Post on 18-Nov-2014
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INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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OS Desde la aplicación de gestión del centro
debemos exportar los datos a una hoja Excel o a una base de datos en formato Access. Podemos decidir exportar todos los valores o solo los imprescindibles para los préstamos: Apellidos , Nombre , Curso , Sexo . Si solo exportáramos esos cuatro valores, recomendamos seguir el tutorial abreviado.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Debemos crear esta carpeta en la unidad C:
C:/Abies-Integrar
Es recomendable para que funcione la integración. Podemos poner cualquier otro nombre a la carpeta, pero debe estar en el raíz del disco duro C:/
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Excel
Al archivo Excel lo vamos a llamar (o renombrar) como lectores.xls.
Si nuestra aplicación genera una hoja de cálculo (Excel), vamos a exportarla a una base de datos formato Access. Solo tenemos que tener cuidado con los valores referidos al sexo del alumnado.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
Las tres siguientes diapositivas solo son necesarias si en el campo referido al sexo figuraran valores diferentes a M – V. Si figuran esos valores, puede saltarse esas diapositivas.
Si figuran otros valores, por ejemplo Hombre – Mujer o términos similares, deberá realizar lo que se indica a continuación.1.
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SExcel
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES
Si en el campo sexo hay otros valores diferentes, tendremos que abrir el archivo Excel y poner para los varones el valor V y para las mujeres el valor H. Esto es muy sencillo de realizar mediante la opción Reemplazar .
En Excel vamos al menú Edición y elegimos la opción Reemplazar.
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Excel
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES
En la ventana que se abre, pulsamos sobre el botón Opciones.
Se desplegarán todas las opciones que necesitamos configurar:
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Excel
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES
Debemos marcar dos elementos: � Coincidir mayúsculas y minúsculas.� Coincidir con el contenido de toda la celda.
Completamos los valores Buscar (el valor que ha exportado nuestro programa) y en Remplazar solo pueden aparecer M (para mujer) y V (para varón)
Pulsamos en Reemplazar todos.
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Excel
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Excel
Ahora abrimos Access para importar a un archivo de hoja de cálculo todos los valores del archivo Excel que ha generado nuestra aplicación escolar.
Elegimos el menú Archivo y pulsamos en Nuevo
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Excel
Se nos muestran las opciones para crear una nueva base de datos.Elegimos la primera: Base de datos en blanco
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Ponemos un nombre a la base de datos: lectores.mdb. Elegimos dónde guardaremos el archivo: C:/Abies-Integrar y pulsamos en Crear.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Excel
Ya tenemos la base de datos creada.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Excel
En Archivo seleccionamos Obtener Datos Externos - Importar
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Excel
Seccionamos el tipo de archivo: Microsoft Excel, a continuación pinchamos en el archivo Lectores.xls y pulsamos en Importar.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Excel
En la ventana siguiente dejamos las opciones como están. Pulsamos en Siguiente.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Marcamos, si así fuera, la opción indicada en la imagen. Siguiente .
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Elegimos la opción en una nueva tabla. Siguiente .
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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En la ventana siguiente dejamos las opciones como están. Pulsamos en Siguiente .
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Excel
Dejamos que Access cree la clave principal de la base de datos. Pulsamos en Siguiente .
La clave principal es necesaria para los procesos de importación de datos, ya que es la que se usa para relacionar de manera inequívoca las fichas de cada base de datos.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Ponemos como nombre de la tabla Alumnado y confirmamos el proceso pulsando en Finalizar .
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Excel
Se nos advierte del éxito del proceso de importación. Pulsamos Aceptar .
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Excel
Vamos a comprobar el resultado. Abrimos el archivo lectores.mdb y pulsamos sobre la tabla Alumnado.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Excel
Vemos que sí que nos ha pasado los datos desde Excel a Access.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Excel
Los nombres de los campos no deben contener ni tildes ni la letra “ñ”. En la imagen vemos que sí que hay campos con tildes. Para cambiarlo debemos pulsar en el botón resaltado.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Excel
En la tabla que nos aparece en vista de diseño, no tenemos más que ir a los campos y cambiar el nombre omitiendo grafías con tilde o la letra ñ.
El código de programación suele estar en inglés y esos caracteres pueden ocasionar errores.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Access
Hemos detallado el proceso de exportación desde la aplicación de gestión académica a Excel, porque esta opción es muy común.
Si la aplicación permitiera exportar a Access, naturalmente sobrarían los pasos previos y pasaríamos directamente al siguiente apartado del proceso.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
Las tres siguientes diapositivas solo son necesarias si en el campo referido al sexo de la base de datos figuraran valores diferentes a M – V. Si figuran esos valores, puede saltarse esas diapositivas.
Si figuran otros valores, por ejemplo Hombre – Mujer o términos similares, deberá realizar lo que se indica a continuación.1.
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SAccess
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES
Si en el campo sexo hay otros valores diferentes, tendremos que ir al campo que contiene los valores sobre sexo y poner para los varones el valor V y para las mujeres el valor M. Esto es muy sencillo de realizar mediante la opción Reemplazar .
En Access vamos al menú Edición y elegimos la opción Reemplazar.
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Access
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES
Debemos tener en cuenta dos elementos: � Elegir el campo en el que buscar: Sexo.� Hacer coincidir todo el campo.
Completamos los valores Buscar (el valor que ha exportado nuestro programa) y en Remplazar solo pueden aparecer M (para mujer) y V (para varón)
Pulsamos en Reemplazar todos.
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Access
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Access
Nos advierte de la imposibilidad de deshacer el cambio. Pulsamos en Sí.
Cerramos la ventana de la opción Reemplazar.
A continuación cerramos Access
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Tenemos ya un archivo en formato Access que puede ser integrado en ABIES.
Antes necesitamos preparar el programa para que pueda realizar este proceso.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Tal y como indica el “Manual de funcionamiento interno de la aplicación (ABIES)”:
El asistente de integración de datos permite incorporar datos de fondos/ejemplares y lectores a las tablas respectivas de Abies. Su funcionamiento es parametrizable y permite la adición de nuevos programas objeto de conversión sin necesidad de modificar el ejecutable principal de Abies, simplemente modificando una base de datos Access que acompaña al programa: INTEGRAR.MDB.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Vamos a esta ruta:
C:/Archivo de programas/Abies 2.
Buscamos y abrimos el archivo:
Integrar.mdb
Cuando se pregunte si queremos bloquear las expresiones no seguras, contestamos NO.
Al contestar No, por seguridad nos pregunta si estamos seguros de querer abrir el archivo, contestamos SÍ.
Finalmente pulsamos en Abrir .
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Abrimos la tabla Programas que es donde se controla la integración tanto de lectores como de fondos.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Tenemos tres zonas para definir el proceso de integración.
Zona roja:Tenemos que indicar los archivos de donde ABIES va a tomar los datos
Zona verde:Aquí definiremos los parámetros básicos de la integración.
Zona azul: Aquí vinculamos cada campo de nuestro archivo de origen (lectores.mdb) con cada uno de los campos de la tabla de lectores de ABIES.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Vamos a crear una nueva ficha donde vamos a definir los parámetros de la integración. Con esto le decimos a ABIES de dónde tiene que coger los datos y cómo. Para ello pinchamos en el botón de añadir una nueva ficha.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Vamos a describir ahora qué debe contener cada campo y qué valores vamos a poner en cada caso.
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Nombre del programa.Tipo de campo: Texto. Tamaño: 50.
Programa
Descripción general
Genérico ABIES
Valores en la ficha creada
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Aquí en el tutorial vamos a llamarla “Genérico lectores”. En cada caso pondremos el nombre del programa de gestión que usemos.
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INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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as Versión del programa.Tipo de campo: Texto.
Tamaño: 10.
Version
Descripción general
Valores en la ficha creada
No es necesario poner esa información. Si lo ponemos, sabremos con qué versiones del programa de gestión funciona la integración.
(El nombre del campo no tiene tildes ni “ñ”)
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Versión del programa.
Tipo de campo: Texto.Tamaño: 2.
Codigo
Descripción general
Valores en la ficha creada
No es necesario poner esa información.
(El nombre del campo no tiene tildes ni “ñ”)
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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as Vamos a configurar ahora dos campos clave: SQL y SQL2 que dirigen el proceso de integración.
Hay que preparar los campos del programa origen para que sean interpretados correctamente por ABIES.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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En SQL, la cláusula que vamos a incluir es muy sencilla. La sentencia SQL puede ser distinta y acomodarla a las necesidades de cada centro, pero aquí tenemos que poner una sentencia general que sirva para todos los casos.
En el caso de la SQL2, conviene controlar que el título no sea Nulo en el caso de los Fondos y que los Apellidos no sean Nulo en el caso de los Lectores , ya que en ambos casos son campos imprescindibles para Abies.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Cláusula SELECT de la sentencia SQL.
Tipo de campo: Memo.SQL
Descripción general
SELECT * FROM alumnado
Valores en la ficha creada
“Alumnado” es el nombre de la tabla donde se encuentran los datos que vamos a integrar. El nombre puede variar, si el programa de gestión exporta directamente a Access.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Cláusula WHERE de la sentencia SQL.Tipo de campo: Memo.
SQL2
Descripción general
WHERE Apellidos IS NOT NULL
Valores en la ficha creada
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Clave Primaria del programa de origen. Permite controlar repetidos.Tipo de campo: Texto.
Tamaño: 50.
PK
Descripción general
Id_alumnado
Valores en la ficha creada
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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asL - Lectores, F - Fondos.
Permite especificar si el módulo a integrar es Lectores o Catálogo.
Tipo de campo: Texto.Tamaño: 1.
Tipo
Descripción general
L
Valores en la ficha creada
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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asDB Paradox, DBF dBase, MDB Access.Formatos de archivos de datos reconocidos por Abies.Tipo de campo: Texto.
Tamaño: 3.
Driver
Descripción general
MDB
Valores en la ficha creada
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Ruta de instalación por defecto.Tipo de campo: Texto.Tamaño: 100.
Ruta
Descripción general
C:\Abies-Integrar
Valores en la ficha creada
Aconsejamos esta ruta sencilla directamente en C:/. Puede suceder que con otras rutas la integración no funcione. (En teoría no debiera haber problemas con ninguna ruta, pero…)
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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asEn el caso de que el driversea MDB, se especifica aquí el nombre del archivo MDB.Tipo de campo: Texto.
Tamaño: 50.
Archivo
Descripción general
lectores.mdb
Valores en la ficha creada
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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asPermite especificar el par de letras que corresponden a la codificación de sexo. Tipo de campo: Texto.
Tamaño: 2.
Sexo
Descripción general
MV
Valores en la ficha creada
Por ejemplo: MV (Mujer, Varón) o MH (Mujer, Hombre).
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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asPermite especificar si el programa utiliza un juego de caracteres OEM para que Abies sepa que debe convertir las cadenas a ANSI. Se puede modificar en tiempo de ejecución del asistente.Tipo de campo: Sí/No.Tamaño: 10.
OEM
Descripción general
Valores en la ficha creada
No es necesario poner esa información.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Hemos completado ya los datos necesarios en la parte referente al control sobre el proceso de integración. Completamos ahora la zona Archivos.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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En el subformulario Archivos debemos indicar los archivos de donde ABIES tomará los datos.
Es imprescindible para realizar la integración.
Se chequean desde ABIES para permitir acceder a la siguiente pantalla del asistente.Z
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roja
: arc
hivo
s
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Nombre del archivo. Tipo de campo: Texto.
Tamaño: 50.
Archivo
Descripción general
lectores.mdb
Valores en la ficha creadaZon
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rchi
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INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Esta zona es más corta. Hemos completado ya los datos necesarios. Completamos ahora la zona Definiciones.
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En este subformulario debemos asociar cada campo del fichero de origen con un campo de la tabla de lectores de ABIES.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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50TextoEmail
-MemoNotas
8Fecha/HoraFechaValidez
8Fecha/HoraFechaAlta
17TextoTelefono
30TextoProvincia
30TextoLocalidad
10TextoCodigoPostal
40TextoDireccion
20TextoNombre
30TextoApellidos
9TextoDNI
X4Entero largoIdcurso
X4Entero largoIdLote
X4Entero largoIdTipoLector
X6TextoCodigoLector
X4Entero largoIdLector
ÍndiceTamañoTipoNombre
25TextoSincro
-Objeto OLEFoto
4TextoNacido
1TextoSexo
TamañoTipoNombre
Los campos sombreados son campos en los que podemos integrar datos. El resto son campos internos que genera ABIES o que no es conveniente o aconsejable modificar.
(El nombre del campo no admite tildes ni “ñ”)
Campos de la tabla lectores de ABIES
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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4Entero largoIdcurso
4TextoNacido
1TextoSexo
50TextoEmail
17TextoTelefono
30TextoProvincia
30TextoLocalidad
10TextoCodigoPostal
40TextoDireccion
20TextoNombre
30TextoApellidos
9TextoDNI
TamañoTipoNombre
Para verlos más claramente, estos son los campos de ABIES en los que podemos integrar información desde nuestro fichero origen.
(El nombre del campo no admite tildes ni “ñ”)
Si en nuestro fichero de origen hubiera valores que no se acomoden a alguno de estos campos, es aconsejable borrar en Access el campo completo (no solo los datos).
Por otro lado, no he conseguido que funcione la integración con campos de tipo Memo, por lo que deben eliminarse.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Veamos con detenimiento el subformulario definiciones.
Cada fila va a definir los valores de integración de una base de datos a otra.Lo que hacemos es decir a ABIES de dónde tiene que coger los datos (CampoOrigen) y dónde los tiene que llevar (CampoAbies). De esta forma vinculamos los campos de las tablas entre sí.Si queremos que el proceso salga, tenemos que indicar el formatode esos campos (Tabla y TipoOrigen), así como alguna de sus características (Sep y Pos).ABIES no permite integrar con campos de tipo Memo (al menos no lo he logrado).
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Describimos ahora la información que hay que indicar en cada campo. 1/3
Nombre del campo en el programa origen. Puede derivarse directamente de la SQL definida para el programa.Tipo de campo:Texto.Tamaño: 50.
CampoOrigen
Nombre del campo en Abies.Tipo de campo:Texto.Tamaño: 50.
CampoAbies
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Tipo de formato del campo origen.S – StringD – DateI – Integer.
Tipo de campo: Texto.Tamaño: 1.
TipoOrigen
Tabla destino en Abies. Valores:L – Lectores,F – Fondos,E – Ejemplares.
Tipo de campo: Texto.Tamaño: 1.
Tabla
Describimos ahora la información que hay que indicar en cada campo. 2/3
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Posición del token respecto del separador.Tipo de campo: Numérico.
Pos
Separador de token dentro de campo. En ocasiones hay que extraer varios valores de un mismo campo origen. Cuando van separados por un carácter determinado, por ejemplo,
“-“ en la Signatura se puede tokenizarla cadena extrayendo sus partesTipo de campo: Texto.Tamaño: 2.
Sep
Describimos ahora la información que hay que indicar en cada campo. 3/3
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Hemos visto los campos de la tabla lectores de ABIES, he aquí los campos de la tabla Alumnado de nuestro fichero. Al verlos, las asociaciones entre campos están claras, puesto que casi se llaman igual.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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El valor que debemos poner en Tabla esL, dado que estamos integrando lectores.
El valor que debemos poner en TipoOrigen va a serS (string) para los campos de texto y numéricos.
En nuestro caso todos los campos son S.
En la siguiente pantalla, se indican los valores y la asociación de campos realizada.
INT
EG
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N L
EC
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TR
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AP
LIC
AC
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ES
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pció
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SLFechaNacido
SLCorreoEmail
SLDNIDNI
SLCodigoCodigoPostal
SLTelefonoTelefono
SLProvinciaProvincia
SLLocalidadLocalidad
SLDireccionDireccion
SLSexoSexo
SLCursoIdcurso
SLApellidosApellidos
SLNombreNombre
PosSepTipoOrigenTablaCampoOrigenCampoAbies
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Ahora debemos cerrar el archivo integrar.mdb para que no nos dé error al abrir ABIES.
Igualmente debemos cerrar el archivo en el que tenemos los datos, en nuestro caso lectores.mdb. De no hacerlo ABIES no podría manipularlo, pues, si está abierto, bloquea el acceso.
Esta fase acaba aquí: hemos dreado una nueva ficha en esta base de datos que controla el proceso de integración en ABIES.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Si el proceso diera error y no se realizara, se deben revisar los tipos de campo de nuestro archivo con los datos de origen.
Puede ser en algunos casos que algún campo sea muy grande.
Si no se diera con el error, se puede probar a ir integrando loslectores con menos campos de información; de esta manera podemos localizar el campo que genera errores y modificar o suprimirlo.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES
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Abrir ABIES e ir a Archivo - Integrar lectores .
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Seguir los pasos del asistente:
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES
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Elegimos la última opción: Genérico lectores, pues esa es la creada para que podamos integrar lectores en ABIES desde otras aplicaciones de gestión. Siguiente .
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IES Si no apareciera la ubicación de la imagen, tendríamos que buscarla
pulsando en Examinar. Si está bien, pulsamos Siguiente .
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Identificamos el lote. Se puede poner, incluso, la fecha en la que se hizo la integración en ABIES. Es obligatorio precisar el tipo de lector. Siguiente .
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IES Dejamos que realice el proceso.
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IES Esta pantalla nos indicará que todo ha salido bien. Pulsamos en
Finalizar.
INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
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Finalmente aquí tenemos el resultado: