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Lineamientos de publicación digital
Grupo Gestión de Conocimiento y Fuentes de Información Dirección de Epidemiología y Demografía
Oficina de Tecnologías de Información Grupo de Comunicaciones
Ministerio de Salud y Protección Social
Bogotá, 23 de agosto de 2013
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Contenido
1. Introducción .................................................................................................................................. 3
2. Objetivo ........................................................................................................................................ 3
3. Glosario ........................................................................................................................................ 3
4. Sistemas de Información Bibliográficos MSPS. ................................................................................. 4
5. Procedencia de los documentos ..................................................................................................... 7
6. Comunidades documentales y productoras de información................................................................ 7
7. Tipología Documental .................................................................................................................... 8
8. Directrices para la creación de documentos Internos de trabajo ...................................................... 13
9. Directrices para la creación de documentos externos ..................................................................... 15
10. Criterios para la para publicación en el RID .................................................................................... 18
11. Criterios para la para publicación en la BVS ................................................................................... 19
12. Causales de no aceptación de documentos electrónicos ................................................................. 20
13. Digitalización de documentos ....................................................................................................... 20
14. BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................... 20
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1. Introducción
Debido al considerable aumento en la producción de conocimiento por parte del Ministerio de Salud y Protección Social (MSPS), el Grupo de Gestión de Conocimiento de la Dirección de Epidemiología y Demografía con el apoyo de la Oficina de Tecnologías de Información, Gobierno en Línea y el Grupo de Comunicaciones, ha implementado el Repositorio Institucional Digital (RID), con el objetivo de transferir y divulgar este conocimiento como herramienta para la toma de decisiones de los diferentes actores del sistema.
Dentro del marco del RID se evidencia la necesidad de normalizar la producción científica técnica y de carácter divulgativo, mediante lineamientos y directrices que se ajusten a los estándares de publicación de los sistemas de información científicos a nivel nacional e internacional.
En el presente documento se encuentra información sobre los productores y comunidades de información, asimismo los requerimientos técnicos y metodológicos para la elaboración de los tipos documentales identificados y finalmente los criterios para la publicación en los sistemas bibliográficos del MSPS.
2. Objetivo
Normalizar el proceso para la creación de documentos técnicos y científicos generados por el MSPS por medio de lineamientos y directrices que faciliten la publicación y divulgación de los mismos.
3. Glosario
BVS. Biblioteca Virtual en Salud.
Documento nativo. Documentos que se encuentran en la extensión original del programa donde fueron realizados.(«Native File Definition», 2013)
DAD: Grupo de Disposición Acceso y Divulgación de recursos del conocimiento, encargado de administrar el repositorio la BVS, y los canales de comunicación y divulgación de la Dirección de Epidemiología y Demografía del MSPS.
DPI. (Dates Per Inch) Datos por pulgada, Referente a la digitalización de documentos, es la medición para la resolución de una imagen digital.(Salih, Rosa M., 2010)
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Documento electrónico. “Información generada, enviada recibida , almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares” (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en Línea, 2011).
OCR. Reconocimiento óptico de caracteres. “Es un proceso dirigido a la digitalización de textos, los cuales identifican automáticamente a partir de una imagen símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto, para luego almacenarlos en forma de datos, para así interactuar con estos, mediante un programa de edición de texto o similar.” («Reconocimiento óptico de caracteres - Wikipedia, la enciclopedia libre», s. f.)
Sistema Orfeo. Es un sistema web que permite acceder fácilmente mediante cualquier navegador a través de Internet o Intranet para gestionar la trazabilidad de los documentos, evitando así un gran porcentaje del manejo de documentos físicos. (Navas Orozco, Silvia, 2012)
Repositorio Digital. Archivos digitales accesibles a través de Internet, que reúnen la producción intelectual de una disciplina o de una institución.(Navas, Orozco Silvia, 2011)
4. Sistemas de Información Bibliográficos MSPS El Ministerio de Salud y Protección Social se encuentra organizado por despachos, direcciones, subdirecciones, oficinas y grupos, cada uno de ellos tiene asignadas funciones y tareas que producen un gran volumen de documentos. Para gestionar adecuadamente estos documentos, se realiza un procedimiento de valoración según sus atributos y se ponen a disposición en los siguientes sistemas:
Orfeo: Corresponde al programa de gestión documental del Ministerio, el cual maneja información de tipo administrativo.
Biblioteca Virtual en Salud (BVS): Los documentos que reposan en la BVS, constituyen la producción técnica y científica del país en materia de salud pública, este sistema permite las conexiones a diferentes bases de datos bibliográficas en Latinoamérica. Los tipos documentales más destacados son: tesis, trabajos de grado, protocolos, artículos científicos y literatura gris, entre otros.
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Repositorio Institucional Digital (RID): Sistema de información cuyo objetivo, es almacenar, procesar, preservar y poner a disposición la información técnica y científica producida por o de interés para el MSPS en el cumplimiento de sus funciones. Este tiene dos subsistemas:
o Repositorio Digital Interno (RIDI): Sistema de información para consulta exclusiva de los funcionarios del MSPS almacena los documentos de trabajo internos, versiones, de los funcionarios.
o Repositorio Digital Externo (RIDE): Sistema de información que almacena los documentos que serán publicados y difundidos a la comunidad externa realizados por los funcionarios del MSPS. Los documentos que cumplan con estos requisitos y adicionalmente estén aprobados por un comité editorial también harán parte de la BVS. Los documentos previamente deben cumplir con las políticas de publicación del presente documento.
Para entender el flujo de producción documental a continuación se muestra el siguiente gráfico:
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Gráfica 1. Flujo de Información MSPS
FLUJO DE PROCESO PARA PUBLICACIÓN Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN TÉCNICA Y DE CONSULTA MSPS
Res
ult
ado
sIn
icio
P
roce
so
Documento netamente
administrativo
si
No
Verificación lista de chequeo (política de publicación digital)
¿Cumple?
No
si
Completar metadatos dublin
core
Publicación y Divulgación en los sistemas de información
Documento publicado en
RIDI
Repositorio Digital
Documento publicado en
BVS
Repositorio Interno / externo
Documento para publicar
Autoría del Ministerio?
MSPS Usuario externo
Proceso autoarchivo
Proceso de publicación
ORFEO
RIDE
Interno Externo
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5. Procedencia de los documentos
Los documentos objeto de publicación en el Repositorio Digital pueden proceder de dos fuentes:
Autoría del Ministerio: “Todos los documentos o productos que se generen con ocasión de este contrato, incluidos los derechos de autor, se consideran propiedad del Ministerio”. Teniendo en cuenta esta cláusula que se encuentra en los contratos, en materia de derechos de autor, la persona que realiza el documento hace parte de los colaboradores pero los derechos del material son propiedad del Ministerio quién dispone por medio del Repositorio su publicación y acceso. Autoría personal. Cuando la autoría de los documentos es de los entes o personas diferentes al Ministerio y la temática es relevante para salud pública se hace necesario establecer el formato de derechos de autor exigido por el mismo. Así mismo, cuando los funcionarios del MSPS hayan realizado investigaciones ajenas a su objeto contractual deberá realizar el mismo procedimiento.
6. Comunidades documentales y productoras de información
Las comunidades productoras del RID se definen como los grupos generadores de documentos, producto de sus labores y fueron identificados a partir del organigrama y del Decreto 4107 de 2011, por el cual se determinan los objetivos y la estructura del Ministerio de Salud y Protección Social y se integra el Sector Administrativo de Salud y Protección Social los despachos, direcciones, oficinas, subdirecciones, y grupos al interior de las mismas. Uno de los objetivos del RID, es preservar la información que genera el Ministerio y garantizar el acceso y recuperación de la misma. El objetivo de las comunidades es determinar los contenidos que producen las diferentes direcciones y grupos como alternativa a las búsquedas diseñadas para el repositorio. Se han definido cuatro grandes comunidades:
Despacho Salud Pública y Prestación de Servicios
Despacho Protección Social
Despacho Ministerio de Salud
Instituciones adscritas y vinculadas
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Para la primera fase del proyecto, se analizarán todas las comunidades a excepción de Protección Social. El diseño del RID ha sido enfocado para satisfacer las necesidades del usuario, por esta razón se realizó un diagnóstico de los documentos con similitudes de tipo temático que tendrían mayor consulta, estos documentos fueron agrupados en comunidades y series documentales que identifican los entes productores y consumidores de información.
7. Tipología Documental
Los tipos documentales permiten diligenciar el cuadro categoría, correspondiente a los metadatos administrativos, la selección de los tipos no es excluyente, es decir, un documento puede clasificarse en los tipos documentales e inclusiones que el autor considere necesarias.
TIPO DOCUMENTAL INCLUSIONES DEFINICIÓN
Soportes y productos de estudios e investigaciones
Cuestionario Documentos o cuestionarios con un número de preguntas aplicadas al estudio de un objeto en común
Fichas Documentos con fichas, formatos para para diligenciar estos formularios pueden venir en blanco o diligenciados
Formulario
Formatos
Publicación
Protocolos
Son externos cuando ya están ajustados y están listos para salir a la convocatoria
Trabajos de grado Tesis
Trabajos De Grado
Información geográfica
Mapas
Capas
Informes Informe De Avance
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Informes Epidemiológicos
Documento que presenta información de carácter investigativa y da como resultado el avance o estado de un proyecto o actividad.
Informe Técnico
Informe Del Contratista
Informe Final
Recomendaciones De Política / Policy Brief
Resumen Ejecutivo
Actualización De Líneas Base
Reportes
Publicaciones Monografías
Guías
Manuales
Lineamientos
Proyectos
Presentaciones En Público estas no son aprobados por comité editorial
Instructivos
Actas De Congresos
Ponencias
Memoria
Reporte De Revisiones Únicamente el documento producido
Organigrama Cuando sea el actual
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Protocolos Protocolos De Vigilancia Presenta los aspectos más importantes de la vigilancia en salud pública de un evento de enfermedad de forma clara.
Indicadores Indicadores
Catálogo De Indicadores
Requerimientos Solicitudes Solicitudes o necesidades sobre una información específica.
Respuestas
Normativa Actas De Liquidación
Acuerdo Cnsss
Acuerdo Cres
Acuerdo Juegos De Suerte Y Azar
Acuerdos Conciliatorios
Circular
Circular Cres
Concepto
Decreto
Ley
Normogramas
Notas Externas
Proyecto Circular
Proyecto De Ley
Proyecto Decreto
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Proyecto Resolución
Resolución
Resolución Cres
Sentencia
Documentos de comunicación para la salud
Boletines Documentos que informan al usuario sobre un tema determinado y de importancia en la actualidad.
Brochures
Afiches
Infografías
Cartillas
Directorio
Plegables
Calendario Epidemiológico
Multimedia Videos Incluye videos y audios de algún tema en particular.
Audio
Tablas de datos Sin Inclusión Corresponde a las tablas generadas para la respuesta a solicitudes indicadores.
Bases de datos Bases De Datos De Estudios E Investigaciones
Manuales De Bases De Datos
Diccionario Variables De Bases De Datos
Tutoriales De Bases De Datos
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Documentos Internos Plan De Trabajo Documento que incluye una serie de actividades, objetivos, cronogramas y resultados esperados de un tema específico, (planes de trabajo, plan de desarrollo, plan de compras)
Plan De Desarrollo Documento donde se evidencia la gestión desarrollada para el cumplimiento de un objetivo determinado.
Proyectos Documentación que hace parte del sistema de gestión de calidad
Artículos De Revista
Manuales De Procedimiento
Mapa De Procesos
Libros De Consulta
Caracterización De Procesos Acuerdo sobre acerca de un tema específico donde se establecen compromisos entre una o más instituciones. (acuerdos)
Convenios
Protocolos De Estudios En Revisión
Se encuentran en constante revisión y aprobación
Estados Del Arte Corresponde a revisiones sistemáticas, bibliografías, artículos de revistas que hicieron parte del marco teórico de un proyecto.
Imagen Institucional
Estudios Previos
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Vocabulario Listado de palabras relacionadas con una definición breve, explicación o utilización de la palabra dentro del texto.
Diccionario
Organigrama Cuando sean anteriores al vigente
Documento Preprint Documento que tiene varias versiones y ajustes
Soportes de E-Learning
Videoconferencias Corresponde a la documentación generada a partir de la creación y desarrollo de un curso virtual.
Chats
Foros
Presentaciones
Documentos
Cabe resaltar que a medida que se vaya desarrollando el proyecto de Repositorio Digital algunos tipos documentales pueden modificarse o eliminarse de acuerdo al uso de los mismos.
8. Directrices para la creación de documentos internos de trabajo
Son documentos de consulta y trabajo de los funcionarios del Ministerio, los cuales apoyan el
cumplimiento de las funciones del mismo, por ser versiones no oficiales se mantienen para consulta
interna del Repositorio.
Según la tipología documental del (RID) estos son:
Planes de trabajo
Planes de desarrollo
Proyectos
Manuales de procedimiento
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Mapa de procesos
Caracterización de procesos
Imagen institucional
Estudios previos
Documentos Preprints
Organigramas (anteriores)
Según las directrices de Gobierno en Línea, la estructura lógica de los documentos electrónicos se presenta como un bloque de datos conformado por (Colombia. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en Línea, 2011):
Datos de contenido: Conjunto de datos e información del documento.
Datos de identificación para la autenticación y validación del documento. Referente a la firma digital, por ser documentos con fines investigativos, no se requiere de tener firmas digitales.
Bloque de metadatos: datos que describen el contenido y la estructura de los documentos.
Para cumplir con los metadatos, se diseñó el siguiente instructivo para diligenciarlos:
http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/Instructivo%20Metadatos%20Administrativos.zip
Las plantillas recomendadas para el desarrollo de los documentos se encuentran disponibles en la Intranet del MSPS.
Para el caso específico de planes de trabajo, planes de desarrollo y proyectos se recomienda utilizar la siguiente estructura:
Portada
Introducción
Objetivos general y específicos
Metodología (opcional)
Etapas del proyecto
Cronograma
Presupuesto
Conclusiones
Bibliografía (Opcional)
Anexos (Opcional)
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Para el caso de organigramas, mapas, caracterización de proceso, de procedimiento, y lo relacionado con la documentación de calidad se debe consultar el manual: guía para la elaboración y control de documentos del SIGI, disponible en:
http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/SIG-G01%20Guía%20para%20la%20elaboración%20y%20control%20de%20documentos%20del%20SIGI.pdf
Los estudios previos son generados por la Oficina de Gestión Contractual y el modelo se encuentra disponible en el Repositorio, lo mismo sucede con los archivos de imagen institucional.
9. Directrices para la creación de documentos externos
Son aquellos que tienen como objetivo divulgar información y conocimiento para el apoyo a la toma de decisiones de los diferentes actores del sistema. Estos deben contar con la aprobación del director o la persona delegada para esta labor en las diferentes oficinas, por ser un material que será consultado por usuarios externos debe contar con unas pautas de estilo y contenido específicas.
Informes
Publicaciones
Ficha técnica de Indicadores
Bases de datos
Requerimientos
Documentos de comunicación para la salud
Protocolos
Informes
Los informes pueden clasificarse en:
Informes técnicos.
Informes del contratista (estos informes, tienen unos formatos establecidos por el Grupo de Gestión Contractual).
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Informes finales
Recomendaciones de política / Policy Brief
Resúmenes ejecutivos
Actualización de líneas base
Reportes
Para estos documentos, se recomienda utilizar la siguiente estructura:
Portada
Introducción
Objetivos general y específicos
Actividades
Cronograma
Presupuesto
Conclusiones
Bibliografía en Zotero (Opcional) Ver instructivo :
http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/Instructivo%20para%20el%20%20manejo%20de%20zotero.pptx
Anexos (Opcional)
Protocolos de estudios
Cuando ya se encuentran ajustados y listos para ser llevados a convocatoria, los protocolos se
vuelven documentos externos, por lo tanto se recomienda la siguiente estructura:
Introducción
Objetivos
Metodología
Obligaciones
Productos
Protocolos de vigilancia:
Estos documentos son generados por el Instituto Nacional de Salud con una estructura normalizada
y definida.
Publicaciones:
Las publicaciones se presentan en los siguientes formatos:
Monografías: libros, publicaciones científicas, lineamientos, instructivos
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Artículos científicos
Guías
Manuales
Proyectos
Presentaciones en público
Actas de congresos
Ponencias
Revisiones
Organigrama
Las recomendaciones de contenido para cada formato se pueden ver en la siguiente tabla:
Monografías, publicaciones científicas, lineamientos, instructivos
Artículos científicos
Guías
Manuales metodológicos
Proyectos Actas de congresos
Ponencias Revisiones
Portada X
X X X X
X
Introducción X X X X X X X
Alcance
X X X
X
Propósito
X
Justificación
X X X X
X
Objetivos
X X
X
X
Resumen
X
X X
Palabras clave
X
X
Tabla contenido X X X X X
Tablas de índices y figuras
X X X X X X X X
Metodología X X
X X X X X
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Cuerpo del documento
X X
X X X
X
Cronograma / presupuesto
X
Anexos X X
X X X
X
Bibliografia X X
X X X
X
10. Criterios para la para publicación en el RID
Para evaluar la calidad de la información que será parte del Repositorio Digital, se diseñó la siguiente lista de chequeo para revisión:
1. Verificar la autoría del Ministerio y posteriormente que el documento cumpla con los estándares de publicación establecidos por la Dirección de Epidemiología y Demografía, el Grupo de Comunicaciones y Gobierno en Línea: - Cumplimiento de la imagen institucional, según el tipo de documento. - Usar los formatos establecidos (ver tabla de formatos de almacenamiento) - Previa aprobación del jefe o encargado del área
Formato de almacenamiento
Estos lineamientos fueron tenidos en cuenta según las norma ISO de preservación digital y documentos electrónicos y según las políticas de Gobierno en Línea (Archiveros de Navarra, 2011)
Tipo de Archivo Extensión aceptada
Documentos de texto, presentaciones .DOC
Documentos en Excel .ZIP
Imágenes .GIF .JPEG
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.PNG Si se encuentra en otro formato debe ser entregado en formato ZIP
Video
.WMV
.AVI
.MOV
.MPG
.MP4
Multimedia .ZIP
Extensiones que no se encuentren en esta tabla .ZIP
Audio .MP3 .MP4 .WAV
El Grupo de Disposición y Acceso, apoyará la conversión de algunos formatos que presenten inconveniente según los criterios de preservación documental.
2. Revisar que los metadatos de cada documento estén diligenciados según el instructivo que
se encuentra disponible en : http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/Instructivo%20Metadatos%20Administrativos.zip
3. Los documentos de divulgación, producidos al interior del Ministerio, tales como boletines, plegables, videos, campañas y demás piezas publicitarias, deben contar con previa autorización del Grupo de Comunicaciones.
4. Cuando los documentos sean de carácter investigativo y generen bibliografías, éstas deben seguir la normativa APA y/o Vancouver si ha sido solicitada previamente. En caso de requerir información sobre este ítem contactar al Grupo de Acceso y Recurso de Conocimiento de la Dirección de Epidemiología.
11. Criterios para la para publicación en la BVS
Los requisitos para la publicación la biblioteca Virtual en Salud son:
Documento del área de salud pública
Previamente avalado por el director del área o responsable según la entidad a la que se pertenezca
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Sustentación teórica con bibliografía
Cumplimiento de normatividad APA y/o Vancouver
Si el documento es de un autor, se debe incluir un resumen del autor con su correo electrónico de contacto.
Se pueden publicar: informes, investigaciones, monografías, artículos de revistas institucionales.
El documento debe ser enviado en Word.
12. Causales de no aceptación de documentos electrónicos
Archivos defectuosos o averiados.
Virus informáticos
Documentación administrativa.
Documentos cuya temática no se ajuste al tema Salud.
Documentos sin argumentación técnica o teórica.
Incumplimiento de la lista de chequeo.
Documentos sin datos de procedencia y fecha de elaboración
13. Digitalización de documentos
Los documentos físicos que se digitalicen, deben cumplir con los siguientes requisitos:
Debe ser escaneados mínimo en 300 DPI
Para los textos, se debe incluir formato OCR.
Los documentos de texto se deben pasar en formato PDF
Las imágenes se deben pasar en formato JPG
14. BIBLIOGRAFIA
Archiveros de Navarra. (2011). Guía para la conservación de documentos electrónicos. Por dónde empezar (p. 12). Recuperado a partir de http://www.archiverosdenavarra.org/wp-content/uploads/2011/03/iso_tc46.pdf
Colombia. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en Línea. (2011). Documentos electrónicos (p. 20). Recuperado a partir de
21
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf
Native File Definition. (2013). Recuperado 22 de julio de 2013, a partir de http://www.techterms.com/definition/nativefile
Navas Orozco, Silvia, P. B., Rocío. (2012). ORFEO - Sistema de Gestión Documental. Recuperado 22 de julio de 2013, a partir de http://www.scholarium.co/index.php?option=com_content&view=article&id=55&Itemid=113
Navas, Orozco Silvia, P. B., Rocío. (2011). Los repositorios digitales : acceso abierto a la información. Recuperado a partir de http://www.binasss.sa.cr/bibliotecas/bhp/cupula/v25n1-2/art10.pdf
Reconocimiento óptico de caracteres - Wikipedia, la enciclopedia libre. (s. f.). Recuperado 22 de julio de 2013, a partir de http://es.wikipedia.org/wiki/Reconocimiento_%C3%B3ptico_de_caracteres
Salih, Rosa M. (2010). Digitalización de Imágenes : Manual para la Selección de un Equipo Fotográfico. Recuperado a partir de http://vereda.ula.ve/curador/assets/docs/ULA_DOCENCIA_DEPART_TrabajoSeminario3_ProfJuanAstorga_RosaSalih_julio2010.pdf