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Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0
Internacional (CC BY-NC-SA 4.0
Liderazgo y Habilidades Directivas
Tema 6 Administración del Tiempo
División de Gestión Empresarial
Departamento de Administración
Dr. Juan José Huerta Mata
jhuerta@cucea.udg.mx
Objetivos de Aprendizaje:
- Analizar la relevancia de la Administración del Tiempo para el
director-líder en su desempeño en las organizaciones.
- Comprender las características de la Administración del
tiempo e identificar las generaciones para el uso de este
recurso.
- Establecer las distintas herramientas para la mejor
Administración del Tiempo
- Identificar la interrelación entre las diferentes etapas del
proceso administrativo y la necesidad de su relación con las
organizaciones.
Uno de los recursos no renovables más valiosos con el
que cuenta el ser humano es el tiempo.
El tiempo es un recurso completamente diferente a todos
los que estamos habituados a manejar, pues posee
algunas características muy peculiares que deben
tomarse en cuenta al trabajar dentro de una organización.
Características del tiempo:
▪ Equitativo. Es el único recurso repartido de modo equitativo
▪ Inelástico. Es un recurso que no puede acumularse ahorrarse o
tomarse prestado.
▪ Indispensable. No hay acción que no pueda realizarse sin tiempo.
▪ Insustituible. A diferencia de los demás recursos, el tiempo no
puede sustituirse por algún otro.
▪ Inexorable. Todo lo que sabemos sobre el tiempo es que fluye,
inexorablemente, en un solo sentido.
Leyes básicas
Principio de Pareto
Pareto estableció que “los elementos esenciales de cualquier
conjunto constituyen, por lo general, solo una minoría”
Ley de Parkinson
Esta ley explica porque las cosas llevan más tiempo del que
deberían:
“Todo trabajo se tarda indefinidamente hasta ocupar todo el
tiempo disponible para su completa realización”
Las leyes de Murphy
1a.”Nada es tan sencillo como parece al principio”
2a.“Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio”
3a.“Si algo puede ir mal, irá mal”
Las leyes de Acosta
1a.“El tiempo que requiere una tarea aumenta cuando la
interrumpimos y luego la reanudamos”.
2a.“Para una tarea corta siempre hay un minuto; para una larga
nunca hay tiempo.”
3a. “Lo perfecto rara vez es rentable”
Tiempo
Valor
Deficiente
Eficiencia
Perfeccionismo
Tercera Ley de Acosta
Eficiencia y Eficacia
La combinación de ambos facilitara la administración del tiempo
Eficiencia:
Hacer bien lo que se hace y al menor costo posible.
La persona eficiente se limita a hacer bien lo que hace.
Implica el uso racional de recursos.
Eficacia:
Logro de resultados y metas.
La persona eficaz hace lo que debe hacer.
Tiene en mente los resultados que desea alcanzar y hace todo lo
necesario para acercarse a ellos.
Normas para programar el tiempo
1. Tenga siempre preparado su programa antes de iniciar su jornada.
2. Programe en función de los objetivos a alcanzar.
3. Elabore su programa en torno a sus temas esenciales.
4. Trate de acompasar sus actividades, en la medida de lo posible, a
sus ciclos corporales. No se puede ser eficaz todo el día.
5. Programe siempre su horario por escrito. No hay memoria capaz
de retener todos los detalles necesarios.
6. Agrupe acciones y asuntos relacionados entre sí siempre que sea
posible.
6. Mantenga a la vista su programa de actividades diarias.
7. No vacile en tomarse largos periodos de tiempo para tareas
importantes.
8. Asegurase de asignar a cada actividad un tiempo suficiente,
pero no excesivo.
9. Mantenga la suficiente flexibilidad para poder abordar asuntos
imprevistos, pero que resulten de su interés.
10. Incluya en su programa algún tiempo para pensar todos los
días y para lectura significativa.
Normas para programar el tiempo
Interrupciones
Hay dos técnicas distintas y complementarias que pueden
utilizarse contra las interrupciones.
a) Evitarlas, en lo posible
b) Limitar al mínimo el tiempo que nos ocupan.
Algunas de las interrupciones mas frecuentes son:
a) Visitas inoportunas
b) Telefonemas
c) Llamadas recibidas
d) Llamadas realizadas
Esperas
•La gente ocupada y con conciencia de su tiempo intenta por
todos los medios eludir las esperas.
•Adopte una actitud positiva.
•Esta espera le puede proporcionar un lugar posiblemente
confortable y un tiempo, digamos libre, con el que no contaba.
•Relájese y utilícelo.
El escritorio
El directivo se dedica fundamentalmente a procesar la
información que le llega de manera continua.
Para aprovechar mejor el tiempo, se deben respetar dos
reglas fundamentales:
1. Manejar cada papel, en lo posible, una sola vez.
2. Utilizar el escritorio para procesar los papeles y no para
almacenarlos.
El / La Asistente
• Es un colaborador muy próxima, muy personal, muy confidencial, y
cuya capacidad y nivel no tienen mas limites, solo los de su jefe.
• Es la mejor colaboración que puede tenerse para establecer
previsiones, programar actividades, filtrar llamadas y visitas, y
localizar clientes o proveedores por teléfono.
• Es preciso potenciar las capacidades de delegación.
• El asistente podrá asumir progresivamente funciones que hasta el
momento desarrolla el jefe.
• Si no esta satisfecho con la manera que trabaja su asistente la
responsabilidad es de usted, por no haberle dado la formación
adecuada.
Delegación
“Delegar es el hecho de encomendar a un subordinado
funciones que esta realizando uno mismo”.
Muchas personas llaman erróneamente delegación a la
función de asignar una tarea concreta o una función a un
miembro del equipo.
La delegación, por el contrario, implica la cesión a un
subordinado de una función habitual del jefe.
Existen 4 “generaciones” para administrar el tiempo
1a. Elaborar notas y listas de tareas que proporcionaran cierto
reconocimiento y requerimiento a nuestro tiempo y energía.
2a. Manejo de agendas para programar los acontecimientos y
actividades del futuro.
3a. Priorizar valores y comparar la importancia de las
actividades sobre la base de su relación, establecer metas
y objetivos a corto, mediano y largo plazo.
4a. Centrar en preservar y realzar las relaciones y alcanzar
resultados.
I II
III. Resultados•Concentración a los plazos
cortos
•Administración de crisis
•Carácter de camaleón, atento a
la reputación
•Considera que las metas y
planes no valen la pena
•Se siente impotente excluido
del control
•Relaciones muy frágiles o rotas
IV
Es preciso decidir cuales son las prioridades mas altas, y tener
el valor de decir “NO” a otras cosas, con buena educación,
sonriendo y sin dar excusas.
Manejo efectivo de reuniones y juntas de trabajo
Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizadapara:
• Elaboración de planes, diseñar estrategias, y evaluar eldesempeño.
• Fomenta la participación de los empleados entre otrasmuchas cosas.
• Algunas veces resultan poco efectivas porque sonaburridas o no son tomadas con la seriedad que merecen.
7 fallas frecuentes al realizar reuniones de trabajo
• Falla Número 1: Las personas convocadas no toman las reuniones
con seriedad, llegan tarde, se van temprano y la mayor parte de la
reunión no presta atención.
• Falla Número 2: Son demasiado largas.
Los expertos aconsejan que la duración máxima de una reunión
productiva debe ser de 90 minutos
• Falla Número 3: Se divaga más de lo que se discute.
El problema es que las personas a menudo se estancan en el diálogo.
•Falla Número 4: No pasa nada después de que la junta termina; las
decisiones no se convierten en acciones.
•Falla Número 5: La gente no dice la verdad. Es una falla común que
se acentúa por una cultura de negocios orientada a la culpabilidad.
•Falla Número 6: Siempre hace falta información, lo que genera
aplazamientos en la toma de decisiones críticas.
•Falla Número 7: Las reuniones no mejoran, se siguen cometiendo los
mismos errores.
Las reuniones pueden tener los siguientes objetivos:
• Definir objetivos de grupo
• Intercambiar información.
• Analizar o resolver problemas
• Mostrar ideas, programas o decisiones.
• Motivar a un grupo
Recuerde 3 principios sencillos para una reunión
• Un individuo pude tomar algún tipo de decisiones mejor
que un comité
• A los directivos se les paga, entre otras cosas, para tomar
decisiones y asumir el riesgo de equivocarse
• Una reunión es algo potencialmente útil, pero, muy
vulnerable por su propia complejidad
Si pese a todo lo dicho decide convocar a una reunión:
1. Fíjese objetivos
2. Decida cuidadosamente a quien convoca (los menos
posibles).
3. Establezca un orden del día, que indique:
- La relación de convocados y la su eventual aportación.
- Lugar de hora de inicio y de fin. La reunión no deberá pasar de
45 a 60 minutos.
4. Elabore una minuta de la reunión donde establezca los
asuntos tratados, acuerdo y compromisos de los asistentes.
En la reunión:
• Comience a la hora prevista.
• Lleve preparada la reunión.
• Permita que un participante se marche una
vez terminada su aportación.
• Termine a la hora prevista.
• Resuma las conclusiones y elabore una
minuta.
Matriz de la administración del tiempo
Urgente No urgente
Importante
I
Actividades:
•Crisis
•Problemas Apremiantes
•Proyectos cuyas fechas
vencen
II
Actividades:
•Prevención
•Construir relaciones
•Reconocer nuevas
oportunidades
•Planeación, Recreación
No
importante
III
Actividades:
•Interrupciones, algunas
llamadas
•-Correo, alguno
información
•-Algunas reuniones
•Cuestiones inmediatas,
acuciantes.
IV
Actividades:
•Trivialidades, ajetreo inútil
•Algunas Cartas
•Algunas llamadas
telefónicas
•Perdidas de tiempo
•Actividades Agradables
I Resultados
• Estrés
• Agotamiento
• Administración de crisis
• Siempre Apagando
Incendios
II
III IV
Resultado que obtienen las personas excesivamente orientadas
al cuadrante (III), las personas dedican mucho al (III) pensando
que están en el (I).