el Encargado de Inventario con un recibido conforme
para garantizar la devolución del bien apenas suceda dicha situación.
Traspasos de bienes a otras Unidades Municipales
El traspaso de bienes a otras unidades, como la Gestión Municipal o Salud, se
realizará mediante la emisión del documento “Traslado de Bienes” (Anexo 4)
donde se mostrará el código de inventario, descripción del bien y cantidad. El
formulario deberá ir firmado por el solicitante de la otra unidad municipal, por el
Director DAEM y por el Encargado de Inventario. El solicitante y el Encargado
de Inventario deberán quedarse con una copia del formulario. Esto llevará a dar
de baja el bien traspasado siguiendo el procedimiento de baja correspondiente.
Préstamos de bienes a otras Unidades Municipales
El traspaso de bienes a otras unidades municipales en calidad de préstamo, se
realizará mediante la emisión del documento “Traslado de Bienes” (Anexo 4)
donde se mostrará el código de inventario, descripción del bien y cantidad. El
formulario deberá ir firmado por el solicitante de la otra unidad municipal, por el
Director DAEM y por el Encargado de Inventario. El solicitante y el Encargado
de Inventario deberán quedarse con una copia del formulario. El bien al ser
prestado deberá reflejar en su Código de Inventario dicha situación a través de
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un código provisorio hasta que sea reintegrado a su ubicación. Una vez que el
bien sea reintegrado a su ubicación correspondiente, el documento deberá ser
timbrado por el Director DAEM con un recibido conforme para garantizar la
devolución del bien cuando suceda dicha situación.
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2.- Pérdidas de Bienes
La pérdida de cualquier bien del inventario, deberá ser informada
inmediatamente al Director del establecimiento, quien a su vez levantará un
Acta informando dicho suceso al Director del DAEM. Con la información
correspondiente, el Área de Finanzas registrará el nuevo estado del bien en el
Sistema de Control de Inventarios. El Director del DAEM, determinará e
instruirá a quien corresponda si se abre una investigación sumaria o sumario
administrativo, según la importancia de los hechos a juicio de su autoridad.
Una vez comprobado en forma fehaciente por la respetiva investigación
sumaria o sumario administrativo, que no existe mérito para perseguir la
responsabilidad pecuniaria de los presuntos inculpados por la ocurrencia de un
caso fortuitos o de fuerza mayor, debe concluirse que no existe deuda y, por
ende, deudor. De la misma forma se procedería para el caso de los bienes
entregados de “Cargo Personal”, habiéndose comprobado que no existe
responsabilidad del funcionario en la sustracción o deterioro del bien.
Se entenderá por caso fortuito o fuerza mayor la definición consignada en el
artículo 45 del Código Civil, que señala: "Se llama fuerza mayor o caso fortuito
el imprevisto a que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el
apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario
público, etc."
Existirá fuerza mayor en siniestros en que no haya existido actividad humana,
como un terremoto y caso fortuito, en que ha existido tal actividad, como hurto
o robo, pudiendo sólo ponderarse la responsabilidad funcionaria en este último
caso según fueren las prevenciones adoptadas para evitar la pérdida.
Habiéndose determinado, mediante Decreto Alcaldicio el resultado de la
investigación sumaria o sumario administrativo, que existe responsabilidad en
la pérdida o deterioro del bien, el o los funcionarios que tengan a su cargo el
bien deberán reponerlo por otro idéntico o depositar su valor en moneda
efectiva al Área de Finanzas.
El bien al estar en Investigación sumaria deberá reflejar dicha situación en su
código de inventario y si al finalizar la investigación se determina como pérdida
se deberá seguir el procedimiento de baja correspondiente.
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3.- Control y Seguimiento
Toma de Inventario:
La Toma de Inventario es el proceso de verificación de la existencia física y
estado de los bienes en las diversas dependencias de las unidades en las que
fueron designados. El Área de Finanzas es el encargado de realizar dicho
proceso.
El Área de Finanzas tendrá la facultad que realizar Toma de Inventario
periódica y selectivamente, según considere pertinente, a fin de mantener un
efectivo control sobre los bienes de inventario.
Hoja Mural:
Cada espacio físico que cuente y/o adquiera bienes debe contar con una Hoja
mural (Anexo 5) de manera obligatoria que muestre, por cada uno de los
bienes muebles de uso, el código, descripción de bien y cantidad. El
documento debe estar actualizado de acuerdo a los bienes que efectivamente
permanecen en la respectiva unidad. Debe estar firmado por el funcionario
responsable y por el Encargado de Inventario, asimismo debe ser ubicados en
un lugar visible de la dependencia.
La finalidad de la Hoja Mural es tener un control continuo de los bienes de cada
dependencia por lo que se debe mantener actualizado considerando la entrada
y salidas de los bienes y, a su vez, facilita la comprobación de los bienes en la
toma de inventarios.
Etiqueta:
Todo bien mueble del Departamento, cuando sea materialmente posible por
sus características, deberá llevar una etiqueta que visibilice su Código de
Inventario. Esta identificación es única ya que muestra la ubicación y
característica de bien de manera correlativa.
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IV. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS
Cada funcionario/a será responsable de mantener en perfectas condiciones los
bienes a su cargo y/o asignados para el cumplimiento de sus funciones, así
como también, cada Jefatura y Directores/as serán jerárquicamente
responsables de cualquier menoscabo sufrido por los bienes bajo su tutela y
deberán velar que los funcionarios de su dependencia cumplan las normas
establecidas en el presente manual. Si se detectase alguna anormalidad, la
Jefatura deberá informar de inmediato al Área de Finanzas.
Todos los funcionarios/as, las jefaturas y Directores/as deberán dar
cumplimiento a los procedimientos que imparte el presente manual, con el
objeto de mantener permanentemente actualizados los inventarios y velar por
el debido uso y resguardo de los bienes públicos.
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ANEXOS
Los documentos Anexos establecidos en el presente manual serán de carácter
provisorio por lo que estarán sujetos a modificaciones a juicio del Área de
Finanzas.
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Anexo 1
ALTA DE BIENES
de de 2021
N° Decreto de Pago
N° Factura
Rut Proveedor
Se incorpora los siguientes bienes del Departamento de Administración de Educación Municipal.
Código de Inventario Descripción del Bien
Nombre Encargado de Inventario
Nombre
Jefe de Finanzas
Nombre
Director DAEM
CORRELATIVO
N° 01
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Anexo 2
ACTA DE ENTREGA DE BIENES
de de 2021
Por medio del presente, se procede a la entrega-recepción de bienes al establecimiento
_____________.
Se determinará el funcionario responsable del bien según su ubicación o a criterio del Director o
Encargado del establecimiento respectivo.
Código de Inventario Descripción del Bien
Si el bien corresponde a cargo personal mencionar la información sobre el funcionario
Nombre Cargo
CORRELATIVO
N° 01
Nombre Director/Encargado
Nombre Encargado de Inventario
Nombre
Director DAEM
Nombre
Jefe de Finanzas
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Anexo 3
ACTA DE BAJA DE BIENES
de de 2021
Por medio del presente, se procede a la baja del siguiente bien correspondiente al establecimiento
_________________.
Se da de baja el siguiente bien por el siguiente motivo:
Por deterioro Por pérdida Por traspaso
Por remate Por venta
Código de Inventario Descripción del Bien Cantidad
CORRELATIVO
N° 01
Nombre Jefe de Finanzas
Nombre Director/Encargado
Nombre Encargado de Inventario
Nombre Director DAEM
X
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Anexo 4
TRASLADO DE BIENES
de de 2021
Traslado de bienes Salida por reparación Préstamo por teletrabajo
Traspaso a la otras Unidades Municipales Préstamo a otras Unidades Municipales
Autorícese el movimiento de bienes seleccionado en relación con el siguiente bien
Código de Inventario
Descripción del Bien ENTRADA SALIDA
Si seleccionó “Préstamo por teletrabajo” o “Traspaso o Préstamo a otras Unidades Municipales”
completar la información del solicitante
Nombre solicitante:
Cargo :
Unidad Municipal :
Nombre
Solicitante
Nombre Director/Encargado
Nombre Encargado de Inventario
CORRELATIVO
N° 01
X
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Anexo 5
HOJA MURAL
Establecimiento: ________________________________
Dependencia: ___________________________________
Fecha: _________________________________________
Código de Inventario
Descripción del Bien Cantidad
Nombre Encargado de Inventario
Nombre Funcionario Responsable